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Unidad 1: Fundamentos básicos de la administración.

1 Sistemas

1.1 Definición de un sistema

Un sistema es un conjunto de partes organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

Una característica principal de un sistema es que en su interior se genera sinergia, la cual consiste que con la integración de elementos se da un resultado algo más grande que la simple suma de éstos, es decir, cuando dos o más elementos se unen sinérgicamente crean un resultado que aprovecha y maximiza las cualidades de cada uno de los elementos.

Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema. Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser físico o conceptual.

El ambiente es el medio en externo que envuelve física o conceptualmente a un sistema. El sistema tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidas. El ambiente también puede ser una amenaza para el sistema.

Un grupo de elementos no constituye un sistema si no hay una relación e interacción, que de la idea de un "todo" con un propósito, a esto se le llama conglomerado.

La diferencia radical entre un sistema y un conglomerado, es que en un sistema la relación entre sus partes da origen a la sinergia.

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1.2 Tipos de sistemas

Un sistema se clasificara si cuenta con algún tipo de relación directo con su entorno:

• Sistema abierto: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

• Sistema cerrado: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y no envían respuestas hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

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Sistema abierto

1.3 Diferencias entre el sistema abierto y el cerra do

Podemos mencionar las siguientes diferencias:

El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa.

El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.

1.4 Las organizaciones como sistemas

Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Se enfatiza sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiendo el siguiente enfoque:

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a) La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.

b) La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.

c) La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.

d) La organización debe ser considerada como un sistema abierto, en constante interacción con el medio, recibiendo materia prima, personas, energía e informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en productos o servicios que son exportados al medio ambiente.

e) La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples.

f) La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.

g) Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás.

h) La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.

i) Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.

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“la empresa es una totalidad con sinergia”

2 Organizaciones

2.1 Concepto de organización

Una organización es un sistema formada por personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura establecida por recursos humanos, financieros, físicos y otros, de forma que se buscan cumplir con objetivos comunes. De tal forma que el logro de estos objetivos es necesaria la interacción de las personas, dado que de forma individual no se podrían lograr.

El cumplimiento de las metas de la organización se logra a través de estos 3 factores:

• Eficacia: Alcanzar las metas sin consideración al costo incurrido • Eficiencia: Alcanzar el cumplimiento de metas con el mínimo de

recursos financieros, materiales y humanos, combinados en forma óptima.

• Productividad: Relación entre los recursos utilizados y la cantidad de productos o servicios entregados, por ejemplo, dentro de un período

2.2 Características de una organización:

• Su composición está compuesta por individuos y grupos • Su orientación es hacia unos fines u objetivos comunes

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• Existencia en su seno de una diferenciación de funciones y un intento de coordinación racional.

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

• Continuidad de las organizaciones a lo largo del tiempo.

• Es un sistema abierto y que por lo tanto presenta relaciones de interdependencia y comunicación con el entorno.

2.3 Tipos de organización.

Las organizaciones se clasifican según sus objetivos, estructura y características principales, con lo cual se pueden dividir en:

2.3.1 Organización según sus fines:

Se refieren a los objetivos que motivan la realización de la organización. Se pueden distinguir una:

• Organización sin fines de lucro : se caracterizan por cumplir un rol o función con la sociedad sin la finalidad de lograr ganancias o utilidades. Ej. La Iglesia, Fundaciones, etc.

• Organización con fines de lucro: conocidas generalmente como empresas, su objetivo fundamental es generar ganancias o utilidades para sus propietarios o accionistas.

2.3.2 Organizaciones según su formalidad:

Se refiera a si cuenta o no con estructuras para realizar la toma de decisiones, comunicación y control, clasificándolas en:

• Organizaciones formales: Está constituida por la estructura intencional, definida e identificada y estable. Esta estructura es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. Se pueden indicar las siguientes organizaciones formales:

o Organización lineal: es originada en el ejército y organizaciones eclesiásticas, son organizaciones demasiadas rígidas para poder delegar autoridad, esto genero la búsqueda

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de nuevas organizaciones. En la actualidad se ven presente en organizaciones familiares.

o Organización funcional: Es muy común encontrarlo y se puede representar en muchas formas. Generando una autoridad divida o funcional, línea directa de comunicación (eliminación de intermediarios), descentralización de la autoridad y fomenta la especialización.

o Lineal y funcional: esto genera los Staff, el cual busca resolver el problema de que varias personas dieran órdenes al mismo tiempo a un subordinado. En este sistema hay personas especializadas cada una en su lugar. La idea fue que los asesores pudieran trasmitir órdenes a través del gerente.

o Comité: es un sistema donde un grupo de personas con autoridad de línea y staff, a las cuales se les entrega un asunto para su estudio. Esta característica diferencia el comité de otros órganos de la administración.

• Organizaciones informales: estas constituidas por estructuras no oficiales pero que influyen en la comunicación, toma de decisiones y el control de las organizaciones. Estas emergen de forma espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

2.3.3 Organizaciones según su grado de centralizaci ón

Se clasifican según el nivel de delegación de autoridad, lo cual se establecen las siguientes organizaciones.

• Organizaciones centralizadas: la autoridad se concentra en la plana alta y el nivel de delegación es mínima.

• Organizaciones descentralizadas: la autoridad se delega según el cuadro de mando, es decir se entrega autoridad según las funciones y responsabilidades de los participantes de la organización.

3 Empresas

3.1 La empresa como una organización

La empresa cuenta con una serie de estructuras que la conforman como una Organización encaminada a la producción de bienes y servicios, dentro de un ámbito más general, que es el entorno (institucional, organizativo y económico) en el que se desarrolla su actividad. Las estructuras que explican a la empresa como organización son:

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- Una estructura funcional, en el que se desarrollan el conjunto de las actividades habituales de la empresa.

- Una estructura jerárquica, que ordena las relaciones en torno a una autoridad común, encaminada a la consecución de un objetivo común por parte de la empresa.

- Una estructura de decisión, que permite que se tomen decisiones por los elementos con capacidad para ello con vistas al funcionamiento de la empresa.

La estructura organizativa de la empresa, en definitiva, muestra la configuración de la organización, sus elementos y relaciones, con vistas a poder desempeñar de manera adecuada las tareas que deba llevar a cabo y cumplir con los objetivos previstos.

Junto a la estructura organizativa se encuentra la estructura económico-financiera, encargada del diseño de la actividad económica (fundamentalmente a través de las inversiones) y financiera (mediante la obtención de fuentes de financiación) de la empresa.

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3.2 Definición de empresa

Una empresa es un sistema organizacional con personas trabajando para el cumplimiento de determinados objetivos, los cuales son generalmente la manufactura de productos y servicios con fines de lucro.

Los elementos básicos que componen su estructura son:

• Entidad: una empresa es conocida por una colectividad o un ente individual.

• Elementos humanos: una empresa está conformada por personas.

• Aspiraciones: son los objetivos y deseos de las personas que forman la empresa.

• Realizaciones: son las satisfacciones que logran los integrantes de la empresa cuando logran los objetivos.

• Bienes materiales: son todas las cosas materiales que posee la empresa.

• Capacidad técnica: es el conjunto de conocimientos y habilidades que cuentas las personas que conforman la empresa.

• Capacidad financiera: se refiera a la capacidad de pago, inversión, liquidez y margen de utilidad que cuenta la empresa.

• Producción, transformación y/o prestación de servicios: se refiere a las acciones que realizara la empresa.

• Satisfacciones de necesidades y deseos: ser refiera a como lograra satisfacer a sus clientes o consumidores.

3.3 Clases de empresas y criterios de clasificación

Existen diversos criterios de clasificación lo cual genera distintos tipos de empresas.

3.3.1 Según sector económico de actividad.

• Sector primario: se refiere a las agropecuarias, también son conocidas como extractivas. Dado que concierne a la explotación de recursos naturales.

• Sector secundario: se refiere a los industriales, dado que es necesario un proceso de transformación de los insumos para generar el producto final.

• Sector terciario: se refiere a los de servicio, cuya principal características es el uso de capital humano.

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3.3.2 Según el tamaño.

• Grandes empresas: cuentan con un gran capital, alto número de trabajadores, poseen instalaciones propias, cuentan con grandes volúmenes de venta, sus sistemas productivos son avanzados, cuentan con alta tecnología, poseen sindicatos. Generalmente poseen una amplia participación de mercado.

• Medianas empresas: Su capital, el número de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares

• Pequeñas empresas: son entidades creadas para ser rentables, que no predominan en la industria y poseen niveles de venta medianos.

• Micro empresas: son entidades de financiamiento y administración individual, poseen generalmente procesos productivos artesanales, están formadas por un grupo pequeño de trabajador y donde el dueño participa directamente en los procesos de la empresa.

• Fami empresas: Es un nuevo tipo de explotación en donde la familia es el motor del negocio convirtiéndose en una unidad productiva.

3.3.3 Según la propiedad de capital.

Se refiere a los orígenes del financiamiento de la empresa:

• Empresa Pública : Su capital proviene del Estado o Gobierno • Empresa Privada : Son aquellas en que el capital proviene de

particulares

• Empresa Mixtas : El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares

3.3.4 Según el ámbito de actividad.

Se refiere a su interacción con el medio.

• Empresas locales: son las que operan en un pequeño lugar especifico (comuna, pueblo, etc)

• Empresas provinciales: son las que operan en una provincia o subdivisión regional.

• Empresas regionales : son las que operan en una región o varias provincias

• Empresas nacionales: son las que operan en todo el país.

• Empresas multinacionales: sus actividades se extienden a diversos países.

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3.3.5 Según el destino de los beneficios

• Empresas sin fines de lucro: se caracterizan por cumplir un rol o función con la sociedad sin la finalidad de lograr ganancias o utilidades.

• Empresas sin fines de lucro: su objetivo fundamental es generar ganancias o utilidades para sus propietarios o accionistas.

3.3.6 Según la forma jurídica.

• Unipersonal: es la más simple, cuyo propietario es una persona física o individual. Es muy difícil diferenciar la dirección de la propiedad, dado que generalmente recae en la misma persona.

• Sociedad colectiva : es una empresa de más de una persona, los socios responde de forma ilimitada con su patrimonio.

• Cooperativas: son constituidas para satisfacer las necesidades o intereses socioeconómicos de los cooperativistas, quienes a su vez son trabajadores. No poseen ánimo de lucro.

• Comanditarias: son sociedades colectivas en las que alguno de los socios sólo aporta capital, escapando así de la responsabilidad ilimitada y quedando fuera de la administración de la sociedad, con lo que sólo participa en el reparto de beneficios. También pueden existir sociedades comanditarias por acciones, en las que el capital comanditario se divide en acciones que se regulan igual que lo hacen en las S.A.

• Sociedad de responsabilidad limitada: está pensada para dar personalidad jurídica a empresas de tipo medio ya que, aunque los socios responden del capital aportado, se pretende restringir el número de socios y el capital social, pudiendo exigirse aportaciones mínimas para llegar a ser socio. Su capital se divide entre títulos iguales, individuales, acumulables y transmisibles (normalmente entre los socios), denominados participaciones. La gestión de la sociedad puede llevarse a cabo tanto por los socios como por otras personas contratadas.

• Sociedad anónima: se trata de una forma jurídica pensada para que las empresas puedan alcanzar una mayor dimensión. Su capital se divide en partes alícuotas denominadas acciones, que son títulos negociables y fácilmente transferibles, nominativos o al portador, sujetos a cotización en Bolsas de Valores, que representan una cuota de la propiedad del patrimonio social, dando derecho a participar en los beneficios.

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4 Administración

4.1 Definición de administración

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.

En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.

4.2 Características de la administración

• La administración sigue un propósito • La administración está orientada a la acción

• La administración involucra el trabajo en equipo y la delegación

• No basta con administrar, sino que se debe administrar hábil y eficazmente

4.3 Teorías administrativas

Conocimientos que sirven para el desempeño del administrador, lo que servirá para cumplir con los objetivos establecidos.

4.3.1 Escuela clásica

4.3.1.1 Administración Burocrática

Max Webber estableció una jerarquía establecida, con división del trabajo y procedimientos detallados. La cual tiene 7 características:

• Sistema formal de reglas: uniforma procedimientos y mantiene la estabilidad organizacional. Promueve la disciplina y logro metas.

• Impersonalidad: imparcialidad frente a los empleados. No hay lugar a consideraciones personales y emotivas en la evaluación

• División del trabajo: separa las obligaciones en tareas más simples y especializadas

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• Estructura jerárquica: grado de autoridad de cada nivel; facilita el control de los empleados quienes conocen su ubicación en la organización

• Estructura de autoridad: Derecho a tomar decisiones según el nivel

• Compromiso a largo plazo: Asegura empleo y promoción si cumple

• Racionalidad: Decisiones apuntan al logro de los objetivos en cada nivel de la organización

Esta teoría posee ventajas como: eficiencia, consistencia y calidad elevada. Sus desventajas son la rigidez, lentitud y no considera opiniones de los trabajadores.

4.3.1.2 Administración científica.

Administración científica es el nombre que recibió debido al intento de aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración para lograra una gran eficiencia industrial. Coloca énfasis en la medición e incremento de la productividad mediante el estudio de la relación entre trabajadores, máquinas y herramientas.

Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt y Frank y William_Gilbreth inventaron el conjunto de principios que se conocen como la teoría de la administración científica.

Taylor fundamento su filosofía en cuatro principios básicos:

• Principio de planeación: sustituir el criterio individual de obrero, la improvisación y la actuación empírica en el trabajo por métodos basados en procedimientos científicos. Cambiar la improvisación por la ciencia mediante la planeación del método.

• Principio de preparación: seleccionar científicamente los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes; prepararlos y entrenarlos para que produzcan más y mejor, de acuerdo con el método planeado. Además de la preparación de la fuerza laboral. Se debe preparar también las máquinas y los equipos de producción, así como la distribución física y la disposición racional de las herramientas y los materiales.

• Principio de control: controlar el trabajo para certificar que se ejecute de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. La gerencia tiene que cooperar con los trabajadores para que la ejecución sea la mejor posible.

• Principio de ejecución: distribuir de manera distinta las funciones y las responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea más disciplinada.

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La contribución de Taylor fue establecer una línea moderna de montaje que provoco producciones con mayor velocidad generando un aumento en la productividad y que sus técnicas para la eficiencia se ha aplicado más allá del campo de las organizaciones industriales, aunque también contrajo problemas dado que enero un rechazo por parte de trabajares y sindicatos dada la idea de que tenderían a trabajar más y a mayor felicidad generando una mayor nivel de agotamiento. El modelo no considera las necesidades sociales y condiciones de trabajo que motivan a los trabajadores.

Henry L. Gantt, fue el creador de la carta Gantt (grafica de Gantt) instrumento utilizado hasta hoy para la programación de tareas. Además estableció un sistema motivacional para los trabajadores a través del incentivo en bonos.

Además, Gantt sentó las bases en dos instrumentos para graficar, que fueron inventados para ayudar a planificar, administrar y controlar organizaciones complejas: el Método fe la Ruta Crítica (CPM por sus siglas en inglés), inventado por Du Pont y la Técnica para Revisión y Evaluación de Programas (PERT por sus siglas en inglés), desarrollados por la Armada de Estados Unidos. El Lotus 1-2-3 también es una aplicación creativa de la gráfica de Gantt.

Frank y William Gilbreth fueron los primeros en utilizar películas de movimiento para estudiar los movimientos corporales y manuales. Inventaron un micro-cronómetro que registraba el tiempo a 1/2000 de segundos, los colocaban en el campo de estudio que estaban fotografiando, y así determinaron cuánto tiempo se tardaba un obrero para llevar a cabo cada movimiento. Así se podían identificar y eliminar los movimientos inútiles que no se percibían a simple vista.

4.3.1.3 Administración gerencial

Henry Fayol fue el fundador de la escuela clásica, no porque fuera el primero en estudiar el comportamiento gerencial, sino porque fue el primero en sistematizarlo. Postula que el éxito radica en conocer las funciones básicas (planear, organizar, dirigir y controlar) y su aplicación por parte de los gerentes. Rompe la premisa que el gerente no se hace sino nace, estableciendo que se podía instruir a base de14 principios básicos:

• División del trabajo: mientras mayor es la especialización del trabajo mayor es la eficiencia en su trabajo.

• Autoridad: los gerentes deben guiar a la organización.

• Disciplina: se deben respetar la reglamentación de la organización.

• Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de una persona.

• Unidad de dirección: la dirección y estrategias de la organización deben recaer en un solo gerente.

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• Subordinación de los intereses individuales a los generales: los intereses de los trabajadores no pueden pesar más que los de la empresa.

• Centralización: el gerente debe concentrar la autoridad y el delegarla en sus subordinados.

• Cadena de mando: debe sestar definida claramente en el organigrama, indicando funciones y responsabilidades.

• Orden: todo debe estar ubicado en su lugar establecido.

• Equidad: los administradores deben ser amables y justos con sus subordinados.

• Remuneración: el salario debe ser justo para empleado y empleador

• Estabilidad del personal: evitar la movilidad del personal, generan complicaciones a la organización.

• Iniciativa: los trabajadores deben tener la posibilidad de ejecutar en forma libre los planes establecidos, aunque exista la posibilidad de error.

• Espíritu de grupo: generar una sensación de unión en la organización.

• El análisis de Fayol propone 6 áreas que deben existir en toda empresa:

• La técnica: se encarga de la producción. • La comercialización: compra y venta de productos.

• La finanza: conseguir y administrar el dinero.

• La contabilidad: se encarga de los inventarios, balances y costos.

• La seguridad: proteger los bienes de la empresa y al empleado.

• La administración: se encarga de utilizar adecuadamente los recursos

4.3.2 Escuela del estudio del comportamiento humano : El experimento de Hawthorne, de Elton Mayo

Estable que los cambios en la productividad se asociaban a factores sociales, afiliación o pertenencia, moral, o la administración orientada a las personas, utilizando motivación, comunicación y dirección. No se asociaban a factores de higiene o ambientales (salario, horario, condiciones de trabajo ambientales). Estableciendo los siguientes puntos de vista:

• El trabajo es una actividad típicamente grupal. La primera conclusión resultante de la investigación plantea que el nivel de producción está más influenciado por las normas de grupo que por los incentivos salariales y materiales de producción.

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• El obrero no actúa como individuo aislado, sino como miembro de un grupo social. Los cambios tecnológicos tienden constantemente a romper los lazos informales de camaradería y amistad dentro del trabajo a privar al obrero del espíritu gregario, mientras es responsable de su producción.

• La tarea básica de la administración es formar una elite capaz de comprender y de comunicar, dotada de jefes democráticos, persuasivos y apreciados por todo el personal.

• La persona humana es motivada esencialmente por la necesidad de "estar junto a", de "ser reconocida", de recibir comunicación adecuada

• La civilización industrializada origina la desintegración de los grupos primarios de la sociedad, como la familia, los grupos informales y la religión, mientras que la fabrica surgirá como una nueva unidad social que proporcionara un nuevo hogar, un sitio para la comprensión y la seguridad emocional de los individuos.

4.3.3 Teoría motivacional de Maslow

Según Abraham Maslow, todas las necesidades del ser humano están jerarquizadas de forma tal, que se van cubriendo desde aquellas orientadas hacia la supervivencia, hacia las que se orientan hacia el desarrollo.

A medida que uno va satisfaciendo las necesidades de un nivel inferior, como muestra la pirámide, uno como persona aspira a satisfacer las necesidades del nivel superior, de esta manera creciendo como persona.

Propone una jerarquía de necesidades: sicológicas, seguridad, afiliación, estima y autorealización.

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4.3.4 Teoría X e Y de Mc Gregor

Mc Gregor individualiza 2 extremos en el comportamiento humano. La teoría x representa una serie de suposiciones negativas con respecto a las personas y sus reacciones en el trabajo y la teoría y representa una serie de suposiciones positivas con respecto a las personas y sus reacciones ante el trabajo.

4.3.5 Teoría sistema

La Teoría General de Sistemas fue concebida por Ludwing Bertalanffy en la década de 1940, con el fin de constituir un modelo práctico para conceptualizar los fenómenos que la reducción mecanicista de la ciencia clásica no podía explicar. En particular, la teoría general de sistemas parece proporcionar un marco teórico unificador tanto para las ciencias naturales como para las sociales, que necesitaban emplear conceptos tales como "organización", "totalidad", globalidad e "interacción dinámica; lo lineal es sustituido por lo circular, ninguno de los cuales era fácilmente estudiable por los métodos analíticos de las ciencias puras. Lo individual perdía importancia ante el enfoque interdisciplinario.

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4.3.6 Escuela de contingencia

A diferencia del resto de teorías organizacionales, la contingencial centra su foco de atención en el ambiente externo de la empresa, dando prioridad a lo que ocurre fuera de la organización antes de indagar en los elementos internos de la estructura organizacional. Dicho enfoque busca un equilibrio entre ambos contextos, donde la organización busca obtener el mayor beneficio de sus circunstancias ambientales para garantizar su éxito como empresa.

4.4 Proceso de la administración.

La administración se puede dividir en 5 funciones administrativas:

• Planeación • Organización

• Integración del recurso humano

• Dirección

• Control

Todas las funciones de administración están interrelacionadas y son interdependientes.

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4.4.1 Planeación

Es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas estrategias de acción para desarrollar las actividades que permitan alcanzarlos.

La planeación debe buscar responder las interrogantes:

• ¿Qué hacer? • ¿Cuándo hacerlo?

• ¿Dónde hacerlo?

• ¿Cómo hacerlo?

Son algunas actividades de la planeación:

• El análisis de las situaciones actuales • La anticipación del futuro

• Determinación de objetivos

• La decisión del tipo de actividad

• La elección de estrategias corporativas y de negocios

• Determinación de los recursos necesarios para lograr las metas de la organización.

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4.4.2 Organización

Es el proceso donde se establece la estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido que debe asegurar en asignar todas las tareas que son necesarias para el cumplimiento de las metas.

La organización debe responder las interrogantes

1. ¿Qué hay que hacer? 2. ¿Cómo hay que hacerlo?

3. ¿Quién lo va hacer?

Son algunas funciones de la organización:

• Dividir el trabajo en equipos y departamentos efectivos • Asignar tareas y responsabilidades

• Establecer relaciones y líneas de autoridad.

• Coordinar las tareas

• Distribuir y utilizar los recursos.

4.4.3 Integración de personal

Es el proceso que implica llenar y mantener ocupados los puestos contenidos por la estructura organizacional.

Son algunas funciones de la integración:

• Identificar los requerimientos de fuerza de trabajo • Realización de un inventario del personal existente

• Reclutamiento, selección, ubicación, ascenso, evaluación, planeación de carrera, compensación y capacitación tanto de los candidatos u ocupantes de los cargos.

4.4.4 Dirección

Coordinar y enfocar los esfuerzos de las personas hacia los objetivos organizacionales.

Son algunas funciones de la dirección:

• Motivar a los subordinados • Influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo

• Elegir el mejor canal de comunicación

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• Ocuparse de cualquier otra manera de comportamiento de los empleados

• Resolver conflictos

4.4.5 Control

Es la función de medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes.

Son algunas funciones del control:

• Vigilar el desempeño actual • Compararlo con una norma

• Corregir

• Asegurarse de que las actividades se realizan como se planificaron

4.5 Los administradores y la organización

El administrador es la persona que asigna recursos humanos y materiales y dirige las operaciones de un departamento o una organización entera.

Los administradores se clasifican según la jerarquía organizacional:

• Administradores de alto nivel: son los encargados de la dirección y operación de la organización.

• Administradores de nivel intermedio

• Administradores de primera línea

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Todos los administradores ejercen funciones administrativas. No obstante, el tiempo que dedican a cada función puede ser distinto, lo cual dependerá de la jerarquía organizacional en la que se ubique el administrador. Es de esta forma que los supervisores de primera línea demandan gran parte de su tiempo en la dirección y control. Los administradores de alto nivel emplean su mayor parte del tiempo en la planeación. Los administradores de mando medio ocupan su mayor tiempo en la organización.

En general se puede apreciar la función principal que posee que cada nivel jerárquico en el proceso administrativo.

4.6 Habilidades necesarias para el administrador

Robert Katz identificó tres tipos de habilidades para los administradores:

4.6.1 Habilidades técnicas

Es el conocimiento y la pericia para realizar actividades que incluyen métodos, procesos y procedimientos. Los administradores hace uso de las habilidades técnicas en distintos grados sin embargo generalmente les interesa identificar y desarrollar las habilidades técnicas que deben poseer los demás miembros de la organización. Ejemplos: conocimiento de computación, comercialización y venta, producción

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4.6.2 Habilidades humanas

Es la capacidad para trabajar con personas; es el esfuerzo cooperativo; es trabajo en equipo; es un ambiente en el que las personas se sienten seguras y libres para expresar sus opiniones. Las cuales a su vez se pueden diferenciar en:

• Habilidades interpersonales: Los administradores tienen el compromiso permanente de promover, motivar y dirigir el potencial humano de la organización hacia el cumplimiento de objetivos, fomentando el crecimiento y la realización individual y grupal. Su estrecha relación con el recurso humano hace de las habilidades interpersonales elementos indispensables para el desempeño de sus funciones. Las habilidades interpersonales son la capacidad individual para dirigir, motivar, resolver conflictos y trabajar con los demás. Entre estas se encuentran las habilidades de: motivación y liderazgo.

• Habilidades de comunicación: Las habilidades de comunicación, se refieren a la capacidad para enviar, recibir, elaborar y emitir información, ideas, opiniones y actitudes de primera calidad y orientadas hacia objetivos personales y organizacionales. Para llevar a cabo adecuadamente sus actividades los administradores deben poseer al menos las habilidades básicas de la comunicación oral, escrita y no verbal, relacionadas con: la comunicación con los clientes, la comunicación con sus subalternos, la comunicación con sus superiores, con los medios, la sensibilidad a diferencias culturales, entre otras.

a) Las habilidades de comunicación no verbal se refieren al uso de expresiones faciales, movimientos y lenguaje corporal para la transmisión de un significado.

b) Las habilidades de comunicación verbal se refieren tanto a los mensajes orales que se utilizan con mayor frecuencia y tiene lugar en encuentros personales y conversaciones telefónicas, como a los mensajes escritos , que se transmiten con diferentes modalidades (memorandums, fax, cartas, boletines, etc.).

• Habilidades de razonamiento crítico: forma prescriptiva y predeterminada. Los administradores en la actualidad tienen la obligación de usar el razonamiento crítico para hallar solución a problemas cada vez más difíciles y complejos.

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4.6.3 Habilidades de conceptualización y diseño

La habilidad conceptual es la capacidad de ver la “imagen de conjunto”, de reconocer los elementos importantes en una situación y comprender las relaciones entre ellos.

La habilidad de diseño es la capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie. Para ser eficientes, en particular en los niveles organizacionales más altos, los gerentes deben estar en posibilidad de hacer algo más que ver el problema.

La importancia relativa de estas habilidades puede diferir de acuerdo con el nivel de jerarquía organizacional de que se trate, como se refleja en la siguiente figura.

4.7 Ética y responsabilidad social

4.7.1 Ética empresarial

Se ocupa del estudio de las cuestiones normativas de naturaleza moral que se plantean en el mundo de los negocios: la gestión empresarial, la organización de una corporación, las conductas en el mercado, las decisiones comerciales, etc.

Existen tres tipos básicos de teorías morales en el campo de la ética normativa:

• Teoría utilitaria: sostiene que los planes y acción deben evaluarse en función de sus consecuencias

• Teoría basada en los derechos: aduce que todas las personas poseen derechos básicos

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• Teoría de la justicia: sostiene que quienes son responsable de tomar decisiones se guíen por la justicia y la equidad, así como por la imparcialidad

La ética empresarial depende de 3 factores:

4.7.1.1 Institucionalización ética

Los administradores y en especial los de más alto nivel, tiene le objetivo de crear condiciones organizacionales que fomenten la toma de decisiones ética mediante su institucionalización. Esto significa aplicar e integrar conceptos éticos a las acciones diarias.

El proceso de institucionalización busca facilitar ese objetivo general, que puede desglosarse en otros objetivos concretos de la institucionalización de la ética en las organizaciones:

• Que los miembros de la organización conozcan y entiendan los propósitos y valores que ésta considera propios.

• Que puedan llegar a adherirse personalmente a esos valores y comprometerse, en consecuencia, con los fines y modos de actuación de la organización.

• Que los miembros de la organización sepan qué se espera de ellos en cada momento (que tengan claro qué esperan de ellos otros miembros de la organización y las personas ajenas a la misma con quienes interactúan en el desempeño de su tarea).

• Que sepan también qué pueden esperar ellos mismos de los demás miembros de la organización.

• Que todos puedan contribuir al proceso de reflexión, crítica y transformación de los valores de la organización. Esto se logra mediante los mecanismos que faciliten la detección de conductas o actitudes incompatibles con los valores compartidos y su resolución en el marco de la propia organización.

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• Que participen activamente en el logro de los fines corporativos y en la realización de los valores comunes. Para ellos hay que conseguir que estén dentro de las redes de informaciones formales e informales que constituyen el entramado del conocimiento atesorado por la organización y que tengan voz en los procesos de toma de decisión.

4.7.1.2 Código de ética

Reglas y normas formalizadas que describen lo que espera una compañía de sus empleados.

La simple presencia de un código de ética no garantiza un éxito, sino que será necesario crear un comité de ética, el cual tiene como función:

• La celebración de reuniones regulares para discutir asuntos éticos • El tratamiento de situaciones ambiguas

• La comunicación del código a toso los miembros de la organización

• La verificación de posibles violaciones al código

• La vigilancia del cumplimiento del código

• La premiación del cumplimiento y el castigo a infracciones

• La revisión y actualización del código

• La emisión de informes de sus actividades al consejo de administración.

Los tipos más comunes de conductas inadecuadas que se observan son: la mentira, la retención de información y el comportamiento abusivo/intimidatorio.

4.7.1.3 Categorías de asuntos éticos

Conflicto de intereses : Ocurre cuando una persona debe elegir entre privilegiar su propio interés o el de otros.

Justicia y honestidad: Constituyen el corazón de la ética empresarial y se relacionan con los valores generales de quienes toman las decisiones.

Comunicaciones e Información : La ppublicidad falsa y engañosa, así como las tácticas de venta ilusorias, enojan a los consumidores y pueden provocar el fracaso de una empresa como también entregar una Información financiera falsa.

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Relaciones empresariales: La gente de negocios debe mantener un comportamiento ético ante sus clientes, proveedores, distribuidores y compañeros de trabajo.

4.7.1.4 Razones para no denunciar las malas conduct as observadas.

La denuncia es el acto de un empleado que expone a (externos), medios u agencias reguladoras del gobierno, acciones equivocadas del patrón

a) Miedo de no ser considerado parte del equipo. b) Creer que no se tomará una acción correctiva.

c) Temor a la represalia de los superiores o de la administración.

d) Pensar que a nadie le importa la ética de la empresa.

e) No confiar en que la organización mantendrá la confiabilidad de la denuncia.

4.7.2 Responsabilidad social empresarial (RSE)

Es el juicio de obligaciones por parte de las compañías de formar ciertos criterios sociales dentro de su toma de decisiones estrategias. El concepto implica que cuando las empresas evalúan decisiones desde una perspectiva ética, debe haber una presunción que favorezca la adopción de cursos de acción que aumenten el bienestar de la sociedad en general.

La RSE puede ser apoyada para su propio beneficio porque responde al comportamiento apropiado de una compañía. Las acciones económicas tienen consecuencias sociales que afectan a sus peticionarios externos. Por consiguiente, con el fin de conservar el apoyo de estos peticionarios, la organización debe tener en cuenta esas consecuencias sociales cuando formule estrategias. Por ejemplo, si una comunidad percibe que una firma tiene impacto ambiental adverso, puede bloquear el propósito de construir nuevas instalaciones en el área.

4.7.2.1 Naturaleza de la RSE

La responsabilidad social de las empresas es la seria consideración del impacto en la sociedad de las compañías.

La RSE posee cuatro dimensiones:

• Económica – obtención de beneficios

• Legal – cumplir con la ley

• Ética – no sólo “por obtener utilidades”

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• Voluntaria y filantrópica – promover el bienestar y la buena voluntad humanos

4.7.2.2 Pirámide de la RSE

4.7.2.3 Argumentos a favor de la RSE

1. Las empresas contribuyeron a crear muchos de los problemas sociales actuales; por lo tanto, deben desempeñar un papel importante en la solución de los mismos, en especial en las áreas de reducción de contaminantes y limpieza ambiental.

2. Las empresas deben ser más responsables debido a que cuentan con los recursos financieros y técnicos para ayudar a resolver los problemas sociales.

3. Como miembros de la sociedad, las empresas deben aportar una contribución justa para ayudar a otros.

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4. La toma de decisiones socialmente responsables por parte de las empresas, puede evitar una mayor regulación gubernamental.

5. La responsabilidad social es necesaria para asegurar la supervivencia económica: si, en los próximos años, las empresas desean empleados educados y saludables, clientes con dinero para gastar y proveedores con bienes y servicios de calidad, deben tomar medidas para ayudar a resolver los problemas sociales y ambientales que existen en nuestros días

4.7.2.4 Argumentos en contra de la RSE

1. Aparta a los directivos de la meta primaria de la empresa -obtener utilidades. El dinero que se destina a las causas sociales representa un gasto y menos utilidades para los propietarios e inversionistas.

2. La participación en programas sociales da a las empresas un mayor poder, tal vez a costa de segmentos específicos de la sociedad.

3. Algunas personas cuestionan si las empresas tienen la experiencia técnica necesaria para valorar y tomar decisiones acerca de problemas sociales.

4. Muchos ciudadanos señalan a las instancias de gobierno y a sus funcionarios como los responsables de los problemas sociales.