Aplicación Cooperativas SICOD (Sistema de Códigos de...

MINISTERIO DE DEFENSA

NACIONAL

República de Colombia

MANUAL DE USUARIO

COOPERATIVAS

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AplicaciónCooperativas SICOD(Sistema de Códigos

de Descuento)

Aplicación Cooperativas SICOD

(Sistema de Códigos de Descuento)

Módulo del Usuario de la Cooperativa

Nómina Ministerio de Defensa

11-10-2019

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Registro de Cambios del Documento

Versión Fecha Acción Resumen del Cambio Responsable

1.0 CD

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Cooperativas SICOD Hernando Sierra

Valores para el campo AcciónCD – Creación de documentoDD – Entrega del documentoMD – Modificaciones del DocumentoRD – Revisión del documento.

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TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción...................................................................................................................................4

2. Pantallas de la aplicación................................................................................................................4

2.1. Pantallas de LOGIN..................................................................................................................5

2.2. Pantalla Inicio..........................................................................................................................7

2.3. Pantalla Información Ingreso Aplicación.................................................................................8

2.4. Pantalla Información Actividades Realizadas..........................................................................9

2.5. Pantalla Conceptos de la Cooperativa...................................................................................10

2.6. Pantalla Informes Deducciones.............................................................................................11

2.6.1. Pantalla Informes de Deducciones –Detalles de la Cuentas de Cobro................................12

2.6.2. Informe de Deducciones - Cuenta de Cobro PDF................................................................13

2.7. Pantalla Cargar Novedades...................................................................................................14

2.8. Pantalla Cargar Archivos de Soportes....................................................................................15

2.9. Pantalla Consulta de Cargas Realizadas.................................................................................16

2.10. Estructura del archivo de Cargue........................................................................................17

2.10.1. Estructura Archivo............................................................................................17

2.11. Pantalla Capacidad de endeudamiento...............................................................................18

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1.Introducción

El presente documento explica de forma detallada el manejo de la aplicaciónCooperativas – SICOD (Sistema Códigos De Descuento).

SICOD es una aplicación web del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL que permite:

1. A las cooperativas enviar novedades de descuento y cargarlas en las Nóminasde las fuerzas correspondientes.

2. Consultar y descargar la información de las deducciones hechas por el MDN enlos últimos tres meses.

2.Pantallas de la aplicaciónA continuación, se presentan las pantallas disponibles de la aplicación SICOD para losusuarios de las cooperativas.

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2.1.Pantallas de LOGIN

Permite realizar el ingreso a la aplicación. La pantalla solicita el código de descuento yla clave asignadas a la Cooperativa.

La clave es asignada por el Ministerio de Defensa. En caso de presentarse algúnproblema se debe contactar al Ministerio.

El botón “Ingresar” realiza la validación del usuario y la clave e ingresa a la aplicación.

TENER EN CUENTA:

1. Para ingresar a SICOD se debe tener un código de descuento y la claveasignada por el Ministerio de Defensa Nacional.

2. En caso de olvido de clave, se debe solicitar al funcionario encargado delMinisterio de Defensa Nacional.

3. Automáticamente cuando la aplicación no detecte actividad se cerrará la sesión.El tiempo de inactividad en el sistema no puede ser superior a 15 minutos.

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2.2.Pantalla Inicio

Da la bienvenida a la aplicación. Presenta resumen de las tareas que el usuario puedehacer.

Esta pantalla se presenta al ingresar por primera vez a la aplicación, después de darusuario y clave.

También se puede llegar oprimiendo la opción “Inicio” del menú de la aplicación (ladoizquierdo).

TENER EN CUENTA:

Todas las pantallas de la aplicación tienen el mismo menú y el mismoencabezado.

En el encabezado, en la parte superior derecha está la opción “SALIR DE LAAPLICACIÓN”, la cual como lo indica, permite salir de la aplicación. Se puede salir encualquier momento de la aplicación. Al salir, se retorna a la página de la SedeElectrónica del Ministerio de Defensa Nacional.

Automáticamente cuando la aplicación no detecte actividad se cerrará la sesión. Eltiempo de inactividad en el sistema no puede ser superior a 15 minutos.

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2.3.Pantalla Información Ingreso Aplicación

Presenta el registro de todos los ingresos a la aplicación del usuario conectado.

En la tabla se presenta la fecha (y hora) del ingreso y el nombre de la máquina odirección IP desde donde estuvo trabajando.

El botón “Exportar Datos” envía los datos de la tabla a un archivo Excel

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2.4.Pantalla Información Actividades Realizadas

Presenta el registro de las actividades realizadas por el usuario conectado. La lista deactividades presenta la fecha y hora de la actividad, el tipo de actividad y el detalledela actividad realizada. Generalmente se registran las actividades de carga dearchivos de soporte y carga de archivos de novedades

El botón “Exportar Datos” envía los datos de la tabla a un archivo Excel.

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2.5.Pantalla Conceptos de la Cooperativa

Presenta la lista de los conceptos de descuento permitidos a la cooperativa. La lista muestra el código, el nombre, la descripción y el estado del concepto.


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2.6.Pantalla Informes Deducciones

Permite consultar las deducciones hechas a la cooperativa en los últimos meses.

Se debe seleccionar un rango de fechas para consultar el detalle de la liquidación.

Luego de seleccionar el registro, se debe oprimir el botón “Consultar ValoresLiquidados”

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2.6.1. Pantalla Informes de Deducciones –Detalles de la Cuentas de Cobro

Permite ver los detalles de la liquidación correspondiente al rango de fechasseleccionado en la pantalla anterior.

El botón “Exportar a archivo CSV” exporta la información de esta tabla a un archivoplano CSV.

El botón “Exportar a archivo XML” exporta la información de esta tabla a un archivoplano XML.

El botón “Generar Informe PDF” genera el informe PDF de las cuentas de cobro deacuerdo a la estructura definida en NÓMINA.

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2.6.2. Informe de Deducciones - Cuenta de Cobro PDF

Este informe se genera desde la pantalla “Detalles de la Cuentas de Cobro” al oprimir el botón “Generar Informe PDF”.Presenta la información de las cuentas de cobro agrupadas y totalizadas por:/Fuerza /Concepto /Pensionados

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2.7.Pantalla Cargar Novedades

Permite enviar el archivo de novedades a las fuerzas indicadas. Presenta la fuerza y elhorario disponible de carga. Para enviar novedades a una fuerza, se debe seleccionarprimero la fuerza.

TENER EN CUENTA:

Para enviar novedades, primero se debe seleccionar la fuerza dando clic sobre elregistro correspondiente.

Si el horario el momento actual está dentro del horario seleccionado, la pantalla activalos campos para seleccionar el archivo y el botón para enviarlo.

Si se está fuera del horario autorizado la aplicación mostrará un mensaje indicando elmensaje.

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2.8.Pantalla Cargar Archivos de Soportes

Permite enviar todos los archivos de soporte correspondientes a la fuerza seleccionada.Presenta la fuerza y el horario disponible de carga.Para enviar novedades a una fuerza, se debe seleccionar primero la fuerza.

TENER EN CUENTA:

Para enviar novedades, primero se debe seleccionar la fuerza dando clic sobre elregistro correspondiente.

Si el horario el momento actual está dentro del horario seleccionado, la pantalla activalos campos para seleccionar el archivo y el botón para enviarlo.

RECOMENDACIONES:

Comprimir archivos de soportes en uno o más archivos ZIP.

Usar nombres diferentes para los archivos enviados.

Los programas de carga sobre - escribirán los archivos con el mismo nombre. Esdecir, solamente dejará el último archivo cargado con el mismo nombre.

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2.9.Pantalla Consulta de Cargas Realizadas

Presenta la lista de las cargas realizadas por las cooperativas.Permite ver el lote de carga y los registros detalles de la carga realizada.Presenta el número del lote, el nombre del lote, la fecha y hora de la carga, el estadode la carga, el nombre de la cooperativa y la fuerza a la que se le envió los registros decarga.


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2.10. Estructura del archivo de Cargue

El archivo de cargue, es el archivo de novedades de descuento que reportan lascooperativas, para aplicar a los funcionarios relacionados en el archivo.

2.10.1. Estructura ArchivoEl archivo tiene que ser en formato .txt, no ser superior a 1 MB y tiene la siguienteestructura en su contenido con 58 caracteres. Ejemplo:

00079276063900B1794422013100400003610950000000201311202010

Donde sus valores son los siguientes:

Posiciones Cantidadcaracteres Campo Descripción Ejemplo

1-1111 Código

militar

Código militar asociado al funcionario, se completan los 11 caracteres con 0 a la izquierda.

00079276063

1-154

ConceptoConcepto asociado a la cooperativa, para realizar descuentos en nómina. 900B

5-21

6Numero Documento

Número del documento soporte, el cual autoriza el cambio del valor, se completan los 6 caracteres con 0 a la izquierda.

179442

1-298

Fecha del documento

Fecha del documento soporte, el cual autoriza el cambio del valor, con formato YYYYMMDD.

20131004

9-412

ValorValor de la novedad reportada, se completan los 12 caracteres con 0 a laizquierda.

000036109500

1-465

PorcentajePorcentaje de la novedad reportada, se completan los 5 caracteres con 0 a la izquierda.

00000

6-52 6 Fecha desde Fecha de inicio del periodo de cobro, con formato YYYYMM

201311

2-586

Fecha hastaFecha de finalización del periodo de cobro, con formato YYYYMM. 202010

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2.11. Pantalla Capacidad de endeudamiento

Presenta la lista de empleados que están en trámites con la Cooperativa y que hanautorizado la consulta de su capacidad de endeudamiento a la entidad.La lista presenta los campos: Empleado documento, Empleado nombre, fuerza a la quepertenece el empleado, valor de la cuota mensual cotejada contra la capacidad deendeudamiento, el año y mes del inicio del descuento, en caso de ser aprobado elcrédito por parte de la Cooperativa, el usuario que hizo la modificación.

El botón “Refrescar” actualiza la información de la pantalla.

Los botones “Aprobar” y “No Aprobar” registran si se aprueba o no el crédito alempleado.

El botón “Aprobar todas las solicitudes” aprueba todas las solicitudes que no hansido aprobadas.

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