Apéndice Técnico 3 – Especificaciones de Gestión de Servicios

Nota:ElpresentedocumentosepublicaconelúnicofinderecibircomentariosdelospotencialesinteresadosporlocualelMENsereservaelderechodemodificarlosintegramente,yporsupublicaciónnoseobligaadariniciodeningúnprocesodeselección.

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Definiciones

Sin perjuicio de la aplicabilidad de las definiciones contenidas en la Parte General, las siguientes definiciones son aplicables al presente Apéndice Técnico. Área No Disponible – No Disponibilidad Un área que no cumple con los requisitos mínimos en aras de asegurar que está disponible para su uso previsto como se detalla en el Anexo B del Apéndice Técnico 5. Salvo donde se especifique, por área No Disponible se entenderá también Área No Disponible pero Utilizada y Área No Disponible en Consecuencia. Año académico: es el período del año durante el cual los estudiantes asisten a la Institución educativa, por lo general contados a partir de enero a diciembre. Convenio de usuarios: significa todas las partes que tienen autorización para utilizar los sitios de la escuela, incluyendo pero no limitado a los alumnos, personal docente, personal de la escuela y personal de la interventoría. Criterios de Disponibilidad: los definidos en el Anexo B del Apéndice Técnico 5. Día escolar: significa cada día del año académico donde las clases se llevan a cabo, que cubre las sesiones, sesiones adicionales y actividades de la comunidad administradas por la institución Educativa, tal como se definen en la Sección 10 de Apéndice Técnico 5. Falla en la Prestación del Servicio: El incumplimiento por parte del Concesionario de uno de los Indicadores de Desempeño enumerados en el Apéndice Técnico y que se refiere a los Servicios. Representante del Ministerio: es la persona designada por el Ministerio, que ejercerá las autoridades y los poderes pertinentes, relacionadas con las actividades del Proyecto, que se definan en el acuerdo de proyecto y que requiera la entrada, autorización o validación del Ministerio o el Representante del Ministerio. Representante de Institución educativa: es la persona designada por cada Instituto o centro educativo, que ejercerá las autoridades y los poderes pertinentes, relacionadas con las actividades del Proyecto, que se definan en el acuerdo de proyecto y que requiera la entrada, autorización o validación de la Institución o el Representante de la Institución. Representante de Interventoría: es la persona designada por la empresa contratada por el Ministerio, en el papel del interventor, que ejercerá las autoridades y los poderes pertinentes, relacionadas con las actividades del Proyecto, que se definan en el acuerdo de proyecto y que requiera la entrada, autorización o validación del interventor o el Representante interventor.

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Representante de Concesionario: es la persona designada por el Concesionario, que ejercerá las autoridades y los poderes pertinentes, relacionadas con las actividades del Proyecto, que se definan en el acuerdo de proyecto y que requiera la entrada, autorización o validación del concesionario o el Representante de Concesionario.

Partes relacionadas del Concesionario: significa el Concesionario, su representante, sus subcontratistas, sus proveedores, empleados y agentes relacionados con el proyecto.

Partes Relacionadas con el Ministerio: son los funcionarios del Ministerio, que independientemente de los niveles, son las personas con las que el Ministerio celebra un contrato, sus sub-concesionarios, los directores de dichas personas, los funcionarios públicos y los empleados y / o las personas o instituciones que proporcionan servicios de educación con el Ministerio.

Requisitos del Ministerio: significa el diseño, construcción, mantenimiento y funcionamiento del Proyecto y cada Institución Educativa, como se establece en el Apéndice Técnico 2 y 3.

Servicio: los servicios no pedagógicos cuyos estándares de desempeño se definen en este Apéndice Técnico y que caen bajo la obligación del Concesionario de prestar al comenzar la Etapa de Operación y Mantenimiento de cada Institución Educativa.

1. Introducción

Objetivo de la Especificación de Gestión de Servicios 1.1Las Especificaciones Técnicas del Proyecto están compuestas por este Apéndice Técnico – Especificación de Gestión de Instalaciones – junto con:

§ Los Programas Arquitectónicos; § Las Fichas de Áreas; § Los Criterios de Disponibilidad (CD); § Especificaciones de Edificaciones – Apéndice Técnico 2; y § Los Requisitos de Diseño y Construcción – Apéndice Técnico 4 Este Apéndice establece los Requisitos y Estándares de Desempeño y los Indicadores de Desempeño (KPI) asociados con la prestación de los Servicios de Gestión de Instalaciones.

Planes de Prestación de Servicios 1.2El Concesionario preparará un Plan de Prestación de Servicios para cada Servicio, que incluirá el alcance, enfoque y metodología propuesta para cumplir con cada uno de los Requisitos y Estándares de Desempeño establecidos en el presente Apéndice. El Plan de Prestación de Servicios será presentado al Interventor para su aprobación, [6] meses antes del comienzo de la Etapa de Operación y Mantenimiento. Este Plan también será socializado con la Autoridad Educativa de cada Institución Educativa. El Concesionario prestará los Servicios de conformidad con el Plan de Prestación de Servicios acordado. El Concesionario podrá modificar estos Planes a lo largo de la vida del Contrato para implementar nuevas tecnologías y eficiencias siempre y cuando estén acordes con los Estándares, previa aprobación escrita del Interventor y Autoridad Educativa

Supervisión del Desempeño 1.3

Este contrato combina una serie de obligaciones de supervisión del desempeño que incluye lo siguiente: § Supervisión del Concesionario § Supervisión del Ministerio/Institución educativa § Supervisión por el Interventor

Supervisión del Concesionario 1.4

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El Concesionario seguirá de cerca el desempeño de su propio personal para asegurarse que están entregando los Servicios de acuerdo con este Apéndice. El Concesionario deberá proporcionar un robusto programa de supervisión de desempeño que deberá ser aprobado por el Interventor. El Concesionario se asegurará de que a través de la supervisión las insuficiencias en su desempeño se reduzcan al mínimo y donde se producen se rectifiquen de forma rápida y eficiente, con la mínima interrupción a la Institución Educativa y sus usuarios y de acuerdo con los períodos de rectificación establecidos en el Apéndice Técnico 5 – Mecanismo de Pago. El Concesionario hará un seguimiento de los Servicios de manera regular y, como mínimo, en los intervalos que se especifican en este Apéndice. Todas las deficiencias en el desempeño identificadas por el Concesionario deberán ser notificadas a la Mesa de Ayuda y registradas y atendidas en la misma forma que las notificaciones del Interventor.

Supervisión del Ministerio de Educación / Autoridad Educativa 1.5El seguimiento diario de la prestación de los Servicios se llevará a cabo por el personal en cada una de las Instituciones Educativas. El personal de la Institución Educativa deberá ser entrenado en el uso de los procedimientos de información de la Mesa de Ayuda reportando informes de incidentes ya sea directamente a la Mesa de Ayuda o a través del representante de la Institución Educativa o del representante del Concesionario. Este seguimiento lo haría el personal de la Institución Educativa, evaluando el estado de las áreas que son necesarias para las actividades curriculares y extra-curriculares antes del inicio de cualquier sesión, según definidas estas en el Apéndice Técnico 5. Este seguimiento incluirá los informes de las deficiencias del servicio y la notificación de los fallos relacionados con los criterios de disponibilidad de las habitaciones o de áreas.

Supervisión del Interventor 1.6Se prevé que la interventoría tendría una presencia en el lugar y sería necesaria para confirmar el desempeño del servicio y la disponibilidad de las áreas de la Institución. Será necesario que el Interventor tenga en tiempo real acceso de sólo lectura a los informes de la Mesa de Ayuda y tendrá el derecho a realizar inspecciones de la condición de la Institución Educativa con el fin de validar el cumplimiento de los Indicadores de Desempeño definidos en este Apéndice Técnico y los Criterios de Disponibilidad definidos en el Apéndice Técnico 5. El Concesionario estará obligado a cooperar con el Interventor, con el fin de ayudarle cumplir sus obligaciones con el Ministerio.

Informes de Desempeño 1.7El Concesionario deberá presentar un informe mensual de seguimiento del desempeño de cada Institución Educativa, que contiene toda la información requerida por este Contrato y sin perjuicio de lo estipulado en la sección 2 del Apéndice Técnico 5, incluyendo pero no limitado a lo siguiente: § Actividad de la Mesa de Ayuda para cada Servicio - incidentes reportados, tiempos de de respuesta y de rectificación registrados § Detalles de los casos de No Disponibilidad incluyendo tiempos de respuesta y rectificación registrados § Deducciones aplicadas por Falla en la Prestación del Servicio y casos de No Disponibilidad § Detalles de las actividades de mantenimiento planificadas y cualquier prorroga del programa original (incluidas las razones de aplazamiento) § Detalles de las actividades de mantenimiento reactivo

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§ Detalles de las actividades de reemplazo de equipos y elementos dado el cumplimiento de su vida útil y los detalles de estas que fueron prorrogadas (incluyendo los motivos de aplazamiento)

§ Detalles de Recursos Humanos – nuevo integrantes, personas salientes, capacitación impartida, detalles de los accidentes que se hayan producido dentro del periodo

§ Detalles de cualquier incidente de seguridad en el período § Las quejas y retroalimentación del servicio recibidas

Si los informes son trimestrales, los informes deben incluir la información relevante de informes trimestrales. El Concesionario también debe preparar un Informe Anual de Servicios, que resume los informes y suministra cualquier información adicional que pueda ser requerida.

Estructura General y Diseño de estas Especificaciones 1.8Este Apéndice está estructurado en un formato que le permita al Concesionario entender para cada Servicio los Requerimientos y Estándares de Desempeño con el fin de determinar el desempeño en la prestación de Servicios. También explica el mecanismo por medio del cual se traducen las Fallas en la Prestación del Servicio en Deducciones. En esta sección se suministra información sobre:

¡ Categorías de Servicio; ¡ El uso de Indicadores de Desempeño y supervisión del desempeño ¡ El Mecanismo de Pago; ¡ Informes Trimestrales; ¡ Periodos de Rectificación; y ¡ Requisitos de Servicio y Estándares de Desempeño. La Sección 2 de este Apéndice establece los requisitos comunes que el Concesionario cumplirá en la prestación de los Servicios. Explica los fines y objetivos generales, el alcance del servicio, la calidad general, junto con información sobre la implementación del servicio y un conjunto de requisitos generales. La Sección 3 proporciona al Concesionario información específica para cada Servicio. Esta incluye una lista de elementos que deben ser incluidos en el Plan de Prestación de Servicios del Concesionario y una tabla de información que para cada Servicio identifica en la columna de la izquierda el Alcance y en la de la derecha los Requerimientos y Estándares de Desempeño (los Estándares) que debe cumplir el Concesionario. En esta sección también se encuentra la tabla de Indicadores de Desempeño, que identifica cada Indicador y cómo será monitoreado.

Referenciación Categorías de Servicio 1.9 Cada Servicios está referenciado de forma única con una abreviatura. Las principales abreviaturas de categorías de Servicio se enumeran en la tabla siguiente y cada Indicador de Desempeño dentro de cada Servicio, será precedido de esta abreviatura.

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Tabla 1 – Abreviatura Categorías de Servicio Abreviatura de Categoría de Servicio Categoría de Servicio

Ref. Numérica de Categoría

Requisitos Generales de Servicio Adm Servicio Administrativo 1.3.1 Requisitos Específicos de Servicio As Gestión de Aseo, Residuos y Control de Plagas 3.2 Ed ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.Gestión de

Edificios y Mantenimiento de Instalaciones ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.3.2.2

GP ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.Gestión de Mantenimiento de Predios

¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.3.2.3

S ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.Gestión de Seguridad

¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.3.2.4

P ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.Gestión de Conserjería

3.2.6

Alm ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.Gestión de Servicio de Alimentación

3.2.7

Uso de Indicadores de Desempeño y Supervisión del Desempeño 1.10El Concesionario debe suministrar todos los Servicios y poner a disposición todas las áreas dentro de cada Institución Educativa en los niveles y estándares detallados en las partes pertinentes de este Apéndice durante las sesiones. Los detalles específicos de las Sesiones, Sesiones adicionales y períodos de uso comunitario se definen en el Apéndice 5. Los Indicadores de Desempeño (KPI) son la base sobre la cual se medirá el desempeño del Concesionario y sobre ellos se harán Deducciones a los pagos debidos al Concesionario de conformidad con el Apéndice Técnico 5. A cada KPI se le asignan dos parámetros de monitoreo: ¡ Frecuencia: indica la frecuencia con la cual se le hará seguimiento al KPI (Tabla 2 abajo); Tabla 2 – Frecuencias de Monitoreo

Período de Supervisión del Desempeño Frecuencia

SS Según solicitado

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Período de Supervisión del Desempeño Frecuencia

SN Según sea necesario D Diariamente Semanal Semanalmente M Mensualmente T Trimestral S Semestralmente A Anualmente

¡ Método: indica quién y cómo se hará el seguimiento (Tabla 3 abajo): Tabla 3 – Método de Seguimiento

Método de Seguimiento Descripción/Fuente

1 Autoridad Educativa / Concesionario informa a la Mesa de Ayuda, Mesa de Ayuda Registra 2 Comparación con los Planes de Prestación del Servicio 3 Normas de Calidad de Servicio 4 Revisión / informes reglamentarios emitidos por autoridades correspondientes 5 Auditoría de Interventor (análisis de quejas, visitas aleatorias, revisiones de validación de los datos del

Concesionario, pruebas deliberadas, etc.) El Concesionario facilitará al Interventor y Autoridad Educativa un Programa de Supervisión del Desempeño con tres meses de antelación a la fecha de comienzo de la Etapa de Operación y Mantenimiento. El Programa de Supervisión deberá proponer un sistema de seguimiento que sea uniforme entre todos los Servicios y esboza las gestiones que el Concesionario desarrollará para monitorear el desempeño de los Servicios. El Programa de Supervisión debe estar alineado con las frecuencias y métodos de seguimiento de las tablas anteriores y se debe acordar con el Interventor. El Programa de Supervisión será uniforme para todas las Instituciones Educativas salvo que exista algún requerimiento específico en algunas de ellas.

Informes Trimestrales 1.11El Concesionario preparará un informe de supervisión de desempeño para cada Institución Educativa y lo entregará al Interventor dentro de los 5 días hábiles siguientes a la finalización del Trimestre. El informe contendrá la información requerida por la sección 2 del Apéndice Técnico 5. Este

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informe debe destacar, como mínimo cualquier Falla en la Prestación del Servicio u ocurrencia de No Disponibilidad (Fallas), y cualquier Deducción asociada.

Mecanismo de Pago 1.12Los Estándares de Desempeño y los Indicadores de Desempeño contenidos en esta Sección ofrecen las herramientas para medir el desempeño del Concesionario en cada Servicio. Se considerará que ha ocurrido una Falla en la Prestación del Servicio cuando no se cumplen uno o más de los Indicadores de Desempeño. En caso que el KPI tenga un Periodo de Rectificación, el Concesionario tendrá la oportunidad de rectificar la Falla. En caso que no pueda rectificarla en el tiempo estipulado, el Interventor podrá aplicar Deducciones bajo los términos de Apéndice Técnico 5. En el evento de una Falla en la Prestación del Servicio, de conformidad con el Mecanismo de Pago, la Autoridad tiene el derecho de hacer una Deducción al pago del Concesionario. La magnitud de estas deducciones depende de la Categoría de Prioridad del Indicador de Desempeño. A cada KPI le ha sido asignado una Categoría: Rutinaria, Urgente, Emergencia y Crítico. La Sección 11 del Apéndice Técnico establece las Deducciones correspondientes a cada categoría. Para efectos de referencia, estos se repiten a continuación. Ciertos KPI se miden por áreas. Por ejemplo, el indicador CL3 es un KPI trata del aseo de áreas internas. Esto significa que el incumplimiento del KPI As3 respecto de 10 áreas, significará 10 Deducciones. Otros KPI son por servicio y se miden a lo largo de toda la Institución Educativa. Por ejemplo, Adm3 es el KPI relacionado con el Servicio de Mesa de Ayuda lo que significa que el incumplimiento del KPI Adm3 resultará en una Falla en la Prestación del Servicio. Tabla 4 – Deducciones por Fallas en la Prestación del Servicio

Categoría de Prioridad del Indicador de Desempeño Deducciones por Fallos de Servicio ($)

Rutinaria (R) COP [x] Urgente (U) COP [x] Emergencia (E) COP [x] Crítico (C) COP [x]

Rectificación 1.13En los casos en los que una Falla en la Prestación del Servicio es susceptible de ser remediada, se permitirá un Período de Rectificación al Concesionario para encontrar una solución a la Falla y ejecutar la rectificación respectiva dentro del lapso correspondiente. Para cada Servicio, en la tabla de Indicadores de Desempeño, se indica si cada KPI tiene o no un Periodo de Rectificación con una (S) para Sí o (N) para un no. Si un KPI es designado como carente de un Período de Rectificación, al Concesionario se le aplicará una Deducción automáticamente.

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Cuando la Rectificación es permitida, el método para asignar el Período de Rectificación será según lo dispuesto en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.Tabla 5 que identifica y describe los diferentes tipos de Períodos de Rectificación dependiendo de la Categoría de Prioridad. Tabla 5 – Periodos de Rectificación

Categoría de

Prioridad Descripción

Período de Respuesta

Período de Rectificación

Crítico Asuntos que son críticos para la Unidad Docente y el funcionamiento de las Instalaciones o que puedan causar gran daño a los usuarios. Asuntos que son críticos para la Institución o Área e incluye cualquier caso que sea peligroso para la vida, o lo suficientemente grave como para causar un daño significativo o una interrupción, o cualquier solicitud de servicio que se requiera para evitar una situación amenazante para la vida, o un evento lo suficientemente grave como para causar un daño significativo, o la interrupción de los servicios de educación. Esto incluye eventos como cualquier problema que presente riesgo de incendio, problemas con los sistemas de calefacción o ventilación y que pueda provocar una amenaza de explosión o fuga de gases nocivos, o eventos de intrusos dentro del sitio.

Inmediatamente Entre 2 - 8 horas o más dependiendo de la complejidad del problema, pero solo con aprobación de la Autoridad

Emergencia

Asuntos de naturaleza aguda que impactan la salud y seguridad de los usuarios o de la prestación de los servicios educativos. Los eventos que se dejen sin solución y que tienen el potencial de escalar para convertirse en un evento crítico. Esto incluiría la amenaza de intrusión, un daño significativo a la envolvente del edificio que podría facilitar la intrusión, fallos para llevar a cabo el mantenimiento o la falta de limpieza, mantenimiento o reparación

Dentro de los 30 minutos Entre 12 - 24 horas o más dependiendo de la complejidad del problema, pero solo con aprobación de la Autoridad.

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Categoría de

Prioridad Descripción

Período de Respuesta

Período de Rectificación de pasarelas o escaleras.

Urgente Asuntos que impactan la función operativa de la Institución Educativa pero no impiden la prestación del servicio educativo. Los fallos típicos incluirían eventos relacionados con el funcionamiento de la Mesa de Ayuda, la gestión de la limpieza o trabajos horarios, emisión de informes de gestión o actualización de las políticas o procedimientos.

2 Horas Entre 24 - 48 horas o más dependiendo de la complejidad del problema, pero solo con aprobación de la Autoridad.

Rutina Asuntos que afectan en forma adversa el disfrute del usuario de la Institución Educativa, la apariencia estética de las Instalaciones, o de otro modo de naturaleza administrativa o de rutina. Eventos o solicitudes de servicio que no se ven inmediatamente como perjudiciales y no causan problemas operativos significativos si no es atendido. Los eventos incluyen, la revisión de los programas de formación / inducción, la producción de los planes anuales de gestión de servicios, acciones de mantenimiento de terrenos menores o daño estéticos al edificio.

24 Horas 5 Días

Requerimientos de Servicio 1.14Los Requerimientos de Servicio incluyen Metas y Objetivos, una lista de elementos que deben ser incluidos en el Plan de Prestación de Servicios y una Tabla de información que identifica los Requerimientos Operativos y Alcance y Requerimientos y Estándares de Desempeño que debe cumplir el Concesionario en la prestación de cada Servicio. Se presenta un ejemplo de una tabla de Información con los Requerimientos de Servicio y Estándares de Desempeño en la Tabla 6 a continuación: Tabla 6 – Información de Servicios

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Energía y Servicio de Manejo de Servicios Públicos - Tabla 1 Información Relativa a Servicios

Requerimiento Operativos y Alcance Requerimientos y Estándares de Desempeño ¡ El Concesionario será responsable de los siguientes alcances de los

servicios: – El Concesionario proporcionará un Plan de Servicio de entrega

anual de Limpieza, Desechos y Servicios de Control de Plagas para cada Institución Educativa y acordará un programa con la Autoridad Educativa. El Concesionario deberá proporcionar un programa de limpieza semanal indicando los tiempos de limpieza para cada área y las tareas a realizar. Esto incluirá los horarios durante los períodos de vacaciones que indique todas las tareas programadas de limpieza profunda.

– Se prevé que se llevará a cabo el el servicio de limpieza a través de una limpieza diaria por un equipo de limpieza antes del inicio de las sesiones o sesiones adicionales y la limpieza reactiva será a lo largo del día. Por ello, la Autoridad va a medir el cumplimiento de los requisitos de desempeño de limpieza correspondientes al inicio de la jornada escolar y antes de un período de uso de terceros. Cuando este sea el caso, así se ha especificado en el estándar de desempeño. De lo contrario, se prevé que los requisitos de desempeño aplicarán en toda la escuela, y sesiones adicionales

– Se esperaría que las áreas de enseñanza, oficinas, instalaciones sanitarias y cualesquiera otras zonas de uso diario se limpien todos los días antes del inicio de la jornada escolar. Las áreas sanitarias requerirían comprobarse en intervalos regulares durante el día y pueden requerir una limpieza adicional.

El Concesionario opera un servicio de limpieza que busque garantizar el uso ininterrumpido de las Instalaciones escolares. En la entrega de este servicio, el concesionario deberá garantizar que: Todos los artículos y las zonas están razonablemente libres de suciedad arraigada, rayas, marcas, manchas o acumulaciones gruesas, sobre todo en lugares aislados y zonas de difícil acceso, tales como esquinas; Las repisas y superficies altas se limpian adecuadamente, utilizando el equipo de acceso correcto. El proceso de limpieza los hace libres de la suciedad más incrustada, sin manchas y marcas; El Concesionario se asegura de que el entorno escolar en general esté limpio y ordenado, con espacios de piso despejados, el acceso y escape de emergencia sin trabas y que no causen problemas de salud y seguridad. Todas las áreas dentro del control del Concesionario, durante las sesiones , deben aparecer frescas y libres de olores desagradables o de mal gusto. Las operaciones de limpieza del Concesionario no interfieren con las actividades educativas de la Institución Educativa. Los horarios de limpieza son revisados por el Concesionario en contacto con la Autoridad Educativa; El Concesionario cumple con las regulaciones de salud y seguridad en relación con el personal de limpieza que realiza tareas (por ejemplo, la limpieza de ventanas); El personal del Concesionario lleva a cabo la limpieza sólo cuando se han tomado las medidas de seguridad adecuadas; El Concesionario se asegura de que todos los productos de limpieza son utilizados y almacenados de acuerdo con las instrucciones de su fabricante y de acuerdo con las regulaciones de salud y seguridad pertinentes y la legislación actual (Artículos 458 y Siguientes del Decreto 1298 de 1994); El personal del Concesionario reemplaza muebles, equipos, etc., a su posición original después de completar una tarea de limpieza; El Concesionario no hace intencionalmente daños o desfigura cualquier parte del edificio, o de sus accesorios, o piezas, en el curso de la limpieza;

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Energía y Servicio de Manejo de Servicios Públicos - Tabla 1 Información Relativa a Servicios El Concesionario se asegura de que todos los equipos utilizados en la prestación de los servicios son seguros de usar y son apropiadas para la tarea; y En el caso de grafitis en el interior o el exterior del edificio, el Concesionario tomará las medidas apropiadas para asegurar que se elimina o se oculta temporalmente de exhibición pública.

También se incluye en los Requerimientos de Servicio la tabla de Indicadores de Desempeño que identifica a cada Indicador de Desempeño y cómo va a ser monitoreado por las partes. A continuación en la Tabla 7 un ejemplo: Tabla 7 - Requerimiento de Servicio e Indicadores de Desempeño

Ref. Detalle

Servicio de Manejo de Servicios Públicos y Energía - Tabla 2 – Indicadores de Desempeño

Categoría de Prioridad

Código de Base Área o Servicio

¿Aplica Rectificación?

Requisito de Servicio

Código de Referencia del requerimiento específico

Texto Descriptivo del requerimiento específico

Período de monitoreo y método

Nivel de desempeño para cumplir con requisitos de servicio

Limpieza programada

CL2 Para proporcionar Planificación de limpieza de acuerdo con la programación semanal acordado

D (2,4,6,7)

Sin Fallos para llevar a cabo la limpieza de acuerdo con la programación semanal acordado.

E A S

2. Requisitos Comunes

Metas y Objetivos 2.1

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Se espera que el Servicio de Gestión de Instalaciones logre los siguientes objetivos: ¡ Es punto de contacto entre el Institución Educativa y El Concesionario; ¡ Es punto de contacto entre el Concesionario y el Interventor ¡ Es proactivo y receptivo a solicitudes de servicio dentro de los tiempos acordados; ¡ Integra todos los Servicios; y ¡ Fomenta la mejora continua del servicio Los estándares exigidos en este Contrato para cada Servicio serán los definidos por los Requerimientos y Estándares de Desempeño (los Estándares) en este Apéndice Técnico y los Criterios de Disponibilidad (Disponibilidad) según definidos en el Anexo B del Apéndice Técnico 5. La Autoridad reconoce que de vez en cuando podrá haber fallas en el cumplimiento de los Estándares y en los Criterios de Disponibilidad. El Apéndice Técnico 5 – Mecanismo de Pago está diseñado para tener esto en cuenta y no se aplicarán Deducciones cuando se cumplan los Estándares dentro de los Períodos de Rectificación según definidos el Apéndice Técnico 5.

Alcance de Servicios 2.2El alcance del servicio ofrecido por el Concesionario incorporará lo siguiente: ¡ Un Servicio de Gestión de Instalaciones para apoyar la operación de la Institución Educativa; ¡ Las distintas Categorías de los Servicios según se establecen en este Apéndice Técnico; ¡ El Concesionario podrá determinar los métodos óptimos por medio de los cuales prestará los Servicios para la Institución Educativa para

poder asegurar que se cumplan todos los Estándares y la Disponibilidad de las áreas. Al hacerlo, el Interventor y la Autoridad Educativa tienen que estar razonablemente satisfechos de que el Concesionario está en condiciones de prestar los Servicios. Además, dichos métodos de trabajo deberán estar integrados con la administración de la Institución Educativa de tal forma que no impida el desarrollo de cualquier actividad curricular, extracurricular o de la comunidad que se lleven a cabo en la Institución Educativa;

¡ El Concesionario deberá, por tanto, desarrollar Planes de Prestación de Servicios para cada Servicio. el Interventor y la Autoridad Educativa y la dependencia relevante de la ETC sin perjuicio de la responsabilidad del Concesionario de cumplir los requisitos del Contrato;

¡ El Concesionario preparará Planes de Prestación de Servicios para cada Institución Educativa por lo menos 6 meses antes del comienzo de la Etapa de Operación y Mantenimiento de cada Institución Educativa. Dichas propuestas describirán la manera en que el Concesionario cumplirá con los Estándares de cada Servicio. Los Planes de Prestación de Servicios serán actualizados a lo largo de la operación del Contrato y la Autoridad Educativa, la dependencia relevante de la ETC y el Interventor serán informados de cualquier cambio significativo propuesto a los Planes. Para cada Servicio, la información de especificación general contenida en las tablas a continuación presenta guías sobre el contenido de los Planes de Prestación de Servicios y los asuntos que se abordan en ellos;

¡ Los Planes de Prestación de Servicios serán redactados de tal forma que sean comprensibles para un lector no técnico; ¡ El Concesionario podrá modificar estas propuestas a lo largo de la vida del Contrato para implementar nuevas tecnologías y eficiencias

siempre y cuando estén acordes los Estándares, previa aprobación escrita del Interventor y Autoridad Educativa

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¡ Igualmente, el Concesionario tendrá el derecho de enmendar los Planes de Prestación de Servicios para poder incorporar cualquier cambio en la forma en la que opera la Institución Educativa, previa autorización escrita del Interventor y Autoridad Educativa; y

Calidad General 2.3

El trabajo desarrollado y el servicio prestado por el Concesionario deberán cumplir con las siguientes dimensiones generales de calidad: ¡ Todo el trabajo llevado a cabo por el Concesionario se ejecutará de conformidad con los requisitos de la Ley Aplicable, las Buenas Prácticas

de la Industria de acuerdo con las normas apropiadas profesionales y técnicas y cumplirá con los requisitos de los órganos o instituciones profesionales apropiados, incluyendo notas y guías técnicas y códigos de prácticas donde existan.

¡ El Concesionario aplicará toda la destreza, cuidado y diligencia razonable en el cumplimiento de las tareas requeridas por el Contrato; ¡ El Concesionario prestará la supervisión adecuada del personal empleado por él (o personas bajo la supervisión de ellas); ¡ El Concesionario velará porque sus empleados (o personas bajo su supervisión) estén informadas de los estándares relevantes y cualquier

legislación nueva aplicable. ¡ Todo el personal será informado de todas las políticas y requisitos relevantes de la Institución Educativa, del MEN y Autoridades Estatales; ¡ El Concesionario velará porque su propio personal y aquellos empleados por sus subcontratistas cumplan con los siguientes requisitos:

– Que el personal que está prestando los Servicios en la Institución Educativa, incluyendo los empleados por los subcontratistas están debidamente calificados, capacitados y experimentados;

– Que como mínimo el personal tendrá título de bachiller y, por tanto, son capaces de leer y escribir; – Que el personal ubicado en las Instituciones Educativas ha pasado por el nivel necesario de revisiones de seguridad (aquellos que no

hayan pasado por revisiones de antecedentes o que se encuentran de visita deben ser acompañados por el plantel en todo momento por alguien que sí lo ha hecho); y

– Que todo el personal del Concesionario y de sus subcontratistas portarán y exhibirán identificación clara al interior de la Institución Educativa.

¡ El Concesionario operará un Sistema de Aseguramiento de Calidad que cubra la prestación de todos los Servicios de conformidad con los principios de las Normas ISO. El Sistema de Aseguramiento de Calidad será aprobado por la Autoridad previo al comienzo de la Etapa de Operación y Mantenimiento y cualquier cambio posterior por parte del Concesionario tendrán que ser aprobado por el Interventor.

Implementación de Servicios 2.4

Cuando se presten cualquiera de los Servicios o se estén llevando a cabo trabajos asociados, el Concesionario: ¡ Se asegurará que dichas obras no interrumpan labores pedagógicas u otras funciones de la Institución Educativa. ¡ Informará al Interventor y a la Autoridad Educativa previo al comienzo de la primera sesión del día escolar respecto de cualquier

incumplimiento de los Estándares y/o No Disponibilidad de un área; y ¡ Todo incumplimiento será informado a la Mesa de Ayuda y se registrarán los tiempos de resolución

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Requisitos Generales 2.5El Concesionario:

¡ Prestará los Servicios según lo requerido bajo el presente Contrato para las Instituciones Educativas desde el día siguiente a la Fecha en que las partes suscriben el Acta de Terminación de Unidad Funcional de cada Unidad Funcional hasta el final de la Etapa de Operación y Mantenimiento.

¡ Velar porque la prestación de Servicios sea eficiente, sostenible y capaz de ser monitoreada y medida de manera efectiva (de conformidad con los requisitos de este Apéndice);

¡ El Concesionario prestará los Servicios de conformidad con la Ley Aplicable y Buenas Prácticas de la Industria. ¡ El Concesionario preparará Planes de Prestación del Servicio por cada uno de los Servicios de tal manera que cumplan con el presente

Apéndice detallando cómo se prestarán los Servicios en cada Institución Educativa; ¡ El Concesionario velará porque los Servicios se lleven a cabo utilizando los materiales correctos de calidad idónea y suficiente y no utilizará

ningún material perjudicial; y ¡ El Concesionario adoptará un enfoque de mejoramiento continuo hacia la prestación de todos los Servicios y trabajará con el Interventor, la

Autoridad Educativa y dependencia relevante de la ETC para identificar oportunidades para mejorar el desempeño, la eficiencia y la eficacia de las Instituciones Educativas y los Servicios.

De conformidad con este Apéndice el Concesionario debe producir un número de Planes y Políticas 6 meses antes del comienzo de la Etapa de Operación y Mantenimiento, los cuales deben ser revisadas y actualizadas por lo menos anualmente durante la etapa de Operación y Mantenimiento. El tipo de Plan/Política y Servicio con el que se relacionan se identifican en la Tabla 8 abajo: Tabla 8 – Planes y Políticas de Servicio

Nombre de Categoría de Servicio Tipo de Plan KPI Desempeño

Gestión del Servicio Plan de Prestación de Servicios Política de Gestión de Calidad Política de Salud y Seguridad Política de Seguridad Contra Incendios Plan de Contingencias

Adm1

Adm3

Servicio de Aseo, Residuos y Control de Plagas Plan de Prestación de Servicios Programa de Aseo

As1 As2 As4

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Programa de Aseo Profundo Programa de Remoción de Residuos

As8

Servicio de Gestión de Edificios y Mantenimiento de Activos Plan de Prestación de Servicios Plan de Mantenimiento Rotativo Anual a 5 años Plan de Gestión de Salud y Seguridad del Edificio Plan Anual de Reposición Periódica

Ed1 Ed3 Ed6 Ed12

Servicio de Gestión de Mantenimiento de Predios Plan de Prestación de Servicios Plan de Mantenimiento Anual

GP1 GP2

Servicio de Seguridad Plan de Prestación de Servicios Programa Planificado de Patrullajes

S1 S2

Servicio de Gestión de Conserjería Plan de Prestación de Servicios

P1

Servicio Alimentación Plan de Prestación de Servicios Menús del Servicio de Comedor

Alm1 Alm5

Todos los Planes deberán ser acordados con el Interventor, Autoridad Educativa y dependencia relevante de la ETC previo al comienzo de la Etapa de Operación y Mantenimiento. A lo largo de este periodo el Concesionario, el Interventor y la Autoridad Educativa revisarán los Planes e identificarán la necesidad de revisarlos en respuesta al desempeño, los cambios en los patrones de ocupación y uso y la disponibilidad de nuevas tecnologías en aras de elevar su eficiencia.

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3. Requisitos de Servicios

Servicio Administrativo 3.1

3.1.1 Objetivos del Servicio Las metas y objetivos del Servicio Administrativo son la prestación de un sistema para manejar, controlar, registrar e informar sobre la prestación de todos los Servicios suministrados como parte del Contrato. Estos también incluyen la meta de proveer un Servicio de soporte disponible las 24 horas al día para que la Autoridad pueda solicitar al Concesionario atender y rectificar cualquier incumplimiento de los Estándares o Criterios de Disponibilidad dentro de los Tiempos de Respuesta especificados en la Tabla 5 de este Apéndice Técnico.

3.1.2 Planes de Prestación de Servicios El Plan de Prestación del Servicio Administrativos debe contener como mínimo, pero sin limitarse a, los siguientes aspectos: ¡ Alcance y Objetivos de Servicio ¡ Metodología; ¡ En particular, para cumplir con los requisitos de este Apéndice el Plan de Prestación de Servicios incluirá:

– Estructura administrativa general, tanto para el proyecto en general y la Institución Educativa, detallando los roles directivos, responsabilidades y estructura organizacional;

– Descripciones de Cargos; – Niveles de procesos de toma de decisiones a nivel de este Contrato y a nivel de la Institución Educativa; – En dónde se encuentran las responsabilidades presupuestales; – Números de personal en cada Institución Educativa y en general empleados para cumplir con este Contrato; – Horas hábiles habituales y disponibilidad de administradores y empleados; – Detalles respecto de cuáles Servicios se llevarán a cabo internamente y cuáles serán subcontratados con detalles de los subcontratistas; – Procedimientos para monitorear el Contrato – Procedimientos administrativos generales y de Mesa de Ayuda; – Sistemas de Información Gerencial y producción de informes – Procedimientos de supervisión de Interventoría – Detalles de reuniones, incluyendo nivel de asistentes; – Procedimientos de quejas; – Procedimientos de aseguramiento de calidad; – Inspecciones incluyendo evaluaciones de condición y records; – Administración y supervisión fuera de las horas de sesiones de la Institución Educativa; y

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– Gestión de ingresos por explotación comercial

3.1.3 Información de Servicios Administrativos Tabla 9 – Información de Servicios Administrativos

Requisitos Generales de Servicio

Requisitos Operativos y Alcance El Concesionario será responsable por el siguiente alcance de servicios:

Requisitos y Estándares de Desempeño

Dirección General ¡ El Concesionario presentará un Plan Anual de Prestación de Servicios

Administrativos para cada Institución Educativa y acordará un programa con la (las) Instituciones Educativas/Autoridad.

¡ El Concesionario actualizará todos los Manuales Operativos y Planes de Prestación de Servicios etc. para asegurar que documenten métodos actuales de prestación de Servicios.

¡ El Concesionario debe utilizar un enfoque proactivo para resolver problemas recurrentes por medio de la preparación de soluciones para discusión en las reuniones pertinentes.

El Concesionario presta un Servicio que cumple con las siguientes requisitos y estándares de desempeño: ¡ El Concesionario establece y mantiene una estructura administrativa de

conformidad con el Plan de Prestación de Servicios; ¡ El Concesionario mantiene todos los registros relacionados con la prestación de

servicios de conformidad con la la sección 2 del Apéndice Técnico 5; ¡ El Concesionario establece, opera y mantiene Planes de Prestación de Servicios

actualizados para todas las categorías de los Requisitos de la Autoridad Competente;

¡ El Concesionario informa al Interventor de los cambios a la estructura administrativa o los Planes de Prestación de Servicios; y

¡ El Concesionario, en la prestación de los Servicios, cumple con toda la legislación estatutaria relevante, Buenas Prácticas de la Industria con respecto a todos los servicios.

Seguimiento del Desempeño del Servicio ¡ El Concesionario debe llevar su propia verificación de cumplimiento de los

servicios e informará sobre el cumplimiento con los Criterios de Disponibilidad y con los Indicadores de Desempeño en forma diaria. Las quejas de usuarios no serán utilizados como el medio primario de verificación de cumplimiento de los Criterios de Disponibilidad e Indicadores de Desempeño. Todas las Fallas en la Prestación del Servicio u ocurrencias de No Disponibilidad identificados por el Concesionario serán reportados a la Mesa de Ayuda y tendrán el mismo tratamiento que las Fallas reportadas por el Interventor.

¡ El Concesionario cumple con los requisitos del Programa de Supervisión del Desempeño e informes según lo identificado en el Mecanismo de Pago.

Servicio de Mesa de Ayuda ¡ Prestación de un Servicio de Mesa de Ayuda integral que opere como eje

de comunicación para todos los asuntos de gestión de instalaciones. ¡ El Concesionario instalará un sistema que pueda recibir Solicitudes de Servicio

por teléfono, correo electrónico, y demás comunicación en línea, tal como la

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¡ El suministro de un sistema de Mesa de Ayuda para registrar solicitudes de servicio recibidas por teléfono, correo electrónico, y demás comunicaciones en línea tales como habilitación vía web.

¡ El Servicio de Mesa de Ayuda será responsable de administrar y coordinar la resolución a las solicitudes de servicio y será el punto único de contacto para las Instituciones Educativas.

¡ El Servicio de Mesa de Ayuda deberá facilitar una respuesta a las solicitudes de servicio dentro de marcos de tiempo especificados. Las acciones tomadas por el Concesionario en respuesta a las solicitudes de servicio deben estar acorde con las especificaciones técnicas y en los tiempos de respuesta definidos en este Apéndice Técnico, Tabla 5;

¡ Un sistema para cumplir con los procedimientos de notificación de informes requerido por el Mecanismo de Pagos; y

¡ El Concesionario debe hacer que el acceso telefónico a la Mesa de Ayuda sea a tarifas de cobro de llamada local.

habilitación vía web. ¡ El Concesionario pone al tanto a todos los usuarios acordados de la Institución

Educativa respecto del Servicio de Mesa de Ayuda y suministra instrucciones completas sobre la forma en la que se han de hacer las solicitudes de servicio en términos de nivel de detalle y categorización de prioridad;

¡ Las llamadas y notificaciones a la Mesa de Ayuda registrarán como mínimo la fecha, hora, nombre y ubicación de quien llama, detalles de la llamada y la acción tomada. El Concesionario llevará a cabo una auditoría aleatoria mensual de llamadas para demostrar que se ha cumplido con esto. Las auditorías considerarán un mínimo del 5% de las llamadas recibidas;

¡ El Concesionario informará al usuario de la Mesa de Ayuda respecto del curso de acción tomado y el Tiempo de Respuesta y Periodo de Rectificación. El Servicio de Mesa de Ayuda coordinará la respuesta apropiada a todas las solicitudes; y

¡ El Concesionario facilitará a la Autoridad Educativa y al Interventor funcionalidad de acceso remoto de "solo lectura" a las solicitudes, notificaciones, acciones y terminación de tareas de la Mesa de Ayuda.

Comunicación e Informes Suministro de un sistema de comunicaciones e interacción entre el Concesionario y la Interventoría.

¡ El Concesionario coordina la comunicación e interacción con el Interventor e implementa un sistema de control en la forma de informes mensuales administrativos relacionados con la prestación de los Servicios y pone los mismos a disposición de la Autoridad Competente a solicitud;

¡ El Concesionario realiza reuniones mensuales con la Autoridad Educativa de cada Institución Educativa para revisar temas de prestación de Servicios;

¡ El Concesionario realiza reuniones mensuales con el Interventor para discutir asuntos estratégicos;

¡ El Concesionario cumple con las normas y legislación relevante en relación con el mantenimiento, almacenamiento y acceso a datos con especial atención a requisitos de la Ley de Protección de Datos.

¡ La documentación del proyecto o registros de computador serán puestos a disposición para la inspección del Interventor según sea necesario. Dicha información se pone a disposición del Interventor dentro de marcos de tiempo razonables. Toda información, documentación y registros serán la propiedad del Interventor a la terminación o vencimiento del Contrato;

Quejas Desarrollar e implementar un sistema de quejas para registrar y atender todas las quejas relacionadas con la operación de las instalaciones y prestación de los Servicios.

El Concesionario atiende todas las quejas de terceros relacionados con la operación de las instalaciones y mantiene una bitácora de todas las quejas y cualquier acción resultante.

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Personal y Desarrollo Respecto del personal y desarrollo del Concesionario: ¡ Mantener registros apropiados; ¡ Llevar a cabo todas las revisiones necesarias de seguridad y seguridad

física; y ¡ Iniciar los cursos de formación y oportunidades de desarrollo apropiados.

En relación con asuntos de personal y desarrollo, el Concesionario prestará un servicio que cumpla con los siguientes requisitos: ¡ Todo el personal que tenga acceso sin supervisión a niños tendrá visto bueno de

Antecedentes Judiciales. La evidencia de dichos vistos buenos se pondrá a disposición de la Institución Educativa, Interventor y Autoridad Estatal del caso con base en solicitud escrita. Un funcionario nombrado por el Institución Educativa y la Autoridad Estatal del caso hará revisiones periódicas de todas las certificaciones para el personal con acceso a niños;

¡ En el evento que el Concesionario tenga que llevar personal al plantel que no cuente con las certificaciones apropiadas para poder satisfacer los requisitos de este acuerdo, dicho personal estará acompañado y supervisado en todo momento por un individuo que tenga las certificaciones apropiadas;

¡ El Concesionario suministra y mantiene registros apropiados de capacitación y entrenamiento del personal de cada parte relacionada con él o sus subcontratistas;

¡ El Concesionario mantiene y opera un programa de inducción apropiado para las partes relacionadas del Concesionario;

¡ Concesionario velará en relación a todas las Partes Relacionadas del Concesionario que: – El personal está vestido presentablemente con uniformes y ropa de trabajo

apropiados (incluyendo vestuario y calzado de seguridad cuando se requiera);

– El personal mantiene un estándar de higiene personal apropiado y a la altura de sus tareas designadas mientras se trabaja en las Instalaciones;

– El personal cumplirá con todas las normas y reglamentos del predio y el Institución Educativa, tales como las políticas contra el tabaco y el contacto con alumnos; y

– El personal se comporta de manera apropiada en todo momento cuando se encuentran en el plantel.

Integración con las Políticas y Operaciones de la Institución Educativa El Concesionario, respecto de la administración de políticas y estrategias, será responsable del siguiente alcance: ¡ El Concesionario desarrollará e implementará plenamente políticas de

servicio integrales en relación con los siguientes temas; – Salud y Seguridad; – Aseguramiento de Calidad; – Gestión Ambiental;

El Concesionario consulta con la Autoridad Educativa y/o Interventor en relación con las propuestas de todas las nuevas prácticas de trabajo o prácticas de trabajo que han cambiado a partir de los ya acordados, siempre que sea posible antes de que se implemente cualquier tipo de prácticas de trabajo nuevas o revisadas; ¡ En relación con la prestación de los servicios, el Concesionario consultará con las

siguientes partes, en lo atinente, respecto de los tiempos de entrega de servicios, participación de los Empleados de la Institución Educativa y prácticas de trabajo

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– Planificación de Contingencias; y

¡ Suministrará todos los servicios de una manera que cumpla y sea conforme a toda la legislación estatutaria relevante, las mejores prácticas, requisitos de la Autoridad Estatal y del Ministerio de Educación actuales y aplicables en el momento.

locales: – La Autoridad Educativa y/o los departamentos de la Institución Educativa en

el proceso de llevar a cabo o prepararse para llevar a cabo la prestación de cualquier aspecto de los servicios que pudiera impactar sus operaciones o el confort o bienestar de las Partes Relacionadas con la Autoridad Competente;

– Representantes de la Autoridad Estatal; y – Órganos Estatutarios respecto de cualquier aspecto de los Servicios

pertinente a su jurisdicción. ¡ El Concesionario será responsable de la actualización de estas políticas en

conjunto con la Autoridad Educativa, Interventor y/o Autoridad Estatal. ¡ Establecer sistemas para el recibo de parte de la Autoridad Estatal, MEN u otros y

difusión a sus partes relacionadas y las partes relacionadas del Concesionario de todas las advertencias y avisos de boletines de acciones de seguridad;

¡ El Concesionario dentro de los 12 meses del comienzo de la Etapa de Operación y Mantenimiento obtiene y mantiene una acreditación de un Sistema de Aseguramiento de Calidad de conformidad con los principios de los Sistemas de Gestión de Calidad ISO hasta la terminación o vencimiento del Contrato;

¡ El Concesionario dentro de los 12 meses del día siguiente a la Fecha en que las partes suscriben el Acta de Terminación de Unidad Funcional obtiene y mantiene una acreditación del Sistema de Gestión Ambiental de conformidad con los principios de los Sistemas de Gestión Ambiental ISO hasta la terminación o vencimiento del Contrato; y

¡ El Concesionario, en el diseño de sus modelos de prestación de servicios demuestra una metodología integral al desarrollo sostenible. Esto tiene en cuenta, pero no se limita a lo siguiente: – El Concesionario desarrolla, mantiene y actualiza los planes de contingencias

cada año, o según sea necesario por circunstancias cambiantes, tales como cambios en las Políticas de la Institución Educativa, nuevas tecnologías y cambios en Legislación, etc. para asegurar el continuo cumplimiento con asuntos tales como planes de Incendio y evacuación, planes de acción Anti-Desastres y evaluaciones de riesgo específicos al sitio; y

– Cada plan se desarrolla en cooperación con la Autoridad Educativa y/o los Servicios de Emergencia.

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3.1.4 Indicadores de Desempeño de Servicios Administrativos Tabla 10 – Indicadores de Desempeño Servicios Administrativos

Requisitos Generales de Servicio Servicio Administrativo - Tabla 2 - Indicadores de Desempeño Requisito de Servicio Requisito Específico Detalles de

Seguimiento y demás Información Relevante

Estándar de Desempeño Detalle del Servicio Ref. Detalle Categorí

a de Prioridad

Basado en Áreas o Servicios

Rectificación ¿Aplica?

Plan de Prestación de Servicios Administrativos

Adm1 Para el suministro de un Plan Anual de Prestación de Servicios Administrativos para cada Institución Educativa se acordará un programa con la Autoridad Educativa / Interventor

A (2,1,5)

No incumplir en suministrar el Plan dentro del [1] mes previo al inicio de cada año académico.

R S N

Supervisión del Desempeño Adm2 Suministrar un Programa de Supervisión del Desempeño robusto y llevar a cabo el monitoreo de conformidad con él.

M (2,1,5)

No incumplir en suministrar informes mensuales de desempeño respecto de cada mes en el formato correcto no más de 5 días hábiles después del final del mes relevante.

U S N

Servicio Administrativo Adm3 El Servicio Administrativo se lleva a cabo de conformidad con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba

D (1,2,3,4,5)

No incumplir en suministrar Sistemas de Administración para poder cumplir con los Estándares de Desempeño de este Apéndice Técnico.

U S S

Sistema de Mesa de Ayuda Adm4 Desarrollar, instalar, operar, administrar y mantener un Sistema de Mesa de Ayuda para recibir, registrar, gestionar y monitorear llamadas/avisos de fallos, incidentes, incumplimiento, solicitudes de servicio y usos adicionales de la Institución Educativa. Las notificaciones de solicitudes

SN (2,5)

No incumplir en el anotar y registrar las llamadas/avisos de servicio hechas a la Mesa de Ayuda en cualquier momento del día por medio del modo de comunicación designado.

E S N

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Requisitos Generales de Servicio podrán ser por medio del teléfono, correo electrónico, sitio web y demás modalidades de comunicaciones en línea.

Adm5 Llamadas a ser respondidas dentro de 30 segundos.

SN (1,5)

No incumplir en responder al 95% de todas las llamadas dentro de los 30 segundos y en forma debida.

R S N

Adm6 La Autoridad Educativa y el Interventor podrán en todo momento a través de un acceso seguro, tener acceso de sólo lectura a los datos de la Mesa de Ayuda en tiempo real. Cualquier tiempo de inactividad en el servicio para proceder a su mantenimiento, debe ser comunicado con antelación.

SN (1,5)

No hay instancia en el que los usuarios autorizados no puedan acceder a los datos, cuando sea necesario salvo en los tiempos en que se notifique que el sistema de Mesa de Ayuda estará fuera de servicio.

R S N

Comunicación e Informes Adm7 El Concesionario suministrará un sistema de comunicaciones y reportes entre el Concesionario y el Interventor / Autoridad Educativa

M (1,5)

No incumplir en asistencia a reuniones y suministro de informes.

U S N

Quejas Adm8 El Concesionario suministrará un sistema para registrar y atender todas las quejas relacionadas con la operación de las Instalaciones y prestación de los servicios.

M (2,5)

Sin incumplimiento en suministrar sistema de registro de quejas.

U S N

Personal y Desarrollo

Adm9 Todas las partes relacionadas del concesionario propuestas para el plantel han sido admitidas clarificando sus Antecedentes Judiciales antes de comenzar su empleo en este Servicio.

Semanal (2,5)

No incumplir en llevar a cabo las revisiones requeridas y suministrar la confirmación escrita necesaria de certificaciones del personal.

E S N

Adm10

El Concesionario tiene un programa de inducción actualizado y acordado con la Autoridad Educativa / Interventor que ha sido revisado dentro de los últimos 12 meses.

M (2,5)

No incumplir en suministrar un programa de inducción para el personal nuevo del Concesionario

R S N

Adm1 Las partes relacionadas del SN No incumplir el requerimiento de U S N

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Requisitos Generales de Servicio 1 Concesionario se comportan

correctamente en un entorno escolar y de conformidad con las normas, reglamentos del sitio y la Institución Educativa; además están vestidos para la tarea a ser completada en lo que respecta al entorno escolar.

(1,2,5) servicio

Adm12

Proporcionar el personal suficiente y debidamente capacitado para satisfacer los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba y la legislación vigente

SN (1,2,5)

U S N

Integración Política de la Institución Educativa

Adm13

El Concesionario, en consulta con el MEN, Autoridad Educativa, ETC e Interventor desarrolla, implementa y mantiene las prácticas y políticas de trabajo acordadas de conformidad con la prestación de servicios.

A (1,2,5)

No incumplir en mantener Políticas

E S N

Energía y servicios Públicos Adm14

Mantener agua, suministro de gas, electricidad y su distribución dentro de la Institución Educativa

D (2,4,5)

Agua, gas y electricidad estarán disponibles según la necesidad y demanda, de acuerdo con la Salud y Seguridad de los requisitos legales

E S N

Adm15

Ayudar a la Institución Educativa a establecer e implementar las políticas de energía en cada sitio en el cumplimiento del Código de Edificios Verdes

A (2,4,5)

No hay caso de no asistencia a las reuniones de campo con respecto a las estrategias de energía (proporcionando un aviso razonable, ya previsto). Por ningún motivo las prácticas de trabajo del concesionario infringirán alguna de las políticas de energía acordadas para el sitio.

M S N

26

Gestión de Aseo, Residuos y Control de Plagas 3.2

3.2.1 Objetivos del Servicio El objetivo de la prestación del servicio de aseo es velar por el suministro de un entorno sanitario, limpio y ordenado que sea coherente con la función de educación y para permitir a todos quienes acceden al predio y a las edificaciones utilizarlas de manera segura e higiénica. El Concesionario determinará las frecuencias apropiadas para el aseo, las que serán aprobadas por el Interventor como parte de su Plan de Prestación de Servicios. Esta función debe realizarse de forma contínua para permitir responder a las necesidades de los servicios que ofrece la Institución Educativa, permitiendo el uso operacional eficiente y efectivo de las edificaciones, manteniendo un entorno limpio y seguro para todos los usuarios y promoviendo una imagen positiva de la Institución Educativa. El aseo sobre ciertas áreas de la Institución Educativa (tales como limpieza de ventaneros, limpieza de paredes y limpieza de tapetes) se hará durante tiempos de descanso (durante festivos escolares). Las metas y objetivos de prestación de este servicio son los de velar por la disposición segura y legal de todos los desperdicios generados y mantener un entorno sanitario para todos los usuarios. Las metas y objetivos de la prestación del servicio de control de plagas son las de mantener la Institución Educativa en una forma tal que no hayan afectaciones por concepto de plagas. El Concesionario deberá minimizar el riesgo de infestaciones de plagas. En el caso de ocurrir, deberá atender cualquier infestación de manera que el riesgo a la salud pública sea mínimo, así como cualquier afectación a la operación de la Institución Educativa.

3.2.2 Plan de Prestación de Servicios El Plan de Prestación del Servicio de Servicio de Aseo, Residuos y Control de Plagas debe contener como mínimo, pero sin limitarse a, los siguientes aspectos: ¡ Alcance y objetivos ¡ Metodología (incluyendo como pretenderá implementar prácticas que sean amigables con el medio ambiente); y ¡ En particular, para cumplir con los requisitos de este Apéndice el Plan de Prestación de Servicios incluirá:

– Administración y supervisión de los servicios; – Equipos de aseo y productos a utilizar; – Programas de aseo y especificación estándares indicativos; – Metodología de limpieza de ventanería; – Higiene femenina – Metodología de control de plagas; – Gestión de residuos; – Salud y seguridad;

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– Capacitación; – Aseguramiento de calidad; – Identificación y gestión de riesgos; – Revisiones de servicio; y – Metodología para las áreas que se utilizan fuera de las sesiones escolares.

3.2.3 Información de Servicio Aseo, Residuos y Control de Plagas Tabla 11 – Información de Servicio Aseo, Residuos y Control de Plagas

Requisitos Específicos de Servicio Servicio Administrativo de Aseo, Residuos y Control de Plagas - Tabla 1 - Información Relativa a Servicios Requisitos Operativos y Alcance El Concesionario será responsable por el siguiente alcance de servicios:

Requerimientos y Estándares de Desempeño

El Concesionario será responsable por el siguiente alcance de servicios: ¡ Presentará un Plan Anual de Prestación de Servicios para Aseo, Residuos y Control

de Plagas para cada Institución Educativa y acordará un programa para su ejecución con el Interventor y la Autoridad Educativa. El Concesionario deberá proporcionar un programa de limpieza semanal indicando los tiempos de limpieza para cada área y las tareas a realizar. Esto incluirá los horarios durante los períodos de vacaciones, donde se indiquen todas las tareas de limpieza profunda programadas.

- Como regla general, se espera que las especificaciones asociadas a este tipo de servicios se apliquen durante las sesiones básicas y adicionales según definidas en el Apéndice Técnico 5. En general se contempla que el desarrollo del servicio de aseo iniciará con una limpieza diaria por parte de un equipo de aseo previo al comienzo del día escolar (o previo al período de oso de terceros), con aseo reactivo en caso que sea necesario en el transcurso del día. El Interventor, por lo tanto, medirá el cumplimiento de las especificaciones al inicio del día escolar y antes del uso por parte de terceros;

- Se espera que las áreas de enseñanza, oficinas, instalaciones sanitarias y cualquiera de las otras zonas de uso diario, se limpien todos los días antes del inicio de la jornada escolar. La limpieza de áreas sanitarias deberá ser comprobada en intervalos regulares durante el día.

¡ Proveer un servicio de aseo reactivo total para atender derrames y accidentes, etc. durante las sesiones básicas y adicionales según definidas en el Apéndice Técnico 5

¡ Remoción de grafiti interno y externo; Llevar a cabo limpiezas especiales o profundas de las Instituciones Educativas. Estas se llevarán a cabo durante las épocas de festivos escolares según lo acordado con el Interventor, en coordinación con la Autoridad Educativa, y se retirarán las manchas,

El Concesionario presta un Servicio que cumple con las siguientes requisitos y estándares de desempeño: El Concesionario opera un servicio de aseo que está disponible a las necesidades de la Institución Educativa y que asegura el uso ininterrumpido de las instalaciones escolares. En la prestación de este servicio, el Concesionario velará por: ¡ Todas las áreas de la Institución Educativa están razonablemente libres de tierra,

marcas, y suciedad, particularmente en partes aisladas como las esquinas; – Las cornisas y superficies altas se limpian correctamente, utilizando el equipo de acceso

apropiado. El proceso de limpieza las libera de tierra, eliminando todas las manchas y marcas;

– El Concesionario se asegurará que el entorno general de la Institución Educativa no causa problemas de salud y seguridad, está ordenado y despejado, con espacios de pisos libres, acceso sin impedimentos y salidas de emergencia despejadas. Todas las áreas bajo el control del Concesionario durante las sesiones tienen apariencia limpia y fresca y está libre de olores desagradables o molestos.

– Las operaciones de aseo del Concesionario no interfieren con las actividades educativas de la Institución Educativa;

– Los cronogramas de aseo son revisados por el Concesionario conjuntamente con el Interventor y la Autoridad Educativa.

– El Concesionario cumple con las normas de salud y seguridad en relación con los trabajadores que lleva a cabo tareas de aseo (v.gr. limpieza de ventanería);

– El personal del Concesionario solamente lleva a cabo aseo cuando ha tomado en consideración las medidas de seguridad aplicables ;

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marcas y adhesiones remanentes que no se puedan retirar en forma viable en días hábiles operativos. Como mínimo una limpieza profunda se llevará a cabo trimestralmente, sin embargo puede ser necesario su realización con más frecuencia (a la mitad del trimestre) dependiendo de la condición y el uso de las instalaciones;

¡ La limpieza profunda se compondrá de tareas especializadas tales como limpieza de ventanería, limpieza de paredes y lavado de tapetes.

¡ Aseo relacionado con el mantenimiento de la apariencia externa de los edificios; ¡ Aseo de todas las áreas y elementos del edificio, incluyendo muebles, accesorios y

equipos que se incluyen en el requerimiento de aseo salvo que se indique lo contrario; ¡ Mantener un suministro constante de consumibles, incluyendo papel higiénico, toallas

de papel (excepto donde sólo se utilizan secadores de mano) y jabón. ¡ El aseo se debe llevar a cabo de una manera y en un tiempo que evite la disrupción a

cualquier actividad escolar o de terceros; y ¡ Para evitar las dudas, el Concesionario no limpiará ni moverá para permitir el aseo

general, salvo para aseo especializado o profundo, aquellos equipos específicos identificados por el Interventor, en coordinación con la Autoridad Educativa. Los elementos pueden incluir ítems valiosos, especializados, cualquier mueble o equipo mientras se encuentre en uso.

– El Concesionario velará porque todos los productos de limpieza sean utilizados y almacenados de conformidad con las instrucciones de sus fabricantes y de conformidad con las normas de salud, seguridad y ley vigentes

– El Concesionario reemplaza muebles, equipos. etc., a su posición original después de terminar una tarea;

– El Concesionario no daña o desfigura maliciosamente ninguna parte del edificio, o sus instalaciones o accesorios en el curso de ejecutar la limpieza;

– El Concesionario se asegura que todos los equipos utilizados en la prestación de los servicios son seguros para el uso y son apropiados para la tarea; y

– En el caso de grafiti dentro o fuera del edificio, el Concesionario toma las medidas pertinentes para asegurarse de que se le retire o bien se oculte temporalmente de la vista del público si la remoción no puede realizarse de forma rápida.

En adición a lo anterior, los requisitos para el aseo de elementos específicos de los edificios son como sigue: ¡ Acabados interiores, muros, zócalos, cielorraso, recubrimientos de pisos y ventanería:

– Se limpian de modo que se conserve el cerramiento del edificio y los recubrimientos del piso. El proceso garantiza que todos los pisos, pintura y acabados de puertas, incluyendo áreas de marcos, se encuentran razonablemente libres de escombros, suciedad y derrames de tal manera que exhiban un lustre parejo. Están razonablemente libres de manchas, marcas y adhesiones removibles;

– Superficies de pisos diseñadas para ser resistentes al deslizamiento, sigan siendo anti-deslizantes; y

– Ambos lados de tapates de entrada están razonablemente libres de mugre y suciedad. La parte superior de todos los tapates de entrada está razonablemente libres de mugre, residuos y suciedad.

¡ Escaleras internas y externas, incluyendo huellas, contrahuellas, molduras, balustradas, barandillas, pasamanos, cornisas y guardas: – Están libres de residuos, suciedad y salpicaduras. Estos están libres de marcas de

manchas y adherencias; y – Los pasamanos están limpios y libres de manchas.

¡ Muebles, Accesorios y Equipos: – Todos los espejos, divisiones de cristal, ventanas incluyendo marcos, cornisas,

pintura y accesorios están libres de suciedad, manchas y marcas; – Accesorios para luces, reflectores y difusores se limpian en forma apropiada y

periódica. El proceso de limpieza las libera de tierra incrustada, mugre, insectos muertos y las deja libres de todas las manchas y marcas;

– Todos los muebles, accesorios, acabados y ornamentación se limpian adecuadamente y de forma periódica. El proceso de limpieza vela por que lo anterior quede razonablemente libre de manchas y marcas de desgaste, logrando un acabado libre de rayas/manchones.

– Todos los muebles, instalaciones y accesorios están libres de manchas frescas, derrames y suciedad. Chicle pegado se retira de forma periódica;

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– Las ventilaciones de motores, etc., se deben mantener limpias; – Las persianas se limpian debidamente y están libres de polvo y manchas; y – Las canecas de basura, incluyendo las que se deben instalar en los puntos de

entrada y en otras zonas peatonales, deben estar libres de suciedad y razonablemente libres de olores.

¡ Baños y vestieres: – El Concesionario velará porque las instalaciones de los baños estén libres de olores

permanentes. Todos los lavaderos, sanitarios, orinales, cisternas, fuentes de agua potable, salpicaderos, tuberías, cadenas y tapones están razonables libres de toda suciedad, manchas, suciedad incrustada, acumulaciones de cal y de otro tipo;

– Las superficies de metal y espejos están libres de acumulaciones de jabón y de óxido;

– Los azulejos de pared y accesorios de pared (incluyendo los dispensadores de jabón y toalleros) están libres de moho, acumulación de jabón y depósitos minerales;

– Los accesorios de plomería están libres de acumulaciones de jabón y depósitos de minerales;

– Los accesorios están libres de olores desagradables o molestos; – Las superficies pulidas tienen brillo uniforme; y – Las unidades de eliminación sanitarias están limpias y son funcionales.

¡ La persona designada para administrar el servicio debe tener un mínimo de 5 años de experiencia en la prestación de tales servicios con un mínimo de 3 años de experiencia en la prestación de servicios en una Institución Educativa.

Manejo de Residuos ¡ El servicio típicamente conlleva la eliminación de residuos generales derivados de la

limpieza y el día a día de las operaciones. ¡ Las tareas de eliminación de residuos deben ser incluidos en los programas de

limpieza semanal que se entregarán al Interventor ¡ El Concesionario realizará la disposición de residuos generados durante las funciones

curriculares normales y las de terceros. Además, el Concesionario debe eliminar de forma segura los desechos de todas las actividades que él realice en el cumplimiento de sus obligaciones bajo este Contrato;

¡ El Concesionario será responsable del suministro de recipientes de basura internos y receptáculos para acumulación de basura para su disposición final;

¡ Cuando se requiera documentación para el retiro de residuos, esta debe ser conservada por el Concesionario para mostrar el debido cuidado en el cumplimiento de los requerimientos de las autoridades; y

¡ El Concesionario segregará los residuos desde la fuente, con recipientes que permitan su separación para efectos de ser reciclados. Adicionalmente, el Concesionario cooperará con (y organizará cuando sea necesario) cualquier requerimiento adicional por parte del Interventor y de la Autoridad Estatal en relación con la segregación de residuos con el propósito de mayor reciclamiento.

¡ El Concesionario sólo será responsable de la colocación de los residuos en el punto

¡ Los recipientes de residuos internos y externos serán vaciados por el Concesionario en forma habitual, con una frecuencia acordada o inmediatamente cuando están llenos;

¡ Un programa de recolección será desarrollado por el Concesionario para asegurar que no haya acumulación continuada de basuras dentro del área de residuos;

¡ Las residuos deben ser almacenados en un punto de acopio de basuras designado y almacenadas de forma higiénica y segura hasta que sean retirados del sitio;

¡ El Concesionario ofrece áreas de eliminación sanitarias en cada Institución Educativa. Se suministran recipientes de residuos seguros en suficiente cantidad para atender el volumen de residuos generados;

¡ La recolección de residuos no interrumpe el funcionamiento de la Institución Educativa; ¡ El Concesionario debe jugar un papel protagónico en facilitar la implementación de

estrategias de reciclaje y en cooperar con el Interventor y la Autoridad Estatal para el logro de los objetivos acordados.

¡ El Concesionario facilitará los recipientes necesarios para el manejo de residuos reciclables.

30

de recolección externo, en los contenedores de desechos adecuados, en los tiempos designados para recolección, informado por la Autoridad Estatal responsable.

Control de Plagas ¡ El Concesionario será responsable del control de plagas en toda la Institución

Educativa, incluyendo las áreas de cocina y comedor. El Concesionario facilitará un servicio tanto preventivo como de respuesta para erradicar cualquier tipo de plaga y alimañas sin generar un riesgo de salud y de seguridad para los usuarios de la Institución Educativa o un riesgo ambiental;

¡ Las actividades de control de plagas deben ser indicadas en los horarios de limpieza semanal;

¡ El nivel de prestación estará sujeto a la evaluación de necesidades del Concesionario teniendo en cuenta, entre otras cosas, el entorno del edificio, las poblaciones de plagas prevalecientes, la utilización de la infraestructura y disposiciones en relación con el mantenimiento;

¡ El Concesionario empleará, según sea necesario, especialistas en control de plagas; ¡ Se deben llevar a cabo estudios de presencia de plagas con el fin de que la

identificación de infestaciones (reales o potenciales) se consiga en la etapa más temprana posible, con miras a la prevención más que a la necesidad de una resolución reactiva; y

¡ Identificación y eliminación de los puntos de entrada a al predio y a las edificaciones utilizados por las plagas será una parte integral de las medidas de control de plagas.

¡ El servicio responde a las necesidades sin afectar la disponibilidad de las áreas y la salud y la seguridad de los usuarios del edificio;

¡ Se proporcionan medidas preventivas de control de plagas cuando sea necesario para el cumplimiento de las disposiciones legales y cuando se hace necesario para erradicar la infestación por plagas que puedan considerarse como prevenibles en la medida que sea razonablemente posible;

¡ Tras el descubrimiento por parte del Concesionario o notificación a la Mesa de Ayuda, el Concesionario investiga y responde de acuerdo a cada ocasión en que el edificio o los terrenos lleguen a estar sujetos a infestaciones. La acción y el seguimiento continúan hasta que se erradique la plaga. Este requerimiento es aplicable a cualquier infestación por cualquier plaga; el Concesionario mantiene al Interventor informado del proceso desde el descubrimiento hasta la erradicación

¡ El Concesionario compila y mantiene registros de estudios y tratamientos iniciados (incluyendo materiales utilizados en la erradicación) para demostrar el cumplimiento de los objetivos del servicio ;

¡ Las medidas adoptadas no ponen en peligro a ninguna de las especies en o junto a la Institución Educativa;

¡ No se utilizan materiales tóxicos en los procesos salvo que exista evidencia demostrable de que el uso de dichos materiales proporciona un mayor beneficio global para la salud y el bienestar de los usuarios del Institución Educativa que no emplear dichos materiales, y se acordará el uso de los materiales tóxicos con el Interventor antes de su uso; y

¡ Cuando se selecciona el método de remoción de plagas, se dará consideración a las consecuencias de la muerte y descomposición de la especie objetivo dentro de la estructura de la edificación

Tabla 12 – Indicadores de Desempeño Servicio Aseo, Residuos y Control de Plagas Requisitos Específicos de Servicio Servicio Administrativo de Aseo, Residuos y Control de Plagas - Tabla 2 - Indicadores Clave de Desempeño Requisito de Servicio

Requisito Específico Detalles de Seguimiento y demás Información Relevante

Estándar de Desempeño Detalle del Servicio Ref. Detalle Categoría de

Prioridad Basado en Áreas o Servicios

Rectific. ¿Aplica?

Planes de Prestación de Servicios

As1 Suministro de un Plan de Prestación de Servicios Administrativos de Aseo, Residuos y Control de Plagas para cada Institución Educativa y

A (2,5)

No incumplir en suministrar el Plan de Prestación de Servicios Administrativos de Aseo, Residuos y Control de Plagas acordado dentro de las 4 semanas previas al inicio del año académico. Nota: El Plan

R S N

31

acuerdo de un programa con el Interventor y con la Autoridad Educativa Suministro de un Programa de Limpieza Semanal que indiquen las actividades de limpieza diaria para cada área.

debe estar acordado con el Interventor y con la Autoridad Educativa antes del inicio del año escolar. No debe faltar proporcionar un Programa de Limpieza Semanal a la Interventoría antes del comienzo de cada semana de trabajo.

Servicio de Aseo Aseo Programado As2 Realizar el aseo

planificado de conformidad con el programa de limpieza semanal acordado

D (2,5)

No incumplir en llevar a cabo el mantenimiento de conformidad con el cronograma acordado.

E A S

Limpieza Reactiva As3 Prestar un servicio de aseo reactivo que ocurra durante las Sesiones y uso comunitario.

SS (1,5)

No incumplir en terminar el aseo dentro del Periodo de Respuesta y de Rectificación asignado y establecido en el mecanismo de pago.

Crítica (cuando la falla es Crítica) Emergencia (cuando la falla es Emergencia) Urgente (cuando la falla es Urgente) Rutina (cuando la falla es de Rutina)

A S

Limpieza Profunda de Rutina.

As4 El Concesionario debe establecer y cumplir con un cronograma de limpieza profunda (de acuerdo con el Plan de Prestación de Servicio) para retirar los restos de manchas, marcas y adherencias significativas que no

T (1,5) La Medición de la limpieza se hará inmediatamente después de la misma.

No incumplir la limpieza profunda con el fin de cumplir con las especificaciones de este Apéndice Técnico

E S N

32

puedan ser removidas de manera viable en los días de operación básicos. Cualquier tarea de limpieza profunda debe estar incluida en los programas de limpieza semanal, cuando una de estas tareas esté programada en una semana dada. La limpieza profunda debe llevarse a cabo, como mínimo, trimestralmente.

Servicio de Aseo As5 El Servicio de Aseo se lleva a cabo de conformidad con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba y la legislación aplicable en relación con la limpieza, desinfección, eliminación de residuos y control de plagas.

D (1,2,3,5) La medición de la prestación de servicios de aseo se efectuará según el calendario acordado de limpieza previsto en el Plan de Prestación de Servicios Administrativos de Aseo, Residuos y Control de Plagas y en los Programas Semanales.

No incumplir en limpiar para poder cumplir con las especificaciones de este Apéndice Técnico

U A S

Remoción del Grafiti. As6 En el caso de grafiti dentro o fuera del edificio, el Concesionario tomará las medidas pertinentes para asegurarse de que se le retire, pudiendo ocultarlo temporalmente de la vista del público.

D (1,5) Los períodos obligatorios para la eliminación de grafitis y para ocultarlo temporalmente diferirán dependiendo de su ubicación y contenido.

No incumplir en tapar de la vista y remover en forma permanente dentro de los períodos obligatorios desde la ocurrencia/apertura del plantel/cuando sea evidente.

E A S

Consumibles de Baños

As7 Proporcionar y mantener suministro de todos los consumibles de baños: jabón, papel higiénico, productos de higiene femenina y toallas de mano (si es necesario), según sea necesario.

SC (1,5) El suministro se mantiene a lo largo del horario escolar y durante horarios extendidos.

Sin incidencia de fallas en proporcionar consumibles por falta de inventario y/o de máquinas expendedoras por daños

E A S

Servicio de Residuos Remoción As8 Realizar la remoción D No incumplir en llevar a cabo la E A S

33

Programada de Residuos de las instalaciones internas a las zonas asignadas externas

planificada de residuos de conformidad con el cronograma acordado en el Plan de Prestación de Servicio y las tareas diarias identificadas en los horarios de limpieza semanal

(2,5) eliminación de residuos de conformidad con el Plan de Prestación de Servicio y el calendario semanal acordado

Receptáculos de agua.

As9 Se suministrarán receptáculos internos para recolección de residuos

D (1,5) Se harán mediciones al inicio de cada día escolar o Período de Servicio para uso de Terceros

No incumplir en suministrar suficientes recipientes de residuos

U A S

Servicio de Residuos As10 El servicio de residuos se lleva a cabo de conformidad con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba

D (1,2,3,5)

No incumplir en suministrar el servicio de residuos para poder cumplir con con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba

U A S

Documentación de Residuos

As11 El Concesionario conservará la documentación relacionada con la remoción de residuos para demostrar el cumplimiento y debido cuidado ante el Interventor

(1,2,3,5)

No incumplir en conservar documentación respecto de residuos.

Desperdicios. As12 Todas las áreas internas y cerramientos de áreas de residuos estarán razonablemente libres de desperdicios.

D (1,2,5)

No hay acumulación de basura en las áreas internas y cerramientos de áreas de residuos y áreas externas.

U A S

Servicio de Control de Plagas Control de Plagas Preventivo.

As13 Se adoptarán medidas preventivas de control de plagas cuando sean necesarias para el cumplimiento de las disposiciones legales y de otra índole cuando sea considerado necesario por

Semanal (1,2,5) El nivel de prestación estará sujeto a la evaluación de necesidades del Concesionario teniendo en cuenta, entre otras cosas, el entorno del edificio, las

No incumplir el logro de los requisitos mínimos legales en materia de control de plagas.

U S N

34

el Concesionario o el Interventor, tomando en consideración la opinión de la Autoridad Educativa, para garantizar que la Institución Educativa permanece libre de plagas. Este requerimiento se aplica a la infestación por plagas que pueden considerarse prevenibles.

poblaciones prevalecientes de plagas, la utilización del edificio y disposiciones de mantenimiento;

Control de Plagas Reactivo.

As14 El Concesionario investigará y responderá en consecuencia a cada ocasión en que el edificio o los terrenos lleguen a estar sujetos a la infestación por plagas. La acción y el seguimiento seguirán hasta que se erradique la infestación.

SC (1,2,5)

No incumplir en investigación de infestación e implementar medidas de control de plagas en las áreas internas y externas.

Crítica (cuando la falla es Crítica) Emergencia (cuando la falla es Emergencia) Urgente (cuando la falla es Urgente) Rutina (cuando la falla es de Rutina)

A S

Servicio de Control de Plagas

As15 El Servicio de Control de Plagas se lleva a cabo de conformidad con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba

D (1,2,3,5)

No incumplir en suministrar el Servicio de Residuos para poder cumplir con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba

U A S

35

Gestión Edificaciones y Mantenimiento 3.3

3.3.1 Objetivo del Servicio El Concesionario facilitará un ambiente seguro y cómodo para todos los usuarios de la Institución Educativa por medio de la prestación de un Servicio de Gestión de Edificaciones y Mantenimiento de Activos para todas las instalaciones. También proporcionará el mantenimiento preventivo, cíclico y reactivo a las instalaciones para asegurar que los activos proporcionan la funcionalidad operativa completa en todo momento. El Concesionario buscará llevar a cabo el mantenimiento preventivo y cíclico en momentos que no impidan el uso de las instalaciones hasta su capacidad completa.

3.3.2 Plan de Prestación del Servicio El Plan de Prestación del Servicio de Servicio de Gestión de Edificaciones y Mantenimiento debe contener como mínimo, pero sin limitarse a, los siguientes aspectos: ¡ Alcance y Objetivos de Servicio ¡ Metodología; ¡ En particular, para cumplir con los requisitos de este Apéndice el Plan de Prestación de Servicios incluirá:

– Plan de Prestación de Servicios de Gestión de Salud y Seguridad para cumplir con las especificaciones de este Apéndice Técnico: – Procedimientos de Obras Menores, Obras Voluntarias y Obras Complementarias; – Estructura Operativa; – Planes de mantenimiento y detalles de reposición de activos por cumplimiento de vida útil – Declaración de calidad; – Compra de Servicios; – Alcance de Servicios; – Plan preventivo de mantenimiento; – Sistema computadorizado; – Plan rutinario de mantenimiento; – Formulación del programa de mantenimiento planificado; – Registros de Mantenimiento; – Inspecciones; – Conservación; – Mantenimiento y renovación; – Planes administrativos – Gestión de Calidad;

36

– Coordinación operativa; – Servicio de Mantenimiento Reactivo; y – Servicio de Mantenimiento Reactivo a Vandalismo.

3.3.3 Información del Servicio Gestión de Edificaciones y Mantenimiento Tabla 13 - Información de Servicio Gestión de Edificaciones y Mantenimiento

Requisitos Específicos de Servicio Servicio de Gestión de Edificios y Mantenimiento de Activos - Tabla 1 -Información Relativa a Servicios Requisitos Operativos y Alcance El Concesionario será responsable por el siguiente alcance de servicios:

Requisitos y Estándares de Desempeño

¡ Presentará un Plan Anual de Prestación de Servicios para el Servicio de Gestión de Edificios y Mantenimiento de Activos para cada Institución Educativa y acordará un programa con el Interventor y la Autoridad Educativa. El Plan debe indicar frecuencias, horarios de servicio, las comprobaciones o inspecciones a realizar y confirmar todos los requisitos reglamentarios. Además debe presentar un programa semanal al Interventor;

¡ Suministrará un servicio de mantenimiento planificado de conformidad con el calendario acordado y que no afecte el buen funcionamiento de la Institución Educativa o cualquier prestación de servicios educativos;

¡ Proporcionará un servicio de gestión de edificios y mantenimiento de activos reactivo;

¡ Presentará un Plan de Mantenimiento Anual; ¡ Presentará un Plan de Mantenimiento Rotativo de 5 años; ¡ Presentará un Plan Anual de Reposición Periódica, junto con una actualización

anual de las obras reposición completadas; ¡ El servicio cubre el mantenimiento de rutina, inspecciones de las edificaciones

en el día a día, monitoreo y ajustes, contratos de servicio, reparaciones, reemplazos y regímenes preventivos a todas las instalaciones. Incluye, pero no se limita a obras de: – techado; – muros/cerramiento de fachada – pisos/techos estructurales; – estructura interna; – acabados/decoraciones; – accesorios/instalaciones internas; – Vidrio y acristalamiento; – servicios mecánicos;

El Concesionario presta un Servicio que cumple con las siguientes requisitos y estándares de desempeño: Listado de Mantenimiento Programado ¡ El Concesionario le facilitará a la Interventoría un Plan de Mantenimiento Anual cada año, dos

meses antes del inicio del año académico; ¡ El Concesionario adoptará una metodología proactiva al mantenimiento preventivo y cíclico de

inspecciones de tal forma que se reduzcan al mínimo las averías. El Concesionario debe acordar un plan anual de obras con el Interventor y Autoridad Educativa que cumpla con los siguientes requisitos:

– Los Indicadores de Desempeño de Mantenimiento (MKPI) identificados en el Apéndice Técnico 2

– El Cronograma de Mantenimiento Programado será desarrollado y acordado con el Interventor y Autoridad Educativa en forma anual por lo menos dos meses antes del comienzo de cada año académico. Cualquier acuerdo no limitará el alcance de los requisitos de mantenimiento;

– Las modificaciones al Programa también se deben presentar al el Interventor y Autoridad Educativa para su aprobación; estas se proporcionarán con al menos cuatro semanas de antelación; y

– El cumplimiento con el Programa que debe asegurar el cumplimiento con las recomendaciones del fabricante y Buenas Prácticas de la Industria;

¡ El Concesionario debe cumplir en todo momento con las restricciones de acceso y se asegurará que se genere un mínimo de disrupción a las operaciones de la Institución Educativa

¡ Los edificios cumplirán la legislación vigente, incluyendo pero no limitado a: – Norma Técnica Colombiana NTC 4595 de 1999 (Ingeniería Civil y Arquitectura); – Planeamiento y Diseños de instalaciones y Ámbitos escolares; – Ley 400 de 1997 y Reglamento Colombiano NSR-10 de 2010

37

– servicios eléctricos; – protección contra rayos; – sistemas de drenaje y agua; – equipos de seguridad y protección física – instalaciones, accesorios y señalización – puesta en marcha y pruebas; – instalaciones especializadas (v.gr. grúas, ascensores, antenas, y equipos

para rayos); – pruebas de aparatos portátiles; – mobiliario y equipo fijo; – instalaciones/equipos de servicio de comedor; y – tecnologías de la información / infraestructura pasiva

¡ Producirá, mantendrá e implementará procedimientos de manejo de incendios y emergencias, de conformidad con los requisitos legales y de seguros; – Llevar a cabo inspecciones de seguridad contra incendios y auditorías de

conformidad con los requisitos legales; – Mantener todos los equipos de control de incendios y seguridad de

conformidad con los requisitos legales; y – Un servicio integral de salud y seguridad con relación a las edificaciones y

los Servicios prestados que cubre todo el entrenamiento necesario, planes de salud y seguridad, archivos, políticas, encuestas y pruebas.

¡ Cumplirá con los KPI de mantenimiento establecidos en el Apéndice Técnico 2 ¡ Cumplirá con los requisitos de salud y seguridad en relación con el

funcionamiento de los edificios y sus instalaciones ¡ Capacitará al persona del Institución Educativa como brigadistas de incendios; ¡ Suministrará personal informado y capacitado para actuar como coordinadores

de emergencia y que manejarán las operaciones de los Brigadistas de Incendios y conectarán con el Cuerpo de Bomberos, las Autoridades Estatales pertinentes, y Autoridad Educativa;

¡ Producirá procedimientos detallados anti-incendio en conjunto con la Autoridad Estatal, Autoridad Educativa y dependencias relevantes de la ETC. Estos procedimientos se deben actualizar y revisar continuamente según lo exijan las circunstancias;

¡ Todos los procedimientos deben ser suficientes para permitir el cumplimiento de las obligaciones legales por parte del MEN en relación con el personal, los estudiantes y el público;

¡ Proporcionar a todos los Contratistas del Concesionario con equipos de protección personal idóneos y apropiados;

¡ El Servicio será diseñado de tal forma que se minimicen averías y se extienda la vida de los activos y para asegurar que: – La disponibilidad requerida de la Institución Educativa; – Los elementos de construcción no se deterioran con el tiempo; – Los activos proporcionan plena funcionalidad operativa en todo momento;

– Ley 115 de 1994; – Ley general de Educación; – Ley Colombiana 361 de 1997, Cap II; – Ley 12 de 1987; – Ley 115 de 1994 para personas con discapacidad; – NTC 4140/4143/4145, sobre accesibilidad de las personas al medio físico; – NTC 4596, Sobre señalización para instalaciones y ambientes escolares. – Otras Leyes, Normas, resoluciones colombianas e internacionales inherentes

El Plan de Mantenimiento de Cinco Años ¡ El Concesionario facilitará al Interventor un plan rotativo quinquenal, en forma anual con

respecto al mantenimiento planificado. Este se actualiza de manera habitual a medida que se desarrolla el mantenimiento. Se desarrolla una revisión general previo al final de cada año académico y se presenta un Plan ajustado a la Interventoría y Autoridad Educativa 2 meses antes del inicio del nuevo año académico. El Concesionario:

¡ Cumplirá con todas las pruebas e inspecciones estatutarias dentro de los marcos de tiempo legales, junto con cualquier trabajo de reparación que surja como resultado;

¡ Mantendrá registros completos del trabajo que se desarrollarán en un orden de prioridad, y posteriormente, registros completos del trabajo terminado;

¡ Presentará un informe anual de todos los trabajos y pruebas desarrolladas, sean estas de naturaleza planeada o reactiva, al mismo tiempo que presentará el Plan de Mantenimiento Anual que establece la vida restante esperada (de haberla) de los elementos clave del edificio, instalaciones y equipos al finalizar el Contrato;

¡ Hará arreglos y pagará por el retiro de todas las aguas lluvias y negras de las instalaciones, incluyendo el vaciado de interceptores;

¡ Mantendrá accesorios y el sistema de drenaje; ¡ Mantendrá el sistema de distribución eléctrico dentro del predio y edificios; ¡ Especificará los ciclos mínimos de redecoración de elementos internos y externos, los cuales

serán implementados independientemente de la condición de las decoraciones excepto con el consentimiento expreso del Interventor. Los ciclos mínimos se pueden dividir en varias áreas alrededor de los edificios y serán prioritarias las fachadas externas expuestas al público en general y áreas públicas. El objetivo es asegurar que las edificaciones sean mantenidas en un estándar decorativo razonable a través de toda la Institución Educativa durante la operación del Contrato;

¡ Al desarrollar el trabajo, el Concesionario; – Discute los trabajos propuestos con la Interventoría, Autoridad Educativa y dependencias

relevantes de la ETC y acordará su programación. – Asegurará que cualquier petición razonable y concerniente al objeto del Contrato por

parte de la Autoridad Educativa, el MEN, el Interventor o de la dependencia relevante de la ETC sea tenida en cuenta en los trabajos propuestos;

– Asegurará que las operaciones de la Institución Educativa no se interrumpan en lo posible, pero el alcance del mantenimiento es a la discreción del Concesionario, salvo que sea regido por requisitos legales;

38

– Todas las instalaciones, servicios y equipos cumplan con los requisitos de disponibilidad y desempeño necesarios;

• El Concesionario mantendrá todas las áreas del edificio y jardines que incluyen todos los elementos de las edificaciones e instalaciones en todo momento durante la vigencia del Contrato en aras de:

– Apoyar la prestación eficiente del plan de estudios de la IE; – Cumplir las disposiciones legales relativas a cualquier elemento de

construcción; – Ayudar a satisfacer las necesidades de funcionamiento de la Institución

Educativa para mantener un ambiente seguro para los alumnos y cualquier otro usuario o visitante a los edificios;

– Conseguir las condiciones ambientales especificadas en el Apéndice Técnico 2

– Mantener capacidades anti-incendios – Mantener los estándares requeridos de eficiencia energética; – Mantener los estándares estéticos requeridos como se especifica en el

Apéndice Técnico 2; y – Evitar el deterioro de las instalaciones más allá de los niveles previstos en

el Plan Anual de Reposición Periódica. ¡ Remover todo efluente, incluyendo pero no limitado a aguas negras, escorrentía

de aguas superficiales, residuos de salones de ciencias y técnicas, etc.; ¡ Llevar a cabo las evaluaciones de riesgo adecuadas para la remoción segura de

efluentes en asocio con los requisitos de Gestión de Residuos y los requisitos legales;

¡ Llevará a cabo las obras con personal adecuadamente calificado y/o idóneo y de conformidad con cualquier código de práctica relevante o disposiciones legales utilizando los materiales correctos de calidad suficiente e idónea (en cumplimiento de la normativa legal vigente) y sin utilizar material dañino alguno.

¡ Mantendrá la infraestructura TIC pasiva y mantendrá también los enlaces [trunking] y puntos de salida para la infraestructura TIC.

¡ Suministrará un Sistema de Administración de Edificios. Plan Anual de Reposición Periódica - Todas las obras de reposición que interrumpan la operación fluida de las edificaciones y sus instalaciones serán terminadas en épocas no escolares.

– Confirmará las fechas del inicio y terminación y horas de trabajo; – Protegerá a todos los usuarios de la Institución Educativa y sus pertenencias mientras

lleva a cabo las obras; – Dará instrucciones sobre el uso de cualquier equipo y/o instalaciones nuevas; – Mantendrá contacto y consultará con la Interventoría y Autoridad Educativa respecto de

accesos a áreas que pueden estar fuera de uso, etc.; – Arreglará cualquier daño accidental causado; – Retirará toda la basura y hace aseo después de terminar las tareas al final de cada día; y – Llevará a cabo todas las tareas de conformidad con los requisitos legales, requisitos de

seguros, requisitos de salud y seguridad, normas, regulaciones, instrucciones del fabricante y en cumplimiento con Buenas Prácticas de la Industria.

¡ Realizará todas las Pruebas de Aparatos Portátiles tanto para los aparatos portátiles del Concesionario y de la institución Educativa de acuerdo con todos los requisitos legales;

¡ Hará pruebas y hará mantenimiento de toda la planta y equipos dentro de su responsabilidad según lo dispuesto en la ley;

¡ Proveerá personal competente sobre una base ad hoc para desarrollar trabajos menores (no asociados con el mantenimiento del edificio) según sea solicitado por el Interventor o la Autoridad Educativa.

¡ Evaluará las instalaciones y edificaciones de la Institución Educativa de conformidad con el Contrato para establecer la condición, peligros, vida elemental restante, etc. de los elementos y servicios de las edificaciones y registrará la información que se debe suministrar a la Interventoría cuando se le solicite o de conformidad con un programa previamente acordado. Hallazgos se incorporarán en el siguiente Plan de Mantenimiento Anual; y

¡ Registrará y actualizará periódicamente la evolución del edificio, obras de reposición y trabajos de mantenimiento desarrollados en cada Institución Educativa en un formato acordado con la Interventoría.

Gestión de Salud y Seguridad El Concesionario presentará un Servicio de Gestión de Salud y Seguridad que cumple con los siguientes requisitos: ¡ La operación de la infraestructura y la prestación de los servicios se desarrollan en

cumplimiento con todos los requisitos aplicables en salud y seguridad. ¡ Capacitará según normas y disposiciones legales un cierto número del personal en la

Institución Educativa con respecto a procedimientos para emergencias y temas de seguridad; ¡ Desarrollará y mantendrá procedimientos de emergencia y anti-incendio, sistemas, equipos y

capacitará personal para producir un entorno seguro para la Institución Educativa y sus usuarios. Los sistemas deben discretos donde sea posible para crear un entorno positivo en el edificio;

¡ Desarrollará acciones asociadas con la implementación de los procedimientos de manera rutinaria y en el evento de la ocurrencia de un incendio en el lugar u otras emergencias;

¡ Llevará a cabo inspecciones en Salud y Seguridad de la Institución Educativa y en la prestación de Servicios de manera habitual y por lo menos anualmente;

¡ Revisará al menos en forma anual todas las evaluaciones de riesgo relevantes a la operación

39

de las edificaciones e instalaciones educativas y prestación de Servicios; ¡ Revisará mensualmente todos los accidentes que ocurran en las Instituciones Educativas

relacionado con cualquier usuario de ellas originados en el uso de las instalaciones educativas o respecto de la prestación de los Servicios por parte del Concesionario. El informe presentará el detalle de cada incidente y cualquier acción remedial requerida para prevenir la recurrencia, junto con marcos de tiempo para la implementación;

¡ Revisará todas las políticas y documentación habitualmente y al menos en forma anual; ¡ Dispondrá de soporte en primeros auxilios de conformidad con lo siguiente:

– Suministrará y mantendrá kits de primeros auxilios, demás equipos de seguridad y todos los consumibles relacionados en las instalaciones educativas de acuerdo con la legislación y requisitos de salud y seguridad.

– Proporcionará las personas necesarias con cualificación adecuada en primeros auxilios y capacitada en la respuesta a emergencias según lo requerido por la legislación (como mínimo) y los requisitos específicos del MEN;

¡ No se requerirá que el personal del Concesionario proporcione primeros auxilios a los usuarios de la Institución Educativa, aunque en casos de emergencia, se espera que se dé asistencia; y

¡ Llevará a cabo simulacros de evacuación de incendios de acuerdo con los procedimientos de bomberos y las disposiciones legales. Todos los simulacros de incendio deben ser supervisados y registrados y deben demostrar el cumplimiento con los procedimientos y la evacuación eficiente.

Materiales de reposición ¡ El Concesionario entregará al Interventor un Plan Anual de Reposición Periódica cada año,

dos meses antes del inicio de los trabajos y actualizará a la Interventoría al final de cada año sobre la ejecución de los trabajos planeados;

¡ La reposición programada de los materiales y componentes cumple con los requisitos del Plan Anual de Reposición Periódica

¡ Los materiales de reposición son de la misma calidad que los especificados para construcción nueva y con una vida útil equivalente teniendo en cuenta los avances en el desarrollo y las Buenas Prácticas de la Industria al momento de la reposición, salvo que el MEN acuerde lo contrario. Los materiales exteriores mantienen el aspecto vernáculo de la edificación.

¡ No reemplazará elementos, planta, muebles y equipos con otros que tengan una menor vida útil (según estipulado en el Anexo B del Apéndice Técnico 2) o que sean reutilizados o reacondicionados

¡ Las piezas o repuestos reutilizados o reacondicionados solo son utilizados cuando el Concesionario puede mostrar claramente que la vida útil y desempeño del elemento son por lo menos equivalentes con los de uno nuevo.

¡ Al final del período Contractual, la vida restante de cada elemento está acorde con los lineamientos del Anexo B del Apéndice Técnico 2.

Requisito de Reversión ¡ Al finalizar el plazo del Contrato, el Interventor espera que las edificaciones y sus elementos

40

están acordes con lo estipulado en Anexo B del Apéndice Técnico 2 ¡ El Ministerio desarrollará un estudio de condición (Estudio Final) previo al final del Contrato,

identificando cualquier trabajo de rectificación necesario. El trabajo de rectificación debe ser de tal forma que el edificio, planta, muebles y equipos, cumplan al finalizar el plazo del contrato con lo estipulado en Anexo B del Apéndice Técnico 2.

3.3.4 Indicadores de Desempeño de Servicio Gestión de Edificaciones y Mantenimiento Tabla 14 - Indicadores de Desempeño Servicio Gestión de Edificaciones y Mantenimiento

Requisitos Específicos de Servicio Servicio de Gestión de Edificios y Mantenimiento de Activos - Tabla 2 - Indicadores Clave de Desempeño Requisito de Servicio

Requisito Específico Detalles de Seguimiento y demás Información Relevante

Estándar de Desempeño Detalle del Servicio Ref. Detalle Categoría

de Prioridad

Basado en Áreas o Servicios

Rectific. Aplica?

Plan de Prestación de Servicios

Ed1 El Concesionario presentará un Plan de Prestación de Servicios Anual de Gestión de Edificios y Mantenimiento de Activos para cada Institución Educativa y acordará un programa con el Interventor y la Autoridad Educativa. Se debe proporcionar un programa semanal de obras al Interventor y a la Autoridad Educativa antes del inicio de la semana laboral.

A (2,5)

No incumplir en suministrar el Plan de Prestación de Servicios acordado dentro de las [2] semanas antes de la reunión de revisión anual. No incumplir en proporcionar un programa semanal de obras.

U S N

Ed2 Modificaciones al Plan de Prestación de Servicios que se puedan requerir ocasionalmente deben ser acordadas con el Interventor y la Autoridad Educativa.

M (2,5) Las modificaciones también se deben presentar al Interventor para su aprobación, dando al menos aviso de cuatro semanas de antelación.

No incumplir la presentación de modificaciones al Interventor con preaviso de cuatro semanas y obtener el consentimiento con respecto a dichas modificaciones.

U S N

Plan de Mantenimiento

Ed3 Presentar un Plan de Mantenimiento Anual con respecto al

A (2,5)

No incumplir en suministrar un Plan de Mantenimiento Anual.

U S N

41

Anual mantenimiento planificado. El cronograma de mantenimiento y el programa se presentarán para la aceptación del Interventor y Autoridad Educativa anualmente y al menos 2 meses antes del Inicio del año académico. Cualquier acuerdo no constituirá una limitación al alcance o los detalles del requerimiento y no implica que el Interventor aprueban las obras planificadas.

Plan de Mantenimiento Quinquenal

Ed4 Presentar un Plan de Mantenimiento Anual, rotativo a 5 años con respecto al mantenimiento planificado.

A ( 2,5) El cronograma de mantenimiento y el programa se presentarán para la aceptación del Interventor y Autoridad Educativa anualmente y al menos 2 meses antes de iniciar cada año académico. Cualquier acuerdo no constituirá una limitación al alcance o los detalles del requerimiento y no implica que el Interventor aprueba las obras planificadas.

No incumplir en suministrar un Plan de Mantenimiento Anual a 5 Años.

U S N

Mantenimiento Programado

Ed5 Suministrar un Mantenimiento Programado de conformidad con el cronograma acordado.

D (2,5)

No incumplir en llevar a cabo el mantenimiento de conformidad con el calendario acordado

E A S

Servicio de Mantenimiento Reactivo

Ed6 Responder a averías y reparaciones cuando tengan lugar con el fin de cumplir con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba

SS (1,2,5) El mantenimiento reactivo se puede exigir respecto de cualquier elemento que haya sufrido daños, deterioro o falla prematura.

Siempre se responde a las solicitudes de reparacón, remediación o necesidades de la Institución Educativa en lo concerniente al alcance de este Contrato dentro de los tiempos de Respuesta y de Rectificación establecidos en el Apéndice Técnico 5 – Mecanismo de Pago.

Crítico (cuando la falla es Crítica) Emergencia (cuando la falla es de Emergencia) Urgente (cuando la falla es Urgente)

A S

42

Rutina (cuando la falla es de Rutina)

Servicio de Gestión de Edificios y Mantenimiento de Activos

Ed7 El Servicio de Gestión de Edificios y Mantenimiento de Activos se lleva a cabo de conformidad con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba.

D (1,2,3,5)

No incumplir en limpiar para poder cumplir con los Requerimientos de Desempeño de las Especificaciones de Gestión de Instalaciones.

U A S

Gestión de Salud y Seguridad

Ed8 Desarrollar, implementar y mantener un Plan de Salud y Seguridad para las edificaciones e instalaciones que cumpla con toda la normatividad legal, regulatoria y de salud y seguridad relevante que afecte a la gestión y prestación de los Servicios, cuyo contenido se incluye dentro del Plan de Prestación de Servicios. El Plan debe integrarse con todos los planes y procedimientos relacionados con salud y seguridad de la Institución Educativa.

M (2,5) Este KPI también incluye el mantener un manual actualizado de salud y seguridad que esté disponible y es utilizado por los Contratistas del Concesionario y empleados de la Institución Educativa.

No incumplir en continuar desarrollando, implementando y manteniendo el plan de Salud y Seguridad para las Instituciones Educativas.

U S N

Seguridad Personal Seguridad Contra Incendios

Ed9 El Concesionario facilitará y mantendrá kits de primeros auxilios, demás equipos de seguridad y todos los consumibles relacionados en las Instituciones Educativas de acuerdo con la legislación de salud y seguridad y sus requisitos y recomendaciones.

M (1,2,5)

No incumplir en mantener y reponer los kits de primeros auxilios y demás equipos de seguridad.

E S N

Ed10

El Concesionario debe llevar a cabo simulacros de evacuación de incendios de acuerdo con los procedimientos de bomberos y las disposiciones legales. Todos los simulacros de incendio deben ser controlados y registrados y demostrar el cumplimiento de los procedimientos y la evacuación eficiente.

S (1,2,4,5) La coordinación estrecha con la Autoridad Educativa se requerirá previo a la implementación de un simulacro de incendios.

No incumplir en presentar un informe sobre la evacuación e implementar cualquier tipo de capacitación requerida o cambios a los procedimientos requeridos por la Autoridad Educativa, el MEN y/o la Interventoria, dentro de 10 días hábiles.

U S N

43

Ed11

El Concesionario producirá procedimientos detallados para una variedad de situaciones de emergencia en conjunto con el MEN, Interventor y la Autoridad Educativa. Estos procedimientos se deben actualizar y revisar continuamente según lo exijan las circunstancias.

SN (2,5) Las situaciones de emergencia podrán incluir pero no limitarse a: emergencias nacionales, emergencias civiles.

No incumplir en tener procedimientos de emergencia de incendio actualizados en operación.

U S N

Ed12

El Concesionario deberá garantizar que los sistemas de seguridad contra incendios cumplen con las normas legales y las normas de servicio en todo momento, se prueban periódicamente de acuerdo con legislación y estándares de servicio y se mantiene un certificado de cumplimiento anual.

SN (2,4,5)

No incumplir en mantener los sistemas de acuerdo con la normativa; ponerlos a prueba y llevar a cabo todos los trabajos de reparación necesarios y conservar un certificado de cumplimiento anual

U S N

Realizar Pruebas de aparatos portátiles Anuales

Ed13

El Concesionario debe realizar todas las Pruebas de Aparatos Portátiles para los aparatos portátiles tanto del Concesionario como del MEN/Autoridad Educativa de acuerdo con todas las directrices pertinentes y todos los requisitos legislativos.

A (2,4,5)

No incumplir en la realizar pruebas de los elementos de acuerdo con la frecuencia requerida y adjuntar un rótulo que confirma la fecha de la prueba. No incumplir en comprobar equipos eléctricos adicionales respecto de su seguridad conforme a lo solicitado en el momento de la fecha de la prueba anual o las fechas de las pruebas adicionales como se indica en los Planes de Prestación de Servicios. Sin incidencias de que el Registro de Dispositivos Portátiles (PAR) no estén disponibles para su inspección. Todos los elementos que se enumeran en el PAR que no se pueden encontrar serán reportados al Interventor y Autoridad Educativa.

U S N

Plan y Materiales de Reposición Anual

Ed14

El Concesionario debe suministrar un Plan Anual de Reposición

A No incumplir los requisitos del Apéndice Técnico 2 y el Plan

E S N

44

del Plan Anual de Reposición Periódica

Periódica para minimizar las daños y prolongar la vida útil de los activos y de este modo asegurar que todos los requisitos se cumplen en los momentos correctos y de acuerdo a los estándares correctos, teniendo en cuenta la expectativa de vida y las necesidades de vida residual establecidos en el Anexo B del Apéndice Técnico 2. El Concesionario debe actualizar el Plan Anual de Reposición Periódica cuando se han completado las obras, y presentar esto a la Interventoría al final del año.

(2,5) El Plan Anual de Reposición Periódica presentará para la aceptación del Interventor anualmente y al menos 2 meses antes de activarse. El Plan Anual de Reposición Periódica será presentado al Interventor al final del año.

Anual de Reposición Periódica

Provisión para la eliminación de aguas de escorrentía y aguas negras aguas del predio.

Ed15

El Concesionario organizará y pagará por la eliminación de todas las aguas negras y aguas de escorrentía de las instalaciones, incluyendo el vaciado de los interceptores.

D (2,4,5)

Todos los desagües, alcantarillas y acequias dentro del predio se mantendrán fluyendo libremente y libres de olores penetrantes y sin incidencia de olores desagradables o fétidos en las edificaciones y sus alrededores. Los sistemas de eliminación deben estar libres de fugas y obstrucciones.

E A S

Sistema de Administración de Edificios

Ed16

Suministro, administración y operación de un Sistema de Administración de Edificios (BEMS)

D (2,3,4,5)

No incumplir en suministrar un BEMS

U S N

45

Mantenimiento de Áreas Externas 3.4

3.4.1 Objetivos del Servicio El Servicio de Mantenimiento de Áreas Externas garantizará que los terrenos, tráfico y rutas peatonales de cada Institución Educativa son seguros para todos los usuarios. Los terrenos deben tener un nivel de atractivo visual y debe crear un entorno estimulante para el desarrollo de todos los usuarios. El servicio de jardinería debe incorporar la protección y mejora de los hábitats para una variedad de vida vegetal y animal.

3.4.2 Plan de Prestación de Servicios El Plan de Prestación del Servicio de Servicio de Mantenimiento de Áreas Externas debe contener como mínimo, pero sin limitarse a, los siguientes aspectos: ¡ Alcance y Objetivos de Servicio ¡ Metodología; ¡ Programa de obras; ¡ En particular, para cumplir con los requisitos de este Apéndice el Plan de Prestación de Servicios incluirá:

– Estructura de Gerencia; – Comunicaciones del equipo de servicio; – Interacción con cliente; – Recursos; – Propuestas para manejo de basura externa; – Preparación y acciones para condiciones climáticas adversas; – Mantenimiento de zonas verdes – Mantenimiento hortícola – Mantenimiento de superficies; – Equipos; – Salud y seguridad; – Formación; y – Identificación y gestión de riesgos;

46

3.4.3 Información de Servicio Mantenimiento de Áreas Externas Tabla 15 - Información de Servicio

Requisitos Específicos de Servicio Servicio de Gestión de Mantenimiento de Predios - Tabla 1 -Información Relativa a Servicios Requisitos Operativos y Alcance El Concesionario será responsable por el siguiente alcance de servicios:

Requisitos y Estándares de Desempeño

• Presentará un Plan Anual de Prestación de Servicios para el Servicio de Gestión de Mantenimiento de Predios para cada Institución Educativa y acordará un programa con el Interventor y la Autoridad Educativa

• Proporcionará a la Autoridad Educativa e Interventoría una programación semanal de obras indicando la naturaleza de los trabajos a realizar, los tiempos propuestos y los lugares de las obras.

• Suministrará un Servicio de Mantenimiento Planificado de conformidad con el calendario acordado;

• Suministrará un Servicio de Gestión de Mantenimiento de Predios reactivo; • Suministrará un régimen de mantenimiento específico para la Institución

Educativa, diseñado para cumplir con el estándar de desempeño aplicable a todos los siguientes elementos: – Marcas, tanto temporales como permanentes, para deportes y juegos

informales; – Setos; – Cualquier elemento hortícola, (por ejemplo, jardín sensorial y zona de hábitat); – Árboles, incluyendo la poda y el manejo de ramas sobresalientes que puedan

invadir propiedades colindantes, vías y senderos, etc.; – Elementos acuáticos; – Equipos de juego/recreo, (por ejemplo, columpios, estructuras para trepar); – Canchas, incluyendo superficies de césped sintético o revestidas de caucho; – Todos los muros, cercas, estructuras de retención y similares; – Vías y caminos internos; – Superficies duras, caminos, carreteras, escalas, rampas, pavimentos en

general, bordillos; – Drenajes, incluyendo acequias, rejillas, marcos y tapas; y – Balaustradas y todo amueblamiento de exteriores.

El Concesionario presta un Servicio que cumple con las siguientes requisitos y estándares de desempeño: ¡ Llevará a cabo obras de paisajismo que son robustas según lo originalmente previsto,

cumplen con la Especificación de Gestión de Instalaciones y Fichas de Áreas y estarán de conformidad con cualquier requerimiento legal del MEN;

¡ No se llevarán a cabo obras mientras las áreas están en uso por los alumnos; ¡ Ejecutará un programa de aseo para asegurar que no haya acumulación de sedimentos y

demás materias en las vías del predio, vías para estacionamiento y áreas peatonales; ¡ Todos los productos utilizados en relación con el mantenimiento predial se utilizan y

almacenan de acuerdo con las instrucciones del fabricante; ¡ Mantendrá los sistemas de drenaje de aguas superficiales libres de obstrucciones en todo

momento; ¡ Se comunicará con los propietarios/ocupantes de propiedades colindantes cuando se lleve a

cabo cualquier trabajo en los linderos; ¡ Mantendrá las áreas externas razonablemente libres de basura y acumulación de hojas; ¡ Mantendrá las áreas exteriores libres de materias extrañas, tales como piedras, ladrillos, vidrio

y heces de animales; ¡ No aplicará pesticidas ni habrá presencia de residuos inseguros, tóxicos o peligrosos durante

los períodos de uso de las áreas externas; ¡ Todos los productos químicos utilizados en la prestación de este servicio serán acordadas por

el Interventor, MEN y Autoridad Educativa previo a su uso; ¡ Llevará a cabo las obras de manera segura y de acuerdo con los regímenes y programas

identificados en el Plan de Prestación de Servicios de este servicio ¡ Mantendrá las áreas exteriores ordenadas tras la finalización de las obras.

Siembra de árboles, plantas perennes y arbustos • El mantenimiento es el apropiado para cumplir con lo siguiente:

– Hay un crecimiento saludable y vibrante y los árboles muertos o moribundos, plantas o arbustos perennes son reemplazados sin perjuicio del efecto estético general del paisajismo;

47

• Mantendrá los terrenos en condicoines aptas para los usuarios a lo largo del año y

tener en cuenta las necesidades de aquellos que utilizan las áreas externas; • Adoptará productos, sustancias y prácticas ambientalmente amigables, tales

como: – La conservación del agua; – El uso mínimo de químicos tales como pesticidas e insecticidas; y – Protección de áreas de hábitat de vida silvestre.

• Este servicio debe tener en cuenta las necesidades del plan de estudios de las Instituciones Educativas, garantizando la preparación oportuna de los espacios deportivos para fines pedagógicos y el establecimiento de áreas ecológicas y de vida silvestre;

• Los programas y horarios para los trabajos de mantenimiento de áreas externas tales como el corte del césped y siembras se decidirán anualmente con el Interventor y la Institución Educativa; y

• Proveerá el equipo y consumibles necesarios para cumplir con los requerimientos de este servicio

– Las plantas o arbustos no cuelgan, u obstruyen de modo alguno, las rutas peatonales o de tráfico vehicular;

– Los bordes verdes y camas de arbustos se mantienen razonablemente libres de malezas, sin huecos en la siembra;

– Se establece un plan de manejo de árboles. Los árboles son inspeccionados, mapeados y registrados en cada predio. Se llevan registros durante el progreso de cualquiera de las obras en los predios;

– Tener el drenaje adecuado; y – La aplicación de matamalezas y productos químicos es de acuerdo con las regulaciones

locales y políticas de la Institución Educativa y serán aprobados por el Interventor o MEN antes de su uso.

Áreas de juego (Superficies Blandas) • El mantenimiento es el apropiado para cumplir con lo siguiente:

– La superficie seguirá razonablemente nivelada por toda su área (pendientes serán las adecuadas para permitir actividades previstas);

– Se mantendrán en un nivel apropiado para la realización planes curriculares y actividades extracurriculares;

– Líneas marcadas de acuerdo con las Fichas de Áreas; – Equipados con postes, redes y demás muebles y equipos que cumplan con los requisitos

respecto de su uso y seguridad; – Permanecen adecuadamente drenados para garantizar que el agua estancada no afecte la

disponibilidad del área; y – Matamalezas y la aplicación de productos químicos es de conformidad con los requisitos

descritos anteriormente en esta sección. Áreas de juego (Superficies Duras) • El mantenimiento debe ser apropiado para el cumplimiento con lo siguiente:

– Ser una superficie nivelada por toda su área y con una pendiente adecuada para permitir que se jueguen en ellos los deportes previstos;

– Se mantendrán a un nivel apropiado que permita la realización de actividades curriculares y extracurriculares;

– Incorpora drenaje suficiente y apropiado para garantizar que el agua estancada no afecte la disponibilidad de dicha área;

– Estar libre de acumulaciones de maleza, musgo, líquenes, demás hierbas extrañas y basura; – Estar libre de hundimientos o interrupciones en el contorno normal de la superficie; – Libre de riesgos de caída y no friable; – Libre de acumulación de sedimentos y tierra;

48

– Mantener la seguridad y funcionalidad; y – Mantener acequias y cunetas para que permitan el flujo libre.

• El Concesionario al final de cada temporada reparará, rellenará agujeros, resembrará, escarificará y picará según sea necesario para asegurar una cobertura completa de pasto en la superficie de juego para el inicio de la siguiente temporada. Si esto no es posible por medio de reparación, el Concesionario tendrá que organizar la reparación de las áreas afectadas.

Espacios Libres ¡ Por determinar y para alinear con Apéndice 2

Mobiliario urbano y señalización ¡ El mantenimiento es el apropiado para cumplir con lo siguiente:

– muebles exteriores bajo la responsabilidad del Concesionario, son seguros, funcionales y de apariencia razonable; y

– La señalización es precisa y de apariencia razonable – El mobiliario cumplirá lo estipulado en las Fichas de Areas

Cercas y paredes externas • El mantenimiento es el apropiado para cumplir con lo siguiente:

– Funcional y completo, de acuerdo con el diseño original; – Terminado y mantenido de tal manera que impida el acceso de intrusos; – De condiciones estructurales sólidas y razonablemente aplomado de la forma prevista; y – Otras cercas y portones están libres de corrosión significativa.

¡ El área del predio debe estar disponible para todos los usos educativos y será cercada según se considere apropiado para la seguridad de la Institución Educativa de acuerdo con la evaluación de seguridad que sea necesaria según el servicio de seguridad.

49

3.4.4 Indicadores de Desempeño Mantenimiento de Áreas Externas Tabla 16 – Indicadores de Desempeño Mantenimiento Áreas Externas

Requisitos Específicos de Servicio Servicio de Gestión de Mantenimiento de Predios - Tabla 2 - Indicadores Clave de Desempeño Requisito de Servicio

Requisito Específico Detalles de Seguimiento y

demás Información Relevante Estándar de Desempeño Detalle del Servicio

Ref. Detalle Categoría de Prioridad

Basado en Áreas o Servicios

Rectific. Aplica?

Plan de Prestación de Servicios

GP1 El Concesionario presentará un Plan de Prestación de Servicios de Gestión de Mantenimiento de Predios para cada Institución Educativa y acordará un programa con el Interventor y la Autoridad Educativa. Proporcionará un horario de la programación semanal de obras con la Interventoría y la Autoridad Educativa.

A (2,5)

No incumplir en suministrar el Plan acordado dentro de 2 meses del inicio del año académico. No falta proporcionar un horario de la programación semanal antes del inicio de la semana laboral.

U S N

Mantenimiento Planificado

GP2 Llevará a cabo un mantenimiento planificado de conformidad con el cronograma anual de mantenimiento acordado.

M (2,5)

No incumplir en llevar a cabo los servicios de mantenimiento de predios de conformidad con el calendario acordado

U A S

Mantenimiento Reactivo

GP3 Responder a averías y reparaciones cuando tengan lugar con el fin de mantener los terrenos dentro de los estándares requeridos.

SS (1,5) El mantenimiento reactivo se puede exigir respecto de cualquier elemento que haya sufrido daños, deterioro o fallo prematuro.

No incumplir la ejecución de mantenimiento reactivo de áreas externas dentro de los tiempos de Respuesta y Rectificación establecidos en el Apéndice Técnico 5 – Mecanismo de Pago.

E A S

Mantenimiento de Terrenos

GP4 El servicio de mantenimiento de áreas externas se lleva a cabo de

D (1,2,3,5)

No incumplir en suministrar el Servicio de Mantenimiento de áreas externas

U A S

50

conformidad con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba

para cumplir con los requerimientos de desempeño de este Servicio

Pesticidas GP5 No se aplicarán ni serán aparentes en ninguna cantidad los pesticidas durante los períodos de ocupación de las edificaciones y sus alrededores

M (2,5) Los pesticidas solo se deben utilizar fuera de las horas de la temporada escolar.

No existen, no hay rastros, ni hay uso de pesticidas durante la utilización de las instalaciones de la Institución Educativa.

U A N

51

Vigilancia 3.5

3.5.1 Objetivos del Servicio El Servicio de Gestión de Seguridad debe ser proporcionado por el Concesionario en cada Institución Educativa con el objetivo de garantizar su seguridad física. Se requiere, como mínimo, un servicio de vigilancia las 24 horas en cada Institución Educativa. Adicionalmente, el Concesionario debe realizar una inspección de seguridad en cada Institución Educativa con el fin de asegurar que se toman las medidas de seguridad adecuadas en cada una de ellas.

3.5.2 Plan de Prestación del Servicio El Plan de Prestación del Servicio de Gestión de Seguridad debe contener como mínimo, pero sin limitarse a, los siguientes aspectos: ¡ Alcance y objetivos de Servicio ¡ Metodología bajo la cual se prestará el Servicio ¡ En particular, para cumplir con los requisitos de este Apéndice el Plan de Prestación de Servicios incluirá: ¡ Sistema de seguridad; ¡ Sistemas de Circuito Cerrado de Televisión (CCTV), (si se encuentra instalado), alarmas anti-intrusos e iluminación; ¡ Acceso a la infraestructura en horario hábil y no hábil; ¡ Servicio de vigilancia las 24 horas; ¡ Rondas por la Institución Educativa, incluyendo áreas de estacionamiento vehicular, edificaciones externas, entre otros. ¡ Manejo e identificación de visitantes; ¡ Administración vehicular; ¡ Prevención del delito; ¡ Vehículos de emergencia; ¡ Vandalismo y robo; ¡ Equipos; ¡ Incidentes de seguridad; ¡ Investigación de antecedentes y certificaciones de seguridad de los empleados; ¡ Identificación de los empleados; y ¡ Custodia de llaves. El Plan de Prestación del Servicio de Gestión de Seguridad deberá presentarse con periodicidad anual.

52

3.5.3 Información del Servicio Vigilancia Tabla 17 – Información del Servicio Vigilancia

Requisitos Específicos de Servicio Servicio de Gestión de Seguridad - Tabla 1 -Información Relativa a Servicios Requisitos Operativos y Alcance El Concesionario será responsable por el siguiente alcance de servicios:

Requisitos y Estándares de Desempeño

El Servicio de Gestión de Seguridad tendrá el siguiente alcance a cargo del Concesionario: ¡ Garantizar la seguridad de cada Institución Educativa las 24 horas del día todos los

días de la semana, incluyendo un servicio de vigilancia las 24 horas. La prestación del Servicio de Gestión de Seguridad para cada Institución Educativa iniciará al día siguiente en que se suscriba el Acta de Terminación de Unidad Funcional de la Institución Educativa respectiva.

¡ Presentar cada año un Plan de Prestación del Servicio de Gestión de Seguridad para cada Institución Educativa, el cual será acordado con el MEN y el Interventor.

¡ Suministrar un cronograma de patrullaje para cada Institución Educativa de conformidad con el Plan de Prestación del Servicio de Gestión de Seguridad cronograma acordado con el MEN y el Interventor;

¡ Ofrecer un entorno seguro y protegido para todos los usuarios de las edificaciones y para la protección de ella como tal, su contenido y las zonas exteriores, en todo momento;

¡ Diseñar e implementar las medidas apropiadas que permitan cumplir con los Indicadores de Desempeño, trabajando en armonía con la operación de la Institución Educativa;

¡ Utilizar una combinación adecuada de medidas de seguridad en cada Institución Educativa, incluyendo: – Servicio de vigilancia – Sistemas de seguridad pasiva, – Sistemas de seguridad activa, tales como vigilancia con CCTV y alarmas anti-

intrusos – Control de accesos – Puesta en marcha de procedimientos y mecanismos para:

• Seguridad contra incendios • Gestión de seguridad y emergencias durante las Sesiones, incluyendo la

gestión del acceso de visitantes y contratistas, y la entrega de suministros en la Institución Educativa;

• Apoyo en primeros auxilios; y • Estacionamiento vehicular, y gestión y control de tráfico.

La solución de seguridad debe ser diseñada a la medida para cada Institución Educativa, de

El Concesionario presta un Servicio que cumple con las siguientes requisitos y estándares de desempeño: ¡ Cumple con las directrices de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada; ¡ Cumple con las actividades indicadas en el Plan de Prestación de Servicio Gestión de

Seguridad; ¡ Desarrolla y mantiene, en conjunto con la Autoridad Educativa de cada Institución

Educativa y el Interventor, los procedimientos de seguridad y control de acceso, sistemas y equipos con el fin de producir un entorno seguro para la Institución Educativa y sus usuarios.

¡ Los sistemas de seguridad están totalmente funcionales y operativos; ¡ Ninguna persona no autorizada tiene acceso no supervisado a la Institución Educativa

debido a fallas en los procedimientos o sistemas; ¡ Garantiza que todos sus empleados y los visitantes a la Institución Educativa sean

claramente identificables mientras se encuentren dentro de la Institución Educativa y que todas estas visitas son registrados;

¡ Lleva a cabo una revisión oportuna de todos los incidentes que ocurran en la Institución Educativa. La revisión considera medidas correctivas que sean necesarias para prevenir la recurrencia de los incidentes o mitigar los efectos en caso de que ocurran nuevamente, así como los tiempos necesarios para implementar dichas medidas;

¡ La Institución Educativa, y todas las edificaciones que la componen, se encuentra abierta para todas las Sesiones, Sesiones Adicionales o para cualquier otro evento escolar (reuniones, formación, entre otros.) fuera de las Sesiones habituales;

¡ La Institución Educativa, y todas las edificaciones que la componen, están aseguradas garantizando que todos los usuarios de la misma han salido de conformidad con los requisitos establecidos por la Autoridad Educativa, incluyendo las Sesiones Adicionales, independiente de que las mismas sean gestionadas por la Autoridad Educativa, la ETC, el MEN o el Concesionario;

¡ Responde a las emergencias de seguridad y activación de la alarma, y atiende el incidente dentro de los 10 minutos siguientes a su ocurrencia en las Instituciones Educativas que cuentan con un conserje interno permanente;

¡ Responde a todos los eventos de alarma por fuera de Sesiones y las Sesiones

53

acuerdo con el resultado de la inspección de seguridad realizada a la misma por el Concesionario. Algunas de las medidas a considerar incluyen: ¡ Uso de guardas de seguridad en posición fija o patrullando la Institución Educativa; ¡ Servicio de vigilancia las 24 horas, ¡ Servicios de recepción fuera de horas hábiles; ¡ Cierre/apertura; ¡ Administración de control de llaves y acceso; ¡ Administración de sistemas de alarma; ¡ Monitoreo de circuito cerrado de televisión, donde se encuentre instalado; ¡ Respuesta reactiva a emergencias a toda hora; ¡ Preparación, en cooperación con la Autoridad Educativa de políticas para el manejo de

temas relevantes, tales como salud y seguridad, seguridad física, procedimientos de emergencia, entre otros;

¡ Preparación y elaboración de simulacros de los procedimientos de evacuación; ¡ Administración de temas relacionados con certificación anti-incendio. ¡ Responsabilidad por la seguridad de los edificios y la Infraestructura asociada; ¡ Responsabilidad de supervisar o avalar a sus propios empleados, contratistas y

visitantes. La Autoridad Educativa será responsable de permitir la entrada de visitantes asociados a ella durante horas hábiles. La Autoridad Educativa se reserva el derecho de negar el acceso a visitantes asociados al Concesionario, pero no lo hará sin justa razón;

¡ Responsabilidad de coordinación con la Policía en cuestiones de seguridad; ¡ Coordinación efectiva con la Autoridad Educativa y el Interventor con el fin de:

– Familiarizarse con las políticas relevantes de la Institución Educativa. – Trabajar con el personal administrativo y la Autoridad Escolar para crear conciencia

en relación con la seguridad y la protección física de todos los usuarios de la Infraestructura;

– Coordinar con la Autoridad Escolar ante la ocurrencia de incidentes relacionados con el delito, antes de llamar a la Policía, salvo que esto comprometa significativamente la seguridad de los usuarios de la Infraestructura;

¡ El personal del Concesionario designado para llevar a cabo el trabajo de seguridad y protección física debe tener una certificación idónea en primeros auxilios, y formación de su propio personal para casos de emergencias .

¡ El Concesionario es responsable del suministro y mantenimiento de los equipos utilizados en la prestación del Servicio de Gestión de Seguridad.

El Concesionario es responsable del manejo del tráfico dentro de la Institución Educativa, con el fin de mantener acceso sin restricciones alrededor de la misma.

adicionales y garantiza que las edificaciones están aseguradas ¡ Proporciona puntos de control de acceso para las diferentes entradas, tanto internas

como externas, de la Institución Educativa, de acuerdo con los requisitos establecidos en el Apéndice Técnico 2, en el presente Apéndice Técnico, la evaluación de las condiciones de seguridad de la Institución Educativa, y las políticas y normas vigentes.

¡ Se asegura de que todos los equipos de control de acceso se encuentra totalmente funcionales y seguros en todo momento;

¡ Implementa y mantiene operacional un sistema apropiado y auditable para la entrega y reclamación de escarapelas, llaves y tarjetas de acceso, según sea aplicable.

¡ Implementa un sistema para deshabilitar el acceso a los ascensores ante la ocurrencia de incidentes.

¡ Cuando sea necesario, implementa cambios en los procedimientos de acceso, tales como, códigos de seguridad, entrega y reclamación de tarjetas de acceso, listas de personal autorizado, entre otros, con el fin de mantener la seguridad de la Institución Educativa cuando haya riesgo de acceso no autorizado;

¡ Es responsable del manejo de todas las llaves y se asegura de que los duplicados de las mismas no están en circulación y se mantienen a salvo en todo momento. Lo anterior no aplicará necesariamente a llaves cuyo manejo pueda ser responsabilidad del personal de la Institución Educativa;

¡ Lleva un registro seguro de las llaves, incluyendo detalles sobre su ubicación y sobre las llaves que son entregadas a Autoridad Educativa, la ETC, el MEN, el Interventor o cualquier otra persona.

¡ Entrega llaves a la Autoridad Educativa, la ETC, el MEN o el Interventor, a su solicitud, incluyendo reemplazos;

¡ Se asegura que en las Instituciones Educativas que no cuentan con un conserje interno permanente, sea guardado un juego completo de llaves la Institución Educativa, de forma segura para su uso por la Autoridad Educativa, junto con los procedimientos para que le permitan administrar y registrar el uso de dichas llaves. El Concesionario deberá verificar periódicamente el estado de dichos registros;

¡ Apoya al personal de la Institución Educativa durante las Sesiones, siempre que sea posible, en la promoción de buenas conductas y mantenimiento del orden, a través de una presencia visible y alertando al personal de la Institución Educativa o al Interventor respecto de cualquier comportamiento antisocial; y

¡ Informa a la Institución Educativa si identifica el uso de drogas, o el uso potencial de las mismas.

¡ Implementa y mantiene operacional un sistema apropiado y auditable para la entrega y reclamación de pases de parqueo, según sea aplicable. Lo anterior debe incluir pases de parqueo entregados a al personal de la Institución Educativa, la ETC, el MEN y el Interventor, adicional a la gestión de visitantes.

¡ Implementa y mantiene en operación un sistema para el registro de visitantes, incluyendo el nombre del visitantes, propósito de la visita, detalles del vehículo en los casos aplicables, fecha y hora de ingreso y salida.

¡ Avisa a la Autoridad Educativa de la llegada de visitantes. ¡ Los procedimientos y planes para la gestión de estacionamiento de vehículos serán

acordados entre el Concesionario y el Interventor 2 meses antes de la puesta en

54

funcionamiento de cada Institución Educativa y deberá ser revisado anualmente, 2 meses antes del inicio del año escolar.

En el evento que ocurra un incidente de seguridad, el Concesionario: ¡ Da aviso para evacuar las edificaciones y así permite dar respuesta a una emergencia

de seguridad dentro del tiempo especificado; ¡ Informa a la Autoridad Educativa y al Interventor sobre cualquier daño a las

edificaciones, sus instalaciones y áreas externas o violación a la seguridad, tan pronto como sea posible;

¡ Asegura y deja a salvo el edificio tras el incidente de seguridad; ¡ Registra y supervisa todos los incidentes adicionales de seguridad, robo, vandalismo y

demás; ¡ Informa sobre los incidentes y coordina con la Policía de ser necesario.

El Servicio de Gestión de Seguridad debe prestarse de acuerdo con los actuales la normatividad aplicable y los reglamentos o directrices pertinentes a la seguridad y vigilancia, incluyendo pero sin limitarse a, la NTC 4595.

3.5.4 Indicadores de Desempeño de Vigilancia Tabla 18 - Indicadores de Desempeño Vigilancia

Servicio de Gestión de Seguridad - Tabla 2 - Indicadores Clave de Desempeño Requisito de Servicio

Requisito Específico Detalles de Seguimiento y demás Información Relevante

Estándar de Desempeño Detalle del Servicio Ref. Detalle Categoría

de Prioridad

Basado en Áreas o Servicios

Rectific. Aplica?

Plan de Prestación de Servicios

S1 Suministrar un Plan de Prestación del Servicio de Gestión de Seguridad cada año para cada Institución Educativa y acordarlo con el MEN y el Interventor.

A (2,4,5)

No incumplir en la entrega del Plan de Prestación del Servicio dentro de las dos (2) semanas previas a la Reunión de Revisión Anual.

E S N

Los servicios se prestan de acuerdo con el Plan de Prestación de Servicios de Seguridad

S2 Suministrar el Servicio de acuerdo con el Plan de Prestación de Servicios para cada Institución Educativa.

D (2,5)

No incumplir en llevar a cabo patrullajes de acuerdo con el cronograma y Plan de Prestación de Servicio acordado.

E S N

Programa S3 Suministrar un cronograma de D No incumplir en llevar a cabo E S N

55

Planificado de Patrullajes

patrullajes de conformidad con el cronograma acordado.

(2,5) .

patrullajes de acuerdo con el cronograma de patrullajes y el Plan de Prestación de Servicio acordado.

Servicio de Seguridad Reactiva

S4 El Concesionario responderá a emergencias de seguridad y alarmas dentro de los 10 minutos de su ocurrencia o en el plazo que se acuerde con el Interventor, las Instituciones Educativas donde no haya presencia de un conserje interno permanente.

SS (1,5)

No fallar en dar respuesta ante la ocurrencia de incidentes dentro del Período de Respuet a y Rectificación.

Crítica Emergencia Urgente Rutinario

A S

Servicio de Seguridad

S5 El Servicio de Gestión Seguridad es prestado de conformidad con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba.

D (1,2,3,5)

No incumplir en prestar el Servicio de Gestión de Seguridad en cumplimiento con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba

U A S

Equipo de Seguridad

S6 El Concesionario es responsable de suministrar y mantener los equipos utilizados en la prestación del Servicio de Gestión de Seguridad.

D (1,2,3,5)

No incumplir en suministrar y mantener los equipos utilizados en la prestación de este servicio.

U A S

Rutas de Acceso S7 El Concesionario será responsable del manejo del tráfico dentro la Institución Educativa, para mantener el acceso sin restricciones alrededor de la misma.

SN (1,5) El Concesionario es responsable de la coordinación con la Policía en relación con los vehículos que obstruyan el acceso a la Institución Educativa.

No fallar en iniciar medidas legales para retirar vehículos no autorizados de la Institución Educativa.

U A S

56

Conserjería 3.6

3.6.1 Objetivos del Servicio El Servicio de Gestión de Conserjería debe ser proporcionado por el Concesionario en cada Institución Educativa con el objetivo de ofrecer un sistema oportuno, receptivo y proactivo para el movimiento de materiales y equipos dentro de las mismas y prestar otros servicios auxiliares que apoyen su funcionamiento.

3.6.2 Plan de Prestación del Servicio El Plan de Prestación del Servicio de Gestión de Conserjería debe contener como mínimo, pero sin limitarse a, los siguientes aspectos: ¡ Alcance y objetivos de Servicio ¡ Metodología bajo la cual se prestará el Servicio ¡ En particular, para cumplir con los requisitos de este Apéndice el Plan de Prestación de Servicios incluirá: ¡ Conserjería y supervisión de las Instituciones Educativas; ¡ Responsabilidades diarias de conserjería; ¡ Actividades planeadas de mantenimiento de conserjería; ¡ Tareas reactivas de mantenimiento; ¡ Obras de mejoras menores; y Personal de conserjería.

3.6.3 Información del Servicio Conserjería Tabla 19 – Información Servicio Conserjería

Requisitos Específicos de Servicio Servicio de Gestión de Conserjería - Tabla 1 Información Relativa a Servicios Requisitos Operativos y Alcance El Concesionario será responsable por el siguiente alcance de servicios:

Requisitos y Estándares de Desempeño

¡ Mover los muebles, equipos y efectos, de conformidad con los Estándares de

Desempeño establecidos en este Apéndice Técnico. ¡ Presentar cada año un Plan de Prestación del Servicio de Gestión de Conserjería

para cada Institución Educativa, el cual será acordado con el MEN y el Interventor al día siguiente en que se suscriba el Acta de Terminación de Unidad Funcional

El Concesionario presta un Servicio que cumple con las siguientes requisitos y estándares de desempeño: • Garantizará que todas las áreas de enseñanza y áreas complementarias están configuradas

de forma adecuada con el mobiliario escolar requerido antes del comienzo de cada Sesión o Sesión Adicional;

• Cumplirá con los reglamentos de manipulación manual. Cualquier equipo utilizado para la

57

de la Institución Educativa respectiva. ¡ Ayudar al personal de la Institución Educativa en el movimiento de equipos y

bienes dentro de los límites del Predio, bajo petición, durante las horas hábiles de trabajo;

¡ Organizar diariamente las aulas múltiples de acuerdo con las necesidades de la Institución Educativa, incluyendo preparación para presentación de exámenes cuando así se requiera;

¡ Planificar y ejecutar todas las reorganizaciones de mobiliario y equipo, incluyendo las particiones móviles;

¡ Actuar como punto de contacto y coordinador de servicios; ¡ Desempeñar funciones de seguridad y protección, incluyendo custodiar de llaves,

abrir y cerrar puertas, prevenir el ingreso de intrusos a la Institución Educativa, controlar el acceso, dirección en el caso de un incendio;

¡ Apoyar en la gestión de desastres; ¡ Informar a la Mesa de Ayuda sobre Fallas en la Prestación del Servicio y/u

ocurrencias de No Disponibilidad; ¡ El Concesionario podrá establecer los requerimientos y la estructura de personal

apropiada que le permita cumplir con los servicios requeridos. Sin perjuicio de lo anterior, el personal de la Institución Educativa debe tener acceso al personal del Concesionario disponible en la Institución Educativa respectiva para que lleve a cabo actividades tanto planificadas como ad-hoc. Las actividades planificadas deben ser acordadas previamente entre el Concesionario la Autoridad Educativa, de manera periódica. Para las actividades ad-hoc, se requiere flexibilidad de lado de ambas partes, dado que por su naturaleza son actividades no planificadas. El Concesionario deberá cumplir con el alcance de este Servicio en los términos establecidos en este Apéndice Técnico sin derecho a recibir Retribución adicional. Las actividades que debe desarrollar el Concesionario como parte del Servicio de Gestión de Conserjería, incluyen pero no se limitan a;

– Servicios de conserjería; – Mantenimiento y reparación menor de edificaciones y mobiliario escolar,

incluyendo la pintura de áreas pequeñas y eliminación de grafitis; – Ejecución de obras menores; – Inspecciones; y – Carga, recepción y despacho de mercancías;

¡ Se prevé que el Concesionario pondrá a disposición de la Institución Educativa personal de conserjería, quienes se espera sean considerados como parte de la comunidad escolar.

prestación de este Servicio es testeado e idóneo para los fines previstos; • Realizará todas las evaluaciones y análisis de riesgo necesarias, de acuerdo con la regulación

aplicable para llevar a cabo actividades de conserjería y de transporte de cargas; • Proporcionará, conservará y reemplazará el equipo de protección adecuado al personal de

acuerdo con la legislación aplicable; • Utilizará y almacenará todos los productos y/o elementos asociados a la seguridad, salud y

supervisión de acuerdo con las instrucciones del fabricante y lo establecido en el Contrato de Concesión;

• Coordinará con los propietarios vecinos de la Institución Educativa para llevar a cabo cualquier trabajo en los linderos, de conformidad con los procedimientos convenidos;

• Reemplazará cualquier elemento, articulo o ítem que sea propiedad de la Autoridad Educativa que sufra algún daño proveniente de la prestación del Servicio de Gestión de Conserjería;

• Atenderá la solicitud de la Autoridad Educativa o del Interventor para el montaje de muebles y equipos en áreas específicas de la Institución Educativa antes de que se requiera el uso de ella y posteriormente regresa el área a su distribución habitual.

• Informará al Interventor el número personas que tendrá disponibles en cada Institución Educativa para prestar el Servicio de Gestión de Conserjería y sus horas de trabajo. Manifestará claramente para cada Institución Educativa qué recursos se van a proporcionar y si no se cuenta con al menos una persona disponible en cada Institución Educativa, dónde estará ubicado el personal que la cubriría, en particular para la atención de emergencias; Los movimientos mayores se definen como reorganizaciones de áreas de la Institución Educativa que involucran más mobiliario escolar del que normalmente estaría contenidos en dos (2) aulas. Dichos movimientos deberán completarse de acuerdo con el plazo de preaviso indicado en el Plan de Prestación del Servicio de Gestión de Consejería presentado por el Concesionario y aprebado por el MEN y el Interventor.

58

3.6.4 Indicadores de Desempeño del Servicio Conserjería Tabla 20 – Indicadores de Desempeño Conserjería

Requisitos Específicos de Servicio Servicio de Gestión de Conserjería - Tabla 2 - Indicadores de Desempeño Requisito de Servicio

Requisito Específico Detalles de Seguimiento y demás Información Relevante

Estándar de Desempeño Detalle del Servicio Ref.

Detalle Categoría de Prioridad

Basado en Áreas o Servicios

Rectific. Aplica?

Plan de Prestación de Servicio de Gestión de Conserjería

P1 Presentar un Plan de Prestación de Servicio de Gestión de Conserjería para cada Institución Educativa y acordarlo con el MEN y el Interventor

A (2,5)

No incumplir en suministrar el proyecto del Plan dentro de las [2] semanas previas a la reunión de revisión anual.

R S N

Servicio de Gestión de Conserjería

P2 El Servicio de Gestión de Conserjería es prestado de conformidad con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba.

D (2,4,5)

No incumplir en prestar el Servicio de Gestión de en cumplimiento de los Estándares de Desempeño establecidos para este Servicio en la sección anterior

U S N

Reorganización de mobiliario escolar

P3 Asegurar que todas las áreas estén configuradas de forma adecuada para su uso al comienzo de cada Sesión y Sesión Adicional; y planificar y ejecutar todas las organizaciones y reorganizaciones de mobiliario escolar y equipos dentro de las edificaciones, según sea requerido por la Autoridad Escolar o el Interventor, sujeto a los plazos de notificación que se acuerden en el Plan de Prestación de Servicios de Gestión de Consejería.

SN (1,2,5)

No fallar en dar respuesta a la notificación de una solicitud, sea o no programada, dentro del Período de Respuesta y Rectificación.

U A N

Recepción y expedición de mercancías;

P4 Prestar el servicio de transporte de cargas para recibir, distribuir y despachar bienes hasta el destino, ubicación o zona de almacenamiento correcta dentro de la Institución Educativa, según sea necesario.

SN (1,2,5)

No fallar en dar respuesta a la notificación de una solicitud, sea o no programada, dentro del Período de Respuesta y Rectificación.

U S S

Movimiento de P5 Proporcionar servicios de carga para SN No fallar en dar respuesta a la U S S

59

mercancías pesadas mover mercancías y equipos pesados alrededor de la Institución Educativa.

(1,2,5) notificación de una solicitud, sea o no programada, dentro del Período de Respuesta y Rectificación.

Actividades ad hoc P6 Llevar a cabo las actividades de conserjería de acuerdo con el tiempo de respuesta de servicio asignado por la Mesa de Ayuda en el momento de la solicitud de servicio.

SS (1,2,5)

No fallar en dar respuesta a la notificación de una solicitud, sea o no programada, dentro del Período de Respuesta y Rectificación.

U S S

Servicio de Energía P7 El servicio de energía y servicios públicos se lleva a cabo de conformidad con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba

D (1,2,3,5)

No incumplir en suministrar del Servicio de Energía y servicios públicos para poder cumplir con los Estándares de Desempeño de la presente Especificación de Salida.

U A S

Política de Energía P8 Desarrollar e implementar una Política de Energía.

A (2,5)

No incumplir en suministrar la Política de Energía dentro de las [2] semanas previas a la Reunión de Revisión Anual.

U S N

60

Alimentación 3.7

3.7.1 Objetivos del Servicio El objetivo para la prestación del Servicio de Alimentación es proporcionar servicio para los alumnos mientras asisten a la Institución Educativa.

3.7.2 Plan de Prestación de Servicio El Plan de Prestación del Servicio de Servicio de Alimentación debe contener como mínimo, pero sin limitarse a, los siguientes aspectos: ¡ Alcance y Objetivos de Servicio ¡ Filosofía; ¡ Metodología; ¡ En particular, para cumplir con los requisitos de este Apéndice el Plan de Prestación de Servicios incluirá: ¡ Gestión y estructura de planta de empleados del servicio de comedor; ¡ Recursos; ¡ Nutrición y la alimentación saludable; ¡ Menús, ciclos y opciones "período de almuerzo integral"; ¡ Respuesta a necesidades dietéticas especiales; ¡ Supervisión de comedor; ¡ Gestión de filas de comedor; ¡ Aseo y gestión de residuos del comedor; ¡ Almacenamientos, preparación, cocción e higiene de alimentos.

3.7.3 Información de Servicio Alimentación Tabla 21 – Información de Servicio Alimentación

Requisitos Específicos de Servicio Servicio Administrativo de Comedores - Tabla 1 -Información Relativa a Servicios Requisitos Operativos y Alcance El Concesionario será responsable por el siguiente alcance de servicios:

Requisitos y Desempeño Operacional

¡ El Concesionario presentará un Plan Anual de Prestación de Servicios para cada Institución Educativa y acordará un programa con el Interventor y la dependencia

El Concesionario presta un Servicio que cumple con las siguientes requisitos y estándares de desempeño:

61

relevant de la ETC. El Plan de Prestación de Servicio debe presentarse 2 meses antes día siguiente a la Fecha en que las partes suscriben el Acta de Terminación de Unidad Funcional y posteriormente cada año 2 meses antes del inicio del año académico;

¡ Proporcionará a los alumnos el 20% de su ingesta diaria de calorías de acuerdo con la legislación;

¡ Suministrará una comida a mediodía a todos los alumnos. El Concesionario debe ser consciente de que a un alumno no se le pedirá volver a clases por la tarde hasta que no haya comido. Si el Concesionario es incapaz de producir una comida por su método habitual, entonces tendrá que abastecerse de medios alternativos;

¡ Proporcionará bebidas y comidas saludables, nutricionalmente balanceadas y que reflejan la necesidad de los que las reciben y cumpliendo todas las normas pertinentes.

¡ Una falla de servicios públicos no eximirá al Concesionario de la obligación de proporcionar comidas; bajo estas circunstancias se limita el alcance y la disponibilidad de alimentos calientes;

¡ El Concesionario cumplirá con; – Directrices del Ministerio de Educación en relación con la nutrición – Otros requisitos relevantes y afines de Salud y Seguridad y Aseo contenidos en

este Apéndice Técnico ¡ Una demostración de la política de planificación de menús del Concesionarios en

términos de alcance, tamaño de las porciones (peso cocinado); ¡ El almuerzo estilo cafetería sería la opción preferida donde con cada estudiante

recoge su propia comida y recoge vajillas, cubiertos, utensilios y cualquier empaque, etc.

¡ El Concesionario asegurará con la Autoridad Educativa al comienzo de cada año académico que los períodos para servir los alimentos son suficientes para permitir el flujo de todos los alumnos.

¡ Las comidas deben ser de una calidad y cantidad que pueda satisfacer y superar potencialmente las pautas de porcentajes de ingesta calórica diaria nacional y territorial;

¡ Se suministrará los muebles, accesorios, equipos, vajilla / cubertería y demás consumibles para la preparación y entrega del servicio en la Institución Educativa según se identifica en las Fichas de Áreas. El tipo de vajilla (es decir, el servicio tradicional o en la bandeja) que se utilice deberá ser acordado con la Autoridad Educativa;

¡ Se hará la limpieza de las áreas de cocina, comedor y auto-servicio inmediatamente después del final de un periodo de servicio, junto con cualquier tipo de limpieza reactiva para hacer frente a derrames;

¡ Se hará limpieza profunda de cocinas, comedor y áreas designadas de conformidad con todas las normativas relevantes;

¡ Las áreas de preparación de alimentos y cocina deben mantenerse en buenas condiciones para facilitar la limpieza y la higiene;

¡ Provisión de menú de almuerzo a todos los alumnos en cada día de clases; ¡ Tomar las medidas adecuadas para que los servicios necesarios sean prestados en los

horarios de almuerzo de cada día escolar. ¡ El contenido calórico debe ser de acuerdo a la normatividad vigente ¡ El almacenamiento de los alimentos cumple con todas las normativas legales; ¡ El Concesionario deberá promover y fomentar una alimentación saludable mediante la

compilación de: – Menús nutricionalmente equilibrados, apropiados para la edad, condición social y cultural

de los alumnos y ser apropiados para el clima y la región geográfica. El contenido de las comidas debe incluir suficiente cantidad, valor nutricional y ser equilibrado y promover la mejora de la salud. El menú debe ser adaptable para proporcionarse a los usuarios con necesidades dietéticas especiales (dietas bajas en sodio, dietas bajas en calorías, las dietas sin gluten, alergias, etc.)

– Menús proporcionarán 3 opciones para cada comida. – Menús se programarán en ciclos semanales, con una actualización hecha cada tres

meses. Las actualizaciones del menú deben ser sometido a la aprobación 15 días antes de su implementación

¡ Garantizará que todos los ingredientes requeridos para el consumo sean de buena calidad, frescos y sin daños al recibirlos y en el momento de cocinar y servir, de la fuente y especificación esperada y en cumplimiento de las normas legales;

¡ En todas las etapas de producción, transformación y distribución, los alimentos deben estar protegidos contra cualquier foco de contaminación que los haga inadecuados para el consumo humano o perjudiciales para la salud.

¡ El servicio debe incluir procesos que tienen como objetivo reducir el volumen de residuos de alimentos

¡ El servicio no suministrará las comidas o ingredientes que sean estipulados por la dependencia relevante de la ETC

¡ En materia de alimentos y estándares de calidad de alimentos y servicio, el Concesionario: – Proporcionará vajillas y cubiertos según sea necesario; – Será responsable del montaje y la limpieza de todos los muebles de comedor en las áreas

designadas dentro del comedor como es requerido por el método de la entrega; – Garantizará que el personal estará capacitado y calificado para prestar el servicio; – El personal de cocina empleado en la prestación del servicio, desde la selección y

formación, debe demostrar actitudes y comportamientos adecuados hacia los alumnos y personal y entender y adherirse a las prácticas de la Institución Educativa;

– Asegurará la entrega segura de alimentos y su almacenamiento higiénico; – Llevará a cabo la limpieza y desinfección de las áreas de preparación y almacenaje de la

cocina, equipos y utensilios; – Todos los ingredientes deben ser almacenados de acuerdo a su tipo con la debida

consideración de la temperatura, el almacenamiento en seco y la humedad, y los contenedores deben estar claramente etiquetados. Las fechas de caducidad de los alimentos deben ser controlados diariamente antes de su uso;

62

– Productos químicos de limpieza o desinfectantes no deben ser almacenados en las zonas de preparación o zonas de almacenamiento de alimentos;

– Las temperaturas de cocción apropiados deben ser respetados

– Garantizará que todos los alumnos y el personal se sirven con prontitud, eficacia y cortesía en todo momento;

– Hará todo lo posible para satisfacer las necesidades de los alumnos y tendrá en cuenta las circunstancias personales y especiales;

– Despejará bandejas, basura, demás desechos y limpiará las mesas de tal manera que los nuevos comensales tengan un lugar limpio para sentarse;

– No utilizará cubiertos, vajillas o equipos desechables, sin la autorización de la Institución Educativa y la dependencia relevante de la ETC; y

– Retirará toda la basura de la zona del servicio de comedor a un lugar designado de una manera segura e higiénica al final de cada comida. Los desperdicios de alimentos se deben almacenar en recipientes que se pueden cerrar.

Se requerirá que el Concesionario proporcione mínimo 3 opciones de comida por día. Con el fin de cumplir con estos requisitos deberá: ¡ Ponerse el servicio a disposición de todos los alumnos en todos los días escolares ¡ Cumplir con todas las normativas y estándares relevantes ¡ Atender a los alumnos con requisitos dietéticos específicos; ¡ Ser de suficiente proporción; ¡ Ser servido a la temperatura correcta, siendo de 65 grados C o arriba para alimentos

calientes y 5 grados C o menos para alimentos enfriados; y ¡ Ser acompañados de acceso a agua potable enfriada. ¡ Se prevé que el personal escolar mantendrá la disciplina de los alumnos a la hora del

almuerzo. ¡ Será prerrogativa de la Autoridad Estatal utilizar las áreas de la Institución Educativa como

centros de descanso o cocinas de producción para la provisión de alimentos en casos de emergencias. El Concesionario deberá cooperar con las Autoridades Estatales para responder en diichos casos;

Todos los artículos, instalaciones y equipos que toquen los alimentos deben ser:

– Limpiados y, en caso necesario desinfectados, se hará con la frecuencia suficiente para evitar cualquier riesgo de contaminación

– Mantenidos en buen estado, de manera que se minimice el riesgo de contaminación – Mantenidos en buen estado, de una manera que les permite mantenerse limpios y, en

caso necesario, se desinfecten, a excepción de los recipientes y envases no retornables – Equipados, en dado caso, con un dispositivo de control adecuado (por ejemplo, un sensor

de temperatura) ¡ El Concesionario deberá proporcionar al personal de gestión para el servicio con un

63

mínimo de 3 años de experiencia en un ambiente similar; ¡ Todo el personal deberá cumplir con lo siguiente:

– Cumplimiento de la Libreta Sanitaria y / o documento de certificación o similares; – Registros de capacitación actualizados; – El uso de uniforme apropiado, que esté limpio e higiénico; – El uso de una identificación apropiada; – El cabello en buenas condiciones higiénicas y ya sea corto o recogido; – No tiene barba o vello facial; – Uñas cortas y en buenas condiciones higiénicas; – No hay joyas que puedan ser usadas durante la preparación de los alimentos; – Equipos de seguridad se utilizan cuando la tarea lo requiera; – Los guantes que deben utilizarse durante la preparación de alimentos.

¡ No se permitirá que trabajadores manipulen los alimentos o entrar en una zona de

manipulación de alimentos si: – Están sufriendo, o llevan, una enfermedad susceptible de transmitirse por los alimentos – Heridas infectadas, infecciones de la piel, llagas – Tener diarrea. El personal con diarrea o vómito no debe volver al trabajo hasta que hayan

tenido cuarentena o ningún síntoma durante ocho horas. ¡ El Concesionario deberá garantizar que el servicio cumple con la legislación y la normativa

actual, incluyendo pero no limitado a lo siguiente: – Resolución 2400 de 1979 del Ministerio de Trabajo, art. 58 y LNC, Ley 9 de 1979, art 288 y

Siguientes;

3.7.4 Indicadores de Desempeño Alimentación Tabla 22 – Indicadores de Desempeño Alimentación

Requisitos Específicos de Servicio Servicio Administrativo de Comedores - Tabla 2 - Indicadores Clave de Desempeño Requisito de Servicio

Requisito Específico Detalles de Seguimiento

y demás Información Relevante Estándar de Desempeño Detalle del Servicio

Ref. Detalle Categoría de

Basado en Áreas o

Rectific. Aplica?

64

Prioridad Servicios Plan de Prestación de Servicios de Gestión de Comedores

Alm1 Suministrar un Plan de Prestación de Servicios de Alimentación para cada Institución Educativa y acordará un programa con el Interventor y dependencia relevant de la ETC.

D (1,2,4,5)

No incumplir en suministrar el Plan dentro de 1 mes previo al inicio del año académico.

U S N

Suministro de un Servicio Administrativo de Comedores

Alm2 Suministro de un Servicio de Alimentación de conformidad con el Plan de Prestación de Servicios.

D (1,2,5)

No incumplir en suministrar comidas durante la hora de la comida especificada

E S N

Servicio de Servicio de Comedor

Alm3 El Servicio de Alimentación se llevará a cabo de conformidad con los Estándares de Desempeño de este servicio estipulados arriba

D (1,2,3,5)

No incumplir en suministrar el Servicio de Alimentación para cumplir con los Requisitos y Estándares de Desempeño de este Apéndice Técnico.

U A S

Alm4 Suministrará ciclos de menú actualizados a la Autoridad Educativa y dependencia relevant de la ETC para su aprobación y se visualizará el menú actual en el área de comedor.

D (1,2,3,5)

No incumplir en suministrar los cambios en los ciclos de menú antes de su implementación. Ninguna falla para visualizar el menú actual

U R

S

S

N S

Suministro de Comidas

Alm5 Garantizará que todos los alumnos reciban almuerzo todos los días escolares.

D (1,2,5)

No incumplir en suministrar comidas asignadas durante el periodo requerido

E S N

Valor calorífico de las comidas

Alm6 Provisionará comidas con una cantidad calorífica apropiada y contenido nutricional según lo acordado la dependencia relevante de la ETC y el MEN. Los menús y los ingredientes deberán ser aprobados por el MEN 15 días antes de su aplicación o uso.

SN (2,5) Pendiente de acordar con el Ministerio durante el desarrollo o el cambio de menús.

No incumplir con los requisitos de acuerdo con el contenido calorífico de cada comida

E S N

Control de Porciones

Alm7 Proporcionará comidas de igual proporción a todos los alumnos.

SN (2, 5) Rectificación sólo puede ocurrir de inmediato de lo contrario se producirá fallo

No incumplir en suministrar alimentos de porciones iguales

E A S

Desarrollo de Menús

Alm7 Los menús serán presentados en un formato acordado la Autoridad Educativa y se exhibirán en el comedor para anunciar la

SN (2,5)

No incumplir publicidad de menú diario

U S N

65

comida que se está sirviendo cada día. Aseo y Eliminación de Residuos

Alm8 Retirará la basura de la zona del servicio a un lugar designado de una manera segura e higiénica.

D (1,2,4,5)

No incumplir en el retiro de basura a la ubicación designada de una manera segura e higiénica.

U A S

Alm9 La cocina y el comedor se limpiarán todos los días al final del período de servicio al nivel requerido para el siguiente período de servicio, con todos los residuos de alimentos retirados a las zonas de almacenamiento de residuos externo.

D (1,2,5)

No incumplir en despeje de todas las áreas de la cocina y el comedor (incluyendo mesas y sillas) dentro de los 45 minutos siguientes al final del período de servicio de comidas. (Almuerzo, desayuno, etc).

U S N

Alm10

Llevará a cabo la limpieza profunda de las cocinas y será responsable de la higiene de todas las áreas designadas de acuerdo con el programa en el Plan de Prestación de Servicios.

SN (2,5) El Servicio incluirá pero no se limitará a extractores de ventilación, conductos, ventiladores, filtros de grasa, luces, aparatos dentro de extractores, zanjas en suelos, cocinas, freidoras, todas las paredes, encimeras y superficies de preparación de alimentos.

No incumplir en el desarrollo de una limpieza profunda con el fin de cumplir con todas las normas y requisitos pertinentes

U A S

Alm11

Bandejas, basura y demás desechos serán retirados y mesas limpiadas periódicamente para proporcionar una hora de la comida ordenada y limpia.

D (1,2,4,5)

No incumplir en despejar bandejas, basura, demás desechos y limpiar las mesas de tal manera que los nuevos comensales tengan un lugar limpio para sentarse durante los horarios requeridos;

U S N

Mobiliario de Comedor

Alm12

El Concesionario montará y retirará todos los muebles del comedor de las áreas designadas dentro de la zona de comedor.

D (1,2,4,5) La operación de limpieza también incluirá la limpieza de los desechos y derrames pisos, de tal manera que el recinto se pueda utilizar para propósitos curriculares después del período de la hora del almuerzo.

No incumplir en montar y despejar (dentro de los 45 minutos siguientes al final de los servicios de almuerzo) mesas y sillas para áreas designadas dentro de la zona de comedor para el servicio de la hora del almuerzo.

E S N

66

Consumibles, Cubiertos y loza

Alm13

Proporcionará todos los consumibles, cubertería y vajilla (de una apariencia razonablemente uniforme y libre de daños, incluyendo los desportillados y grietas) y condimentos necesarios para el consumo de los alimentos

D (1,2,4,5)

No incumplir en suministrar de todos los consumibles necesarios, cubertería y vajilla.

R S N

Ingredientes Alm14

Adquirirá todos los ingredientes necesarios a fin de proporcionar las opciones de menú anunciados cada día

D (1,2,4,5)

No incumplir en suministrar todos los ingredientes necesarios para soportar un mínimo de 3 opciones de menú como se anuncia cada día.

E S N

Alm15

Todos los ingredientes y materiales se almacenarán en una condición adecuada a su tipo con respecto a la temperatura y la humedad, con todos los productos etiquetados claramente y prestando la debida atención al uso por fechas.

D (1,2,4,5)

No incumplir en almacenar todos los ingredientes y los suministros de alimentos adecuados a su tipo.

E S N