144 El retorno de la inversión (ROI) en implementaciones de ERP’s
Análisis retorno de inversión
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1. Análisis del retorno de la inversión (ARI)
1.1. Beneficios de las FME
¿Cómo influye un sistema médico computarizado en una clínica de ojos?
Un sistema FME reduce dramáticamente la manipulación de papel (traslado y rellenado de
fichas, manipulación de cintas de papel de autorefratómetros y lensómetros, etc.). Algunos
sistemas conducen un análisis automático de tendencias gráficas de la agudeza visual y
presiones intraoculares que acelera y realzan la toma de decisión del médico. La capacidad
de tratamiento del paciente es incrementado debido a las interfaces automatizadas de los
instrumentos y a los métodos de ingreso de datos rápido tales como las plantillas
predefinidas del flujo de trabajo. Estos son los datos que se mueven a través de la clínica de
ojos en lugar de las personas que trabajan allí. Una ficha FME reduce errores en la
transcripción y a su vez elimina prescripciones incorrectas en la medicación o también
decisiones erróneas en la terapia. Incluso la tradicional relación entre doctor y escriba se
mejora, ya que la transcripción computarizada de los resultados dictados es más eficiente. La
fotografía oftálmica tradicional es reemplazada por imágenes digitalizadas obtenidas
instantáneamente desde cámaras de retina o desde lámparas de hendidura con capacidad
de video, esto es, se ahorra tiempo y dinero. Cuando se usa el módulo de co-gestión de
clínicas de ojos, las FME sofisticadas permiten el uso de vídeos para teleconferencias en
“tiempo real” incluyendo visualizaciones de imágenes del segmento anterior y posterior,
archivos OCT, campos visuales, etc. Tanto como la comunicación por “correo electrónico”.
Los sistemas profesionales FME (como el software ifa) son “tan amigables” que los médicos
que aseguran que nunca registrarían sus propios datos, al final terminan haciéndolo para
dejar que los técnicos se ocupen de otras tareas. Ya no se pierde tiempo y no hay gasto
alguno al redactarse manualmente las cartas a los colegas o en correspondencia obligatoria,
debido a simples funciones de combinación de datos con cartas “pre-elaboradas”. Debido a
su facilidad de uso y colección amplia de datos, la ficha médica electrónica crea un registro
de datos que otorga una mayor capacidad de defensa en caso de litigio.
¿Por qué las clínicas de ojos se deciden por las fichas médicas electrónicas?
Cualquiera que considere una ficha médica electrónica debe entender de antemano que el
proceso es fácil con el producto correcto y el soporte profesional de un equipo
experimentado, y no debe ser visto como un “paseo por el parque”. Debe entenderse que
habrá cambios en los procedimientos clínicos, resistencia del personal, que se requerirá un
entrenamiento extenso apropiado y un cierto periodo de tiempo donde se usará
simultáneamente papel y el sistema “sin papel”.
Una vez que se hayan hecho los salvados respectivos para duplicar las visitas de los
pacientes, no hay necesidad de crear más papel del que ya existe en la clínica de ojos.
Además, hasta obtener un nivel suficiente de “historias de visita” para los pacientes activos,
existe la necesidad de referirse a los registros de papel de tiempo en tiempo.
La mayoría de clínicas de ojos usan software “HIS” (Sistema de información hospitalaria) y
necesitan añadir la capacidad de los registros médicos ofrecidos por un sistema FME. En
general estos dos sistemas de software coexisten en una clínica de ojos a través de una
“interface”. Normalmente una interface individual se desarrolla sobre la base de estándares
como HL7, DICOM o de acuerdo a conceptos IHE del cuidado de ojos (véase el Glosario de
términos). Dependiendo de las necesidades de la clínica de ojos, la información adicional
puede ser “compartida” entre los sistemas como parte de la solución informática.
¿Qué sucede con la productividad de la clínica de ojos?
Es normal que en los 2 a 3 meses posteriores a la instalación de un sistema de fichas
electrónicas médicas, la productividad por el lado de los exámenes sufra una ligera caída, a
veces de 5 a 10%. Esto se debe a la curva de aprendizaje del equipo profesional y médicos
sometido al nuevo método de registro de datos. Entre el tercer y cuarto mes de uso, los
niveles de productividad de médicos y personal sobrepasan los niveles del sistema basado
en papel. El ahorro de tiempo como resultado de la automatización del flujo de trabajo, la
integración de instrumentos, toma de historias, escritura de cartas y grabado de datos de
exámenes, representa usualmente un incremento de productividad de 15 a 20%. Entre 6 y 9
meses, la menor dependencia del papel archivado combinada con los beneficios de las
imágenes digitalizadas, hacen que la oposición disminuya, las decisiones de tratamientos
sean más rápidas, se generen formularios automáticos y los problemas asociados con los
errores de transcripción disminuyan. Todo ello incrementará la productividad en más de 35 a
40% respecto a los registros basados en papel y métodos de recuperación.
**Los resultados actuales pueden variar y dependen de la habilidad de la clínica para
aprender y adaptar el sistema.
Líneas de tiempo en meses
Nivel de productividad antes de fichas electrónicas
Productividad máxima con personal actual
3 6 9 12 15 18
Incremento de Productividad Periodo de introducción Periodo eficiente
0 - 3 meses Instal. & Entrenam.
Grasp Concept Curva aprendizaje
Cambio a rutinas
4 - 6 meses Equip . Interfaces
Perimetría sin papel Historias automatiz.
Ingr. rápido datos
Proeficiencia & El Consultorio sin papel
es una realidad
10 - 12 meses Decisiones tratam.
Llenado autm. fichas & ganancias
Co - Gestión Pt . Comunicación
7 - 9 meses Proces. imágenes
Dictado / Transcripción Correspondencia
Quejas disminuyen Medicac. / Prescrpc .
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1.2. Reporte de usuario acerca de las FME
¿Por qué digitalizar sus fichas médicas?
Por James Bolling, M.D. Jacksonville, Florida, EE UU
Artículo publicado por OPHTHALMOLOGY MANAGEMENT, Septiembre de 1997
Hace 3 años, nuestros 200 médicos, especializados en diversas áreas de oftalmología
decidieron trabajar sin papel. A un costo de $ 24 millones de dólares desarrollamos una
fuente de poder estable e instalamos 1,200 estaciones de trabajo y una red de fibra óptica
redundante. Seleccionamos el software de cinco proveedores diferentes. También tuvimos
que contar con personal especializado en informática y con técnicos externos. ¿Ha
funcionado todo ello? La respuesta de nuestro personal médico y administrativo fue
inequívoca: “Sí ”. A continuación expongo las razones que usted y su equipo podría tomar en
cuenta.
Reduce costos
¿Por qué lidiar con las fichas médicas electrónicas? Porque estamos en la mitad de una
revolución tecnológica. El costo del trabajo se hace paulatinamente más alto, y el costo de la
tecnología decae. Por ejemplo, cuando uno va de compras a en un centro comercial la cajera
ingresa cada producto mediante un escaneador láser. Muchas de las estaciones de gasolina
pueden ser usadas con tarjeta de crédito, en la propia bomba y sin tener que conversar con
alguien. Los negocios han adoptado estas innovaciones para ahorrar dinero. En cada caso, un
PC hace el trabajo que anteriormente lo hacía una persona. ¿Qué tiene que ver esto con la
oftalmología? La medicina, como cualquier actividad profesional, es cada vez más
competitiva y está también sujeta al incremento de la eficiencia y productividad. Con la
tecnología actual, los ordenadores no pueden reemplazar a los médicos, pero pueden
reemplazar la ayuda clerical y nosotros mismos manipulamos y mantenemos nuestras fichas
médicas. Por ejemplo, en un consultorio promedio se toma 5 minutos para encontrar una
ficha, prepararla para el médico y luego rellenarla. Si el consultorio ve 12 pacientes en una
hora, entonces el llenado de fichas deviene en un trabajo completo para una persona. En
nuestros consultorios hemos prescindido de un puesto de trabajo (tiempo completo) que se
encargaba del correo, recepción, rotulación y llenado de las diapositivas color y de los
angiogramas de fluoresceína, invirtiendo en un sistema digital de imágenes. Todas nuestras
imágenes son almacenadas en una red de ordenadores que se extienden a todos los
ambientes de exámenes. Bajo este sistema, uno puede revisar imágenes desde cualquier
estación en cualquier momento. Pero cuánto se ahorraría con un sistema de fichas
electrónicas médicas dependerá de cuán costoso es mantener sus fichas actuales.
¿Cuánto se ahorra en un diagnóstico?
Perimetría sin papel
¿Cuántos campos visuales (CV) se realizan e imprimen por semana? ca. 35
Tiempo total para procesar e imprimir cada resultado X 6 min.
Tiempo total que puede ser ahorrado con un PC = 210 min.
Dividido por 40 min., el promedio de tiempo CV por paciente ÷ 40 min.
Número total de campos visuales adicionales CV por semana = 5 CV
CVs adicionales realizados por semana = $35/campo
Ahorro potencial = $175
Fotografía digital
¿Cuántas fotografías son tomadas y desarrolladas cada semana? (incluye cámara Fundus, B-scan, cámara de lámpara de hendidura)
ca. 30
(Material promedio y costo por imagen es $1.25) X $1.25
Ahorro potencial por semana = $37.50
Documentación mejorada
Como la presión de un consultorio lleno es grande, a muchos de nosotros se nos hace
dificultoso escribir cada detalle de un examen de ojo completo. En particular, muchos
médicos dejarían libres los resultados negativos porque son los positivos con los que se tiene
que tener cuidado. Pero, el cortar las esquinas puede reducir la calidad del cuidado, e incluso
puede menoscabar las buenas prácticas. Por ejemplo, el hecho que un paciente se niegue a
tener dolor de cabeza podría ser importante si le da un derrame cerebral después de salir de
su consultorio. La legibilidad es otro aspecto importante de la documentación y tiene una
importancia cada vez mayor. Como bien sabemos, la continuidad del cuidado no es lo que
usualmente se hace. En estos tiempos se hace muy común revisar los registros de otros
médicos. Una manera de mejorar la legibilidad es dictar las propias notas. Esto permite dejar
una gran cantidad de información rápida y legible. Usted puede modernizar el proceso
creando un documento con texto preseleccionado, esto es, una plantilla. Si todo el examen
tiene un resultado normal, usted puede dictar “examen normal, por plantilla” y su
transcriptor y usted pueden ahorrar tiempo al usar bloques preseleccionados de texto
llamados “macros”. Desde luego, existen problemas significativos con el dictado. En primer
lugar, es dificultoso asegurar la precisión de una nota clínica de dictado. En segundo lugar, el
dictar números puede ser muy dificultoso. Por ejemplo, algo tan simple como el ingreso de
la prescripción de lentes para un paciente deviene en una pesadilla con el dictado. Primero,
su técnico lee los lentes con un lensómetro y escribe la prescripción en un pedazo de papel;
usted lee la prescripción en una cinta de grabación o en un sistema de grabación digital; y
finalmente, un transcriptor escucha la secuencia de números y los tipea en sus notas. Una
tarea que involucró una persona en el pasado ahora involucra tres personas. En nuestros
consultorios, resolvemos el problema interfaceando un lensómetro semi-automático con un
PC mediante un programa. Esto hace que el personal ingrese las medidas del lensómetro
directamente en la ficha médica sin necesidad de escribir algo adicional.
Incremento de la eficiencia
Sin duda, las fichas médicas electrónicas han incrementado mi eficiencia. Que ellas mejoren
su productividad dependerá de cuánto se haga ahora. Consideremos unos cuantos ejemplos.
Como usted sabe; cuando uno escribe una prescripción, usted tiene que registrar la
prescripción en la ficha y en el bloque de prescripciones. Si la información se encuentra en
forma digital, muchos programas de software le permitirán fácilmente imprimir las
prescripciones desde la información que está en la ficha. Si usted gasta demasiado tiempo
buscando las fichas de papel o buscando datos sin clasificar en ellas, entonces encontrará
que colocar sus fichas en un PC es otra manera de registrar sus fichas médicas para ahorrar
tiempo. Imagínese esto: cuando su oficina reciba las llamadas de sus pacientes, sus fichas
médicas las tendrá instantáneamente en sus dedos. Otra forma que usted puede ahorrar
tiempo con las fichas médicas electrónicas es usar las cartas autogeneradas. Si la fecha en su
ficha médica está en el formato de la base de datos, los campos serán insertados en un
documento como Word para producir la carta que enviará al médico de referencia de su
paciente. La comunicación con el personal también puede ser simplificada. Si usted está
tratando a la Sra. Smith y usted quiere que la secretaria llame al paciente para fijar la fecha
de cirugía, podrá hacerlo desde su estación de trabajo sin tener que coger el teléfono o ir a
buscarla.
¿Cómo ahorra un PC administrativamente?
Manipulación de fichas
¿Cuántos pacientes se atienden por día? ca. 50
(5 minutos para localizar, suministrar, retornar y rellenar una ficha) x 5 min.
Total de minutos que el personal puede ahorrar con un PC = 250 min.
x número de días que el consultorio está abierto por semana (5) x 5
Total de horas que el personal puede ahorrar = 21 horas
x un salario promedio de $17.50 x $17.50
Ahorro potencial por semana = 367.50
Dictado y corrección
¿Cuántas cartas por día dicta el médico? ca. 15
(promedio por ficha de paciente es 3 minutos) x 3 min.
Total de minutos que el médico puede ahorrar = 45 min.
x número de días que el médico atiende pacientes por semana (4) x 4 días
Total de horas que pueden ser ahorradas = 3 horas
x honorario promedio del médico x $93.00
($93.00 por hora = $200K salario)
Ahorro potencial por semana = $279
Transcripción
¿Cuántas cartas se transcriben por semana? ca. 40
(promedio nacional es $4.00 por carta por transcripción) x $4.00
Ahorro potencial por semana = $160.00
¿Cómo un PC incrementa la eficiencia?
Instrumentos automatizados
Tiempo promedio por paciente para realizar un pre-examen 7 a 9 min.
Tiempo promedio por paciente ahorrado con un PC 1. a 1.4 min.
x número de pacientes por día (50) x 50
Tiempo total ahorrado en el área de pre-exámenes = 70 min.
Documentación e ingreso de datos
Tiempo promedio para completar la documentación de una ficha 2 a 3 min.
x 40% de ahorro con un PC x 40%
Tiempo promedio ahorrado con un PC = 0.8 a 1.2min.
x número de pacientes por día (50) x 50
Tiempo total ahorrado en el ambiente de exámenes al documentar con un PC
= 60 min.
Flujo de pacientes
Tiempo total ahorrado en el área de pre-exámenes 70 min.
Tiempo total ahorrado en la documentación + 60 min.
Tiempo total ahorrado = 130 min.
Dividido por 15 min. (tiempo promedio por examen) ÷ 15 min.
Total de nuevos pacientes que pueden ser atendidos por día con un PC
= 8
x $30.00 promedio de carga por examen x 30
Total adicional de ingresos con mayor productividad por día = $240
x días el consultorio está abierto por semana (5) x 5
Ingreso total adicional por semana = $1,200
Implementando las FME en el consultorio
El proceso de implementación de las fichas médicas electrónicas en su consultorio puede ser
uno de miseria de corto plazo o uno provechoso de largo plazo. El escoger el hardware y
software correctos, puede “intimidar” y ser costoso. Lo que para algunos consultorios puede
resultar, no lo es para otros. Los productos que usted compra deben estar basados en el
análisis de su consultorio. Los ejemplos descritos en las páginas del “análisis de
productividad” le pueden dar una idea de cómo calcular qué fichas médicas digitales y le
permitirán ahorrar en su consultorio en términos de tiempo y dinero. También deberá
considerar otros factores como el entrenamiento de su personal para usar las fichas digitales
y cómo usar el soporte técnico. Usted tendrá que familiarizarse con los requerimientos
legales para mantener las fichas médicas electrónicas en su país. Las regulaciones varían, así
que asegúrese de hacerlo. Otra consideración importante: Tiene que tomar precauciones
para asegurar y salvar su sistema. La transición de papel a las fichas de pacientes
electrónicas puede ser penosa a veces, pero el cambio hacia los sistemas de fichas digitales
significa estar siendo competitivo en el futuro. Esta es una decisión que sólo usted puede
hacer.
¿Cómo se paga un PC por sí mismo?
Costo estimado de una inversión en un sistema FME $51,280
Soporte promedio mensual (basado en 1% de software por mes) $250
Ahorros anticipados semanales del análisis de productividad (total de ahorros de la manipulación de fichas, dictado y corrección, transcripción, CV adicionales, fotografía digital, pacientes incrementados)
= $2,219
x 48 semanas de consultorio al año x 48
Ahorro total anual = $106,512
No. de meses aprox. en que se paga la inversión 6
(El Dr. Bolling es oftalmólogo de la Clínica Mayo de Jacksonville. Es retinólogo y viene usando
fichas médicas electrónicas desde 2 años antes de escribir este artículo.)