ARCHIVOS DIGITALES

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ARCHIVOS DIGITALES

YERIS PATRICIA GONZALEZ BARRaZAJORGE LUIS ALVAREZ HERNANDEZ

LUDYS NAVARRO REYES

Presentado a:YILBERTH ANDRES MRTINEZ CASTILLO

Tutor

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE HUMANIDADES Y BELLAS

ARTESCIENCIA DE LA INFORMACION Y LA

DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

BARRANCABERMEJAFEBRERO 18 DE 2014

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CONTENIDO

Introducción 4

Objetivo general 5

Objetivo especifico 5

1. Definición de Archivo 6

2. Definición de Biblioteca 7

3. Diferencia entre archivo y biblioteca 10

4. MUTABILIDAD E IDENTIDAD EN LOS DOCUMENTOS DIGITALES 12

5. formatos para documentos digitales 15

6. porque conservar la información digital 17

7. Conclusiones 19

8. Bibliografías 20

Introducción 3

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un

país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión,

funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que

tienen para: Para la Administración: Todo gobierno, dependencia, entidad o

empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o

recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones,

realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de

orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos.

OBJETIVO GENERAL

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Comprender los aspectos relacionados con los Archivos

digitales que permitan generar procesos de

Eficacia y eficiencia su desempeño laboral y persona

OBJETIVO ESPECIFICO

I. Conocer el concepto de un archivo digital.

2. Saber la diferencia entre un archivo y una biblioteca

3. Identificar la importancia de la información digital.

DESARROLLO DEL TEMA1. DEFINICIÓN ARCHIVO

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La palabra Archivo proviene del latín Archivan, y éste del griego Archeión que significa principio, origen.

Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres significados:

a) Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

b) Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.

c) Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

Entre las definiciones más completas del término “archivo”, según la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera (Archivística general : teoría y práctica, 1989) se encuentra la siguiente:

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

ARCHIVO PÚBLICO

El Archivo General de la Nación define como Archivo Público al Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

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ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO

Por su parte El Archivo general de la Nación define como Archivo Privado a aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

ARCHIVO TOTAL

En el caso del Archivo Total, El Archivo General de la Nación nos informa que este concepto hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

2. DEFINICION DE BIBLIOTECA

Se denomina biblioteca (término de origen griego) al lugar físico destinado al almacenamiento de una gran cantidad de libros, de diversas temáticas, destinado al uso público o privado. Dicho lugar es un espacio cultural, en donde se promueve el conocimiento y el estudio, como herramientas valiosas. Las bibliotecas suelen contener una gran cantidad de libros de distinta extensión, y referido a distintas edades (por ej.: libros infantiles), clasificados generalmente por temas (ej.: ciencias sociales, ciencias naturales, poesía, narrativa, etc.)

Las bibliotecas ya existían hace mucho tiempo atrás en la historia de la humanidad; las primeras bibliotecas fueron las de Grecia, donde se destacaron principalmente las halladas en Alejandría.

FUNCIONES

Las funciones principales de la Biblioteca son: La Colección, la Organización y la Difusión.

COLECCIÓN

El pilar básico de toda biblioteca radica en su colección. Esta debe ser organizada y difundida convenientemente.

Entendemos por colección los fondos bibliográficos o documentales del centro de documentación o biblioteca (libros, publicaciones periódicas, folletos, manuscritos, música impresa…) La colección no puede ser estática, ya que debe responder en todo momento a las necesidades de los usuarios, para lo cual se necesita mantener comunicación continúa con estos.

La colección debe estar compuesta de todo tipo de documentos: impresos y electrónicos.

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Además del libro, pueden formar la colección otros documentos como folletos, hojas sueltas, publicaciones seriadas, manuscritos, documentos cartográficos, música impresa o reproducida.

Para formar la colección se siguen los siguientes pasos:

Selección del fondo bibliográfico según las necesidades informativas del usuarioAdquisición: compra, donativos, canje, Depósito legal.

ORGANIZACIÓN

Es la función de la biblioteca que tiene por finalidad que el conocimiento se haga accesible a las demandas individuales de los usuarios.

Se basa en unas técnicas basadas en conocimientos teórico-científicos que se han ido adaptando a los distintos soportes (como resultado de la automatización).

Cuando el documento es adquirido, antes de formar parte de la colección, recibe tratamiento técnico en el que las operaciones más importantes son: clasificación y catalogación, que permiten la formación de los catálogos en las bibliotecas.

La descripción bibliográfica o catalogación se ha normalizado internacionalmente mediante las ISBD (Internacional Standard Bibliographical Description).

Para la clasificación de los fondos bibliográficos existen varios sistemas como:

Clasification Decimal DeweyLibrary of CongresoBC of BlissCDU

DIFUSIÓN

Es la principal tarea y objetivo de la biblioteca, que el conocimiento se haga accesible. Los servicios que ofrece la biblioteca son: lectura de sala, servicio de préstamo, servicio de información y referencia, extensión bibliotecaria y cultural, etc.

Para la difusión de la información se organizan las siguientes tareas:

Informar de las características de la colección, secciones de la biblioteca, horarios, cómo satisfacer la necesidad de información del usuario…

Ayudar a los usuarios a utilizar los recursos informativos.

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La biblioteca existe para lograr determinados objetivos, que se logran sometiendo sus elementos a organización. Además se relaciona con su entorno, retroalimentándose.

TIPOS

Según la Clasificación de la UNESCO, las Bibliotecas pueden ser - BIBLIOTECAS NACIONALES. - BIBLIOTECAS DE INSTITUCIONES DE ENSEÑANZA SUPERIOR (universitaria o no universitaria)

- BIBLIOTECAS IMPORTANTES NO ESPECIALIZADAS, sobre todo las que ejercen como cabecera, a modo de nacionales, en un área geográfica determinada (por ejemplo, las bibliotecas centrales de las CCAA). - BIBLIOTECAS ESCOLARES, emplazadas en centros docentes de nivel inferior al universitario, para despertar en los alumnos la afición por la lectura y enseñarles el manejo de los materiales bibliográficos. - BIBLIOTECAS PÚBLICAS O POPULARES. - BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS.

Según la clasificación de la IFLA (Federación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias)

- BIBLIOTECAS GENERALES DE INVESTIGACIÓN (fondos generales y de carácter científico), que engloban las bibliotecas nacionales, parlamentarias, universitarias y otras de investigación general. - BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS (fondos especializados en un tema o materia), donde se encuadran las de administración, arte, biología, medicina, ciencia y tecnología, ciencias sociales y geografía. - BIBLIOTECAS AL SERVICIO DEL PÚBLICO EN GENERAL, con las siguientes secciones: infantiles, escolares, para ciegos, para minorías étnicas, para minusválidos, públicas y metropolitanas.

3. DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA

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LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Un documento digital es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos, videos.

Un documento digital tiene información codificada en bits y para leer, visualizar o grabar la información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los datos de entrada son convertidos en dígitos (0,1) inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos.

CARACTERISTICAS FUNCIONALES

Los documentos digitales tienen características que los diferencian de los documentos tradicionales. Por ejemplo, los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos. Esta es una característica relacionada con la forma en que funciona el documento. A un documento digital puede cambiársele el contenido de una línea, de un párrafo o una página, sin que por ello haya que cambiar el documento entero. Esta es una característica relacionada con la “identidad” del documento; con la condición de documento único, de “testigo” científico o académico que corresponde a un documento tradicional, cuando se utiliza como apoyo para la discusión, demostración o ilustración de una tesis, hipótesis o teoría.

Carácter Interactivo

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El documento digital permite que el usuario pregunte por el contenido, ingrese comentarios modifique o agregue contenidos, el documento digital puede además, reaccionar ante exigencias del lector puede por ejemplo, cambiar aspecto del formato a petición de quien consulta presentar parte de la información que contienen como respuestas a preguntas, o hacer determinados programas.

Carácter Multimediátiico: Los documentos digitales permiten integrar en un solo ambiente información registrada en forma de texto, imágenes fijas o en movimiento y de sonido.

Carácter Hipertextual:Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: Un libro se lee desde la primera página hasta la última, en un documento electrónico, es posible establecer relaciones entre una palabra o una frase que aparezco en un lugar- párrafo, pagina o sección en otro lugar del documento.

Documento e información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se puede acceder electrónicamente, en él es decir; con tal que se encuentre en el mismo disco o computadora.

Carácter OmniaccesibleCon los documentos digitales esta limitación es superada, la posibilidad de establecer hiperrelaciones entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar.

4. MUTABILIDAD E IDENTIDAD EN LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Carácter “mutable” de los documentos digitales

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El documento digital se produce en el mismo medio en que se publica: un medio electrónico. Esto facilita enormemente efectuar cambios en él. No es necesario reproducirlo por entero una vez que se le hayan efectuado cambios al documento, como es el caso en un documento impreso o audiovisual tradicional.

Como consecuencia de lo anterior, los documentos electrónicos, especialmente los que se construyen para ser publicados y consultados en línea, son cambiados a menudo; tienen, en consecuencia, una gran mutabilidad.

Esta característica es muy ventajosa para producir y corregir documentos en, por ejemplo, un procesador de palabras pero, para documentos que se ofrecen a través de Internet, es un obstáculo: el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana ya no es el mismo; a lo mejor mañana ya no contiene la misma información. El documento que consultamos hoy en línea, a lo mejor mañana ya, por definición (ver definición general) ya es otro documento.

“Volatilidad” de los documentos digitales

Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación.

La relativamente corta vida de algunos "sitios web", o por el contrario, la muy dinámica vida de otros, puede traer como con secuencia que el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana ya no esté ahí; a lo mejor a partir de mañana deja de ser accesible o sencillamente deja de existir. Los documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados para hacerlos permanentemente recuperables, pueden tener una vida muy corta y contingente; una vida "volátil".

Esta característica es especialmente importante a la hora de utilizar documentos electrónicos accesibles en línea, como apoyo documental en artículos u otro tipo de trabajo académico o científico. Al citarlos es necesario dejar claro en qué fecha se consultó; incluso, a qué hora se consultó.

Tipos de documentos digitales

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Los documentos electrónicos pueden tener un origen diverso: pueden ser originalmente impresos o audiovisuales no digitales, o pueden haber sido creados directamente en medio electrónico.

Por otra parte, la condición electrónica del documento en cuestión, genera características relacionadas con el espacio que ocupa y con la versatilidad en las formas mediáticas que el documento puede contener. De acuerdo a estas características de origen y de uso previsto para el documento electrónico, se distinguen aquí los tres tipos que se describen a continuación: digitalizados, digitales para imprimir y multimediáticos.

Impresos Digitalizados: un documento digital puede ser el resultado de haber procesado con un "scanner" un documento originalmente impreso. El resultado, en primer lugar es una imagen (fotografía digital) del documento impreso. Tal imagen sirve para guardar en m edio electrónico el documento o para volverlo a imprimir tal cual era originalmente. Pero en tanto imagen, no tiene las capacidades de hipertexto de un documento "textual" digital; como imagen, además, ocupa mucho espacio, lo que hace ineficiente la digitalización, sobre todo, si el documento tiene varias páginas.

Para obtener, de un documento impreso, un documento digital con todas sus características es necesario, una vez procesado con el "scanner", volverlo a procesar con un programa que transforme el código que presenta en forma de imagen las letras y las palabras, en código que represente, electrónicamente, letras y palabras. Los programas que cumplen esta función son llamados de “Reconocimiento Optico de Caracteres” u OCR, por las siglas que identifican en inglés al tipo de programa.

El resultado será, finalmente, una copia digital del documento impreso, no como imagen sino como documento textual con todas las posibilidades que su condición digital le otorga.

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Digitales para Imprimir: Un documento digital puede ser elaborado directamente en medio electrónico, con programas del tipo "procesador de palabras", como "Word" de Microsoft, pero con el objetivo de imprimirlo luego.

De hecho, un documento elaborado con un programa del tipo "procesador de palabras" tiene las características de un documento digital y podría también ser consultado en línea. Sin embargo, históricamente, estos programas fueron concebidos para substituir a las máquinas de escribir y a las máquinas tipográficas tradicionales; fueron concebidos para facilitar la producción de documentos impresos.

En la actualidad se utiliza este tipo de documento electrónico para guardar en medio electrónico y para distribuir información que finalmente se imprimirá, utilizando las capacidades de comunicación global que ofrece Internet.

 Digitales Multimediáticos: Además de documentos digitales creados a partir de documentos impresos y de documentos digitales creados para ser impresos, existen documentos concebidos desde el principio para ser consultados en una computadora, que aprovechan plenamente las características que les otorga su condición electrónica, especialmente las de "hipertexto" y "multimedia" para dar forma a una nueva manera de comunicarse.

Los documentos digitales propiamente dichos son elaborados con programas especialmente concebidos, tales como "Power Point", del paquete "Office" de "Microsoft", “Director” o “Flash”, de “Macromedia”. Especialmente importantes son los documentos electrónicos creados utilizando un lenguaje que permite crear directamente vínculos de hipertexto, llamado HTML por las siglas de su nombre en inglés. Los documentos creados con HTML son mejor conocidos como "Páginas Web", gracias a los cuales existe hoy la W.W.W.

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5. FORMATOS PARA DOCUMENTOS DIGITALES

En términos generales, en el ámbito de la Bibliotecología tradicional, se habla de documento para referirse a cualquier unidad significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior recuperación. Pueden ser documentos impresos, audiovisuales o digitales. Los documentos digitales se registran en un soporte electrónico; un documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la información, sino directamente de la manera particular como que se registra.

Los formatos son distintos según el tipo de información de que se trate. Hay formatos para texto, para imágenes fijas, para imágenes en movimiento y para sonido. Los instrumentos por medio de los cuales se crean documentos electrónicos o por medio de los cuales se digitalizan documentos tradicionales, al guardar la información utilizan un formato para hacerlo y crean un “archivo” al cual se le asigna un nombre que lo identifique y el cual lleva una “extensión” que identifica a su vez el formato en el que se guardó.

TIPOS DE FORMATOS:

Formatos de archivos sonido o audio:

● WAV Audio CD: sin compresión ni pérdida de calidad.● MP3: Es un formato desarrollado por el Moving Picture Experts Group (MPEG) de compresión de audio digital patentado que usa un algoritmo con pérdida para conseguir un menor tamaño de archivo. Formato de audio común usado para música tanto en ordenadores como en reproductores de audio portátil. ● WMA (Windows Media Audio): Formato de Windows, propietario, relación entre niveles de compresión y calidad resultante.● OGG: Formato comprimido libre, con menor pérdida. ● AMR: Utilizado por varios móviles ● MIDI: Sonidos sintetizados

Formatos de archivos video:

● AVI (Audio Video Interleave): Video estándar, generalmente con DivX. ● MPG: DVD y vídeo estándar.● WMV (Windows Media Video) ● VOB DVD ● 3GP: Vídeo de móviles ● ASF: Formato para Streaming (transmisión a punto) ● DV: optima calidad ● MOV Mac: se reproducen con QuickTime.

Formatos de archivos imagen:

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● JPG, JPEG (Joint Photographic Experts Group): Estándar comprimido y pérdida de calidad, ideal para fotografías. Semipúblico.● GIF (Graphic Interchange Format): Hasta 256 colores, pueden animarse, sin compresión ni pérdida. Propietario, ● PNG (web Portable Network Graphics): 16 millones de colores, compresión sin pérdida, público.● BMP: 256 colores, Genera archivos muy pesados.● ICO: Iconos pequeños ● TIFF (Tagged Image File Format): Formato gráfico por trama. sin compresión ni pérdida, semipúblico ● CDR Corel Draw ● DWG DXF: formatos de AutoCAD, propietarios. Permiten el intercambio. ● PCD Kodak ● PSD Adobe Photoshop ● SWF Flash, imágenes animadas. ● SVG (Scalable Vector Graphics) : formato de dibujo vectorial basado en XML, libre. Recomendación de W3C. ● KML (Keyhole Markup Language): mapas dimensionales, usados para representación geográfica. Basado en XML. Introducido por Google Earth.

Formatos de archivos textos:

● TXT (Plain text): Son aquellos que están compuestos únicamente por texto sin formato, sólo caracteres. Estos caracteres se pueden codificar de distintos modos dependiendo de la lengua usada. Se les conoce también como archivos de texto llano, o texto simple, por carecer de información destinada a generar formatos (negritas, subrayado, cursivas, tamaño, etc.) y tipos de letra (por ejemplo, Arial, Times, Courier, etc.). ● DOC: formato de Microsoft Word, binario, cerrado y propietario.● DOCX Office Open XML. Basado en XML, de la norma ISO/IEC 29500:2008, aunque no cumple la norma. De difícil e incompleta implementación. Introducido en Microsoft Word 2007.● ODT OpenOffice ● PDF (Portable Document Format): formato propietario de la empresa Adobe Systems, es la norma ISO 32000-1:2008. Para la publicación de documentos con formato de impresión tanto en aplicaciones de escritorio como en aplicaciones de Internet. Existen una gran cantidad de aplicaciones y usos que se le dan a los archivos PDF, desde la publicación de Libros Electrónicos (e-Books● HTML (HyperText Markup Language): formato estándar de las páginas web, Es usado para describir la estructura y el contenido en forma de texto, así como para complementar el texto con objetos tales como imágenes.● RTF (Rich Text Format): Formato de Microsoft multiplataforma, formato de intercambio, texto plano con un nivel básico de presentación. ● WPD Corel WordPerfect 11

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6. PORQUE CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

El almacenamiento digital facilita el acceso a los datos que maneja una organización y el riesgo de pérdida de éstos. Un sistema de almacenamiento de archivos digitales supone un ahorro de espacio físico.

La tecnología de almacenamiento digital ha mejorado notoriamente. El desarrollo de los procesos de almacenamiento que consideran archivos digitales, que incluyen el almacenamiento digital considera además el procesamiento, búsqueda y recuperación de datos en los archivos digitales.

Las tecnologías digitales son utilizadas en los procesos de almacenamiento, ordenación, descripción y clasificación de la información documental y datos en archivos digitales, de igual manera destacamos las ventajas del uso de estas tecnologías para el almacenamiento digital, recuperación y difusión de la información documental en forma de archivos digitales.

Las principales ventajas del almacenamiento digital son su capacidad de almacenar datos, gestionar y distribuir gran cantidad de información de distinta naturaleza en archivos digitales.

Los procesos de almacenamiento digitales ayudan a reducir los costos operativos. El almacenamiento digital de archivos digitales se utiliza para guardar datos, procesarlos y usarlos como programas o información de cualquier tipo. Entre los procesos de almacenamiento destaca el:

Almacenamiento digital: disminuye el riesgo de la pérdida de información y datos ocasionada por incendios, robos, inundaciones.

Almacenamiento digital: Conserva los documentos intactos a lo largo del transcurso del tiempo. Los documentos no se deterioran ya que se encuentran como archivos digitales

Almacenamiento digital: Permite un acceso inmediato a los documentos según distintos criterios de búsqueda. Por ejemplo, por año, por tipo de documento, por cliente, etc.

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Almacenamiento digital: Permite el acceso desde cualquier lugar a través de Internet

Almacenamiento digital: Permite establecer criterios de acceso de forma flexible y fácil

Almacenamiento digital: Permite el acceso simultáneo de varios usuarios al mismo archivo digital

Almacenamiento digital: Permite duplicar y enviar los documentos a través de medios digitales (sin sacarlo de su ubicación)

La gestión documental que considera la digitalización de documentos es un sistema electrónico de administración de los archivos digitales.

CONCLUSIONES

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Este trabajo nos permite conocer más de las diferentes tecnologías de

almacenamiento digital que día a día evoluciona notoriamente y utilizar

el almacenamiento digital de la información, procesamiento, búsqueda

y recuperación de la misma en los archivos digitales.

BIOGRAFIAS

http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264

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http://sobreconceptos.com/biblioteca#ixzz2tQ2xVIV9

https://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&ved=0CDAQFjAB&url=http%3A%2F%2Fwww.diegosalvador.com%2FTEMARIOS%2520BUENOS%2FTEMARIO%2520BIBLIOTECONOMIA.doc&ei=M8L_UtT9GOjSsATk5YGgBw&usg=AFQjCNHku_DH7YQZEuHS_vgR_RJONAjWuw&sig2=rOzKzTCfxE7Jgd7Gwo8Icw

http://image.slidesharecdn.com/diferenciasentrearchivobibliotecamuseoy-090423132031-phpapp02/95/slide-5-728.jpg?cb=1240510883

http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html

Documentos digitales. URL http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html

Informática básica, soportes de almacenamiento y formatos digitales.slideshare. URL http://www.slideshare.net/guadalinfodeolivares/soportes-y-formatos-digitales

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