ANEXO 2 PROCEDIMIENTO PARTES INTERESADAS

Pág. 2 de 4 Código:

Fecha de Actualización: 25/05/2018 La impresión de este documento es COPIA NO CONTROLADA

OBJETIVO: Identificar los grupos de interés que se ven afectados con el desarrollo de las operaciones propias de Vidrio Andino y del Sistema Integrado de Gestión ALCANCE: Aplica desde la identificación de partes interesadas de Vidrio Andino hasta la implementación de planes de acción que conlleven a la gestión de las necesidades y expectativas de dichas partes, derivados de toma de decisiones, implementación de políticas empresariales, aplicación de requisitos de índole legal y contractual RESPONSABILIDADES

CARGO RESPONSABILIDAD

Dirección General – Dirección Industrial

Garantizar los recursos necesarios para la implementación del plan de responsabilidad social empresarial.

Gerentes Supervisores, Responsables o líderes de proceso

Velar por el cumplimiento e implementación del plan RSE en cada uno de los procesos que lideran.

Garantizar la formación de sus equipos en temas de RSE.

Personal directo e indirecto, Visitantes y Contratistas

Participar en los programas establecidos en el Plan RSE Ejecutar las actividades establecidas en plan de RSE Reportar desviaciones en la implementación del plan.

GENERALIDADES EL procedimiento incluye la metodología para la identificación y evaluación de necesidades y expectativas de las partes interesadas en Vidrio Andino S.A. Para realizar identificación y gestión de Partes Interesadas se manejarán las siguientes definiciones: Parte interesada: Una parte interesada hace referencia a un individuo o grupo de personas que pueden afectar o afectarse por la toma de decisiones o acciones derivadas para la ejecución de las actividades propias del objeto social de la organización y que, en determinadas ocasiones por el desarrollo de las mismas, afectan los intereses de aquellos que interactúan en el mismo medio llegando a impactarlos positiva o negativamente.

Cliente: Persona que accede a un producto o servicio.

Contratista: Persona o empresa que es contratada para la realización de una labor específica en un lapso de tiempo establecido.

Proveedor: Persona o empresa encargada de abastecer a las industrias con sus artículos o servicios

Sindicato: Agrupación de gente trabajadora que se desarrolla para defender los intereses financieros, profesionales y sociales vinculados a las tareas que llevan a cabo quienes la componen.

1. IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS Para determinar las partes interesadas de la organización, se cuenta con el formato Matriz de Partes Interesadas, éste permite visualizar globalmente la participación y el nivel de impacto de los miembros involucrados en el desarrollo de las actividades. De acuerdo con las gestiones con las que cuente la organización se realiza un análisis detallado del personal que interactúa en cada una de ellas para lo cual, se recomienda que su diligenciamiento sea realizado por el responsable de la gestión.

Una vez se haya realizado la identificación de las partes interesadas se realiza la caracterización de cada una de las partes teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Dimensiones

Estrategia

Grupo de interés - Iniciales

Nivel

Categoría

Interés

Influencia

Necesidades y Expectativas

Canal de comunicación

Requisito legal y otros requisitos. Se diligencia la información de cada una de las partes en el formato Matriz de Partes Interesadas 1.1 Dimensión

Se relacionan las tres dimensiones o ejes que componen la Responsabilidad Social Empresarial (Económico, Social y Medio ambiente), los cuales son el punto de partida para la identificación de nuestros grupos de interés, a su vez desde dichas



dimensiones se establecen las estrategias de cumplimiento de nuestra Política RSE las cuales se relaciones en la siguiente columna de la Matriz.

1.2 Estrategias

Se relacionan las materias fundamentales o pilares que soportan nuestro compromiso con el cumplimiento de nuestra Política de RSE de acuerdo a cada una de las dimensiones de la RSE, los cuales son los siguientes:

Buen gobierno

Clientes y proveedores (Sector)

Entorno social

Entorno ambiental

1.3 Grupo De Interés – Iniciales

Se relacionan los grupos de interés estratégicos identificados dentro de la compañía de acuerdo a la relación o impacto que generan en la misma. En este caso fueron identificados los siguientes:

Grupo de interés Inicial

Grupo Saint Gobain y Pilkington SG

Entidades Reguladoras ER

Clientes CE

Proveedores – Contratistas PC

Comunidad CM

Autoridades Locales AL

Colaboradores CL

Sindicato SD

Medio Ambiente MA

1.4 Nivel

A continuación, se presenta la rúbrica que nos aporta la clasificación de las partes interesadas de acuerdo con su nivel:

Nivel

Partes interesadas primarias

Accionistas, Casa Matriz, Alta Dirección, Empleados, Autoridades Ambientales Locales y Nacionales, Clientes, Proveedores, Comunidad Local ‘’Vecinos’’)

Partes Interesadas Secundarias

(Medios de Comunicación, ONGs, Gremios (Competencia) , Universidades, Estudiantes, Iglesia)

Partes Interesadas Terciarias

Comunidad Nacional Comunidad Internacional

Actualmente en Vidrio Andino se han identificado las partes interesadas de primer nivel o “Partes Interesadas Primarias” dado que son las que actualmente generan mayor impacto en las actividades.

1.5 Categoría

A continuación, se presenta la rúbrica que nos aporta la clasificación de las partes interesadas de acuerdo con su categoría, en donde se relaciona a que parte pertenece cada grupo de interés de Vidrio Andino:

Categorías

Partes internas: Personas dentro de la frontera de la organización

Colaboradores. Sindicato (SUTIMAC)

Partes de Interface: Personas que funcionan tanto interna como externamente

Grupo Saint Gobain y Pilkington,

Partes Externas: Por fuera de la frontera de la organización

Entidades reguladoras, Comunidad, Medio ambiente, Autoridades Locales, Clientes, Proveedores - Contratistas

1.6 Influencia



En este punto se realiza una evaluación cuantitativa con base a objetivos con criterios medibles en cuanto a el grado de influencia que tiene Vidrio Andino con cada grupo de interés.

GRADO DE INFLUENCIA Calificación

Muy Critica 10

Importante 8

Media 6

Moderada 4

Mínima 2

En el caso de Vidrio Andino las partes interesadas fueron calificadas con puntajes 8 y 10 dado que actualmente se está trabajado con partes interesadas primarias que en este caso son de calificación muy crítica e importante para la compañía.

1.7 Interés

En este punto se realiza una evaluación cuantitativa de la importancia que tiene para Vidrio Andino trabajar con este grupo de Interés

GRADO DE INTERES Calificación

Muy Alto 10

Alto 8

Medio 6

Bajo 4

Muy Bajo 2

En el caso de Vidrio Andino las partes interesadas fueron calificadas con puntajes 8 y 10 dado que actualmente se está trabajado con partes interesadas primarias que en este caso son de calificación muy alta y alto interés para la compañía.

1.8 Necesidades Y Expectativas

De acuerdo a lo establecido por la norma, se hace una identificación de las necesidades y expectativas por cada grupo de interés. Para dicho ejercicio se hace uso de diferentes instrumentos como lo son las entrevistas, las encuestas, los grupos focales, o determinado material para el abordaje desde cada proceso.

1.9 Canal De Comunicación

Es el medio de transmisión por el cual Vidrio Andino da a conocer sus mensajes con cada Grupo de Interés.

1.10. Requisito Legal y otros requisitos

En este punto se identifican cuáles son los requisitos legales y otros requisitos que se deben tener en cuenta de acuerdo a las partes interesadas establecidas.

DOCUMENTOS REFERENCIA FO08-5-01 Matriz de Partes Interesadas Política RSE LISTA DE DISTRIBUCIÓN Todos los colaboradores de Vidrio Andino. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA CAMBIO

1

Primera elaboración

ANÁLISIS DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES


PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Pág. 2 de 3 Código: PR01-1-02 V. 01 Fecha de Actualización: 27/02/2018 La impresión de este documento es COPIA NO CONTROLADA

OBJETIVO: Establecer los criterios para la identificación y evaluación de riesgos y oportunidades con el fin de determinar su impacto en la organización y definir los controles para minimizar las amenazas y aprovechar las oportunidades. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las actividades que se desarrollan en Vidrio Andino. RESPONSABILIDADES

CARGO RESPONSABILIDAD

Direcciones y Gerencias

Determinar los recursos necesarios para abordar las oportunidades identificadas

Priorizar los riesgos y oportunidades Determinar las acciones necesarias para abordar los

riesgos y aprovechar las oportunidades

Gerencia EHSQ Responsable SIG

Liderar el ejercicio de evaluación de riesgos y oportunidades

Supervisores o Responsables

Identificar los riesgos y oportunidades del proceso Realizar las actividades indicadas por la dirección y

gerencia para abordar riesgos y oportunidades

DESCRIPCIÓN DETALLADA

0. Generalidades El procedimiento incluye la identificación, evaluación y acciones necesarias para minimizar los riesgos y aprovechar las oportunidades en cada uno de los procesos de la empresa. El proceso de identificación y evaluación de riesgos y oportunidades permite:

Resumir las principales amenazas identificadas por los procesos, evaluar su impacto y controles implementados.

Resumir las principales oportunidades identificadas por los procesos, evaluar su impacto y factibilidad.

Decidir la implementación de planes de acción adicionales para cubrir esas

amenazas y obtener ventaja de las oportunidades.

Monitorear los planes de acción y actualizar el análisis de manera continua

El análisis de riesgos y oportunidades se realiza en el formato Análisis de Riesgos y Oportunidades de acuerdo a la siguiente descripción. Nota: Los riesgo y oportunidades también son abordados a través de control interno y WCM. 1. RIESGOS

1.1 IDENTIFICAR LOS RIESGOS PRINCIPALES

La identificación del riesgo se realiza en el formato Análisis de Riesgos y Oportunidades, en la primera sección “Identificación del riesgo”, donde se definen:

Proceso: El proceso en el que se encuentra el riesgo (Según mapa de procesos).

Descripción: Detallar el riesgo reportado.

Procesos relacionados: Que otros procesos están relacionados con el riesgo identificado.

Partes interesadas: Identificar la parte interesada que se afecta o involucra el riesgo.

1.2 IDENTIFICACION DE CONTROLES EXISTENTES

Después de identificar el riesgo, se procede a identificar los controles existentes para el mismo, es importante hacer una buena revisión de los mismos para garantizar que se reporten todos y así garantizar una adecuada evaluación.

1.3 EVALUAR EL RIESGO

Una vez definido los riesgos del proceso se procede con la evaluación de acuerdo a los siguientes criterios:

1.3.1 Criterio Nivel de Impacto La evaluación de impacto se realiza de manera global y para ello se tiene en cuenta el nivel máximo de impacto en caso de que el riesgo se pueda materializar sobre alguno de los siguientes criterios:

Impacto sobre las personas Estimación de impacto sobre los resultados de la entidad Impacto sobre la imagen y la reputación Impacto sobre el medio ambiente

La evaluación de impacto se realiza de acuerdo con los estándares especificados en la Tabla No. 1


PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Pág. 3 de 3 Código: PR01-1-02 V. 01 Fecha de Actualización: 27/02/2018 La impresión de este documento es COPIA NO CONTROLADA

Tabla 1. Niveles de Impacto

1.3.2 Criterio Nivel de Control La evaluación de este criterio es una estimación del nivel de control en al menos uno de los siguientes criterios:

Sistemas de tratamiento (controles) implementados y planes de acción Formación y comunicación al personal involucrado Evaluación y monitoreo

La evaluación de control se realiza de acuerdo con los estándares especificados en la Tabla No. 2

Tabla 2. Niveles de Control

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA CAMBIO

01 27/02/2018 Primera elaboración

VERSIÓN: 01 PAG: 1/2

2. Identificación de controles

Impacto Control Criticidad

1 1.2. SIG R1.12 Recorte de costos y reestructuraciones Aprobación Budget 2017 y 2018. 2 - Medio 3 - Alto Medio Opcional

2 1.2. SIGR10.1 Fallas para implementar estrategia o efectividad

operacional

Acompañamiento del sistema de

gestión.

Hacen falta campañas y reportes con

mayor frecuencia por parte del SIG -

generación de alertas.

2 - Medio 1 - Bajo Medio Opcional

3 1.2. SIG R11.1 Perdida de datos confidenciales (Robo o destrucción)Tecnología de la

información

La empresa contratista firma clausula

de confidencialidad al igual que cada

uno de sus empleados.

El gerente IT esta a cargo del

desarrollo del proyecto, realiza

2 - Medio 3 - Alto Medio Opcional

4 1.2. SIG R6.11 Riesgos debido a cambios en las regulacionesPersonal competente en el proceso

SIG2 - Medio 3 - Alto Medio Opcional

5 1.2. SIG R8.1 Perdida de habilidades y know-how Sistema de gestión 2 - Medio 3 - Alto Medio Opcional

Riesgo

CODIGO: FO01-1-02

FECHA EMISION: 27/02/2018

Procesos

relacionados

Genera Acciones

AdicionalesNo de la Acción

1. Identificación del riesgo 3. Evaluación del riesgo 4. Abordar acciones

Calificación del Riesgo

Controles Actuales Parte Interesada

RIESGOS

Nº Proceso

VERSIÓN:

ITEM TIPO CATEGORIA OBSERVACIONES ACCIÓNES ADICIONALES RESPONSABLE APROBADO POR

SI NO N/A DE LA ACCIÓN

1 GENERAL ORGANIZACIONAL





6 GENERAL REQUISITOS LEGALES

7 GENERAL REQUISITOS LEGALES

8 GENERAL REQUISITOS DEL GRUPO

9 GENERAL WCM

10 COMPRAS PROVEEDORES



13 SIG DOCUMENTACIÓN

14 SIG DOCUMENTACIÓN

15 TECNOLOGIA TECNOLOGIA

¿Se ha realizado un presupuesto para el cambio y este ha sido aprobado?

¿La documentación actual de alcance al cambio?

(procedimientos, estándares, instructivos etc.)

¿Es necesario generar nueva documentación?

¿el proveedor ha sido evaluado y cumple con los requisitos establecidos?

CONSECUTIVO:

¿Se han considerado todas las necesidades tecnológicas para el cambio?

(Infraestructura, licencias, permisos de la delegación, etc.)

¿Se requieren nuevos proveedores para el desarrollo y/o implementación del cambio?

CHECK LIST GENERAL PARA LA GESTIÓN DE CAMBIO

DESCRIPCIÓN

Fecha:

2. Solicitud del cambio

Este check List debe ser diligenciado por el gestor del cambio y su equipo de trabajo y solicitar validación con el pilar o proceso respectivo.

Proceso líder:

Nombre del cambio:

CODIGO:

PAG: 1/1

FECHA EMISIÓN:

1. Información general

¿Se ha considerado si el cambio genera una modificación en la estructura

organizacional (Cargos, procesos, sistema de gestión, etc.)?

EVALUACIÓN

¿Se ha consultado con los procesos involucrados y/o afectados por el cambio?

¿Se tiene en cuenta los impactos en el servicio al cliente, partes interesadas?

¿Se ha considerado si es necesario un cambio en la infraestructura de la organización?

¿Se han verificado los estándares y lecciones aprendidas existentes aplicables al

cambio?

¿Se ha evaluado si el proveedor tiene la capacidad para apoyar la implementación

teniendo en cuenta los estándares del grupo?

¿Se ha identificado los estándares del grupo y o normas especificas que se deban

aplicar y/o gestionar para el cambio?

¿Se ha revisado si existen requisitos legales que apliquen para el cambio? (antes,

durante o después de su implementación)

¿Es necesario informar a la autoridad competente sobre el cambio y/o solicitar algún

permiso especial?

16 Pilar de HS RIESGOS




20Pilar de Medio

AmbienteASPECTOS AMBIENTALES

21Pilar de Medio


22Pilar de Medio


23Pilar de Medio

AmbienteCOMUNIDAD

24Pilar de prevención

Riesgos IndustrialesRIESGOS








29 Pilar de confiabilidad CONFIABILIDAD

30 Pilar de confiabilidad CONFIABILIDAD

31Pilar de Gestión

AutonomaGestión Autonoma y 5s

32Pilar de Eficiencia

IndustrialPROCESO

33 Pilar de Calidad PRODUCTO

34 Pilar de Calidad PRODUCTO

35 Pilar de CalidadPRODUCTO

PROCESO

¿Una vez implementado el cambio se requiere mantenimiento?

¿Se ha incluido en el plan de mantenimiento?

¿Se requiere Gestión autónoma y se cuentan con los estándares para gestión autónoma?

¿Se ha realizado el análisis de los riesgos industriales?

¿ La sustancia química nueva ha sido validada por EHS?

¿ El cambio requiere la compra de una sustancia química nueva?

¿Es necesario Notificar a la aseguradora?

¿Se requiere hacer modificaciones en las especificaciones de producto?

¿Se ha realizado el análisis de los aspectos e impactos en el ambiente dentro y fuera

de la planta?

¿Se tienen medidas de control para los aspectos ambientales identificados?

¿Se ha consultado al pilar E las consecuencias, condiciones y necesidades en temas

medio ambientales derivadas del cambio?

¿Ha considerado los riesgos derivados del uso de este nuevo químico en la fábrica?

(Riesgo Crónico)

¿El cambio genera algún impacto a la comunidad circundante (ej. ruido, olor)?

¿Se ha consultado al proceso pilar Eficiencia Industrial las consecuencias y necesidades

del proceso productivo?

¿El cambio tiene algún impacto en la calidad del producto y/o genera modificaciones

en el proceso productivo?

¿Se tienen medidas de control para los riesgos industriales identificados?

¿Se ha consultado al pilar de calidad las concecuencias del cambio en la calidad del

producto?

¿Se ha consultado al pilar HS las consecuencias, condiciones y necesidades en temas de

seguridad y salud en el trabajo derivadas del cambio?

¿Se ha realizado el análisis de riesgos de seguridad y salud derivados del cambio?

¿Se tienen medidas de control para los riesgos de seguridad y salud en el trabajo

identificados?

¿Se ha realizado el análisis de riesgos de seguridad y salud generados durante la

implementación del cambio?

36 Pilar de CalidadPRODUCTO

PROCESO

37 Pilar de Calidad METROLOGIA

38 Pilar de Calidad METROLOGIA

39 Pilar servicio al cliente Servicio al cliente

40Pilar Desarrollo de

personasHABILIDADES


personasCAPACITACIÓN






personasPERSONAL

¿Se han evaluado las habilidades obtenidas después de completar la capacitación?

¿Se ha solicitado capacitación a Gestión Humana para el personal involucrado y/o

afectado por el cambio?

¿Se ha realizado un plan de capacitaciones para el entrenamiento de usuarios clave y

finales?

¿Una vez implementado el cambio se identificaron instrumentos de medición que

requieran calibración o verificación?

¿Se ha incluido en el plan de metrología?

¿Se ha realizado un análisis de habilidades necesarias para el cambio?

¿Se han revisado los planes de calidad y requieren actualización?

¿Se ha consultado al pilar CF&S las consecuencias, condiciones y necesidades en temas

servicio al cliente derivadas del cambio?

¿Se ha evaluado la necesidad de contratar personal adicional?

ANEXO 2 PROCEDIMIENTO PARTES INTERESADAS

Documents

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