Arqueo de Caja 2

U.T.A. FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

PRCTICAS DE CONTABILIDAD


CPA Dr. Jos Villacs Yank


CAJAARQUEO DE CAJAPrincipales fuentes de ingreso y egreso del efectivo Los conceptos ms comunes por los cuales se debita o ingresa la cuenta Caja, son:

Venta de mercaderas y/o servicios al contado Cobro o efectivizacin de cuentas pendientes Ventas de activos al contado Recepcin de rentas (donaciones, arriendos, etc.) al contado Otras que denoten ingreso de fondos

El concepto ms comn por el cual se acredita o egresa esta cuenta es el depsito bancario.

Control interno sobre el efectivo Los objetivos de un eficaz sistema de control interno sobre el efectivo se pueden resumir en dos:

1. Salvaguardar el efectivo 2. Lograr una contabilidad ms precisa

Para alcanzar estos objetivos, se deben dictar polticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de recaudacin, custodia y desembolsos del efectivo, as:

Segregar las funciones financieras, especialmente las que se refieren a la recaudacin del efectivo y al registro contable. Conseguir que el efectivo recaudado durante el da sea depositado, a ms tardar, el siguiente da, en forma intacta. Exigir que todo desembolso se haga a travs de cheque girado a nombre del beneficiario, y para el libramiento, consten por lo menos la firma de dos funcionarios autorizados.

Arqueo de Caja.- Es un examen especial que se hace con el fin de:

Verificar la idoneidad de los registros contables. PRCTICAS DE CONTABILIDAD CPA Dr. Jos Villacs Yank


Constatar que los valores monetarios fsicos en poder del encargado de la caja estn en la cantidad exacta.

Este examen puede ser realizado ntegramente para Caja y Caja Chica; sin embargo, se puede particularizar el arqueo para cada rubro.

Para poder efectuar el arqueo, se deben observar las normas y procedimientos utilizados en prcticas de auditoria y, por lo tanto, ser realizado por un funcionario contable o por otro con suficientes conocimientos de la materia.

Cualquier diferencia encontrada en este examen deber ser justificada o cubierta de inmediato, sin perjuicio de aplicar sanciones administrativas y/o civiles.

Las condiciones para que este examen sea idneo son: Se debe hacer en cualquier momento y sin previo aviso El delegado debe tener la suficiente capacidad profesional y moral El delegado debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia

Procedimiento para efectuar el arqueo de Caja 1. Recibir delegacin de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo. 2. Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable y/o de auditoria. 3. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques. 4. Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago, el concepto, la autorizacin y el valor correspondiente. 5. Realizar una suma total de estos valores (efectivos y comprobantes). 6. Efectuar una comparacin entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en ms o en menos, si las hubiese. 7. Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejar constancia de las novedades presentadas. Esta ser de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrn las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no se hubiesen manejado y utilizado convenientemente los recursos monetarios.

El acta deber contener al menos los siguientes datos: Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo PRCTICAS DE CONTABILIDAD CPA Dr. Jos Villacs Yank


Determinacin del alcance del examen Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese Declaracin de conformidad y firmas de legalizacin

Ejemplo:

1.- El 22 de mayo de 200X se decide realizar el arqueo de caja en la empresa xito Total. Los resultados y novedades son: Dinero encontrado CHEQUES 1 Bco. Pichincha 1 Bco. Pacfico $148,00 $250,00

MONEDA FRACCIONARIA 80 de $0,25 53 de $0,50 $20,00 $26,50

BILLETES 4 de $100,00 50 de $5,00 $400,00 $250,00

Saldo contable y ventas del da, no contabilizadas an:

Saldo, segn certificacin adjunta Ventas entre 8h00 y 12h00 del 22 mayo/0X Saldo contable actual

$610,00 490.00 1.100.00

Novedades comunicadas a la Gerencia, que afectarn los registros contables: 1 billete de $5.00 falsificado. 1 cheque de $250.00 del Banco del Pacfico posfechado para ser cobrado el 30 de junio/200X




Faltante establecido, as: Valores encontrados Saldo contable actual Faltante 1.094,50 1.100,00 5.50

Elaborar el Acta de Arqueo de Caja:

Registrar en el Libro diario las novedades encontradas:

============================================================== Arqueo de Caja 2.- Los siguientes datos corresponden a los valores encontrados en la caja de la empresa XXX manejada por el cajero seor Patricio Lpez. Rubro examinado: Custodio: Da y hora: Valores encontrados Fraccionario Caja Patricio Lpez junio 8 del 200X a las 17h30 Cantidad 70 monedas 25 monedas 35 billetes 16 billetes 20 billetes 6 billetes 5 billetes Denominacin 25 ctvs. 50 ctvs. 100,00 50,00 10,00 5,00 1,00 Total

Billetes

Cheques: Banco del Pichincha Banco del Austro Comprobantes: Pago luz Pago IESS

Cta. 2032 Cta. 2045

215,00 435,00

35,00 15,00 300,00 4.550,00 345,00 120,00

Saldo contabilizado al terminar el 7-06-200X Recaudaciones del da no contabilizadas: Por ventas Por cobranzas a clientes Otras recaudaciones: servicios prestados




Notas: Entre los billetes de 5,00 se encontr un billete falso. Puesto que ste fue recibido por probada negligencia del custodio se le cargar a su cuenta y ser deducido de su prxima remuneracin. Entre los billetes de 1,00 se encontr uno destruido, la empresa asume esta prdida. La poltica interna sobre faltantes establece una multa al custodio por un equivalente al 10% sobre el valor total del faltante, el cual ser descontado en la quincena inmediata. En caso de sobrantes, se registrar provisionalmente como ingresos por aclarar hasta detectar la razn del excedente. El cheque del Banco del Austro por $435,00 est posfechado, por tanto ser reclasificado. Se requiere: Elaborar el acta de arqueo de caja. Registrar los ingresos y pagos del da y las novedades segn acta de arqueo hasta determinar el nuevo saldo contable de caja. Determinar las diferencias existentes (si hubiera), y aplicar las polticas de la empresa.

============================================================== Arqueo de Caja 3.- Con los siguientes datos, elabore el Libro de Caja para el da 2 de septiembre del 200X y su respectivo Arqueo de Caja, para la Empresa Precio Justo. Saldo anterior Sr. Juan Zambrano, abona a la factura # 715 Srta. Luisa Guerrero, abona a la factura # 697 Almacn El Regaln, cancela la factura # 648 Comercial Arenas S.A., abona a la factura # 48 Ventas del da, segn facturas No. 821 a la 837 Distribuidora Granizo, se cancela la factura # 694 Banco Bolivariano, depsito # 172348 en nuestra Cta. Cte. Banco Pichincha, depsito # 172348 en nuestra Cta. Cte. PRCTICAS DE CONTABILIDAD 50 300 200 450 700 5.080 1.000 600 500 CPA Dr. Jos Villacs Yank


EEASA, pago consumo de luz por agosto/200X Papelera Paco, compra de papel, marcadores, etc. Segn F/17

40 60

Al cierre del da, se verifica el saldo de Caja, dando los siguientes valores: En dinero efectivo el 50%, compuesto de la siguiente manera: en billetes de $100 el 60% en billetes de $50 el 20% en billetes de $5 el 15% en monedas de $0,50 el saldo

En cheques y documentos, el restante 50% compuesto de la siguiente manera: en cheque local del Produbanco No. 27387 el 5%, del Sr. Pablo Pstor en cheque local del Produbanco No. 394718 el 15%, de la Srta. Ximena Moncayo el cheque local del Banco del Pacfico No. 937516 el 25%, del Sr. Cristian Rivadeneira el saldo un recibo entregado y autorizado por la gerencia

Adems, contabilice con sobrante de caja de $2 y con faltante de caja de $1, respectivamente.

============================================================== Arqueo de Caja 4.- Los siguientes datos corresponden a los valores presentados en arqueo de caja de la empresa CASH manejada por el cajero seor Ivn Donoso, el 31 de agosto del 200X siendo las 15h30, al seor Rodrigo Sunta delegado de la gerencia: Dinero: 55 monedas de $0,25, 25 monedas de $0,50, 43 billetes de $100, 16 billetes de $50, 20 billetes de $10, 16 billetes de $5, 25 billetes $1 Cheque # 45763 del Banco de Guayaquil por $852,00 para el 31 de agosto/200X; cheque del Banco MM Jaramillo # 004589 por $143,00 para el 31 de octubre/200X; cheque del Banco Sudamericano # 000012 por $323,00 para el 26 de agosto/2006 Recibo por pago de movilizacin del gerente por $25,00; factura # 455 por pago de combustible del camin de la empresa por $100,00; recibo de pago por donacin a Casa de Oracin por $50,00; vale de caja por anticipo a sueldo del bodeguero por $150,00. Todos los egresos han sido autorizados por el gerente, a excepcin del anticipo a sueldo.




Notas: Entre los billetes de 5,00 se encontraron un billete falso y uno deteriorado. La empresa asume el un billete. La poltica interna sobre faltantes establece una multa al custodio por un equivalente al 10% sobre el valor total del faltante, el cual ser descontado en la quincena inmediata. En caso de sobrantes, se registrar provisionalmente como ingresos por aclarar hasta detectar la razn del excedente. Se requiere: Elaborar el acta de arqueo de caja finalizado a las 16h15 y tomando en consideracin que el saldo contable anterior fue de $3.421,45 y las ventas del da fueron de $5.425,80 Registrar contablemente los ingresos y pagos del da y las novedades segn acta de arqueo hasta determinar el nuevo saldo contable de caja. Determinar las diferencias existentes (si hubiera), y aplicar las polticas de la empresa.



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