ALCALD~A MUNICIPIO DE BARRLWCABERMEJA

SECRETAR~A DE EDUCACION

MANUAL DE CALIDAD

Control del Documento

Raz6n de la act~1alizaci6n

Versi6n

Versi6n

Ajuste del documento por identificacibn de un nuevo Macroproceso Certificado

0 1-07-20 1 1

30-08-20 13

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2.0

Fecha

Fecha

TABLA DE CONTENIDO

1 . 1. Objetivo ................................................................................................. 3 1.2. Alcance .................................................................................................. 3 1.3. Exclusiones ............................................................................................ 3

.................................................................... 2 . DESCRIPCION DEL SERVICIO 3

2.1. Descripci6n de la Secretaria ..................................................................... 3 ...................... 2.2. Definici6n de usuarios, productos y servicios de la Secretaria 4

I 2.3. Vislon de la Secretaria ............................................................................. 8 2.4. Misibn de la Secretaria ............................................................................ 8 2.5. Politica de calidad ................................................................................... 9

3 . GESTION DE LA G U ~ A .............................................................................. 12

3.1. Administracibn de la guia ...................................................................... 12 3.2. Tkrminos y definiciones ........................................................................ 12 3.3. Abreviaturas ......................................................................................... 12

4 . SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ....................................................... 1 3

4.1. Requisitos generales .............................................................................. 1 3 5 . REQUISITOS DE GESTION DE LA CALIDAD ........................................... 14

5.1 . Control de documentos .......................................................................... 1 4 5.2. Control de 10s registros .......................................................................... 1 5 5.3. Responsabilidad de la direcci6n .......................................................... 15 5.4. Gesti6n de 10s recursos .......................................................................... 1 9 5.5. Recursos Humanos ............................................................................... 1 9 5.6. Control de la realizacibn del proceso ....................................................... 21 5.7. Adquisici6n de bienes y servicios (Compras) ........................................... 22 5.8. Identificacibn y trazabilidad del product0 ................................................ 22 . . . . . .................................................................... 5.9. Medicion, anhlls~s y mejora 23

........................................................................... 5.10. Producto no conforme 24 ............................................................................. 5.1 1 . Acciones correctivas 24

5.12. Tratamiento de quejas ............................................................................ 25 6 . ANEXOS .................................................................................................... 25

1. CONTENIDO Y CAMP0 DE APLICACI~N

1.1. Objetivo

Formalizar 10s principios y procedimientos que consagran la calidad de 10s se~vicios certificados de la Secretaria de Educacidn de Barrancabermeja.

1.2. Alcance

Esthn cubiertos por el Sistema de Gesti6n de la Calidad el proceso de cobei-tura del servicio educativo, el proceso de gesti6n del recurso humano en el sector educativo y el proceso de Atencibn a1 ciudadano.

1.3. Exclusiones

Este manual excluye el Numeral 7.3 de la Norma NTC IS0 9001:2008 "Diseiio y desarrollo", ya que 10s servicios que presta la Secretaria estan enmarcados dentro de 10s lineamientos de la normatividad actual y lo definido por el Ministerio de Educacibn.

TambiCn se excluye el Numeral 7.6 de la misma norma "Control de 10s dispositivos de seguimiento y medici6nW, teniendo en cuenta que no se utilizan equipos ni dispositivos de seguimiento y medici6n para prestar 10s servicios de la Secretaria.

2. DESCRIPCION DEL SERVICIO

2.1. Descripci6n de la Secretaria

La Secretaria de Educaci6n del municipio de Barrancabermeja fue creada mediante Acuerdo Municipal 072 de 1994, e inicio labores en las instalaciones del Centro de Diagn6stic0, Capacitaci6n, Atenci6n y Asesoria en Educacibn Especial de Barrancabermeja - CEDICAB, programa que en 1996 fue transformado en Unidad de Atencidn Integral-UAI, responsable del fortalecimiento de 10s procesos de integracibn de estudiantes con discapacidad de las Instituciones Educativas Oficiales. De esta forma la Secretaria ocup6 las instalaciones donde en la calle 51 No. 14-50, Barrio Colombia, donde fi~nciona en la actualidad.

Para dar cumplimiento y aplicaci6n a la Ley 715 de 2001, el Departamento de Santander mediante la ejecuci6n del Proyecto Nuevo Sistema Escolar, lleva a cabo la reorganizaci6n de 10s 12lestablecimientos educativos existentes en el Municipio y 10s fusiona en 17 Instituciones Educativas y cinco (5) Centros Educativos.

Barrancabermeja f i e certificada por el Ministerio de Educaci6n National, mediante la Resolution No.2988 del 18 de diciembre de 2002 y asumi6 la administration directa del servicio educativo a partir del l o de enero de 2003; el Decreto Municipal 01 1 del 19 de

enero de 2004 estableci6 la planta de personal de 10s establecimientos educativos, conformada por 1360 docentes, 95 directivos docentes y 133 administrativos.

La Secretaria de Educaci6n en la estructura orghnica del municipio, establecida inediante el Decreto 479 de 2008, es el hrea que formula 10s objetivos, metas y estrategias que se deben ejecutar para el cumplimiento de la misi6n institutional de prestar el servicio educativo en Barrancabermeja.

El Plan Sectorial de Educaci6n Revoluci6n Educativa 2006-2010, define 10s cuatro ejes de politica: cobertura, calidad, pertinencia y eficiencia, siendo en este illtimo desde el cual se desarroll6 el Proyecto de Modernization de las secretarias de Educaci6n para renovar su gesti6n y sus estructuras con procesos orientados a1 cumplimiento de su misi6n y con sistemas de informaci6n de soporte apropiados, y prestar el servicio educativo en condiciones eficientes, con transparencia y equidad. En Barrancabermeja se desarrollaron las diferentes fases del Proyecto desde el aiio 2005, llevando a cabo la implementaci6n completa de seis de 10s catorce macroprocesos, la implementaci6n de 10s sistemas de informaci6n de matricula SIMAT, de gesti6n de recursos l~umanos HUMANO, de atenci6n a1 ciudadano SAC, de calidad de la Educaci6n SIGCE, el sistema de gesti6n y control financier0 SGCF, definici6n de la estructura organizacional interna y validaci6n por parte del Ministerio de Educacion, y mejoramiento de la cultura organizacional. En junio de 2010 se otorga la certificaci6n en cumplimiento a las Especificaciones TCcnicas a 10s Macroprocesos: Gesti6n del Recurso Humano en el sector educativo, aplicable a la actividad del Recurso Humane, Atenci6n a1 ciudadano, aplicable a la actividad: Atenci6n a1 ciudadano y Proceso Nacional de Cobertura del servicio educativo, aplicable a la actividad: Cobertura del Servicio Educativo, emitido por ICONTEC, como ente certificador. En el 2012 se otorga la Certificaci6n a1 Macroproceso Gesti6n de la Calidad del Servicio Educativo en Educaci6n Preescolar, Basica y Media en cumplimiento a 10s Requisites TCcnicos establecidos por el MEN para este Macroproceso.

2.2. Definici6n de nsuarios, productos y servicios de la Secretaria

La Secretaria de Educaci6n, mediante el Decreto Municipal 479 de 2008, tiene como fi~nciones:

1. Elaborar, promover y ejecutar el Plan de Desarrollo Educativo y Cultural del Municipio, sobre la base del acuerdo, el consenso la participacidn de toda la comunidad educativa, el cual debe considerar como objetivo, mejorar la cobertura, la calidad, la modernizaci6n de la educaci6n, la articulaci6n con 10s sectores productivos, en 10s tdnninos previstos por las normas que regulan la materia.

2. Dirigir, diagnosticar, controlar, evaluar la prestaci6n del servicio piiblico educativo de competencia municipal, ofrecido tanto por las instituciones y agentes estatales como 10s de carhcter privado y solidario, enmarchndolos en las politicas nacionales, trazadas por el Ministerio de Educacion Nacional y 10s sistemas nacionales de informaci6n, de evaluaci6n y de acreditaci6n, en todo lo pertinente a la capacitaci611, innovaci6n pedagbgica y mejoramiento de la calidad.

3. Desarrollar mediante la concertacibn y cofinanciaci6nY programas que beneficien la comunihd educativa, para ampliar la cobertura del servicio.

4. Identificar y priorizar las necesidades de infraestructura y dotacion educativa, coordinando su ejecuci6n con la Secretaria de Infraestructura.

5. Diseiiar y establecer estrategias y acciones orientadas a afianzar el proceso de descentralizaci6n de la education en el Municipio.

6 . Elaborar tkcnicamente 10s proyectos educativos y culturales e inscribirlos en el Banco de Proyectos Municipal, y en coordinaci6n con la Oficina Asesora de Planeaci6n del Municipio inscribirlos ante el Departamento, la Naci6n y Unidades de Cofinanciaci6n, elaborar propuestas sobre financiacibn y organizaci6n para la prestacibn del servicio educativo y cultural.

7. Promover la elaboraci6n de estudios e investigaciones en el context0 local y regional de la problemhtica educativa y cultural para proponer politicas, programas, proyectos y estrategias en 10s aspectos estructurales y organizacionales del servicio educativo, la formaci6n de 10s docentes y de las comunidades y la actualizaci6n curricular, programas y proyectos especiales requeridos para la obtenci6n de 10s objetivos de la educaci6n por niveles, especialidades, grados y poblaci6n beneficiaria.

8. Diseiiar y promocionar proyectos curriculares, m6todos y medios pedag6gicos para las diferentes modalidades educativas, teniendo en cuenta la realidad y la orientacion y prospecci6n del desarrollo Municipal.

9. Consolidar el sector cultural local y regional, a partir del diagnbstico y la identificaci6n y recuperaci6n del patrimonio cultural en todas sus manifestaciones, la elaboraci6n y actualizacibn del cathlogo cultural, la promoci6n, difusi6n y capacitaci6n artistica y la citaci6n de valores para la convivencia la paz y la convivencia ciudadana, en el marco de la diversidad cultural, regional, Ctnica regional.

10. Liderar, e incentivar alianzas estrategicas con el sector pi~blico y privado para incrementar la vinculaci6n y 10s aportes econ6micos y tCcnicos a1 desarrollo cultural; para promover la utilizaci6n adecuada y el disfrute por parte de la poblaci6n de las actividades, eventos culturales, recreativos y turisticos, centros de consulta, escenarios, bibliotecas, espacios recreativos, existentes en el municipio y la regi6n.

11. Coordinar, ejecutar y controlar el presupuesto de 10s recursos del situado fiscal y demhs recursos financieros con destinaci6n especificos para la educaci6n y velar por el registro contable, en coordinaci6n con la Secretaria de Hacienda, para garantizar s11 presupuestacibn y contabilidad de manera especializada.

12. Preparar y presentar el anteproyecto de presupuesto de la Secretaria de Educacibn y Cultura, de acuerdo con las normas que financian el sector, proponer la orientaci6n de 10s recursos, en coordinaci6n con el la Oficina Asesora de Planeaci6n y la Secretaria de Hacienda.

13. Coordinar con la Secretaria General y la Secretaria de Hacienda el pago de la n6mina de docentes manteniendo actualizado estos sistemas de informaci6n.

14. Dirigir, orientar y coordinar con la Secretaria General, la aplicacibn de politicas sobre seleccibn, vinculacibn, administraci6n promocibn, evaluacibn, ascensos e informaci6n del personal docente de acuerdo con las noimas vigentes sobre la materia.

15. Preparar 10s proyectos de Acuerdo relativos a su sector, 10s proyectos de decreto que deban dictarse en ejercicio de las atribuciones del Alcalde y liderar la ejecucibn de las decisiones y drdenes del mismo.

16. Garantizar que en todos 10s procesos se determinen 10s planes de contingencia, para asegurar la permanencia, continuidad y calidad de 10s servicios.

17. Las clemhs que surjan de la naturaleza de la dependencia o le Sean asignadas por autoridad competente.

Teniendo en cuenta lo anterior y acorde con 10s procesos que debe desarrollar pal-a dar cumplimiento a la nonnatividad vigente, se identifican 10s siguientes clientes:

Clientes Ministerio de Educacibn Nacional - MEN

Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio Planeacibn Nacional y Departamental

Coinunidad educativa

(estudiantes, educadores, padres de familia o acudientes, egresados, directivos docentes y administradores escolares)

Ente Territorial

Productos/Servicios Informaci6n estadistica del sector educative Ejecucibn presupuestal recursos del SGP Caracterizacibn y perfil del Sector Educativo del Municipio Plan de Desarrollo Educativo Municipal Plan de Apoyo a1 Mejoramiento - PAM Plan Operativo Anual de Inspecci6n y vigilancia Tablero de indicadores Planta de personal proyectada y consolidada Reportes de cesantias Informe de novedades Informes de evaluaci6n y ejecucibn de proycctos de inversibn. Plan de Desarrollo Educativo Municipal Informacibn y estadisticas, presupuestal y financiera Asistencia tCcnica y capacitacicin Certificaciones Resultados del ejercicio de Inspecci6n y Vigilancia Asesoria a1 ciudadano Actos administrativos (oficios, resoluciones, actas, circulares) Informacidn estadistica Comprobantes de pago de nbmina Pago de nbmina y prestaciones sociales Respuestas a PQRS Respuesta a trhmites Respuesta a preguntas frecuentes Socializaci6n de resultados de las pruebas extelnas Planta de personal aclministrativo proyectada y consolidada

Clientes

Establecimiento educativo

Entidades de bienestar social o familiar

Organismos de seguridad social y previsi6n social Cooperativas y bancos del estado ICFES

Cbmara de Comercio

Comisi6n Nacional del Servicio Civil

Ciudadanos

ComitC Regional de Prestaciones Aliados EstratCgicos

MANSAROVAR

SEC. MEDlO AMBIENTE

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--7-- - Prodactos/Scrvicios Solicitud de CDP Acompafiamiento a la ejecucibn de 10s Pianes cle Mejoramiento Institucional - PMI Certificaciones Legalizacibn de EE PEI aprobado Informe de cumplimiento de novedades Pago de servicios p~blicos e impuestos Bienes y servicios Reporte de evaluacibn del desempeiio

* Informaci6n estadistica Auditoria de matricula Definici6n de planta de cargos de personal docente, directivo docente y administrativo Actos administrativos (oficios, resoluciones, actas, circulares) Programaci6n de asistencia tCcnica Socializaci6n de resultados de las pn~ebas externas Continuidad en la educacibn formal de 10s niiios : matriculados I

Afiliaciones y reporte de novedades

Autorizaci6n y pago de libranzas. Pruebas SABER diligenciadas Listado de admitidos a pn~ebas Informaci6n de licitaciones o concursos que se pretenden abrir Informe de contratos ejecutados (cuantia, cumplimiento, multas y sanciones) Manual de hnciones y perfiles de cargos Informacibn de inscription y ascenso en calrera administrativa Comprobante de recibo de documentos Respuesta a solicitudes, quejas y reclamos Reclamacibn o queja del servicio de salud Programas de Articulacibn Prbcticas Educativas. Convenios Talleres Proyectos de mejoramiento de 10s Procesos de Gestion Educativa Capacitar a 10s estudiantes Apoyo y asesoria a 10s estudiantes.

2.3. Visi6n de la Secretaria

Clientes FUNDACION GENTE ECOPETRO L

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COO PETROL

PDPMM

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FRUTO SOCIAL DE LA PALMA

CAVl PETROL

CAMARA DE COMERCIO

CAFABA

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AGUAS D E BARRANCABERMEJA

REDIBA

SEC. DESARROLLO ECONOM ICO

FORCAP

SEC. PLANEACION

FUNDESMAG ICBF NUTRESA

DPS (Depatamento de la prosperidad social)

Para el 2016 la Secretaria de Educaci6n de Barrancabermeja prestarh un servicio con indices de cobertura por encima del promedio nacional con altos estandares cle calidad, dinamizadora de la gesti6n educativa en la regi6n y reconocida en el pais.

Productos/Servicios

2.4. Misi6n de la Secretaria

La Secretaria de Educaci6n mediante la gesti6n de procesos educativos, garantizarh el derecho a la educaci6n de 10s niiios, j6venes y adultos, con criterios de equidad, calidad, eficiencia y pertinencia, contribuyendo a la formaci6n de ciudadanos con capacidad para aportar a1 desarrollo social, cultural, econ6mico y tecnol6gico del Municipio cle Barrancabermeja.

2.5. Politica de calidad

La Administracidn Municipal rle la Alcallicr de Barrancabermeja en crrntplinrienfo cle la constitucidn politica y In ley, fonzenta el desarrollo sostenible metlicrizfe In adnzinistracidn racional de 10s recursos, presfanh sewicios oportunos con procesos claros y eficientes, fundamentados en el desarrollo integral del talento hun~rmo, el autocontrol y nzejoramiento contiizuo, para garantizar la parficipacihn contunifcrrin en Ins ricciones adntinistrutivas y Iograr el bienestar y la vida rligna rle sirs kabitmtes ". La direcci6n comunica la politica de calidad de acuerdo con lo estipulado en el capitulo 5. Requisitos del Sistema de Gesti6n de la Calidad, y se cornpromete a su continua revisi6n y adecuacibn.

En la matriz de correspondencia se verifica la coherencia entre la visi6n y misi6n de la Secretaria con la politica de calidad, como se presenta a continuaci6n:

POL~TICA DE CALIDAD

- Cumplir la constituci6n y la ley Fomentar el desarrollo sostenible

Administraci6n racional de 10s recursos

Prestar servicios oportunos con procesos claros y eficientes

Desarrollar el talento liumano, el autocontrol y me,joramiento continuo

Garantizar la participaci6n comunitaria en las acciones administrativas

Lograr el bienestar y la vida digna de sus habitantes

MISION VISION

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Con el hnimo de asegurarse, de medir y controlar el SGC frente a1 servicio que se presta, se han definido 10s siguientes objetivos de acuerdo con las filnciones y niveles de operaci6n:

Aseprar de manera transparente la provisi6n de 10s recursos para el cumplimiento de las funciones de la entidad. Mejorar 10s procesos de la administraci6n con el fin de atender las necesidades de 10s usuarios y la ciudadania en general. Tncrementar el nivel de competencia y liderazgo del talento humano de la entidad. Mejorar continuamente el Sistema de Gesti6n de la Calidad. Incrementar el nivel de confiabilidad y satisfaccidn de 10s servicios prestados a 10s usuarios.

La politica de calidad es consistente con sus objetivos, como se presenta a continuaci6n:

POL~TICA Directrices Cumplir la constituci6n y la ley

Fo~neritar el desarrollo sostenible Administracidn racional de 10s recursos

Prestar servicios oportunos con procesos claros y eficientes

Desarrollar el talento humano, el autocontrol y ~nejoramiento continuo

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El SGC se enfoca hacia el cumplimiento de la misi6n y visibn de la SE y la politica de calidad y sus objetivos estan alineados a1 cumplimiento de Cstas.

POL~TICA Directrices Garantizar la participaci6n cornunitaria en las acciones administrativas

Lograr el bienestar y la vida digna de sus habitantes Cumplir la constihici6n y la ley

La planificaci6n del sistema de gesti6n de calidad se traduce en la guia de interacci6n de procesos y 10s procedimientos documentados.

La alta direcci6n lleva a cabo la revisibn por la direccibn, por medio del analisis de resultados y seguimiento de 10s indicadores de gesti6n establecidos en cada proceso, hace seguimiento a1 cumplimiento de la estrategia de la SE, y toma decisiones frente a 10s cambios que deban surgir en el SGC.

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Para asegurar que se mantiene la integridad del SGC cuando se planifican e implementan cambios se aplica la siguiente metodologia:

Recoleccibn de informaci6n: se tienen en cuenta las sugerencias ylo oportunidades de mejora, product0 de las revisiones en la ejecuci6n cle 10s procesos, el monitoreo constante a1 SGC y la revisi6n por la direccidn de acuerdo a lo establecido en el subproceso A04.01. Revisi6n General del SGC. Esta etapa es responsabilidad del representante de la direcci6n para el SGC. Analisis de inforrnacibn: se realiza en reuni6n de revisi6n por la clirecci6n y se identifica 10s cambios que deben generarse a1 SGC. Si 10s cambios identificados

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sugieren cambios en la estrategia de la SE, deberh ejecutarse el procedimiento A02.01 analisis y definicibn de estrategias para el sector educativo. Aprobacibn: el Comit6 Directivo de la SE deberh reunirse y aprobar 10s ajustes a la estrategia asi como la alineaci6n de esta con la cadena de valor de la SE, lo cual garantizarh la integralidad del SGC. Queda evidencia de esta aprobacicin en acta de comitk.

La presente guia es administrada por el Profesional Universitario de SGC y Control Interno; la aprobacibn, revisibn, actualizacibn, cambios, estado, versiones actualizadas, control, distribucibn y uso serhn de conformidad con lo explicado en el procedimiento N02.04 Control de documentos y datos, se presenta impreso y con sello de copia controlada. Las versiones publicadas a travCs de Intranet o medios electrbnicos son de consults.

3.2. TCrminos y definiciones

Calidad: Grado en que un conjunto de caracteristicas (procesos o productos) inherentes cumple con 10s requisitos propuestos.

Sistema de Gestibn de Calidad: Orden que la organizacidn sigue para garantizar y controlar el servicio y la mejora del servicio.

Politica de Calidad: Orientacibn que indica la direcci6n de la calidad en la organizaci6n.

Requisitos: Expectativa del cliente de carhcter implicit0 u obligatorio.

Aseguramiento de la calidad: Gestibn que orienta el aumento de la capacidad del cumplimiento de 10s requisitos.

Mejoramiento continuo: El compromiso de superar permanentemente las expectativas del cliente.

Producto: Resultado del servicio prestado.

Resvonsabilidad: Se entiende como la obligacibn de cumplir con una tarea asignada.

Autoridad: Es la potestad de tomar decisiones sobre un tema especifico.

3.3. Abreviaturas

CI Control Interno IS0 International Standard Organization SGC Sistema de Gestibn de la Calidad NTC Norma TCcnica Colombiana PNC Producto no Conforrne

SGP Sistema General de Participaciones

4.1. Requisites generales

La Secretaria cuenta con un modelo de operacion fundamentado en procesos que se interrelacionan y facilitan a la organizaci6n su trabajo, mantiene un SGC documentado que cumple con 10s requisitos definidos en las especificaciones tecnicas de 10s procesos certificados.

El mapa de procesos de la Secretaria es el siguiente:

- Mapa de Procesos

MACROPROCESOS DE DlRECClON

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MACROPROCESOS MlSlONALES Z

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La conformaci6n de 10s macroprocesos y el funcionario responsable del mismo ante el SGC, se encuentra establecido en cada uno de 10s manuales de procesos y procedimientos.

Algunas actividades de 10s procesos presentados anteriormente se ejecutan de manera compartida entre la SE y terceros, incluyendo a1 Ente Territorial. En estos casos se asegura el control sobre 10s procesos que afectan la conformidad del producto con 10s requisitos de la siguiente manera:

Si se trata de procesos compartidos con el ente territorial, ademhs de tener puntos de verificacibn identificados antes de la entrega y recepcibn de este por parte de la SE, se validan 10s procedimientos del sistema de gesti6n del ente territorial SICME, y si se requiere se definen acuerdos de niveles de servicios (ANS) documento mediante el cual se establece un compromiso de cumplimiento frente a 10s requisitos de calidad exigidos para 10s productos que se generen.

En 10s casos en que la entidad opta por entregar a terceros algunos procesos que afectan la conformidad del product0 ylo servicio, la entidad asegura el control de tales procesos a travds de la interventoria, para lo cual se cuenta con el Manual de Interventoria del Municipio de Barrancabermeja adoptado por Decreto 169 de 2005, por medio del cual se determina la responsabilidad sobre el control de 10s procesos entregados a terceros, fundamentado en las disposiciones establecidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2006 y el Decreto 2474 de 2008.

5. REQUISITOS DE G E S T I ~ N DE LA CALIDAD

La Secretaria de Educacibn de Barrancabermeja, ha definido el presente documento "Guia tkcnica de interacci6n de procesos de la cadena de valor de la Secretaria de Educaci6nW como manual de calidad en el que se establece el alcance del SGC como componente transversal para el cumplimiento de las especificaciones definidas en cada uno de 10s reglamentos tecnicos.

5.1. Control de documentos

El control de 10s documentos se realiza desde el subproceso N02.04 Control de documentos y datos que establece las directrices para:

a) Aprobar 10s documentos en cuanto a su adecuacibn antes de su emisi6n b) Revisar y actualizar 10s documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente c) Asegurar que se identifican 10s cambios y el estado de revisibn actual de los documentos d) Asegurar que las versiones pertinentes de 10s documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso e) Asegurar que 10s documentos permanecen legibles y facilmente identificables f) Asegurar que se identifican 10s documentos de origen extemo y se controla su distribucidn g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacibn adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razbn

Los documentos que contempla el SGC son:

1. Guia tecnica de interaccibn de procesos cadena de valor Secretaria de Educacibn

2. Manual de procesos y procedimientos de 10s procesos Cobertura del servicio educativo, Gestibn del recurso humano en el sector educativo, Atencion a1

ciudadano y Administraci6n del sistema de gesti6n de calidad, en 10s cuales se encuentran identificados 10s registros que aplican a cada subproceso, el area y cargo responsable de la ejecuci6n de la actividad, registros y documentos externos

La direccibn establece que es responsabilidad de 10s lideres de cada proceso garantizar que 10s documentos requeridos en el sistema de gestibn de calidad, estCn de acuerdo con lo establecido en las reglamentaciones vigentes.

5.2. Control de 10s registros

Las directrices relacionadas con el control de registros se dan desde el subproceso N02.01 Archivo de gestibn, definiendo 10s controles necesarios para la identificacidn, almacenamiento, protecci6n, recuperaci6n, tiempo de retencibn y disposici6n cle 10s registros, enmarcado en el cumplimiento de las normas legales establecidas por las entidades responsables. En cada subproceso, en el numeral "6. REGISTROS", se identifica el nombre del registro, responsable, c6mo conservarlo, dbnde conservarlo, tiempo de conservacibn y quC se hace despues.

Mediante el Decreto 182 del 12 de Junio de 2008, el municipio de Barrancabem~eja adopt6 las Tablas de Retenci6n Documental (TRD) aprobadas por el Consejo Departamental de Archivos inediante Resolucidn 07407 del 13 de julio de 2007 y el Comitd de archivo, es la instancia que aprueba las actualizaciones y modificaciones a las mismas.

La Secretaria de Educacibn cumple lo definido en el Proceso de Gestion de documentos, procedimiento "Elaboraci6n y actualizacibn de tablas de retenci6n documental", que lidera la Secretaria General del Municipio, y desde las TRD, tiene asignadas series y subseries documentales, que permiten identificar, almacenar ordenadamente, recuperar 10s registros, cumplir con 10s tiempos de retencion y disponer finalmente de 10s registros, acorde con la normatividad vigente.

5.3. Responsabilidad de la direccibn

La alta direcci6n de la Secretaria, esta conformada por el CornitC Directivo, establecido lnediante Resolucion No 0018 del 19 de enero de 2009, y 10s miembros que lo conforman son: Secretario de Educaci6n Municipal, Lider de Proceso Gestibn EstratCgica y Financiera, Lider del proceso de Gestibn de la Calidad del selvicio Educativo en educaci6n preescolar, bhsica y media, Lider del Proceso Gestion del Talento Humano, Lider del proceso de Cobertura, Lider del Proceso Inspeccidn y Vigilancia y el Asesor Juridico.

El organigrama que rige a1 interior de la Secretaria, ver Anexo Estnlctura aprobada por puestos de trabajo tipologia 1, muestra 10s niveles de autoridad y lineas de comunicaci6n de la SE.

La responsabilidad y la autoridad de 10s roles que hacen parte del SGC se detalla a continuacibn:

La responsabilidad de la alta direccion del SGC es:

La revision del SGC una vez a1 aiio, y puede proponer revisiones cada vez que considere necesario Propender por el cumplimiento de 10s planes de mejoramiento

La alta direccion del SGC tiene la autoridad para:

Solicitar a1 representante de la direccion del SGC, cuando crea conveniente, las estadisticas sobre la tendencia del SGC y 10s informes que permitan establecer c6mo se encuentra el SGC en un momento determinado. Realizar cambios estructurales a1 SGC, que conlleven a mejorar 10s procedimientos de todo el Sistema de Gesti6n de Calidad.

El Representante de la direcci6n para el SGC, es el responsable de:

Velar por la correcta ejecuci6n de todos 10s procedimientos establecidos en el SGC, de implementar 10s registros que soporten la operation dentro del SGC.

Hacer el seguimiento permanente a1 sistema mediante 10s mecanismos que se establecieron para determinar la tendencia del mismo.

Mantener actualizado a 10s integrantes del SGC sobre las normas y reglamentaciones que soportan el SGC.

Informar a la direccion sobre el desempeiio del SGC y de cualquier necesidad de mejora

El Representante de la direcci6n para el SGC tiene la autoridad para:

= Programar las auditorias internas en el momento en que considere conveniente el cual debe estar dentro del period0 establecido por la Alta Direction para la respectiva revisi6n.

Estudiar todas las sugerencias que se hacen para el mejoralniento del SGC, junto con el responsable del procedimiento a mejorar y quien presenta la solicitud, analizan su viabilidad para finalmente rechazarla o darle el curso correspondiente para su posible implementation.

, Realizar cambios a1 SGC, cuando mejoren notablemente el desempeiio de todo el sistema y cuando estos cambios no requieran de la aprobacion de la Alta Direcci6n del SGC.

Los Lideres de proceso, son responsables de:

= Aprobar inforrne de diagnostic0 de alineacion, relacionado con 10s objetivos estratkgicos y el plan de desarrollo educativo.

Solicitar a 10s funcionarios o profesionales definidos como responsables de procesos o subprocesos, retroalimentacibn sobre la medicion de 10s inclicadores establecidos para cada uno de 10s procesos de la Secretaria de Education.

Establecer directrices a nivel gerencial para el desempeiio de las actividades de la SE.

Proyectar actos administrativos que reglamentan 10s procesos a impleinentar en la Secretaria de Educaci6n.

Modificar y/o actualizar 10s documentos del Sistema de Gesti6n de la Calidad que esthn relacionados para cada uno de 10s procesos.

Estudiar 10s resultados de retroalimentaci6n de satisfaccibn de clientes para emitir lineamientos y estrategias en la mejora de la prestaci6n del servicio.

Coordinar la ejecuci6n de actividades previstas para el buen desempefio de 10s procesos asignados, elaborar estrategias y definir lineamientos para 10s mismos.

Gestionar 10s recursos necesarios para la ejecucion y buen desempeiio de 10s procesos de la Secretaria de Educaci6n.

Acatar las responsabilidades de 10s roles asignados por el CotnitC Directivo producto de la administraci6n del SGC (Lideres de procesos, Auditores internos de calidad, responsables de medicion de indicadores de gestibn, responsables de seguimiento a la medici6n de indicadores, entre otros aspectos relevantes que pennitan monitorear de forma eficaz las premisas del SGC).

Participar activamente en 10s ejercicios de capacitaci6n e implantaci6n de procesos que se desarrollen durante la administraci6n del SGC.

Los funcionarios responsables de subprocesos y profesionales asignados a cada una de las Areas se responsabilizan de:

Ejecutar planes de accibn a partir de la revisi6n del Sistema de Gesti6n de la Calidad efectuada por el ComitC Directivo.

Controlar el cumplimiento de las actividades operativas y administrativas derivadas de 10s procesos y ejecutar las actividades asignadas en 10s mismos.

Ejecutar las disposiciones definidas para dar tratamiento a1 producto no conforme que se presenten en la ejecucion de 10s procesos.

Responder oportunamente las solicitudes, quejas, peticiones y reclamos de la comunidad educativa.

= Participar activamente en el diseiio y levantamiento del mapa de riesgos de la Secretaria de Educacion.

Sugerir cambios o actualizaciones realizadas a 10s documentos del Sistema de Gesti6n de la Calidad.

Reportar las no conformidades que se presenten en la ejecucion de las actividades de 10s procesos definidos para la Secretaria.

Acatar las responsabilidades de 10s roles asignados por el ComitC Directive producto de la administraci6n del SGC (Lideres de procesos, Auditores internos de calidad, responsables de medici6n de indicadores de gestibn, responsables de seguimiento a la medici6n de indicadores, entre otros aspectos relevantes que permitan monitorear de forma eficaz las premisas del SGC).

Participar activamente en 10s ejercicios de capacitaci6n e implantaci6n de procesos que se desarrollen durante la administraci6n del SGC.

Ejecutar las actividades que les han sido asignadas.

Propender por el cumplimiento de las metas fijadas en 10s indicadores de gesti6n aprobados.

Los funcionarios de nivel asistencial se responsabilizan de:

Apoyar la ejecuci6n de 10s planes de acci6n a partir del analisis de problemas detectados en el levantamiento de no conformidades.

Ejecutar las actividades asignadas, operativas y administrativas del cargo.

Reportar las no conformidades que se presenten en la ejecuci6n de las actividades de 10s procesos definidos para la Secretaria.

Comunicar 10s cambios o actualizaciones realizadas a 10s documentos del Sistema de Gestic511 de la Calidad.

= Responder oportunamente las solicitudes, quejas, peticiones y reclamos de 10s clientes de la Secretaria de Education.

Atender las auditorias de calidad programadas para la verificaci6n del desempeiio de 10s procesos a cargo.

Apoyar el analisis y evaluaci6n de las causas de 10s problemas detectados en la marcha de 10s procesos.

Apoyar la ejecucion de las disposiciones definidas para el tratamiento del producto no conforme.

Las responsabilidades y autoridades son comunicadas dentro de la organizaci6n a1 momento del ingreso de personal a la SE, de acuerdo con el manual de hnciones y para 10s directivos docentes, docentes y administrativos segun lo establecido en el illanual de procesos y procedimientos para el macroproceso H. Gesti6n del talent0 huinano, proceso H02. Selection e inducci6n de personal, procedimiento H02.05 Inducci6n de personal.

En cada procedimiento documentado se encuentran claramente identificadas las responsabilidades de cada uno de 10s cargos que hacen parte del SGC de la SE acorde con la organizaci6n intema.

La direcci6n ha nombrado como su representante para el SGC de la SE a1 Profesional Universitario SGC y Control Interno, para todo aquello que requiera el SGC, quien con independencia de otras responsabilidades, tiene la responsabilidad y autoridad para:

1. Asegurar que se establecen, implementan y mantienen 10s procesos necesarios para el SGC.

2. Informar a la direction sobre el desempeiio del SGC y de cualquier necesidad de mejora

3. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de 10s requisitos del cliente en todos 10s niveles de la organizaci6n, a1 igual que 10s requisitos tCcnicos de 10s procesos.

Para la comunicacibn interm del Sistema de Gesti6n de la Calidad se emplean 10s siguientes canales de comunicaci6n formal a1 interior cle la SE para difundir 10s lineamientos relacionados con el Sistema de Gesti6n de Calidad, 10s requisitos para la prestacidn del servicio y la retroalimentaci6n del mismo:

Actos administrativos (resoluciones, circulares, cartas) o comunicaciones internas por medio del sistema de informaci6n SAC, o correo electronic0 (institucional de la Secretaria, institucional de la Alcaldia y/o personales) Reuniones y/o comitks Carteleras, talleres y capacitaciones Publicaciones en pagina Web de la Secretaria y phgina web de la Alcaldia

Las comunicaciones de la SE permiten que se divulgue la informaci6n de foma clara, confiable y oportuna a 10s clientes intemos y extemos.

5.4. Gestibn de 10s recursos

La alta direcci6n para el SGC gestiona y provee 10s recursos humanos, fisicos y presupuesto econ6mico que se requieren, de esta manera se garantiza la prestacibn del servicio.

Cuando las acciones de mejora requieran del concurso econ6mico fuera de 10s recursos (fisicos, humanos y logisticos) existentes en la SE, es responsabilidad del Lider del proceso infomar a1 Secretario de Despacho de la SE, para la puesta en marcha de las actividades necesarias y que se encuentran contempladas en 10s diferentes planes como son: Plan de Desarrollo, Plan Indicativo, Plan Operativo Anual de Inversiones, Presupuesto, Plan de Acci6n y Plan de compras.

5.5. Recursos Humanos

El Sistema de Gesti6n de Calidad se sustenta sobre la base de personal que cuenta con las competencias de educaci6n, formaci6n, habilidades y experiencia requeridas para la correcta y oportuna prestaci6n del servicio.

La capacitaci6n del personal en la aplicaci6n de 10s procesos del Sistema de Gesti6n de Calidad y su impact0 frente a1 cumplimiento de 10s objetivos, asi como 10s foinlatos donde se registra la capacitaci6n se desarrollan en 10s procedimientos cubiertos por el macroproceso H. Gesti6n del talent0 humano y el procedimiento de Capacitaci6n de personal, del proceso de Talento Humano que lidera la Secretaria General del Municipio.

La Secretaria cuenta con el ComitC articulador de las politicas de capacitaci6n, bienestar e incentivos con el ente territorial, creado mediante Resolucibn 515 de 2010, el cual tiene como objetivo articular 10s Planes Municipales de Capacitaci611, bienestar e incentivos con el fin de que 10s mismos incluyan a1 personal del Sector de educaci6n, para mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y de su familia; asi mismo que permita elevar 10s niveles de satisfaccibn, eficacia, eficiencia, efectividad como servidor pi'lblico.

Los procesos relacionado con selecci6n, vinculaci6n y evaluaci6n del desempeiio del recurso humano, esti cubierto por el proceso H02. Seleccibn e inducci6n de personal, y el procedimiento Selecci6n y vinculaci6n de personal, del proceso de Talento Humano que lidera la Secretaria General del Municipio. Con este proceso y procedimiento se garantiza el ingreso de docentes, directivos docentes y administrativos idbneos, con base en el mCrito, mediante un sistema que permite la participaci6n en igualdad de condiciones, de quienes demuestren poseer 10s requisitos para desempeiiar 10s empleos convocados y se ajusten a1 perfil requerido.

La evaluaci6n7 mantenimiento y fortalecimiento de las competencias del personal que hace parte del SGC se logra a travCs de la aplicaci6n del manual de procesos y procedimientos para el macroproceso H. Gesti6n del Talento Humano, proceso H03. Desarrollo de personal y el procedimiento de Capacitaci6n de personal, del proceso de Talento Humano que lidera la Secretaria General del Municipio. A travks de ellos se detectan las necesidades de fortalecimiento de competencias de personal de acuerdo con su desempeiio en la ejecuci6n de las actividades propias de su cargo.

Se mantienen 10s registros apropiados de educaci6n, fonnaci6n, habilidades y experiencia de 10s servidores publicos en el archivo de las historias laborales. La administracibn municipal por medio de la Secretaria General tiene el control de las historias laborales de 10s funcionarios de la planta globalizada y en la Secretaria de Educacibn reposan las relacionadas con docentes, directivos docentes y administrativos del Sistema General de Participaciones.

Mediante el Decreto 035 de 2002 se adopt6 la planta global de personal de la administracibn central del Municipio de Barrancabermeja, siendo ajustada mediante el Decreto No.181 de 2005 y el Decreto No.061 de 2006, afectando el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para 10s empleos de la planta de personal, ante lo cual la Secretaria General del Municipio asigna el personal que requiera la prestacibn del servicio.

La estnictura intel-na de la Secretaria de Educaci6n esth acorde a lo definido en 10s manuales de procesos y procedimientos y se encuentra aprobada por el Ministerio de Educacibn mediante Acta de Reuni6n del 15 y 16 de marzo de 2010.

El Manual de funciones del municipio cuenta con identificaci6n y objetivo del cargo, funciones generales, hnciones especificas en que participa el cargo, perfil y competencias. Y se cuenta con un instnimento para la concertaci6n de objetivos y su respectiva evaluacicin. En cuanto a capacitacion y desarrollo se dispone de herramientas y recursos adecuados para tal fin. La Alcaldia Municipal de Barrancabermeja desde la Secretaria General, tiene establecidos dentro de 10s procesos de apoyo el corresponcliente a Informatica y Tecnologia y el proceso de Recursos Fisicos que gestionan 10s recursos para que en !as instalaciones donde hncionan las dependencias y oficinas de la entidad se cuente con elementos adecuados para el desempeiio de sus funcionarios, tales como equipos ofimaticos y sistemas de comunicaci6n en la red intema y en la Web externa y deinhs bienes muebles necesarios para el correct0 desarrollo de 10s procesos.

El proceso de Recursos Fisicos administra 10s vehiculos, bienes inmuebles, y servicios piiblicos para el hncionamiento de la Alcaldia Municipal de Barrancabem~eja, y el proceso de Informhtica y Tecnologia, ofrece y mantiene las soluciones integrales a todas las aplicaciones de 10s sistemas de informacion, mejorandolos s e g h las necesidades de 10s usuarios; la Secretaria de Educaci6n genera el Plan de compras que consolida las necesidades y las solicitudes de servicio que son incluidos en el Programa de mantenimiento y la Autorizaci6n de servicio, respectivamente.

Los recursos para las diferentes actividades esthn previstos en 10s presupuestos operacionales de la Secretaria de Educaci6n (SGP) y de la Alcaldia (recursos propios).

La infraestructura disponible permite - un ambiente de trabajo adecuado para el desarrollo de las funciones y cumplimiento de la Misi6n de la entidad y se apoya en el Programa de Salud Ocupacional que desarrolla la Alcaldia Municipal; asi mismo, en la entidad se efecthn acciones encaminadas a! bienestar social de 10s servidores pi~blicos

5.6. Control de la realizacibn del proceso

La SE planifica y lleva a cabo la generaci6n y prestaci6n de sus servicios, bajo condiciones controladas que incluyen:

La disposici6n de informacion a travCs del hrea encargada de servicio de atenci6n a1 ciudadano, en donde se brinda informacion sobre las caracteristicas de 10s servicios suministrados por la SE y sus procesos. La disponibilidad de instrucciones de trabajo a travCs de 10s manuales de proceso y procedimiento de cada de 10s procesos desarrollados. Lo que garantiza la realizacidn de Cstos, bajo esthndares de desempefio del proceso. La utilizaci6n de controles, indicadores o acciones de seguimiento en la generaci6n de 10s procesos. Los cuales se encuentran documentados en el manual de procesos y procedimientos y en el tablero de indicadores.

La definicidn de 10s equipos de trabajo para cada uno de 10s procedimientos de la SE, 10s cuales se encuentran documentados en el manual de procesos y procedimientos. El envio y generacidn de respuestas a PQRS, trhmites, solicitudes y correspondencia en 10s tiempos establecidos por la ley y la SE.

Las disposiciones relacionadas con el control de la produccidn y de la prestaci6n del servicio se encuentran documentadas en el manual de procesos y procedimientos para 10s macroprocesos que conforman la cadena de Valor de la Secretaria de Educacibn

A. Gestidn estrategica B. Gesti6n de programas y proyectos C. Gestidn de la cobertura del servicio educativo, D. Gestidn de la calidad del servicio educativo en educacidn pre-escolar, bhsica y media, proceso. E. Atencidn a1 ciudadano F. Gestidn de la Inspecci6n y vigilancia de 10s Establecimientos Educativos G. Gesti6n de la informacidn H. Gestidn del Talento Humano 1. Gestidn administrativa de bienes y servicios J. Gestidn Financiera K. Control Interno

5.7. Adquisicidn de bienes y servicios (Compras)

La entidad define previamente las caracteristicas del producto ylo servicio mediante 10s requisitos especificados en 10s pliegos de condiciones o estudios ttcnicos. En 10s casos en que la entidad opta por entregar a terceros algunos procesos que afectan la conformidad del producto ylo servicio, la entidad asegura el control de tales procesos a travks de la interventoria, para lo cual se cuenta con el Manual de Interventoria del Municipio de Barrancabermeja adoptado por Decreto 169 de 2005, por medio del cual se determina la responsabilidad sobre el control de 10s procesos entregados a terceros, fundamentado en las disposiciones establecidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1 150 de 2006 y el Decreto 2474 de 2008

5.8. Identificacidn y trazabilidad del producto

Se realiza la identificacidn dnica de 10s servicios suministrados por la SE, teniendo en cuenta 10s clientes asi:

Numero de radicacidn en correspondencia Informes de inspeccidn y vigilancia, asistencia tecnica, asesorias con la informaci6n del servicio prestado y el personal que ejecut6 la labor Servicio de pago de nomina a traves del documento de identidad de 10s servidores publicos de 10s EE Inscripcidn de 10s proyectos Registro dnico de identificacidn del alumno en el SIMAT Consecutivo cle 10s actos administrativos

Consecutivo de Circulares Actas de comitCs Codigo DANE de EE Resultados de Auditorias practicadas a 10s EE

Dependiendo del servicio, la identificaci6n permite realizar seguimiento y control a la ejecuci6n del mismo, realizando de ser necesario trazabilidad a su prestaci6n, para la implementaci6n de acciones de mejora que eliminen la causa de no conformidades.

La identificaci6n y trazabilidad se soporta en 10s sistemas de informaci6n propios de cada proceso, sistema de atenci6n a1 ciudadano SAC, sistema de informaci6n de talent0 humano HUMAN0 y el sistema de informacibn de matricula SIMAT.

5.9. Medicibn, anhlisis y mejora

La Secretaria ha determinado que el Sistema de Gesti6n de Calidad contempla procesos que permiten el seguimiento, la medici611, el anhlisis y la mejora continua para lograr la conformidad del servicio y del sistema, que son:

A. Gesti6n estratCgica E. Atenci6n a1 ciudadano, N. Administracibn del Sistema de Gesti6n de Calidad

= Para 10s procedimientos anteriormente mencionados, el seguimiento y la mejora continua, se realiza el anhlisis del comportamiento de 10s indicadores de 10s procesos y se determinan las acciones correctivas o preventivas a implementar.

La medici6n de la satisfacci6n del cliente se realiza recopilando informaci6n mediante la aplicaci6n de encuestas de satisfacci6n a 10s usuarios de 10s servicios que presta la SE y la recepci6n formal de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y trhmites.

El objetivo principal del hrea encargada de servicio de atencibn a1 ciudadano es incrementar la calidad de 10s servicios prestados a la ciudadania, para ello da respi~esta oportuna a las necesidades planteadas tanto por 10s clientes externos, ciudadanos, como a las detectadas por las diferentes rireas de la SE. Asi mismo apoya a las hreas de la SE en la definition de las necesidades de sus clientes y en el suministro de respuestas a Cstos y a 10s entes con 10s cuales interachia en sus procesos de gesti6n.

Las disposiciones relacionadas con la medici6n de la satisfaccibn del cliente se definen en el manual de procesos y procedimientos para el macroproceso E. Atencion a1 ciudadano, procesos E01. Gestionar solicitudes y correspondencia y E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano. El Area de Atenci6n a1 ciudadano consolida esta informacibn, lo cual permite dimensionar 10s tipos de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y trrimites que llegan a la Secretaria, dar prioridad a la atencibn y sugerir alternativas de acciones preventivas y correctivas.

Con el fin de evidenciar que el Sistema de Gesti6n de Calidad estC conforme con las disposiciones planificadas, la SE ejecuta auditorias internas de calidad una vez a1 aiio de

revisi6n total a1 Sistema de Gestion de Calidad de conformidad con lo dispuesto en el manual de procesos y procedimientos para el macroproceso N. Administraci6n clel Sistema de Gesti6n de Calidad, proceso N01. Seguimiento, analisis y mejora, subproceso NO 1.0 1 Auditorias internas de calidad.

La Secretaria de Educaci6n cuenta con el documento "Tablero de Indicadores" en el cual se detallan 10s indicadores estrategicos y 10s indicadores de procesos

Los diseiios detallados de 10s subprocesos definen donde se conserva la evidencia del seguimiento y conformidad del servicio prestado, indicando 10s responsables de la liberaci6n de 10s servicios y 10s registros que le aplican.

La liberaci6n de 10s servicios se lleva a cabo cuando se completan satisfactoriamente las disposiciones planificadas, la autorizacibn cle dicha liberaci6n esta definicla en 10s procedimientos.

La Secretaria garantiza la mejora continua mediante: la correcta aplicaci6n del SGC, la aplicaci6n de la politica de calidad, 10s objetivos establecidos para la calidad del servicio, las auditorias internas y externas que se realizan, el oportuno analisis de datos, la correcta ejecuci6n de las acciones correctivas y preventivas y el seguimiento por la direcci6n del SGC.

5.10. Producto no conforme

Los manuales de procesos y procedimientos de 10s macroprocesos tienen identificados 10s puntos criticos de control del proceso y en ellos se hace verificaci6n del cumplimiento del servicio con 10s requisitos del cliente. En el caso que se identifique un Producto No-conforme (PNC), se procede a ejecutar las actividades definidas en el manual de procesos y procedimientos para el macroproceso N. Administraci6n del sistema de gesti6n de calidad, proceso N01. Seguimiento, analisis y mejora, subproceso N01.04 Control de producto no conforme; en este se definen 10s controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del pi-oducto no con forme.

En el Registro de producto no conforme se identifica la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acci6n tomada posterior, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.

5.1 1. Acciones correctivas

Las disposiciones relacionadas con las acciones correctivas del SGC se definen en el manual de procesos y procedimientos para el macroproceso N. Administraci6n del Sistema de Gesti6n de Calidad, proceso N01. Seguimiento, analisis y mejora, subproceso NO 1.02 Acciones correctivas.

El procedimiento presenta 10s mecanismos que se siguen para tomar acciones que eliminan las causas de no conformidades para prevenir su recurrencia. Los resultados

de las acciones tomadas se registran en el Formato Registro de Seguimiento a la Accidn Correctiva y Preventiva.

5.12. Tratamiento de quejas

Las acciones preventivas se llevan a cabo de acuerdo con lo definido en el manual de procesos y procedimientos para el macroproceso N. Administration del Sistema de Gesti6n de Calidad, proceso N01. Seguimiento, anhlisis y mejora, procedimiento NO 1.03 Acciones preventivas.

En el procedimiento se presentan 10s mecanismos que se siguen para tomar acciones que eliminan las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Los resultados de las acciones tomadas se registran en el Fonllato Registro de Seguimiento a la Acci6n Correctiva y Preventiva. (Ver instructivo de formato NO 1.02.FO 1).

En el procedimiento N01.04 Producto No conforme, se tiene definido el tratamiento que se le da a las quejas recibidas por la prestaci6n del servicio y se mantiene su trazabilidad en el sistema de informaci6n de atenci6n a1 ciudadano SAC donde las quejas interpuestas por el cliente en lo referente a PNC entregado a este de manera no intentional que ingresan por el macroproceso EO1.O1 Atender, direccionar y hacer seguimiento a solicitudes.

6. ANEXOS

Ver Anexo Estructura aprobada por puestos de trabajo tipologia 1.Este anexo se compone de 1 phgina.

!

\, ' V - 11bc1lod y Olden

I

I

I

Talent0 Human0 Flnannera

Educatwa Petmanenua Human03

--

SECRETARIA DE EDUCACI~N DE BARRANCABERMEJA

ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTOS DE TRABAJO - TlPOLOGlA I

Feeha: 15,03,2010 Valld.5. SEM / Mln~sler~o de Educac16n Nac~onal

Elabor.5. Secretarla de Educncldn de Barrancabenneja

Revis6: Dlrectlvo SEM