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APOYO AL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA JESSICA LORENA MORALES VARELA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES CONTADURIA PUBLICA 2019

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APOYO AL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN

COACTIVA DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA

JESSICA LORENA MORALES VARELA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

CONTADURIA PUBLICA

2019

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APOYO AL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN

COACTIVA DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA

INFORME DE FIN DE ESTUDIOS PARA OPTAR AL GRADO DE:

CONTADORA PUBLICA

JESSICA LORENA MORALES VARELA

TUTOR:

KARELLY CADAVID MARIN

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

CONTADURIA PUBLICA

2019

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Dedicatoria

Este logro se lo dedico principalmente a Dios por brindarme la oportunidad de culminar mi

carrera, a mi esposo por regalarme todo su amor, a mis padres y hermanas por estar siempre ahí,

a mi hijo Emmanuel mi motivo para no desistir y esforzarme cada día, a mi chiquita Génesis mi

regalo para finalizar un logro más en mi vida.

Agradecimientos

Agradezco principalmente a Dios que me ha dado sabiduría, capacidad y ha sido mi guía para

cumplir una meta más en mi vida, a mi esposo por su paciencia y apoyo incondicional, a mis

padres y hermanas por su ayuda en todo momento, a mis dos grandes amores, mis hijos, mi

mayor motivación y lucha para superarme. A todos ellos mil gracias. ¡Dios los bendiga siempre!

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Tabla de Contenido

Tabla de figuras.............................................................................................................................. v

Glosario .......................................................................................................................................... vi

Resumen ......................................................................................................................................... 1

Abstract .......................................................................................................................................... 2

Introducción .................................................................................................................................. 3

Capítulo 1. Descripción de la empresa ........................................................................................ 4

1.1 Reseña histórica .............................................................................................................. 4

1.2 Directora de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva ........................................ 5

Capítulo 2. Requerimiento de la organización .......................................................................... 7

Capítulo 3. Plan de acción ............................................................................................................ 8

3.1 justificación .......................................................................................................................... 8

3.2 objetivos ............................................................................................................................... 8

3.2.1 Objetivo General .......................................................................................................... 8

3.2.2 Objetivo Especifico ...................................................................................................... 8

Capítulo 4. Actividades realizadas .............................................................................................. 9

Elaborar la reliquidación de los procesos de jurisdicción coactiva ....................... 9

Analizar los procesos de auditoria y corroborar los resultados ............................. 9

Actualización de la base de datos de los expedientes ................................................ 10

Elaboración de las caratulas de los expedientes vigencia 2018 ................................ 11

Realizar un informe de todos los procesos Jurisdicción Coactiva ........................... 11

Revisar expedientes para corroborar las actividades realizadas ............................. 12

Capítulo 5. Logros y lecciones aprendidas ............................................................................... 13

5.1 Logros................................................................................................................................. 13

5.2 Lecciones aprendidas ........................................................................................................ 14

Capítulo 6. Conclusiones y recomendaciones ........................................................................... 14

6.1 Conclusiones ...................................................................................................................... 14

6.2 Recomendaciones .............................................................................................................. 15

Bibliografía .................................................................................................................................. 18

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Tabla de figuras

Figura 1: Logo Contraloría Municipal de Barrancabermeja

Figura 2: Organigrama de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja

Figura 3: Mapa de Procesos

Figura 4: Auto de tramite

Figura 5: Base de datos

Figura 6 Procesos de Responsabilidad Fiscal

Figura 7: Expedientes

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Glosario

- Responsabilidad Fiscal: es el proceso de responsabilidad fiscal, a través del cual se

procura recuperar los dineros públicos malversados o extraviados como consecuencia de

una inadecuada gestión fiscal.

- Omisión: es la abstención de hacer o decir algo. También es una falta, un descuido o una

negligencia por parte de alguien encargado de realizar una tarea y que no la realiza.

- Expedientes: es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada

cuestión. También puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o

administrativo que lleva un cierto orden.

- Implicados: Comprometer a una persona en un asunto.

- Control: observación cuidadosa que sirve para hacer una comprobación.

- Procesos Administrativos Sancionatorios: consistirán en multas relacionadas a las

faltas por gestión o por el desarrollo de actividades a las entidades que se le hicieron

auditoria.

- Auditoria: Inspección o verificación de la contabilidad de una empresa o una entidad,

realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el patrimonio, la

situación financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa o entidad en un

determinado ejercicio.

- Fiscalización: Indica el control y la crítica de las acciones u obras de alguien, o el

cumplimiento del oficio de fiscal (la persona que investiga y delata operaciones ajenas o

el sujeto que representa y ejerce el ministerio público en tribunales)

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Resumen

El presente informe de práctica profesional pretende informar al lector las diferentes

actividades realizadas en la Contraloría Municipal Barrancabermeja, para brindar apoyo y dar

cumplimiento a los objetivos propuestos.

El desarrollo de la práctica profesional se realizó en el área de Responsabilidad Fiscal y

Jurisdicción coactiva dirigido por la Directora de Responsabilidad Fiscal, se realizaron diferentes

labores en cuanto al manejo, análisis y contabilización de los expedientes que llegan a la oficina

con objetivo de dar cumplimiento a las metas que tiene la contraloría Municipal, se elaboró la

reliquidación de 32 procesos de jurisdicción coactiva, elaboración de las caratula de los procesos

vigencia 2018, se actualizo la base de datos con la última información agregada a los

expedientes. También se realizó un extenso apoyo a la verificación de las auditorias y

expedientes que necesitaban de un exhaustivo seguimiento para verificar si los contratos

otorgados se habían desarrollado de acuerdo a los requerimientos.

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Abstract

This professional practice report aims to inform the reader of the different activities carried

out at the Barrancabermeja Municipal Comptroller's Office, to provide support and fulfill the

proposed objectives.

The development of the professional practice was carried out in the area of Fiscal

Responsibility and Coercive Jurisdiction directed by the Director of Fiscal Responsibility,

different tasks were carried out regarding the management, analysis and accounting of the files

that arrive at the office with the objective of complying To the goals that the Municipal

Comptroller has, the reliquidation of 32 processes of coercive jurisdiction, elaboration of the

cover of the validity 2018 processes was elaborated, the database was updated with the latest

information added to the files. Extensive support was also provided for the verification of audits

and files that needed extensive monitoring to verify whether the contracts awarded had been

developed according to the requirements.

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Introducción

La contraloría Municipal de Barrancabermeja les brinda la oportunidad a los practicantes

profesionales, de adquirir nuevos conocimientos y colocar en práctica los ya alcanzados durante

la formación académica, para lograr experiencia en el área de Responsabilidad Fiscal y

Jurisdicción Coactiva encargada de llevar los procesos administrativos sancionatorios y de

responsabilidad fiscal.

En esta área se encuentran diferentes procesos tanto contables como legales donde el aprendiz

revisa, analiza y emite opinión para cumplir los objetivos establecidos.

El informe final de la práctica profesional consta de seis capítulos en ellos se trata sobre la

descripción de la empresa, los requerimientos de la organización, el plan de acción, las

actividades realizadas, los logros y lecciones aprendidas y las conclusiones y recomendaciones

que emite el estudiante durante su paso por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja.

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Capítulo 1. Descripción de la empresa

1.1 Reseña histórica

Se presenta la reseña historia de la Contraloría Municipal e Barrancabermeja de acuerdo al

Manual de Calidad.

La reseña histórica de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja comienza con los

antecedentes fiscales en la creación de las contralorías en el país en el año 1922, cuando llegó a

Colombia la misión estadounidense encabezada por EDWIN KEMMERER, en el mandato del

entonces Presidente Pedro Nel Ospina (1922-1926).

Inicialmente el control fiscal en Barrancabermeja se da por primera vez con la creación del

cargo de "auditor fiscal" para el Municipio, por medio de la ordenanza número 18 de 1942, en su

artículo sexto.

En Barrancabermeja el control fiscal de la Contraloría Departamental concluye

definitivamente a mediados de 1955; ese mismo año, mediante Decreto 0293 del 28 de marzo de

1955, se creó la Contraloría Municipal de Barrancabermeja y fue nombrado el primer Contralor,

doctor Efraín Calvete Prada (Decreto 0449 de mayo de 1955

Sin embargo, cuatro años más tarde el Concejo Municipal en uso de sus facultades legales

decide oficialmente consolidar el ente fiscalizador con todas sus normas generales de

funcionamiento y régimen orgánico, por medio del acuerdo N° 014 de julio 15 de 1959, fecha en

la cual nació la actual Contraloría Municipal de Barrancabermeja. (Contraloria Municipal de

Barrancabermeja, s.f.).

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1.2 Directora de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

La Abogada Sandra Paola León Diaz está en el cargo de Director Técnico de Responsabilidad

Fiscal y Jurisdicción Coactiva, participa en el análisis y la elaboración de los planes, programas y

proyectos, aplicando los conocimientos propios de la formación profesional especializada, las

metodologías y técnicas apropiadas, a efecto de formular conjuntamente, con el Contralor

Municipal y el Secretario General, las políticas, los objetivos y las acciones que deban llevarse a

cabo, para garantizar el cumplimiento de la Misión Institucional, en el desarrollo de las

diferentes actividades administrativas, financieras u operativas, a que haya lugar, en ejercicio del

Control Fiscal.

Se encarga de adelantar el seguimiento y control de las correspondientes investigaciones

fiscales y los procesos de jurisdicción coactiva. (Contraloria Municipal de Barrancabermeja)

Figura 1: Logo Contraloría Municipal de Barrancabermeja

Fuente: Contraloría Municipal de Barrancabermeja

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Figura 2: Organigrama de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja

Fuente: Contraloría Municipal de Barrancabermeja

Figura 3: Mapa de Procesos

Fuente: Contraloría Municipal de Barrancabermeja

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Capítulo 2. Requerimiento de la organización

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja y el área de Responsabilidad Fiscal sintieron la

necesidad de realizar un convenio con la Universidad Cooperativa de Colombia para tener

practicantes que ayuden a cubrir las necesidades que se presentan en el área de acuerdo a que los

recursos no son los suficientes para realizar contratación de personal donde los procesos que se

reciben a diarios y las labores a realizar son muchas. Estos convenios son muy importantes para

los estudiantes próximos a obtener su grado porque afianzan conocimientos y el desarrollo de

competencias y habilidades.

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Capítulo 3. Plan de acción

3.1 justificación

El proceso de la práctica empresarial se desarrolla con el fin de fortalecer los conocimientos

adquiridos durante la carrera, enfrentarse a un mercado labor más exigente, que busca

profesionales, con experiencia y conocimiento, es por ello la importancia de la práctica

profesional, ya que en esta se coloca en práctica todos los conocimientos adquiridos durante el

proceso de formación académica y así mismo lograr nuevos aprendizajes, que se desarrollan día

a día en el ámbito labor.

En el desarrollo de las actividades el estudiante amplio conocimientos en cuanto a los

procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva aplicados en el área contable con el

objetivo de contribuir al cumplimiento de la misión y visión de la Contraloría Municipal de

Barrancabermeja.

3.2 objetivos

3.2.1 Objetivo General

Apoyar el proceso administrativo en el área de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva de

la contraloría municipal de Barrancabermeja.

3.2.2 Objetivo Especifico

3.2.2.1 Elaborar la reliquidación de los procesos de jurisdicción coactiva.

3.2.2.2 Analizar los procesos de auditoria y corroborar los resultados.

3.2.2.3 Actualizar las bases de datos de los expedientes.

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Capítulo 4. Actividades realizadas

Elaborar la reliquidación de los procesos de jurisdicción coactiva

Elaborar la reliquidación de los procesos de jurisdicción coactiva tomando proceso por

proceso para realizar la revisión de cada uno de ellos buscando el monto por el cual nacio el

expediente, el valor de las costas y de los intereses por mora determinar el valor total adeudado a

la fecha de la elaboración de la reliquidación, este procedimiento se realizó en unas fórmulas de

Excel para determinar los valores adeudados.

Figura 4: Auto de tramite

Fuente: Base de datos Contraloría Municipal

Analizar los procesos de auditoria y corroborar los resultados

Esta actividad consistió en analizar las auditorías realizadas a los procesos que aún no han

sido dictaminados y corroborar los resultados contables de acuerdo al contrato. Se profirieron 24

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procesos de responsabilidad fiscal de la vigencia 2018 por presuntas irregularidades de tipo

fiscal, se verificaron los presuntos responsables fiscales y la vinculación de los terceros

civilmente responsables (compañías aseguradoras) con el objeto de aperturar procesos e

indagaciones preliminares.

Actualización de la base de datos de los expedientes

Entre una de las actividades encomendadas por la Directora de Responsabilidad Fiscal es

actualizar la base de datos de los 32 procesos de jurisdicción coactiva, ingresando la información

como la fecha de la última reliquidación realizada, la fecha de los oficios enviados para búsqueda

de bienes y preceder a realizar los respectivos embargos de bienes o cuentas corrientes las

audiencias realizadas, así como también actualizar los que han sido archivados por no merito o

por pago.

Figura 5: Base de datos

Fuente: Contraloría Municipal

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Elaboración de las caratulas de los expedientes vigencia 2018

La contraloría Municipal a efectos de identificar plenamente los cuadernos que conforman los

procesos, elabora unas caratulas donde se resume:

- El numero cronológico de los hallazgos trasladados por la dirección de fiscalización y a

la vez se radica el número que corresponde a la dirección de Responsabilidad Fiscal.

- Resumen de manera breve el asunto fiscal al que pertenece el proceso.

- Identificar los presuntos responsables su identificación personal y sus cargos.

- Registra los terceros civilmente responsables por violaciones contractuales o por manejo

contractual.

- Estable las fechas pertinentes de apertura y cierre de los procesos y el director técnico

que lo adelanta.

Realizar un informe de todos los procesos Jurisdicción Coactiva

Se realizó un informe para la Directora de Responsabilidad Fiscal, donde cada proceso fue

examinado cuidadosamente para obtener la información requerida como: la fecha en que nació el

proceso, en el que se notificó personalmente por primera vez al implicado, en donde se le dio el

primer mandamiento de pago, si el responsable actúa en nombre propio o nombra un curador

para que lo represente, la fecha de los abonos realizados si los hay.

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Figura 6 Procesos de Responsabilidad Fiscal

Fuente: Autor

Revisar expedientes para corroborar las actividades realizadas

Se realizó la revisión de cinco expedientes que se encontraban en proceso de audiencia, la

labor encomendada consistió en comparar las actividades realizadas, revisar los comprobantes

de egreso y cuentas por cobrar que fueron ejecutados por parte de presunto responsable fiscal,

y el contrato acordado con la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, que todos los ítem que se

hallan nombrado tengas sus respectivos soportes de elaboración de las actividades, como

también se revisó que dichas facturas no tuvieran enmendaduras ni falsificaciones para verificar

que los valores gastados correspondía al valor del contrato.

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Figura 7: Expedientes

Fuente: Autor

Capítulo 5. Logros y lecciones aprendidas

5.1 Logros

Durante el desarrollo de la práctica profesional se logró entender los diferentes procesos que a

diario se presentan en la oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva con los

expedientes PJC (Procesos de Jurisdicción Coactiva), PRF (Proceso de Responsabilidad Fiscal) y

PAS (Procesos Administrativos Sancionatorios), sus funciones y el paso a paso que se realiza

con cada uno. Se cumplió con todas las tareas encomendadas por parte de la Directora, se

entregó la información requerida oportunamente

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5.2 Lecciones aprendidas

El conocimiento adquirido mediante el análisis y la indagación de cada uno de los procesos

fue una experiencia enriquecedora que fortalecieron el conocimiento del practicante, el paso por

la Contraloría Municipal supero las expectativas, el ambiente laborar es agradable y el área de

trabajo le permitieron al practicante desempeñarse de manera satisfactoria y cumplir con las

tareas que le fueron encomendadas a tiempo.

Capítulo 6. Conclusiones y recomendaciones

6.1 Conclusiones

Finalizando este proceso de práctica profesional la Contraloría Municipal de Barrancabermeja

se puede ver el perfil tan amplio que tiene la carrera de Contaduría Pública, con los

conocimientos y habilidades adquiridas durante la formación académica en la Universidad, se

contribuyó con el desarrollo y cumplimiento de las labores en la institución.

Todas las actividades encomendadas se realizaron de forma correcta, la actualización de la

base de datos, se cumplió la finalidad que era tener la información al día de todos los procesos de

jurisdicción coactiva.

Las funciones que se realizaron involucran el contorno tanto en el área fiscal como contable

ya que todos los procesos representan grandes cantidades de dinero que se deben corroborar para

aplicar las normas necesarias.

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6.2 Recomendaciones

Se debe fortalecer el proceso de contratación de más personal para el área de Responsabilidad

Fiscal y Jurisdicción coactiva ya que el existente se queda corto por momentos, para la

elaboración de las tareas que se presentan en la oficina.

Implementar capacitaciones para los practicantes donde se les oriente acerca de la

información que contienes los expedientes, ya que por falta de conocimiento a la hora de buscar

en los procesos los datos se hacía más demorado la realización de las tareas.

Anexos

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Bibliografía

Contraloria Municipal de Barrancabermeja. (s.f.). 2019 Recopilado de

http://www.contraloriabarrancabermeja.gov.co/inicio/informacion-general/resena-historica