Aplicaciones de las bitácoras en la empresa

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Aplicación de las Bitácoras en la empresa

Autor: Josep Verd Barreno

En Internet se definen las bitácoras como: “páginas web con historias ordenadascronológicamente y actualizadas cada cierto tiempo, normalmente cargadas de enlaces yanotaciones relativas a otros sitios web”. Se pueden enumerar tres sectores muy distintosentre sí en los que las bitácoras demuestran poseer grandes ventajas para la pequeña ymediana empresa. Estos se hallan en: La gestión de contenidos; La creación yconsolidación de comunidades virtuales. La publicidad y el marketing. En general, suutilidad viene determinada por su bajo coste de implementación y mantenimiento, asícomo por su gran facilidad de adaptación a las necesidades de la organización frente aotros sistemas más complicados o costosos.

Introducción

Ha llovido mucho desde los primeros años de Internet, cuando a principios de los 90, losprimeros internautas accedían a la red para buscar contenidos e información concreta. Lagente empezó pronto a crear sus propias páginas personales con abundantedocumentación. De estos, unos pocos visionarios observaron las necesidades de losinternautas y crearon unas páginas web cuyo objetivo era agilizar la búsqueda deinformación. Es el caso del índice aun hoy muy popular Yahoo! (http://www.yahoo.es).

Sin embargo, a finales de la década de los 90, Internet alcanzó una masa crítica deusuarios suficientemente importante como para que las empresas se lanzaran en masa ala captura de futuros e hipotéticos clientes: creían haber encontrado un filón de oro y nodesestimaron recursos para explotarlo. Se vendió mucho humo. Se creyó que Internet eraun sustituto de la televisión y se apostó por la creación de grandes contenidos multimedia;también se crearon páginas que aglutinaron muchos servicios y pocos contenidos deescasa cualidad. A éstas se les dio el nombre de “portales”.

En el intento de hacer nuevos y ventajosos negocios, muchas empresas perecieron. Otrasquedaron heridas de gravedad y hoy siguen más mal que bien, como Terra. Unas pocas,aquellas que tenían un proyecto bien definido y concreto en el que apostaban por lageneración de contenidos de calidad, sobrevivieron. Es el caso de Google o Amazon,



Aplicación de las Bitácoras en la empresa, por Josep Verd Barreno

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No sólo las empresas se vieron afectadas por esta burbuja comercial sino que tambiénpareció peligrar el futuro de los usuarios, que en su momento habían sido activosgeneradores de contenidos. Como bien dice Koldobika Meso Ayerdi: “la Red de losportales amenazó con acabar definitivamente con la “Red de las comunidades virtuales”(http://www.ehu.es/periodismo2/Cast/seminario/Meso03.pdf).

A partir del año 2000 el panorama ha ido variando poco a poco. El weblog, conocidotambién como cuaderno de bitácora o blog, ha empezado a reclamar un espacio propiodentro de la red.

La bitácora

En el verano del 2001 el autor de estas líneas recogía en un artículo que las bitácoras,pese a su juventud, empezaban a lograr un gran número de adeptos(http://www.ciudadano.net/documents/bitacora.htm). Más de dos años después, supopularidad ha sobrepasado cualquier cifra o estimación que en su momento pudierahacerse.

En el mundo náutico se define el cuaderno de bitácora como el libro en el que cada oficialde a bordo, durante su guardia, efectúa diversas anotaciones relativas a la navegación.De manera análoga, en Internet se definen las bitácoras como: “páginas web con historiasordenadas cronológicamente y actualizadas cada cierto tiempo, normalmente cargadas deenlaces y anotaciones relativas a otros sitios web”. En cierto modo, el weblog es unareivindicación de la palabra, de la Internet personal y de los contenidos de calidad.

A principios del 2002, la autora de una bitácora muy popular(http://www.tintachina.com/) hizo una clasificación bastante acertada del tipo debitácoras entre las que se puede encontrar las de tipo individual (http://www.pjorge.com/ o http://www.minid.net) y las colectivas (http://www.barrapunto.com) Personales(http://albertobastos.bublegum.net) y temáticas (http://www.terremoto.net/).

De estas últimas, las habrá clásicas (una colección de enlaces acompañados de algúnque otro comentario), como Nitroglicerine (http://www.nitroglicerine.com/); deactualidad, (en el que el autor se aprovecha de noticias diarias), como Caspa.tv (http://www.caspa.tv); especializadas (en las que se trata algún tema técnico), comoBarbol (http://www.barbol.com/); y de creación (donde el autor publica piezas de ficcióno con grandes dosis de creatividad), sea en plan de humor, como El Sentido de la Vida,(http://www.elsentidodelavida.net/) o ironía y reflexión (como La Decadencia delIngenio, http://jaime.antville.org/).

Luego las hay también que combinan varios temas y aquellas que, por sus características,resultan difíciles de clasificar. En realidad, cada usuario es un mundo y de ahí la grandiversidad que hallamos en el fenómeno de las bitácoras. El éxito de este fenómeno




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radica en que son páginas muy fáciles de mantener, sin ningún tipo de jerarquía (o muysimple) que permiten ordenar los contenidos de la red. Se tratan de páginas que filtranestos contenidos y, generalmente, dan una visión subjetiva e imperfecta pero muy valiosade la realidad que envuelve al autor o autores del sitio.

Paralelamente a este éxito, se ha abierto un crudo debate entre los medios decomunicación, sobre todo en los más tradicionales, que ven en las bitácoras una posiblecompetencia. Esto sucede mucho más en Estados Unidos, y está empezando en España,donde determinadas bitácoras han logrado un índice de audiencia muy superior al quepuedan lograr algunos medios. Por este motivo, algunas publicaciones digitales de laprensa digital se han afanado en insertar entre sus contenidos algunas bitácoras a modode columnas de opinión cargadas de enlaces. No es el caso de la publicación El Semanal

Digital (http://www.elsemanaldigital.com) que, pese a autoreferirse como el primerweblog de la prensa española, hacen un uso nada apropiado del término (como en su díamuchas empresas llamaron “portal” a cualquier web que hicieran).

Utilidad de las bitácora en la empresa

Pero en general está visto que las bitácoras son algo muy personal, por tanto, ¿hasta quépunto puede afectar a las empresas y, sobre todo, como puede beneficiarse una pequeñay mediana empresa de estos contenidos? Veámoslo más atentamente.

Se pueden enumerar tres sectores muy distintos entre sí en los que las bitácorasdemuestran poseer grandes ventajas para la pequeña y mediana empresa. Estos sehallan en:

- La gestión de contenidos.- La creación y consolidación de comunidades virtuales.- La publicidad y el marketing.

En general, su utilidad viene determinada por su bajo coste de implementación ymantenimiento, así como por su gran facilidad de adaptación a las necesidades de laorganización frente a otros sistemas más complicados o costosos.

La bitácora como gestor de contenidos

Cuando un sitio web tiene pocos contenidos y varían muy poco con el tiempo, sumantenimiento puede hacerse “a pelo”, es decir, no son necesarios recursos técnicos muycomplicados para mantener el sitio. Sin embargo, en muchas ocasiones los contenidosvariarán a menudo y serán susceptibles a ser modificados o comentados por otraspersonas. En otros casos, tal vez sea interesante disponer de una herramienta que facilite




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el intercambio de información en una intranet o una extranet a fin de agilizar lacomunicación entre departamentos.

Por otro lado, también puede interesar de cara al cliente demostrar la transparencia,honestidad y profesionalidad de la empresa a través de los comentarios y opiniones sobretemas varios. En cualquiera de estos casos, la bitácora resulta un sistema muy adecuado.Un ejemplo del uso de la bitácora como gestor de contenidos para la intranet de unaempresa lo comenta Pedro Javier Pérez (PJ) en su bitácora personal(http://confrontacion.blogalia.com/), cuando hace referencia al uso de un programamlog (http://www.xente.mundo-r.com/jtarrio/soft/mlog/) que permite gestionar unabitácora:

“La empresa se estaba adaptando a las normativas ISO y a otras aún más durasde la industria farmacéutica de las que no recuerdo el nombre. En estas normas,entre otras cosas, se te obliga a documentar casi todo. Desde incidencias hastaprocesos, pasando por tener manuales de uso hasta de los Post-It.

Mi jefe me pidió un sistema mediante el cual cada departamento pudiera escribirun texto diario con lo ocurrido, ya fuera rutinario o alguna incidencia concreta. Asíque sin pensarlo dos veces me vinieron a la cabeza las bitácoras y en concreto elMlog de Jacobo Tarrio (http://lambenor.free.fr/mlog).

En cuestión de minutos tenía montado justo lo que me pedía el jefe. Incluyendo elcalendario con enlaces para poder navegar por las entradas, accediendo

rápidamente a la de una fecha concreta. La posibilidad de poner comentarios fuerecibida con cierto escepticismo (para qué los queremos?) pero sin descartarse suuso... “

Sobre este punto, hay también una entrevista muy interesante realizada a Luis Villa enAlzado.org (http://www.alzado.org/articulo.php?id_art=27) en el cual se dedica areflexionar sobre la importancia de los gestores de contenidos.

En la intranet (red local de ordenadores) de una empresa puede resultar bastanteacertado disponer de un programa que permita gestionar los contenidos y que los ordenecronológicamente. Entre otras cosas, puede facilitar mucho la comunicación entredepartamentos ya que se trata de un modo de tener notas y comentarios archivados

permanentemente y que, además, son muy fáciles de insertar y recuperar. Por tanto,resulta útil incluso para un grupo de personas que, pese a trabajar juntos y en un mismoespacio físico, tengan que compartir datos, ideas y opiniones.

Por las mismas razones, para el desarrollo de una extranet (red de ordenadores que nocomparten un “contacto” físico directo sino que se comunican haciendo uso de Internet),el uso de los gestores de bitácoras como gestores de contenidos también puede serbastante útil. Nuevamente, su utilidad radica en su bajo coste y su versatilidad.




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En otros casos, puede haber una empresa a la que le interese compartir determinadainformación con sus clientes. Es el caso de la canadiense Idéactif dedicada al marketing yla publicidad, que han facilitado e impulsado la creación de bitácoras grupales en lascuales sus empleados puedan verter sus opiniones acerca de campañas y publicidad. Así,se busca un modo eficaz de compartir las ideas y la filosofía de la empresa con loshipotéticos clientes (http://www.ideactif.com/fr/blogxml.asp).

Precisamente, muy a menudo para profesionales autónomos y pequeñas empresas, labitácora puede ser un medio bastante bueno de promoción de sus conocimientos ytrabajos.

La bitácora y las Comunidades Virtuales

Otro ámbito en el que las bitácoras están demostrando ser muy adecuadas es en el de lacreación y consolidación de comunidades virtuales. El Vocabulario Técnico de Marketinge Internet (http://www.mixmarketing-online.com/vocabulario.html) nos da unadefinición bastante precisa acerca lo qué es una comunidad virtual al definirlo como un

“conjunto de usuarios de Internet que comparten un interés común y se relacionanen el ciberespacio. Los miembros de una comunidad virtual deben contactar entresí a través de diferentes plataformas tales como: grupos de noticias, foros, chats,

vía web, bitácoras listas de distribución,...”

Es fácil de entender porque han surgido auténticas comunidades virtuales muy potentesalrededor de determinadas bitácoras grupales como Barrapunto (http://www.barrapunto.com/) o Alzado (http://www.alzado.org). En otras ocasiones, elnexo de unión entre miembros de la comunidad son los vínculos que éstos disponen ensus propias bitácoras personales. Así, con estos nuevos sistemas de publicación se halogrado concentrar un numeroso grupo de gente que comparten una serie de gustos eintereses entorno de uno o varios webs.

Sobre estos puntos, se han hecho interesantes y muy completos estudios sobre lacomunidad de bitácoras hispanas (a la que se le ha ido llamando popularmente comoblogosfera). Uno de los estudios más interesantes es probablemente esta disponible en:http://www.blogalia.com/pdf/20030506blogtalk.pdf y luego tenemos el mapa decomunidades en: http://www.microsiervos.com/blogosfera/.

Respecto a las listas, la ventaja de las bitácoras grupales se halla en la relativa facilidadcon la que uno puede recuperar mensajes anteriores, organizados a menudo por fechas opor temas (en general, no demasiado concretos). Además, sucede que en las bitácorasexiste la figura de uno o varios autores principales que se encargan de canalizar todo elcontenido a través de los mensajes de la página principal. A partir de aquí, los mensajesse enriquecen con las aportaciones del resto de lectores.




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Ahora bien, a menudo la combinación de una lista de correo tradicional y una bitácora esfundamental. Sería un poco el caso de Cadius (http://www.cadius.org), una lista decorreo dedicada a la usabilidad, y Alzado (http://www.alzado.org), formada por unospocos participantes de Cadius que la enriquecen con artículos muy completos y a los quese van añadiendo comentarios y opiniones del resto de lectores. Luego, resulta quealgunos de los autores de Alzado, así como muchos otros suscriptores de Cadius, tienensus propias bitácoras personales enlazándose entre sí y formando una comunidad muchomás cohesionada.

Otro ejemplo de bitácora es Construtic (http://www.construtic.com/), cuyo autor, JordiBer, pretende convertir en un nexo de unión para todos aquellos interesados en el sector

de la Construcción y las Nuevas Tecnologías. Así, el autor ha apostado por la bitácoracomo medio de comunicación para, en primer lugar, ordenar sus ideas y aportar algo a lacomunidad de usuarios interesados en el tema. Además, el considerar la comunidadvirtual (y en consecuencia, las bitácoras) como conductora de aprendizaje permanentepermite que los usuarios de la comunidad tengan un conocimiento real y concreto sobre lamateria que les permita afrontar nuevos retos (tanto a nivel profesional como personal) endistintas materias.

Una última mención que debe hacerse es la aportación de las bitácoras en la gestión decomunidades virtuales entre empresas, empresas y usuarios y entre usuarios. Endefinitiva, lo que desde hace unos años viene conociéndose con las siglas B2B, B2C,C2C. Entre empresas, la bitácora permite tener una comunicación permanente y fluida

sobre la materia que comparten: en el caso de la construcción y las tecnologías de lainformación, por ejemplo, Construtic permitiría tener acceso a documentación ynovedades en el sector, además de establecer un primer contacto entre empresas yprofesionales. Entre empresas y usuarios, debe verse la bitácora como un nuevo soportesobre el que basar y consolidar la comunidad virtual (sobre la que puede obtenerse unbeneficio, bien sea directo o indirecto). Sucede lo mismo en las comunidades virtualesentre usuarios.

Publicidad y Marketing

El último sector en el que las bitácoras tienen una aplicación clara y evidente es enel de la publicidad y el marketing. Desde hace mucho tiempo se ha observado quela publicidad, cuanto más y mejor dirigida esté, más efectiva es. Así, es importantetener un Target , un objetivo, muy definido para poder vender un producto.

Un error muy común en la planificación de las campañas publicitarias en Internet es creerque, al tener acceso millones de personas a la página web de una empresa, éstasaccederán a ella y adquirirán un producto. En realidad, no hay nada más falso que esto.Primero, porque el hecho de que millones de personas puedan acceder a una web no




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significa que realmente accedan, si es que no les interesan mucho los contenidos.Segundo, porque aunque accedieran, si no encuentran el producto deseado, se largarántan pronto han venido y no volverán.

Así esta resultando que la publicidad a través de banners y ventanas emergentes en websmuy genéricas es cara y poco efectiva. En cambio, iniciativas publicitarias como las queha llevado a cabo Google demuestran un auténtico conocimiento del medio. ¿Qué haceGoogle? Google selecciona la publicidad que mostrará a través de las palabras clave queintroduce el usuario para buscar. A partir de aquí, visualiza la publicidad de un modo nadaagresivo (tanto que mucha gente no se da cuenta que incluye publicidad) pero efectivo.

A esta iniciativa, se le suman otras que tienen en común la búsqueda y definición de un

objetivo concreto para la creación de campañas publicitarias. Dicho esto, y a raíz de loscomentarios hechos sobre la utilidad de la bitácora en la creación y consolidación de lacomunidad virtual, queda patente su interés como medio publicitario. Así, una bitácoradedicada a la horticultura que concentre muchos aficionados puede ser un buen espaciopublicitario para una empresa dedicada a este tema. Lo mismo sucede con cualquier otrosector, desde el mueble hasta el de la iluminación.

Otra prueba de la ventaja de estos sistemas es la adquisición que llevó a cabo Googlehace un cierto tiempo de una de las mayores empresas dedicadas a la creación degestores y alojamiento gratuito de bitácoras (http://www.blogger.com/). Se han debatidomucho los motivos de esta compra pero, en general, todos parecen resumirse en loexpuesto en líneas anteriores.

Conclusiones Finales

⇒ Lanzarse a crear bitácoras sin un conocimiento cierto de lo que quiere hacerse esrepetir los errores que condujeron al fracaso de las .com hace unos cuantos años.

⇒ Es interesante que las empresas se animen a considerar las ventajas que puedareportarles la implantación de una bitácora y que los anunciantes fijen su atenciónen las comunidades virtuales basadas en esta herramienta.

© Josep Verd Barreno –Barcelona (España), en Noviembre de 2003

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