ArrendaSoft, S.A. de C.V.

Presentación de Servicios

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Antecedentes• Una de las funciones principales de las Asociaciones

de colonos es: Administrar óptimamente los recursos que se recaudan. Si no hay ingreso, no tiene sentido la Asociación.

• Con el paso del tiempo, las aportaciones necesitan ajustarse: (+) aumentarse o (-)disminuirse.

• Se tienen 300vecinos, que hacen un pago mensual. En un año son: 3,600registros. En 5 años se tendrán 18 mil registros solo de pagos + otros 18 mil de cargos.

• Los vecinos hacen pagos anticipados, otros parciales, otros no pagan. Necesitamos saber quién paga, quién no, quién tiene atraso para tomar acciones.

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Antecedentes• Si un pago se traspapela, se presta a malas

interpretaciones. • Los vecinos en ocasiones pueden resultar

intransigentes y exigentes. Además de solicitar información a cualquier hora, cualquier día.

• Toda esta presión, recae sobre el tesorero, quien además, necesita conocer cuánto se tiene en banco o se espera recaudar.

• El tesorero, cambia a lo largo del tiempo. ¿Qué sucede cuando no hay quien quiera tomar el rol?

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¿Qué necesitamos?

Hacer algo que:• Absorba las tareas

repetitivas.• Atienda a los vecinos/Publicar

información.• Reducir errores de captura.• Prepararnos para cambios de

administración.• Quedarnos solo con las

funciones donde es vital la persona.

• Buscar tener visión para tomar decisiones.

• Reducir y anular excusas de los vecinos.

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Propuesta

Implementar un sistema web para consulta de información en

línea.Que nos de visión de la

cobranza, genere recordatorios de pagos y nos permita imprimir

estados de cuenta.

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Funcionalidades• Acceso por internet• Identificación de usuario y validación de permisos en el sistema • Configuración y clasificación de lotes, así como manejo de estados

de lote parametrizables.• Administración de múltiples contactos por lote o múltiples lotes por

contacto. • Registro de folios de tarjetas. Usado cuando se compra una serie

de tarjetas.• Asignación de tarjetas a lotes.• Reporte de vecinos con rangos de monto de adeudo.• Registro manual de cargos.• Registro manual de pagos.• Conciliación masivo de pagos a partir de un archivo

con las transacciones bancarias.• Registro masivo de cargos a partir de un archivo.

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Funcionalidades• Configuración de cargos: cuota mensual, cargo por inscripción,

cargo por servicios especiales como corte de pasto, etc.• Programación de cargos: para que se ejecuten diario, semanal,

quincenal, mensual o anualmente bajo ciertos criterios.• Consulta de estados de cuenta por lote en línea validando y

relacionando al vecino con su lote.• Envío de estado de cuenta por correo electrónico.• Administración de claves de acceso por vecino.• Los pagos, cargos y saldos se pueden

exportar a excel.• Gráfica de pastel y listado que muestra:

– Quienes han pagado por adelantado.– Quienes están al corriente.– Quien debe en 3 diferentes rangos de importe.– Quien no ha pagado nunca.

• Gráfica de barras y listado histórico de ingresos mensuales.

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Justificación - ¿Porqué un sistema?• Elimina errores de captura.• Permite al tesorero pensar en estrategias de

recaudación, en vez de ser un esclavo de la captura.• Es 24/7. Atiende 24 horas a los vecinos los 7 días de

la semana.• Al enviarles un estado de cuenta, genera un

compromiso: el vecino acepta el adeudo o solicita una aclaración, depurando la información y confirmando la aceptación de la deuda.

• Un sistema esta preparado para manejar un volumen alto de información.

• Genera gráficas de manera automática.

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Justificación - ¿Porqué web?• Permite que los vecinos consulten su estado de

cuenta en su oficina, en su casa o en cualquier lugar a cualquier hora del día.

• Se elimina el riesgo de que entre un virus, se dañe el disco duro o suceda cualquier contingencia en la computadora del tesorero.

• Algunos teléfonos permiten la consulta de los sitios web.

• El estado de cuenta llega a cada vecino por medio de su correo electrónico. Quienes no tienen correo electrónico, se les puede hacer llegar impreso.

• La información se puede exportar en cualquier momento.

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Justificación - ¿Porqué renta mensual?• Consiste en costo fijo que permite no

descapitalizarse, pues el costo es programado y de manera mensual, sin que se incurran en costos de servidores, técnicos, licencias de software de terceros, etc.

• Se establece un contrato que se renueva automáticamente.

• Se emplea un tercero que es independiente del cambio de administraciones.

• Se cuenta con un servicio de respaldos.• Se incluyen las actualizaciones ejecutadas por un

staff de especialistas, en vez de recibir una actualización para ser ejecutada por un miembro de la administración de vecinos.

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Beneficios

• Se tendrá visión para tomar decisiones.

• El software esta completamente en línea y

se puede exportar la información en cualquier momento.

• Costo fijo programado para egresarse mensualmente.

• Servicio que permanece

independientemente de las personas que integran la administración.

• Acercamiento e integración con los vecinos.

• Y muchos mas….

Gracias por su atención,

ArrendaSoft, S.A. de C.V.www.arrendasoft.com