La definición del alcance de un proyecto es el proceso de subdividir los entregables

principales en componentes administrables con el objetivo de: 1. Mejorar la exactitud de los estimados de costo y tiempo.

2. Definir una línea de base para medición y control del proyecto. 3. Facilitar una clara asignación de roles y responsabilidades.

Básicamente, la declaración de alcance se usa para definir lo que está dentro de las fronteras del proyecto y lo que está afuera de estas fronteras. Es decir, que el alcance es la

definición de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que es acordado por

todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto.

Las áreas que pueden ser examinadas a la hora de identificar el alcance son: datos, procesos, aplicaciones y áreas de negocio.

Los siguientes tipos de información servirán como ayuda a la hora de identificar el alcance:

Tipos de entregables que están dentro y fuera del alcance (requerimientos de

negocio y análisis de la situación actual). Procesos del ciclo de vida que están dentro y fuera del alcance (Análisis, diseño,

pruebas).

Tipos de datos que están dentro y fuera del alcance (financieros, ventas, empleados, etc…).

Fuentes de datos o bases de datos que están dentro y fuera del alcance (facturación, mayor general, nómina, activos, etc…).

Organizaciones que están dentro y fuera del alcance (Recursos humanos,

manufactura, proveedores, etc…). Funcionalidades que están dentro y fuera del alcance (Soporte de decisiones,

captura de datos, reportes de gestión, etc…).

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Ejemplo… para el caso del proyecto Aula Móvil de Ciencia y Tecnología en su fase de

ejecución sería:

Diseño y creación de una empresa SAS durante el semestre B del año 2012 dedicada a prestar servicios de educación extracurricular a través de la Educación para el desarrollo y trabajo por medio del montaje de un aula interactiva móvil de Ciencia y Tecnología en la

ciudad de Ibagué, ejecución proyectada hasta la realización de una prueba piloto.

Es de aclarar y teniendo escuenta el Pmbok el alcance del proyecto bebe incluir: Una descripción del alcance del producto, Los criterios de aceptación del producto, Los

entregables del proyecto, Las exclusiones del proyecto, Las restricciones del proyecto, Los

supuestos del proyecto.

¿Cuál es la mejor forma para desarrollar un plan detallado que garantice el éxito del proyecto?

La guía Pmbok ilustra algunas pautas que se pueden seguir para realizar una planeación

adecuada de la ejecución del proyecto como: Recopilar Requisitos (necesidades de los interesados,objetivos del proyecto), Definir el Alcance, Crear la EDT(subdividir los

entregables y el trabajo), Verificar el Alcance y Controlar el Alcance.

Igualmente, es importante la utilizacion de herramientas como: DDT (Deliverable definition Table) Enumerar entregables con propósito y responsable. DSC (Deliverable structure chart) Documento interno de desglose de actividades necesario para estimar

planificación y presupuesto. WBS (Work Breakdown structure) Desglose de actividades por capas descendiendo ennivel y detalle. DFD (Data Flow Diagram) Representación de

procesos y flujos de datos. UCD (Use Case Diagram) Representación funcional, orientado a la operación a las funciones e interacciones entre otros.

¿Para una efectiva EDT, que elementos se deben tener en cuenta en su construcción?

Teniendo en cuenta que la EDT es la Estructura de Desglose del Trabajo; mediante la cual

se descomponen todas y cada unas de las actividades de un proyecto en partes más pequeñas y más fáciles de dirigir, ejecutar y controlar. Esta descomposición que se realiza mediante paquetes de trabajo; que son los niveles más bajo de la EDT, se realiza teniendo

en cuenta el tamaño y el grado de complejidad de cada proyecto, mediante la identificación y análisis de las actividades entregables, la estructura y organización de la EDT, la

descomposición de los niveles superiores de la EDT en componentes detallados, desarrollando y asignando códigos de identificación a los componentes de la Estructura de Descomposición del Trabajo, finalmente se debe verificar que el grado de descomposición

del trabajo sea el adecuado para el proyecto que se tiene.

Cipas: Aula Interactiva Móvil de Ciencia y Tecnología.