Andrés Arango Espinal Nota de Aceptación

Arquitectura de software orientado a la gestión documental para mipymes del Valle Del Cauca

Andrés Arango Espinal

Nota de Aceptación

Certificamos que el presente Trabajo de GradoSatisface, en alcances y calidad, todos los requisitosQue demanda un Trabajo de Grado de Maestría.

_________________________ Carlos Alberto Llano

Director

______________________ ____________________________ Juan Carlos Martinez John Alexander Camacho Sanchez Jurado Jurado

_____________________________________HERNÁN CAMILO ROCHA NIÑO Ph. D.Decano Facultad de Ingeniería y Ciencias

____________________________________JUAN CARLOS MARTÍNEZ ARIAS

Director Posgrados de Ingeniería y Ciencias

Aprobado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Pontificia Universidad Javeriana Cali, para optar el título de Magister en Ingeniería de Software

Santiago de Cali, 08 de junio de 2020

Maestría en IngenieríaFacultad de Ingeniería y Ciencias

Acta de Correcciones al Documento de Trabajo de Grado

Autor: Andrés Arango Espinal

Título del Trabajo de Grado: “Arquitectura de software orientado a la gestión documental paramipymes del Valle Del Cauca”

Director: Carlos Alberto Llano

Como indica el artículo 2.13 de las Directrices para Trabajo de Grado de Maestría, he verificado que

el estudiante indicado arriba ha implementado todas las correcciones que los Jurados del Proyecto

de Trabajo de Grado definieron que se efectuaran, como consta en el Acta de Evaluación

correspondiente.

________________________________________

Firma del Director del Trabajo de Grado

C a l l e 1 8 N o . 1 1 8 - 2 5 0 A v . C a ñ a s g o r d a s • A . A . N o s 8 2 6 4 - 2 6 2 3 9 • P B X 3 2 1 8 2 0 0 • F A X 5 5 5 2 1 8 0 - 5 5 5 2 1 7 8 • w w w . p u j . e d u . c o

Santiago de Cali, 08 de junio de 2020

Maestría en Ingeniería Facultad de Ingeniería y Ciencias

DATOS PERSONALES ESTUDIANTE

1. NOMBRE: Andrés Arango Espinal 2. DIRECCION: Carrera 44 # 26- 32 - Palmira 3. TELEFONOS: 3188488918 - 3164652466 4. CORREO ELECTRÓNICO: [email protected] 5. PROFESION: Especialista en Ingeniería de Software 6. UNIVERSIDAD: Pontificia Universidad Javeriana 7. EMPRESA: Programming and Interactive Creations SAS 8. CARGO: Ingeniero de Proyectos

mailto:[email protected]

Arquitectura de software orientado a la gestión documental para mipymes del Valle Del Cauca

Andrés Arango Espinal Código 8938648

Trabajo de grado para optar al título de Magister en Ingeniería de Software

Director

Carlos Alberto Llano, Msc

Codirector María Constanza Pabón, PhD

FACULTAD DE INGENIERÍA MAESTRÍA EN INGENIERÍA DE SOFTWARE

SANTIAGO DE CALI, MAYO DE 2020

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TABLA DE CONTENIDO

LISTA DE FIGURAS 6

LISTA DE TABLAS 8

GLOSARIO 9

INTRODUCCION 12

1. GENERALIDADES 13

1.1 Definición del Problema 13

1.1.1 Planteamiento del Problema 13

1.1.2 Formulación del Problema 14

1.2 Objetivo General 14

1.3 Objetivos específicos 14

1.4 Alcance 15

1.5 Justificación 15

2. MARCO TEORICO DE REFERENCIA Y ANTECEDENTES 16

2.1 Trabajos relacionados 16

2.2 Bases teóricas 17

2.2.1 Empresa, su definición y clasificación 17

2.2.1.1 Clasificación de empresa según su objetivo 18

2.2.1.2 Clasificación de empresa según su actividad económica 19

2.2.1.3 Clasificación de empresa según número de propietarios 19

2.2.1.4 Clasificación de empresa según su tamaño 20

2.2.2 Gestión Documental 20

2.2.2.1 Aportes de la gestión documental a las empresas 20

2.2.2.2 Sistema de gestión documental 22

2.2.3 Arquitectura de Software 22

2.2.4 Software en la nube 24

3. MARCO EMPRESARIAL 26

3.1 Modelo de Negocio 26

3.2 Entorno Empresarial en el Valle del Cauca 26

3.2.1 Inventario de pequeña, mediana y gran empresa en Cali 31

3

3.2.2 Inventario de pequeña, mediana y gran industria en Tuluá 34

3.2.3 Inventario de pequeña, mediana y gran industria en Palmira 34

3.2.4 Inventario de pequeña, mediana y gran industria en Cartago 35

3.2.5 Inventario de pequeña, mediana y gran industria en Buga 36

3.2.6 Inventario de pequeña, mediana y gran industria en Buenaventura 36

3.3 Estandarización Internacional (CIIU) 37

3.3 Formalización Colombiana como proceso de estandarización 40

4. FORMALIZACION EMPRESARIAL 41

4.1 Formalización de entrada 42

4.2 Formalización de insumos 43

4.3 Formalización de producción 45

4.3.1 Requisitos de una factura para efectos comerciales. 46

4.4 Formalización tributaria 48

4.4.1 Requisitos de una factura para efectos tributarios. 49

4.4.2 Requisitos de una factura para soportar costos, deducciones e impuestos contables 49

5. ELEMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 51

5.1 Archivo de gestión 53

5.2 Archivo central 53

5.3 Archivo histórico 54

5.4.1 Elaboración de una TRD 56

5.4.2 Beneficios TRD 57

5.4.3 Series documentales 58

6. ARQUITECTURA DE SOFTWARE 59

6.1 Ciclo de desarrollo de la arquitectura de software 59

6.1.1 Definir requerimientos 59

6.1.2 Modelo C4 para diseño de arquitectura de software 60

6.1.3 Identificación de funcionalidades 61

6.1.4 Requerimientos no funcionales 64

6.1.5 Atributos de calidad - ISO 25010 67

6.1.6 Escenarios de calidad 70

6.1.6.1 Formato de escenarios de calidad 70

6.1.6.2 Lista de escenarios de calidad 71

6.1.7 Restricciones de negocio 74

4

6.1.8 Priorización de los atributos de calidad 74

6.1.9 Diagrama de contenedores 75

6.1.10 Razonamiento y decisiones de arquitectura de software 76

6.1.11 Servicios identificados 79

6.1.11.1 Servicio de administración de documentos 79

6.1.11.2 Servicio de la TRD 79

6.1.11.3 Servicio de manejo de carpetas 80

6.1.12 Interfaces de contexto de usuario 81

6.1.12.1 Interfaz login 81

6.1.12.2 Interfaz inicio 81

6.1.12.3 Interfaz nuevo documento 82

6.1.12.4 Interfaz de estados 83

6.1.12.5 Interfaz de revisión de documentos 83

6.1.12.6 Interfaz de eliminación de documentos 84

6.1.12.7 Generación de certificado de eliminación 84

6.2 Arquitectura de software en la nube 85

6.2.1 Ventajas empresariales de la nube 85

6.2.2 Ventajas técnicas de la nube 85

6.3 ¿Por qué Amazon Web Services - AWS? 86

6.4 Arquitecturas de referencia 87

6.4.1 Arquitectura orientada a servicios (SOA) 88

6.4.2 Serverless - AWS Lambda 89

6.4.3 Contenedores - Amazon Elastic Container Service 89

6.5 Solución propuesta de la arquitectura de gestión documental 90

6.5.1 Propuesta No 1 de Arquitectura de Software 90

6.5.2 Propuesta No 2 de Arquitectura de Software 91

6.5.3 Decisiones de arquitectura AWS - serverless 93

7. PRUEBAS DE LA SOLUCIÓN 95

7.1 Pruebas funcionales 95

7.1.1 Caso de prueba acceso a login exitoso 96

7.1.2 Caso de prueba acceso a login no exitoso 98

7.1.3 Caso de prueba subir archivo 100

7.1.4 Caso de prueba proceso de gestión documental 102

5

7.2 Pruebas no funcionales 105

7.2.1 Escenario de calidad ESC-1 105




8. COSTO DE LA IMPLEMENTACION DE LA SOLUCIÓN 114

8.1 Costo fase de requerimientos 114

8.2 Costo fase de análisis 115

8.3 Costo fase de diseño 115

8.4 Costo fase de implementación 116

8.5 Costo fase de pruebas 116

8.6 Costo total 117

8.7 Costo Sostenimiento 117

9. CONCLUSION Y TRABAJOS FUTUROS 120

10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 121

6

LISTA DE FIGURAS Figura 1. Clasificación empresa según objetivo. [4] .................................................................................... 18 Figura 2. Clasificación empresa según actividad. [4] ................................................................................... 19 Figura 3. Clasificación de las empresas según propietario [4] .................................................................... 19 Figura 4. Clasificación empresa según su tamaño [4] ................................................................................. 20 Figura 5. Elementos de gestión documental [2] ......................................................................................... 21 Figura 6. Interacción en la arquitectura de software [7] ............................................................................ 23 Figura 7. Proceso iterativo de diseño [7]..................................................................................................... 24 Figura 8. Definición de IaaS, PaaS, SaaS [17] ............................................................................................... 25 Figura 9. Empresas nuevas en Colombia 2019 [24] .................................................................................... 27 Figura 10. Empresas nuevas en Colombia 2018 [25] .................................................................................. 28 Figura 11. Empresas nuevas en Colombia 2017 [26] .................................................................................. 28 Figura 12. Empresas nuevas en Colombia 2016 [27] .................................................................................. 29 Figura 13. Empresas nuevas en Cali [24] ..................................................................................................... 29 Figura 14. Empresas por sector y tamaño 2017 [11] .................................................................................. 30 Figura 15. Mapa de jurisdicción de Cámara de Comercio Cali [30] ............................................................. 31 Figura 16. Porcentaje de tamaño de empresas en Cali [30] ....................................................................... 32 Figura 17. Porcentaje de participación por tamaño en actividades económicas [31] ................................ 33 Figura 18. Ventas en billones de COP según tamaño [30] .......................................................................... 34 Figura 19. Porcentaje de número de empresas registradas en Tuluá [32] ................................................. 34 Figura 20. Porcentaje de empresas registradas en Palmira [32] ................................................................. 35 Figura 21. Porcentaje de empresas registradas en Cartago [32] ................................................................ 35 Figura 22. Porcentaje de empresas registradas en Buga [32] ..................................................................... 36 Figura 23. Porcentaje de empresas registradas en Buenaventura [32] ...................................................... 36 Figura 24. Total de empresas y actividades económicas en Colombia [34] ................................................ 37 Figura 25. Software geoportal del DANE según georreferencia del Valle del Cauca [34] ........................... 37 Figura 26. Actividades económicas por municipio del Valle del Cauca según CIIU [34] ............................. 38 Figura 27. Clasificación de actividades económicas según DANE- CIIU4 [34] ............................................. 39 Figura 28. Inventario empresas Valle del Cauca [34] .................................................................................. 39 Figura 29. Formalización en Colombia. ....................................................................................................... 40 Figura 30. Formalización Empresarial [35] .................................................................................................. 42 Figura 31. Estructura de documentos de la formalidad de entrada ........................................................... 43 Figura 32. Estructura de documentos de la formalidad de insumos .......................................................... 45 Figura 33. Estructura de los documentos de formalidad de producción .................................................... 47 Figura 34. Estructura de los documentos de la formalidad tributaria ........................................................ 50 Figura 35.Elementos de un gestor documental [53] ................................................................................... 55 Figura 36. Formato de retención documental del Archivo General de la Nación [57] ............................... 57 Figura 37. Series y subseries documentales ................................................................................................ 58 Figura 38. Proceso de arquitectura de software [59] ................................................................................. 59 Figura 39. Identificación de los requerimientos y restricciones [59] .......................................................... 60 Figura 40. Pasos del modelo C4 ................................................................................................................... 60 Figura 41. Vista general de las funcionalidades del sistema ....................................................................... 61 Figura 42. Diagrama de proceso guardar de documentos .......................................................................... 62

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Figura 43. Diagrama de proceso de revisar documentos ............................................................................ 63 Figura 44. Diagrama de proceso de consultar documentos........................................................................ 63 Figura 45. Diagrama de procesos de cambio de estado del documento .................................................... 64 Figura 46. Atributos de calidad ISO25010 [63] ............................................................................................ 67 Figura 47. Diagrama de contenedores ........................................................................................................ 76 Figura 48. Contenedor del servicio de administración de documentos ..................................................... 79 Figura 49. Contenedor de servicio de TRD .................................................................................................. 80 Figura 50. Contenedor de servicio de organización de carpetas ................................................................ 80 Figura 51. Prototipo login ............................................................................................................................ 81 Figura 52. Prototipo Inicio ........................................................................................................................... 82 Figura 53. Prototipo de ingreso de documentos ......................................................................................... 82 Figura 54. Prototipo de generación de estados .......................................................................................... 83 Figura 55. Prototipo de revisión estado ...................................................................................................... 83 Figura 56. Prototipo eliminación de documento ........................................................................................ 84 Figura 57. Prototipo de generación del certificado de eliminación ............................................................ 84 Figura 58. Magic quadrant for cloud infrastructure as a service, worlwide [67] ........................................ 87 Figura 59. Aplicación serverless AWS [75]. ................................................................................................. 89 Figura 60. Aplicación con EC2 AWS [75]. ..................................................................................................... 90 Figura 61. Propuesta arquitectura No1 ....................................................................................................... 91 Figura 62. Propuesta de arquitectura gestión documental No2 ................................................................. 92 Figura 63. Login page de prueba AWS......................................................................................................... 97 Figura 64. Home page de prueba AWS ....................................................................................................... 97 Figura 65. Login page de prueba acceso no exitoso .................................................................................... 99 Figura 66. Estructura de árbol ................................................................................................................... 101 Figura 67. Cargar archivo a la plataforma ................................................................................................. 101 Figura 68. Estado del documento contabilidad ......................................................................................... 103 Figura 69. Aprobación del documento ...................................................................................................... 103 Figura 70. Estado de documento pagaduría ............................................................................................. 104 Figura 71. Comentarios sobre el documento ............................................................................................ 104 Figura 72. Configuración y monitoreo del servicio ................................................................................... 106 Figura 73. Log de error del lambda ........................................................................................................... 107 Figura 74. Configuración de JMeter .......................................................................................................... 108 Figura 75. Grafica de carga en duración ms por cantidad de usuarios ..................................................... 109 Figura 76. Invocaciones del lambda a través de la api .............................................................................. 109 Figura 77. Promedio de duración de ejecución por lambda en ms .......................................................... 110 Figura 78. Total de ejecuciones lambda .................................................................................................... 110 Figura 79. Configuración seguridad UserPool ........................................................................................... 111 Figura 80. Prueba login exceso de intentos .............................................................................................. 111 Figura 81. Log de intentos fallidos de ingreso ........................................................................................... 112 Figura 82. Conexión lambda ...................................................................................................................... 112 Figura 83. Configuración reintentos de ejecución .................................................................................... 113 Figura 84. Costos en % mensual ................................................................................................................ 118

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LISTA DE TABLAS Tabla 1. Empresas matriculadas y renovadas en el Valle del Cauca I trimestre 2013-2014. [28] ............... 31 Tabla 2. Empresas (numero) registradas (matriculadas y renovadas) en Cámara de Comercio Cali por municipio 2018 vs 2017. [30] ...................................................................................................................... 32 Tabla 3. Empresa (numero) registradas (matriculadas y renovadas) en Cámara de Comercio Cali según tamaño 2018 vs 2017. [30] .......................................................................................................................... 33 Tabla 4. Proceso de gestión documental .................................................................................................... 52 Tabla 5. Requerimientos no funcionales. [62] ............................................................................................ 66 Tabla 6. Formato atributos de calidad. [61] ................................................................................................ 70 Tabla 7. Escenario de calidad ESC-1 ............................................................................................................ 71 Tabla 8. Escenario de calidad ESC-2 ............................................................................................................ 71 Tabla 9. Escenario de calidad ESC-3 ............................................................................................................ 72 Tabla 10. Escenario de calidad ESC-4 .......................................................................................................... 72 Tabla 11. Escenario de calidad ESC-5 .......................................................................................................... 73 Tabla 12. Escenario de calidad ESC-6 .......................................................................................................... 73 Tabla 13. Restricciones de negocio ............................................................................................................. 74 Tabla 14. Nivel de priorización .................................................................................................................... 75 Tabla 15. Priorización de los escenarios de calidad .................................................................................... 75 Tabla 16. Decisiones de la solución ............................................................................................................. 78 Tabla 17. Caso de prueba CP01 ................................................................................................................... 96 Tabla 18. Pasos de caso de prueba CP01 .................................................................................................... 97 Tabla 19. Caso de prueba CP02 ................................................................................................................... 98 Tabla 20. Pasos caso de prueba CP02 ....................................................................................................... 100 Tabla 21. Caso de prueba CP03 ................................................................................................................. 100 Tabla 22. Pasos caso de prueba CP03 ....................................................................................................... 102 Tabla 23. Caso de prueba CP04 ................................................................................................................. 102 Tabla 24. Pasos de caso de prueba CP04 .................................................................................................. 105 Tabla 25. Resultados de carga ................................................................................................................... 108 Tabla 26. Costos fase de requerimientos .................................................................................................. 114 Tabla 27. Costos fase de análisis ............................................................................................................... 115 Tabla 28. Costos fase de diseño ................................................................................................................ 116 Tabla 29. Costos fase de implementación ................................................................................................. 116 Tabla 30. Costos fase de pruebas .............................................................................................................. 117 Tabla 31. Costos creacion de software ...................................................................................................... 117 Tabla 32. Costos infraestructura mensual ................................................................................................. 118 Tabla 33. Costo mensual sostenimiento empresa .................................................................................... 119

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GLOSARIO AWS: Amazon Web Services, es la plataforma de Amazon que permite prestar servicios de software en la nube. CIIU: Clasificación Industrial Internacional Uniforme, hace referencia a la clasificación de actividades económicas de una empresa. CONPES: Consejo Nacional de Políticas Económicas y Sociales, es la máxima autoridad nacional de planeación y se desempeña como organismo asesor del Gobierno en todos los aspectos relacionados con el desarrollo económico y social del país. DANE: Departamento Administrativo Nacional de Estadística, es la entidad responsable de la planeación, levantamiento, procesamiento, análisis y difusión de las estadísticas oficiales de Colombia. DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, es la entidad encargada de garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y proteger el orden económico público nacional DNP: Departamento Nacional de Planeación, es el centro de pensamiento del Gobierno Nacional que coordina, articula y apoya la planificación de corto, mediano y largo plazo del país Falla: problema, inconsistencia, error, encontrado por el cliente. Mipyme: Hace referencia a micro, pequeña y mediana empresa en Colombia. NIT: Número de Identificación Tributaria, es un número único colombiano que asigna la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia) por una sola vez que identifica a las empresas. RUT: Registro Único Tributario, es un mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio Requerimiento: Nueva funcionalidad solicitada. Puede ser de un cliente externo o interno. SGD: Sistema de gestión documental SGDEA: Sistema de gestión documental electrónico de archivos. TRD: Tabla de retención documental, es el insumo para realizar los procesos de los documentos dentro de las organizaciones Workflows: Hace referencia a los flujos de trabajo dentro de los procesos de negocio, es la automatización de las tareas de la empresa, de tal manera que todo queda incluido dentro de un orden y jerarquía establecidos.

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RESUMEN

En el presente proyecto se modeló una arquitectura de software orientada a la gestión documental para las mipymes del Valle Del Cauca, basada en elementos legales según la norma colombiana, requerimientos y solicitudes puntuales que exigen las leyes y el archivo general de la nación. A su vez se tuvo en cuenta elementos administrativos, metodologías o procesos que las empresas puedan tener implementados. El componente de la arquitectura de software marca el desarrollo tecnológico, con el fin de generar una herramienta útil para la organización en su proceso documental, y que a su vez sea de bajo costo de tal manera que se facilite el acceso para los emprendimientos de micros y pequeñas empresas. Finalmente, se realizó una prueba piloto en una mipyme del Valle Del Cauca.

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ABSTRACT

This project seeks to propose a software architecture aimed at document management for mipymes in the Valle Del Cauca, based on legal elements according to Colombian standards, requirements and specific requests required by laws and the general archive of the nation. In turn, administrative elements, methodologies or processes that organizations may have implemented are taken into account. The software architecture component marks technological development, in order to generate a useful tool for the organization of the documentary process of organizations, and at a low cost so as to facilitate access for micro and small business. Finally, a pilot test will be carried out in a mipyme to Valle Del Cauca.

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INTRODUCCION Las empresas del Valle Del Cauca usan diferentes sistemas de información dentro de sus procesos empresariales con el fin de lograr mayor competitividad en el ámbito comercial. Esto incluye a las mipymes del Valle Del Cauca. El término mipymes alude a la Micro, Pequeña y Mediana empresa, las cuales son muy importantes para el crecimiento económico y desarrollo social de Colombia. Dentro de su lucha comercial las mipymes pretenden ganarse un puesto dentro de la economía generando contribución al Producto Interno Bruto y empleos, que debido a sus características, capacidades y dinámica interna se han convertido en objeto de estudio por algunas organizaciones nacionales, internacionales, autores, e investigadores a fin de describirlos y darles solución [1]. Según el CAF, Banco de Desarrollo de América Latina, para el año 2016, las pymes representaban el 90% de las empresas de América Latina, generando más de la mitad de los empleos y una cuarta parte del PIB [2]. Según el DANE. “En los países andinos este sector representa más del 94 % del universo empresarial, siendo el motor más importante de empleo”, dice John Bliek, especialista en empresas cooperativas y desarrollo rural de la OIT para los países andinos [3]. Por ende, el sector mipyme se vuelve un punto de gran interés para un gobierno que quiere impulsar este sector empresarial, generando diferentes incentivos económicos y acompañamiento que permitan actualización tecnológica dentro de sus procesos. Por esta razón se propone en este proyecto, la creación y evaluación de una arquitectura de software de los procesos de gestión documental para las mipymes del Valle Del Cauca como una ayuda a la gestión empresarial colombiana, en términos de las leyes vigentes a la fecha; con el fin que sea desarrollada en la nube y como servicio de bajo costo para el usuario final, a través de los requerimientos funcionales y no funcionales que surgen de dicha creación.

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1. GENERALIDADES

1.1 Definición del Problema

1.1.1 Planteamiento del Problema

Tan sólo el 29.7% de los emprendimientos de micros y pequeñas empresas en Colombia sobreviven y el 70% fracasan en los primeros 5 años de su vida económica [4]. De acuerdo con un informe realizado por IARA Consulting Group, grupo de consultoría en estrategia empresarial, esto surge por diferentes factores a nivel empresarial, pero uno de los principales son las malas decisiones que toman las organizaciones por falta de información asertiva o por tener procesos desorganizados. Los emprendedores no conocen los factores que determinan su desempeño y por eso fracasan [5]. Según un estudio realizado por la Fundación Bavaria, el segundo motivo de muerte empresarial está relacionado con la forma cómo los emprendedores asumen la organización y administración del emprendimiento, y un 31.8% de los proyectos mueren por ejecución y planeación deficientes [5].

Ahora pues, se vuelve un punto de interés para el gobierno nacional el fortalecimiento de las pequeñas empresas, ya que esta unidad de negocio es una cifra representativa en el departamento del Valle Del Cauca. Según un estudio de la Cámara de Comercio de Cali, los datos a nivel nacional muestran que para 2017 el número de empresas creadas fue de 323.265, lo que significa un crecimiento de 7,2% respecto al año anterior; estas mismas cifras para 2016 fueron 299,632 y 15,8% respecto al año 2015. En el Valle Del Cauca durante el 2017, presenta la cifra de 26.436 nuevas empresas (1,6% más que en 2016) en tanto que en 2016 se crearon 26.006 (14,9% más que en 2015) [6], generando como principal reto del departamento el incremento competitivo y comercial de estas unidades de negocio a nivel nacional y, de ser posible a nivel internacional.

Una de las principales ayudas que genera el área de ingeniería de software para la problemática competitiva de las empresas son soluciones comerciales, en donde algunas organizaciones producen software que ayude a la mitigación de las fallas administrativas, operacionales y de toma de decisiones que tienen este sector de pymes y mipymes, ya que el principal enfoque de las mipymes está en cómo generar los ingresos necesarios para sostener sus organizaciones más que la optimización de recursos digitales para la competitividad. Estos recursos digitales, como lo es la gestión documental, permiten a las empresas tener una organización en la información generada, dando efectividad en los tiempos de consulta de datos, ahorrando espacio que en muchas ocasiones es escaso dentro de este tipo de organizaciones y adicionalmente genera una responsabilidad con respecto a protección de datos. Sin embargo, algunas de las dificultades de estos softwares comerciales son la poca adaptabilidad al modelo de negocio para las micro - pequeñas empresas y los elevados costos de licenciamiento e implementación de los mismos, ya que muchas de estas empresas no tienen el músculo financiero para el costeo de esas herramientas. Debido a las dificultades planteadas anteriormente acerca de la falta de organización documental, acarreando problemas de comunicación interna y costos elevados de software, se ha trazado como una

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solución válida la creación de un software por medio del modelamiento de una arquitectura de software en la nube, orientada a la prestación del servicio (Software as a Service) para los diferentes modelos de negocios, dentro de las unidades productivas estandarizadas por el DANE, que permita la gestión documental enfocado a emprendimientos, micro empresas y pequeñas empresas del departamento del Valle Del Cauca. De esta manera se brinda la posibilidad a estas empresas de no incurrir en costos elevados de infraestructura de red o equipos, si no en el uso del software por medio de un equipo con acceso a internet. Las organizaciones tendrían la ventaja de tener acceso a un software de bajo costo y se ahorrarían los costos asociados de mantenimiento e ingeniería. Generando así un control sobre la información producida en la organización, brindando eficiencia representadas en menos horas de los colaboradores usadas en la gestión de esta información de forma manual, permitiendo que este tiempo y costo sean invertidos en actividades relacionadas al crecimiento económico de la misma organización.

1.1.2 Formulación del Problema Basado en las principales causas de fracaso, que es no conocer los factores que determinan el desempeño y las dificultades planteadas en la comunicación interna organizacional, se propone que un sistema de software basado en la nube puede contribuir a mitigar estos problemas, ya que tiene el potencial de escalabilidad, actualización, seguridad y asesoría de personal capacitado. Por lo tanto, se plantea los siguientes interrogantes:

● ¿Cuáles son los elementos de la arquitectura de software que se deben definir, diseñar y validar en los procesos de gestión documental con el propósito de mejorar la competitividad de las mipymes del Valle Del Cauca?

● ¿Qué tipo de información de las mipymes del Valle Del Cauca son relevantes dentro de un sistema de gestión documental?

● ¿Cuáles características debe cumplir el modelo de arquitectura en la nube a desarrollar? ● ¿Qué parámetros debería cumplir la organización para implementar la arquitectura?

1.2 Objetivo General Modelamiento de una arquitectura de software que permita la gestión documental en las micro y pequeñas empresas en el Valle Del Cauca.

1.3 Objetivos específicos

● Identificar los modelos de negocio de los sectores estratégicos de pymes y mipymes del valle de cauca.

● Identificar la documentación más relevante generada por los diferentes modelos de negocio de los sectores estratégicos de las pymes y mipymes del Valle Del Cauca.

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● Diseñar una arquitectura de software en la nube orientada a prestación de servicio para la administración de procesos de gestión documental comunes de las mipymes del Valle Del Cauca

● Validar la Arquitectura de software por medio de un prototipo funcional de gestión documental en una mipyme del Valle Del Cauca

1.4 Alcance Durante el desarrollo del proceso se ha detectado la concepción y el problema que a las mipymes les hace falta un software de gestión documental que sea asequible a sus organizaciones. En el diseño de este software se tuvo en cuenta: qué es un proceso en la organización, las diferencias entre organizaciones y procesos, y a su vez los factores necesarios que indica la ley colombiana, que intervienen en las mipymes del Valle Del Cauca en temas de relevancia documental. En este trabajo de grado se toma como referencia una microempresa productiva del Valle Del Cauca, en la cual se realiza la validación de un prototipo de arquitectura de software orientada al único proceso de gestión documental dentro del área contable de la organización, que fue implementado en la nube según los procedimientos o flujos de trabajos definidos por la organización y la normativa colombiana respecto a gestión documental. Dado que el proceso de desarrollo de software es extenso, requiere de personal y tiempo de pruebas, su implementación en la nube puede ser costoso en algunos casos, por tal motivo la validación tiene restricciones de pruebas por los valores en USD cobrados por la plataforma prestadora del servicio de nube, en consiguiente el alcance de pruebas e implementación queda delimitado por la capa gratuita del presentador de servicio de nube usado en este trabajo de grado. Sin embargo, esto no indica de los resultados que se obtuvieron durante el desarrollo de la investigación no puedan ser replicados o escalados en otras áreas de la organización que sean comunes en las mipymes del Valle Del Cauca.

1.5 Justificación Las mipymes del Valle Del Cauca están en un proceso de cambio constante, una lucha por la supervivencia económica y un anhelo de crecimiento económico, por tal razón y en aras de generar una ayuda desde la perspectiva de la ingeniería de software, se vuelve una obligación tecnológica la generación de una herramienta de software adaptativa implementada en la nube, para los diferentes modelos de negocio que permita la gestión documental enfocado a emprendimientos, micro empresas y pequeñas empresas del departamento del Valle Del Cauca. El cual ayudará a cada organización a controlar su información, brindando la posibilidad de una introspección empresarial acerca de cómo se encuentran sus entidades en ese momento, debido a que tendrá a entera disposición los documentos, métricas y demás factores que se definan durante el desarrollo de este trabajo; actualizado en el momento de la consulta. En este caso específico según el alcance enmarcado se vuelve una necesidad contar con la información, según las metodologías, tecnologías y procedimientos enmarcados por la disciplina de gestión documental. El presente trabajo pretende contribuir a las necesidades de las mipymes como una ayuda al plan de desarrollo del Valle Del Cauca, dejando en perspectiva un marco útil para el desarrollo de modelos más robustos y diferentes flujos de procesos transversales a las organizaciones de este tipo. El fin último es proveer a estas micro y medianas empresas una posibilidad de acceder fácilmente y a un costo muy bajo, como usuario final, a estas herramientas tecnológicas, las cuales podrían ayudar a incrementar su posicionamiento a nivel comercial evitando su cierre en etapas tempranas de la organización.

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2. MARCO TEORICO DE REFERENCIA Y ANTECEDENTES

2.1 Trabajos relacionados En el tema a desarrollar se tienen en cuenta diferentes trabajos relacionados como documentos de BPM ya que, la gestión documental debe estar ligada a situaciones y estados en cada momento (workflows), y a su vez documentos en intervención de la misma gestión documental, todos ellos desde una perspectiva de ingeniería de software.

Un primer trabajo corresponde a Wen ZhenHua (2009), quien en un paper titulado “SOA – BPM Based Information System for Promoting Agility of Third Party Logistics”, realiza una introducción hacia un sistema de información basado en arquitectura SOA para los elementos de un bussines process managment (BPM). Particularmente hace énfasis en lo cambiante que es el mercado y como un sistema de información debe responder de igual manera. Adentrándose un poco más en la parte técnica desarrolla un archivo xml con el cual caracteriza la lógica del negocio o los flujos de los procesos y someterlo de una manera adaptativa a una arquitectura orientada a servicios, creando un puente de comunicación con el cual permitirá a la infraestructura TI una mayor agilidad a través de la flexibilidad de integración. El servicio SOA se enfocaría en la creación más ágil de arquitectura TI permitiendo proveer visibilidad en tiempo real de la organización. BPM se enfoca en optimizar la forma en que se obtiene el trabajo real hecho. Es un método para alinear eficientemente una organización con los deseos y necesidades de los clientes [7].

Un segundo trabajo de Matthias Geisriegler (2017), titulado: “Actor Based Business Process Modeling and Execution: a Reference Implementation Based on Ontology Models and Microservices”. En este documento el autor hace referencia a softwares emergentes de procesos de negocio que existen en la actualidad, los cuales denomina Business Process Management Suite (BMPS), señalando las debilidades de esos modelos y propone una arquitectura basada en microservicios, la cual permitiría disminuir la curva de aprendizaje de modelar los procesos y que permitiría colaborar de una manera más practica con otros sistemas, al disminuir los problemas de integración [8].

En el año 2011 en la pontificia Universidad Javeriana un estudiante de la Facultad de Ingeniería cuyo nombre es William Eduardo Jimenez, presentó como trabajo de grado “Automatización de procesos de negocio en la pequeña y mediana empresa mediante herramientas libres de BPM”. En el cual hace un énfasis en cómo el producto final impacta directamente al proceso que lo produjo, en pocas palabras si el producto es de calidad, su proceso es de calidad; adicionalmente indica como motivación principal el análisis de la aplicabilidad de BPM mediante uso de herramientas libres para la creación de los flujos de proceso en BPM, en compañías que no poseen una capacidad económica para el desarrollo de un software propio [9].

En el trabajo de Jiménez se relaciona la caracterización de unos procesos de negocio en una empresa pyme y propone configurar sistemas de información libres que pueden suplir las necesidades identificadas. Estas necesidades se desarrollan en un documento soportado por teorías de análisis, diseño, implementación, despliegue y evaluación; herramientas pertenecientes a la teoría de BPM.

Siguiendo el recorrido de elementos que permiten un análisis de cómo se encuentra el estado de los flujos de trabajo y más específicamente el de gestión documental, también se encuentran algunos autores que ayudan a dar un panorama con trabajos previos realizados.

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Los estudiantes Felipe Andrés Contreras y Felipe Forero de la Pontificia Universidad Javeriana, en el año 2005 presentaron como propuesta de grado de la Facultad de Ingeniería el título “Diseño de un modelo para la implementación de un sistema de gestión documental en el área u organizaciones jurídicas”. En el cual hacen referencia a la norma colombiana vigente de gestión documental, a su vez dan una explicación bastante amplia sobre términos archivísticos que permiten la conexión entre estos elementos y los de ingeniería de software a tener en cuenta. Adicionalmente presentan un modelo de arquitectura de gestión documental que se puede implementar de manera local en una organización [10].

Finalmente realizan la transición entre la teoría de gestión documental, la teoría de software y les dan aplicabilidad específica a los temas jurídicos colombianos.

En este punto cambia la perspectiva de antecedentes a normativas y leyes colombianas las cuales marcan un precedente en el proceso de gestión documental, proceso en el cual se enfoca este trabajo de grado. En Colombia, existe una normativa que busca la regulación, almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e instituciones del territorio colombiano. En el año 2000, la Ley 594 entra en vigencia, por la cual se dicta la Ley General de Archivos, donde establece las reglamentaciones para las entidades privadas que cumplen función pública.

En el año 2014 aparece la Resolución 8934, la cual establece reglas claras en materia de gestión documental y organización de archivo; estas deben ser acatadas por las entidades sujetas a inspección, control y vigilancia por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio Colombiana. Dicha resolución demanda el cumplimiento de la normatividad archivística nacional y exige la correcta organización, distribución, recepción, conservación y consulta de los documentos de archivo. Por consiguiente, las empresas deben garantizar la disponibilidad de la información de ser requerida por los agentes de inspección del Estado.

Según la reglamentación, las entidades vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio Colombiana deben constituir un sistema gestión documental al interior de la empresa, a su vez debe contar con un comité capacitado que tome las decisiones referentes a los temas archivísticos y directrices de la gestión documental.

Por lo tanto, hoy en día las empresas privadas les corresponde implementar diferentes mecanismos archivísticos que les ayuden a garantizar la organización, seguridad y preservación de los datos.[11]

2.2 Bases teóricas En esta sección se presenta una breve descripción de los conceptos esenciales que se desarrolla durante el transcurso de esta investigación. Inicialmente se consideran conceptos de empresa, gestión documental, arquitectura de software y software en la nube.

2.2.1 Empresa, su definición y clasificación

Cuando se inicia con un análisis de las empresas con el fin de llevar a cabo un aumento de eficiencia por medio de las tecnologías, hay que tener en cuenta ¿qué es una empresa? y ¿qué aspectos importantes se deben tener en cuenta en las empresas? Esto se hace con el fin de colocar en perspectiva las mipymes

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como empresas conformadas que deben ser alineadas a modelos existentes administrativos. Según Omar Cedeño una empresa es “conjunto de actividades interrelacionadas cuyo esfuerzo está orientado a alcanzar los objetivos sociales, a través del uso racional de los recursos y en concordancia con el entorno” [12] y según la legislación colombiana, se entiende por empresa “toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios” [13]. Al ser una entidad organizada por definición de norma colombiana permite entender que tiene procesos definidos y entrega información idónea. Pero antes de llegar a este punto de análisis queda un segundo factor relevante a tener en cuenta a la hora de plantear un software que ayude a la organización de la información transversal de las empresas, este factor importante son los tipos de organizaciones, se debe considerar que, en Colombia, como país latinoamericano se ha generado una división marcada de las organizaciones [14]

2.2.1.1 Clasificación de empresa según su objetivo En esta clasificación se tiene en cuenta la división de las empresas lucrativas, no lucrativas y gubernamentales, como se explica en la Figura 1.

Figura 1. Clasificación empresa según objetivo. [14]

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2.2.1.2 Clasificación de empresa según su actividad económica Las empresas colombianas se sectorizan de manera abstracta y general por los focos económicos de ingresos de utilidades para el comercio y estado. Esta clasificación se explica en la Figura 2

Figura 2. Clasificación empresa según actividad. [14]

2.2.1.3 Clasificación de empresa según número de propietarios Ante la cámara de industria y comercio se generan varios modelos de propietarios con el fin de dar una organización y clasificación jurídica de las empresas. Representado en la Figura 3.

Figura 3. Clasificación de las empresas según propietario [14]

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2.2.1.4 Clasificación de empresa según su tamaño Por medio del capital y número de empleados se sectoriza las empresas, siendo esta nuestro objeto de investigación, análisis y propuesta. Como se explica en la Figura 4

Figura 4. Clasificación empresa según su tamaño [14]

Ahora pues, al existir una pluralidad de clasificaciones y divisiones de las empresas se tiene en cuenta que existe una gran cantidad y variedad de datos en diferentes áreas de la organización, en consecuencia, también existen varios tipos de industria y sus datos relevantes varían sustancialmente. Aunque las organizaciones se encuentran dentro del mismo core de negocio, sus procesos y metodología varían según experiencia y trabajo, por ende, toda la información generada por medio de estos procesos también entrega datos muy cambiantes.

2.2.2 Gestión Documental

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.[15]

2.2.2.1 Aportes de la gestión documental a las empresas

La gestión documental es la optimización de archivos desde su creación o realización hasta la disposición final o eliminación y garantiza su correcta conservación, por tanto, la correcta aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

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Ventajas gestión documental:

● Revisión de información. ● Ahorro y eficiencia. ● Categorización de archivos. ● Eliminación de archivos que han perdido vigencia. ● Almacenamiento ordenado. ● Custodia de documentos.

De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa. A grandes rasgos la gestión documental permite tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un sistema de archivo plenamente organizado y aplicado, que garantiza el flujo de la información de manera ágil y oportuna [10]. La figura 5, muestra cuales son los elementos más relevantes de la gestión documental.

Figura 5. Elementos de gestión documental [10]

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2.2.2.2 Sistema de gestión documental

Los sistemas de gestión documental (SGD) son un compendio de metodologías y herramientas que permiten controlar el ciclo de vida de un documento, generado de manera periódica en la organización. Hoy en día los SGD ayudan a las empresas a solucionar inconvenientes habituales dentro del ciclo laboral, aquí una muestra de los problemas o necesidades cubiertas por un SGD en la organización:

● Existencia de diferentes versiones del documento ● Mezcla de documentos ● Búsqueda, traspaso y eliminación de documentos complejos ● Información en diferentes formatos ● Información inútil ● Sobrecostos en papelería ● Traspapeleo o retraso en procedimientos ● Guardado de documentos repetidos ● No se conoce con certeza la cantidad de documentos almacenados ● Diferentes usuarios deben acceder a diferentes documentos físicos en la organización

2.2.3 Arquitectura de Software El proceso de arquitectura de software toma los requisitos de los clientes, los analiza y produce un diseño para obtener un software que satisfaga sus necesidades. Los diseños exitosos de software deben sopesar las dificultades inevitables que surgen debido a requisitos conflictivos; cumplir con los principios de diseño y las buenas técnicas de procedimiento que han evolucionado con el tiempo; y a su vez complementar con hardware moderno, redes y sistemas de administración. Una arquitectura de software implica tener mucha experiencia en temas teóricos y prácticos, así como la visión necesaria para convertir lo que al parecer son escenarios y requisitos comerciales imprecisos en diseños de trabajo sólidos y prácticos [16]. La arquitectura de software implica definir una solución estructurada que satisfaga todos los requisitos técnicos y operacionales y, a su vez, optimizar los atributos de calidad como rendimiento, seguridad, disponibilidad, tolerancia, mantenibilidad y capacidad de administración. Además, implica una serie de decisiones que pueden tener un impacto sobre la calidad, rendimiento, mantenimiento y éxito del software. La arquitectura de software comprende tres áreas de responsabilidad:

● Los requisitos empresariales ● Los requisitos del usuario ● Los requisitos del sistema

Los requisitos empresariales por lo general definen una serie de factores, como los procesos de negocios,

los factores de rendimiento (como seguridad, confiabilidad y capacidad de proceso) y las restricciones de presupuesto y costos. Los requisitos del usuario incluyen el diseño de interfaz,

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capacidades operativas y facilidad de uso del software. Los requisitos del sistema incluyen el hardware, las redes y las capacidades y restricciones del entorno en tiempo de ejecución. La figura 6 muestra la interacción entre las áreas de responsabilidad.

Figura 6. Interacción en la arquitectura de software [16]

Un buen diseño de software no sólo satisface los requisitos actuales del cliente, sino que continúa haciéndolo en el futuro inmediato. Al igual que la mayoría de las tareas en el mundo del diseño y desarrollo de software, diseñar la arquitectura es un proceso primario y a la vez iterativo. Muchas tareas iniciales como el análisis de requisitos, la investigación técnica y la identificación de objetivos habitualmente se producen en este proceso. El siguiente paso consiste en identificar los escenarios clave para el diseño. Estos son los requisitos primarios que debe cumplir el software y las restricciones dentro de las que debe operar. Esta descripción general abarca detalles de alto nivel, como el tipo de aplicación (web, app, escritorio o nube), la arquitectura de implementación (habitualmente un diseño por niveles con componentes que se comunican sobre hardware y red), los estilos adecuados de arquitectura (cliente-servidor u orientada al servicio) y las tecnologías de implementación que se adaptan mejor al escenario. Desde allí, el arquitecto puede comenzar a generar diseños candidatos que satisfagan los requisitos de alto nivel identificados al inicio del proceso. El diseño después se revisa y se pone a prueba frente a los escenarios clave, a menudo en conjunto con las observaciones del cliente y versiones de ensayo o prueba, para garantizar que ofrezca la solución óptima. La figura 7 ilustra el proceso iterativo de la arquitectura.

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Figura 7. Proceso iterativo de diseño [16]

La arquitectura final describe la estructura y el diseño de las partes componentes y los niveles de aplicación; la forma en que se manejan asuntos de alcance general como registro y validación; el plan de pruebas e implementaciones; y la documentación para asistir a desarrolladores, administradores y personal de soporte técnico.

2.2.4 Software en la nube Según la real academia española de ingeniería el término de software en la nube hace referencia a cloud computing que es “Utilización de las instalaciones propias de un servidor web albergadas por un proveedor de Internet para almacenar, desplegar y ejecutar aplicaciones a petición de los usuarios demandantes de las mismas” [17]. De manera más amplia, es la forma en que se puede usar software asequible a través de una conexión a internet para los usuarios finales, pero detrás de este concepto sencillo se desprende una gran cantidad de ingeniería que permite que la aplicación sea funcional. Cloud computing es un modelo de prestación de servicio de tecnología, que permite a un usuario acceder a unos servicios estandarizados para responder las necesidades puntuales de su organización, de forma flexible y adaptativa, en caso de demandas no previsibles o picos de información por trabajo especializado. Se paga únicamente por el consumo efectuado. El cambio que ofrece el software en a la nube es la posibilidad de aumentar el número de servicios basados en la red. Esto genera beneficios económicos para los proveedores de los servicios, que pueden ofrecer, de forma más rápida y eficiente, un mayor número de esos servicios, a su vez la ventaja se ve expresada

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también al usuario final ya que puede acceder de manera inmediata y con transparencia al sistema o software que está siendo ejecutado en la nube. El usuario final ahorra en costos de inversión económicos en locales, equipos de red, servidores, etc. El software en a la nube consigue entregar las ventajas anteriormente nombradas apoyándose en una infraestructura tecnológica (TI) dinámica, que se caracteriza por la posibilidad de automatización, movilización rápida de recursos, elevada capacidad de adaptación para necesidades específicas de aplicaciones, así como virtualización avanzada y finalmente un precio flexible en función del consumo que se realice, evitando entre otras cosas el uso de software pirata y la copia del mismo. El concepto de software en la nube o informática en la nube, es muy amplio y abarca todos los posibles servicios en línea, por lo general cuando se hace referencia a este concepto se tiene en cuenta tres modalidades:

● el software como servicio (SaaS)

● Plataforma como Servicio (PaaS)

● Infraestructura como Servicio (IaaS).

La figura 8, proporciona un entendimiento mejor acerca de los servicios prestados en la nube.

Figura 8. Definición de IaaS, PaaS, SaaS [17]

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3. MARCO EMPRESARIAL

3.1 Modelo de Negocio Según Al-Debei un modelo de negocios se puede entender como una "representación abstracta de una organización, ya sea de manera textual o gráfica, de todos los conceptos relacionados, acuerdos financieros, y el portafolio central de productos o servicios que la organización ofrece y ofrecerá con base en las acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos estratégicos” [19]. Esta definición muestra que la propuesta de valor, la arquitectura de valor (infraestructura organizacional y tecnológica), valor financiero y valor de red son características de los modelos de negocio. [20] Un modelo de negocio describe de manera racional cómo una organización crea, entrega y captura valor en contextos sociales y culturales. El proceso de construcción de un modelo de negocios es parte de la estrategia de negocios y a su vez constituyen una jerarquía mayor como lo son las unidades productivas económicas. [21] En la teoría y la práctica, el término modelo de negocio es utilizado para un amplio conjunto de descripciones que representan aspectos centrales de un negocio, entre ellos el propósito, proceso de negocio, mercado objetivo, las ofertas, estrategias, infraestructura, estructuras organizacionales, prácticas de comercio, procesos operacionales y las políticas. La literatura ha ofrecido diversas interpretaciones de los modelos de negocio. Por ejemplo, se suelen definir como diseños de las estructuras organizacionales para aprovechar una oportunidad comercial. Extensiones de esta definición enfatiza en el uso de la coherencia en la descripción de los modelos de negocio.[22] Los modelos de negocio son utilizados para describir y clasificar negocios, en este contexto específicamente se tomó los modelos de negocio como parte de las unidades productivas económicas, las cuales son clasificadas por el sistema estadístico nacional de Colombia (DANE).

3.2 Entorno Empresarial en el Valle del Cauca Para poder identificar los sectores estratégicos del Valle del Cauca, se tomó como referencia en primera instancia el estado del departamento a nivel nacional en cuanto a entorno empresarial se refiere, posteriormente enmarcar cual es la importancia de las mipymes en principales ciudades del Valle del Cauca y qué relevancia tiene en impacto empresarial de la región. Y finalmente se contextualiza el modelo de estandarización internacional para diferentes unidades productivas dentro del departamento, dando como resultado los puntos de partida y análisis para la investigación. Es primordial introducir un concepto para contextualizar el análisis de empresas, no solo a nivel regional sino nacional. El término es “la formalización”, esta formalización es un proceso multidimensional y gradual, comprende las dimensiones de apertura, insumos, producción y comercialización y tributaria, elementos esenciales que se tendrán en cuenta durante el desarrollo del proceso de gestión empresarial. En enero de 2019 se aprobó la Política de Formalización Empresarial (documento CONPES 3956) con el

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objetivo de promover mayores niveles de formalidad empresarial en la economía a través de acciones que mejoren la relación beneficio-costo de tener una empresa formal. Adicionalmente, el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, pacto por la equidad” reconoce la importancia de este tema y lo incluye como uno de sus tres componentes transversales en el Pacto por el emprendimiento, la formalización y la productividad. [23] Los datos recopilados de las empresas se realizan bajo el parámetro de las denominadas empresas formales para el estado colombiano, quiere decir que han sido creadas con los documentos y estándares que el estado indica para tener una empresa legalmente constituida. Por ende, según la Cámara de Comercio de Santiago de Cali, el número de empresas creadas (personas naturales y sociedades) en Colombia durante los primeros meses de 2019 fue de 313.271, un 4.2% más que el año 2018. En el departamento del Valle del Cauca se matricularon 27.795 empresas nuevas entre enero y octubre de 2019 como se muestra en la figura 9 [6]. Existe una tendencia creciente a la apertura de nuevas organizaciones, que muestran el auge de emprendimientos, que, por diferentes motivos, ya sean incentivos tributarios, de capital semilla, o contractuales, han decidido aplicar la cultura de formalización. Figura 9.

Figura 9. Empresas nuevas en Colombia 2019 [24]

El número de empresas creadas en Colombia durante enero-febrero de 2018 ascendió a 64.285, registrando un crecimiento de 6,5% frente al mismo periodo de 2017 y en el Valle del Cauca se registraron 5.646 empresas nuevas en enero-febrero de 2018, 2,7% más que en igual periodo de 2017 (Figura 10).

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En el 2017 a nivel nacional la cantidad de empresas creadas en Colombia durante enero - febrero 2017 fue 58.642, registrando un crecimiento de 5,3% frente a igual periodo de 2016 y en el Valle del Cauca se registraron 5.476 empresas nuevas en enero-febrero 2017, 9,5% más que en 2016 [26]. La figura 11, muestra el comparativo entre empresas en Colombia.


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El número de empresas creadas en Colombia durante 2016 fue 299.632, registrando un crecimiento de 15,8% frente a 2015, en el Valle del Cauca se registraron 26.006 empresas nuevas en 2016, 14,9% más que en 2015 [26]. Estas empresas se representan en la figura 12 por región de Colombia.


La tendencia en el valle del cauca en los últimos 6 años (2013 -2019) ha sido de crecimiento constante en creación de nuevas empresas o que renovaron su registro mercantil como lo muestra la figura 13, es decir que nuevas unidades de negocio se mantienen o aparecen durante este periodo. Las renovaciones entre enero y octubre de 2019 fue de 97.761, registrando un crecimiento de 8.3% frente al mismo periodo del año 2018.

Figura 13. Empresas nuevas en Cali [24]

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Ahora en cuanto al tamaño de estas empresas, se puede notar el dinamismo de la microempresa, como se observa en la figura 14, el conjunto de nuevas unidades productivas está conformado principalmente por microempresas las cuales representan un 99.4%. Indiferente del sector empresarial donde estén ejerciendo su actividad económica las microempresas predominan como mayoría, aunque cabe destacar que su principal predominancia es en el sector comercio, industria y servicios. En contraste su presencia es más reducida en el sector agropecuario, en donde la presencia mayor es de pequeñas empresas. Las mipymes predominan en su mayoría en el los sectores económicos del Valle del Cauca.

Figura 14. Empresas por sector y tamaño 2017 [6]

En lo que respecta al número de empresas en el Valle del Cauca, Confecámaras reporta que, al primer trimestre de 2016, 239.332 mipymes de las cuales 144.996 son personas naturales y 94.336 sociedades, datos consolidados de las seis cámaras de comercio existentes en el Departamento agrupadas por tamaño. La cifra más reciente que se posee es de 2014, datos que evidencian la tendencia regional, respecto a la relevancia de la microempresa en el sector empresarial del Valle del Cauca, que representa el 41% del total, seguida por la pequeña empresa con un 16,7% [28]. El reporte de Confecámaras se resume en la tabla 1.

Tamaño 2013 2014 Variación (%)

Micro 37.232 52.539 41,1

Pequeña 3.585 4.186 16,7

Mediana 1.172 1.260 7,5

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Grande 484 507 4,7

Total 42.476 58.492 37,7

Tabla 1. Empresas matriculadas y renovadas en el Valle del Cauca I trimestre 2013-2014. [29]

Es evidente el incremento e importancia de las micro, pequeñas y medianas empresas que en palabras de la ministra de trabajo Alicia Arango del año 2019 “son de más del 90% del sector productivo, generan alrededor del 35% del PIB y el 80% del empleo”. [28] En una perspectiva general de Colombia y el departamento del Valle del Cauca se realiza un análisis individual de los principales municipios del Valle del Cauca, con el fin de mostrar la participación de las mipymes sectorizado por región.

3.2.1 Inventario de pequeña, mediana y gran empresa en Cali Cali como capital del departamento comprenden una gran jurisdicción de otros municipios cercanos, por ende, se debe tener en cuenta que la Cámara de Comercio de Cali comprende el tejido empresarial formal de los municipios de Cali, Dagua, Jamundí, La Cumbre, Vijes y Yumbo. En la figura 15 muestra la jurisdicción, en la tabla 2 las empresas adscritas a dicha jurisdicción y finalmente la figura 16 el porcentaje que representa las mipymes en Cali.

Figura 15. Mapa de jurisdicción de Cámara de Comercio Cali [30]

Municipio 2017 2018 Part. (%) Var. (%)

Cali 84.551 86.925 91,5 2,8

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Dagua 688 769 0,8 2,8

Jamundí 2.857 3.276 3,4 14,7

La Cumbre 195 225 0,2 15,4

Vijes 169 200 0,2 18,3

Yumbo 3.517 3.576 3,8 1,7

Total 91.977 94.971 100 3,3

Tabla 2. Empresas (numero) registradas (matriculadas y renovadas) en Cámara de Comercio Cali por municipio 2018 vs 2017. [30]

Figura 16. Porcentaje de tamaño de empresas en Cali [30]

El tejido empresarial registrado en la Cámara de Comercio de Cali en el año 2018, estuvo compuesto principalmente por microempresas, el cual representaron el 89,9% de las matriculadas o que renovaron su matrícula mercantil. El total de microempresas registradas pasó de 81.956 en 2017 a 85.388 en 2018, 4,2% más que un año atrás, como lo muestra la tabla 3.

Tamaño 2017 2018 Part.(%) Var.(%)

Micro 81.956 85.388 89,9 4,2

Pequeña 7.477 7.104 7,5 -5,0

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Mediana 1.944 1.897 2,0 -2,4

Grande 600 582 0,6 -3,0

Total 91.977 94.971 100 3,3

Tabla 3. Empresa (numero) registradas (matriculadas y renovadas) en Cámara de Comercio Cali según tamaño 2018 vs 2017. [30]

Ahora en los sectores de actividad económica en que se concentran los diferentes tamaños de empresa en la jurisdicción de la Cámara de Comercio Cali, se evidencia que las micro y pequeñas empresas tienen una participación de 81.7% y 73% respectivamente, en el sector servicios y comercio, registradas en el 2015 [30]. La figura 17 ilustra la participación por sectores de actividad económica.

Figura 17. Porcentaje de participación por tamaño en actividades económicas [31]

En contraste, a pesar de que las micro, pequeñas y medianas empresas representan la mayor participación del sector en unidades productivas, el aporte económico al valle del cauca solo es del 30%, ya que el 70% lo genera la minoría que son las grandes empresas. Figura 18.

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Figura 18. Ventas en billones de COP según tamaño [30]

3.2.2 Inventario de pequeña, mediana y gran industria en Tuluá De acuerdo al registro mercantil de la cámara de comercio de Tuluá y su zona de influencia, se concluye que la microempresa representa el 95% del total de empresas vigentes con 8.972 entidades, seguida de la pequeña empresa con el 3,5% con 327 entidades vigentes, luego se encuentra la mediana empresa con 80 entidades y la gran empresa con 34 entidades, lo cual representa el 0,85% y el 0,36% respectivamente [32]. Figura 19

Figura 19. Porcentaje de número de empresas registradas en Tuluá [32]

3.2.3 Inventario de pequeña, mediana y gran industria en Palmira De acuerdo con los datos del Estudio de Composición empresarial que realiza la Cámara de Comercio de Palmira y su zona de influencia y que se encuentra actualizada hasta el 31 de diciembre de 2016, se puede

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concluir que, de las 10.721 empresas legalmente constituidas, existe una predominancia de la micro empresa en la actividad económica la cual tiene una participación del 93%, seguida de la pequeña empresa con un 5%, luego encontramos la mediana y la grande con 1% cada una [32]. Figura 20.

Figura 20. Porcentaje de empresas registradas en Palmira [32]

3.2.4 Inventario de pequeña, mediana y gran industria en Cartago De acuerdo al informe económico que presenta la Cámara de Comercio de Cartago y la subregión del norte del Valle anualmente, se puede concluir que de las 8,513 empresas activas el 97% corresponden a microempresas seguido por pequeña con 2%, mediana 0.5% y grande 0.1% [32]. Figura 21

Figura 21. Porcentaje de empresas registradas en Cartago [32]

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3.2.5 Inventario de pequeña, mediana y gran industria en Buga De acuerdo con el estudio socioeconómico realizado por la cámara de comercio de Buga y su área de jurisdicción en el 2016 se evidencia que la mayor participación porcentual corresponde a las microempresas con 7.902 inscritos equivalente al 95%, seguido de la pequeña empresa con 248 empresas representando el 4%. Luego encontramos la mediana y la gran empresa con 1% y 0,3% respectivamente [32]. La figura 22.

Figura 22. Porcentaje de empresas registradas en Buga [32]

3.2.6 Inventario de pequeña, mediana y gran industria en Buenaventura El distrito de Buenaventura para el año 2017 contaba con 6.529 empresas formalmente registradas y renovadas. De acuerdo al informe socioeconómico de la cámara de comercio de Buenaventura podemos concluir que el 94% pertenece a la categoría de las micro empresas, seguido de las pequeñas empresas que representan el 5%, y las medianas y grandes con 1% y 0,13% respectivamente [32]. Figura 23.

Figura 23. Porcentaje de empresas registradas en Buenaventura [32]

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3.3 Estandarización Internacional (CIIU) En el punto anterior se reconoce la importancia del sector mipyme a nivel departamental en cifras macroeconómicas, ahora bien, se debe analizar las unidades de negocio que representan estas mipymes a nivel Valle del Cauca, para ello se hará uso de una herramienta de clasificación conocida como CIIU. El DANE, en las cifras publicadas de manera general en su sitio oficial, permite ver la clasificación de los sectores empresariales según el CIIU, con el propósito de clasificar las actividades económicas de los empresarios del país de la manera más precisa, las cámaras de comercio del país, a partir del año 2000, se rigen por la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) de todas las actividades económicas. El Código CIIU fue elaborado por la Organización de Naciones Unidas y la revisión 4 es una adaptación para Colombia hecha y revisada por el DANE. [33] Los datos conocidos hasta la fecha son de 830.235 empresas que representan 1’279.219 actividades económicas en el Valle del Cauca, individualizadas en el gráfico 24. En donde se muestra según cada municipio cuáles actividades económicas posee según la clasificación CIIU (3-4). Figura 24

Figura 24. Total de empresas y actividades económicas en Colombia [34]

Densidad de concentración de empresas productivas en el territorio del Valle del Cauca.

Figura 25. Software geoportal del DANE según georreferencia del Valle del Cauca [34]

38

En la figura 25, se puede observar que la concentración de empresas en el departamento se clasifica visualmente, entre los colores más oscuros, en Buenaventura y Cali, con mayor concentración de empresas y en el norte como Cartago y Obando, con colores más claros, con menos concentración de empresas. La figura 26 muestra el número de empresas por clasificación CIIU de cada municipio del valle.

Figura 26. Actividades económicas por municipio del Valle del Cauca según CIIU [34]

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Las mipymes del valle del cauca como modelos de negocio, presenta una muestra muy amplia para generar una clasificación caracterizable, por ende, se toman los grupos de las actividades económicas más relevantes que contienen a estos modelos de negocio, que según el DANE se consolidan de la siguiente manera. Figura 27.

Figura 27. Clasificación de actividades económicas según DANE- CIIU4 [34]

Realizando un inventario de las principales actividades económicas del valle del cauca, de acuerdo al directorio estadístico de empresas del DANE actualizado hasta 2017, clasificado con base en la actividad económica principal de las empresas, se concluye que la actividad económica predominante en cuanto al número de empresas del Valle del Cauca es el Comercio al por mayor y al por menor, reparación de vehículos automotores y motocicletas con 14.754 empresas registradas. Después del Comercio al por mayor y al por menor, es la industria manufacturera y la construcción, las actividades más representativas del territorio con 5.847 y 4.714 empresas respectivamente. Estas tres actividades económicas representan el 50% del total de empresas registradas. Por su parte, las actividades con menor número de empresas en el Valle del Cauca son, organizaciones y órganos extraterritoriales y suministro de electricidad, gas, vapor y aire acondicionado, con 6 y 61 empresas respectivamente. Figura 28.

Figura 28. Inventario empresas Valle del Cauca [34]

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Por tal razón se tendrán en cuenta para esta investigación la clasificación de actividades económicas según

el DANE en el Figura 27, adicional las consideraciones de una empresa formal en la actual normativa

obligatoria colombiana.

3.3 Formalización Colombiana como proceso de estandarización Ahora bien, para abordar la formalidad de manera estructurada se considera que esta tiene múltiples

dimensiones de acción, estas dimensiones se traducen en agrupaciones del mismo tipo según su

naturaleza con el fin de generar una estructura. Las dimensiones se pueden agrupar en las diferentes

etapas del proceso de generación de valor de una empresa. En primer lugar, está la formalidad de entrada,

asociada con la existencia de la empresa, que incluye los requisitos de registro empresarial. Segundo, la

formalidad de insumos o factores de producción utilizados por la empresa, que incluye los requisitos para

el uso de mano de obra (como el aseguramiento de los trabajadores) y el uso de la tierra (como el

emplazamiento del negocio y el uso del suelo). Tercero, la formalidad asociada a los procesos de

producción y comercialización de bienes y servicios, que incluye las normas sanitarias, reglamentos

técnicos, regulaciones ambientales y otras normas propias del sector en el que opera la empresa.

Finalmente, la formalidad tributaria relacionada con las responsabilidades de declarar y pagar impuestos.

Figura 29.

Figura 29. Formalización en Colombia. [autor]

41

4. FORMALIZACION EMPRESARIAL Las empresas colombianas indiferentes de su tamaño, razón social o sector estratégico deben cumplir la normativa que rige en el territorio colombiano. Por tal razón se toma como punto de partida este concepto dentro del proceso que se realiza en este documento, ya que la formalización es que una empresa colombiana cumpla con todas las normas que le aplican de manera obligatoria. En tal sentido las empresas colombianas dentro de sus procesos y normal desarrollo han creado múltiples documentos y metodologías que ayudan a su gestión de procesos, calidad y crecimiento económico interno. Cabe resaltar que lo anterior solo es a nivel conceptual ya que las mipymes en muchos casos carecen de organización empresarial para sobrellevar los procesos y solo están interesados por la supervivencia económica día a día. En el DNP 2018-2022 “un pacto por Colombia, un pacto por la equidad” resalta la importancia de la formalización empresarial en Colombia y es uno de sus focos principales de apoyo a la industria. La pregunta es ¿por qué es importante la formalización?, primero, es una manera de caracterizar las empresas colombianas y la documentación en sus diferentes ciclos de trabajo, segundo permite evitar los altos costos de trámites y creación de la documentación que rige por normativa a todas estas empresas. [35] El proceso que se definió por parte del gobierno nacional en el CONPES 3956 es que la formalidad no es un estado binario (ser formal o no formal), si no un proceso multidimensional. Las dimensiones de este proceso son:

1. Formalidad de Entrada: Es la formalidad asociada con la existencia de la empresa, que incluye los requisitos de registros empresariales (Registro Mercantil, RUT y NIT). [36]

2. Formalidad de Insumos o Factores de Producción: Es la formalidad asociada a los insumos o factores de producción utilizados por la empresa, que incluye los requisitos para el uso de mano de obra (como la contratación formal y aseguramiento de los trabajadores) y el uso de la tierra (como el emplazamiento del negocio y el uso del suelo). [36]

3. Formalidad Producción y comercialización: Es la formalidad asociada a los procesos de producción y comercialización de bienes y servicios, que incluye las normas sanitarias, reglamentos técnicos, disposiciones ambientales y normas propias del sector en el que opera la empresa. [36]

4. Formalidad Tributaria: Hace referencia a la inscripción, declaración y pago de impuestos ante entidades como la Dian, Secretaría de Hacienda Distrital o Municipal y facturación. [36]

Estos cuatro grupos son a grandes rasgos lo que constituye toda empresa formal a nivel colombiano, lo mínimo que debe tener para operar dentro de sus procesos comerciales representados en la figura 30.

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Figura 30. Formalización Empresarial [35]

Ahora se analizará cada uno de los procesos y que documentación es relevante en cada etapa empresarial.

4.1 Formalización de entrada Colombia ha simplificado el proceso para abrir una empresa. La eliminación progresiva de trámites y requerimientos, y la implementación de los Centro de Atención de Empresas (CAE) en 42 ciudades, entre otros, han reducido el número de obligaciones necesarias para abrir una empresa de 11 trámites en 2008 a 8 trámites en 2017. [36] En cuanto al registro mercantil, es clave señalar que este es un bien público de gran importancia ya que es la constancia pública de la existencia de una organización. Este da respaldo legal para las operaciones y transacciones que realice la entidad registrada. Es un instrumento de publicidad y calidad de las organizaciones registradas, lo que garantiza que la documentación sobre su inscripción es auténtica, se pueda dar a conocer a terceros y se evita la creación de empresas homónimas. Finalmente, este registro permite el control de las actividades mercantiles por parte del Estado. [36] En Colombia, la administración del registro mercantil está a cargo de las cámaras de comercio. La Ley 28 de 1931, luego incorporada al Código de Comercio expedido en 1971, otorga a las cámaras de comercio la operatividad del registro y el derecho a cobrar por dicho servicio. Este proceso de formalidad de entrada empieza en el punto cero de la creación de la empresa. aunque el CONPES resalta que los elementos de entrada son el registro mercantil y el registro único tributario (RUT) quedan unos cuantos documentos resultantes que son de vital importancia en el inicio de la empresa, sea cual sea su tipología, de sociedad o unipersonal. En Colombia, la creación de empresas se puede dar según su estructura de capital, por personas o por acciones [37], sobre la primera, normalmente el documento que representa la creación, se conoce como documento privado que tiene una estructura legal de objetivos, condiciones, instituciones internas de la organización, y otras consideraciones que solo debe tener las firmas de los socios autenticada en notaría.

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Sobre las empresas de capital, la mayoría solicita elevar el documento privado a escritura pública. Ambos tienen reconocimiento legal según la Ley 222 de 1995.

Figura 31. Estructura de documentos de la formalidad de entrada [autor]

4.2 Formalización de insumos La formalidad de insumos hace referencia a la mano de obra y a los derechos sobre el lugar donde una empresa ejerce su actividad. En Colombia existen varias formas de contratación y está regulado por el código sustantivo del trabajo o código laboral, en sus artículos 22 a 75. Estos se pueden agrupar en dos sectores, civil y laboral. El civil es aquel tipo de contrato de naturaleza de prestación de servicio y el laboral aquel contrato que se realiza de manera formal. El laboral puede ser verbal o escrito. El contrato de trabajo verbal es aquel en el que no existe ningún documento escrito que contenga las condiciones pactadas verbalmente (de palabra) entre el empleador y el trabajador. El contrato de trabajo verbal goza de los mismos beneficios y de la misma validez que confiere el código laboral al contrato escrito, por lo que frente a las garantías laborales es indiferente si el contrato de trabajo es verbal o escrito. Hay algunos detalles que merecen la pena resaltar, como es el caso del periodo de prueba, que necesariamente debe constar por escrito (artículo 77 del código sustantivo del trabajo) aun en los casos en que el contrato de trabajo sea verbal, de manera tal en este evento sólo lo relativo al periodo de prueba estará por escrito y el resto de acuerdos pactados se hace verbalmente.[38] Dentro del contrato laboral están:

● Contrato a término fijo ● Contrato a término indefinido ● Contrato de obra o labor ● Contrato de aprendizaje

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Dentro del contrato civil:

● Contrato civil por prestación de servicios ● Contrato ocasional de trabajo

Con respecto a los costos administrativos para el caso de contratación por contrato laboral, a pesar de que la Ley 797 de 2003 establece la creación del sistema de registro único del sistema general de seguridad social, esto no ha sido desarrollado aún y el registro de las empresas ante las diferentes entidades de seguridad social representa un gran reto. Para asegurar a sus trabajadores, las empresas deben registrarse por separado ante una o más EPS, una o más administradoras de fondos de pensiones, una ARL, una administradora de cesantías y una caja de compensación familiar. Adicionalmente, debe afiliar a sus empleados a cada una de estas entidades. Estos cinco trámites y requisitos, que en las ciudades con mejor ambiente para hacer negocios tardan un día cada uno, representan en Colombia hasta 60 % del tiempo que tarda una empresa para poder empezar a funcionar. [36] Con el propósito de facilitar los trámites de afiliación al sistema de seguridad social, el Ministerio de Salud y Protección Social expidió el Decreto 2058 de 2018 creando el Sistema de Afiliación Transaccional como un conjunto de procedimientos e instrumentos para registrar y consultar, en tiempo real, los datos de información de los afiliados, la afiliación y las novedades en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Riesgos Laborales. La norma establece también procesos para la movilidad entre los regímenes subsidiado y contributivo. [39] En cuanto a uso de suelos se refiere, el concepto de uso de suelos es un dictamen escrito por medio del cual el curador urbano o la Secretaría Distrital de Planeación (SDP), informa al interesado sobre el uso o usos permitidos en un predio o edificación, teniendo en cuenta las normas urbanísticas adoptadas para orientar y administrar el desarrollo físico espacial del territorio y la utilización del suelo, definida como el Plan de Ordenamiento Territorial (POT). [40] Por último, el Título de propiedad, también conocido como Escritura, es el documento legal que acredita la propiedad de un bien inmueble, como puede ser un lote, una vivienda, un local comercial, etc. Este documento ampara los derechos de propiedad que la Ley concede al dueño legal [41]. El dueño tiene el derecho de hacer lo siguiente con su propiedad:

a) Poseer b) Ocupar pacíficamente c) Vender d) Rentar e) Prestar

Esto último aplica a las organizaciones que tengan en su patrimonio una propiedad, en caso contrario se tomaría el contrato de arrendamiento como documento equivalente en este punto. Ahora para entender mejor la disposición de la documentación en este punto de formalidad de insumos se resume en la figura 32.

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Figura 32. Estructura de documentos de la formalidad de insumos [autor]

4.3 Formalización de producción La formalidad de producción es la formalidad más cambiante en cuanto a procedimientos y documentos en el tema empresarial, ya que en este punto se generan las diferentes unidades productivas, la documentación de una empresa de alimentos en temas productivos, no será igual a la documentación de una empresa de servicios tecnológicos; por tal fin se agrupan en normas técnicas y diferentes costos de materiales esenciales para el desarrollo de la unidad de negocio. Aunque el CONPES 2019 nos da como lineamientos la documentación concerniente a normas técnicas colombianas, normas sanitarias, normas ambientales y normas de calidad de producto, se deben agregar un par de ítems más que corresponden a materia prima, que a su vez son los insumos necesarios para cualquier unidad de negocio; esto se vuelve de vital importancia en la organización ya que genera un flujo de facturación. La factura en Colombia es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa. [42] El Código de comercio colombiano, en el artículo 772 define la factura como: “Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.” [43]

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4.3.1 Requisitos de una factura para efectos comerciales. Para que una factura sea legalmente valida y que pueda constituir un título valor, debe contener como mínimo los siguientes requisitos contenidos en el artículo 774 del código de comercio:

“Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes: 1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión. 2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley. 3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura. No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura. En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada. La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas.” [43]

EL segundo elemento a tener en cuenta en la formalidad de producción son los costos indirectos de fabricación, estos costos se relacionan con todo el funcionamiento de la empresa y superan el proceso de fabricación de un producto en específico. Por este motivo, también se conocen como costos generales de fabricación, gastos generales de fábrica o carga de fábrica. Reconocer estos costos es primordial, porque son necesarios para identificar el costo real que tiene un producto en cuanto a fabricación se refiere, y de esta manera establecer el precio final para los consumidores y a su vez los beneficios que se espera obtener en la comercialización. Algunos de estos costos pueden estar relacionados con materias primas o servicios requeridos para el funcionamiento de la empresa productora. Por ejemplo, los servicios públicos como el agua y la electricidad, al igual que los implementos de aseo. Adicionalmente, existen costos indirectos que son de tipo salarial, estos se definen como aquellos que se pagan y no tienen relación directa con la producción.

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Los costos directos de fabricación detallan el costo incurrido en la realización de un determinado producto, estos costos se incluyen dentro de los costos de materia prima. Ahora pues, uno de los documentos a tener en cuenta en la formalidad de producción son los registros Invima, es un documento expedido por la autoridad sanitaria correspondiente (Invima), mediante el cual se autoriza a una persona natural o jurídica para fabricar, envasar e importar un alimento con destino al consumo humano. [44] El otro elemento que el Invima puede otorgar es el registro sanitario, que es un documento por el cual se autoriza a un microempresario para fabricar y vender alimentos de consumo humano en el territorio nacional con sus excepciones (Excepciones: Carnes, sus productos y sus preparados, leche en todas sus variedades, crema de leche, mantequilla, quesos frescos y maduros, aceites o grasas de mantequilla, mayonesa y productos preparados a base de huevo, enlatados, comidas precocidas y congeladas de origen animal, agua envasada y alimentos infantiles). [44] Por último, se encuentran los documentos técnicos colombianos, o normas técnicas que son aquellos lineamientos creados por el instituto técnico colombiano ICONTEC. Las normas técnicas desarrolladas por son el resultado consolidado de investigaciones científicas y tecnológicas que recogen las experiencias nacionales e internacionales que concluyen los criterios más convenientes en la ejecución de una amplia gama de procesos industriales, profesionales y sociales.[45] El resultado de la aplicación correcta de una norma técnica, dependiendo del ámbito empresarial en que se desarrolle es la certificación otorgada por el ICONTEC, documento que se debe tener en cuenta para la formalidad de producción. El resumen de la formalidad de producción se podría ver de la siguiente manera en la figura 33.

Figura 33. Estructura de los documentos de formalidad de producción [autor]

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4.4 Formalización tributaria El recaudo fiscal en Colombia depende desproporcionadamente de la tributación de empresas. Solo el 19 % del recaudo de impuestos directos viene del impuesto de renta a personas naturales, comparado con el 57 % en países de la OCDE. Así, el recaudo del impuesto de renta a personas naturales equivale a menos de 1 % del PIB. [46] Además, solo el 5 % del recaudo por impuesto al patrimonio viene de personas naturales. [47] En Colombia, las empresas tienen las siguientes cargas fiscales: Impuesto de Renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA) o en algunos sectores el impuesto al consumo, ICA, Retención en la Fuente, Impuesto al Patrimonio, Gravamen a los Movimientos Financieros, y Aportes Parafiscales.

● Impuesto de Renta: Es un impuesto nacional, de carácter anual, el cual grava las utilidades que haya generado la empresa desde el primero (1) de enero hasta el treinta y uno (31) de diciembre de cada año. [48]

● IVA: De carácter nacional que grava la venta de bienes muebles, la prestación de servicios, las importaciones y la circulación, venta u operación de juegos de suerte y azar. La tarifa general actualmente es del 19%. [48]

● Impuesto al consumo: Es un tributo sobre los sectores de vehículos, telecomunicaciones, alimentos y bebidas. Puede variar entre 4%, 8% y 16%. [48]

● ICA: Es un impuesto de carácter municipal que grava toda actividad industrial, comercial y de servicios. [48]

● Retención en la Fuente: No es propiamente un impuesto, pero se toma en cuenta puesto que es realmente un pago anticipado al impuesto de renta. [48]

● Impuesto al Patrimonio: Es un impuesto que grava la riqueza de las empresas, entendiendo riqueza como el patrimonio líquido que la compañía tenga el primero (1) de enero de cada año.

● Gravamen a los Movimientos Financieros: Es un impuesto que grava las transacciones financieras, mediante la disposición de los dineros depositados en cuentas corrientes, de ahorro. La tarifa es del 4 por 1.000 (monto de la transacción multiplicado por 0.004). [48]

Los anteriores impuestos generados, son de obligatorio cumplimiento a las empresas colombianas, en tal razón se considera la documentación generada durante este proceso, ya que es el soporte legal ante una eventual auditoría por parte del estado. De este proceso se generan los documentos de presentación de impuestos y el documento de pago de impuestos. En cuanto al impuesto del IVA se paga principalmente con la generación de la factura al producto o servicio que se ofrece, en consecuencia, para generar una facturar en una empresa en Colombia, se deben tener en cuenta una documentación pertinente, primero debe contar con la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura. Segundo debe cumplir con los requisitos de facturación.

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4.4.1 Requisitos de una factura para efectos tributarios. Desde el punto de vista tributario, la factura debe cumplir con los requisitos que contiene el artículo 617 del estatuto tributario: Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la

discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. j. Literal inexequible

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

“Parágrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma. Parágrafo. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares. “[43]

Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide la factura (vendedor), y a los requisitos allí señalados se deben sumar la resolución de facturación expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

4.4.2 Requisitos de una factura para soportar costos, deducciones e impuestos contables El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que debe cumplir la factura desde el punto de vista de quien la expide, pero para el comprador, que es el que debe soportar o probar los costos, deducciones e impuestos descontables que pretenda declarar, no requiere que la factura contenga todos

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los requisitos del 617, sino que le es suficiente con que acredite los requisitos del artículo 771-2 del estatuto tributario:

“Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario. Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario. Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca. Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración. PARÁGRAFO 2o. Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable. “[43]

Finalmente, la documentación necesaria en este proceso de formalidad tributaria se puede resumir en la figura 34.

Figura 34. Estructura de los documentos de la formalidad tributaria [autor]

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5. ELEMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Ahora se analizará el tema de documentos generados por las empresas sin dejar a un lado la formalización, sino en cambio realizar el contraste con los elementos de la gestión documental. La gestión documental como proceso que ayuda a la organización tiene unas fases de implementación, estas fases se toman de manera general y no propiamente es un tema de software. Es decir, el proceso de gestión documental empieza desde la planificación y creación del documento, hasta su disposición final. Los procesos a tener en cuenta son los siguientes [49]:

● Planeación: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos y su registro en el sistema de gestión documental.

● Producción: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

● Gestión y trámite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

● Organización: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

● Transferencia: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos

durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

● Disposición de Documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

● Preservación a largo Plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

● Valoración: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer

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su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

Una manera de entender mejor cada uno de los puntos de este proceso de gestión documental es a través de la tabla 4. Cabe resaltar que se agrega un punto adicional al mencionado por el archivo general de la nación, el workflow. El cuadro nos permite entender por medio de preguntas como deben de ser abordados los procesos nombrados en la sección 5.

Proceso Preguntas que se generan en el proceso de gestión documental

Almacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos

pagar para almacenarlos?

Recuperación ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto

tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas

están disponibles para la recuperación?

Clasificación ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que

los documentos están archivados siguiendo el sistema más

apropiado?

Seguridad ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la

información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo

mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener

acceso a ella?

Custodia ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo

deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo

de documentos)?

Distribución ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que lo necesita? ¿Cuánto

podemos tardar para distribuir los documentos?

Workflow ¿Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra, cuáles

son las reglas para el flujo de estos documentos?

Creación ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de

un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?

Autenticación ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación

legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de

los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación?

Tabla 4. Proceso de gestión documental

https://es.wikipedia.org/wiki/Workflow

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Es importante hacer una separación de tipos de documentos ya que en el planteamiento anterior de la sección 5, la formalización colombiana nos indica que existen unos documentos inherentes para la organización con el fin de considerarse formal o legal ante el estado, estos documentos son los de la creación de la organización (que deben ser renovados anualmente) y los de la entrega de impuestos que según la naturaleza de monotributo o no monotributo puede tener varios momentos de declaración ante el estado o de legalización (bimestral, trimestral semestral o anual). Luego existen otro tipo de documentos, en otras etapas de la formalización, que son propios de la operación y se generan o se deben gestionar constantemente, esto quiere decir que solo son importantes dentro de la misma organización o procesos. Por razón de lo anterior existen documentos que pertenecen a tres tipos diferentes de archivo, que a su vez son de diferentes naturalezas: Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. [50]

5.1 Archivo de gestión Son aquellos documentos que permanecen en una oficina mientras están en trámite, pueden estar en un lapso de 1 a 5 años [51]. De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:

- Producción: momento en el cual se genera el documento - Recepción: etapa donde se recibe documento sea físico o digital - Distribución: se realiza el envío al área correspondiente - Trámite: el área correspondiente realiza el proceso para el documento - Organización: el área que realiza trámite dispone de como el documento debe ser organizado - Consulta: el documento se deja a disponibilidad de las áreas o personas - Conservación: paso en el que se archiva el documento - Disposición final: después de transcurrido el tiempo se dispone al archivo central o a su

eliminación

5.2 Archivo central En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. [51] En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:

- Organización: se dispone de un espacio para su debido ordenamiento - Consulta: el espacio asignado (virtual o físico) queda de manera accesible para las personas o áreas - Conservación: disposición de tiempo que el documento debe permanecer en esta instancia del

archivo - Disposición final: transición al archivo histórico o a su eliminación

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5.3 Archivo histórico El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que, por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por expropiación. [51] En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.

- Organización: disposición de un espacio permanente virtual o físico, ya que contiene la historia de la organización

- Consulta: el espacio debe quedar accesible para las personas o áreas que deseen acceder a la historia de la empresa

- Conservación: conservación del documento histórico, por lo general se mantiene durante la duración de la organización

- Disposición final: conservación permanente del archivo

5.4 Gestores documentales como complemento Hoy en día, las entidades producen diferentes documentos como resultado de sus actuaciones administrativas, a través de diferentes aplicativos o soluciones tecnológicas diseñadas para fines particulares (sistemas de inventarios, nómina, contratos, sistemas académicos, entre otros), en donde los documentos resultantes de las transacciones allí realizadas, usualmente se imprimen para crear expedientes físicos. Comúnmente se encuentra que este tipo de aplicativos son de uso transaccional y no están diseñados como un gestor documental que permita parametrizar las tablas de retención y administrar los documentos y expedientes.[52] En razón a lo anterior, los documentos producidos independientemente de su forma de creación, ingreso o captura, deben gestionarse a través de un gestor documental que permita la conformación del expediente, con todas sus características y componentes de archivo y que refleje la totalidad de los documentos que hacen parte de un mismo trámite. Las funciones de un gestor documental son: [53]

● Asegurar que la información del archivo digital sea legítima. ● Acceso a los archivos de forma óptima y segura. ● Dar soporte, tanto de entrada como de salida, a numerosos dispositivos de gestión de archivos. ● Ofrecer los datos exactos que el usuario pida. ● Minimizar o descartar una potencial pérdida de datos. ● Contar con un conjunto estándar de rutinas E/S. ● Proveer soporte de E/S a múltiples usuarios.

55

En resumen, lo que un administrador de gestor documental hace es proporcionar un acceso seguro a los archivos digitales para todos los usuarios, además de una gestión de archivos óptima para mejorar la productividad empresarial en todo lo posible, como lo muestra la figura 35.

Figura 35.Elementos de un gestor documental [53]

Para realizar un proceso organizado y que la empresa tenga lineamientos claros sobre el proceso de gestión documental, se debe realizar unas valoraciones de los documentos, es decir que documentación contiene información de valor para la organización y cuánto tiempo deben ser conservados. Esta documentación de valor es generada durante los procesos que permiten el funcionamiento de la empresa, no son documentos de reportes al estado; por ende, la organización es la que entrega los lineamientos de conservación. En cuanto a los documentos importantes para el estado existen unos tiempos que se deben respetar por procedimiento, por ejemplo, en cuanto a Talento Humano existen varias series documentales en las Tablas de Retención documental, las serie que más consultada son las historias laborales las cuales se recomienda conservarlas por un tiempo de 80 años por efectos de certificaciones y bonos pensionales.[54] Los documentos administrativos de igual manera generan un alto volumen de series documentales, pero las más consultadas son los contratos y a esta serie se le asigna 20 años de retención una vez finalizado en contrato.[54] Sobre los documentos del Consecutivo de correspondencia que se encuentra en la Oficina de Correspondencia el tiempo asignado es de 5 años. [55]

56

En conclusión, al momento de establecer los tiempos de retención en las series documentales, éstos deben quedar registrados en las Tablas de Retención Documental durante el ciclo vital de los documentos por cada Oficina Productora, en el caso solicitado pertenecen a las Oficinas de Contabilidad o finanzas, Oficina de Talento Humano, Oficina Administrativa y el Área de Correspondencia.

5.4 Tablas de retención documental (TRD) A diario las empresas generan diferentes tipos de documentos, ya sean físicos o electrónicos. Esto aumenta el volumen de información, lo que hace que se pierda el control sobre la misma; es por ello que se emplean instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental Las Tablas de Retención Documental o TRD, hacen parte de los varios instrumentos archivísticos que permiten el correcto manejo y control de la información. Estos instrumentos le ayudan a la empresa a determinar el tiempo de conservación de los documentos y su disposición final. [56] El uso de las TRD en las empresas no solo representa un manejo adecuado de los documentos, también ayuda a categorizar los tiempos de vida útil de la información, sin importar si se encuentra en formato físico o electrónico, pues su finalidad es optimizar los procesos de administración de los documentos y su custodia. Las Tablas de Retención Documental le permiten a la empresa definir el tiempo de conservación de los documentos y lo que debe realizarse al momento de que la conservación ya no sea necesaria. [56] Dentro de las funciones de las TRD están:

● Controlar y especificar el ciclo de vida de los documentos. ● Listar las series y tipos de documentos. ● Asignar el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de la información. ● Establecer y clasificar los documentos y su necesidad e importancia en la empresa.

5.4.1 Elaboración de una TRD Para llevar a cabo la realización de una Tabla de Retención Documental, es necesario conocer la estructura orgánica y funcional de la empresa. Esto ayuda a comprender y a identificar las series, los tipos y las categorías de los documentos y su relevancia dentro de cada proceso. Una vez establecidas las estructuras se delimitan los tiempos de conservación. Dichos tiempos pueden ser establecidos por normas, leyes o reglamentos internos, así como por los gestores de la documentación. Hay que tener en cuenta que el tiempo de retención debe cumplir con las necesidades de la empresa, por ende, es necesario entender al detalle todo lo concerniente al manejo de la información en su interior. Además, una vez realizadas, deben ser difundidas junto con una guía explicativa para que los usuarios puedan acceder a ellas con facilidad. Un ejemplo para definir una tabla de retención documental se puede ver en la figura 35.

57

Figura 36. Formato de retención documental del Archivo General de la Nación [57]

5.4.2 Beneficios TRD Dentro del proceso de gestión documental, el llevar a cabo estrategias que permiten establecer un orden y una prioridad en el manejo de la información, ayuda a optimizar tareas, mejorar la eficacia y contribuye al mejoramiento continuo de la empresa. Por ello las ventajas de hacer uso de las TRD son:

● Fácil manejo de la información. ● Correcta administración de la producción documental. ● Administración eficaz y eficiente. ● Control de acceso a la información. ● Garantiza la conservación de los documentos, según su importancia. ● Permite el manejo integral de la información.

Las TRD son instrumentos que ayudan a entender las bases documentales de la empresa, lo que facilita el control del volumen de crecimiento de la información, priorizando, clasificando y administrado eficazmente todo lo concerniente a los documentos. [56] Si no se conocen los tiempos de los ciclos vitales de los documentos, no se puede llevar a cabo un proceso de gestión eficiente. Una empresa organizada y en control total de las tareas que en ella se ejecutan, es una empresa destinada a crecer.

58

5.4.3 Series documentales Según el banco terminológico del archivo general de la nación, una serie documental es un “conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros”, es decir que una serie documental realmente es una agrupación de unidades documentales que son homogéneos y producidos por una misma unidad administrativa. Algunos ejemplos de series documentales son: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Los documentos que forman parte de la serie documental son el compendio de la información resultante de los procesos repetitivos y procedimientos administrativos o técnicos que produce una determinada oficina. Las oficinas están formadas por unidades documentales, es decir, documentos del mismo tipo. Las unidades documentales están conformadas por información seriada. Pero a su vez, las series documentales contienen en su interior sub-series documentales que son un conjunto de unidades de datos y se pueden identificar de manera independiente [58]. La figura 37 muestra un ejemplo en forma de tabla de series y subseries documentales.

Figura 37. Series y subseries documentales [58]

59

6. ARQUITECTURA DE SOFTWARE Durante el desarrollo del siguiente capítulo se abordará los insumos esenciales de análisis, diseño y propuesta de una arquitectura de software que responda a las necesidades de gestión documental de las mipymes del Valle del Cauca.

6.1 Ciclo de desarrollo de la arquitectura de software El modelamiento de la arquitectura de software es un proceso que se realiza antes de la construcción de la aplicación o software, y está dividido en las siguientes etapas: definir requerimientos, diseño y evaluación. Este proceso se representa en la Figura 38.

Figura 38. Proceso de arquitectura de software [59]

A continuación, se describen dichas etapas del proceso de modelado de arquitectura de software [59]:

● Definir los requerimientos: Esto implica crear unos estados o modelo de los requisitos que impulsarán el diseño de la arquitectura.

● Diseño de la Arquitectura: Involucra definir la estructura y las responsabilidades de los componentes que comprenderán la Arquitectura de Software

● Validación: Significa “probar” la arquitectura, generalmente enfrentado el diseño contra los requerimientos actuales y cualquier posible requerimiento a futuro.

En este trabajo de grado se usa otros modelos con el fin de complementar el diseño de la solución de arquitectura, para esto se agrega el modelo C4, explicado en la sección 6.1.2, que tiene como fin último el documentar las decisiones arquitecturales y técnicas que se tienen durante este proceso.

6.1.1 Definir requerimientos Los atributos de calidad son las principales guías para el diseño de arquitectura, estos atributos de calidad se identifican a través de los requerimientos no funcionales, ya que estos describen como el software debe

60

comportarse, no el que debe hacer. Por tal razón se amplía el panorama de diseño ya que no solo debe tomar en cuenta las necesidades de los stakeholders y requerimientos funcionales, sino también los requerimientos no funcionales que determinan los atributos de calidad y a su vez de las restricciones, tanto de negocio como técnicas que pueden afectar las decisiones arquitecturales. Una aproximación adecuada de este proceso se puede observar en la figura 39. [59]

Figura 39. Identificación de los requerimientos y restricciones [59]

6.1.2 Modelo C4 para diseño de arquitectura de software

EL modelo C4 consta de un conjunto jerárquico de diagramas de arquitectura de software para contexto, contenedores, componentes y código. La jerarquía de los diagramas C4 proporciona diferentes niveles de abstracción, cada uno de los cuales es relevante para una audiencia diferente, evita la ambigüedad en sus diagramas incluyendo una cantidad suficiente de texto, así como una clave o leyenda para la notación utilizada. [60]

Figura 40. Pasos del modelo C4 [60]

Se toma como base la sección 6.1 y 6.1.2, donde los 3 elementos de definición de requerimientos, diseño y validación, cambian a una integración con el modelo C4 y a su vez tener en cuenta los requerimientos tanto funcionales como no funcionales, por consiguiente, los pasos determinados para definir la

61

arquitectura de software para un sistema de gestión documental de mipymes del Valle Del Cauca serán los siguientes [61][60]:

1. Requerimientos ● Identificación de funcionalidades ● Identificación de los requisitos no funcionales ● Identificación de atributos de calidad ● Identificación de restricciones ● Priorización de los atributos de calidad ● Diagramas modelo C4

2. Diseño ● Arquitecturas y modelos de referencia ● Decisiones arquitecturales

3. Validación ● Casos de prueba ● Pruebas atributos de calidad

6.1.3 Identificación de funcionalidades En la figura 41, se presentan las principales funcionalidades a las que el usuario tendrá acceso. Desde una vista de alto nivel se identifica los diferentes procesos que se pueden realizar en cada una de las funcionalidades.

Figura 41. Vista general de las funcionalidades del sistema [autor]

62

6.1.3.1 Funcionalidad de guardado de documento

La figura 42 muestra el proceso de guardado de documentos, en donde ingresa un nuevo documento, identifica los parámetros del área según cada tabla de retención documental, luego identifica los parámetros para ese documento específico, con el fin de conocer su estado actual, luego verifica si se encuentra aún en el tiempo de archivo de gestión o si debe pasar a archivo central, finalmente guarda en el archivo correspondiente.

Figura 42. Diagrama de proceso guardar documentos [autor]

6.1.3.2 Funcionalidad de revisar documento

En la figura 43 se muestra el proceso de revisión de documento, en donde se solicita la revisión según parámetros de TRD, esta funcionalidad se da con el fin que el usuario tenga una opción visual de verificar si el pertenece a la cadena de autorización en un momento dado del flujo, posteriormente, a través de un check-list lo pueda generar la autorización. Adicionalmente, si el usuario hace parte de la cadena de revisión del documento, realiza las actualizaciones sobre los documentos y posteriormente guarda los estados, de lo contrario simplemente muestra un mensaje de “no tiene pendientes de revisión”.

63

Figura 43. Diagrama de proceso de revisar documentos [autor]

6.1.3.3 Funcionalidad de consultar documento

En la figura 44 se identifica la consulta de documentos que permite al usuario realizar una solicitud para conocer si el documento se encuentra en archivo central o archivo de gestión, según lo indique su tabla de retención documental, esta a su vez sectoriza por dependencia y serie documental en donde se encuentra ubicado el documento, finalmente permite el retorno de la información solicitada al usuario.

Figura 44. Diagrama de proceso de consultar documentos [autor]

64

6.1.3.1 Funcionalidad de verificar estados del documento

En la figura 45 se muestra el proceso de verificación de estados del documento al cual el usuario no tiene acceso, pero lo debe realizar el sistema automáticamente. Primero realiza una validación de en qué estado se encuentra el documento, y comienza a definir si el documento se encuentra en archivo de gestión o archivo central, posteriormente identifica si el documento cumple el tiempo en archivo central y se debe eliminar o si por el contrario pertenece algún estado que deba ser actualizado para la próxima revisión por el usuario. Este proceso el sistema lo realiza por cada documento que pertenece a una serie documental establecida en la TRD de la empresa.

Figura 45. Diagrama de procesos de cambio de estado del documento [autor]

6.1.4 Requerimientos no funcionales El archivo general de la nación, en un documento oficial “MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS” de su portal [62], expone los elementos que debe tener un sistema de gestión documental electrónico de archivo para las organizaciones gubernamentales o privadas que deseen implementarlo, los cuales se clasifican en la tabla 5.

65

ID Descripción del requerimiento

RNF1 El tiempo de inactividad no prevista del SGDEA, no debe superar las 10 horas al

trimestre y 40 horas al año.

RNF2 El SGDEA deberá estar disponible las 24 horas del día, 7 días de la semana, 365

días del año.

RNF3 Cuando se produzca un fallo del software o del hardware, debe resultar posible

devolver el sistema a un estado conocido (más reciente que la copia de seguridad

del día anterior) en menos de 02 horas de trabajo con el hardware disponible.

RNF4 El SGDEA debe ser capaz de realizar una búsqueda sencilla en 3 segundos

y una búsqueda compleja (combinando criterios) en máximo 5 segundos, con

independencia de la capacidad de almacenamiento y el número de documentos

en el sistema.

RNF5 Toda funcionalidad del sistema y transacción de negocio realizada en el SGDEA

debe responder al usuario en menos de 5 segundos.

RNF6 El SGDEA debe ser escalable y no permitir ninguna característica que impida

su uso en organización de pequeño o gran tamaño, permitiendo aumentar la

capacidad del sistema para ofrecer más servicios a un mayor número de usuarios

sin degradar la calidad del servicio.

RNF7 El SGDEA debe ser 100% web y su administración y parametrización debe

realizarse desde el navegador. Se deben proveer interfaces de escritorio opcionales.

RNF8 El SGDEA debe ofrecer soporte para sistemas de almacenamiento tipo NAS,

DAS y SAN.

RNF9 El SGDEA debe permitir la fácil instalación y despliegue de plugins y

desarrollos personalizados.

RNF10 El SGDEA debe ser diseñado y construido con los mayores niveles de

flexibilidad en cuanto a la parametrización de los tipos de datos, de tal manera

que la administración del sistema sea realizada por un administrador funcional

del sistema.

RNF11 El SGDEA debe proporcionar en todo momento al usuario final y al administrador

66

funciones de uso fácil e intuitivo.

RNF12 El SGDEA debe contar con manuales de usuario estructurados adecuadamente.

RNF13 El SGDEA debe contar con un módulo de ayuda en línea.

RNF14 El SGDEA debe poseer un diseño “Responsive” a fin de garantizar la adecuada

visualización en múltiples computadores personales, dispositivos, tabletas y

teléfonos inteligentes.

RNF15 El SGDEA debe ser diseñado y construido con los mayores niveles de

flexibilidad en cuanto a la parametrización de los tipos de datos, de tal manera

que la administración del sistema sea realizada por un administrador funcional

del sistema.

RNF16 El SGDEA debe permitir que los usuarios modifiquen o configuren la interfaz gráfica

a su gusto

RNF17 El SGDEA debe permitir acceso a todas las funcionalidades y a cualquier interfaz

de la aplicación a través del teclado.

RNF18 El SGDEA debe proveer información de contexto e información del estado del

usuario en todo momento.

RNF19 El SGDEA debe permitir al usuario gestionar las ventanas (modificar el tamaño

y posición, minimizar, maximizar, cerrar la ventana, etc.), y que se guarden

estas especificaciones en un perfil de usuario.

RNF20 El SGDEA debe soportar diferentes mecanismos de autenticación

RNF21 El SGDEA debe permitir configurar controles restringir el acceso de acuerdo a los

perfiles configurados por el administrador del sistema

RNF22 El SGDEA debe generar y mantener pistas de auditoría inalterables de las acciones

realizadas por cada uno de los usuarios que ingresan al sistema

Tabla 5. Requerimientos no funcionales. [62]

67

6.1.5 Atributos de calidad - ISO 25010 La calidad del producto de software se puede interpretar como el grado en que dicho software satisface los requerimientos del usuario, generación de un valor. Son precisamente estos requerimientos de disponibilidad, rendimiento, seguridad, etc, los que se representan en el modelo de calidad. [63] Para generar una clasificación de los atributos de calidad se toma como base la norma internacional ISO25010, esta es una norma centrada hacia la calidad de producto, en el cual se determinan las características de calidad que se deben tener en cuenta en el momento de evaluar las propiedades de un producto software terminado. El modelo de calidad representa el punto más importante el cual establece el sistema de evaluación de la calidad de producto (software). En este modelo se determinan las características de calidad que se tendrán en cuenta en el momento de evaluar las propiedades del producto de software. El modelo de calidad del producto definido por la ISO/IEC 25010 se encuentra compuesto por las ocho características de calidad que se describen en la figura 57.

Figura 46. Atributos de calidad ISO25010 [63]

Adecuación Funcional: Representa la capacidad del producto software para proporcionar funciones que satisfacen las necesidades declaradas e implícitas, cuando el producto se usa en las condiciones especificadas. Esta característica se subdivide a su vez en las siguientes subcaracterística.[63]

● Completitud funcional. Grado en el cual el conjunto de funcionalidades cubre todas las tareas y los objetivos del usuario especificados.

● Corrección funcional. Capacidad del producto o sistema para proveer resultados correctos con el nivel de precisión requerido.

68

● Pertinencia funcional. Capacidad del producto software para proporcionar un conjunto apropiado de funciones para tareas y objetivos de usuario especificados.

Eficiencia de desempeño: Esta característica representa el desempeño relativo a la cantidad de recursos utilizados bajo determinadas condiciones. Esta característica se subdivide a su vez en las siguientes subcaracterísticas: [63]

● Comportamiento temporal. Los tiempos de respuesta y procesamiento y las ratios de throughput de un sistema cuando lleva a cabo sus funciones bajo condiciones determinadas en relación con un banco de pruebas (benchmark) establecido.

● Utilización de recursos. Las cantidades y tipos de recursos utilizados cuando el software lleva a cabo su función bajo condiciones determinadas.

● Capacidad. Grado en que los límites máximos de un parámetro de un producto o sistema de software cumplen con los requisitos.

Compatibilidad: Capacidad de dos o más sistemas o componentes para intercambiar información y/o llevar a cabo sus funciones requeridas cuando comparten el mismo entorno hardware o software. Esta característica se subdivide a su vez en las siguientes subcaracterísticas: [63]

● Coexistencia. Capacidad del producto para coexistir con otro software independiente, en un entorno común, compartiendo recursos comunes sin detrimento.

● Interoperabilidad. Capacidad de dos o más sistemas o componentes para intercambiar información y utilizar la información intercambiada.

Usabilidad: Capacidad del producto software para ser entendido, aprendido, usado y resultar atractivo para el usuario, cuando se usa bajo determinadas condiciones. Esta característica se subdivide a su vez en las siguientes subcaracterísticas: [63]

● Capacidad para reconocer su adecuación. Capacidad del producto que permite al usuario entender si el software es adecuado para sus necesidades.

● Capacidad de aprendizaje. Capacidad del producto que permite al usuario aprender su aplicación. ● Capacidad para ser usado. Capacidad del producto que permite al usuario operarlo y controlarlo

con facilidad. ● Protección contra errores de usuario. Capacidad del sistema para proteger a los usuarios de hacer

errores. ● Estética de la interfaz de usuario. Capacidad de la interfaz de usuario de agradar y satisfacer la

interacción con el usuario. ● Accesibilidad. Capacidad del producto que permite que sea utilizado por usuarios con

determinadas características y discapacidades. Fiabilidad: Capacidad de un sistema o componente para desempeñar las funciones especificadas, cuando se usa bajo unas condiciones y periodo de tiempo determinados. Esta característica se subdivide a su vez en las siguientes subcaracterísticas: [63]

69

● Madurez. Capacidad del sistema para satisfacer las necesidades de fiabilidad en condiciones normales.

● Disponibilidad. Capacidad del sistema o componente de estar operativo y accesible para su uso cuando se requiere.

● Tolerancia a fallos. Capacidad del sistema o componente para operar según lo previsto en presencia de fallos hardware o software.

● Capacidad de recuperación. Capacidad del producto software para recuperar los datos directamente afectados y restablecer el estado deseado del sistema en caso de interrupción o fallo.

Seguridad: Capacidad de protección de la información y los datos de manera que personas o sistemas no autorizados no puedan leerlos o modificarlos. Esta característica se subdivide a su vez en las siguientes subcaracterísticas: [63]

● Confidencialidad. Capacidad de protección contra el acceso de datos e información no autorizados, ya sea accidental o deliberadamente.

● Integridad. Capacidad del sistema o componente para prevenir accesos o modificaciones no autorizados a datos o programas de ordenador.

● No repudio. Capacidad de demostrar las acciones o eventos que han tenido lugar, de manera que dichas acciones o eventos no puedan ser repudiados posteriormente.

● Responsabilidad. Capacidad de rastrear de forma inequívoca las acciones de una entidad. ● Autenticidad. Capacidad de demostrar la identidad de un sujeto o un recurso.

Mantenibilidad: Esta característica representa la capacidad del producto software para ser modificado efectiva y eficientemente, debido a necesidades evolutivas, correctivas o perfectivas. Esta característica se subdivide a su vez en las siguientes subcaracterísticas: [63]

● Modularidad. Capacidad de un sistema o programa de ordenador (compuesto de componentes discretos) que permite que un cambio en un componente tenga un impacto mínimo en los demás.

● Reusabilidad. Capacidad de un activo que permite que sea utilizado en más de un sistema software o en la construcción de otros activos.

● Analizabilidad. Facilidad con la que se puede evaluar el impacto de un determinado cambio sobre el resto del software, diagnosticar las deficiencias o causas de fallos en el software, o identificar las partes a modificar.

● Capacidad para ser modificado. Capacidad del producto que permite que sea modificado de forma efectiva y eficiente sin introducir defectos o degradar el desempeño.

● Capacidad para ser probado. Facilidad con la que se pueden establecer criterios de prueba para un sistema o componente y con la que se pueden llevar a cabo las pruebas para determinar si se cumplen dichos criterios.

Portabilidad: Capacidad del producto o componente de ser transferido de forma efectiva y eficiente de un entorno hardware, software, operacional o de utilización a otro. Esta característica se subdivide a su vez en las siguientes subcaracterísticas: [63]

● Adaptabilidad. Capacidad del producto que le permite ser adaptado de forma efectiva y eficiente

70

a diferentes entornos determinados de hardware, software, operacionales o de uso. ● Capacidad para ser instalado. Facilidad con la que el producto se puede instalar y/o desinstalar de

forma exitosa en un determinado entorno. ● Capacidad para ser reemplazado. Capacidad del producto para ser utilizado en lugar de otro

producto software determinado con el mismo propósito y en el mismo entorno.

6.1.6 Escenarios de calidad

6.1.6.1 Formato de escenarios de calidad Con el fin de relacionar los requerimientos no funcionales con los correspondientes escenarios de calidad, se utilizará el siguiente formato

Código del escenario de calidad

Fuente del estímulo Quien o que genera el estímulo

Estímulo Lo que se quiere llevar a cabo

Ambiente Condiciones dentro de las cuales se presenta el estímulo

Artefacto Parte del sistema que recibe el estímulo

Respuesta Actividad que ocurre luego de la llegada del estímulo

Medida de respuesta Criterio para testear el requerimiento

Atributo de Calidad Atributo de calidad relacionado con el escenario

Requerimiento asociado Lista de códigos de los requerimientos no funcionales asociados

Tabla 6. Formato atributos de calidad. [61]

71

6.1.6.2 Lista de escenarios de calidad

ESC-1

Fuente del estímulo Usuario

Estímulo Falla al guardar un documento por error del repositorio

Ambiente Operación normal en ambiente de producción

Artefacto Error en el componente de guardado en el repositorio

Respuesta Se genera un log del error y se notifica al administrador de la

plataforma para que sea corregido

Medida de respuesta Al detectar el error, este se corrige y se actualiza. La plataforma

no debe estar por fuera más de 10 horas trimestrales

Atributo de Calidad Disponibilidad

Requerimiento asociado RNF1-RNF2

Tabla 7. Escenario de calidad ESC-1 [autor]

ESC-2


Estímulo Solicitud de búsqueda de un documento

Ambiente Hora pico de alta transaccionalidad

Artefacto Base de datos

Respuesta La plataforma debe retornar la búsqueda de los parámetros del

documento

Medida de respuesta El tiempo de respuesta debe ser en menos de 5 segundos

Atributo de Calidad Rendimiento

Requerimiento asociado RNF4 - RNF5


72

ESC-3

Fuente del estímulo Administrador

Estímulo Se requiere la instalación de un nuevo producto

Ambiente la operación es normal

Artefacto Plataforma de producción

Respuesta La plataforma opera normalmente después de la instalación del

nuevo componente, este se acopla sin impactar la respuesta del

sistema actual

Medida de respuesta Tiempo en que la plataforma no está disponible no debe ser

mayor a 3 horas mensuales – debido al costo para la empresa

prestadora de servicio la instalación no tomara más de 1hora.

Atributo de Calidad Modificabilidad - Despliegue

Requerimiento asociado RNF6 -RNF9


ESC-4


Estímulo Un usuario intenta ingresar con una cuenta errónea

Ambiente Operación normal


Respuesta La plataforma debe bloquear el intento erróneo de ingreso

Medida de respuesta Debe permitir 4 intentos, posteriormente bloquear la cuenta.

Atributo de Calidad Seguridad

Requerimiento asociado RNF20 - RNF21


73

ESC-5


Estímulo Se detecta un error en el componente que permite la consulta

de documento en el repositorio de documentos.



Respuesta El sistema detecta la anomalía automáticamente y redirecciona

a otro componente que responda la solicitud

Medida de respuesta El sistema debe detectar la falla, direccionar al componente que

responda y debe operar normalmente

Atributo de Calidad Disponibilidad

Requerimiento asociado RNF5


ESC-6

Fuente del estímulo Correcta identificación del usuario

Estímulo Usuario ingresa al sistema con credenciales validas



Respuesta Debe permitir el acceso a los datos y servicios del rol indicado

Medida de respuesta Debe guardar en log las modificaciones y operaciones realizadas

del usuario.

Atributo de Calidad Seguridad

Requerimiento asociado RNF20 - RNF21 -RNF22


74

Los otros requerimientos no funcionales como RNF7, RNF10, RNF11, RNF12, RNF13, RNF14, RNF15, RNF16, RNF17, RNF18, RNF19 son orientados a diseño y usabilidad de la interfaz, lo cual puede ser solucionado por medio de la interfaz de usuario sin alterar el funcionamiento de la arquitectura de software.

6.1.7 Restricciones de negocio Se refiere a las limitaciones o acotaciones que se deben tener en cuenta para la elaboración de la arquitectura ya sea por temas de modelo de negocio, comerciales, empresariales o de otra naturaleza, estas restricciones proporcionan el punto de partida de cobro para un posible producto comercial que surja de la arquitectura de software diseñada, este análisis se amplía en el capítulo 8.

Tabla 13. Restricciones de negocio [autor]

6.1.8 Priorización de los atributos de calidad Los niveles de priorización de los escenarios de calidad son la guía para la elaboración de la arquitectura. Como se muestra en la tabla 14, los atributos más relevantes es decir de prioridad Alta, deben estar presentes en la propuesta inicial. Los que se determinan como de prioridad Media, pueden ser implementados en una versión posterior, y los de baja prioridad son deseos que pueden plantearse a futuro, pero no afectan el desempeño esperado del sistema.

Nivel de Prioridad Descripción

Alta La aplicación debe soportar el requerimiento. Estos requerimientos guían el

diseño de arquitectura

Media Requerimientos que necesitan ser soportados en algún momento o etapa del

proyecto, pero no necesariamente en la primera versión

ID Restricción

RNE-1 Debe soportar al menos 1000 usuarios

REN-2 El tiempo de respuesta al usuario de cualquier operación dentro de

la plataforma no debe superar los 5 segundos

REN-3 El sistema debe ser completamente web

REN-4 los usuarios serán creados por la empresa prestadora del servicio de

software

75

Baja Se pueden implementar cuando sea posible hacerlo

Tabla 14. Nivel de priorización

Con la ayuda de un experto en gestión documental, se realizó la priorización de los escenarios de calidad los cuales son usados para la propuesta de la arquitectura y la tabla 15 muestra el resultado.

ID Escenarios de Calidad Dificultad de implementación

Alta ESC-1 - Disponibilidad Media

ESC-2 - Rendimiento Media

ESC-4 - Seguridad Media

ESC-5 - Disponibilidad Media

Media ESC-3 - Modificabilidad Alta

Baja ESC-6 - Seguridad Media

Tabla 15. Priorización de los escenarios de calidad [autor]

6.1.9 Diagrama de contenedores El diagrama de Contenedores muestra una vista de alto nivel de la arquitectura de software y cómo se distribuyen las responsabilidades en ella. También muestra las principales opciones tecnológicas que se tienen consideradas hasta el momento y cómo los contenedores se comunican entre sí. [60] En la Figura 47, se puede observar en un diagrama de contenedores la arquitectura del software de gestión documental para mipymes del valle del cauca, los usuarios ingresan a una página web, con el fin de acceder al software que presta el servicio de gestión documental, posteriormente autentica el usuario para tener acceso al api gateway que a su vez tiene acceso a los servicios de administración de documentos, configuración de una TRD y de la eliminación de los documentos, todo lo anterior está precedido de un balanceador de carga con el fin de manejar muchos usuarios. La información se separa en diferentes bases de datos con el fin de dar un mayor grado de desempeño al sistema, ya que los servicios solo acceden a ciertas partes de la información, en tal razón se sectoriza la información en diferentes bases de datos de diferentes tecnologías que poseen ventajas y características propias para el manejo de tipos de datos. En la base de datos RDS (DB información), se guarda de manera consistente la información de los estados o flujo de los documentos dentro de la organización, inmediatamente se coloca una base de datos como replica, con el fin de generar una mayor disponibilidad

76

de la información en caso de que la principal falle. El DB repositorio, trabaja como el espacio de memoria donde se guardarán los documentos electrónicos de gestión documental de la organización. Finalmente, la DB de usuarios, aunque está concebida en este punto, es posible que sea reemplazada por un servicio establecido de la nube, pero en el diagrama se formula de manera genérica como una base de datos de usuarios.

Figura 47. Diagrama de contenedores [autor]

6.1.10 Razonamiento y decisiones de arquitectura de software La tabla 16 muestra los razonamientos y decisiones que permitieron la construcción del diagrama de contenedores de alto nivel de la arquitectura de la sección 6.1.10.

Decisión Razonamiento

SOA (Patrón de arquitectura)

Disponibilidad/Rendimiento: El separar los procesos en partes funcionales desacopladas, permite que la propuesta pueda ser escalable, permitiendo ajustar su desempeño en

77

función de la demanda. Esto en conjunto con el uso servicios separadas y un orquestador, provee alta disponibilidad, tolerancia a fallos y monitoreo. Modificabilidad: esta misma división o especialización de los servicios hace que sea más fácil entender y modificar componentes de código. Opciones descartadas: Monolítica: es el estilo donde todas las funcionalidades se encuentran dentro de un mismo componente. Se caracteriza por tener más baja cohesión y mayor acoplamiento. El resultado son componentes muy grandes, poco legibles, difíciles de escalar y mantener, por ende, no se considera ya que haría muy difícil la futura administración y actualización de nuevas funcionalidades Microservicios: la granularidad de los servicios a nivel abstracto no es tan especializada, microservicios tienen propósitos únicos a diferencia de SOA que puede contener mayor lógica de negocio.

Llamados a los servicios de gestión documental

Se decide optar por un API Gateway para realizar el orquestamiento de los servicios. El patrón API Gateway consiste en un componente que tiene la lógica en que deben invocarse los procesos para realizar una operación, de este modo el cliente solo debe comunicarse con este API. Opciones descartadas: Invocación directa: el cliente necesitaría conocer a todos los servicios que intervienen en el proceso y la lógica de invocación. Adicionalmente, con esta estrategia no se genera una capa bien definida entre el backend y frontend afectando cambios futuros en ambas capas por alto acoplamiento.

El API Gateway realizará peticiones síncronas a los

El proceso consta de varios pasos secuenciales, la correcta y total ejecución de cada uno de ellos garantiza su idoneidad.

78

servicios del negocio

Opciones descartadas: Petición asíncrona: aumenta el nivel de complejidad para conservar la integridad en el sistema cuando ocurre un error.

Comunicación síncrona en los servicios de la plataforma

Los métodos síncronos bloquean la ejecución de los subprocesos hasta que el cliente recibe una respuesta del servicio, dado que se necesita una respuesta de los documentos o estados se debe obtener la información para la correcta ejecución Opciones descartadas: Peticiones asíncronas: los procesos que son críticos no podrían manejarse asíncronamente ya se debe obtener una respuesta concreta, puede afectar el tiempo de respuesta, pero garantiza la fiabilidad del proceso.

Balanceador Ya que el sistema debe responder a alta disponibilidad y transaccionalidad se coloca un balanceador para dar respuesta a la carga de peticiones entrantes.

Cada uno de los servicios contará con su base de datos

Esta es una de las premisas de muchos autores en la definición de la arquitectura orientada a servicios. Estos deben ser independientes, incluidos los datos, con el fin de maximizar la disponibilidad y minimizar posibles fallos. Opciones descartadas: Una misma base de datos para todos los servicios: crearía un único punto de fallo en caso de catástrofe, poniendo el riesgo la disponibilidad de la plataforma.

Replica de base de datos Con el fin de generar mayor disponibilidad de la información, se agrega una base de datos como replica, esto quiere decir que, si por alguna razón falla la principal, la secundaria tomaría la carga de datos.

Nube Se opta por la nube para prestar un servicio final a las mipymes que no cuentan con una infraestructura para el software en sus organizaciones. Esta solución solo requeriría acceso a internet.

Tabla 16. Decisiones de la solución [autor]

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6.1.11 Servicios identificados En la siguiente sección, se explican los servicios individuales del apartado 6.1.10.

6.1.11.1 Servicio de administración de documentos

Incluye las funcionalidades de listar documentos, agregar un documento, actualizar un documento y eliminar un documento.

Figura 48. Contenedor del servicio de administración de documentos [autor]

En la figura 48, se realiza un acercamiento al servicio de administración de documentos, y se identifica que el servicio debe ser capaz de responder a la solicitud de listar documentos, agregar un nuevo documento, eliminar y de actualizar el documento, sea por el mismo usuario o por un flujo de la TRD que indica que se debe realizar un cambio. A su vez todas estas funciones tienen acceso a dos bases de datos, una de estas bases de datos es el repositorio en el cual se guardarán los documentos pertenecientes a gestión documental de la organización el cual es un repositorio archivos, y la otra base de datos que correlaciona los datos del repositorio y usuarios que tienen acceso.

6.1.11.2 Servicio de la TRD

80

En la figura 49 se define el servicio de configuración de una tabla de retención documental (TRD), ya que es el principal insumo del software de gestión documental para manejo de los estados de los documentos, este servicio se configura en una base de datos que almacena los diferentes momentos o pasos que debe realizar el documento dentro de la organización.

Figura 49. Contenedor de servicio de TRD [autor]

6.1.11.3 Servicio de manejo de carpetas En la figura 50, se presenta el servicio de listar carpetas, que es diferente a listar documentos, ya que este servicio permitirá de manera visual una organización de carpetas en forma de árbol para el fácil acceso a los usuarios, el servicio podrá consultar la base de datos que contiene la información de las carpetas y listarlas, sea por dependencia o serie documental, o por estado dentro del flujo del documento.

Figura 50. Contenedor de servicio de organización de carpetas [autor]

81

6.1.12 Interfaces de contexto de usuario En esta sección se muestran a manera de prototipo de interfaces lo que posiblemente podría ver el usuario para cumplir con los lineamientos de gestión documental para mipymes del valle del cauca.

6.1.12.1 Interfaz login

Es la interfaz donde el usuario accede para validar su username y password, para ingresar a la plataforma, como se muestra en la figura 51.

Figura 51. Prototipo login [autor]

6.1.12.2 Interfaz inicio En la figura 52 muestra el home de la aplicación, en donde listará en el lado izquierdo en estructura de árbol las carpetas disponibles para el usuario y en el lado derecho, los documentos que se encuentran al interior de esa carpeta

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Figura 52. Prototipo Inicio

6.1.12.3 Interfaz nuevo documento Al pulsar el botón de (+) ubicado en la parte superior izquierda de la interfaz de inicio, se despliega la interfaz de la figura 53, que sería la interfaz de agregar un nuevo documento; en esta se agregan los datos importantes del documento, se sube el archivo al servidor y permite el guardado del mismo.

Figura 53. Prototipo de ingreso de documentos [autor]

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6.1.12.4 Interfaz de estados Al pulsar el botón de editar ubicado al lado derecho de cada miniatura del documento, se despliega la pantalla que indica cual es el estado de ese documento, según lo parametrizado en la TRD. Figura 54.

Figura 54. Prototipo de generación de estados [autor]

6.1.12.5 Interfaz de revisión de documentos En la figura 55 se muestra la revisión de documentos, esta interfaz se despliega al pulsar el botón de estados, ubicado en la parte superior de la interfaz, al lado del botón adicionar (+). Lo cual verifica si el usuario pertenece a la cadena de aprobación de un documento o es un eslabón en el proceso para permitir el flujo normal del documento.

Figura 55. Prototipo de revisión estado [autor]

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6.1.12.6 Interfaz de eliminación de documentos La interfaz de la figura 56, se despliega cuando se desea eliminar un documento y solicita la autorización para proceder.

Figura 56. Prototipo eliminación de documento [autor]

6.1.12.7 Generación de certificado de eliminación En la figura 57 muestra la verificación de la eliminación del documento y posteriormente, genera un certificado en formato digital pdf que indica que el archivo eliminado en cuestión no se encuentra en el servidor, posteriormente muestra la ruta de guardado del certificado dentro del árbol de carpetas.

Figura 57. Prototipo de generación del certificado de eliminación [autor]

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6.2 Arquitectura de software en la nube Desde hace mucho tiempo, los arquitectos de software han descubierto e implementado varios conceptos y prácticas recomendadas para crear aplicaciones con un elevado nivel de escalabilidad. En la era actual, estos conceptos son aplicables debido al crecimiento de los conjuntos de datos, la impredecibilidad de los patrones de tráfico y la necesidad de tiempos de respuesta más rápidos. Por tal razón es importante comprender cuales son los beneficios que tiene la nube antes de continuar con los procesos de modelamiento de una arquitectura de software en la nube. [64]

6.2.1 Ventajas empresariales de la nube

● Inversión inicial en infraestructura casi nula: el crear un sistema a gran escala se podría tener costos muy elevados ya que se tendría que invertir en un edificio, en seguridad física, en hardware (bastidores, servidores, enrutadores, fuentes de alimentación de respaldo), gestión del hardware (gestión energética, refrigeración) y en personal de operaciones. Ahora, con la informática de nube, no existe ningún tipo de costo fijo ni de costo de puesta en marcha. [64]

● Utilización de recursos más eficiente: una de las preocupaciones más altas es tener que conseguir

hardware cuando se quedan sin capacidad y cuando existen mayores niveles de utilización de la infraestructura (cuando tienen demasiada capacidad y capacidad inactiva). Con la nube se puede gestionar los recursos con mayor eficacia y eficiencia en un entorno en el que las aplicaciones solicitan y ceden los recursos bajo demanda. [64]

● Infraestructura justo a tiempo: si una aplicación adquiere cierta popularidad y sus sistemas o su infraestructura no se ampliaba, podría convertirse en víctima de su propio éxito. Por otra parte, si se invertía mucho y no conseguía popularidad, se convertía en víctima de su fracaso. Mediante la implementación de aplicaciones en la nube con aprovisionamiento automático se obtiene con antelación capacidad para sistemas a gran escala. Este aspecto aumenta la agilidad, reduce los riesgos y disminuye los costos operativos, ya que se tendrá que ampliar únicamente cuando se crezca y solo se pagará por lo que se use. [64]

● Costos según el uso: únicamente se cobra la infraestructura que se haya utilizado. Esto añade una

nueva dimensión a los ahorros de costos. [64]

● Reducción del tiempo de comercialización: la paralelización es una de las mejores formas de acelerar el procesamiento, al tener disponible una infraestructura elástica ofrece a la aplicación la posibilidad de aprovechar la paralelización de una forma rentable, reduciendo el tiempo de comercialización. [64]

6.2.2 Ventajas técnicas de la nube

• Autoscaling (Escalado automático): adaptación a demandas inesperadas de peticiones sin ningún tipo de intervención humana. La función Autoscaling hace que el sistema funcione de una forma más eficiente. [64]

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• Automatización - “Infraestructura para la que pueden crear secuencias de comandos": se puede realizar sistemas de creación e implementación que pueden repetirse aprovechando la infraestructura programable (gestionada mediante API). [64]

• Escalado proactivo: ampliar y reducir la aplicación para cumplir con demandas previstas, con una planificación y conocimiento correcto de los patrones de tráfico para que los costos no sean elevados a la hora de escalar. [64]

• Recuperación de desastres y continuidad empresarial: la nube proporciona una opción de menor costo para mantener una flota de servidores y almacenamiento de recuperación de desastres. Con la nube, se puede tomar ventajas de la distribución geográfica y replicar el entorno en otros lugares en tan solo unos minutos. [64]

• Ciclo de vida del desarrollo más eficiente: los sistemas de producción podrán clonarse con facilidad para utilizarlos como entornos de desarrollo y prueba. Los entornos de ensayo podrán trasladarse fácilmente a entornos de producción. [64]

• Funciones de prueba mejoradas: Se puede Inyectar y automatizar pruebas en todas las etapas del proceso de desarrollo. se pueden tener entornos preconfigurados que están vigente únicamente durante el periodo de la fase de pruebas. [64]

Existen varios proveedores de informática en la nube importantes actualmente, Azure de la empresa Microsoft, Google Cloud de la empresa Google, IBM Cloud de la empresa IBM y Amazon Web Services de la empresa Amazon. En esta investigación se trabajó con AWS.

6.3 ¿Por qué Amazon Web Services - AWS? La nube de Amazon Web Services (AWS) proporciona una infraestructura muy fiable y escalable para la implementación de soluciones a nivel de web, con costos de soporte, administración mínimos, y con mayor flexibilidad. Recientemente AWS ha sido calificado como una de las mejores nubes prestadoras de servicio por Gartner. Gartner Inc. [66], oficialmente conocido como Gartner, es una firma mundial de investigación que brinda información, asesoramiento y herramientas para personal en TI, finanzas, recursos humanos, servicio al cliente y soporte, comunicaciones, legal y cumplimiento, marketing, ventas y funciones de la cadena de suministro. Su sede se encuentra en Stamford, Connecticut, Estados Unidos. [65] AWS services de Amazon, por noveno año consecutivo para el año 2019, ha asegurado la esquina superior derecha de líder en el cuadrante mágico de Gartner para la infraestructura como servicio en la nube (IaaS), obteniendo la mejor ubicación para la capacidad de ejecución y para la proyección de la visión empresarial según el Gartner Report, Magic Quadrant for Cloud Infrastructure as a Service, Worldwide (2019) [66], figura 58.

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Figura 58. Magic quadrant for cloud infrastructure as a service, worlwide [67]

Con respecto a los costos de la nube de AWS, en el capítulo 8 se especifican valores y proyecciones del sistema, cómo influye en un posible modelo de negocio en base al sistema de gestión documental para mipymes del Valle del Cauca. Por otra parte, se elige AWS debido a ventajas tecnológicas que tiene con respecto a otros prestadores de servicio de nube, una de ellas es el poder generar diferentes planes de consulta por medio del Api Gateway llamado planes de uso, estos planes son configurados para las consultas de los recursos por medio de esta api y permite facturación para posibles nuevos modelos de negocio, en el caso del sistema está contemplado un modelo de cobro para que sea de bajo costo, pero a su vez se deja la posibilidad de futuros modelos de cobro para otras mipymes.

6.4 Arquitecturas de referencia Una arquitectura de referencia está formada por un documento o un conjunto de documentos que ofrecen estructuras e integraciones recomendadas de productos y servicios de TI para formar una solución. La arquitectura de referencia incorpora las mejores prácticas aceptadas del sector, que normalmente sugieren tecnologías concretas óptimas. [68]

88

6.4.1 Arquitectura orientada a servicios (SOA) Una arquitectura orientada a servicios (SOA) es un patrón arquitectónico en el diseño de software en el que los componentes de la aplicación brindan servicios a otros componentes a través de un protocolo de comunicación a través de una red. SOA simplemente facilita que los componentes de software trabajen entre sí. Los servicios web que se crean según la arquitectura SOA tienden a hacer que el servicio web sea más independiente. Estos servicios pueden intercambiar datos entre ellos y no necesitan ningún tipo de interacción humana.[69] SOA se basa en algunos principios clave que se mencionan a continuación. [69]

● Contrato de servicio estandarizado: los servicios se adhieren a una descripción del servicio. Un servicio debe tener algún tipo de descripción que describa de qué se trata. Esto facilita que las aplicaciones del cliente comprendan lo que hace el servicio.

● Abstracción de servicios: los servicios ocultan la lógica de negocio que encapsulan del mundo

exterior. El servicio no debe exponer cómo ejecuta su funcionalidad; solo debe decirle a la aplicación del cliente lo que hace y no cómo lo hace.

● Autonomía del servicio: los servicios deben tener control sobre la lógica que encapsulan. El servicio es un programa que ofrece una funcionalidad que contiene una lógica de negocio y, por lo tanto, también debe tener un control completo sobre el código que contiene.

● Bajo Acoplamiento: menos dependencia entre sí. Esta es una de las principales características de

los servicios web que simplemente establece que debería haber la menor dependencia posible entre los servicios web y el cliente que invoca el servicio web. Por lo tanto, si la funcionalidad del servicio cambia en algún momento, no debería interrumpir la aplicación del cliente ni impedir que funcione.

● Reutilización del servicio: la lógica se divide en servicios con la intención de maximizar la reutilización. En cualquier empresa de desarrollo, la reutilización es un gran tema porque obviamente uno no querría pasar tiempo y esfuerzo creando el mismo código una y otra vez en múltiples aplicaciones que lo requieren. Por lo tanto, una vez que se escribe el código para un servicio web, debe tener la capacidad de funcionar con varios tipos de aplicaciones.[69]

● Independencia del servicio: idealmente los servicios no deben retener información de un estado a otro, la información que se muestra en la aplicación debe ser gestionada por la misma web y no debe ser responsabilidad del servicio transferir la información.

● Composición del servicio: los servicios dividen los grandes problemas en pequeños problemas.

Nunca se debe integrar toda la funcionalidad de una aplicación en un solo servicio, sino dividir el servicio en módulos, cada uno con una funcionalidad comercial separada.

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● Descubrimiento de servicios: el servicio tiene unos metadatos por medio de los cuales puede ser descubierto de manera efectiva. Estos metadatos pueden ser interpretados de manera automática, para ello es necesario disponer de un mecanismo de descubrimiento llamado registro de servicios.

● Interoperabilidad del servicio: los servicios deben usar estándares que permitan a diversos suscriptores usar el servicio. En los servicios web, se utilizan estándares como XML y comunicación a través de HTTP para garantizar que cumple con este principio. [69]

6.4.2 Serverless - AWS Lambda AWS Lambda es una herramienta de Amazon que permite ejecutar código sin aprovisionar ni administrar servidores. Solo se tiene que cargar el código y Lambda administra todo lo necesario para ejecutar y escalar el código con alta disponibilidad. Una propuesta de referencia con un ingreso de sitio web a un servicio lambda sería la de la Figura 59, donde la carga del sitio web se hace a través de cloudfront que se comunica con el buckets3 (contiene los archivos de sitio), a su vez permite el uso del servicio del lambda a través de la api y finalmente el lambda es el que gestiona la conexión a dynamo.

Figura 59. Aplicación serverless AWS [70].

6.4.3 Contenedores - Amazon Elastic Container Service Amazon Elastic Container, es un servicio de administración de contenedores de alto rendimiento y escalabilidad compatible con los contenedores de Docker, que le permite ejecutar fácilmente aplicaciones distribuidas en un clúster administrado de instancias de Amazon EC2. Una aproximación de una arquitectura usada con acceso a sitio web usando ECS de AWS sería la Figura 60, donde cloudfront expone el sitio web alojado en el bucket s3, a su vez permite el uso de los servicios instalados en la máquina EC2

90

por medio del api gateway, a las maquinas EC2 se le coloca un balanceador con el fin de manejar cargas altas de peticiones, finalmente los servicios instalados en las máquinas EC2 se conectan con una base de datos RDS.

Figura 60. Aplicación con EC2 AWS [70].

6.5 Solución propuesta de la arquitectura de gestión documental

6.5.1 Propuesta No 1 de Arquitectura de Software En la figura 61 se representa la propuesta de la arquitectura en donde proceso de gestión documental se sostiene sobre el elemento fundamental de los flujos o estado de los documentos, esto se controla dentro del contenedor de workflow, el segundo contenedor tiene el servicio de gestión del buckets s3 usado para guardar los documentos, y por último el contenedor que tiene el servicio de gestión de base de datos dynamo, esta base de datos enlaza los documentos del bucket s3 y el usuario que los utiliza, además de la información importante del estado del documento y en qué momento (fecha) debe cambiar su estado según la TRD. A su vez todo sería orquestado por el ECS que es un servicio administrativo de los contenedores que tendría cada uno de los servicios. Por la parte del usuario se tendría la interfaz gráfica por medio del CloudFront y autenticación de usuarios por medio del servicio de Cognito. El único punto de acceso entre el frontend y backend sería el API gateway para control de flujo de datos. Desventajas:

● No existe redundancia en los componentes, colocando en riesgo la disponibilidad del sistema ● Existe una única base de datos para los clientes, colocando en riesgo el desempeño del sistema ● Si se genera una redundancia de servicios dentro del EC2, se debería escalar el servicio, por

ende, puede incurrir en costos adicionales.

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Figura 61. Propuesta arquitectura No1 [autor]

6.5.2 Propuesta No 2 de Arquitectura de Software En esta propuesta el manejo de flujos de trabajo (TRD) se realizó a través de un servicio de AWS llamado lambda, la cual es una función como servicios, que permite crear flujos de trabajo. Los otros servicios los cuales son administración de documentos y manejo de carpetas también se harían a través de lambda con el fin de realizar una solución completamente serverless. Desde la parte del acceso al usuario, se usa el servicio route53 con el fin de generar un dominio de trabajo público, luego se conecta al bucket s3 que permite la carga del sistema frontend de la aplicación. Finalmente, un servicio lambda conectado a cognito que permite el manejo de usuario, el acceso administrativo tiene propiedades de directorio activo para manejo de estos mismos usuarios y los accesos a la plataforma. Se debe tener en cuenta que lambda es un servicio autoescalable, lambda invoca el código sólo cuando resulta necesario y se escala automáticamente para atender la carga de solicitudes entrantes sin que sea necesario que el usuario realice ninguna configuración adicional. No hay ningún límite en cuanto al número de solicitudes que el código puede gestionar. AWS Lambda suele comenzar a ejecutar el código a los pocos milisegundos de que se produzca un evento, y como Lambda se escala automáticamente, se mantiene un rendimiento alto constante a medida que aumenta la frecuencia de los

92

eventos. Dado que se trata de código sin estado, Lambda puede iniciar tantas instancias de dicho código como sean necesarias sin que se produzcan largos retrasos de implementación y configuración [71]. Por último, se debe tener en cuenta que el esquema de replicación de la base de datos es master-slave.

Figura 62. Propuesta de arquitectura gestión documental No2 [autor]

Lambda function

Cognito

API Gateway

Bucket S3

CloudWacth

Route 53

RDS DB

CloudFormation

Trusted Advisor

93

6.5.3 Decisiones de arquitectura AWS - serverless

- Serverless: se opta por una opción serverless debido al potencial de disponibilidad y escalamiento de componentes que tiene en AWS, adicional por su velocidad de implementación y puesta a punto de los servicios. Serverless permite trasladar más responsabilidades operativas a AWS y se aumenta la agilidad y la innovación. Gracias a la informática sin servidor, se puede crear y ejecutar aplicaciones y servicios sin tener la preocupación por los servidores. Permite eliminar las tareas de administración de infraestructura, como el aprovisionamiento de servidores, el mantenimiento del sistema operativo y la capacidad de aprovisionamiento [72].

- Buckets3 Website: se aloja el sitio web de acceso a usuarios en un bucket debido a su baja latencia y alto nivel de procesamiento, adicional ofrece una durabilidad de 99.999999999% de los objetos y una disponibilidad de 99.99% al año. [73]

- Lambda: al usar este servicio de Amazon, no se necesita aprovisionar un servidor e instalar los paquetes necesarios que hagan que la aplicación realice las operaciones, al contrario, Amazon lo que ofrece es el enfoque a la funcionalidad del código y no de la configuración, debido a esto al aprovisionar un servicio lambda AWS entrega entre las opciones bajo que motor desea correr el código.

- RDS DB: debido a su alta consistencia, esta base de datos tiene las carpetas, empresas, usuarios,

áreas, y la TRD, toda aquella información fundamental para mantener los flujos del documento dentro de la aplicación.

- Cognito: generalmente si se tiene una opción con un servidor, la generación de una llave de acceso se puede manejar directamente desde el servidor y el usuario, cognito permite la opción centralizada de seguridad en su único servicio, funciona tanto en una opción con servidor como en una sin servidor, en este caso la integración se realiza adecuando a la arquitectura serverless, permitiendo que los componentes de seguridad de usuario se genere en cognito y permita el ingreso a la api para obtener los servicios adicionales para gestión documental.

- API gateway: una manera efectiva de gestionar los recursos de las diferentes lambdas que contienen los servicios para el manejo de gestión documental es el api Gateway, debido a que es un servicio completamente administrado que facilita la creación, la publicación, el mantenimiento, el monitoreo y la protección de API a cualquier escala. Las API actúan como la "puerta de entrada" para que las aplicaciones accedan a los datos, la lógica empresarial o la funcionalidad de sus servicios de backend.

- Cloudwacth: Se usa con el fin de generar métricas de uso de los servicios dentro de la arquitectura, hay que tener en cuenta que en servicios como lambda se debe configurar en la creacion de los roles para mantener monitorizado las invocaciones, tiempo de respuesta del lambda, logs y errores que se puedan ocasionar durante el proceso, adicional se pueden configurar la api y base de datos.

- Trusted Advisor: Es una herramienta que permite optimizar los costos de las implementaciones

94

realizadas en Amazon, adicional genera recomendaciones acerca de rendimiento, seguridad y tolerancia a errores. Todo lo anterior es aplicable a esta arquitectura ya que como se mostrará en el capítulo 8 la ganancia dependerá directamente de la optimización de costos.

- CloudFormation: Para brindar la solución de disponibilidad adicional, se complementa con este

servicio ya que puede presentarse la posibilidad de falla en una región o que este deje de estar disponible por alguna razón. Una región en AWS es un área geográfica diferente y cloudformation permite modelar y aprovisionar, de una manera segura y automatizada, todos los recursos necesarios para las aplicaciones en cualquiera de las regiones.

- Route53: Es un sistema de servicio de nombres de domino (DNS), se usa únicamente con el fin de generar una url amigable para el acceso al sistema de gestión documental.

- Replica RDS: Se genera una copia de la base de datos RDS con el fin de agregar disponibilidad, debido a que, si por alguna razón la zona donde se encuentra alojada la master de la RDS falla, la slave puede suplir los datos. Aunque en el capítulo 8 se explican más ampliamente los costos, se coloca la réplica a nivel de zona y no global debido a que se incrementan los costos por transferencia de datos. Esto no quiere decir que no se pueda adicionar en un futuro, ya que con AWS es relativamente sencillo cambiarlo de zona sin afectar el código.

95

7. PRUEBAS DE LA SOLUCIÓN En el sitio https://drive.google.com/drive/folders/12jh-oCJe99I5CjocuQ6bjMsis3pLgFdI, se presenta la TRD de la empresa Programming and Interactive Creations SAS en el área contable de la organización. Esta TRD es el caso de prueba del prototipo que permite probar la arquitectura planteada en la sección 6.5.3. En este capítulo se aborda las pruebas de software por medio de escenarios de prueba, en este punto de la investigación es importante tener en cuenta que las pruebas se realizaron bajo dos restricciones importantes, la primera se toma como base la capa gratuita de AWS, la cual generan algunas restricciones en las pruebas ya que genera costos finales al propietario de la cuenta. Este trabajo de grado se ha realizado con recursos propios y no se dispone del mismo para generar pruebas de carga o estrés por su costo final. La segunda, debido a que hasta la fecha en que se realiza el documento (abril 2020) se presenta una emergencia sanitaria a nivel mundial, que restringe por seguridad la operación de algunas empresas, la implementación, aunque toma los datos base de la empresa Programming and Interactive Creations, no se puede realizar de manera presencial debido al no funcionamiento de algunas áreas de la empresa. Considerando lo anterior, los escenarios de prueba de esta sección se separan en pruebas funcionales, estas funcionalidades se identificaron en la sección 6.1.3 (Identificación de funcionalidades), y pruebas no funcionales encaminadas a los atributos de calidad de alta prioridad presentes en la sección 6.1.8 (Priorización de los atributos de calidad), distribuidas de la siguiente manera:

1. Pruebas funcionales:

- Acceso a login de usuario - Subir archivos del área - Proceso completo de gestión documental

2. Pruebas no funcionales:

- Pruebas de Escenario ESC-1 (Disponibilidad) - Pruebas de Escenario ESC-2 (Rendimiento) - Pruebas de Escenario ESC-4 (Seguridad) - Pruebas de Escenario ESC-5 (Disponibilidad)

7.1 Pruebas funcionales En la elaboración del prototipo de las pruebas funcionales, se usa angular 7 como framework open source para la elaboración del aplicativo web, adicional se aprovisionan los servicios de cognito, lambda que se ejecuta en node 12.X y Python 3.8, apigateway y base de datos MySQL Community en una maquina db.t2.micro con una vCPU, 1GB de RAM y 20GB de almacenamiento en SSD y finalmente el buckets3.

https://drive.google.com/drive/folders/12jh-oCJe99I5CjocuQ6bjMsis3pLgFdI

96

7.1.1 Caso de prueba acceso a login exitoso Para este caso de prueba se usa cognito como principal validador del login, cabe resaltar que este servicio en Amazon tiene la posibilidad de integrar logins de terceros como Gmail, Apple, Facebook. Pero en la prueba se usa el login por medio de token generado por cognito.

Caso de prueba

ID de prueba CP01

Nombre del módulo Pantalla de inicio de sesión del sistema de gestión documental

Título de la prueba Probar funcionalidad de inicio de sesión en el sistema de

gestión documental

Descripción Verificar el inicio de sesión con un nombre de usuario y

contraseña válidos

Condiciones previas EL usuario tiene un nombre de usuario y contraseñas válidos, se

usa navegador Google Chrome V80.0.3

Tabla 17. Caso de prueba CP01 [autor]

Al ingresar a la página web del login, se pueden ingresar las credenciales de prueba como lo muestra la figura 63.

97

Figura 63. Login page de prueba AWS [autor]

Posteriormente, cuando las credenciales son válidas, permite el ingreso a la página principal del aplicativo de gestión documental, figura 64.

Figura 64. Home page de prueba AWS [autor]

En la tabla 18 se muestra los pasos a seguir para la prueba funcional del login exitoso.

Pasos Pasos de prueba Datos de prueba Resultado

esperado

Resultado actual Estado (pasa

/falla)

1 Ingresar a la

página de inicio

de sesión

El usuario debe

poder iniciar

sesión

El usuario debe

poder iniciar

sesión

Pasa

2 Proporcionar un

nombre de

usuario válido

andresarango@j

averianacali.edu

.co

Se puede ingresar

credencial

como se esperaba Pasa

3 Proporcionar una

contraseña válida

prueba123 Se puede ingresar

credencial


4 Clic en iniciar

sesión

usuario registrado usuario registrado

correctamente

Pasa

Tabla 18. Pasos de caso de prueba CP01 [autor]

Análisis: es evidente que el uso de prestadores de servicio ayuda a mitigar muchos de los problemas que se obtienen en el manejo de tokens y autenticación de usuarios, gracias a cognito se puede realizar de manera ágil y segura. Encaminado al trabajo de gestión documental permite realizar un exitoso manejo de usuarios para la aplicación, inclusive se podría realizar por diferentes userpool por organización.

98

7.1.2 Caso de prueba acceso a login no exitoso

Caso de prueba

ID de prueba CP02

Nombre del módulo Pantalla de inicio de sesión del sistema de

gestión documental

Título de la prueba Probar funcionalidad de inicio de sesión en el

sistema de gestión documental

Descripción Verificar el no inicio de sesión con un nombre

de usuario válido y contraseña no válida

Condiciones previas El usuario tiene un nombre de usuario válido

y contraseña no válida, se usa navegador

Google Chrome V80.0.3


Al ingresar el usuario correcto, pero la contraseña incorrecta AWS con el servicio de cognito retorna el mensaje de error, impidiendo el ingreso de un usuario no autorizado.

99

Figura 65. Login page de prueba acceso no exitoso [autor]

En la tabla 20 se muestra los pasos seguidos para el procedimiento de login no exitoso a la plataforma de gestión documental.

Pasos Pasos de

prueba

Datos de

prueba

Resultado esperado Resultado

actual

Estado

(pasa /falla)

1 Ingresar a la

página de

inicio de sesión

El usuario debe poder

iniciar sesión

El usuario

debe poder

iniciar sesión

Pasa

2 Proporcionar

un nombre de

usuario válido

andresarango

@javerianacali

.edu.co

Se puede ingresar

credencial

como se

esperaba

Pasa

3 Proporcionar

una contraseña

no válida

1234 Se puede ingresar

credencial

como se

esperaba

Pasa

4 Clic en iniciar

sesión

no debe permitir el

inicio de sesión

usuario no

inicia sesión

Pasa

100

5 Mensaje de

error

Se despliega un mensaje

de error indicando que

el usuario o password es

incorrecto

como se

esperaba

Pasa

Tabla 20. Pasos caso de prueba CP02 [autor]

Análisis: En casos en el que el usuario no pueda acceder y se bloquee la cuenta, el administrador de usuarios es el que debe habilitar la cuenta, que en esta implementación se está realizando directamente desde la consola de AWS.

7.1.3 Caso de prueba subir archivo

Caso de prueba

ID de prueba CP03

Prioridad de prueba Alta

Nombre del módulo Pantalla cargar archivo

Título de la prueba Probar funcionalidad de subir archivo en

carpeta especifica

Descripción Verificar el correcto cargado de archivos con

sus respectivos permisos de usuario

Condiciones previas El usuario tiene permisos para subir archivos

a la dependencia.


Para este caso de prueba, se usa angular como frontend donde realiza la conexión al api gateway de AWS, a su vez llamando el servicio de lambda para la ejecución del código. En la figura 66 se muestra el árbol de archivos que está cargando desde el servicio de carpetas según los permisos del usuario.

101

Figura 66. Estructura de árbol [autor]

Al usar el icono de subir archivo ubicado en la parte superior izquierda, se genera la pantalla para cargar el archivo como muestra en la figura 67, finalmente debe quedar en el buckets3.

Figura 67. Cargar archivo a la plataforma [autor]

102

Pasos Pasos de

prueba

Datos de

prueba

Resultado esperado Resultado

actual

Estado

(pasa /falla)

1 Ingresar a

cargar archivo

El usuario

debe tener

permisos de la

dependencia

El usuario pueda

visualizar la opción de

cargar archivo

El usuario

puede

visualizar la

opción

Pasa

2 Permite el

cargado de una

factura

Factura de

proveedor en

pdf

EL usuario pueda cargar

el archivo

como se

esperaba

Pasa

3 El archivo

queda

guardado en el

buckets3

EL archivo quede

almacenado en el

buckets3

como se

esperaba

Pasa

Tabla 22. Pasos caso de prueba CP03 [autor]

7.1.4 Caso de prueba proceso de gestión documental Para este caso de prueba, se va a realizar una validación del flujo del documento, en donde un usuario A perteneciente a contabilidad va a validar una factura de un proveedor, genera unos comentarios sobre el documento y posteriormente este documento queda pendiente de revisión por el usuario B de pagaduría, en donde puede visualizar los comentarios que haya realizado el usuario A y también validar el documento.

Caso de prueba

ID de prueba CP04

Nombre del módulo Estados de documento según la TRD

Título de la prueba Probar funcionalidad de cambio de estado del documento

configurado según la TRD

Descripción Verificar el flujo del documento a través de las dependencias

Condiciones previas El usuario pertenece al flujo de validación del documento


103

En la figura 68, se puede observar que al dar click sobre el documento a validar se puede ver en que estado del flujo se encuentra, en este caso en el área de contabilidad

Figura 68. Estado del documento contabilidad [autor]

Posteriormente el Usuario A, aprueba el documento para enviarlo a pagaduría y genera un comentario sobre el mismo. Figura 69

Figura 69. Aprobación del documento [autor]

El Usuario B puede verificar en la opción de flujo que es el icono izquierdo en la parte superior izquierda, que documentos está pendiente por su revisión. Figura 70

104

Figura 70. Estado de documento pagaduría [autor]

Finalmente, el usuario B puede ver los comentarios realizados sobre el documento y generar también la aprobación de pagada la factura. Figura 71

Figura 71. Comentarios sobre el documento [autor]

Los resultados de la prueba se especifican en la tabla 24.

105

Pasos Pasos de

prueba

Datos de prueba Resultado esperado Resultado actual Estado

(pasa /falla)

1 Revisar flujo

del documento

contabilidad

El usuario puede

visualizar el estado

del documento en

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Tabla 24. Pasos de caso de prueba CP04 [autor]

7.2 Pruebas no funcionales Las pruebas no funcionales se realizaron según los escenarios de calidad con el fin de validar la respuesta de la arquitectura frente a diferentes situaciones.

7.2.1 Escenario de calidad ESC-1 El servicio que atiende el upload de archivos en la plataforma, se debe configurar en su rol, como lo muestra la figura 72. El AWSLambdaBasciExecutionRole permite vigilar a través de cloudwatch el comportamiento del servicio por si algo falla.

106

Figura 72. Configuración y monitoreo del servicio [autor]

Se induce un error en el código del servicio en donde no permita el upload de un archivo por falta de un paquete esencial para la ejecución. Este notifica al administrador a través del cloudwacth para que sea corregido el error, la pantalla mostrada con los datos del error está en la figura 73.

107

Figura 73. Log de error del lambda [autor]

Análisis: el usar un servicio como el cloudwatch, permite monitorear muchos de los procesos que se están ejecutando en el backend de la aplicación, si sucede una falla inesperada por procesos funcionales es posible darse cuenta como administrador de la aplicación, al ingresar en el panel y revisar los logs de los eventos que han sucedido con cada uno de los servicios.

7.2.2 Escenario de calidad ESC-2 Se configura un lambda que acceda a un bucket S3 que contiene los archivos a consultar, el lambda retorna la búsqueda de los archivos y el nombre de los mismos. Para realizar esta operación se crea una api con un método GET y se permite el acceso público, con el fin de realizar las pruebas por medio de la herramienta JMeter, la herramienta permite realizar pruebas de carga con diferentes cantidades de usuarios; en este caso 10, 50, 100, 150, 200, 250, 300, 500 y 1000 usuarios. Primero se configura JMeter

108

Figura 74. Configuración de JMeter [autor]

Se realizan las pruebas y se consolidan en la tabla 25, se debe tener en cuenta que la duración de prueba en JMeter indica que la cantidad de solicitudes se envían en ese rango de tiempo.

Cantidad Usuarios

Duracion promedio de los usuarios(ms)

Status Duracion prueba

Jmeter (seg)

10 621,3 200 OK 10

50 1111,86 200 OK 10

100 489 200 OK 10

150 480,07 200 OK 10

200 519,605 200 OK 10

250 851,67 200 OK 10

300 474,67 200 OK 10

500 508,06 200 OK 10

1000 1600,94 200 OK 10

Tabla 25. Resultados de carga [autor]

Al graficar los resultados, genera el siguiente resultado. Figura 75.

109

Figura 75. Grafica de carga en duración ms por cantidad de usuarios [autor]

Se realiza una interpolación lineal a los resultados con el fin de encontrar una tendencia lineal de aumento, expresado por la línea roja punteada de la gráfica. Ahora, se analizan los datos entregados por cloudwatch en tiempo de ejecución, se resumen en la figura 76 la cantidad de invocaciones que generó las pruebas de Jmeter.

Figura 76. Invocaciones del lambda a través de la api [autor]

En la figura 77 se muestra la duración promedio de las invocaciones, dando como resultado 643ms.

10, 621.3

50, 1111.86

100, 489

150, 480.07 200, 519.605

250, 851.67

300, 474.67

500, 508.06

1000, 1600.94

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

0 200 400 600 800 1000 1200

Duracion promedio (ms)

Duracion promedio (ms) Linear (Duracion promedio (ms))

110

Figura 77. Promedio de duración de ejecución por lambda en ms [autor]

Finalmente, la cantidad de ejecuciones simultaneas que habilita Amazon para suplir la demanda de las solicitudes, como lo muestra la figura 78.

Figura 78. Total de ejecuciones lambda [autor]

Análisis: Al realizar las pruebas por medio de JMeter y consolidar los datos indica que la arquitectura serverless responde a la restricción de cantidad de usuarios (1000) ejecutando solicitudes al tiempo y retornando una respuesta en menos de 5 segundos como lo indica el ESC-2

7.2.3 Escenario de calidad ESC-4 Para realizar las pruebas de bloqueo en el login, tomamos lo realizado en la prueba funcional CP01, de la sección 7.1.2, en donde se realizó la configuración del UserPool para la seguridad del sitio, adicional se debe configurar el bloqueo de riesgo de compromiso de credenciales de Amazon, como lo muestra la figura 79.

111

Figura 79. Configuración seguridad UserPool [autor]

Se realiza la prueba y se retorna que excede los límites de intento de login

Figura 80. Prueba login exceso de intentos [autor]

Finalmente, cognito guarda los intentos exitosos y fallidos del ingreso, en caso de que el servicio defina que es de riesgo bajo, medio o alto la cuenta asociada será bloqueada.

112

Figura 81. Log de intentos fallidos de ingreso [autor]

Análisis: Cognito permite realizar diversas acciones dentro de su panel, aunque en esta implementación se usó la configuración avanzada para evaluar el riesgo automáticamente y decidir si bloquear la cuenta, esto permite mayor control sobre los usuarios con un servicio no dependiente del backend de la aplicación.

7.2.4 Escenario de calidad ESC-5 AWS lambda ya posee una opción de reintentos en ejecución, cuando una función devuelve un error después de la ejecución lambda intenta ejecutarla dos veces más de forma predeterminada. El máximo de reintentos se puede personalizar de 0 a 2. Esto ofrece la posibilidad de continuar procesando eventos nuevos con menos reintentos o sin reintentos [74], este reintento de la solicitud sucede cuando se genera un error en tiempo de ejecución de la función. Ahora creamos una lambda de ejemplo que se consuma por medio de un Api Gateway. Figura 82

Figura 82. Conexión lambda [autor]

113

Posteriormente podemos configurar el número de reintentos. Figura 83

Figura 83. Configuración reintentos de ejecución [autor]

Análisis: AWS dentro de sus herramientas ya tiene predeterminado generar las ayudas para mitigación de errores. Lambda solo tiene dos maneras de generar errores, la primera son los errores de invocación que ocurren cuando la solicitud de invocación es rechazada antes de que su función del lambda la reciba, la segunda los errores de función, que ocurren cuando el código o el tiempo de ejecución de su función devuelve un error. Dependiendo del tipo de error, el tipo de invocación y el cliente o servicio que invoca la función, el comportamiento de reintento dependerá de la configuración realizada sobre la lambda [75].

114

8. COSTO DE LA IMPLEMENTACION DE LA SOLUCIÓN

Con el fin de contextualizar una solución orientada a prestar un posible servicio comercial se genera un costeo base de dos momentos que podrían existir en un posible modelo de negocio: el primero la construcción del software y el segundo de distribución.

• Construcción - Requerimiento - Análisis - Diseño - Implementación - Pruebas

• Distribución La metodología de costeo para la fase de construcción se hizo en base a horas labor, en donde se toma supuestos de un valor comercial de la hora de cada una de las fases. Todos los valores que se expresan en esta sección se encuentran en Pesos Colombianos (COP).

8.1 Costo fase de requerimientos En la parte superior izquierda de la tabla 26 se indica la fase de requerimientos, así mismo en la parte superior derecha se especifica el costo total de esta fase, se individualizan cada uno de los rubros, dando las horas esperadas de desarrollo y el costo total. Al final de la tabla 26 se adiciona un presupuesto de papelería y el supuesto posibles viajes que deba realizar el personal de apoyo para toma de requerimientos. El costo considerado para la tabla fueron los siguientes:

• Valor Hora: $30.000

• Valor Trayecto: $100.000

Tabla 26. Costos fase de requerimientos [autor]

FASE REQUERIMIENTOS $ 7.928.800

Mano de Obra Directa $ 7.200.000 Levantamiento de Requerimientos 240 horas $7.200.000

Costos Indirectos $ 728.800

Viáticos y transporte 2 viajes $ 200.000

Papelería $ 100.000

Gastos Bancarios $ 68.800

Impuestos e imprevistos $ 360.000

115

8.2 Costo fase de análisis Para esta fase se consideran los siguientes supuestos:

• Valor hora: $40.000

• Valor trayecto: $100.000

FASE Análisis $ 9.575.200

Mano de Obra Directa $ 8.800.000

Analista Funcional 100 horas $4.000.000

Arquitecto 120 horas $4.800.000






Tabla 27. Costos fase de análisis [autor]

8.3 Costo fase de diseño En este punto de diseño, se distribuye de igual manera la presentación del costo de la fase como en la sección 8.2, se toma en consideración los siguientes elementos:

• Valor hora: $ 40.000


FASE DE DISEÑO $ 12.868.000


Diseño arquitectura 150 horas $ 6.000.000

Diseño DB 150 horas $ 6.000.000





116

Tabla 28. Costos fase de diseño [autor]

8.4 Costo fase de implementación En la fase de implementación, se agregan los costos para 6 meses de la plataforma de AWS, el valor para este rubro se amplía en la sección 8.7. Las consideraciones para esta sección fueron las siguientes:



• Valor AWS: $ 4.455.000

Tabla 29. Costos fase de implementación [autor]

8.5 Costo fase de pruebas Finalmente, los costos se tienen en consideración los siguientes rubros para la fase de pruebas:




FASE Implementación $ 78.334.840

Materia Prima $ 26.730.000

Infraestructura AWS 1 $ 26.730.000


Programador FrontEnd 240 hras $ 9.600.000

Programador BackEnd 648 hras $ 25.920.000 Administrador de Bases de

Datos 324 hras $ 12.960.000

$ -

Costos Indirectos $ 3.124.840




Impuestos e imprevistos $ 2.424.000

117

FASE Pruebas $ 12.423.920


Pruebas Funcionales 80 hras $ 2.400.000

Pruebas No Funcionales 80 hras $ 2.400.000

Pruebas Integración 80 hras $ 2.400.000

Costos Indirectos $ 1.443.920



Gastos Bancarios $ 1.000.000

Impuestos e imprevistos $ 43.920 Tabla 30. Costos fase de pruebas [autor]

8.6 Costo total

Tabla 31. Costos creación de software [autor]

8.7 Costo Sostenimiento Cabe resaltar que los valores se tabulan bajo los siguientes supuestos, la cantidad de transacciones se genera al preguntar a 5 mipymes diferentes del Valle del Cauca, Connplantas ubicada en Cali, Cargo Paciffic ubicada en Palmira, Gintecc ubicada en Palmira, GreenCupones ubicada en Caicedonia e Ingemanc ubicada en Cali, en donde su carga de facturación y documentación recibida varía entre 10 a 100 diarias, tomando como un promedio 3.000.000 al mes por 1000 usuarios totales, adicional se separa un espacio de memoria en el bucket s3 de 10GB por empresa, el espacio usado será igual independiente de la cantidad de documentos que cada empresa gestione. El valor de la infraestructura en AWS, se representan en la tabla 32. Los valores se calculan utilizando la

plataforma de AWS Pricing Calculator [76], la cual provee Amazon para este propósito.

FASE COSTOS COP

Requerimientos $ 7.928.800

Análisis $ 9.575.200

Diseño $ 12.868.000

Implementación $ 78.334.840

Prueba $ 12.423.920

Total $ 121.130.760

118

Tabla 32. Costos infraestructura mensual [autor]

En el grafico 84 muestra en porcentaje la asignación del rubro en cuanto a infraestructura se refiere.

Figura 84. Costos en % mensual [autor]

3%

62%6%

20%0%

1%7% 1%

% de Costo Mensual

Lamda S3 archvos S3 web page Mysql instance

Cognito Api gateway Route 53 CloudWacth

Servicio Vr Unitario (USD)

Cantidad Vr Total (USD) Notas

Lambda 6,23 3 18,69 3M de llamados/500ms/512Mb memoria

S3 archivos 460,71 1 460,71 10Tb de almacenamiento/2T salida

S3 web page 44,91 1 44,91

Mysql instance 74,74 2 149,48 db.t3.xlarge - 15GB - 8RAM y 4 nucleos

Cognito 0 0 0 Gratis 50000 Users

Api gateway 10,7 1 10,7 0,5 GB/12 hr cache

Route 53 52,1 1 52,1 5 M estándar queries

CloudWatch 9,05 1 9,05 metrics/logs/api

Total 745,64 / mes

119

Finalmente, se realiza una posible estructura para funcionamiento mensual de una prestación de servicio de software de gestión documental, considerando personal esencial para la operación mínima que permita un retorno de utilidad.

Sueldo Base

Seguridad social

No Profesionales

Total

Ingeniero Soporte $2.200.000 $ 1.144.000 5 $ 16.720.000

Profesional Gestión documental $1.500.000 $ 780.000

3 $ 6.840.000

Profesional Ventas $1.200.000 $ 624.000 1 $ 1.824.000

Contador $1.300.000 $ 676.000 1 $ 1.976.000

Director de TI $2.500.000 $ 1.300.000 1 $ 3.800.000

Infraestructura AWS $5.000.000 $ - 1 $ 5.000.000

Servicios Públicos $2.000.000 $ - 1 $ 2.000.000

Arriendo $1.500.000 $ - 1 $ 1.500.000

Total $ 39.660.000 Tabla 33. Costo mensual sostenimiento empresa [autor]

Si se considera la anterior estructura y los costos iniciales para realizar la implementación, se puede tomar como referencia un cobro mensual por cada usuario de $50.000 + IVA.

Se toma como objetivo de mercado el 3,56% de las empresas nuevas creadas en el Valle del Cauca en el año 2019, seria 1000 usuarios de los 27.800. Generaría un recaudo mensual de $50.000.000 Pesos Colombianos. Es decir que la utilidad mensual para la organización sería de $10.340.000, descontando los gastos mensuales de sostenimiento que serían de $39.660.000 Pesos Colombianos.

120

9. CONCLUSION Y TRABAJOS FUTUROS

Este trabajo de grado represento un gran reto profesional debido a la caracterización de los múltiples modelos de negocio y permitir que funcione de manera transversal en tecnologías actuales como AWS. Esta investigación ayuda a las mipymes vallecaucanas, ya que se debe cambiar maneras de operación actual y alinear al aumento de la productividad por ahorro de tiempo, recursos y organización. La propuesta presentada durante este documento explicó de manera amplia como el sistema de gestión documental en la nube podría aportar a esta productividad en la región del Valle del Cauca. Esto no quiere decir que no se pueda replicar a otras regiones, al contrario, se puede expandir y escalar la arquitectura para que otras mipymes de regiones diferentes usen el software.

La elaboración de esta propuesta tuvo como insumo los requisitos del Archivo General de la Nación, legislación colombiana que permitieron al desarrollo de diferentes diagramas, entre ellos los realizados con el modelo C4, que, aunque es relativamente nuevo demostró que puede aportar una visión completa de un diseño para una solución final, encaminando el análisis y pensamiento del diseñador a una solución que tome todo el espectro de requisitos, limitaciones, atributos de calidad y lógica de negocio, para así, generar una propuesta de arquitectura de software.

Por otro lado, se pudo concluir que es posible generar un costo final de usuario bajo gracias al análisis básico financiero realizado, dejando como una puerta futura diversos modelos de negocio, que incluyan diferentes modalidades de cobro. Esto puede contribuir a que el costo final sea menor. Este factor también depende de gran medida de la cantidad de usuarios que se afilien a la plataforma. Adicionalmente, se generó una propuesta que puede generar una aplicación viable en tema de costos para prestar un servicio.

Con respecto a ampliaciones futuras se pueden tener en cuenta, que el uso de la plataforma de gestión documental incluya entes gubernamentales o mixtas y no solo empresas de índole privada, adicional se pueden agregar nuevos servicios y módulos como los de administración de plataforma que se haga directamente en el aplicativo web y no desde la plataforma de AWS, que las métricas generadas no solo sean de rendimiento de la solución, sino también métricas de negocio que ayuden a hacer más eficiente la operación y por lo tanto, al aumento ganancias dentro del modelo comercial planteado. También, se pueden tener en cuenta posibles integraciones a infraestructura de clientes que ya cuenten con un sistema de gestión y deseen usar la plataforma web. Se deja la posibilidad a expandir a otros prestadores de servicio de nube como Google o Azure. Igualmente, la integración de API’s públicas que puedan prestar un servicio reducido a usuarios gratuitos como estrategia de marketing para el reconocimiento de la plataforma web.

Por último, la actual propuesta se elaboró con angular 7, con conexión y validación a AWS, en este prototipo se realizaron diferentes pruebas funcionales y no funciones en las cuales se pueden evidenciar que la solución respondía de manera positiva a las necesidades de los atributos de calidad.

121

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Andrés Arango Espinal Nota de Aceptación

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