ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

Concepto y responsables del análisis • El análisis de puestos de trabajos permitirá saber qué se hace en un puesto

determinado, cómo se hace, por qué se hace, en qué condiciones y qué exige el trabajo.

• El análisis de puestos proporciona la información necesaria para responder a las siguientes preguntas: ¿de dónde proviene el trabajo? ¿qué máquinas o material especial deben utilizarse? ¿qué conocimientos, técnicas o habilidades necesita el empleado para realizar su trabajo? ¿qué cantidad de supervisión necesita?

• El análisis de puestos de trabajo hace referencia en exclusiva al puesto de trabajo y no a la persona que lo ocupa.

• El análisis de puestos de trabajo requiere por lo general de un experto en recursos humanos, el titular del puesto y el superior inmediato.

Conceptos Fundamentales

TAREA Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa determinado puesto de trabajo; hace referencia a cargos simples y rutinarios, como los que ejecutan los que trabajan por horas (con tiempo limitado) y los obreros. OCUPACION: Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa el cargo. Se refiere a cargos que incluyen actividades más diferenciadas, como las que desempeñan los que trabajan por meses o los funcionarios.

Conceptos Fundamentales

FUNCION Es un conjunto de tareas (cargos por horas) u ocupación (cargos por meses) que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemática y reiterada, o un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de manera transitoria o definitiva. Para que un conjunto de tareas u ocupaciones constituya una función, se requiere que haya repetición al ejecutarlas. CARGO Es un conjunto de funciones con posición definida dentro de la estructura organizacional, es decir, en el organigrama. Ubicar un cargo dentro del organigrama indica definir cuatro aspectos: el nivel jerárquico, el área o el departamento en que está localizado, el superior jerárquico (ante quien responde) y los subordinados (sobre los que ejerce autoridad).

Objetivos del análisis de puestos de trabajo

Para la Organización 1. Bases para una efectiva selección de personal. 2. Bases reales para Programas de formación. 3. Clasificación de Puestos. 4. Líneas de Promoción y transferencias del personal. 5. Programas de Seguridad e Higiene. 6. Ayuda a la supervisión. 7. Determinación objetiva de salarios (valoración) 8. Mejora de la Organización. 9. Manuales de Organización.

Objetivos del análisis de puestos de trabajo

Para el empleado

Mejor comprensión sobre lo que la organización espera de él Distribución equitativa de cargas Determinación objetiva del salario Base concreta para evaluación del desempeño Guía para auto - mejoramiento Base objetiva para quejas

Actividades previas al análisis de puestos de trabajo.

Determinar

sus

Objetivos

Aprobación

de la

Dirección

Socialización

del

Proceso

Preparación

de los

analistas

Recopilación

de la

información

Fases en el análisis de puestos de trabajo

1. Establecimiento de objetivos y

asignación de responsabilidades

2. Obtención de la Información

3. Análisis del Puesto

4. Descripción y especificación

del Puesto

Manual de funcionamiento de la organización.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo

La información que se requiere para hacer un análisis de puestos es muy extensa, y para conseguirla se pueden utilizar los siguientes métodos:

1. Método de Observación.

•Método sencillo y directo. Consiste en que un experto (Analista) observa a la persona que desempeña el puesto y toma notas pertinentes para describir lo que hace. La información incluye aspectos tales como: ¿Qué hace?, ¿cuántas veces?, ¿por qué?, ¿durante cuánto tiempo?, ¿con quién?

•La desventaja de la observación es que está limitada en parte a los puestos que requieren ciclos breves y repetitivos. Los puestos complicados y los que no tienen ciclos repetitivos necesitan un período tan prolongado de observación que este método resulta poco práctico. Los trabajadores no participan en el estudio.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo

2. Método de Encuestas.

Herramienta sistematizada que incluye todos los aspectos del trabajo y del ambiente en el cual se realiza.

• Está estructurado por una serie de ítems cerrados a los que el trabajador debe responder. Las respuestas de cada ítems se pueden ordenar jerárquicamente en función de criterios como: la importancia de la actividad en el puesto, frecuencia de realizar la tarea, etc

• Facilitan la tabulación e interpretación posterior de las respuestas dadas por los sujetos. La información recogida con este tipo de cuestionario suele perderse los aspectos cualitativos.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo

Método de Encuestas.

• El método de las encuestas utilizando cuestionarios tiene la ventaja de que permite obtener información de gran número de empleados en un plazo relativamente corto.

• Una gran desventaja es la posibilidad de que el encuestado o el analista interpreten erróneamente la información. Además, los cuestionarios pueden exigir mucho tiempo en su elaboración y ser caros.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo

3. Método de Entrevistas.

• Este método exige el mantenimiento de una conversación personal con el titular del puesto, normalmente en el mismo lugar de trabajo.

• Las entrevista pueden ser complementarias a los otros dos métodos y su enfoque se dirige a aclarar puntos dudosos en la información previamente obtenida.

• Las entrevistas tienen la ventaja de que se garantiza la cobertura de todos los aspectos pertinentes y facilitan la comparación de la información obtenida de diferentes personas que ocupan el mismo puesto.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo

Método de Entrevistas. • Se pueden clasificar las entrevistas en: individuales y grupales. • La entrevista grupal se emplea cuando un gran número de personas

realizan un trabajo similar o idéntico, pues de esta manera se obtienen datos sobre el puesto rápidamente y a bajo coste.

• El principal inconveniente del método de las entrevistas radica en la gran cantidad de tiempo que exige prepararlas, acercarse al lugar y realizarlas de manera efectiva. Otro problema a tener en cuenta es la deformación de la información, ya que se puede despertar expectativas infundadas o malentendidos involuntarios.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo

4. Método Mixto. • La práctica más aconsejable es usar varios métodos de recopilación al

mismo tiempo. • La única combinación que no es conveniente, es el Método de

Observación con el Método de la Encuesta. • El principal inconveniente del método mixto, radica en el mayor costo,

doble proceso de ordenamiento de la información y consiguiente más disponibilidad de tiempo.

Resultados del análisis de puestos de trabajo.

El análisis de puestos de trabajo implica informar sobre los resultados obtenidos. Esta información se presenta en forma de:

•Descripción de los puestos

•Especificación de los puestos.

Descripción de puestos

La descripción de cargos es un proceso que consiste en

Enumerar las tareas u ocupaciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en la empresa,

La periodicidad de la ejecución,

Los métodos aplicados para la ejecución de las ocupaciones o tareas y los objetivos del cargo.

Es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende.

Resultados del análisis de puestos de trabajo.

Resultados del análisis de puestos de trabajo.

Especificación de puestos.

Es una lista de los requerimientos del puesto, es decir, los conocimientos, las habilidades y aptitudes necesarias para desempeñar eficazmente el puesto de trabajo. Consiste en una relación por escrito de las características y capacidades personales requeridas para realizar el trabajo.

La especificación puede presentarse como un documento separado o como parte de la descripción del puesto. En el segundo caso ambos se recogen en una ficha del puesto de trabajo que deben reflejar la siguiente información:

Elementos del puestos de trabajo.

• Título del puesto.

• Departamento al que pertenece el puesto.

• Fecha en la que se hace el análisis.

• Nombre del analista.

• Resumen del puesto.

• Relaciones.

El conjunto de las fichas de todos los puestos de trabajo de una empresa constituye el manual de funciones, documento con el que finaliza el proceso de análisis de puestos de trabajo.

• Responsabilidades.

• Autoridad.

• Nivel de rendimiento a alcanzar.

• Condiciones de trabajo y ambiente.

• Conocimientos, habilidades, aptitudes, experiencia.

Fuentes de error en el análisis de puestos de trabajo.

• Falta de apoyo de la alta dirección.

• Empleo de un único método y fuente para recoger datos.

• Falta de participación del supervisor y del titular en el diseño del ejercicio de análisis de puestos de trabajo.

• Inexistencia de formación o motivación para los titulares de los puestos.

• Falta de concesión a los empleados de tiempo suficiente para completar el análisis.

• Distorsión de las actividades.

• Inexistencia de una crítica del puesto.

• Muestreo inadecuado.

• Cambios de entorno de trabajo.

• Cambios en el comportamiento del empleado.

I. Encabezado: 1. Nombre de la empresa: 2. Logotipo: 3. Técnica que trata: 4. Fecha de aplicación: 5. Encuestador:

Cuestionario para el análisis de puestos de trabajo.

II. Identificación del Puesto: 1. Nombre del puesto: 2. Otros nombres que suelen dársele: 3. División: 4. Departamento/Unidad: 5. Dependencia Directa:

Cuestionario para el análisis de puestos de trabajo.

II. Identificación del Puesto:

Cuestionario para el análisis de puestos de trabajo.

6. Dependencia con que coordina: 7. Nombre del cargo del Superior inmediato: 8. Jornada: 9. Nombre de quien responde el cuestionario: 10. Grado y escalafón: 11. Antigüedad en el Servicio:

III Descripción del Puesto:

Cuestionario para el análisis de puestos de trabajo.

•Objetivo del Cargo: •Funciones Generales: •Funciones Específicas:

Frecuencia No. Funciones generales

D S Q M TM SM A O

IV Especificación del Puesto:

Cuestionario para el análisis de puestos de trabajo.

Habilidad

• Conocimiento

• Experiencia

Esfuerzo

• Mental

• Visual

• Físico

Responsabilidad

• Sobre $

• Trabajo de terceros

• Materiales e Insumos

• Equipos y herramientas

• Información confidencial

Condiciones del Trabajo

• Riesgos

• Condiciones Ambientales

• Puestos de trabajo

V. Evaluación del Puesto

Cuestionario para el análisis de puestos de trabajo.

VI. Firmas

• Firma a quien se le hace la encuesta

• Jefe inmediato, quien la avala

• Firma de quien aplica la encuesta

• Firma Comité de salarios (Representante quien firma y avala)