Área a Cargo : Órgano de control Institucional de

XOL PERU SA.

Ubicación : Av. Industrial Nº178 Urb. Aurora Lima -

Lima - Ate

Acción de control : “Examen Especial al Proceso de Importación de la Empresa XOL PERU SA. “

Informe : Nº 001-2012-1-1012

Periodo : 14 julio 2012 - 30 julio 2012

EQUIPO DE AUDITORIA

CATEGORIA NOMBRES Y APELLIDOSJefe de OCI CPC. DIALY MANOSALVA SANCHEZ

Supervisor CPC. SANDRA MAURICIO CHÁVEZ

Jefe de Comisión CPC. MIRIAM MEDINA VARGAS

Auditor CPC. KATERYN LEYVA POCCORE

Auditor CPC. GRESSLY MONTOYA SALAZAR

Especialista CPC. GIANINA LLANOS CORDOVA

“Examen Especial al Proceso de Importación“PERIODO: ENERO A DICIEMBRE 2011

ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORIA DE GESTION

G

IV. ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORIA DE GESTION

REVISADO POR FIRMA FECHA

Jefe de OCI CPC. DIALY MANOSALVA SANCHEZ   30.07.2012

Supervisor CPC. SANDRA MAURICIO CHÁVEZ   30.07.2012

TRABAJO DE CAMPO

FECHAINICIO TERMINO

14.05.2012 30.07.2012

ARCHIVO OCIRECIBIDO FECHA

Rosa Pilco Sáenz 25.06.2012

INCL. COD. CONTENIDO FOLIOS

 G.A

Logística

01-10

 

EQUIPO DE AUDITORIA

CATEGORIA NOMBRES Y APELLIDOS

Jefe del OCI CPC. DIALY MANOSALVA SANCHEZ

Supervisor CPC. SANDRA MAURICIO CHÁVEZ

Jefe de Comisión CPC. MIRIAM MEDINA VARGAS

Auditor CPC. KATERYN LEYVA POCCORE

Auditor CPC. GRESSLY MONTOYA SALAZAR

Especialista CPC. GIANINA LLANOS CORDOVA

   

XOL PERU S.A.¨AREA DE LOGISTICA

      

REFERENCIA CONTENIDO   

GA.I. CONCLUSIONGA.II RESUMEN DE OBSERVACIONES PARA LA EVALUACION  DEL AUDITOR ENCARGADO Y SUPERVISOR

GA.III PROGRAMA DE AUDITORIA      

GA.1 DETERMINACION  Y SELECCIÓN DE LA MUESTRAGA.2 PRUEBAS DE AUDITORIA  PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO  PRUEBAS SUSTANTIVAS

   

CONCLUSIONES:

Se concluye que el proceso de importación se estaba desarrollando de manera incorrecta por parte del jefe de logística y el gerente general que son los responsables directos de verificar y supervisar el cumplimiento de los contratos de importación con ello se hace mención que incumplieron el Reglamento Interno N°022 – 1990 donde se establecen las funciones que el jefe de logística que es el encargado de verificar el cumplimiento de los contratos de importación a su vez incumplieron el Reglamento Interno N° 056 – 1990 del MOF de la empresa y en el indica que “ serán suspendidos por una semana sin goce de haber. De continuar con el incumplimiento de las funciones se seguirá un proceso administrativo” .Esto se confirma con los memorándums dirigidos al personal en mención líneas arriba. Causando a la empresa El un sobrecosto del 35%, lo que equivale a 350,000 más de lo pactado en el contrato, Disminución en las ventas de los productos de menaje en un 10% y la empresa tuvo que recurrir a financiamiento externo para poder cumplir con los obligados generadas por la variación de lo presupuestado.

Cumpliendo con el objetivo establecido en el programa estableciendo si los procedimientos administrativos se están desarrollando de acuerdo con las normas, políticas, directivas e instructivos dados en la empresa. Determinando si los procedimientos de Importación se han realizado de acuerdo a los requisitos establecidos y las metas propuestas por la Gerencia Comercial es. En concordancia con los niveles deseados por la Gerencia General, a fin de cumplir con el Plan Operativo Organizacional, Así como si La Actividad de Control programada a ejecutarse cubre el período comprendido desde el mes de Enero a Diciembre del 2011.

Se pone en manifiesto que el sistema de control interno esta desarrollado con el grado de solidez y confiabilidad.

El examen se efectuó de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas-NAGA normas de auditoría gubernamental –NAGU y otras normas técnicas aplicadas a la naturaleza del examen.

RESUMEN DE OBSERVACIONES PARA LA EVALUACION DEL AUDITOR ENCARGADO Y SUPERVISOR

Cumpliendo con el programa de auditoría y los objetivos específicos y generales se solicito en primera instancia el Manual de organización y funciones y de la verificación del proceso de importación se encontró la responsabilidad del jefe de logística y gente general.

Procediendo a comunicar a las altas gerencias sobre lo ocurrido y estos generando dos memorándums de sanción por una semana. A su vez evaluando el efecto a que esto con lleva.

Jefe de OCI : CPC. DIALY MANOSALVA SANCHEZ

Supervisor : CPC. SANDRA MAURICIO CHÁVEZ

HALLAZGO

CONDICION: Incumplimientos del Contrato N° 003-2012. En el cual se detalla que la variación en el costo de los productos será en un 5% más.

CRITERIO: Reglamento Interno N°022 – 1990: Establece las funciones que el jefe de logística es el encargado de verificar el cumplimiento de los contratos de importación.Reglamento Interno N° 056 – 1990: Por incumplimiento del MOF serán suspendidos por una semana sin goce de haber. De continuar con el incumplimiento de las funciones se seguirá un proceso administrativo.

CAUSA:Incumplimiento de las funciones del Jefe de Logística y del Gerente General, los cuales son responsables de verificar y supervisar el cumplimiento de los contratos de importación.

EFECTO: El sobrecosto del contrato en 35%, lo que equivale a 350,000 mas de lo pactado en el contrato.Disminución en las ventas de los productos de menaje en un 10%.Que la empresa tenga que recurrir a financiamiento externo para poder cumplir con los obligados generadas por la variación de lo presupuestado.

COMUNICACIÓN DE HALLAZGO:Mediante cartas se informa al Gerente General y el Jefe de Logística sobre el hallazgo.Los auditores revisan las descargas para ver porque motivo hubo esa variación del contrato.

Memorandum 010-2012

Lima,30 de julio del 2012.

DE : DIRECTORIOA : Jorge Cardenas Loyola.MOTIVO : SUSPENSION DE LABORES POR UNA SEMANA ESCRITO

--------------------------------------------------------Por medio de la presente nos dirigimos a Ud. para manifestarle nuestra decisión de formularle una suspensión de labores por una semana de manera escrita por la actitud al incumplir con sus funciones de verificar los contratos de importación.La conducta descrita se encuentra tipificada en el Manual de organización y funciones de nuestro Reglamento Interno N0 056-1990 y N0 022-1990 así como nuestra decisión se encuentra debidamente sustentada en el artículo 9 del Decreto Supremo 003-97-TR Ley de Productividad y Competitividad Laboral.Copia de esta comunicación va a su archivo personal para los efectos legales pertinentes de continuar con su incumplimiento de labores.

----------------------------------------- RodrigoTabja Ausejo Gerencia General _________________________

FIRMA Y SELLO.

Memorandum 011-2012

Lima, 30 de julio del 2012.

DE : DIRECTORIOA : Luis Alberto Tabja GonzalezMOTIVO : SUSPENSION DE LABORES POR UNA SEMANA ESCRITO

--------------------------------------------------------Por medio de la presente nos dirigimos a Ud. para manifestarle nuestra decisión de formularle una suspensión de labores por una semana de manera escrita por la actitud al incumplir con sus funciones de verificar los contratos de importación.La conducta descrita se encuentra tipificada en el Manual de organización y funciones de nuestro Reglamento Interno N0 056-1990 y N0 022-1990 así como nuestra decisión se encuentra debidamente sustentada en el artículo 9 del Decreto Supremo 003-97-TR Ley de Productividad y Competitividad Laboral.Copia de esta comunicación va a su archivo personal para los efectos legales pertinentes de continuar con su incumplimiento de labores.

----------------------------------------- RodrigoTabja Ausejo Gerencia General _________________________

FIRMA Y SELLO.

PROGRAMA DE AUDITORIA

PROCEDIMIENTOS HECHO POR

REF. P/T

FECHA

OBJETIVO GENERAL

Establecer si los procedimientos de importación se están desarrollando de acuerdo con las normas, directivas e instructivos emanados por la empresa XOL PERU SA.

Determinar si las importaciones que se han realizado durante el periodo enero - diciembre 2011 han cumplido con los requisitos y condiciones establecidos y propuestas por la Gerencia general de la empresa XOL PERU SA. Así como, si los costos de los mismos, están en concordancia con los niveles deseados y proyectados por la Gerencia, a fin de cumplir con el Plan Operativo de la empresa.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

1. Informar al Titular de la entidad respecto al inicio de la Actividad de Control, afín de que se sirva disponer se brinde las facilidades del caso a la comisión de auditoría.

2. Comunicar al Jefe de logística disponga las facilidades para cumplimiento de Actividad de Control.

3. Solicite formalmente y por escrito al Jefe de logística de la empresa XOL PERU SA. lo siguiente:

Relación de las importaciones y/o documentación realizadas durante el periodo enero – diciembre 2011.

Situación de pagos a los proveedores de la mercadería importada. Solicitud de documentos de líneas de crédito para los respectivos

pagos. Información sobre los contratos mercantiles de importación. Gestión sobre notificaciones efectuadas a los proveedores de la

mercadería importada. Gestión sobre notificaciones efectuadas a las agencias de aduanas con

las que se trabajo durante el periodo enero – diciembre 2011.

4. Solicite formalmente por escrito a la Gerencia General la información siguiente:

Meta vs. Ejecución del proceso de importación del período Enero a Diciembre 2011 por la empresa XOL PERU SA.

5. Solicite formalmente y por escrito al departamento de tesorería, la siguiente información:

Reporte de los créditos y/o pagos aprobados por la empresa XOL PERU SA. Y las fuentes de financiamiento en el período, Enero a Diciembre 2011.

MMVSMCKLPDMSGMSGLC

DMS

GLC

GMS

SMCKLPDMS

GLC

GMS

Reporte de Liquidaciones de saldos de la empresa XOL PERU SA. A las agencias de aduanas que intervinieron en las importaciones del período, Enero a Diciembre 2011.

6. De la información recibida, establecer una muestra selectiva a los efectos de proceder a realizar el análisis correspondiente en la empresa XOL PERU SA.

OBJETIVO ESPECIFICO 1

Establecer si los procedimientos de importación, se ha desarrollado de acuerdo la directiva, contratos mercantiles de importación, manual, instructivo, u otra disposición vigente.

PROCEDIMIENTOS

7. Revisar el cumplimiento del contrato entre los proveedores de la mercadería importada y el Departamento de Logística de la empresa XOL PERU SA.

8. Revisar el cumplimiento del contrato mercantil de importación entre las AGENCIAS DE ADUANAS y el departamento de Logística de la empresa XOL PERU SA.

9. Visita de inspección a los ambientes del Departamento de Logística de la EMPRESA XOL PERU SA. Oficinas y archivo.

OBJETIVO ESPECIFICO 2

Determinar que los controles internos implementados permitan el cumplimiento de las Metas presupuestadas, proyectadas por las Áreas de Logística (Cumplimiento estricto de los contratos mercantiles de importación realizados entre los proveedores las agencias de aduanas y la empresa XOL PERU SA.) y Gerencia General (Supervisión del cumplimiento de los contratos mercantiles de importación) de la empresa XOL PERU SA..

PROCEDIMIENTOS

8. Verificar si la Gerencia ha cumplido las metas y objetivos previstos en el Plan Operativo, esto implica el cumplimiento de su Manual de organización y funciones MOF.

9. Verificar si el Departamento de Logística de la empresa XOL PERU SA. ha cumplido las metas y objetivos previstos en el Plan Operativo, esto implica el cumplimiento de su Manual de organización y funciones MOF.

10. Realizar la visita de campo al domicilio de las Agencias de Aduanas que intervienen en el proceso de investigación, para comprobar datos e informaciones que se encuentran en los files de cada uno de ellos, respecto a las importaciones de mercadería del periodo enero – diciembre 2011.

PROCEDIMIENTOS FINALES

1. Otros procedimientos que se consideren necesarios según las circunstancias.

MMV

GLCDMS

GMS

DMSSMC

KLP

SMC

GLC

MMVGMSKLP

GMS

KLP

SMC

2. Elaborar el informe de la Actividad de Control.

3. Presentar el informe a Gerencia General de la empresa XOL PERU SA.

4. Revisión y consideración del informe

5. Remitir a las Áreas o Departamentos correspondientes.

DMSSMCGMSGLCMMV

CÓDIG

O

INTEGRANTES CARGO

DMS CPC. DIALY MANOSALVA

SANCHEZ

JEFE DE OCI

SMC CPC. SANDRA MAURICIO

CHÁVEZ

SUPERVISOR

MMV CPC. MIRIAM MEDINA VARGAS AUDITOR

INTEGRANTE

KLP CPC. KATERYN LEYVA

POCCORE

AUDITOR

INTEGRANTE

GMS CPC. GRESSLY MONTOYA

SALAZAR

AUDITOR

ESPECIALISTA

GLC CPC. GIANINA LLANOS

CORDOVA

AUDITOR

ESPECIALISTA

Preparado por: CPC XXXXXXX Supervisado por: CPC XXXXXXXXXXXXXXX Jefe de Comisión Supervisor

Aprobado por: CPC. XXXXXXXXXXXXXXXXX

Gerente del Órgano de Control Institucional

DETERMINACION Y SELECCIÓN DE LA MUESTRA

CRITERIO:

Reglamento Interno N°022 – 1990: Establece las funciones que el jefe de logística es el encargado de verificar el cumplimiento de los contratos de importación.Reglamento Interno N° 056 – 1990: Por incumplimiento del MOF serán suspendidos por una semana sin goce de haber. De continuar con el incumplimiento de las funciones se seguirá un proceso administrativo.

Incumplimientos del Contrato N° 003-2012. En el cual se detalla que la variación en el costo de los productos será en un 5% más.

PRUEBAS DE AUDITORIA

L & M AUDITORAS ASOCIADAS S.A.C

Comunicación

Lima, 30 de julio de 2012.

SeñoresXOL PERU SAPRESIDENTE DIRECTORIORODRIGO TABJA AUSEJO

Por medio de la presente nos dirigimos a Ud. para manifestarle el hallazgo de responsabilidad del jefe de logística y gerente general en el falta de cumplimiento del Reglamento Interno N°022 – 1990 en donde se establecen las funciones que el jefe de logística y el Reglamento Interno N° 056 – 1990 del MOF.

Quedamos de ustedes.

----------------------------------------- CPC. DIALY MANOSALVA SANCHEZ

Jefe de OCI _________________________

FIRMA Y SELLO.