ANEXO 2 REPORTE DE ACCIONES PREVENTIVAS - PLAN MANEJO DE … · reporte de acciones preventivas -...

CONSOLIDADO DE LOS 8 PROCESOS DE LA ENTIDAD

FECHA DE CORTE: JUNIO DE 2012

FECHA DE EJECUCION(dd/mm/aa)

DESCRIPCIONDEL SEGUIMIENTO

ESTADO (T,P,SI)

DESCRIPCION DE LA VERIFICACION

ESTADO NC POTENCIAL O

RIESGO(A,M)

FECHAAUDITORIA(dd/mm/aa)

AUDITOR

1Oficina Asesora Jurídica

02/01/2012

Fallos, providencias y actosadministrativos en contrade la Entidad en losprocesos, solicitudes deconciliación prejudicial ytransacción en que se esparte como demandante odemandada.

Bajo

Inseguridad jurídica enestrados judiciales porinterpretación normativa yjurisprudencial dejueces y magistradospor el permanentecambio de criteriojurisprudencial enasuntos relacionadoscon los procesos enque la Entidad esparte.

Unificar las estrategias de defensatécnica a través de la realizaciónde mesas jurídicas de funcionariosde la dependencia, hacer estudiossobre aspectos legales yestablecer los fundamentos paradefender los intereses de laContraloría.

Campo Elías Rocha Lemus.

11/01/2012 31/12/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2012:Para el segundo trimestre de 2012, la OficinaAsesora Jurídica agendó la capacitaciónprogramada por la Alcaldía Mayor en elDIPLOMADO NUEVO CÓDIGOCONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, en dichacapacitación participaron los abogados IlmaBurgos Duitama y Jorge Mario Correa (120)horas; SEMINARIO DE INDUCCIÓN YACTUALIZACIÓN NUEVO CÓDIGO DEPROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO,participando los abogados Julio RobertoSuarez Pineda, Jhoana Cepeda y GiselaBolívar Mora, María Helena Torres, OtonielMedina Vargas, David Ballén hernandez yYesmin de Andreis de Olivella; FORO SOBRELA NUEVA REGLAMENTACION DELESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN,participaron los abogados Gisela PatriciaBolívar Mora, Otoniel Medina Vargas, JorgeMario Correa, Yesmin de Andreis de Olivella,Johana Cepeda, Ilma Burgos Duitama ySantiago Cruz Valero. Con dicha capacitaciónse pretende unificar estrategías de defensatécnica judicial. Adicionalmente se hizo unamesa de trabajo en el mes de junio,relacionada con la publicidad deTRASMILENIO derivada de la decisión de un fallo judicial.

P.

Seguimiento a junio de 2012: Se verifica la invitación y participación a los siguientes diplomadosy/o foros:Con el Proceso 350750 del 02-05-2012, la Dirección de capacitaciónconvoca a los diplomados:

DIPLOMADO NUEVO CÓDIGO CONTENCIOSOADMINISTRATIVO Y DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO(Ilma Burgos Duitama y Jorge Mario Correa )SEMINARIO DE INDUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN NUEVOCÓDIGO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO (participandoSantiago Cruz, Julio Roberto Suarez, Jhoana Cepeda, GiselaBolívar Mora, María Helena Torres, Otoniel Medina, David Ballén yYesmin de Andreis de Olivella; Con el Proceso 356622 del 18-05-2012, la Dirección de capacitaciónconvoca al Foro: FORO SOBRE LA NUEVA REGLAMENTACION DEL ESTATUTOGENERAL DE CONTRATACIÓN con la participación de losdoctores Gisela Bolívar,. Otoniel Medina, Mario Correa, Yesmin deOlivella, Johana Cepeda, Ilma Burgos y Santiago Cruz .

Se realizaron mesas de trabajo en el mes de junio, para unificarcriterios jurídicos.

Este riesgo continúa abierto para seguimiento.

A 05/07/2012Angélica María

Vargas Guevara

VERIFICACION DE ACCIONES

FECHA DE TERMINACION PROGRAMADA

(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO

ANEXO 2REPORTE DE ACCIONES PREVENTIVAS - PLAN MANEJO DE RI ESGOS

No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA

FECHA NC POTENCIAL O

RIESGO(dd/mm/aa)

DESCRIPCION NO CONFORMIDAD POTENCIAL O

RIESGOACCIONES

FECHA DE INICIOPROG RAMA DA

(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO

CAUSA O CAUSASRESPONSABLE DE EJECUCION

PROCESO ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO



02/01/2012Prevención del DañoAntijuríco.

Bajo

Importancia de ejercerla potestad de solicitarla suspensión deservidores públicosdentro de los términosde la Ley 42 de 1993.

La Oficina Asesora Jurídica,revisará previamente la solicitudde suspensión propuesta por losDirectores Sectoriales encumplimiento a lo dispuesto en elparágrafo del artículo 4 de laResolución 009 de 2010 paraverificar si se tipifican las causalesprevistas en el artículo 99 de laLey 42 de 1993.


11/01/2012 31/12/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2012:Durante el periodo evaluado, no se hapresentado solicitud de suspensión propuestapor los Directores Sectoriales.

SI.

Seguimiento a junio de 2012: Se sugiere ajustar la redacción del riesgo y/o no conformidadpotencial. De acuerdo al seguimiento, en la medida que durante elperiodo verificado se determina que no se han presentado solicitudde suspención.



Vargas Guevara



Bajo

Importancia de laoportuna comunicaciónde la Oficina AsesoraJurídica y laSubdirección deJurisdicción Coactivaen el envío de lassentencias en losprocesos de nulidad yrestablecimiento delderecho, originados enel Fallo por Procesosde ResponsabilidFiscal.

La Oficina Asesora Jurídica deberemitir oportunamente a laSubdirección de JurisdicciónCoactiva, no solamente el autoadmisorio de la demanda, sinocopia de la sentencia proferidadentro del proceso judicial queincida en el trámite del procesocoactivo.


11/01/2012 31/12/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2012:Durante el periodo evaluado, se recibieronAutos y Sentencias derivadas de procesos denulidad y restablecimiento del derecho,originadas en fallos por procesos deresponsabilidad fiscal, las cuales se enviarona la Subdirección de Cobro Coactivo encumplimiento a la política de prevención deldaño antijurídico.

P.

Seguimiento a junio de 2012: Se sugiere ajustar la redacción del riesgo y/o no conformidadpotencial. Durante el periodo evaluado, de los Autos y Sentencias recibidos yque fueron derivadas de procesos de nulidad y restablecimiento delderecho, originadas en fallos por procesos de responsabilidad fiscal,se verifica que se enviaron a la Subdirección de Cobro Coactivo,como es el caso de:

Proceso No. 2012-00011, enviado con el Proceso de Sigespro No.314338 del 22-06-2012.



Vargas Guevara





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO




BajoNecesidad decontribuir a la celeridady economía procesal.

Las Oficinas Asesoras y lasDirecciones que adelantenprocesos de carácteradministrativo, deberán tramitarlosincluyendo su ejecutoria, dentro delos términos de ley con el fin deevitar prescripciones de losmismos.


11/01/2012 31/12/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2012:Cada apoderado adscrito a la Oficina AsesoraJurídica, viene dando cumplimiento a lostérminos establecidos en la Ley y losreglamentos en los procesos administrativos yjudiciales para evitar prescripciones.

P.

Seguimiento a junio de 2012: Se sugiere ajustar la redacción del riesgo y/o no conformidadpotencial. Se verifica a partir de una muestra que se está cumplimiento la Leyen relación con la respuesta a Tutelas, como ejemplos presentadosen el mes de junio de 2012, están: . Acción de Tutela No. 05001 22 05 000 2012 00439 00 - RaúlNavarro Mejía - del 12-05-2012, con respuesta dada vía fax el 15-05-2012, dentro de la oprtunidad procesal. . Acción de Tutela No. 11001-03-15-000-2012-00-957-00 - AlcaroEnrique Pachón del 27-06-2012 con respuesta dada con Oficio del03-07-2012, dentro de la oportunidad procesal.

Continúa abierto para seguimiento.

A 05-07-2012Angélica María

Vargas Guevara



BajoNecesidad decontribuir a la celeridady economía procesal.

La Oficina Asesora Jurídica, porintermedio de sus apoderados, encada caso, aportará al juez deconocimiento, copia auténtica delos actos administrativosexpedidos por la Contraloría deBogotá D.C., al igual que los de decarácter distrital para que sirvancomo prueba dentro del respectivoproceso judicial que se adelantepor, o en contra de la entidad.


11/01/2012 31/12/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2012 :En cumplimiento a la política de prevencióndel daño antijuridico, cada apoderado adscritoa la Oficina Asesora Jurídica, aporta al juez deconocimiento en el evento que lo solicite,copia auténtica de los actos administrativosexpedidos por la Contraloría de Bogotá, D.C.,al igual que los de de carácter distrital paraque sirvan como medios probatorios dentrodel respectivo proceso judicial.

P.

Seguimiento a junio de 2012: Se sugiere ajustar la redacción del riesgo y/o no conformidadpotencial. Se establece el envio de copia auténtica de los actosadministrativos expedidos por la Contraloría de Bogotá, D.C., paraque sirvan como medios probatorio como es el caso de: Proceso No. 110013331006200689500, Asunto: Comunicación delFallo, carpeta en el folio 279.



Vargas Guevara





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO




Bajo

Exigencia de revisarlos términosprocesales en larepresentación judicialy extrajudicial de laEntidad, cuando opereel fenomeno de lacaducidad.

El apoderado especial de estaEntidad, deberá verificar siempredentro de los antecedentes quereposen en el respectivoexpediente judicial, si ha operadoel fenómeno jurídico de lacaducidad de las acciones que seadelanten en su contra, ya sea dey restablecimiento del derecho,reparación directa, contractual, etc.De ser viable la configuración de lacaducidad, debe alegarse en elestado procesal en que seencuentre, toda vez que ésta esuna excepción de orden públicoque debe ser declarada por losjueces.


11/01/2012 31/12/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2012:Sobre el tema de representación judicial yextrajudicial, cada abogado examina lostérminos procesales y en el evento que opereel fenómeno de la caducidad lo argumenta enla ficha de conciliación prejudicial o la proponecomo excepción de merito en la contestaciónde la demanda.

P.

Seguimiento a junio de 2012: Se sugiere ajustar la redacción del riesgo y/o no conformidadpotencial. Se verifica a partir de una muestra que se està utilizando encumplimiento de la Ley la Ficha "Sistema de Información deProcesos Judiciales - SIPROJ, donde cada apoderado adscrito a laOAJ , especificamente en el título 2. Caducidad de la Acción, haceun estudio pormenorizado para evitar la prescripción de losprocesos administrativos y judiciales, como ejemplos presentadosen el mes de junio de 2012, están: . Número de proceso: 1-2012-21230; Tipo de proceso:CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL; Fecha de los hechos : 2012-01-23. Número de proceso: 1-2012-00055 Tipo de proceso:CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL; Fecha de los hechos : 2012-03-02 continua abierta.



Vargas Guevara

95 8

Dirección deEconomía yF.D.y susSubdirecciones

31-01-2012

Demandas contra la Entidadpor Incurrir en plagio opresentación de informaciónno veraz en alguno de susinformes, pronunciamientos orespuestas a quejas yreclamos generados en el P.P. S. Macro.

Baja10

Desconocimiento de lanorma por parte dealgunos funcionarios dela entidad, en lo referentea que siempre se debecitar la fuente de lasinvestigaciones, así como la bibliografía tomadapara las mismas.Inexistencia de laasignación deresponsabilidad para losresponsables de laelaboración, revisión yaprobación de losinformes.

Firmar el formato denominado “Acuerdo de responsabilidad o PactoÉtico”, mediante el cual cada equipode funcionarios delegados para laelaboración de los Informes yestudios, se hacen responsables porsu redacción, estructura, originalidad ycitación de fuentes externas utilizadas,como una estrategia de compromisoinstitucional, en busca de las buenasprácticas del manejo de la informacióny el respeto por las normas y losderechos de autor.

Director de Economía y F.D.Subdirectoras de: Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo y Políticas Públicasde Estudios Fiscales, Económicos y Sociales de Bogotáde Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales y Subdirectora Sectorial de Fiscalización Transversal Gestión Pública Ambiental

01-02-2012 30-11-2012 22/06/2012

Seguimiento a 20 de junio de 2012:

Se evidencia que en la elaboración de losproductos que elabora este proceso, se está dantoestricto cumplimiento con la firma del pacto ético oacuerdo de responsabilidad, como una estrategiade compromiso institucional, en busca de lasbuenas prácticas del manejo de la información y elrespeto por las normas y los derechos de autor, loscuales se encuentran archivados y firmados en lasrespectivas carpetas de cada producto, orientado aprevenir este riesgo.

P

Seguimiento a junio de 2012: Para la elaboración de los diferentes productos del PAE, se continuará conla exigencia de pactar compromisos o pactos éticos, que permita respetarlos derechos de autor y conexos, a fin de evitar plagio u otras acciones quecomprometan jurídicamente a la Contraloría cuando se den a conocerpublicaciones e informes.E riesgo ha sido manejado adecuadamente, evitando que se materialice.Por lo anterior,el riesgo se considera mitigado.

M 26/06/2012Jaime Eduardo

Ávila

PROCESO MACRO





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


347 1 Dirección deEconomía y F.D.Subdirección Estudios Fiscales,Económicos ySociales de Bogotá

28-01-2011 Que nuestros estudios no generenun valor agregado para el análisissobre los temas específicos que son objeto de evaluación y seguimiento,con los cuales se pretendecontribuir al mejoramiento de lagestión distrital.

Baja 10Zona deRiesgo Tolerable

Deficiencia en las fuentes deinformación, lo que puedellevar al uso de datos errados,desactualizados o nopertinentes para los temaspropuestos en la vigencia.

1. Hacer seguimientos periódicos durante laelaboración de los estudios con el grupo deprofesionales, Director y Subdirector a fin dedireccionar y llevar a cabo los correctivosnecesarios, que garanticen la calidad en suscontenidos para que contribuyan almejoramiento de la gestión institucional.

2. Proponerle a la Dirección Administrativa yFinanciera la celebración de contratosinterinstitucionales con entidades de ordennacional y distrital tanto públicas comoprivadas, con el fin de lograr apoyo en laconsecución, intercambio y acceso a travésde diferentes medios, de informaciónsocioeconómica, que genere valor agregadosen los estudios.

Director deEconomía y F.D.Subdirectora deEstudios Fiscales,Económicos ySociales de Bogotá

01-02-2011 30-06-2011

22-06-2012

Seguimiento a 20 de junio de 2012:Se evidencia que:1. La Subdirección de Estudios Fiscales, Económicos ySociales ha hecho seguimiento a los Estudios Estructurales;actividad que se refleja en las actas: 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 12 deMarzo 28, Abril 26, Mayo 9, 17, 24y de 2012,respectivamente. Con un avance 75%. 2. Mediante memorando 3-2012-09890 del 28 de marzo de2012, la Dirección de Generación de Técnologia yCooperación Técnica solicito a la Dirección de Economía yFinanzas, relación de entidades públicas y privadas con lascuales se requieren elaborar convenios interadministrativoscon el fin de optimizar la gestión institucional. Mediantecomunicación 160000-09823 de abril 18/12, se remitiórelación de entidades que pueden suministrar informaciónsocieconómica y social.Por esta razón, se consulto a la Dirección de Generación deTécnologia y Cooperación Técnica, sobre la necesidad derealizar los ECO por parte de la Subdirección de EstudiosFiscales, a lo cual respondieron que no era necesario puestoque ellos asumieron esta gestión de acuerdo a las actividades contempladas en el Plan de Acción 2012.Avance del 20%.

P

Seguimiento a junio de 2012: Se evidenció una vez realizada la lectura de las actas elaboradas en laDirección, que se ha abordado la manera de cómo se elaborarán losinformes estructurales correspondientes a la actual vigencia; asimismo serealizaron exposiciones sobre los diferentes estudios programados.

Se verificó que mediante memorando con radicado N°3-2012-1 1236 defecha 2012-04-2012, y a petición de la Dirección de Tecnología, lasSubdirecciones de Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo y PolíticasPúblicas y la Subdirección de Estudios Fiscales, Económicos y Sociales deBogotá, inventariaron y tramitaron las necesidades relacionadas con laconsecución de información que generan entitades públicas y privadas, loanterior con el propósito de celebrar posibles convenios. No se conoce laelaboración de los correspondientes ECOs por parte de la Dirección deEconomía y Finanzas Distritales y/o Dirección de Tecnología..

A 26/06/2012Jaime Eduardo

Ávila

348 1 Dirección deEconomía y F.D.Subdirección deAnálisis Financiero,Pptal yEstadísticas Fiscales.

28-01-2011 No disponer de las estadísticasfiscales del distrito en formaoportuna por la falta de un aplicativoque genere confiabilidad y laconcentración del manejo de lainformación en un funcionario.

Media 40Zona deRiesgo Importante

1. Carencia de una aplicaciónque garantice la confiabilidadde la información procesada. 2. Falta de personal yconcentración de funciones enuna persona para procesarinformación.

1. Oficiar a la Dirección de Sistemas eldesarrollo o adquisición de plataformas quegaranticen el proceso, confiabilidad y custodiade la información.2. Ubicar un mayor número de funcionarios de la Planta Global para que formen parte de laDirección en la elaboración de los productosdel proceso macro.

Director deEconomía y F.D.Subdirectora deAnálisis Financiero,Pptal y EstadísticasFiscales.

01-02-2011 30-06-2011

22-06-2012


1. Se evidencia que se esta mitigando el riesgo con la Tera acorto plazo. Con un avance del 100%.2. Con relación al recurso humano, este tema aún quedapendiente como mínimo un funcionario profesional enfinanzas para apoyar el equipo. Sin avance.

P

Seguimiento a junio de 2012: La primera actividad se considera que se encuentra mitigada dada la adquisición de undisco duro de 8 gigas.En cuanto hace referencia a la vinculación de nuevos funcionarios, se constató lavinculación de dos pasantes y un profesional para fortalecer la labor en la Subdirecciónde Análisis Financiero, Presupuestal y Estádisticas Fiscales, se considera que el riesgose encuentra mitigado.


Ávila





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


376 3

Dirección de Economía y Finanzas;

Subdirección Transversal de

Gestión Pública y Ambiental.

27-10-2011

La Subdirección de FiscalizaciónTransversal Gestión PúblicaAmbiental está incluida como parteintegrante del Proceso dePrestación del Servicio Macro poradelantar el informe obligatorio:Informe Anual sobre el Estado delos Recursos Naturales y del MedioAmbiente; no obstante, elResponsable del Proceso Macro notiene ingerencia en las actividadesdel producto. Actividades quedeterminan, entre otras: laelaboración y presentación delineamientos, la aprobación del Plande Trabajo detallado, la aprobacióndel Informe Final, realizadas por elDirector Sectorial. Considerandouna dependencia que es un hibridoentre los procesos macro y Micro,no estableciendo participación delresponsable del Proceso Macro.Hecho que puede ocasionar unaposible contravención de las normasISO 9001:2008 y NTC GP1000:2009, en los requisitos No5.5.2, literal a).Esta No Conformidad potencialtrasciende a los procesos deorientación institucional y dePrestación de Servicio Macro

Baja 10Zona deRiesgo Tolerable

De conformidad con elAcuerdo 361 de 2009, artículo51, numeral 3, entre lasfunciones de la SubdirecciónTransversal de GestiónPública y Ambiental, está lade: “Dirigir, con el apoyo de las demás direcciones, laelaboración del informe sobreel estado de los recursosnaturales y del medioambiente”. El informe es elaborado bajo laresponsabilidad de laDirección Sector Ambiente, enrazón a que es la dependenciaidónea que tiene losconocimientos para laevaluación y seguimiento de lapolítica ambiental y así quedóestablecido en elProcedimiento para Elaborar elInforme Anual sobre el Estadode los Recursos Naturales ydel Ambiente, el cual estávigente.

Modificar el Procedimiento para Elaborar elInforme Anual sobre el Estado de losRecursos Naturales y del Medio Ambiente, detal forma que se refleje mayor ingerencia acargo del responsable del PPS-Macro.

Director deEconomía yFinanzas ySubdirector Transversal deGestión Pública yAmbiental.

27-01-2012 20-03-2012 22-06-2012


Se evidiencia que mediante radicado 3-2012-12453 del 2 demayo se solicitó al responsable del Proceso Macro, lamodificación al Procedimiento 3013 versión 6.0, dandoaprobación a dicha solicitud de modificación medianteradicado 3-2012-12503 de 3 de mayo de 2012. Mediante Resolución Reglamentaria 012 de junio 5 de 2012,se adoptó la nueva versión del Procedimiento para Elaborar elInforme Anual sobre el Estado de los Recuross Naturales ydel Ambientedel Bogotá D.C., con lo que se corrige laobservación dejada por la Auditoría Interna de Calidad.

T

Seguimiento a junio de 2012:

El informe obligatorio Estado de los Recursos y del Medio Ambiente de Bogotá D.C. esun producto del Proceso Macro, por lo anterior, no se puede deslindar totalmente de laDireccion de Economía y Finanzas Distritales. Se evidenció que con el nuevoprocedimiento para la elaboración de este producto, la actividad N° ocho, busca laarticulación de las dos direcciones involucradas, teniendo presente la evaluación de lapolítica pública en materia ambiental.


Ávila

1 1

Dirección deEconomía yFinanzas Distritales - SubdirecciónFiscalización Transversal Gestión PúblicaAmbiental.

31-01-2012

Que la avaluación y consolidaciónde la información, utilizada comoinsumo para el informe obligatoriosobre el estado de los recursosnaturales y medio ambiente,específicamente la concerniente alGasto Público y EvaluaciónAmbiental, no sea confiable y veraz,lo que genera que se tenga queevaluar y analizar nuevamente lainformación.

Alta60

Se ha evidenciado que aunteniendo las capacitaciones ysocializaciones respecto a lametodología del proceso deevaluación al componente deintegralidad “GestiónAmbiental “, la informaciónsuministrada por parte de losauditores, no es losuficientemente precisa yveraz, incumpliendo así conlos estándares de calidadexigidos, como insumo delInforme Obligatorio Sobre elEstado de los RecursosNaturales y el Ambiente

Crear Canales de retroalimentación y soluciónde inquietudes, con respecto a la metodologíade evaluación al componente de integralidad“Gestión Ambiental”. contando con controlesdocumentados, con el fin de obtenerinformación confiable respecto a laevaluación de la Gestión Ambiental, insumoque será presentado en el informe sobre elestado de los recursos naturales y elambiente.

Subdirector Fiscalización Transversal Gestión Pública Ambiental.

01-02-2012 30-06-2012 20-06-2012


Una vez recibida la información rendida por parte de losequipos auditores del proceso micro, la cual es un insumopara el Informe de los Recursos Naturales y del Ambientevigencia 2011, se verificó el cumplimiento de la metodologíade calificación de acuerdo a la Resolución 001 de 2011,observando que la información suministrada en esta ocasióncumple con un rango más alto de confiabilidad y veracidad.

T


Los equipos de auditoría fueron ilustrados para la utilización y aplicación del Anexo E,denominado "Medodología para la Evaluación y Calificación de la Gestión Ambiental",que hace parte de la resolución reglamentaria 001 de 2011"


Ávila





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


2 1

Dirección de Economía y

Finanzas Distritales - Subdirección de

Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas

Fiscales

31-01-2012

Posible pérdida de calidad ycredibilidad en los productos quegenere el proceso Macro por losinsumos que provee el ProcesoMicro.

Baja10

Escasa capacitación ennormatividad y actualizaciónde las diferentes líneas deauditoría. Deficiencias en lainformación reportada por elProceso Micro. Falta desupervisión por parte de losDirectivos del Proceso Microen el desarrollo de lasauditorías. El insumo remitidono se ajusta a lo requerido enlos lineamientos impartidospor el Proceso Macro alProceso Micro.Inconsistencias en lainformación rendida a travésde SIVICOF.

Proponer la conformación de un grupo deDirectivos y funcionarios de los dos Procesos(Micro y Macro) para generar estrategias queapunten a obtener un producto que satisfagalas necesidades de los diferentes usuarios delos productos elaborados por la Entidad.

Subdirector de Análisis Financiero,

Presupuestal y Estadísticas

Fiscales

01-02-2012 31-03-2012 22-06-2012


Se evidencia que en cuanto a este tema, no se ha podidoavansar por lo que a la fecha se está conformando el equipode la alta dirección dado al continuo movimiento de personal.Ejecución de la acción 0%.

P

Seguimiento a junio de 2012: La acttividad propuesta no ha dado inicio, se encontraba programada suejecución según el cronograma par el día 31 de marzo de 2012, debereprogramarse la fecha de cuminación.


Ávila

3 1

Dirección deEconomía y F.D -Subdirección deEstudios Fiscales,Económicos ySociales de Bogotá

31/01/2012

Rezago tecnológico tanto desoftware como de hardware quelimita el alcance de lasinvestigaciones programadas.

Media20

No contar con herramientas que faciliten el manejo de la información y no estar capacitados para su uso, afectando el objetivo de los estudios que se realizan en cada vigencia, dificultando el manejo de temas especializados como investigación económica y social, metodologías de valoración y análisis financiero.

1. Solicitar apoyo a la Dirección de Informática con el fin de identificar las herramientas tecnológicas que nos puedan servir para desarrollar nuestros estudios.2. Una vez identificada las herramientas tecnológicas, solicitar a la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica para que se programe la respectiva capacitación a los funcionarios de la Subdirección.

Subdirector deEstudios Fiscales,Económicos ySociales de Bogotá

01-02-2012 30-06-2012 22-06-2012


1. Se ratifico en el Plan de Estratégico 2012- 2015,la necesidad de contar con equipos de computo ylos software necesarios para el desarrolloinstitucional y se acompaño al Contralor en lasdiscusiones que se generaron en la Secretaría deHacienda con el fin de recibir un mayorpresupuesto para mejorar las herramientastecnológicas de la Entidad. Con un avance del25%.

2. Se participo en la capacitación sobreherramientas informáticas 0 básicas para laauditoria promovido por la Dirección de Generaciónde Tecnología y Cooperación Técnica, del 12 a 15de junio de 2012. Con un avance del 30%.

P

Seguimiento a junio de 2012: En el Plan Estratégico adoptado por esta administración, se contempla elobjetivo estratégico "Fortalecer la función de vigilancia a la Gestión Fiscal"y la estrategia "Actualizar y mantener la plataforma tecnológica paraimplementar el uso de las TICs", a través de la Dirección de Informática seestá inventariando las necesidades de la Entidad, para atacar el rezagotecnológico.Recientemente funcionarios de la Dirección de Economía y FinanzasDistritales, auspiciado por la Contraloría de General de la República,asistieron a una capacitación denominada "Herramientas InformáticasBásicas para la Auditoría"


Ávila





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


4 1

Subdirección Evaluación Sectorial Planes deDesarrollo yPolíticas Públicas

31-02-2012

Disminución de la importancia y elefecto de los productos de lasubdirección; pese al caráctertécnico y a la buena calidad de losmismos

Media30

1. Los productos de lasubdirección no son leídos, nicomentados por la altadirección. por ende no sonutilizados como referente parael ejercicio del control fiscal.2. En los demás procesos dela entidad, no se dimensionasuficientemente la importanciade los productos de lasubdirección, para el ejerciciodel control fiscal. Débilplaneación de los procesos desocialización y divulgación delos productos.

1. Adelantar socialización de los productos alinterior de la CB previa a la divulgación ysocialización a la ciudadanía y demás clientesde la entidad.2. Elaborar para la oficina deComunicaciones, un resumen ejecutivo de losproductos de la subdirección con el fin de queen un lenguaje accesible sea divulgado parala ciudadanía, clientes y demás partesinteresadas de la Contraloría de Bogotá.

3. Planificar y coordinar la socialización de losproductos.

Director deEconomía yFinanzas ySubdidirector deEvaluación Sectorial Planes deDesarrollo yPolíticas Públicas

15-03-2012 23-12-2012 22-06-2012


Estas acciones no reflejan avance por cuanto losproductos están en proceso de elaboración.

PSeguimiento a junio de 2012: Las actividades propuestas se encuentran sin iniciar, aún no se cuenta conproductos terminados para efectos de su socialización.


Ávila

1** 8Dirección de

Talento Humano

01/10/2011

Retirar a un funcionario dela entidad sin que serevisen las circunstanciaslaborales en que seencuentra al momento desu desvinculación

Baja

No tener en cuenta,por parte de la entidad,las circunstanciaslaborales en que seencuentra elfuncionario a serretirado.

-Deficiencias en loscontroles existentes almomento del retiro deun funcionario de laentidad, en lorelacionado conaspectos como: inscrito en carreraadministrativa, amparado por fuerosindical o estado deembarazo; entre otros

´-Diseñara una lista de chequeo que permita verificar y establecer en qué circunstancias laborales se encuentra el funcionario a ser retirado, y aplicarla.

´-Informar al nominador la situación en que se encuentre el funcionario a retirar.

Director de Talento Humano

01/01/2012 31/12/2012En proceso de elaboración de la lista de chequeode las circunstancias laborales, por ahora seinforma verbalmente.

P


Continúa abierto para seguimiento. Se evidencian demoras en elcumplimiento de la acción relacionada con el diseño de la Lista deChequeo.

A 26/06/2012

María TatianaRojas Naranjo /Angélica Ma.Vargas G.

PROCESO: GESTIÓN HUMANA





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


2** 8

Subdirección de Gestión de

Talento Humano

01/10/2011Errores en la liquidación deSentencias Judiciales

Baja

Deficiencias en laaplicación de lanormatividad laboral almomento de laliquidación de lasSentencias Judiciales.

Verificar que la liquidación se realicede conformidad con las normasvigentes y la jurisprudencia sobre lamateria

Subdirectora de Gestión de

Talento Humano

Profesional de la Subdirección

GTH, cargo 222-07

01/01/2012 31/12/2012

Se han liquidado las Sentencias de Camilo García,Jorge Tarazona y Nubia Perdomo atendiendo losconceptos que ha emitido la Oficina AsesoraJurídica al respecto, y según los fallos; esto es,limitándonos a lo citado en la parte resolutiva y noen la parte motiva, por cuanto ya sería el afectadoquien debe reclamar al juez la aclaración. Seconsidera cumplida la acción propuesta. Dado el cumplimiento de la acción se reitera elciedrre de la misma

T


De acuerdo al seguimiento que realizó la OCI en marzo 2012, se establecióla mitigación del riesgo. Por lo tanto se debe retirar del anexo.

M 26/06/2012


3** 8

Oficina de Asuntos

Disciplinarios01/10/2011

Que los Procesosdisciplinarios se desarrollensin respetar el debidoproceso y/o de conformidadcon el marco normativo dela Ley 734 2002 y condesarrollo jurisdiccional delas latas Cortes.

Baja

Falta de capacitación de los funcionarios asignados a la Oficina de Asuntos Disciplinarios, sobre todos los temas del Derecho Discilplinario.

Carencia de una relatoria que permita contar con normatividad actualizada sobre pronunciamientos jurisprudenciales de las altas Cortes, su interpretación y demás normatividad sobre el tema disciplinario.

Realizar revisiones bimensules a losprocesos disciplinarios, a fin deverificar términos y aplicación de lanormatividad vigente, incluyendopronunciamientos jurisdiccionales.

Solicitar la capacitación, conreconocidos juristas en derechodisciplinario, para los funcionarios deasuntos disciplinarios, en temasconcretos sobre conductas de mayortrascendencia y complejiad.

Jefe de la Oficina de Asuntos

Disciplinarios

01/01/2012 31/12/2012

Se ha realizado seguimiento como se evidencia enlas actas No. 1 de marzo 9 de 2012 y No.2 del 14de mayo de 2012. Se revisan los procesos activospara el 29 de febrero de 2012 y se determinó paraesa fecha la existencia total de 71 procesos , asaber: 2 procesos del año 2009, 7 procesos del año2010, 42 del año 2011 y 20 del año 2012. Para lafecha del 14 de mayo de 2012, conforme al actaNo. 02 se determinó con corte a abril 30 de 2012,la existencia de 73 procesos activos, 2 procesosactivos del año 2009, 6 del 2010, 38 del año 2011 y27 del 2012. Los procesos se han venidodesarrollando dentro de los términos de lascorrespondientes etapas procesales, respecto delos cuales se han efectuado los controlespertinentes.

Sobre la capacitación, mensualmente,en el cursodel año se están efectuando reuniones de mínimocuatro horas, para efectos de capacitarnos a travésdel estudio de las diferentes decisiones de la CorteContstitucional y del Consejo de Estado con mirasa su aplicación en los correspondentes procesosdisciplinarios. La Oficina de Asuntos Disciplinarios solicitará a la Dirección de Capacitación adelantar los trámites pertinentes a efectos de la consecusión de las jornadas de capacitación requeridas.

P

Seguimiento a junio de 2012:De acuerdo a las acciones previstas realizar, se establece la realización delseguimiento:

Acta No. 1 de marzo 9 de 2012, presenta un anexo titulado ProcesosActivos a febrero 29 de 2012, donde detalla los 71 procesos.Acta No.2 del 14 de mayo de 2012. relaciona 73 procesos activos.

Se evidencia que cumplen con los términos procesales, que no se hapresentado prescripción y seguimiento control de los mismos.

Sobre la capacitación mensual, se verifica la realizaciòn de una actividadde autocapacitación, como conta en el registro Acta No. 1 del 6-06-2012La Oficina determina adelantar la acción de capacitación directamente, porlo tanto, se sugiere replantear la acción propuesta inicialemnte.

Continúa abierta para seguimiento.

A 27/06/2012Angélica Ma.Vargas G.





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


4 1Subdirección de Bienestar Social

20/12/2011

No cumplir con las metasde asistencia defuncionarios establecidasen el Programa deBienestar Social.

Media

Demora en laadjudicación de lacontratación, lo cual seconvierte enimpedimento paracumplir lo planeado enel Programa deBienestar Social ycronograma respectivo.

-Baja asistencia de losfuncionarios a lasdiferentes actividadesque se programen porfalta de motivación einterés para laasistencia al loseventos programados.

Gestionar las actividadescontractuales, que corresponan ala Subdirección, con la debidaantelación, según la actividad adesarrolar

Enviar invitaciones vía Outlook y/oNoticontrol, motivando a losfuncionarios para asistir al evento,previamente a su realización

Subdirector de Biesnestar

Social

Profesional de la Subdirección de Bienestar Social

01/01/2012 31/12/2011

Las notificaciones se han enviado de maneraoportuna, invitando a los funcionarios a asistir a lasactividades.Seguimiento a Junio 2012: Para cada actividadrealizada del Programa de Bienestar se socializó yse envio invitación a los funcionarios por losdiferentes medios de comunicación institucional:outlook, noticontrol, tarjetas personalizadas ollamadas telefónicas.

P

Seguimiento a junio de 2012:Con relación a la acción No. 1, se establece que la entidad suscribio conColsubsidio el Convenio No. 002 de febrero de 2012 y en atención a laAdvertencia realizada por la Auditoria Fiscal, según radicado No.1-2012-20120 del 8-05-2012, se establecio que los vicios presentados soninsubsanables, por lo tanto lo más conveniente que determinaron fue laliquidación del Convenio. Esta situación conlleva a establecerinoportunidad para el cumplimiento de la acción, frente a lo propuesto de"gestionar las actividades contractuales con antelación" .

En lo que respecta a la acción No.2, se establece que se presentó lasconvocatorias, mediante invitaciones vía Outlook y/o Noticontrol, así como,telefónicamente. Su efectividad se mide a partir de la asistencia en lasactividades adelantadas por Bienestar a la fecha, así: Día de la Secretaríaconvocadas 65, asisitieron 55 funcionarias (85%) y día de la mujer 440funcionarias de las cuales asistieron 335 (cobertura del 76%).


A 27/06/2012


Seguimiento a marzo 2012: En la formulación delPlan de Capacitación para 2012 se tuvo en cuentalas necesiodades de capacitación. Seguimiento a Junio 2012: La versión 2.0 del PIC2012, se realizó con base en la aplicación,tabulación y análisis de la Encuesta deNecesidades de Aprendizaje para la vigencia 2012y el análisis de otras fuentes como la Encuesta deComunicación Estratégica, el DiágnosticoEstrategico, la Revisión por la Dirección, el Plan deMejoramiento Institucional, el Informe Anual de laOficina de Control Interno, vigencia 2011, elInforme Anual de Desempeño Laboral, el PlanNacional de Formación y Capacitación deEmpelados Públicos para el Desarrollo deCompetencias, los Planes Anuales de Capacitaciónde los tres últimos años y los resultados de lasreuniones realizadas al respecto con el señor

Contralor, la Contralor Auxiliar, la Comisión de

Personal y el Equipo de Analisis de esta Dirección.

P

Seguimiento a junio de 2012:Se evidencia la formulación técnica del Plan de Capacitación a partir deldiagnóstico que conlleva a la realización del Plan General de Capacitaciónpara el cuatrienio. Las fuentes utilizadas determinan: Encuesta deNecesidades de Aprendizaje para la vigencia 2012, Encuesta deComunicación Estratégica 2012, Revisión por la Dirección 2011, Plan deMejoramiento Institucional, vigencia 2011, Diagnóstico Estratégico (anexode Requerimientos de Capacitación por Nivel de Riesgo), Informe Anual dela Oficina de Control Interno, vigencia 2011, Informe de la EvaluaciónAnual del Desempeño Laboral, periodo 1 de febrero de 2011 a 31 de enerode 2012, Plan Nacional de Formación y Capacitación de EmpleadosPúblicos para el Desarrollo de Competencias, Planes Anuales deCapacitación de la CB, entre otros.Participaron los funcionarios en desarrollo de la Encuesta DiagnósticoDCCT Necesidades de Capacitación – vigencia 2012, diligenciada por 200funcionarios, muestra que involucra participación de todos los cargos yprocesos del SGC. El diagnóstico, se estableció a partir de frecuencias, las dependencias que lo solicitaban, determinando 741 registros analizados, en total se identificaron 145 temas de capacitación, agrupados en 54 necesidades de aprendizaje.Para la priorización de las necesidades de aprendizaje identificadas, se utilizaron dos criterios fundamentales: Relevancia Estratégica y Frecuencia Acumulada.Este Diagnóstico se incluye en el Plan General de Capacitación 2012-2015; base del Plan Institucional de Capacitación, versión 2, vigencia 2012. Que para su elaboración determinó mesas de trabajo con Responsabilidad Fiscal (Acta No. 01 y 05, del 25-04 y

En relación con la selección de perfiles se dejó a discrecionalidad


Igualmente, con el fin de garantizar la asistencia de

los funcionarios a los eventos de capacitación, el

responsable del evento en la Dirección de

Capacitación y Cooperación Técnica envia

comunicación a los jefes de las dependencias

interesadas para que postulen a los funcionarios

que deben participar en la capacitación,

informándoles la obligatoriedad de asistir.

Seguimiento a junio de 2012:Esta acción está en proceso de ejecución, se estrablece que se suscribe acta de compromiso con los funcionarios seleccionados para asistir a las c apacitaciones mayores a 4 horas, utilizado como herramienta que coadyuve en la asistencia del funcionario. Así mismo, el tema de selección por perfiles se formaliza cuando el proceso sea en capacitaciones que cause erogación a la entidad.

Continúa en seguimiento.


5 1 01/01/2012 31/12/2011

Director de Capacitación y Cooperación

Técnica

Profesional Director de

Capacitación y Cooperación

Técnical

Dirección de Capacitación y

cooperación Técnica

20/12/2011

No lograr el fortalecimiento de las competencias de los

funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C.

Baja

´-Diagnóstico inadecuado de las

necesidades de capacitación.

´-Selección inadecuada de perfiles de

funcionarios vs acción de capacitación.

´-Que los directivos de cada dependencia no facilite la asistencia a

las capacitaciones asignadas a los

funcionarios.

Formular el plan de Capacitación según dianóstico de necesidades y

seleccionar según perfiles, a los funcionarios a capacitar

Enviar listado de preseleccionados a capacitar y enviar a los directivos de

las dependencias a las que pertenencen, solicitando confirmación o negación por parte de éstos. Para el caso de negaciones, el directivo debe informar cuándo estaría disponible el

funcioario para que reciba la capacitación.





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


1 1OFICINA DECONTROL INTERNO

31/01/2012

No realizarni reportaroportunamente, conla calidadrequerida, las evaluaciones independientes a losprocesos de laEntidad.

Aplicada la metodologíapara la identificación,análisis y valoración deriesgos definida en laResolución Reglamentaria N° 005 de2011, se estableció queesta no conformidadpotencial se encuentra enuna zona de riesgo bajocomo se evidencia en elanexo 5.

Información inoportuna

Recurso humano insuficiente.

Planeación sobredimensionada.

Elaborar el PlanAnual deEvaluaciones Independientes-PAEI, deacuerdo con losrecursos detalento humanoy tecnológicosdisponibles, programando las evaluacionesindependientes, con el margensuficiente detiempo paraasegurar sucumplimiento con la calidadrequerida.

Jefe Oficina 01/02/2012 3/12/2012

Seguimiento ajunio de2012:A travésde Actade Mesade Trabajo de laOficina deControl Interno No. 01 de17-20/02/2012, fueelaborado el PlanAnual deEvaluaciones Independientes PAEI, deacuerdo con losrecursos de talentohumano ytecnológicos disponibles, quedando

P

Seguimiento a junio de2012:Verificada Acta de Mesade TrabajoNo. 01 de 17-20/02/2012, mediante lacual, fueelaborado elPlan Anual deEvaluaciones Independientes PAEI, deacuerdo conlos recursosde talentohumano ytecnológicos disponibles, quedando programadas 27 evaluaciones para serejecutadas durante lavigencia 2012,con elcompromiso de losfuncionarios de dar estrictocumplimiento

A 28/06/2012

PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


2 1OFICINA DECONTROL INTERNO

31/01/2012

No atender oportunamente losrequerimientos delos entesde control.

Aplicada lametodología para laidentificación, análisisy valoración de riesgosdefinida en laResolución Reglamentaria N° 005de 2011, se establecióque esta noconformidad potencialse encuentra en unazona de riesgo bajocomo se evidencia enel anexo 5.

Presentación inoportuna de losinformes a los entes de control.

Establecer y darestricto cumplimiento alos puntos decontrol establecidos dentro de losprocedimientos para Evaluaciones Independientes;

para laimplementación de accionescorrectivas ypreventivas y deauditorías internas decalidad.

Jefe Oficina 01/02/2012 3/12/2012

Seguimiento ajunio de2012:Se havenido dando aplicación a loestablecido en laR.R. No.014 de2011, Procedimiento paralas Evaluaciones Independientes realizadas por laOCI, específicamente alos puntos de controlrelaciona

P

Seguimiento ajunio de 2012:Verificada R.R.No. 014 de 2011,“Por la cual semodifica elProcedimiento para realizarEvaluaciones Independientes”, mediante la cualfue incorporadoel punto decontrol relacionado conla supervisión porparte del Jefe deOficina deControl Internode los papeles detrabajo paraejercer su controlmediante consignación defirma y fecha.

Evidenciados debidamente referenciados losPapeles deTrabajo de:

Servicios que

A 28/06/2012

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y DIRECCIÓN DE R.F. Y J.C





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


1 1

SUBDIRECCIÓN DEL PROCESODE RESPONSABILIDAD FISCAL YDIRECCIÓN DER.F. Y J.C.

05/01/2010

Impulso procesal a losprocesos de vigencias2009, 2010 y 2011

40

Falta de impulsoprocesal en losprocesos activos devigencias 2009, 2010,2011

Fijación de actas de compromisocon los abogados que tienen acargo los expedientes yseguimiento mensual.

Subdirector yDirector

01/03/2011 31/12/2011 30/03/2012

SEGUIMIENTO A marzo 20/12. El seguimiento se está realizando a través de losinformes de gestión semanales que presentanlos profesionales a la Subdirección delProceso de ResponsabilidadFiscal.SEGUIMIENTO A JUNIO 2012 conmemorandos del 19 de abril, 22 de mayo y 30de mayo el Subdirector del P.R.F. estableceactividades y compromisos con los abogadospara el trámite de los procesos deResponsabilidad Fiscal.

P

Seguimiento a Junio 2012:

Se evidencia que a travs de los instructivos y compromisosadquiridos por los funcionarios del area y el subdirector del procesose está trabajando en el tema. No obstante, constituye una asuntoque está incluido en el Plan de Mejoramiento, por tanto, serecomienda excluirlo del anexo 2 y retorma r el tema en laevalaución anual que el Proceso debe hacer frente a los riesgo.

Continúa abierto seguimiento .

A

26/06/2012Esmeralda Caballero

Caballero

2 1

SUBDIRECCIONES DEL PROCESODE RESPONSABILIDAD FISCAL, DEJURISDICCION COACTIVA YDIRECCIÓN DER.F. Y J.C.

01/02/2011

Mantener actualizado elformato único de Inventariodocumental (8013001)

40

Falta de acutalizaciónde los formatosestablecidos en elsistema de gestión decalidad.

Revisión mensual de expedientesa través de muestra selectiva,verificando que los formatos seencuentren debidamenteactualizados.

Subdirector del Proceso deResponsabilidad Fiscal,Subdirector deJurisdicción Coactiva yDirector

18/02/2011 16/12/2011 30/03/2012

SEGUIMIENTO A marzo 20/12.. Se estadando aplicación al memorando y alSGC.SEGUIMIENTO A JUNIO 2012. Losinventarios documentales se actualizan junio ydiciembre y adicionalmente por novedades depersonal con relaciòn a los abogados quetramitan los procesos, los inventarios searchivan el respectivos procesos.LaSubdirecciòn de J.C. indica que se cumple conlos lineamientos del SGC y su actualizacion sehace con corte a 30 de junio y 31 de diciembrede cada vigencia.

P


Se evidencia la aplicacion de los formatos, la foliación de losprocesos en cumplimiento del procedimiento y los instructivos. Se considera que el Riesgo se ha mitigado.

M 26/06/2012Esmeralda Caballero

Caballero





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


3 1


01/02/2011

Mantener actualizados losaplicativos PREFIS,SIMUC Y RELCO, con elfin de brindar informaciónreal y oportuna

60

Posible suministro deinformación desactualizada

Actualización permanente de losaplicativos, cada vez que segeneran los actos administrativos ymovimientos dentro de losprocesos de responsabilidad fiscaly de jurisdicción coactiva

Subdirector del Proceso deResponsabilidad Fiscal,Subdirector deJurisdicción Coactiva yDirector

18/02/2011 16/12/2011 30/03/2012

SEGUIMIENTO A 20 DE MARZO DE 2012:En cuanto a la Subdirección de JurisdicciónCoactiva, el único aplicativo es el SIMUC, enese entendido a la fecha la información quereposa en los expedientes y que es requeridaen el aplicativo ya se encuentra registrada enel mismo, por cada uno de los abogados deesta Subdirección.El prefis se encuentra aldía, de éste se migro la información para lacuenta de la AGR. Para el RELCO se solicitócapacitación el 22 de diciembre de 2011, sinobtener aun respuesta. SEGUIMIENTO AJUNIO DE 2012- El funcionario encargado delaplicativo PREFIS a la fecha lo mantieneactualizado.Con relación al RELCO a la fechano se ha impartido la capacitación solicitada.La Subdirección de JC indica que respecto delaplicativo SIMUC, cada abogado esresponsable de la información y lo mantieneactualizado, aplicativo que permite suconsulta.

P


Se verificó el aplicativo SIMUC, se encuentra actualizado a lafecha, y en la verificación que se realizó en aplicativo Prefis, seevidenció que la la informacion se está actualizando por cadaabogado. En cuanto al Aplicativo RELCO, falta la capacitacion queeprmita mayor concocimeinto y por tanto aprovechamiento deltema.

Continua abierto para seguimiento.

A 26/06/2012Esmeralda Caballero

Caballero





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


4 1


21/06/2010

Posible ocurrencia deadelantamiento de losprocesos deresponsabilidad fiscal yjurisdicción coactiva, sin ellleno de los lineamientosconstitucionales de respetoal debido proceso, derechoa la defensa y elcumplimiento de lostérminos procesales

40

Prevención dañoantijurídico. Revocatoria dedecisiones por lasAltas Cortes

Revisión por parte del Director o Subdirectorsegún corresponda, al momento de tomar lasdecisiones de fondo, verificando que se hayagarantizado el debido proceso y el derecho dedefensa consagrados constitucionalmente.

Director ySubdirector

02/02/2011 31/12/2011 30/03/2012

SEGUIMIENTO A 20 DE MARZO DE 2012: LaSubdirectora de Jurisdicción Coactiva con eltrabajo coordinado con cada uno de susabogados verifica que los procesos setramiten en el marco de la ley vigente, enconcordancia con los principiosconstitucionales y dentro de los términoslegales, como se observar en los 310expedientes activos a la fecha de seguimiento.En la Sub. del Proceso todos los proyectos deauto se radican y pasan al Despacho para surevisión y en caso de ser necesario sedevuelve al Abogado para que realice losajustes necesarios de acuerdo a la ley 610/00 y demás normas concordantes.SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2012 elSubdirector en reuniones de trabajo harecomendado el trámite de los procesosatendiendo lo señalado en la normatividadvigente y como función de los abogadosorientadores de cada grupo deben revisar losproyectos presentados por los abogados queconforman cada grupo, se establecieroncompromisos segùn actas del 24 de abril ydel 2 de mayo de 2012 y memorando del 30de mayo de 2012. La Subdirección de JC,

P


Se evidenciaron las actas de trabajo del 24 de abril y del 2 demayo de 2012 y memorando del 30 de mayo de 2012. LaSubdirección de JC, indica que se cordina con los abogadossustanciadores el cumplimiento del marco legal vigente del trámitede los procesos, que a esta fecha son 291 procesos coactivos seencuentran vigentes.

Continúa abierto para seguimiento por cuanto son accionesque se deben efectaur de manera continua.,


Caballero





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


5 8Dirección y

Subdirecciones01/04/2011

Violación al debidoproceso, violación alderecho a la defensa,incumplimiento de terminosprocesales.

Baja

Indebida notificación,irregularidades encitaciones, falta decompetencia, omisiónen levantamiento demedidas cautelares, noexclusión del boletínde responsablesfiscales, omisión endesignación apoderadode oficio, no decisiónde recursos,vencimiento detérminos; irregularidades enpráctica y valoraciónde pruebas, falta decompetencia, falta deplaneación deactividades, falta deautocontrol, falta derevisión delexpediente, falta deapoyo tecnico idóneo yoportuno, falta delaplicativo de alarmassobre vencimiento detérminos.

Elaborar actas de seguimiento aprocesos, actas de compromiso,implementación de formatos,revisión y supervisión del proyecto,aplicativo de alarmas y autocontrol

Director y Subdirector

01/04/2011 31/12/2011 30/03/2012

SEGUIMIENTO A MARZO 20/12. En a Sub. del Proceso los proyectos de auto se radican ypasan al Despacho para su revisión y en casode ser necesario se devuelve al Abogado paraque realice los ajustes necesarios. Lasnotificaciones se realizan en oportunidad porla Secretaría Común SEGUIMIENTO A JUNIO2012 se efectuaron planillas para relacionarlos edictos que se fijan a diario con el fin detener control sobre las notificaciones que serealizan a diario y mediante memorandos del19 de abril, 22 de mayo y 30 de mayo elSubdirector del P.R.F. establece actividades ycompromisos con los abogados para el trámitede los procesos de Responsabilidad Fiscal deacuerdo a la normatividad vigente.


Se evidenciaron las planillas relacionando los edictos, y seevidenciaron los instructivos relacionados con la normatividadvigente, en procura de mitigar los riesgos.



Caballero

6 8Dirección y


Posible incumplimiento dela normatividad interna, encuanto a reporte deinformación y aplicación deprocedimientos, en toda laentidad.

BAJA

Falta de actualizaciónde procedimientos,omisión en lasocialización de losmismos, indebidasupervisión yorientacion deprocesos, falta deautocontrol, inoportunacapacitación.

Supervisión previa de lainformación a reportar a cargo decada funcionario y del jefeinmediato, dejando los registrosrespectivos con pie de firma de lacertificacion de la veracidad de lainformación reportada.

Director y Subdirector

01/04/2011 31/12/2011 30/03/2012

SEGUIMIENTO A MARZO 20/12. se realizó capacitación frente al trámite del proesoverbal y al estatuto anti corrupción-Se evidenciaron los memorandos 201111699 del 4 de noviembre de 2011 y 2011122192 del21 de noviembre de 2011, se reconformó elequipo de analisis de la Dirección y seimpartieron instrucciones El quipo de análisisse reune una vez cada mes para hacerseguimiento SEGUIMIENTO A JUNIO 2012Se realizó capacitación sobre el trámite delproceso de R.F. con los temas allegados aloutlook del 17 de mayo de 2012. Igualmentese realizó capacitación externa sobre la ley1437 de 2011 y 1474 de 2011.

P


Se evidenciaron la invitación a las capacitaciones, se hanrealizado socialización de normas y procedimientos. No obstante,se mantiene para evitar la materializacion del mismo.

Continúa abierto para seguimiento


Caballero





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


7 1Dirección y


Perdida total deinformacion significativa(Expedientes y procesos dela Direccion deResponsabilidad Fiscal yJC) por eventos externos(incendios, terremotos,inundaciones

BAJA

Falta de archivadorespara custdia de losprocesos bajo laresponsabilidad de losabogados de ladependencia

Prohibición de ingreso de personal ajeno a la dependencia

Director y Subdirectores

15/06/2012 31/12/2012 30/09/2012

SEGUIMIENTO AL JUNIO 2012, Mediantememorando 3-2012-17561 se solicitó a laDirección Administrativa la instalaciòn dearchivadores de seguridad para la custodia delos procesos que cursan en las dependenciasque conforman el àrea de responsabilidadfiscal.

Seguimiento a junio de 2012:Se encontró la comunicación mediante la cual la Dirección deResponsabildiad Fiscal, solicita a la Dirección Administrativa, lainstalacion de archivadores con la seguridad requerida para lacustodia de los expedientes.



Caballero

8 1Dirección y


No lograr el resarcimientoal patrimonio público

BAJA

Falta de medidascautelares suficiente einsolvencia de losejecutados que nopermite hacer efectivoel resarcimiento deldaño al patrimonia

Adelantar diligencias de secuestroque permitan rematar bienes quese encuentren embargados quepermitan hacer efectivas lasobligaciones.Buscar laimplementaciòn de convenios queayuden a localizar de maneraefectiva la informaciòn patrimonialpositiva de los ejecutados

Director y Subdirector de

Jurisdicción Coactiva

15/06/2012 31/12/2012 30/09/2012

SEGUIMIENTO AL JUNIO 2012, 1-Reuniònde trabajo del 6 de marzo de 2012circularizando los procesos como mìnimocada seis meses 2- Memorando No.170200-14678 del 14 de junio de 2012 presentaciònde estudios previos para suscripciòn deconvenios entre la Contraloria de Bogotà y laSuperintendencia de Notariado y Registro


El Proceso de Jurisdiccón Coactiva, esta efectuando trámites paralograr contar con la información que permita la localización demanera efectiva de los bienes patrimoniales a que haya lugar.Así mismo, se evidenció la circularización de bienes .



Caballero

PROCESO RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


## 1DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

24/0

3/20

10

No suministrar los recursos necesarios a los procesos de la entidad para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

MEDIO (20)

Imprecisiones en lainformación reportadaen los Estudios deConveniencia yOportunidad por partede las dependenciasque requieren elrecurso.

La Subdirección de RecursosMateriales revisa y devuelve losEstudios de Conveniencia yOportunidad para que se realicenlas correcciones y anexen losdocumentos soportes de lo que sepretende contratar.

Sandra Lozano Useche

Directora Administrativa

02/01/2011 30/03/2011 31/12/2011

SEGUNDO TRIMESTRE 2012: La subdireccion de recursos materiales expresa que se expidió la circular de radicado 3-2012-12498 del 3 de mayo de 2012 en el cual se actualizan las instrucci

T


No se incluyó para este riesgo la acción "Desarrollar actividades encaminadas a que los requerimientos se presenten de manera oportuna y con anticipación suficiente para adelantar los procedimientos de Ley", aprobada por la Directora Administrativa y

A 26/06/2012





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


## 1Dirección deInformática

28/04/2009

El plan de contingenciasactualizado no se haoperacionalizado niprobado, a pesar del iniciode la implementación delnuevo sistema deseguridad informática, queasegure su funcionamientoeficaz en el momento enque se active el plan,buscando la minimizaciónde las fallas ante la posiblematerialización de losriesgos.

Bajo

En razón a lasmúltiples actividadesadelantadas por laDirección deInformática y a laescasa disponibilidadde talento humano, nose ha dado inicio a ladefinición y ejecuciónde las pruebas al Plande Contingencias.Adicionalmente, aprovechando lacoyuntura de cambiode sede, se pondrán enmarcha algunasactividades definidasen el plan decontingencia.

1. Definir y ejecutar el plan depruebas para dar operacionalidadal plan de contingencias yarticularlo con el Sistema deGestión de Seguridad de laInformación que se encuentra enimplementación.

2. Dar aplicación a las actividadesdel plan de contingencia en elproceso de cambio de sede de laEntidad.

Yolima Corredor Romero

Directora Técnica de Informática

01/07/2009 31/12/2011 20/12/2010

SEGUNDO TRIMESTRE 2012Se estafinalizando laactualización delplan decontingencias. PRIMER

TRIMESTRE 2012. Los pliegos elaborados en elprimer trimestre de 2012se hicieron de manera clara y

P

Seguimiento a junio de2012:

Mediante Resolución Reglamentaria No.04 del13 de febrerode 2012, secrea elComité Técnico deSeguridad dela Información- CTSI de laContraloria de Bogotá .La Direcciónde Informática continúa conla actualización y ajuste delplan decontingencias de acuerdoa lainfraestructur

A 26/06/2012





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


## 1Dirección deInformática

28/04/2009

Las actividades para elcontrol de componentes enla actualización de equiposy verificación de losmismos a través de laimplementación de listas de chequeo, aún no estanprocedimentados, queasegure el controladecuado de los elementosy la minimización de lasfallas ante la posiblematerialización de losriesgos.

Bajo

La actividad de controlde componentes en laactualización deequipos, es ejecutadapor la Dirección deInformática como partede las funcionesestablecidas en lainterventoría a loscontratos deadquisición de equiposy elementosinformáticos, verificando suconformidad deacuerdo al objeto yespecificaciones técnicas, estableciendolos registros necesarios(listas de chequeo),

Procedimentar la actividad decontrol de componentes en laadquisición y actualización deequipos y elementos informáticos ysolictar el concepto sobre laviabilidad de incluirlo como unprocedimiento del SGC.

Yolima Corredor Romero

Directora Técnica de Informática

01/07/2009 31/03/2011 20/12/2010

SEGUNDO TRIMESTRE 2012La Dirección deInformática seencuentra enrevisión y ajustesde este ylos procedimientos deGestión de

P

Seguimiento a junio de2012:Se verifico lasolicitud deasesoramiento sobre elajuste ycreación deprocedimientos, realizadapor laDirección Administrativa yFinanciera mediante Memorando No. 3-2012-12906 del 07-

A 23/04/2012

Toda vez que el pliego decondiciones para contratarconstituye una serie de derechos ycondiciones para los futuroscontratantes y es la base deinterpretación e integración delcontrato, éste se elaboraráclaramente, de tal manera que node lugar a condiciones y dudas.


16/09/2010 12/31/2011

SEGUNDO TRIMESTRE 2012: La subdireccion derecursos materiales expresa que Mediante Acta No.01 del 8de mayode 2012,se establecieron compro

T

Seguimiento a junio de2012:Verificada larealizaciòn del Comitede Conciliacion realizado el13 dediciembre de2011, ActaNo.22 del 13-12-2011, conel ánimo detomar decisiones sobre lasdiferentes solicitudes de conciliación, Ocurrencia de eventos que

puedan generar posibles

El comité deconciliación de laContraloría de Bogotáactualiza la política dePrevención del dañoantijurídico y defensade los intereses

DIRECCIÓN





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


La Dirección Administrativa yFinanciera cancelará a loscontratistas el valorcorrespondiente una vez estoshayan cumplido con los requisitosque se exigen para el pago.


16/09/2010 12/31/2011

CUARTO TRIMESTRE 2011: La Subdirección Financiera continua realizando lasactividades delsegundo trimestre de 2001respecto a lacancelación delas facturas previo

T

Seguimiento a junio de2012:Se verificóque laDirección Administrativa yFinanciera através de laTesorería realizó lospagos con ellleno de larequisitos exigidos parael pago delos compromisos adquiridos por lavigencia de2011 y locorrido de la

2SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

22/06/2011

No actualización de los formatos del procedimiento para pagos en el aplicativo SI CAPITAL , de uso en la entidad.

Bajo

No se han actualizados los formatos del procedimiento para pagos

Revisar los formatos del procedimiento para pagos para adecuarlos a la aplicativo SI CAPITAL

Subdirectora Financiera Tesorera

28/06/2011 31/12/2011 12/07/2011

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. El proceso de actualización de los formatos de pago llegó a la etapa de diseño de los cuadros correspo

T


Los formatos de tramite de cuentas, se encuentran en evaluación en la Dirección de Informática, la que se encuentra analizando y diseñando los todos los

A 26/06/2012

puedan generar posibles demandas ó setencias

desfavorables.

Bajode los intereseslitigiosos de la entidadcon el fin deimplmentar accionestendientes a prevenirconductas quedesencadenen posiblesdemandas.

A 26/06/20128DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

16/09/2010

PROCESO PRESTACIÓN SERVICIO MICRO





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


1 1Todas las

Direcciones Sectoriales

Enero 26 de 2012

Posible incumplimiento de la normatividad interna, en cuanto a reporte de información y aplicación de procedimientos.

20

Demasiados pasos y/oregistros en losProcedimientos delProceso de Prestación deServicios Micro

Incluir en el Plan de Acción 2012 larevisión de los Procedimientos delProceso Micro que incluya:Modificación de procedimientosteniendo en cuenta disminución depasos y/o registros, inclusión delEstatuto Anticorrupción y reforma delCódigo Contencioso Administrativo,revisión modus operandi de lasauditorias transversales.

Director Enero 26 de

2012Mayo 31 de 2012

Seguimiento a marzo de 2012:Se incluyó en el Plan de Acción 2012 la revisión delos Procedimientos del Proceso de Prestación deServicios Micro.

Seguimiento a junio 2012:En el Plan de Acción, vigencia 2012, fue incluidacomo actividad "Actualizar los procedimientos delProceso Micro, enfocados a construir una modernaauditoría fiscal", la cual tiene fecha de culminaciónel 31/12/2012.

P

Seguimiento a Junio de 2012:

Se evidenció que en el Plan de Acción 2012, actividad 29 se estableció"Actualizar los procedimientos del Proceso Micro, enfocados a construiruna moderna auditoría fiscal", la cual hace referencia a la modificación delos procedimientos con fecha de culminación el 31/12/2012 , como esteanexo tiene fecha de terminación programada el 31/05/2012, la cual ya secumplió , se sugiere la modificación de ésta fecha por parte delresponsable del proceso , para que este acorde con la fecha deculminación del Plan de Acción.

A 28/06/2012Tatiana Rojas Naranjo-Jairo Ruiz Espítia

ISONET: 358 AUTO: 4

1 OAC 28/01/2011 No comunicar ni divulgar lainformación institucional ylos resultados de la gestiónde la Contraloría deBogotá, una vezautorizada.

BAJA - 5 Ocurre cuando lainformación no seenvía o no llega en eltérmino establecido(obsoleta) a losclientes internos yexternos.

Publicar en la Página WEB lainformnación, autorizada por elContralor y/o el Jefe de la OAC,que se vaya a dar a conocer a losmedios de comunicación

Jefe y prof.OAC

1/01/2011 31/12/2011 *Seguimiento a diciembre de 2011: Se mantiene el seguimiento reportado con corte aseptiembre.*Seguimiento a marzo de 2012: Se ratifica elseguimiento repotado en junio, sepetiembre ydiciembre.*Seguimiento a junio de 2012: Se ratifica elseguimiento repotado en junio, sepetiembre ydiciembre de 2011 y marzo de 2012.

T Seguimiento a marzo de 2012: Verificada la información Institucional publicada en la página web,se pudo evidenciar que la misma se encuentra publicada en tiemporeal, para la cual el riesgo es mitigado, por lo tanto se cierra por sumitigación.

Seguimiento a junio de 2012: Se verificó nuevamente la información Institucional publicada en lapágina web en tiempo real. Por lo tanto el Riesgo se encuentramitigado desde el seguimiento anterior. C

2/03/2012

26/06/2012

Rosario González -

Hernán Martínez.

Rosario González

PROCESO: ENLACE CON CLIENTES





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


1 1 Oficina Asesora deComunicaciones

27/01/2012 No divulgar la informacióninstitucional ni losresultados, una vezautorizados.

Alta - 60 La información no llegaoportunamente a losclientes por no conocerde primera mano lainformación institucional y por fallasen los mecanismostécnicos para el envíode información.

verificar que la informaciónautorizada para ser publicada, sehaga de manera oportuna. Solicitarel conocimiento de primera manode la información.

Oficina Asesora deComunicaciones

27/01/2012 31/12/2012 Seguimiento a marzo de 2012: Se continúarealizando el seguimiento permanente a lainformación para que sea publicada veraz yoportunamente, en la página web, medios decomunicación y demás escenarios pertinentes.

*Seguimiento a junio de 2012 : Se ratifica elseguimiento de marzo de 2012.

Seguimiento a marzo de 2012: Se evidenció el seguimiento permanente a la información publicadaen forma veraz y oportunamente, en la página web, medios decomunicación, através de las redes sociales como Blaving, youtube,facebook y tweters y demás escenarios pertinentes.No obstante a pesar que la acción ha sido eficáz, esta continúaabierto hasta culminar con las fechas establecidas.

Seguimiento a junio de 2012: Verificado el seguimiento de la información publicada en la páginaweb, y en los distintos medios de comunicación, através de lasredes sociales como Blaving, youtube, facebook y tweters y demásescenarios, se evidenció la veracidas de las mismas la cual serealiza permanentemente y en forma oportuna.El riesgo sigue abierto para constante monitoreo hasta se cumplacon las fechas establecidas.

A 2/03/2012

26/06/2012

Rosario González -

Hernán Martínez.

Rosario González

2 1 Dirección parael ControlSocial

27/01/2012 Perdida de credibilidad y/oconfianza, por parte delciudadano, respecto a lagestion de articulación delControl Social con elcontrol fiscal, de acuerdo ala R.R. 021 de 2010.

Media-20 Falta de aplicación dela normatividad vigente por parte de lasdiferentes Sectoriales.

Falta de articulaciónentre las diferentessectoriales con ladirección para elcontrol social ydesarrollo local.

Fallas en los sistemasde reporte, lo cual nopermite llegar demanera oportuna a laCiudadanía.

Sensibilización y capacitación enla normatividad vigente respecto alproceso de Enlace con Clientes alas diferentes Sectoriales.

Seguimiento a los compromisosregistrados en las actas de Comitéde Agenciamiento Transversal.

Director parael ControlSocial yDesarrollo Local, Directorde Economia yFinanzas, Subdirector para el controlsocial, Directoro Subdirectorsectorial responsable y/o Jefe deOficina Local

27/01/2012 31/12/2012 Seguimiento a marzo de 2012: Se realizóuna jornada de capacitación a 50 funcionariosde la Contraloría de todas la Direccionessectoriales, dictada por la Universidd Nacionalde Colombia, en el marco del contrato Nº 30de 2011. Los soportes reposan en las carpetasdel contrato, caja 3 carpeta 10.No o bstante de que la responsabilidad deleguimiento a los compromisos registrados enlas actas de Comité de AgenciamientoTransversal correspondía a la Dirección dePlaneación en marco de la RR Nº 018 de2011, esta Dirección realizó seguimientodesde la Subdirección para el Control Socialcon los Jefes de Oficina Local, como tambiénla UN realizón seguimiento respctivo. Lossoportes reposan en las carpetas del contrato.*Seguimiento a junio de 2012: Continuandocon el proceso de autocapacitación se realizóel 22 de mayo de 2012 una jornada desocialización de la Planeación, ejecución yresultados de los procesos Micro y Enlace, sícomo de los procedimientos de Enlace y laimportancia de la atención al clienteciudadano.

Seguimiento a marzo de 2012: Verificado la carpeta No. 10 del contrato No. 030 de 2011, se pudoevidenciar que a folio 1,784 se solicitó a la Dirección deCapacitación y Cooperación Técnica la coadyuvación de laselección de funcionario para la capacitación de Control Fiscal yDerechos en Colombia adelqntado por la Universidad Nacional, deacuerdo con la propuesta temática que reposa en la carpeta enmención a folio 1776 a 1783, como el listado de participantes quefueron convocados a folios 1774 - 1775, así mismo, se encuenta afolio 1768 el memorando con radicación 2011112907 del 24 deoctubre de 2011, suscrito por la Subdirectora para el Control Social,mediante el cual se anexan las respectivas certificaciones deasistencia.No obstante a pesar de que la acción ha sido eficáz, este hallazgosigue abierto para seguimiento hasta cumplir la fecha deprogramación.

Seguimiento a junio de 2012 : Se evidenció la realización de una autocapacitación que se realizóel 22 de mayo de 2012 donde se socializaba Planeación, ejecucióny resultados de los procesos Micro y Enlace, sí como de los procedimientos de Enlace y la importancia de la atención al cliente ciudadano según Acta No. 13 y memorando No. de Rad. 3-2012-14132 del 17 de mayo de 2012, donde se convocaba a todos los funcionaNo obstante a pesar de que la acción ha sido eficáz, este hallazgo sigue abierto para seguimiento hasta cumplir la fecha de programación.

A

2/03/2012

26/06/2012

Rosario González -

Hernán Martínez

Rosario González





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO


3 1 Dirección deApoyo alDespacho

27/01/2012 No atender oportunamentelos requerimientos delConcejo, en el ejercicio delapoyo técnico al controlpolítico

BAJA - 5 Inasistencia oincumplimiento de unacitación a debate o dela no respuestaoportuna a uncuestionario por partedel Contralor o algunode sus delegados.

Trámite oportuno de lascomunicaciones allegadas delConcejo de Bogotá a través de laVentanilla Virtual paradireccionamiento. Soporte técnicoa solicitud.

Director deApoyo alDespacho

27/01/2012 31/12/2012 Seguimiento a marzo de 2012: Se ha dado trámite oportuno a las comunicaciones allegadas del Concejo de Bogotá a través de la Ventanilla Virtual, correo electrónico, fax y demas medios pertinentes, para el respectivo direccionamiento.*Seguimiento a junio de 2012: Se ratifica el seguimiento de marzo de 2012.

Seguimiento a marzo de 2012: Se verificó el trámite oportuno a las comunicaciones allegadas delConcejo de Bogotá por la Ventanilla Virtual a traváz del Sigespro,correo electrónico, fax y los demás medios, para el respectivodireccionamiento de dichas comuicaciones.Si bien es cierto que las comunicaciones han sido biendireccionadas, este riesgo sigue abierto para continuo monitoreo.

Seguimiento a junio de 2012: Realizada la verificación del trámite a las comunicaciones allegadasdel Concejo de Bogotá por la Ventanilla Virtual a traváz delSigespro, y los demás medios, se pudo evidenciar que es oportunoel direccionamiento de dichas comuicaciones.A pesar de su eficacia, el Riesgo sigue abierto para continuomonitoreo.

A2/03/2012

26/06/2012

Rosario González -

Hernán Martínez

Rosario González


27/01/2012 No poder contar con elaplicativo SIGESPROPQR, como unaherramienta para la tomade decisiones gerenciales.

MEDIA -40

Manejo inadecuado ydemora en el tramitede la informacionrelacionada con losderechos de peticiónen el AplicativoSigespro-PQR diseñado para tal fin.

Monitoreo, requerimiento y apoyopermanente a las dependenciasinvolucradas con el fin de subsanar las falencias y optimizar de estamanera el uso racional y adecuadode la herramienta.


27/01/2012 31/12/2012 Seguimiento a marzo de 2012 : El Centro de Atención al Ciudadano con la colaboración de la Dirección de Informática, ha continuado con el control y monitoréo permanente a través de out look y telefónicamente, prestando el apoyo a las dependencias que lo han requerido.*Seguimiento a junio de 2012: Se ratifica el seguimiento de marzo de 2012.

Seguimiento a marzo de 2012: Verificada las carpetas de Seguimiento y Monitoreo se pudoevidenciar que se está realizando permanentemente el constantemonitoreo y seguimiento los PQR, para que no se vensan, se subala respuesta de los mismo en tiempo real y dentro de los términosestablecidos, así como en la herramienta Outlook. Este riesgo sigueabierto hasta culminar con las fechas establecidas y continuoseguimiento

Seguimiento a junio de 2012: Se evidenció directriz expedida por la Directora de Apoyo alDespacho y dirigida a todas los directores sectoriales donde lerecordaba el estricto cumplimiento al Procedimiento para el trámitede los Derechos de Petición según memorando No. Rad. 3-2012-18131 del 26-06-2012 y el cumplimiento a la R.R. No. 011 del 2012,según memorando No. Rad. 3-2012-14287 del 22-05-2012.Este riesgo sigue abierto hasta culminar con las fechas establecidasy continuo seguimiento.

A2/03/2012

26/06/2012

Rosario González -

Hernán Martínez

Rosario González





ESTADO (T,P,SI)



RIESGO(A,M)


AUDITOR



(dd/mm/aa)

SEGUIMIENTO PROCESO


No. ORIGEN (1,2,3,4,5,6)

DEPENDENCIA


RIESGO(dd/mm/aa)


RIESGOACCIONES


(dd/mm/aa)(12)

VALORACION DE LA

NC O RIESGO



27/01/2012 No dar prioridad a los DPCque se han incluido comoinsumo al proceso auditor,esperando dar la respuestahasta la finalización de laauditoria.

MEDIA -40

Esperar hasta laculminación de todo elproceso auditor parapoder generar unarespuesta alpeticionario.

Seguimiento a los DPC que hansido incluidos dentro del procesoauditor por parte de las sectoriales,advirtiendo la necesidad depriorizarlos y responderlos endesarrollo del proceso auditor.


27/01/2012 31/12/2012

Seguimiento a marzo de 2012: Se vienerealizando s eguimiento a los DPC que hansido incluidos dentro del proceso auditor porparte de las sectoriales, advirtiendo lanecesidad de priorizarlos y responderlos endesarrollo del proceso auditor.*Seguimiento a junio de 2012: Se ratifica elseguimiento de marzo de 2012.

Seguimiento a marzo de 2012: Verificado el control de seguimiento a los DPC, se pudo evidenciarque se lleva un monitorteo de los mismos que han servido comoinsumo al proceso auditor. Así mismo se evidenció que la respuestase dá de acuerdo a lo establecido en la Ley, y se evidencia elconstante seguimiento en la calidad de las respuestas dadas alpetente.No obstante a pesar que la acción ha sido eficáz, esta continúaabierto para seguimiento y hasta culminar con las fechasestablecidas.

Seguimiento a marzo de 2012: Se evidenció el control de seguimiento a los DPC, y el monitoreopermanente de los mismos, así como la directriz emitida por laDirección de Apoyo al Despacho y enviada a todos los directoressectoriales donde se le informa que deben ayegar a la dirección deapoyo las respuestas dadas a los petente de los DPC que sibieronde insumo en el Proceso Auditor.No obstante a pesar que la acción ha sido eficáz, esta continúaabierto para seguimiento y hasta culminar con las fechasestablecidas.

A2/03/2012

26/06/2012

Rosario González -

Hernán Martínez

Rosario González

CONSOLIDADO EFECTUADO POR: OFICINA DE CONTROL INTE RNOFECHA DE CONSOLIDACIÓN: JULIO 13 DE 2012

ANEXO 2 REPORTE DE ACCIONES PREVENTIVAS - PLAN MANEJO DE … · reporte de acciones preventivas -...

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