Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

Página 1

Ahorro al mejorar un proceso administrativo aplicando la metodología Seis

Sigma: Caso de una empresa maquiladora en el proceso de cálculo,

determinación y pago de Contribuciones de Seguridad social (IMSS-

INFONAVIT).

Teresa de Jesús Plazola Rivera*, Georgina Tejeda Vega*, Silvia Hernández Solís*

*Universidad Autónoma De Baja California.

Tijuana, Baja California. México.

Email: tere.plazola@yahoo.com

Teléfono: 664 6250546

Resumen:

Es una muestra de cómo se aplica la metodología de Seis Sigma para mejorar el

Proceso de Cálculo, determinación y pago de Contribuciones de Seguridad Social

(IMSS- INFONAVIT) de una empresa maquiladora con un promedio mensual de 1,200

trabajadores, obteniendo como resultado de este proceso debido a dicha mejora, un

ahorro de $379,932.26. La metodología Seis Sigma para mejorar el procesos, se aplicó

por fases, las cuales fueron la Definición, Medición, Análisis, Mejora y Control mejor

onocido como DMAIC para lo cual se utilizaron herramientas como flujogramas, el

FMEA, matrices, gráficas de barras, etc. apoyándose con el programa estadístico

Minitab y el Excell de Office. Además del ahorro logrado, es importante destacar que al

implementar acciones para mejorar determinado proceso como es el caso, por

consecuencia se mejoran otros, ya que dichas acciones involucran a otras áreas

derivando en que estas deberán mejorar sus procesos que sirven de entradas que

afectan los productos necesarios para las salidas del proceso en estudio, siendo este,

el cálculo, determinación y pago de Contribuciones de Seguridad Social (IMSS-

INFONAVIT), haciendo de esto un trabajo en equipo.

Palabras clave: Seis Sigma, mejora, ahorro.

INTRODUCCIÓN.

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 2

Es común saber que muchas compañías aplican la metodología Seis Sigma en sus

procesos y que con ello aumentan la calidad de sus productos o servicios, tanto al

interior como al exterior, lo que los lleva a grandes ahorros o ganancias, siendo en su

mayoría del área de producción, sin embargo poco se sabe de la aplicación de esta

metodología en el área administrativa y es en este caso donde se expone la forma de

aplicar la metodología de Seis Sigma en un proceso administrativo, específicamente el

Cálculo, determinación y pago de Contribuciones de Seguridad Social (IMSS-

INFONAVIT) en una empresa maquiladora con un promedio mensual de 1,200

trabajadores , un proceso por demás complicado, debido principalmente a que para

preparar la información y poder llevar a cabo el proceso, se requiere del servicio y/o

productos de otros departamentos que por ende se ven involucrados.

En este trabajo se muestra paso a paso la metodología aplicada de Seis Sigma con las

fases de Definición, Medición, Análsis, Mejora y Control (DMAIC); de igual manera, las

áreas involucradas, las acciones tomadas, así como los resultados obtenidos donde

para ello se utilizaron herramientas como el Failure Mode and Effects Analysis (FMEA),

flujogramas, gráficas y matrices apoyándose en el programa Minitab y el Excell de

Office.

Al final se muestran los resultados obtenidos mostrando un ahorro de $379,932.26,

debido a que al aplicar la metodología de Seis Sigma se redujeron los errores en los

procesos que servían de entrada al Cálculo, determinación y pago de Contribuciones

de Seguridad Social (IMSS-INFONAVIT).

MARCO TEÓRICO.

Calidad.

Summer, 2006, señala que una organización eficiente es capaz de producir más a

partir de los recursos con que cuenta, mediante un mejor enfoque en el cliente y la

agilización de los procesos de trabajo. Al estar más al tanto sus clientes internos y

externos, las organizaciones desarrollan una idea más clara de lo que necesitan lograr

para satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes.

El doctor Juran arguye la importancia de alcanzar una calidad de clase mundial

mediante la identificación de la necesidad de mejora, la selección de los proyectos

apropiados y la creación de una estructura organizacional que guíe el diagnóstico y el

análisis de los proyectos. El éxito de los esfuerzos a la mejora estimula

descubrimientos importantes en relación con el conocimiento y las actitudes.

(Summers, 2006).

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

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Seis Sigma

A fin de encontrar directrices para establecer la estructura de su sistema de

administración de la calidad, mantener registros y utilizar técnicas de calidad para

mejorar los procesos y sistemas, las organizaciones eficientes emplean normas como

ISO 9000 y QS 9000, programas como Seis Sigma y parámetros basados en premios

reconocidos internacionalmente, como el Premio Nacional de Calidad Malcolm

Baldrige. (Summers, 2006).

El Seis Sigma, en su nivel básico, se encamina a mejorar simultáneamente la eficacia y

la eficiencia. (Eckes, 2004).

López, 2011, dice que la misión del 6σ es proporcionar la información adecuada para

ayudar a la implementación de la máxima calidad del producto o servicio en cualquier

actividad, así como crear la confianza y comunicación entre todos los participantes,

debido a que la actividad del negocio parte de la información, las ideas y la

experiencia, y esto ayuda a elevar la calidad y el manejo administrativo.

Elizondo, 2007 menciona que la estrategia de Seis Sigma se basa en métodos

estadísticos rigurosos que emplean herramientas de calidad y análisis matemáticos, ya

sea para diseñar productos y procesos o para mejorar los ya existentes. Esta estrategia

requiere que se optimicen las salidas del proceso mediante un enfoque en las entradas

y procesos involucrados.

Técnicamente, calidad Seis Sigma equivale a un nivel de calidad con menos de

0.000003 defectos por oportundiad (3 defectos por meillón de oportunidades). Seis

Sigma es una metodología que ayudará a alcanzar tal objetivo. (Gómez, Vilar y Tejero,

2009).

Gómez, Vilar y Tejero, 2009 dicen que al final de la década de los 80 y a principios de

la década de los 90´s Motorola introdujo la iniciativa de Seis Sigma y en el proceso

redujo el número de defectos en sus productos de 4 a 5,5 sigma, con un resultado de

$2,200 millones de ahorro.

Seis Sigma es utilizado por empresas comprometidas con la satisfacción del cliente en

la entrega oportuna de productos y servicios, libres de defectos y a costos razonables.

Ejemplos de las empreas son Motorola, Allied Signal, G. E., Polaroid, Sony, Lockheed,

NASA, Black and Decker, Bombardier, Dupont, Toshiba, etc. (Treviño, E. 2004).

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 4

Carazo, J. menciona que Fernández, B. 2006, respondió a la pregunta de si es mas

facil implantarlo en empresas intensivas en conocimiento señalando que la metodología

de Seis Sigma se aplica sobre el terreno, en proyectos reales. La intensificación sobre

mano de obra te va a dar un conocimiento muy bueno del proceso sobre el terreno. La

intensificacion sobre el conocimiento te lleva a estar un poco alejado. Se aplica para

casos concretos, para situaciones reales.

METODOLOGÍA

Se llevó a cabo este proyecto en una empresa maquiladora con un promedio mensual

de 1,200 trabajadores, siendo 1,175 empleados que se manejan en la nómina general y

solo 25 en la nómina gerencial. Los trabajadores reciben diversas percepciones

además de su salario, mismas que se vuelven un factor para determinar si el trabajador

recibe un salario fijo o variable según la Ley del Seguro Social en su artículo 30 aunque

también deberá determinar qué percepciones variables debe integrar y de qué forma

como lo señala el artículo 27 de la mencionada ley.

Las nóminas se procesan en un programa informático, cuya base de datos sirve

también para determinar las percepciones variables, proceso que el mismo programa

realiza cada dos meses, cumpliendo con lo señalado en el artículo 34, fracción II y III.

La base de datos se alimenta desde diversas áreas según sea el caso y es como a

continuación se enlista:

Reclutamiento: Datos generales del trabajador entre los cuales está el Número de

Seguro Social y el salario diario integrado inicial.

Nóminas: Modificaciones a los salarios, tanto fijos como variables.

Enfermería: Se encarga de dar de alta todas las incapacidades, tanto por enfermedad

general, riesgo de trabajo y por embarazo.

Apoyo técnico de R. H. Este apoyo técnico es una persona licenciado en informática

especializado en el programa informático que sirve para apoyar en la modificación en

fórmulas, generación de reportes y revisión de cálculos.

Finalmente, el mismo programa realiza, si la empresa considera necesario, una

estimación de gastos en cuanto a pago de Contribuciones se refiere, así como de

retenciones, mismas se registran en Contabilidad para hacer la provisión.

Se aplicó la metodología Seis Sigma con las fases del DMAIC (Definir, Medir, Analizar,

(I) Mejorar y Controlar).

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

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Se llevó a cabo el procesamiento y análisis de datos con el uso del programa Mini tab

tanto en la etapa de medición como en la de mejora con gráficas y de igual manera el

Excell de Microsoft Office.

DMAIC

La metodología de Seis Sigma utilizada para el proceso de mejora es la de Definición,

Medida, Análisis, Mejora y Control (DMAIC). Resolviendo el problema a través de las

fases del DMAIC en colaboración con un equipo de personal la solución resulta de las

causas que lo originan. (Shankar, 2009).

Definición.

La primera fase de Seis Sigma implica definir varios elementos claves: una explicación

del problema, variables críticas para la Calidad y los defectos percibidos por el cliente.

(Kermani, 2011).

Kermani, 2011 señala que al principio de la fase de definición, las variables críticas se

deben identificar, estas son las metas de la satisfacción del cliente, que representan “la

voz del cliente” y conforman el proyecto (problema). Entonces el problema se debe

descomponer en varios sub problemas, tal como de ciclo, la reducción del costo o la

reducción de defectos. Después este defecto del proceso se definirá para cada sub

problema.

Definición del proyecto. Proyecto objetivo.

Eficientizar el proceso de Cálculo, determinación y pago de Contribuciones de

Seguridad Social (IMSS-INFONAVIT).

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1. Captura incorrecta u omisión de Registros Federales de Contribuyentes (RFC) en el

Software para calcular la nóminas, ocasionando datos incompletos en el reporte de

contribuciones de Seguridad social (IMSS-INFONAVIT).

2. Falta de proceso para verificar datos afiliatorios presentados por la empresa ante

IMSS contra los registrados por el IMSS ocasionando determinación incorrecta de

contribuciones.

3. Configuración actual de una fórmula compleja para determinar el Salario Diario

Integrado en el proceso de Percepciones Variables en el Software para cálculo de

nómina.

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 6

4. Falta de coordinación e importancia para obtener oportunamente los números de

afiliación del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) teniendo como

consecuencia:

Retardo en el proceso de determinación de contribuciones

Imposibilidad de presupuestar oportunamente.

Sustitución de números afiliatorios como alternativa incorrecta para poder

concluir la determinación de la contribución.

5. Falta de aplicación del proceso bimestral para determinar el Salario Diario Integrado

en el proceso de Percepciones Variables en nómina gerencial.

6. Falta de verificación del cumplimiento oportuno al reportar los movimientos de baja

de empleados ante el IMSS.

7. Falta de estandarización para el control y registro de incapacidades de los

empleados por riesgo de trabajo, enfermedad general y embarazo, emitidas por el

IMSS.

8. Cálculo y control incorrecto del monto exento de la percepción de tiempo extra para

efectos de cuotas Obrero patronales del Seguro Social y aportaciones de Infonavit.

9. Falta de estandarización en las áreas de Nóminas y Laborales con respecto al

archivo de la documentación oficial enviada por el IMSS (Incapacidades, capitales

constitutivos) y recibida del mismo (Avisos de alta, baja y modificación) de cada uno

de los empleados.

10. Error en fórmulas de algunos conceptos en el Software para cálculo de nómina que

provocan diferencias en el Salario Base de Cotización.

Y= Cada vez que se genera un error descritos en el planteamiento del problema, el

IMSS cobra capitales constitutivos, multas, actualización y/o recargos a la empresa, por

lo que se trata de alcanzar cero errores administrativos para no incurrir en gastos

innecesarios como consecuencia.

La Ley del Seguro Social establece en los siguientes artículos, diversas obligaciones

que le atañen a las empresas con empleados, como son:

Artículo 39. “Las cuotas obrero patronales se causan por mensualidades vencidas y el

patrón está obligado a determinar sus importes en los formatos impresos o usando el

programa informático, autorizado por el Instituto. Asimismo, el patrón deberá presentar

ante el Instituto las cédulas de determinación de cuotas del mes de que se trate, y

realizar el pago respectivo, a más tardar el día diecisiete del mes inmediato siguiente”.

Artículo 40 A establece: “Cuando no se enteren las cuotas o los capitales constitutivos

dentro del plazo establecido en las disposiciones respectivas, el patrón cubrirá a partir

de la fecha en que los créditos se hicieran exigibles, la actualización y los recargos

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

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correspondientes en los términos del Código, sin perjuicio de las sanciones que

procedan”.

El artículo 287. “Las cuotas, los capitales constitutivos, su actualización y los recargos,

las multas impuestas en los términos de esta Ley, los gastos realizados por el Instituto

por inscripciones improcedentes y los que tenga derecho a exigir de las personas no

derechohabientes, tienen el carácter de crédito fiscal”.

Así mismo, en el artículo 307 dice: “. Cometen el delito de defraudación a los

regímenes del seguro social, los patrones o sus representantes y demás sujetos

obligados que, con uso de engaños o aprovechamiento de errores omitan total o

parcialmente el pago de las cuotas obrero patronales u obtengan un beneficio indebido

con perjuicio al Instituto o a los trabajadores.

La omisión total o parcial del pago por concepto de cuotas obrero patronales a que se

refiere el párrafo anterior comprende, indistintamente, los pagos por cuotas obrero

patronales o definitivos por las cuotas obrero patronales o los capitales constitutivos en

los términos de las disposiciones aplicables”.

Meta final:

Como lo indica la figura 1, se pretende lograr un ahorro de $379, 932.36 debido a que

en el año inmediato anterior, se hicieron pagos al IMSS por gastos innecesarios

ocasionados principalmente por errores que se enlistan en el planteamiento del

problema, mismos que provocaron cobros por parte del IMSS tales como Capitales

Constitutivos, actualizaciones, recargos y multas en algunos casos.

Figura 1. Meta final. Elaboración propia.

META FINAL:

$379,932.36

PUNTO DE

PARTIDA

$0.00

MET

A $0.00

PUNTO A

LOGRAR

* Beneficio económico: $379,932.36

Capitulo 1. Administración de la Calidad

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Alcance y límites del proyecto como se muestran en la figura 2:

La base de datos de los empleados con respecto al IMSS, RFC y nombres deberá

capturarse correctamente.

Deberá incluirse el proceso de determinación de la Percepción variable de la

nómina gerencial.

Deberá corregirse la fórmula de la percepción fija y variable en el software de

nómina, convirtiendo el vale de despensa en percepción fija y los bonos de

supervisión y de gasolina en percepciones variables, esto para efectos de cálculo

correcto para determinar tanto el salario diario integrado como el cálculo de cuotas

obrero patronales.

Cálculo correcto de la parte exenta y grabada del pago de horas extras triples para

efectos de Seguro Social.

Corrección de todas las fórmulas que sirven para el cálculo de la retención del IMSS

y la estimación del gasto por cuotas obrero patronales de IMSS y aportaciones de

INFONAVIT en el pago de nómina.

Figura 2. Alcance y límites del proyecto. Elaboración propia

Equipo de trabajo involucrado

El personal involucrado en el proyecto, ya sea de manera directa o indirecta, según se

indica en la figura 3, es como sigue:

ALCANCE Y LIMITES DEL

PROYECTO Contribucio

nes de

Seguridad

Social

Fórmulas y porcentajes correctos en el Software para cálculo de nómina. Proceso

de Percepcio

nes variables

en nómina gerencial

Base de datos

correcta (IMSS, RFC,

Nombres) Conversión de Bonos

Fijos a Variables

(Supervisión, gasolina y

antigüedad)

Conversión de Bono

variable a fijo (Vale

de despensa)

Integración correcta

de las horas extras triples

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

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Champion, certificación de Seis Sigma, líder de alta gerencia, regularmente es el

Presidente de la compañía.

Master Black Belt. Senior Manager, experto de tiempo completo capacitado en la

herramienta de seis sigma, quien ocupa el puesto como Vicepresidente.

Manager, gerente del departamento, en este caso, de Contraloría y Tesorería.

Black Belt. Asesor en el proyecto entrenado especialmente para ello por el

programa de Seis Sigma.

Green Belt, Supervisor Senior, puesto encargado del proyecto.

5 áreas de apoyo para corregir errores que le afectan al cálculo de cuotas obrero

patronales, como son:

o Nóminas

o Laborales

o Reclutamiento

o Técnico en software de RH

o Enfermería

Figura 3. Equipo involucrado. Elaboración propia.

Manager

EQUIPO INVOLUCRADO

Champion

Sr Manager

Área de

Nómin

as

Teresa

Plazola

Fiscal-

laboral

G

B

Black Belt

Área de

laborales

Apoyo

técnico

RH

Enfer

mería

Recluta

miento

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 10

Las etapas del proyecto se llevaron a cabo conforme al siguiente programa presentada

en la figura 4.

Figura 4. Programa del proyecto. Elaboración propia.

Medición

Elizondo, 2007 dice de Polesky que en esta fase se definen los defectos, se junta la

información promordial para el producto o proceso y se establecen las metas de

mejora. La fase de medición permite entender la condiciñón actual del proceso

(baseline) antes de intentar identificar mejoras. Esta fase se basa en datos válidos por

lo que elimina estimaciones y suposiciones de que tan bien esté trabajando el proceso.

Para poder hacer la medición, se tienen que identificar las entradas que se requieren

para el producto o servicio que se pretende mejorar ya que con ello se podrán

determinar las salidas o procesos que se afectan con el mismo, para lo cual se hace un

mapa del proceso detallado (Process mapping).

A continuación como lo indica la figura 5, se enlistan las entradas que afectan al

proceso de la determinación de cuotas obrero patronales y aportaciones al INFONAVIT

así como las salidas, mismas que se plasman en un Macro mapa del proceso.

1. Determinación correcta de los salarios diarios integrados.

2. Pantalla con información del status de la nómina.

3. Base de datos del Software para el cálculo de nómina sin errores.

4. Cédula de autodeterminación de cuotas emitida por el S. S. que sirve para

revisión de datos.

PROGRAMA DEL PROYECTO

Etapa Fecha

“D” Final

“M” Final

“A” Final

“I” Final

“C” Final

Revisiones finales

Fin del proyecto

Agosto 20, 2011

Oct 22, 2011

Nov 19, 2011

Dic 07, 2011

Dic 15, 2001

Dic 15, 2001

Sept 17, 2011

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

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5. Cédula de autodeterminación de cuotas calculada en el programa SUA.

6. Generación de reporte en Excell y word para autorización y requisición de

cheque.

Las salidas son las siguientes:

1. Cédula de auto determinación de cuotas en el programa SUA.

2. Determinación de Salarios Diarios Integrados.

3. Pérdidas administrativas.

4. Errores

5. Firmas

6. Cheque

7. Pago de cuotas.

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 12

Figura 5. Macro mapa del proceso. Elaboración propia.

1. Determinación correcta de los

salarios diarios

integrados. 2. Pantalla con

información del status de la

nómina. 3. Base de datos

del Software

para el cálculo de nómina sin

errores. 4. Cédula de

determinación de cuotas

emitida por el S. S. que sirve

para revisión de datos.

5. Liquidación

calculada en el programa SUA.

6. Generación de reporte en

Excell y word para

autorización y requisición de

cheque.

1. Cédula de

auto

determinación de cuotas

en el programa

SUA. 2.

Determinación de Salarios

Diarios

Integrados. 3. Pérdidas

administrativas.

4. Errores 5. Firmas 6. Cheque 7. Pago de

cuotas.

Contribuciones

de Seguridad

Social

MMaaccrroo mmaappaa ddeell

pprroocceessoo ENTRADA

S

SALIDAS

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

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Posteriormente como se muestra en las figuras 6, 7 y 8, se realiza un mapa detallado

del proceso, donde se analizan las entradas y salidas del proceso pero en forma

detallada para lo cual se utilizan un Mapa del proceso.

Figura 6. 1ra. Parte del mapa del proceso. Elaboración propia

Entradas Tipo Salidas • Última nómina del

mes anterior afectada.

• Fórmulas correctas en Software de nómina.

• Reporte en excel con muestrasos del cálculo.

• Computadora

• Capturista

• Salarios diarios Integrados

Determinación correcta

de los salarios diarios

integrados

• Correr el proceso del cálculo de salarios diarios variables.

U

C

U

C

C

C • Nómina afectada

• Capturista

• Sistema TRESS

• Computtadora

Cálculo Liquidación

en TRESS. • Correr el proceso del cálculo de liquidación en TRESS.

• Liquidación en Tress

U

C

U

C

A

Mapa del

proceso

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 14

Salidas

Revisión de datos.

Entradas Tipo Entradas Tipo Salidas

• Capturista

• Sistema TRESS

• Computadora

• Reporte de personal activo en el mes

• Expedientes de riesgos de trabajo

• Reporte de Incapacidades

• Incapacidades

• Correr proceso o de revision de datos

• Generar reporte para soporte de errores y entrega a depto. correspondiente

• Revisión de todas y c/u de las incapacidades: Dias, no. de folio, tipo de incapacidad.

• Cotejar liquidación de IMSS vs datos en TRESS

C

U

C

C

U

C

U

C

C

• Reporte impreso

• Num de errores

• tipos de error.

Importación de datos. • Importar

datos de TRESS.

• Capturista

• Programa SUA.

• Archivo exportado

• Computadora

• Duració

n del proceso

• Numero de datos importados

• Diferencias

C

C

C C

Exportación

de datos. • Exportar datos a Sua

• Capturista

• Sistema TRESS

• Base de datos corregida

• Computadora

C

U

U

C

• Duració

n del proceso

• Num de datos exportados.

A

B

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

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Figura 7. 2da parte del mapa del proceso. Elaboración propia.

Figura 8. 3ra parte del mapa del proceso. Elaboración propia.

Según lo indica la figura 9, se hizo un análisis con ayuda del Minitab, del

comportamiento de los gastos innecesarios durante un año, determinando que en

promedio se gastan $31,451.00 mensuales, mismos que se pretende llevar a 0(cero).

• Programas de Office

• Capturista

• Computadora

• Reporte de personal activo en el mes.

• Errores

• Gráfica

s • Autori

zación

C

CC

C

Revisión final de

liquidación. • Revision de datos finales.

• Rastreos. • Reportes en Excell

y Word.

Entrega p/autorización

y requisición de cheque • Recabar firmas de autorización de liquidación

• Requisicion de cheque.

• Pago al banco. • Crear archivo

en disco

• Capturista

• Computadora

• Disco • Formato

de requisición de

firmas

C

C

C

C

• Firmas

• Cheque

• Liquidación pagada

Salidas Entradas Tipo

• Capturista

• Programa SUA.

• Computadora

Cálculo de liquidación

en SUA. • Proceso de calculo de liquidacion en SUA.

• Liquidación en SUA

C

C C

B

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 16

Figura 9. Comportamiento mensual de gastos innecesarios. Elaboración propia.

Posteriormente y de acuerdo a la figura 10, con ayuda de Excell, se determinaron las

variables de entrada más significativas o principales las cuales se muestran en el

siguiente análisis:

Figura 10. Variables de entrada más significativas. Elaboración propia.

En la figura 11 se muestran en resumen las variables de entrada más significativas, la

cual resulta de la figura 10.

Date: 16-Aug

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Ou

tpu

t V

aria

ble

s (

Y's

)

De

term

inac

ión

Sal

ario

Dia

rio

Inte

gra

do

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n T

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S

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o

Nu

me

ro d

e e

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res

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Pe

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itiv

as

Du

raci

on

de

l pro

ces

o

Nu

me

ro d

e d

ato

s

exp

ort

ado

s

Du

raci

on

de

l pro

ces

o

Nu

m d

e d

ato

s

imp

ort

ado

s

Du

raci

on

de

l pro

ces

o

Dif

ere

nci

as

Liq

uid

acio

n e

n S

UA

Erro

res

Gra

fica

s

Au

tori

zaci

on

Firm

as

Ch

eq

ue

Pag

o d

e li

qu

idac

ion

Output

Ranking9 3 2 4 1 8 2 4 2 4 2 8 10 8 4 6 8 8 8

Input Variables (X's)

Association Table Association Table Rank Rank

1 Base de datos corregida 0 0 0 0 0 0 0 9 0 9 0 9 9 9 9 9 0 0 0 396 15.08%

2 Programa SUA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 9 9 9 9 1 0 0 0 0 292 11.12%

3 Capturista 1 1 1 1 1 9 1 1 1 1 1 3 3 9 3 3 3 0 0 285 10.85%

4 Sistema TRESS 9 9 3 3 3 0 9 9 9 9 9 0 3 0 0 0 0 0 0 249 9.48%

5 Fórmulas correctas 9 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 9 0 0 0 0 0 0 222 8.45%

6 Computadora 3 3 3 3 3 3 0 3 0 3 3 0 3 3 3 0 0 0 0 177 6.74%

7 Avisos extemporaneos 0 0 0 3 3 9 0 0 0 0 0 0 3 3 0 0 0 0 0 141 5.37%

8 Nómina afectada 0 9 3 3 3 0 0 0 0 0 0 3 3 3 0 0 0 0 0 126 4.80%

9

Reporte de personal activo

en el mes0 0 9 3 0 0 0 3 0 3 0 3 3 1 0 0 0 0 0

116 4.42%

10 Programas de Office 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 9 0 0 0 90 3.43%

11

Ultima nómina del mes

anterior afectada9 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

84 3.20%

12

Formato de requisicion de

firmas0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3 3

72 2.74%

13 Disco 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 72 2.74%

14

Reporte de incapacidades 0 0 0 3 3 3 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0

69 2.63%

15 Incapacidades 0 0 0 3 3 3 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 69 2.63%

16 Archivo exportado 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 0 0 3 0 0 0 0 0 0 66 2.51%

17

Expedientes de riesgos de

trabajo0 0 0 3 3 3 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0

49 1.87%

18 Rastreos del cálculo 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 27 1.03%

19

Liquidacion emitida por

IMSS0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0

24 0.91%

100.00% 100.00%

Variables mas

significativas o

principales

1 2 3 4 5 6 7

29000

30000

31000

32000

33000

34000

Observation Number

Indiv

idual V

alu

e

I Chart for Total

Mean=31451

UCL=33655

LCL=29246

Comportamiento mensual de gastos innecesarios.

El promed

io es mensua

l. Necesitamos

llevarlo a cero!!

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

Página 17

Figura 11. Variables de entrada más significativas. Elaboración propia.

De igual manera se determinaron las variables de salida más significativas o principales

las cuales se muestran en el siguiente análisis según se indica en la figura 12:

Figura 12. Análisis de variables de salida más significativas. Elaboración propia.

En resumen como lo indica la figura 13, se muestran las variables de salida más

significativas para el cliente, lo que a continuación se muestra:

0.00%

2.00%

4.00%

6.00%

8.00%

10.00%

12.00%

14.00%

16.00%

Inp

ut

Var

iab

les

(X's

)

Input Caracteristics

Caracteristic Selection Matrix Result

Variables de entrada

mas significativas

Input Variables Rank %

Base de datos corregida 396 15.08%

Programa SUA 292 11.12%

Capturista 285 10.85%

Sistema TRESS 249 9.48%

Fórmulas correctas 222 8.45%

Computadora 177 6.74%

Avisos extemporaneos 141 5.37%

Nómina afectada 126 4.80%

Reporte de personal activo en el mes116 4.42%

Programas de Office 90 3.43%

Ultima nómina del mes anterior

afectada 84 3.20%

Formato de requisicion de firmas 72 2.74%

Disco 72 2.74%

Reporte de incapacidades 69 2.63%

Incapacidades 69 2.63%

Archivo exportado 66 2.51%

Expedientes de riesgos de trabajo 49 1.87%

Rastreos del cálculo 27 1.03%

Liquidacion emitida por IMSS24 0.91%

Variables de entrada

mas significativas

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 18

Figura 13. Variables de salida más significativas para el cliente. Elaboración propia.

Análisis.

La fase de análisis ayuda a entender mejor la relación causa y efecto en el proceso,

esto es, qué influencia tienen los factores de entrada en las salidas, llamadas, el

producto o servicio que se provee. (Shankar, 2009).

El análisis como fase del DMAIC se lleva a cabo utilizando la herramienta del FMEA

donde se muestra a detalle las actividades que afectan el proceso y quienes son

responsables de ello

Failure mode and effects analysis (FMEA).

Bravo, Rosero, Utterman y Gallo, 2011 definen el Failure mode and effects analysis

(FMEA) consiste en una herramienta estructurada para la prevención de los defectos

mediante el análisis de las formas en que puede fallar el producto o proceso, sus

consecuencias y estudio de las causas que provocan esos modos de fallas, y con ello

decidir sobre la toma de acciones recomendadas en función del nivel de importancia

del modo de fallo.

El FMEA es un método científico que tiene como objetivo descubrir al causa raíz del

incorrecto comportamiento de un producto. (Bazu, 2011).

Output Variables Customer

Priority

Rank #

Liquidacion en SUA 10

Determinación Salario Diario Integrado 9

Perdidas admitivas 8

Diferencias 8

Errores 8

Firmas 8

Cheque 8

Pago de liquidacion8

Autorizacion6

Numero de errores 4

Numero de datos exportados 4

Num de datos importados 4

Graficas 4

Liquidación en TRESS 3

Reporte impreso 2

Duracion del proceso 2

Duracion del proceso 2

Duracion del proceso 2

Tipos de error1

Variables

principales o mas

significativas para

el cliente

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

Página 19

A continuación en las figuras 14 y 15 se muestra cómo es que se aplicó el FMEA en

este proyecto.

Figura 14. Failure mode and effects analysis (FMEA) del proyecto 1ra. Parte. Elaboración propia.

#Process Function

(Step)

Potential

Failure

Modes

(process

defects)

Potential

Failure

Effects (Y's)

S

E

V

C

l

a

s

s

Potential

Causes of

Failure (X's)

O

C

C

Current

Process

Controls

D

E

T

R

P

N

Recommend

Actions

Responsible

Person &

Target Date

Taken

Actions

S

E

V

O

C

C

D

E

T

R

P

N

1Base de datos

corregida

Datos

incompletos o

erroneos (No

SS, RFC,

Nombre)

Pago

incompleto

por falta de

Nos. de SS

10

Obtención

tardía de los

nos. de SS

8 Ninguno 10 800

Obtener los Nos.

de SS lo mas

pronto posible

Nóminas

Se envia a

los

mensajeros

constanteme

nte para

obtener los

no. de SS

2

Pago con

sustitucion de

datos.

5

Obtención

tardía de los

nos. de SS

8 Ninguna 10 400

Obtener los Nos.

de SS lo mas

pronto posible

Nóminas

Se envia a

los

mensajeros

constanteme

nte para

obtener los

no. de SS

3

Mayor lapso

de tiempo

aplicado al

proceso

1

Captura

erronea de

numeros (RFC,

SS)

10 Ninguno 10 100

Hacer una

revision de datos

despues de

afectada la ultima

nomina del mes

Nóminas/Recluta

miento

Correr el

proceso de

revision de

datos en

Pagos IMSS

en TRESS

4 Programa SUADeficiencias

en el

programa.

Mayor lapso

de tiempo

aplicado al

proceso

4

No acepta

reingresos, no

acepta fechas

de inicio de

credito

anteriores a

junio 1997

10 Ninguno 10 400

Generar un

reporte de

reingresos

Tere Plazola

Crear y

generar el

reporte de

reingresos en

TRESS

5 CapturistaMultiples

actividades

Pago con

Numeros

erroneos

4

No revisar

liquidacion

IMSS vs

TRESS

10 Ninguno 10 400Crear reporte de

Activos en el mesTere Plazola

Se crea

reporte de

activos en el

mes y se

concilia vs

liquidacion

de IMSS

6Pagos en

exceso10

No revisar

Activos del

mes en TRESS

vs SUA

10 Ninguno 10 1000Revisar activos

del mes vs SUATere Plazola

Se hace una

conciliacion

de activos

del mes en

TRESS vs

SUA

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 20

#Process Function

(Step)

Potential

Failure

Modes

(process

defects)

Potential

Failure

Effects (Y's)

S

E

V

C

l

a

s

s

Potential

Causes of

Failure (X's)

O

C

C

Current

Process

Controls

D

E

T

R

P

N

Recommend

Actions

Responsible

Person &

Target Date

Taken Actions

S

E

V

O

C

C

7Pagos de

menos10

No revision de

Bajas

extemporaneas

10 Ninguno 10 1000

Entrega de Bajas

extemporaneas a

la persona

encargada de

hacer la

liquidacion

Nóminas

Memo para aplicar

procedimiento de

entrega de avisos

extemporaneos

8 Sistema TRESSCambios de

version

Deja de hacer

algun

subproceso

importante en

el proceso de

la liquidacion

en TRESS

1

Al actualizar la

version afectan

algun modulo

de Pagos IMSS

y no se dan

cuenta de ello.

1 Ninguno 10 10

Informar sobre los

cambios de

version para

revisar si afecto

algun cambio el

proceso

Apoyo técnico

RH

Se entregó un

memorandum

donde se solicita se

haga una revisió a

cada actualización

de versión de

TRESS

9Fórmulas

correctasFórmulas

erroneas

Pagos en

exceso10

Aplicacion de

criterios

diferentes

10

Bitácoras de

control de

cambios

8 800Definir criterio y

cambiar formulasTere Plazola

Se definio el criterio

y se cambiaron las

formulas

10 ComputadoraMemoria

insuficiente

Mayor duracion

del proceso7

Computadora

48610 Ninguno 10 700

Adquirir

computadora con

mas capacidad

MIS

(Management

Information

System)

Se adquirio

computadora

pentium 3

11Avisos

Extemporaneos

Movimientos

aplicados con

fechas

diferentes en

SUA

Pagos de

menos10

Fecha de

recepcion en

IMSS no

afectada en

TRESS

10 NInguno 10 1000

Entrega de Bajas y

modificaciones

extemporaneas a

la persona

encargada de

hacer la

liquidacion

Nóminas

Memo para aplicar

procedimiento de

entrega de avisos

extemporaneos

12Nómina

AfectadaNómina sin

afectar

Mayor duracion

en el proceso1

No se corre el

proceso de

afectacion de

la nómina

10 Ninguno 10 100Pronta afectacion

de la nominaNóminas Se afecta rapido

13

Reporte de

personal activo

en el mes

No correr el

reporte

Pago con

Numeros

erroneos

4

No conciliar los

nos SS del

TRESS vs

Liquidacion

10 Ninguno 10 400

Generar el reporte

y conciliarlo

contra SUA

Tere Plazola

Se genera el reporte

y se revisa vs pago

de SUA

Figura 15. Failure mode and effects analysis (FMEA) del proyecto 2da. Parte. Elaboración propia.

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

Página 21

Como lo indica la figura 16, posteriormente y derivado del análisis del FMEA, se tomó

el siguiente Plan de Acción:

Acción Plan Fecha Persona responsable

1.- Crear reporte en TRESS El dia 10 de c/mes

2.- Conciliar reporte vs pago de SUA El dia 10 de c/mes

3.- Corregir datos encontrados en forma erronea El dia 10 de c/mes

4.- Acudir al IMSS para correccion de datos El dia 10 de c/mes

1.- Hacer memorandum para aplicar procedimiento de entrega de

movimientos extemporaneosEne-11

Obtener los números de Seguro

Social oportunamente

1.- Enviar al mensajero al IMSS en mas ocasiones si es necesario

para obtener mas rápido los números faltantes.El dia 10 de c/mes Nóminas/Reclutamiento

1.- Definir y revisar criterio que cubra aspectos laborales, y

tecnicos llevando un registro de todos los acuerdos tomados.Mayo del 2011

2.- Aplicar los cambios definidos debidamente aurotizados Julio del 2011

3.- Llevar bitacora para control de cambios hechos al Sistema

4.- Hacer rastreos y pruebas de alguna muestra para corroborar la

correcta aplicación de las nuevas formulas.Agosto del 2011

Adquirir equipo de cómputo

con mas capacidad.1.- Solicitar a MIS Equipo con mas capacidad Agosto del 2011 Tere Plazola

Revisar personal activo del mes

vs SUATere Plazola

Entrega de movimientos

extemporaneos a la persona

encargada de hacer la

liquidacion2.- Hacer la entrega de los movimientos a mas tardar el dia 10 de

cada mes

Nóminas

El dia 10 de c/mes

Definir criterio y cambiar

formulas en sistema TRESS.Tere Plazola

Generar reporte de reingresos 1.- Generar reporte en TRESS de reingresos Cada mes Tere Plazola

Figura 16. Plan de acción derivado del análisis FMEA. Elaboración propia.

Mejora

La fase “Mejorar” es la transición del proceso a la solución. Las inversiones críticas han

sido verificadas y optimizadas asegurando las causas de los problemas. Una vez las

causas de los problemas han sido determinadas en la fase “Analizar”, el equipo

identifica y cuantifica que pasará si las mejoras necesarias no se realizan y que pasará

si se tarda mucho tiempo en llevarlas a cabo. Esto desarrolla un análisis de

coste/beneficios. Muy a menudo, el proceso de experimentación simple y la simulación

ofrecen al equipo grandes ganancias en este paso. A su vez, en la fase “Mejora”, el

equipo desarrolla e implementa, un plan con un cambio en el acercamiento en la

gestión que ayudará a la organización en la puesta en marcha y adaptación de las

soluciones y en los cambios que resultarán de ello. (Peterka, 2012).

Una vez establecido el plan de acción, se llevan a cabo las labores para disminuir los

errores que nos lleven a mejorar los procesos. A continuación en las figuras 17 y 18 se

muestran las gráficas del año 2010 y 2011 para ver si los errores disminuyeron:

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 22

Figura 17. Comparativo mensual de errores por el año 2010. Elaboración propia.

Figura 18. Comparativo mensual de errores por el año 2011. Elaboración propia.

En términos monetarios y como resultado de la mejora de las acciones tomadas, se

realizó la gráfica que se indica en la figura 19 donde muestra el ahorro obtenido por la

disminución de gastos.

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

Página 23

Figura 19. Estimación de pagos en exceso al IMSS de Enero a Octubre del 2011. Elaboración propia.

Control.

Esta última etapa sirve para asegurarse de que las acciones de mejora dispuestas en

el Plan de mejora se lleven a cabo, esto se hace utilizando en este caso, el cuadro del

FMEA donde se revisa quien es responsable de tales actividades y cómo es que lo

logrará. A continuación en la figura 20 se muestra el FMEA pero se adicionan a este las

actividades de control que aseguran el éxito de las acciones.

Figura 20. Failure mode and effects analysis (FMEA) del proyecto que incluye actividades de Control.

1ra.. Parte. Elaboración propia.

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 24

#Process Function

(Step)

Potential

Failure

Modes

(process

defects)

Potential

Failure

Effects (Y's)

S

E

V

C

l

a

s

s

Potential

Causes of

Failure (X's)

O

C

C

Current

Process

Controls

D

E

T

R

P

N

Recommend

Actions

Responsible

Person &

Target Date

Taken Actions

S

E

V

O

C

C

7Pagos de

menos10

No revision de

Bajas

extemporaneas

10 Ninguno 10 1000

Entrega de Bajas

extemporaneas a

la persona

encargada de

hacer la

liquidacion

Nóminas

Memo para aplicar

procedimiento de

entrega de avisos

extemporaneos

8 Sistema TRESSCambios de

version

Deja de hacer

algun

subproceso

importante en

el proceso de

la liquidacion

en TRESS

1

Al actualizar la

version afectan

algun modulo

de Pagos IMSS

y no se dan

cuenta de ello.

1 Ninguno 10 10

Informar sobre los

cambios de

version para

revisar si afecto

algun cambio el

proceso

Apoyo técnico

RH

Se entregó un

memorandum

donde se solicita se

haga una revisió a

cada actualización

de versión de

TRESS

9Fórmulas

correctasFórmulas

erroneas

Pagos en

exceso10

Aplicacion de

criterios

diferentes

10

Bitácoras de

control de

cambios

8 800Definir criterio y

cambiar formulasTere Plazola

Se definio el criterio

y se cambiaron las

formulas

10 ComputadoraMemoria

insuficiente

Mayor duracion

del proceso7

Computadora

48610 Ninguno 10 700

Adquirir

computadora con

mas capacidad

MIS

(Management

Information

System)

Se adquirio

computadora

pentium 3

11Avisos

Extemporaneos

Movimientos

aplicados con

fechas

diferentes en

SUA

Pagos de

menos10

Fecha de

recepcion en

IMSS no

afectada en

TRESS

10 NInguno 10 1000

Entrega de Bajas y

modificaciones

extemporaneas a

la persona

encargada de

hacer la

liquidacion

Nóminas

Memo para aplicar

procedimiento de

entrega de avisos

extemporaneos

12Nómina

AfectadaNómina sin

afectar

Mayor duracion

en el proceso1

No se corre el

proceso de

afectacion de

la nómina

10 Ninguno 10 100Pronta afectacion

de la nominaNóminas Se afecta rapido

13

Reporte de

personal activo

en el mes

No correr el

reporte

Pago con

Numeros

erroneos

4

No conciliar los

nos SS del

TRESS vs

Liquidacion

10 Ninguno 10 400

Generar el reporte

y conciliarlo

contra SUA

Tere Plazola

Se genera el reporte

y se revisa vs pago

de SUA

Figura 21. Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) del proyecto que incluye actividades de Control.

2da. Parte. Elaboración propia.

En la figura 22 se muestra el Plan de acción pero como una herramienta de Control

donde se establecen los resultados obtenidos después de haber llevado a cabo las

acciones.

Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de

sociedades.

Página 25

Figura 22. Plan de acción incluyendo los resultados obtenidos una vez realizadas dichas acciones.

Elaboración propia.

En la figura 19 se muestra como al paso de los meses los gastos “innecesarios”

disminuyeron. Se nombran innecesarios porque si el proceso se lleva a cabo sin

errores no deben aparecer; tan solo debe haber erogaciones “normales” por el pago de

Contribuciones a los que se está obligado por la Ley del IMSS y la Ley del INFONAVIT.

Como se muestra en la misma tabla, mes con mes los gastos se hacía, sin embargo al

final del año estos disminuyeron en gran parte aunque no han desaparecido del todo

debido a que todavía hay errores que no se han subsanado aunque algunos de ellos

son por causas ajenas a la empresa como el número de seguro social, mismo que lo

otorga el IMSS.

CONCLUSIONES

El aplicar 6 Sigma ayuda a detectar errores para corregirlos lo que nos lleva a mejorar

la calidad en los procesos y por consecuencia obtener ahorros, en muchos casos

sustanciales; el aplicar la técnica como en este caso ocasionó desarrollar y aplicar un

procedimiento adecuado al proceso del Cálculo, determinación y pago de

Contribuciones de Seguridad Social (IMSS-INFONAVIT). Esto implicó varios cambios,

que si bien no se aplicaron por completo, si forman parte del plan de acción, para lo

cual, deberán seguirse llevando los controles correspondientes. Con los cambios que

quedan por hacer, se esperan obtener mejores resultados los cuales podrían ser entre

otros:

Alcanzar “0” Cero de diferencia en la determinación de los salarios diarios

integrados y como consecuencia “0” cero diferencias en el pago mensual y/o

bimensual.

Así mismo, se esperan mejoras en cuanto a control interno de toda la información

que se relaciona con los pagos al IMSS, lo cual, deriva en menos gastos.

innecesarios.

Actualmente el Pago al IMSS se lleva a cabo con un procedimiento aplicado por

medio de 6 Sigma.

Este proyecto se llevó a cabo al tiempo que se trabajaba en otros en la misma

empresa, ya fuera que estuvieran ligados a este por el tipo de actividad o no. También

el proyecto provocó que otras áreas como las de enfermería y nóminas que no

implementaron la metodología de Seis Sigma se re definieran en sus procesos lo que

las llevó a colaborar con la mejora sin proponérselo aunque poco tiempo después

implementaron también la metodología Seis Sigma pero con otros proyectos propios de

Capitulo 1. Administración de la Calidad

Página 26

cada área. Otra situación interesante que se registró es que si bien es cierto que hay

un responsable del proyecto la realidad es que más gente se involucra y no solo del

área en cuestión sino de todas las que le afectan; en este caso, fueron personas del

área de nóminas, reclutamiento, enfermería y laborales.

El presente caso pudiera servir como ejemplo para implementar la metodología en

otras áreas del mismo tipo en diversas empresas ya que por lo regular se tiende a

asociar el Seis Sigma con Producción y no con áreas económico-administrativas; de

hecho en la misma empresa, como se menciona líneas arriba, se aplicó en el área de

reclutamiento y en la de Finanzas con diversos y en algunos casos muy importantes

resultados. Es importante destacar que para todos los casos, no solo se busca el

ahorro en la empresa sino el ser eficiente y eficaz, es decir, se busca calidad y ahorros.

En cada proceso se deben identificar las “entradas” que le son inherentes a cada

actividad o proceso involucrado para saber qué calidad de “salidas” obtendremos lo

que nos lleva a generar un producto que se supone debe reunir los requerimientos

esperados.

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