Análisis de los procesos universitarios
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Análisis de los procesos
universitarios
en el marco de la implantación de un nuevo SI
Jörg Hormann, Universidad del Sarre
Bogotá, 25 de Octubre 2013
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1. Gestión de procesos - introducción
2. Procesos y estrategía
3. Analisis de procesos en el marco del proyecto CMS
4. Etapas 1 - 4
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La gestión de procesos incluye herramientas y prácticas para
definición visualización
medición control reporte
mejoramiento
de los procesos, con el fin de cumplir con las exigencias de los clientes.
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Por eso, se puede considerar la gestión de los procesos como un „proceso de la optimización
de procesos“, que agiliza
efectividad
eficiencia
innovación
flexibilidad
integración en tecnología
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¿Como se puede definir ‚procesos‘ ?
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„Un conjunto de actividades o eventos, que se realizan bajo ciertas circunstancias“
(Fuente: www.wikipedia.org)
Son el capital estrategico de una empresa / institución
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VISIÓN
OBJETIVOS
ACTUACIÓN OPERATIVO
ESTRATEGIAS
Procesos
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Fuente: www.wikipedia.org
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Etapa 1: Inventariar los procesos
Etapa 2: Análisis de los procesos reales
Etapa 3: Definición de procesos nominales
Etapa 4: Definición de exigencias del SI
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2 tipos:
Procesos, que solamente afectan departamentos centrales de la administración
Procesos, que afectan faculdades y departamentos descentralizados
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1. Administración de estudiantes Solicitud y admisión Matriculación Administración de tasas y becas
2. Administración de cursos y exámenes Planificación del año académico Organización de los cursos Organización de exámenes / calificaciones
3. Administración de salas 4. Evaluación de los cursos 5. Administración de ex-alumni / recaudación de
fondos
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Procesos del grupo ‚solicitud, admisión y matriculación‘
- Solicitud y admisión (general) - denegación de admisión
- Sol. & Adm. (estudiantes visitantes) - conforme de admisión
- Sol. & Adm. (programas ‚Master‘) - admisión - rifa
- Sol. & Adm. (estudiantes extranjeros)
- Matriculación (general)
- Matriculación (joint degrees)
- Matriculación (estudiantes visitantes)
- Matriculación (alumnos oyentes)
- Conforme de la matriculación
- Dispensa
- Cambio de la disciplina
- Exmatriculación
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1. Número de procesos identificados (que afectan la
administración central): Solicitud, admisión, matriculación: 17 Organización de Estudios 18 Organization de examenes 19 Otro: 26 TOTAL 80
2. Número de procesos identificados: 20 (que afectan las faculdades):
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Fakultät I Rechts- und Wirtschafts- wissenschaft
Fakultät II Medizin
Fakultät III Philosophische Fakultät I (Geschichts- und Kultur- wissenschaften)
Fakultät IV Philosophische Fakultät II (Sprach, Literatur- und Kulturwissenschaften)
Fakultät VI Naturwiss.-Techn. Fakultät I (Mathematik und Informatik)
Fakultät V Philosophische Fakultät III (Empirische Human- wissenschaften)
Fakultät VII Naturwiss.-Techn. Fakultät II (Physik und Mechatronik)
Fakultät VIII Naturwiss.-Techn. Fakultät III (Chemie, Pharmazie, Bio- und Werkstoffwiss.)
FR 1.1 Rechtswissenschaft
FR 1.2 VWL und Statistik
FR 1.3 Betriebswirtschaftslehre
LE Rechtswissenschaften
LE Centre
LE Europäische Integration
LE Wirtschaftswissensch.
LE Philosophie
LE Evangelische Theologie
LE Katholische Theologie
Centre juridique franco-allemand
Europa-Institut
FR 3.1 Philosophie
FR 3.2 Evangelische Theologie
FR 3.3 Katholische Theologie
FR 3.4 Geschichte
FR 3.5 Altertumswissenschaften
FR 3.6 Kunstgeschichte
FR 3.7 Musikwissenschaft
LE Geschichte
LE Klassische Philologie
LE Kunstgeschichte
LE Musikwissenschaft
FR 4.1 Germanistik
FR 4.2 Romanistik
FR 4.3 Anglistik, Amerikanistik und Anglophone Kulturen
FR 4.4 Slavistik
FR 4.7 Allgemeine Linguistik
FR 4.6 Angewandte Sprachwiss. sowie Ü. und D.
LE Germanistik
LE Deutsch als Fremdspr.
LE Allg. & vergl. Sprachw.
LE Rom. französisch
LE Rom. italienisch
LE Rom. spanisch
LE Anglistik
LE Slavistik
LE Angew. Sprachwiss.
LE Phonetik
LE Computer-Linguistik
FR 5.1 Bildungswissenschaften
(FR 5.2) (Soziologie)
FR 5.3 Psychologie
FR 5.4 Geographie
FR 6.1 Mathematik
Sportwissenschaftl. Institut
LE Erziehungswissenschaft
LE Soziologie
LE Psychologie
LE Geographie
LE Bildungstechnologie
LE Sportwissenschaft
FR 6.2 Informatik
LE Mathematik
LE Informatik
LE Zentrum f. Bioinformatik
FR 7.1 Theoretische Physik
FR 7.2 Experimentalphysik
FR 7.4 Mechatronik
LE Mechatronik
LE Physik
FR 8.4 Materialwissenschaft- und Werkstofftechnik
LE Werkstoffwissensch.
FR 8.3 Biowissenschaften
LE Human- und Molekularbio.
FR 8.2 Pharmazie
LE Pharmazie
FR 8.1 Chemie
LE Chemie
LE Klinisch-prakt. Medizin
LE Vorklinische Medizin
LE Optionalbereich
LE Klinisch-theor. Medizin
LE Zahnmedizin
LE Altertumswissenschaften
Zentrum Human- und Molekular- biologie
Zentrum Für Bioinformatik
Centrum f. Evaluation
Stand: 01.06.2011
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Número total de procesos a analizar
approx. 250 (!)
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Constitución de un equipo de especialistas en el departamento SI (3 personas)
Análisis de los procesos a baso de entrevistas con las trabajadores, que son responsables para los procesos distintos.
Mirar el staff tramitando el proceso
Documentación del procesos
Visualización
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Revisión de los procesos visualizados Con la ayuda de expertos para gestión de procesos
Involucrando el staff responsable
Identificación de etapas innecesarias o complicadas
Identificación de potencial de mejoramiento
Incorporación del mejoramiento en el diseño del proceso nominal
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Derivación de exigencias del SI a baso de los procesos nominales
Creación de un pliego de condiciónes
Utilización de este documento en la convocatoria de licitaciones, con el fin de encontrar un oferente, que cumple con las exigencias lo mejor posible
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Pliego de condiciones:
Aprovechamiento de una fraseología clara y comprensible en la desripción de las exigencias
La descripción de las exigencias debe ser: íntegra
correcta
verificable
comprensible
realizable
priorizada
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Muchas gracias por su atención!