Analisis Proceso 2010

7/23/2019 Analisis Proceso 2010

1/37

esanesan 1

ANALISIS Y MEJORAMIENTOANALISIS Y MEJORAMIENTO

DE PROCESODE PROCESO


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esanesan 2

Las 5 fases de mejoramiento de los procesos

Organizacin para el mejoramiento:Asegurar el xito mediante el liderazgo y compromiso.

Comprensin del proceso:Comprender todas las dimensiones del actual proceso de la empresa.

Modernizacin:Mejorar la eficiencia, efectividad, adaptailidad del proceso de la empresa.

Mediciones y controles:!oner en practica un sistema para controlar el proceso para un mejoramiento

de progresivo.

Mejoramiento continuo:!oner en practica un proceso de mejoramiento continuo


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esanesan 3

Preparacin de la Empresa". #ormacin de un e$uipo de mejoramiento de procesos

%. &erar$u'a de procesos (frugalizacin)

(*eparar el macroproceso en su procesos)

+. ducacin del e$uipo de mejoramiento de procesos

-. iderazgo y compromiso

/. 0dentificacin de procesos crticos

1. *eleccin de los procesos a mejorarse

MACROPROCESO

INPUT OUTPUTProceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4

RECURSOS

PRODUCTOS


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esanesan 4

Visin General del ProcesoVisin General del Proceso

Se requiere comprender:

Quines son los proveedores de los inputs del proceso.

Quines son los clientes (internos y externos) de los outputs del

proceso.

Con qu otros procesos se interacta.

MaterialesInformacin / Clientes

RecursosTransformados

Proceso Productivo

OUTPUTINPUTProducto

s yserviciosEmpleados

Equipos / Facilidades

Recursos queayudan a la

transformacin


5/37esanesan !

MAPEO DE PROCESOS


6/37esanesan "

Deinicin del Alcance del ProcesoDeinicin del Alcance del Proceso


7/37esanesan #

Ni!eles de An"lisis de ProcesosNi!eles de An"lisis de Procesos

MACROPROCESO

PROCESO

S#$PROCESO

SIN EM$ARGO% TODOS SON PROCESOS &SIN EM$ARGO% TODOS SON PROCESOS &


8/37esan

DIAGRAMAS DE 'L#JO


9/37esanesan

1$

Dia(rama de $lo)*eDia(rama de $lo)*e

Visin general r!pida " no comple#a del

proceso$

Principales s%m&olos son' el circulo alargado

que indica el inicio " el (nal del )u#o los

rect!ngulos representan acti*idades en frases

descripti*as " concisas " las )ec+as conectan

los rect!ngulos " la direccin que tiene el )u#o

de informacin

Inicio

!in

Reconocer

Evaluar

De"nir

Presentar


10/37esanesan

11

Dia(rama de $lo)*eDia(rama de $lo)*e

A#licaciones

,-entro de cada rect!ngulo se puede desarrollar

muc+as acti*idades por lo cual se puede

desagregar " desarrollar diagramas muc+o mas

detallado$

,Cada rotulo descripti*o de la acti*idad puede

empe.ar con un *er&o que permita de(nir

acertadamente la acti*idad de la empresa$

,as frases estandari.adas permiten acelerar la

comprensin,os diagramas de &loque pueden )uir tanto

*ertical como +ori.ontalmente

Inicio

!in

Reconocer

Evaluar

De"nir

Presentar


11/37esanesan

12

Dia(rama de $lo)*e e inormacinDia(rama de $lo)*e e inormacin

Es pro&a&le que un proceso

tenga un sistema de

comunicacin separado "

diferente al )u#o de acti*idades

que se pueda ela&orar "comprender como parte integral

de las operaciones

DPTO A

D#to A$ D#to A% D#to A&

A $'$ A %'$ A &'$ A &'%


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esanesan 13

Dia(rama de $lo)*e e inormacinDia(rama de $lo)*e e inormacin

A#licaciones

,0rganigrama

,0tra forma de presentar el )u#ode la compa%a es mediantel%neas slidas " los de

comunicacin por l%neaspunteadas$

,n &uen sistema decomunicacin )u"e en forma

ascendente descendente olateral como tam&in con )ec+asen am&os etremos indicandouna comunicacin de do&le *%a$

DPTO A

D#to A$ D#to A% D#to A&

A $'$ A %'$ A &'$ A &'%


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esanesan 14

Dia(rama de l*+o (eo(r"icoDia(rama de l*+o (eo(r"ico

5nali.a el plano

geogr!(co o )u#o f%sico de

las acti*idades

minimi.ando eldesperdicio de tiempo

mientras la produccin

resultante de tra&a#o o

recursos se despla.anentre acti*idades$

Medico

Personal62

Prestaciones63

o&&"

Parqueo

Inicio

Fin

Cafeter%a67

8eguridad69Ingenier%a6:

Conferencias64


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esanesan 1!

Dia(rama de l*+o (eo(r"icoDia(rama de l*+o (eo(r"ico

A#licaciones

,El an!lisis de este diagramare*ela el desperdicio detiempo " despla.amiento$,Es una +erramienta ;til parae*aluar el plan deldepartamento su )u#o dedocumentos " el )u#o deproductos identi(cando eleceso " las demoras dealmacenamiento$, 8ir*e para anali.ar los

patrones de tra(co en !reasmu" congestionadas comoarc+i*os computadoras "fotocopiadoras$

Medico

Personal62

Prestaciones63

o&&"

Parqueo

Inicio

Fin

Cafeter%a67

8eguridad69Ingenier%a6:

Conferencias64


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esanesan 1#

Dia(rama deDia(rama de

'l*+o '*ncional'l*+o '*ncionalInicio %$

Si

No

Muestra el mo*imiento entre

diferentes unidades lo que es

;til particularmente en la

e*aluacin de tiempos de

acti*idad " ciclo


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esanesan

S#PERVISORS#PERVISORPROMOTORPROMOTORA'ILIADOA'ILIADO OPERACIONESOPERACIONES

Consulta

so%re

al sistema

INICIO

PROCESOPROCESO, A'ILIACION, A'ILIACION

&sesor'a

so%re el S

y & *+,-+

Se

&ilia

/

0la%ora

Contrato de&iliacin

*0

ecepcin de

,normacin

"

"

Con-ra-o de AiliacinCon-ra-o de Ailiacin

iitacin

2O

15/ cont15/ cont

500 cont/sem500 cont/sem

ec5a6o*0

2O

-*CC,-+

Flujo de Procesos e IndicadoresFlujo de Procesos e Indicadores

% cont/sem% cont/sem

reca!adosreca!ados

1 /da1 /da

FIN

TIEMPO DELTIEMPO DEL

PROCESOPROCESO

INS#MO . PRODINS#MO . PROD

DEL PROCESODEL PROCESO

INDICADOR DELINDICADOR DEL

PROCESOPROCESO

P#NTO DEP#NTO DE

CONTROLCONTROL

evisin y

eulari6acin


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esanesan 17

Dia(rama deDia(rama de

inormacininormacin

os diagramas de informacinsiguen el recorrido de lainformacin a lo largo de unproceso$

Muestra el intercam&io deinformacin entre las unidadesde una organi.acin " elprocesamiento de la misma$

O$Datos

P$

D%

Inicio

!$

D$

O%

D$

D%

P)P&

!%

D0! D&

!in


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esanesan 2$

$' MACROPROCESO PRODUCTI1O DE A1ES

E2EMP3OS DE MACROPROCESOS

ProductoPollo1ivo

Pedido del Servicio Proceso deCone4in

!acturacin Recaudaciones

%' MACROPROCESO COMERCIA3I5ACI6N E37CTRICA

!aenamientoRece#cin Des#ac8oEm#aque

Des#resado


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esanesan

Procesos in-ernos de almac/n


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esanesan 22

iarama de lu8oDescri0e el l*+o de inormacin% clien-es% personal% e)*ipo 1 ma-eriales a

-ra!/s de *n proceso

Cliente de#a elautom*il

Mec!nicoreali.a

diagnstico

>oti(cacinal ClientePago

8e discuteel tra&a#onecesario

Cliente lle*a elautom*il

Pedido dePartes

-isponi&ilidadde partes

?ra&a#osde correccin

Inspeccinprue&a

@eali.a?ra&a#o

Visi&le >o *isi&le

Cr%ticoFallas


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esanesan 23

8olicitudde Crdito

5n!lisisde @iesgo

5pro&acinde Crdito

5dministracin" -esem&olso

Macro#roceso de Cr9dito

CARACTER:STICAS (ENERA3ES DE3PROCESO;

CantidadPorcentare>an 1alor *. &%'$=No A>re>an 1alor $%* +,'.=Total de Actividades $-) $//'/=

CantidadDocumentos ori>inales que se >eneran 42Co#ias que se >eneran 11Total de Documentos 93

Personas que #artici#an en el #roceso 13Sistemas Inform?ticos que utili@an 3Entes e4ternos que #artici#an en el #roceso 1A

AN3ISIS DE PROCESOSAN3ISIS DE PROCESOS


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esanesan 24

@equerimiento deMateriales

Veri(cacion deMaterial en Bodega

5pro&acion paracompra del Material

Compra de Material @ecepcion deMateriales@ecepcion deMateriales

-espac+o delMaterial

Pago a Pro*eedores

CaraterBsticas (enerales del ProcesoCantidad Porcentaan 1alor 2E 1C4D

No A>re>an 1alor 12E C17D

Total de Actividades 19C 1AAD

Cantidad

Documentos ori>inales que se >eneran 19

Co#ias que se >eneran 2ATotal de Documentos 39

Personas que #artici#an en el #roceso 2:

Sistemas Inform?ticos que utili@an 3

PROCESO DE COMPRAS

AN3ISIS DE PROCESOSAN3ISIS DE PROCESOS


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esanesan 2!

5cti*idades que no contri&u"en a satisfacer losrequerimientos del cliente$ Estas acti*idades sepodr%an eliminar sin afectar la funcionalidad delproducto/ser*icio

5cti*idades que no contri&u"en a satisfacer losrequerimientos del cliente$ Estas acti*idades sepodr%an eliminar sin afectar la funcionalidad delproducto/ser*icio

5cti*idades que se de&enreali.ar para satisfacer losrequerimientos del cliente

5cti*idades que se de&enreali.ar para satisfacer losrequerimientos del cliente

Actividad

Necesaria #ara>enerar elout#ut

Contriuye a lasfunciones de la

em#resa

Sin valora>re>ado

Contriuye a losrequerimientos

del cliente

1alorA>re>ado

real

1alor a>re>ado#ara la em#resa

Si No

No

8i

Si

No

,@egistrar la orden,Completar la pli.a,In*estigar los datos

,@egistrar la fec+a de reci&o,Formato de pedidos,Preparar informes (nancieros

,@e*isin " apro&acin,?ransporte " mo*imiento,5rc+i*o " almacenamiento

,@epeticin de tra&a#o,-emoras

5cti*idadesdiscrecionale

s

AN3ISIS DE 1A3OR A(RE(ADOAN3ISIS DE 1A3OR A(RE(ADO


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esanesan 2"

Tiempo Ac-i!2 3 Tiempo Espera 4 T2 CicloTiempo Ac-i!2 3 Tiempo Espera 4 T2 Ciclo

Tiempo Ac-i!idad9 tiempo de procesamiento con valor

areado para el producto o servicio.

Tiempo de Espera9 colas9 almacenamiento en espera9

arc5ivos. &ctividades que no eneran valor areado

Tiempo de Ciclo9 suma de todos los tiempos de

actividad y de espera. (perci%ido por el cliente interno o

externo)

An"lisis del TiempoAn"lisis del Tiempo


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esanesan 2#

Me


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esan


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esan

ME2ORAMIENTOME2ORAMIENTO DE PROCESOSDE PROCESOS
http://mx.drs.yahoo.com/S=96415484/K=procesos/v=2/l=IVI/*-http://www.agaprint.com/images/procesos.jpg


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esanesan 3$

Criterios para el anlisis y mejoramiento de procesos:

Simplificar burocracia. Eliminar tareas administrativas,

aprobaciones y papeleos innecesarios.

Eliminacin de laduplicacin.

Evaluacin delvalor agregado. Eliminar las actividadesque no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor

Simplificacin. Eliminacin de copias, datos,

manipulaciones, reuniones, cuellos de botellaReduccin deltiempo de ciclodel proceso

Prueba deerrores

Eficiencia en la utilizacin deequipos y sistemas

Lenguajesimple. Compresin sencilla en los documentos

Estandarizacin

Alianzas con los proveedores

Ventanilla nica

Automatizacin y/o mecanizacin

ME2ORAMIENTOME2ORAMIENTODE PROCESOSDE PROCESOS


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esanesan 31

5lgunas formas t%picas para reducir el tiempo de cicloson'

5cti*idades en serie *s$ acti*idades en paralelo

Cam&iar la secuencia de las acti*idades

@educir el n;mero de interrupciones

Me#orar pol%ticas de tiempo de procesamiento

5nali.ar la locali.acin

Esta&lecer prioridades

FERRAMIENTAS PARA REDUCIR E3 TIEMPFERRAMIENTAS PARA REDUCIR E3 TIEMP


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esanesan 32

"C#mo seleccionar la mejor"C#mo seleccionar la mejor

$lternatia &$lternatia &


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esanesan 33

-EFI>ICI0> P@0BEM5'-EFI>ICI0> P@0BEM5'u esta malG

-EFI>ICI0> 0BHE?IV0'-EFI>ICI0> 0BHE?IV0' u deseo alcan.arG

-EFI>ICI0> 80CI0>'-EFI>ICI0> 80CI0>'ue +ar para solucionar el

pro&lema " alcan.ar el oeti*o

De"nicin de la SolucinDe"nicin de la Solucin

56 . 6


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esanesan 34

Considerar'

Cualquier costo de implementacinCualquier costo de implementacin

5+orros de operacin


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esanesan 3!

SE3ECCI6N DE3 PROGECTO DE ME2ORASE3ECCI6N DE3 PROGECTO DE ME2ORA

Alto

Alto0a


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esanesan 3"

'l Proceso $ctual'l Proceso $ctual

ss

'l Proceso (ejorado'l Proceso (ejorado

C t i !


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esan

Comparar mtricas !roceso actual vs. roceso me8orado

PROCESO ACT#AL

Costo ) 100

P*rdidas 1+%

,iempo -0 das

.ericio +0 %

N .ima 1

Cp 05

PROCESO MEJORADO

Costo ) -0

P*rdidas 05 %

,iempo + das

.ericio 100 %

N .ima 5+

Cp 11

G*8a de Doc*men-acin de ProcesosG*8a de Doc*men-acin de Procesos


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esanesan 3

G*8a de Doc*men-acin de ProcesosG*8a de Doc*men-acin de Procesos

". 2omre del proceso

%. Ojetivo del proceso+. Clientes internos 3 Clientes externos

-. 0ndicadores de 4estin

/. 2ormativa del proceso

1. 5esumen de actividades (tiempos de actividad, tiempo de ciclo)

G 8 d D - i d PG 8 d D - i d P


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esanesan 37

G*8a de Doc*men-acin de ProcesosG*8a de Doc*men-acin de Procesos6. 7iagrama de #lujo Actual (8lo$ues 3 #uncional etc.)

(ejora

9. Anlisis para el mejoramiento de procesos

";. liminacin actividades no agregan valor

"".

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