Aproximación a: Gestión de la Transformación y Cambio
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Aproximación a: Gestión de la transformación y cambio Noviembre 2013
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Aproximación a: Gestión de la transformación y cambio
Noviembre 2013
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…requieren cambios
organizativos….
…que requieren cambios
personales.
Ideas alrededor del cambio
Tecnología
Economía
Gobierno
Sociedad
Clientes
Competidores
Estrategias
Estructura
organizativa
Prácticas
Procesos
Productos
Role
Responsabilidades
Hábitos
Pensamiento
Valores
Comportamientos
Cambios externos…
Por qué y cuándo ocurre el cambio
¡El cambio externo es permanente y los
cambios personales son complejos!
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¿Cuándo conviene Gestionar un Cambio?
• Puesta en marcha de nueva estrategia empresarial
– Nuevos objetivos
– Nuevos productos o mercados
– Nuevas capacidades y orientaciones
• Puesta en marcha de nuevas maneras de trabajar
– Nueva organización
– Nuevos procesos
– Nuevos Sistemas de Información
• Transferir conocimientos y comportamientos
– Fusiones y Adquisiciones
– Involucrar a las personas en el cambio
– Propiedad del proceso
• …..
Situaciones típicas donde conviene definir un Proyecto (o línea de trabajo)
de Cambio:
¡En cualquier situación donde el cambio
personal sea relevante para el resultado final!
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Dos fases en un Proyecto de Cambio
Arranque
Diseño del Cambio (de
arriba a abajo) de 4 a 12
semanas
Puesta en marcha del cambio (de
abajo a arriba) de 3 a 24 meses
Ejecución
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Actividades de la Fase de Arranque
• Análisis de las expectativas de los diferentes grupos de interés (“stakeholders”)
• Elaborar Mapa de Relaciones de los principales personas involucradas en el proceso
• Validar con la dirección la definición del modelo futuro
• Identificar el “gap” con la situación actual
• Identificar los “Managers del Cambio” y “Agentes del Cambio”
• Definir las acciones de comunicación del Proyecto
• Identificar las necesidades de formación y coaching con el equipo técnico del proyecto
– Mapa de capacidades a desarrollar y acciones para su desarrollo
– Definir las herramientas del Proyecto
• Definir las líneas de trabajo y sus participantes (Equipos Naturales de Trabajo)
– “Charter de cada línea de trabajo: misión, objetivos, entregables
– Join Team members de diferentes áreas y niveles para el equipo de trabajo
• Validaciones y actualizaciones ejecutivas de abajo arriba semanales
• Definir y ejecutar el “kick-Off” de lanzamiento del Proyecto de Cambio
– Al final de la fase de Arranque y con todos los participantes en los equipos de trabajo.
– Comunicación de los objetivos y método de trabajo del Proyecto
– Formación a los participantes y puesta en marcha de los equipos de trabajo
Arranque
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Actividades de la Fase de Ejecución
• Asegurar el avance de los equipos naturales de trabajo (facilitación):
– Elaboración y seguimiento del Plan de Trabajo de cada equipo
– Formación y coaching a los participantes (equipo técnico del proyecto)
– Asistencia en metodología y herramientas de trabajo
– Reuniones de trabajo semanales
• Comunicar los resultados parciales del Proyecto, propagar mensajes clave y recibir feedback
– Publicaciones del proyecto: Boletines, sites, con mensajes a reforzar (historias de éxito, mejores prácticas, etc) diarias, semanales y mensulaes.
– Eventos y jornadas de puertas abiertas comunicando avances y preguntando feedback (Brown Paper Fair, Jornadas de Puertas Abiertas, etc) al alcanzar hitos importantes.
• Proporcionar información de avance a la dirección en actualizaciones semanales/mensuales (dependiendo de la fase del proyecto)
– Resultados de los equipos de trabajo
– Sentimiento de propiedad del proyecto generado
– Propuesta de decisión ejecutiva sobre el Proyecto
• Actualización semanal del Mapa de Relaciones
• Seguimiento de las expectativas de los diferentes grupos de interés en el Proyecto
Ejecución
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Definir Equipos Naturales de Trabajo
Contar con las personas
claves para lograr y transmitir
el cambio
Proporcionar una visión
desde todos los puntos de
vista técnicos y organizativos
de los asuntos a tratar
garantiza la calidad de los
resultados y facilita su puesta
en marcha
Asegurar la correcta
priorización de necesidades
Asegurar la comunicación y
la movilización del resto de la
organización.
Minimizar riesgos
Formación, documentación,
etc.
Ser proactivo en identificar y
resolver problemas y barreras
de cambio
Promover la reutilización y el
intercambio de conocimiento
Transferencia del sentimiento
de propiedad de las nuevas
ideas.
Asegurar la transmisión de
conocimiento
Movilización e involucración ,
Facilitación del proceso.
Coordinación y coherencia
de los equipos de trabajo y
avances.
Coaching ejecutivo.
Asegurar una correcta la
integración y coordinación
Proceso mas eficiente y
predecible.
Métodos y herramientas
Equipos Multidisciplinares que se definen para alcanzar un hito concreto,
después se disuelven
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Definir los diferentes roles en el Cambio
Dueño del objetivo
Resolver conflictos
Responsable del resultado
Centrado en contenido
Impulsor del cambio
Poder de veto
Roles y responsabilidades de cada uno:
Patrocinador
Lider del grupo o equipo
Coordina los esfuerzos
Seguimiento de actividades
Acuerda plan y agenda
Reporta resultados y riesgos
Focaliza las actividades
Conocen el negocio y los procesos
Aportan soluciones
Aportan contenido
Desarrollan las ideas
Preparan la documentación
Transmiten el cambio
Participante
Facilitador del proyecto
Patrocinadores, Managers, Agentes y
Facilitadores del
Cambio
Gestiona el proceso
Metodología y herramientas
Resolución de dudas, formación y coaching
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Gestionar el Ciclo del cambio y la participación
Para lograr el éxito, las personas deben
ser participes en el cambio
90% del colectivo debe conocer los
objetivos del proyecto
60% con actitud positiva
hacia el proyecto
20-30% involucrado en
el proyecto
10-15%
patrocinadores
del cambio
Participación
Implicación
Exito
Reconocimiento
Motivación
Si quiere introducir al personal en
la dinámica del ciclo de la
movilización...
…se necesita poner en marcha loscanales de participación queconsigan estas métricas
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Gestionar el ciclo emocional del cambio
Pesimista informado (escepticismo) Hay problemas No lo hemos planificado todo La motivación baja Las soluciones no son del todo claras
“Optimista NO informado”(seguridad) No entiende todo lo que hay
que hacer, pero suena divertido Las ideas son buenas y parece
que lo hemos planificado todo
Realista con Esperanza Hemos resuelto problemas
“insalvables” Hay resultados concretos Sensación de haber conseguido
algo importante Hay retos importantes todavía,
pero hay esperanza de que los podamos resolver
Tiempo
Gra
do
de e
ntu
sia
sm
o d
el eq
uip
o
Op
tim
ism
oP
esim
ism
o
KICK
OFF!
Alcanzando los Objetivos Hemos implantado cambios importantes y
con Éxito Hemos creado nuevas maneras de
trabajar y hemos realizado beneficios El resultado es muchas veces diferente
de lo que esperábamos cuando éramos “Optimistas NO Informados”
90% de todos los
proyectos de cambio
terminan aquí
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Gestionar la natural resistencia al cambio
Po
lítica
¡Cada tipo de resistencia tiene su propio
tratamiento!
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Identificar los paradigmas
Paradigma
Vemos y comprendemos el mundo a través de los paradigmas.
Los paradigmas están tan profundos en nuestro ser que nologramos verlos.
Un paradigma es un handicap que restringe nuestropensamiento, pero al mismo tiempo reduce la complejidad puesnos lleva mucho mas fácilmente a resultados
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Gestionar los cambios de paradigma
La superficie
de la Tierra es
plana
Las Compañías
deciden lo que
quiere el clienteEl tiempo es
absoluto
Las mujeres no
deben votar
La Tierra es
esférica
Los mismos
derechos para
hombres y mujeres
El cliente es el
Rey
El poder del
Rey es de
origen divino
Democracia y
voto universal
Cambio
climático
Globalización
Viejos paradigmas Nuevos paradigmas
¡proponer nuevas utopías ayuda a revisar
viejos paradigmas!
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Valores
Dogmas
Confianza
Prejuicios
Hábitos
Rutinas
Nuestros paradigmas están relacionados con nuestros:
¿Qué mas podemos decir sobre paradigmas?
Tradiciones
Costumbres
Teorías
Modelos
Prácticas
¡Nuestra propia percepción
de la realidad!
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Page 15
Disponer de las técnicas y herramientas
Gestión de
expectativas Planificación y revisión de expectativas
Herramienta Metodología estructurada para
Brown Paper Análisis de procesos: Obtiene toda la información de un proceso
Gestión de equipos
naturales de trabajo
La gestión de equipos heterogéneos (multidisciplinares, multiculturales, etc.) de trabajo
RACI Definir la participación de personas (equipos de trabajo, departamentos), en
las diferentes tareas
Medición Client
Satisfaction Objetiva el valor subjetivo de un Proyecto
Resolución de
problemas de equipos
Problemas complejos exigen soluciones construidas a partir de diferentes aportaciones (punto de vista, área funcional, especialidad técnica, etc.)
DILO La observación activa del trabajo de algo o alguien. (Un usuario, un
repartidor, un contenedor, una sucursal bancaria…)
Mistery Shopping Compra de productos o uso de servicios con intención de verificar hipótesis
o recopilar la información.
¡Enseñamos su uso!
¡Útiles después del proyecto!
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Beneficios de esta aproximación integrada
Minimiza los riesgos de la implantación Proporciona una visión global del proyecto, permitiendo el
análisis y la toma de decisiones
Asegura la correcta priorización de necesidades de usuarios y
coordinar la gestión del cambio
Asegura una involucración de usuarios claves suficiente, y
asegurar la comunicación y la movilización del resto de la
organización
Vigila las posibles desviaciones de costes y plazos, realizando
una gestión de riesgos (global e individual), asegurando planes
de contingencia
Unifica los criterios de comunicación, calidad y reporting
Aseguar una correcta la integración y coordinación de las
actuaciones y resultados de las diferentes áreas
Promover la reutilización y el intercambio de conocimiento
Asegurar la transferencia de conocimiento al equipo Formación, documentación, etc.
Ser proactivo en identificar y resolver problemas y barreras de
cambio
Metodología y herramientas de trabajo. Movilización e involucración.
Facilitación del proceso.
Coordinación y coherencia de los equipos de trabajo.
Coaching ejecutivo.
Coordinación y coherencia en los avances.
Estar alineado con la estrategia de la dirección Seguimiento de beneficios.
Comité de seguimiento
Definición ImplantaciónMovilización
Coordinación y planificación
Control de calidad
Seguimiento de resultados
Gestión de recursos
Comunicación y facilitación
Gestión del cambio
El objetivo de la gestión del cambio es
garantizar el éxito de la transformación
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Variedad de servicios de Gestión del Cambio
• Proyecto en sí mismo, es decir, proyecto donde el principal objetivo es poner en marcha un cambio:
– Proyecto de Transformación empresarial general o limitado a un área
– Proyecto de Innovación o Mejora Continua
– Desarrollo de nuevos hábitos y capacidades en los equipos.
• Línea de trabajo, es decir, como parte de un proyecto mas amplio: :
– Reorganización y rediseño de procesos.
– Desarrollo e implantación de nuevos Sistemas de Información.
– Integración de una adquisición.
– Oficinas de Proyecto (PMO)
• Embebido en otros servicios SteelMood, pues todo proyecto implica un cambio a gestionar
– Proyectos
– Externalizaciones
Situaciones típicas donde conviene definir un Proyecto (o línea de trabajo)
de Cambio:
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Análisis y Diseño
Identificación
Oportunidades
Mejora
Análisis de la
Situación
Actual
• Identificación
oportunidades de
mejora
o Corto plazo
o Largo plazo
• Evaluación de
oportunidades
• Diseño del Modelo
Futuro
o Modelo Futuro
o Valoración
beneficios
Informe Situación
Actual
Informe Oportunidades
de mejora
Diseño del Modelo
Futuro
Plan de
Implantación
• Plan de Implantación
o Plan de Trabajo
o Métricas y
mecanismos de
seguimiento
Plan de
Implantación
• Entrevistas de enfoque
o Directivos
o Gerentes
• Revisión
Documentación
• Estudios Específicos
Diseño del
Modelo
Futuro
Informe Oportunidades
de Mejora
Analisis & Diseño A&D
Business
Case
• Business Case
oEstimación de los
beneficios
o Diseño de los
KPI´so Priorización de
oportunidades
Diseño del
Modelo Futuro
Informe de
beneficios
Modelo
futuro
Informe situación
actual
Madrid
Av. de la Industria, 32
28108 Alcobendas
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