AÑO 2010 - ChileCompra...como también para la esencial tarea de mejorar la calidad de la...

AÑO 2010

Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010

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INDICE

1. Procedimiento de modificación del manual………………………………………….......7

2. Objetivo………………………...………………………………………………………8

3. Alcance………………………………………………………………………………….8

4. Definiciones y abreviaturas………………………………………………………..……8

5. Disposiciones legales, referencias normativas y documentos relacionados……………12

5.1 Otras disposiciones vinculadas al sistema de abastecimiento…………………………14

6 Estructura organizacional………………………………………………………….......15

6.1 Organigrama de la división de administración general……………………………...15

6.2 Descripción de la división de administración general………………………………....16

6.2.1 Objetivos estratégicos………………………………………………………………..16

6.3 Descripción de la Sección de Compras…...…………………………………………..17

6.3.1 Organigrama Sección de Compras…………………………………………..……....17

6.3.2 Objetivos de la Sección de Compras…………..…………………………………….17

6.3.3 Descripción funcional de la Sección de Compras………………..….………………...18

6.4 Descripción de la Sección de Actos y Contratos……………………………………...19

6.4.1 Organigrama de la Sección de Actos y Contratos………...…………………………19

7. El proceso de compras……………………………………………….………………….20

7.1 Definición de proceso de compra………...……………………………………………20

7.2 Principios orientadores de los procesos de compra y contrataciones del Sector

Público………………………………………………………………………………..……..20

7.3 Etapas del proceso de compras……….……………………………………………….21

7.3.1 Definición de requerimientos…………….…………………………………………..21

7.3.1.1Formulario solicitud de compras y/o servicios………………………………………21

7.3.2 Planificación de compras……………………………………………………………22

7.3.3 Selección del procedimiento de compras………………………………………..23

8. Responsabilidades y competencias………………………………………………..…25

8.1 Clientes internos y programa requirente…………………………………………...25

8.2 Unidad de Compra……………………………………………………………………26

8.3 Sección de Compras…………………………………………………………………...26

8.4 Jefe sección de Compras………………………………………………………...……26


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8.5 Jefe unidad de Compras…………………………………………………………...…26

8.6 Jefe unidad de Gestión y Desarrollo………………………………………………….27

8.7 Ventanilla Única………………………………………………………………….…27

8.8 Coordinador de

Clientes……………………………………………………………27

8.9 Ejecutivo de Compra………………………………………………………………..27

8.10 Contraparte Técnica………………………………………………………………....27

8.11 Comisión de Evaluación……………………………………………………………...27

8.12 Sección de Actos y Contratos………………………………………………………...28

8.13 Sección Ejecución Presupuestaria, Áreas Técnicas y Auditoria……………………….28

8.14 Jefe Ejecución Presupuestaria………………………………………………………...28

8.15 Jefe Sección de Actos y Contratos…………………………………………………...28

8.16 Abogado Revisor…………………………………………………………………….28

8.17 Abogado ejecutor………………………………………………………………..…28

8.18 Administrador de Contratos………………………………………………………...29

9. Procedimiento de custodia, control y vigencia de las garantías……………………29

10. Descripción de actividades y flujos…………………………………………………...30

10.1 Construcción perfil de consumo cliente interno (PCCI)………………………………..31

10.2 Formulación Plan Anual de Compras (PAC)…………………………………………..33

10.3 Trato Directo < 10 UTM (TD <10 UTM)……………………………………………...36

10.4 Calificación a Proveedores (CP)……………………………………………………...43

10.5 Convenio Marco <1000 UTM (CM)…………………………………………………..45

10.6 Grandes Compras por Convenio Marco (GCCM)…………………………………….48

10.7 Licitaciones públicas (LP)……………………………………………………………52

10.8 Compras <3 UTM…………………………………………………………………..63

10.9 Recepción y custodia de documentos de garantía (RCDG)…………………...……66

10.10 liberación y/o cobro de documentos de garantía de seriedad de la oferta

(LCDGSO)………………………………………………………………………………….68

10.11liberación de documentos de garantía de fiel cumplimiento de contrato

(LGFCC)……………………………………………………………………….....................70

10.12 Cobro de documento de garantía de fiel cumplimiento de contrato

(CGFCC)…………………………………………………..................................72

11. Otras actividades relacionadas………………………………………………….…….74


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11.1 evaluación de ofertas………………………………………………………………...74

11.2 procedimiento de pago………………………………………………………………75

11.3 evaluación de proveedores……………………………………………………...…75

11.4 Políticas de inventario………………………………………………………………..75

12. Indicadores de gestión…………………………………………………………………76

13. Anexos…………………………………………………………………………………79

Anexo nº1 ficha “plan de compras 2010”…………………………………………………80

Anexo nº2 formato “formulario de Calificación a Proveedores”…………………………...81

Anexo nº3 Check List………………………………………………………………………..82

Anexo nº4 “Tabla de seguimiento de procesos de adquisiciones” (disponible en formato

digital en la sección de compras)………………………………………………………………..84


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PRESENTACIÓN El presente Manual de Procedimientos de Compras y Contrataciones Públicas del Nivel

Central del Ministerio de Educación, es fruto del trabajo conjunto de los equipos de trabajo

de las Secciones de Compras y Actos y Contratos de la División de Administración General.

Su propósito fundamental es poner a disposición de los funcionarios y funcionarias

involucradas en cada una de sus etapas relevantes del proceso de abastecimiento

ministerial, un conjunto de herramientas de gestión y procedimientos de trabajo para

contribuir a un mejoramiento significativo del proceso de compras y contrataciones de los

bienes y servicios que nuestro Ministerio requiere tanto para su funcionamiento operacional,

como también para la esencial tarea de mejorar la calidad de la educación que nuestros

niños y jóvenes reciben en cada rincón del país.

Es decir, este Manual es sólo el complemento adecuado de las personas que nos dedicamos

a las compras públicas en el Ministerio de Educación. Pues, con equipos de trabajo

alineados con los fines y propósitos ministeriales, dichas políticas públicas podrán llegar a

cada escuela y universidad del país en forma oportuna, contando con el mejor servicio y

conjunto de bienes requeridos al mejor precio y calidad posibles en función del presupuesto

disponible para cada adquisición.

Con este Manual de Procedimientos y las diversas fuentes de conocimientos disponibles

para los involucrados, se actualiza un ámbito de saber propio del proceso de compras y

contrataciones públicas. Su adecuada utilización y adaptación a las condiciones de cada

equipo de trabajo es un ámbito del saber hacer que esperamos contribuir a mejorar en

forma continua. Pero, la ética de la responsabilidad, la transparencia y probidad

requeridas en cada adquisición de compras y contrataciones públicas es un ámbito del saber

ser que debe caracterizar a cada persona que es parte de los equipos de trabajo, de las

cuales esperamos enorgullecernos por sus logros y genuina dedicación en el cumplimiento

de sus funciones.

El alcance de este Manual de Procedimientos es desde la generación de los requerimientos

hasta las compras y contrataciones del Nivel Central. A nivel regional, cada Seremi debe

disponer de un Manual de Procedimientos equivalente a su envergadura organizacional y

procedimientos internos, los cuales deben velar por la integración y comunicaciones fluidas


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entre los diferentes clientes internos y los equipos de apoyo administrativo de nivel

provincial y regional, con el propósito de lograr condiciones de planificación y ejecución

oportuna de las compras regionales y un nivel satisfactorio de todos y cada uno de los

indicadores de gestión contemplados en el Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG)

Sistema de Compras y Contrataciones Públicas.

Como se ha informado, dentro de las prioridades de la DAG está rediseñar el proceso de

Abastecimiento del Ministerio de Educación para contribuir -desde nuestra función de

soporte institucional y a través del desempeño oportuno y eficiente de nuestros procesos- al

cumplimiento de los propósitos ministeriales y mejorar significativamente los desempeños

institucionales que los desafíos de la Reforma del Sistema Educativo demandan.

En este contexto y a partir del diagnóstico de las insuficiencias en la gestión ministerial, se

ha propuesto una estrategia de cambios esenciales, pero graduales del proceso de

abastecimiento. De este modo, si el fin es contribuir significativamente al mejoramiento del

trabajo de soporte institucional del Ministerio, uno de los propósitos es relevar el proceso

de abastecimiento de la organización a nivel nacional como un proceso estratégico y de

alto impacto en el desempeño y logro de los propósitos ministeriales.

La gradualidad de este proceso de mejora tiene que ver con la necesidad de comenzar por

logros alcanzables en un corto plazo relativo y por ciertos asuntos básicos que no están

adecuadamente resueltos, para persistir en una ruta de cambios significativos y de

resultados de alto impacto. Así, la creación de un Manual de Procedimientos de

Adquisiciones es un producto inscrito dentro de la estrategia de posicionar el Plan de

Compras como un instrumento fundamental de gestión de abastecimiento y de este modo,

contribuir a generar compras más oportunas y eficientes, como también a la articulación

coherente y consistente entre la formulación presupuestaria y la ejecución del gasto

institucional destinado a la adquisición de bienes y servicios.

En consecuencia, aquí se presenta un instrumento explícito de procedimientos para definir un

Plan de Compras y las estrategias más adecuadas para abordar la adquisición de bienes y

servicios regulares y estratégicos a nivel central y en cada una de las Unidades de

Compras existentes en el Ministerio de Educación a lo largo del país.

Jefe Sección Compras.


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1 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DEL MANUAL

En los casos que se requiera realizar alguna modificación al presente manual, se procederá

del siguiente modo:

1.1 Si el cambio modifica los aspectos fundamentales de un procedimiento, este cambio

debe realizarse con la autorización expresa del Jefe de la División de Administración

General, a través de la formalidad correspondiente a las comunicaciones de esta

División ministerial. Una vez aprobado y comunicado el cambio, la modificación debe

publicarse en el documento disponible en la Intranet del Servicio.

1.2 Si el cambio modifica la organización estructural de los equipos involucrados en el

proceso de abastecimiento, el cambio debe realizarse con la autorización expresa del

Subsecretario de Educación a través de la formalidad correspondiente a las

comunicaciones de dicha Subsecretaría ministerial. Una vez aprobado y comunicado el

cambio, la modificación debe publicarse en el documento disponible en la Intranet del

Servicio.

1.3 Si el cambio establece la modificación de las formalidades propias del

procedimiento, estas modificaciones deben contar con la autorización expresa del

Subsecretario de Educación. Una vez aprobado y comunicado el cambio, la

modificación debe publicarse en el documento disponible en la Intranet del Servicio.


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2. OBJETIVO

Este Manual tiene por objetivo presentar las normas y los procedimientos de

adquisición para mejorar la eficiencia, calidad y transparencia de los procesos de

compras y contrataciones de la Sección de Compras, así como fortalecer el acceso a

mayor y mejor información.

La Sección de Compras es la encargada de ejecutar los procesos de compras y

contrataciones y velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos

establecidos en el presente Manual. Además, en el Nivel Central es la unidad

autorizada para realizar las negociaciones de compra de bienes y servicios, a través

del documento Orden de Compra, en el sitio www.mercadopublico.cl de Internet.

3. ALCANCE

Este documento se aplica en la Sección de Compras Nivel Central, y tiene relación con

todos los Procesos de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios efectuados por

la Institución con recursos propios o transferidos. Se exceptúan de este procedimiento,

las compras contempladas en el Art.3 de la Ley y Art. 53 del Reglamento.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica

a continuación:

• Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos adquiridos de

uso general y consumo frecuente, con la finalidad de mantener niveles de inventarios

necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica.

• Boleta de Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene

como función respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, llamados a


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licitación (seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o

servicio (fiel cumplimiento de contrato). En casos en que el monto de la contratación sea

superior a 1.000 UTM, la boleta de fiel cumplimiento de contrato será siempre exigible.

• Factura: Documento tributario asociado a una orden de compra que respalda el pago,

respecto de la solicitud final de productos o servicios.

• Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar

mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución.

• Orden de Compra/Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina

el compromiso entre la unidad demandante y proveedor, que tiene como función

respaldar los actos de compras o contratación respecto de la solicitud final de productos

o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del proceso

en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrónica según lo

establezcan los procedimientos.

• Plan Anual de Compras: Es el instrumento técnico esencial de planificación de la

demanda agregada de bienes y servicios requeridos en un año calendario para el

cumplimiento de los fines ministeriales y el adecuado y eficiente funcionamiento de la

organización. Los planes de compra deben contener la información esencial respecto a

la lista de los bienes y servicios requeridos, la cantidad, el presupuesto estimado, la

unidad requirente, la fecha en que se requiere el producto o servicio para establecer el

tiempo de proceso, la fecha estima de emisión de la Orden de Compra y la modalidad

de compra adecuada como expresión de la estrategia de compra Los procesos de

compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan

Anual de Compras elaborado por cada Entidad Licitante. 1

• Portal ChileCompra: (www.chilecompra.cl), Sistema de Información de Compras y

Contrataciones de la Administración Pública, a cargo de la Dirección de Compras y

1 Artículo 99 Reglamento de la Ley 19886.


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Contratación Pública2, utilizado por unidades de compras para realizar los procesos de

Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes

y/o Servicios.

• Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio

que el Usuario Requirente solicita al Área o Unidad de Compra del Organismo, que

contiene la descripción adecuada de los Términos de Referencia Técnicos de dicho

requerimiento.

• Resolución: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se

contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública.

• Cliente interno: Toda persona miembro de la organización, quien requiere del

resultado o producto de uno de los procedimientos internos pertenecientes a alguno de

los sistemas que comprenden el alcance del Sistema de Gestión de Calidad.

• Cliente externo: Toda persona o entidad no perteneciente a la organización, quien

posee una necesidad que el Servicio puede satisfacer con alguno de los productos

definidos por los Sistemas del PMG.

• Calidad: Conjunto de propiedades, atributos y características de un producto o servicio,

que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades de un cliente (interno o

externo).

• Sistema: Conjunto de elementos integrados que hacen un todo y que permiten obtener

un resultado a partir de una determina calidad de interrelación entre sus componentes.

El Sistema de Gestión de Calidad está formado por la visión, la organización, los

procedimientos, las herramientas, la gestión, la metodología de trabajo, entre otros.

• Gestión: Se refiere a las acciones de administración (planificación, ejecución, control y

retro-información) para conseguir los resultados esperados.

2 Artículo 19 ley de Compras Públicas 19.886


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• Proveedor: Toda persona u organización que proporciona insumos para el logro de

resultado esperado.

• Procedimiento: representación escrita de un proceso. Da cuenta de la forma de hacer

algo, que articula razonablemente los recursos y personas involucradas en el logro

esperado.

• Instructivos: Los instructivos son documentos que señalan de forma precisa la manera de

ejecutar una actividad.

• Registros: Documento controlado que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.


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5. DISPOSICIONES LEGALES, REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTOS

RELACIONADOS.

� Ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación

de Servicios, de 2003, “Ley de Compras públicas”, última modificación 2008.

• Regula el mercado de las compras públicas.

• Crea la institucionalidad necesaria para velar por la transparencia y la eficiencia

en las Compras y Contratación Públicas.

• Preserva la igualdad de competencia y no discriminación.

� Decreto Nº 250, del Ministerio de Hacienda, de 2004, que aprueba el Reglamento

de la Ley Nº 19.886, última modificación 2007.

• Determina detalladamente los requisitos, circunstancias y procedimientos que rigen

en conformidad a la Ley de Compras respecto de los procesos de compras y

contratación pública de bienes y servicios.

• Define los alcances de la obligatoriedad de regirse por el Sistema de Información

de las Compras y Contrataciones de las Entidades.

• Determina los requisitos y procedimientos respecto del Contrato de Suministro y

Servicios.

• Define los contenidos del plan anual de compras.

� Decreto supremo Nº 98, del Ministerio de Hacienda, de 1991, que establece

modalidades a que deberá ajustarse la celebración de convenios que involucren la

prestación de servicios personales, última modificación 1997.

• Establece los requisitos generales para la celebración de convenios de servicios

personales, con personas naturales y jurídicas.

• Establece los criterios de selección de la prestación de servicios personales.

• Establece la responsabilidad de evaluación de organismo contratante.

� Ley Nº 18.803 de 1989, que autoriza a los servicios públicos para contratar

acciones de apoyo a las funciones que no corresponden al ejercicio mismo de sus

potestades.


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• Autoriza la celebración de contratos con municipalidades o a entidades de derecho

privado, para cumplir funciones de apoyo.

• Establece las características asociadas a la celebración de dichos contratos.

� Decreto Supremo nº 21, del Ministerio de Hacienda, de 1990, que reglamenta la ley

18.803 sobre la contratación de acciones de apoyo.

• Establece los requisitos mínimos para la celebración de contratos con

municipalidades o entidades de derecho privado.

• Autoriza la inclusión de cláusulas arbitrales para resolver los desacuerdos que

puedan suscitarse entre los contratantes.

� Resolución 298, del Ministerio de Educación, de 1996, que delega en las autoridades

que indica, ciertas facultades para suscribir y aprobar convenios y contratos, última

modificación 2001.

• Delega a los funcionarios del ministerio de educación: Subsecretario, Jefe DAG,

SEREMI, Jefe de Departamento Provincial, la facultad que indica la ley 18.803,

sobre la celebración de contratos para cumplir con funciones de apoyo, según

cuantía de montos (UTM) involucrados.

� Decreto Supremo nº 192, del Ministerio de Educación, de 1996, que delega en

autoridades la facultad de suscribir y aprobar convenios y contratos, última

modificación 2001.

• Establece facultades a las autoridades: Ministro, Subsecretario, Jefe DAG, SEREMI,

Jefe de Departamento Provincial, para la adquisición de bienes muebles,

arrendamientos, comodato de bienes inmuebles o muebles, sala cuna o jardín infantil

y capacitación de personal. Otorgando facultades según clasificación de montos

(UTM) involucrados.

• Establece que los decretos y resoluciones dictados con estos fines deberán ser

subscritos bajo la fórmula “por orden del presidente de la república”.

� Decreto Supremo nº 558, del Ministerio de Educación, de 1984, que modifica el

decreto supremo de Educación Nº 816, de 1983, sobre la delegación de firma del

Ministro de Educación. Ultima actualización 1985.


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• Autoriza al Ministro de Educación (entre otras materias) la aprobación de convenios

con personas naturales o jurídicas que involucren la prestación de servicios

personales y versen sobre materias cuya cuantía sea superior a 500 UTM y no

excedan las 1.500 UTM, bajo la fórmula “por orden del presidente de la

república”.

• Autoriza al Subsecretario de Educación (entre otras materias) la aprobación de

convenios con personas naturales o jurídicas que involucren la prestación de servicios

personales y versen sobre materias cuya cuantía no exceda de 500 UTM, bajo la

fórmula “por orden del presidente de la república”.

� Decreto Supremo nº 19, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, de

2001, que faculta a los ministros de Estado para firmar “por orden del presidente

de la república”, última modificación 2008.

• Delega a los Ministros de Estado la facultad de suscribir decretos supremos bajo la

fórmula “por orden del presidente de la república” de diversas materias, entre

ellas: Contratos a honorarios de personas jurídicas cuyo monto total no exceda de

5.000 UTM y Celebración de convenios para ejecución de proyectos educacionales,

culturales y de capacitación.

5.1 Otras disposiciones vinculadas al Sistema de Abastecimiento

� Resolución Nº 520 de 1996, de la Contraloría General de la República, que fija el

texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención

del trámite de Toma de Razón.

� DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº

18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del

Estado, de 2001. Última modificación 2007.

� Ley Nº 19.880 de 2003, que establece las Bases de los Procedimientos

Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.


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� Ley Nº 19.653 de 1999, sobre Probidad Administrativa Aplicable de los Órganos

de la Administración del Estado.

� Ley Nº 19.799 de 2002, Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y

Servicios de Certificación de dicha firma, última modificación 2007.

� Ley de Presupuesto del Sector Público de cada año.

� Normas e instrucciones para la ejecución del presupuesto y sobre materias

específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda.

� Política y condiciones de uso del Sistema de compras públicas, instrucción que la

Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el portal de

compras.

6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

6.1 Organigrama de la División de Administración General

JEFE DIVICIÓN

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

EJECUCIÓN PRESUPUESTARÍ

A

SECCIÓN ACTOS Y CONTRATOS

PARTES Y ARCHIVOS

INFORMÁTICA Y COMPUTACIÓN

ADMINISTRACIÓN INTERNA

SECCIÓN DE COMPRAS

ORGANIGRAMA DIVISIÓN DEADMINISTRACIÓN GENERAL (DAG)

UNIDAD DE CONTROL

FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

SERVICIO DE BIENESTAR

UNIDAD DE LOGÍTICA


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6.2 Descripción de la División de Administración General. Según lo señala la Ley LEY-18956, del 08.03.1990 su misión es la siguiente:

“Es la unidad encargada de la administración de los recursos humanos, financieros y

materiales del Ministerio, y de proponer los procedimientos e instrucciones tendientes a

cumplir las normas legales y reglamentarias sobre la materia y supervisar su cumplimiento.

Esta unidad estará a cargo del Jefe del Departamento”.

6.2.1 Objetivos Estratégicos

• Capacitar a los funcionarios del Ministerio en materias que le permitan aumentar la

productividad de su función.

• Generar sistemas de compras tendientes a elevar la eficiencia de las operaciones,

reduciendo el número de licitaciones y costos temporales y financieros de las mismas.

• Elaborar y verificar validez de los contratos establecidos por el Ministerio.

6.3 Descripción de la Sección de Compras

Misión de la Sección “Satisfacer las necesidades de bienes y servicios requeridos por los clientes internos del Nivel

Central para el cumplimiento de los fines del Ministerio de Educación y el adecuado y eficiente

funcionamiento de la organización, sustentado en criterios técnicos y la tecnología de gestión

emanada desde el PMG Sistema de Compras Públicas, a través de un trabajo coordinado con

la Sección de Actos y Contratos y planificado con los clientes internos del Nivel Central”

Visión de la Sección “Contribuir al logro de los fines y propósitos del Ministerio de Educación, entregando un

servicio de abastecimiento oportuno y eficiente a todos y cada uno de las Divisiones y

Programas institucionales; desde una gestión ética y sustentada en criterios técnicos y a través

de un equipo humano comprometido con el quehacer de nuestros clientes internos, su desarrollo

profesional y preocupado por mantener un clima laboral fraterno y respetuoso”.


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6.3.1 Organigrama Sección de Compras

6.3.2 Objetivos de La Sección de Compras.

• Planificar el Plan Anual de Compras del Nivel Central, velando por el desarrollo de

estrategias eficientes de compras públicas y una gestión oportuna de cada proceso de

adquisición.

• Ejecutar el Plan Anual de Compras, sustentando técnicamente los diversos procesos de

adquisiciones desde las orientaciones contenidas en el PMG Sistema de Compras Públicas y

garantizar los principios de publicad, transparencia, competitividad y probidad en los

diferentes procesos de adquisición.

• Gestionar eficientemente y oportunamente los diversos servicios logísticos requeridos por

cada adquisición.

• Propiciar la integración del proceso de abastecimiento del Nivel Central, coordinando las

acciones y comunicaciones necesarias con los clientes internos, proveedores y las diferentes

instancias de la DAG y ministeriales involucradas en el proceso de abastecimiento.


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• Cumplir el PMG Sistema de Compras Públicas a través de una gestión basado en

información relevante, diseño de estrategias eficientes de compras públicas y orientaciones

sustentadas en una ética de la responsabilidad.

6.3.3 Descripción Funcional de la Sección de Compras Unidad de Compras

• Levantar demanda de clientes internos

• Diseñar estrategias eficientes de compras

• Comunicación Activa con los clientes internos

• Generar Plan de Compras por Cliente Interno

• Ejecutar el Plan de Compras

• Otorgar tratamiento técnico a las modificaciones del Plan de Compras.

• Prevenir quiebres, faltas a la ley y a la probidad.

• Mantener un sistema de información actualizado del estado de la ejecución del Plan

de Compras.

• Gestión y comunicación transparente con proveedores

Unidad de Gestión y Desarrollo

• Planificación Integral de la Sección

• Control de Plan Institucional de Compras

• Control y Gestión del Sistema de Compras Públicas

• Ventanilla Única de la recepción de solicitudes de compras y control de calidad de

ingreso.

• Sistematizar buenas prácticas de compras y de gestión de abastecimiento

• Supervisar la gestión de compras de las 59 unidades de compras

• Diseñar estrategias eficientes de compras desde una perspectiva integral.

• Prevenir quiebres, faltas a la ley y a la probidad.

• Mantener un sistema de información actualizado del estado de la ejecución de Plan

de Compras institucional.


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6.4 Descripción de la Sección de Actos y Contratos

Misión de la Sección

“Realizar control de legalidad de los actos y contratos realizados por el Ministerio de

Educación”

6.4.1 Organigrama de la Sección de Actos y Contratos

JEFE SECCIÓN DE ACTOS Y CONTRATOS

ABOGADOS REVISORES

ABOGADOS EJECUTORES

Organigrama Sección de Actos y Contratos

STAFF DE APOYO ADMINISTRATIVO


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7. EL PROCESO DE COMPRAS

7.1 Definición de Proceso de Compra

En el marco de este Manual de procedimientos el proceso de compra se entiende como la

actividad realizada por una organización para conseguir aquellos bienes y servicios que

requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. Este concepto

implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan

con la compra o contratación, desde la detección de necesidades hasta la extinción de la

vida útil del bien o servicio.

7.2 Principios orientadores de los Procesos de Compra y Contrataciones del sector

público

� Eficacia: constituye el logro específico de compra o contratación de un bien o

servicio requerido por un cliente interno y éste corresponde a una necesidad

objetiva de la organización relacionada con el cumplimiento de sus fines y

propósitos.

� Eficiencia: constituye la utilización adecuada de los recursos y tiempo involucrados

en las compras, orientado por la necesidad de obtener mejores resultados

expresados en calidad y cantidad de los bienes y servicios adquiridos en función

del presupuesto disponible. Es decir, lograr economía de procedimientos y opciones

más ventajosas a partir de un presupuesto disponible: comprar más y mejor al mismo

precio o requerir menos de determinados bienes o servicios en el tiempo a partir de

acciones más eficientes.

� Transparencia: como se trata de recursos públicos, es necesario que los procesos de

compras y contrataciones den garantías de transparencia a todos los actores

implicados. Se trata de cuidar que la información se encuentre disponible para

quien lo requiera, de manera de evitar situaciones indebidas, discriminatorias, que

atenten contra la competencia y/o no eviten la colusión en los procesos de compras.


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7.3 Etapas del Proceso de Compras:

El proceso de compra es un conjunto de etapas por las que pasa el consumidor antes

de adquirir un bien o servicio para satisfacer una necesidad. A continuación se

describen las más importantes:

7.3.1 Definición de Requerimientos

La definición de requerimientos comienza con la detección de necesidades y termina con la

definición del producto o servicio que permitirá satisfacer esta necesidad.

En términos generales, se trata de traducir la necesidad de un usuario o grupo de usuarios

en un requerimiento para los proveedores. Esto implica definir la necesidad y determinar

cuáles son las características más importantes del bien o servicio que se necesita adquirir o

contratar y de las condiciones de compras y entrega que nos gustaría asegurar.

Una buena definición de requerimientos permitirá que tanto compradores como

proveedores manejen la información necesaria para cumplir con su rol en el proceso, de la

mejor manera posible. Nosotros como compradores sabremos qué pedir, cómo pedirlo y

cómo evaluar las alternativas. Los proveedores sabrán exactamente qué queremos, lo que

les permitirá realizar ofertas que se ajusten a nuestras necesidades. Además, si todos

cuentan con la información necesaria y ésta es suficientemente clara, mejora la

transparencia del proceso.

En principio, en esta etapa hay dos actores principales, los usuarios (Divisiones y Programas)

que tienen la necesidad que debe ser satisfecha y la Sección de Compras que será el

encargado de realizar la compra o contratar el servicio y operar los temas logísticos si se

requieren.

7.3.1.1Formulario Solicitud de Compras y/o Servicios

Todas las adquisiciones que necesiten los diferentes Clientes internos, deberán ser

formalizadas previamente por escrito ante la Sección de Compras. Este formato será

instrumento para la gestión de todas aquellas compras de bienes, ya sean activos fijos o

materiales, servicios y suministros, etc.


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El Formulario o Solicitud de Requerimientos enviado por el Cliente Interno servirá como un

instrumento escrito que da origen a cualquier necesidad de un bien o servicio a adquirir,

por parte de la Sección y será parte integrante de la documentación que soporte todo

proceso de cotización. También esta solicitud representa una aprobación escrita del

requerimiento, una vez que ha sido recibida de manera conforme por el Coordinador de

Clientes.

7.3.2 Planificación de Compras

Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo

lo necesita dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se

identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales

parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

Las adquisiciones y/o contrataciones que realiza la Sección son formuladas de conformidad

y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Compras. Para estos efectos la

Sección debe sancionar a más tardar el 31 de diciembre de cada año el Plan Anual de

Compras correspondiente al siguiente año calendario.

El Plan Anual de Compras contiene la lista de bienes y/o servicios que se adquirirán y

contratarán cada mes en un año calendario, con expresa mención de la cantidad, valor

estimado, fecha aproximada en que se dará inicio al proceso de adquisición y toda otra

información necesaria, de acuerdo a la Ley 19.886 de Compras Públicas.

Para elaborar el Plan Anual de Compras se ajustarán las necesidades del anteproyecto

presupuestario, confeccionado en el mes de junio de cada año, al presupuesto asignado en

el mes de diciembre, para el año siguiente.

El seguimiento del Plan de Compras permitirá detectar a tiempo la ocurrencia de

problemas en la ejecución del plan, como atraso o errores en las estimaciones de

cantidades o precios.

Dentro de las metas de gestión impuestas por el Programa de Mejoramiento de la Gestión,

en el ámbito del Sistema de Compras y Contrataciones, también se la capacidad de

planificar de los organismos públicos. Esto se logra a través de la medición de ciertos


23

indicadores de gestión, con estándares institucionales que se deben cumplir en el periodo

de un año. A continuación la siguiente tabla nos muestra cuales son.

Nombre Indicador Fórmula de cálculo Estándar o Meta

Cobertura Monto total planificado / Monto susceptible de planificar * 100 85%

Cumplimiento Monto ejecutado / Monto programado * 100 >85%<100%

Proyectos Ejecutados Nº de proyectos ejecutados/ Nº de proyectos programados * 100 >90%<100%

Porcentaje de procesos ejecutados y no programados originalmente en el Plan de

Compras

(Nº Procesos ejecutados y no programados en el plan de compras)/(Nº total de

procesos ejecutados)*100 >15%

Porcentaje de procesos eliminados

(Nº Procesos eliminados y programados en el plan de compras)/(Nº total de procesos Programados)*100

<10%

Nº Procesos terminados respecto de los en curso

(Nº Procesos terminados planificados)/(Nº de procesos Con ID planificados (en curso

y terminados))*100

>60% 1º semestre

Monto Procesos terminados respecto de los en curso

(Monto Procesos terminados planificados)/(Monto de procesos Con ID planificados (en curso y terminados))*100

>45% 1º semestre

Fuente: PMG de Compras, Etapa II, tabla Nº4-Informe de Análisis de Resultados del Plan de Compras 2009

7.3.3 Selección del Procedimiento de Compras

Una vez que definimos qué necesitamos comprar, es necesario determinar qué

mecanismo utilizaremos para adquirir dicho bien. Los mecanismos se encuentran definidos

por la Ley 19.886 de Compras Públicas y el Reglamento de dicha Ley y su utilización se

encuentra bastante acotada por lo establecido en dichas normas.

Mientras más abierto y competitivo sea el procedimiento de compras seleccionado,

mejores posibilidades de ser: efectivos, eficientes y transparentes.


24

Los mecanismos que estable la Ley son:

� Catálogo Electrónico de Convenio Marco: se trata de un sistema pensado

especialmente para las compras habituales o estándares. De acuerdo a lo

establecido por la Ley de Compras Públicas, la mayoría de las adquisiciones

debieran realizarse por esta vía, ya que el procedimiento con que se realiza da

amplias garantías de transparencia y permite compras eficaces y eficientes. Esta es

la primera opción que se debe consultar por ley para adquirir un bien o servicio.

� Licitaciones Públicas: Al igual que en el caso anterior se trata de un mecanismo que

garantiza la transparencia, eficacia y eficiencia. Por lo tanto, su uso corresponde

siempre, a menos que el producto o servicio se encuentre en el Catálogo Electrónico

o corresponda a una excepción contemplada en la Ley. Es un proceso de amplia

participación, ya que es un llamado abierto. De acuerdo al Reglamento de

Compras, las licitaciones se clasifican en: Licitaciones menores a100 UTM, Licitaciones

entre 100 y 1000 UTM y las Licitaciones mayores a 1000 UTM.

� Licitaciones Privadas: Se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la

Ley, restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de

Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. A diferencia de la

Licitación Pública, en este mecanismo concursan sólo los proveedores invitados por la

entidad licitante.

� Trato Directo: También se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la

Ley, restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de

Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. Puede ser un proceso

abierto o privado, o la emisión directa de la orden de compra a un proveedor,

dependiendo de la excepción que se trate.


25

8. RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS.

El abastecimiento es el proceso realizado por la institución para conseguir aquellos bienes y

servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros.

Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que

se relacionan con la compra o contratación, desde la detección de necesidades hasta la

extinción de la vida útil del bien o servicio.

Los actores involucrados en el proceso de abastecimiento de la institución son:

8.2 Clientes Internos y Programa Requirente

Son todas las Divisiones, Programas, Unidades Administradoras de Programas y

Secciones del Ministerio que realizan requerimientos de compra. Los programas

requirentes corresponden a la Unidad a la que pertenece el cliente interno.

Nuestros Clientes Internos se encuentran en la siguiente tabla.

NOMINA DE CLIENTES INTERNOS CHILECALIFICA Formación Técnica -Nivelación de Estudios- Evaluación

y Certificación de Estudios- Unidad de Soporte Institucional- Comunicaciones Sistemas de Información y Servicios

PROGRAMA MECESUP Programa MECESUP

DIVISIÓN EDUCACIÓN SUPERIOR Educación Superior

UNIDAD CURRICULUM Y EVALUACIÓN Componente Recurso Aprendizaje- Curriculum –Ingles- Textos Escolares –SIMCE- Unidad de Planificación Y Gestión

DIVISIÓN EDUCACIÓN GENERAL Coordinación DEG –Supervisión- Educación Especial -Programa de Educación Intercultural Bilingüe -Orígenes -Proyectos de Educación Básica -Mejoramiento Educativo -PME -Educación Parvularia -Educación Media -Educación Extraescolar -Fomento y Desarrollo de Prácticas Profesionales -Programa 12 Años de Escolaridad- Apoyo a la Implementación de la Subvención Escolar Preferencial

DIVISIÓN ADMINISTRACIÓN GENERAL Administración Interna Departamento Informática Unidad de Control Financiero Sección Partes y Archivo Unidad de Coordinación Logística

COORDINACIÓN NACIONAL SUBVENCIONES

Coordinación Nacional Subvenciones

DIVISIÓN PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTOS

Infraestructura DIPLAP Bienestar Sección Recursos Humanos


26

NOMINA DE CLIENTES INTERNOS GABINETE SUBSECRETARIO Auditoria Ministerial Gabinete Subsecretario

MINISTRA DE EDUCACIÓN Comunicaciones Gabinete Ministra Gabinete Ministra Oficina 600 Oficina Relaciones Internacionales

ENLACES Cierre Brecha Digital -Integración Curricular de Las TIC- Competencias Digitales y Desarrollo Curricular- TIC Formación Provisión de Recursos Digitales -Informática Educativa en el Dominio de La Educación (Comunicaciones)- Desarrollo de Acciones de Alfabetización Digital Servicios y Operaciones Transvasarles

8.2 Unidad de Compra

Son aquellas unidades compradoras independientes del Ministerio, correspondientes a

las Secretarías Regionales Ministeriales (SEREMI) y Direcciones Provinciales, que

mantienen operadores y supervisores de compra.

8.3 Sección de Compras

Es la Sección encargada de coordinar la Gestión de los requerimientos de compra que

generan los clientes internos y de aplicar la normativa vigente de compras públicas.

8.4 Jefe Sección de Compras

Es el responsable de generar las condiciones para que las áreas de la organización

realicen los procesos de compra y contratación acorde a la normativa vigente,

preservando la eficiencia y transparencia de las decisiones del proceso de compra.

8.5 Jefe Unidad de Compras

Es Nombrado por el Jefe de la Sección de Compras y es el responsable de la ejecución

de los planes de compras y coordinar a los equipos orientados a clientes internos.


27

8.6 Jefe Unidad de Gestión y Desarrollo

Es Nombrado por el Jefe de la Sección de Compras y es el responsable del proceso de

planificación integral de la Sección de Compras, proporcionar instrumentos de gestión y

buenas prácticas de compras públicas y administrar el sistema de información del PMG

Sistema de Compras Públicas.

8.9 Ventanilla Única

Es el mecanismo de entrada de las solicitudes de compras a la DAG, registro de la

solicitud y chequeo de los requisitos de forma indispensables para la ejecución de la

compra.

8.10 Coordinador de Clientes

Es el gestor de compras.

8.9 Ejecutivo de compra

Es el encargado de operar en el portal de compras públicas la totalidad de la información

solicitada. Se encarga del proceso desde la publicación hasta la emisión de la orden de

compra.

8.10 Contraparte Técnica

Unidad conformada por personas internas o externas de la institución, que posee los

conocimientos necesarios para apoyar técnicamente en la adquisición de requerimientos a

los Clientes Internos.

8.11 Comisión de Evaluación

Unidad conformada por personas internas o externas de la institución, convocadas para

integrar un equipo multidisciplinario que evalúe las ofertas y proponga el resultado de la

licitación.


28

8.12 Sección de Actos y Contratos

Es la sección encargada de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos

administrativos de la institución. Además debe generar, revisar y visar las bases,

resoluciones y contratos asociados a los procesos de compra. También debe prestar

asesoría a los encargados de cada unidad de compra en materias jurídicas.

8.13 Sección Ejecución Presupuestaria, Áreas Técnicas y Auditoria.

Estas áreas participan en el proceso de compra de acuerdo a su función, siendo en general,

la asignación y/o autorización de marcos presupuestarios, el registro de los hechos

económicos y la materialización de los pagos.

8.14 Jefe Ejecución Presupuestaria

Es el responsable de efectuar la ejecución presupuestaria de las Órdenes de Compra,

contratos y otros pagos relacionados con los procesos de compra.

8.15 Jefe Sección de Actos y Contratos

Es el responsable de velar por la legalidad de los actos realizados en el ámbito de las

compras públicas del Ministerio de Educación en el Nivel Central.

8.16 Abogado Revisor

Abogado responsable de revisar toda la documentación estratégica que emana de las

Secciones de Actos y Contratos y de Compras, con la finalidad de velar por el resguardo

de la ley en ellos.

8.17 Abogado Ejecutor

Abogado encargado de realizar actos administrativos, contratos y documentos asociados al

ámbito de las compras públicas, en los cuales la asesoría jurídica es relevante para el éxito

de los procesos de adquisición.


29

8.18 Administrador de Contratos

Responsable de velar por el buen desempeño de un proveedor, ejerciendo un rol activo en

cuanto a la supervisión del comportamiento de éste en la prestación de servicios, así como

también monitorear la satisfacción de los usuarios de él. Por otra parte es responsable de

monitorear el mercado proveedor con la finalidad de generar alertas que permitan

acceder a las condiciones más ventajosas para el Servicio. Su rol comienza a ser

protagónico desde que surge el requerimiento para satisfacer la necesidad, puesto que

por lo general el Administrador de Contrato debiera ser el profesional más entendido en

la materia al interior del Servicio.

9. PROCEDIMIENTO DE CUSTODIA, CONTROL Y VIGENCIA DE LAS GARANTÍAS

Las garantías recibidas por la institución con motivo de sus procedimientos licitatorios y en

resguardo del cumplimiento de los respectivos contratos serán registradas en el sistema de

gestión de documentos de la institución y remitidas a la Sección de Ejecución

Presupuestaria en un plazo no superior a 5 días desde su recepción.

El encargado de custodia deberá mantener un registro actualizado de las garantías

disponibles, e informar cuando corresponda al Jefe de Servicio respecto de las

modificaciones del mencionado registro, especificando recepción de nuevas garantías, su

vigencia, la devolución de éstas, o cobros, en caso los hubiere.

Asimismo, el Encargado de Custodia será responsable de controlar la vigencia de las

respectivas boletas, e informar al responsable de cada contrato, con la debida anticipación

a la fecha de vencimiento de cada boleta, respecto de la proximidad del vencimiento de

cada boleta.

En el punto Nº10 del presente manual se encuentran los flujos que describen el

procedimiento de custodia, liberación y cobro de los documentos de garantía de Seriedad

de la Oferta y Fiel Cumplimiento de Contrato.


30

10. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y FLUJOS.

Los Procedimientos que se enumeran a continuación son todos los que se encuentran descritos

en este manual.

• CONSTRUCCIÓN PERFIL DE CONSUMO CLIENTE INTERNO (PCCI)

• FORMULACIÓN PLAN ANUAL DE COMPRAS (PAC)

• TRATO DIRECTO < 10 UTM (TD <10 UTM)

• CALIFICACIÓN A PROVEEDORES (CP)

• CONVENIO MARCO <1000 UTM (CM)

• GRANDES COMPRAS POR CONVENIO MARCO (GCCM)

• LICITACIONES PÚBLICAS (LP)

• COMPRAS <3 UTM

• RECEPCIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE GARANTÍA (RCDG)

• LIBERACIÓN Y/O COBRO DE DOCUMENTOS DE GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA

OFERTA (LCDGSO)

• LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS DE GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO DE

CONTRATO (LGFCC)

• COBRO DE DOCUMENTO DE GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO

(CGFCC)


31

10.1 CONSTRUCCIÓN PERFIL DE CONSUMO CLIENTE INTERNO

(PCCI)


32

Construcción Perfil de Consumo Cliente Interno (PCCI)

PCCI Nº1

PCCI Nº2

PCCI Nº3

PCCI Nº4

PCCI Nº5

PCCI Nº6

PCCI Nº7

PCCI Nº8

PCC Nº9

ResponsablesNotas/ResultadosActividadesEntrada

NO

NO

SI

SI

Equipo de Gestión.¿Existe un perfil de Consumo de Cliente Interno construido con anterioridad?

Cliente envía información solicitada

¿Ya existen datos del Cliente

Interno?

Se analiza información y se define Perfil de

Consumo de Cliente Interno.

Equipo de Gestión.

Se define Información necesaria para

construcción de Perfil de Consumo.

Cliente InternoCliente prepara información y la envía a Equipo de

Gestión.

Equipo de Gestión.

Inicio

Equipo de Gestión.

Si han existido cambios y/o surgido nuevos proyectos que modifican la información del Cliente Interno, se solicitara información para retroalimentar el informe existente a través de correo electrónico.

Se solicita Información a Cliente Interno.

Equipo de Gestión.

Se encuentra Actualizada Información

Se solicita Información de Cambios y/o

nuevos proyectos.

Se analizan los contenidos necesarios para generar un formato estándar, mediante el cual los clientes internos entreguen una descripción detallada de ellos mismos.

Equipo de Gestión.

A través de correo electrónico a Cliente Interno se solicitan antecedentes definidos para construir el Perfil de Consumo de éste.

Equipo de Gestión.

Se preparan información solicitada y se envía a través de correo electrónico al equipo de gestión.

Se actualiza información existente

Si ya existiera un perfil de consumo de Cliente construido los datos se deberán analizar para ver su pertinencia, completitud y oportunidad.

Cliente Interno

FIN

Con la información entregada por el Cliente Interno, se procede a actualizar la información existente con la finalidad de preparar el perfil de consumo del Cliente Interno.

Se prepara información solicitada por el Equipo de Gestión y se envía a través de correo electrónico a Equipo de Gestión.

Con toda la información definida como necesaria, se procede a construir el Perfil de Consumo de Cliente Interno.


33

10.2 FORMULACIÓN PLAN ANUAL DE COMPRAS

(PAC)


34

Formulación Plan Anual de Compras (PAC)

ResponsableNotas/ResultadosActividadesEntrada

SI

NO

Si

No

Se genera Propuesta de Plan Anual de Compras para cada Cliente Interno

Coordinador de Clientes





Informe Perfil de Consumo Cliente

Interno

¿Se encuentran observaciones?

Una vez que se han incorporado todas las modificaciones el Formato de Plan de Compras es enviado al Cliente interno para que conozca de los cambios realizados y realice observaciones si estima conveniente.

1

Cliente InternoA trevés de correo electrónico se envía la información solicitada a Coordinador de Clientes.

¿Se encuentra correcta la información?

Inicio

Se debe revisar la pertinencia, completitud y oportunidad de la información.


Se recopila la información de cada Cliente Interno y se elabora una propuesta de Plan Anual de Compra para cada uno de ellos.

Coordinador de Cliente

Las observaciones realizadas por el Coordinador de Clientes podrán referirse a la modalidad de compra sugerida por el cliente interno, la agrupación de los procesos de adquisición, las fechas establecidas considerando la duración de los procesos de adquisición, etc.

Cliente prepara y envía formato completo.

Cliente Interno

Se solicita información a Cliente Interno

Cliente interno deberá enviar a la brevedad los datos solicitados para corregir o retroalimentar la información existente.

Se analiza técnicamente la pertinencia de los requerimientos en función de las necesidades y las características del Cliente Interno. Por ejemplo: ¿Se requiere una fotocopiadora o fotocopias?

Se analizan cambios. Se realizan

observaciones si procede. Se reenvía

Formato.

Cliente envía información necesaría

Se analiza proyección de consumo de Cliente Interno

El Cliente llena el formato entregado con todos sus requerimientos para el periodo de un año y lo envía al Coordinador de Clientes a través de Correo Electronico.

Se solicita Proyección Anual de requerimientos a Cliente Interno

Se envía Formato “Ficha Plan de Compra” (Anexo Nº1) a través de correo electrónico, el cual deberá contener un plazo determinado para enviar la información solicitada.

Se corrigen observaciones. Se envía formato

modificado a Cliente Interno


Se modifica Ficha Plan Anual de Compra de Cliente Interno y se envía a través de correo electrónico a la Unidad de Gestión y Desarrollo.


35


36

10.3 TRATO DIRECTO < 10 UTM

(TD <10 UTM)


37

Tratos Directos <10 UTM


NO

Solicitud de requerimiento.


Se entregan antecedentes a Coordinador de

Clientes Respectivo

Se analiza requerimiento y se asigna a Ejecutivo

de Compra

Los antecedentes del proceso de compra son devueltos a través de correo electrónico o memo conductor, donde se explican los motivos de ello y se detallan las observaciones encontradas.

Ventana Única

Se completan antecedentes y se envía nuevamente formulario de requerimiento

Se devuelve formulario con observaciones

A

Se entregan antecedentes al Coordinador de Clientes respectivo, dejando constancia de su recepción.

Tomando en consideración las observaciones realizadas por el Coordinador de Clientes al momento de la devolución de los antecedentes, se preparan antecedentes para reingresar proceso de adquisición.

Cliente Interno

Se recepcionan antecedentes. Se efectúa una segunda revisión de fondo de los antecedentes para determinar si se encuentran correctamente enviados para iniciar el proceso de adquisición.

Se asigna proceso de adquisición a Ejecutivo de Compras del equipo de clientes respectivo.

Cliente Interno

Se analizan antecedentes y se ajustan Términos de Referencia

Se recepcionan y analizan

antecedentes de requerimiento

Inicio

Ventana Única

Se recepciona requerimiento de Cliente Interno. Se realiza primera revisión de forma a los antecedentes entregados para realizar el proceso de adquisición. Para ello se utiliza Formato Check List (Anexo Nº3). Se realiza registro de la entrada del proceso en Formato “Planilla de Control de Hitos” (Anexo Nº4).

¿Están completos los antecedentes?


Se analizan antecedentes y se preparan Términos de Referencia (TDR) en Formato “Términos de Referencia” (formato presente en sistema de información de la Sección de Compras).


Ejecutivo de Compras

Se recepciona Solicitud de

requerimiento y se verifican

antecedentes


Se envían TDR para VºBº

A través de correo electrónico, se envían Términos de Referencia a Cliente Interno para su VºBº


38

Tratos Directos <10 UTM




Se publican TDR en

www.mercadopublico.cl

Cliente Interno

Se recepcionan TDR y se analiza su

contenido para VºBº

Se recepcionan Términos de Referencia y acto administrativo que aprueba el Trato Directo para revisión y VºBº


A

¿TDR presenta observaciones?

Se realizan correcciones pertinentes y se

envian para su VºBº

Si

NO

Se da VºBº a TDR


Cliente Interno

No

SiEjecutivo de Compras

Ejecutivo de Compras.

¿Existen Ofertas?

Se elabora acto administrativo que declara desierto el proceso de licitación.

Se envía acto Administrativo para validación

Se analizan observaciones realizadas a los Términos de Referencia y/o Acto administrativo que autoriza trato directo y se realizan las modificaciones pertinentes.

A través de correo electrónico se notifica VºBº a TDR para que se proceda a su publicación.

Una vez que se cuenta con el VºBº del Cliente Interno, se procede a publicar el proceso en el sistema de información www.mercadopublico.cl

¿Acto Administrativo esta correcto?

Se realizan modificaciones correspondientes

No

B

SI

B.1

Una vez que ha finalizado el periodo para que los oferentes puedan ingresar sus ofertas se procede a realizar la apertura de ellas.

De acuerdo a Formato “Resolución que declara desierto Trato Directo menor a 10 UTM” se procede a elaborar el acto administrativo que declara el proceso de adquisición como desierto

Una vez que el acto administrativo ha sido elaborado, se procede a enviar al respectivo Coordinador para su revisión y validación.

De acuerdo a observaciones señaladas por el Coordinador de Clientes, se procede a realizar las modificaciones pertinentes.


Se realiza una revisión de fondo y forma al Acto Administrativo.

Cliente Interno


39


40

Trato Directo <10 UTM (CD)


SI

No


¿Acta de Evaluación tiene observaciones?

Se elabora Acto Administrativo que autoriza y adjudica Trato Directo

C.1


Ejecutivo de Compra


Se envía Acto Administrativo para revisión y aurtorización

Se realizan las correcciones o aclaraciones pertinentes

Comisión Evaluadora

De acuedo a Formato “Resolución que adjudica proceso de adquisición” Anexo xx, pág. Xx, se procede a elaborar el acto administrativo.

Se devuelve para correcciones pertinentes

Se elabora Acto Administrativo

C

Si el Acta de Evaluación presenta observaciones, ésta deberá ser devuelta a la comisión de evaluación para que realice las modificaciones pertinentes.

La Comisión Evaluadora procede a realizar las modificaciones pertinentes al acta de evaluación.

SI

NO

¿Acto Administrativo

tiene observaciones?

Se envía Acto Administrativo para la firma.

Acto Administrativo es firmado por todas las autoridades correspondientes.

Se realizan modificaciones pertinentes

D


Coordinador de Clientes.

Ejecutivo de Compra

De acuerdo a observaciones planteadas por el Coordinador de Clientes se procede a realizar modificaciones pertinentes al Acto Administrativo.

Una vez que se encuentra aprobado por el Coordinador de Clientes el Acto Administrativo se envía al Jefe de la Sección de Compras para su VºBº y firmas correspondiente.

Se recepciona Acto Administrativo para su VºBº y firmas correspondientes.

Jefe Sección de Compras


41


42


43

10.4 CALIFICACIÓN A PROVEEDORES

(CP)


44

Calificación a Proveedores (CP)

ResponsablesNotas/ResultadosActividadesEntrada

Inicio


Encargado Unidad de Gestión y Desarrollo.


Fin

Una vez recepcionado el Formulario de Calificación a Proveedores completo, se procede a publicar en www.mercadopublico.cl cada una de las respuestas del cuestionario, en la funcionalidad habilitada para ello.

Se registran los antecedentes de la Calificación del

Proveedor

Todas las Planillas de Reportes de Calificación recepcionadas mensualmente, se deberán incorporar a la Matriz de Reportes de Calificación, con la finalidad de mantener un registro de cada una de las evaluaciones de los proveedores que han sido contratados por el Ministerio de Educación en el Nivel Central, cuyo objetivo principal es entregar información a la autoridad para la toma de deciciones.

Encargado Unidad de Gestión y Desarrollo.

El ejecutivo de Compras deberá enviar a Cliente Interno a través de correo electrónico Formato “Formulario de Calificación a Proveedores” (Anexo Nº2). El destinatario de éste podrá ser: el encargado de dar el VºBº a los Bienes y/o Servicios, o quien sea designado para ello por la autoridad. El plazo para devolver el formulario dependerá del tipo de bien y/o Servicio del que se trate y será indicado por el ejecutivo de compras en este mismo correo.

Se envía correo electrónico con VºBº de recepción conforme de Formulario de Calificación.

El Cliente Interno, dentro del plazo establecido, deberá completar el cuestionario que contiene el Formulario de Calificación a Proveedores, con la finalidad de conocer su percepción respecto de los bienes o Servicios entregados por éste.

Se emite Orden de Compra.

Se recepcionan y analizan las

Planillas de Reportes de Calificación.


En la Planilla Reporte de Calificación a Proveedores (disponible en sistema de información interno de la Sección de Compras), cada Ejecutivo una vez que reciba el Formulario de calificación deberá completar los datos solicitados, con la finalidad de mantener un registro ordenado de cada calificación realizada. Esta Planilla deberá ser enviada el ultimo día hábil de cada mes al Encargado en la Unidad de Gestión y Desarrollo para su registro consolidado.

Una vez que se encuentre completo el Formulario de Calificación a Proveedores, deberá ser enviado vía correo electrónico al ejecutivo a cargo del proceso de adquisición que generó la prestación del proveedor.


Se califica a Proveedor

Cliente Interno

Cliente Interno.

Se recepciona Calificación de

Proveedor de parte del Cliente Interno

Se envía Formulario de Calificación Proveedores a Cliente Interno

Se publica calificación de Proveedor en


Se consolida la información en

Matriz de Reportes de Calificación

Una vez que se hayan recepcionado las planillas de Reportes enviadas por los Ejecutivos de Compra, se deberá comunicar la recepción conforme de ella a través de un correo electrónico.


Se envía calificación a Ejecutivo de Compras

La emisión de la Orden de Compra se realiza a través de www.mercadopublico.cl


45

10.5 CONVENIO MARCO <1000 UTM

(CM)


46


47


48

10.6 GRANDES COMPRAS POR CONVENIO MARCO

(GCCM)


49


50

Adquisición Grandes Compras por Convenio Marco (GCCM)

GCM Nº12

GCM Nº13

GCM Nº14

GCM Nº15

GCM Nº16

GCM Nº17

GCM Nº18

GCM Nº19

GCM Nº20

GCM Nº21

GCM Nº22


En caso de existir condiciones de la compra considerar en evaluación. Ej: certificaciones complementarias de los productos. Por otra parte la comisión evaluadora deberá ser constituida según Ord. 852 del 18/08/2008.

Se envían ofertas a Comisión Evaluadora

Se preparan respuestas a todas las consultas administrativas efectuadas por los proveedores.

Vía correo electrónico a Coordinador de Clientes, todos los proveedores que quieran efectuar ofertas deberán manifestar su interés por participar, detallando en él las condiciones de su ofrecimiento..

Se envían consultas técnicas a Cliente Interno


Se recepcionan respuestas a las consultas tecnicas

12

A través de correo se recepcionan todas las respuestas técnicas de parte del Cliente Interno.



Se elaboran respuestas a consultas

administrativas

Se envían respuestas técnicas y administrativas a

proveedores

Se envían todas las consultas técnicas al Cliente Interno para que éstas sean contestadas en un plazo no superior al establecido en cronograma de proceso.

Se evalúan Ofertas y se

prepara acta de evaluación

Se responden consultas técnicas y

se envian a Coordinador de

Clientes


Cliente Interno, con la colaboración de la Contraparte Técnica cuando sea pertinente, prepara respuestas a todas las consultas técnicas que han sido formuladas por los proveedores.

Según cronograma acordado se envían vía correo electrónico todas las respuestas a las consultas administrativas y técnicas formuladas por los Proveedores.

Cliente Interno

Se recepcionan manifiestos de proveedores por

ofertar




Una vez que han sido evaluada las ofertas, se procede a generar un acta de evaluación, la cual contiene en detalle la explicación de los puntajes obtenidos por cada una de las ofertas de acuerdo a los criterios de evaluación previamente establecidos

NO

SI

Se evalúa realizar un Proceso de Licitación

¿ Existe un proveedor adjudicado?

13

Se emite orden de Compra en

www.meracadopublico.cl




La oferta se encontrará vigente por 7 días, tiempo durante el cual se deberán emitir todas las ordenes de compra que sean necesarias para cubrir las necesidades del bien en cuestión.

Para ello consultar procedimiento de Licitación contemplado en el Punto 9.7 de el presente Manual.


51


52

10.7 LICITACIONES PÚBLICAS

(Se contempla procedimiento general no aludiendo al monto)

(LP)


53

Licitación Pública (LP)

LP Nº1

LP Nº2

LP Nº3

LP Nº4

LP Nº5

LP Nº6

LP Nº 7

LP Nº 8

LP Nº 9


Inicio

Solicitud de requerimiento

Se recepciona requerimiento Y Se efectúa una primera revisión de forma de los antecedentes

¿Contiene antecedentes necesarios?

Se recepciona y analiza

técnicamente el requerimiento

Se envían antecedentes para la elaboración de

Bases.

Se elaboran Bases de Licitación y Acto administrativo que las aprueba.

Bases Técnicas y Administrativas.

NO

Se envían Bases para Validación.

Ventana Unica

El Coordinador de Clientes revisa las especificaciones técnicas y administrativas enviadas por el Cliente Interno.


En base al análisis técnico se preparan antecedentes y se envían para elaboración de Bases de Licitación a la Sección de Actos y Contratos a través de memorando conductor .


Sección Actos y Contratos

Se recepcionan los antecedentes y se procede a confeccionar las Bases de Licitación.

Se envían Bases de Licitación a la Autoridad competente.

Sección de Actos y Contratos.

Se devuelve formulario y se

solicitan antecedentes a Cliente Interno

Cliente Interno reenvía formato con

todos los antecedentes solicitados

SI

Requerimiento será devuelto al Cliente Interno, con las observaciones pertinentes para su posterior reenvío con modificaciones o aclaraciones.


Se preparan antecedentes o aclaraciones correspondiente y se adjuntan documentos solicitados por la SCyL para iniciar el proceso de adquisición.

Cliente Interno

2

Acto Administrativo que aprueba Bases de Licitación.

Se recepciona solicitud de requerimiento, corroborando a través de Formato “Check List” (Anexo Nº 3) si se ha presentado los antecedentes necesarios.

Se recepcionan antecedentes y se efectúa 2º revisión de forma de los antecedentes

Se analizan antecedentes de requerimiento, efectuando una revisión de fondo de ellos, así como también para darle una segunda mirada de forma.




54


55


56


LP Nº29

LP Nº30

LP Nº31

LP Nº32

LP Nº33

LP Nº34

LP Nº35

LP Nº36

LP Nº37


NO

SI

Se envía Acto administrativo

para su validación

Se tramita Acto Administrativo y se

notifica a Coordinadores de

Clientes

Se envía Acto administrativo para su

tramitación

5

Se envían Antecedentes de

ofertas para revisión administrativa.

Se recepciona Acto Administrativo y se envia a Ejecutivo de

Compras

Se envia Acto administrativo para modificaciones o aclaraciones pertinentes.

Se realizan modificaciones o aclaraciones pertinentes.

Se recepcionan antecedentes y se declara desierto el Proceso de Licitación

en Portal.

¿Se valida Acto Administrativo?

4.14.2



Sección de Actos y Contratos

Sección de Archivos y Partes.

Autoridad Competente.





Se envía notificación de total tramitación de Acto administrativo, en el cual se adjunta documento en formato digital.

Resolución de Acta que declara proceso

desierto.

Esta resolución es emitida a través de www.mercadopublico.cl

Se reenvía correo de notificación de tramitación de acto administrativo a Ejecutivo de Compra a cargo del Proceso de Licitación.


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58


59


60


61


LP Nº78

LP Nº79

LP Nº80

LP Nº81

LP Nº82

LP Nº83

LP Nº84

LP Nº85

LP Nº86


Se tramita Acto Administrativo y se envía a SCyL

Se envía Acto Administrativo que adjudica y aprueba Contrato totalmente tramitado a Ejecutivo de Compras a través de correo electrónico que adjunta enlace para bajar el documento en formato digital.

Sección de Archivos y Partes

Recepciona Acto Administrativo y Se adjudica Oferta

en Portal.

Proveedor recibe notificación de adjudicación

Se emite y envía Orden de Compra a

Proveedor.Ejecutivo de Compras

Dirección Chilecompra

La notificación de adjudicación se genera de manera automática a través de www.mercadopublico.cl una vez que el Ejecutivo de Compras ha publicado la adjudicación en dicho sistema de información.

Una vez que se cuenta con el Acto Administrativo totalmente tramitado, se publica adjudicación en www.mercadopublico.cl, debiendo adjuntar dicho documento en formato digital en el sistema de información.


SI

NO

9


Se realizan modificaciones pertinentes y se devuelve para su

validación

Se envían documentos para su tramitación

Se devuelve para modificaciones y/ o aclaraciones pertinentes

¿Se firma Acto Administrativo y Contrato?


10


Se recepciona Acto Administrativo y se envía a Ejecutivo de

Compras

Coordinador de Clientes.

El Coordinador de Clientes responsable del Proceso de Licitación deberá reenviar correo con documento adjunto de Acto Administrativo que adjudica Proceso de Licitación y aprueba contrato.


La autoridad competente devuelve Acto Administrativo con observaciones para modificaciones o aclaraciones pertinentes.

Se analizan observaciones de autoridad para aclarar o modificar los puntos objetados en documento de Acto Administrativo que adjudica Proceso de Licitación y aprueba Contrato.

Una vez que la autoridad ha validado el Acto Administrativo que Adjudica Proceso de Licitación, se envía documento con antecedentes para su tramitación.

La emisión y envío de Orden de Compra a Proveedor se realiza a través de www.mercadopublico.cl


62


63

10.8 COMPRAS <3 UTM


64


65

C<3 Nº8

C<3 Nº9

C<3 Nº10

C<3 Nº11

C<3 Nº12


66

10.9 RECEPCIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE GARANTÍA

(RCDG)


67

Recepción y Custodia de Documentos de Garantía (RCDG) (RCDG) Nº1

(RCDG) Nº2

(RCDG) Nº3

(RCDG)Nº4

(RCDG) Nº5

(RCDG) Nº6

(RCDG) Nº7

(RCDG)) Nº8

(RCDG) Nº9

(RCDG) Nº10

Actividades Notas/ Resultados ResponsableEntrada

Inicio

Se publica proceso de Licitación en


Una vez que se recepciona acto administrativo que aprueba bases de licitación, totalmente tramitado se procede a publicar en www.mercadopublico.cl proceso de licitación.


Se recepcionan documentos

administrativos de Ofertas

Documento de Garantía

Se envía copia documento de

garantía a Sección Actos y Contratos

Se envía copia de documento de garantía junto a expediente para revisión de abogado a Sección de Actos y Contratos. Se adjunta acta original de recepción a expediente de proceso de licitación.


Recepción mediante el llenado y firma de acta de recepción del documento. (ver anexo). Se entrega copia del acta al oferente.

Se valida la legalidad de documento de garantía

Se realiza revisión de entrega en tiempo y forma del documento de garantía.Si el documento de garantía es rechazado, el oferente queda fuera del proceso.


Se envía documento de garantía a Ejecución

Presupuestaria para custodia

Se emite memo conductor adjuntando documento de garantía original. * Memo conductor debe ser suscrito por el jefe de la Sección Compras.

Se recepciona memo conductor con documento de garantía adjunto.

Secretaria Ejecución

Presupuestaria

Actos y Contratos

Se entrega memo con boleta y minuta al Jefe de Ejecución Presupuestaria.

Secretaria Ejecución

Presupuestaria

Se envía memo con boleta y

minuta al jefe de finanzas.

Jefe de Ejecución Presupuestaria


Se recibe memo con documento de garantía y se adjunta minuta.

En la minuta interna se detalla que va dirigida de Jefe de Ejecución Presupuestaria a Jefe de Finanzas.

Se designa documento a Encargado de Custodia.

Se revisa el documento y se designa mediante minuta a Encargado para su custodia.

Jefe Finazas

Se recepciona documento y se hace ingreso a la

base.

FIN

Se recepciona el documento y se ingresa a la base de datos, donde se asigna un número correlativo. Se archiva copia del Documento de Garantía y se guarda en caja de fondos.

Encargado de Custodía


68

10.10 LIBERACIÓN Y/O COBRO DE DOCUMENTOS DE

GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA (LCDGSO)


69

Liberación y/o Cobro de Documentos de Garantía de Seriedad de la oferta (LCDGSO)LCDGSO Nº1

LCDGSO Nº2

LCDGSO Nº3

LCDGSO Nº4

LCDGSO Nº5

LCDGSO Nº6

LCDGSO Nº7

LCDGSO Nº8

ResponsableNotas/ ResultadosActividadesEntrada

Inicio

Se solicita a través de memo liberación

o cobro de Documento de Garantía.

Se recepciona memo con solicitud de

liberación o cobro

Se recepciona memo con solicitud de liberación

¿Se solicita cobro de

documento?

No

Se envía memo que solicita cobro

al Jefe de Finanzas.

Si

Una vez que se encuentra totalmente tramitado el acto administrativo que adjudica la licitación, los Oferentes no adjudicados pueden retirar sus documentos de garantía. El Oferente adjudicado podrá hacerlo una vez que el contrato respectivo se encuentre firmado por él. A quienes se les hayan rechazado administrativa o técnicamente sus ofertas, se les devolverá dentro del plazo de 5 días contados desde la notificación de ese evento en www.mercadopublico.cl.El memo es de parte del Jefe de Sección de Compras al Jefe de Sección Ejecución Presupuestaria.


Secretaria Sección Ejecución Presupuestaria

Se libera documento de garantía

Se devuelve documento de garantía emitiendo certificado de retiro (filemaker). Para hacer la devolución, quien retira debe presentar un poder simple, la fotocopia de la cédula de identidad y fotocopia del RUT de la empresa.

Encargado de Custodia

Encargado de custodia

El Jefe de Finanzas incluye al dorso del documento la leyenda “Devuelta a su tomador”. La devolución se realiza al representante legal del oferente o a la persona designada para ello.Una vez que el documento de garantía ha sido devuelto, se guarda una copia de él para el expediente, adjuntando la documentación de retiro.

Secretaría de Ejecución

Presupuestaria

Se emite oficio al Banco

correspondiente

El oficio debe especificar que el documento de garantía se hará efectivo. En el caso de Vale Vista no se emite oficio, puesto que este se deposita directamente en la cuenta corriente del Ministerio de Educación.

Jefe de Finanzas

Secretaria Sección Ejecución Presupuestaria

Se envía documento de garantía original

al Banco correspondiente

El Banco recepciona el documento de garantía y deposita el dinero en la cuenta corriente del Ministerio de Educación.


Fin

Fin


70

10.11 LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS DE GARANTÍA DE FIEL

CUMPLIMIENTO DE CONTRATO (LGFCC)


71

Liberación de Documentos de Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato (LGFCC)LGFCC Nº1

LGFCC Nº2

LGFCC Nº3


Se envía memo solicitando liberación de documento de garantía

Inicio

Cliente Interno

Se recepciona memo con solicitud de liberación

La liberación del documento de garantía se realiza una vez que se cumplió el plazo establecido en las bases. El memo debe detallar el motivo por el cual se esta solicitando la liberación.


Se libera documento de garantía

El Jefe de Finanzas incluye al dorso del documento de garantía de fiel cumplimiento de contrato la leyenda “Devuelta a su tomador”. La devolución se realiza al representante legal de la empresa oferente o la persona designada para ello.Una vez que ha sido devuelto el documento de garantía se archiva copia del documento para expediente adjuntando documentación de retiro.


Fin


72

10.12 COBRO DE DOCUMENTO DE GARANTÍA DE FIEL

CUMPLIMIENTO DE CONTRATO (CGFCC)


73

Cobro de Documento de Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato (CGFCC)CGFCC Nº1

CGFCC Nº2

CGFCC Nº3

CGFCC Nº4

CGFCC Nº5

CGFCC Nº6

CGFCC Nº7

CGFCC Nº8


El memo debe presentar detalle del motivo por el cual se debe hacer efectivo el cobro. Este es suscrito por el Jefe UAP (Unidad de Administración de Programas) u otra autoridad superior del mismo programa.

Inicio

Se envía memo solicitando cobro de documento garantía

Cliente Interno

Se recepciona memo que solicita

cobro

Actos y Contratos

Se elabora acto administrativo que solicita cobro de

garantia

Se recepciona Acto Administrativo

totalmente Tramitado y se genera solicitud

de cobro

Se recepciona solicitud que

autoriza el cobro

Se envía solicitud al Jefe de Finanzas

Se emite oficio al Banco

correspondiente

Se envía documento de garantía original

al Banco correspondiente

Fin

Actos y Contratos

Cliente Interno

Secretaría Sección Ejecución

Presupestaria

Secretaría Sección Ejecución

Presupestaria

Jefe Finanzas


Debe ser suscrito por la Autoridad Superior del Servicio según corresponda

En el caso de Vale Vista no se emite oficio, puesto que se deposita directamente en la cuenta corriente del Ministerio de Educación.

Una vez que ha sido recepcionado el acto administrativo que autoriza el cobro del documento de garantía, se emite solicitud de cobro, incorporando dicho acto como antecedente.


74

11. OTRAS ACTIVIDADES RELACIONADAS.

11.1 Evaluación de ofertas.

La ley de Compras Públicas señala que cada licitante deberá evaluar las ofertas según los

criterios establecidos en las bases y que deberá rechazar a quienes no cumplan con ellos.

Los principales criterios que deben ser evaluados en un proceso de adquisición son:

• Precio de la oferta

• Experiencia del proveedor

• Calidad Técnica de los bienes y/o servicios

• Servicio de post venta

• Plazo de entrega

Cualquier otro criterio debe ser especificado en las bases y en ellas se debe asignar una

ponderación a cada uno de los criterios que se evaluará.

En la institución, la evaluación de las ofertas es llevada a cabo por una Comisión

Evaluadora, la cual efectúa un análisis de los aspectos económicos y técnicos de la

propuesta. Cabe señalar, que la revisión administrativa de las ofertas se realiza cuando

se ejecuta la apertura electrónica de ellas.

La comisión evaluadora revisa cada una de las ofertas y asigna un puntaje a cada criterio

según lo establecido en las bases de cada proceso de adquisición. Posteriormente, la

comisión elabora un Acta de Evaluación la cual señala los puntajes obtenidos por cada

oferta, el nombre del proveedor que obtuvo el mayor puntaje y las razones que

fundamenten su elección.

De acuerdo la Memorando Nº386/2008, existen dos grandes sistemas de evaluación para

las propuestas públicas que se presenten en el marco de las licitaciones organizadas por el

MINEDUC3.

3 Revisar Memorando Nº386/2008 del 31/07/2008 MINEDUC.


75

11.2 Procedimiento de pago

Por mandato presidencial4, los pagos a los proveedores deben efectuarse en el menor

tiempo posible y no debe exceder 30 días corridos, contados desde la recepción de la

factura correspondiente.

El Ministerio de Educación, especifica en las bases de cada proceso de adquisición los

plazos en los que se pagará dicha compra. Cabe señalar que el pago se realizará después

de haber entregado los bienes o servicios y cuando el proveedor está en condiciones de

enviar la factura.

11.3 Evaluación de proveedores

En una primera instancia, cada proveedor debe ser evaluado para verificar si puede

realizar contratos con entidades del Estado. El proceso de evaluación debe ser transparente

y debe asegurar la confidencialidad de los antecedentes aportados para el proceso. Este

tipo de evaluación, generalmente, es realizado por la Dirección de Compras Públicas.

En una segunda instancia, la institución realiza una evaluación de los proveedores posterior

a la ejecución del servicio o a la entrega de los bienes y tiene por objeto calificar la

ejecución de los servicios solicitados. Esta calificación se sube al portal de compras públicas

y permite mantener un registro de cada proveedor y de la calidad de sus prestaciones.

11.4 Políticas de inventario

Las políticas de inventario permiten asegurar la entrega oportuna de los bienes solicitados

por cada cliente y ser eficientes en la administración de los productos que se requieren

para el buen funcionamiento del Ministerio.

El Ministerio de Educación, cuenta con XX bodegas, las cuales almacenan el XX% de los

productos solicitados por los clientes internos. Los operadores de estas bodegas tienen como

misión mantener la calidad de los productos recepcionados y deben mantener un registro

4 Circular Nº 23 del Ministerio de Hacienda del 13 de Abril de 2006.


76

actualizado sobre el stock de cada producto para así responder a los requerimientos de

forma oportuna.

12. INDICADORES DE GESTIÓN

El principal objetivo de los siguientes indicadores de gestión es evaluar la gestión de

Compras de la Institución y mejorarla, a través del conocimiento y análisis del conjunto de

Indicadores que abordan los ámbitos de Transparencia, Eficiencia, Eficacia, Promoción de

Proveedores y Gestión por Competencias.

Plazos Óptimos Para el Mejoramiento de la Gestión de Abastecimientos (PMG)

Indicador Descripción e interpretación. Requisito de cumplimiento

Porcentaje de Reclamos

Indicador que mide la proporción de reclamos en contra de su institución que se reciben a través de la Plataforma de Probidad Activa del Sistema ChileCompra, en relación al total de procesos participativos realizados.

Responder los reclamos dentro de las primeras 48 horas de acontecido formalmente

Porcentaje de Procesos con tres o

más ofertas

Indicador que mide la participación de los proveedores en los procesos de compra que realiza su institución a través de mecanismos de procesos participativos. Por participación se entiende la recepción de 3 o más ofertas por proceso.

….

Porcentaje de adquisiciones competitivas

Indicador mide y compara el porcentaje de compras realizadas vía procesos participativos, en relación a compras directas sin cotizaciones, respecto del total de procesos realizados por la institución.

Utilizar mecanismos de compra que sean participativos tales como Licitaciones Públicas, o, cuando corresponda a una excepción, realizar una licitación privada o un proceso menor a 100 UTM, por cotizaciones.

Porcentaje de adquisiciones < 100 UTM con tiempo

óptimo de publicación

Indicador que mide el plazo que la institución da a los proveedores para presentar su ofertas en procesos participativos que involucran montos menores a 100 UTM.

Tiempo mínimo de publicación óptimo: 5 días.

Porcentaje de adquisiciones entre 100 y 1000 UTM con tiempo óptimo de publicación

Indicador que mide el plazo que la institución da a los proveedores para presentar su ofertas en procesos participativos que involucran montos entre 100 y 1000 UTM.

Tiempo mínimo de publicación óptimo: 10 días


77

Indicador Descripción e interpretación. Requisito de cumplimiento Porcentaje de adquisiciones > 1000 UTM con tiempo óptimo de publicación

Indicador que mide el plazo que la institución da a los proveedores para presentar su ofertas en procesos participativos que involucran montos mayores a 1000 UTM.

Tiempo mínimo de publicación óptimo: 20 días

Porcentaje de procesos < 100 UTM realizados de fin de

semana.

Indicador que mide todas las adquisiciones de montos menores a 100 UTM, en las que se ha definido un tiempo mínimo para presentar ofertas, dado entre un viernes PM y un martes siguiente AM.

No publicar procesos de adquisición entre un viernes PM y un martes

siguiente AM.

Porcentaje de adquisiciones finalizadas

Indicador que mide y compara las adquisiciones realizadas por su institución y que han completado el ciclo de compra en la plataforma www.chilecompra.cl, hasta la adjudicación

….

Porcentaje de adquisiciones

declaradas desiertas teniendo ofertas

Indicador que mide la efectividad de los procesos de compra realizados por mecanismos de procesos participativos, especialmente, de aquellos que habiendo recibido al menos 3 ofertas se declaran desiertos.

3% máximo

Porcentaje de adquisiciones < 100 UTM con tiempo

óptimo entre el cierre y la adjudicación

Indicador que mide el tiempo que su Institución demora, habitualmente, en evaluar las ofertas y comunicar los resultados de cada proceso menor a 100UTM en el sistema www.chilecompra.cl.

Tiempo óptimo: 5 días

Porcentaje de adquisiciones entre 100 y 1000 UTM con tiempo óptimo entre

el cierre y la adjudicación

Indicador que mide el tiempo que su Institución demora, habitualmente, en evaluar las ofertas y comunicar los resultados de cada proceso de monto entre 100 y 1000 UTM en el sistema www.chilecompra.cl.


Porcentaje de adquisiciones > 1000 UTM con

tiempo óptimo entre el cierre y la adjudicación

Indicador que mide el tiempo que su Institución demora, habitualmente, en evaluar las ofertas y comunicar los resultados de cada proceso de monto mayor a 1000 UTM en el sistema www.chilecompra.cl.


Porcentaje de Compras Urgentes

Indicador que mide la proporción de compras y contrataciones realizadas por la institución por trato directo, aludiendo a la urgencia o emergencia en función del total de las órdenes de compra emitidas.

2 % máximo


78

Indicador Descripción e interpretación. Requisito de cumplimiento

Porcentaje de Uso de Convenio Marco (compra por

catálogo electrónico) Región

Metropolitana

Indicador que mide la proporción de bienes o servicios disponibles en el catálogo electrónico de productos y servicios en Convenio Marco, Chilecompra Express, que efectivamente son adquiridos por esta vía, respecto del total disponible.

….

Porcentaje de Uso de Convenio Marco (compra por

catálogo electrónico) Regiones

Indicador que mide la proporción de bienes o servicios disponibles en el catálogo electrónico de productos y servicios en Convenio Marco, Chilecompra Express, que efectivamente son adquiridos por esta vía, respecto del total disponible.

….

Porcentaje de Eficiencia Regional

Indicador que mide la proporción de compras y contrataciones que son concretadas en la región en que compra la institución, cuando existe disponibilidad en dicha región.

Adquirir bienes y servicios que se encuentran dentro de la región a la que pertenece la unidad de compra, (siempre y cuando el costo de elegir un proveedor de regiones no represente una condición más ventajosa, puesto que esta es una medida de eficiencia y no de discriminación hacia algún proveedor)

Porcentaje Concentración de Proveedores

Indicador que mide el nivel de concentración de las compras de la institución en un grupo de proveedores, que en forma individual, cada uno, suman el 10% o más de las órdenes de compra que emite la institución.


79

13. ANEXOS

MODALIDAD DE COMPRA Y FECHAS

DIVISIÓNPROGRAMA REQUIRENTE

RESPONSABLE VºBº DE RECEPCIÓN CONFORME

ID PAC PROGRAMA

CATEGORIADESCRIPCIÓN DEL

PRODUCTO O SERVICIOUNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD

SUBTITU

LO

ITEM

ASIGNACIÓ

N

MONTO BRUTO EN PESOS (Producto)

MODALIDAD DE COMPRA

FECHA DE ENTREGA DE REQUERIMIENTO AL

BENEFICIARIO DEL BIEN O SERVICIO

(Semana -Mes - Año)

FECHA ENTRADA SOLICITUD DEL REQUERIMIENTO A LA SECCIÓN DE

COMPRAS(Semana -Mes - Año)

FECHA EMISIÓN DE ORDEN DE COMPRA

(www.mercadopublico.cl)

ESTADO PROCESO

OBSERVACIONES

1 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA2 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA3 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA4 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA5 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA6 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA7 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA8 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA9 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA10 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA11 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA12 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA13 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA14 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA15 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA16 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA17 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA18 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA19 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA20 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA21 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA22 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA23 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA

PLAN DE COMPRAS 2010 Fecha:

DATOS CLIENTE INTERNO INFORMACIÓN PAC INFORMACIÓN PRESUPUESTARIAINFORMACIÓN BIEN Y/O SERVICIO USO INTERNO SECCIÓN DE COMPRAS

Anexo Nº1 Ficha “Plan de Compras 2010”

Nº de Adquisición

Nº de Orden de Compra

Muy Bueno Comentarios (Obligatorio para calificación "regular" o "malo"):

Bueno

Regular

malo

Muy Bueno

Bueno

Regular

malo

Muy Bueno

Bueno

Regular

malo

Muy Bueno

Bueno

Regular

malo

Sí No

Comentario ( Obligatorio para calificación "no")

5) ¿Reconedaría a terceros la compra de estos productos y/o Servicios de este Proveedor?

4)¿Cómo evalúa el desempeño en general del proveedor?

Comentarios (Obligatorio para calificación "regular" o "malo"):


3) ¿Cómo calificaría el cumplimiento de las Especificaciones Tecnicas? Ejemplo: conformidad de los productos y servicios ofertados, cantidad, plazos, lugar de entrega, niveles o estandares requeridos.

1) ¿Cómo calificaría la oportunidad de la entrega de los productos y/o servicios?¿Se cumplieron los plazos?

Nº Contacto Correo Electrónico

CUESTIONARIO PARA LA CALIFICACIÓN (Marque con una X)

DATOS RESPONSABLE DE EVALUACIÓN

Cargo

2)¿Cómo calificaría la calidad de los productos y/o servicios entregados?


Nombre

FORMULARIO DE CALIFICACIÓN A PROVEEDORES

Fecha de Calificación

Anexo Nº2 Formato “Formulario de Calificación a Proveedores”


82

ANEXONº3

Hoja Nº1

CHECK LIST SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS DAG ID PAC

Tipo y N° doc

División: Programa:

Solicitud Compra Doc Refrend. Presup. Monto

Inscripción Chileproveedores SI *NOver al final dcto

¿Tiene requerimientos Logísticos? SI NOSi marca Sí, debe adjuntar formulario requerimientos logísticos

Trato Directo (Excepciones) Renovación Autoriza Pago

Prorroga Suscripción Termino Cto

Compra <3UTM Convenio Marco LE

Trato Directo <100 UTM L1 LP

1 Convenios Marco (CM)

OC preeliminar Requisitos Anexo Ord. 439

2 Tratos Directos <100 UTM

Terminos de Referencia Formato Cotización, si corresponde

Anexo Aspectos Adminis. Anexo Check List Insumos TDR

3 Licitación Pública (L1- LE_LP)

Bases Técnicas Anexo Aspectos Administrativos

Anexo Check List Insumos Bases

4 Otras Ordenes de Compra <3UTM

Solicitud de Cliente Interno Tres cotizaciones

5 Convenios con Universidades

Justific técnica Universidad **Antecedentes legales

Términos de referencia Reconocimiento oficial Univ.

Propuesta téc.y econ.Universidad Dec. Ju.Univ. no conden. prac antisind.

Línea de acción, si corresponde

6 Contratos con Personas Naturales

Terminos de referencia Certif no conflicto de interés

Cedula Nac Ident/ Pasaporte Certf no incompat. horaria

Curriculum Vitae Dec. Ju. No funcion. Direct. MINEDUC

Tít. Prof. /2 certif. Expertisse Dec. Ju. no conden. prac antisind.

Dec.Ju. S no prest serv.

7 Trato Directo (Excepción)

Dcto. Acredita causal invocada ***Antecedentes legales:

Terminos de referencia Dec. Ju. No funcion. Direct. MINEDUC

Prop Tec y Econ pers/ empres Dec. Ju.Unive. no conden. prac antisind.

8 Trato Directo (Situación Especial, Urgencia o Imprevisto)

REX califica emerg/urg/ imprev: ***Antecedentes legales:

Doc. Acredita Causal invocada Dec. Ju. No funcion. Direct. MINEDUC

Solicitud de Contratación Dec. Ju.Unive. no conden. prac anticind.

Contrato Acto Administrativo Aprob. Contrato

Dos contratos anteriores Todos los anteriores

Términos de referencia Contratos firm. Empres/ pers

Prop Tec y Econ pers/ empres Garantía Fiel y oportuno cumplimiento Contr.

1. Antecedentes Generales para todos los tipos de requerimientos

2. Tipo de Adquisición Clasificación www.mercadopublico.cl

(Marque con una X la información y/o documentos adjuntos según su requerimiento)

3. Documentos Adjuntos obligatorios por tipo de Adquisición


83

9 Modificación o Renovación de Contratos

Solic. Modifi o Renov Contrato

En el caso de renovación En el caso de modificación.

Copia Cont a renovar y Ac.Adm Copia cont a modif y Ac.Ad.aprob.

Doc. Acrediten renovación Objeto de la modif. (Formato digital)

Condiciones de la renov. Doc. Conformidad proveedor modif.

***Antecedentes Legales

Acto Administrativo Aprob. Contrato Garantía cumpliemiento contrato

Todos los anteriores

Contr renov/modif firm.empres o pers

10 Contratación Financiada por un Banco Internacional

Antecedentes Prestamo Internc. Acta de eval.tecnica y economica

Términos de Referencia Carta No objeción Banco(si procede.)

Prop Tec y Económ pers /empr Dec. Ju. No funcion. Direct. MINEDUC

***Antecedentes legales emp/ pers. Dec. Ju.Unive. no conden. prac anticind.

Antecedentes proceso selección contratado Acto Administrativo Aprob. Contrato

Pedidido Propuesta Estándar (TDR) Todos los anteriores

Cartas invitacion y respuestas Contr firmados empres. o pers

Prop.técnica y Econ.presentadas Garantía fiel cumplimto contr.

11 Arrendamiento de Inmuebles

11.1 Antecedentes Inmueble a arrendar

Certif. Dominio vigente Dec. Ju. No funcion. Direct MINEDUC

a) Certf. Hipotécas y gravámenes Dec. Ju.Univ. no cond. prac antisin.

b) Copia simple Título Dominio Acto Administrativo Aprob. Contrato

c) Cert. Admin. Edif (pagos al día) Todos los anteriores

d) Últimos comprob. pago servicios Contr firmados empres o pers

Términos de Referencia Antecedentes legales arrendador

Autoriz. Dipres (Si Procede)

12 Pago de Impuestos y Derechos

Solictud de Pago Actos Administrativos Relacionados

Aviso de Cobro

13 Imputación de Gasto

Solicitud de Imputación Actos Adm que imputaron el gasto años ant.

Ac. Adm que generó gasto a imputar

14 Transferencias de Fondos al PNUD

Solicitud Transf. Fondos Términos de Referencia

Copia conve/acuerd vig PNUD Resp de la rendición de Ctas.

15 Autorización de Gasto en Pasajes de la O.R.I

Solicitud Autorización del Gasto Antecedentes actividad que genera el gasto.

Copia conv/acuerdo internacional

16 Autoriza Pago

Resolución que aprueba pago Factura (Copia)

17 Emisión periódica de Orden de Compra (SE)

Resolución que aprueba contrato Memo que solicita emisión de OC

* Antecedentes a presentar para Proveedores no inscritos en Chileproveedores.Dec. Ju. S (no infracción DFL 1 2005) Certific Dirección/Inspección del trabajo.

Dec.Ju. No suspend Chileproveed. Certificado de Deuda TGR

Certificado no condena para.c antisind.

** Antecedentes legales UniversidadRUT Cedula identidad Rector o Rep. Legal

Estatutos Universidad Rector o escritura nombr Rep. Legal

*** Antecedentes legales empresa o persona a contratarRUT Inscripcion con certif vig. Bienes Raices

Ced Ident Repres. Legal Cert. vigencia Representante legal

Escrit. Púb. Constituc y ult. modif Escritura acredite Repr. Legal, si corresponde

Dec. Ju. No sancionado Ley Compras

Anexo Nº4 “Tabla de Seguimiento de Procesos de Adquisiciones” (disponible en formato digital en la Sección de Compras)

AÑO 2010 - ChileCompra...como también para la esencial tarea de mejorar la calidad de la...

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