ANALISIS Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO ESTRUCTURAL CASO CODOGA S.A.

XIMENA BEDOYACAROLINA BERMEOLIZETH PERDOMO

PAULA ANDREA ZUÑIGA

Grupo 841

INSTITUCION UNIVERSITARIA ANTONIO JOSE CAMACHOFACTULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ADMINISTRACION DE EMPRESAS CICLO PROFESIONALTEORIAS DE LA ORGANIZACIÓN

CALI 2014

ANALISIS

CODOGA S.A. es una empresa colombiana fundada por el Sr. Waste y su hijo Marcelo en el año 1998 cuyo objetivo es brindar el servicio de recogidas y retiros de desechos tóxicos de las industrias del país. La empresa cuenta con una planta de tratamiento de residuos TTESA la cual con el paso del tiempo ha adquirido muchos nuevos clientes aumentando así la necesidad de tener una mejor estructura física y operativa para cumplir a sus clientes y con las exigencias del medio. De esta forma la compañía ha adquirido nueva flota de vehículos recolectores y realizo la contratación de nuevos colaboradores.

La empresa cuenta con un líder administrativo en cada área de la compañía; para las flotas de contenedores y transportes tienen al Ingeniero Sucta el cual realiza programación de rutas y distribución de los trabajos operativos de recolección de residuos. En el área comercial, cuentas y área financiera cuentan con el contador Gamberoni el cual tiene el apoyo de cuatro colaboradores administrativos.

En el área comercial de la compañía los cuatro colaboradores se encargan de la recepción de facturas y pedidos de los clientes; este proceso ha venido presentando quejas por continuos errores en la facturación y demoras en la entrega y recogida de los desechos. Por estas demoras y falta de eficiencia en la facturación y recogidas los directivos de la compañía se ven en la necesidad de encontrar una solución al problema por esta razón se reúnen para establecer dicha solución y mejorar los tiempos en la facturación y la recolección de residuos.

En el caso CODOGA S.A. se evidencian varias situaciones las cuales se deben mejorar para que los servicios que ofrecen puedan satisfacer las necesidades de sus clientes realizando procesos con eficiencia y eficacia. A continuación se presentan las fallas por procesos y/o áreas de la compañía CODOGA S.A.

AREA ADMINISTRATIVA

La parte jefaturas y directivos se encuentra definida con un Ingeniero al mando de las rutas, un contador encargado de las cuentas y la supervisión

del personal administrativo también se encuentra en la cabeza de la compañía el Sr. Waste y su hijo Marcelo propietarios de CODOGA S.A.

Los cuatro colaboradores administrativos nombrados en el caso no cuentan con una estructura de procesos establecidos y labores por cargo definidas al existir tareas por realizar pero no la definición de cada una, los cuatro colaboradores se encargan entre ellos de todo a la misma vez presentando reproceso lo cual arroja como resultado fallas e incumplimiento a los clientes.

AREA OPERATIVA

Esta área está conformada por los choferes de las rutas y máquinas de recolección los cuales realizan un trabajo 100% operativo y sin capacitación adecuada para el manejo de los desechos o formación académica mayor a la escuela la cual sea suficiente para poder realizar el manejo de computadoras o herramientas tecnológicas que permitan desarrollar con más facilidad su trabajo y entregar información más confiable a los administrativos encargados de la facturación.

Para la situación presentada en la compañía CODOGA S.A es necesario antes que establecer una tarea extra o modificación a lo que ya vienen realizando como lo es la implementación de facturación y notas de pedido que es la forma de solución más rápida que plantean los directivos, es necesario ir al fondo de toda la estructura organizacional que tienen planteada actualmente y restablecer la organizándose de forma tal que se definan los cimientos de la cultura de la organización y establecidos con claridad los procesos y tareas por áreas de trabajo.

Las fallas de organización y la no implementación de funciones y tareas definidas, la falta de un proceso por área y por tarea deja al descubierto la falta de gerencia estratégica en una empresa por parte de supervisores, directivos y gerencia.

Para la organización es muy importante definir las políticas, objetivos, metas, responsabilidades y perfiles de capacitación y de esta forma poder establecer una propuesta o estrategia apropiada para la mejora de fallas.

PROPUESTA

Una Organización bien organizada debe satisfacer con sus productos o servicios ofrecidos las necesidades de todos sus clientes de la manera mas eficaz y eficiente posible. En todas las organizaciones existen grupos de interés entre los que se encuentran los empleados, proveedores y la administración los cuales tienen necesidades y expectativas que también se deben satisfacer.

Teniendo en cuenta la gestión de procesos se debe tener muy claro cuales son las necesidades d nuestros clientes y demás grupos de interés y teniendo claro estas necesidades y requisitos se debe identificar definir y desarrollar los procesos necesarios para conseguir los objetivos establecidos.

La gestión de los procesos debe buscar el éxito de la compañía y la satisfacción de los grupos de interés. Cuando los colaboradores conocen cuáles son sus tareas y toman consciencia de que cada una de ellas hace parte de algo mayor y del éxito o caída de la empresa se acoplan en función de las metas comunes como lo es la estrategia general de la empresa y la satisfacción del cliente desarrollando sentido de pertenencia necesidad de superación individual y personal con respecto a conocimientos técnicos para a ir más allá cada día estimulando su talento creativo.

Contrario a lo anterior existiría una falta de alineación entre los procesos y los objetivos. Los procesos que están definidos no se desarrollarían para el mejoramiento continuo porque no están actualizados, y la empresa se dedica a solucionar los problemas diarios como lo que sucede con la empresa del caso CODOGA S.A.

Para darle solución a las fallas que afectan a la estructura de las empresas necesario definir a seguir en la gestión de procesos:

1. COMPROMISO DE LA DIRECCION: la dirección tiene que ser consciente de la necesidad de sistematizar la gestión por procesos y tareas. El factor principal en este punto es la necesidad de formar y capacitar para dirigir el cambio en las estructuras para poder dar solución a la falta de estructura presente en la empresa CODOGA S.A.

2. SENSIBILIZAR, EDUCAR Y ENTRENAR: La empresa debe conseguir que todos los empleados de la empresa se sientan comprometidos en este proceso y no se sientan obligados a cumplir con tareas para las cuales no están preparados de esta forma se mejora la falta de capacitación técnica de los conductores recolectores de los residuos tóxicos proporcionando el entrenamiento necesario para el manejo de herramientas tecnológicas que les contribuyan a la eficiencia en sus labores y cumplimiento a los clientes de la compañía.

3. IDENTIFICAR LOS PROCESOS: A partir del análisis de todas las interacciones con los clientes externos se debe realizar un análisis de los procesos y tareas donde se mejoraría el proceso de facturación y recepción de solicitudes de recogidas. En esta parte la dirección debe establecer una ficha de gestión de procesos en la que defina las actividades que se van a realizar en cada proceso y tarea; estas deben ser distribuidas y entregadas a cada uno de los colaboradores administrativos de acuerdo al perfil y conocimientos técnicos de cada uno.

4. CLASIFICAR: En este proceso se identifican y se definen cuáles son los colaboradores claves, los estratégicos y los de apoyo para crear una consciencia y sentido de pertenencia para que cada colaborar se apropie de su función e importancia dentro de la compañía.

5. RELACIONES: Es necesario establecer una matriz en la que se especifiquen las relaciones ente procesos; los que pasan instrucciones, los que tomen información y solicitudes de clientes, los que operen equipos y ejecuten las labores de manejo de camiones recolectores.

6. MAPA DE PROGRESO: Para estimular y resaltar las labores y mejoras realizadas a la estructura de procesos y cultura organizaional se propone el establecimiento de diagramas en cada uno de los bloques de todos los procesos que son necesarios para el sistema de

gestión de servicio al cliente y mostrar su desarrollo con la implementación de incentivos por cumplimiento.

7. DESARROLLAR LA ACTIVIDAD ESTRATEGICA: Se deben definir los procesos clave van a permitir a la empresa CODOGA S.A. implantar de forma sistemática la política y estrategia de servicio al cliente con el mejoramiento en la distribución de las funciones de los cuatro empleados administrativos.

8. ESTABLECER LOS INDICADORES DE RESULTADOS: Después de realizar los cambios en la estructura de tareas y operación se debe tener en cuentea que las decisiones se tienen que basar en información sobre los resultados alcanzados y las metas previstas, que nos permitirán analizar la capacidad de los colaboradores y el desarrollo de procesos y sistemas tecnológicos implementados a los conductores de los carros recolectores; así como saber el cumplimiento de las expectativas de los grupos de interés y compararlos con los rendimientos de otras organizaciones.

9. MANTENER RESULTADOS: Usar la metodología en todas las áreas tras haber conseguido los resultados esperados, la dinámica debe ser de mantenimiento en ese proceso para mantener la continua capacitación para los conductores y distribución de tareas en las áreas administrativas.

10.SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA: En esta última parte del proceso la empresa debe facultar a los colaboradores tanto de la dirección como los cuatro colaboradores administrativos y los conductores de camiones a que intervengan en la gestión de la mejora continua e innovación a cada uno de sus procesos donde se establezca un sistema de aprendizaje interno, que permita detectar oportunidades de mejora.

Será que toca hacer conclusiones??? Si toca hay que juntar lo de todas para poder hacerlas