Aprendiendo a manejar el PhProjekt

MEJORANDO NUESTRA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA

La finalidad del presente documento es precisamente orientar sobre el porqué, para qué y cómo del uso de algunas de las herramientas que nos lo pretenden facilitar. De momento pensamos que es mejor empezar por el “Ph-Projekt”.

Y lo vamos a hacer aprendiendo de lo particular a lo general, empezando a manejar pequeñas cosas.

Gestión de los Contactos

¿Para qué los voy a poner ahí si yo ya los tengo en mi agenda?

La contestación es clara:- para compartirlos con quien los necesite,..pues, al fin y al cabo, ese contacto

puede ser usado por otra persona para otra relación, para otro tema,...- para poder acceder a ellos desde cualquier lugar en el que tenga una conexión

a internet

Gran parte de nuestro trabajo está en relacionarnos con otras personas,.. para coordinarnos, para resolver temas, y está muy bien que cada cual mantenga su línea de relación concreta, para sus temas,... pero nuestro trabajo está lleno de relaciones “cruzadas”.

Suele ser normal que más de una persona mantenga relación con la misma persona y sería bueno tenerla a mano,...sin perder tiempo en buscarla. Si además podemos tener un poco de información sobre la persona, sobre los temas que hemos tratado con ella y sobre alguna otra cosa que nos pueda dar una idea de la persona con la que nos vamos a encontrar al otro lado,...seguro que nos ayuda.

Por ejemplo: ante una relación con determinado Ayuntamiento, seguro que nos viene bien saber que hay buena relación con la Trabajadora Social en base a “noseque” trabajo conjunto,...por ejemplo, el desarrollado desde los Planes Municipales. O saber que desde la Red de Talleres se mantiene una buena relación con la persona X del equipo de Salud Mental, y que es “tal” la persona de referencia con la que es mejor hablar,...porque es más facilitadora.

¿Qué tipo de información pongo?

Hay que tratar de poner la información lo más completa posible: nombre, apellidos, organización en la que trabaja, dirección de correo electrónico, dirección postal del lugar de trabajo, etc, ...y la persona que ha metido el contacto,...para tener una idea de la razón del contacto. Una información del estilo “NURIA ACCEDER 945XXXXX, ACCEDER: Servicio de Intermediación para Colectivo Gitano” aporta poca cosa: Solo sabe de quien se trata la persona que lo metió,..no se sabe para qué se puso en contacto, ni cuando, ni con quien. Pero no se trata de eso ¿no?. Usando el símil de la cita inicial, eso sería “un ladrillo tirado en la cuneta”.

Otro tema importante es meter una pequeña información sobre la persona en el campo “comentario” que nos ayude a hacernos una mejor idea sobre el contacto: una

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explicación de lo que hace en la organización, el motivo de nuestra relación, y si hay algo destacable a tener en cuenta por otras personas en caso de que contacten con ella. En todo caso lo que se ponga ha de ser “en positivo”, (no se trata de hacer comentarios despectivos,..no vaya a ser que sea la prima o el cuñado de alguien). En todo caso tiene que ser algo que le pueda servir a alguien.

Un ejemplo de comentario podría ser:“Es la encargada del Servicio de intermediación laboral de la asociación que trabaja con el colectivo Gitano. Tomamos contacto con ella a raíz del proceso de selección de uno de los Planes de Empleo de Saregune. Ha sido muy facilitadora y nos ha propuesto seguir trabajando en esta línea para más adelante. Le interesa mantenerse informada de próximos proyectos. Es una tía maja y muy profesional,..da gusto hablar con ella. (Javi Lobato, Marzo de 2007)

Esto no es más que un ejemplo. Lo importante es poner la sensación que ha tenido la persona que ha metido el contacto, para qué ha sido y cuando.

Otro detalle que nos puede ayudar a realizar las búsquedas es meter en ese campo algún tipo de dato que nos oriente sobre el tema por el que nos relacionamos y que sin embargo no se aclara el campo “Categoría”. Por ejemplo: PMI, Casco Viejo, Red Talleres, ..... En la medidad que metamos esas palabras luego las podremos meter en el campo de búsqueda y encontrarlas más facilmente.

Pero mis contactos,..¿ya le interesan a alguien?

Aunque en principio parezca que no,...nunca se sabe,...puede haber bajas de enfermedad, cambios de dedicación,...incorporaciones a tareas similares,...a las que seguro que les viene bien tener una relación de los contactos más habituales que se han venido estableciendo desde la entidad.

Por lo tanto la contestación al interés para otras personas es SI.

Por ejemplo: cuando hay incorporaciones nuevas ,..¿os imagináis el valor que tiene para las personas que se incorporan cualquier información sobre personas con las que tengamos relación para los temas que va a trabajar?. Un ejemplo claro es que con el Ayuntamiento de Valdegobía hicimos algunas cosas muy interesantes, en las que ha habido una relación muy satisfactoria con quien lleva los temas de empleo, que se llama “X”, su teléfono es “Y”, se dedica a “Z” y la persona con quien tuvo la relación fue “M”. A la persona que entra a hacer tareas en las que se va a relacionar con X, le vendría muy bien saberlo,..y poder hablar con quien tuvo la relación para que le comente cómo poder entrarle mejor,..en qué términos,...Seguro que le facilita mucho la tarea.

Además de facilitar la tarea a ese nivel,...obtenemos un mayor nivel de coordinación interna y de cara al exterior. No es lo mismo la sensación que se lleva una persona externa que ve que no sabemos que se relacionó con alguien de Sartu para algo, a darse cuenta de que ya sabemos que se relacionó con “X” persona para el proyecto “Y”. Y ya si le preguntamos que tal le fue “aquello”,...es para nota alta.

Y quien dice “un responsable de temas de empleo de un Ayuntamiento”, dice “una profesora de un curso de Llodio”,...un proveedor habitual, ...la persona que nos lleva las gestiones en el banco,...la persona de la empresa que nos hace la limpieza, o la de la

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empresa de las alarmas. Las ventajas son claras e indudables.

¿Y para qué puede servir eso,..con lo que cuesta meterlos?

Lo primero es que en realidad todo lleva tiempo,...que no es lo mismo que quitarlo. Lo mismo decíamos hace unos años del correo electrónico, del ordenador,..y de tantas cosas.

Si se hace habitualmente y se toma por costumbre es algo rápido,.. es cuestión de incorporarlo de manera natural a las tareas. Sobre todo pensando en lo que nos puede ayudar. Algunas de las cosas son:

Hacer búsquedas inmediatas, tanto desde la página “resumen” (primera pestaña por la izquierda) del Ph Projekt (en el cuadro blanco se mete la palabra y se da “intro”), o en la página de contacto, en el cuadro “filtro”, o abriendo el menú desplegable de arriba a la derecha del todo, en el que se despliega el alfabeto y que corresponde a la inicial del apellido.

Se pueden hacer “perfiles”. Un perfil es un grupo de contactos relacionados por algo. Por ejemplo podemos hacer uno que se llame “información cursos” en el que metamos a todos los contactos a los que enviar la información. Con solo seleccionar ese perfil como destinatario del correo, les llegará al grupo al completo,..y de manera individualizada (con las direcciones de las otras personas invisible). El número de perfiles es infinito y lo hace cada persona,...el perfil que haga yo con mi clave, no le vale a otra persona, no lo ve. Cada una tiene los suyos. Se pueden hacer perfiles como “Grupo orientación”, “PMI's”,...etc y pueden estar compuestos por personas de dentro de la organización y de fuera.

Anotación de eventos personales en el Calendario

¿Para qué los voy a poner ahí si yo ya los tengo en mi agenda?

De la misma manera que con los contactos, todo el mundo gestiona su agenda particular, pero no deja de ser “su” agenda, de la que poca gente (con suerte) tiene información.

Compartirla no tiene un sentido fiscalizador, sino que pretende ayudarnos a varias cosas:

1. A título particular (quizás la función menos interesante ) nos va a permitir tener acceso a ella desde cualquier lugar en el que dispongamos de una conexión a internet: en caso de olvidarse el dietario, de perderlo,.....

2. Conocer si se tiene disponibilidad, por que tiene hueco, para hacer una reunión compartida con otras personas. Tanto a nivel de Oficina como ante reuniones de Comisiones y Grupos de la Federación, cada vez más complicados de buscar hueco.

3. Que las personas que cogen el teléfono puedan tener alguna referencia de la disponibilidad de las personas ante un recado, un mensaje, etc., y haya forma de localizarlas rápidamente.

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¿Qué tipo de información pongo?

En realidad no se trata tanto de “ponerlo todo-todo” sino de que haya una información aproximada de “donde anda”. Evidentemente hay casos más complicados que otros ( Planes Municipales,... todo el día danzando),... pero seguro que se puede dar una información aproximada. Se trata de conocer su grado de disponibilidad.

En general se entiende que cada cual tiene su trabajo y su ubicación “por defecto”, de lo que se trata es de anotar lo “extra”: una reunión, un trabajo fuera, unas vacaciones, un día libre, ...

El mensaje debería contener la información suficiente para saber de qué se trata y donde es. Por ejemplo: “Reunión de Gestión Sartu en Durango”, “Vacaciones personales” (no hace falta poner donde vas, con quien, ni la foto del destino,... eso es infoxicación, .. y solo sirve para dar envidia), o cualquier otro dato que refleje una ocupación especial a tener en cuenta.

Lo más interesante sería meterla en cuanto tengamos constancia del evento, así todas las demás personas sabrán que tienes ocupada esa fecha en caso de querer organizar alguna reunión contigo.

Algunos detalles a tener en cuenta

A la hora de visualizar los archivos en el ph-projekt existen dos opciones: modo abierto o cerrado. El modo cerrado nos muestra la clasificación de los archivos de una manera más ordenada que facilita su búsqueda.

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Hay poco espacio para meter la información y ocupan más las letras mayúsculas que las minúsculas. Es recomendable escribir normal, ...siguiendo las pautas normales de ortografía y gramática.

Ocupa mucho más un teléfono escrito 945 12 80 61 que 945128061, y aporta la misma información.

Es muy interesante entrar a modificar nuestra propia información y actualizarla. Por ejemplo con el número de móvil (del curro claro,..y si se tiene). También es interesante sustituir el “teléfono 2” por el puesto que ocupamos o la tarea que desarrollamos. Además de servirnos desde Sartu-Álava, esa información se “replica” cuando lo vemos desde la pestaña de “Sartu”,..lo que es interesante para el personal de las otras Asociaciones de Sartu,..para saber quienes somos y qué hacemos. Por ejemplo: Orientadora, Técnica autoempleos, Responsable centro, Centro de empleo,...o algo parecido.

Cada vez que entramos al PhProjekt, nos aparece una pantalla por defecto. Esa pantalla se puede cambiar en la pestaña “ ! ” (la cuarta por la derecha). Lo más aconsejable es poner que por defecto arranque en la pestaña “Resumen” porque de esa manera vamos a ver de un vistazo los ultimos cambios efectuados por cualquier miembro del grupo: si se ha subido algún archivo, si hay una encuesta, si hay nuevos eventos,.. etc; que de otra manera serían difíciles de ver.

Se supone que somos conscientes de la importancia de hacer un buen uso de todo esto, .. la privacidad, el uso para la organización,...y que no se va a usar para cosas externas ni para ofrecerla a terceras personas

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