ARCHIVOS VARIOS
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EMPRESA PACIFICO HUARAZ SAC. AUDITORIA ADMINISTRATIVA ARCHIVO VARIOS PRACTICADO : DEL 7 AL 11 DE ENERO DEL 2013 EQUIPO DE AUDITORIA : GERENTE DE AUDITORIA : ALVARADO LOZANO, Alfredo SUPERVISOR : BENITES RONDAN, Luis Rodrigo AUDITOR : MAGUIÑA HIDALGO, Eloy
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EMPRESA PACIFICO HUARAZ SAC.
AUDITORIA ADMINISTRATIVAARCHIVO VARIOS
PRACTICADO : DEL 7 AL 11 DE ENERO DEL 2013
EQUIPO DE AUDITORIA :
GERENTE DE AUDITORIA : ALVARADO LOZANO, Alfredo
SUPERVISOR : BENITES RONDAN, Luis Rodrigo
AUDITOR : MAGUIÑA HIDALGO, Eloy
ARCHIVOS VARIOS
MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO Ci 1
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Ci 2
Listas de verificación para el control interno Ci 2.1.
Cuestionario para evaluar la estructura del control interno Ci 2.2.
MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO 001- 2013-EA
SEÑOR (A): YINA ROJAS CALLAN
ADMINISTRADORA
Presente.-
Alfredo Alvarado lozano, jefe del equipo de auditoria auditoría mediante Memorándum
Nº 001-2013-EA de fecha 15 de Marzo del 2013, en el marco de las tareas ejecutadas
respecto al diagnóstico del sistema del control interno de la empresa PACIFICO
HUARAZ S.A.C., por el periodo comprendido entre el 7 al 11 de Enero del 2013,
emitimos el presente Memorándum.
Para fines de este informe se ha evaluado la estructura del control interno de la
empresa PACIFICO HUARAZ S.A.C., el diagnóstico se realizó de acuerdo a las normas
de Control Interno , consecuentemente se debe evaluar la estructura y sistema de
control interno para obtener una razonable confiabilidad de la eficiencia y efectividad
de los mismos, que permita determinar áreas críticas y puntos de atención para la
planificación y ejecución de la auditoría, hemos clasificado las políticas y
procedimientos significativos de la estructura de control interno en los componentes
siguientes:
El ambiente de control
Evaluación de Riesgos
Actividad de Control Gerencial
Información y Comunicación
Supervisión
A. EL AMBIENTE DE CONTROL
Conclusión:
Dentro del componente de ambiente de control la empresa Pacifico Huaraz S.A.C.
refleja deficiencia en el manejo de documentos de gestión que refuerce el que
actualmente posee, estos documentos complementarios ya existen en la sede
central. El documento que ya posee no se ha dado la debida actualización desde el
CI 1
momento de su creación. Además para los documentos complementarios no se ha
hecho la gestión de solicitud pertinente para poseerlas dentro de la empresa.
Pacifico Huaraz S.A.C. Tiene conocimiento claro de la ética y valores que esta
empresa requiere de cada uno de ellos, debido a que la mayoría de elementos que
cubren los puestos son miembros que pertenecen a una religión única, pero esta
no se plasma como valores institucionales que sería mucho más importante.
Con respecto al personal este tiene conocimiento de sus funciones, son
capacitados sin excepción, no se le toma evaluación alguna y no se cuenta con
perfiles profesionales para cada puesto ni carpetas documentales
Recomendación:
Hacer las gestiones correspondientes para que se les sean proporcionados los
documentos de gestión existentes en la empresa principal, ya que esta ayudara a
la institución tener una dirección en sus actividades haciendo su adaptación en
documentos más simples para su rápida utilización en todas sus actividades, (MOF,
ROF, RIT Y PLAN ESTRATEGICO), además Establecer una política de documentación
en toda la institución que garanticen sustento para todas sus actividades en :
(requisitos para el reclutamiento de personal, un organigrama que delimite a la
empresa, un reglamento interno donde todos sean tomados en cuenta, así mismo
poner en físico aquellos conceptos que solo esta sobreentendido para los
miembros de la empresa.
B. EVALUACIÓN DE RIESGOS
Conclusión:
Dentro del componente de evaluación de riesgos la empresa Pacifico Huaraz
S.A.C., no da la importancia necesaria de realizar o participar en actividades de
prevención de los riesgos, por ejemplo ante los posibles accidentes naturales o
humanos.
Recomendación:
Realizar algunas charlas de las acciones posibles a tomar en cuenta al presentarse
algún siniestro natural o humano por parte de un especialista en la materia, por
ejemplo en incendios, ya que se trabaja con materiales inflamables manejo de la
información, etc. Donde se haga participe a todos los integrantes de la empresa.
C. ACTIVIDAD DE CONTROL GERENCIAL
Conclusión:
Dentro del componente de control gerencial la empresa Pacifico Huaraz S.A.C.,
cuentan con una hoja de reporte deficiente que no permite a la administración
elaborar un reporte de desempeño realista en base a sus metas de ventas y visitas
realizadas a sus clientes.
Recomendación:
Establecer políticas de control que contemple el seguimiento de las actividades de
los vendedores y demás trabajadores que actualmente son inexistentes dentro de
la empresa, incluyendo en esta una periodicidad mediante un cronograma de estas
actividades.
D. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Conclusión:
Dentro del componente de información y comunicación la empresa Pacifico Huaraz
SAC. Basan la actividad de envío de informes y el registro de sus operaciones
apoyándose en las redes sociales y aplicaciones de office, al no poseer un software
especializado.
Recomendación:
Implementar las boletas de salida que complementara al cuaderno de entrada y
salida del personal y las hojas de visitas a los clientes para una supervisión más
factible.
E. SUPERVISIÓN
Conclusión:
Dentro del componente de supervisión la empresa Pacifico Huaraz S.A.C., muestra
deficiencia en la actividad de supervisión en el trabajo realizado por sus
trabajadores, no existe un cronograma de supervisión, estas no son planificadas, y
si la realizan no se hace un reporte ni se deja constancia de la misma.
Recomendación:
Actualización de la base de datos de los clientes con orden de importancia en
institucionales y naturales, también en aquellos clientes del servicio de diplomado,
ya que esta optimiza el manejo de clientes.
Es todo cuanto recomendamos al haber realizado la evaluación del control interno
de su representada.
Atentamente,
Huaraz, 15 de marzo de 2013
---------------------------------------------
Jefe Equipo Auditor
C.c.
Archivo
SÍNTESIS GERENCIAL
Al realizar esta herramienta gerencial se pretende “Evaluar el control interno en la
Empresa PACIFICO HUARAZ SAC, específicamente el área de ventas”,
representando está el objetivo general del presente documento.
Para la cual se realizó un proceso de evaluación mediante un cuestionario y listas de
verificación dentro de la empresa PACIFICO HUARAZ S.A.C., específicamente en
el área de ventas y sus unidades complementarias que intervienen en su actividad
diaria. Y en consecuencia se obtuvo ciertas deficiencias en el aspecto de solicitud
y manejo de los documentos de gestión, la periodicidad en la supervisión y sus
respectivas herramientas que facilitarían su ejecución; siendo estos aspectos los
más relevantes dentro de la evaluación realizada. Para la cual también se
contempla dentro informe las recomendaciones más relevantes como el de hacer
las gestiones pertinentes para contar dentro de la empresa con los documentos de
gestión que ya son existentes en la sede central y hacer su respectiva adaptación,
establecer políticas de control para seguimiento de todos los integrantes de la
empresa de acuerdo a el cargo que ocupan, además la actualización de la base
de datos de acuerdo a su necesidad.
ÍNDICE
CI 2
I. ANTECEDENTES.............................................................................................................4
1.1. Datos de la Empresa................................................................................................5
1.2. Origen........................................................................................................................5
1.3. Objetivos...................................................................................................................5
1.4. Alcance......................................................................................................................5
II. BASE LEGAL....................................................................................................................6
III. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO........................................6
3.1. Ambiente de Control................................................................................................7
Filosofía de la Dirección.....................................................................................................7
Integridad y valores éticos................................................................................................7
Administración Estratégica...............................................................................................7
Estructura organizacional..................................................................................................7
Administración de los Recursos Humanos.....................................................................8
Asignación de autoridad y responsabilidad...................................................................8
Control interno.....................................................................................................................8
3.2. Evaluación de Riesgos............................................................................................8
Planeamiento de la Administración de Riesgos.............................................................8
Identificación de Riesgos...................................................................................................8
Valoración de riesgos.........................................................................................................9
Respuesta al riesgo............................................................................................................9
3.3. Actividad Control Gerencial...................................................................................9
Procedimiento de Autorización y Aprobación................................................................9
Segregación de funciones.................................................................................................9
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos...................................................9
Verificaciones y conciliaciones........................................................................................9
Evaluación de desempeño...............................................................................................10
Controles para las tecnologías de Información y comunicaciones..........................10
3.4. Información y Comunicación...............................................................................10
Funciones y características de la información.............................................................10
Información y responsabilidad........................................................................................10
Calidad y suficiencia de la información.........................................................................10
Archivo institucional.........................................................................................................11
Comunicación interna......................................................................................................11
Comunicación externa......................................................................................................11
Canales de comunicación................................................................................................11
3.5. Supervisión.............................................................................................................11
Actividades de prevención y monitoreo........................................................................11
Seguimiento de resultados..............................................................................................11
Compromiso de mejoramiento........................................................................................12
IV. ANÁLISIS DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.........................12
4.1. Ambiente de Control..............................................................................................12
4.2. Evaluación de Riesgos..........................................................................................12
4.3. Actividad Control Gerencial.................................................................................12
4.4. Información y Comunicación...............................................................................13
4.5. Supervisión.............................................................................................................13
V. ASPECTOS A IMPLEMENTAR.....................................................................................13
5.1. Ambiente de Control..............................................................................................13
5.2. Evaluación de Riesgos..........................................................................................14
5.3. Actividad Control Gerencial.................................................................................14
5.4. Información y Comunicación...............................................................................14
5.5. Supervisión.............................................................................................................14
VI. CONCLUSIONES........................................................................................................14
VII. RECOMENDACIONES...............................................................................................16
VIII. ANEXOS......................................................................................................................17
8.1. LISTAS DE VERIFICACIÓN............................................................................................18
8.2. CUESTIONARIOS PARA EVALUAR LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO................31
MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO 001- 2013-EA...........................................................43
I. ANTECEDENTES
I.1.Datos de la Empresa
La Empresa Pacifico Huaraz SAC. Se dedicada a la venta y distribución de libros y
revistas para contadores y profesionales de la Administración Publica.
Esta empresa inicia sus actividades en noviembre del 2009, a cargo del Sr.
Alejandro rojas con un capital social de S/. 10 000 nuevos soles, y con un personal
de 3 miembros en las áreas de ventas y cobranza.
A mediados del 2010 se designa para su administración a la Srta. Gina rojas.
Actualmente esta empresa cuenta con 4 miembros distribuidos en las diferentes
áreas, además se adiciono el servicio de diplomados para captar nuevos clientes.
I.2.Origen
La evaluación del control interno dentro de la Empresa Pacifico Huaraz SAC. Es
de origen didáctico ya que pondremos en práctica los conocimientos teóricos
impartidos en el curso de Auditoria Administrativa, y así complementar nuestra
formación integral como futuros profesionales en administración.
I.3.Objetivos
General:
¨Evaluar el control interno en la Empresa PACIFICO HUARAZ SAC,
específicamente el área de ventas¨.
Específicos:
Evaluar el componente de ambiente de control.
Evaluar el componente de evaluación de riesgos.
Evaluar el componente de actividades de control gerencial.
Evaluar el componente de información y comunicación.
Evaluar el componente de supervisión.
I.4.Alcance
Se desarrollara dentro del área de ventas de la Empresa Pacifico Huaraz SAC.
II. BASE LEGAL
Ley General de Sociedades N° 26887.
Decreto Legislativo Nº 1086 La Ley De Promoción De La Competitividad,
Formalización y Desarrollo De La Micro Y Pequeña Empresa y Del Acceso
Al Empleo Decente.
Decreto Ley Nº 23189 (Ley de Pequeña Empresa).
Reglamento de la ley de impuesto general a las ventas e impuesto selectivo
al consumo. DECRETO SUPREMO No 29-94-EF.
Decreto ley 25868 – INDECOPI
Ordenanza municipal No 06-2012-MPH – LICENCIA DE
FUNCIONAMIENTO
III. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
III.1. Ambiente de Control
Filosofía de la Dirección
Dentro de la empresa la filosofía administrativa y estilo de operar facilita el
control interno debido a que en sus actividades diarias se realiza de la
forma más transparente, en el cumplimento de todos sus normas de
conducta, etc. Aunque no se evidencie los documentos necesarios para
poder sustentarlo adecuadamente.
Integridad y valores éticos
Pacifico Huaraz SAC. tiene conocimiento claro de la ética que esta empresa
requiere de cada uno de ellos, debido a que todos sus miembros
pertenecen a una religión única. No obstante y sabiendo que tener un
documento de apoyo de esta índole es de vital importancia para poder
realizar cualquier gestión de sanciones, la empresa no la posee, y así podrá
prevenir cualquier intento de denuncia en su contra como el de despido
arbitrario por ejemplo al tener un sustento documentado.
Administración Estratégica
Existe dentro de la empresa solo el Manual de organización y funciones
que desde su creación no ha sido actualizado, además se está obviando los
demás documentos de gestión que podrían contribuir a un mejor
funcionamiento.
No existe un plan estratégico dentro de la empresa, no cuenta con una
visión y misión, sus objetivos solo las basan en cumplir las metas de ventas
que se les asignan mensualmente, nada más.
Estructura organizacional
La estructura con la que actualmente cuenta le permite desarrollar sus
funciones y que esta delimita sus actividades y funciones, pero no se
cuenta con esta delimitación de forma física que contribuiría al
conocimiento general de todos los miembros de la organización.
Administración de los Recursos Humanos
El contrato del personal requerido es de carácter no público y se hace por
recomendación en torno a los miembros de su religión, además se
evidencio que aún no se había cubierto la plaza de cobranza.
El personal tiene conocimiento de sus funciones, son capacitados sin
excepción, aunque no se toma evaluación alguna para medir el grado de
absorción de los conocimientos alcanzados por parte de los empleados,
también no se cuenta con perfiles profesionales para cada puesto ni
carpetas documentales.
Asignación de autoridad y responsabilidad
Hay inexistencia de un Reglamento Interno de Trabajo (RIT), para poder
desarrollar actividades de control del cumplimiento de esta.
Control interno
El control interno dentro de la empresa PACIFICO HUARAZ S.A.C. tienen
un carácter no periódico.
III.2. Evaluación de Riesgos
Planeamiento de la Administración de Riesgos
Dentro de la empresa PACIFICO HUARAZ S.A.C. no se ha desarrollado un
Plan de actividades de identificación, análisis o valoración, manejo o
respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos.
Identificación de Riesgos
Se han identificado los posibles riesgos para las actividades medulares
como el envío del informe diario y en general en el manejo de la
información y la posible pérdida por contingencias externas, mas no en las
otras actividades que complementan sus actividades de ventas. Por lo tanto
no se realiza adecuadamente la identificación y evaluación de los posibles
riesgos que puedan presentarse.
Valoración de riesgos
Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y cuantificación no
han sido registrados por escrito para el conocimiento del personal que está
en constante contacto en las áreas donde se podría presentar estos
posibles riesgos.
Respuesta al riesgo
El personal no ha sido capacitado para reducir los riesgos en el factor de
acciones contra posibles siniestros por estar en un ambiente donde existen
material inflamable como son los libros y revisas.
No se tiene en cuenta seguros contra incendios, terremotos, etc.
III.3. Actividad Control Gerencial
Procedimiento de Autorización y Aprobación
Se lleva a cabo actividades de control previo promovidos por la gerencia,
aunque no se hace de forma programada con un cronograma.
Existe el incentivo oral al personal para cumplir y trabajar en equipos para
el logro de los objetivos.
Segregación de funciones
Existen 2 personas que están a cargo de las actividades donde existe
probabilidades de riesgo.
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos
Solo están autorizadas 2 personas para ingresar a la información de las
actividades como el inventario y caja existente.
Verificaciones y conciliaciones
Dentro de la empresa se verifica las actividades realizadas por medio de las
hojas de visita de los vendedores diariamente.
No realiza usa el factor sorpresa cuando realiza un arqueo de caja.
Evaluación de desempeño
El único indicador para evaluar el desempeño son los objetivos de ventas
que se plantean dentro de la empresa.
La evaluación del personal es en función a los resultados o metas
establecidos.
Controles para las tecnologías de Información y comunicaciones
La administración tiene a su cargo la elaboración de reportes de actividades
que se realizan, y tienen por política generar un back up para todos estos
reportes realizados.
Las actividades no están debidamente planificadas, ya que no existe un
cronograma y se opta por realizarlo de acuerdo a su criterio.
III.4. Información y Comunicación
Funciones y características de la información
Para el uso de los programas informáticos se capacita a los empleados
para el correcto uso de ellos.
Información y responsabilidad
Los programas informáticos cuentan con sistemas de seguridad que
registren el acceso a la información.
Los ajustes de las cuentas contables y de presupuesto son aprobados por
autorización superior, además cuando existe un error en la elaboración del
informe para su corrección también necesita esta aprobación superior.
Calidad y suficiencia de la información
Existe una comunicación fluida con entre los colaboradores dentro de la
empresa y los clientes.
Archivo institucional
Se genera un archivo de todos los informes enviados electrónica y
físicamente.
Comunicación interna
La comunicación interna se da de forma fluida, sin contar con medios físicos
como políticas y formatos para realizar sus quejas que se susciten.
Comunicación externa
Dentro de la empresa la comunicación externa se presenta mediante los
portales virtuales donde se considera toda la información de esta, para que
sus clientes obtengan la información pertinente para la realización de su
actividad.
Canales de comunicación
Dentro de la empresa el único medio de canal de comunicación existente
son los informes que se envía de forma diaria.
III.5. Supervisión
Actividades de prevención y monitoreo
Pacifico Huaraz SAC. No supervisa constantemente las labores de sus
trabajadores.
No se deja constancia de la esporádica actividad de supervisión.
Seguimiento de resultados
No realizan un monitoreo periódico, por ende son pocos las sugerencias de
mejora que se realizan además no se muestra un seguimiento oportuno.
Compromiso de mejoramiento
No se realiza ningún control de forma periódica, y solo existe
recomendaciones verbales y luego se olvida de ellas.
IV. ANÁLISIS DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
IV.1. Ambiente de Control
Pacifico Huaraz SAC. tiene deficiencia en el manejo de documentos de
gestión que refuerce el que actualmente posee al cual no se ha dado la
debida actualización ya que se ha dado cambios desde el momento de su
creación.
Referente a su estructura no se muestra su delimitación en físico.
No se cuenta con perfiles profesionales para cada puesto ni carpetas
documentales.
Hay inexistencia de un Reglamento Interno de Trabajo (RIT), para poder
desarrollar actividades de control del cumplimiento de esta.
No existe un plan estratégico dentro de la empresa.
IV.2. Evaluación de Riesgos
Dentro de la empresa se muestra un desconocimiento de la importancia de
realizar o participar en actividades de prevención de los riesgos ante las
catástrofes naturales y/o ocasionadas.
IV.3. Actividad Control Gerencial
Pacifico Huaraz SAC. Realiza un informe diario a sus superiores, indicando
los ingresos realizados, por otro lado no cuenta con las actividades
planificadas para el día siguiente conociendo las funciones que desarrollan
cada uno de ellos.
Cuentan con una hoja de reporte deficiente que no permite a la
administración elaborar un reporte de desempeño realista en base a sus
metas de ventas y visitas realizadas a sus clientes.
IV.4. Información y Comunicación
Los canales de comunicación entre la empresa es a través de correos y
llamadas telefónicas.
Se observa que no cuentan con un software realizado para el desarrollo de
sus actividades, tan solo apoyándose en las redes sociales o aplicativas de
office.
IV.5. Supervisión
La Empresa muestra deficiencia en la actividad de supervisión en el trabajo
realizado por sus trabajadores, no existe un cronograma de supervisión,
estas no son planificadas, y si la realizan no se hace un reporte ni se deja
constancia de la misma.
V. ASPECTOS A IMPLEMENTAR
V.1. Ambiente de Control
Establecer una política de documentación simple y práctica en toda la
institución que garanticen sustento y que facilite todas sus actividades.
Solicitar los documentos de gestión para la empresa que coadyuven al
adecuado desempeño de la organización y actualizar las que poseen:
(Manual de Organización y Funciones, Reglamento de Organización y
Funciones, Reglamento Interno de Trabajo, etc.)
Poner en físico aquellos conceptos que solo esta sobreentendido mediante
un documento de fácil entendimiento y utilización para los miembros de la
empresa, para obtener identidad frente a los nuevos elementos que
llegaran a esta institución (Estructura Orgánica, requisitos para contratación
de personal, etc.).
Hacer de conocimiento mediante un modo participativo para todos los
elementos de la organización el plan estratégico con el cual funciona la
empresa central y así darle una dirección institucional a la empresa.
V.2. Evaluación de Riesgos
Realizar una charla de las acciones posibles a tomar al presentarse algún
siniestro natural o humano por parte de un especialista en la materia.
V.3. Actividad Control Gerencial
Elaborar políticas de control sobre el seguimiento de las actividades de los
vendedores y demás trabajadores que actualmente son inexistente dentro
de la empresa, incluyendo en esta una periodicidad mediante un
cronograma de estas actividades.
V.4. Información y Comunicación
Actualización de la base de datos de los clientes con orden de importancia
en institucionales y naturales, también en aquellos clientes del servicio de
diplomado.
V.5. Supervisión
Implementar las boletas de salida que complementara al cuaderno de
entrada y salida del personal y las hojas de visitas a los clientes para una
supervisión más factible.
VI. CONCLUSIONES
La empresa Pacifico Huaraz S.A.C. Después de la evaluación del control
interno muestra ciertas deficiencias en los diferentes componentes
evaluados y dichas deficiencias se reflejan en sus pocos mecanismos de
control establecidos como una actividad recurrente para mejorar el
funcionamiento de las actividades medulares de la institución.
Dentro del componente de ambiente de control la empresa Pacifico Huaraz
S.A.C. refleja deficiencia en el manejo de documentos de gestión que
refuerce el que actualmente posee, estos documentos complementarios ya
existen en la sede central. El documento que ya posee no se ha dado la
debida actualización desde el momento de su creación. Además para los
documentos complementarios no se ha hecho la gestión de solicitud
pertinente para poseerlas dentro de la empresa.
Pacifico Huaraz S.A.C. Tiene conocimiento claro de la ética y valores que
esta empresa requiere de cada uno de ellos, debido a que la mayoría de
elementos que cubren los puestos son miembros que pertenecen a una
religión única, pero esta no se plasma como valores institucionales que
sería mucho más importante.
Con respecto al personal este tiene conocimiento de sus funciones, son
capacitados sin excepción, no se le toma evaluación alguna y no se cuenta
con perfiles profesionales para cada puesto ni carpetas documentales
Dentro del componente de evaluación de riesgos la empresa Pacifico
Huaraz SAC. no da la importancia necesaria de realizar o participar en
actividades de prevención de los riesgos, por ejemplo ante los posibles
accidentes naturales o humanos.
Dentro del componente de control gerencial la empresa Pacifico Huaraz
SAC. cuentan con una hoja de reporte deficiente que no permite a la
administración elaborar un reporte de desempeño realista en base a sus
metas de ventas y visitas realizadas a sus clientes.
Dentro del componente de información y comunicación la empresa Pacifico
Huaraz SAC. Basan la actividad de envío de informes y el registro de sus
operaciones apoyándose en las redes sociales y aplicaciones de office, al
no poseer un software especializado.
Dentro del componente de supervisión la empresa Pacifico Huaraz SAC.
muestra deficiencia en la actividad de supervisión en el trabajo realizado
por sus trabajadores, no existe un cronograma de supervisión, estas no son
planificadas, y si la realizan no se hace un reporte ni se deja constancia de
la misma.
VII. RECOMENDACIONES
Tomar en cuenta como una actividad de mucha importancia al control
interno, para medir adecuadamente el desempeño de la institución en base
a sus objetivos establecidos, mostrando el estado real de esta.
Hacer las gestiones correspondientes para que se les sean proporcionados
los documentos de gestión existentes en la empresa principal, ya que esta
ayudara a la institución tener una dirección en sus actividades haciendo su
adaptación en documentos más simples para su rápida utilización en todas
sus actividades, (MOF, ROF, RIT Y PLAN ESTRATEGICO), además
establecer una política de documentación en toda la institución que
garanticen sustento para todas sus actividades en : (requisitos para el
reclutamiento de personal, un organigrama que delimite a la empresa, un
reglamento interno donde todos sean tomados en cuenta, así mismo poner
en físico aquellos conceptos que solo esta sobreentendido para los
miembros de la empresa.
Realizar algunas charlas de las acciones posibles a tomar en cuenta al
presentarse algún siniestro natural o humano por parte de un especialista
en la materia, por ejemplo en incendios, ya que se trabaja con materiales
inflamables manejo de la información, etc. Donde se haga participe a todos
los integrantes de la empresa.
Establecer políticas de control que contemple el seguimiento de las
actividades de los vendedores y demás trabajadores que actualmente son
inexistente dentro de la empresa, incluyendo en esta una periodicidad
mediante un cronograma de estas actividades.
Implementar las boletas de salida que complementara al cuaderno de
entrada y salida del personal y las hojas de visitas a los clientes para una
supervisión más factible.
Actualización de la base de datos de los clientes con orden de importancia
en institucionales y naturales, también en aquellos clientes del servicio de
diplomado, ya que esta optimiza el manejo de clientes.
VIII. ANEXOS
VIII.1. LISTAS DE VERIFICACIÓN
Lista de verificación: Ambiente de control
ELEMENTOSSI NO N/A
DOCUMENTO DE SOPORTE/COMENTARIOS
Filosofía de la DirecciónLa Dirección muestra interés de apoyar al
establecimiento y mantenimiento del control
interno en la entidad a través de políticas,documentos, reuniones, charlas y otros
medios
xDebido a que no se realiza
un control interno periódico
La Dirección reconoce y promueve los aportes
del personal que mejoran el desarrollo de las
actividades laborales
X Se toma en cuenta los aportes y se comunica al
jefe inmediato
CI 2.1
La Dirección incentiva el desarrollo transparente
de las actividades de la entidad X
Por la ideología cristiana compartida si se
promueve la transparencia
Se toman decisiones frente a desviaciones de
indicadores, variaciones frente a los resultados
contables, dejándose evidencia mediante actas
XSolo si estas son de gran magnitud se realiza algún
tipo de documento.
La Dirección proporciona el apoyo logístico y de
personal para un adecuado desarrollo de las
labores de control
xSolo en el control de las visitas por parte de los vendedores, nada más.
La Dirección demuestra una actitud positiva
para implementar las recomendaciones del CI
XSi se muestra con una
actitud positiva
Integridad y valores éticos
La entidad cuenta con un código de Éticadebidamente aprobado, y difundido
mediantetalleres o reuniones
XAunque es difundido solo
de manera verbal no existe ningún documento.
Se comunican debidamente dentro de laentidad las acciones disciplinarias que se
tomansobre violaciones éticas
XSolo cuando son
demasiadas grave.
La Dirección demuestra un comportamiento
ético, poniendo en práctica los lineamientos de
conducta de la entidad
XComparten una misma
ideología cristiana.
Se sanciona a los responsables de actosilegales de acuerdo con las políticas
definidaspor la Dirección
X
Solo se toma en cuenta el despido y llamada de
atención, ya que no existe una base de sanción por
escrito.Administración Estratégica
La Dirección ha difundido y es de conocimiento
general la visión, misión, metas y objetivos
estratégicos de la entidad
XNo existe un plan
estratégico dentro de la empresa.
La Dirección asegura que todas las Áreas,
Departamentos formulen, implementen yevalúen actividades concordantes con su
planoperativo institucional
XSolo se evalúa el
cumplimiento de las metas de venta
Los planes estratégicos, operativo y decontingencia se elaboran, conservan y
actualizan según procedimiento documentado
XNo poseen planes
estratégicos.
Todas las unidades evalúanperiódicamente su plan operativo con el
fin deconocer los resultados alcanzados y
detectarposibles desvíos
XNo existe un plan
operativo, solo evalúan sus objetivos de venta.
La entidad ha formulado el análisis de lasituación con participación de todas las
gerencias para definir su direccionamiento y desarrollo de los
servicios
XNo se ha hecho ningún
tipo de análisis.
Los resultados de las mediciones efectuadas a
los planes operativos en los últimos dossemestres están dentro de los niveles
esperados
X No hay planes operativos.
Estructura organizacional
La estructura organizacional se ha desarrollado
sobre la base de la misión, objetivos yactividades de la entidad y se ajusta a la
realidad
XNo poseen estructura
organizacional.
El Manual de Organización y Funciones (MOF)
refleja todas las actividades que se realizan en
la entidad y están debidamente delimitadas
X
Si pero algunas cosas no se ajusta, porque utilizan
el mof de la empresa central.
La entidad cuenta con un Reglamento deOrganización y Funciones (ROF)
debidamenteactualizado
XNo cuentan con este
documento.
Todos las personas que laboran en la entidad
ocupan una plaza prevista en el PAP y un cargo
X No cuentan con este documento.
incluido en el de Asignación de Personal (CAP)
La Dirección se asegura de que lostrabajadores conozcan los documentosnormativos (MOF, ROF, CAP y demás
manuales) que regulan las actividades de la
entidad
XSolamente de la que
poseen en la actualidad.
Se han elaborado manuales de procesos con
sus respectivos flujos de información XNo se tienen
conocimiento de esos flujos.
Administración de los Recursos Humanos
La entidad cuenta con mecanismos, políticas y
procedimientos adecuados para la selección,
inducción, formación, capacitación,compensación, bienestar social, y
evaluaciónde personal
XNo hay con ninguna premisa para estas
actividades.
Se cuenta con un programa de inducción al
personal que ingresa relacionados con elpuesto al que ingresa y de los principios
éticos
XNo se cuenta con la
actividad de inducción.
Las unidades orgánicas cuenta con la cantidad
de personal necesaria para el adecuadodesarrollo sus actividades
X
En la actualidad se requiere personal en el área de ventas y cobranza.
La entidad elabora anualmente un plan deformación y capacitación del personal,
con laparticipación de todas las áreas y se da
cumplimiento al mismo
X
Si está programada una capacitación al año que la realiza la central, pero no
se hace evaluación alguna de esta.
La escala remunerativa está en relación con el
cargo, funciones y responsabilidadesasignadas
Competencia profesional
XEsta de acuerdo la escala
remunerativa con la función realizada
Se han identificado las competenciasnecesarias para cada cargo previsto en el
CAPy han sido plasmadas en un documento
normativo (perfil del cargo)
X No existe este documento
El personal que ocupa cada cargo de trabajo
cuenta con las competencias establecidas en el
perfil del cargo
XAl no existir el documento anterior esta no se puede
medir.
El titular, funcionarios y demás servidores son
conocedores de la importancia del desarrollo,
implantación y mantenimiento del controlinterno
XSi tienen este
conocimiento y su importancia.
Asignación de autoridad y responsabilidad
La autoridad y responsabilidad del personal están claramente definidas en
los manuales,reglamentos u otros documentos
normativos
XEl documento que poseen
la explica.
Estos documentos normativos son revisados
periódicamente con el fin de ser actualizados o
mejorados
XNo se ha hecho esta
actividad del documento que poseen.
Todo el personal conoce sus responsabilidades
y actúa de acuerdo con los niveles de autoridad
que le corresponden
XSi se delimita dentro de la
empresa
Órgano de Control Institucional
Los Órgano de Control evalúan los controles
de los procesos vigentes e identificanoportunidades de mejora acorde a su plan
detrabajo
XNo se realiza un control
constante.
Son de comprobada competencia e idoneidad
profesional los miembros que conforman el
equipo de trabajo del CI
XLa persona encargada aun reconoce sus limitaciones
en este concepto.
El CI evalúa periódicamente el sistema decontrol interno de la entidad X
No hay una periocidad para esta actividad.
Lista de verificación: Evaluación de riesgos
ELEMENTOS SI NO N/ADOCUMENTO DE
SOPORTE/COMENTARIOSPlaneamiento de la Administración de RiesgosSe ha desarrollado un Plan de actividades deidentificación, análisis o valoración, manejo orespuesta y monitoreo y documentación de losriesgos
En general no se desarrolla ninguna actividad contra los
riesgos
La Dirección (Directorio, Gerencias y Jefaturas)ha establecido y difundido lineamientos ypolíticas para la administración de riesgos
No existe ninguna difusión dentro de la
organización por parte de la administración
El planeamiento de la administración de riesgoses especifico en algunas áreas, como en laasignación de responsabilidades y monitoreo delos mismos
No se planea en ninguna área
La entidad cuenta y ha puesto en práctica elPlan de Administración de Riesgos
No cuenta con un plan de administración de riesgo
Identificación de Riesgos Se tiene solo conocimientos básicos de
riesgosEstán identificados los riesgos significativos porcada objetivo
En ningún caso están especificados los riesgos
Se han identificado los eventos negativos(riesgos) que pueden afectar el desarrollo delas actividades
En algunos casos se ha identificado los riesgos
pero no se ha hecho nada
Se ha participado en la identificación de losriesgos de las actividades de las diferentesunidades orgánicas o procesos
No se ha participado pero si lo han dado a conocer
los colaboradores
En el desarrollo de sus actividades se hadeterminado y cuantificado la posibilidad de queocurran los riesgos identificados
En ninguna actividad se ha determinado
(probabilidadde ocurrencia)
En la identificación de riesgos se ha tomado enconsideración aspectos internos (de la entidad)y externos (fuera de la entidad)
No ha existido la identificación de riesgo
Valoración de riesgosNo existe
En el desarrollo de sus actividades se hacuantificado el efecto que pueden ocasionar losriesgos identificados (impacto)
Se ha identificado pero no se ha hecho nada
Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia,impacto y cuantificación han sido registradospor escrito
No se han registrado, son solo recordados
Respuesta al riesgo Mínimamente y en casos olvidados
Se han establecido las acciones necesarias(controles) para afrontar los riesgos evaluados
Solo en la exigencias para la constitución de la
empresa
Se han definido lineamientos para efectuarseguimiento periódico a los controlesdesarrollados con respecto a los riesgos
No existe ningún control de los riesgos
Lista de verificación: Actividades de control
ELEMENTOSSI NO N/A
DOCUMENTO DE SOPORTE/COMENTARIOS
Procedimiento de Autorización y Aprobación
Los procedimientos de autorización yaprobación para los procesos, actividades
ytareas están claramente definidos en
manualeso directivas y son realizados para todos
losprocesos y actividades
X Dentro de su mof están establecidos.
Los procedimientos de autorización yaprobación para los procesos, actividades
ytareas han sido adecuadamente
comunicados alos responsables
X Si se les comunica.
Segregación de funciones*Las actividades expuestas a riesgos de
error ofraude han sido asignadas a diferentes
personas o equipos de trabajoX
Existen 2 personas que están a cargo de las
actividades.
Se efectúa rotación periódica del personalasignado en puestos susceptibles a
riesgos defraude
X Se mantiene al personal.
Evaluación Costo-Beneficio*
El costo de los controles establecidos para sus
actividades está de acuerdo a los resultados
esperados (beneficios)
XNo ya que no se hace continuamente.
Se toma en cuenta que el costo de establecer
un control no supere el beneficio que se puede
obtener
XSi toma en cuenta el
beneficio para realizar algún tipo de control.
Controles sobre el acceso a los recursos oarchivos*
Se han establecido políticas y procedimientos
documentados que se siguen para la utilización
y protección de los recursos o archivos
XSi, existen estos tipos de
procedimiento.
El acceso a los recursos o archivos quedaevidenciado en documentos tales como
recibos,actas entre otros
XSí, porque solo por
autorización se accede a esos.
Periódicamente se comparan los recursosasignados con los registros de la entidad
(porejemplo arqueos, inventarios u otros)
XSi se realiza este
contraste.
Se ha identificado los activos expuestos a X Existe una solo una
riesgos como robo o uso no autorizado, y se
han establecido medidas de seguridad para losmismos
persona autorizada para su manipulación.
Los documentos internos que genera y reciben
las unidades están debidamentenumerados y protegidos
XSe maneja criterios de
selección.
Verificaciones y conciliaciones*
Las unidades periódicamente llevan acabo verificaciones sobre la ejecución de
losprocesos, actividades y tareas
XLa administración toma en
cuenta esta revisión.
Periódicamente se comparan los resultados con
los registros de los procesos, actividades y
tareas utilizando para ello distintas fuentes
XSi en la actividad de ventas y sus informes enviados.
Evaluación de desempeño *La entidad cuenta con indicadores para el
desempeño para los procesos, actividades y
tareasX
No toman en cuenta ningún tipo de guía para
el control interno.
La evaluación de desempeño se hace con base
en los planes organizacionales.X
No hacen ningún tipo de evaluación.
Rendición de cuentas
La entidad cuenta con procedimientos ylineamientos internos que se siguen para
larendición de cuentas
XSi solo mediante
informes.
Conoce sus responsabilidades con respecto de
las rendiciones de cuenta XSi se conoce las
responsabilidades para la rendición de cuentas.
Controles para las tecnologías de Información y comunicaciones
Se cuenta con políticas y procedimientosescritos para la administración de los
sistemasde información
XNo se cuenta con ninguna política o procedimiento.
Es restringido el acceso a la sala de computo,
procesamiento de datos, a las redes instaladas,
así como al respaldo de la información (backup)
XEstá a cargo de una sola
persona y esa información genera backup.
Los sistemas de información cuentan concontroles y sistemas que evitan el acceso
noautorizado a la información
XSe cuenta con solo una
persona autorizada y genera su sus controles.
La entidad cuenta con un Plan OperativoInformático X No cuenta con un plan.
El Área de informática cuenta con un Plan de
Contingencias XNo cuenta con un plan de
contingencia.
Se han definido los controles de acceso general
(seguridad Física y Lógica de los equiposcentrales)
XNo, la información no es
de acceso general.
Se han creado perfiles de usuario de acuerdo
con las funciones de los empleados, creación
de usuarios con accesos propios(contraseñas)
y relación de cada usuario con el perfilcorrespondiente
XNo existe este tipo de
mecanismo.
Los programas informáticos (software) de la
entidad cuentan con licencias y autorizaciones
de uso
X No maneja un software.
La entidad cuenta con un adecuado servicio de
soporte técnico para las Tecnologías de la
Información y Comunicación (TIC)
XSi cuenta que se
encuentra en la central.
Se lleva el control de los nuevos productos
ingresados a desarrollo así como de lasmodificaciones de los existentes en
carpetas documentadas.
XNo se lleva este tipo de
control.
La entidad ha definido políticas sobre el cambio
frecuente de contraseñas, sobre su uso ycuando el personal se desvincule de las
X No ha creado esta política.
funciones.
La entidad ha establecido controles para la
adquisición paquetes software XNo se ha adquirido ningún
tipo de software.
Lista de verificación: Información y comunicación
ELEMENTOS SI NO N/ADOCUMENTO DE
SOPORTE/COMENTARIOSFunciones y características de la información
La información Gerencial es seleccionada,analizada, evaluada y sintetizada para la tomade decisiones
Existe deficientemente para la toma de
decisiones
Se han definido niveles para el acceso delpersonal al sistema de información
Se le a comunicado verbalmente a los
colaboradoresInformación y responsabilidad
Los titulares y funcionarios identifican lasnecesidades de información de todos losprocesos y han implementado los controlesnecesarios en las áreas respectivas
No existe una identificación por lo que
no existe un control
Se cuenta con políticas y procedimientos quegarantizan el adecuado suministro deinformación para el cumplimiento de susfunciones y responsabilidades
Todas las comunicaciones son
verbalmente y a través de celulares
Calidad y suficiencia de la información
La información interna y externa que maneja laentidad es útil, oportuna y confiable en eldesarrollo de sus actividades
Como es pequeña la organización casi la
comunicación es directa con la administradora
Se han diseñado, evaluado e implementadomecanismos para asegurar la calidad ysuficiencia de la información
Existe reuniones cada fin de semana
Sistemas de información
La entidad está integrada a un solo En las actividades que
sistema deinformación y se ajusta a las necesidades desus actividades
desarrollan se ajusta a sus actividades
Periódicamente se solicita a los usuariosopinión sobre el sistema de informaciónregistrándose los reclamos e inquietudes parapriorizar las mejoras
Son muy pocas las oportunidades que se registran y se tomen
medidas
Flexibilidad al cambio
Se revisan periódicamente los sistemas deinformación y de ser necesario se rediseñanpara asegurar su adecuado funcionamiento
No existe control para mejorar la comunicación
Archivo institucional
La entidad cuenta con una unidad orgánica quese encarga de administrar la documentación einformación generada por la entidad
La unidad
La administración de los documentos einformación se realiza de acuerdo con laspolíticas y procedimientos establecidos para lapreservación y su conservación (archivoselectrónicos, magnéticos y físicos)
Se lleva a cabo con todos los procedimientos que se
establecen con los documentos
Los ambientes utilizados por el archivoinstitucional cuenta con una ubicación yacondicionamiento apropiado
En el ambiente que tienen cubre con todos los
archivos que manejan
Comunicación interna
La entidad ha elaborado y difundidodocumentos que orienten la comunicacióninterna No se ha elaborado
La administración mantiene actualizado a laDirección respecto al desempeño, desarrollo, riesgos, principales iniciativas y cualquier otroseventos resultantes
no existe nada de eso
La entidad cuenta con mecanismos y Solo los procedimientos
procedimientos para la denuncia de actosindebidos por parte del personal básicos
Comunicación externa
La entidad cuenta con mecanismos yprocedimientos adecuados para informar haciael exterior sobre su gestión institucional
No existe ningún mecanismos
El portal de transparencia de la entidad seencuentra adecuadamente actualizado
La entidad cuenta con mecanismos yprocedimientos para asegurar la adecuadaatención de los requerimientos externos deinformación (Ley de Transparencia y Acceso ala Información Pública)
Cuentan con sus archivos
Canales de comunicación
Se ha implementado alguna política queestandarice una comunicación interna yexterna, considerándose diversos tipos decomunicación: memorando, panelesinformativos, boletines, revistas
Existe política de comunicación pero no se
hacen uso de ellas
Estos canales de comunicación permiten que lainformación fluya de manera clara, ordenada yoportuna
Hasta ahora no se han efectuado
Lista de verificación: Supervisión
ELEMENTOSSI NO N/A DOCUMENTO DE
SOPORTE/COMENTARIOSActividades de prevención y monitoreo
En el desarrollo de sus labores, se realizanacciones de supervisión para conoceroportunamente si éstas se efectúan de acuerdocon lo establecido, quedando evidencia de elloLas unidades orgánicas realizan acciones paraconocer oportunamente si los procesos en los
Raras veces se hacen las acciones de control y las veces que se realizó no
hubo ninguna observación
que interviene se desarrollan de acuerdo conlos procedimientos establecidos (monitoreo)
Seguimiento de resultados
Las deficiencias y los problemas detectados enel monitoreo se registran y comunican conprontitud a los responsables con el fin de quetomen las acciones necesarias para sucorrección
No son registrados las acciones de control que a veces se realizan y no se
toman acciones de solución
Cuando se descubre oportunidades de mejora,se disponen medidas para desarrollarlas
Se toman si están al alcance de su oportunidad
Se realiza el seguimiento a la implementaciónde las mejoras propuestas a las deficienciasdetectadas por el OCI
Si se detectó algún problema se desarrolla alguna mejora en esa
oportunidad y luego se olvida
Compromiso de mejoramiento
La entidad efectúa periódicamenteautoevaluaciones que le permite proponerplanes de mejora que son ejecutadosposteriormente
No se realiza ningún control periódicamente
Se implementan las recomendaciones productode las autoevaluaciones realizadas
Solo existe recomendaciones
verbalesSe implementan las recomendaciones queformulan los Órganos de control , las mismasque constituyen compromisos de mejoramiento
Se implementan es su oportunidad luego se
olvida de ellas
VIII.2. CUESTIONARIOS PARA EVALUAR LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Información del encuestado:
1. Nombres y apellidos : Yina Rojas Callan2. Profesión : Contadora3. Cargo : Administradora4. Resolución o documento de nombramiento o
designación : Contrato
PREGUNTA RESPUESTA
AMBIENTE DE CONTROL Y TRANSPARENCIA1. Filosofía Administrativa y Estilo de Operaciones.
Permite evaluar el estilo de administración y de las operaciones que abarcan un amplio margen de conceptos, actitudes y creencias que dirección el enfoque de la gestión.
1.1¿La administración revela o está dispuesta a revelar información administrativa y financiera detallada a quien lo solicite?...Ley de transparencia.
CI 2.2
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
X
X
1.2¿Existen documentos que norman el acceso a la información administración financiera sin restricción?
1.3¿Las autoridades y los funcionarios son los primeros servidores públicos que obligan a cumplir la normativa?
1.4¿Es política institucional que la institución y su personal cumplan con la normativa interna y externa?
1.5¿Qué acciones se han desarrollado para que el personal administrativo y operativo se interese de sobre manera a cumplir con la normativa, con los regimientos y con la política de la entidad?
1.6¿Los programas, actividades y proyectos son monitoreados constantemente, de tal manera que cualquier problema se corrige de inmediato?
1.7¿Las políticas y lineamientos de gestión de la entidad son conocidos y divulgados de inmediato?
1.8¿Sabe el personal cuales son los lineamientos de política institucional?
1.9¿Conocen sus actividades y metas a cumplir Durante el año? El titular y sus principales funcionarios de la institución se preocupan por la imagen de la entidad.
1.10 ¿Es política institucional NO contar con funcionarios y asesores conocidos públicamente por actos de corrupción?
1.11 ¿Una de las características institucionales es que para ser funcionarios de alto nivel se debe tener conocimiento técnico y experiencia del cargo a desempeñar?
1.12 ¿Existen medios de comunicación y coordinación entre el personal y la alta dirección, de manera tal que puedan ser resueltos los problemas de gestión, cuando no le fue atendida por su superior inmediato?
1.13 ¿El titular y sus funcionarios se preocupan de mantener armonía y buen clima de trabajo entre el personal operativo administrativo y de dirección?
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
1.14 ¿Es política institucional no contar con funcionarios y autoridades que sean parientes entre sí?Referencia: Ley Nro.27806, Ley de Transparencia y Accesos a la Información Público.
2. Integridad y Valores Éticos. Son los criterios dirigidos a fomentar los valores y la conductafuncional y ética de los funcionarios públicos, así como su conocimiento y aplicación en la entidad. Los indicios de falta de integridad o valores éticos
en cualquier actividad ponen en entredicho la fiabilidad de la gestión.2.1¿Se imparten valores y normas de conducta
ética?2.2¿El personal de dirección y los
funcionarios en general conocen y entienden el código de conducta y ética?
2.3¿Existen políticas definidas con respecto a la promoción de valores y código de ética?
2.4¿Conoce algunas otras declaraciones y acciones relacionadas con la conducta y valores éticos?
2.5¿Existen políticas definidas con respecto a la Comisión de Actos Ilegales?
2.6¿Son sancionados ejemplarmente los trabajadores que fueron encontrados responsables de actos ilegales?
2.7¿La administración ha difundido “Ley del código de ética de la función pública” o alguna otra directiva que promueva esta?
2.8¿Se cumple con lo normado en la ley del código de ética?
2.9¿Existe internamente un código de ética?
2.10¿Se cumple este código de ética interno en todos los niveles de la entidad?
SI NO N/A
X
X
X
X
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
X
X
2.11¿Tiene entendido cuales son las prohibiciones éticas del servidor público?
2.12¿Cuentan con el registro institucional de sanciones y son comunicados a los organismos superiores?
Referencia: Ley Nro.27815 Ley del código de ética de la función pública.
3. Documentos de Gestión3.1Cuenta la entidad con documentos
normativos de gestión tales como:
a. ¿Reglamento de organización y funciones ROF Resolución de aprobación?
b. ¿Manual de organización y funciones MOF y Resolución de aprobación?
c. ¿Manuales de procedimientos y Resolución de aprobación?
d. ¿Cuadro de asignación de personal u Resolución de aprobación?
e. ¿Presupuesto anual de personal y resolución de aprobación?
f. ¿Texto único de procedimientos administrativos y Resolución de aprobación?
3.2¿Se encuentran debidamente aprobados por el titular?
3.3¿Han sido actualizados en el último año?
3.4¿Estos documentos incluyen todas las funciones y labores y competencia del área?
3.5¿Les fueron comunicados por escrito estos documentos normativos de gestión?
3.6¿Fueron capacitados e instruidos en el entendimiento de sus artículos o preceptos?
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
3.7¿El cumplimiento de los documentos normativos son monitoreados o supervisados? ¿Con que frecuencia?
4. Estructura Orgánica. Permite evaluar la estructura orgánica y su funcionamiento como apoyo para cumplir los objetivos y metas propuestas.
4.1¿Cuenta la entidad con una estructura organiza aprobada?
4.2¿Fue aprobada por el titular de la entidad o funcionario competente?
4.3¿Sus funciones están debidamente delimitadas?
4.4¿Existe coordinación fluida y necesaria entre las unidades orgánicas y el personal de dichas aéreas? (para ejecutar acciones, evaluar avance de actividades, conciliar, etc.)
4.5¿Considera que la estructura orgánica es adecuada?
4.6¿La estructura orgánica es frondosa/pequeña?
4.7¿Existen indicios de superposición de funciones (duplicado de funciones y actividades)?
4.8¿Ha existido procesos de reorganización, reestructuración, reducción, etc.?
4.9¿conoce usted si existen desacuerdos con la actual estructura orgánica o con los procesos de reorganización?
4.10¿En caso de ser cuestionada la organización, existen procesos de revisión o proyectos de reorganización?
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
X
X
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
4.11¿Considera que el nivel directivo y gerencial es el adecuado?
4.12¿Corresponde a la magnitud de la entidad o es muy frondosa. En relación a los niveles inferiores?
4.13¿Los cuadros del personal jerárquico son pequeños en volumen en relación a los niveles inferiores?
4.14¿Conoce usted si se han creado puestos específicamente para amigos, familiares o partidarios políticos? ¿El nivel de asesores es adecuado? ¿Cumplen una función efectiva?
4.15¿Los asesores tienen una unidad específica?
4.16¿Los asesores reportan solo con el jefe de la unidad que los contrató?
4.17¿El personal de asesores coordina acciones con el personal operativo?
4.18¿El personal de asesores desempeña funciones de gestión?
4.19¿Existen jubilados o pensionistas en cargos directivos o de confianza?
4.20¿Existen cargos de confianza de alto riesgo, ocupados por personal no profesional?
4.21¿Existen cargos de decisión desempeñados por profesionales con contratos de locación de servicios?
5. Autoridad y Responsabilidad. Contempla las facultades establecidas en los documentos de gestión, así como la responsabilidad que asumen los directivos y su actitud productiva respecto a la gestión pública.
5.1¿Sus funciones y labores están contenidas en los manuales o reglamentos (documentos de gestión)?
5.2¿La documentación normativa le fue alcanzada por escrito?
5.3¿Los documentos de gestión señalan el deslinde de responsabilidad?
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
5.4¿Mediante estos documentos se delega autoridad?
5.5¿Estos documentos han sido mejorados en el último año?
5.6¿Existe otra jefatura o área similar que desarrolle las mismas funciones y responsabilidades?
5.7¿Se llevan a cabo actividades que excedan la capacidad operativa?
Lleva a cabo actividades de control tales como:a. ¿Firmar documentos después de haber
verificado la sustentación de los mismos?
b. ¿Firmar cheques aun cuando no le corresponda?
c. ¿Tomar arqueos, conciliaciones, verificaciones y otros?
d. ¿Se desarrollan acciones de supervisión y monitoreo?
6. Administración de los recursos humanos. Evalúa la calificación de la calidad del personal y el nivel de desempeño y las cualidades personales y técnicas así como su capacitación.
6.1¿Existe un procedimiento formal y preestablecido para seleccionar el personal?
6.2¿El personal generalmente ingresa por concurso público?
6.3¿El área cuenta con la cantidad de personal necesaria?
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
X
XX
X
X
X
XXX
X
XX
X
X
X
6.4¿el personal conoce sus funciones y responsabilidades?
6.5¿Existe un programa de capacitación o entrenamiento?
6.6¿Participa todo el personal de los eventos de capacitación?
6.7¿Los eventos de capacitación son copados según el rendimiento del empleado/es por concurso/es un incentivo?
6.8¿Se evalúa al personal cada cierto tiempo?
6.9¿Las evaluaciones del personal son imparciales?
6.10¿Se tiene en cuenta estas evaluaciones para los asensos del personal?
6.11¿Hay o hubo reducción de personal por bajo rendimiento?
6.12¿Está debidamente calificado el personal para desempeñar los cargos que ocupa?
6.13¿Existe una escala remunerativa?6.14¿Se cuenta con línea de carrera?6.15¿Existe un perfil profesional por cada
puesto de trabajo?6.16¿Los asensos o promociones se llevan a
cabo por concurso?6.17¿Es suficiente la capacidad operativa?6.18¿Están cubiertos todos los cargos?6.19¿Se exige a los funcionarios y servidores
la presentación de declaración jurada?6.20¿Cada funcionario y servidor cuenta con
su carpeta documental?6.21¿Es actualizada continuamente su
carpeta documental?
6.22¿Se cuenta con un reglamento interno de personal aprobado?
6.23¿Este reglamento interno de personal considera sanciones para faltas graves?
6.24¿Se ha sancionado alguna vez, administrativamente a aquel personal que incumplió con las normas?
6.25¿La rotación de personal es mínima?
SI NO N/A
X
X
X
X
SI NO N/AXX
X
X
X
X
X
X
X
X
X
7. Sistema de Planeamiento Institucional
7.1¿Cuenta la entidad con un plan estratégico?
7.2¿Cuenta con planes operativos anuales?7.3¿Los planes operativos anuales están en
función del plan estratégico?7.4¿Se cuenta con un presupuesto
participativo?7.5¿Todo el personal participo de manera
directa o indirecta en la formulación de los planes institucionales?
7.6¿Considera que los planes operativos recogen todas las opiniones importantes vertidas por unidades de la institución?
7.7¿El personal de la entidad tiene conocimiento de los objetivos y metas institucionales del presente año?
7.8¿El personal está motivado y comprometido para la obtención de los resultados institucionales?
7.9¿El plan operativo considera indicadores de gestión para su evaluación?
7.10¿Se evalúa el plan operativo anual?7.11¿Los resultados negativos se comunican
al personal para reorientar las acciones hacia su cumplimiento?
8. Evaluación del órgano de control institucional. Considera los principales procedimientos establecidos y desarrollados por el órgano de control institucional para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la entidad y evitar los riesgos inherentes a dichos objetivos.
SI NO N/A
X
X
X
XX
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
XX
X
8.1¿El área de control institucional promueve medidas y recomendaciones que se orientan hacia la buena gestión?
8.2¿Considera en área de control institucional como órgano fiscalizador?
8.3¿Considera en líneas generales que el trabajo del auditor interno colabora con el logro de las metas y objetivos institucionales?
8.4¿Evalúa el control interno cada cierto tiempo?
8.5¿Emite recomendaciones oportunas y aplicables?
8.6¿Las recomendaciones y sugerencias van dirigidas al logro de los objetivos institucionales?
8.7¿Los auditores institucionales son proactivos y positivos en su enfoque?
8.8¿Solicita de vez en cuando en apoyo en control a la oficina de auditoría interna?
8.9¿Le brindaron el apoyo y ayuda que solicitó?
8.10¿Le dijeron que no participa en actividades de gestión?
8.11¿El control gubernamental es positivo para su gestión?
8.12¿El control gubernamental coadyuva a controlar los actos de corrupción?
9. Desarrollo de Actividades de Control Gerencial9.1¿Se lleva a cabo actividades de control
previo promovidos por la gerencia?9.2¿Se lleva a cabo actividades de control
concurrente?9.3¿Estas actividades están debidamente
determinadas en los reglamentos de procedimientos?
9.4¿Supervisa las labores de su personal?9.5¿Deja constancia de esta labor de
supervisión?9.6¿Tiene a cargo la elaboración de reportes
de actividades?
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
XXX
X
SI NO N/A
X
X
X
9.7¿Informa de las actividades de control a sus superiores inmediatos?
9.8¿Utiliza el factor sorpresa cuando realiza un arqueo de caja?
9.9¿Supervisa y/o controla las labores de caja chica adecuadamente?
9.10¿Lleva a cabo selectivamente conciliaciones bancarias?
9.11¿De vez en cuando controla en ingreso del personal de manera selectiva?
9.12¿Sabe cuándo sale de vacaciones el personal que labora con usted?
9.13¿Emite felicitaciones a su equipo cuando se logran los resultados?
9.14¿Sus actividades están debidamente planificadas?
9.15¿Todas las actividades o proyectos están debidamente planificados y presupuestados?
9.16¿La evaluación del personal es en función a los resultados?
9.17¿Sabe que labores desempeña cada uno de los empleados que trabaja con usted?
9.18¿Trabaja en equipo?9.19¿Pregona con el ejemplo?9.20¿Muestra cómo debe trabajarse y da el
ejemplo?9.21¿Incentiva al personal a cumplir con las
normas y los planes institucionales?10.Sistema de información, registro y
comunicación. Permite evaluar la producción de información relacionados con las actividades, operaciones y transacciones efectuadas, así como la comunicación oportuna.10.1 ¿Las labores de registro e información
de la entidad están informatizadas totalmente?
10.2 ¿El sistema informatizado es propio de la institución?
10.3 ¿La institución cuenta con sus programas fuentes?
10.4 ¿Todas las unidades utilizan el mismo lenguaje o plataforma?
10.5 ¿El sistema informatizado fue elaborado por el personal de la entidad?
10.6 ¿El sistema informatizado brinda buen soporte que no casusa ningún problema?
10.7 ¿si fue elaborado por terceras personas, el diseño se elaboró en la propia entidad?
10.8 ¿Le permitieron a su unidad o área opinar sobre el software que estaban por implantar?
10.9 ¿Todos los reportes o listados que emite son de utilidad?
10.10¿Los programas informatices cuentan con sistemas de seguridad que registren el acceso a la información a los no autorizados?
10.11¿Cuentan los sistemas con copias de seguridad?
10.12¿Los ajustes de las cuentas contables y de presupuesto deben contar con autorización superior?
10.13¿Puede ser modificada la base de datos fácilmente?
10.14¿El jefe de la unidad de informática es un personal idóneo para el cargo?
10.15¿La unidad de informática capacita a todo el personal en el correcto uso de los equipos y de los sistemas en uso?
11.Determinación de los riesgos y seguridad. Permite calificar las acciones desarrolladas respecto a la seguridad y su relación con los riesgos (evitar dichos riesgos), situaciones de riesgos que son inherentes a la actividad evaluada.
11.1 ¿Es su área segura o de alto riesgo?11.2 ¿Si es de alto riesgo lo saben los
superiores y la oficina de control interno?11.3 ¿Hay actividades destinadas a reducir los
altos riesgos de su área?11.4 ¿El personal ha sido capacitado para
reducir los riesgos?
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
SI NO N/A
X
X
X
X
11.5 ¿La seguridad en su área es óptima o pésima?11.6 ¿El área de logística o seguridad trabaja
conjuntamente con ustedes para reducir los riesgos?
11.7 ¿Hay evaluación cada cierto tiempo para reducir el riesgo?
11.8 ¿Se cuenta con seguros a favor del personal debidamente activado o vigente?
11.9 ¿Se efectúa simulacros de vez en cuando/
11.10¿Existen seguros contra incendio, terremoto, catástrofes, etc.?
12.Comunicación Interna y Externa12.1 ¿Existe comunicación fluida entre
usted, sus funcionarios y personal en general y viceversa?
12.2 ¿Se llevan a cabo comités de gerencia o reuniones de trabajo?
12.3 ¿Se reúnen frecuentemente?12.4 ¿Se reúnen de vez en cuando?12.5 ¿Queda constancia de las reuniones?12.6 ¿Recibe reportes o informes
relacionados con el estado situacional, resultados y/o problemática de las áreas?
12.7 ¿Es política o costumbre de la entidad que se emitan estos reportes?
12.8 ¿Esta política o costumbre está establecida en un documento normativo?
12.9 ¿Existen comités de gestión, comités de control de calidad?
13.Política de comunicación de problemas institucionales.
13.1 ¿Conoce la existencia de problemas materiales que existan en su área?
13.2 ¿Fueron comunicados estos problemas a la instancia superior?
13.3 ¿Se han formado los correctivos necesarios?
SI NO N/AX
X
X
X
X
X
SI NO N/A
X
X
XXX
X
X
X
X
SI NO N/A
X
X
X
X
X
X
13.4 ¿Conoce las acusas de los problemas de la unidad donde usted trabaja?
13.5 ¿se ha solicitado alguna vez su opinión para solucionar los problemas de su área?
13.6 ¿Siempre deja constancia de la comunicación de los problemas detectados?
