ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL: “ARCHIVOS ELECTRONICOS”

Impartido por: Lic. Yigal Teran Rivera

Hermosillo, Sonora Martes 26 de Noviembre de 2013

-Preservar documentos y expedientes en archivos organizados y actualizados. -Principios: integridad, disponibilidad, eficiencia, localización expedita y conservación. -Obligación de contar con: archivo de tramite, archivo de concentración, espacio físico y responsable del archivo. -Los encargados de archivos de tramite y concentración elaborarán los instrumentos de control. -Conservación de documentos 30 años. -Contar con archivo de concentración dando el plazo de 1 año. -Procedimiento de destrucción legalizado con términos establecidos, reducción de tiempo en el procedimiento.

Los Lineamientos deben contener: 1.- Criterios que permitan la homologación en la clasificación, identificación y preservación de la información a su naturaleza. 2.-Estandares mínimos de archivonomia. 3.- Responsabilidad del sujeto obligado oficial para que capacite a sus empleados. 4.- Organización fácil para la consulta. 5.-Apegarse a las normas archivísticas nacionales e internacionales.

Originalmente cualquier archivo o registro electrónico fue considerado como algo interno, cuando existía un destinatario final, el soporte para este destinatario era el “papel”, sin embargo el desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron tal situación, surgiendo dispositivos que leían el documento en un soporte diferente del papel.

El desarrollo de la archivística ha estado

enmarcado en los últimos 10 años por

disciplinas como la informática, administración y gestión de la información.

Conjunto de datos almacenados en determinado formato y pueden ser guardados en el disco duro de la computadora o bien en cualquier otro medio como disco compacto, memoria, disco externo etc.

Articulo 3° fracción XVI.- Documento electrónico: Aquel que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura.

USB Disco Compacto DVD Unidad Zip Disco duro computadora Disco externo MP3- MP8 IPOD Tarjeta memoria

*El nombre que se le otorga por el usuario permite la administración del archivo. *La extensión indica el formato, tipo de datos que contiene, el programa que requiere la computadora para visualizarlo o editarlo.

1.- Contenido 2.- Estructura 3.- Contexto 4.- Presentación

Las dependencias gubernamentales están transformando sus recursos impresos en documentos electrónicos, protegiendo su información con el pasar del tiempo.

Ahorrar gran cantidad de papeles Comunicación interna entre unidades administrativas sin papel Distribución de documentación extensa Rápida ordenación Movilidad y uso por internet Respaldo de la información

Elimina el extravío de documentos Facilita el acceso a la información pública Reduce costos de operación Incrementa productividad Uso simultaneo de usuarios para el mismo documento Eficiencia en el servicio al cliente Control del manejo de firmas electrónicas Favorece la conservación de originales, evitando el desgaste y deterioro Eliminación de impresión y gasto de papel Ordenación lógica de los expedientes Resguardo de información en múltiples formatos electrónicos

Los soportes de este tipo de documentos tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos.

1.- Cuidarse del polvo y superficie (fundas protectoras) 2.-Humedad regulada 3.-Temperatura ambiente 4.- Identificación y erradicación del hongo “geotrichun”

Espacios protegidos de luz y polvo Evitar proximidad a motores o transformadores

electrónicos Temperatura de 23 °C 50% de humedad Almacenamiento en cajas

*Por su forma de creación: pueden ser documentos nativos electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y toda su vida permanecen así, o bien pueden ser documentos electrónicos digitalizados se conviertan o escanean para su utilización en medios electrónicos. *Por su origen: pueden ser hechos por la administración publica o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones diversas.

Autenticidad: Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado.

Integridad: es la protección del documento de modificación no autorizados.

Fiabilidad: es el contenido que representa expresamente lo que se quiso decir de el.

Disponibilidad: que se pueda localizar, recuperar, presentar y leer.

Es la sucesión ordenada de documentos registrados por vía informática y que darán constancia de una actividad administrativa.

Es cuando un software permite ejecutar programas de ordenador en una plataforma diferente de la cual fueron escritos originalmente. (Windows a Apple)

Proceso consistente en hacer que los datos y las aplicaciones existentes funcionen en una computadora, software o sistema operativo distinto. (ssipson a informex)

¡¡¡GRACIAS POR TU ATENCIÓN!!!

Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora

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