APUNTES HISTORICOS SOBRE EL CANTON DE ... · Web viewAuthor NATHY Created Date 06/30/2016 12:58:00...

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVISTICOS EXTERNOS

INFORME DE ASESORÍA IA-01-2016

MINISTERIO DE VIVIENDA Y ASENTAMIENTOS HUMANOS

ARCHIVO CENTRAL

ELABORADO POR:

PABLO BALLESTERO RODRÍGUEZ

JUNIO 2016INFORME DE ASESORÍA No 01-2016

MINISTERIO DE VIVIENDA Y ASENTAMIENTO DE HUMANOS (Mivah)

Informe de Asesoría N° IA-01-2016Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos

I. JUSTIFICACIÓN

El presente informe de asesoría se elaboró en respuesta a la solicitud presentada por la señora Grettel Vega Arce, Directora Administrativa del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos, mediante oficio MIVAH-DVMAH-DAF-0104-2016, de fecha 18 de abril de 2016, donde solicitó una asesoría en la cual se elabore un diagnóstico de las necesidades archivísticas institucionales. Con ese fin se efectuó una reunión el día 03 de mayo de 2016 entre la señora Vega Arce y el señor José Alberto Chaves Salas, Asistente de la Dirección Financiera con los funcionarios Natalia Cantillano Mora, coordinadora de la Unidad de Servicios Técnicos Archivísticos y Pablo Ballestero Rodríguez, profesional asignado al trámite, ambos del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Como producto de la reunión se definió que el énfasis de la asesoría seria: valoración documental, elaboración de procedimientos técnicos archivísticos y elaboración de un cuadro de clasificación. El día 19 de mayo de 2016 se realizó una vista a las instalaciones del Mivah, ubicado en el cantón de Montes de Oca, específicamente en el Centro de Negociosos SIGMA, Edificio A, cuarto piso, donde se entrevistó al encargado del Archivo Central.

II. ALCANCE

El alcance del presente informe es realizar un diagnóstico archivístico del Ministerio de Vivienda y Asentamiento Humanos, para definir recomendaciones específicas en materia archivística.

Esta asesoría tiene como objetivo evaluar la labor del Archivo Central del Mivah, en su papel de custodio de documentos y ente rector del Sistema Archivístico Institucional. Por esta razón se visitaron las instalaciones del Archivo Central, así como los archivos de gestión de las oficinas del Despacho de la Viceministra y la Dirección de Vivienda y Asentamientos Humanos.

III. FUENTES UTILIZADAS

Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento N° 24023-C. Ley General de Control Interno Nº 8292. Expedientes de asesoría, inspección, transferencia, selección y

correspondencia referentes al Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional (Dsae).

Resolución DGAN-04-2008. Propuesta cambio de estrategia en las asesorías en materia archivística e inspecciones

III- METODOLOGÍA UTILIZADA

Se analizaron las fuentes antes mencionadas.

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Se revisaron los expedientes del Mivah, que se encuentran en el archivo de gestión del Dsae, para determinar los antecedentes de la relación entre ambas instituciones en materia archivística.

Se realizó una visita al Mivah el día 19 de mayo de 2016, donde se visitó el Archivo Central del Ministerio. Durante la visita se entrevistó al señor Arnoldo Barberena Salas, encargado del Archivo Central.

Se tomaron fotografías del estado actual de los documentos de la entidad.

IV-IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

4.1 Reseña histórica del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos 4

El Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (Mivah) surge como una respuesta funcional a una serie de condicionantes de orden interno y externo. En el orden externo, el impulso que desde la Agencia Onu Hábitat, de la Organización de las Naciones Unidas a la denominada Agenda Hábitat, que busca posicionar la vivienda como un tema de la mayor prioridad política, impulsa la reforma institucional como la respuesta que da el país a este llamado.

Por otro lado, uno de las secuelas de la crisis de finales de los años setentas y principios de los ochentas, es un incremento de la demanda de vivienda que propicia la formación de un fuerte movimiento social pro vivienda, que incide y profundiza gran parte de los procesos de cambios en la institucionalidad de vivienda, liderada hasta este momento por el Invu.

Mediante el Decreto 10299-P, del 27 de julio de 1979, se designa como Ministro sin cartera en Vivienda y Asentamientos Humanos al Ing. Jorge Carballo Wedell. Un mes después, con el Decreto Ejecutivo 10458-P-DP, se crea el sector Vivienda y Asentamientos Humanos; bajo la conducción de dicho ministro, como rector en este ámbito.

Por medio de la Ley 7052, de noviembre de 1986, se creó el Sistema Financiero Nacional para la Vivienda (SFNV). Con dicho sistema, se define un conjunto de instituciones especializadas en el tema del financiamiento de vivienda de interés social, bajo la rectoría del Banco Hipotecario de la Vivienda (Banhvi). El Ministro (a) de Vivienda y Asentamientos Humanos preside la Junta Directiva de dicho Banco.

Asimismo, con la Ley 7055, del 22 de diciembre de 1986 y la Ley General de Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios de la República, se crea el Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos, con la función de brindar soporte técnico a la Rectoría ejercida por el Ministro (a).Sin embargo, la ausencia de una Ley de Creación, facilita que no existan funciones legalmente establecidas para el Mivah. Es ese aspecto, el accionar institucional depende de la directriz o lineamiento ministerial. En consecuencia,

4 Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos [en línea] http://www.mivah.go.cr/Nosotros_Historia.shtml. Consultado el día 25 de mayo de 2016.

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el Ministerio se define como un órgano de coadyuvancia a la rectoría del Ministro.

4.2 Misión 5

Ejercer la rectoría del proceso de planificación del territorio nacional, en materia de vivienda y gestión territorial, mediante la emisión de políticas, directrices y lineamientos, con el propósito de facilitar a la población el acceso a asentamientos sostenibles, productivos, equitativos e inclusivos, contribuyendo así al desarrollo social del país.

4.3 Visión 6

Ser la institución líder en la gestión articulada del territorio, a nivel intersectorial, con el fin de impulsar el desarrollo integral de los asentamientos humanos, y la mejora permanente en la calidad de vida de la población; mediante una labor comprometida, ágil y eficiente de los funcionarios.

4.4 Líneas de Acción 7

Emisión de políticas, directrices y lineamientos, en materia de ordenamiento territorial y vivienda.

Planificación urbana y ordenamiento territorial. Atención a comunidades prioritarias. Investigación y elaboración de propuestas de intervención en

comunidades y poblaciones meta. Seguimiento a procesos dirigidos a la atención de comunidades y

poblaciones meta. Mejoramiento barrial. Creación de espacios de coordinación y articulación intersectorial. Evaluación de procesos afines a la gestión territorial.

V- ANTECEDENTES ARCHIVISTICOS

ANTECEDENTES DE LA RELACIÓN ARCHIVÍSTICA ENTRE EL MINISTERIO DE VIVIENDA Y ASENTAMIENTOS HUMANOS (MIVAH) Y LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL.

De acuerdo con la revisión de los expedientes correspondientes al Mivah, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, se evidencia una relación entre ambas instituciones a partir de 1989, la cual se desglosada de la siguiente manera.

1.1. Transferencias de documentos al Archivo Nacional

5 Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos [en línea] http://www.mivah.go.cr/Nosotros_Mision_ Vision.shtml. Consultado el día 25 de mayo de 2016.6Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos [en línea] http://www.mivah.go.cr/Nosotros_Mision_ Vision.shtml. Consultado el día 25 de mayo de 2016.7 Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos [en línea] http://www.mivah.go.cr/Nosotros_Metas_ Líneas Accion.shtml. Consultado el día 25 de mayo de 2016.

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El Ministerio ha realizado las siguientes transferencias:

CUADRO Nº 1:

Año Número de la transferencia

Sub fondo remitido

1994 T-23-1994 Despacho del Ministro de Vivienda y Asentamientos Humanos

1994 T-24-1994 Despacho del Viceministro1998 T-16-1998 Despacho del Ministro de Vivienda y

Asentamientos Humanos1998 T-05-1999 Despacho Viceministro2002 T-52-2002 Despacho del Ministro de Vivienda y



Asentamientos Humanos2010 T-35-2010 Oficina de prensa2014 T-64-2014 Despacho del Ministro de Vivienda y

Asentamientos Humanos2014 T-66-2014 Oficina de prensa

1.2 Inspecciones:

La Dirección General del Archivo Nacional inspeccionó en el año 2013 el Archivo Central del Ministerio. Como resultado de esta investigación se determinó que dicha unidad está a cargo de un técnico en Archivística, cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y tiene un depósito documental. Sin embargo, no se cuenta con un sistema automatizado para el acceso a los documentos, no se elaboran instrumentos de valoración documental y no hay espacio para recibir nuevos documentos.

1.3 Asesorías

El Archivo Nacional realizó las siguientes asesorías:

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CUADRO Nº 2:

Oficio y fecha de remisión

Número de informe

Asunto / Hallazgos

Oficio sin número de fecha 17 de septiembre de 1990.

--- Informe de Asesoría sobre la creación del Archivo Central en el Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos.

Oficio 313 de fecha 26 de noviembre de 1990.

--- Proyecto de Asesoría para la organización de un Archivo Central en el Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos.

Oficio DSAE-510-2002, de fecha 20 de septiembre de 2002.

Informe de Asesoría Nº 21-2002.

Creación del Archivo Central de Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos.

Oficio DSAE-106-2003 de fecha 27 de marzo de 2003.


Este informe señaló el avance en el cumplimiento de las recomendaciones en materia archivística en el Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos.

Oficio DSAE-330-2003 de fecha 20 de agosto de 2003.


Sobre los avances realizados en la organización y conformación del Archivo Central del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos.

Oficio DSAE-193-2005, de fecha 03 de mayo de 2005.


Referente al traslado del Archivo Central del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos.

Oficio DSAE-581-2006 de fecha 15 de noviembre de 2006.

Informe de Asesoría IA-28-2006.

Destaca la creación de un Sistema Archivístico Institucional y la normalización en la producción de cartas, memorandos e informes.

Oficio DSAE-628-2006 de fecha 13 de diciembre de 2006.

Informe de Asesoría IA-35-2006.

Se elaboró un diagnóstico archivístico en el despacho del ministro. De este instrumento se determinó que la encargada del archivo de gestión estaba trabajando en materia de conservación preventiva e implementación del Cuadro de Clasificación.

1.4. Valoración y Selección

El Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos, ha presentado los siguientes trámites de valoración documental:

- Informe de Valoración Nº 33-2005 (Valoración Parcial). Conocido en la sesión CNSED 12-2005 de fecha 14 de septiembre de 2005. Se valoró el subfondo Oficialía Presupuestal.

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- Informe de Valoración Nº 38-2007 (Valoración Parcial). Conocido en la sesión CNSED 13-2007 de fecha 28 de noviembre de 2007. Se valoraron los siguientes subfondos: Presupuesto, Servicios Generales y Recursos Humanos.

En ninguno de los trámites se declararon documentos con valor científico cultural.

VI- DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA ACTUAL

El Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (Mivah), se trasladó al Edificio Sigma, en San Pedro de Montes de Oca, en el año 2015. Sin embargo, el depósito del Archivo Central permaneció en el Oficentro del Mall San Pedro, por tanto este ministerio, está ubicado en dos edificios.

6.1 Fondo documental El Archivo Central custodia documentos de los años 1990 a 2014, correspondiente a 300 metros aproximadamente. En una revisión ocular, se constató que el acervo documental custodiado por el Archivo Central del Mivah, está conformado, entre otros, por los siguientes tipos documentales: correspondencia, expedientes de recursos humanos, informes de gestión, expedientes de proyectos de vivienda, expedientes de licitaciones, acuerdos de pago, expedientes del proyecto Plan Regional Urbano de la Gran Área Metropolitana de Costa Rica (Prugram) y planos.

Además, el Archivo Central del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos cuenta con las siguientes características:

Cantidad de documentos: 300 metros. Fechas extremas: 1990-2014. Clase: Textual y gráfica. Unidad de conservación: Cartapacios (tipo Ampo), carpetas, cajas de

archivo y volúmenes empastados (libros). Además se observaron cajas comerciales ubicadas en el suelo.

Forma: Original y copia.

A continuación se presenta un balance de la organización del fondo documental con base en lo observado durante la visita realizada el día 19 de mayo de 2016.

6.2 Clasificación y ordenación

De acuerdo con lo informado por el señor Arnoldo Barberena Salas, el Mivah cuenta con un cuadro de clasificación que utiliza el sistema orgánico para los archivos de gestión, el cual está desactualizado desde el año 2006. Sin embargo, algunos encargados de archivos de gestión se han dada a la tarea de actualizarlo utilizando sus propios criterios, por tanto el cuadro de clasificación en los archivos de gestión no está normalizado. En cuanto a la ordenación de

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los documentos, estos archivos aplican el método cronológico a lo interno de las carpetas.

Por su parte, en el Archivo Central la ordenación se realiza por número de transferencia, respetando para ello la oficina de procedencia. Para la ordenación de las cajas se aplica el método numérico. Finalmente, los documentos contenidos en cada una de las carpetas, están ordenados cronológicamente.

Sin embargo, el señor Barberena, recibió algunos documentos que no se encontraban clasificados, ordenados o descritos. Por tanto, estos documentos se encuentran sin normalizar, ubicados en cajas comerciales y en el suelo.

6.3 Descripción

En entrevista con el señor Arnoldo Barbarena Salas, Encargado del Archivo Central del Mivah, indicó que dicha unidad no aplica ninguna Norma Internacional de Descripción; sin embargo utiliza listas de remisión e inventarios a nivel de unidad documental como instrumentos de localización. Según se apuntó en el último Informe de Desarrollo Archivístico correspondiente al período 2015-2016, se tiene inventariado aproximadamente el 35% del acervo documental.

Asimismo, el Archivo Central cuenta con varios inventarios en Microsoft Excel, específicamente de los expedientes de recursos humanos, los expedientes del Prugram, la correspondencia del Despacho del Viceministro y la correspondencia para el Programa de Desarrollo Humano.

Según indicó el encargado del Archivo Central, existió una base de datos en el programa WINISIS que contenía la estructura de la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-g (2000), pero los registros que contenía se perdieron. Es importante recalcar que no existe una base de datos que permita localizar la información custodiada por el Archivo Central.

Además, algunos archivos de gestión cuentan con controles de correspondencia e inventarios levantados en Microsoft Access, los cuales no están normalizados.

6.4 Normalización

El Archivo Central no cuenta con un manual de procedimiento que defina los procesos archivísticos de clasificación, ordenación, descripción, valoración, selección y eliminación de documentos en la institución. Sin embargo, de acuerdo con lo indicado por el señor Arnoldo Barbarena Salas, el Archivo Central emitió dos lineamientos, el primero para “llenar correctamente las Lista de Remisión” y el segundo para “La elaboración del tipo documental carta” que es una adaptación de la Directriz para la elaboración del tipo documental “Carta” en las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos.8

8 Publicada en el Alcance 117 de la Gaceta N° 247 del 21 de diciembre del 2015

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El Encargado del Archivo Central, señaló conocer la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y las distintas directrices que ha emanado la Junta Administrativa del Archivo Nacional9, dichas directrices son divulgadas constantemente en las capacitaciones que imparte el archivista.

6.5 Sistemas de información

Según explicó el encargado del Archivo Central, actualmente no se tiene un sistema de información automatizado para la recuperación y acceso a la información custodiada en el Archivo Central. Por este motivo, el Archivista le solicitó al Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicación que programara el software libre facilitado por el Consejo Internacional de Archivos denominado Ica-Atom, para iniciar con la descripción normalizada de los documentos custodiados en el depósito documental.

Con respecto a la producción de documentos electrónicos con firma digital validada, el señor Arnoldo Barberena Salas, Encargado del Archivo Central, comentó que únicamente los funcionarios que tienen puestos de jefaturas cuentan con firma digital, por tanto, su uso es reducido.

De acuerdo con lo informado por el señor Arnoldo Barberena, no existen políticas ni lineamientos elaborados en conjunto entre el Archivo Central y el Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicación, sobre gestión de documentos electrónicos.

6.6 Préstamo de documentos

Según explicó el encargado del Archivo Central, esta unidad cuenta con algunas formalidades para la consulta de documentos tales como:

El usuario debe solicitar el documento por correo electrónico. El Archivista busca el documento por medio de las listas de remisión o

inventarios documentales. El Archivista, ubica una boleta testigo en lugar del documento facilitado. El Archivista completa la boleta de préstamo y entrega el documento al

usuario. El usuario firma la boleta de préstamo. El Encargado del Archivo Central controla la vigencia del préstamo de

los documentos. Cuando este plazo se vence, el archivista le solicita al usuario que renueve el préstamo del documento o que proceda a devolverlo.

Sin embargo en el documento “Diagnóstico de la situación archivística del Archivo Central del MIVAH” elaborado por el señor Arnoldo Barberena Salas en el año 2012, se apuntaron otros lineamientos para facilitar los documentos que custodia el Archivo Central. Por este motivo se deben unificar los criterios para el préstamo de los documentos en el Ministerio.

9 “-Directriz con las regulaciones técnicas sobre administración de los documentos producidos por medios automatizados, publicada en La Gaceta No. 61 de 28 de marzo 2008 y su fe de erratas publicada en La Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008. -Directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015.

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6.7 Transferencias Documentales:

Según lo informado por el señor Arnoldo Barberena Salas, el depósito documental del Archivo Central, tiene capacidad para albergar 210 metros y se encuentra saturado desde el año 2012. Por este motivo, el Mivah adquirió una nueva estantería móvil diseñada para recibir 144 metros de documentos. No obstante, la nueva estantería no se ha podido utilizar debido a problemas estructurales con el cuarto piso del edifico del Oficentro Mall San Pedro. Por tanto, el Ministerio está en proceso de adquirir un nuevo espacio en el primer piso del dicho centro comercial de alrededor de 100 metros cuadrados el cual albergaría el nuevo depósito documental del Archivo Central.

No obstante, a pesar de la falta de espacio, el Encargado del Archivo Central, recibió algunas cajas con documentos, sin la respectiva lista de remisión. Lo que ha producido que dichos documentos se ubiquen en el suelo del depósito, dificultando así el tramiento archivístico de la documentación (ver anexo No. 1).

Por otro lado, los archivos de gestión en general no presentan problemas de saturación de documentos, excepto los archivos de la Dirección de Vivienda y Asentamientos Humanos, el Departamento Financiero, el Departamento de Proveeduría y la Dirección Administrativa Financiera.

6.8 Valoración, Selección y Eliminación

El Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised), conformado en el año 2015. Actualmente está integrado por los siguientes funcionarios:

Arnoldo Barberena Salas, Encargado del Archivo Central y secretario del Cised.

Francisco Javier Peralta Beer, jefe de la Asesoría Jurídica y Abogado del Cised.10

José Alberto Chaves Salas, Asistente de la Dirección Financiera, Presidente del Cised.11

Este Cised se ha reunido en al menos tres ocasiones en el período que corresponde de marzo 2015 a marzo 2016. De estas reuniones se han levando actas y se han comunicado los acuerdos respectivos. Sin embargo, en estas reuniones no se ha conocido ningún instrumento de valoración que permita fijar la vigencia administrativa legal de los documentos. Por tanto, el Mivah, no ha presentado Tablas de plazos de conservación de documentos ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, consecuentemente, no se ha declarado ningún documento con valor científico cultural en específico para esta institución.

6.9 Recurso Humano

10 Oficio MIVAH-AJ-0067-2016 de 17 de mayo de 2016 (ver anexo no. 3).11 Oficio DAF-0011-2015 de fecha 20 de enero de 2015 (ver anexo no. 3).

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El Archivo Central está a cargo del señor Arnoldo Barberena Salas, quien ocupa el puesto de técnico 3 en archivo, actualmente estudia la carrera de Archivística y labora en esta institución desde el mes de julio del año 2011.

6.10 Condiciones del local

El Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos dispone de un Archivo Central ubicado en tres áreas. Las dos primeras áreas están ubicadas en el Edificio Sigma. La primera área corresponde al lugar de trabajo del Archivista, que consiste en un cubículo ubicado en una oficina que comparte con personal del área de Servicios Generales. La segunda área es la Sala de Consulta, que también es usada como sala de reuniones de la Dirección Administrativa Financiera.

La tercera área, corresponde al depósito documental, localizado en el cuarto piso del oficentro Mall San Pedro. No obstante, por problemas estructurales en este piso y por disposición del arrendatario del edificio, se trasladará próximamente para el primer piso de este centro comercial, a un local más amplio.12

El actual depósito documental, es un local de 42 metros cuadrados. En este espacio se encuentran dos estanterías móviles, de las cuales solo se puede utilizar una, debido a los problemas estructurales explicados con anterioridad.

El espacio asignado está saturado, por lo que se ubican cajas en el suelo y existen planos enrollados. Asimismo algunas cajas de archivo no están rotuladas. Además, en la estantería se ubican materiales de oficina, disquetes y discos ópticos. También, existen documentos ubicados en cajas comerciales.

12 Durante la visita de inspección, no se pudo visitar el área destinada para el nuevo depósito documental, puesto que está bloqueada la entrada con material de construcción del Mall San Pedro.

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CUADRO Nº 3:ENTORNO DEL ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE VIVIENDA Y

ASENTAMIENTOS HUMANOS

stado de limpieza

Iluminación natural

Iluminación artificial

Sistema Eléctrico

Ventilación, contaminación

ambiental y aguas

Local:

Bueno

Frecuencia de la limpieza:

Mensual

Estantería:

Muy Bueno

Frecuencia de la limpieza

Semestral

¿Entra luz natural al depósito?

No

¿Cómo afecta a los documentos?

No los afecta

¿Hay cortinas o persianas?

Cortinas

Tipo de bombillas

Fluorescentes

Estado:

Bueno

Estado General:

Bueno.

Forma de instalación:

Oculta

Ubicación de cables:

Adecuada

Construcción del cableado:

Entubado.

Fumigación:Siperiódica (anual)

Plagas:No se observaron.

Ventilación:Se cuenta con aire acondicionado y deshumidificadoresEn el momento de la visita se encontraban apagados

Humedad:No se observaron rastros de humedad

Filtraciones de aguaNo se observaron

CUADRO Nº 4:CONDICIONES DE SEGURIDAD DEL ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE

VIVIENDA Y ASENTAMIENTOS HUMANOS

Acceso a los documentos Prevención contra incendios y robos

Salidas de emergencias de los depósitos

El acceso a los depósitos es restringido.

El depósito está resguardado por la seguridad del Mall San Pedro

No se cuenta con un programa para el rescate de documentos esenciales.

Materiales:Piso: CementoTecho: Gypson Paredes: CementoExtintores: No se observaronAlarmas contra incendios: NoDetectores de humo: Si

No

Se tiene un plan de emergencia, para todo el ministerio.

CUADRO Nº 5:MOBILIARIO Y EQUIPO CON QUE CUENTA EL ARCHIVO CENTRAL DEL

MINISTERIO DE VIVIENDA Y ASENTAMIENTOS HUMANOS

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Mobiliario Equipo350 metros de estantería compacta.De los cuales solo se utilizan 210 metros.

1 equipo de cómputo (Edificio Sigma)

1 aire acondicionado y un deshumidificador (Estos aparatos en el momento de la visita se encontraban apagados)

1 estación de trabajo (Edificio Sigma)

1 destructora de papel (depósito)1 escritorio pequeño (depósito)1 silla (depósito)Materiales de trabajo: se cuenta con cajas, hojas blancas, carpetas, lápices y lapiceros, gabachas, entre otros.

VII-SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA ENCONTRADA EN LOS ARCHIVOS DE GESTÍON DEL MIVAH

Durante la visita se conocieron algunos archivos de gestión con el objetivo de analizar la situación en materia archivística y determinar si el Archivo Central funge como rector del Sistema Archivístico Institucional. A continuación se detalla la situación encontrada:

7.1 Dirección de Vivienda y Asentamientos Humanos

Durante la visita se observó que esta dirección custodia sus documentos en archivadores, la clase es textual, tienen tanto originales como copias, se identificó que clasifican los documentos orgánicamente y ordenan los documentos a lo interno de las carpetas en orden cronológico. La encargada de este archivo es la señora Lilian Mayorga Calvo, quien explicó que llevan el control de la correspondencia en una base de datos en Microsoft Access, además señaló que entre sus principales tipos documentales custodia: correspondencia, expedientes de grupos organizados, proyectos de vivienda, entre otros.

Esta Dirección posee tres unidades administrativas: Análisis Técnico de Vivienda, Diagnóstico e Incidencia Social y Orientación y Verificación de Calidad. Todas custodian sus documentos en archivadores y estantes.

7.2 Despacho Viceministro

En el archivo de gestión del Despacho Viceministerial, se observó que los documentos se clasifican mediante un sistema orgánico, utilizando los ámbitos de la administración pública. La encargada de este archivo es la señora Maria Isabel Guzmán Rojas, quien explicó que los documentos se conservan en archivadores y se ubican en carpetas colgantes.

Entre los principales tipos documentales que custodia esta oficina están: correspondencia, informes y proyectos. Las fecha extremas son 2009-2015. El control de la correspondencia se lleva en una base de datos en Microsoft Access.

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VIII-CONCLUSIONES:

1. El MIVAH cuenta con un técnico en Archivo, un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y un depósito documental. Sin embargo, carece de instrumentos de valoración documental y el local está saturado.

2. El Archivo Central del Mivah no cuenta con un manual de procedimientos archivísticos, que detalle las actividades para: clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos producidos o recibidos de manera adecuada. Por tanto, la falta de regulaciones entre el Archivo Central y los archivos de gestión, denota la ausencia de un Sistema Archivístico Institucional.

3. Durante la visita de asesoría, se conocieron los archivos de gestión del Despacho del Viceministro y la Dirección de Vivienda y Asentamientos Humanos. En ambas áreas se constató que cada funcionario organiza sus documentos de acuerdo con su criterio personal, ya que la responsabilidad de actualizar el cuadro de clasificación recae en los encargados de archivos de gestión.

4. El Archivo Central no cuenta con instrumentos de descripción basados en la normativa internacional elaborada por el Consejo Internacional de Archivos.

5. El Archivo Central del Mivah, no cuenta con un sistema automatizado de control y localización de los documentos. Tuvo un sistema en Winisis, pero está en desuso. Además, tiene varios inventarios en hojas de cálculo, las cuales abarcan cerca del 35% del fondo documental. No se describen documentos regularmente.

6. El encargado del Archivo Central del Mivah recibió documentos sin clasificar, ordenar y describir (lista de remisión), por tanto esta documentación no cuenta con tratamiento archivístico.

7. En materia de valoración y selección documental, el Archivo Central del Mivah, no cuenta con Tablas de plazos de conservación de documentos ni tampoco con documentos declarados con valor científico cultural. Es por este motivo, que está saturado el depósito del Archivo Central y algunos archivos de gestión.

8. Por tanto, el Cised debe acelerar el proceso de elaboración y aprobación de las solicitudes de valoración parcial o tablas de plazos de conservación de documentos.

9. El Mivah no tiene normalizada la implementación y el uso de la firma digital de documentos, así como el resguardo de los documentos en soporte electrónico.

10.El Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos no tiene un gestor de documentos electrónicos.

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IX-RECOMENDACIONES GENERALES

Es necesario que el Archivo Central del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos asuma la responsabilidad de custodiar y facilitar el acervo documental de la institución. Para ello deben elaborar políticas de gestión documental, elaborar tablas de plazos de conservación de documentos, regular la transferencia de documentos y participar activamente en la resolución de conflictos de la Institución, en materia de gestión de la información.

Si se pretende elaborar y ejecutar un Sistema Archivístico Institucional, se debe recordar que esto implica la organización de todos los archivos de gestión de la institución. Como producto de esta organización se deben generar cuadros de clasificación normalizados y procedimientos para la gestión de la documentación.

a - Recomendaciones en Materia de Clasificación y Ordenación

La clasificación documental es el proceso archivístico que significa dividir el total de documentos de una entidad, organización u oficina, siguiendo algún criterio, pues estos no se pueden almacenar simplemente en el orden en que se van produciendo.

El uniformar o normalizar los criterios para archivar en los archivos de gestión de la institución, permite identificar que se produce y que se recibe en cada departamento o unidad administrativa o sustantiva. Con ello se logra que cualquier funcionario pueda archivar de manera oportuna, suficiente y exacta, elementos indispensables para que la toma de decisiones y la administración sean eficientes y eficaces.

Los sistemas de clasificación existentes son:

Clasificación orgánica: los documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad.

Clasificación por funciones: los documentos se clasifican según las funciones y actividades de la institución.

Clasificación por asuntos o materias: se refiere a la clasificación de acuerdo con el contenido sustantivo de los documentos, es decir, basado en los asuntos o materias de que versan.

Cada uno de estos sistemas de clasificación presentan fortalezas y debilidades, tales como:

-El orgánico es objetivo, exacto, fácil y expedito, pero rompe la unidad de los trámites y de las funciones. Es lento para tomar decisiones, pues la búsqueda de la información se debe realizar en muchas carpetas.

-En el sistema funcional la capacidad de respuesta es rápida, haciendo expedita la toma de decisiones administrativas, además no rompe la unidad de

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trámite. Sin embargo, se requiere conocer con profundidad las funciones de la organización y el proceso de archivar es más lento.

-La principal desventaja del sistema por asuntos es su alto grado de subjetividad y que se pierde el contexto de producción documental y su relación con otros, por esta razón no se recomienda su uso.

En este sentido, una buena estrategia es aprovechar las fortalezas de los dos primeros sistemas de clasificación, mediante el sistema llamado organico-funcional.

El sistema consiste en la organización de los documentos en torno a seis ámbitos que se detallan a continuación:

N° ÁMBITO1 Oficina productora13

2 Institución a la que pertenece la oficina productora

3 Administración pública4 Empresas privadas5 Particulares6 Organismos internacionales

Asimismo, se recomienda utilizar como referencia el cuadernillo: “Clasificación y ordenación documental en los archivos de oficina”, emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, el cual se encuentra adjunto en el anexo n° 3 de este informe de asesoría.

Con respecto a la ordenación de los documentos, tanto en los archivos de gestión como en el Archivo Central, puede ser entendida como la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.14

Los procesos de ordenación se realizan a partir de métodos normalizados, ya sean alfabéticos, cronológicos o numéricos. El artículo 83 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 establece:

“Los métodos de ordenación a utilizar pueden ser el alfabético, cronológico o numérico.a. Alfabético: Sus elementos son los nombres de personas, cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en la ordenación onomástica, que corresponde a los nombres de personas, la ordenación toponímica que corresponde a los nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias.b. Cronológico: Los elementos que componen ese método de ordenación son el año, mes y día del documento.c. Numérico: Cosiste en la asignación de números a los documentos, para colocarlos en el espacio físico correspondiente en forma sucesiva.”

13 Se deben definir las funciones sustantivas y facilitativas de la unidad y se establecen las series documentales que surgen de ellas.14 Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, Artículo 82.

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Debe tener presente que es posible mezclar varios métodos de ordenación a las distintas series documentales, su escogencia está sujeta a las necesidades del Archivo Central y de las oficinas productoras.

Por correo electrónico de fecha de 15 de julio de 2016, el suscrito envió al señor Arnoldo Barberena Salas Encargado del Archivo Central del Mivah, un archivo en Microsoft Excel con una propuesta de cuadro de clasificación para la Dirección de Vivienda y Asentamientos Humanos. Además se adjunta en el anexo n° 11 de este informe de asesoría. Cabe destacar que dicho instrumento es un modelo que puede servir de guía para normalizar la clasificación de documentos en los demás archivos de gestión en la organización.

Al ejecutar las labores de clasificación y ordenación de los documentos, el encargado del Archivo Central debe ser cuidadoso de no descuidar los principios del orden original y procedencia. Se le recomienda una lectura atenta del texto “Administración de documentos, textos fundamentales” publicado por la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos en asociación con el Ministerio de Cultura de España. Este documento está disponible en línea de forma gratuita en la siguiente dirección:

http://www.archiveros.net/LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS.pdf

b - Recomendaciones en Materia de Descripción

En cuanto al procedimiento de descripción documental se recomienda que en el Archivo Central se utilice todas las normas emitidas por el Consejo Internacional de Archivos, para la aplicación de la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G, puede visualizar el documento en la siguiente dirección:

http://www.icacds.org.uk/eng/ISAD(G)es.pdf

En el Archivo Central, para agilizar el control y localización de documentos se puede utilizar una base de datos referencial, siempre tomando en cuenta los elementos de la norma citada. Si se crea la base de datos se deben establecer políticas que garanticen el mantenimiento de respaldos, ello con el fin de evitar la pérdida o extravío de la información. De igual forma, se puede implementar el sistema Ica AtoM del Consejo Internacional de Archivos, que está disponible gratuitamente.Es necesario formalizar la utilización de instrumentos de control y préstamo que permitan al Archivo Central y los archivos de gestión, administrar y facilitar de manera adecuada el acervo documental. En el caso de los archivos de gestión estos instrumentos de control fungirán también como instrumentos descriptivos.

Se anexan ejemplos de controles, boletas y registros de préstamo de documentos en el anexo n° 7.

c - Recomendaciones en Materia de Selección y Valoración Documental

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En acatamiento a lo dispuesto en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivo, se propone a las instituciones la confección de tablas de plazos de conservación de documentos, en las cuales se plasme la producción documental total de la entidad, se detecten duplicidades, se establezcan plazos de conservación racionales. Además, se indique cuáles son los documentos más representativos de la institución, para que estos sean conservados permanentemente y se sumen al patrimonio documental del país.

Para su confección debe existir un coordinador que brinde instrucciones acerca de cómo confeccionarlas, convoque al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -que debe hacer la revisión y autorización de los plazos de vigencia legal y administrativa-, y remita a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos dicho instrumento, para que esta asigne el valor científico-cultural a la documentación.

Se recomienda hacer las tablas de plazos desde la fase de gestión; no esperar a que la acumulación de documentos sea un problema en las oficinas o en los archivos centrales.

Asimismo, se recuerda que los Archivos Centrales son custodios de la documentación que transfieren las unidades administrativas, las cuales son las productoras de dichos documentos. Por esta razón, en las tablas de plazos debe incluirse la documentación que custodia tanto el Archivo Central, como aquella que se encuentra en el archivo de gestión de la dependencia que se valora.

La tabla de plazos de conservación de documentos es un instrumento de gran valor para orientar las políticas documentales de la institución. Si se elabora responsablemente, puede ayudar a un manejo más eficiente del recurso humano y el espacio físico, asegurando la información necesaria para la administración y para la historia del país.

En el marco de la reorganización de los archivos, los diferentes procesos archivísticos (clasificación, ordenación, selección, etc.) deben enlazarse en un todo debidamente coordinado, para que las acciones archivísticas iniciadas en las oficinas fluyan ordenada y consecuentemente, hasta llegar a la eliminación o conservación -debidamente planificada- de los documentos.

Por otra parte, la solicitud de valoración parcial es un procedimiento abreviado que facilita a las entidades la evaluación de documentos, generalmente muy voluminosos, que ya han perdido su vigencia administrativa y legal, cuya eliminación es urgente para habilitar espacios.

La diferencia con la tabla de plazos es que no se evalúa la producción total de una oficina, sino sólo algunas series documentales que ya han perdido su valor administrativo y legal.

Las solicitudes de valoración parcial se deben elaborar en el mismo formato de la tabla de plazos, lo único que cambia es el nombre del instrumento, la

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cantidad de series evaluadas y que solo deben incluirse las series documentales que hayan perdido su vigencia administrativa y legal.

En cuanto a aspectos de cumplimentación, deben seguirse las mismas instrucciones de forma y fondo que para la elaboración de una tabla de plazos. La autorización para eliminar documentos derivada de una valoración parcial, afecta únicamente las series, oficinas y fechas extremas expresamente indicadas en el documento.

Es importante analizar los documentos y elaborar las tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales correspondientes. Lo anterior, con el fin de evitar el traslado innecesario al Archivo Central de documentación que ya cumplió su vigencia administrativa y legal, que carezca de valor, por lo cual puede eliminarse.

Para esto puede utilizarse como referencia el cuadernillo: “Valoración Documental en Costa Rica”, emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, el cual se adjunta en el anexo n° 4. También puede analizarse el documento “Modelo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales (ejemplos de unidades administrativas como: Auditoría Interna, Asesoría Legal, Departamento Financiero, Proveeduría y Recursos Humanos)”, este documento se adjunta en el anexo n° 10.

Para la elaboración de los instrumentos de valoración, el Encargado del Archivo Central debe implementar una metodología, que especifique las funciones y responsables de cada uno de los funcionarios que intervienen en el proceso de valoración documental, que son: encargados de archivos de gestión, jefe de oficina, Encargado del Archivo Central, Jefe de Archivo Central y Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

En este contexto, los encargados de los archivos de gestión, junto con el Encargado del Archivo Central son los responsables de cumplimentar los campos del formulario de tabla de plazos o valoración parcial, por medio de una sesión de trabajo. Para realizar esta tarea van a necesitar algunas fuentes de información como por ejemplo: las funciones de la oficina productora, inventarios de la documentación (tanto la que se custodia en los archivos de gestión como la que se custodia en el Archivo Central), listas de remisión, controles de correspondencia, entre otros.

Una vez que se ha analizado la información y se han identificado todas las series documentales, se procede cumplimentar cada uno de los campos del formulario de tablas de plazos o valoración parcial, según se estable en el instructivo el cual se adjunta en el anexo n° 9.

Una vez realizada esta parte, el encargado de archivo de gestión, analiza la información contenida en el formulario de tabla de plazos y solicita la revisión por parte del jefe de la oficina productora. De existir correcciones, se realizan en una segunda sesión de trabajo entre el encargado de archivo de gestión, el archivista y el jefe de la oficina productora. De esta sesión de trabajo se debe obtener como resultado, la firma del formulario de tabla de plazos o valoración

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parcial por parte de la jefatura de la oficina productora. Posteriormente, este remite el formulario de tabla de plazos o valoración parcial al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

A continuación se presenta una propuesta de cronograma de trabajo para la elaboración de tablas de plazos o valoraciones parciales en el Mivah, el cual consiste en una lista de las oficinas productoras, la fecha y hora de la primera sesión de trabajo entre el encargado del archivo de gestión y el archivista y la fecha y hora de una segunda sesión de trabajo de validación de información.

CUADRO Nº 6:

N° Oficina Productora Fecha de la 1° visita

Hora Fecha de la 2° visita

Hora Fecha V°B° del

Jefe1 Despacho Ministro 8-8-16 9:00 26-8-16 9:00 19-9-162 Asesoría Jurídica 8-8-16 13:00 26-8-16 13:00 19-9-163 Planificación Institucional 9-8-16 9:00 29-8-16 9:00 19-9-164 Auditoría Interna 9-8-16 13:00 29-8-16 13:00 19-9-165 Despacho viceministro 11-8-16 9:00 30-8-16 9:00 19-9-166 Dirección de Vivienda y

Asentamientos Humanos11-8-16 13:00 30-8-16 13:00 19-9-16

7 Departamento de Análisis Técnico de Vivienda

12-8-16 9:00 1-9-16 9:00 19-9-16

8 Departamento de Diagnóstico e Incidencia Social

12-8-16 13:00 1-9-16 13:00 19-9-16

9 Departamento de Orientación y Verificación de Calidad

16-8-16 9:00 2-9-16 9:00 19-9-16

10 Dirección de Gestión Integrada del Territorio

16-8-16 13:00 2-9-16 13:00 19-9-16

11 Departamento de Planificación y Ordenamiento

Territorial

18-8-16 9:00 5-9-16 9:00 19-9-16

12 Departamento de Información en Ordenamiento Territorial

18-8-16 13:00 5-9-16 13:00 19-9-16

13 Departamento de Gestión de Programas en el Territorio

19-8-16 9:00 6-9-16 9:00 19-9-16

14 Dirección Administrativa Financiera

19-8-16 13:00 6-9-16 13:00 19-9-16

15 Departamento Financiero 22-8-16 9:00 8-9-16 9:00 19-9-1616 Departamento de Proveeduría 22-8-16 13:00 8-9-16 13:00 19-9-1617 Departamento de Servicios

Generales23-8-16 9:00 9-9-16 9:00 19-9-16

18 Departamento de Gestión Institucional de Recursos

Humanos

23-8-16 13:00 9-9-16 13:00 19-9-16

19 Unidad de Archivo Central 25-8-16 9:00 12-9-16 9:00 19-9-1620 Departamento de

Tecnologías de Información y Comunicación

25-8-16 13:00 12-9-16 13:00 19-9-16

d - Recomendaciones en Materia de Conservación

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Las unidades de conservación o instalación recomendadas para custodiar los documentos son las carpetas y cajas de archivo libres de ácido. Las siguientes son las especificaciones técnicas recomendadas:

Diseño:

Una sola pieza armable con la pestaña de cierre hacia el frente y un orificio redondo en el lateral de mano derecha.

Material: cartón corrugado.

Acidez: entre un 6 y un 8 pH

Medidas: largo: 39.5 cm, alto: 28 cm y ancho: 14 cm

Las cajas deben rotularse por su cara frontal, indicando la oficina productora, los números de orden extremos que contiene y el número consecutivo de la caja. Estos elementos permiten identificar fácilmente el contenido de cada una de las unidades de almacenamiento y aceleran la localización física de los documentos.

En el anexo n° 2 del presente informe, se adjunta un ejemplo del tipo de caja por utilizar, su rotulación y disposición en la estantería.

Debe tenerse en consideración la elaboración un plan de conservación preventiva de todos los documentos, dándole énfasis a los esenciales, con la finalidad de controlar el deterioro de los documentos. Un ejemplo de la elaboración de este tipo de plan corresponde al artículo Manual Plan de Prevención de Desastres y Salvamento de Documentos Esenciales, elaborado por Marco Antonio Calderón Delgado, el cual se adjunta en el anexo n° 5.

Además, se debe implementar el uso de un repositorio digital para la conservación de los documentos en soporte electrónico declarados con valor científico cultural, el cual debe ser administrado por el Archivo Central y a su vez contar con una política de migración y de metadatos.

e - Recomendaciones para el traslado de la documentación custodiada en el Archivo Central

Cuando se realice el traslado del depósito del Archivo Central se deben tomar las siguientes previsiones para evitar el deterioro o pérdida de los documentos.

a) Rotular todas las cajas de archivo, tal y como se indica en el anexo número dos de este documento.

b) Los documentos que están en cajas comerciales, ubicarlos en cajas de archivo y rotular dichas cajas.

c) Inventariar la cantidad de cajas que custodia el Archivo Central. El inventario debe indicar como mínimo, la oficina productora, el año de trasferencia y la cantidad de cajas remitidas.

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d) Se recomienda embalar en plástico las cajas de archivo, esto para evitar que dicha caja se dañe y preservar los documentos que ella contiene. Otra opción es meter las cajas de archivo dentro de otras cajas más grandes, esto garantizaría una mejor protección en el momento del traslado.

e) En cuanto a los planos se recomienda meterlos en tubos plásticos, que no sobre pase la cantidad de 10 planos por tubo. Igualmente se debe rotular cada tubo plástico. Si los planos se van a conservar permanentemente en estos contenedores, se debe elaborar un calendario que establezca fechas para enrollar y desenrollar los planos según corresponda.

f) Una vez efectuado el traslado, se recomienda, desembalar los documentos de la forma más expedita, para evitar la creación de micro climas, ya sea dentro del plástico o dentro de las cajas grandes.

g) Se debe cerciorar que las condiciones del nuevo local sean las idóneas en cuanto a limpieza y seguridad para los documentos.

f - Recomendaciones en Materia de Políticas y Procedimientos Archivísticos

El Archivo Central debe contar con un manual de procedimientos archivísticos, que detalle las actividades para: clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos producidos o recibidos de manera adecuada. Esta normativa básica permitirá regular la relación entre el Archivo Central y los archivos de gestión, creando de esta formar las bases de un Sistema Archivístico Institucional.

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Estos manuales de procedimientos deben ser levantados primeramente por el Encargado del Archivo Central, para después ser conocidos por la jefatura de la Dirección Administrativa. Una vez que se cuente con el visto bueno de las partes, deben ser remitidos para aprobación de la Unidad de Planificación Institucional.

Se recomienda elaborar los procedimientos, guías de buenas prácticas o directrices, según corresponda, de cada una de las tareas archivísticas que se desarrollan en el Archivo Central, entre otros, por ejemplo:

Clasificación y ordenación de los documentos en los archivos de gestión. Consulta y préstamo de los documentos custodiados por el Archivo

Central y en los archivos de gestión. Determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos. Ejecución de las políticas archivísticas. Elaboración y aprobación de las tablas de plazos de conservación de

documentos. Preparar el informe anual archivístico para el Archivo Nacional. Solicitar autorización para eliminar documentos por parte de los archivos

de gestión. Transferencias documentales de los archivos de gestión al Archivo

Central Transferir al Archivo Nacional los documentos correspondientes a

Despachos de Ministro y Viceministro (Art 53). Transferir documentos con valor científico-cultural al Archivo Nacional.

Para un mayor conocimiento sobre la elaboración de procedimientos, se recomienda la lectura del texto: “Manuales de Procedimientos y Diagramas de Flujo en la Administración de Archivos” que se encuentra disponible en el anexo n° 8 de este documento.

A continuación se presenta una propuesta de procedimiento para la elaboración y aprobación de tablas de plazos de conservación de documentos, el cual sirve como un modelo y que puede ser adoptado a las necesidades del Mivah.

1 2

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PROCESO: Elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos.UNIDAD EJECUTORA: Archivo CentralACTIVIDAD RESPONSABLE

Técnico en Archivo

Encargado de Archivo

Gestión

Jefe o Director unidad

productora

Jefe Archivo Central

Cised CNSED

1. Elaborar la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos.

2. Remitir un borrador de la Tabla de Plazos al Encargado del Archivo Central.

3. Recibir el borrador.

4. Efectuar las correcciones y modificaciones que considere conveniente.

5. Reunir a los interesados para aprobar las observaciones, correcciones o modificaciones.

NO

SI

6. Remitir la Tabla de Plazos al Jefe del Archivo Central.

7. Recibir la Tabla de Plazos.

8. Confeccionar un oficio con el fin de remitir la versión definitiva de la Tabla a la unidad productora.

INICIO

24


9. Recibir el oficio con la Tabla de Plazos adjunta.

10. Sellar y firmar cada uno de los folios de la Tabla de Plazos.

11. Confeccionar un oficio remitiendo la Tabla de Plazos al Jefe del Archivo Central.


13. Remitir la Tabla de Plazos al encargado del Archivo Central.


15. Convocar a reunión al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos Cised.

16. Analizar la vigencia administrativa y legal asignada.

17. Aprobar la Tabla de Plazos. Si no se aprueba pasa al punto Nº 5.

NO

SI

18. Cada miembro firma cada uno de los folios de las Tablas de Plazos.

1 2

3 4

25


19. Se coloca el sello del Cised en cada uno de los folios de la Tabla de Plazos.

20. Enviar la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED).


22. Aprobar la Tabla de Plazos. Si no se aprueba pasa al punto Nº 16.

NO

SI23. Remitir la Tabla de Plazos

al Cised.

24. Recibir la Tabla de Plazos y entregar copia a la Unidad Administrativa.

25. Recibir la tabla de plazos

26. Proceder al proceso de selección y eliminación.

Fin

4

3

26


XIV-DISPOSICIONES DE ACATAMIENTO OBLIGATORIO

Durante la elaboración del diagnóstico archivístico, se notaron algunos incumplimientos a la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivo, por tanto el Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (Mivah) debe ponerse a derecho inmediatamente con lo siguiente (se debe prestar especial atención a los aspectos subrayados, ya que son los que actualmente se incumplen total o parcialmente):

1. La Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos debe cumplir con lo estipulado en la Ley General de Control Interno No. 8292, específicamente el artículo 16:

“Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico”.

El Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos debe continuar con el desarrollo de la materia archivística, para ello los jerarcas de la entidad deben realizar las gestiones pertinentes para tratar de ampliar la cantidad de funcionarios que laboran en el Archivo Central. Asimismo debe establecer los recursos necesarios para que el Archivo Central pueda desempeñar correctamente sus funciones.

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2) Los jerarcas de la entidad deben realizar las gestiones pertinentes para la contratación de un profesional en archivista, esto con el fin de cumplir con lo ordenado en el artículo Nº 43 de la Ley Nº 7202, que dice:

“Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos, a un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad”

La contratación de un profesional en Archivística permitiría el desarrollo en la materia fuera más expedito y controlado.

3. Al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), le corresponden las siguientes funciones, según el artículo 33 de la Ley 7202.

Artículo 33. “ Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.” (El subrayado no es del original)

También, debe acatarse lo dictado en el artículo Nº 35 de la supracitada Ley:

Artículo 35. - “Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional.”

Así como, lo estipulado en los artículos N° 131, 138 y 139 de su reglamento:

Artículo 131. “Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:

a) La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.

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b) Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinara cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural”.

Artículo 138. “Cada una de las entidades mencionadas en el Artículo 2º de la Ley que se reglamenta integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el asesor legal, el superior administrativo y el Jefe o Encargado del Archivo de la entidad productora de la documentación, o por quienes éstos deleguen, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Entre esos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de la Administración Pública, un presidente y un secretario, electos por su mayoría absoluta, quienes duraran en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.”

Se les recuerda que la delegación de puestos en el Cised, se debe realizar de una manera formal.

Artículo 139. “Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores”

Asimismo, se le recuerda que el artículo 36 de la Ley 7202 especifica lo siguiente:

Artículo 36. “Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor”

Por lo tanto, es necesario que en la institución se inicie cuanto antes el proceso de elaboración de las Tablas de plazos de conservación de documentos o Valoraciones Parciales, que permitan descongestionar de documentos al Archivo Central y a los archivos de gestión.

Asimismo, el CISED debe reunirse para aprobar estos instrumentos de valoración, de estas sesiones se debe levantar un acta y comunicar sus acuerdos formalmente. En el momento que elaboren tablas de plazos, deben seguir los lineamientos del instructivo respectivo15, así como las resoluciones16 emanadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) disponibles en la página web del Archivo Nacional. 4. Conf

15 http://www.archivonacional.go.cr/pdf/cnsed_instructivo_tablas_plazos.pdf16 http://www.archivonacional.go.cr/index.php/menu-archivo-intermedio/202-marco-juridico

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ormar un Archivo Central que cuente con un local adecuado para la debida conservación de los documentos de acuerdo con lo establecido en el artículo Nº 41 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos:

“Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamentos y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección General del Archivo Nacional”

Los jerarcas de la institución y el encargado del Archivo Central deben, implementar una solución que permita ampliar y acondicionar el depósito documental de Archivo Central.

5. En relación con las funciones del Archivo Central, es importante que el encargado se dedique a las funciones señaladas en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, artículo 42, que dice:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.f) Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.

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i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.” (El subrayado no es del original)

El encargado del Archivo Central, debe elaborar y actualizar las políticas y/o procedimientos para cada una de las fases del tratamiento archivístico señalado en el inciso c), además debe actualizar el cuadro de clasificación.

También debe seguir con la descripción de los documentos almacenados en el depósito. Además debe transferir de los archivos de gestión los documentos cuya vigencia administrativa y legal esté caducada, según un calendario de transferencias previamente establecido. Dichas transferencias debe realizarse con su respectiva lista de remisión.

6. En cuanto a la conservación y preservación de los documentos, tanto el Archivo Central como en los archivos de gestión, deberán cumplir con las disposiciones establecidas en los artículos Nº 69, 70 y 71 del Reglamento de la Ley Nº 7202:

“Artículo 69. – Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

Artículo 70. – La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

Artículo 71. – La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:

a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.

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c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.p. Debe velarse porque a los documentos se les de el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.”

Las autoridades del Ministerio tienen que ampliar el espacio del depósito y arreglar uno de los vagones del archivo móvil que tiende a desmontarse. Por su parte, el archivista debe recoger las cajas comerciales con documentos del suelo y debe rotular las cajas de archivo.

7. Asimismo, el encargado del Archivo Central debe velar por el cumplimiento de las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas sobre administración de los documentos producidos por medios automatizados, publicada en la Gaceta No. 61 de 28 de marzo 2008 y su fe de erratas publicada en la Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008, así como la directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015.

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Además de la Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la elaboración del tipo documental "Carta" en las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, publicada en el Alcance 117 de la Gaceta N° 247 del 21 de diciembre del 2015. Estos documentos están disponibles en la página web del Archivo Nacional: www.archivonacional.go.cr

Específicamente con respecto a los documentos en soporte electrónico, es necesario establecer una política de respaldos periódicos de los documentos firmados electrónicamente que se encuentran en los sistemas de cómputo. Esto se debe realizar en coordinación con el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación

8. En el momento en que el Mivah inicie con el proceso de adquisición de un programa de gestión de documentos electrónicos, debe hacerlo de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 y la Ley 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, ya que la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto permitirá disponer de la documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrolle. La implementación de este tipo de programas debe efectuarlo un grupo interdisciplinario compuesto por lo menos por los informáticos de la institución, funcionarios de la administración superior, la encargada del Archivo Central y un miembro de la asesoría legal.

Además, se recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”.

Así como cumplir con lo establecido en la “Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados y Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT), publicada en el diario oficial La Gaceta N° 95 del 20 de mayo de 2013.

También, debe ejecutar lo dispuesto en la “Directriz de masificación de la implementación y el uso de la firma digital en el sector publico costarricense”, emitida por los Ministerios de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT) y el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC), publicada en el diario oficial La Gaceta N° 79 de 25 de abril de 2014.

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http://www.archivonacional.go.cr/


Es importante, comunicar el resultado de esta asesoría a los siguientes funcionarios del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos: el señor Rosendo Pujol Mesalles, Ministro; la señora Grettel Vega Arce, Directora Dirección Administrativa, el señor Adolfo Rojas Carrera, Auditor Interno y al señor Arnoldo Barberena Salas, Encargado del Archivo Central.

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Pablo Ballestero RodríguezProfesionalEntregado el día 07-06-2016 Corregido el día 12-07-2016

34


Anexo 1. Galería de Imágenes

Depósito del Archivo Central. Nótese lo estrecho del pasillo principal y las cajas comerciales con documentos ubicadas en el suelo.

Depósito del Archivo Central. Nótese la gran cantidad de cajas comerciales con documentos en las bandejas

Depósito del Archivo Central. Nótese las cajas de archivo sin rotular.

Depósito del Archivo Central. Nótese los planos ubicados enrollados y en el suelo.

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Archivo de Gestión. Nótese las carpetas rotuladas

Archivo de Gestión. Nótese unas cajas listas para transferir al Archivo Central

Depósito del Archivo Central. Mesa de trabajo del Encargado del Archivo Central

Oficina de Servicios Generales. Nótese el área de trabajo del Encargado del Archivo Central

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ANEXO 2

Tipos de cajas, rotulación y disposición

Especificaciones Técnicas:

Diseño:

Una sola pieza armable con la pestaña de cierre hacia el frente y un orificio redondo en el lateral de mano derecha.

Material:

Cartón corrugado.Acidez: Entre un 6 y un 8 pH

Medidas:

Largo: 39.5 cmAlto: 28 cmAncho: 14 cm

1. FONDO O ENTIDAD PRODUCTORA.

2. SUBFONDO O ENTIDAD PRODUCTORA.

3. NÚMEROS EXTREMOS UNIDADES.

4. NÚMERO CAJA EN ORDEN CONSECUTIVO.

4

3

2

1

Escriba en la parte frontal, para rotular

MIVAHDirección Técnica

N° DE ORDEN

N° DE CAJA

1-15

1

37


38


ANEXO 3

CUADERNILLO:CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL EN

LOS ARCHIVOS DE OFICINA

39


ANEXO 4

CUADERNILLOLA VALORACIÓN DOCUMENTALEN COSTA RICA

40


ANEXO 5

PLAN DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y SALVAMENTO DE DOCUMENTOS ESENCIALES

41


ANEXO 6

Oficio MIVAH-AJ-0067-2016 de 17 de mayo de 2016

Oficio DAF-0011-2015 de 20 de enero de 2015

42


ANEXO Nº 7

INSTRUMENTOS DE CONTROL DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

43


44


45


46


ANEXO Nº 8

47


LECTURA: MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO EN LA ADMINISTRACIÓN

DE ARCHIVOS

ANEXO Nº 9

48


INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE PLAZOS Y/O VALORACIONES

PARCIALES

ANEXO Nº 10

49


MODELO PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y

VALORACIONES PARCIALES (EJEMPLOS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS COMO: AUDITORÍA

INTERNA, ASESORÍA LEGAL, DEPARTAMENTO FINANCIERO, PROVEEDURÍA Y RECURSOS

HUMANOS

ANEXO Nº 11

50


CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE VIVIENDA Y ASENTAMIENTOS HUMANOS

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APUNTES HISTORICOS SOBRE EL CANTON DE ... · Web viewAuthor NATHY Created Date 06/30/2016 12:58:00...

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