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Aspectos básicos de administración
para mantenimiento de caminos rurales
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¡Yo participo, cuidando los caminos!
Mantenimiento de Caminos Rurales
COOPERACIÓN SUIZA EN AMÉRICA CENTRALPROGRAMA DE INVERSIONES MUNICIPALES
Manual para el mantenimiento de los caminos ruralesTaller 3Guía Metodológica Aspectos básicos de Administración para mantenimiento de caminos rurales
Autor: Programa de apoyo al sector transporte (Past-Danida)
Adaptación: Ivania solorzano (Consultora)- Programa de Inversiones Municipales (APIM)- COSUDE.
Revisión de contenido: Virginia Cordero, Mirle Zeledon y Karola López
Revisión de Estilo: Alfonso Flores y Karola López
Diseño y diagramación: Karen V. Galeano Murillo
Tercera edición: Noviembre, 2013.
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Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales
INDICE
I. IntroducciónObjetivos Generales•Objetivos Específicos•
II. Introducción al Taller y sus Objetivos
III. Concepto de Administración
IV. Administración de Fondos para el Mantenimiento
VI. Evaluación
VI. Plan de Acción
VII. Bibliografía
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¡Yo participo, cuidando los caminos!
Mantenimiento de Caminos Rurales
INTRODUCCION
Este taller se ha diseñado para estudiar temas orientados al manejo de los recursos para el mantenimiento de los caminos.
Se abordaran temas relacionados con la administración que permitan conocer su concepto, su importancia y sus funciones, también se pretende que mediante el uso de instrumentos básicos los comunitarios aprendan a manejar el fondo recaudado para el mantenimiento, de tal manera que generen confianza en cada una de sus comunidades y se continúe contribuyendo con cuotas del mantenimiento.
Se espera que mujeres y hombres estén motivados/as a participar, adquieran capacidades y asuman el compromiso del mantenimiento de los caminos. Esta guía contiene orientaciones metodológicas que ayudará al trabajo de los facilitadores/as que realizarán este taller en las comunidades.
Objetivo general: Adquirir conocimientos básicos de administración que garanticen el manejo de los •recursos (Humanos, materiales, económicos) para el mantenimiento del camino
Objetivos específicos:
Conocen conceptos de Administración su importancia y funciones y procedimientos •para la administración de los fondos del mantenimiento rutinario.
Manejan la Importancia y necesidad de la apertura de la cuenta de ahorro.•
Manejo de formatos para el control de fondos del Mantenimiento Rutinario.•
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Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales
1. INTRODUCCIÓN AL TEMA Y SUS OBJETIVOSAspectos Básicos de Administración en Mantenimiento de Caminos
Objetivos: Crear un ambiente de armonía y confianza entre los participantes y dar a conocer el tema y sus objetivos.
ACTIVIDADES Y / O RECOMENDACIONESUna Vez realizada la primera parte el autodiagnóstico comunitario (Ver Guía Autodiagnóstico comunitario), el facilitador introducirá en el tema “Aspectos Básicos de Administración en Mantenimiento de Caminos.
Entregará a cada comité su cartilla de los temas a abordar y explicará que no es necesario que tomen nota porque el contenido está en las cartillas.
El facilitador auxiliado de un papelógrafo presenta el tema y objetivo del tema.1.
2. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
Objetivo: Que los y las participantes definan lo que es administración y asuman el compromiso de su aplicación
ACTIVIDADES Y / O RECOMENDACIONES
El facilitador/a presenta en papelógrafo cubriendo la parte inferior donde está el concepto 1. de administración, solicita a un participante que lea la parte superior y luego que realice comentarios sobre su contenido.
CONCEPTO DE ADMINISTRACION
El compromiso más importante es darle el mantenimiento al camino, para lo cual se debe planificar, organizarse y recaudar fondos.
Administrar es prever, ordenar, organizar, dirigir, coordinar y controlar los recursos (humanos, materiales, económicos) para lograr un objetivo determinado.
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¡Yo participo, cuidando los caminos!
Mantenimiento de Caminos Rurales
El facilitador/a les preguntará a los participantes:2. ¿Qué opinión tienen sobre la primera afirmación?Y luego por medio de una lluvia de ideas se promoverá que contesten la pregunta:¿Qué entendemos por administración?
El facilitador/a con las observaciones hechas por los participantes procederá a hacer una 3. síntesis y mostrará la parte inferior del rotafolio, donde está el concepto para clarificar o ampliar el conocimiento.
2.1 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
Objetivo: Que los y las participantes valoren la importancia de la administración en el Mantenimiento del camino y el manejo de los recursos.
ACTIVIDADES Y / O RECOMENDACIONES
DINÁMICA
El facilitador/a por medio de la dinámica “Las Lanchas” formará grupos de acuerdo a su 1. criterio, en dependencia del número de asistentes.Explicación: El facilitador/a da lectura al contenido de la siguiente dinámica..“Estamos navegando en un enorme barco, pero vino una tormenta que lo está hundiendo. Para salvarse, hay que subirse en unas lanchas salvavidas. Pero en cada lancha sólo pueden entrar (Se dice un número) personas.”Los participantes tienen que formar grupos en el que esté el número exacto de personas que pueden entrar en cada lancha, de esta manera quedan formados el número de grupos con el número de integrantes deseados.
Una vez organizados los grupos les entregamos una hoja con la siguiente historia.2. ¿A quién le corresponde hacerlo?
Esta historia trata de cuatro personas llamadas: Todo el Mundo, Alguien, Cualquiera y Nadie.
Había que hacer un trabajo muy importante y en una reunión se le pidió a Todo el Mundo que lo hiciera. Todo el Mundo estaba seguro que Alguien lo haría, Cualquiera hubiera podido hacerlo, pero nadie lo hizo. Alguien se enojó por eso, ya que era un trabajo para todo el Mundo. Todo el Mundo pensó que Cualquiera podía hacerlo, pero Nadie se dio cuenta que Todo el Mundo no lo haría.
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Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales
La cosa terminó que Todo el Mundo le echó la culpa a Alguien porque Nadie hizo lo que Cualquiera hubiera podido hacer.
Después de leer la historia los participantes contestarán por escrito las siguientes 3. preguntas:
¿Por qué razón no se realizó el trabajo?¿Por qué creen ustedes que es importante la administración?
En plenaria cada grupo de forma oral presentan sus opiniones.4.
El facilitador/a hará una síntesis, que permitirá enlazar el ejercicio con la importancia de 5. la Administración.
Para reforzar el facilitador puede explicar:
Materiales: Fotocopias de la Historia, hojas en blanco, lápices.
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! Importancia de la administraciónLa administración asegura el buen
funcionamiento de toda organización y permite obtener los resultados previstos mediante el
trabajo de todas las personas.
! En el trabajo que vamos a realizar, la administración nos ayudará a:
La Elaboración de un buen plan.1. Ejercitar un control desde el principio hasta el final del 2. período de la realización del mantenimiento.Una mejor utilización de los recursos disponibles.3. Controlar la recaudación de los fondos para garantizar los 4. gastos del mantenimiento rutinario del proyecto y el tiempo que deben ser realizado.Manejar en forma ordenada y transparente el dinero 5. recolectado por los comunitarios.Mantener una buena coordinación y comunicación entre las 6. diferentes personas que participan en el mantenimiento.
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2.2 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Objetivo: Que los/las identifiquen las funciones y las características de la administración.
ACTIVIDADES Y / O RECOMENDACIONES
El facilitador/a explicará que la Administración tiene 3 funciones fundamentales, 1. auxiliándose del siguiente papelógrafo:
El facilitador a través de lluvia de ideas, apoyándose de la pizarra, construirá los conceptos 2. de cada función de la administración, iniciando con Planificación:
El facilitador explica que Planificación es dar respuesta a las siguientes preguntas:
¿Qué se quiere hacer? ……Esto es: Nombre del Proyecto¿Por qué se quiere hacer? …… Justificación ¿Para qué se quiere hacer?......... Objetivos ¿Cuándo se quiere hacer? ……. . Metas (Fechas)¿Dónde se hará? ……… Localización ¿Cómo se hará? ……… Actividades¿Quiénes lo harán? …….. Recursos Humanos.¿Con que se va hacer? ……. Recursos Materiales¿Cuánto va a costar? ………. Recursos financieros.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION
Planificación1.
Organización2.
Coordinación•
Dirección•
Control 3.
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El facilitador/a construye el concepto de Planificación y presenta el siguiente papelógrafo:
El facilitador/a puede concluir la Planificación con la siguiente frase:
El facilitador continúa con la organización:3. El facilitador/a explica que se debe definir claramente: La Estructura de la Organización o la Empresa.
Quienes dirigen •Quienes son dirigidos•Funciones de cada persona y cómo se debe hacer el trabajo.•
El facilitador/a presenta el siguiente papelógrafo:
El facilitador/a realiza la siguiente explicación:
PLANIFICAR:
Es pensar o prever con anticipación
lo que se quiere
! Es necesario destacar que la función de planificación es la preparación
del trabajo y no la ejecución del mismo.
Organizar:
Es ordenar todas nuestras actividades en el tiempo, permite establecer una relación entre el trabajo y las personas que deben ejecutarlo
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Para decidir quién va a ejecutar una tarea debemos tener claro:El trabajo a realizar •El No. de personas que se requieren.•Los conocimientos, capacidades de cada una de ellas. (Habilidades para resolver •conflictos).
Para ayuda del Facilitador:
El facilitador explica que dentro de la Organización se encuentra la Coordinación y 4. Dirección, con lluvia de ideas y auxiliado de un papelógrafo construye el concepto de coordinación y Dirección:
El facilitador explica que una vez que se ha programado lo que se pretende realizar y se han agrupado las actividades se desarrolla la Coordinación y presenta el siguiente papelógrafo:
El facilitador/a continúa con Dirección, Ejemplos de aportes que pudieran decir los y las participantes:
Dirigir es saber escuchar y confiar en los demás.Dar orientaciones claras.Poner a funcionar bien los recursos Ser capaz de mantener la armonía entre los miembros.
! Organización: Proceso de organizar, ordenar las actividades
indicadas en los planes, asegurando una buena Coordinación y Dirección para
su eficaz cumplimiento.
COORDINAR:Es reunir esfuerzos de manera ordenada para lograr un
mismo objetivo.
Es Trabajar en equipo
No es posible llevar a cabo una buena administración si la unidad de la organización no está debidamente
coordinada.
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Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales
Para finalizar la última función de la administración igual que las anteriores construye el concepto con lluvias de ideas El Control.
El facilitador explica que el Control permite:Dar seguimiento a los planes de acción.•El manejo correcto y Transparente de los fondos recaudados •Ayudar a la administración a valorar la eficiencia de los trabajadores y la eficacia de •los recursos utilizados.El facilitador/a presenta el siguiente papelógrafo:•
El facilitador hará un resumen de los temas anteriores resaltando lo que es Administración, 5. sus funciones y su importancia en el Mantenimiento del camino, explicado de forma resumida el concepto y sus funciones.
DIRIGIR:
Es guiar o conducir a las personas para que realicen un trabajo determinado
La dirección garantiza la coordinación de las actividades
CONTROL:
Es la labor de supervisión, verificación y evaluación de las actividades y cumplir los planes establecidos
El Control permite corregir y medir resultados
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3. ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS PARA EL MANTENIMIENTO
Objetivo: Conocer instrumentos de control para garantizar una efectiva administración del Fondo para el mantenimiento.
ACTIVIDADES Y / O RECOMENDACIONES
El facilitador/a solicita a los y las participantes que exprese las buenas o malas 1. experiencias relacionadas con el manejo del dinero desde el punto de vista personal, familiar o comunitario.
El facilitador/a solicita a los/las participantes que mencionen 4 cosas que consideren 2. claves para el éxito en el manejo de los fondos, elaboramos un listado y luego señalamos cuatro cosas donde más hayan coincidido.
Auxiliado de un papelógrafo puede presentar las siguientes recomendaciones para 3. facilitar el manejo del dinero, las precauciones que se deben tomar, las características que debe poseer a persona que lo administrará y fundamentalmente los instrumentos y los procedimientos para su utilización.
El facilitador/a debe reconocer el esfuerzo de los comunitarios por sus aportes.4.
HAY 4 CLAVES DE ÉXITOS EN EL MANEJO
DEL FONDO:Seleccionar a la persona que administrará los fondos, con 1. conocimientos básicos de las operaciones matemáticas, lectura y escritura.Apertura de una cuenta, Depositar en una cuenta en el 2. banco más cercano a la comunidad, nunca debe estar guardado en la casa.Seleccionar personas que recaudarán los fondos3. Conocimientos sobre el uso de los soportes o 4. comprobantes de entradas y salidas.
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Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales
3.1 SELECCIÓN DE LAS PERSONAS QUE RECAUDARÁN LOS FONDOS PARA EL MANTENIMIENTO
Objetivo: Manejar criterios para seleccionar las personas que recaudarñan el Fondo para el mantenimiento.
ACTIVIDADES Y / O RECOMENDACIONES
Reflexionar sobre la manera que han pensado que se realizaran los aportes para el 1. mantenimiento.
El facilitador/a auxiliado de un papelógrafo presenta las cualidades y conocimientos 2. básicos que debe poseer la persona seleccionada para el manejo del fondo.
Al leer cada una de esas características preguntar :3. Por qué estás características son necesarias para el buen manejo del fondo?
Reflexionar sobre la manera que se realizaran los aportes para el mantenimiento. El facilitador 4. pedirá al plenario que seleccionen a una persona por cada comunidad para la recolección de fondos para el mantenimiento o reflexionar si lo decidirán en su comunidad.
El facilitador deberá hacer una síntesis y hacer sobresalir la necesidad de implementar 5. estas recomendaciones para tener éxitos en la administración del fondo.
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La persona que recolectará los fondos deberá tener algunos conocimientos y cualidades:
Saber leer y escribir, conocimientos básicos de 1. matemáticas.Ordenada2. Honrada3. Respetada por la comunidad.4. Estar dispuesta a capacitarse5. Disposición y voluntad para trabajar por la comunidad.6.
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3.2 APERTURA DE LA CUENTA DE AHORRO
Objetivo: Qué los y las participantes se apropien de manejar los fondos del Mantenimiento en una cuenta bancaria.
ACTIVIDADES Y / O RECOMENDACIONES
El facilitador/a inicia realizando algunas preguntas a los participantes tales como:1. ¿Qué pasaría si el dinero se guarda en la casa del responsable del manejo del fondo?¿Qué pasaría si no tenemos orden y no controlamos el dinero?¿Dónde creen ustedes que es el lugar más adecuado para guardar el dinero?
Este espacio permitirá que los y las participantes intercambien sus experiencias y le 2. proporcionará al facilitador/a el dominio que tengan sobre el tema.
Auxiliado de un papelógrafo puede reforzar:3.
El facilitador/a proporcionará una mayor información sobre los tipos de cuentas bancarias 4. existentes (Cuenta de ahorro y cuenta corriente) y sus características de acuerdo a cada caso específico por región o municipio. Manifestará la facilidad para manejar una cuenta de ahorro y la conveniencia de su uso.
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APERTURA DE LA CUENTA DE AHORRO:El dinero es mejor guardarlo en un banco o en cooperativas
de crédito, porque es más seguro y no se corre el riesgo de perderlo.
Una manera de manejar los fondos con seguridad y agilidad es por medio de una Cuenta de ahorro
El comité elegirá a 2 o 3 personas para que abran la cuenta y sean las firmas autorizadas y encargadas de efectuar los
retiros del dinero.
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Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales
3.3 COMPROBANTES O SOPORTES PARA EL MANEJO DEL FONDO
Objetivo: Obtener conocimientos para respaldar las entradas y salidas de dinero, mediante el uso de minutas de depósitos, minutas de retiros de fondos, recibos de Entrada y salidas de dinero.
ACTIVIDADES Y / O RECOMENDACIONES
El facilitador/a llevará ejemplos reales de comprobantes, soportes, minutas de depósitos 1. de retiros, de acuerdo a la institución financiera del municipio, presentando uno a uno para que los conozcan, leyendo con mucho cuidado cada una de sus partes para irse familiarizando.
El facilitador deberá entregar recibos de salida, soportes (planillas, facturas), formatos de 2. control de aportes.
Explicará que pueden reforzar con la cartilla que se les entregó al inicio del taller estudiando 3. en sus comunidades.
4. PLAN DE ACCIÓN
Objetivo: Qué los y las participantes determinen las próximas acciones, pasos o compromisos en el Formato del Plan de Acción.
ACTIVIDADES Y / O RECOMENDACIONESEl facilitador/a entregará el plan de acción lo puede llevar en papelógrafo o dibujar en 1. la pizarra y explicará que ha llegado el momento de culminar el taller, pero antes hay que determinar cuáles serán las próximas acciones, pasos o compromisos que ellos ya conocen y llenarlo conjuntamente en el plenario o trabajo de tarea para la siguiente semana.
Ejemplo:Modelo de Plan de Acción
No Actividades Responsable Lugar Fecha Observaciones
1Reunión del Comité de Mantenimiento
2 Visitas a Miembros del Comité
3 Finalizar el autodiagnóstico
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5. EVALUACION
Objetivo: Qué los y las participantes Evalúen el taller
Para evaluar puede utilizar las siguientes preguntas:
¿Qué les gustó del Taller?¿Cómo se sintieron?¿Qué nuevos conocimientos incorporan a su práctica?
Despedida y recordatorio del próximo Taller.
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7. BIBLIOGRAFIA
Compendio del Programa Apoyo al Sector Transporte - Past Danida.•
Experiencias del Programa Gobernabilidad Local Fortalecimiento a Comités de •Mantenimientos de Caminos. Cooperación Suiza.
Guía para el Mantenimiento Rutinario de Caminos en la Red Terciaria. Ministerio de •Transporte e Infraestructura. MTI
