AQP S12 G1 Avance 4

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ INSTITUTO PARA LA CALIDAD DIPLOMATURA DE ESTUDIO EN GERENCIA DE PROYECTOS AQP S12 G1 AVANCE 4 INTEGRANTES Cano, Fiorela Estrada, Zaida Peñaloza, Gustavo Ramírez, Verónica Rondón, Julio Vargas, Cristian Arequipa – Perú 2015

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Consideraciones generales para la gestion de proyectos

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Page 1: AQP S12 G1 Avance 4

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚINSTITUTO PARA LA CALIDAD

DIPLOMATURA DE ESTUDIO EN GERENCIA DE PROYECTOS AQP S12 G1

AVANCE 4

INTEGRANTESCano, FiorelaEstrada, Zaida

Peñaloza, GustavoRamírez, VerónicaRondón, Julio

Vargas, Cristian

Arequipa – Perú2015

Page 2: AQP S12 G1 Avance 4

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

PUCP-PMBOK

10.2.3.1HOJA 1

Componente Descripción

Grupo GRUPO 01

Título del Proyecto Restructuración del proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes de la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo Total S.A.

Gerente del Proyecto Gustavo Peñaloza,Gerente del proyecto, responde a la Gerencia General, TeamSoft S.A.C.

Requisitos de comunicaciones de los

interesados

Los interesados deberán recibir la siguiente información con transparencia y oportunidad:PATROCINADOR DE TEAM SOFT

Informes de desempeño y proyecciones Riesgos altos y alternativas de solución Lista de cambios e impacto

GERENTE DE PROYECTO Informes de desempeño para su validación (SPI y CPI) y costos adicionales al presupuesto. Lista de actividades y entregables terminados o pendientes. Estado actual de riesgos. Lista de cabios aprobados e impacto. Lista de lecciones aprendidas por cada fase.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO Reporte de avances de fases Solicitud de cambio Directiva para la planificación y control del proyecto.

PROVEEDORES Envío de información para realizar trabajos. Aprobación de los entregables terminados al equipo del proyecto Estado de facturas

CLIENTE Cumplimiento de hitos, fases y entrega de proyecto. Solicitud de cambios aprobados. Riesgos e impacto por cambios aprobados. Costos adicionales al presupuesto.

La comunicación será en el mismo idioma (Castellano)Formato A-4 y A-3 usados según tipo de documento a utilizar.Sistema de comunicación telefónica a nivel de toda la compañía y entorno externo.Servicios de envío y recepción de documentación interna con la empresa prestadora de servicios.

Se han identificado para 10 interesados desarrollados 45 canales de comunicación

Flujo de la Información

Personas que recibirían la información

Las personas que recibirán la información serán : Usuario del área de almacenes de Apoyo Total(Cliente) Usuario del área administrativa de Apoyo Total(Cliente) Patrocinador de Apoyo Total Miembros del Equipo Proveedores Gerente General de Team Soft

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿No está considerado en la matriz de comunicciones?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿No está considerado en la matriz de comunicaciones? ¿Cómo se relaciona con “requisitos de las comunicaciones?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿requisitos de comunicación de los interesados?
Page 3: AQP S12 G1 Avance 4

Jefe de almacén

Información que debe ser comunicada

Reporte semanal de proyecto:Un reporte escrito del estado del proyecto elaborado por la supervisión, el cual incluirá la información sobre:

Descripción de la situación actual del proyecto. Actividades programadas de la semana. Plan de actividades retrasadas. Ordenes de servicio y compra

Reporte mensual de proyecto:El reporte ejecutivo del proyecto será elaborado por la gerencia del proyecto, de frecuencia mensual y describirá el estado del proyecto:

Desempeño Progreso del proyecto: avance físico y económico Hitos principales Evaluación financiera Reporte de estado de ordenes de servicio y ordenes de compra

Responsables de distribuir la información

Luego debe ser mapeado en la matriz de comunicaciones de la siguiente página>La distribución de la información se realizará mediante copia física y/o correo electrónico.La frecuencia de distribución queda establecida en la tabla de la matriz de comunicaciones.El usuario del área de almacenes de Apoyo Total deberá recibir información del Lider TécnicoEl usuario del área administrativa de Apoyo Total deberá recibir información del Jefe de procesosEl Patrocinador de Apoyo Total deberá recibir información del Gerente de proyectoEl equipo del proyecto deberá recibir información del Gerente de proyectoLos proveedores deberán recibir información del administradorEl Gerente general de Team Soft deberá recibir información del Gerente de proyectosEl Jefe de Almacén de Apoyo Total deberá recibir información del Lider Técnico.

Métodos o tecnologías para transmitir la

informaciónInforme escrito y correo electrónico según se registra en la “Matriz de comunicaciones”

Frecuencia de Comunicación

La frecuencia de comunicación serán mensual, semanal y el algunos casos diaria con un periodo de frecuencia establecidos según matriz de comunicaciones

Proceso de escalamiento

El proceso de comunicación oficial es jefe (Lider técnico, Jefe de procesos), gerente y patrocinador.El canal de comunicaciones oficial para atender en caso de problema no resuelto o que haya sobrepasado el tiempo de respuesta establecido deberá escalar al siguiente nivel jerárquico hasta que esté resuelto, según lo indicado en la tabla de comunicaciones.

Método para actualizar y refinar el plan de comunicaciones

El plan de comunicaciones será actualizado de acuerdo al desarrollo del proyecto a ejecutar.Durante la ejecución, las comunicaciones serán de acuerdo al plan inicial del proyecto, las actualizaciones serán responsabilidad del Gerente del Proyecto y todo cambio será coordinado con el equipo del proyecto.El plan de comunicaciones se actualizará cada vez que ocurra lo siguiente:

Existan cambios en el equipo de proyecto, con lo que se actualizará la matriz de comunicación.

Se incluya un nuevo formato Se incluya un stakeolder

En caso algún interesado solicite un nuevo integrante este deberá solicitarlo formalmente en las reuniones semanales, previa autorización del gerente del proyecto.

Restricciones de comunicación

No se tiene ninguna restricción en la comunicación dentro de la organización.

Glosario de terminología común

Ver anexo 1

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿seguro?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
No corresponde a lo que se pide
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿No está considerado en la matriz de comunicaciones? ¿Cómo se relaciona con “requisitos de las comunicaciones?
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PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

PUCP-PMBOK

10.2.3.1HOJA 2

MATRIZ DE COMUNICACIONES “Restructuración del proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes de la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo Total S.A.”

N° Interesados principales

Responsables de distribuir la información

Información que será comunicada

(entregables)

¿Por qué?

Método de Comunicación a

ser utilizado(Memorando,

correo electrónico, actas,

etc.)

Fecha Inicial

Frecuencia de comunicación

(mensual, semanal, quincenal)

Proceso de escalamiento

1Usuario del área de almacenes de Apoyo Total(Cliente)

Líder TécnicoCronograma y temario de Capacitación de sw

Para la ejecución de de las capacitaciones sobre el uso de la herramienta nueva

Correo electrónico

25 nov1 vez en desarrollo del proyecto (Periodo de 2 días)

3 días reporte a gerente del proyecto

2Usuario del área administrativa de Apoyo Total(Cliente)

Jefe de procesosCronograma y temario de Capacitación de procesos

Para la ejecución de las capacitaciones sobre el nuevo proceso

Correo electrónico 15 nov

1 vez en desarrollo del proyecto (Periodo de 2 días)

3 días reporte a gerente del proyecto

3Patrocinador de Apoyo Total Gerente de Proyecto

Reporte de Hitos(formal-escrito)

Mantener informado al patrocinador del avance del proyecto.

Informe escritoCorreo electrónico

1 nov Mensual No Aplica

4Miembros del Equipo

Gerente de proyecto Estado del proyectoEstrategias del proyecto

Para el cumplimiento de objetivos, retroalimentación

Reuniones 1 nov Semanal 1 día se reporta a gerente del proyecto

5Proveedor de las certificaciones del aplicativo

Administrador Términos de referenciaOrden de servicio

Los requisitos para postular al servicio.La orden para el inicio de la consultoría.

Correo electrónico

10 –nov Semanal 3 días reporte a gerente del proyecto

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿qué significa usar 2 métodos?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿sólo hitos para mostrar el avance?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
Explicar en sesión
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿materia de comunicación?
Page 5: AQP S12 G1 Avance 4

6Proveedor de consultoría de procesos

Administrador Términos de referenciaOrden de servicio

Los requisitos para postular al servicio.La orden para el inicio de la consultoría.

Correo electrónico

15 de dic 1 vez (periodo semanal)

3 días reporte a gerente del proyecto

7Gerente General de Team Soft

Gerente de Proyecto Reporte semanal del proyecto

Informar el grado de avance del proyecto

Reporte escrito 15 de nov Semanal 3 días reporte al Patrocindor

8

Jefe de almacén

Lider Técnico Cronograma de demos del aplicativo

Para el aseguramiento de la funcionalidad del aplicativo

Correo electrónico

20 de dc 1 vez en el desarrollo del proyecto (Periodo de 2 días)

3 días reporte a gerente del proyecto

9Jefe de adquisiciones de Apoyo Total

Jefe de procesos Cronograma y temario de Capacitación de procesos

Para la ejecución de las capacitaciones sobre el nuevo proceso

Correo electrónico

20 ene 1 vez en desarrollo del proyecto (Periodo de 2 días)

3 días reporte a gerente del proyecto

10Patrocinador de Team Soft

Gerente de proyecto Reporte mensual del proyecto

Para el informe de estado económico y físico del proyecto

Informe escrito 15 de dic mensual

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿materia de comunicación?
Page 6: AQP S12 G1 Avance 4

GESTION DE LAS ADQUISICIONES

PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

PUCP-PMBOK

12.1.3.1HOJA 1

Componente Descripción

Grupo GPC – 1510 - S12 – GRUPO 01

Título del ProyectoRestructuración del proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes de

la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo Total S.A.

Gerente del Proyecto Cristian Vargas Reyes, Responde a la Gerencia General, Apoyo Total S.A.

Acciones para gestionar las adquisiciones

- Planificar las adquisiciones- Efectuar las adquisiciones- Administrar las adquisiciones- Cerrar las adquisiciones

Tipos de Contratos a utilizar

Los tipos de contrato que se utilizaran serán a precio fijo, bajo un contrato indicando los entregables, cronogramas de pagos.En caso hubiese adicionales se requerirán adendas al contrato, previa evaluación y justificación del adicional.

Estimaciones independientes

Se podrían considerar estimaciones independientes como:- Criterios técnicos- Criterios metodológicos- Criterios económicos- Criterios empresariales

Estos pueden variar según el tipo de adquisición.Responsables de

estimaciones independientes

El equipo de Dirección del Proyecto es el responsable de asegurar que todas las adquisiciones satisfacen las necesidades específicas del proyecto.

Documentos de adquisiciones

estandarizados

- Lista de posibles proveedores- Desarrollo de bases técnicas- Emitir RFP- Emitir RFQ- Recibir y evaluar las propuestas de los posibles proveedores- Calificar a los proveedores en base a puntuación definida- Seleccionar y/o adjudicar a proveedor- Emitir Orden de Servicio- Firma del contrato.

Gestión de múltiples proveedores

Se realizará un cronograma de entregables y reuniones de trabajo, a fin de reportar los avances y evitar retrasos entre proveedores.

Coordinación de adquisiciones con otras

áreas del proyecto

- Coordinar con Área de Logística. - Coordinar con Área de Finanzas para pagos a proveedores.- Coordinar con el equipo de Proyecto para validar adquisiciones.

Restricciones y asunciones

- Comprensión de la necesidad- Costo total- Riesgo- Enfoque técnico- Garantía- Capacidad financiera- Referencias

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
Explicar en sesión
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
Corregir, no todos son documentos
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
Explicar en sesión
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿tipos?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Page 7: AQP S12 G1 Avance 4

Decisiones de fabricación propia o compra

Será de fabricación propia o compra de acuerdo al proyecto a realizar, dependiendo si nuestra empresa cuenta con la experiencia y recursos humanos necesarios para llevar a cabo parte o todo el proyecto.

Hitos

1.1.1 Mapeo de Procesos1.1.2 Identificación de indicadores2.1.1 Planificación de Capacitación2.1.2. Ejecución de Capacitación3.3 Certificación

EDT del Contrato

TÍTULO DEL CONTRATO

Cláusula Primera: AntecedentesCláusula Segunda: Del objeto del ContratoCláusula Tercera: Precio y forma de pagoCláusula Cuarta: Forma de ejecución Cláusula Quinta: Obligaciones de la empresaCláusula Sexta: PlazoCláusula Sétima: Obligaciones del proveedorCláusula Octava: Resolución del ContratoCláusula Novena: GarantíasCláusula Décima: De las penalidadesCláusula Undécima: Solución de controversias y ley aplicable

Vendedores pre-calificados

5 Se cotizará a varios proveedores, según el servicio a sub contratar y el proyecto a ejecutar.

Métricas

Tipos de métricas a considerar:- Esfuerzo, tiempo y costo.- Calidad del producto y proyecto.- Productividad- Desempeño del RRHH- Aseguramiento del proveedor- Calidad de las adquisiciones- Impacto de los riesgos.

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿no es este?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿precalificados o no?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿qué quieren decir?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
Las descripción corresponde a actividades. ¿cómo se relacionan con adquisiciones?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
Para este proyecto ¿cuenta o no?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
Error, este es el Plan de su proyecto
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
Separar restricciones de asunciones. Explicar en sesión
Page 8: AQP S12 G1 Avance 4

ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW)

PUCP-PMBOK

12.1.3.2HOJA 1

Componente Descripción

GrupoGrupo Nº1.

Título del Proyecto Reestructuración del Proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes del Grupo Empresarial APOYO TOTAL S.A.

Componente de la EDT a contratar

1. Mapeo de Proceso2. Identificación de Indicadores.3. Análisis de Procesos4. Ejecución de Pruebas Funcionales

Especificaciones de entregable(s)

El desarrollo de este trabajo incluye sin dar limitación, a la permanencia en las instalaciones de la empresa APOYO total donde se recopilará los datos del proceso. La toma de los datos se hará de manera que se evidencia el proceso completo desde el ingreso de un producto hasta la salida de las instalaciones. Se elaborarán flujos de proceso del área administrativa como operacional, se elaborarán y presentarán registros de procesos. Los indicadores más resaltantes deben ser presentados por separado explicando en cada uno de ellos los impactos sobre el proceso. Durante la etapa de análisis se presentará una memoria descriptiva del proceso resaltando los recursos involucrados, las observaciones y recomendaciones del proceso, esta fase finaliza con la entrega de documentos de análisis. El documente de análisis debe ser presentado en formato digital y copia dura.

Alcance del Trabajo

ExclusionesNo incluye la elaboración del Manual de procedimientos de proceso.

Criterios de aceptación de entregables

En todo momento un representante de Team Soft estará realizando la supervisión de estos trabajos. Los protocolos de toma de datos deberán ser firmados y aceptados por el supervisor de turno. De no tener aceptación, el trabajo deberá realizarse nuevamente hasta completar con las observaciones. Cualquier registro que no tenga la firma de un representante de Team Soft no será aceptado para efectos de conformidades. Los entregables finales de cada fase serán aprobados dentro de los 7 días hábiles luego de haber presentado la información vía TDC

Duración EstimadaEl Servicio tiene una duración 115 días. El hito final incluye la aprobación de todos los entregables así como el cumplimiento de las valorizaciones.

Políticas de Confidencialidad y

Responsabilidades Civiles

El Subcontratista se obliga a eximir de toda responsabilidad a TEAM SOFT originada por falta o supuesta falta de cumplimiento de las buenas prácticas del trabajo, sean tributarias, laborales, o de cualquier otra índole por parte de la subcontratista. Así mismo el Subcontratista se compromete a asumir los gastos judiciales en que incurra TEAM SOFT por el inicio de las acciones legales en contra suya y que tengan como origen algún incumplimiento o supuesto incumplimiento de parte del Subcontratista

Plan de TrabajoLugar de Trabajo: Área de Almacenes de la empresa Apoyo Total.Desarrollo de Actividades: Antes del inicio de trabajos la subcontratista deberá entregar los permisos de seguridad solicitados por el ingeniero de seguridad de Apoyo total. Estos permisos reflejaran las actividades a realizar durante la jornada laboral además las herramientas y equipos que utilizarán. El desarrollo de estas actividades deberá informarse con un día de anticipaciónApoyo total facilitará una oficina y SSHH para los trabajadores. No está incluido los servicios de Internet o telefonía. Tampoco considera la entrega de computadoras ni impresora. Los hitos del servicio se detallan:

Mapeo de Procesos. Duración 10 días.

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿se contratan los 4?
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Identificación de Indicadores. Duración 10 días. Análisis de Procesos. Duración 20 díasCierre Administrativo. Duración 10 días.

RiesgosAntes de Cualquier actividad se debe presentar el formato de ATS (Análisis de trabajo seguro) para la identificación de riesgos durante el trabajo.

Participación del ClienteLa comunicación formal con el cliente será a través de TEAM SOFT. De ninguna manera la subcontratista distribuirá o compartirá información del servicio al cliente sin previa autorización de TEAM SOFT. Se reserva el derecho a aplicar multas según el nivel de la falta.

Forma de Pago

1. Mapa de Procesos aprobado por Team Soft . 10 % del monto a facturar2. Ficha de indicadores aprobado por Team Soft . 60% del monto a facturar3. Documento de análisis de proceso aprobado por Team Soft . 100 % del monto a

facturar. 4. Ejecución de Pruebas Funcionales iniciadas 50% del monto a facturar.5. Ejecución de Pruebas Funcionales finalizadas 100% del monto a facturar.

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
para esta contratación ¿quién es el cliente?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿cuáles son los roesgtos?
Page 10: AQP S12 G1 Avance 4

DECISIONES DE FABRICACIÓN DIRECTA O COMPRA

PUCP-PMBOK

12.1.3.3HOJA 1

Código EDT

Descripción Decisión Tomada Criterios Considerados en la evaluación

Riesgos asociados

Aprobado por:

1.1 Pre-Análisis Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.

Atraso en desarrollo de entregables

Gerente de Proyectos

1.1.1 Mapeo de Procesos. Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.

Atraso en desarrollo de entregables

Gerente de Proyectos

1.1.2 Identificación de Indicadores.

Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.

Atraso en desarrollo de entregables

Gerente de Proyectos

1.2 Análisis y Propuesta de Proceso

Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.

Atraso en desarrollo de entregables

Gerente de Proyectos

1.2.1 Análisis de Proceso Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.

Atraso en desarrollo de entregables

Gerente de Proyectos

1.2.2 Elaboración de la propuesta

Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y

cronograma.

Demora en aprobación de la propuesta.

Jefe de Procesos

2.1 Capacitación Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y cronograma.

No hay suficientes personas preparadas para capacitar.

Jefe de Procesos.

2.2 Pruebas de proceso Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y cronograma.

No hay suficientes profesionales especialista en mejora de procesos

Jefe de Procesos.

2.3 Aceptación Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y cronograma.

Demora en aprobación de la propuesta de aceptacion

Jefe de Procesos.

3.1 Análisis y Diseño. Hacer Negocio Principal de La empresa. Tiene Know how

Cumplimiento de todos los requisitos

Jefe de Procesos.

3.2 Construcción. Hacer Negocio Principal de La empresa. Tiene Know how

Cumplimiento de todos los requisitos

Jefe de Procesos.

3.3 Certificación Comprar La empresa requiere auditar lo realizado. No puede ser Juez y parte.

No conformidades y re trabajo.

Gerente de Proyectos

3.4 Pase a producción Hacer Negocio Principal de La empresa. Tiene Know how

Reduce la posibilidad de fallas. Se tiene la experiencia suficiente.

Jefe de Procesos.

4. Gestión de proyecto Hacer Se tiene un equipo especialista en Dirección de

Desviaciones excesivas en costo

Gerente de Proyectos

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿Este es el riesgo por “hacer”? Revisar los otros riesgos
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Page 11: AQP S12 G1 Avance 4

proyectos y tiempo.

Page 12: AQP S12 G1 Avance 4

SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)

PUCP-PMBOK

12.1.3.4HOJA 1

Instrucciones Generales:La solicitud de propuesta (RFP) es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.1 del PMBOK® Guide. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. La RFP se utiliza para pedir propuestas a los potenciales vendedores.

Componente Descripción

Grupo Grupo Nº1.

Título del Proyecto

Reestructuración del Proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes del Grupo Empresarial APOYO TOTAL S.A.

Descripción del Trabajo

solicitado(a ser llenado por el cliente)

Información administrativa(a ser llenado por el cliente)

Deberá presentarse en papel membretado e incluirá los siguientes elementos:

CARTA DE PRESENTACION:

1. Nombre de la empresa u organización. 2. Fecha de fundación de la empresa u organización. 3. Dirección física y electrónica de la empresa u organización. 4. Teléfono fijo de la empresa u organización. 5. Nombre del representante legal autorizado para firmar contratos en nombre de la empresa u organización. 6. Nombre, teléfono fijo, teléfono celular, dirección de correo electrónico de la persona contacto para realizar consultas acerca de la propuesta.7. El precio total de la oferta/propuesta/Cotización.8. Duración/validez de la oferta/propuesta/Cotización. 9. Firma, sello, fecha y hora.

PROPUESTA TÉCNICA La propuesta técnica debe ser clara, completa, bien organizada y escrita y debe abordar todos los elementos enumerados a continuación: 1. Resumen de la experiencia laboral relevante en el tipo de proyecto planteado en este documento. 2. Enfoque Técnico - Debe establecer un enfoque conceptual y metodológico para el logro de los objetivos, tareas, actividades, resultados y productos entregables definidos en este documento. Esta sección debe ser clara, lógica, bien concebida y técnicamente sólida, ya que este elemento demuestra la comprensión del documento y los requerimientos, por parte del oferente. 3. Plan de implementación/Cronograma de actividades.

DESCRIPCIÖN DEL PRODUCTO / SERVICIOSERVICIO: ELABORACION DE MAPA DE PROCESOSCARACTERISTICAS DEL SERVICIOCONTENIDOREGISTRO DE LOS PROCESOS ACTUALESDIAGRAMA DE FLUJOS DE LA ORGANIZACIÓN ACTUALACTIVIDADES Y RESPONSABLESDICCIONES DE CODIGOS DE LA INSTITUCION

1. Orientación a la satisfacción del cliente (tiempos de respuesta, calidad de productos y servicios, costos). 2. Reconsideración fundamental de la organización del trabajo (actividades, flujos y responsabilidades).3. Considerar las capacidades de TI para mejorar la eficiencia de los procesos.4. Efectuar en forma correcta los procedimientos apropiados5. Presentar en forma apropiada y adecuada la información.6. Proporcionar resultados exactos.7. Utilizar métodos de interacción apropiados.8. Proporcionar confiabilidad.MODALIDAD DE PRESENTACIÓNINFORME TÉCNICO DIGITAL Y FISICO

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4. Presentar el personal técnico que realizará el trabajo y sus funciones en el marco de la consultoría. Experiencia pertinente de cada técnico.

PROPUESTA ECONÓMICA Se deberá presentar en formato libre, un presupuesto en lempiras detallando todos los costos en que la empresa u organización postulante incurrirá para desarrollar la consultoría. Al momento de definir los costos, deberán considerarse todas las indicaciones dadas en esta solicitud de propuestas.

ANEXOS Los oferentes deberán presentar los siguientes documentos como parte de su propuesta:

1. Dos (2) cartas de recomendación de clientes anteriores.2. Muestras de trabajos anteriores. 3. Hojas de vida del personal técnico propuesto. 4. Copia de la personería jurídica. 5. Copia del Registro Tributario Nacional (RTN). 6. Copia de la exoneración del pago de impuesto sobre la renta (Sí aplica) o copia de la constancia de pagos a cuenta. 7. Copia del número DUNS asignado

Requerimientos a cumplir

(a ser llenado por el

proveedor)

1. Para el contrato de consultoría para la restructuración de procesos se realiza el siguiente procedimiento:

2. Se revisa la lista de posibles proveedores del servicio. 3. Se solicita cotización del servicio y lista de productos. 4. Se revisa la cotización de acuerdo a los criterios establecidos. 5. Se negocia con el proveedor, los términos del servicio, las fechas que debe efectuarse, y la forma de

pago. 6. Se firma el contrato, y se provee el 50% del pago por el servicio. 7. El 50% restante se cancela al término del contrato.

Referencias y Calificaciones del Proveedor(a ser llenado

por el proveedor)

10 Anexo A

Costos y condiciones de

pago(a ser llenado

por el proveedor)

11 Los pagos se harán de acuerdo a la siguiente tabla de entregables:

N° DESCRIPCION DEL ENTREGABLE % DE PAGO CON RESPECTO AL COSTO TOTAL

1 Pre-Análisis

82 Mapeo de Procesos.

3 Identificación de Indicadores.

24 Análisis y Propuesta de Proceso

5 Análisis de Proceso

56 Elaboración de la propuesta

7 Capacitación

88 Pruebas de proceso

9 Aceptación

710 Análisis y Diseño.

11 Construcción.

1012 Certificación

13 Pase a producción

1014 Gestión de proyecto

TOTAL 100

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Page 14: AQP S12 G1 Avance 4

Contratos, licencias,

acuerdos y garantías

(a ser llenado por el

proveedor)

Page 15: AQP S12 G1 Avance 4

CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

PUCP-PMBOK

12.1.3.5HOJA 1

Instrucciones Generales:Los criterios de evaluación de proveedores es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.1 del PMBOK® Guide. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. A continuación se muestra una plantilla para los criterios de evaluación relacionada a los costos y al prestigio de la empresa proveedora. Existen otros criterios de evaluación como capacidad técnica y de producción que no son indicados en este documento puesto que varían de forma considerable dependiendo del área de aplicación.

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
Corregir, el formato debe estar en blanco ¿qué significa “valores”?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
Eliminar
Page 16: AQP S12 G1 Avance 4

GESTIÓN DE INTERESADOS

REGISTRO DE INTERESADOS

PUCP-PMBOK

13.1.3.1HOJA 1

INFORMACIÓN DE LOS INTERESADOS

Nro. Interesado Cargo en la Organización

Rol que desempeña Localización Información de Contacto

1 Usuario del área de almacenes de Apoyo Total(Cliente)

Usuario final Es aquel que va a operar el sistema de almacenes

Lima, Arequipa, Cusco y Piura

[email protected]

2 Usuario del área administrativa de Apoyo Total(Cliente)

Usuario final Es aquel que va a ejecutar los nuevos procesos

Arequipa [email protected]

3 Ing. Gustavo Peñaloza

Patrocinador de Apoyo Total

Aprobar el proyecto solicitado a la empresa Team Soft

Arequipa 054-213456

4 Cristian Vargas Gerente de proyectos de Team Soft

Dirigir y gestionar los proyectos de la Empresa Team Soft

Arequipa 054-221214

5

Miembros del Equipo

AnalistaTécnico de procesosCapacitadorAdministradorAsistentes

Planificar y ejecutar el proyecto de reestructuración de procesos del área de adquisiciones y implementación de sw de los almacenes

Arequipa 054-436755

6Ing. Julio Rondón

Proveedor de consultoría de procesos

Elaborar el mapeo de procesos de la empresa Apoyo Total

Arequipa 054-252521

7 Ing. Pedro Pastor Patrocinador de Team Soft

Dueño de la compañía Arequipa 054-897877

8Ing. Juan de Dios Casapia

Jefe de adquisiciones de Apoyo Total

Encargado del área de adquisiciones , supervisa, controlar y planifica las actividades relacionadas a cualquier adquisición dentro de Apoyo Total

Arequipa 054-202025

9Angel Garcia

Jefe de almacén Responsable del control de los almacenes que posee Apoyo Total

Arequipa 054-909099

10 Lic. Pablo Sobenes Indacochea

Gerente General de Apoyo Total

Encargado de la dirección de todos los proyecto de Apoyo Total

Arequipa 054-887767

Page 17: AQP S12 G1 Avance 4

EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS INTERESADOS

Nro. Interesado Cargo en la Organización

Expectativas Principales Influencia Potencial(Alta/Baja)

Fase de Mayor interés

Interno / Externo

Apoyo / Neutral / Opositor

1Usuario del área de almacenes de Apoyo Total(Cliente)

Usuario final Que no existan cambios en el desarrollo de sus funciones.

Contar con SW amigable, fácil de utilizar, que tenga una respuesta rápida.

Alta Ejecución Externo Opositor

2

Usuario del área administrativa de Apoyo Total(Cliente)

Usuario final Que no existan cambios en el desarrollo de los procedimientos conocidos.

Contar con procesos definidos y ordenados para la ejecución de las diferentes actividades de la empresa.

Alta Ejecución Externo Opositor

3 Ing. Gustavo Peñaloza

Patrocinador de Apoyo Total

Mejora de los procesos de la empresa.Mayor rentabilidad y minimizar gastos adicionales

Alta Todas Externo Apoyo

4 Cristian Vargas

Gerente de proyectos

Cumplir los objetivos del proyecto encargados.Generar rentabilidad a la empresa y prestigio a la empresa

Alta Todas Interno Apoyo

5

Miembros del Equipo

AnalistaTécnico de procesosCapacitadorAdministradorAsistentes

Cumplir los objetivos del proyecto encargados.Incrementar sus capacidades profesionales y experiencia

Baja Ejecución Interno Apoyo

6Ing. Julio Rondon

Proveedor de consultoría de procesos

Cumplir con los requerimientos solicitados para el mapeo de procesos

Baja Ejecución Interno Apoyo

7 Ing. Pedro Pastor

Patrocinador de Team Soft

Que el éxito del proyecto ayuda a posicionar a la empresa como líder en el mercadoIncrementar la rentabilidad

Alta Todas Interno Apoyo

8Ing. Juan de Dios Casapia

Jefe de adquisiciones de Apoyo Total

Contar con procesos definidos y ordenados para la ejecución de las diferentes actividades de la empresa.

Alta Ejecución Externo Neutral

9Angel Garcia

Jefe de almacén Apoyo Total

Contar con SW amigable, fácil de utilizar, que tenga una respuesta rápida.

Baja Ejecución Externo Neutral

10 Lic. Pablo Sobenes Indacochea

Gerente General de Apoyo Total

Incrementar la rentabilidadTener un cartera de proyecto culminados exitosamente

Alta Todas Externo Apoyo

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
resentado en cronograma ¿cuáles son las fases del proyecto?
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MATRIZ DE ANALISIS DE LOS INTERESADOS

Nro. Interesado Nivel actual de compromiso

Nivel deseado de Compromiso

Sustentos para definir su grado de compromiso actual y futuro

Estrategia generales de Involucramiento

1 Usuario del área de almacenes de Apoyo Total(Cliente)

Resistente Promotor No están convencidos de la tecnología nueva.Van a permitir la promoción del uso de sw

Incrementar su grado de conocimiento sobre los beneficios del sw a través de reuniones feedback

2Usuario del área administrativa de Apoyo Total(Cliente)

Resistente Promotor Esta cómodo con las actividades de los procesos actuales.Van a permitir el éxito de los nuevos procesos

Incrementar su grado de conocimiento sobre los beneficios de los nuevos procesos a través de reuniones feedback

3 Ing. Gustavo Peñaloza

Promotor Impulsor Está convencido que la mejora de los procesos de la empresa llevara a una mayor rentabilidad.El puede ayudar a la aceptación del sw y los nuevos procesos del usuario final

Brindar información-estadísticas sobre la posibilidad de fracaso por falta de involucramiento del Patrocinador.Considerar incentivos por parte de la empresa para aceptar los cambios.

4 Cristian Vargas Impulsor Impulsor Esta identificado con los objetivos del proyecto y los beneficios del éxito del mismo

Mantener la motivación del equipo del proyecto

5 Miembros del Equipo

Promotor Promotor El personal está comprometido con el proyecto

Motivación constante e incentivos

6Ing. Julio Rondon

Promotor Promotor Entiende que del éxito del proyecto depende la necesidad de su servicio

Mantenerse dentro de la lista de proveedores de la empresa.

7 Ing. Pedro Pastor Impulsor Impulsor Por ser el dueño de la empresa necesita liderar el mercado generando proyecto de calidad y alta rentabilidad

Brindar información permanente del estado del proyecto

8

Ing. Juan de Dios Casapia

Neutral Promotor No solicito la mejora de los procesos pero no está en contra de una reestructuración

Incrementar su grado de conocimiento sobre los beneficios de los nuevos procesos a través de reuniones feedback

9

Angel Garcia

Neutral Promotor No solicitó la implementación de un sw pero no está en contra de su utilización

Incrementar su grado de conocimiento sobre los beneficios de los nuevos procesos a través de reuniones feedback

10Lic. Pablo Sobenes Indacochea

Impulsor Impulsor Es importante el éxito de los proyecto para beneficio de la empresa e impulsar su skills profesionales

Brindar información permanente del estado del proyecto

* Nivel actual de compromiso (resistente, neutral, impulsor, promotor, etc)

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿cuál?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿?
Page 19: AQP S12 G1 Avance 4

PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

PUCP-PMBOK

13.2.3.1

HOJA 1

Componente Descripción

GrupoGPC – 1510 - S12 – GRUPO 01

Título del Proyecto Restructuración del proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes de la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo Total S.A.

Gerente del Proyecto Gustavo Peñaloza

Estrategia de Gestión de Interesados

Se deberá identificar a los interesado con los siguientes datos:- Nombre- Cargo en la organización (Interna/Externa)- Ubicación Física- Rol en el Proyecto- Información de Contacto(Número Telefónico, Correo electrónico de contacto)

Es responsabilidad del Equipo de Dirección del proyecto el levantamiento de los datos de este registro.

Los niveles de compromiso que deseamos que los interesados clave cuenten son:- Promotor (apoya)

- Impulsor

Se les invitará a las reuniones de avance y se les comunicará antes de cualquier cambio, la futura realización de estos. Se presentará el beneficio y la necesidad, y se solicitará su retroalimentación, la cual será considerada si no afecta el desempeño del proyecto.

En fases tempranas como Análisis, Desarrollo y Pruebas se realizarán reuniones cada 15 días convocando a los interesados de alto poder y alto interés para presentarles informes del estado del proyecto.A los interesados de bajo poder y bajo interés se les enviará un informe en físico a sus direcciones email con acuse de recibo.

Para lograr y mantener el compromiso de los interesados de alto poder y alto interés, se les invitará a participar de:

- Reuniones de informe de estado

- Sugerencias de Planes de acción ante posibles desviaciones.

- Informes del estado de ejecución de los planes de acción implementados

Se identificarán las necesidades, intereses y principales requerimientos de cada interesado, las cuales semanalmente en una reunión a primera hora los días Lunes se deben actualizar y revisar si se están cumpliendo con:

- Implementar los requerimientos de cada interesado

- Implementar las necesidades identificadas

- Informar a los interesados sobre las acciones que cubren lo indicado (requerimientos) en los puntos anteriores.

Ante cualquier diferencia y/o conflicto el Equipo de Dirección de Proyecto es el responsable de identificar la mejor forma de abordar estos conflictos, siendo únicamente responsabilidad del Director de Proyecto las actividades de negociación con el interesado, de no llegarse a un acuerdo se deberá escalar el problema con los avances de negociación al SPONSOR para su solución.

Cada miembro del equipo dueño de algún riesgo relacionado a interesado será responsable del monitoreo del interesado.Aquellos de alto poder e impacto serán gestionados de cerca por el PM.

Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
Explicar en sesión
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿participaran en hacer los informes?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿fase temprana?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿a quienes?
Ricardo Zúñiga, 01/09/15,
¿temgan?