Análisis y diseño de sistemas estructurado

23/03/2012 1

Análisis y diseño de sistemas estructurado

José Reynaldo

Palacios Gómez

Temas

• Fundamentos del Análisis de Sistemas

• Análisis de los requerimientos de información

• Proceso de Análisis

• Aspectos esenciales del diseño

• Ingenieria e implementación de software

Fundamentos del Análisis de Sistemas

• Rol del analista de sistemas

• Estilo organizacional e impacto en los sistemas de información

• Determinación de la viabilidad y administración de las actividades de análisis y diseño

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Rol del analista de sistemas

Determinar el papel del analista de sistemas, para el desarrollo de sistemas, es un pococomplicado, la idea que presenta Kendall, es que se pretende que sea una persona querealice principalmente tres funciones dentro de la empresa:

•Consultor: La contribución que se espera es que canalice ciertos tópicos de informática,deberá implantar metodologías, para analizar y diseñar sistemas de información,

•Especialista de apoyo: A fin de que de manera regular trabaje dentro del departamentode sistemas, siendo un recurso humano de apoyo para quienes lo dirigen, quienesaprovecharan su experiencia profesional respecto al hardware y al software y a susaplicaciones en la empresa.

•Gente de cambio: Ser un catalizador para el cambio, al realizar alguna de lasactividades del ciclo del desarrollo del sistema que son las siguientes:

i. Identificación de oportunidades y objetivos

ii. Determinación de los requerimientos de información


iii. Análisis de las necesidades del sistema

iv. Diseño del sistema recomendado

v. Desarrollo y documentación del software

vi. Prueba y mantenimiento del sistema

vii. Implantación y evaluación del sistema

para lo cual debe tener ciertas cualidades como ser un solucionador de problemas, que legusten los retos, que disfrute encontrando soluciones, debe ser un buen interlocutor,debe ser un experto en computación para programar, entender las capacidades ylimitaciones de la computadora, y reconocer las necesidades de los usuarios.

Sin embargo considero que el analista de sistemas, debe trabajar conjuntamente con losAdministradores, ya que por lo regular son los Administradores los que establecen elsistema de información en las empresas, dado que un sistema es una serie de elementosque forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que buscan unameta o metas comunes mediante la manipulación de datos o energía o materia.


Dado que de manera similar tienen diversas metodologías para el estudio de desarrollosorganizacionales, a manera de ejemplo, se presentan las siguientes etapas que realizanpara definir su desarrollo de sistema de información:

1. Visión del estudio: Nace de la percepción, depuración y consolidación de una idea, quereditúa en la evolución de la misma y en aproximación de conceptos.

2. Planeación del estudio: Con base en la identificación de elementos o variablesestudiados para que la organización cumpla su cometido, tomadas de fuentes de estudiointernas y externas, se define el objetivo de estudio y considerando una investigaciónpreliminar, se prepara el proyecto de estudio, que incluye la propuesta técnica y elprograma de trabajo, para su autorización se integra al grupo y se da capacitación almismo.

3. Recopilación de datos: Es la captación de datos específicos, completos, congruentes,susceptibles de validarse a través de la investigación documental, consulta a sistemasde información, entrevista cuestionario y observación directa, resguardándola enmedios electrónicos en una forma ordenada, considerando su historia para comprenderla situación actual.


4. Análisis de los datos: Examen critico que permite precisar las causas que originaron elestudio y ponderar las posibles alternativas de acción para su efectiva atención.

5. Formulación de recomendaciones: Propuestas concretas de acción y actuación,evaluando sus ventajas y desventajas, presentándolas a manera de propuestas orecomendaciones.

6. Implantación: Puesta en marcha del proceso determinado, considerando lapreparación del programa, integración de recursos y la ejecución del programa.

7. Evaluación: Identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, y cambiosoperativos que de estas se desprendan, análisis cuantitativo y cualitativo del estudio quepermite establecer un marco comparativo entre lo planeado y lo realizado.

De echo, existen diferentes metodologías para el desarrollo de sistemas en informática,como la que a continuación se presenta:


1.- Investigación preliminar.

Se realiza una investigación preliminar para valorar si entendemos claramente lasolicitud del usuario y determinar si es factible o no llevar a cabo el proyecto, yasegurar con la aprobación de la solicitud que se desarrollara una aplicación correcta alos deseos del usuario.

2.- Determinación de los requerimientos del sistema.

Se lleva a cabo un estudio del proceso administrativo, para comprenderlo y estar enposibilidades de plantear alternativas de depuración o corrección del proceso, eidentificar problemas y las causas que los producen, a fin de plantear y delimitar unasolución factible y conveniente en términos de costo-beneficio.

3.- Diseño del sistema.

Se elabora el diseño del sistema considerando que exista un orden lógico y coherente delos componentes que formaran el sistema, para que al momento de programarlo no existadudas de la mecánica, estructura y datos que compondrán las entradas y salidas delsistema.


4.- Desarrollo del software.

Se puede determinar el utilizar software empaquetado que se apegue a losrequerimientos del usuario o en su caso elaborar un sistema a la medida de losrequerimientos del usuario.

5.- Prueba de los sistemas.

Se realizan pruebas para tener la certeza y confianza de que el sistema operaadecuadamente y que los datos que proporcione sean confiables.

6.- Implantación.

Se entrena al personal que operará el sistema en forma directa para que no existamargen de error en la captación de los datos por desconocimiento en la operatividad delos programas y se opere correctamente.

7.- Evaluación.

Se identifican los puntos débiles y fuertes del sistema y se valora la operación delmismo, para conocer los beneficios del sistema.


Existen diferentes metodologías, por que cada autor de acuerdo a su experiencia, nostransmite la manera de desarrollar sistemas de información, ya que como es un procesoadministrativo, no existe un procedimiento a manera de receta para solucionar losproblemas que el usuario (de cualquier nivel) le puedan surgir administrativamente.

Derivado de lo anterior, el analista de sistemas debe ser una persona critica, con lacapacidad de entender lo que la organización requiere, con un espíritu servicial, y que legusten los retos, y con base en esto aportar sus conocimientos, en materia deinformática y computación, para elaborar un sistema de información, basado enherramientas de computo y software, para que a través de estos medios se faciliten lasactividades que conllevan la operación, además de la obtención de datos, que seconvertirán en información para la toma de decisiones administrativas, por lo cual debetrabajar en conjunto con los diferentes profesionistas, peritos en su materia.

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Estilo organizacional e impacto en los sistemas de información

El desarrollo planteado por los profesores Jeffrey Whitten, Lonnie Bentley y VictorBarlow acerca del “ciclo de vida del desarrollo de sistemas”, se me hizo muy completo,primeramente encierran en 5 aspectos dicho desarrollo:

• Principios esenciales: Los principios que como desarrolladores de sistemasdebemos tener en cuenta al llevar a cabo el desarrollo

• Clasificación de oportunidades y normas: Identificación de las necesidadesabarcando una amplia gama de conceptos

• Funciones de alto nivel: En si esta es la parte que corresponde al ciclo dedesarrollo del sistemas y abarca las etapas de:

o Planificación de sistemas

o Análisis de sistemas

o Diseño de sistemas


o Implantación de sistemas

o Soporte de sistemas

• Actividades cruzadas del ciclo de vida: Se nos presentan las actividades quese tienen que realizar a la par de las etapas del ciclo del desarrollo delsistemas,

• Desarrollo de sistemas de usuario final: Se toma un aspecto importante,cuando el usuario final es la misma persona que desarrolla el sistema,puntualizándose en los aspectos relevantes a considerar del ciclo deldesarrollo del sistema.

Este capitulo del libro es muy enriquecedor para las personas que tienen queenfrentarse en una institución o empresa, para el desarrollo de sistemas, me parece queestán muy bien llevados los conceptos, y me llamaron la atención ciertos puntos enparticular como son:

• Implicar al usuario: Este apartado se me hace muy importante, ya que elusuario, por lo regular se opone al cambio, y en cierta manera hasta trata deboicotear el proyecto, pensando que el sistemas le va a restar oportunidadeslaborales.


• Los conceptos que abarcan la “Aplicación metódica en la resolución deproblemas”, como son: “Comprender el contexto del problema” y “Hallarsoluciones alternativas”: Existen muchas empresas que brindan el serviooutsourcing, mismas que no les importa de entrada dichos conceptos, a lo quevan es a identificarlos como focos de oportunidad, actividades o procesosque no están contemplados dentro del contrato establecido para eldesarrollo del sistema para el que fueron contratados, y por lo tanto intentanenganchar a la empresa con otros requerimientos que supuestamente noestuvieron contemplados.

• Clasificación de oportunidades y normas: Este apartado es interesante porque nos da el apoyo justificable de las actividades que requierenautomatizarse, al indicarnos todas las necesidades que se pueden ofrecer,para implementar un sistema de información.

• Funciones de alto nivel: Esta parte me parece la tradicional metodología dedesarrollo de sistemas en informática:

o Planificación de sistemas

o Análisis de sistemas

o Diseño de sistemas

o Implantación de sistemas


o Soporte de sistemas

• Actividades cruzadas del ciclo de vida: Me parece muy adecuado identificarque actividades se deben alternar al mismo tiempo con las de la metodologíadel desarrollo de sistemas, las cuales la profesionalizan y le otorgan calidad.

• Desarrollo de sistemas de usuario final: Es muy apropiado dedicarle unespacio al desarrollo de sistemas, cuando el usuario final es el que desarrollael sistema.

En general, los temas abordados están muy bien tratados, pero tengo mis dudas de sutotal aplicación, ya que me ha tocado en mi vida laboral, que el desarrollo del sistematenga un plazo de tiempo para llevarse a cabo, y ese tiempo, por lo regular o casisiempre es muy reducido, lo que impide que se lleven a buen termino todas lasactividades antes presentadas, lo que nos lleva a que no se consideran algunasactividades, que en esencia serian de gran apoyo, además como en el capitulo semenciona, es mejor identificar a tiempo ya en el desarrollo del sistema, si vale la penaseguir con el proyecto, o cancelarlo para no tirar mas dinero innecesariamente.

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Determinación de la viabilidad y administración de las actividades de análisis y diseño

Kendall, nos habla de lo que un analista de sistemas debe considerar cuando se inicia conla ardua tarea de desarrollar un sistema de información, para lo cual primeramente setoma en cuenta que problemas existen en la organización, que oportunidades de mejorapueden ofrecerse a la empresa como son:

• Reducción de errores de captura

• Eliminación de salidas redundantes

• Combinación de procesos

• Mejoría en la integración de los sistemas y los subsistemas

• Aceleración del proceso

• Entre otros

Y después de esto, seleccionar los proyectos a desarrollar.

Inmediatamente debemos valorar nuestro proyecto a través de la factibilidad delmismo, para lo cual definimos nuestros objetivos enfocados a:


• Automatización de procedimientos

• Reducción de errores

• Aceleración de la captura de datos

• Reducción del tiempo de procesamiento de datos

• Actualización del servicio al cliente

• Integración de los subsistemas del negocio

• Reducción de las salidas del sistema

Una vez, que contamos con nuestros objetivos, evaluamos si es factible nuestraorganización operativa, si económicamente es viable, y si técnicamente es posiblellevarlo a cabo. Para pasar a la determinación de los recursos.

El analista debe ser una persona ordenada, para lo cual tiene que administrar lostiempos del desarrollo del proyecto, tanto en el análisis, diseño e implantación,apoyándose de herramientas como son el uso de diagramas de Gannt y el uso de graficasde PERT.


El analista debe tener la capacidad de administrar los recursos humanos que participanen el proyecto, para lo cual lleva a cabo estrategias de comunicación para el manejo delos grupos como son:

• Identificación con lo que el grupo produce

• Responsabilización del desempeño del grupo

• Integración del grupo en la organización

• Motivar la protagonización de múltiples papeles

• Establecimiento de metas de productividad del proyecto

• La motivación de los integrantes de grupos de proyectos

• Evitar el fracaso del proyecto

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Análisis de los requerimientos de información

• Recopilación de información: Métodos interactivos

a. entrevistas, b. cuestionarios

• Recopilación de información: Métodos no intrusitos (muestreo, investigación, observación)

• Elaboración de prototipos

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Antes de realizar la entrevista, necesita pensar en ella. Analizar el motivo de lamisma, cuáles serán las preguntas que hará, y desde su punto de vista, qué es loque brindará el éxito a la entrevista.

I. Tipos de información buscada: Una entrevista para la recopilación deinformación es una conversación dirigida con un propósito específico, que se basaen un formato de preguntas y respuestas. Sobre todo esto, busque la opinión de lapersona entrevistada. Las metas son una fuente importante de información, ypueden identificarse a partir de una entrevista.

II. Planeación de la Entrevista

A. Preparación de la Entrevista

1. Lectura de antecedentes: Consulte y comprenda el mayor número posible deantecedentes de los entrevistados y de su organización. Otro de losbeneficios de explorar de antemano la organización es aprovechar al máximoel tiempo de la entrevista, más que desperdiciarlos al hacer preguntasgenerales sobre los antecedentes.

2. Establecimiento de objetivos de la entrevista: Establezca los objetivos dela entrevista con base en los antecedentes que consulte y en su experienciaparticular.

Recopilación de Información: Métodos interactivos (entrevistas)


3. Selección de los entrevistados: Incluya a gente clave de todos los nivelesdel sistema

4. Preparación del entrevistado: Las entrevistas deben fluctuar entre 45minutos y una hora

5. Selección del tipo y estructura de las preguntas: Redacte preguntas quecubran los aspectos fundamentales de la toma de decisiones, detectados alplantear los objetivos de la entrevista.

a. Tipos de preguntas

(1) Abiertas

(2) Cerradas

(3) Sondeos

b. Errores en las preguntas

(1) Tendenciosas: Las preguntas tendenciosas tienden a dirigir alentrevistado hacía la respuesta que usted quisiera escuchar

(2) Dobles: Las preguntas dobles son aquellas que en una sola contienen,de hecho, dos preguntas diferentes.


(3) Orden de preguntas

a) Piramidal: La organización inductiva de la entrevista puedeconcebirse como una pirámide ( de lo particular a lo general.

b) Embudo: En el segundo tipo de estructuras, el entrevistadortoma el enfoque deductivo, comenzando con preguntas abiertasde carácter general; y más adelante, va reduciendo las posiblesrespuestas mediante el uso de preguntas cerradas.

c) Diamante: Es mejor una combinación de las dos estructuras, loque da por resultado una entrevista con estructura en formade diamante. Esto permite comenzar de una manera muyespecífica, luego examinar aspectos generales y finalmentellegar a una conclusión muy específica.

B. Estructuradas vs No estructuradas: Estar consciente de las diferencias entrelas entrevistas estructuradas y las no estructuradas le permitirán tomar lamejor decisión sobre el tipo más adecuado para una situación particular.

C. Registro de la entrevista: Registre los aspectos más importantes de suentrevista.


1. Uso de grabadora: La decisión de grabar las entrevistas es de tipoprofesional y usted tendrá que hacerla con base en su conocimientos sobre lasentrevistas, la posición del entrevistador al respecto, y el proyecto enparticular.

2. Toma de notas: Tomar notas puede ser la única alternativa para documentarla entrevista

3. Antes de la entrevista: Confirmar el lugar y la hora de la entrevista, vístasede manera adecuada.

III. Realización de la entrevista

A. Comienzo de la entrevista: Conforme transcurra el programa de la entrevista,mencione a su interlocutor el grado de detalle que desearía tener en lasrespuestas.

B. Solución de problemas durante la entrevista

a) Percepción de que la autoestima del entrevistado se encuentreamenazada: En ocasiones, se dará cuenta de que amenaza (sinintención) la autoestima de la persona que entrevista.

b) Reacciones emotivas a temas conflictivos: La reacción emocionalante un tema conflictivo.


c) Malentendidos respecto a la sucesión de los acontecimientos: Loserrores en la apreciación cronológica de los acontecimientos tambiénimplican problemas potenciales.

d) Apego a formas sociales tradicionales: Apegarse a las formassociales tradicionales puede llegar a crear obstáculos en la respuestade entrevistado.

e) Equívocos al inferir sobre lo observado: Este error ocurre cuando suentrevistado observa algo pero infiere otra cosa.

f) Competencia por el tiempo: Hay competencia por el tiempo de laentrevista, pregunte al entrevistado si tiene asuntos que atender queno lleven demasiado tiempo; y si así fuera, ofrézcale esperar a suconclusión. Si la competencia del tiempo está fuera de control, lamejor táctica será hacerle saber a su interlocutor que: “Me doycuenta que es un día extremadamente ocupado para usted y preferiríareprogramar nuestra cita para otra ocasión con menos interrupciones”.

g) Olvido de hechos importantes: Puede decirse que sus entrevistadoshan caído en el olvido, cuando vacilan continuamente o se contradicen alo largo de la entrevista.


h) Mentir para ocultar hechos importantes La garantía de unainformación de alta calidad debe ser siempre una alta prioridad paralos analistas de sistemas, ya que la información recopilada es la basede las demás decisiones que se van a tomar a lo largo del proyecto.

i) Conclusión de la entrevista: Todo material de la entrevista debecubrirse en un periodo de 45 minutos a una hora y a esta altura, yaestará consiente de la planeación y del manejo requerido para lograrlo.

IV. Reacción del informe de la entrevista

Captar la esencia de la entrevista en un informe escrito

Entrevista

Tipos de

información

buscada

Planeación de

la Entrevista

Preparacion de

la Entrevista

Lectura de

antecedentes

Establecimiento

de objetivos de la

entrevista

Selección de los

entrevistadosPreparación del

entrevistado

Selecció del tipo

y estructura de

las preguntas

Tipos de

preguntasAbiertas

CerradasSondeos

Errores en

las

preguntasTendenciosas

Dobles

Orden de

preguntas

Piramidal

Embudo

Diamante

Estructuradas

vs No

estructuradas

Registro de la

entrevista

Uso de

grabadora

Toma de

notas

Antes de la

entrevista

Realizacion de

la entrevista

Comienzo de la

entrevista

Solucuón de

probemas durante la

entrevista

Persepción de que la

autoestima del

entrevistado se encuentre

amenazada

Reacciones

emotivas a temas

conflictivos

Malentendidos

respecto a la sucesión

de los acontecimientos

Apego a formas

sociales

tradicionales

Equivocos al

inferir sobre lo

observado

Competencia

por el tiempo

Olvido de hechos

importantes

Mentir para

ocultar hechos

importantes

Conclusión de

la entrevista

Reacción del

informe de la

entrevista

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Recopilación de Información: Métodos interactivos (Cuestionario)

Los cuestionarios recogen opiniones, posturas, conductas y características de las diversas personas claves de una organización; la opinión es lo que se piensa de la realidad; la conducta es lo que hacen los miembros de una organización, y las características son los atributos de las personas o de los objetos.

I. Diseño de cuestionarios: Un cuestionario bien diseñado y de relevancia elimina cierta resistencia para responder.

II. El formato de cuestionario

A. Suficiente espacio en blanco

B. Especio adecuado para las respuestas

C. Círculos para respuestas

D. Establecer el formato conforme a objetivos: Necesita definir sus objetivos

E. Estilo consistente: Organice de manera consistente el cuestionario, utilice letras mayúsculas y minúsculas para las preguntas y sólo mayúsculas al referirse a las respuestas.

III. Orden de preguntas: Al ordenar las preguntas debe considerar sus objetivos y determinar la función que tiene cada una de las preguntas para lograr tales objetivos.


A. Las preguntas de importancia para quien contesta el cuestionario van primero: Deben sentir que al contestar el cuestionario, motivarán un cambio, o que llegarán a tener cierto impacto.

B. Agrupar preguntas del mismo tema: Colocar preguntas relacionadas con un tema común.

C. Uso de tendencias asociativas: Asociaciones que realice quien responde.

D. Plantear primero los temas de menor controversia: Plantear al inicio del cuestionario, los temas de menor controversia, ydeje para más adelante, otros temas polémicos o explosivos.

IV. Aplicación del cuestionario

A. Personas que responden el cuestionario: El muestreo ayuda para determinar el tipo de representación que le conviene, y asimismo, qué personas deben recibir el cuestionario.

B Métodos para la aplicación del cuestionario: El analista de sistemas, cuenta con varias alternativas para aplicación de cuestionario. Dentro de las opciones que se tienen para aplicar un cuestionario están:

a Reunir a todas las personas en un solo sitio.


b Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos una ves queencuentren completos.

c Permitir a quienes contestan el cuestionario que durante las horas de trabajolo respondan por su cuenta y posteriormente lo depositen en un buzón central.

d Enviar por correo el cuestionario a aquellos empleados de sucursales remotas,estableciendo una fecha límite, proporcionando instrucciones y el reembolsopostal.

V. Uso de cuestionarios

A. Tipos de información buscada

B. Plantación para el uso de cuestionarios: La planeación de un cuestionario útil requiere bastante tiempo, lo primero que debe definir es qué busca un cuestionario.

1. Redacción de preguntas: Durante la entrevista se mantiene la relación entre la pregunta y su significado, en los cuestionarios las preguntas deben ser completamente transparentes.


2. Preguntas abiertas: Cuando redacta preguntas abiertas para un cuestionario, se anticipa al tipo de respuesta que piensa obtener. Las preguntas abiertas son adecuadas, en especial, en aquellas circunstancias en que desea conocer la opinión de los miembros de una organización sobre algunos aspectos del sistema,

3. Preguntas cerradas: Las preguntas cerradas deben utilizarse cuando el analista de sistemas sea capaz de enumerar de antemano todas las respuestas posibles.

4. La elección del vocabulario: La selección de las palabras también es de gran relevancia para lograr que los cuestionarios sean efectivos.

C. Uso de escalas en cuestionarios: Escalar es el proceso de asignar números u otros símbolos a un atríbuto o característica con el fin de poder medirlo.

1. Fundamentos de las escalas

a. Razones para escalas: Si el analista desea medir actitudes o características de los que responden un cuestionario, las respuestas pueden combinarse o agruparse para que nos informen de tales actitudes de las personas.

b. Mediciones:

• Las escalas nominales se utilizan para clasificar objetos.


• Las escalas ordinales permiten la clasificación, la escala ordinalimplica además un arreglo por categorías.

• Las escalas de intervalo tienen como característica que ladiferencia que existe es la misma entre los intervalos de cadauno de los números, las operaciones matemáticas puedenrealizarse sobre datos del cuestionario.

• Las escalas proporcionales son similares a las de intervalo sinembargo cuentan con un cero absoluto.

c. Valides y confiabilidad: Existen dos parámetros de desempeño; la validez y la confiabilidad., la validez es el grado con el que la pregunta determina lo que el analista intenta medir, la confiabilidad es un parámetro de consistencia.

2. Elaboración de escalas

a. Opciones para la elaboración de las escalas

• La escala arbitraria supone que la escala mide lo que él intentamedir.

• La escala por consenso involucra a un grupo de jueces.


• La factorización es el procedimiento estadístico por medio delcual se agrupan objetos similares.

b. Como evitar problemas durante el uso de escalas

• La indulgencia se presenta cuando los que responden loscuestionarios son poco evaluadores.

• La tendencia central es un problema que se presenta cuando elque responde califica todo como un promedio.

• El efecto de halo es un problema que surge cuando la impresiónque deja una pregunta se acarrea a la siguiente.

D. Uso de Arreglos-Q: La estructuración de un arreglo-Q, en el cual fuerza a que las respuestas se apeguen a una distribución normal, que es adecuada para agrupar a los que responden, con base en sus opiniones sobre el tópico particular.

1. Técnica de arreglos-Q: El arreglo.Q se utiliza para identificar subgrupos dentro de una población.

2. Ventajas de la técnica de arreglos-Q

3. Lineamientos para el uso de la técnica de arreglos-Q


Uso de

cuestionariosTip os de

informacion

buscada

Planeacion

para el uso de

cuestionarios

Redacción de

pregunt as

Pregunt as

abiertas

Pregunt as

cerradasLa elección del

vocabulario

Uso de escalas

en

cuestionarios

Razones para

escalas

Mediciones

Valides y

confiabilidad

Fundamentos

de las escalas

Elaboración de

escalas

Op ciones para

la elaboracion

de las escalas

Como evitar

problemas

durante el uso

de escalas

Diseño y

aplicación de

cuestionarios

Diseño de

cuestionarios

El formato de

cuestionario

Suficiente

esp acio en

blanco

Esp ecio

adecuado

para las

respues tas

Circulos para

respues tas

Est ablecer el

formato

conforme a

objetivos

Est ilo

consistente

Orden de

pregunt as

Las preguntas

de importancia

para quien

contesta el

cuestinario van

primero

Agrupar

pregunt as del

mismo t ema

Uso de

tendencias

asociativas

Plantear

primero los

temas de

menor

controversia

Ap licacion del

cuestionario

Personas que

responden el

cuestionario

Metodos para

la aplicación

del

cuestionario

Uso de

Arreglos -Q

Técnica de

arreglos -Q

Ventajas de la

técnica de

arreglos -Q

Lineamientos

para el uso de

la t écnica de

arreglos -Q

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Recopilación de Información: Métodos no intrusitos (muestreo, investigación, observación)

Muestreo y la investigación de datos

I Necesidad del muestreo: El muestro es el proceso por el cual se seleccionan demanera sistemática elementos representativos de una población. Para el analistade sistemas sería demasiado costoso examinar cada nota escrita o entrevistarsecon cada uno de los integrantes de una organización. El muestro agiliza el proceso,por medio de la recopilación de datos seleccionados, y no de todos los datos de lapoblación. Lo anterior se logra al entrevistar a sólo unos cuantos empleados, perohaciéndose preguntas precisas.

II. Diseño del muestreo

A. Determinación de los datos a recopilar: El analista de sistemas debecontar con un plan realista sobre lo que hará con los datos, aun antes dellevar a cabo la recopilación

B. Delimitar la población a estudiar: El analista de sistemas deberáestablecer cuál en la población enfocada. El analista de sistemas tiene quedefinir si la población incluye un solo nivel de la organización, o si consideratodos los niveles.

C. Elección de tipo de muestra

1. Oportunidad: Las muestras de oportunidad son deterministas y notienen restricciones ni soporte probalístico


2. Dirigidas: Un analista de sistemas puede elegir a un grupo deindividuos que conozcan y estén interesados en el nuevo sistema deinformación.

3. Aleatorias simples: Obtener una lista numerada de la poblaciónpara asegurar que cada uno de los documentos o integrantes de lapoblación tiene la misma probabilidad de ser elegido.

4. Aleatorias complejas: Para el analista de sistemas, los enfoquesmás adecuados son:

1) muestro sistemático,

2) muestreo estratificado,

3) muestreo por grupos

D Decisión del tamaño de la muestra: El analista de sistemas puede elegirun intervalo estimado aceptable (esto es, el grado de precisión deseado) yel error estándar (al elegir el nivel de confianza).

1. Tamaño para datos de atributos: El analista de sistemas querrásaber qué proporción de la organización piensa de cierta manera ocuenta con características particulares. El analista deseará saberqué porcentaje de las formas de entrada presentan errores. Estosdatos se denominan atributos.


2. Tamaño para datos de variables: El analista de sistemas puedenecesitar la recopilación de información de carácter cuantitativo,como el número de errores procesado. A este tipo de datos se lesdenomina variables.

3. Tamaño para datos cualitativos: Una buena parte de lainformación no puede obtenerse mediante la consulta de archivos.Esta información mejor se obtiene entrevistando a gente de laorganización.


Tipos de Información Obtenidos

III. Tipos de datos concretos: Los datos concretos revelan la trayectoria de laorganización y hacia dónde se dirige según sus miembros

A. Análisis de documentos cuantitativos: Son todos los documentos quetienen un propósito y una audiencia especifica hacia la cual se dirigen, comoson:

1. Informes corporativos: Hay varios tópicos clave, si la compañía essolvente, si obtiene utilidades, si le confiere una distinción a lainvestigación y al desarrollo; y si existe un equilibrio entre pasivos ycapital.

2. Informes que soportan la toma de decisiones: Un analista desistemas debe consultar algunos de los documentos que se utilizanen la operación de la empresa. Estos documentos comúnmente soninformes del status de los inventarios, de las ventas o de laproducción.

3. Informes de desempeño: Los informes de desempeño comparan losresultados reales con los planeados, el desempeño actual y eldesempeño esperado. El analista querrá saber si existe unparámetro del desempeño y si éste es el más conveniente para lasáreas básicas de la organización.


4. Registros: Los registros contienen actualizaciones periódicas de loque ocurre en la empresa.

5. Formas para captura de datos: El analista debe comprender laoperación vigente, para lo cual se recopilan y catalogan copias enblanco de cada una de las formas (oficiales o extraoficiales) que seutilizan, otro enfoque sería tomar muestras de las formas llenadaspara la captura de datos.

Mediante el estudio de las formas se averigua entre otros: si lainformación no fluye, cuellos de botella, duplicidad innecesaria en eltrabajo o falta de comprensión del trabajo.

B. Análisis de documentos cualitativos: Su análisis se vuelve fundamentalpara comprender cómo los integrantes de la organización están involucradosen el proceso de la organización y estos son:

1. Memorándums: Los memorándums revelan el diálogo vivo de laorganización, su análisis proporciona una idea clara de los valores,las actitudes y creencias de los miembros de la organización.

2. Avisos en tableros y áreas de trabajo: Dan al analista una idea dela cultura oficial de la organización.


3. Manuales: Dan la pauta de cómo deberían ocurrir las cosas:Verificar que estén actualizados y si han tenido seguimiento o si setienen en el olvido.

4. Manuales de políticas: Son los lineamientos generales que plantean,de manera ideal, la conducta a seguir de los miembros de laorganización, con el fin de alcanzar las metas estratégicas.

C. Obtención de datos a partir de documentos de archivo: Gran parte de lainformación, tanto cuantitativa como cualitativa, que necesitará, no es deuso corriente; más bien, se encontrará almacenada en archiveros. Ejemplosde información de archivo que puede ser de interés para el analista desistemas son los registros actuariales, los presupuestos y los informes deventas.

Muestreo y la

investigación de

datos

Necesidad del

muestreo

Diseño del

muestreo

Determinacion

de los datos a

recopilar

Delimitar la

población a

estudiar

Elección de tipo

de muestra

Oportunidad

DirigidasAleatorias

simples

Aleatorias

complejas

Decisión del

tamaño de la

muestra

Tamaño para

datos de

atributos

Tamaño para

datos de

variables

Tamaño para

datos

cualitativos

Tipos de

Información

Obtenidos

Tipos de

datos

concretos

Analisis de

documentos

cuantitativos

Informes

corporativos

Informes

que

soportan la

toma de

decisiones

Informes de

desempeño

RegistrosFormas

para

captura de

datos

Analisis de

documentos

cualitativos

Memorándums

Avisos en

tableros y

áreas de

trabajo

Manuales

Manuales de

políticas

Obtención de

datos a partir

de documentos

de archivo

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Elaboración de prototipos

El desarrollo de prototipos es una técnica de recopilación de información útil paracomplementar al ciclo de vida del desarrollo de sistemas (Systems Development LifeCycle, SDLC) tradicional. Los prototipos son una visión preliminar del sistema futuro quese implantara.

La elaboración de prototipos de un sistema de información es una técnica valiosa para larecopilación rápida de información especifica a cerca de los requerimientos deinformación de los usuarios.

Los prototipos efectivos deben hacerse tempranamente en el ciclo de vida deldesarrollo de sistemas, durante la fase de determinación de requerimientos.

En esta forma el analista esta buscando las reacciones iniciales de los usuarios y de laadministración hacia el prototipo, sugerencias de los usuarios sobre cambios o limpiezadel sistema para el que construye un prototipo, posibles innovaciones y planes derevisión que detallan que parte del sistema necesita realizarse primero.

Tipos de Información que busca el Analista durante la Elaboración de Prototipos.

Reacciones del usuario.

Innovaciones.

Sugerencias del usuario.

Plan de revisión.


Reacciones: Son recopiladas por medio de observaciones, entrevista y formas deretroalimentación, diseñadas para recoger la opinión de cada persona acerca delprototipo cuando interactuá con él.

Por medio de estas reacciones el analista descubre muchas perspectivas en el prototipoincluyendo el agrado que tenga el usuario al sistema.

Sugerencias: El analista también esta interesado en las sugerencia de los usuarios y laadministración acerca como refinar o cambiar el prototipo presentado. Las sugerenciasson recolectadas de aquellos que experimenta con el prototipo, mediante un periodo detiempo especifico.

El tiempo que pasan los usuarios con el prototipo depende por lo general de sudedicación e interés en el proyecto de sistemas. Las sugerencias son el producto de lainteracción de los usuarios con el prototipo. Estas sugerencias deben apuntar al analistahacia formas de refinación, cambio o limpieza del prototipo para que se ajuste mejor alas necesidades de los usuarios.

Innovaciones: Son parte de las informaciones buscada por el equipo de análisis desistema. Son capacidades nuevas del sistema que no habían sido pensadas antes de lainteracción con el prototipo.

Van más allá de las características prototípicas actuales añadiendo algo nuevo einnovador.


Plan de Revisión: Ayuda a identificar prioridades para lo que se debe construir unprototipo a continuación. En situaciones donde están involucradas muchas ramas de laorganización, los planes de revisión ayuda a determinar para cuáles hay que construir unprototipo a continuación.

La información recolectada en la fase de hechura del prototipo permite al analistaasignar prioridades y redirigir los planes sin realizar gastos con un mínimo de ruptura.La elaboración de prototipo y la planeación van mano a mano.


TIPOS DE PROTOTIPO

Prototipo de Remiendo o Parchado: Es un sistema que tiene todas las característicaspropuesta pero es realmente un modelo básico que eventualmente será mejorado. Estetipo de prototipo trabaja pero no es eficiente ni elegante.

Prototipo a escala no Operacional o no funcional: La segunda concepción de unprototipo es la de un modelo o escala no funcional para objeto de probar determinadosaspectos del diseño. Este puede ser hecha cuando la codificación requeridas por lasaplicaciones es muy amplia para hacerse el prototipo y, sin embargo se puede obteneruna idea útil del sistema por medio de la elaboración de prototipos de la entrada ysalida solamente.

Puede buscar las opiniones de los usuarios sobre la interfaces (entrada y salida). Debidoal costo y tiempo excesivo podría no ser realizado, sin embargo se puede tomar algunasde las utilidades del sistema con base en la entrada y salida ya en el prototipo.

Prototipo Primer modelo a escala completa: Una tercera concepción de la elaboraciónde prototipos involucrados la creación de un primer modelo o escala completa de unsistema, llamado también piloto.

Este tipo de prototipo es útil cuando se tiene planeadas muchas instalaciones del mismosistema. El modelo funcional o escala completa permite la interacción realista con elnuevo sistema, pero minimiza el costo de superar cualquier problema que presente.


Prototipo de Características Seleccionadas, modelo que cuenta con ciertascaracterísticas esenciales: Un prototipo de características seleccionada permite queel sistema sea puesto en su lugar mientras otras características pueden ser añadidas enfecha posterior.

Se refiere a la construcción de un modelo operacional que incluye algunas, pero notodas, de las características que tendrá el sistema final.

Cuando se construye este tipo de prototipo, el sistema se va construyendo por módulos,de modo que si las características reciben una evaluación satisfactoria, éstas puedanincorporarse en el sistema final, mucho más grande sin tener que hacer un trabajoinmenso en interfaces. Los prototipos hechos en esta forma son parte del sistemaactual, no son simplemente una maqueta.


DESARROLLO DE UN PROTOTIPO

Cuando haya que decidir si hay que incluir la elaboración de prototipos como parte delciclo de vida de desarrollo de sistemas, el analista necesita considerar cuál tipo deproblema esta siendo resuelto y en qué forma el sistema presenta la solución.

Lineamientos para el Desarrollo de un Prototipo:

Trabajar en módulos manejables.

Construir el prototipo rápidamente.

Modificar el prototipo en interacción sucesiva.

Enfatizar la interfaz del usuario.

Trabajar en Módulos Manejables: Es bueno que el analista en modelos manejablescuando se realiza el prototipo de algunas de las características de un sistema paraobtener un modelo funcional.

Un modelo manejable es aquel que permite la interacción con sus característicasprincipales, pero todavía puede ser construido por separado de otros módulos delsistema. Las características del módulo que se consideran menos importantes sonintencionalmente dejadas fuera del prototipo inicial.


Construcción Rápido del Prototipo: La velocidad es esencial para la elaboraciónsatisfactoria de un prototipo en un sistema. El prototipo ayuda a acortar el tiempo dela interacción del sistema con el usuario para que pueda empezar a experimentar con él.

Se usan técnicas de recolección de información tradicional tales como: entrevistas, lasobservaciones e investigaciones de datos de archivo.

La elaboración de un prototipo debe llevarse a cabo en una semana, para construir unprototipo tan rápidamente se deben de usar herramientas especiales tales como: Lossistemas de administración de las base de datos y software, existente que permitan laentrada y salida generalizada.

En esta etapa del ciclo de vida el analista sigue recopilando información acerca de lo quese necesita y quieren los usuarios del sistema.

El poner un prototipo operacional rápidamente junto a las primeras etapas del ciclo devida de desarrollo de sistemas, permite obtener observaciones valiosas sobre la maneraen que se debe realizar el resto del proyecto. De este modo se le va mostrando alusuario como actúan las partes del sistema.

Modificaciones del Prototipo: Un tercer lineamiento para el desarrollo del prototipo esque debe ser flexible para futura modificaciones. Esto significa crearlo en módulos queno sean muy interdependientes.


Por lo general el prototipo es modificados varias veces pasando a través de variasinteracciones. Los cambios al prototipo deben mover al sistema más cerca a lo que losusuarios dicen que es importante.

Cada modificaciones necesitan otras evaluaciones de los usuarios, estas modificacionesse deben realizar velozmente en uno o dos días, esto depende también del usuario y quetan rápido sea su evaluación.

Enfatizar la Interfaz de Usuarios: La interfaz del usuario con el prototipo (yeventualmente con el sistema) es muy importante debido que lo que se esta tratandorealmente de lograr con el prototipo es hacer que los usuarios muestren cada vez mássus requerimientos de información, debe ser capas de interactuar fácilmente con elprototipo del sistema.

El objetivo del analista es diseñar una interfaz que permita al usuario interactuar con elsistema con un mínimo de entrenamiento y que permita el máximo de control del usuariosobre las funciones representadas.


DESVENTAGAS DE LOS PROTOTIPOS

Puede ser bastante difícil el manejar el prototipo como un proyecto dentro de unesfuerzo para un sistema más grande.

Es que si un sistema es muy necesario y es bienvenido rápidamente , puede ser aceptadoel prototipo en sus estado sin terminar y presionando para que sea puesto en servicio sinlos refinamientos necesarios. En este caso el prototipo no tendrá las funcionesnecesarias y eventualmente cuando se de cuenta de la deficiencias se puededesarrollar un rechazo del usuario.


VENTAJAS DE LOS PROTOTIPOS

Cambio de un Sistema en Etapas Tempranas de sus Desarrollo: La elaboración deprototipos satisfactoria depende de la retroalimentación temprana y frecuente de losusuarios para que ayuden a modificar el sistema y hagan que tenga una respuesta máságil a las necesidades actuales. Los cambios tempranos son menos caros que loscambios hechos posteriormente en le desarrollo del proyecto.

Desechado de Sistemas Indeseables: Una segunda ventaja del uso de prototipos comouna técnica para la recopilación de información es la posibilidad de desechar un sistemaque no es lo que los usuarios y analistas esperaban.

Diseño de un Sistema para las Necesidades y Expectativas de los Usuarios: Una terceraventaja de la elaboración de prototipos es que el sistema que está siendo desarrolladodebe ajustarse mejor a las necesidades y expectativas de los usuarios . Esto quieredecir que se pueden atacar las necesidades de usuarios y expectativas más de cerca.


PAPEL DEL USUARIO EN LOS PROTOTIPOS

Hay tres formas principales en que un usuario puede ser de ayuda en la elaboración delPrototipo.

Experimentando con el Prototipo.

Reaccionar abiertamente ante el Prototipo.

Sugiriendo adiciones y/o eliminaciones del prototipo.

Experimentando con el Prototipo: Los usuarios deben tener libertad paraexperimentar con el prototipo, y no una simple lista de características del sistema, elprototipo permite a los usuarios la realidad de la interacción real.

Los analista deben estar presente la mayor parte del tiempo en que se esteexperimentando con el prototipo.

Reaccionar Abiertamente ante el Prototipo: Si los usuarios se siente temerosos dehacer comentarios, o criticar lo que puede ser un proyecto consentido de superiores oiguales dentro de la organización, es poco probable que se de reacciones abiertas anteel prototipo. Una forma para aislarlos de influencias organizacionales no deseada esproporcionar un periodo privado, para que los usuarios interactúen con y respondan alprototipo.


El hacer que los usuarios se sienta lo suficientemente seguros para dar una reacciónabierta es parte de la realización entre los analista y usuarios que el equipo tiene queconstruir.

Sugerencias de Cambios al Prototipo: Un tercer aspecto del papel de los usuarios en laelaboración de los prototipos es sugerir adiciones y/o eliminaciones a lascaracterísticas que se están probando. El papel del analista es deducir talessugerencias, asegurando a los usuarios que tal retroalimentación que proporciona estomada en serio, observando a los usuarios mientras interactúan y realizandoentrevistas cortas y específicas en relación con su experiencia con el prototipo.

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Proceso de Análisis

• Uso de diagramas de flujo de datos

• Análisis de sistemas mediante diccionarios de datos

• Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradas

• Preparación de la propuesta de sistemas

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Uso de diagramas de flujo de datos

Análisis del Flujo de Datos

Existen dos métodos principales para el análisis del flujo de datos de los sistemasorientados a datos: los diagramas de flujo de datos y el diccionario de datos.

La estrategia del flujo de datos muestra el empleo de éstos en forma gráfica. Lasherramientas usadas para seguir esta estrategia muestran todas las característicasesenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre sí. Puede ser difícilcomprender en su totalidad un proceso de la empresa si se emplea para ello solo unadescripción verbal; las herramientas para el flujo de datos ayudan a ilustrar loscomponentes esenciales de un sistema junto con sus interacciones.

El análisis de flujo de datos usa las siguientes herramientas:

Diagrama de flujo de datos (DFD)

Diccionario de datos

Una vez que se concluyen los diagramas de flujo de datos en distintos niveles sucesivos,los analistas de sistemas los utilizan para ayudarse a catalogar los procesos, el flujo, elalmacenamiento, las estructuras y los elementos en un diccionario de datos. Losnombres utilizados para identificar los datos son de gran importancia. Los analistas desistemas, al nombrar a los elementos de los sistemas orientados a datos, deben utilizarnombres significativos que los distingan de otros nombres ya existentes en el sistema.


Diagramas de flujo de datos

Es una herramienta gráfica que se emplea para describir y analizar el movimiento de losdatos a través de un sistema, ya sea este manual o automatizado, incluyendo procesos,lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema. Los DFD, como se les conocepopularmente son la herramienta más importante y la base sobre la cual se desarrollanotros componentes. La transformación de datos de entrada en salida por medio deprocesos puede describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos(computadoras, gabinetes de archivos, y procesadores de texto) asociados con elsistema.

Notación: los DFD se pueden dibujar con solo cuatro notaciones sencillas, a saber:

Flujo de datos: movimiento de datos en determinada dirección, desde un origen hasta undestino en forma de documentos, cartas, llamadas telefónicas o virtualmente cualquierotro medio. El flujo de datos es un “paquete de datos”

Procesos: personas procedimientos o dispositivos que usan o producen (transforman)datos.


Fuente o destino de datos: fuentes o destinos externos de datos, que pueden serpersonas, programas, organizaciones u otras entidades que interactúan con el sistemapero que se encuentran fuera de sus fronteras. La diferencia fundamental con losprocesos es que las fuentes o destinos no transforman información, al menos no dentrode las fronteras del sistema que se está modelando

Almacenamiento de datos: es el lugar donde se guardan los datos o al que referencianlos procesos en el sistema. El almacenamiento de datos puede representar dispositivostanto computarizados como no computarizados.

Los DFD se concentran en el movimiento de los datos a través del sistema, no en losdispositivos o el equipo. Los analistas identifican y describen, desde el inicio hasta delfinal proceso, para comprender un área de aplicación o los datos que fluyen por todo elsistema y entonces explican por qué los datos entran o salen y cuál es el procesamientoque se realiza con ellos. Es muy importante determinar cuándo entran los datos al áreade aplicación y cuándo salen de ésta.


A medida que los analistas reúnen hechos y detalles, comprenden mejor el proceso; estolos conduce a formular preguntas relacionadas con aspectos específicos del mismo y loslleva a una investigación adicional. La investigación se divide en detalles que tienen cadavez un nivel menor hasta que se comprenden todos los componentes esenciales junto consus interrelaciones.

Lo que se quiere dar a entender con esto, es que una investigación de sistemas producemuchos conjuntos de DFD, algunos (los primeros) brindan panoramas de procesosimportantes, mientras que otros (los que se obtienen de los primeros) nos muestran conbastante detalle elementos dato, almacenes de datos y pasos de procesamiento paracomponentes específicos de un sistema grande.

A los primeros diagramas obtenidos se les conoce como diagramas de alto nivel,mientras que a los resultantes de estos se les conoce como diagramas de bajo nivel.

En este sentido el primer diagrama que se obtiene se le conoce con el nombre dediagrama de contexto, es un diagrama de nivel muy general (alto nivel); es tambiénconocido como diagrama de nivel 0. Contiene un solo proceso pero juega un papel muyimportante en el estudio del sistema en uso; ya que define fronteras. Todo lo que no seencuentre dentro de las fronteras identificadas en el diagrama no forman parte delestudio de sistemas.

Cada flujo de datos (cada flecha) emplea una etiqueta que describe que datos emplea.Cuando los datos se mueven de un lugar a otro el flujo de datos apunta hacia el lugardonde se dirige el flujo.


Ejemplo:

Un sistema está formado por varias actividades o procesos, cada uno de los cualescontiene varios sub-procesos con marcadas interrelaciones entre ellos. Por ejemplo unproceso de cuentas por pagar puede estar integrado por tres sub-procesos que podríanllamarse: autorización de la factura, revisión del adeudo en la cuenta y elaboración delcheque.

A su vez cada sub-proceso se divide en sub-procesos más específicos.

Los nombres dados a los procesos especifican acciones y procedimientos de control querealizan

Cada proceso se etiqueta además con un número que identifica de donde proviene(excepto el diagrama de contexto que solo se identifica con un nivel 0 más el nombreque se le proporcione)

En términos generales todo componente de los DFD se etiquetan con un nombre quesea representativo.

Primer nivel del DFD

En el primer nivel, es muy importante identificar los principales procesos, y flujos quedan en forma conjunta sentido operacional al sistema que se está modelando.


Algunos analistas consideran ventajoso trabajar primero con todos los flujos de datos yasignar, como ya se dijo nombres que sean significativos y descriptivos. Se identificantodos los procesos, como ya se mencionó pero no se les da nombre hasta que sean bienentendidos todos los flujos de datos. Después cuando se les ha asignado nombre a losprocesos, si el analista tiene dificultas para ligar los flujos de datos con los nombresapropiados entonces esta situación indica que es necesario dividir aun más el proceso.

Expansión de los procesos a diagramas de mayor nivel

Una vez que se ha desarrollado el sistema como está descrito en el diagrama de primernivel, es indudable que el analista formule preguntas en relación con la forma que selleven a cabo los procesos. (Ver documento de determinación de requerimientos) Engeneral se debe estar seguro de:

Todos los flujos de datos que explican el proceso en el diagrama previo deben incluirseen el diagrama del siguiente nivel inferior

Los flujos y almacenes de datos nuevo se añaden si son usados internamente por elproceso para eslabonar otros procesos introducidos por primera vez en la expansión deeste nivel. Se deben mostrar los flujos y almacenes de datos originados en el procesodentro en este nivel.

Ninguna entrada debe contradecir las descripciones de los DFD de niveles más altos (silo hacen uno o ambos son incorrectos y deben introducirse cambios)


En general la expansión de niveles depende de la naturaleza y complejidad del sistemaque se modele; no es posible especificar un número de niveles, en general se debecontinuar con el proceso de expansión todo lo que sea necesario para comprender losdetalles del sistema y la forma en que trabaja, teniendo cuidado de verificar todos losaspectos con usuarios que conocen el sistema, en general, se debe expandir todo aquelproceso que incluyen varias tareas para las que es necesario, el flujo de datos entrediferentes personas o localidades. Por otra parte no requieren expansión aquellas tareasque son realizadas por una persona o en un escritorio, donde no existe flujo de datos.

Reglas adicionales para el dibujo de DFD: ya se han identificado la mayor parte de loslineamientos que se siguen para el dibujo de los DFD, he aquí algunas más:

Cualquier flujo de datos que abandone un proceso debe estar basado en los datos queentran al proceso

Todos los flujos de datos tienen un nombre que refleja los datos que fluyen entreprocesos, almacenes de datos, fuentes o destinos

Solo deben entrar al proceso, los datos necesarios para llevarlo a cabo

Un proceso no debe saber nada de ningún otro en el sistema, es decir debe serindependiente, la única dependencia que debe existir es aquella basada en sus propiosdatos de entrada y salida


Los procesos siempre están en continua ejecución, no se inician ni tampoco se detienen.Los analistas siempre deben suponer que un proceso está listo para ejecutar su trabajo

La salida de los procesos puede tomar una de las siguientes formas

Flujo de datos con información añadida por el proceso (i.e: una anotación a una factura)

Una respuesta o cambio en la forma de los datos (i.e: un cambio en la forma deexpresar las utilidades -de ¢ a $-)

Un cambio de condición (i.e: de autorizado a no autorizado)

Cambio de contenido (i.e: integración o separación de la información contenida en uno omás flujos entrantes de datos)

Cambios en la organización (i.e: separación física o redondeo de datos)

La norma común es definir cada nivel inferior en términos de 3 a 7 procesos para cadaproceso de nivel superior, si son necesarios más detalles se puede hacer en el siguientenivel.

Los almacenes y flujos de datos que son relevantes solo para el interior del proceso, sonocultados hasta que el proceso se extiende con mayor detalle

Los datos que fluyen hacia los procesos experimentan cambios. Por consiguiente, el flujode datos de salida tiene un nombre diferente al de la entrada; si no se efectúa algúncambio en el flujo de datos, entonces ¿cuál es la finalidad del proceso?


En cuanto a los nombres de los procesos lo más apropiado es escoger un verbo y unsujeto que reciba la acción y no nombre generales que no digan nada. Si un nombre deproceso es vago o complejo tal vez se deba subdividir el proceso aún más.

Por otra parte no se ha mencionado nada aún sobre controles en los DFD, no hemosmencionado nada al respecto sobre como manejar errores o excepciones, por ejemplo elprocesamiento de facturas incorrectas. Aunque esta información es necesaria para elanálisis final, no es importante identificar todos los flujos de datos (los errores oexcepciones son también flujos de datos). Los diagramas secundarios (por debajo delsegundo o tercer nivel), deben mostrar el manejo de errores y excepciones del proceso.

Aun así ciertos detalles físicos como el día de la semana que se debe hacer un pago uotros controles de este tipo son innecesarios en los DFD, puesto que no tienen nada quever con los aspectos lógicos y de datos de la determinación de requerimientos. Loselementos importantes para comprender un proceso durante el análisis lógico de flujode datos, no son el número de copias que se requieren de un documento sino lasdescripciones de los datos necesarios para llevar a cabo el proceso.

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Análisis de sistemas mediante diccionarios de datos

DICCIONARIO DE DATOS

Un diccionario de datos es un catálogo, un depósito, de los elementos de un sistema.Estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que estánestructurados para satisfacer los requerimientos y las necesidades de la organización.En él se encuentran la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datosen todo el sistema.

Los analistas usan los diccionarios de datos por cinco razones principales:

1. Manejar los detalles en sistemas grandes

2. Comunicar un significado común para todos los elementos del sistema

3. Documentar las características del sistema

4. Facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar lascaracterísticas y determinar donde efectuar cambios en el sistema

5. Localizar errores y omisiones en el sistema

6. Contenido de un registro del diccionario:

Campos: es el nivel más importante de datos; ninguna unidad más pequeña tienesignificado para los analistas. La descripción de los datos debe ir acompañada por lossiguientes elementos:

Estructuras de datos: son un grupo de datos elementales que están relacionados conotros y que en conjunto describen un componente del sistema. Los flujos de datos, o losalmacenes de datos son ejemplo de estructuras de datos. Dicho de otra forma si lasestructuras están en movimiento reciben el nombre de flujos y si son estéticas sonalmacenes de datos. Se construyen sobre cuatro relaciones de componentes; que bienpueden ser datos o estructuras de datos también. Se pueden usar las siguientescombinaciones ya sea en forma individual o en conjunción con alguna otra:

• Relación secuencial

• Relación de selección

• Relación de iteración

• Relación opcional

Notación empleada en el Diccionario de datos: Se usa símbolos especiales con lafinalidad de limitar la cantidad de texto necesario empleado para describir lasrelaciones entre los datos y al mismo tiempo mostrar con claridad las relacionesestructurales.


La simbología empleada se describe a continuación:

Símbolo Significado Explicación Uso

= Es equivalente a Alias Denota sinónimos

+ Y Concatenación, componentes quesiempre están incluidos en unaestructura

Denota una relaciónde secuencia

[] Uno u otro Define opciones entre loscomponentes de una estructura

Denota una relaciónde selección

{} Iteraciones de Define la repetición de uncomponente de la estructura

Denota una relaciónde iteración

() Opcional Define componentes de laestructura que puede o no estarpresente una sola vez

Denota una relaciónopcional


Los registros del diccionario de datos deben contener información referente a lascategorías siguientes:

1. El nombre y el sinónimo del dato: La manera de denominar al dato en lamayoría de los programas, asi como el sinónimo

2. Las descripciones del dato: Descripción textual del dato elemental, que debeser concisa

3. Los datos elementales que se relacionan con el término

4. El rango permitido del dato: Incluir los distintos rangos y límites que seaplican al elemento.

5. La longitud disponible en caracteres: Longitud permitida para el acceso de undato elemental. La longitud siempre se da en función del número de caracteresimpresos y no por la cantidad requerida de memoria

6. Una adecuada codificación: Se debe incluir su código si es que lo tiene, y elsignificado de éste.

7. Cualquier otra información pertinente de edición: Es de gran utilidad eldiccionario de datos si cada entrada se registra de manera consistente, incluyendoel nombre del dato, el sinónimo, su descripción, los elementos relacionados, elrango, la longitud, la codificación, los elementos relacionados, el rango, la longitud,la codificación y cualquier otra información necesaria para su edición


Se tienen cuatro pasos esenciales para integrar un diccionario de datos, los cuales son:

1. Incluir los procesos identificados en los diagramas de flujo

2. Catalogar los flujos básicos de datos y Almacenes de datos para la operaciónadecuada de los procesos

3. Describa la estructura de los datos que existan dentro del sistema

4. Desglosar la estructura de los datos elementales

El diccionario de datos no será nunca un producto concluido, debe considerarse comouna actividad paralela al análisis y diseño de los sistemas.

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Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradas

Las especificaciones de procesos son creadas para los procesos primitivos en losDiagramas de Flujos de Datos (DFD) así como para algunos procesos de más alto nivelque explotan hacia un diagrama hijo.

La producción de especificaciones de procesos tiene tres objetivos fundamentales loscuales son:

a) Minimizar la ambigüedad del proceso ya que permite al analista a aprenderla manera en que trabajan los procesos.

b) Obtener una descripción precisa de lo que se logra.c) Validar los diseños del sistema para asegurarse que un proceso tenga todos

los flujos de datos para poder producir la salida.

Existen categorías de procesos que no necesitan especificaciones; estas categorías sonlas siguientes:

a) Procesos que son de entrada o salida típicab) Procesos que representan validación de datos simplec) Procesos que usen códigos preescrito.

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS:

• Se hace en base al resto de los componentes, en el momento en que sepueden considerarse como primitivas funcionales.

• Nombre del proceso, descripción, entrada de datos, salida de datos,resumen de la lógica.

El análisis de decisiones se enfoca a la lógica de las decisiones que se ejecutan dentrode las organizaciones, con el fin de alcanzar sus objetivos.

En la toma de decisiones de nivel base, es donde las decisiones se encuentranplenamente estructuradas.

Las condiciones, las alternativas de las condiciones, las acciones u reglas de accióndeben conocerse con el fin de diseñar sistemas para decisiones estructuradas. Elanalista precisa primero las condiciones. Esto es, aquellos fenómenos que puedenafectar el resultado de algo. En el siguiente paso, el analista de sistemas identifica lasopciones a las condiciones especificas por quien toma las decisiones.


Cada una de las acciones se encierra en un cuadro y las condiciones se circulan. Una vezhecho lo anterior, se destacan los términos cuestionables, las ambigüedades, loscalificativos poco claros, ejemplo: “sin embargo”, “pero” y otros términos similares.

Con el fin de precisar los requisitos de información necesarios para el análisis dedecisiones, el analista de sistemas debe identificar los objetivos de la organización,mediante un enfoque descendente.

Las condiciones, las alternativas de las condiciones, las acciones y reglas de accióndeben conocerse con el fin de diseñar sistemas para decisiones estructuradas. Elanalista precisa primero las condiciones. Esto es, aquellos fenómenos que puedenafectar el resultado de algo. En el siguiente paso, el analista de sistemas identifica lasopciones a las condiciones específicas por quien toma las decisiones. Estas alternativaspueden ser tan simples como "si", "no", o pueden ser más descriptivas como "menos de$50", "entre $50 y $100" y "mayores de $ 100".

Luego se identifican las acciones. Esto incluye cualquier instrucción que se requiera paraalcanzar el resultado de una o más de las condiciones anteriores. Todas lasinstrucciones para la manipulación o el cálculo de valores, la impresión de los informes, oaún el desglose de las transacciones en preguntas, serían acciones. Las acciones se unena las condiciones por medio de las reglas de acción, las cuales son los protocolos deejecución de las acciones requeridas.


Como ejemplo de reglas de acción tenemos en esta página un documento de primas deseguro que se proporciona a los agentes de Compañía de Seguros Fortres:

Los seguros de los dueños de inmuebles dependen, por supuesto del tipo de política yde la ubicación del inmueble, pero una vez que esto se determina existen otrosfactores que incrementan o disminuyen la prima del seguro. Uno de los factores es laconstrucción. Una casa de tabique ahorrará al dueño un 10% de la prima anual. Si secuenta con una alarma sonora, se reducirá un 5% de la tasa y calculada. También elasegurado puede hacer elecciones que incrementarían la prima. Si el dueño deseapagar por reposición, en lugar de valor depreciado, aumenta la base un 10%. El dueñopuede elegir el manejo de un deducible de $100 dólares, en lugar de un deducible de$250 dólares; esto incrementará la prima en un 15 %.

El planteamiento anterior puede en primera instancia parase claro, pero un examencuidadoso revelará ambigüedades que requieren de una resolución previa a la conclusióndel análisis de la decisión.

El documento de primas se analiza para establecer las acciones y las condiciones. Unavez hecho lo anterior, se destacan los términos cuestionables, las ambigüedades, loscalificativos poco claros, "sin embargo", "pero" y otros términos similares. Para aclarartodo ello, debería realizarse una entrevista para organizar el proceso de la decisión.Observe que las alternativas se encuentran más explícitas y las acciones son másespecíficas, se definen la "base", se describen y se ordenan las reglas de acción.


Lenguaje Estructurado

Esta técnica se utiliza cuando las decisiones no son complejas. El lenguaje estructuradose basa en: la lógica estructurada o en instrucciones que se organizan en procesosagrupados cíclicos y en planteamientos sencillos del idioma español tales como sumar,multiplicar, mover y otros similares.

Para escribir en lenguaje estructurado es recomendable usar las siguientesconvenciones:

a) Toda la lógica debe estar expresada en términos de estructuras secuenciales,estructuras de decisión, de casos o iteraciones

b) Dejar sangría en los bloques de enunciados para así demostrar la jerarquía.

c) Cuando hayan palabras definidas en el diccionario de datos, dichas palabrasdeben ser subrayadas para indicar que tienen un significado especializado.

d) Hay que tener cuidado al utilizar “y” o “o” para que no se confunda con “mayorque” o “menor que”


El ejemplo anterior de la Compañía de Seguros Fortress hace uso del lenguajeestructurado, esto lo podemos observar en la tabla 5.2.1. En ella se ordenan con unasecuencia las reglas de decisiones y a todo lo largo se hace uso de la cláusula (SÍ -ENTONCES- DE LO CONTRARIO).

TABLA 5.2.1: EJEMPLO DE LA COMPAÑIA DE SEGUROS FORTRESSCalcular la prima base

IF la construcción de tabique

THEN deducir 10 % del total

ENDIF

IF se elige la opción de reemplazo

THEN agregar 10% de la base al subtotal

ENDIF

IF el propietario elige un deducible de $100

THEN aumentar 15% del subtotal al total ENDIF

IF la casa cuenta con alarma

THEN deducir 5% del subtotal ajustado al subtotal ajustado

ENDIF


Con el fin de escribir en lenguaje estructurado, es conveniente apegarse a las siguientesconvenciones:

1. Exprese toda la lógica, en términos de estructuras secuenciales,estructuras de decisión, estructuras case (decisión múltiple) o iteraciones(como ejemplo, véase la figura 5.2.1).

2. Utilice y aproveche términos tales como: IF, THEN, ELSE, DO, DOWHILE, DO UNTIL, y PERFORM (SÍ, ENTOCES, DE LO CONTRARIO,EJECUTE, EJECUTE MIENTRAS, EJECUTE HASTA QUE y REALICE).

3. Para mostrar con claridad la jerarquía (anidando), utilice sangrías en losbloques de proposiciones.

4. Cuando la palabra o frase utilizadas hayan sido definida en un diccionariode datos, destaque tales palabras o frases para indicar que tienen unaconnotación reservada y especializada.

5. Sea cuidadoso cuando utilice los operadores lógicos "y" (and) y "o" (or),evitando la confusión al distinguir entre "mayor que" e "igual que" derelaciones similares. Aclare los planteamientos lógicos en el momento y noespere hasta la etapa de codificación del programa.


Tablas de decisión

Las tablas de decisión son renglones y columnas separadas en cuatro cuadrantes, el primercuadrante, es decir el cuadrante superior izquierdo, contiene la condición. El segundocuadrante (cuadrante superior derecho), contiene las alternativas de condición. En laparte inferior izquierda están las acciones a ser tomadas y al lado inferior izquierdo lasreglas para ejecutar las acciones.

Las tablas de decisión al ser utilizadas para ver que acciones son las que deben sertomadas, la lógica se mueve en el sentido de las agujas del reloj comenzando por la esquinasuperior izquierda.

Para construir una tabla de decisión el analista necesita eliminar cualquier situaciónimposible, inconsistente, redundancias, y necesita simplificar la tabla lo mas que se pueda.

El analista debe determinar que condiciones pueden afectar la decisión, las accionesposibles que pueden ser tomadas, la cantidad de alternativas de condición para cadacondición, calcular la máxima cantidad de columnas en la tabla de decisión multiplicando lacantidad de alternativas para cada condición, llenar las alternativas de condición,completar la tabla colocando una X donde las reglas sugieran determinadas acciones,combinar las reglas donde sea aparente que una alternativa no produce diferencia desalida, revisar la tabla por cualquier situación imposible y reacomodar las condiciones y lasacciones.


Las tablas de decisión pueden crecer muy rápido según vaya aumentando la cantidad decondiciones y alternativas. Una manera de reducir la complejidad de las tablas es usandoentradas extendidas, usar la regla SINO y crear varias tablas.

Arbolés de decisiones

Los árboles de decisión se usan cuando ocurren ramificaciones complejas en un procesode decisión estructurado. Para dibujar un árbol de decisión se utiliza un cuadrado pararepresentar una acción y un círculo para representar una condición, al mismo tiempo hayque numerar cada círculo y cada cuadrado. Los cuadrados se pudiese decir que significanENTONCES y los círculos SI.

Para dibujar un árbol de decisión se deben seguir los siguientes pasos:a) Identificar las condicionesb) Identificar las alternativas de condiciónc) Identificar las accionesd) Identificar las reglas de acción (en orden)

Cuando un proceso de decisión estructurada se integra con ramificaciones complejas,entonces se hace uso de los árboles de decisiones. Los árboles de decisiones se dibujansobre un plano horizontal, con la raíz del árbol al lado izquierdo del papel y las ramashacia la derecha. Esto permite al analista describir las condiciones de acciones sobre lasramas.


Cuando se dibujan los árboles de decisiones es útil distinguir entre las condiciones y lasacciones. Para este propósito, el uso de un nodo cuadrado indica una acción y un círculorepresenta una condición. El uso de esta notación hace más accesible el árbol dedecisiones sí uno piensa que un círculo significa IF (SI), mientras que cuadrado significaTHEN (ENTONCES).

El árbol de decisiones tiene tres ventajas principales sobre la tabla de decisiones:

•Primera, es que toma las ventajas de la estructura consecutiva de las ramas delárbol de decisiones, de tal forma que se identifican de manera inmediata el ordende verificación de las condiciones y las acciones que se deben llevar a cabo.

•Segundo, las condiciones y acciones del árbol de decisiones se encuentran enciertas ramas pero no en otras, a diferencia de las tablas de decisiones, dondetodas forman parte de la misma tabla.

•Tercero, al compararse con las tablas los árboles de decisiones se entienden conmás facilidad en una organización y son apropiados como un método decomunicación.

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Preparación de la propuesta de sistemas

En la preparación de las propuestas de sistemas el analista hace una destilación de todolo que ha aprendido acerca del negocio y lo que necesita para mejorar su desempeño.

El analista primero que todo debe tener una idea con respecto al hardware y softwareque posee la empresa para manejar adecuadamente las cargas de trabajo. El analistahace un inventario del hardware computacional, aquí hace un lista de los productos queposee que pueden ser expandidos o que tienen que reciclarse, tales como: Tipo deequipo, numero de modelo, fabricante, el estado de operación del equipo, edad estimada,vida proyectada, ubicación física, persona que va utilizar el equipo y la propiedad delequipo (Propio, rentado, etc.), en fin tener una lista detallada de todos los accesoriosque posea la maquina

Luego de que el analista hace el estudio de todo el hardware disponible, hace un cuadrocomparativo donde mide la estimación de las cargas, es decir, en una columna muestra lamáxima operacionalidad del hardware que posee la empresa y en la otra columna muestralo que necesita el sistema propuesto. Si existe algún hardware que no cumpla con losrequerimientos ahí es donde decide que habrá que actualizar el hardware que posee laempresa. De no ser así quedaría el hardware anterior a menos que la empresa decidaestar al día con la tecnología y hace un cambio.

Todo hardware debe ser evaluado para medir su rendimiento y aquí entran a trabajarlos usuarios, los vendedores y los analistas, juntando todos sus conocimientos conrespecto a los equipos, este proceso es llamado prueba de desempeño, aquí miden tiemporequerido para las transacciones promedio, la capacidad de volumen total del sistema, eltiempo inactivo de la unidad central de proceso y el tamaño de memoria proporcionado.Aquí es donde se define una respuesta final si hay que adquirir nuevos equipos.

Ahora es cuando se hace la adquisición del hardware. Aquí se toman tres puntosimportantes para adquirir el producto. Si se va a comprar, arrendamiento financiero orenta simple. No siempre la compra de un equipo es la opción correcta. Una de lasventajas de comprar es que es mas barato que el arrendamiento o renta a la larga, perouna desventaja es el riesgo de no poder continuar si la selección fue equivocada. Unaventaja de arrendamiento es que no requiere financiamiento, una desventaja es que lacompañía no posee los equipos cuando finaliza el mismo. Para la renta la ventaja es quepor lo general están incluidos mantenimiento y seguro, la desventaja es que el costo esmuy alto debido a que el vendedor asume el riesgo. Todo va depender del uso ydurabilidad del equipo que se vaya a adquirir.


Otro punto importante aparte del hardware, es la evaluación del Software. Estaevaluación se basa en 6 puntos importantes tales como:

• Efectividad de desempeño; que sea capaz de realizar todas las tareasrequeridas.

• Eficiencia de desempeño; tiempo de respuesta rápida, entrada y salidaeficiente.

• Facilidad de uso; interfaz amigable, disponibilidad de menús de ayuda.

• Flexibilidad; Opciones para la entrada y la salida y compatibilidad con otrosoftware.

• Calidad de documentación; Buena organización, tutorial adecuado.

• Soporte del fabricante; Línea directa, Actualizaciones


Para finalizar antes de hacer la propuesta se debe hacer una identificación yestimación de costos y beneficios, desde le punto de vista Costos/Beneficios yviceversa. Existen muchas técnicas para comparar de costos y beneficios una de ellases el análisis de punto de equilibrio se hace una comparación del costo del equipo actualcon el propuesto y se lleva a un punto de equilibrio. Esta la técnica de recuperación escuando se hace un estimado de las ganancias y se saca el tiempo en que puedenrecuperar los gastos del equipo. Una muy parecida a la de recuperación es la de análisisde flujo de efectivo, que también se hace el estudio de los ingresos del equipo, de noser así se hace un búsqueda de cerca buscando beneficios tangibles. Y el análisis devalor presente este consiste en comparar los costos actuales con los costos futuros ylos beneficios actuales con los beneficios futuros.

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Aspectos esenciales del diseño

• Diseño de una salida eficaz

• Diseño de una entrada eficaz

• Diseño de base de datos

• Diseño de Interfases de usuario

• Diseño de procedimientos precisos de entrada de datos

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Diseño de una salida eficaz

Los usuarios confían en las salidas para la realización de sus tareas; y con frecuencia,juzgan el mérito del sistema exclusivamente por sus salidas. Por lo anterior el analistade sistemas trabaja estrechamente con el usuario, mediante un proceso interactivo,hasta que el resultado llega a ser satisfactorio.Los objetivos de una salida son seis:

• Diseñar una salida para satisfacer el objetivo planteado.• Diseñar una salida que se adapte al usuario• Proveer la cantidad adecuada de información• Asegurar que la salida esté disponible donde se necesita.• Proporcionar oportunamente la salida.• Elegir el método correcto de salida.

Durante la fase del análisis de determinación de los requerimientos de información, elanalista de sistemas identifica los propósitos a satisfacer y con base en talespropósitos se diseña la salida.

El sistema debe satisfacer las necesidades de las tareas de cada una de las personas, lasalida debe presentarse al usuario adecuado para ser útil y provechosa, asimismo debeconsiderarse la puntualidad de su distribución.

La salida debe ser concebida de una manera general, y que sea útil para la gente. Esposible concebir a la salida como cualquier cosa que sale de la organización, a la cual sele llamaría “salida externa”, o que permanece dentro de la organización, la cual sería una“salida interna”.

Dentro de las salidas internas se tienen varios informes de la toma de decisiones. Estosse distribuyen a todo lo largo de la organización, desde un breve resumen, hasta uninforme altamente detallado. Un ejemplo de un resumen es el reporte que consolida lasventas totales del mes. Un reporte detallado pudiera ser el de las ventas semanales porvendedor.

Una buena parte de la información en que se basa la toma de decisiones, estádeterminada por la percepción particular que el analista tuvo sobre la organización.

De tres maneras se puede crear un sesgo no intencionado en la presentación de lassalidas:

• La manera de ordenar la información: Los usuarios prestan mayor atencióna la información que primero se les presenta.

• La manera de establecer los límites de aceptación: Manejo de los limitespara la generación de los reportes de información por excepción.

• La elección de gráficas: presentación de los datos presentados en unagrafica, además de la estructura de la grafica presentada.


Para evitar el sesgo en el diseño de la salida, el analista de sistemas debe considerar losiguiente:

1. Reconocer la fuente del sesgo2. Diseño interactivo de la salida que considere a los usuarios3. Trabajar con los usuarios, de tal forma que conozcan del sesgo de la salida.4. Creación de una salida flexible que permita al usuario modificar los límites

y los rangos.5. Proponer a los usuarios diferentes salidas para conducir “pruebas

realistas” sobre la salida del sistema.

El analista de sistemas debe solicitar la retroalimentación activa del usuario, respecto ala salida, para ellos será más clara la interpretación de una salida en que ellos mismoscolaboraron en su diseño.

Al diseñar el reporte impreso, el analista de sistemas incorpora elementos tantofuncionales como estilísticos o estéticos, de tal forma que el informe proporcione alusuario la información que requiere en un formato legible.


A continuación se presenta una guía, paso a paso, para la preparación de la hoja dedistribución de la salida:

1. Determine las necesidades del reporte.

2. Identifique a los usuarios.

3. Determine la información que se va a incluir.

4. Cuente el número de espacios necesarios y decida la dimensión global del

reporte.

5. Titule el reporte.

6. Numero las páginas del reporte.

7. Incluya la fecha de preparación del reporte.

8. Rotule cada columna de datos de manera adecuada.

9. Defina la línea de detalles para los datos variables, indicando si cada espacio se

utilizará para un carácter alfabético, especial o numérico.

10. Indique la posición de las sumarizaciones (cortes de control).

11. Revise el boceto (prototipo) de los reportes con los usuarios y programas para

evaluar su factibilidad, utilidad, legibilidad, comprensión y apariencia estética.


Existen cuatro lineamientos que facilitan el diseño de las pantallas:

• Mantenga una pantalla sencilla.

• Mantenga una presentación consistente en la pantalla.

• Facilite el movimiento del usuario entre pantallas.

• Cree una pantalla atractiva.

Cuando la pantalla se encuentra en la fase del diseño preliminar, antes de que hayan sidoasignados los espacios en la forma, es muy conveniente mostrar a los usuarios un bocetode la pantalla y recibir su retroalimentación acerca de las modificaciones o mejoras quedesearían. Este es un proceso interactivo que continúa hasta que el usuario se encuentrasatisfecho por lo que le proporciona la salida y la claridad del formato., hasta suaprobación.

Las gráficas facilitan la toma de decisiones al mostrar de manera rápida las tendenciaso los conceptos con un análisis posterior. Las gráficas deben ser precisas, fáciles decomprender y utilizar para ser efectivas en la comunicación de la información. Elanalista de sistemas debe determinar el propósito de la gráfica, el tipo de datos querequiere, su audiencia y los efectos que ejercen los diferentes tipos de gráficas sobrela audiencia.

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Un buen diseño de los formatos y las pantallas de entrada debe satisfacer los objetivosde eficacia, precisión, facilidad de uso, consistencia, sencillez y atracción.

La eficacia significa que las formas y las pantallas de entrada satisfagan propósitosespecíficos del sistema de información de la administración, mientras que la precisión serefiere a un diseño tal que asegure una realización satisfactoria.

El analista de sistemas debe tener la habilidad para diseñar de manera integral unaforma que resulte útil, las formas son documentos duplicados o preimpresos querequieren ser llenados por las personas, en respuesta a un procedimiento estandarizado.Las formas hacen surgir y capturan la información que los miembros de la organizaciónrequieren; y con frecuencia alimentan a la computadora, las formas sirven comodocumentos fuente para el personal que los alimenta.

Se deben observar cuatro lineamientos para el diseño de formas con el fin de alcanzaruna utilidad:

• Diseñe formas fáciles de llenar.• Asegúrese que las formas cumplan con el propósito para el cual fueron

diseñadas.• Diseñe formas que aseguren un llenado preciso.• Mantenga las formas atractivas.

Diseño de una entrada eficaz

Las formas deben seguir un flujo de izquierda a derecha, y de arriba hacia abajo, porquese basa en la manera en que las personas de la cultura occidental acostumbra leer unapágina.

Una segunda técnica que facilita el llenado correcto de las formas consiste en laagrupación lógica de la información. Las siete secciones principales que le confierensolidez a una forma son:

• Encabezado• Identificación y acceso• Instrucciones• Cuerpo de la forma• Firma y verificación• Totales• Comentarios

El uso de un rotulado claro es una técnica que facilita llenar la forma. Los rótulos leindican a las personas qué anotar en un espacio en blanco, en un renglón o en unrecuadro. Los rótulos de línea pueden encontrarse a la izquierda de áreas en blanco y enel mismo renglón, o bien pueden imprimirse debajo de la línea donde se registrará eldato. La ventaja de ubicar rótulos debajo de las líneas es que se dispone de más espacioen tal línea para el dato.


Otra forma de rotular es proporcionar un recuadro para los datos, en lugar de la línea.Los rótulos pueden ubicarse dentro, fuera o debajo del recuadro. Los recuadros auxiliana la gente a introducir los datos en el sitio correcto y también facilitan la lectura delreceptor de la forma.

Los cuadros de selección son más convenientes cuando el número de alternativas derespuesta se encuentra necesariamente restringido.Las tablas son muy convenientes dentro del cuerpo de una forma cuando se requierendetalles.

Puede utilizarse una combinación de rótulos y cuadros. Por ejemplo, las tablas puedenutilizarse para categorías específicas, tales como cantidades y los rótulos de líneaindican el sitio del registro de subtotales, puntos de venta y el total.

Las formas se crean para satisfacer uno o más de los objetivos de registro, proceso,almacenamiento o consulta de la información empresarial. En ocasiones, cuando secomparte cierta información básica es deseable proporcionar información diferente adistintos departamentos o usuarios.

El diseño es importante para que la gente se percate de la manera correcta de llenado,sin importar que sea la primera o la cuadragésima vez que la utiliza.

Las formas estéticas motivan a la gente y hacen que se les dé importancia. Estosignificará que cuando la gente llene las formas, se sentirá más satisfecha y ademásllenará la forma en toda su extensión.


El uso de diferentes tipos de letra dentro de la misma forma, puede mejorar su imagen.Puede motivarse el interés en la forma de separar categorías y subcategorías con líneasde diferente grosor. Los tipos de letra y las líneas de diferentes grosores son loselementos útiles de diseño para atraer la atención y hacer que la gente se sienta segurade que llena una forma correctamente.

Mucho de lo que ya hemos dicho acerca del buen diseño de formas puede transferirse aldiseño de pantallas. A continuación se presentan cuatro lineamientos para el diseño depantallas, que si bien son importantes, no son exhaustivos.

1. Mantenga la pantalla sencilla.2. Mantenga una presentación consistente.3. Facilite los movimientos del usuario entre pantallas.4. Cree pantallas atractivas.

El primer lineamiento para un buen diseño de pantallas es mantener la sencillez de lapantalla. La pantalla debe mostrar sólo lo que es necesario para la acción particular quese lleva a cabo.


La parte superior de la pantalla contiene la sección del encabezado, parte de la cual seencuentra programada para indicar al usuario en dónde se encuentra dentro de laaplicación o paquete. La segunda sección presenta el cuerpo de la pantalla, que contienelos datos vertidos en la forma de captura. La tercera sección de la pantalla se denominasección de “Comentarios e Instrucciones”. Esta sección puede contener un menú concisode órdenes que recuerda al usuario las funciones básicas del sistema, tales como elcambio de pantalla, o funciones tales como la grabación de archivos o la conclusión de lasesión de captura.

Otra manera de mantener la sencillez de la pantalla es emplear unas cuentasinstrucciones básicas que al ser llamadas sobrepongan ventanas, que cubran parcial ototalmente la pantalla activa con nueva información. De esta manera, el usuario comienzala interacción con el sistema, con una pantalla sencilla y de buen diseño, y controlando lacomplejidad del sistema a través del uso de ventanas múltiples.

Las ventanas prácticamente cuentan con aplicaciones sin límite. Por ejemplo, permitenque el usuario detenga la captura de datos y verifique otro archivo; obtenga detallesacerca de cómo debería proceder para capturar los datos; calcule un valor en la pantallay luego regrese a la captura de datos para teclear la suma; active una alarma que lerecuerde una cita, junto con otras numerosas posibilidades.


El segundo lineamiento para un buen diseño de pantalla es el mantenimiento de unaimagen consistente. Si el trabajo de los usuarios se basa en formas en papel, laspantallas deben apegarse a lo que se muestra en el papel. La consistencia de la pantallatambién se mantiene, si la información se localiza en la misma área cada vez que seaccesa una nueva pantalla.

El tercer lineamiento para un buen diseño de pantalla es la factibilidad de desplazarsecon facilidad entre una pantalla y otra. Un método comúnmente utilizado, es hacersentir al usuario que se mueve físicamente hacia una nueva pantalla.

Se crea uno de los métodos de movimiento al asignarle a las flechas del teclado o a “PgUp” para la página superior y “Pg Dn” para la página inferior, el desplazamiento a unanueva pantalla posterior o anterior de la pantalla ya completa.

Otra de las técnicas básicas de movimiento entre pantallas, permite que los usuarios sedesplacen con rapidez a otras pantallas, mediante la colocación del cursor junto a uncomando específico, tipo hipertexto.

El uso de diálogos entre el usuario y la computadora facilita cierta clase de movimientosentre las pantallas. La mecánica del diálogo es muy útil en aplicaciones como la telemercadotecnia. Las pantallas aparecen de acuerdo a la información introducida orespuestas dadas por el usuario.


El cuarto lineamiento para el buen diseño de pantallas es el desarrollo de una pantallaatractiva para el usuario. Las pantallas deben atraer al usuario y mantener su atención.Esto se logra con el uso de espacios abiertos que rodeen los campos de captura dedatos, de tal forma que la pantalla no se vea sobrecargada. Siempre será mejor utilizarpantallas múltiples, que amontonar todo en una sola. Al plantear sus pantallas utilice unflujo lógico.

Si la pantalla requiere ser compleja, tome muy en cuenta la presentación, separe lainformación por categorías, por medio de líneas formadas por puntos, diagonales, comas,signos de admiración o cuadros.

Las imágenes (iconos) son representaciones pictóricas en la pantalla, las cualessimbolizan ciertas acciones de cómputo que los usuarios pueden seleccionar mediante unratón o el teclado. Las imágenes hacen funciones similares a las palabras y puedenremplazarlas en menús numerosos, ya que su significado se comprende con mayorrapidez que el de las palabras. Utilice imágenes típicas que los usuarios puedaninterpretar fácilmente. Un usuario puede señalar un archivero, “sacar” una imagen de unfólder, “copiar” una hoja de papel y “tirar” la imagen al cesto de la basura.

El uso del color es una manera atractiva y comprobada para facilitar el acceso a lacomputadora. El uso apropiado del color en los monitores permite lograr contraste decaracteres y del fondo; resalta datos y campos de importancia; apunta errores ypermite codificaciones especiales para las entradas.


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Diseño de una Base de Datos

Primero, los datos deben estar disponibles para cuando el usuario desee usarlos.

Segundo, los datos deben ser precisos y consistentes (deben poseer una integridad). Lainformación obtenida de los datos debe contar con un formato útil que facilite laadministración, la planeación, el control o la toma de decisiones.

Una base de datos es una fuente central de datos significativos, los cuales soncompartidos por numerosos usuarios para diversas aplicaciones.

Los objetivos de eficacia de la base de datos son:

1. Asegurar que los datos puedan ser compartidos por los usuarios, para unavariedad de aplicaciones.

2. Que el mantenimiento de los datos sea preciso y consistente.

3. Asegurar que todos los datos requeridos para las aplicaciones presentes yfuturas se encuentren siempre disponibles

4. Permitir que la base de datos evoluciones y se adapte a las necesidadescrecientes de los usuarios.

5. Permitir que los usuarios desarrollen su propia visión de los datos, sinpreocuparse por la manera en que los datos se encuentren almacenadosfísicamente.

Los principales conceptos de una base de datos son:

• Entidad: Es cualquier objeto o evento, acerca del cual, se recolectan datos,también puede ser un evento o unidad de tiempo

• Relaciones: Son las asociaciones entre las entidades, los tipos de relaciones; uno auno, uno a muchos, muchos a uno.

• Atributos: Es una característica de una entidad. Puede haber muchos atributospara cada entidad.

• Registros: Es una colección de datos elementales que tienen algo en común con laentidad descrita.

• Llaves: Es un dato elemental en un registro que se utiliza como criterio deidentificación para éste.

• Metadatos: describen el nombre que se les da y la longitud asignada a cada datoelemental.

• Archivos maestros: Los archivos maestros contienen registros para un grupo deentidades. Los atributos pueden actualizarse frecuentemente, pero los registrosen sí, se mantienen permanentes.


• Archivos de tablas: Contiene datos que se utilizan para calcular otros datos o másparámetros de desempeño, ejemplo: tabla de tarifas.

• Archivos de transacción: Introduce cambios para la actualización del archivomaestro.

• Archivos de trabajo: Es aquel que reordena de forma particular a los registroscon el fin de accesarlos de manera más rápida.

• Archivos para impresión: se le conoce como spooling

• Organización secuencial: Cuando los registros se encuentran ordenadosfísicamente en un archivo.

• Listas de enlace: Los registros pueden ordenarse de manera lógica, en lugar defísica, utilizando listas de enlace.

• Organización de archivos dispersos o atomizados: Acceso a un registro aldirigirnos a su dirección, es factible reservar una dirección física para cadaregistro posible, se utiliza un método denominado disperso o atomizado (funciónHash).

• Organización indexada: Es diferente a un apuntador, en el sentido de que sealmacena en un archivo independiente del archivo de datos.


Una base de datos a diferencia de un archivo, la comparten muchos usuarios. Ynaturalmente cada usuario verá los datos de manera diferente. Nos referimos a laforma en que un usuario concibe y describe los datos desde una presentación de usuario.Sin embargo, el problema es que usuarios diferentes tienen enfoques diferentes. Estaspresentaciones se examinan en el modelo lógico global de la base de datos, queeventualmente deberá desarrollarse. Finalmente, el modelo lógico de la base de datosdebe transformarse en el correspondiente diseño físico de la base de datos. El diseñofísico considera la forma del almacenamiento de los datos y de sus interrelaciones, asícomo la mecánica del acceso.

Una estructura relacional consiste en una o más tablas bidimensionales, las cuales serefieren como relaciones. Los renglones de las tablas representan los registros y lascolumnas contienen los atributos. Una de las ventajas principales en la estructurarelacional, es que las consultas específicas se manejan de una manera muy eficiente.

Cuando las estructuras de relación se discuten en la literatura de base de datos, confrecuencia se utiliza un vocabulario diferente. Un archivo se denomina una relación, unregistro generalmente se refiere como una tipleta, o eneada y al conjunto de valores deatributos se le denomina dominio.


La normalización es un proceso para eliminar grupos repetidos presentes en registros delongitud variable. Es el proceso de transformación de las complejas presentaciones deusuarios y de los almacenamientos de datos en conjuntos estables de estructuras dedatos de menor tamaño.

La primera etapa del proceso incluye la eliminación de grupos repetidos y laidentificación de la llave que define al criterio primario, por lo que la relación necesitadesglosarse en dos o más relaciones.

El segundo paso asegura que todos los atributos no-llave, o sin llave, seancompletamente dependientes de la llave del criterio primario. Todas las dependenciasnormales se eliminan y se colocarán en otra relación.

El tercer paso elimina cualquier dependencia transitoria. Una dependencia transitoria esaquella en la cual sus atributos no-llave son dependientes de otros atributos no-llave.

Al diseñar la base de datos, el analista debe considerar el uso que se le dará finalmentea los datos. Aquellas preguntas que se plantean con referencia a nuestra base de datosse denominan “consultas” (queries).


Tipos de consulta:

1. Se proporciona la entidad y uno de sus atributos. El propósito de la consulta esencontrar el valor correspondiente.

2. El fin es encontrar la entidad o entidades, cuando se proporcionen un atributo y unvalor.

3. El propósito es determinar qué atributos se apegan a la descripción proporcionada,al contar con la entidad y el valor

4. Semejante a la primera. La diferencia estriba en que se desean los valores de todoslos atributos

5. Consulta global, pero tiene una forma similar a la consulta 2

6. Es similar a la consulta 3. La diferencia estriba en que esta consulta solicita unalista de los atributos para todas las entidades, en lugar de una entidad enparticular.


La recuperación y la presentación de los datos se realizan a través de ocho pasos:

1. Elección de una relación a partir de la base de datos.

2. Unión de dos relaciones.

3. Proyección de columnas a partir de la relación.

4. Selección de renglones de relación.

5. Generación de nuevos atributos.

6. Indexación u ordenación de renglones.

7. Cálculo de totales y otros parámetros.

8. Presentación de los datos.

El primer y el último pasos son obligatorios, pero los otros seis son opcionales,dependiendo de la manera de utilizar los datos.


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Diseño de Interfases de Usuario

Se debe tener como objetivo. El diseño de una interfaz que ayude a los usuarios y a susempresas a obtener o introducir información al sistema y que satisfagan los siguientesobjetivos:

• Eficacia, al lograr mediante el diseño de interfaces, que el usuario tenga acceso alsistema, de tal forma que sea congruente con sus necesidades particulares.

• Eficiencia demostrada a través de interfaces que mejoren la velocidad de capturade los datos y reduzcan los errores.

• Consideración del usuario, al demostrar un diseño adecuado de la interfaz y quefavorezca la retroalimentación del sistema para los usuarios en forma apropiada.

• Productividad, considerada a través del apego a los principios del diseñoergonómico de las interfaces de los usuarios y de sus áreas de trabajo.

La interfaz cuenta con dos componentes principales: el lenguaje de presentación, quees parte de la relación computadora-hombre y el lenguaje de acción que caracteriza laparte hombre-computadora. En un conjunto, ambos conceptos cubren la fórmula y elcontenido del término interfaz del usuario.

El idioma natural es ambiguo, ya que está repleto de múltiples excepciones para cadauna de las reglas, esta ambigüedad confiere ventajas a no contestar una respuestacomprometedora, sin embargo, numerosos programadores e investigadores estántrabajando de manera activa en el desarrollo de interfaces en lenguaje natural.

En una interfaz de preguntas y respuestas, la computadora plantea sobre la pantallauna pregunta al usuario., números desarrollos administrativos utilizan esta interfaz, yaque el sistema de cómputo controla la secuencia de preguntas y el usuario responde a loque se le solicita.

Los programadores intentan plantear preguntas de una manera concisa y comprensibleen una interfaz pregunta/respuesta, pero también deben anticiparse a los tipos derespuesta del usuario y que el sistema deberá aceptar.

Conviene incluir ayuda adicional u orientación para recordarle al usuario qué respuestasserían adecuadas y sobre esta base, muchos programadores así lo hacen.

Una interfaz de menú permite al usuario elegir las posibles opciones de una lista enpantalla. Los menús, considerados como interfaces, no son dependientes del hardware yes importante que conserve su consistencia, así el usuario debe presionar la teclaRETURN o el ENTER, o bien, la computadora se dirigirá a la rutina deseada cuando sepresione una sola tecla, si el menú ofrece números del 0 al 9, es posible pulsar una solavez el teclado, sin presionar el RETURN.


Los menús pueden encontrarse anidados, uno dentro del otro, de tal forma que elusuario los solicite conforme los requiere. Los menús anidados evitan que el usuario sigaviendo aquellas opciones del menú que ya no son de su interés, y de tal forma, se reducela información irrelevante para el usuario. Además, los menús anidados permiten unmovimiento rápido del usuario a lo largo del programa.

El método basado en formas y de llenado de formas, son formas que en pantalladespliegan campos que contiene datos o parámetros que requieren ser comunicados alusuario. Las formas en pantalla muestran la información que deberá introducirse, asícomo su ubicación. Los campos en blanco que requieran de la entrada de informacióndeben resaltarse mediante caracteres en video inverso o que destellan. El usuariodeberá desplazar el cursor de campo en campo, mediante un sencillo juego de las teclasde flechas. Este juego debe permitir el movimiento hacia un campo adelante o un campohacia atrás.

Las formas por pantalla para la entrada de datos pueden simplificarse al proporcionarvalores por omisión (default) en cada uno de los campos y permitir que el usuariomodifique tales valores si lo considera necesario.

La ventaja principal de una forma de entrada/salida es que la versión de la forma, unavez llenada, sirve como un excelente elemento de documentación. Muestra tanto elnombre de los campos, así como el contenido de la captura.


La interfaz del lenguaje de comandos permite que el usuario tome el control de laaplicación mediante una serie de teclas, comandos, frases o cierta secuencia de losmismos. Es un interfaz muy popular ya que es más depurada.

Los lenguajes por comandos manipulan a la computadora como un instrumento quepermite que el usuario controle el diálogo. Por lo tanto, el lenguaje por comandosconfiere mayor flexibilidad y control al usuario. Cuando el usuario le presenta a lacomputadora un comando, mediante el lenguaje por comandos, el sistema lo ejecuta demanera inmediata. Después el usuario procederá a solicitar otro comando.

La interfaz de manejo directo, permite al usuario el manejo directo de larepresentación gráfica en la pantalla, el cual puede realizarse mediante el acceso por elteclado, ratón o palanca (joystick), requiere de una mayor sofisticación del sistema. Unaretroalimentación continua sobre los objetos manejados, implica que se pueden hacercambios o correcciones de las operaciones con rapidez, sin incurrir en mensajes deerror.

La creación de interfaces de manipulación directa es todo un reto, ya que debe crearseun modelo apropiado de la realidad o un modelo conceptualmente aceptable de larepresentación. Esto requiere de la colaboración estrecha de los analistas de sistemas ylos programadores para conjuntar sus habilidades.


El ratón (Mouse) puede ser extremadamente eficaz para aplicaciones particulares.Aunque no sustituye la entrada de textos por el teclado, el ratón es un dispositivo deentrada bastante adecuado para implantar interfaces de manipulación directa querequieren de una representación gráfica.

Existen otras interfaces del usuario como los dispositivos de señalamiento a través delos lápices ópticos, las pantallas sensibles al tacto y los sistemas de reconocimiento ysíntesis del lenguaje. Cada una de estas interfaces cuenta con atributos especiales quelas hacen únicas para aplicaciones particulares.

Todos los sistemas requieren de la retroalimentación con el fin de supervisar ymodificar la conducta. La retroalimentación compara la conducta presente con las metaspreestablecidas y devuelve información que describe el distanciamiento existente entreel desempeño real y el que se intenta obtener.

La retroalimentación incrementa la confianza humana. Cuando los usuarios interactúancon las máquinas también necesitan de la retroalimentación para saber la manera en queprogresa su trabajo.

Los analistas de sistemas como diseñadores de interfaces para los usuarios, necesitanpercatarse de la necesidad humana de retroalimentación e incorporarla dentro delsistema.


La primera situación en la cual los usuarios requieren de la retroalimentación es cuandonecesitan saber que la computadora aceptó la entrada, por ejemplo tenemos a un usuarioque ejecuta un comando y la computadora lo retroalimenta con “READY”, conformeavanza al siguiente punto.

La retroalimentación es necesaria para advertir al usuario que la entrada carece de laforma correcta. Cuando los datos son incorrectos, una forma de informarle al usuario espresentar una ventana que describa con brevedad el problema de la entrada y la maneraen que el usuario puede corregirlo.

Las alarmas, las quejas o “beeps” pueden inducir cierta frustración o malhumor en elusuario. Además, la retroalimentación sonora, por sí sola no es descriptiva, de tal formaque no ofrece ningún auxilio al usuario sobre qué acciones tomar. Utilice de maneraocasional la retroalimentación sonora, quizás para denotar situaciones urgentes.

Uno de los tipos más importantes de retroalimentación consiste en informar al usuarioque habrá un retraso asociado al procesamiento de su solicitud, por lo cual esconveniente que aparezca un “ESPERE”. El momento de la retroalimentación puede llegara ser decisivo. Una respuesta demasiado lenta del sistema puede ocasionar que elusuario solicite comandos que impidan o bloqueen el proceso y una respuesta demasiadorápida puede hacer sentir al usuario que el sistema lo presiona. Los usuarios necesitansaber cuándo fue llevada a cabo por completo su petición para poder hace nuevaspeticiones.


La retroalimentación también es necesaria para indicar al usuario que la computadora esincapaz de llevar a cabo por completo una petición, ejemplo: “INCAPAZ DE PROCESARLA PETICION. VERIFIQUE NUEVAMENTE SU PETICION”.

La retroalimentación es esencial para todo ser humano aun al interactuar con lasmáquinas. Planifique la manera de proporcionar la retroalimentación a los usuarios, de talforma que ellos se percaten de que su entrada fue aceptada; su entrada se encuentra enla forma correcta; si el proceso se está llevando a cabo, si las peticiones pueden o noser procesadas, y si se requiere de mayor información detallada, así como la manera deobtenerla.

Los factores importantes para la productividad y confort, tales como el color, lailuminación del área de cómputo, el teclado, los monitores, el mobiliario y los asientospara el uso de la computadora, son factores decisivos para lograr que la gente utilice demanera eficiente el sistema que se haya diseñado.

No debe dejar de considerarse la poderosa influencia que el lugar de trabajo ejercesobre la relación del usuario con el sistema. En ocasiones, no está bajo el control delanalista de sistemas lo que existe en el área de trabajo. Sin embargo, si la oportunidadse le presenta, debe ser capaz de recomendar un diseño ergonómico del lugar detrabajo. Dentro de las variables importantes a considerar respecto al espacio detrabajo, tenemos: el color y la iluminación de la sala; las pantallas y los teclados de losusuarios; las mesas de cómputo y el asiento del usuario.


Las salas de cómputo deben pintarse con tonalidades neutras, con texturas lisas que noirriten los sentidos de sus asistentes, ni los deslumbren con reflejos. No permita lacolocación de monitores en donde la luz de la ventana incida de manera directa sobre lapantalla, ya que esto ocasiona graves problemas de reflejos. Los teclados deber ser tanflexibles y ajustables como sea posible.

No es una buena idea colocar el teclado para la captura de datos sobre un escritoriocomún y corriente. La altura estándar de 74 cm. es demasiado alta para un uso continuodel teclado, lo cual ocasiona dolores de espalda, de cuello y de brazos. Si los usuariosdisponen de una mesa de cómputo y de un escritorio, el escritorio debe estar a 74 cm.de alto y la mesa de cómputo a 66 cm. Ambas pueden unirse en una configuración en “L”para fácil acceso.

Contar con una silla adecuada además de ser cómoda, incrementa la productividad delusuario. Las sillas de los usuarios deben carecer de descansabrazos, con un firmesoporte, tanto en la parte superior como en la parte inferior, y además con un asientode firme acojinado que proporciones un soporte adecuado.


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Diseño de procedimientos precisos de entrada de datos

La calidad de captura de datos determina la calidad de la información de salida. El analistade sistemas puede apoyar la entrada precisa de los datos mediante el logro de tresobjetivos generales que son:

• Codificación eficaz• La captura y entrada de datos eficiente• El aseguramiento de la calidad a través de la validación

Al proceso de reexpresar datos ambiguos o complicados en dígitos o letras que secapturan con facilidad se le denomina codificación.

La codificación ayuda al analista de sistemas a alcanzar el objetivo de eficiencia, ya quelos datos que se encuentran codificados, requieren de menor tiempo para capturarse yreducen el número de elementos procesados. Además, los datos codificados puedenreducir espacio valioso de almacenamiento y de memoria.

Los códigos deben contar con un propósito como:

1. Mantener el seguimiento de algo2. Clasificación de la información3. Ocultar información4. Revelar información5. Solicitar acciones apropiadas

El código secuencial simple es un código que se asigna a algo que necesita numerarse,Ejemplo: las ordenes de trabajo de un fabricante de mobiliario reciben un número deorden. Este es un número de fácil referencia, el cual permite dar seguimiento a lasórdenes en proceso. Es más eficiente capturar la orden “5676”, que “la silla mecedorablanca con negro, con su empaque para Arthur Hook, Jr.”.

El código secuencial debe utilizarse cuando se necesite conocer el orden deprocesamiento por medio del cual entran al sistema los artículos, o el orden en el cual sellevan a cabo los eventos.

El código de origen alfabético es un enfoque de uso común para identificar un número decuenta. Ejemplo: el código 68506KND7533TVG, los primeros cinco dígitos se originan delos primeros cinco dígitos del código postal del suscriptor, los siguientes tres son lasprimeras tres consonantes del nombre del suscriptor, los siguientes cuatro númerosconforman el domicilio y los últimos tres identifican a la revista.

Los códigos permiten distinguir entre las clases de los artículos. Las clasificaciones sonnecesarias para múltiples propósitos. Por ejemplo, reflejar qué cobertura de un plan deseguro médico tiene un empleado, o demostrar qué estudiante ha concluido sus requisitosordinarios del trabajo del curso. Ejemplo: aquel que se utilizaría para agrupar los artículosdeducibles de impuestos, los códigos para artículos tales como el interés, los gatosmédicos, las contribuciones, etc. El sistema de codificación es sencillo: tome la letrainicial de cada una de las categorías. Para las Contribuciones será C; para Pagos de Interéses I; para Suministros S.


Los códigos de bloques secuenciales son una extensión de los códigos secuenciales. Laventaja de los códigos de bloques secuenciales es que los datos se agrupan con base encaracterísticas comunes, mientras que tienen la ventaja adicional de la sencillez.Ejemplo, lo números 100 al 199 esta destinado para hojas de calculo, del 200 al 299 aBases de datos, del 300 al 399 para procesadores de palabras, del 400 al 499 parautilerías, etc.

Los códigos pueden utilizarse para ocultar o disfrazar la información que deseamos queotros no identifiquen. Existen muchas razones por las cuales una empresa quisierahacerlo. Ejemplo: una tienda querrá que sus vendedores conozcan el precio deldistribuidor, para que se enteren hasta qué nivel de precio pueden negociar, pero queeste precio se encuentre codificado en la etiqueta.

Tal vez el método de codificación más sencillo es la sustitución directa de una letra porotra, de un número por otro o de una letra por un número.

En ocasiones es deseable proporcionar información significativa a través de un código.Ejemplo: en una tienda de ropa, la información referente al departamento, producto,color, y la talla se imprime junto con el precio en la etiqueta de cada artículo. Estopermite que, tanto los vendedores como los dependientes, localicen el sitio donde seencuentre la mercancía.


Podemos usar códigos de subconjuntos de dígitos significativos, con el propósito dedescribir un producto, como el número 4142191912 en el cual los primeros tres dígitosrepresentan al departamento(414), los siguientes tres al producto(219), los siguientesdos el color (19), y los últimos dos a la talla(12).

Un código nemotécnico sirve como auxiliar en la memorización. Mediante el uso de unacombinación de letras y de símbolos se puede implantar un código claro y preciso para unproducto, de tal forma, que el código sea fácil de utilizar y de comprender.

Con frecuencia, los códigos son necesarios para instruir, ya sea a la computadora o altomador de decisiones, sobre qué acciones realizar. En general, estos códigos seconocen como “códigos funcionales” y de manera típica toman la forma de una secuenciao de un código nemotécnico. El siguiente cuadro muestra un ejemplo de un códigofuncional para la actualización de los inventarios.

Código Función

1 Entregado

2 Vendido

3 Destruido

4 Perdido o robado

5 Devuelto

6 Transferido

7 Entrada de la revista (sumar)

8 Salida de la revista (restar)


Los códigos deben ser concisos, pues los códigos muy largos implican que se pulsen másteclas; y en consecuencia, aumente el riesgo del error. Este enfoque permite un mejormanejo y toma ventaja de la manera en que la gente procesa la información por tramospequeños.

Estabilidad significa que el código de identificación de un cliente no cambiará cada vezque se reciban nuevos datos de él. En un sistema nemotécnico no modifique lasabreviaturas de los códigos, ya que esto hace que se vuelva extremadamente difícil laadaptación de los capturistas.

Con el fin de que los códigos funcionen, éstos deben ser únicos y clasificables, además,evite que el uso de códigos de caracteres que se parezcan o suenen de manera similar,que pueden causar confusión tales como la O (letra o) y 0 (el número cero), así como la Iy el número 1, la letra Z y el número 2.

En todos los casos los códigos deben apegarse a un formato común. Mantenga launiformidad de los datos, Ejemplo: utilice un solo formato de fecha.

Una característica fundamental de un buen código es su adaptabilidad. El analista debetener en mente que los sistemas evolucionan con el tiempo y que el sistema decodificación debe tener posibilidad de adaptarse a las circunstancias. El número declientes crecerá, los nombres de los clientes cambiaran y los proveedores llegarán amodificar el esquema de clasificación de sus productos. El analista necesita tener lacapacidad de pronosticar las necesidades futuras de la organización y anticiparse con undiseño adaptable de los códigos para las necesidades futuras.


A menos que el analista desee encubrir de manera intencional la información, los códigosdeben tener un significado. Los códigos efectivos no sólo contienen información,también tienen un sentido para quienes los utiliza. Los códigos significativos son másfáciles de comprender, de trabajar con ellos y de recordar. La tarea de la captura dedatos se vuelve más interesante cuando los códigos cuentan con un significado y no sólose introduce una serie de números carentes del menor significado.

La decisión de qué datos capturar, la realizan los analistas de sistemas junto con losusuarios del sistema. Gran parte de lo que se captura es específico del negocio. Debidoal costo de mano de obra, la captura de los datos, su entrada, almacenamiento y registroson tareas de alto costo.

Las computadoras realizan de manera automática las tareas repetitivas, como registrarla hora de la transacción, calcular nuevos valores para la entrada, y almacenar yregistrar datos en el momento que se le solicite. Al considerar las mejores cualidadesde las computadoras, un diseño eficiente de la captura de datos evita que se captureninnecesariamente ciertos datos. Esto reducirá en gran medida el error humano y elaburrimiento.

AL decidir lo que no se captura, también debe tomarse en consideración la capacidad dela computadora para hacer operaciones. Ejemplo: La computadora calcula el número demillas de cada vuelo, agrega estas millas a la cuenta del cliente y actualiza el total demillas que la cuenta acumula.


Aunque los usuarios pudieran sugerir qué datos son innecesarios, estas decisiones nodeben realizarse en el momento de la captura. Más bien, tal decisión la realizará elanalista de sistemas, en conjunto con los usuarios, en las primeras etapas del desarrollodel sistema.

Una manera de evitar un cuello de botella es asegurarse de que se cuenta con suficientecapacidad para manejar los datos que se capturan. Con base en la consideración obvia deahorrar trabajo, evitar pasos adicionales, es una forma de preservar la calidad de losdatos. El uso de un sistema en línea, en tiempo real, que captura los datos de los clientessin necesidad de llenar formas, es un excelente ejemplo de cómo evitar pasos en lacaptura de los datos.

El reconocimiento de óptico de caracteres (OCR: Optical Character Recognition) es unaforma de leer la entrada a partir de un documento fuente mediante un digitalizadoróptico. El incremento en velocidad del OCR proviene de no tener que codificar o teclearlos datos a partir de los documentos fuente. Elimina muchos de los pasos que llevantiempo y que causan errores.


Existen otros métodos para la captura de los datos que cada vez se utilizan más. Lamayoría de estos métodos reducen los costos de mano de obra al requerir muy pocashabilidades del operador o muy poca capacitación; al acelerar físicamente la captura delos datos a su fuente y al eliminar la necesidad de un documento fuente. Al hacer todoesto, el proceso se vuelve más rápido y mucho más confiable. Los métodos de capturason:

• Reconocimiento de caracteres en tinta magnética (MICR): La entrada de datosse da a través del reconocimiento de caracteres en tinta magnética, por medio deuna máquina que lee e interpreta una línea sencilla de material codificado continta que contiene partículas magnéticas.

• Formas sensibles a marcas: Permiten la captura de datos a través de undigitalizador que verifica el sitio de las marcas que el lápiz de plomo hizo sobrelas formas especiales.

• Formas perforadas: Las formas perforadas se utilizan para propósitos devotación, cuando los votos se deben contar de manera rápida.

• Códigos de barras: Permiten un alto grado de precisión en la captura de datos.Permite la captura automática de los datos, lo cual puede utilizarse para volver aarreglar, darle un seguimiento más preciso al inventario y pronosticarnecesidades futuras.

• Cintas de datos: codifican textos, graficas y datos en pequeños puntosrectangulares sobre una cinta angosta de papel.


La validación de las transacciones de entrada se da en buena medida a través delsoftware, lo cual es responsabilidad del programador.

Existen tres problemas principales que pueden presentarse con las transacciones deentrada:

• Capturar datos equivocados en el sistema,

• Presentar datos o personas no autorizadas o

• Pedir al sistema que realice una función inaceptable.

Es esencial que los datos de entrada sean válidos por sí mismos, así como lastransacciones realizadas con ellos. Para asegurarlo se pueden incorporar diferentespruebas en el software:

• Evaluación de datos saltantes: se verifica que no falten datos.

• Evaluación de la longitud correcta del campo: que la entrada cuente con unalongitud de campo correcta.

• Evaluación del tipo de composición: verificar que los datos se integren encifras, sin incluir letras o viceversa.


• Evaluación del rango o de racionalidad: verificar si el dato tiene sentido parala transacción, como una fecha que no este fuera de rango, o una edad que seavalida.

• Pruebas para valores no validos: Verificar las respuestas en donde los datosse dividen en un número limitado de clases.

• Prueba para la comparación de datos ya almacenados: valida el dato deentrada con información que se encuentra almacenada en la computadora.

• Establecimiento de códigos de autovalidación: utilizar un digito verificadorque es calculado a través de un modelo matemático, realizado sobre el mismodato.

• El uso de dígitos de verificación: utilizar un digito de verificación a través deun modelo matemático, realizado sobre el dato.


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Ingenieria e implementación de software

• Aseguramiento de la calidad mediante ingeniería de software

• Implementación exitosa del sistema de información

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El aseguramiento de la calida, en algún tiempo llamado control de calidad, parte de dosideas:

• El usuario del sistema de información para la administración o del sistema de apoyopara la toma de decisiones es el elemento más importante para establecer y evaluarla calidad.

• Es mucho menos costoso corregir problemas cuando éstos se encuentran en susetapas iniciales que esperar a que el problema se exprese mediante quejas de losusuarios o la aparición de crisis.

El uso del aseguramiento de la calidad a lo largo del proceso de su desarrollo reduce losriesgos y ayuda para que el sistema resultante sea el que necesitemos y deseamos;además, demuestre su valía al incidir sobre ciertos aspectos del desempeño de laempresa.En lugar de concebir la calidad como el control del número de productos defectuososque se producen, la calidad se considera ahora como un proceso evolutivo hacia laperfección, que se denomina el aseguramiento de la calidad total.

Las investigaciones realizadas de los sistemas de información para la administración(MIS: Management Information Support) y los sistemas de apoyo a la toma dedecisiones (DSS Decision Support Systems), enfatizan la importancia decisiva delusuario para asegurar una implementación del sistema con éxito

Aseguramiento de la calidad mediante ingeniería de software

Se deben cubrir dos aspectos para obtener un aseguramiento de la calidad total de losproyectos de sistemas:

1. Debe existir el soporte total de la dirección de la organización, los esfuerzossuperficiales no tienen sentido.

2. A través del trabajo de los círculos de calidad MIS o de otros mecanismos yaexistentes, la directiva y los usuarios deben desarrollar los lineamientos paraestablecer estándares de calidad de tales sistemas de información.

Parte de la tarea de los analistas de sistemas consiste en motivar a los usuarios acristalizar sus expectativas acerca de los sistemas informáticos (SI) y la relación conellos.

La verificación estructurada es una manera de escudriñar la programación y eldesarrollo global, resaltar los problemas del sistema y permitir que el programador o elanalista responsable de una sección, realice los cambios correspondientes.

La inspección estructurada involucra por lo menos a cuatro personas.

1. Responsable de la sección del sistema (programador o analista).2. Coordinador de la verificación.3. Programador o analista de sistemas.4. Persona que toma notas de las sugerencias.


Cada persona participa en una verificación o supervisión de seguimiento, el coordinadorsupervisa que cada quien tome su papel y que se realicen las actividades programadas; elprogramador se presenta para escuchar, mas no para defender su forma de pensar; elque toma el papel del usuario se encuentra para destacar los errores o problemas, noespecificando la manera de solucionarlos.

El diseño ascendente se refiere a la identificación de aquellos procesos que necesitancomputarizarse conforme vayan apareciendo, su análisis como sistemas y sucodificación; o bien, la adquisición de paquetes de software para satisfacer el problemade inmediato. Aunque cada subsistema parece ofrecer lo que se requiere, cuando secontempla al sistema como una entidad global, adolece de ciertas limitaciones por habertomado un enfoque ascendente. Uno de ellos es la duplicación de esfuerzos para accederel software y más aún al introducir los datos, además de que los objetivos globales de laorganización no fueron considerados y en consecuencia, no se satisfacen.

El diseño descendente obliga a que los analistas de sistemas se enteren primero de losobjetivos globales de la organización, así como el establecimiento de la mejor manera desatisfacerlos dentro de un sistema integral. Luego, el analista se dirigirá a dividir talsistema en sus subsistemas y sus requerimientos.


Las ventajas se encuentran en evitar el caos originado al tratar de diseñar el sistema“en un solo paso”, así como la posibilidad de contar con grupos de analistas de sistemastrabajando por separado pero simultáneamente en subsistemas independientes, peronecesarios, además previene que el analista de sistemas se adentre en los detalles y déla pauta para que se pierdan los objetivos centrales del sistema (esto es, evitaranalizarlo en forma ascendente). Existe el riesgo de que el sistema se divida ensubsistemas “incorrectos”, que una vez que se realizan las divisiones en subsistemas, susinterfaces pueden descuidarse o simplemente ignorarse, además de que los subsistemasdeberán reintegrarse eventualmente.

Un enfoque de concepción modular significa descomponer la programación en fraccioneslógicas y manejables, así cada módulo debe ser funcionalmente cohesivo, por lo que losmódulos son más fáciles de escribir y de revisar; la detección de un error dentro de unmódulo es menos complicada y el mantenimiento de los módulos es mas fácil; laproblemática de los módulos es más fácil de entender.

El instrumento recomendado para el diseño de un sistema modular descendente sedenomina diagrama estructural. Un diagrama estructural simplemente es un diagramaque consta de rectángulos, los cuales representan a los módulos y se conectan por mediode flechas.


A los lados de las flechas de conexión se dibujan dos flechas más pequeñas. Talesflechas con círculos vacíos se denominan “parejas de datos”, mientras que las flechascon los círculos llenos se denominan indicadores de control. Estas flechas indican quealgo pasa, ya sea hacia abajo del módulo superior o de regreso del módulo inferior.

Otro símbolo que se utiliza en los diagramas estructurales es un bucle o lazo (loop), estesímbolo indica que los procedimientos encontrados en los módulos señalados serepetirán hasta el final.

Además, otro símbolo que se utiliza en los diagramas estructurales es el de un pequeñodiamante. El diamante se coloca en la base de uno de los rectángulos y significa, que seejecutará sólo uno de los módulos debajo del diamante.

Lo más conveniente para identificar en donde comenzar los procesos del diagramaestructural, es apoyándose en el diagrama de flujo de datos. Ya que el diagrama de flujode datos intenta ser una representación lógica del sistema, es poco usual que losmódulos sean iguales a él.

La estructura jerárquica hace que el diagrama estructural parezca un árbol invertido,pero la simetría es sólo una coincidencia. Se dice que una “transformación centralizada”cuando todas las transacciones siguen la misma trayectoria, cuando las transacciones nosiguen la misma trayectoria, el diagrama estructural es “una transacción centrada”


Los objetivos básicos del diagrama estructural son:

• Estimular el diseño descendente.• Apoyar el diseño del módulo e identificar apropiadamente los módulos.• Identificar y limitar en lo posible, las parejas de datos y las señales de control que

pasan entre los datos.

Aunque se logran estos objetivos, el diagrama estructural no puede, por sí solo, ser unatécnica de diseño/documentación, ya que no muestra el orden en el cual debenejecutarse los módulos (el diagrama de flujo de datos, si satisface esto), además de nomostrar bastante detalle (los diagramas Nassi-Schneiderman, Warnier-Orr yPseudocódigo sí lo satisfacen).

La planeación y el control son elementos esenciales de cualquier sistema que aspire atener éxito. El esfuerzo del aseguramiento de la calidad total, requiere que losprogramas se documenten de manera adecuada.

El software y los procedimientos deben quedar documentados, de manera tal, que seancodificados en un formato de fácil acceso. En sí, cierta documentación proporciona unpanorama del sistema, otra que contiene los procedimientos, detalla lo que deberealizarse para operar el software y una distinta detalla el código del programautilizado.


Actualmente no existe una sola técnica sencilla y estandarizada para la documentación yel diseño. Cada técnica tiene sus propias ventajas y desventajas, ya que cada una deellas tiene propiedades exclusivas.

HIPO es un acrónimo de Herarchy (más) Input/Process/Output, es una técnicajerárquica porque el sistema completo de programación se conforma con pequeñossubsistemas. Una vez que el diagrama jerárquico se completa, se elaboran otrosdiagramas HIPO en páginas divididas verticalmente entre las secciones, donde lasección izquierda corresponde a la entrada, la sección del centro corresponde alproceso, y la sección de la derecha contiene la salida.

HIPO fue desarrollada por IBM. Existen tres tipos principales de diagramas en lossistemas HIPO:

• VTOC o tabla visual de contenido: Es el diagrama de jerarquías, es similar a untípico diagrama de la estructura de una organización; tomando la forma de unapirámide. Debajo del diagrama hay un espacio para una descripción más detallada delos cuadros.

• Diagramas generales IPO: Permite una visión global de la entrada, el proceso y lasalida, y en consecuencia se refiere como diagrama panorámico.

• Diagramas detallados IPO: Deben descomponerse en cada uno de los módulosautocontenidos en él.


HIPO requiere de una considerable cantidad de espacio gráfico. Con el fin de ver todoel programa completo, son necesarias varias páginas. Y muchas páginas hacen que ellector se pierda.

Otro enfoque visual, pero más estructurado para el diseño y la documentación de losprogramas es el diagrama de flujo ordinario. Sin embargo existen numerosasdesventajas en su uso de los diagramas ordinarios de flujo: no se elaboran con base enlos principios de la programación estructurada, de tal forma que ilustran el flujo delprograma, pero no su estructura, además cada autor utiliza un estilo particular; y enconsecuencia, un autor tendrá dificultades para leer el diagrama de flujo de otro autor.Tal vez la mejor razón para utilizar un diagrama de flujo es que han sido utilizadoshistóricamente.

Un enfoque más estructurado, pero tal vez menos visual para el diseño y ladocumentación es el diagrama Nassi-Schneiderman (N-S). La principal ventaja de undiagrama N-S es que adopta la filosofía de la programación estructurada y utiliza unnúmero limitado de símbolos, de tal forma que el diagrama de flujo ocupa menos espacioy puede leerse con cierta facilidad por la gente poco familiarizada con símbolos ajenos alos de los diagramas de flujo. A continuación se muestran los tres símbolos básicos deeste tipo de diagrama:


En la programación estructurada se utiliza un enfoque descendente. El analistacomenzará dibujando primero las principales subrutinas y luego hará una sangría paracompletar más adelante las subrutinas internas.

Los beneficios de la utilización de este tipo de diagrama son múltiples, ya queproporcionan al analista un instrumento de ayuda para el diseño de programas y de suproceso de desarrollo, pues son compatibles con la programación estructurada, ademásson fáciles de leer por que no se requiere del conociendo de símbolos complejos.Tampoco abusan del precioso espacio.

Otra técnica estructurada es el diagram Warnier-Orr. Utiliza llaves como elementovisual, para representar conjuntos y subconjuntos, y las variables tales como M y N seutilizan para representar el número de casos de una iteración. Cuando una condición, yasea que se cumpla o no, se utiliza la notación (0,1) y un + significa que la lista de artículosson las posibles alternativas. Se utiliza PERFORM para dirigirse a otra parte delprograma.


Los diagramas Warnier-Orr son útiles porque son compatibles con las técnicas deprogramación estructurada; y además, son fáciles de desarrollar. Ya que tambiénmuestran un flujo de programación descendente y en una página, son superiores a losdiagramas HIPO, además son fáciles de leer y aun más fáciles de modificar que losdiagramas Nassi-Schneiderman.

El uso del Pseudocódigo es común en la industria; pero al parecer de unaestandarización, le confiere en general, poca aceptación. Ya que es tan similar a uncódigo de programación, llega a ser común que lo utilicen los programadores, pero no loutilizan los analistas de negocios.

Los manuales de procedimientos son documentos de carácter organizacional muycomunes, contienen códigos de programación, diagramas de flujo, etc., contienen lospasos para realizar diferentes transacciones; instrucciones de cómo resolver problemasde operación y qué hacer si algo no funciona.

Un buen manual se utiliza continuamente como referencia y como tal, necesitaorganizarse de una manera lógica, con un pensamiento cuidadoso acorde con lascircunstancias en las cuales se utilizará. Las críticas más comunes sobre los manualesson que están mal organizados, se tiene dificultad para encontrar la informaciónrequerida, no se resuelven dudas especificas y la falta de claridad en la redacción delmismo.


La técnica del FOLKLORE recopila la información que comparten los usuarios, pero querara vez queda plasmada en un escrito, es una técnica sistemática, basada en métodostradicionales, que han sido utilizados para recopilar el folklore y costumbres de laspersonas. El objetivo es recopilar información concerniente a las costumbres, cuentos,expresiones y elementos artísticos.

Al documentar costumbres y hábitos, el analista trata de dejar por escrito, lo que losusuarios hacen para lograr que los programas funcionen sin problemas. Los cuentos sonhistorias que los usuarios platican con referencia a su manera de ver el sistema, ademásexisten diversas expresiones a manera de recomendación que conviene tenerdocumentadas como “protege el original antes de respaldarlo”.

Debe haber una evaluación total de todos los elementos del sistema. La evaluación sedebe llevar a todo lo largo del desarrollo del sistema (no sólo al final); cumple con elpropósito de identificar aquellos problemas desconocidos. Debe probarse el sistematrabajando como una unidad, evaluándose las interfaces entre los subsistemas, laoperación adecuada de la salida, la utilidad y compresión de la documentación delsistema y de la salida.


Una buena parte de la responsabilidad de la evaluación del programa recae en el autororiginal de cada programa, el analista trabaja para asegurar que los programadoresimplanten las técnicas de evaluación adecuadas, los programadores deben revisarprimero sus programas para verificar la manera en la que trabajará el sistema a travésde una evaluación de escritorio, luego deben desarrollar datos de prueba, tanto válidoscomo no validos. Estos datos se presentan después para ver si las rutinas básicastrabajan y también para generar errores. El analista de sistemas verifica en la salida,posibles errores orientando al programador para que realice cualquier modificación.

Después se debe verificar también la operación de enlace, que se refiere también comoprueba de enlace. Las evaluaciones de enlace verifican que los programas seaninterdependientes y funcionen integradamente tal y como fue planeado. Primero seprocesan datos de prueba típicos para ver si el sistema puede manejar transaccionesnormales. Luego entonces se agregarán variaciones, la cuales incluirán datos inválidospara asegurar que el sistema pueda detectar los errores de manera adecuada.

Cuando la prueba de los sistemas con datos de prueba llega a ser satisfactoria es unabuena idea tratar que el sistema interactué con lo que se llama “datos reales”, los cualesson datos que han sido procesados con éxito por el sistema existente. No es suficienteentrevistar a los usuarios acerca de cómo interaccionarán con el sistema; debeobservarlo de manera directa.


Cuanto mejor sea el diseño del sistema, más fácil será darle mantenimiento y serequerirá menos dinero de la empresa para su mantenimiento. El mantenimiento serealiza generalmente para mejorar un software existente, más que para responder a unacrisis o a una falla de sistema. Conforme cambian los requerimientos de los usuarios, elsoftware y la documentación también deberían cambiar, como parte del trabajo demantenimiento.

La auditoria es otra forma de asegurar la calidad de la información que contiene elsistema. Los auditores estudian los controles utilizados por el sistema para asegurarque éste realiza lo que supuestamente debe de hacer.

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Implementación exitosa del sistema de información

Se denomina implementación al proceso que asegura la operatividad del sistema deinformación y que permite al usuario obtener beneficios por su operación. El analistadispone de diferentes enfoques para llevar a cabo esta tarea, como son:

• Asignación de mayor capacidad en el uso del equipo de cómputo a los usuarios, vía uncentro de información y/o procesos distribuidos (tiempo de uso de equipo decomputo)

• El adiestramiento de los usuarios: Uso de estrategias para el adiestramiento deusuarios

• La conversión de sistemas antiguos: Selección de una estrategia para conversión delos sistemas.

• La evaluación de los nuevos: Establecer parámetros de desempeño, para evaluar elcentro o el sistema de información.

El analista sabe que no todas las necesidades a largo plazo del usuario pueden atenderseadecuadamente en un proyecto de sistemas de gran escala. En ocasiones, lasnecesidades cambian antes de que se entregue el sistema; en otras, los usuarios nopueden esperar meses o años para contar con una solución.

Como una manera de facilitar a los usuarios el cumplimiento de sus necesidades deinformación a corto plazo, y mientras reciben el soporte del departamento de sistemas,se propone la creación e implementación de un centro de información, para lo cual deberealizarse un análisis costo-beneficio, ya que es importante que el centro de informacióncontribuya con su propia rentabilidad a la del negocio. Los cuatro pasos necesarios paraestablecer un centro de información son:

1. Juzgar que la necesidad del centro de información existe entre los usuarios.

2.Obtener el consenso de los departamentos de sistemas, de los usuarios, y lostomadores de decisiones relevantes, de que el centro de información esindispensable.

3.Establecer el centro de información con la adecuada asignación de espacio, staff,compra de hardware y de software

4.Operar el centro de información a escala piloto.

Objetivos del centro de información: tiene como objetivo primario apoyar a los usuariosinternos de la organización en el acceso de los datos, de tal forma que puedan formular,analizar y resolver sus propios problemas o preguntas de trabajo mediante el uso de lascomputadoras.

El centro de información proporciona una oportunidad de soporte o de administraciónpara el analista de sistemas. Es posible iniciar un centro de información con un gerentey dos o tres analistas técnicos.


El personal del centro de información se encuentra presente para: educar y adiestrar alos usuarios acerca de cómo acceder bases de datos pertinentes; auxiliarlos a formularuna consulta; demostrar cómo utilizar los paquetes e instrumentos disponibles; apoyar alusuario en la terminal y motivar a los nuevos usuarios.

Un centro de información no intenta reemplazar a los proyectos de sistemastradicionales. Más bien, intenta eliminar aquellas asperezas que surgen del conflictopermanente entre el personal de sistemas y los usuarios, además de liberar analistaspara el desarrollo de los proyectos de grandes sistemas.

Conforme el usuario aprende más, se vuelve menos dependiente de la gente clave desistemas. Además, a la larga, el conocimiento de los sistemas de información y de sususos se extiende más rápidamente dentro de la organización

Además, con el apoyo de un centro de información, los usuarios pueden diseñarnumerosas salidas nuevas que reflejen las necesidades de último minuto, lo cual libera alos analistas para concentrarse en el diseño de sistemas.

No debe considerarse al centro de información como un área de trabajo exclusivamenteal servicio del departamento de sistemas. Tampoco debe ser ubicado dentro de un áreafuncional (por ejemplo contabilidad); debe ubicarse de forma tal que sea accesible demanera equilibrada para todas las áreas funcionales.


Ventajas del centro de información para los usuarios

Ventajas para el departamento de sistemas

Mayor acceso al recurso de la información Reduce presiones al manejar consultassencillas con rapidez

Mayor acceso a soporte técnico El usuario diseña la salida; libera al analistapara el diseño de sistemas

Las necesidades de la información puedensatisfacerse con rapidez

La orientación del departamento hacia elservicio es evidente para los usuarios

Los usuarios se vuelven menos dependientes Los usuarios se vuelven menos dependientes

El conocimiento de los sistemas deinformación se disemina con mayor rapidez

Desventajas potenciales de los centros de información

El centro e información puede convertirse en el caballo de batalla del departamento de sistemas, si su posición dentro de la organización es pobre

El personal de sistemas y los usuarios deben comprometerse a modificar sus relaciones de trabajo


Personal suficiente e idóneo para el centro de información

Puesto Características requeridas

Gerente Habilidades para la gerencia y buena comunicación; formaciónde analista de sistemas

Especialista deproducto

Antecedentes técnicos; adiestramiento como analista desistemas; rápido aprendizaje de los nuevos paquetes desoftware; comunica conocimientos a los otros

Técnico Excelente conocimiento técnico que le confiera rapidez en elaprendizaje

Instructor Conocimiento de las técnicas de adiestramiento; le agradainteraccionar con los usuarios, aprende con rapidez

Secretaria/documentista

Mantiene la comunicación interna del centro de información;mantiene y actualiza los manuales y otros documentos delcentro

Es fundamental que se cuente con una adecuada instalación física para el centro deinformación. Para ser aceptado como una entidad seria, debe asignársele un espacioadecuado, accesible y seguro.


El concepto de prototipo del centro de información se refiere al inicio de servicios enpequeña escala. Esto permite que el personal del CI se entere de dónde ocurren losproblemas potenciales y pueda proporcionar respuestas favorables al usuario. Opere elcentro de Información sólo para unos cuantos usuarios, tal vez cinco o seis. Elijacuidadosamente a los usuarios entre aquellos que cuenten con una necesidad real y quepuedan ser adecuadamente atendidos.

Existen cuatro tipos principales de redes para sistemas distribuidos:

1. Jerárquica,2. Estrella3. Anillo y4. Bus

El uso de satélites permite que los sistemas distribuidos tengan un excelente acceso amúltiples destinos de un país.

Los sistemas distribuidos permiten el almacenamiento de los datos donde no hay“manera” de una transacción en línea o en tiempo real. El uso de sistemas distribuidosllega a reducir el costo del equipo, ya que no todas las unidades del sistema necesitantener la capacidad para realizar todas las funciones. Ciertas capacidades puedencompartirse, tales como el procesamiento y el almacenamiento.


Ventajas de los sistemas distribuidos

1. Permite el almacenamiento de los datos fuera de línea,transaccionales en tiempo real.2. Hace uso de materiales menos costosos para el almacenamiento delos datos cuando no todos los usuarios necesitan simultáneamentetodos los datos3. Reduce el costo del equipo, ya que no todas las partes del sistemanecesitan desarrollar todas las funciones.

4. Reduce el costo del equipo al permitir flexibilidad en la elección defabricante.5. En un principio, es menos costoso que los grandes sistemas, pues losplanes de expansión no obligan a adquirir todo el hardware.

Desventajas de los sistemas distribuidos

1. Dificultad para lograr un sistema confiable.

2. Los aspectos de seguridad se incrementan proporcionalmente,cuando tienen acceso al sistema más individuos.

3. Los analistas deben recalcar la presencia de la red y susinteracciones, y minimizar el poder de los subsistemas.

4. La elección equivocada del nivel de cómputo (esto es, individual enlugar del departamento, del departamento en lugar de la división).


Se denomina adiestramiento al proceso educativo que involucra a los analistas desistemas con los usuarios. En la implantación de grandes proyectos, con frecuencia elanalista llegará a administrar el adiestramiento, más que a involucrarse de maneradirecta en él.

Todos aquellos que tengan un uso primario o secundario del sistema deben seradiestrados. Es posible que algunos instructores adiestren a un pequeño gruporepresentativo de las distintas áreas funcionales que vaya a utilizar el nuevo sistema deinformación. Ellos a su vez, podrán adiestrar al resto de los usuarios.

El analista debe apegarse a cuatro lineamientos principales para implantar eladiestramiento, que son:

1) Establecimiento de objetivos mensurables

2) El uso de métodos apropiados de adiestramiento

3) Selección de sitios convenientes para la capacitación

4) El empleo de adiestramiento de materiales comprensibles.


Otro enfoque de implantación es la actualización física de sistemas de informaciónexistentes en uno nuevo o modificado. Existen cinco estrategias para la conversión-actualización de un sistema antiguo a uno nuevo:

1. Reemplazo total: La conversión por reemplazo total significa que para una fechaespecífica, el sistema anterior se retira y el nuevo se pone en uso, se considera unenfoque riesgoso, pues sus desventajas son numerosas, ya que puede incurrirse engrandes retrasos si ocurren errores, ya que no habrá una manera alternativa pararealizar el procesamiento, por lo que no hay una manera de comparar los nuevosresultados con los anteriores.

2.Conversión en paralelo: Esta se refiere al uso del sistema anterior y del nuevo almismo tiempo, en paralelo, ofrece cierta seguridad a los usuarios quienes noestarán forzados a cambiar bruscamente hacia el nuevo sistema, las desventajasque tiene son principalmente el costo de operar dos sistemas al mismo tiempo y elagobio de los empleados por tener que duplicar virtualmente su trabajo durante laetapa de conversión.

3.Conversión gradual: Intenta combinar las ventajas de los dos planes anteriores sinincurrir en todos los riesgos, permite que los usuarios se involucren con el nuevosistema de manera gradual y la posibilidad de detectar y recuperarse de loserrores.


4. Prototipo modular: Considera la construcción de un prototipo modular operativo,para cambiar de manera gradual los viejos sistemas por unos nuevos, los usuarios sefamiliarizan con los módulos conforme éstos se vuelven operativos.

5. Conversión distribuida: Esto se refiere a una situación en la cual se contemplanmuchas instalaciones del mismo sistema. Tal y como ocurre con los sistemasbancarios o las franquicias de restaurantes o almacenes de ropa. Una conversióntotal se realiza en uno de los sitios y cuando esta conversión concluye con éxito, serealizan las otras conversiones en los otros sitios.

La seguridad es responsabilidad de todos aquellos que están en contacto con el sistemay sólo es tan buena como la conducta o política más laxa dentro de la organización. Laseguridad tiene tres aspectos interrelacionados:

• Físicos: Se refiere a las instalaciones de cómputo, a nuestro equipo y al software, eincluyen el acceso controlado a las instalaciones, el respaldo frecuente deinformación, garantizar una corriente eléctrica sin interrupciones, alarmas contrafuego o inundaciones.

• Lógicos: Se refiere a los controles lógicos dentro del software, son conocidos,como contraseñas o códigos de autorización.


• De conducta: La conducta interna de los miembros de la organización es decisivapara el buen éxito de los esfuerzos en seguridad. Las políticas referentes a laseguridad deben estar escritas, distribuidas y actualizadas, de forma tal que losempleados estén plenamente enterados de las expectativas con ellos y de susresponsabilidades. Parte de la faceta de la conducta de la seguridad es lasupervisión de la conducta en intervalos regulares. Es deseable el inventariofrecuente y periódico del equipo y del software; además de investigar aquellosaccesos al sistema en sesiones extremadamente largas o en horarios no usuales.

En reconocimiento a la importancia que tienen las evaluaciones de los sistemas deinformación y del centro de información, se han desarrollado múltiples técnicas deevaluación como:

• Análisis costo-beneficio

• Modelos de estimación del valor de una decisión

• Simulación o estadística bayesiana

• Evaluaciones del usuario

• Compromiso del usuario

• Enfoques de utilería de información que examinan las propiedades de la información


El enfoque de utilerías de información para la evaluación de los sistemas puede ser unatécnica comprensiva y fructífera para medir el éxito de un sistema en desarrollo. Lasutilerías de la información incluyen:

• La posesión: ¿Quién debe ser responsable de la toma de decisiones?

• Forma: ¿Qué tipo de salida se distribuye entre quienes toman las decisiones?

• Lugar: ¿Dónde debe distribuirse la información?. La información debe llevarse almismo sitio donde se realiza la decisión.

• Tiempo: Cuándo debe proporcionarse la información?. La información debe llegaranticipadamente al momento de la decisión.

• Actualización: Considera cómo se introduce la información y cómo se utiliza por eltomador de decisiones.

• Objetivo: Contesta el porqué del sistema de información, al preguntar si las salidastienen algún valor para auxiliar a la organización para alcanzar sus objetivos.

Un sistema de información puede evaluarse como éxito si posee las seis utileríasanteriores. Si el módulo del sistema se juzga como “pobre” al proporcionar una de lasutilerías, el modelo completo está destinado al fracaso. Un intento parcial de unautilería puede resultar en un módulo con éxito parcial. Si el módulo del sistema deinformación se juzga como “bueno” al proporcionar cada utilería, el módulo tendrá éxito.

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Análisis y diseño de sistemas estructurado

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