ASISTENCIA EN LA RECOLECCIÓN, REVISIÓN Y EDICIÓN DE ...

ASISTENCIA EN LA RECOLECCIÓN, REVISIÓN Y EDICIÓN DE

INFORMACIÓN PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE

INTERVENTORIA No. 245 de 2014

LEIDY VENTO NUMPAQUE

COD: 20112079025

INFORME DE PASANTIA

Tutor:

HERNANDO ANTONIO VILLOTA POSSO

Ingeniero Civil

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES

BOGOTÁ

2015

INTRODUCCIÓN

En proyectos de Ingeniería es necesario tener control de todos los procesos

ejecutados para obtener la calidad proyectada y satisfacción de las necesidades

puntuales de la comunidad, lo anterior se genera realizando la verificación del

cumplimiento de las obligaciones adquiridas por cada una de las partes

comprometidas; en los procesos que lleva acabo la empresa Desarrollo en

Ingeniería S.A. se busca que las condiciones legales en las que se encuentra

relacionado se cumplan de manera efectiva.

La empresa Desarrollo en Ingeniería S.A. se encuentra dedicada a prestar

servicios de Consultoría, Interventoría y Diseño en proyectos de Ingeniería Civil.

Dentro de las contrataciones adquiridas por la empresa durante el año 2014 se

incluye un proyecto de Interventoría técnica, administrativa, financiera y

ambiental para el mejoramiento, mantenimiento y conservación de las vías –

Caminos de prosperidad, en el departamento de Santander.

El contrato descrito anteriormente tiene como plazo de liquidación un mes

después de ejecutadas las obras civiles supervisadas, dentro de los procesos

para realizar dicha liquidación, se encuentra la recolección, edición y verificación

de los documentos de cada uno de los contratos de obra supervisados por la

Interventoría, junto con la documentación solicitada por la entidad contratante.

Para el cumplimiento del proceso de liquidación, se tuvo el apoyo de una

estudiante de Tecnología en Construcciones civiles que estuvo durante todo el

proceso de liquidación y en el presente trabajo se describen las actividades y

aportes realizados durante el tiempo de pasantía junto con los resultados

obtenidos para el cierre del contrato de Interventoría.

OBJETIVOS

GENERAL:

Apoyar a la empresa Desarrollo en Ingeniería S.A. en la liquidación del Contrato

de Interventoría No. 245 de 2014 a través de la recolección, revisión y edición

de la documentación solicitada por el Instituto Nacional de Vías INVIAS.

ESPECIFICOS:

- Conocer los procesos que se llevan a cabo en un Contrato de Ingeniería

Civil.

- Recolectar y revisar la documentación necesaria para el cierre del

contrato de Interventoría.

- Generar estrategias para la optimización de los procesos de liquidación

en Contratos de Ingeniería.

DESCRIPCIÓN DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA No. 245 DE 2014

OBJETO DEL CONTRATO:

Dentro del marco del programa “CAMINOS PARA LA PROSPERIDAD” realizado

por el Instituto Nacional de Vías INVIAS para la recuperación, mejoramiento y

mantenimiento de vías terciarias, se realizó el contrato de Interventoría técnica,

administrativa, financiera y ambiental para los convenios y contratos generados.

PLAZO: 6.0 MESES (5 MESES OBRA + 1 LIQUIDACIÓN)

ALCANCE DEL CONTRATO:

Supervisar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en los contratos de

Obra, verificando que plazos, especificaciones técnicas, ambientales,

económicas, jurídicas y sociales se cumplan de manera efectiva.

La supervisión de los contratos de obra debe garantizar el cumplimiento de los

objetivos y condiciones establecidas en los pliegos de condiciones, en el

contrato, en las especificaciones técnicas y demás documentos que hagan parte

del proyecto. Por esto, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Aspecto técnico: Para verificar que la parte técnica se cumpla de acuerdo a las

especificaciones dadas en los contratos de Obra, es necesario llevar un control

de los plazos, materiales, precios, cantidades y procesos de construcción. Por lo

que se deben tener en cuenta los siguientes soportes:

- A.P.U.: condiciones originales del presupuesto entregado por parte del

contratista.

- acta de fijación de precios no previstos: Cambio de presupuesto inicial de

acuerdo a variaciones presentadas durante el transcurso del proyecto.

(aprobación por entidad Contratante)

- acta de modificación de cantidades: Cambio de cantidades (disminución

o aumento de cantidades originales) de acuerdo al proceso constructivo.

- acta de entrega y recibo de obra: Formato Invias en el que se hace

entrega de las obras ejecutadas por parte del contratista junto al resumen

financiero final.

- acta de inicio / acta de recibo final: Documentos en los que se evidencian

las fechas de ejecución de la obra contratada, para la verificación de los

plazos establecidos.

- actas parciales: Evidencia del avance que se presenta en las cantidades

de obra ejecutada de acuerdo a la programación y condiciones

establecidas en el contrato de Obra.

- Informe de imprevistos: Evidencia de los contratiempos presentados

durante la ejecución de la obra.

- Informe ejecutivo: Documento en el que se realiza la entrega por parte del

Contratista de Obra de las obras ejecutadas, con registros fotográficos y

descripción del contrato de Obra.

- Bitácora: documento en el que se deben describir las actividades,

novedades y acuerdos que se tengan durante la ejecución de la obra civil,

dicho documento debe permanecer a cargo de la Interventoría y debe ser

firmado por los residentes encargados de Obra e Interventoría.

- Ensayos de calidad: Verificación del uso adecuado del material para la

obra y cumplimiento de los estándares establecidos en el contrato Civil.

- Manual de mantenimiento: Descripción del cuidado y mantenimiento que

se debe realizar a las construcciones entregadas por parte del Contratista.

Aspecto financiero: Dentro de las obligaciones adquiridas por parte de la

Interventoría, se encuentra la supervisión del manejo presupuestal entregado por

parte del Instituto Nacional de Vías INVIAS a las alcaldías y a los contratistas de

Obra. Por lo cual para la verificación de dichos procesos es necesario tener en

cuenta la siguiente información:

- Comprobante presupuestal: Documento entregado por parte del Invias,

en el que se rectifican las condiciones finales de cada uno de los

contratos y convenios realizados.

- Copia de los pagos: Soporte de la entrega y recibo del valor ejecutado por

parte de los contratistas de Obra.

- Cancelación de la cuenta bancaria: Cierre de la cuenta bancaria del

convenio realizado entre el INVIAS y las alcaldías, teniendo como

intermediario a la Interventoría el cual verifica la transparencia del manejo

del dinero.

- Devolución de los recursos no ejecutados y no comprometidos: Entrega

del valor no utilizado en la ejecución de la obra.

- Extractos bancarios: Soporte de los movimientos realizados en la cuenta

bancaria del Convenio.

- Balance financiero: Cierre de los valores ejecutados, entregado por la

alcaldía, en el que se reportan los valores ejecutados, los rendimientos

bancarios, los dineros no comprometidos y los no ejecutados.

Aspecto ambiental: Dentro de las obligaciones adquiridas por parte de la

empresa Desarrollo en Ingeniería S.A. se encuentra la supervisión del manejo

ambiental que se esté llevando por parte de los contratistas de Obra, los

documentos que permiten verificar el buen proceso ambiental son:

- Informe ambiental: Descripción de las actividades ambientales realizadas

por parte del contratista durante la ejecución del contrato.

- Exoneración de P.A.G.A.: Documento en el que se da aprobación de

acuerdo a las obras y ubicaciones de los proyectos de construcción

generados de la no generación del documento P.A.G.A.

- Licencia ambiental y Permisos mineros: Documentos en los que se

evidencia que las canteras de las que se extrae el material para la obra

están certificados y cumplen con las normativas.

- Permisos de botaderos: Documento en el que se evidencia que el manejo

de los escombros fue correcto, señalando los lugares en los que se

depositaron dichos escombros.

- Permisos de suministro de agua y servicios sanitarios: autorización del

consumo de dichos servicios.

Aspecto legal: Los documentos necesarios para realizar el seguimiento de las

obligaciones del contratista son:

- Contrato y pólizas: Documentos en los que se encuentran las condiciones

legales del contratista; es importante realizar la verificación de los

amparos, plazos establecidos y aprobaciones de las pólizas durante todo

el proceso.

- Modificaciones al contrato: Cambios que se pueden realizar al contrato

inicial (cantidades, plazos de ejecución, lugares de ejecución, valor del

contrato, etc.).

- Pago de seguridad social y parafiscal: Soportes en los que se compruebe

que el contratista está cumpliendo con las afiliaciones del personal y los

pagos del SENA Y FIC (fondo nacional de formación profesional de la

construcción).

- Paz y salvo (proveedores, trabajadores): Documento en el que se

comprueba que el contratista ha realizado los pagos por los servicios

prestados de mano de obra, material y equipo, cumpliendo con las

obligaciones adquiridas.

Aspecto social: Ya que los procesos constructivos que se realizan son para

mejorar las condiciones de la comunidad relacionada es importante tener los

siguientes soportes para verificar el cumplimiento:

- Acta de entrega a la comunidad: Documento en el que se compruebe la

entrega de las obras ejecutadas a las personas afectadas por dicho

proceso constructivo.

PROCESO DE LIQUIDACIÓN:

Ya que dentro de las obligaciones adquiridas por parte de la empresa de

Interventoría se encuentra la verificación del avance y cumplimiento de las

obligaciones contraídas en el contrato Inicial de Obra y sus relacionados, es

necesario recolectar toda la información que dé soporte al seguimiento realizado

por parte de la empresa interventora; la anterior información se debe entregar en

el trascurso del proceso constructivo y recopilar para la liquidación del contrato

de Interventoría.

Los documentos descritos anteriormente hacen parte de los requerimientos para

la liquidación del Contrato de Interventoría adquirido por la empresa Desarrollo

en Ingeniería S.A.; estos fueron solicitados por parte de la pasante a cada uno

de los contratistas de Obra y las alcaldías.

A continuación se relacionan los Convenios Interadministrativos y sus

respectivos Contratos de Obra. Seguidos de una breve descripción de las metas

físicas de cada una de las obras.

Convenio Partes contrato Partes Objeto Actividades Realizadas

2231/2013

Instituto nacional de vías INVIAS 011/2014

Municipio de Galán Mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía la virgen quebrada la vitoca del municipio de galán del departamento de Santander.

2 Tramos de placa huella con una longitud total de 249.2 ml

Municipio de Galán

Consorcio la Virgen 2014

2233/2013

Instituto nacional de vías INVIAS 02 de 2014

Municipio de Gambita Mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía Gámbita - El tablón - Moscachoque - La princesa - El taladro, del Municipio de Gámbita, Departamento de Santander.

4 Tramos de placa huella con una longitud total de 400 m y Construcción de 2 alcantarillas de 36”

Municipio de Gambita

Sandra Milena Sarmiento Bueno

2141/2013

Instituto nacional de vías INVIAS

147/2013

Municipio de Hato Mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía los fiques vereda salitre y la vía vereda paramo sector lagunas en el municipio de Hato, departamento de Santander

2 Alcantarillas en tubería de concreto reforzado de 36”, con 6 tubos y 4 Tramos de placa huella con una longitud total de 416,0 ml.

Municipio de Hato

Corporación integral de servicios y asesorías Corpoinsa

1877/2014


Municipio de Oiba Mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía Oiba-Poazaque-la charca-Matadero en el municipio de Oiba del departamento de Santander

3 Tramos de placa huella con una longitud total de 166.6 ml y 2 Alcantarillas en tubería de concreto reforzado de 36”, con 6 tubos.

Municipio de Oiba

Corporación Ingesem

2326/2013


037/2014

Municipio de Palmas del Socorro

Mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía Tres esquinas-Limite El topon y la vía Laja de sapos-Tres esquinas, en el municipio de Palmas del Socorro del departamento de Santander

6 Tramos de placa huella con una longitud total de 587.95 ml

Municipio de Palmas del Socorro

Consorcio C&C

2783/2013


053/2014

Municipio de Simacota mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía santana de las flores – los Alpes y la vía Simacota – la batalla el salto en el municipio de Simacota del departamento de Santander

7 Tramos de placa huella con una longitud total de 785,35 ml y 1 Alcantarilla en tubería de concreto reforzado de 36”

Municipio de Simacota

Coingco Ingenieros civiles y ambientales s.a.s.

2492/2013


058/2014

Municipio de Simacota municipio de Simacota y consorcio vial de Simacota, cuyo objeto es mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía la curva – cinco mil – palmar en el municipio de Simacota del departamento de Santander

2 Tramos de placa huella con una longitud total de 484,5 ml, 1 Box Coulvert de 6m x 2m x 2m en concreto reforzado y 1 Batea con una longitud de 18.5 m y espesor de 0,18 m.

Municipio de Simacota

Consorcio Vial de Simacota

933/2013


14060066/2014

Municipio de Socorro mantenimiento y mejoramiento de la vía socorro – alto de la cruz – Buenavista en el municipio de socorro departamento de Santander

6 Tramos de placa huella con una longitud total de 755.95 ml., 2 Alcantarillas en tubería de concreto reforzado de 36” y 1 Filtro

Municipio de Socorro

Consorcio Mantenimiento y mejoramiento Vías Socorro

2131/2013


Municipio de Socorro mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía Buenavista – hacienda Rovira en el municipio de socorro departamento de Santander

9 Tramos de placa huella con una longitud total de 1059,2 m y 3 Alcantarillas en tubería de concreto reforzado de 36”


Surtiobras H y C

2069/2013


Municipio de Socorro mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía socorro – alto de reinas en el municipio de socorro departamento de Santander

4 Tramos de placa huella con una longitud total de 321,9 m


Consorcio Hebron 2014

2274/2013


Municipio de Suaita mantenimiento y mejoramiento de la vía alto del cristal barajas, municipio de Suaita, departamento de Santander

3 Tramos de placa huella con una longitud total de 446,49 m

Municipio de Suaita

Brayco S.A.S.

ACTIVIDADES

SEMANA 1 (09/12/2014 – 12/12/2014)

- Se realizó una reunión entre la pasante y el director de Interventoría para

brindarle información sobre el alcance del contrato, el porcentaje de

avance y los contratistas relacionados, además de las actividades y

funciones que se efectuarían durante el tiempo contratado.

- El proceso de liquidación se inició en la segunda semana del contrato de

pasantía debido a que la entrega de las obras vigiladas no se había

realizado, por ende la información que se encontraba en la oficina

principal de la Interventoría era muy poca. Ante esta situación la pasante

inició relacionándose con las condiciones contractuales de cada uno de

los convenios realizados entre el INVIAS y los municipios, los contratos

de obra efectuados entre los municipios y los contratistas y el Contrato de

Interventoría.

- Ya que la Interventoría no había culminado en campo, se presentaban

dificultades para relacionar la información que se encontraba en el

departamento de Santander y la oficina principal ubicada en Bogotá, por

lo cual se decidió efectuar el almacenamiento y la sincronización de

archivos en un sistema virtual (Dropbox), para tener informado al personal

de la oficina principal sobre los procesos que se estaban llevando a cabo

en campo, además de obtener una copia de seguridad de la información

en caso de pérdida, por lo cual, la pasante se comunicó con el personal

que se encontraba en Santander con el fin de solicitar el almacenamiento

de la información en la plataforma virtual.

- Durante el transcurso de la semana la pasante resolvió las dudas que

tenía con el Director de Interventoría sobre cada uno de los contratos y

convenios relacionados para la liquidación.

SEMANA 2 (15/12/2014 – 19/12/2014)

- Con el objetivo de tener un orden en la revisión de los documentos

requeridos por el INVIAS para la liquidación del contrato de Interventoría,

se realizó una matriz en el Programa Microsoft Excel señalando la

información requerida, faltante y tenida, manteniendo actualizados los

requerimientos de la Interventoría con Alcaldías y Contratistas.

- Se realizó una reunión entre la pasante y el Inspector de Interventoría en

la oficina principal, en la que el Inspector entregó toda la documentación

que se encontraba en campo para la revisión por parte del personal de la

oficina principal, informó sobre el estado en el que se encontraba cada

uno de los contratos y convenios, entregando los datos de contacto de

contratistas y alcaldías para posteriores requerimientos por parte de la

pasante.

- Los documentos entregados por el Inspector incluían información de

liquidación dada por algunos contratistas en el Departamento de

Santander, los demás contratistas tenían la obligación de hacer llegar los

archivos a la oficina principal de la Interventoría, por lo cual se procedió a

informar a los contratistas faltantes que el envío de los documentos se

debía realizar a la Ciudad de Bogotá.

- Se revisaron todos los documentos entregados por el Inspector y se

organizó dicha documentación en la plataforma digital y en las carpetas

físicas (A-Z), actualizando la información en la matriz de Microsoft Excel

y en la plataforma Dropbox.

SEMANA 3 (22/12/2014 – 26/12/2014)

- De acuerdo a los documentos que la interventoría tenía hasta el momento,

se verificó la información que se encontraba y se solicitó a los contratistas

completar y/o corregir la documentación.

- Dando seguimiento a la revisión de archivos solicitados la semana

anterior, se evidenció que no todos los contratistas entregaron la

información, por lo cual se pidió nuevamente la documentación para la

respectiva aprobación.

- Se examinaron las pólizas de los contratos de obra, verificando las

condiciones de amparo, fechas, duraciones, valores y datos de los

asegurados. Se encontró que varias pólizas entregadas por los

contratistas no especificaban el Asegurado, por lo cual se realizó la

solicitud de aclaración.

SEMANA 4 (29/12/2014 – 02/01/2015)

- Se inició con la verificación de las actas de Recibo de Obra, encontrando

que algunas de estas contaban con un valor ejecutado que superaba al

contratado, generando inconvenientes a la hora de realizar el balance

financiero. Por lo anterior, se modificaron algunas cantidades de obra

ejecutada para eliminar el valor superado o en algunos casos el contratista

a través de una carta asumió el valor restante. Dichas modificaciones

fueron comunicadas al Ingeniero de Apoyo del INVIAS quien aprobó los

cambios, procediendo a realizar la respectiva firma de las actas.

- Se inició la elaboración de los Informes de Interventoría para los

convenios que tenían la suficiente información, de acuerdo al manual de

Interventoría de Obra Pública (MSE-MN-01), los cuales incluyen

información del convenio, del contrato de obra derivado y del contrato de

Interventoría.

- Debido a que sólo dos convenios tenían la información suficiente para la

elaboración del informe de Interventoría, se hizo la entrega de estos al

Ingeniero de Apoyo del INVIAS, quien realizó las observaciones y

correcciones pertinentes para la posterior elaboración de los demás

informes de Interventoría.

SEMANA 5 (05/01/2015 – 09/01/2015)

- Durante el periodo de ejecución del contrato de obra se realizaron los

registros fotográficos en los que se reflejaba el avance y resultado de las

obras realizadas, al momento de la revisión de estos documentos se

evidenció la falta de 2 registros fotográficos, por lo cual se procedió a su

elaboración.

- Debido a que algunos contratistas no respondieron a la solicitud realizada

por la Interventoría del envío de los documentos faltantes se realizó el

contacto con el departamento de planeación de las alcaldías solicitando

los documentos o la intervención para el cumplimiento de las obligaciones

del Contratista.

- Con el fin de completar la documentación para la liquidación, se procedió

a realizar el acta de Entrega y Recibo definitivo y el acta de liquidación de

cada uno de los convenios, posteriormente se realizó la entrega de dichos

documentos al Ingeniero de Apoyo del INVIAS para la respectiva revisión

y aprobación para dar inicio al trámite de las firmas necesarias.

SEMANA 6 (13/01/2015 – 16/01/2015)

- Los soportes financieros en su mayoría no se encontraban en la oficina

principal de Interventoría, por lo cual se realizó la solicitud a las

dependencias de la Alcaldía involucradas en los procesos de los

convenios y contratos de Obra para que se realizara el envío de dichos

documentos.

- Ya que la mayoría de los contratos de Obra se habían liquidado, se realizó

la solicitud por parte de la Interventoría al departamento de Tesorería de

los municipios, el cierre de la cuenta bancaria del convenio y las

respectivas devoluciones (valores no comprometidos, valores no

ejecutados y rendimientos generados por la cuenta bancaria) al INVIAS.

- Después de la revisión de los documentos enviados al Ingeniero de Apoyo

del INVIAS, se informó a la oficina principal de Interventoría sobre los

errores presentados en la información, por lo cual se procedió a realizar

las respectivas correcciones y se volvió a realizar el envío de los

documentos para la aprobación por parte del INVIAS.

SEMANA 7 (19/01/2015 – 23/01/2015)

- Se realizó una reunión entre el Director de Interventoría y la pasante con

el fin de informarle sobre los procesos que se estaban llevando a cabo por

parte de la pasante y con ello crear estrategias para cumplir el objetivo

inicial de reunir toda la documentación en el tiempo establecido.

- Después de varias solicitudes realizadas al Ingeniero de Apoyo del

INVIAS para la revisión de las actas realizadas por la pasante, se efectuó

la aprobación por parte de éste y se procedió a solicitar las firmas de los

Representantes de las Alcaldías y del Gestor técnico de los convenios

(funcionario del INVIAS)

- En una de las pólizas generadas por los contratistas se evidenció que la

información con la que contaba este documento no especificaba la

vigencia del amparo, por lo cual se procedió a informar al contratista

relacionado sin obtener resultados, llevando a la pasante a comunicarse

directamente con la Aseguradora de Riesgos para la aclaración de la

póliza.

SEMANA 8 (26/01/2015 – 30/01/2015)

- Debido a que el contratista del Contrato de Obra Pública No. 033 de 2014

tuvo algunos inconvenientes en la entrega de los documentos y la

Interventoría realizó repetidas solicitudes sin tener respuesta alguna, el

Ingeniero de apoyo realizó una intervención para la entrega de estos

documentos, por lo cual la revisión y corrección de la documentación se

vio atrasada y se tuvo que centrar la mayor parte de esfuerzos para

realizar las respectivas correcciones a los documentos y realizar el

Informe final de Interventoría.

- Durante el transcurso de la semana se siguieron redactando los Informes

de Interventoría adelantando el proceso de recolección de información.

SEMANA 9 (02/02/2015 – 06/02/2015)

- El cierre de la cuenta Bancaria realizada por las alcaldías tenía que ser

justificado con un certificado de Cierre de Cuenta en el que se

especificaran los valores de los rendimientos generados por ésta, ya que

en algunos casos no se entregaba la información requerida, la pasante

tuvo que comunicarse en repetidas oportunidades con el Departamento

de Tesorería de los municipios para solicitar la corrección de dicho

documento.

- Después de haber reunido la información bancaria del contrato de Obra y

del Convenio de Cada uno de los frentes de Obra, se procedió a entregar

la información al Ingeniero de apoyo para la revisión de la documentación,

con ánimo de realizar las correcciones finales y gestionar la terminación

del contrato de Interventoría.

SEMANA 10 (09/02/2015 – 11/02/2015)

- De acuerdo a las correcciones entregadas por parte del Ingeniero de

Apoyo del INVIAS, se realizaron las respectivas modificaciones y se hizo

la entrega final de la documentación necesaria para la liquidación del

contrato de interventoría, cumpliendo con el objetivo inicial del contrato de

pasantía.

APORTE DE LA PASANTIA A LA EMPRESA DIN S.A.

Dentro de las obligaciones adquiridas por la estudiante con la empresa

Desarrollo en Ingeniería S.A. se encuentra la recolección de la información

solicitada por el Instituto Nacional de Vías INVIAS para el cierre del contrato de

interventoría, verificando el cumplimiento de los contratistas y alcaldías de

acuerdo a los contratos y convenios realizados.

Dentro del proceso de liquidación realizado por la pasante se encontraron

inconvenientes como:

- Demora en el envío de la información: ya que la interventoría se realizó

en el departamento de Santander y la sede principal de la empresa

Desarrollo en Ingeniería se encuentra en la ciudad de Bogotá, el empalme

de información no era el adecuado y existían demoras en el envío de la

documentación.

- Baja protección de la información: al momento del traslado de la

documentación de Obra desde el departamento de Santander a la oficina

principal existía un riesgo en cuanto a la pérdida de documentación ya

que no se tenía una copia de seguridad.

- Falta de cumplimiento para la entrega de documentación: Las peticiones

realizadas a los contratistas de obra y alcaldías en ocasiones eran

omitidas por lo que el proceso de liquidación se veía retrasado.

- Bajo control de avance en recolección de información: la cantidad de

documentación requerida para la liquidación del Contrato de Interventoría

era grande, por lo que en ocasiones era dificultoso el manejo de ésta,

teniendo un bajo control sobre este proceso.

Tratando de optimizar el tiempo y calidad de los procesos, se realizaron los

siguientes ajustes al procedimiento de recolección, verificación y edición de la

información requerida:

- Creación de matriz en el programa Microsoft Excel: Para mantener un

control sobre la información entregada por los contratistas de Obra y las

alcaldías, se realizó un documento en el programa Microsoft Excel

indicando los detalles de cada documento (errores, falta de información,

revisado, entregado, etc.).

- Almacenamiento de información: Para tener un fácil acceso a la

información de obra y realizar una copia de seguridad, se realizó el

almacenamiento de la información de manera virtual en la plataforma

Dropbox (acceso para director, monitores y demás miembros de la

empresa Desarrollo en Ingeniería S.A.).

- Respaldo de solicitudes: Para evidenciar el proceso realizado por la

interventoría para la recolección de la documentación se hizo el envío de

correos electrónicos evidenciando la negligencia por parte de contratistas

y alcaldías, recibiendo el apoyo por parte del INVIAS para la recolección

de la documentación.

Para la organización de la información en la plataforma Dropbox se crearon

carpetas para dividir los documentos del proceso en el que estuvo involucrado la

empresa Desarrollo en Ingeniería S.A., dentro de esta información se encuentra:

- Informes mensuales de Interventoría.

- Documentación interna de la interventoría (Documentación del contrato

de Interventoría, registro fotográfico realizado por la Interventoría,

memorandos realizados, contratos de arrendamiento, pago de servicios

públicos, etc.).

- Documentación de los contratos de Obra supervisados: Dentro de esta

carpeta se separaron cada uno de los contratos supervisados (carpetas

distintas) y posteriormente se realizó la inclusión de la documentación

recopilada de cada uno de los contratos.

En la matriz realizada en el programa Microsoft Excel se realizó la descripción

de cada documento solicitado por parte de la entidad contratante (INVIAS), los

datos de los contratistas y la condición en la que se encontraba cada documento

revisado por parte de la pasante.

CONCLUSIONES

- De acuerdo a las condiciones del contrato de obra que se realiza entre partes, es

necesario tener en cuenta los valores ejecutados, para que el análisis

presupuestal que se genere cumpla con las condiciones originales.

- El plazo establecido por parte del personal de Interventoría para el proceso de

liquidación no tuvo en cuenta los percances que se encontraron debido al

incumplimiento de algunos contratistas de Obra, por lo cual se extendió el

proceso de liquidación, evidenciando los tipos de contratiempos que no pueden

ser manejados ni proyectados al momento de realizar la programación en un

proyecto de Ingeniería.

- Dentro del proceso de supervisión de la parte ambiental, se evidenció la

importancia de verificar que la disposición de los residuos sólidos se efectuara

en condiciones óptimas y que los proveedores de material de cantera cumplieran

con las licencias ambientales y permisos mineros, de tal manera de que no se

generara ningún tipo de perjuicio a la comunidad ni al medio ambiente.

- La verificación de la actualización del valor y plazo del amparo de Estabilidad y

calidad de Obra de acuerdo a lo establecido en el contrato es de suma

importancia, ya que dicha póliza cubrirá los daños que se generen durante la vida

útil de la construcción.

- Es de suma importancia verificar que los contratistas de Obra se encuentren a

paz y salvo con proveedores y trabajadores, además de que las obras ejecutadas

sean aceptadas por parte de la comunidad relacionada, lo anterior, es necesario

para evitar inconvenientes futuros en los que no se tenga respaldo por parte de

los contratistas.

- Debe tener concordancia la documentación contractual y las obras que se

ejecuten, es decir, se debe actualizar y realizar las respectivas modificaciones en

documentos como Otrosí o adicionales de Obra para no tener atrasos con la

aceptación de las obras civiles realizadas.

- Es necesario que los acuerdos realizados entre los responsables de los

convenios y/o contratos con entidades financieras queden claros para evitar

descuentos o retenciones que no se deben realizar a éste tipo de contratos.

RECOMENDACIONES

- Realizar la revisión de la documentación al momento de su recepción

puede evitar atrasos en el proceso de liquidación de cada uno de los

contratos, por lo que se recomienda verificar y corroborar la

documentación antes de darse por aceptada, para su oportuna corrección

por parte de alcaldías y/o contratistas.

- Informar a contratistas y alcaldías sobre la documentación que debe ser

entregada junto con los plazos para dichas entregas.

- Realizar la firma de las actas de entrega de obra, una vez sea entregada

toda la documentación por parte de contratistas, evitando evasiones por

parte de éstos al momento de la entrega de documentación solicitada.

- Verificar en cada uno de los documentos recibidos que las fechas, plazos,

firmas y demás datos correspondan con lo establecido en los contratos

de obra.

- Solicitar desde el inicio del contrato la lista de documentación requerida

por parte de la entidad contratante para el proceso de liquidación, con el

fin de recolectar la información de manera ordenada e ir adelantando el

proceso de recopilación de información.

- Referenciar en los registros fotográficos las obras realizadas

especificando los puntos intervenidos durante el periodo de ejecución

obteniendo un mayor orden para la edición de los informes de

interventoría.

- Se recomienda dejar claras las condiciones legales de las cuentas

bancarias al momento de la apertura, para evitar inconvenientes al

efectuar devoluciones y cierres de cuentas.

BIBLIOGRAFIA

- Manual de Interventoría INVIAS

- Documentación de Contrato de Interventoría (Archivo DIN S.A.)

- Documentación de Contratos de Obra (Archivo DIN S.A.)

-

ANEXOS

- Acta de Inicio de Pasantía

- Acta de Finalización de Pasantía

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