Análisis y Descripción de Puestos

Qué es Análisis y descripción de puestos de trabajo?

Análisis de puestos

Es el procedimiento de obtención de información acerca de los puestos, centrándose en el contenido, aspectos y condiciones que le rodean.

Descripción de puestos

Es el documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejado el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

Análisis y Descripción de Puestos, sirve:Análisis y Descripción de Puestos, sirve:

De punto de partida para el diseño de otro tipo de De punto de partida para el diseño de otro tipo de herramientas más avanzadas que nos permitirán continuar herramientas más avanzadas que nos permitirán continuar mejorando en la gestión del desarrollo de nuestro equipo mejorando en la gestión del desarrollo de nuestro equipo humano. humano.

Es a través del análisis y descripción de puestos, que Es a través del análisis y descripción de puestos, que conseguimos ubicar el puesto en la organización, describir conseguimos ubicar el puesto en la organización, describir su misión, funciones principales y tareas necesarias para su misión, funciones principales y tareas necesarias para desempeñar de modo completo dichas funciones. desempeñar de modo completo dichas funciones.

Según necesidades, esta estructura mínima puede Según necesidades, esta estructura mínima puede completarse con apartados relativos a: seguridad y medios completarse con apartados relativos a: seguridad y medios de protección propios del puesto de trabajo, relaciones de protección propios del puesto de trabajo, relaciones internas y externas, perfil profesiográfico idóneo de la internas y externas, perfil profesiográfico idóneo de la persona que debería ocupar el puesto, etc. persona que debería ocupar el puesto, etc.

Beneficios del análisis y descripción de puestos

Los beneficios más importantes que nos aporta son: Permitir acotar y definir claramente para cada puesto de trabajo

las funciones y responsabilidades propias de su posición; Eliminar repeticiones funcionales entre diferentes personas; Determinar claramente las responsabilidades y asegurarse de

que todas las tareas y funciones de la organización tienen un responsable.

Nos permite cumplir con creces las exigencias que las diferentes normativas de calidad exigen en la descripción de las funciones y responsabilidades del personal de la organización

Beneficios del análisis y descripción de puestos

Son mejoras muy importantes las ya conseguidas con su implantación para cualquier organización pero, además, nos puede servir de punto de partida para continuar desarrollando otro tipo de herramientas de gestión de recursos humanos más complejas como:

Sistemas de evaluación del desempeño, Elaboración de perfiles profesiográficos del puesto

para futuras selecciones de personal, Reducción del tiempo de acogida del personal, Identificación de necesidades de formación, Elaboración de mapas de competencias, etc.

· El análisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo:

En la medida en que no tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en sí.

Aparece entonces el peligro que acecha a todo analista de puestos: perder la orientación y concentrarse en el titular del puesto de trabajo en lugar de hacerlo en el propio puesto.

Esta circunstancia también está presente en el proceso de valoración de los puestos de trabajo. 

Los puestos: Curiosamente, son considerados como una posesión

personal por parte de sus ocupantes y ello unido al inevitable egocentrismo presente en la interpretación de las percepciones individuales induce a los empleados a considerar este proceso como una intromisión territorial molesta.

El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones.

El puesto de trabajo:

Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo.

Es el principal nexo de unión entre los empleados y la organización.

Efectivamente, este vínculo permite a los individuos realizar aportaciones para con su organización, al tiempo que les permite recibir las recompensas pertinentes.

Estas recompensas pueden ser:

Intrínsecas (satisfacción respecto al trabajo realizado, sentimientos de logro, etc.) y

Extrínsecas (promociones y remuneraciones principalmente).

Hágase constar en este momento que la remuneración continúa ocupando un lugar ciertamente privilegiado entre los instrumentos de motivación de que disponen las organizaciones, y que es precisamente el puesto de trabajo ocupado uno de los principales determinantes del montante económico recibido por tal concepto.

Mediante esta información se elaboraría el perfil profesiográfico.

El análisis y descripción de puestos de trabajo

Es una herramienta básica para toda la Gestión de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los individuos y sus aspectos

colectivos, permite controlar la carga laboral y su evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones técnicas y los equilibrios de la organización.   En la descripción se detallan: "Que hacen" los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeño del puesto. "Como lo hacen": Recursos que utilizan, métodos que emplean, manera como ejecutan cada tarea. "Para qué lo hacen": Objetivos que pretenden conseguir, propósito de cada tarea.

Junto a esto se han de especificar los requisitos y cualificaciones necesarias para que el trabajador realice las tareas con una cierta garantía de éxito.

Profesiograma De Cargos.  

A partir del ADPT (Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo), se elabora el Profesiograma de cargos que constituye el documento que sintetiza los principales requerimientos y exigencias que debe poseer el ocupante del puesto.

“El Profesiograma, es el resultado de las actividades claves de ADPT, marca un hito metodológico fundamental y es un elemento esencial de conexión técnico – organizativo

Componentes esenciales del ADPT (Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo).

Teniendo en cuenta los estudios realizados es recomendable establecer un procedimiento para el Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo y a partir de este elaborar el modelo de profesiograma de cargos, que permita recoger toda la información necesaria acerca de las características y requisitos del candidato para ocupar el puesto de trabajo.

En que consiste En que consiste El profesiograma

 Consiste en un documento que organiza las conexiones técnico-organizativas por medio de una gráfica en que se resumen las aptitudes y capacidades de los puestos de trabajo que existen y los que cumplen los trabajadores.

Debe recoger obligatoriamente con respecto a los puestos de trabajo:

 La denominación del puesto de trabajo Su descripción profesional Su descripción técnica Su descripción orgánica Otras características y necesidades que se

pudieran requerir

Debe estar compuesto de seis denominaciones concretas de los puestos:

La identificación del puesto de trabajo El objetivo Las responsabilidades Las relaciones Las condiciones físicas que se requieren

para el trabajo, así como sus riesgos Los requerimientos que se exigen para

ocupar el puesto

Para realizar un profesiograma: Hay que definir la vacante o puesto a valorar, realizando

un análisis del trabajo y del puesto que se va a desarrollar. En él, se valoran las características que debe tener el candidato ideal para él, incluyendo una valoración de los niveles de exigencias en los que se puntúa al trabajador en cuanto a su cumplimiento.

Se deben valorar sólo las características que se requieren en la vacante existente y las que realmente tiene el candidato. La descripción de características ha de ser objetiva, con características reales y cuantificables, sin ambigüedades, con una descripción sencilla y sin equívocos, clara, concreta y completa.

Tipos de ProfesiogramaTipos de Profesiograma

Existen muchas formas de elaboración del profesiograma, de manera cada uno de ellos no es único ni existe un modelo global, además de estar bien diferenciado en cuanto a los cambios de los tiempos y el entorno laboral además de diferenciarse en cada uno de los trabajos.

Como surge el Profesiograma:Como surge el Profesiograma:

Surge de la necesidad de valorar el puesto de trabajo y los trabajadores que lo desempeñarán, ya que los puestos de trabajo y las empresas no son iguales, de manera que es necesario poder realizar unas medidas sobre las características requeridas para poder valorar su efectivo cumplimiento y los candidatos ideales que pueden formar parte de la empresa en sus funciones concretas.

El procedimiento de Análisis y Descripción de puestos de trabajo utilizado

Debe brindarle información detallada y abarcadora a la Organización de todos los puestos de trabajo, para su estudio y al grupo de expertos que una vez procesada dicha información decidirán los aspectos claves que debe estar en el profesiograma de cargos, teniendo en cuenta la repercusión e importancia de estos en el desenvolvimiento del ocupante del puesto.

Esto nos permitirá que cuando se necesite consultar el profesiograma para un proceso de selección, un análisis de las necesidades y/o la evaluación del desempeño, se concentrará la atención en aquellos datos que realmente interesan.

 Los tipos de descripciones de

puestos Las descripciones genéricas se redactan a

grandes rasgos sin identificar tareas o competencia específicas.

Proporcionan una visión general de una categoría de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categoría.

Descripción genéricaPara redactar una descripción genérica, deben analizarse una

cantidad de puestos para hallar sus denominadores comunes.

Por ejemplo, una descripción genérica de "Contador General" incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional.

 No abarca las funciones específicas --cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especialización en el libro mayor-- o las unidades organizacionales menores dentro del Departamento Contable del que depende el puesto.

Un ejemplo de descripción de puestos genérica se observa abajo.

La forma genérica se utiliza sobre todo para lo siguiente:

•Formulación de programas de capacitación

•Designaciones

•Planificación organizacional

•Formulación de pautas del desempeño

•Planificación de la mano de obra

•Estudios de salarios

Descripción Específica Estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relación con otros puestos especificas dentro de las

más pequeñas unidades organizacionales. Por ejemplo~ el puesto especifico de "Contador a cargo del libro

mayor" debe identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable.

Expone el tipo de sistemas contables utilizados~ el tipo y frecuencia de los partes financieros que deben confeccionarse~ y los limites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales, geográficos o de otro tipo, de la compañía.  

Abajo aparece un ejemplo de descripciones de puestos especificas.

Las descripciones de puestos sirven Las descripciones de puestos sirven otros propósitos:otros propósitos:

Reclutamiento y Selección de PersonalReclutamiento y Selección de Personal Contratación de PersonalContratación de Personal Análisis precisos de puestosAnálisis precisos de puestos Evaluación de puestos (para la gestión de sueldos y Evaluación de puestos (para la gestión de sueldos y

salarios)salarios) Evaluaciones al DesempeñoEvaluaciones al Desempeño Elaboración de Planes de CarreraElaboración de Planes de Carrera CapacitacionesCapacitaciones Seguridad y SaludSeguridad y Salud

Elaboracion de OrganigramasElaboracion de Organigramas

Podemos decir que se trata:

De una importante herramienta de gestión del desarrollo de los recursos humanos de la empresa y de la propia organización interna del trabajo y resulta sencillo de implantar, aporta resultados positivos medibles de modo inmediato y establece las bases para continuar desarrollando otro tipo de herramientas de gestión más avanzados.

Métodos de análisis Existen diferentes métodos de obtener información

sobre el PUESTO, los más comunes son:

Observación directa: Las características más significativas de este método consisten en que una o más personas obtengan la información acerca de los trabajadores, observando o registrando las tareas asignadas de acuerdo a su puesto de trabajo, de lo cual podemos deducir que esta persona o grupo de ellas tienen una participación interactiva con los trabajadores, como por ejemplo existen empresas hoy en día las cuales graban el trabajo de sus empleados para luego analizarlo, sin embargo este método no se utiliza cuando el trabajo del empleado requiere un esfuerzo mental.

Cuestionario:

La descripción y especificación de PUESTO se realiza solicitando al personal que llene un cuestionario en el que responda las preguntas en forma individual, relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del PUESTO, su contenido y sus características.

La información recopilada a través del cuestionario se utilizará para obtener datos en el área de los deberes, tareas, propósito del PUESTO, distribución física, requisitos para realizar el trabajo (habilidades, educación, experiencia, exigencias físicas y mentales), el equipo y material que se utilizará, además de temas de interés especial en materia de salud y seguridad. El cuestionario debe ser preparado de manera que permita obtener respuestas concretas e información útil.

Entrevista:

Consiste en la interacción entre el analista de cargo y el empleado, esta interacción permite la eliminación de dudas y desconfianza principalmente frente a empleados conflictivos.

Existen tres tipos de entrevistas:

Entrevistas individuales, o sea, con cada empleado.Entrevistas colectivas, con grupos de empleados que realizan el mismo trabajo.Entrevistas con uno o más supervisores que tengan un conocimiento a fondo del PUESTO.

Métodos mixtos:

Es la combinación de dos o más métodos de análisis, la elección de estas combinaciones se hará según las necesidades de cada empresa como por ejemplo:

Tiempo, Objetivo de la descripción, Especificación del cargo y Personal disponible para esta tarea.

 Etapas en el análisis de

PUESTO

Etapa de planeación

Etapa de preparación

Etapa de ejecución

Etapa de planeación: Sucede apoyada de distintos pasos los cuales se nombran a continuación:En una primera etapa se determina “que” PUESTOS van a describirse.Se elabora el organigrama para ver así en que posición va cada uno de los puestos.Se elabora el cronograma de trabajo el cual es utilizado para iniciar el programa de análisis.Se realiza la elección de uno o más métodos de análisis.Se realiza una selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el análisis-

 Etapa de preparación:

En esta etapa se dispone de los elementos y personas que se requieren.

Se escogen los analistas de PUESTO que conformarán el equipo de trabajo.Se prepara el material de trabajo.Se dispone del ambiente.Se realiza una recolección de datos.

Etapa de ejecución: Fase en la que se toman los datos relativos a los PUESTOS que se analizarán para luego redactar un análisis.

Se realiza una recolección de datos a través de los ya mencionados métodos de análisis.Selección de datos obtenidos.Se redacta en forma provisoria el análisis, elaborado por el analista de cargos.Se presenta este informe a la persona correspondiente, para rectificarlo o ratificarlo.Se vuelve a redactar el análisis pero en forma definitiva.Se realiza la presentación oficial del informe final.

Gracias !!!!