Herramientas para el Herramientas para el DiagnósticoDiagnóstico

SESIÓN 2

AgendaAgenda:•Facerap

– Concepto y utilidad

•Análisis Factorial y Causal– Concepto y utilidad

•Análisis de Factores Internos– Concepto y utilidad

Objetivos de esta sesión

• Descubrir algunas herramientas de análisis organizacional (AO)

• Entender la importancia en el manejo y aplicación de las herramientas de diagnóstico.

• Dominar la utilización de las herramientas para el diagnóstico.

4 planos de la Investigación Científica

(F)

Falla

(A) Aparie

ncia

(C)

Causa

(E)

Efecto

(R) Respons

able

(A)

Acción

(P)

Previsión

El FACERAP

(F)

Falla

(A) Apariencia

(C)

Causa

(E)

Efecto

(R) Responsable

(A)

Acción

(P)

Previsión

Falta de atención

personalizada

El cliente no se identifica con la

empresa

Falta de capacitació

n

Cliente insatisfecho

Supervisor de ventas

Capacitar al personal

Control permanente

Maltrato al cliente

Queja del cliente

Personal no

identificado con la

empresa

Pérdida del cliente

Supervisor de ventas

Seleccionar bien al

personal

Evaluación detallada del

personal

Lentitud en la atención al

cliente

Congestión de clientes

Falta de capacitació

n del personal

Disminución de la

clientela

Supervisor de ventas

Capacitar bien al

personal

Capacitación constante

Falta de valor agregado al

servicio.

Cliente insatisfecho

Falta de estrategia

de marketing

Disminución de clientes

Gerente de Marketing

Encuesta de necesidades

de los clientes.

Realizar constantemente encuestas a los

clientes

El FACERAP

Ejemplo: Atención al Cliente

El Análisis Factorial y Causal

El diagnóstico busca fundamentalmente:

Determinar el grado de eficiencia de la empresa o área.

Identificar las causas de las deficiencias.

Su metodología

En 3 etapas:

1ro. Obtención de Información.

2do. Cálculo de Índices y Porcentajes.

3ro. Presentación de Resultados.

1ra. ETAPA: Obtención de Información.

• División de la actividad de la empresa o Área en sus Factores y Funciones.

• Elaboración de la Escala.

• Evaluación de cada Factor/Función por componente.

• Determinación del Factor/ Función limitante por cada Componente.

• Cómputo de Resultados.

Ejemplo: La actividad de una organización ha sido dividida en 9 factores.

• 1. Medio ambiente• 2. Producción• 3. Financiamiento• 4. Personal – Recursos humanos• 5. Abastecimientos• 6. Marketing• 7. Imagen Institucional• 8. Contabilidad y Estadística• 9. Dirección.

A su vez, cada Factor y Función se desagrega en sus Componentes.

Por ejemplo: Abastecimientos.

• 1. Políticas de Compras• 2. Métodos de Compras• 3. Registro de Proveedores• 4. Políticas de Inventarios• 5. Niveles de Inventarios• 6. Clasificación y Codificación de las  existencias• 7. Distribución del Almacén• 8. Índices de escasez• 9. Control de Existencias• 10. Documentación de Entrada y Salida

2ª. ETAPA: Cálculo de Índices y Porcentajes

*Elaboración de la Escala

Se elabora la Escala que represente el grado de satisfacción del funcionamiento o la realización decada Factor y Función, CERO para la total insatisfacción, hasta UNO para la completa satisfacción.

Rango posible de la Escala - Muy Bueno   1.00- Bueno     0.50- Regular     0.25- Malo     0.00

*Evaluación de cada Factor y Función por Componente

-Se valúa cada Factor y Función por Componente y se marca el grado que corresponde a la Escala.

f = Factores n = Funciones limitantes

Índice de Eficiencia de cada Factor / Función (IE)

Se obtiene promediando los grados de satisfacción ponderados por el número de anotaciones o marcas que a cada uno le corresponde.

Cálculo del Índice de Eficiencia (IE)

Índice de Deficiencia

Es el complemento a la unidad del Índice de

Eficiencia:ID = 1 - IE

ID = 1 - 0.70ID = 0.30 30% de

Deficiencia

Porcentaje Limitante Se obtiene dividiendo la unidad entre el número de Factores / Funciones

Limitantes que aparecieron para cada Factor / Función:PL = 1 / 5PL = 0.20 20 %

Porcentaje de Limitación de cada Factor / Función Limitante (PLFk) Se obtiene multiplicando el Porcentaje Limitante (PL) por el número de

veces que aparece cada Factor / Función Limitante, dentro del Factor / Función en estudio.

Porcentaje de Limitación de cada Factor / Función Limitante: Abastecimientos

La Función Abastecimientos tiene como Factores / Funciones Limitantes:PLF4 (Personal)PLF5 (Abastecimientos)PLF9 (Dirección), y como PL = 0.2, entonces: PLF4 = 1 x 0.2 = 0.2 (F4 aparece 1 vez) PLF5 = 2 x 0.2 = 0.4 (F5 aparece 2 veces) PLF9 = 2 x 0.2 = 0.4 (F9 aparece 2 veces)

Matriz de Valores Limitantes

Es una Matriz dnde se aprecian los Factores / Funciones, su eficiencia y deficiencia y las causas limitante de estos Elementos.

3ª. Presentación de Resultados

*Eficiencia y Deficiencia de la Actividad de la Empresa o Área

MATRIZ DE VALORES LIMITANTES

Análisis de factores internos

Fortalezas y Debilidades

Fortaleza:Fuerza interna positiva. Fuerzas

impulsoras que coadyuvan al normal desarrollo de las actividades de la organización.

Debilidad: Fuerza interna negativa. Fuerzas

obstaculizantes que dificultan el normal desarrollo de las actividades de la organización.