TEORÍA ARCHIVÍSTICA

CARMEN LILYA ÁLVAREZ MERIÑO

DILSA HELENA LAITON GALEANO

ELSA OJEDA HERRERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

CIDBA - A.V.A.

ARMENIA –COLOMBIA

2012

TEORIA ARCHIVÍSTICA

CARMEN LILYA ÁLVAREZ MERIÑO

DILSA HELENA LAITON GALEANO

ELSA OJEDA HERRERA

GRUPO 5

DOCENTE:

MARÍA NANCY URIBE CUELLAR

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

CIDBA - A.V.A.

ARMENIA –COLOMBIA

2012

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

1. Realice una visita a un archivo

A. Identifique:

1. A qué clase de archivo pertenece

2. Clasificación documental

3. Tipología documental

4. Tipos de Instrumentos de descripción

5. Servicios que ofrece

B. Describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado y la Unidad elegida. 1. Cuadro comparativo entre las siguientes unidad de información:

biblioteca Universitaria y Archivo de Gestión.

2. Consulta en el código penal y código de comercio

2.1 Concepto de documento, según el Código Penal. 2.2 Artículos que tienen que ver con documentos 2.3 Breve explicación del papel que juega el archivista dentro de

estas normas.

ANEXOS

CONCLUSIÓN

BIBLIOGRAFÍA Y CIBERGRAFIA

INTRODUCCIÓN

La finalidad del presente trabajo es afianzar los conocimientos adquiridos

hasta el momento en materia archivística y bibliotecaria, mediante una

actividad teórico-práctica y logran identificar de una manera sencilla a que

clase de archivo pertenece, el archivo visitado, su tipología, clasificación,

tipos de instrumentos de descripción documental y servicios que ofrecen.

Al comparar el archivo visitado y la biblioteca escogida nos permite descubrir

las similitudes o diferencias que hay entre ellas. También mediante la

consulta del código penal y del comercio se logra definir que es documento

para cada una de ellas e identificar cual es nuestro papel como futuros

archivistas dentro de la aplicación de estas normas.

OBJETIVOS

Entender y poner en práctica los conocimientos adquiridos, aplicándolos a la

dinámica de un archivo específico, realizando ejercicios prácticos de

definición, clasificación y comparación que nos lleven a utilizar dichos

conocimientos de manera apropiada.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Investigar sobre el archivo, documentos de archivo, fases de los

archivos y etapas del ciclo vital del documento.

indagar sobre principios de la archivística y agrupaciones

documentales.

Realizar una comparacion entre archivo y biblioteca.

Definir que es documento de acuerdo a los códigos penal y del

comercio.

Realizar las actividades propuestas.

1. Realice una visita a un archivo

Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones -grupo de gestión humana.

A. Identifique: 1. A qué clase de archivo pertenece

El archivo de gestión visitado pertenece a:

según los archivo territoriales - el archivo visitado está clasificado en archivo de orden nacional

según la organización del estado estaría clasificado como archivo de la rama ejecutiva.

Por la ubicación en un sistema de archivo - estaría clasificado en archivo activo, archivo de gestión, archivo de oficina

Por su vigencia o uso - está clasificado como archivo activo.

2. Clasificación documental:

Fondo: MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES.

Dependencia o sección: Grupo de Gestión Humana

Serie: Historias laborales

Subserie: Historias laborales de funcionarios de carrera administrativa.

Subserie: Historias laborales de funcionarios de libre nombramiento y remoción.

3. Tipología documental:

Lista de chequeo de requisitos

Hojas de Vida de la función pública

Resolución de nombramiento

Oficio de comunicación de nombramiento

Oficio de aceptación de nombramiento

Acta de posesión

Formulario único de Declaración juramentada de bienes y rentas

Fotocopia cédula de ciudadanía

Certificados o diplomas de estudios

Certificados de experiencia laboral

Fotocopia certificado judicial

Fotocopia libreta militar

Fotocopia de licencia de conducción (para conductores)

Certificados de antecedentes disciplinarios

Certificado de responsabilidad fiscal de Contraloría

Declaración juramentada de embargo de alimentos

Examen médico de ingreso

Documentos de afiliaciones a seguridad social

Certificación bancaria

Oficio asignación de funciones

Embargos

Certificados de capacitación y actualización

Oficio de Traslados

Solicitud de vacaciones

Resolución de vacaciones

Resolución interrupción de vacaciones

Resolución aplazamiento de vacaciones

Solicitud de licencias

Resolución de licencias no remuneradas

Carta renuncia de licencia no remunerada

Incapacidades médicas

Informe de accidente de trabajo

Valoración de puestos de trabajo

Solicitud RTS - Relación tiempo de servicio

Solicitud de compensatorios

Autorizaciones de permiso

Fallo de proceso disciplinario

Fallo de proceso judiciales

Llamados de atención

Liquidación de cesantías

Certificado expedición bono pensional

Carta de renuncia

Resolución de aceptación de la renuncia

Evaluaciones de desempeño

Investigaciones disciplinarias

Carta de supresión de cargo

Encargos

Resolución de liquidación de prestaciones sociales

Resolución de indemnización

Resolución de comisión de servicios

Paz y Salvo

Solicitud de crédito Fondo Nacional del Ahorro

Extracto de cotizaciones fondo de pensiones

Solicitud de permiso

Permisos superiores a 3 días

4. Tipos de Instrumentos de descripción documental:

FUID: Formato Único de Inventario Documental

Zafiro: software de digitalización y administración de los expedientes.

5. Servicios que ofrece:

Servicio de consulta: préstamo físico y digital a funcionarios internos

y usuario directo

Servicio referencia: a través de software (nombre_cedula_cargo)

Servicio de vencimiento: trámites de tutela- certificaciones -

Servicio reprografía: digitalización - fotocopiado (según los permisos del usuario)

B. Describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado y la Unidad elegida.

1. Cuadro comparativo entre las siguientes unidad de información: biblioteca Universitaria y Archivo de Gestión.

DIFERENCIAS BIBLIOTECA

UNIVERSITARIA ARCHIVO DE GESTIÓN

(VISITADO)

Objetivos, naturaleza y

funciones

Facilitar a la comunidad universitaria el acceso a la

información científica, técnica y profesional.

La constituyen los fondos bibliográficos, documentales y

audiovisuales, mediante donaciones e intercambios.

constitución y administración de

archivos del área de gestión documental ,la constituyen historias

laborales y otras tipologías producidas por

la oficina

Servicios

Lectura en sala de material bibliográfico, préstamo

interbibliotecario, servicio en línea las 24 horas, servicio bibliotecario en Internet, de referencia; difusión

de los servicios; publicaciones periódicas: revistas, catálogos, índices, alertas; dinamización.

Préstamo físico y digital únicamente a los

funcionarios de la entidad o al usuario involucrado.

Usuarios Externos, mediante contratos y

carnet

Internos - organismos de control y usuarios

directos.

Organización

Colecciones Colección General, Colección de

Reserva, colección de Referencia, Colección de videos,

Colección de Hemeroteca, Colección de Fondos Especiales

circular 04 - 012 AGN

Sistema de clasificación

Colecciones por áreas del conocimiento en secciones

separadas; catálogos de monografías,

Fondo, secciones, subsecciones, series, subseries, unidades

documentales

Procesos técnicos

Seleccionar y adquirir material bibliográfico; catalogación

Recepción y producción de documentos de

acuerdo a las funciones de la organización. constituyendo un

expediente, alimentado a medida que se produzcan

nuevos documentos o recepcionen.

Almacenamiento Estantes Carpetas, cajas,

2. Consulta en el código penal y código de comercio

2.1. Concepto de documento, según el Código Penal.

Para los efectos de la ley penal es documento toda expresión de persona

conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o

técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o

hechos, que tengan capacidad probatoria.

2.2 Artículos que tienen que ver con documentos

Código Descripción Artículos

PENAL TÍTULO IX delitos contra la fe pública. CAPÍTULO TERCERO. De la falsedad en documentos. Falsedad ideológica en documento público

Del 286 al 296

De Comercio

TÍTULO IV de los libros de comercio CAPÍTULO I libros y papeles del

Del 48, 49, 51, 53, 54, 55, 56, 58,

comerciante 59 y 60

TITULO IV. CAPÍTULO II reserva y exhibición de libros de comercio

61, 62, 63, 64, 65, 66 y 67

TÍTULO IV. CAPÍTULO III eficacia probatoria de los libros y papeles de comercio. artículos:

68, 69, 70,71, 72, 73 y 74.

2.3 Breve explicación del papel que juega el archivista dentro de estas

normas.

En este sentido, el archivista o archivero tiene una responsabilidad personal,

ante todo, social, con la información documental. Por estas razones, debe

conocer las normas jurídicas, las definiciones y técnicas objetivas que

regulan la profesión archivística durante todo el ciclo vital; de acuerdo a los

procesos del programa de gestión documental que se lleve en su lugar de

trabajo.

El archivero que en ejercicio de sus funciones: oculte, suprima, falsifique

documentos públicos, privados o, suplante a otra persona, le ocasionará

multa, inhabilidad profesional y hasta prisión. Por consiguiente es importante

informarse y actualizarse al respecto para no incurrir en este tipo de

conductas por desconocimiento u omisión.

Igualmente, el objeto de su trabajo debe cimentarse en los valores éticos en

el manejo y el uso de la información que se encuentre bajo su custodia o

conservación, teniendo en cuenta, las restricciones de acceso a ciertos tipos

documentales.

ANEXOS

CONCLUSIÓN

La realización de la anterior actividad se logró un aprendizaje significativo

sobre los temas: el archivo, los documentos de archivo, faces de los archivos

y ciclo vital del documento, principios archivísticos y agrupaciones

documentales, Instrumentos de descripción archivística. El desarrollo de la

actividad práctica se consiguió identificar las características y diferencias

que hay entre archivo y biblioteca.

También mediante la definición de documento, según el código penal, y del

comercio nos permitió empoderarnos en cuanto a cuál es nuestro papel

como archivistas en la aplicación o puesta en práctica de estas normas y

saber cuál es la importación de los documentos en el desarrollo de los

trámites y su papel importante como instrumentó testimonial y probatorio.

BIBLIOGRAFÍA Y CIBERGRAFIA

http://www.colombiaya.com/Documentos-legislatura/Codigo-Penal-

Colombiano.pdf

http://www.camaracartago.org/descargas/CODIGO_DE_COMERCIO/CODIG

O%20DE%20COMERCIO.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2275 , relación de

normas sobre archivos [consultado: noviembre 14 de 2012]

COLOMBIA. Código de Comercio. Bogotá: Lito Imperio, 2006,p. 15-2.

ARBOLEDA VALLEJO, Mario. Código Penal y de Procedimiento Penal.

Edición Decima sexta. Bogotá: Leyes, 2000, p. 143-148