ALCANCE - cajamag.com.co · Auxiliar Administrativo II/Auxiliar Contratista de Compras Generales y...

NOMBRE DEL SUBPROCESO: Compras y Contratación de Bienes y Servicios

Código: APO-3-01-CAR-1

PROCESO AL QUE PERTENECE: Gestión Administrativa

Versión: 17

OBJETIVO: Entregar bienes y servicios a los clientes internos cumpliendo con las especificaciones técnicas,

requisitos legales y políticas de la Corporación.

ALCANCE: Cubre la compra y contratación de suministros, servicios, proyectos de inversión y proyectos sociales.

ENTRADAS Actividades RESULTADOS Procesos con los cuales Interactúa Responsable del Proceso Documentación Generada Plan de Continuidad Requisitos Registros Recursos Medición /Seguimiento a Indicadores

A P V H

LIMITES

ENTRADAS:

INSUMOS PROCESO /PROVEEDOR REQUISITOS

Requisiciones de bienes y Solicitud de servicios.

Todos los Subprocesos Misionales y los de Apoyo.

Las solicitudes de contratación de servicios deben venir correctamente diligenciadas en el formato establecido, con los anexos requeridos y con 7 días hábiles de anticipación a la prestación del servicio, exceptuando el servicio de recreación quien podrá realizarla con 5 días. Las requisiciones de compras y suministros deben venir en el formato establecido, las especificaciones clara y los cinco primeros días hábiles de cada mes.

Resultados de la Verificaciones de los requisitos Legales

Planeación Estratégica Aprobado por los cargos que firman la Revisión Gerencial.

ACTIVIDADES CICLO (PHVA)

ACTIVIDADES RESPONSABLE Registro

P

1. Establecer políticas de compras y contratación: El Comité Primario, establece los lineamientos a tener en cuenta para efectuar las compras de bienes y servicios de la Corporación y los Jefes de Servicios Generales, Compras Generales y Aprovisionamientos y Jefe de la Oficina de Jurídica deben garantizar el estricto cumplimiento de los mismos. Además, el Jefe de Compras Generales y Aprovisionamientos debe efectuar la

Comité Primario

No aplica

divulgación de las políticas. 2. IDENTIFICAR Y ANALIZAR LOS REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES EN EL SERVICIO DE COMPRAS: Anualmente el Jefe del Dpto de Servicios Generales en conjunto con la oficina de jurídica identifica y actualiza los requisitos legales aplicables al servicio de acuerdo a lo establecido en el Subproceso de Acciones Jurídica, viéndose evidenciado en el sub-módulo Matriz de requisitos legales del aplicativo Kawak. Ver INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE ACCIONES JURÍDICAS APO-5-01. En el caso de presentarse un cambio en los requisitos legales que afecten la planificación y

prestación del servicio, el Jefe del Dpto. de Servicios Generales diligencia el formato

Planificación de cambios al Sistema GER-4-01-FO-1 y a su vez realizar la actualización de la matriz en el Aplicativo Kawak. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD GER-4-01.

Jefe del Dpto. de Servicios Generales

S.I Submodulo Matriz de requisitos legales

Aplicativo Kawak

Planificación de cambios al

Sistema GER-4-01-FO-1

3. Enviar a Compras el comportamiento histórico mensual de papelería: A más tardar el 15 de diciembre de cada año envía por correo electrónico al Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento, Informe Histórico mensual de papelería detallado y por dependencia para la planificación de suministros para el año siguiente.


SI: Correo Electrónico

4.Identificar, Analizar Y Evaluar Los Riesgos y Oportunidades Aplicables Al Subproceso: El Jefe Dpto. de Servicios Generales identifican los riesgos y oportunidades que debe abordar con el fin de asegurar que la planeación estratégica pueda lograr sus resultados previstos, aumentar los efectos deseables, prevenir o reducir efectos no deseados y lograr la mejora, los riesgos se evalúan y controlan según lo establecido en el procedimiento de administración de riesgos GER-3-02-PRO-1 y cuando sean necesario tomar acciones para abordar estos riesgos y


Ver registros generados en el Subproceso de Gestión de riesgos, Planeación Estratégica y Gestión de Calidad.

oportunidades se realizan según lo establecido en el procedimiento de mejoramiento continuo. Ver Procedimiento Administración de Riesgos, Procedimiento de Mejoramiento Continuo GER-3-02-PRO-1 e INTERACCIÓN CON LOS SUBPROCESOS DE GESTIÓN DE RIESGOS GER-3-02, GER-1-01 Y GESTIÓN DE CALIDAD. 5. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS: El Jefe del Dpto de Servicios Generales anualmente identifica las partes interesadas propias del servicio internas y externas, necesidades y expectativas en el sub-módulo de partes interesadas en el aplicativo de Kawak. Nota: La identificación de las partes interesadas puede variar de acuerdo a las necesidades y cambios del entorno del servicio. INTERACCIÓN SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD GER-4-01.


S.I Partes interesadas en el aplicativo de Kawak.

6. Elaborar Plan de compras de suministros y Dotación APO-3-01-FO-04: Este plan lo realiza el Jefe de Compras Generales y Aprovisionamientos con visto bueno del jefe del Dpto. de Servicios Generales de acuerdo al presupuesto de la vigencia y a los criterios de compras establecidos por producto, teniendo como referencia la información contenida en el Aplicativo de Presupuesto; además debe incluir los gastos de papelería, una vez realizado, es enviado al Jefe de División Administrativa para aprobación. INTERACCION CON EL SUBPROCESO DE PLANEACIÓN FINANCIERA

Jefe de Compras Generales y

Aprovisionamientos / Jefe del Dpto. de Servicios Generales

Plan de Compras de

Suministros y Dotación

APO-3-01-FO-04

7. Aprobar Plan de compras de suministros y Dotación APO-3-01-FO-04.

Jefe de División Administrativa

Plan de Compras de

Suministros y Dotación

APO-3-01-FO-04

8. Planificar las necesidades de servicios y recursos: Anualmente y de acuerdo a lo presupuestado, determinan las necesidades compra de servicios que requieren, y necesidades de recursos financieros, humanos, insumos y materiales necesarios. INTERACCIÓN SUBPROCESO DE PLANEACIÓN FINANCIERA APO-1-01, SUBPROCESO DE VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN APO-2-01

Jefe de Servicios Generales y

Responsable de Dependencia

Ver registros subprocesos

de Planeación Financiera,

Subproceso de Vinculación y

Desvinculación

9. Estructurar el registro de Proveedores según procedimiento de selección, evaluación, seguimiento y reevaluación de proveedores. Ver Procedimiento de selección, evaluación, seguimiento y re-evaluación de proveedores APO-3-01-PRO-4.


Aprovisionamiento

Control Inscripción y Seguimiento

de Proveedores

APO-3-01-FO-21

H 10. COMPRAS DE SUMINISTROS

10.1 Elaborar requisición de compras y suministros APO-3-01-FO-05: Estas deben elaborarse con las especificaciones claras y completas del producto a comprar en el

aplicativo de compras. Nota 1: Las compras para suministros de aseo, cafetería y suministros requeridos para prestación de servicios de programas como: FOSFEC, Capacitación, Proyectos Sociales, Atención Integral al Menor, las denominadas como compras urgentes, no realizan requisición, están soportadas por un oficio emitido por cada uno de los Responsable de área y enviado al Dpto. de Servicios Generales. Nota 2: Las Compras de Alimentos y Bebidas del Centro Recreacional Teyuna son realizadas a través del aplicativo Zeus. Ver procedimiento compras alimentos y bebidas Centro Recreacional Teyuna.

Jefe, Supervisor o Coordinador de Dependencia o Responsable de

Sede de Municipio

S.I: Requisición de

Compras

10.2 Recibir y Verificar que las requisiciones de compras: Reciben las

requisiciones de compras los 5 primeros días

hábiles del mes y revisan que las especificaciones de los productos en requisiciones de compras estén correctas y completas, para aquellos casos que cumplen, caso contrario se informará vía telefónica o email

las respectivas correcciones a la dependencia solicitante Nota 1: Las requisiciones que se reciban después de los 5 primeros días hábiles de cada mes, deberán contar con el visado del Director Administrativo o Jefe de División. Nota 2: Para las compras de tecnología deben solicitar visto bueno al Jefe del Dpto. de Sistemas, las compras de comunicaciones tales como: artes publicitarios deben ir con Visto Bueno del Supervisor de Mercadeo y los equipos de audio e instrumentos musicales con Visto bueno del Jefe de cultura y comunicaciones.

Auxiliar Administrativo

II/Auxiliar Contratista de

Compras Generales y

Aprovisionamientos

S.I: Requisición de Compras

10.3 Realizar cotización a proveedores registrados: Solicita mínimo dos cotizaciones a proveedores del listado de proveedores aceptados cuándo el monto exceda 1 smlmv, se envía al proveedor la requisición a través del Software de Compras con las características del

bien a comprar. Se selecciona proveedor luego de comparar variables de: ubicación, disponibilidad, precio, calidad, garantía, tiempo de entrega, forma de pago y especificaciones hechas por el solicitante. Cuando las compras sean inferiores a 1 smlmv o se realicen por orden de consumo, no se solicitará cotización, se evaluará que la decisión de compra corresponda a precios del mercado y se tendrá en cuenta las variables de calidad y cumplimiento. Las requisiciones de compras de sistemas de información (servicio de desarrollo o implementación de software, página web y telecomunicaciones),


Aprovisionamiento/Auxiliar

Administrativo II /Jefe de Sistemas

Cotizaciones

S.I. Requisición de Compras

serán tramitadas a través del Departamento de Sistemas, es decir, el Jefe Dpto. de Sistema es quien realiza la cotización y selecciona proveedor solicitando la respectiva aprobación al Director Administrativo, para luego solicitar a Servicios Generales o la Oficina Jurídica la realización de la orden de compra o contrato según corresponda. Para el caso de las compras de equipos de audio, las cotizaciones deben contar con el visto bueno del auxiliar de mantenimiento de sonido de cultura y comunicaciones. Cuando la compra a realizar supere los 70 smmlv deberá reunirse al Comité de Compras.

Ver listado Maestro de Proveedores en el módulo de proveedores de Kawak.

Nota: 1. En caso de no encontrar o que nuestros

proveedores aprobados no tengan los productos (bienes y Servicios) con las especificaciones solicitadas, se recurre a nuevos proveedores que tengan los productos requeridos.

2. Serán válidas las cotizaciones realizadas antes de la requisición de compras, siempre y cuando el tiempo de validez de la oferta estén vigentes o acordes a los precios de mercado.

3. Una vez realizadas las cotizaciones de los productos solicitados y estas no sean conformes a las especificaciones de la requisición de compra, se procederá a notificar al responsable a través de correo electrónico el inconveniente de la adquisición del producto solicitado. Una vez informada esta situación, el responsable decidirá qué acciones o concesiones tomará para la compra del producto.

10.4 Seleccionar proveedor para compras superiores a 70 smmlv, luego de analizada las cotizaciones y propuesta de los proveedores.

Comité de Compras Acta del Comité

de Compras

10.5 Elaborar orden de compra u Orden de Consumo: El auxiliar Administrativo II y la contratista de la oficina de compras elaboran las ordenes de compras de las dependencias y sedes, las mayores a 4 smmlv provenientes del Centro Recreacional Teyuna, las menores a este valor son elaboradas por el Jefe de este Centro Recreacional. El Auxiliar Administrativo I de Servicios Generales, proyecta orden de consumo de compras urgentes tales como: suministros de cafetería, aseo y suministros para prestación de servicios de programas como FOSFEC, Capacitación, Proyectos Sociales y Atención al Menor, además de los oficios para almuerzos y refrigerios. Para el caso de las compras urgentes que estén por fuera de los tiempos estipulados, se realizan siempre y cuando tengan la debida justificación y visto bueno de un jefe de división.

Auxiliar Administrativo II, contratista de la

oficina de Compras Generales y

Aprovisionamiento, Auxiliar

Administrativo I de Servicios

Generales y Jefe de Gestión

Administrativa

Centro Recreacional

Teyuna

S.I.: Orden de Compra / Orden de Consumo

10.6 Firmar órdenes de compra u órdenes de consumo: El Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento y/o el Jefe de Dpto. de Servicios Generales (en ausencia del Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento) autorizarán órdenes de compra hasta 4 smlmv en señal de aprobación, mayores a este monto pasa para visto de la Jefe de Servicios Generales, posterior a ello entrega a presupuesto con la requisición y cotizaciones. El Jefe del Centro Recreacional Teyuna firma órdenes de compras provenientes de este Centro hasta 1 smmlv en señal de aprobación. Para el caso de los consumos, el Jefe de Servicios Generales los firma y envía a Presupuesto junto con la requisición de compras o solicitud de consumo.


Aprovisionamiento, Jefe de Servicios Generales y Jefe

del Centro Recreacional

Teyuna

S.I.: Orden de Compra / Orden de Consumo

10.7 Emitir disponibilidad Presupuestal y enviar para aprobación: El Auxiliar de

Presupuesto recibe la orden de compra u orden de consumo, coloca sello y fecha de recibido, ingresa las órdenes de compra al sistema, imprime la disponibilidad presupuestal, la anexa a la orden de compra y entrega al Jefe de Presupuesto para revisión y visto bueno. Luego de obtenido el visto bueno del Jefe del Dpto. de Presupuesto, el El Auxiliar de

Presupuesto envía al Jefe de División Administrativa, las órdenes de compras superiores a 4 smmlv y las menores o iguales a este valor, las devuelve al Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento. Para el caso de órdenes de consumo, en el Dpto. de Presupuesto coloca visto bueno y sello en la orden de consumo y las devuelve a servicios generales.

Jefe de Presupuesto/ Analista de Contabilidad

Disponibilidad Presupuestal

10.8 Colocar visto bueno a órdenes de compras mayores a 4 smmlv: Recibe órdenes de compras superiores a 4 smmlv, verifica aprobación de la compra, el valor, cotizaciones y disponibilidad presupuestal; si todo está correcto firma órdenes de compra superiores a 4 smmlv y envía al Director Administrativo, si encuentra alguna inconsistencia devuelve orden de compra a Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento para que haga el correctivo pertinente. Nota: El Jefe de Gestión Administrativa cuenta con autorización para aprobar órdenes de compras a proveedores menores hasta 4 smmlv Así mismo, tendrá facultad para realizar compras a almacenes de cadena, para alimentos y bebidas, hasta por el equivalente a 10 smmlv.


PI: Orden de Compra

10.9 Aprobar órdenes de Compra mayores a 4 smmlv: Recibe órdenes de compras y órdenes de consumo superiores a 4 smmlv, verifica visto bueno del Jefe de División Administrativa si se trata de una orden de compra y visto bueno del Jefe de Presupuesto, si todo está correcto, aprueba las órdenes de compras y consumos superiores a 4 smmlv y envía al Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento. Para el caso de las órdenes de consumo de almuerzos, son aprobadas por el Jefe de Servicios Generales. El Jefe Gestión

Administrativa del Centro Recreacional Teyuna está autorizado para realizar compras hasta 4 smlmv y el Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento hasta 4 smmlv, las compras superiores a este monto deben ser autorizados por el Director Administrativo, con visto bueno del Jefe de División Administrativa. Nota: El Director Administrativo tiene protestad para aprobar y celebrar compras hasta por la suma aprobada anualmente por la Asamblea de Afiliados (300 smmlv), las compras que excedan este monto deben ser autorizado por el Consejo Directivo.

Director Administrativo

PI: Orden de Compra

10.10 Entregar orden al Proveedor y hacer seguimiento a la entrega: Recibe orden de compras y la envía por fax o email al proveedor seleccionado, confirmando el nombre de la persona que tomó el pedido. El Auxiliar Administrativo I realiza las compras correspondientes a órdenes de consumo según lo establecido en esta. a) Suministro de Ferreterías: Se reciben del

proveedor 4 días hábiles luego de haber efectuado el pedido.

b) Maquinarias y Equipos: Los equipos de cómputo, 16 días hábiles a excepción de maquinarias o equipos que no se encuentran en el mercado local como:

Contratista de Compras Generales

y Aprovisionamiento

/Auxiliar Administrativo I

SI: Orden de Compra

fotocopiadoras, máquinas de impresión de firma de cheques, impresoras de tarjetas, escáneres entre otras, se da una espera de 60 días hábiles.

c) Papelería y Materiales de Oficina: Se da una espera de 7 días hábiles.

d) Dotación de Empleados: 90 días hábiles. e) Suministro de Cafetería: 3 días hábiles. f) Muebles y Enseres: Para el caso de las

superficies de trabajo y las divisiones de oficina 10 días hábiles, los escritorios de maderas que son mucho más elaborados 30 días hábiles.

g) Equipos de Telecomunicaciones: Los teléfonos 3 días hábiles y los teléfonos IP 40 días hábiles.

h) Medicamentos y Biológicos: Los medicamentos 3 días hábiles y las vacunas hasta 5 días hábiles debido que dependen de la disponibilidad del laboratorio.

i) Publicidad: Hasta 11 días hábiles por lo elaborado.

Nota: En el evento en que para una orden de compra se requiera la constitución de una póliza, su control estará a cargo del Jefe de Compras Generales y Aprovisionamiento.

H

10.11 Recibir pedido y verificar cumplimiento de órdenes de compras:

Recibe el pedido, verifica que la mercancía solicitada llegue en perfecto estado, y que corresponda a las especificaciones entregadas al proveedor, orden de compra, requisición o cotización si todo está correcto, el Auxiliar Administrativo II o Auxiliar Contratista coloca el sello de recibido oficina de Compras. Para entregar el pedido a la dependencia solicitante, la factura deberá llevar el sello de Recibido a satisfacción cumpliendo con las especificaciones pactadas. Al momento de recibir el pedido la oficina solicitante firmará la factura en dicho sello.

Auxiliar Administrativo

II/Auxiliar Contratista

Orden de Compra con

sello de recibido por oficina de

Compras y por el Jefe de la dependencia solicitante

Para los bienes considerados como activos fijos, el Auxiliar Administrativo II o Auxiliar Contratista hace entrega a los funcionarios de activos fijos para que este realice la entrega a las dependencias solicitantes y el Auxiliar Contratista de la oficina de compras entrega al almacén los suministros de papelería, tanto impresa como la de escritorio y aseo; mantenimiento, equipos de cómputo, muebles y enseres, es entregado por el Auxiliar Administrativo II. Nota: En los casos en de materiales bibliográficos, equipos de tipo industrial, por manejo se envían directo del proveedor a las dependencias solicitante distintas a la sede administrativa, (esto con el fin de evitar pagar un fletes adicional). 10.12 Identificar Activos y Entregar mercancías al Cliente Interno: El Auxiliar Administrativo I de activos fijos, identifica los activos comprados, lo plaquetea y entrega al solicitante requiriendo firma en el formato de Recibo de Responsabilidad de Activos y Elementos Devolutivos APO-3-05-FO-02 y en el sello colocado en la factura como evidencia de recibido a satisfacción. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS.

Auxiliar Administrativo I, funcionarios de

activos fijos

Recibo de Responsabilidad de Activos y

Elementos Devolutivos

APO-3-05-FO-02

10.13 Recibir salidas de almacén y despachar solicitudes a las dependencias: El pedido de papelería se entrega previa solicitud, a través aplicativo de

compras, con visto bueno del Jefe de área o de División correspondiente. La entrega de suministros de mantenimiento a las Área se realiza a través de módulo de almacén en el

aplicativo de compras.

Auxiliar Administrativo I de Servicios Generales

Aplicativo de Compras

11. ADQUISICIÓN DE PÓLIZAS

11.1 Adquirir pólizas y Reclamar Siniestros: Ver procedimiento Adquisición de Pólizas y Reclamación de Siniestros.

Tesorera General

Ver registros generados en

el procedimiento

Adquisición de Pólizas y

Reclamación de Siniestros

12. COMPRA DE SERVICIOS

12.1 Elaborar solicitud de contrataciones en el formato establecido APO-3-01-FO-06 y enviar al Dpto. de Presupuesto para Visto Bueno. Para el caso de servicio de mantenimiento, instalación y reparación de equipos, instalación de redes, construcciones menores, publicidad, servicio de transporte, suministro de elementos, espacio y personal de apoyo para eventos, alimentos y bebidas, no son requeridas al Director Administrativo sino que son tramitadas a través de la oficina de Servicios Generales, soportados con la solicitud que realizan los jefes de dependencias o áreas y este a su vez deben venir refrendado con la firma y sello de Presupuesto. Además, las órdenes de servicios que genera el Dpto. de Servicios Generales para dar cumplimiento al Plan de Mantenimiento Preventivo, son soportadas por un oficio que el Jefe de Servicios Generales envía los dos (2) primeros días de cada mes para visto bueno del Jefe de la División Administrativa, este oficio es adjuntado a las órdenes de servicio. Cuando los Jefes de División requieren una contratación, la solicitud es realizada a través del visto bueno en la cotización del contratista seleccionado y visto bueno del Arquitecto o Ingeniero Interventor. Nota 1: Las solicitudes elaboradas por los administradores de las sedes de los Municipios deben tener el visto bueno del Jefe General de los Servicios Sociales Nota 2: Para las elaboraciones de las órdenes de servicios de vigilancia de las

Jefes de dependencias, Supervisores o

Coordinadores y Administradores de

Sedes

Solicitud de Contrataciones APO-3-01-FO-06 / Orden de

Servicio

sedes, no se requiere el diligenciamiento del formato de solicitud de contratación, sino el visto bueno del Jefe de División Administrativa en la propuesta de la empresa de vigilancia correspondiente. Nota 3: Para el caso de las pólizas de seguros que se adquieren para el transporte de los usuarios de los servicios que presta Cajamag, estas son requeridas por medio de oficio enviado por correo electrónico por parte del responsable del servicio al proveedor y no requiere solicitud de contratación. Nota 4: Para el caso de la solicitud de contratación de personal que pertenezca a las Temporales, se les debe solicitar la hoja de vida con sus respectivos soportes, con el fin de verificar si el personal a contratar cumple con el Perfil requerido para dicho cargo. Nota 5: El responsable del Subproceso al momento de generar la solicitud de contratación deberá acreditar ante la oficina de compras la actualización de los antecedentes (procuraduría, contraloría y policía) tanto del representante legal como de la empresa o persona jurídica, cuya fecha de expedición deberá estar por lo menos dentro de los siete días anteriores al inicio del servicio solicitado, esta situación será verificada por la Oficina Jurídica antes de la elaboración del contrato u orden de servicio correspondiente.

INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE VINCULACION Y DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL APO-2-01. Nota 6: Para el caso de contratación de contratistas que afectan la prestación de servicio, identificados en la matriz de criticidad, antes de generar la solicitud de contratación se debe cumplir con lo establecido en el subproceso de Vinculación y Desvinculación del personal, en donde se le informa al proveedor sobre los requisitos del servicio a contratar.

INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE VINCULACION Y DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL APO-2-01. Nota 7: En caso de requerirse la inspección de las instalaciones del proveedor, como requisito de la contratación, se verifica a través del control de proceso de acuerdo a lo establecido en la documentación del Subproceso.

12.2 Verificar Disponibilidad Presupuestal y colocar visto bueno: El Jefe de Presupuesto o Analista de Contabilidad verifican que lo solicitado tenga disponibilidad presupuestal, si tiene, coloca visto bueno en la solicitud y envía a Dirección Administrativa. En caso de no tener presupuesto, el Jefe del Dpto. de Presupuesto evalúa la necesidad de la compra y dependiendo de esta, estudia viabilidad de traslados para apertura de presupuesto. En caso de no viabilidad se devuelve al área que solicito la compra.

Jefe de Dpto. de Presupuesto o

Analista de Contabilidad


12.3 Colocar visto bueno a la solicitud de contratación: El Jefe de División al cual se encuentre adscrita la dependencia evalúa la solicitud y si está de acuerdo coloca visto bueno. Nota: El Jefe de Gestión Administrativa cuenta con autorización para alquilar elementos para eventos hasta por el equivalente a 7 smmlv.

Jefe de División Administrativa o Jefe

de División Financiera

Solicitud de Contrataciones

APO-3-01-FO-06

12.4 Aprobar solicitud de contratación: El Director Administrativo recibe las solicitud emitidas inicialmente por parte de Responsables de Servicios o Jefes de dependencias de contratación de profesionales, asesores, servicios de recreación, sonido, orquestas, alojamiento, publicidad radial, televisiva y escrita, instructores, entre otros; verifica que la solicitud esté correctamente sustentada, que tenga los datos del proveedor, concepto del servicio, valor a cancelar, tiempo, lugar de ejecución, forma de pago y presupuesto aprobado. Además, para el caso de contratación de los programas donde se


Solicitud de Contrataciones APO-3-01-FO-

06

generen ingresos, verifica que la propuesta sea auto-costeable. Si todo está correcto, autoriza las solicitudes de contrataciones colocando visto bueno en el Formato Solicitud de Contratación APO-3-01-FO-06 y la envía al Asesor Jurídico para la realización de la orden de servicio o contrato. Nota: El Director Administrativo tiene protestad para aprobar y celebrar contratos hasta por la suma aprobada anualmente por la Asamblea de Afiliados (300 smmlv), las contrataciones que excedan este monto deben ser autorizado por el Consejo Directivo.

12.5 Recibir Solicitud de Contratación Aprobada y Verificar el registro de proveedor: El contratista de la Oficina Jurídica cada vez que se recibe solicitudes de contrataciones aprobadas, verifica los antecedentes judiciales de la personas naturales o jurídicas a contratar y demás soportes que evidencien el registro del proveedor de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores evidenciándolos, mediante el formato Lista de Verificación de Archivos APO-3-01-FO-22 e inmediatamente, abre la carpeta del contrato o contratista. Ver Procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores APO-3-01-PRO-4.

Contratista de la Oficina Jurídica

Lista de Verificación de Archivos APO-3-01-FO-22

12.6 Realizar la minuta de la orden de servicio o contrato: El Abogado de la Oficina Jurídica o Auxiliar Secretaria, elabora minuta luego de recibida la aprobación de la solicitud por parte del Director Administrativo, asegurando entre otros aspectos que las minutas queden incluidas las cláusulas de garantías (cuando aplique) y cumplimiento para las partes, una vez proyectados son entregados al Jefe de la Oficina Jurídica o al abogado de la oficina jurídica para visto bueno y posteriormente son enviados al Director Administrativo para la firma. El

Abogado o Auxiliar Secretaria de

Jurídica/Jefe de Oficina

Jurídica/Auxiliar Administrativo II

de Servicios Generales

Orden de Servicio o Contrato

Auxiliar Administrativo II de Servicios Generales proyecta ordenes de servicios para mantenimiento, instalación y reparación de equipos, instalación de redes, servicio de transporte, suministro de elementos, espacio y personal de apoyo para eventos y alimentos y bebidas, para las ordenes de servicios de construcciones menores, las cotizaciones deberán tener el visto bueno de un interventor y un Jefe de División, una vez elaborada la minuta entrega al Jefe de Servicios Generales para firma y envío a presupuesto para visto bueno. Antes de realizar la minuta de la orden de servicio o contrato se debe verificar que el proveedor a contratar esté seleccionado y que la actividad económica del Rut coincida con la actividad a contratar. Para el caso de empresas temporales se debe verificar que el personal a contratar anexo a la solicitud se encuentre inscrito también como proveedor. Para todas las contrataciones se deberá verificar que el proveedor haya actualizado los antecedentes (procuraduría, contraloría y policía) tanto del representante legal como de la empresa o persona jurídica, cuya fecha de expedición deberá estar por lo menos dentro de los siete días anteriores al inicio del servicio solicitado, en caso que no se haya actualizado en el módulo de proveedores de Kawak se procederá a devolver la solicitud de contratación.

12.7 Emitir disponibilidad Presupuestal y enviar para firma del Director: El Analista de Contabilidad recibe las minutas provenientes de Servicios Generales, verifica que tenga presupuesto y entrega al Jefe de Presupuesto para revisión y visto bueno. Luego de obtenido el visto bueno del Jefe del Dpto. de Presupuesto, El Analista de Contabilidad envía al Director Administrativo para la firma.

Supervisor de Presupuesto/Jefe de Presupuesto


12.8 Firmar orden de servicio o contrato: Verifica que la orden de servicio o

Supervisor de la Orden de Servicio o

Orden de Servicio o

contrato se haya realizado de acuerdo a lo solicitado a través de la Solicitud de Contratación, si todo está correcto firma la orden de Servicio o Contrato en caso contrario devuelve para corrección.

Contrato Contrato

12.9 Firmar orden de servicio o contrato. Firma órdenes de servicios o contratos y los devuelve a la Oficina de Jurídica o Servicios Generales según corresponde, para la firma del proveedor.


Orden de Servicio o Contrato

12.10 Recibe orden de servicio o contrato firmado y entrega a contratista: Toma la firma del proveedor en el contrato u orden de servicios según corresponda. Para los contratos, informa al proveedor las pólizas que debe tomar a favor de Cajamag. Una vez firmada la orden o contrato, el contratista entrega dicho documento en la Oficina Jurídica. Nota 1: Antes de la prestación del servicio de transporte, el Jefe General de los Servicios Sociales o Trabajador Social II de Turismo Social, deberán revisar que el vehículo cumpla con los requisitos legales y corporativos exigidos en el formato APO-3-01-FO-20. Nota 2: El Jefe de Servicios Generales en caso de recibir una solicitud de transporte por parte de personal de la Caja, o programas, verifica que el trasporte de la caja tenga la disponibilidad, si este no se encuentra disponible, se solicita al servicio de transporte externo. Queda como evidencia el Recibo de Caja Menor u oficio de solicitud de transporte para los programas que ofrece la caja a sus afiliados, refrendado con el Sello Fechador de Vehículo no disponible en la Empresa firmado por la Secretaria Grado III Dirección Administrativa y/o Trabajadora Social II de Turismo Social.

Auxiliar Secretaria de Jurídica/Auxiliar Administrativo II

de Servicios Generales/Jefe General de los

Servicios Sociales/Trabajado

r Social II de Turismo Social

Orden de Servicio o Contrato firmado

12.11 Subir contrato al sistema. Sube al Abogado Oficina de Contrato

software de contratación DOSSIER los contratos, órdenes de servicios y órdenes de trabajo junto con las pólizas para su seguimiento. Nota: Para el caso de los convenios que se sean suscritos con la caja, estos serán enviados igualmente a la oficina de jurídica para que posteriormente sean subidos al aplicativo DOSSIER.

Jurídica o Auxiliar Secretaria de

Jurídica. /Auxiliar Administrativo

II/Contratista de Compras Generales

y Aprovisionamiento

digitalizado en DOSSIER

12.12 Ejecución del contrato u orden de servicio: El contratista ejecuta el contrato u orden de servicio cumpliendo con las especificaciones establecida en el documento contractual.

Contratista

Cuentas de Cobro e

Informes si aplican

12.13 Control del cumplimiento del contrato u orden de servicio: El Supervisor del Contrato o Interventor es la persona que asume internamente la responsabilidad del contrato u orden de servicio. Es quien participa y supervisa la preparación, ejecución y liquidación del contrato u orden de servicio. El Supervisor o Interventor del contrato debe controlar y realizar el seguimiento del cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato u orden de servicio, dar visto bueno a las facturas o cuentas de cobro según lo establecido en el subproceso de pagos y solicitar al Jefe de la Oficina Jurídica, que efectúe el trámite para hacer efectivas las pólizas, en caso de incumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato u orden de servicio aportando los documentos pertinentes, tal como se establece en el Manual de Interventoría de Contratos. Ver Manual de Interventoría de Contratos. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE PAGOS. Nota 1: Para el caso de contratistas que su ingreso mensual no supere el salario mínimo

Supervisor del Contrato/

Interventor

Cuentas de Cobro,

Informes (cuando aplica),

Seguimientos APO-3-01-

FO13, Acta de Liquidación

APO-3-01-FO-12

mensual vigente, se diligenciara el formato Seguimiento de contratos u órdenes de servicio, en el campo valor pagado seguridad social un No aplica. Nota 2: Para el caso de empresas que presentan certificación de aportes parafiscales firmadas por el Representante Legal, Contador Público o Revisor Fiscal el formato Seguimiento de contratos u órdenes de servicio, en el campo valor pagado seguridad social un No aplica. Nota 3: Para el caso del proveedor del operador de Información de Subsidio, el pago será controlado por el reporte de conciliación del aplicativo SISU.

12.14 Control al vencimiento de contratos, ordenes de servicio y pólizas: Corresponde al cargo del Supervisor o Interventor del contrato u orden de servicio, a la oficina de Jurídica o servicios generales dependiendo donde se haya generado el contrato u orden de servicio, el mantener un control de vencimiento de contratos, ordenes de servicio y de las pólizas, de manera que la vigencia de las mismas no expire antes de su terminación y/o liquidación, en caso de que el contrato u orden de servicio todavía se esté ejecutando solicitar al proveedor la actualización de las pólizas.

Abogado Oficina de Jurídica/ efe de

Servicios Generales/Interven

tor

El control esta sistematizado en sistema Dossier que

genera alertas de vencimiento y terminación

a los responsable de

la oficina jurídica y

supervisores

12.15 Suspensión de Contratos: La ejecución de los contratos podrá ser suspendida en forma total o parcial, por mutuo acuerdo de las partes, cuando se presente un hecho o una situación que impida el cumplimiento de una obligación contractual en el término previsto. La suspensión deberá formalizarse en un acta que precise las causas y motivos de tal acuerdo, el avance del contrato, el estado de las obras, bienes o servicios contratados y, de ser posible, el término por el que se

Cargo Supervisor del Contrato/ Jefe

de la Oficina Jurídica/Director Administrativo

Actas de suspensión y reanudación de contrato

extenderá o en su defecto la indicación de que la suspensión cesará cuando desaparezca o se resuelva la circunstancia que le da lugar. Esta suspensión debe ser notificada por el Supervisor o Interventor del contrato a la oficina de Jurídica, donde se redactará un oficio que será firmado por el Director Administrativo de notificación a la aseguradora. Superadas las causas de la suspensión, las partes suscribirán un acta que señale la fecha y las condiciones de reanudación del contrato. Si fuere necesario se reprogramarán las actividades contractuales. El contratista, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la suscripción del acta mencionada, deberá modificar la vigencia de las garantías constituidas en igual período al de la suspensión. La suspensión del contrato supone la interrupción de su plazo de ejecución, por lo tanto, el plazo por el que se extienda no se contarán para el cálculo de la mora o los incumplimientos. Nota: Se debe dejar copia de las actas de suspensión y reanudación de contratos en la Oficina Jurídica.

12.16 Revocar órdenes y Terminación anticipada de los contratos: Sin perjuicio de las causales previstas en el contrato, las órdenes pueden ser revocadas y los contratos terminados en los siguientes casos: Por mutuo acuerdo entre las partes. Para la terminación anticipada de los contratos, el Director Administrativo solicita la elaboración del acta de terminación y liquidación al Interventor del contrato, si el contrato o la orden de servicio no tienen


Seguimientos APO-3-01-

FO13, Acta de Liquidación

APO-3-01-FO-12, Otrosí

(según aplique)

interventor, sino supervisor, el Director Administrativo solicita al Jefe de la Oficina Jurídica el otrosí de terminación del contrato previa presentación del informe del supervisor. En los casos en que la terminación anticipada no sea por justa causa, deberá tenerse en cuenta el costo financiero para su liquidación. Es responsabilidad del Supervisor o Interventor del contrato notificar cinco (5) días antes a la Oficina Jurídica el vencimiento de la póliza de cumplimiento. Para la liquidación de contratos, el Supervisor del mismo debe elaborar acta de liquidación de contrato, quedándose con la original y debe entregar una copia al contratista y otra en la Oficina Jurídica para efectos de control y seguimiento.

12.17 Elaborar Acta de Liquidación de contratos u Orden de Servicio APO-3-01-FO-12 y enviar copia a la oficina de Jurídica: Una vez se termina el contrato se elabora acta de liquidación y se entrega copia a la oficina de jurídica. Exceptuando los contratos y ordenes de servicios de obras civiles que deberán utilizar los formatos establecidos en el subproceso de Administración de Proyectos.

Supervisor de Contratos

Acta de Liquidación

APO-3-01-FO-12

12.18 Enviar a la Oficina Jurídica Los Entregables de los Contratos: Durante la ejecución o al término del contrato deben ser enviados a la oficina jurídica por los supervisores de contratos, todos los entregables o productos finales de los contratos; ejemplos: Planos, informes, actas, que se produzcan como consecuencia de la ejecución, desarrollo y terminación del contrato. Con el fin de garantizar el cumplimiento de esta obligación el Sistema Dossier genera mensualmente un correo electrónico, con copia a la oficina jurídica, recordando a los

Supervisor de Contratos/

Contratista Oficina Jurídica

De acuerdo a lo pactado en el contrato

S.I: Correo Electrónico

Obligaciones Supervisores

supervisores el cumplimiento de la misma. Nota: Cada vez que se genera evidencias documentales o entregables de un contrato u orden de servicio, el contratista de la oficina jurídica archiva en la carpeta correspondiente al contrato o contratista señalando en el formato Lista de Verificación de Archivos APO-3-01-FO-22 de cada documento o entregable.

Lista de Verificación de Archivos APO-3-01-FO-22

13. COMPRAS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN

13.1 CONTRATACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN: Ver Procedimiento de Proyectos de Inversión APO-3-01-PRO-5.

Jefe de Servicios Generales


el Procedimiento de Proyectos de Inversión

V

14. Realizar seguimiento al Plan de Compras de Suministros.

Jefe de Servicios Generales/Jefe de

Generales y Aprovisionamiento

Ver Módulo de Indicadores Aplicativo

Kawak

15. Seguimiento al desempeño de todos los proveedores de la Corporación según procedimiento de Selección, evaluación y reevaluación de proveedores.

Ver Procedimiento de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores APO-3-01-PRO-4.

Jefe de Generales y Aprovisionamiento


el Procedimiento de Selección, Evolución y

Reevaluación de

Proveedores

16. Analizar Indicadores de Gestión.

Jefe de Oficina de Jurídica y Jefe de

Compras Generales y

Aprovisionamiento


Kawak

17. Efectuar seguimiento a los controles del Subproceso de acuerdo al monitoreo de la Matriz de Riesgo. INTERACIÓN CON EL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS

Jefe de Servicios Generales / Jefe

Generales y Aprovisionamiento /Jefe de Oficina

Jurídica

Ver registros generados en el Subproceso de Gestión de

Riesgos

18. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables al subproceso: De acuerdo a lo establecido en subproceso de Acciones jurídicas el


S.I Módulo: Matriz de Requisitos

legales

Jefe Dpto. de Servicios Generales revisa que se esté cumplimiento los requisitos legales aplicables al servicio en la frecuencia establecida en el Sub-módulo Matriz de los requisitos legales en el aplicativo Kawak. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE ACCIONES JURÍDICAS APO-5-01.

19. Realizar seguimiento a las partes

interesadas: Anualmente el Jefe Dpto de Servicios Generales realiza seguimiento a las partes interesadas y estrategias definidas desde su identificación de acuerdo los parámetros establecidos en el sub-módulo de partes interesadas en el aplicativo de calidad.


S.I Módulo: Gestión de partes interesadas

20. Realizar seguimiento y medición al subproceso.


Ver Módulo de Indicadores Aplicativo Kawak

21. Realizar seguimiento al cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Ver Módulo de Indicadores Aplicativo Kawak

22. Dar Tratamiento a Salidas No Conforme: Generar salidas no conforme de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Salidas no Conforme. Ver procedimiento tratamiento y control a la salida no conforme GER-4-01-PRO-5 e INTERACCIÓN SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD GER-4-01.

Jefe Dpto. de Servicios Generales

Ver Módulo de Salida No Conforme del Aplicativo Kawak

23. Realizar seguimiento al subproceso: A través de la verificación del cumplimiento los indicadores.



Kawak

A

24. Tomar acciones correctivas, preventivas o de mejora. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE GESTION DE CALIDAD GER-4-01.

Jefe de Servicios Generales, Jefe de Oficina Jurídica y Jefe Generales y

Aprovisionamiento

Ver registros generados en el Subproceso de Compras y Contratación

RESULTADOS

RESULTADOS PROCESOS /CLIENTE REQUISITOS

Contrato u Orden de Servicios

Todos los procesos Misionales y de Apoyo

Correctamente diligenciada y dentro del tiempo acordado.

Entrega de suministros Todos los procesos Misionales y de Apoyo

Cumplir las especificaciones técnica, legales y en el tiempo acordado

Detección de necesidades de Formación

Formación y desarrollo de Competencias

Informe de los resultados de Evaluación de desempeño a contratistas

LÍMITES Inicio: Elaborar requisición de compras y suministros. Fin: Firmar contrato de proyecto social y enviar Jurídica para solicitud de firma al contratante.

PROCESOS CON LOS CUALES INTERACTÚA

Subproceso de Administración de Activos Fijos. Subproceso de Pagos. Subproceso de Administración de Proyectos. Subproceso de Planeación Financiera. Vinculación y Desvinculación de Personal.

Gestión de Riesgos.

RESPONSABLE DEL SUBPROCESO

Jefe de Dpto. de Servicios Generales.

DOCUMENTACIÓN GENERADA.

Manual de Contratación y Compra de Bienes y Servicios. Manual de Interventoría. Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores. Procedimiento Adquisición de Pólizas y Reclamación de Siniestro.

REGISTROS

IDENTIFICACI

ÓN

RESPONSABL

E

MEDI

O

SITIO DE

ARCHIVO ACCESO

TIEMPO DE

CONSERVACIÓN

MÉTODO

DE DESCARTE

APO-3-01-FO-04

Plan de Compras

Jefe de Compras

Internas y

Suministros.

Físico.

Dpto. de

Servicios Generales.

Jefe de compras

internas y

suministro y de Servicios

Generales, Jefes de Dpto.

de Sección,

Supervisores y

Coordinadores,

Supernumerar

ios.

1 Año archivo de Gestión.

1 Año Archivo

Central

Eliminar

S.I: Requisición

de Compras

Jefe de Compras

Internas y Suministros.

Digital

Aplicativo de

Compras/Uusuario

Clave/Reqia

iciones por

área

Jefe de compras

internas y suministro y

de Servicios

Generales, Jefes de Dpto.

de Sección, Supervisores

y Coordinadores

,

Supernumerarios.

Archivo de

Gestión: Permanente

Archivo Central:

N/A

No Aplica.

Solicitud Interna

de Consumo

Jefe de los

Servicios Generales, Jefe

de Compras


Físico.

Dpto. de

Servicios Generales.

Jefe de los

Servicios Generales,

Jefe de

Compras Internas y

Archivo de Gestión: 1 año

Archivo Central: 3

años

Eliminar

Suministros,

Supernumerarios.

S.I: Orden de Compra

Jefe de los Servicios

Generales, Jefe de Compras

Internas y

Suministros.

Físico.

Dpto. de


Dpto. de Contabilid

ad y

Auditoría Interna.


Generales,

Jefe de Compras

Internas y Suministros,

Supernumerarios.

Archivo de

Gestión: 1 Año.

Archivo Central: 5 años

Eliminar.

P.I: Orden de Consumo

Jefe de los

Servicios

Generales, Jefe de Compras


Físico.

Dpto. de Servicios

Generales, Presupues

to, Caja.


Generales, Jefe de

Compras Internas y

Suministros,

Supernumerarios.

Archivo de Gestión: 1 Año.

Archivo Central: 5

años

Eliminar.

S.I: Solicitud a Almacén

Auxiliar Administrativo I

Digital.

Aplicativo de

Compras/Uusuario

Clave/Salidas de

Alm,acéns por área

Jefe de los

Servicios

Generales, Oficinista

Grado I de Servicios

Generales.

1 Año Archivo de

Gestión. Permanente

No Aplica

APO-3-01-FO-07 Pedido de

Almacén

Oficinista Grado I de

Almacén.

Físico.

Dpto. de


Dpto. de Contabilid

ad y

Auditoría Interna.

Jefe de los

Servicios

Generales, Oficinista

Grado I de Servicios

Generales.

1 Año Archivo de Gestión.

Eliminar

S.I: Listado de

Proveedores

Aprobados

Jefe de

Compras Internas y

Suministros.

Físico.

Dpto. de

Servicios

Generales.

Jefe de

compras internas y

suministro y

de Servicios Generales,

Jefes de Dpto. de Sección,

Supervisores

y Coordinadores

, Supernumerar

ios.

1 Año archivo de Gestión.

2 Año Archivo Central

Eliminar

APO-3-01-FO-06 Solicitud de

Contratación

Jefe de la Oficina

Jurídica.

Físico. Oficina Asesor

Jurídico.

Supernumerario y Asesor

Jurídico.

Archivo de

Gestión: 1 año.

Archivo Central: 2

años

Eliminar

Contrato

Jefe de la

Oficina

Jurídica

Físico.

Oficina

Asesor

Jurídico.

Supernumerar

io y Asesor

Jurídico.

Archivo de Gestión: 3 años.

Archivo Central: 3 años.

Eliminar luego de

digitalizado.

Conservar

en archivo histórico

algunos contratos

dada la

importancia según

criterio del Jefe de la

Oficina de Jurídica.

Orden de Servicio

Jefe de la Oficina

Jurídica, Jefe de Servicios

Sociales, Jefe Servicios

Generales,

Secretaria de Dirección

Administrativa, de Div.

Administrativa

y Responsables de Programas.

Físico.

Oficina Asesor

Jurídico,


Servicios Sociales,

Dirección

Administrativa y

División Administra

tiva

Asesor Jurídico, Jefe

de Servicios Sociales, Jefe


Secretaria de

Dirección Administrativa

y de Div. Administrativa

,

Supernumerarios.

Archivo de

Gestión: 1 Año

para servicios generales, 3 años

para jurídica

Archivo Central: 5

años para servicios

generales, 3 años para jurídica.

Eliminar.

Invitación a

cotizar


Físico Carpeta

Secretaria,

Director, Jefes de División,

revisor fiscal,

consejo, entes de

control.

1 año. Archivo Inactivo.

Acta de Apertura

de propuestas

Secretaria de

Dirección Físico Carpeta

Secretaria, Director, Jefes

de División,

revisor fiscal, consejo,

entes de control.

1 año Archivo

Inactivo.

Propuesta- Oferta


Físico Carpeta

Secretaria,

Director, Jefes de División,

revisor fiscal,

consejo, entes de

control.

1 año Archivo Inactivo.

APO-3-01-FO-20 Control Del

Servicio De Transporte

Jefe General

de los Servicios

Sociales/Trabajador Social II

de Turismo Social/ Auxiliar

Administrativo

II de Servicios Generales

Físico

Dpto. de Servicios

Generales/Archivo de

Caja

Jefe General de los

Servicios

Sociales/Trabajador Social

II de Turismo Social/

Auxiliar

Administrativo II de Servicios

Generales


Archivo Central: 5

años

Eliminar

S.I: Correo Electrónico

Jefe de Compras

Digital

Correo Corporativ

o/Usuario

y Clave/Ban

deja de Entrada/c

orreo

Jefe de Compras

Generales y Aprovisionamie

nto


Archivo Central:

No Aplica

Eliminar

Actas de suspensión y reanudación de contrato

Jefe de la Oficina Jurídica

Físico

Oficina

Jurídica/Archivador

1,2,3 Y 4/Carpeta

s por Contratist

as

organizadas

alfabéticamente

Jefe/Abogado/Auxiliar

Secretaria/Auxiliar

Administrativo

Grado II

Archivo de

Gestión: 3.


Eliminar

S.I: Correo

Electrónico especificaciones

Jefe de

Compras Digital

Correo Corporativ

o/Usuario y

Clave/Bandeja de

Salida/corr

eo

Jefe de

Compras


nto

Archivo de

Gestión: 1 Año.

Archivo Central:

No Aplica

Eliminar

Lista de

Verificación de Archivos APO-3-

01-FO-22

Jefe de la Oficina Jurídica

Físico

Oficina Jurídica/Ar

chivador 1,2,3 Y

4/Carpeta

Jefe/Abogado/Auxiliar

Secretaria/Auxiliar

Administrativo

Archivo de Gestión: 3.

Archivo Central: 5

años

Eliminar

s por

Contratistas

organizad

as alfabética

mente

Grado II

S.I: Correo

Electrónico Obligaciones

Supervisores

Jefe de la

Oficina Jurídica Digital

Correo Corporativ

o del

Abogado de la

Oficina Jurídica/U

suario y

Clave/Bandeja de

Entrada/Carpeta

Supervisores/correo

Electrónic

o Obligacion

es Supervisor

es

Abogado de la Oficina

Jurídica

Archivo de

Gestión: 1 Año.

Archivo Central:

No Aplica

Eliminar

APO-3-01-FO-13 Seguimiento de

contratos u órdenes de servicio

Abogado Oficina Jurídica

Físico Oficina Jurídica




Eliminar

Acta de Liquidación APO-3-01-FO-12


Físico Oficina Jurídica




Eliminar

PLAN DE CONTINUIDAD

REQUISITOS Cliente N. A. Legales Ver Matriz de requisitos legales en el módulo contexto de la organización del Aplicativo Kawak

Organización

Código del Buen Gobierno. Código de Ética.

ISO 9001 NTC ISO 9001:2015.

4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos 4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad

7.5 Información documentada 7.5.1 Generalidades 7.5.2 Creación y actualización 7.5.3 Control de la información documentada 8.4 Control de los productos y servicios suministrados externamente

8.4.1 Generalidades 8.4.2 Tipo y alcance del control de la provisión externa 8.4.3 Información para los proveedores externos 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.1.1 Generalidades

10. Mejora

RECURSOS

Personal competente que cumpla con el perfil definido para el desempeño de las actividades y funciones relacionadas con el cargo.

Software: Paquete Office, Sotfware de Compras. Hardware: Computadores, impresoras, escáner. Financieros: Disponibilidad presupuestal aprobado por el Consejo Directivo y

la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Físicos: Equipos de oficina, papelería, materiales e insumos, instalaciones

MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES

Indicador Objetivo Meta Fórmula Frecuencia Unidad de

Medida

Tiempo

Limite diligencia

miento

Responsable

Cumplimient

o de la entrega de

ordenes de Servicios o

contrato

ID: 38

Garantizar la

realización y entrega

oportuna de

órdenes de servicio o

contratos.

80%

Solitudes

atendidas correcta y

oportunamente/Total de solicitudes

recibidas

Mensual

Porcentual

Diez días hábiles

después de culminado cada mes

Jefe de Oficina de

Jurídica/Jefe

de Servicios Generales

Cumplimiento en la

entrega de suministros

de

Proveedores

ID: 130

Verificar el cumplimiento de

los tiempos de entrega de los

proveedores

establecidos en la orden de

compra.

90%

Ordenes entregadas

completas y a tiempo / Total de

ordenes

Mensual

Porcentual

Jefe de Compras


nto

Cumplimiento del Plan

de Compras

ID: 128

Verificar el

cumplimiento

del plan de compras a nivel

caja

Mínimo

75%

Total de compras ejecutadas/Total

compras

Proyectadas

Trimestral Porcentual

Diez días

hábiles

después de culminado

cada mes

Jefe de

Compras


nto

Calificación promedio de

la evaluación

de

desempeño de los

contratistas que afecten

la prestación

del servicio

ID: 272

Calificación

promedio de la evaluación de

desempeño de los contratistas

que afecten la

prestación del servicio

Estable

cida en el Plan

estratégico

(Sumatoria de

Calificación de Evaluación de

Desempeño/Total Evaluados)*100

Semestral: Proveedores

críticos

Anual:

proveedores críticos de

software

Docentes de colegio

Santiago de Cali

Porcentual

Diez días hábiles


cada mes Jefe de

Compras Generales y

Aprovisionamiento

Calificación

promedio de

la evaluación

de desempeño

los proveedores

de

productos

Calificación

promedio de la evaluación de

desempeño de los proveedores

de bienes que afectan la

prestación del

servicio

Mínimo

75%

(Sumatoria de

Calificación de Evaluación de

Desempeño/Total Evaluados)*100

Anual Porcentual

Diez días

hábiles


cada mes Jefe de

Compras Generales y

Aprovisionamiento

ID: 299

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