AF Manual Usuario Activos Fijos Exactus

7/23/2019 AF Manual Usuario Activos Fijos Exactus

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MANUAL DEL USUARIO

ACTIVOS FIJOS

Versión 6.00



© 2012

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Activos Fijos Índice General i

Índice General

Acerca de esta Guía 1

Nota Introductoria ........................................................................................................ 1

Audiencia ..................................................................................................................... 1

Conocimiento Necesario ................................................................................. 1

Convenciones Utilizadas .............................................................................................. 1 Documentación Adicional ............................................................................................ 2

Introducción a Activos Fijos 3


Características .............................................................................................................. 3

Beneficios..................................................................................................................... 4

Definiciones ................................................................................................................. 4

Activo Fijo ...................................................................................................... 4

Depreciación ................................................................................................... 5

Mejora ............................................................................................................. 5

Revaluación ..................................................................................................... 6

Superávit por Revaluación .............................................................................. 6 Valuación ........................................................................................................ 6

Definición de las Características Generales de su Compañía 9


Integración ................................................................................................................... 9

¿Cómo Implanta el Módulo? ...................................................................................... 10

Parámetros del Módulo .............................................................................................. 11

Descripción de Carpetas ................................................................................ 13

Información General para las Transacciones de Activos Fijos 29

Nota Introductoria ...................................................................................................... 29 Tipos de Activo .......................................................................................................... 29

Manejo de Tipos de Activos ......................................................................... 31



ii Índice General Activos Fijos

Centros de Costo ....................................................................................................... 45

Manejo de Centros de Costo ........................................................................ 46 Índices de Precios ...................................................................................................... 48

Manejo de Índices de Precios ....................................................................... 49

Asignación de los Centros de Costo .......................................................................... 53

Manejo de Asignación de Centros de Costo ................................................. 53

Histórico de Revaluaciones ....................................................................................... 56

Funciones Especiales .................................................................................... 57

Manejo de registros Históricos de Revaluaciones ........................................ 59

Tipos de Observaciones ............................................................................................. 65

Histórico de Depreciaciones ...................................................................................... 66

Funciones Especiales del Submenú .............................................................. 67

Manejo de Histórico de Depreciaciones ....................................................... 68

Estado de Activo ....................................................................................................... 70 Manejo de Estado de Activos ....................................................................... 71

Tipo de Acción .......................................................................................................... 73

Manejo de los Tipos de Acción .................................................................... 74

Activos 77

Nota Introductoria ..................................................................................................... 77

Activos Fijos.............................................................................................................. 77

Función especial ........................................................................................... 79

Manejo de Activos Fijos ............................................................................... 80

Funciones especiales .................................................................................... 81

Mejoras .................................................................................................................... 121

Funciones especiales .................................................................................. 122

Manejo de Mejoras ..................................................................................... 125

Funciones especiales .................................................................................. 157

Manejo del Registro de Acciones ............................................................... 158

¿Cómo aprobar acciones? ........................................................................... 165

¿Cómo deseleccionar las acciones? ............................................................ 166

Consultas! 167

Nota Introductoria ................................................................................................... 167

Manejo de Consultas .................................................................................. 167

Reportes 175


Depreciación de Activos.......................................................................................... 175



Activos Fijos Índice General iii

Por Código de Activo .................................................................................. 176

Por Tipo de Activo ...................................................................................... 183 Por Centro de Costo .................................................................................... 190

Revaluación de Activos ........................................................................................... 198

Valoración de Activos .............................................................................................. 201

Índices Faltantes para Revaluación .......................................................................... 204

Impuesto a los Activos ............................................................................................. 205

Impuesto sobre la Renta ........................................................................................... 207

Procesos 211

Nota Introductoria .................................................................................................... 211

Depreciación Mensual .............................................................................................. 212


Retiro de Activos ..................................................................................................... 220

Recálculo de Acumulados ........................................................................................ 224

Generación Depreciaciones Históricas .................................................................... 225

Aplicación de Acciones ........................................................................................... 227

Reversión de Depreciaciones ................................................................................... 229

Cambio Estado ......................................................................................................... 233

Funciones Especiales .................................................................................. 235

Generación de Asientos de Ingreso .......................................................................... 235

Opciones Configurables 237

Nota Introductoria .................................................................................................... 237

Opción Configurable para el Reporte de Impuesto sobre la Renta .......................... 238 Opción Configurable para el Reporte del Impuesto a los activos ............................ 242

Pasos para cargar el histórico de depreciaciones con ayuda de Access ................... 245

Fórmulas................................................................................................................... 251

Revaluación de Activos .............................................................................. 251

Depreciación de Activos ............................................................................. 271

Formato de Reportes 285

Depreciación de Activos .......................................................................................... 285

Por Código .................................................................................................. 285

Por Centro de Costo .................................................................................... 289


Desglosado .................................................................................................. 291

Sólo totales .................................................................................................. 292

Valoración de Activos .............................................................................................. 293



iv Índice General Activos Fijos

Desglosado ................................................................................................. 293

Sólo Totales ................................................................................................ 294 Índices Faltantes para Revaluación ......................................................................... 295

Impuesto a los Activos ............................................................................................ 296

Totales ........................................................................................................ 296

Sólo Totales ................................................................................................ 297

Impuesto sobre la Renta .......................................................................................... 298

Activos Nuevos ....................................................................................................... 299

Activos Inconsistentes ............................................................................................. 300

Parámetros en Archivos *.ini 301


AF_TCambioFechaAdquisicion=SI ........................................................... 301

Control de Seguridad 303


Definición de los Privilegios ...................................................................... 303

Glosario 308



Activos Fijos Índice General 1

INTRODUCCIÓN GENERAL

Acerca de esta Guía

NOTA INTRODUCTORIA El módulo de Activos Fijos le permite al usuario, controlar de una maneramás fácil, los activos fijos que forman parte de la empresa, así como lasdepreciaciones y revaluaciones que los afecten.

AUDIENCIA Esta guía va dirigida a aquellas personas que van utilizar el módulo deActivos Fijos como ayuda al manejo y control del inmobiliario de laempresa, y además para personal que requiera realizar movimientos queimpliquen cambios relacionados con los activos fijos desde módulosauxiliares.

CONOCIMIENTO N ECESARIO Para entender el funcionamiento lógico del módulo de Activos Fijos es

necesario que el usuario tenga conocimiento amplio del ciclo contable en loreferente a lo relacionado con los activos fijos, y del manejo de los módulos deExactus relacionados con el ciclo mismo como lo es ContabilidadGeneral.

CONVENCIONES UTILIZADAS A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formatoutilizado en este manual.

A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formatoutilizado en esta ayuda sensible al contexto.



2 Acerca de esta Guía Control Bancario

Característica Se refiere a... Negrita Especial Texto que se desea recalcar

Negrita Cursiva Módulos u opciones de Exactus

Nota Presenta condiciones importantes sobre el tema

Advertencia Muestra situaciones de cuidado en el proceso descrito

Tip Brinda consejos al usuario que le facilitarán el uso deExactus

Además se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se mencionarána lo largo de la guía y que se considera que el usuario acepta como normal:

• Cuando se hace referencia al término " sistema", se trata del conjuntode todos los módulos que componen el producto.

• Por lo tanto, el término " módulo" se refiere a cada unidad quecompone el sistema. Los módulos serán: Contabilidad General,Administración del Sistema, Cuentas por Cobrar,Control Bancario, etc.

• La guía tomará por un hecho que el usuario tiene instaladas todas lasopciones y características posibles que identifican al sistema, demanera que, el desarrollo de los temas de cada opción se presentará con base en este criterio.

DOCUMENTACIÓN ADICIONAL A continuación se hace referencia a otros documentos que pueden serconsultados y que se relacionan con este módulo.

Si desea conocer de... Refiérase a...Seguridad de Exactus Manual de Administración del Sistema

Configuración de Exactus Manual de Configuración del Exactus.ini

Configuración de Compañías Manual de Administración del Sistema

Definición de Tipos de Cambio Manual de Administración del Sistema

Definición de Centros de Costo Manual de Administración del Sistema

Definición de Períodos Contables Manual de Administración del SistemaFuncionamiento básico Manual Básico de Exactus ERP



Activos Fijos Introducción a Activos Fijos 3

CAPÍTULO 1I ntroducción a Activos F ijos

NOTA INTRODUCTORIA Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Activos Fijos. Se

detalla:Las Características de Activos Fijos.

El manejo general del sistema.

La ejecución de funciones estándar del sistema Exactus.

Los beneficios que se obtendrán al utilizar el módulo de Activos Fijos.

Definiciones.

CARACTERÍSTICAS Entre las cualidades más importantes de este módulo están:

1) Interfaz gráfica y amigable en Microsoft Windows.2) Manejo fácil y seguro de las depreciaciones y revaluaciones de los

activos.

3) Compatibilidad con Microsoft Excel para generación de reportes.

4) Totalmente operacional en redes (sistema multiusuario).

5) Fácil configuración de opciones propias del módulo.

6) Fácil proceso de consulta sobre históricos de depreciaciones yrevaluaciones de los activos fijos.

7) Permite la generación de reportes y listados para cualquier período deuna manera rápida.

8) Permite la generación y visualización de asientos contables, según eltipo específico de movimiento.



4 Introducción a Activos Fijos Activos Fijos

9) Cada movimiento es registrado en la base de datos de manera integral,

de modo que los datos en general estén siempre actualizados.10) Permite la actualización rápida de los acumulados de los diferentes

activos y sus respectivas mejoras.

BENEFICIOS Los principales beneficios se enumeran a continuación:

1. Maneja en forma centralizada el control exacto de los activos para surespectiva clasificación, depreciación o valoración, dejando al usuario laactividad de toma física.

2. Ofrece al cliente la ventaja de poder agilizar la generación dedocumentos mediante reportes de fácil entendimiento, generados a partirde cualquier rango de tiempo y tipo de activos de una manera rápida.

3. A nivel general le proporciona al usuario la posibilidad de obtener lasvaloraciones reales de los activos para llevar un estricto control sobrelas posibles acciones a tomar respecto a los activos, como su respectivodesecho, actualización o venta.

4. El manejo de la depreciación se puede hacer utilizando diferentesmétodos para su respectivo cálculo y revaluación de los activos fijos dela empresa, dando diferentes opciones para dichos cálculos dependiendodel tipo de activo y contabilidad que lleve la empresa.

5. La posibilidad de integrar los módulos de Activos Fijos,Contabilidad General y Compras permite que en formaautomática se repliquen los asientos contables de los movimientosrealizados por la depreciación y revaluación de los activos fijos de laempresa dando a la empresa consistencia y constante actualización en lacontabilidad general.

DEFINICIONES

ACTIVO F IJO Las empresas utilizan en sus actividades activos de naturaleza duradera y delargo plazo. Estos activos son conocidos como activos fijos, los cuales abarcanterrenos, edificios (oficinas, fábricas almacenes, etc.) y equipo (maquinaria,




mobiliario, herramientas, etc.). Las características principales de los activos

fijos son las siguientes:Se adquieren para utilizarlos en las operaciones, no para revenderlos.

Son de larga duración y por lo general están sujetos a depreciación (aexcepción de los terrenos).

Poseen existencia física.

D EPRECIACIÓN La depreciación es el método de asignar el costo de un activo fijo, menos elvalor de salvamento (si lo hay), en la vida útil del activo de una manera

racional y sistemática. Lo anterior se hace para realizar la asignación contableentre el ingreso producido por el activo y el costo de los ingresos(depreciación). Se dice que es una estimación porque no se puede saber concerteza cuánto se desgasta un activo, pero se debe tener un parámetro paraestablecer los gastos.

La asignación del costo del activo dependerá de la base para la depreciación, laestimación de la vida útil y el método de depreciación.

La base de la depreciación del activo es igual al costo original del activo menosel valor de salvamento (el valor asignado al activo al finalizar su vida).

La vida útil es el número de meses, años o días que se estima un activo duraráen depreciarse.

Los métodos de depreciación determinan como se asignará el costo del activoen el tiempo. Hay varios métodos, por ejemplo, el método de línea recta, sumade dígitos, etc.

M EJORA Una mejora o adición es cuando se crea un activo nuevo asociado a otro activo.Por ejemplo, la construcción de una pared en una fábrica o la adición de aireacondicionado a la oficina, aumentan el potencial de servicios de la instalacióny se debe capitalizar y oponer a los ingresos que resultarían en el futuro.

Las mejoras o adiciones se incorporan al valor del activo y deben ser

depreciados de acuerdo con la vida útil de la mejora. En ciertas ocasiones, lasmejoras incrementan la vida útil de un activo y esto debe ser tomado en cuenta para las futuras depreciaciones de tal activo.



6 Introducción a Activos Fijos Activos Fijos

Las reparaciones ordinarias (desembolsos para conservar los activos en

operación) y el mantenimiento (limpieza de máquinas por ejemplo) no debenser registrados como mejoras, pues no son una ampliación del activo niincrementan su vida útil.

R EVALUACIÓN La revaluación es un ajuste en el valor de los activos fijos, debido a los cambiosadquisitivos de la moneda. Dicho ajuste, tiene como objetivo expresar losactivos fijos a montos más actualizados, que permitan al lector de los estadosfinancieros, tener una idea más acertada de su verdadero valor.

En definitiva, la revaluación de los activos fijos se da por:

ajustes de los costos originales como resultados de la devaluación de lamoneda.

ajustes para reexpresar los valores de reposición determinados por técnicosindependientes.

ajustes derivados por cambios en el poder adquisitivo.

Cabe aclarar que el proceso de revaluación afecta la cuenta conocida comoactivo revaluado, la depreciación acumulada revaluada (en el caso que el activofijo se deprecie) y el superávit por revaluación.

SUPERÁVIT POR R EVALUACIÓN El superávit por revaluación es una cuenta del capital contable y es un productode la diferencia entre la revaluación del activo fijo menos la revaluación de ladepreciación acumulada revaluada (si la hay). Esta cuenta representa elaumento o disminución del patrimonio de los accionistas producto de unarevaluación.

V ALUACIÓN La base tradicional para los activos fijos es el costo (el efectivo o suequivalente en efectivo, que se paga para obtener el activo y prepararlo para suuso).

Para los activos individuales adquiridos, la norma de valuación que se siguegeneralmente en la práctica es la del costo de factura más el flete y los gastosde instalación, menos todos los descuentos.




Para los activos construidos, la norma de valuación es el costo del mismo

restándosele los descuentos sobre los materiales y las partes, más la mano deobra directa, más, en algunos casos, los gastos indirectos de fabricación.



Activos Fijos Definición de las Características Generales de su Compañía 9

CAPÍTULO 2Definición de las Características Generalesde su Compañía

NOTA INTRODUCTORIA En este capítulo se explicarán los aspectos generales que tienen que definirsetanto en el módulo de Activos Fijos como en otros módulos de Exactus relacionados a éste, para que el sistema se ajuste a las necesidades particularesde cada compañía.

Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:

La integración de Activos Fijos con los otros módulos de Exactus.

La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.

La definición de los Parámetros del Módulo

INTEGRACIÓN Este módulo está integrado directamente con el módulo de Contabilidad General y con el módulo de Compras. Así se generan en forma automáticalos asientos contables de los movimientos realizados por la depreciación yrevaluación de los activos fijos de la empresa. Esto le da como ventaja laconsistencia en sus datos de contabilidad general, puesto que minimiza almáximo la posibilidad de un error humano en la generación del asiento,mientras mantiene su contabilidad actualizada. Además, es necesario haberdefinido información relevante en los módulos de Administración delSistema y Cuentas por Pagar, para ingresar la información propia delmódulo. La siguiente es la ilustración de la integración del módulo:



10 Definición de las Características Generales de su Compañía Activos Fijos

Integración del Módulo de Activos Fijos

¿CÓMO IMPLANTA EL MÓDULO?Cuando el sistema está recién instalado, la base de datos está completamentevacía. Los datos deben ser introducidos de una manera ordenada, con el fin deque el usuario pueda utilizar el sistema de una manera satisfactoria y sincomplicaciones.

Antes de empezar a insertar los datos propios de este módulo, es necesariocontar con los siguientes datos previamente definidos:




Del módulo de Administración del Sistema

• Monedas

• Denominaciones

• Tipos de Cambio

• Centros de Costo

Del módulo de Contabilidad General

• Paquetes del Diario

• Tipos de Asiento

• Cuadro de Cuentas Contables

Del módulo de Cuentas por Pagar

• Proveedores

Del módulo de Recursos Humanos y Portal de Personal

• Empleados

Para más detalle sobre el manejo de esos módulos, refiérase al manual

respectivo.

PARÁMETROS DEL MÓDULO Los datos que se deben incluir en los campos de parámetros de éste móduloson:

• Relación entre activos fijos y mejoras realizadas a éstos.

• Definición del número consecutivo de los activos fijos.

• Tipos de cambio que maneja el sistema.

• Manejo de las revaluaciones a los activos fijos.

• Ajuste en las depreciaciones.




Estos datos son referentes propiamente al módulo de Activos Fijos, sin

embargo si se adquirió el módulo de Contabilidad General se debe definirademás:

• Tipo de asiento donde se deben almacenar los movimientos contableshechos desde este módulo.

• Paquete contable donde se deben incluir los asientos.

• Tipo de contabilidad en la que se realizarán las transacciones contablesde la empresa.

Se debe recordar que es necesario agregar primero los tipos de asiento y los paquetes contables en las tablas correspondientes desde el módulo deContabilidad General. Para más información sobre este punto puedereferirse al manual de Contabilidad General en las secciones “Creación deTipos de Asiento” y “Creación de Paquetes Contables de Diario”. La ventana de Parámetros del Módulo, funciona por medio de carpetas, quecontrolan los diferentes tópicos por definir en el módulo. Estas carpetas son:

• General

• Otros

• Contable

• Cuentas

• Adicional

En la primera carpeta denominada General, se agrupan los parámetrosrelacionados con el manejo de las depreciaciones y las revaluaciones de losactivos y sus mejoras. También se define la integración contable y otrascaracterísticas que afectan a los activos.

En la segunda carpeta denominada Otros, se definen datos específicos sobre elmanejo de las diferencias cambiarias (proceso de conversión, el manejo de losmontos generados por las depreciaciones y las revaluaciones de los activos.

En la tercera carpeta denominada Contable, se definen los aspectos asociadoscon la generación de asientos contables y la modalidad de aplicación de lastransacciones contables.

En la carpeta llamada Cuentas, se manejan los aspectos relacionados con el paquete contable, tipo de asiento y las cuentas contables asociadas al activo.

En la carpeta Adicional, se configuran los rubros a utilizar para complementarla información de los activos.




D ESCRIPCIÓN DE C ARPETAS

GeneralDentro de la carpeta denominada General, el usuario debe definir los siguientesaspectos:

Relación Mejora < ─ >Activo: bajo esta opción, el usuario debe determinarcómo manejará las mejoras a los activos. Existen tres opciones a escoger:

Depreciar las mejoras según el tipo de depreciación del activo: las mejorasutilizan el mimo método de depreciación del activo.

Revaluar las mejoras según el tipo de revaluación del activo: las mejorasutilizan el mismo método de revaluación del activo.

Plazo de vida de las mejoras dentro del plazo restante del activo: la mejoratendrá una vida útil igual que la vida útil restante del activo a la fecha deactivación de la mejora.

Varios: bajo este campo se encuentran las siguientes casillas:

Integración contable: al seleccionar la casilla se define si las transaccionesque se realizan en el módulo generarán asientos en el módulo deContabilidad General. Si esta desactivada, los procesos del módulo deActivos Fijos (compra y retiro de activo, depreciación, etc.) nogenerarán asientos contables.

Contabilidad Corporativa Activa: si esta casilla es marcada, el módulo procesará los datos de la contabilidad corporativa de la empresa,independientemente de la contabilidad fiscal. Si esta desactivada elsistema no le solicitara esta información al momento de administrar losactivos.

Procesar Activos Inactivos: si esta casilla es marcada, el sistema permitirrealizar procesos sobre activos que no estén activos.

Fecha Última Compresión: muestra la fecha de la última vez que se realizóel proceso de compresión.

Consecutivo por Activo: bajo esta opción, el usuario debe escoger como segenerarán los números consecutivos que forman el código de los activos.

Ninguno: si se escoge esta opción, el código puede tener el formato que elusuario quiera.




Global: si se escoge esta opción, el sistema sugerirá un número consecutivo

para el código, basado en un consecutivo global, que tendrá el mismo patrón para todos los activos de la empresa.

Por Tipo de Activo: si se escoge esta opción, el sistema sugerirá un númeroconsecutivo para el código que esté basado en el consecutivo por tipo deactivo.

Al crear estos consecutivos el usuario deberá cuidar la codificación asignada para evitar que se crucen, pues se podría presentar un conflicto al existirdos activos de tipos diferentes con el mismo número. Recuerde que losconsecutivos se definen en el submenú “Tipos de Activos ” que seencuentra en Administración.

Generación automática de acciones: en esta opción el usuario puede

definir las acciones que se crearán automáticamente para el ingreso y retiro deactivos fijos. Recuerde que los tipos de acciones se definieron en “Tipo deAcción” en la página 73.

Ingreso: se debe ingresar el código de la acción con el cual se generará lamisma al ingreso de activos, si no lo recuerda presione la tecla F1 locual hará que se despliegue la tabla Tipos de Acciones.

Retiro: se debe ingresar el código de la acción con el cual se generará lamisma al retiro de activos, si no lo recuerda presione la tecla F1 lo cualhará que se despliegue la tabla Tipos de Acciones.

Modificar Centro de Costo: se debe ingresar el código de la acción conel cual se generará la misma al modificar el centro de costo del activo, si

no lo recuerda presione la tecla F1 lo cual hará que se despliegue latabla Tipos de Acciones.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:




Pantalla Carpeta General en Parámetros del Módulo

OtrosDentro de esta carpeta, se agrupan los parámetros asociados con la revaluación,tales como la definición de números negativos y tiempo de revaluación.

También se despliega dentro de esta carpeta, la definición del manejo de lasmonedas local y dólar, su tipo de cambio, etc.

Las casillas que el usuario debe llenar son las siguientes:Revaluación: dentro de esta casilla, el usuario debe marcar para indicar si se permitirá dentro del módulo el uso de valores negativos, si la revaluación




comparativa está activa y los meses que debe de tener un activo para poder ser

revaluado, a partir de su fecha de activación o su última revaluación.Permi ti r valores negativos: si está activa, entonces cuando se ingrese una

revaluación manual (se utiliza método de Avalúo), el sistema permiteque la revaluación pueda disminuir el valor del activo revaluado (en elmódulo se conoce como valor negativo). Por ejemplo, una máquina que por un proceso de obsolescencia pierda valor, la revaluación en estecaso disminuirá el valor revaluado o en términos del módulo serárevaluación negativa.

Corporativa Activa: este parámetro indica si se generan valores derevaluación para los datos comparativos de los activos. Esta opción solo puede activarse si se ha activado la contabilidad corporativa.

Dependiendo del estado del parámetro “Contabilidad CorporativaActiva” y de este parámetro, la revaluación comparativa tiene elsiguiente comportamiento:

Corporativa Revaluación CasoSI SI A

SI NO B

NO NO C

Tabla de Casos relacionados con parámetro “Comparativa Activa”

Caso A

En este caso los registros comparativos de los activos se comportan como los

datos corporativos de la empresa, y además la empresa practica la revaluacióncorporativa.

Bajo estas condiciones, el sistema permitirá que el usuario haga la revaluacióntanto en la contabilidad fiscal como en la corporativa. De la misma forma enque en los procesos automáticos de revaluación, el sistema calculará los valorescorrespondientes a las dos contabilidades (fiscal y corporativa) y generará losdos tipos de asiento.

Caso B

En este caso la empresa tiene contabilidad corporativa, pero la corporación no practica la revaluación.

Bajo estas condiciones, cuando se registre una revaluación manual o seejecuten los procesos automáticos de revaluación, el sistema pondrá en cero los




valores correspondientes a las revaluaciones corporativas. Para este caso no se

generan asientos corporativos por revaluación.

Caso C

En este caso los registros comparativos de los activos se llevan con carácter puramente informativo y sirven para tener un punto de comparación.

Bajo estas condiciones, el sistema permitirá que el usuario ingrese en elregistro la revaluación tanto fiscal como corporativa. De la misma forma en queen los procesos automáticos de revaluación, el sistema calculará los valorescorrespondientes a las dos contabilidades (fiscal y corporativa). Pero en estecaso sólo generará el asiento fiscal y los datos corporativos serán solo dereferencia.

Meses para revaluación: en este campo se debe digitar cada cuántos mesesse realiza la revaluación. Por ejemplo, 12 significa que cada año se realiza el proceso de revaluación, 1 significa que el proceso de revaluación es mensual.

Tipo de FASB52: dentro de esta casilla el usuario debe escoger el tipo deconversión de moneda local a dólar:

Remedición: el monto de los activos fijos se convierte de la moneda locala la del dólar usando el tipo de cambio de la fecha de adquisición delactivo.

Traducción: el monto de los activos fijos se convierte de la moneda local ala del dólar usando el tipo de cambio de la fecha de la conversión.

Estas dos opciones determinan como se realiza el proceso de conversión de lasTransacciones y son totalmente diferentes, pues se basan en principios muydistintos. Sin embargo, el módulo permite cambiar de un tipo de FASB52 encualquier momento, esto puede provocar tener transacciones convertidas bajoremedición en unos casos y otros usando el método de traducción. Se sugiereque esta opción no sea cambiada después del primer asiento generado con el finde evitar que los estados traducidos tengan errores significativos.

Ajuste por Inflación/ Utilizar Ajustes para Colombia: utilizar ajustes alvalor de los activos por efecto de la inflación para Colombia.

Precisión Numérica: en este campo se permite al usuario especificar elnúmero de decimales a utilizar, consta de las siguientes partes:

Decimales : en este campo se establece el número de decimales que sedesplegarán en los montos que afectarán cada activo. El rango dedecimales permitidos por el sistema está entre 2 y 7 dígitos.




Truncar : si se marca esta opción, el sistema desplegará el monto con el

último decimal tal y como se presente. Esto es, suponga el valor153.6978 y que se usan dos decimales, entonces con esta opción elmonto se desplegará como 153.69, es decir, no se realiza ningúnredondeo.

Redondear : con esta opción, el último decimal que se despliegue dependerádel siguiente dígito, si es un número mayor o igual a 5, entoncesredondea al número siguiente y si es menor deja el último número tal ycomo se presenta. Para el ejemplo anterior, el valor redondeado sería153.70.

Al modificar este parámetro, esto se ve reflejado en el módulo inmediatamentedespués de grabar los cambios.

Depreciación: esta opción permite especificar si se desea que los datos de ladepreciación sean ajustados cuando se presente una diferencia entre el montoreal acumulado por la depreciación y el monto teórico acumulado (valor segúnla fórmula utilizada). Esto sucede cuando el cálculo de la depreciaciónacumulada hecha por el módulo es diferente a los datos contables ingresadosmediante un editor de base de datos.

Esta diferencia puede ser tratada de tres formas:

Calcular y apli car depreciaciones históri cas de períodos previos en elactual : al seleccionar esta opción se hace un asiento contable paraeliminar la diferencia entre mayor (libros contables) y auxiliar (módulode Activos Fijos).

Aj ustar cálcul o de depreciación del período y subsiguientes : esta opcióncompensará la diferencia en períodos posteriores, la diferencia semanejará dependiendo del método de depreciación usado por el activo:

No permitir depreciar con faltantes de periodos anteriores: cuando elusuario selecciona esta opción el sistema solo generara una depreciacióna la vez por periodo empezando con la más antigua. Esto quiere decirque no se generaran depreciaciones de los periodos actuales hasta nohaber registrado los cálculos pendientes.

El sistema permite realizar los siguientes tipos de depreciación, que sedetallarán más adelante.

Línea Recta: si por ejemplo, un período tiene una depreciación mayor quela que se calcularía por fórmula para el activo, entonces esta diferencia




será distribuida en los períodos restantes de vida útil. Es decir, las

depreciaciones mensuales a partir de ese período para el activo seránmenores para contrarrestar esa diferencia.

Suma Dígitos: si por ejemplo, un período tiene una depreciación mayor quela que se calcularía por fórmula para el activo, entonces esta diferenciaserá distribuida en los períodos posteriores del año en curso. Es decir,el ajuste se realiza solo en el año en que se generó la diferencia, para losaños posteriores de vida útil del activo, la depreciación mensual secalculará según la fórmula general. Obsérvese la diferencia con el casode la línea recta en donde el ajuste se realiza en todos los mesesrestantes del activo. El mismo concepto aplica para la suma de dígitosmensual y diaria.

Porcentaje: No se realiza ningún ajuste, la depreciación mensual se calculasiempre según el porcentaje definido para el mes correspondiente.

6 Month Convention: la depreciación se calcula dependiendo de la fechade depreciación, ya que los meses restantes al primer año se deprecian alequivalente a seis meses, y los meses posteriores y anteriores al últimoaño se deprecian con el método de línea recta, y los meses que seubiquen en el último año son distribuidos según la cantidad que hagafalta distribuir.

Depreciación por Saldos Decrecientes: permite la definición de una tasa porcentual que se tomará como base para el proceso.

No permitir depreciar con faltantes de períodos anteriores: estaescogencia no permitirá ejecutar el proceso de depreciación si existenfaltantes de períodos anteriores.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por la carpeta:




Pantalla Carpeta Otros en Parámetros del Módulo

ContableEn esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar laintegración de Activos Fijos con Contabilidad General.

Recuerde que esta carpeta se desplegará únicamente si se ha activado la opciónde Integración Contable en la carpeta General.

Generación de Asiento: bajo este campo existen dos casillas:




Por i nclusión de Activos y Mejoras : esta casilla indica que se debe generar

un asiento contable cada vez que se realice la adquisición de un activo ouna mejora a la empresa.

Por Venta de Acti vos y Mejoras : esta casilla indica que se debe crear unasiento contable cada vez que se realice la venta de un activo o mejora.

Modalidad de Aplicación: esta opción establece la forma en que se realizarála integración contable de las transacciones de este módulo. Cuando se realizauna transacción de cualquier tipo, se generará un registro en la contabilidad dela empresa.

Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinaciónque considere conveniente. Las opciones que se presentan son:

Visualizar

Modificar

Aplicar en forma automática

Existen algunas posibles modalidades de la integración contable, según semarquen o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estasmodalidades corresponden a:

a) Si no se marca ninguna opción, el sistema genera el asiento contable ylo registra en el diario, pero éste no se puede ver desde este módulo:

Visualizar

Modificar Aplicar automáticamente

b) Al marcar únicamente la opción de aplicar en forma automática, elasiento contable se genera y se registra directamente al mayor, tampocose puede ver desde este módulo:

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

c) Si se marca solamente la opción de visualizar, el usuario podrá ver elasiento contable desde este módulo, sin hacerle ninguna modificación yel sistema registra el asiento en el diario de la contabilidad:




Visualizar

Modificar


d) En esta opción se puede ver y modificar el asiento contable desde estemódulo y el sistema registra el asiento al diario de la contabilidad parasu posterior aprobación:

Visualizar

Modificar


e) Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar elasiento desde el módulo de Activos Fijos, el sistema registra elasiento directamente al mayor de la contabilidad:

Visualizar

Modificar


f) En esta opción se puede ver el asiento, sin embargo no se le puedehacer ninguna modificación. El sistema registra el asiento directamente

al mayor: Visualizar

Modificar


A continuación se presenta la pantalla desplegada por la carpeta denominadaContable:




Pantalla Carpeta Contable en Parámetros del Módulo

CuentasDentro de esta carpeta, se agrupan todos los datos relacionados con el manejode las cuentas contables y los asientos que se generan con las transaccionesrealizadas desde el módulo que están asociadas con el manejo de los activosfijos.

Dentro de la ventana existen las siguientes casillas:Paquete contable: se debe definir el código del paquete contable quecontendrá los asientos generados por las transacciones de activos fijos.




Tipo de Asiento se debe definir el código del tipo de asiento con que se

definirá los movimientos generados por las transacciones de activos fijos.Cuentas: dentro de esta carpeta se especifican las cuentas contables dondeestarán asignados los asientos generados por los siguientes rubros:

• Superávit: esta es una cuenta del capital contable de la empresa. Cadavez que se aplica el proceso de revaluación es afectada por la cantidadde la revaluación neta (activo revaluado del período menos depreciaciónacumulada revaluada del período).

• Ingreso: esta es una cuenta del balance y cada vez que se hace uningreso de un activo, un crédito se efectúa a esta cuenta. Por su carácter,debe considerarse como una cuenta transitoria, pero su clasificacióndependerá enteramente del usuario.

• Retiro: esta es una cuenta del balance y cada vez que se hace un retirode un activo, un débito se efectúa a esta cuenta. Por su carácter, debeconsiderarse como una cuenta transitoria, pero su clasificacióndependerá enteramente del usuario.

• Utilidad: esta es una cuenta de resultados y es afectada cuando el retiroo venta de un activo produce una ganancia.

• Pérdida: esta es una cuenta de resultados y es afectada cuando el retiroo venta de un activo produce una pérdida.

R.E.I.: este par Centro Costo – Cuenta Contable se utiliza para registrar losmovimientos producto de la exposición a la inflación. En él se registrarán losajustes por inflación a los activos fijos, según las normas vigentes para

economías hiperinflacionarias.Se debe especificar la cuenta contable y el centro de costo, en caso de que lacuenta maneje varios centros de costo. En caso de que el usuario desconozcalos códigos de las cuentas, puede presionar un doble clic en la casillacorrespondiente, y el sistema desplegará la tabla de consulta CuentasContables, donde con otro doble clic sobre la fila que contenga el registro deinterés, se podrá ingresar el dato en la casilla. El mismo método se debeutilizar para asignar el centro de costo, en caso de que sea necesario definir estedato.

Correc. Mon: es una cuenta utilizada para contabilizar el diferencial cambiariode la moneda. Este campo se activa en el tab General de los Parámetros del

Módulo de AF cuando se tiene activo el flag “Ajuste por Inflación paraColombia”.




Todas las cuentas anteriores deben estar definidas como No Convierte en el

módulo de Contabilidad General.Al igual que la carpeta Contable, esta carpeta estará activa si se ha marcadoen la carpeta General la integración contable.

A continuación se presenta la ventana desplegada por la carpeta de Cuentas:

Pantalla Carpeta Cuentas en Parámetros del Módulo

AdicionalEsta es una carpeta totalmente modificable por el usuario. En ella se permitealmacenar una serie de datos que servirán de apoyo a diversos procesos que se




requieran dentro del ámbito del manejo de los activos, el usuario deberá definir

los nombres de los rubros a utilizar para cada uno de los parámetros (no esnecesario utilizarlos todos).

Se tiene un total de 15 casillas de 15 caracteres cada una, denominados “RubrosConfigurables” o “Valores Adicionales” de los cuales se podrá hacer uso paracomplementar la información de los activos. Se denominan así debido a que losmismos se definirán una vez que el sistema esté ejecutándose.

Una vez grabados los rubros definidos, en el Mantenimiento de Activos de AF,se podrán definir los valores para cada uno de los rubros especificados, para locual en la carpeta de Auditoria se le agregarán los campos necesarios para lacaptura de la información adicional.

Los campos son los siguientes:

Nombre: campo destinado para nombrar el rubro o valor, por ejemplo Modelo,Color, Peso, entre otros.

Tipo: campo que clasifica al rubro definido, se presentan tres opciones, a decirlas siguientes, Alfanumérico, Fecha o Numérico.

Longitud: cantidad máxima de caracteres que van a aceptar el rubro definido.

Decimales: en caso de aplicar, campo para definir el número máximo dedecimales que el rubro aceptará.

Modificable: campo tipo Check Box, que define la posibilidad demodificación del rubro por parte de los usuarios.

Usa acciones: campo tipo Check Box, que define la posibilidad de usar

acciones para el activo.




Pantalla Carpeta Adicional en Parámetros del Módulo

Una vez que se han especificado los parámetros globales del módulo, se debegrabar la información con el botón Grabar que se encuentra en la parte inferiorde la pantalla.



Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 29

CAPÍTULO 3I nformación General para lasTransacciones de Activos F ijos

NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se presentan las opciones del menú en las que se debe haceringreso de información para alimentar el sistema.

Dentro del submenú de Administración se da mantenimiento a las tablas deTipos de Activos, Centros de Costo, Índices de Precios, Asignación de losCentros de Costo, Histórico de Revaluaciones, Tipos de Observaciones,Histórico de Depreciaciones, Estado de Activo, y Tipo de Acción los cuales brindan la oportunidad a la empresa de llevar un control más detallado de losactivos.

TIPOS DE ACTIVO Dentro de este módulo, se deben definir los tipos de activos que seránutilizados dentro de la empresa, esto es, las “familias” que agruparan una partida de activos específica.

Para definir estas partidas de activos, se deben especificar los siguientes datos:

Tipo de depreciación (si la empresa utiliza doble contabilidad, sedeben especificar los tipos de depreciación para las doscontabilidades: fiscal y corporativa o comparativa)

Tipo de revaluación de los activos.

Cuentas contables asociadas a cada tipo de activo.

Definición de las cuentas utilizadas para los activos, la depreciaciónacumulada, la revaluación, la depreciación de las revaluaciones ylos gastos por depreciación.

Asociación con los centros de costo.



30 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Dentro de esta opción, el usuario debe definir las características que definen

cada tipo de activo. Por tipo de activo se entiende el grupo o familia de activosque tienen características semejantes, o que por alguna razón en especial, debenestar agrupados en el mismo conjunto. Por ejemplo, el tipo de activodenominado transporte agrupa los activos fijos de esa clase (automóviles,camiones, motos, etc.).

Cuando se define un tipo de activo, el usuario debe especificar datos tales comoel tipo de depreciación y revaluación que utilizarán los activos que pertenezcanal grupo, las cuentas a las cuales estarán ligadas las transacciones contables yel mantenimiento de las cuentas de depreciación.

A continuación se muestra la pantalla principal desplegada por el sistema:

Pantalla principal de Tipos de Activos




M ANEJO DE T IPOS DE ACTIVOS

Agregar un Tipo de ActivoEl procedimiento para agregar un tipo de activo es el que se muestra acontinuación:

1. Dentro del menú principal de Activos Fijos, en la opciónAdministración, el usuario debe marcar la aplicación correspondientea Tipos de Activos. El sistema desplegará una tabla de datosdenominada Tipos de Activos que presenta la información en formade columnas.

2. Dentro de la tabla de datos, en el submenú, dentro de la opción

Registro, se debe marcar Nuevo o presionar el icono o bien,utilizar las teclas Ctrl+N. El sistema desplegará una pantalladenominada Tipos de Activos, en la cual se debe ingresa los datos enla siguiente casilla:

Código: dentro de esta casilla se debe digitar el código (no mayor de ochodígitos) y nombre del tipo de activo que se va a crear. El nombre debeser descriptivo y característico de los activos que se agruparán bajo estetipo, por ejemplo Locales/Edificios para activos como casas, lotes,centros comerciales, etc.

Funciones Especiales del Submenú

CuentasEsta opción sirve para dar mantenimiento a las cuentas contables asociadas conel gasto de depreciación de los activos. Dentro de esta opción se definen loscentros de costo asociados a cada tipo de activo, así como las cuentas contablesdel gasto por depreciación. Para mayor detalle, consultar “¿Cómo Asociar unaCuenta de gasto por depreciación y el centro de costo a un Tipo de Activo?” En

la página 43.




Una vez que se ingresaron el código y el nombre del tipo de activo, el

usuario debe proceder a digitar la información que se le solicita en lascarpetas General y Cuentas.

Nota:Si al tipo de activo se la han asignado activos fijos, entonces esnecesario eliminar primero los activos y luego eliminar el tipo deactivo. Si los activos tienen dependencias, entonces no podrán sereliminados de la base de datos y por ende, tampoco el activo.

Descripción de Carpetas

GeneralTipo de Depr.Fiscal: dentro de esta casilla, el usuario debe marcar la opciónrequerida. La depreciación fiscal es el control fiscal que lleva la empresa conreferencia al gasto de la vida útil de los activos.

Existen cuatro métodos que son utilizados para calcular la depreciación:

1) Línea Recta: la depreciación por línea recta, asume un monto dedepreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil delactivo. Sin embargo, se hace una diferencia entre el primer y el últimomes de depreciación del activo (según la fecha de activación), ya que setoma en cuenta los días en que ha tenido vigencia el activo. Para mayordetalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual, en la sección“Método de Depreciación por Línea Recta” en la página 271.

2) Reducción de Saldos: este método de depreciación se basa elcálculo de un valor residual y una tasa anual de depreciación con unafórmula establecida. Es importante aclarar que este método es adecuado para activos con más de 3 años de utilidad y que el plazo de vida útil seamúltiplo del 12. Un ejemplo sencillo de cálculo de depreciación es el

siguiente:

Vida útil (en años) = 5 Valor histórico = 12.600.000 colones Valor residual = valor histórico / (vida útil - 1) = 12.600.000 / 4

= 3.150.000




Tasa de depreciación = 1 – ((valor residual / valor histórico) ^(1/vida útil))

Tasa de depreciación = 1 – ((3.150.000 / 12.600.000) ^ (1 / 5))=0.24214

La depreciación anual para cada periodo sería la siguiente:

Depreciación del Activo 01

Año

Valor No

depreciado

Depreciación

anual

Depreciación

acumulada

Valor en

libros

1 12600000 3,050,985.63 3,050,985.63 9,549,014.37

2 9,549,014.37 2,312,214.73 5,363,200.36 7,236,799.643 7,236,799.64 1,752,331.09 7,115,531.45 5,484,468.55

4 5,484,468.55 1,328,018.63 8,443,550.08 4,156,449.92

5 4,156,449.92 1,006,449.92 9,450,000.00 3,150,000.00

3) Suma de Dígitos:

Anual: la depreciación por suma de los dígitos de los años, calcula elgasto de depreciación anualmente y que esta se distribuye entre los docemeses del año. Esto implica que los meses del primer año dedepreciación tendrán igual valor entre ellos. Sin embargo, el montovaría de un año al otro, pero no entre los meses del mismo año. Para el

primer año, el monto es más alto que para el segundo año y asísucesivamente (por eso a este método también se le llama depreciaciónacelerada).

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para los cálculos, consultarel apéndice del manual, en la sección “Método de Depreciación porSuma de Dígitos” en la página 275.

Mensual: la depreciación por suma de los dígitos mensual, calcula elgasto de depreciación mensualmente. Para el primer mes, el monto esmás alto que para el segundo mes y así sucesivamente (por eso a estemétodo también se le llama depreciación acelerada).

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para los cálculos, consultar

el apéndice del manual, en la sección “Método de Depreciación porSuma de Dígitos” en la página 275.




Diaria: la depreciación por suma de los dígitos diaria, calcula el gasto

de depreciación diariamente. Asume que los meses son de 30 días y quelos años son de 360 días del año. Para el primer día, el monto es másalto que para el segundo día y así sucesivamente (por eso a este métodotambién se le llama depreciación acelerada).


4) Por Porcentaje: la depreciación por porcentaje se basa en una tasa porcentual mensual, en donde para cada mes se debe especificar el porcentaje de depreciación para el período. La suma total de los porcentajes para todos los períodos que comprenden la vida útil, no debe

exceder el 100%, sin embargo es posible que para cierto tipo de activos,éste valor sea menor del 100%.

Para mayor detalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual, enla sección “Método de Depreciación por Porcentaje” en la página 281.

5) 6 Month Convention: este tipo de depreciación se calculadependiendo de la fecha en la cual se desee realizar la depreciación, yaque los meses restantes al primer año se deprecian al equivalente a seismeses, y los meses posteriores y anteriores al último año se depreciancon el método de línea recta, y los meses que se ubiquen en el últimoaño son distribuidos según la cantidad que haga falta distribuir.

6) Saldos Decrecientes: la depreciación por saldos decrecientes

permite la definición de una tasa porcentual que se tomará como base para el proceso.

7) No Depreciable: esta casilla se marca en caso de que el tipo de activono se deprecie.

Tipo de Depr. Comparativa: dentro de esta casilla, el usuario debe marcarel tipo de depreciación deseada. La depreciación comparativa es el métodoelegido para contabilizar los gastos de depreciación para la contabilidadcorporativa.

La depreciación comparativa puede utilizar los mismos métodos que ladepreciación fiscal.

Depreciación por Porcentaje: dentro de esta opción, el usuario debe

marcar al opción si requiere que le sistema utilice (active) la depreciación por porcentaje y es así, debe definir si la suma de los porcentajes utilizados paradepreciar un activo en su vida útil debe sumar cero. Si el usuario no marca Usar Depreciación por Porcentaje, entonces el sistema no permitirá que




ninguno de los activos asociados a este tipo de activo pueda utilizar este

método.Consecutivo: en esta casilla el usuario deberá indicar el consecutivo que se leasignará a cada uno de los activos que se registren dentro de este tipo.Aparecerá activa únicamente si en Parámetros del Módulo se seleccionó en laopción Consecutivo por Tipo de Activo. Es importante que al momento deelegir un consecutivo se tenga el cuidado de escoger codificaciones que no secrucen, esto es, que dos activos de diferente tipo no lleguen a tener el mismocódigo.

Carpeta General de la opción Tipos de Activos




RevaluaciónTipo de Revaluación Fiscal: la revaluación es un ajuste que se realiza alcosto de un activo en la contabilidad fiscal, para ajustar los cambios del valor producidos por diferentes motivos, como por ejemplo la inflación.

Dentro del sistema, existen tres métodos para calcular la revaluación y laescogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo que se maneje y delas leyes tributarias del país.

1.) Porcentaje: con este método, la revaluación del activo se calculasumando al costo original, las revaluaciones realizadas a dicho activohasta una fecha especificada por el usuario multiplicadas por un porcentaje de revaluación definido por la empresa.

Para una mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, veren el apéndice de este manual, la sección “Método de Revaluación porPorcentaje” en la página 251.

2.) Avalúo: el valor revaluado de un activo por el método de Avalúo, secalcula manualmente, esto es, el usuario debe digitar cuál es larevaluación del activo fijo para el período determinado. Este valor debeser calculado por un perito o experto. Cuando se utiliza el método deavalúo, todas las transacciones que estén asociadas a la revaluación(activo revaluado y depreciación acumulada revaluada), tendrán que ser

digitadas manualmente por el usuario.3.) Índice de Precios: con este método, la revaluación del activo, se

calcula utilizando un factor definido por un índice que pueda representarla variación de precios del activo. Al producto del costo original y elfactor antes mencionado, se le restan las revaluaciones realizadas alactivo. Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método,ver en el apéndice de este manual la sección “Método de Revaluación por Índice de Precios” en la página 253.

El usuario debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que seutilizará para calcular la revaluación por índice de precio.

Los índices de precios son definidos en la opción Administración del

módulo de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para mayor detalle referirse a “Índices de Precios” en la página 48.

4.) Indexación: con este método, se calcula un monto de ajuste queincrementará el valor en libros de la mejora, y un monto de depreciación




del ajuste que disminuirá el valor en libros de la mejora. A su vez, el

monto del ajuste sufre una depreciación mes a mes sobre su valororiginal.

Este proceso se utiliza especialmente en economías denominadashiperinflacionarias, dentro de las cuales se encuentran Brasil, Argentina,Chile y Perú, donde rige una Norma Internacional de Contabilidad(N.I.C. número 15), la cual especifica un proceso de ajuste por inflacióndenominado Proceso de Indexación, y cuya naturaleza es equiparable aun proceso de revaluación.

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en elapéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la página 251, en el título “Revaluación por Indexación”.

Para este método también se utiliza el Índice de Precios, para ello el usuariodebe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que se utilizará para calcular la revaluación por indexación. Si el usuario desconoce elcódigo, con un doble clic o la tecla F1 sobre la casilla puede consultar latabla de datos denominada Tipos de Índice de Precios.

Los índices de precios son definidos en la opción Administración delmódulo de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para mayor detalle referirse a “Índices de Precios” en la página 48.

5.) Índice Compuesto: con este método se calculan porcentajes deÍndices de Inflación, tanto internos como externos con el fin dedeterminar el crecimiento porcentual para en que se incrementará el

valor en libros del activo. Este método requiere del ingreso por partedel usuario de tres tipos de índices con el fin de realizar los cálculoscorrespondientes.

Este proceso es utilizado especialmente por las empresas de servicio públicosujetas a la regulación del Servicio Nacional de Electricidad (SNE).

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en elapéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la página 251, en el título “Revaluación por Índice Compuesto”.





Los índices de precios son definidos en la opción Administración del

módulo de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para mayor detalle referirse a “Índices de Precios” en la página 48.

Nota:

El método que el usuario elija para calcular la revaluación de las mejoras,

depende de las características del activo y de lo que establezcan las leyes

tributarias del país donde se esté utilizando el módulo.

Carpeta Revaluación de la opción Tipos de Activos




CuentasEn esta carpeta el usuario debe especificar las cuentas contables y los centrosde costo asociados a los siguientes elementos: Activos, DepreciaciónNormal, Revaluación y Depreciación de la Revaluación.

La cuenta Activos será en la cual se debiten los ingresos de activos o lasmejoras hechas a éste. Por ejemplo, cada vez que se ingresa un activo se realizaun débito a esta cuenta. Esta es una cuenta del balance y su saldo normal esdeudor.

La Depreciación Normal será en la cual se acrediten los gastos dedepreciación de activo. Por ejemplo, cada vez que se aplica el proceso dedepreciación., se acredita esta cuenta. Esta es una cuenta del balance y su saldonormal es acreedor.

La cuenta Revaluación será en la cual se debiten los ajustes del proceso derevaluación de activos y sus mejoras. Por ejemplo, cada vez que se aplica el proceso de revaluación, el monto revaluado debita esta cuenta. Esta es unacuenta del balance y su saldo normal es deudor.

La Depreciación de la Revaluación será en la cual se acreditan los gastosde depreciación de activo revaluado o se acrediten los montos generados por el proceso de depreciación y sus mejoras. Por ejemplo, cada vez que se aplica el proceso de depreciación de los activos revaluados o que se revalúa el activo, seacredita esta cuenta. Esta es una cuenta del balance y su saldo normal esacreedor.

La Revalida será en la cual se acrediten los gastos de depreciación de activo

revaluado o se acrediten los montos generados por el proceso de depreciación ysus mejoras. Por ejemplo, cada vez que se aplica el proceso de depreciación delos activos revaluados o que se revalúa el activo, se acredita esta cuenta. Esta esuna cuenta del balance y su saldo normal es acreedor.

Las cuentas anteriores deben ser ingresadas desde el módulo de ContabilidadGeneral. La cuenta contable debe tener asociados los centros de costo que seutilizaran para los procesos de gasto de depreciación y deben ser definidoscomo No Convierte en el módulo de Contabilidad General.

Si la cuenta contable está asociada a varios centros de costo, en la casillacorrespondiente a Centros de Costo, se debe digitar el centro asociado. Esimportante recordar que la asociación Centro de Costo y cuenta contable

debe hacerse en el módulo de Contabilidad General.Importante!!!




Si no se cuenta con integración contable cuando se crean los tipos de activo el

sistema respetara si utiliza o no integración, por otro lado en la asignación decentros de costo si no hay integración contable el sistema desplegará todoscentros de costo del sistema y no los que estén asociados al tipo de activo.

Carpeta Cuentas de la opción Tipos de Activo

Índice CompuestoEsta carpeta se activa si en la carpeta Revaluación el usuario selecciona como

método a utilizar la opción Índice Compuesto, en ella deberá seleccionar losíndices empleados para el cálculo de la revaluación tanto local como externa,además de definir los porcentajes correspondientes al Componente Local y alComponente Externo, considerando que ambos no deben sobre pasar un 100%




Carpeta Índice Compuesto de la opción Tipos de Activo

4. Una vez que se han ingresado todos los datos requeridos por el sistema,

se debe presionar el icono o presionar la opción Guardar que está bajo el submenú de Registro.

Modificar un Tipo de Activo

Para modificar un tipo de activo se deben seguir los siguientes pasos:1. Dentro del menú principal de Activos Fijos, en la opciónAdministración, el usuario debe marcar la aplicación correspondientea Tipos de Activos. El sistema desplegará una tabla de datos




denominada Tipos de Activos que presenta la información en forma

de columnas.2. Dentro de la tabla de datos, localice el tipo de activo a modificar, para

esto, se puede desplazar la lista con los iconos que están al bordederecho de la tabla o digitando los caracteres del código del activo. Elusuario debe tener marcado el registro a modificar con el highlight.

3. Dentro del submenú de Registro localice la opción Modificar yactívela con el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight"sobre ella. Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se

puede utilizar el icono .

Solo se pueden modificar aquellos tipos de activos en los cuales no

existan activos que ya se hayan depreciado o revaluado y hayangenerado un registro histórico. Los tipos de activos que contenganactivos que tienen históricos, no pueden ser modificados.

4. Una vez que se han modificado los datos, el usuario debe salvar los

cambios con el icono . Si es la última modificación que se va a

realizar, se puede utilizar el icono .

Eliminar un Tipo de ActivoPara modificar un tipo de activo se deben seguir los siguientes pasos:

1. Dentro del menú principal de Activos Fijos, en la opciónAdministración, el usuario debe marcar la aplicación correspondientea Tipos de Activos. El sistema desplegará una tabla de datosdenominada Tipos de Activos que presenta la información en formade columnas.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el tipo de activo que desea eliminar, para esto, se puede desplazar la lista con los iconos o flechas que estánal borde derecho de la tabla o digitando los caracteres del código. Elusuario debe tener marcado el registro por eliminar con el highlight.

3. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar , o utilice el icono. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E.

El sistema le pedirá al usuario que corrobore su decisión desplegandouna pantalla de confirmación.




4. Si el registro tiene dependencias, no puede ser eliminado, en cuyo caso

el sistema desplegará un mensaje informando al usuario que laoperación no puede ser finalizada.

Nota:

Si al tipo de activo se le han asignado activos fijos, entonces esnecesario eliminar primero los activos y luego eliminar el tipo d activo.Si los activos tienen dependencias, entonces no podrán ser eliminadosde la base de datos y por ende, tampoco el tipo de activo.

¿Cómo Asociar una Cuenta de gasto pordepreciación y el centro de costo a un Tipo deActivo?Para asociar una cuenta a un tipo de activo, se debe seguir el procedimiento quese muestra a continuación:

1. Dentro del menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opciónAdministración, se escoge Tipos de Activos. El sistema desplegaráuna tabla de datos denominada Tipos de Activos en la cual se

presiona el icono .

2. El sistema desplegará una pantalla denominada Tipos de Activos,

donde se debe presionar el icono para que el sistema despliegue laventana Mantenimiento de Cuentas de Depreciación. En la parte superior de la ventana, el sistema despliega el código y descripcióndel tipo de activo al cual se van a asociar las cuentas contables porcentro de costo. Dentro de esta ventana, el usuario debe presionar el

icono .

El sistema activará la tabla de datos que se encuentra en la parte inferiorde la ventana, para que el usuario pueda digitar los siguientes datos:

Centro de Costo: centro de costo al cual estará asociada la cuenta

contable, si el usuario desconoce el código del centro de costo, puedeoprimir la tecla F1.




Descripción: en esta casilla, el sistema despliega el nombre del centro de

costo asignado a la cuenta contable.Cta.Depr.Normal: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código

de la cuenta contable a la cual asignará los asientos que se generen porlas transacciones relacionadas con la depreciación de los activos que pertenezcan al tipo de activo especificado.

Cta.Depr.Reval: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código dela cuenta contable a la cual asignará los asientos que se generen por lastransacciones relacionadas con la depreciación de las revaluaciones delos activos que pertenezcan al tipo de activo especificado.

3. Una vez que se han asignado los centros de costo y las cuentas contables

respectivas, se debe salvar la información con el icono o el icono.


Pantalla de Mantenimiento de Cuentas de Depreciación




CENTROS DE COSTO Esta tabla establece los Centros de Costo en que está dividida la empresa. LosCentros de Costo están relacionados con los módulos que involucrentransacciones contables, esto es, movimientos dentro del módulo deContabilidad General.

Dentro del módulo de Activos Fijos, solamente se digitan los datoscorrespondientes a la identificación del centro de costo dentro del sistema, lasasociaciones con las cuentas contables se realizan desde el módulo deContabilidad General.

A continuación se presenta la tabla de datos que despliega el sistema con estaopción:

Pantalla principal de Centros de Costo




M ANEJO DE C ENTROS DE COSTO

Agregar Centros de CostoPara agregar un registro, se sigue el procedimiento que se muestra acontinuación:

1. En el menú principal de Activos Fijos, dentro de la opciónAdministración, se escoge la aplicación de Centros de Costo. Elsistema desplegará una tabla de datos denominada Centros de Costo, donde la información se encuentra en forma de columnas.

2. Dentro del submenú de Registro, se presiona la opción de Nuevo, o sise prefiere, se presionan al mismo tiempo las teclas Ctrl+N o activa elicono para agregar un nuevo registro. El sistema desplegará una pantalla en la que se debe ingresar la siguiente información:

Acepta Datos: esta casilla se usa para indicar si el centro permitirá su uso para el ingreso de datos, esta casilla se muestra marcada para los centrosde costo “Hijos” o “Centros de última línea”, al igual que para losnuevos centros de costo que no tenga centros “Hijos”.

Al crear un nuevo centro de costo este check box aparece marcado, pero si adicho centro se le definen “Hijos” el valor del parámetro de centro“padre” cambiará para indicar que no acepta datos. Además, para poderutilizar la funcionalidad de centros de costo es necesario yrecomendable asociar el centro de costo a las cuentas contables, algrabar los datos del nuevo centro de costo el sistema le enviará unmensaje preguntando si se desea hacer la asociación.

Código: identificación alfanumérica del centro de costo, la casilla tienecampo para 10 dígitos.

Descripción: nombre del centro de costo, la casilla tiene campo para 40dígitos.

Tipo: esta casilla de tipo combo box se utiliza para definir si el centro decosto aceptara registros de egresos, ingresos o ambos.

A continuación se muestra como se observa la pantalla de esta aplicación:




Opción de Creación de Centros de Costo

3. Una vez que los datos se han ingresado, el usuario debe grabar lainformación utilizando el icono o . También con la opciónActualizar del submenú Registro o con las teclas Ctrl+A se puederealizar esta operación.

Modificar Centros de CostoPara modificar un registro, se debe seguir el procedimiento que se muestra acontinuación:


2. Dentro del submenú de Registro, se presiona la opción de Modificar ,o si se prefiere, se presionan al mismo tiempo las teclas Ctrl+M o el

icono para modificar un registro ya existente. El sistema despliegauna pantalla igual a la desplegada en la opción de nuevo, con las casillas Código y Nombre; a excepción de que la casilla del código del Centrode Costo no puede ser modificada.




3. Una vez que los datos se han ingresado, el usuario debe grabar la

información utilizando el icono o bien con la opción Actualizar del submenú Registro o con las teclas Ctrl+A.

4. Si es el último registro que se desea agregar, se puede utilizar el icono

para regresar a la tabla principal.

Eliminar Centros de CostoPara eliminar un registro existente dentro de la tabla de datos, se debe seguir el procedimiento que se muestra a continuación:


2. Se debe seleccionar el registro que se va a eliminar. Esta operación serealiza con el cursor del ratón sobre la fila que contenga el registro deinterés, de manera que la fila quede marcada con el highlight.

3. Una vez que el registro está marcado, se presionan las teclas Ctrl+E, oen el submenú, en la opción de Registro, se escoge Eliminar . Esta

operación también se puede realizar con el icono . El sistemadesplegará un aviso para confirmar que el usuario quiere realizar laoperación.

4. Si el registro que se quiere eliminar está ligado a otras tablas de datos,es necesario primero desligar dicho registro de las otras aplicaciones, para poder eliminarlo de la tabla de Centros de Costo.

ÍNDICES DE PRECIOS Los índices de precio, son indicadores utilizados por el proceso de revaluaciónde activos. Sirven para que dicho proceso actualice los valores de los activosfijos en el proceso.

Los índices de precios deben ser creados por el usuario, y en caso que no seandefinidos, el proceso de revaluación por índice de precios no podrá serutilizado.




Dentro de esta opción, el usuario debe definir los índices de precios que serán

usados por aquellos activos cuyo proceso de revaluación está basado en índicede precios. Debido a que para revaluar activos, son necesarios dos índices, el dela fecha de activación del activo y el de la fecha de revaluación (donde seejecuta el proceso de revaluación), es necesario registrarlos antes de ejecutar el proceso de revaluación.

Pantalla principal de Índices de Precios

M ANEJO DE Í NDICES DE P RECIOS

Agregar un Índice de Precios

El procedimiento para agregar un índice de precios a la base de datos, es el quese muestra a continuación:




1. En el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opción

Administración, el usuario debe escoger la aplicación correspondientea Índices de Precios. El sistema desplegará una tabla de datosdenominada Tipo Índice de Precios donde la información sedespliega en columnas.

2. Dentro de la ventana, el usuario debe presionar el icono o en la barra del submenú, en la opción Registro, escoger la aplicacióncorrespondiente a Nuevo. Esta operación también se puede realizarcon las teclas Ctrl+N. El sistema desplegará una pantalla que sedenomina Índice de Precios y que posee una tabla de datos, dentro dela misma, en la parte superior de la tabla de datos, se despliega una barrade iconos similar a la que se presenta en la parte superior de la pantalla.

3. Para agregar un índice, el usuario debe digitar en la casilla TipoÍndice, el código que caracterizará el nuevo índice, casilla de tipoalfanumérico que acepta un máximo de 4 caracteres. También esnecesario digitar la descripción del índice agregado.

4. Una vez que se ingresó el código, el usuario debe presionar el iconoque está en la parte superior de la tabla de datos. El sistema habilitará latabla para que el usuario ingrese la información en las siguientescolumnas:

Período: fecha (mes y año) que corresponde a la aplicación del monto delíndice. No se pueden repetir períodos dentro de la tabla, además no es posible modificar el periodo definido para un registro de esta tabla que

ya haya sido grabado, lo que se debe hacer eliminar el registro al cual sele desea cambiar el periodo y volver a crearlo.

Monto: se digita la cantidad en moneda local que corresponde al índice para el período especificado. Este monto generalmente es suministrado por una entidad especializada que se encarga de su cálculo del índice.

Al comparar un período contra otro, se obtiene el índice que afectará lasrevaluaciones.

5. Una vez incorporada la información, se deben salvar los datos con el

icono . Si el último registro por agregar, se usa el icono .

A continuación se presenta la ventana desplegada por el sistema con esta

opción:




Pantalla Índices de Precios

Modificar un Índice de PreciosPara modificar un índice de precios, se sigue el procedimiento que se muestra acontinuación:

1. En el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opciónAdministración, el usuario debe escoger la aplicación correspondientea Índices de Precios. El sistema desplegará una tabla de datosdenominada Tipo Índice de Precios donde la información sedespliega en columnas.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el índice a modificar, para esto, se

puede desplazar la lista con los iconos que están al borde derecho de latabla o digitando los caracteres del código del activo. El usuario debetener marcado el registro a modificar con el highlight.




3. Dentro del submenú de Registro localice la opción Modificar y

actívela con el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight"sobre ella. Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se


Se pueden realizar modificaciones a los períodos y montos de los índices,también se puede modificar la descripción del índice.




Eliminar un Tipo de ÍndicePara eliminar un índice de precios, se sigue el procedimiento que se muestra acontinuación:

1. En el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opciónAdministración, el usuario debe escoger la aplicación correspondientea Índices de Precios. El sistema desplegará una tabla de datosdenominada Tipo Índice de Precios donde la información sedespliega en columnas.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el índice que desea eliminar, paraesto, se puede desplazar la lista con los iconos o flechas que están al borde derecho de la tabla o digitando los caracteres del código. Elusuario debe tener marcado el registro por eliminar con el highlight.



4. Si el registro tiene dependencias, no puede ser eliminado, en cuyo casoel sistema desplegará un mensaje informando al usuario que laoperación no puede ser finalizada.




ASIGNACIÓN DE LOS CENTROS DECOSTO Después de definir en los tipos de activo las cuentas de gastos y definir loscentros de costos, en la aplicación Asignación de los centros de costos es la queasocia los dos conceptos anteriores.

El usuario asocia entre el activo y el centro de costo el porcentaje dedepreciación usado, tanto para el gasto por depreciación del costo como elrevaluado. La suma de los porcentajes asignados a los centros de costo, debeser igual a 100%.

Dentro de esta opción, el usuario relaciona al activo con el porcentaje dedepreciación asignado al centro de costo.Por ejemplo, en esta opción el Activo A se establece que el gasto dedepreciación está asociado un 75% al centro de costo A y el otro 25% al centrode costo B. Cuando se realice el proceso de depreciación, un 75% del gasto seasignará al centro de costo A y el 25% restante a B.

Al asignar varios centros de costo a un activo, los asientos correspondientes alas transacciones contables que se generen, serán asignados a esos centros decostos.

M ANEJO DE ASIGNACIÓN DE C ENTROS DE

COSTO

Agregar un Centro de Costo de un ActivoEl procedimiento para asociar centros de costo a un activo fijo es el siguiente:

1. Dentro de la pantalla Administración, en el menú principal deActivos Fijos, el usuario debe presionar el icono Asignación de Centros. El sistema le desplegará al usuario una pantalla con una tablade datos denominada Asignación de Centros de Costo porActivo.

2. Para asignar un centro de costo a un activo fijo, el usuario debe escogerel activo al cual va a asignar centros de costo, para esto, debe digitar elcódigo en la casilla correspondiente a Activo. Si no recuerda el código,




con un doble clic sobre la casilla, el sistema desplegará la tabla de

consulta Activos Fijos, donde se puede seleccionar el registro deinterés con un doble clic sobre la fila que lo contenga.

3. Luego de escoger el activo, el usuario debe presionar la aplicaciónNuevo que se encuentra en el submenú de Registro, o bien presionar

las teclas Ctr+N o el icono . El sistema habilitará la tabla de datos para que la información sea digitada, la cual se debe ingresar en lassiguientes columnas:

Centros de Costo: dentro de esta columna, el usuario debe digitar elcódigo del centro de costo al cual se van a cargar los gastos del activo.Si no se recuerda el código, con un doble clic sobre la casilla, el sistemadesplegará la tabla de consulta denominada Centros de Costo, en lacual con un doble clic sobre la fila que contenga el registro de interés.Esta operación también se puede realizar con la tecla F1.

Descripción: nombre del centro de costo asignado al activo.

Porcentaje: fracción de las cuentas contables que estarán asignadas alcentro de costo. Esta fracción no puede ser mayor del 100%. La sumade los porcentajes no puede sumar más ni menos del 100%. Si el usuarioha cometido un error, el sistema dará una advertencia sobre ladiferencia.

Una vez que se han incorporado los datos, el usuario debe salvar la

información con el icono ó con el icono .

A continuación se presenta la tabla desplegada por el sistema:




Pantalla de Asignación de Centros de Costo por Activo.

Eliminar un Centro de Costo de un ActivoPara eliminar un centro de costo de un activo fijo, se debe seguir el procedimiento que se muestra a continuación:

1. Dentro de la pantalla Administración, en el menú principal deActivos Fijos, el usuario debe presionar el icono Asignación de Centros. El sistema le desplegará al usuario una pantalla con una tablade datos denominada Asignación de Centros de Costo porActivo.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el activo que desea eliminar, paraesto, se puede desplazar la lista con los iconos o flechas que están al

borde derecho de la tabla o digitando los caracteres del código. Elusuario debe tener marcado el registro por eliminar con el highlight.




3. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar , o utilice el icono

. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E. El sistema le pedirá al usuario que corrobore su decisión desplegandouna pantalla de confirmación.

HISTÓRICO DE REVALUACIONES Dentro de esta opción, el sistema despliega todos los registros históricosasociados con las revaluaciones de los activos y las mejoras de la empresa.

El sistema despliega la tabla de datos que sirve para consultar las revaluaciones

que se han aplicado a los activos y mejoras de la empresa. (Para mayor detalle,consultar “

Revaluación de Activos” en la página 216).

Nota:El proceso envía una advertencia que indica que hay Activos inactivos paradepreciación, para los cuales pregunta si se desea hacer la depreciación o no.

Dentro de esta opción no se pueden realizar modificaciones a los registros, ni pueden ser eliminados debido a que son datos históricos.





Pantalla principal del Histórico de Revaluaciones

F UNCIONES ESPECIALES

Ver Transacción ContablePermite visualizar la transacción contable, siempre y cuando este lo tenga, de locontrario, desplegará un mensaje de error indicando que el activo seleccionadono tiene asiento contable. Si por el contrario, se tiene más de un asiento, se presenta un diálogo donde el usuario puede elegir el que quiera ver.




Pantalla de diálogo para la selección de la transacción contable

Al oprimir el icono de ver transacción contable aparece la siguiente pantalla.




Detalle de la transacción contable

Es importante señalar que esta pantalla no es modificable.

M ANEJO DE REGISTROS H ISTÓRICOS DE

R EVALUACIONES

Agregar un registro Histórico de RevaluaciónA continuación se presenta el procedimiento para ingresar una revaluación:

1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar elicono Histórico de Revaluaciones. El sistema desplegará una tablade datos denominada Histórico de las Revaluaciones, donde lainformación se presenta en forma de columnas.

2. Para hacer la revaluación por evalúo, el usuario debe escoger en elsubmenú, dentro de la opción de Registro, la aplicación de Nuevo.

Esta operación también se puede realizar, presionando el icono o




las teclas Ctrl+N. El sistema desplegará una pantalla denominada

Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones que contiene lainformación en dos carpetas.

La pantalla desplegada, tiene las siguientes casillas:

Activo Fijo: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y nombre delactivo que se está revaluando.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código ynombre del activo.

Fecha: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha en la cual serealiza la revaluación, el sistema sugiere la fecha actual como la fecha en la quese realiza la revaluación, pero el usuario puede modificarla.

Tipo de Revaluación: el sistema despliega evalúo, pues es el tipo derevaluación empleado. Esta casilla es de consulta y permanece inactiva paralos usuarios.

Descripción de CarpetasLa pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene doscarpetas: General y Auditoria.

GeneralDentro de la carpeta denominada General, el usuario debe digitar los

siguientes datos:Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo decambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar, encaso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. Encaso contrario, esta casilla estará inactiva.

Revaluación Fiscal: dentro de las casillas que se encuentran bajo estaopción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación parael control fiscal.

Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el montocorrespondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, estemonto debe ser digitado en moneda local.

Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datoscorrespondientes a la depreciación de la revaluación fiscal, en caso deque exista tal depreciación, sino el usuario debe digitar un cero, porqueel sistema no permitirá continuar hasta que la casilla esté llena.




Superávit: el resultado es el Valor Revaluado Fiscal menos la

Depreciación Fiscal.Revaluación Comparativa: dentro de las casillas que se encuentran bajoesta opción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación para el control comparativo. Estas casillas estarán activas si el usuario tienemarcado, dentro de los parámetros globales, que se lleve contabilidadcomparativa, en caso contrario, estas casillas estarán inactivas.


Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datoscorrespondientes a la depreciación de la revaluación para el control

comparativo, en caso de que exista tal depreciación, sino el usuario debedigitar un cero, porque el sistema no permitirá continuar hasta que lacasilla esté llena.

Superávit: el resultado es el Valor Revaluado Fiscal menos laDepreciación Comparativa.





Pantalla de carpeta General de botón Revaluaciones

AuditoríaDentro de la carpeta denominada Auditoría, se presentan una serie de casillasque son llenadas por el sistema, el usuario solamente puede hacer consulta deesta carpeta que muestra las siguientes casillas:

Generado por: dentro de esta casilla, el sistema despliega los datos asociadosal usuario que ingreso la información.

Usuario: se despliega el código del usuario que ingresó la información.

Fecha Hora: se despliega la fecha y la hora en la que se realizó la

operación correspondiente a ingresar una revaluación.




Tipo de asiento: dentro de las casillas que se muestran bajo esta opción, el

sistema despliega los códigos de los asientos contables generados por el proceso de revaluación contable.

Fiscal: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al asientocontable para el control fiscal.

Comparativa: dentro de esta casilla se despliega el código asignado alasiento contable para el control comparativo.

Integración ContableEl usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en lacontabilidad al registrar los documentos por medio de la opción Integración

Contable que se encuentra en Parámetros de Módulo. Al activar estaopción, se establece que cada vez que se realiza una transacción asociada a unactivo fijo, se generarán asientos en el módulo de Contabilidad General. Para mayor detalle de este punto, ver Parámetros del Módulo, en carpeta“General” en la página 13.

Si no se desea realizar asientos contables, solo se debe verificar que en los parámetros del módulo no se encuentre marcado.

También se puede configurar la forma en que se manejará esta integracióncontable desde este módulo. En la carpeta Contable de Parámetros delMódulo, existe una opción denominada Generación de Asiento, queestablece cómo se manejará este proceso en Activos Fijos.

Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones:

Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación deasientos.

Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,inserción de cuentas contables, entre otros.

Apl icar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, al desactivar laopción, el asiento se graba en el diario de la contabilidad. Al activaresta opción, dentro de la pantalla de Diario de la Contabilidad, se

despliega el icono de Aplicar ( ) que corresponde a la opción deaplicar al mayor las transacciones contables que se han realizado.

Si se ha establecido que se generarán asientos contables al ingresar en ActivosFijos, una vez que el usuario ha ingresado la información requerida en la pantalla de Mantenimiento de Histórico de Revaluaciones y graba los

cambios con el icono , el sistema desplegará la pantalla con el Diario de la




Contabilidad, en el caso de que esté marcada la opción de Visualizar o

Modificar en la carpeta contable de Parámetros del Módulo.La pantalla Diario de la Contabilidad, está formada por tres carpetasdenominadas: Asientos, General y Detalle, dentro de las cuales se agrupael modo de aplicación del asiento contable. La explicación de las casillas que pertenecen a esta pantalla, se expone en el manual del módulo deContabilidad General (CG).

El diario de la contabilidad, sirve de consulta para el usuario, en esta pantalla puede observar el asiento generado por los movimientos que están asociados alingreso de un activo fijo a la empresa. Para mayor detalle de este punto, verParámetros del Módulo, en carpeta “Otros” en la página 15.

A continuación se presenta la pantalla Diario de la Contabilidad, que es

desplegada por el sistema, cuando el usuario ha habilitado esta aplicación:

Pantalla de Diario de la Contabilidad

Si no desea modificar el asiento contable para esta transacción, solamente se

presiona el botón izquierdo del ratón sobre el icono .




TIPOS DE OBSERVACIONES En el proceso de toma de activos fijos se crean acciones de cambios de activoscuando se presenta alguna modificación en la ubicación, responsable o estadodel mismo. Como el objetivo final del sistema es que el usuario realice tareasimportantes digitando lo mínimo posible en este mantenimiento deobservaciones, el usuario incluirá las más comunes que le permitan al usuarioseleccionar la observación sin necesidad de digitarlas.

Para el manejo de los activos existen diferentes tipos de para adjuntar a losactivos que sufren cambios y para los cuales es requerido agregar una nota oaclaración predeterminada.

Para definir estas tipos, se deben especificar los siguientes datos:

• Código de Observación: columna donde se define el códigonumérico, alfanumérico o alfabético de la observación, aunque elsistema no sugiere el consecutivo, no se permite asignar el mismocódigo a dos diferentes observaciones. Los datos de las observaciones se pueden ordenar por esta columna.

• Descripción de la Observación: columna para identificar demanera un poco más extensa a la observación.

• Tipo de Observación: columna tipo check box en la que existen trestipos de observaciones predeterminadas entre las que se puede elegir:Cambio de Responsable, Cambio de Ubicación y Cambio de Estado.

Nota: este mantenimiento es útil unicamente para controlar los activosmóviles, una herramienta de Desarrollos a la Medida.




Pantalla de Observaciones

HISTÓRICO DE DEPRECIACIONES Dentro de esta opción, el usuario puede consultar los datos históricos de lasdepreciaciones que se han aplicado a los activos y mejoras.

El sistema almacena la fecha y la hora en la cual se guardaron los datos, estosdatos se generan cada vez que se corre el proceso de depreciación de activos.

Dentro de la tabla que se despliega en esta opción, no se pueden agregarregistros directamente, estos se generan en forma automática cada vez que seejecuta el proceso de depreciación de activos y mejoras (para mayor detalle,consultar “Depreciación Mensual” en la página 212).

Cuando una empresa va a inicializar la base de datos, al ingresar los datoscorrespondientes a los activos, puede ingresar los datos históricos de lasdepreciaciones que ya se han aplicado. Para esto, existe una forma en la cual,se pueden ingresar los datos directamente, sin necesidad de correr el proceso dedepreciación, esta forma es digitar los datos en un editor de bases de datos.

A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por la opción:




Pantalla principal de Histórico de Depreciaciones

F UNCIONES ESPECIALES DEL SUBMENÚ

Centros de CostoDentro de esta opción, el usuario puede asignar centros de costo a ladepreciación de un activo. Para mayor detalle, consultar “¿Cómo ConsultarDepreciaciones por Centro de Costo?” en la página 68.

Ver Transacción Contable




Permite visualizar la transacción contable respectiva, siempre y cuando este lo

tenga, de lo contrario, desplegará un mensaje de error indicando que el activoseleccionado no tiene transacción contable.


M ANEJO DE H ISTÓRICO DE D EPRECIACIONES

Agregar un registro histórico de depreciaciónComo se mencionó anteriormente, cuando se inicializa la base de datos, el

usuario puede ingresar los registros históricos que existían antes de utilizar elmódulo de Activos Fijos para llevar un control exacto de las depreciacionesde los activos fijos.

Para realizar esta operación, es necesario utilizar un editor de bases de datos, enel cual se deben ingresar los registros necesarios para que el histórico del activoquede registrado. En la sección “Pasos para cargar el histórico dedepreciaciones con ayuda de Access” en la página 245, se explica paso a pasocómo ingresar el histórico de depreciaciones con ayuda de Access (se eligióeste editor de bases de datos por ser el más sencillo de utilizar).

Si el activo está asignado a diferentes centros de costo, es necesario ingresar enotra tabla, la información correspondiente para que los datos almacenados seanaceptados por el sistema.

¿Cómo Consultar Depreciaciones por Centro deCosto?Para consultar depreciaciones por centro de costo, se debe seguir el procedimiento que se muestra a continuación:

1. En el menú principal del módulo de Activos Fijos, enAdministración, el usuario debe escoger la opción Histórico deDepreciaciones. El sistema desplegará una tabla denominada

Histórico de Depreciaciones donde la información se presenta enforma de columnas.

2. Para consultar sobre las depreciaciones por centro de costo, el usuario

debe presionar el icono . El sistema desplegará una pantalla




denominada Depreciación por Centro de Costo que posee una

tabla de datos en la parte inferior de la ventana.En la parte superior de la pantalla, el sistema despliega las siguientes casillas:

Activo Fijo: código y nombre del activo sobre el que se realiza la consulta.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código y elnombre del activo.

Fase: si se tiene instalado el módulo de control de proyectos

Fecha: fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación.

En la parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos quecontiene las siguientes casillas:

Centros de Costo: dentro de esta columna, el sistema despliega el código

del centro de costo asignado a las cuentas contables generadas por ladepreciación del activo.

Deprec. Local: monto en moneda local que corresponde a la depreciaciónasignada al centro de costo.

Deprec. Dólar: monto en moneda dólar que corresponde a la depreciaciónasignada al centro de costo.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por la función Centros deCosto:




Pantalla de Depreciación por Centros de Costo.

3. Si el usuario quiere terminar la consulta, debe presionar el icono paravolver a la pantalla principal.

ESTADO DE ACTIVO Dentro de esta opción, el usuario puede definir los estados de los activostomando como base los factores que pueden hacer que estos varíen dentro de laorganización. Estos estados los utilizará el generador de acciones de activo alcambiar el estado según la acción predefinida.

Al ingresar a esta opción se despliega la pantalla de Estado Activo, tal y como

se muestra a continuación.




Pantalla de Estado Activo

M ANEJO DE ESTADO DE ACTIVOS

Agregar un Estado de ActivosA continuación se presenta el procedimiento para ingresar un estado de activo:

1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar laopción de Estado de Activo. El sistema desplegará una tabla dedatos denominada Estado Activo, donde la información se presenta enforma de columnas.

2. Para hacer el estado de activo, el usuario debe escoger en el submenú,dentro de la opción de Registro, la aplicación de Nuevo. Esta




operación también se puede realizar, presionando el icono o lasteclas Ctrl+N.

3. El usuario debe ingresar la siguiente información en las columnas:

Estado: en esta columna el usuario puede agregar el código del estado delactivo, el sistema permite un máximo de 4 caracteres.

Descripción: en esta columna se puede ingresar una descripción másdetallada del estado del activo, el sistema permite un máximo de 40 caracteres.

Activo: en esta columna el usuario puede definir por medio de un check, si elestado está activo para su uso en la creación de activos fijos.

4. Una vez que se han incorporado los datos, el usuario debe salvar la


Modificar un Estado de ActivosA continuación se presenta el procedimiento para modificar un estado deactivo:

1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar laopción de Estado de Activo. El sistema desplegará una tabla dedatos denominada Estado Activo, donde la información se presenta enforma de columnas.

2. Seleccione con el highlight el registro que va a ser modificado.3. Dentro del submenú de Registro localice la opción Modificar y



4. Realice las modificaciones que desee y presione seguidamente el icono

para Actualizar o bien Actualizar y Regresar .

Eliminar un Estado de ActivosA continuación se presenta el procedimiento para ingresar un estado de activo:




1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar la

opción de Estado de Activo. El sistema desplegará una tabla dedatos denominada Estado Activo, donde la información se presenta enforma de columnas.

2. Seleccione con el highlight el registro que va a ser modificado.

3. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar , o utilice el icono. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E. El sistema

le pedirá al usuario que corrobore su decisión desplegando una pantallade confirmación.


TIPO DE ACCIÓN Dentro de esta opción, el usuario puede definir los tipos de acción que se pueden aplicar a los activos tomando como base los factores que pueden hacerque estos varíen dentro de la organización.

Al ingresar a esta opción se despliega la pantalla de Tipos de Acción, tal ycomo se muestra a continuación.




Pantalla de Tipos de Acción

M ANEJO DE LOS T IPOS DE ACCIÓN

Agregar un Tipo de AcciónA continuación se presenta el procedimiento para ingresar un estado de activo:

1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar laopción de Tipo de Acción. El sistema desplegará una tabla de datosdenominada Tipos de Acciones, donde la información se presenta enforma de columnas.

2. Para hacer un tipo de acción, el usuario debe escoger en el submenú,dentro de la opción de Registro, la aplicación de Nuevo. Esta

operación también se puede realizar, presionando el icono o lasteclas Ctrl+N.

3. El usuario debe ingresar la siguiente información en las columnas:




Tipo Acción: en esta columna el usuario puede definir el código del tipo de

acción, el sistema permite un máximo de 4 caracteres.Descripción: en esta columna se puede ingresar una descripción másdetallada del tipo de acción, el sistema permite un máximo de 40 caracteres.

Tipo Predefinido: en esta columna el usuario puede definir con ayuda de uncombo box, el tipo de acción que se generará. Se encuentran las siguientesopciones:

Ingreso de un activo

Cambio del responsable

Cambio de ubicación

Mantenimiento de un activo

Retiro de un activoTipo predefinido como varios

Estos tipos, ya están definidos en el sistema, por lo que el usuario solo tendráque seleccionar uno de ellos para cada tipo de activo.

Notas: en esta columna el usuario puede definir cualquier nota importante quese desee asociar al tipo de acción.



Modificar un Tipo de AcciónA continuación se presenta el procedimiento para modificar un estado deactivo:


2. Seleccione con el highlight el registro que va a ser modificado.

3. Dentro del submenú de Registro localice la opción Modificar yactívela con el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight"sobre ella. Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se





4. Realice las modificaciones que desee y presione seguidamente el icono

para Actualizar o bien Actualizar y Regresar .

Eliminar un Tipo de AcciónA continuación se presenta el procedimiento para ingresar un estado de activo:


2. Seleccione con el highlight el registro que va a ser modificado.3. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar , o utilice el icono

. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E. El sistemale pedirá al usuario que corrobore su decisión desplegando una pantallade confirmación.




Activos Fijos Activos 77

CAPÍTULO 4Activos

NOTA INTRODUCTORIA Dentro del submenú de Activos, existen dos opciones:

• Activos Fijos• Mejoras

• Registro de Acciones

En la primera opción, el usuario puede agregar, modificar o eliminar activosfijos a la empresa.

Aquí, se registran los datos correspondientes al costo original y valor de rescatede cada activo de la empresa. También se registran los métodos utilizados parael cálculo de la revaluación y depreciación, así como otra clase de informaciónque define las características de cada activo.

La segunda opción permite llevar un control de las mejoras asociadas a unactivo específico.

Permite controlar, de una manera directa, las mejoras realizadas en los activos.Es necesario mencionar que, debido a que las mejoras están asociadas a unactivo, son manejadas por el sistema con los mismos parámetros que se definen para dichos activos, esto es, las mejoras utilizan los mismos métodos derevaluación y depreciación que emplea el activo.

ACTIVOS FIJOS Dentro de esta opción del submenú, se agregan, modifican y eliminan losactivos fijos de la empresa.

Cada vez que se ingresa un nuevo activo, el usuario debe definir cuál tipo derevaluación y depreciación serán utilizados en el control contable de laempresa, así de esta manera, el sistema calculará, con base en métodoespecificado por el usuario, los montos de la depreciación y revaluación.



78 Activos Activos Fijos

Cuando se incorpora un activo a la base de datos, el usuario debe definir el

proveedor del cual se adquirió el objeto, así como su costo y valor de rescate (elvalor que se estima que se recibirá al retirarlo del servicio), según la vida útildefinida.

Cuando se modifican o eliminan activos, el sistema genera los asientoscontables respectivos por los cambios realizados. Recuerde que cuenta con la posibilidad de filtrar los activos a visualizar ya sea por rango de tipo de activo,rango de proveedor, rango de ubicación, tipo de depreciación, fechas,responsable, rango de valor en libros o estado del activo.

A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por el sistema bajoesta opción:

Pantalla principal de Activos Fijos




Existen dos iconos que pueden ser desplegados en las filas que contienen los

registros de los archivos, los cuales representan dos posibles estados que pueden tener dichos activos:

1. Cuando un activo ha sido retirado, la fila que contiene el registro de

dicho activo, se marca con el icono . Dentro de la misma tabla, se puede consultar la fecha en la que fue retirado.

A continuación se muestra como se observa el registro cuando está marcadocon el icono de Retirado.

Activo marcado con icono de Retirado

2. Cuando a un activo le ha finalizado su vida útil (tanto la vida útilcomparativa como la fiscal), el sistema marca la fila que lo contiene con

el icono .

A continuación se muestra como se observa el registro cuando está marcadocon el icono de Vencido.

Activo marcado con icono de Vencido

Los dos iconos anteriores son desplegados por el sistema en forma automática

cada vez que el activo es Retirado o está Vencido. Si la fila del registroasociado al activo no está marcada, es porque está en estado Activo.

F UNCIÓN ESPECIAL

Boleta ActivoDesde la pantalla principal de esta opción se cuenta con este botón que permitegenerar un reporte donde se muestra la información general del activo.Permitiendo a los usuarios utilizarlo como boleta de control de las

características actuales de un activo dentro del sistema.La información a incluir en el mismo podrá ser configurada para mostrarse uocultarse a conveniencia.




Invocar Cargador DinámicoEste botón se encuentra únicamente en la pantalla principal del mantenimiento,al presionarlo se levanta una herramienta que permite la modificación masivay/o la carga de datos. El mismo, cuenta con un wizard de carga que esalimentado por un archivo de Excel que el usuario ha completado previamente.

Para mayor información y detalle del uso del Cargador Dinámico, recurra aldocumento Cargadores Dinámicos, el cual se encuentra en su instalación delERP, en la carpeta Manuales.

M ANEJO DE ACTIVOS F IJOS Dentro del manejo de los activos, se pueden agregar, modificar y eliminaractivos fijos a la empresa. Cada una de estas operaciones está ligada a procedimientos que se describen a continuación:

Agregar un Activo FijoPara agregar un activo fijo, es necesario que el usuario siga el procedimientoque se muestra a continuación:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción de Activos. Dentro de estaopción se encuentra un submenú; el usuario debe presionar la aplicaciónActivos Fijos, esto hará que se despliegue una tabla de datosdenominada Activos Fijos.

2. Dentro de la tabla de datos, debe localizar en el submenú de Registro la opción Nuevo y activarla con el ratón o presionar Enter al ubicar elhighlight sobre dicha opción. Esta operación también se puede realizar

presionando el icono o las teclas Ctrl+N.

3. Complete toda la información solicitada



Cuando se agrega un nuevo activo fijo a la base de datos, el sistema desplegaráuna pantalla con cinco carpetas denominadas: General, Costos,




Depreciación, Revaluación, Acumulados, Notas, Auditoria y

Rubros_Valores.Dentro de la pantalla que contiene las carpetas, existen dos casillas que debenser llenadas por el usuario y que se muestran en todas las pantallas desplegadas por las carpetas:

Activo: código del activo fijo que se ingresa en la base de datos, esta casilla esun alfanumérico con campo para 9 dígitos.

Descripción: esta casilla está al lado de la correspondiente al código y tienecampo para 40 dígitos alfanuméricos. Sirve para que el usuario digite elnombre del activo.


Ver Asiento ContablePermite visualizar el asiento respectivo, siempre y cuando este lo tenga, de locontrario, desplegará un mensaje de error indicando que el activo seleccionadono tiene asiento contable. Si por el contrario, se tiene más de un asiento, se presenta un diálogo donde el usuario puede elegir el que quiera ver.




Pantalla de diálogo para la selección del asiento

Al oprimir el icono de ver asiento contable aparece la siguiente pantalla.




Detalle de la Transacción Contable en el libro Mayor


Copia ActivoOpción que brinda la posibilidad de copiar activos, independiente de lascaracterísticas o antigüedad del mismo. Lo que simplifica el ingreso de activoscon características iguales o similares.

El proceso habilita la opción para el ingreso de activos, copiando los datosgenerales, costos, métodos de depreciación y revaluación así como las notas delartículo seleccionado al momento de presionar el botón.

El sistema no copiará la distribución de centros de costo del activo, ni lasmejoras, ni tampoco el histórico de depreciaciones o revaluaciones del mismo.

Si el activo tiene definida la utilización de consecutivos se sugerirá el

consecutivo correspondiente.El sistema permite realizar solamente una copia a la vez.




Toma FísicaOpción que permite generar un reporte donde se muestra la información generaldel activo. Permitiendo a los usuarios utilizarlo como boleta de control de lascaracterísticas actuales de un activo dentro del sistema.

La información a incluir en el mismo podrá ser configurada para mostrarse uocultarse a conveniencia. Se puede elegir entre la siguiente información:descripción, tipo de activo, código de barras, número de serie y ubicación

Descripción de CarpetasPara ingresar a cada carpeta, se debe accionar el ratón sobre la pestaña

correspondiente u oprimir la tecla que identifique la letra subrayada en el títulode la carpeta.

Algunas de las casillas que se presenta en la ventana, tienen la característica deser posible acceder una tabla de consulta con la tecla F1 o presionando undoble clic sobre la casilla.

GeneralDentro de la carpeta denominada General, el usuario deberá definir los datosque son requeridos dentro de las siguientes casillas:

Tipo de Activo: dentro de esta casilla, el usuario debe definir a que clase o

familia de activos pertenece el nuevo activo fijo, dependiendo de lascaracterísticas del mismo. Se puede digitar la tecla F1 para consulta.

Si dentro de los parámetros globales del módulo (consultar Parámetros delMódulo, carpeta “General” en la página 13), el usuario definió que el código delos activos fuera consecutivo por tipo de activo, el sistema desplegará en lacasilla de Activo, el número que sugiere que sea utilizado como código.

Este dato debe estar definido y guardado para efectos de la generación delasiento de la depreciación mensual, si el mismo no ha sido guardado segenerará un error que no permitirá generar dicho asiento.

Fecha de Adquisición: dentro de este campo, se debe de digitar la fecha enla cual fue adquirido el activo.

Fecha de Activación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fechaa partir de la cual se empieza a usar el activo y por consiguiente a depreciar.




La fecha que se utilizará para los cálculos iniciales del activo dependerá del

parámetro AF_TCambioFechaAdquisicion del Exactus.ini. Para mayor detalleconsulte la sección “Parámetros en Archivos *.ini” en la página 301.

Mantenimiento Último: fecha última en la cual se le aplicó mantenimientoal activo. Cuando es un activo nuevo, esta casilla permanece en blanco a menosque el activo haya sido adquirido de segunda.

Mantenimiento Próximo: fecha próxima en la cual se aplicarámantenimiento al activo.

Datos de Compra: dentro de esta casilla se encuentran los siguientescampos:

• Proveedor: código y nombre del proveedor al que se le compró elactivo. Se puede utilizar la tecla F1 para consulta.

• Orden: número o código de la orden de compra con la que se adquirióel activo.

• Documento: número o código de la factura con la que se adquirió elactivo.

Número Serie: en esta casilla se digita el código del fabricante que identificaal activo.

Código de Barras: en caso de que el activo utilice código de barras, en estacasilla se digita el número asignado a este código. Además, en este campo se puede digitar el número de placa o emblema de identificación usado en elcontrol físico de los activos.

Estado: en esta casilla se despliega el estado del equipo según se definió enEstados de Equipo de Administración. Esta casilla no es posible que quede en blanco.

Ubicación: en esta casilla se digita el código del lugar donde se ubica elactivo. Note que se podrá cambiar esta casilla sólo para el caso de ingreso deactivos y no para la modificación de éstos. Los valores podrán ser modificadosutilizando acciones, consulte “Tipo de Acción” en la página 73 para mayordetalle.

Responsable: en esta casilla se debe indicar el código de la personaresponsable del equipo. Note que se podrá cambiar esta casilla sólo para elcaso de ingreso de activos y no para la modificación de éstos. Los valores podrán ser modificados utilizando acciones, consulte Tipos de Acciones paramayor detalle.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por esta carpeta:




Pantalla de Carpeta General de Activos Fijos.

Costos

Dentro de la carpeta denominada Costos, el usuario debe digitar la siguienteinformación:

Costo Original: es el monto por el cual fue adquirido el activo.




• Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el costo del activo

en moneda local.• Dólares: dentro de esta casilla el sistema calcula en forma automática

el costo del activo en moneda dólares, para ello utiliza el tipo decambio definido en el módulo de Administración del Sistema a lafecha de activación del activo.

Cuando se actualiza el costo dólar del activo y ya existe un monto en monedalocal, el sistema le consulta si desea que le sugiera un nuevo monto en monedalocal, si la respuesta es afirmativa, el sistema recalculará la moneda local con base en la moneda dólar. Este funcionamiento también se dará en la víacontraria, es decir de Local a Dólar y aplicará de igual manera para los valoresde rescate y máximos valores en libros.

El sistema utilizará el tipo de cambio vigente a la fecha de activaciónespecificada para el activo.

En caso que el monto digitado en moneda dólar no corresponda al tipo decambio que el sistema maneja, se creará un asiento, producto de las diferenciascambiarias. Esta opción se encuentra activa si el módulo tiene configurado elcontrol contable en doble moneda.

Para establecer el tipo de cambio que se utilizará para el cálculo del equivalentedel valor del activo en dólares, el sistema usará la que le indique el parámetroAF_TCambioFechaAdquisicion del Exactus.ini. Para mayor detalle consulte lasección “Parámetros en Archivos *.ini” en la página 301.

Valor Rescate Fiscal: el valor de rescate fiscal es utilizado para los cálculos

relacionados con la contabilidad fiscal de la empresa y corresponde al valorestimado del activo al final de su vida útil. Este valor determinará la base de ladepreciación que es igual al costo original del activo menos el valor desalvamento (el valor asignado al activo al finalizar su vida útil estimada).

• Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el valor de rescateestimado, en moneda local que tendrá el activo cuando se terminé lavida útil del mismo (para la depreciación tipo fiscal).

• Dólares: dentro de esta casilla, el sistema calcula en forma automáticael valor de rescate estimado que tendrá el activo, en moneda dólar,cuando se terminé la vida útil del mismo para el control fiscal. Para ellotoma el tipo de cambio registrado en Administración del Sistema para la fecha de activación. Si el valor real de rescate en moneda dólar,no es el mismo que el valor que el sistema calcula por diferenciascambiarias, el usuario puede digitar este monto directamente en lacasilla; entonces el sistema generará un asiento producto de la diferencia




cambiaria de las monedas utilizadas. Lo anterior dependerá del método

de trabajo o de conversión determinado en parámetros del módulo.Valor de Rescate Comp.: el valor de rescate comparativo es utilizado paralos cálculos relacionados con la contabilidad corporativa de la empresa, en elcaso que esté especificado el uso de este tipo de contabilidad en los parámetrosglobales, de lo contrario estos datos no se registrarán en el módulo deContabilidad General.

• Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el valor de rescateestimado, en moneda local, que tendrá el activo cuando se terminé lavida útil del mismo, esto es, cuando el activo sea depreciadocompletamente (para la depreciación tipo comparativo).

• Dólares: dentro de esta casilla, el sistema calcula en forma

automática, el valor de rescate estimado que tendrá el activo, en monedadólar, cuando se terminé la vida útil del mismo, esto es, cuando el activosea depreciado completamente (para la depreciación tipo comparativo).Recuerde que el tipo de cambio lo toma del módulo deAdministración del Sistema.

Máximo valor libros fiscal

• Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar, en moneda local,el monto del máximo valor en libros permitido, producto de larevaluación para su contabilidad fiscal. El proceso de revaluaciónaumenta el valor del activo, por lo que, si al revaluar el activo sesobrepasa este tope, sólo se revaluará hasta alcanzar este máximo.

•

Dólares: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda dólarel monto del máximo valor en libros permitido, producto de larevaluación para su contabilidad fiscal. El proceso de revaluaciónaumenta el valor del activo, por lo que, si al revaluar el activo sesobrepasa este tope, sólo se revaluará hasta alcanzar este máximo.Recuerde que el tipo de cambio lo toma del módulo deAdministración del Sistema.

Máximo valor libros comparativo

• Local: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar en moneda local,el monto del máximo valor en libros permitido producto de larevaluación para su contabilidad comparativa. El proceso de revaluaciónaumenta el valor del activo, por lo que, si al revaluar el activo sesobrepasa este tope, sólo se revaluará hasta alcanzar este máximo.

• Dólares: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda dólarel monto del máximo valor en libros permitido, producto de la




revaluación para su contabilidad comparativa. El proceso de revaluación

aumenta el valor del activo, por lo que, si al revaluar el activo sesobrepase este tope, sólo se revaluará hasta alcanzar este máximo.Recuerde que el tipo de cambio lo toma del módulo deAdministración del Sistema.

Si el máximo valor en libros (fiscal y/o comparativo) se deja en blanco, noexistirá límite para este valor.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por esta carpeta:




Pantalla de carpeta Costos de Activos Fijos

Depreciación

Dentro de esta carpeta se presentan las siguientes casillas:Depr. Fiscal: En este campo se define que método de depreciación utilizará elactivo para la contabilidad fiscal.




Dentro del sistema, existen cinco métodos para calcular la depreciación y la

escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo fijo que se manejey de las leyes tributarias del país.

Los métodos que el sistema utiliza son los siguientes:

1) Línea Recta: la depreciación por línea recta, asume un monto dedepreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil delactivo. Sin embargo, se hace una diferencia entre el primer y el últimomes de depreciación del activo (según la fecha de activación), ya que setoma en cuenta los días en que ha tenido vigencia el activo. Para mayordetalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual, en la sección“Método de Depreciación por Línea Recta” en la página 271.

2) Reducción de Saldos: este método de depreciación se basa el

cálculo de un valor residual y una tasa anual de depreciación con unafórmula establecida. Es importante aclarar que este método es adecuado para activos con más de 3 años de utilidad y que el plazo de vida útil seamúltiplo del 12 (en el capítulo anterior, en la sección “Tipos de activo”se presenta un ejemplo de la utilización de este método de depreciación)

3) Suma de Dígitos: la depreciación por suma de los dígitos de losaños, asume que el activo tiene un monto de depreciación mensual quees igual para todos los meses de un año del activo, sin embargo, elmonto varía de un año al otro. Para el primer año, el monto es más altoque para el segundo año y así sucesivamente (por eso a este métodotambién se le llama depreciación acelerada).


4) Por Porcentaje: la depreciación por porcentaje se basa en una tasa porcentual mensual, en donde para cada mes se debe especificar el porcentaje de depreciación para el período. La suma total de los porcentajes para todos los períodos que comprenden la vida útil, no debeexceder el 100%, sin embargo es posible que para cierto tipo de activosque tienen valor de salvamentos, éste valor sea menor del 100%.


5) 6 Month Convention: este tipo de depreciación se calculadependiendo de la fecha en la cual se desee realizar la depreciación, yaque los meses restantes al primer año se deprecian al equivalente a seismeses, y los meses posteriores y anteriores al último año se deprecian




con el método de línea recta, y los meses que se ubiquen en el último

año son distribuidos según la cantidad que haga falta distribuir. .6) Saldos Decrecientes: la depreciación por saldos decrecientes permite la definición de una tasa porcentual que se tomará como base para el proceso.

No Depreciable: esta casilla se marca en caso de que el usuario requiera queel activo no se deprecie. Por ejemplo, el activo "terrenos" tiene estacaracterística.

Vida Útil: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la vida útil del activo.Dependiendo del método escogido para la depreciación, se tiene que la vida útildebe ser digitada de la siguiente manera:

• si se escoge el Método de Depreciación de Línea Recta, la vida útil debeser expresada en meses

• si se escoge el Método de Depreciación de Suma de Dígitos, la vida útildebe ser expresada en meses y múltiplo de 12

• si se escoge el Método de Depreciación por Porcentaje, la vida útil debeser expresada en meses

Depr. Comparativa: En este campo se define que método de depreciaciónque utilizará el activo en la asignación del costo para la contabilidadcorporativa.

La depreciación comparativa, utiliza los mismos métodos que la depreciaciónfiscal, así que el usuario debe definir si desea llevar ambas depreciacionesutilizando el mismo método o variándolo entre cada tipo de depreciación (fiscalo comparativa).

Nota: El método que el usuario escoja para calcular la depreciación de los activos fijos depende de las características del activo y de lo que establezcan las leyestributarias del país donde se esté utilizando el módulo.





Pantalla de carpeta Depreciación de Activos Fijos

RevaluaciónLa revaluación es un ajuste que se realiza al costo de un activo para ajustar loscambios del valor producidos por diferentes motivos, tales como la inflación.Dentro del sistema, existen cuatro métodos para calcular la revaluación; la

escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo que se maneje y delas leyes tributarias del país.




1.) Porcentaje: con este método, la revaluación del activo se calcula

sumando al costo original, las revaluaciones realizadas a dicho activohasta una fecha especificada por el usuario. Las revaluaciones soncalculados utilizando un factor o porcentaje de revaluación definido porla empresa o por otro ente competente.

Para un mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, veren el apéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” enla página 251.

2.) Avalúo: el valor revaluado de un activo por el método de Avalúo, se calcula manualmente, esto es, el usuario debe digitar cuál es larevaluación del activo fijo para el período determinado, este valor debeser calculado por un perito o experto. Cuando se utiliza el método de

avalúo, todas las transacciones que estén asociadas a la revaluación,tendrán que ser digitadas manualmente por el usuario.

3.) Índice de Precios: con este método, la revaluación del activo, secalcula utilizando un factor definido por un índice que es producto deltiempo de vida útil. Al producto del costo original y el factor antesmencionado, se le restan las revaluaciones realizadas al activo. Paramayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en elapéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la página 251, en el título “Revaluación por Índice de Precios”.

El usuario debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que seutilizará para calcular la revaluación por índice de precio. Si el usuariodesconoce el código, con un doble clic o la tecla F1 sobre la casilla

puede consultar la tabla de datos denominada Tipos de Índice dePrecios.

Los índices de precios son definidos en la opción Administración delmódulo de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Paramayor detalle referirse a “Índices de Precios” en la página 48.

4.) Indexación: con este método se calcula un monto de ajuste queincrementará el valor en libros del activo. A su vez, se calcula un montode depreciación del ajuste que disminuirá mes a mes el valor original.

Este proceso se utiliza especialmente en economías denominadashiperinflacionarias, dentro de las cuales se encuentran Brasil, Argentina,Chile y Perú, donde rige una Norma Internacional de Contabilidad

(N.I.C. número 15), la cual especifica un proceso de ajuste por inflacióndenominado Proceso de Indexación, y cuya naturaleza es equiparable aun proceso de revaluación.




Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en el

apéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la página 251, en el título “Revaluación por Indexación”.



5.) Índice Compuesto: con este método se calculan porcentajes de

Índices de Inflación, tanto internos como externos con el fin dedeterminar el crecimiento porcentual para en que se incrementará elvalor en libros del activo. Este método requiere del ingreso por partedel usuario de tres tipos de índices con el fin de realizar los cálculoscorrespondientes.

Este proceso es utilizado especialmente por las empresas de servicio públicosujetas a la regulación del Servicio Nacional de Electricidad (SNE).

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en elapéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la página 251, en el título “Revaluación por Índice Compuesto”.

Para este método también se utiliza el Índice de Precios, para ello el usuario

debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que se utilizará para calcular la revaluación por indexación. Si el usuario desconoce elcódigo, con un doble clic o la tecla F1 sobre la casilla puede consultar latabla de datos denominada Tipos de Índice de Precios.


Nota: El método que el usuario escoja para calcular la revaluación de los activos fijos depende de las características del activo y de lo que establezcan las leyestributarias del país donde se esté utilizando el módulo.




Pantalla de carpeta Revaluación de Activos Fijos

AcumuladosLa carpeta denominada Acumulados, es solamente para consulta del usuarioy muestra detalladamente el valor en libros que tiene actualmente el activo.




En la parte superior de la ventana, el sistema despliega las siguientes casillas:

Última Depreciación: última fecha en la que se le registró una depreciaciónal activo.

Última Revaluación: última fecha en la que se le registró una revaluación alactivo, para cada tipo de control contable: Fiscal y Comparativo.

En la parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos quetiene los siguientes valores para los dos tipos de controles contables: Fiscal yComparativo, en los dos tipos de monedas: Local y Dólar .

Costo original: monto con el cual se adquirió el activo.

Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo hasta eldía de hoy. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo del tipo de

revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los montos, elsistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “ Revaluación deActivos” en la página 251.

Depreciación acumulada: es la sumatoria del gasto por depreciación delcosto original del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos delas depreciaciones acumuladas para los tres métodos utilizados (Línea Recta,Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que se detallan enel apéndice del manual en la sección “Método de Revaluación por ÍndicesCompuestos” en la página 262.

Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluacioneses igual a la suma de todas los gastos por depreciación de los activosrevaluados y cada uno de los ajustes a de las depreciaciones acumuladas

revaluados por el proceso de revaluación. Para mayor detalle del cálculo delmonto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluación deActivos” en la página 251.

Todas las revaluaciones de los activos se deprecian por el método de LíneaRecta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante del activo desdeel momento en que se agregó la revaluación.

Valor en libros del Activo: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada


Valor en libros revaluación: este monto es calculado de la siguientemanera:

Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.





Valor en libros total: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval.


Máximo valor en libros

El máximo valor en libros es el monto permitido que puede alcanzar el valor enlibros total.

A su vez, la tabla se divide en las siguientes columnas:Descripción: debajo de esta columna, se describen los nombres de los montosdesglosados: costo original, valor revaluado, etc.

Fiscal (local): monto para la contabilidad fiscal en moneda local.

Comp. (local): monto para la contabilidad corporativa en moneda local.

Fiscal (dólar): monto para la contabilidad fiscal en moneda dólar.

Comp. (dólar): monto para la contabilidad corporativa en moneda dólar.

A continuación se presenta la pantalla que despliega la carpeta Acumulados:




Pantalla de carpeta Acumulados de Activos Fijos

NotasDentro de la carpeta denominada Notas, el usuario puede digitar notas deaclaración asociadas con el activo fijo ingresado a la base de datos.

AuditoríaEsta carpeta es llenada en forma automática por el sistema y presenta lassiguientes casillas:

Última Modificación:




• Usuario: código y nombre de la persona que realizó el último cambio a

la base de datos.• Fecha/Hora: fecha y hora registradas por el sistema en las que se

realizó el último cambio a la base de datos.

Retiro del Activo:

• Usuario: código y el nombre de la persona que realizó el retiro delactivo.

• Fecha/Hora: fecha y hora registradas por el sistema en las que serealizó el retiro del activo fijo.

• Período: fecha de generación del asiento contable del retiro del activo.

Número de Asiento: dentro de estas casillas se muestran los códigos de los

asientos contables ligados con los siguientes rubros:• De ingreso: código del asiento contable generado por el sistema

cuando se ingresa un activo fijo a las existencias de la empresa.

• De retiro (fiscal): código del asiento contable para la contabilidadfiscal, generado por el sistema cuando se retira un activo fijo a lasexistencias de la empresa.

• De retiro (comparativo): código del asiento contable para lacontabilidad corporativa, generado por el sistema cuando se retira unactivo fijo de las existencias de la empresa.

Rubros_ValoresEsta carpeta es despliega de forma automática los diferentes campos que elusuario haya definido para los activos fijos, dichos rubros suponen una ayuda para la inclusión de información adicional que el usuario considere.

Su definición se debe hacer en los Parámetros del Módulo.




Pantalla de carpeta Rubros_Valores de Activos Fijos

Descripción de Botones

CentrosDentro de esta opción, el usuario puede asociar el centro de costo con el activoy además determinar el porcentaje del gasto por depreciación (costo yrevaluado) correspondiente a cada centro de costo.

El procedimiento para asociar centros de costo a un activo fijo es el siguiente:

1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el iconoCentros que se encuentra en la parte inferior de la ventana. El sistema




le desplegará al usuario una pantalla con una tabla de datos denominada

Asignación de Centros de Costo por Activo. 2. Para asignar un centro de costo a un activo fijo, el usuario debe

presionar la aplicación Nuevo que se encuentra en el submenú de

Registro, o bien presionar las teclas Ctr+N o el icono . El sistemahabilitará la tabla de datos para que la información sea digitada, la cualse debe ingresar en las siguientes columnas:

Centros de Costo: dentro de esta columna, el usuario debe digitar elcódigo del centro de costo al cual se van a cargar los gastos del activo.Si no se recuerda el código, con un doble clic sobre la casilla o con elteclado F1, el sistema desplegará la tabla de consulta denominadaCentros de Costo. Los centros de costos asociados al tipo de activo.

Por ejemplo, para que el activo A del Tipo de activo 1, solo puedeasociarse a centros de costo que estén asociados al Tipo de activo 1.

Descripción: nombre del centro de costo asignado al activo.

Porcentaje: fracción de las cuentas contables que estarán asignadas alcentro de costo. Esta fracción no puede ser mayor del 100%. La sumade los porcentajes no puede sumar más ni menos del 100%, si el usuarioha cometido un error, el sistema asignará la diferencia.



A continuación se presenta la tabla desplegada por el sistema:




Pantalla Asignación de Centros de Costo por Activo

MejorasDentro del botón Mejoras, el usuario puede controlar aquellos arreglos que serealicen a los activos fijos.

Para ingresar los datos de una mejora de un activo, es necesario que se siga el procedimiento que se muestra a continuación:

1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el iconoMejoras que se encuentra en la parte inferior de la ventana. El sistemadesplegará una tabla de datos denominada Mejoras.

2. Dentro de la tabla de datos, el usuario debe presionar el icono o presionar la opción Nuevo que se encuentra en el submenú de

Registro. De la misma manera, esta operación se puede realizar presionando las teclas Ctr+N.




La pantalla principal, muestra en la parte superior, la casilla denominada

Activo, en la cual el sistema muestra el código y el nombre del activo al cualse le van a incorporar las mejoras.

Debido a que las mejoras, en la mayoría de las ocasiones, son partes que se leagregan a los activos fijos, se manejan de una manera similar a los activos, yaque los datos que se deben ingresar dentro del sistema, son del mismo tipo quelos que se ingresan para los activos.

El sistema desplegará una pantalla que contiene cinco carpetas similares a lasdesplegadas por la opción Activos Fijos, las carpetas desplegadas son lassiguientes: General, Costos, Depr./Reval., Acumulados, Auditoria yNotas. A su vez, dentro de la pantalla, también se despliegan tres iconos que presentan las opciones de: Revaluación, Depreciación y Dep.

Porcentaje. También, dentro del módulo de Activos Fijos, existe una opción en el menú principal, bajo Activos, denominada Mejoras, en la cual se realizan lasmismas operaciones que en el icono Mejoras que pertenece a Activos Fijos.

Debido a esta situación, la descripción de las carpetas y los iconos quedespliega la opción, se muestra en la sección “

Mejoras” en la página 121.

La única diferencia entre estas dos alternativas, radica en que dentro de laopción asociada con el icono de la pantalla de Activos Fijos, las mejoras seingresan para el activo que se está consultando; para cambiar de activo, es

necesario que el usuario regrese a las pantallas principales donde se escoge elactivo fijo; en cambio, en la opción asociada al menú principal, se puedeescoger el activo desde la tabla de datos.

A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por el iconoMejoras:




Pantalla principal de icono Mejoras

RevaluaciónDentro de esta opción, el sistema muestra las revaluaciones que se realicensobre el activo. Solo para el caso de los activos que se revalúan por el métodode Avalúo , es necesario que el usuario ingrese los datos manualmente, en losotros casos, el sistema calculará la información en forma automática.

Las pantallas que se despliegan con esta opción presentan la posibilidad de

“Ver Asiento Contable”, seguidamente se describe la funcionalidad. A continuación se presenta el procedimiento para ingresar una revaluación:




1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el icono

Revaluación que se encuentra en la parte inferior de la ventana. Elsistema le desplegará una tabla de datos denominada Histórico de lasRevaluaciones, donde la información se presenta en forma decolumnas.

En la pantalla principal de la opción, el sistema despliega dos casillas que permanecen inactivas y son de consulta para el usuario:

Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo quese está revaluando.


A continuación se presenta la ventana principal desplegada por la opción:

Pantalla del Histórico de Revaluaciones




2. Si el activo tiene definido el método de revaluación por Avalúo ,

entonces es necesario que el usuario ingrese la información, de otraforma, el sistema generará los datos en forma automática.

3. Si el usuario debe ingresar los datos manualmente, debe presionar el

icono o escoger la opción Nuevo dentro del submenú deRegistro; esta operación también se puede realizar presionando lasteclas Ctr+N. El sistema desplegará una pantalla denominadaMantenimiento de Histórico de Revaluaciones.


Activo Fijo: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y nombredel activo que se está revaluando.



Descripción de CarpetasLa pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene doscarpetas: General y Auditoria.

General

Dentro de la carpeta denominada General, el usuario debe digitar lossiguientes datos:

Tipo de Revaluación: el sistema despliega el tipo de método que utiliza elactivo fijo para revaluar. Esta casilla es de consulta y permanece inactiva paralos usuarios.

Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo decambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar, encaso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. Encaso contrario, esta casilla estará inactiva.

Revaluación Fiscal: dentro de las casillas que se encuentran bajo estaopción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación para

el control fiscal. Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto

correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, estemonto debe ser digitado en moneda local.




Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos

correspondientes a la depreciación de la revaluación fiscal, en caso deque exista tal depreciación, sino el usuario debe digitar un cero, porqueel sistema no permitirá continuar hasta que la casilla esté llena.

Superávit: el resultado de esta casilla se obtiene de restar al ValorRevaluado Fiscal, la Depreciación Fiscal, para cada casoespecífico.

Revaluación Comparativa: dentro de las casillas que se encuentran bajoesta opción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación para el control comparativo. Estas casillas estarán activas si el usuario tienemarcado, dentro de los parámetros globales, que se lleve contabilidadcomparativa, en caso contrario, estas casillas estarán inactivas.


Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datoscorrespondientes a la depreciación de la revaluación para el controlcomparativo, en caso de que exista tal depreciación, sino el usuario debedigitar un cero, porque el sistema no permitirá continuar hasta que lacasilla esté llena.

Superávit: el resultado de esta casilla se obtiene de restar al ValorRevaluado Comparativo, la Depreciación Comparativa, paracada caso específico.





Pantalla de carpeta General de Mantenimiento del Histórico de las Revaluaciones

Auditoria

Dentro de la carpeta denominada Auditoria, se presentan una serie de casillasque son llenadas por el sistema, el usuario solamente puede hacer consulta deesta carpeta que muestra las siguientes casillas:

Generado por: dentro de esta casilla, el sistema despliega los datosasociados al usuario que ingreso la información.

Usuario: dentro de esta casilla se despliega el código del usuario queingresó la información.

Fecha Hora: dentro de esta casilla el sistema despliega la fecha y la hora

en la que se realizó la operación correspondiente a ingresar unarevaluación.




Tipo de asiento: dentro de las casillas que se muestran bajo esta opción, el

sistema despliega los códigos de los asientos contables generados por laintegración contable, en caso de que ésta exista.

Fiscal: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al asientocontable para el control fiscal.


Integración Contable

El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en lacontabilidad al registrar los documentos por medio de la opción IntegraciónContable que se encuentra en Parámetros de Módulo. Al activar esta

opción, se establece que cada vez que se realiza una transacción asociada a unactivo fijo, se generarán asientos en el diario en el módulo de ContabilidadGeneral . Para mayor detalle de este punto, ver “Parámetros del Módulo” en la página 11.

Si no se desea realizar asientos contables, solo se debe verificar que el campode integración contable en los parámetros del módulo no se encuentre marcado.



• Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación deasientos.

• Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,inserción de cuentas contables, entre otros.

• Apl icar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, al desactivarla opción, el asiento se graba en el diario de la contabilidad. Al activaresta opción, dentro de la pantalla de Diario de la Contabilidad, se

despliega el icono de Aplicar ( ) que corresponde a la opción deaplicar al mayor las transacciones contables que se han realizado. Estaopción aprueba el asiento y lo mayoriza, (postea, aplica al mayor)directamente sin necesidad de registrarlo en el diario.

Si se ha establecido que se generarán asientos contables al ingresar en ActivosFijos, una vez que el usuario ha ingresado la información requerida en la pantalla de Mantenimiento de Histórico de Revaluaciones y graba los




cambios con el icono , el sistema desplegará la pantalla con el Diario dela Contabilidad, en el caso de que esté marcada la opción de Visualizar oModificar en la carpeta contable de Parámetros del Módulo.

La pantalla Diario de la Contabilidad, está formada por tres carpetasdenominadas: Asientos, General y Detalle, dentro de las cuales se agrupael modo de aplicación del asiento contable. La explicación de las casillas que pertenecen a esta pantalla, se expone en el manual del módulo deContabilidad General (CG).

El diario de la contabilidad, sirve de consulta para el usuario (siempre y cuandola opción de Aplicar automáticamente este desactivada), en esta pantalla puede observar el asiento generado por los movimientos que están asociados alas transacciones relacionadas con los activos fijos de la empresa. Para mayordetalle de este punto, ver “Parámetros del Módulo” en la página 11.

A continuación se presenta la pantalla Diario de la Contabilidad, que esdesplegada por el sistema, cuando el usuario ha habilitado esta aplicación:





Si no desea modificar el asiento contable para esta transacción, solamente se

presiona el botón izquierdo del ratón sobre el icono .

DepreciaciónDentro de esta opción, el sistema muestra las depreciaciones que se le realicenal activo fijo, el sistema calculará la información en forma automática. La pantalla desplegada por el icono Depreciación se denomina Histórico deDepreciaciones, esta pantalla sirve de consulta solamente, no es posibleingresar información dentro de ella.

En la parte superior de la ventana se presentan dos casillas:

Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo quese está revaluando.


En parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos quecontiene las siguientes columnas:

Referencia: esta casilla puede tener dos valores: Histórico oRevaluaciones, dependiendo de que monto aplique la línea.

Método: dentro de esta casilla se despliega el nombre del método utilizado para calcular la depreciación.

Deprec. Local: monto en moneda local que corresponde a la depreciación.

Deprec. Dólar: monto en moneda dólar que corresponde a la depreciación.

Asiento: código del asiento generado por la transacción contable.

Ajuste: dentro de esta casilla, el sistema digita si el registro fue elaboradocomo ajuste o corrección de un registro previo.

Fecha y Hora: dentro de esta casilla se despliega la fecha y hora de laauditoria, o sea, es la fecha en la cual el usuario corrió el proceso deDepreciación, para mayor detalle, consultar “Depreciación Mensual” en la página 212.

Contabilidad: el sistema despliega en esta casilla si el movimiento fueefectuado dentro de la contabilidad fiscal o corporativa. Para cada una se

genera una línea. Usuario: código del usuario que corrió el proceso de depreciación.




Fecha: fecha en la que se generó la depreciación del período especificado

para la depreciación.A continuación se presenta la ventana principal desplegada por la opción:

Pantalla de Histórico de Depreciaciones

Funciones Especiales

Centros de Costo

En la pantalla denominada Histórico de Depreciaciones, existe un iconocon una función especial, este icono se denomina Centros de Costo y sufunción es mostrar al usuario la asignación de los centros de costo en los que se




distribuirán los costos de la depreciación del activo fijo. Este icono solo sirve

para consulta, no se puede editar información en él.El procedimiento para consultar la asignación de centros de costo a ladepreciación es el siguiente:

1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el iconoDepreciación que se encuentra en la parte inferior de la ventana. Elsistema le desplegará al usuario una pantalla con una tabla de datosdenominada Histórico de Depreciaciones, dentro de esta pantalla,

el usuario debe presionar el icono .

2. Al presionar el icono, el sistema le desplegará al usuario una pantalladenominada Depreciación por Centro de Costo, en la que la

información viene en forma de columnas. Además de la tabla de datos,el sistema despliega tres casillas que presentan la siguiente información:


Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código y elnombre del activo.



Centros de Costo: dentro de esta columna, el sistema despliega el códigodel centro de costo asignado a las cuentas contables generadas por ladepreciación del activo.



Cada depreciación puede tener asociado solamente un centro de costo.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por la función Centros deCosto:




Pantalla de Depreciación por Centros de Costo.

Dep. PorcentajeEl icono denominado Depreciación por Porcentaje, se encarga dedesplegar una tabla de datos en la cual el usuario debe ingresar los porcentajesque se utilizarán para los activos que tengan especificado el método de porcentaje para la depreciación, en caso contrario, el sistema enviará un avisoindicando que el activo no permite este tipo de depreciación.

A continuación se presenta el procedimiento para agregar los porcentajescorrespondientes a los períodos que el usuario defina:

1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el icono

Dep. Porcentaje. El sistema desplegará una pantalla denominadaDepreciación por Porcentaje donde se presentan una serie decasillas y una tabla de datos.





Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo quese está depreciando.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código ynombre del activo que se está depreciando.

Depreciación: esta casilla presenta dos iconos que se activan presionando elcursor del ratón sobre cualquiera de ellos, estas opciones son Fiscal yComparativa. Por medio de estos iconos, el usuario puede definir el porcentaje de depreciación para cada tipo de control contable.

Vigencia: dentro de esta aplicación, se despliegan cuatro casillas que agrupanlos datos generales del porcentaje de depreciación asignado al activo.

•

Activación: el sistema despliega la fecha en la cual el activo seempezó a depreciar.

Vida Útil: número de meses en los que el activo tiene un valor real.

Vence: fecha en la cual vence la vida útil del activo.

Ult. Depr: fecha en la cual se realizó la última depreciación, esta fechacorresponde a la fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación(para mayor detalle, consultar “Depreciación Mensual” en la página212).

2. Para ingresar un porcentaje de depreciación, el usuario debe presionar el

icono o bien, presionar las teclas Ctrl+N . Esta operación, tambiénse puede realizar presionando la opción Nuevo que se encuentra bajo elsubmenú Registro. Al escoger la opción Nuevo, el sistema habilita latabla para que sean introducidos los porcentajes de depreciación queserán asignados al activo.

3. El usuario debe ingresar los siguientes datos en las casillas:

Período: dentro de esta casilla, el usuario debe ingresar el período a partir delcual la depreciación se realizará utilizando el porcentaje por ingresar. Este período corresponde a un número que identifica uno de los segmentos en losque se divide la vida útil de un activo.

Porcentaje: número que corresponde al porcentaje de depreciación delactivo. La suma de todos los porcentajes de depreciación asignados al activono puede sumar más de 100%, en el caso que lo haya especificado cuando se

define el tipo de activo, para mayor detalle, consultar “Tipos de Activo” en la página 29.




Depreciado: esta casilla se llena en forma automática y señala si el proceso

de depreciación ha sido corrido o no en el período especificado. En caso deque haya sido corrido, la casilla se llenará con un sí, en caso contrario se llenarácon un no.

Fecha: fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación y el activo fuedepreciado con ese porcentaje.


Pantalla de Depreciación por Porcentaje




Modificar un Activo FijoPara modificar un activo fijo se deben seguir los siguientes pasos:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opciónActivos, presione el botón izquierdo del ratón sobre Activos Fijos.Esto hará que se despliegue una tabla datos denominada Activos Fijos .

2. Dentro de la tabla de datos, localice el activo a modificar, para esto, se puede desplazar la lista con los iconos que están al borde derecho de latabla o digitando los caracteres del código del activo. El usuario debetener marcado el registro a modificar con el highlight.

3. Dentro del submenú de Registro localice la opción Modificar y



Recuerde que un activo fijo puede estar en tres estados diferentes, loscuales presentan las siguientes características:

Cuando un activo ha sido retirado, la fila que contiene el registro de dicho

activo, es marcado por el sistema con el icono . Dentro de la mismafila, si la columna está desplegada, se puede consultar la fecha en la quefue retirado. Si existe el filtro de columnas y la ventana no despliega

todas las columnas, con el icono el usuario puede marcar la

columna para que sea visible en la pantalla. A continuación se muestracomo se observa el registro cuando ha sido está marcado con el icono deRetirado.

Activo marcado con icono de Retirado

Cuando un activo está en estado retirado, el usuario no puede modificar lascasillas que definen al activo fijo, solamente se puede consultar la información, pero no modificarla porque las casillas están inactivas.

Cuando a un activo le ha finalizado su vida útil (tanto la vida útilcomparativa como la fiscal), el sistema marca la fila que lo contiene con

el icono . A continuación se muestra como se observa el registrocuando ha sido está marcado con el icono de Vencido.




Activo marcado con icono de Vencido

Cuando un activo está en estado vencido, el usuario puede modificar lascasillas que definen al activo fijo, pero este activo ya no se puede depreciarmás.

Los dos iconos anteriores son desplegados por el sistema en formaautomática, cada vez que el activo es Retirado o está Vencido. Si lafila del registro asociado al activo no está marcada, es porque está enestado Activo. En este caso, las casillas que no correspondan acódigos, pueden ser modificadas, exceptuando los montos calculados por depreciaciones y revaluaciones. De ser necesario realizar una

modificación, es necesario crear un registro de ajuste en el cual secontrarreste el rubro que se quiere modificar.

Los activos fijos que tengan especificado el método de Avalúo para calcular larevaluación, debido a que los datos se deben ingresar manualmente, admitenmodificaciones, pero los activos que tengan especificado otro método, no pueden ser modificados.

Es necesario aclarar que si el usuario comete un error al ingresar el monto deuna revaluación, no puede modificar el rubro directamente, es necesario querealice un ajuste para corregir el error. La forma más simple, es creando unmonto negativo que contrarreste el monto positivo que fue digitado, sinembargo, solamente se pueden ingresar montos negativos si el usuario lo tiene

especificado de esta manera en los parámetros globales del módulo, verParámetros del Módulo, carpeta “Otros” en la página 15.




Eliminar un Activo FijoPara eliminar un activo fijo, se debe seguir el procedimiento que se muestra acontinuación:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opciónActivos, presione el botón izquierdo del ratón sobre Activos Fijos.




Esto hará que se despliegue una tabla datos denominada Activos Fijos

.2. Dentro de la tabla de datos, localice el activo que desea eliminar, para

esto, se puede desplazar la lista con los iconos o flechas que están al borde derecho de la tabla o digitando los caracteres del código. Elusuario debe tener marcado el registro por eliminar con el highlight.




Existen tres dependencias que impiden que un activo pueda ser eliminado de la base de datos:

Si el activo ha sido depreciado o revaluado, esto es, si se ha corrido el proceso de depreciación o de revaluación en uno de los períodosasociados al activo, entonces este no puede ser eliminado de la base dedatos. Esto se presenta porque al ser depreciado o revaluado, crea unregistro en el Histórico de Depreciaciones y en el Histórico delas Revaluaciones.

Si el activo tiene definido el método de Depreciación por Porcentaje, no puede ser eliminado a menos que se eliminen primero los porcentajesdigitados en la tabla denominada Depreciación por Porcentaje, para luego poder eliminar el activo fijo.

Si el activo tiene definidos centros de costo en los cuales se registrarán lastransacciones contables, no se podrá eliminar, a menos que se eliminen primero los centros de costo asociados al activo fijo, para luego eliminarel activo.

Nota:Si el activo fijo tiene registros históricos, no pueden ser eliminados de la

base de datos.




MEJORAS Dentro de esta opción, el usuario puede agregar, modificar y eliminar mejorasque se le apliquen a un activo fijo. Las mejoras son tratadas igual que losactivos fijos, debido a que, en la mayoría de los casos, una mejora equivale auna parte o elemento de un activo, ésta debe ser comprada por medio de un proveedor, tiene una vida útil definida y puede ser revaluada y depreciada comoun activo.

De igual manera, cuando se ingresa una mejora a un activo fijo, el usuariodeberá digitar el método que será utilizado para la revaluación y para ladepreciación. El usuario puede definir que las mejoras utilicen el mismo tipode revaluación, depreciación y que utilicen el plazo de vida dentro del plazo

restante del activo en el momento en que se incorpora la mejora, para esto, elusuario deberá definir esta opción dentro de los parámetros globales delmódulo.

Dentro de la opción Activos Fijos, existe un icono denominado Mejoras, ladiferencia entre esta aplicación y la opción Mejoras, radica en que en la primera, se realiza la consulta sobre el activo que se haya seleccionado paraagregar o modificar; y en la segunda opción, el usuario agrega o modificadirectamente las mejoras del activo y puede seleccionar cualquier activodirectamente.

A continuación se muestra la pantalla principal desplegada por el sistema:




Pantalla principal de Mejoras


Ver Asiento ContablePermite visualizar el asiento de las mejoras del activo seleccionado, siempre ycuando este lo tenga, de lo contrario, desplegará un mensaje de error indicando

que no se tiene asiento contable. Si por el contrario, el activo tiene más de unasiento, se presenta un diálogo donde el usuario puede elegir el que quiera ver.




Pantalla de diálogo para la selección del asiento

Al oprimir el icono de ver asiento contable aparece la siguiente pantalla.




Detalle del asiento contable


Boleta MejorasOpción que permite generar un reporte donde se muestra la información generaldel activo. Permitiendo a los usuarios utilizarlo como boleta de control de lascaracterísticas actuales de un activo dentro del sistema.

La información a incluir en el mismo podrá ser configurada para mostrarse uocultarse a conveniencia.




M ANEJO DE M EJORAS

Agregar una MejoraEl procedimiento para agregar una mejora es el que se muestra a continuación:

1. En el módulo de Activos Fijos, en la opción Activos del menú principal, el usuario debe marcar la opción Mejoras. El sistema ledesplegará una tabla de datos denominada Mejoras en la que lainformación se presenta en forma de columnas.

2. Dentro de la pantalla, el usuario debe digitar el código del activo al cual

se le va a incorporar una mejora, para esto, debe situar el cursor en lacasilla Activo. Si se desconoce el código, se puede consultar la tablade datos Activo Fijo con la tecla F1 o presionando un doble clicksobre la casilla, dicha tabla mostrará por omisión los activos en estado“cerrado y activo” pero si se marca el check box se podrá filtrar solo poractivos en estado “activo”.

3. Una vez que se ha ingresado a las mejoras para el activo de interés, el

usuario debe presionar el icono o bien utilizar las teclas Ctrl+N. Esta operación también se puede realizar presionando la opción Nuevo que se encuentra bajo la aplicación Registro del submenú de la pantalla. Cuando el usuario utiliza esta opción, el sistema lo ingresa en

otra pantalla que está formada por carpetas e iconos, donde se ingresarála información correspondiente.

Descripción de CarpetasDentro de la pantalla denominada Mejoras del Activo, se despliegan cincocarpetas: General, Costos, Depreciación, Revaluación, Acumulados,Auditoria y Notas. Para ingresar a cada carpeta, se debe accionar el ratónsobre la pestaña correspondiente u oprimir la tecla que identifique la letrasubrayada en el título de la carpeta.

GeneralDentro de la carpeta denominada General, el usuario deberá definir los datosque son requeridos dentro de las siguientes casillas:




Mejora: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código y la

descripción de la mejora.Fecha de Adquisición: dentro de este campo, se debe de digitar la fecha enla cual fue hecha la mejora.

Fecha de Activación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fechaa partir de la cual se empieza a depreciar la mejora del activo.

Compra: dentro de esta casilla se despliegan los siguientes campos:

Proveedor: código y nombre del proveedor al que se le compró elelemento de mejora. En caso de que el usuario desconozca este códigoy el sistema tenga integrado el módulo de Cuentas por Pagar yCompras, puede consultar la tabla de consulta correspondiente con latecla F1.

Orden: número o código de la orden de compra con la que se adquirió elelemento de mejora para el activo.

Documento: número o código de la factura con la que se adquirió elactivo.

Número Serie: en esta casilla se digita el código del fabricante que identificala mejora.

Código de Barras: en caso de que el activo utilice código de barras, en estacasilla se digita el número asignado a este código. También se puede digitar elnúmero de placa o emblema de identificación usado en el control físico de losactivos.




Pantalla de carpeta General de Mejoras.

CostosDentro de la carpeta denominada Costos, el usuario debe digitar la siguienteinformación:

Costo Original: es el monto por el cual fue adquirida la mejora del activo.

Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el costo de la mejora delactivo en moneda local.




Dólares: dentro de esta casilla el sistema calcula en forma automática el

costo de la mejora en moneda dólares, utilizando el tipo de cambioespecificado por el usuario dentro de la base de datos.

El sistema realiza el cálculo solo la primera vez que se ingresa el monto enmoneda local, si es necesario digitar el monto una segunda vez, el usuariotendrá que actualizar el monto en moneda dólar. En el caso de que el montodigitado en moneda dólar no corresponda al tipo de cambio que el sistemamaneja, se creará un asiento, producto de las diferencias cambiarias. Estaopción se encuentra activa si el módulo tiene configurado el control contable endoble moneda.

Valor Rescate Fiscal: el valor de rescate fiscal es utilizado para los cálculosrelacionados con la contabilidad fiscal de la empresa y corresponde al valor que

tendrá la mejora al finalizar su vida útil y haberse depreciado completamente. Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el valor de rescate

estimado, en moneda local que tendrá la mejora cuando se terminé lavida útil de la misma (para la depreciación tipo fiscal).

Dólares: dentro de esta casilla, el sistema calcula en forma automática elvalor de rescate estimado que tendrá la mejora, en moneda dólares,cuando se terminé la vida útil del mismo para el control fiscal. Si elvalor real de rescate en dólares, no es el mismo que el valor que elsistema calcula por diferencias cambiarias, el usuario puede digitar estemonto directamente en la casilla; entonces el sistema generará unasiento producto de la diferencia cambiaria de las monedas utilizadasdependiendo del método de traducción usado.

Valor de Rescate Comp.: el valor de rescate comparativo es utilizado paralos cálculos relacionados con la contabilidad corporativa de la empresa, en elcaso de que esté especificado de esta forma en los parámetros globales delmódulo de lo contrario, estos datos son simplemente registros de comparación.

Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el valor de rescateestimado, en moneda local, que tendrá la mejora cuando se terminé lavida útil de la misma, esto es, cuando sea depreciada completamente(para la depreciación tipo comparativo).

Dólares: dentro de esta casilla, el sistema calcula en forma automática elvalor de rescate estimado que tendrá la mejora en moneda dólares,cuando se terminé la vida útil de la misma, esto es, cuando sea

depreciada completamente (para la depreciación tipo comparativo).Valor de Rescate Comp.: el valor de rescate comparativo es utilizado paralos cálculos relacionados con la contabilidad corporativa de la empresa, en el




caso de que esté especificado de esta forma en los parámetros globales del

módulo de lo contrario, estos datos son simplemente registros de comparación. Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el valor de rescate

estimado, en moneda local, que tendrá el activo cuando se terminé lavida útil del mismo, esto es, cuando el activo sea depreciadocompletamente (para la depreciación tipo comparativo).

Dólares: dentro de esta casilla, el sistema calcula en forma automática elvalor de rescate estimado que tendrá el activo, en moneda dólares,cuando se terminé la vida útil del mismo, esto es, cuando el activo seadepreciado completamente (para la depreciación tipo comparativo).

Máximo valor libros fiscal

Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda local elmonto del valor máximo en libros permitido producto de la revaluación para su contabilidad fiscal. El proceso de revaluación altera el valor dela mejora y si al revaluar ésta se sobrepasa este tope, sólo se revaluaráhasta alcanzar este máximo.

Dólares: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda dólar elmonto de valor máximo en libros permitido producto de la revaluación para su contabilidad fiscal. El proceso de revaluación altera el valor dela mejora y si al revaluar ésta se sobrepasa este tope, sólo se revaluaráhasta alcanzar este máximo

Máximo valor libros comparativa

Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda local el

monto de valor máximo en libros permitido producto de la revaluación para su contabilidad comparativa. El proceso de revaluación altera elvalor de la mejora y si al revaluar ésta se sobrepase este tope, sólo serevaluará hasta alcanzar este máximo.

Dólares: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda dólar elmonto de valor máximo en libros permitido producto de la revaluación para su contabilidad comparativa. El proceso de revaluación altera elvalor de la mejora y si al revaluar esta se sobrepase este tope, sólo serevaluará hasta alcanzar este máximo.





Pantalla de carpeta Costos de Mejoras

DepreciaciónDentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente información:

Depr. Fiscal: la depreciación fiscal es la depreciación de la que se llevacontrol para calcular y generar todas las transacciones contables asociadas con

el uso de las mejoras de los activos fijos para efectos tributarios del país en elque el sistema esté implantado.




Dentro del sistema, existen tres métodos para calcular la depreciación y la

escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo fijo al que pertenezca la mejora y de las leyes tributarias del país.


1.) Línea Recta: la depreciación por línea recta, asume un monto dedepreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil dela mejora. Sin embargo, se hace una diferencia entre el primer y elúltimo mes de depreciación de la mejora (según la fecha de activación),ya que se toma en cuenta los días en que ha tenido vigencia dichamejora. Para mayor detalle de este cálculo, consultar el apéndice delmanual, en la sección “Método de Depreciación por Línea Recta” en la página 271.

2.) Suma de Dígitos: la depreciación por suma de los dígitos de losaños, asume que la mejora tiene un monto de depreciación mensual quees igual para todos los meses de un año, sin embargo, el monto varía deun año al otro. Para el primer año, el monto es más alto que para elsegundo año y así sucesivamente (por eso a este método también se lellama depreciación acelerada).


3.) Por Porcentaje: la depreciación por porcentaje se basa en unatasa porcentual mensual, en donde para cada mes se debe especificar el

porcentaje de depreciación para el período. La suma total de los porcentajes para todos los períodos que comprenden la vida útil, no debeexceder el 100%, sin embargo es posible que para cierto tipo demejoras, éste valor sea menor del 100%.


No Depreciable: esta casilla se marca en caso de que el usuario requiera quela mejora no se deprecie. Por ejemplo, la compra de un terreno adjunto a otroterreno.

Vida Útil: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la vida útil de lamejora del activo. Dependiendo del método escogido para la depreciación, setiene que la vida útil debe ser digitada de la siguiente manera:

• si se escoge el Método de Depreciación de Línea Recta, la vida útil debeser expresada en meses




• si se escoge el Método de Depreciación de Suma de Dígitos, la vida útil

debe ser expresada en meses y en múltiplo de 12• si se escoge el Método de Depreciación por Porcentaje, la vida útil debe

ser expresada en meses en meses

Depr. Comp.: En este campo se define que método de depreciación queutilizará el activo en la asignación del costo para la contabilidad comparativa.

La depreciación comparativa, utiliza los mismos métodos que la depreciaciónfiscal, así que el usuario debe definir si desea llevar ambas depreciacionesutilizando el mismo método o variándolo entre cada tipo de depreciación (fiscalo comparativa).

Este control es utilizado para efectos de comparación o para que los datossuministrados, sean un reflejo de la contabilidad corporativa, esto dependiendode lo que se haya establecido en los parámetros globales; para mayor detalle,referirse a “Parámetros del Módulo” en la página 11, en la carpeta General.

Nota:

El método que el usuario escoja para calcular la depreciación de las mejoras,depende de las características del activo al que está asociado y de lo queestablezcan las leyes tributarias del país donde se esté asociado y de lo queestablezcan las leyes tributarias del país donde se esté utilizando el módulo.





Pantalla de carpeta Depreciación de Mejoras

RevaluaciónDentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente información:

Tipo de Revaluación: la revaluación es un ajuste que se realiza al costo deuna mejora para ajustar los cambios del valor producidos por motivos tales

como la inflación. Dentro del sistema, existen tres métodos para calcular larevaluación y la escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo alque esté asociada la mejora y de las leyes tributarias del país.




1.) Porcentaje: con este método, la revaluación de la mejora se

calcula sumando al costo original, las revaluaciones realizadas a dichamejora hasta una fecha especificada por el usuario. Las revaluacionesson calculados utilizando un factor o porcentaje de revaluación definido por la empresa.

Para una mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, veren el apéndice de este manual, la sección “Método de Revaluación porPorcentaje” en la página 251.

2.) Avalúo: el valor revaluado de una mejora por el método de Avalúo, se calcula manualmente, esto es, el usuario debe digitar cuál esla revaluación de la mejora para el período determinado, este valor debeser calculado por un perito o experto. Cuando se utiliza el método de

avalúo, todas las transacciones que estén asociadas a la revaluación,tendrán que ser digitadas manualmente por el usuario. Para mayordetalle, consultar “Método de Revaluación por Avalúo” en la página254.

3.) Índice de Precios: con este método, la revaluación del activo, secalcula utilizando un factor definido por un índice que es producto deltiempo de vida útil. Al producto del costo original y el factor antesmencionado, se le restan las revaluaciones realizadas a la mejora. Paramayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en elapéndice de este manual, la sección “Método de Revaluación por Índicede Precios” en la página 253.

El usuario debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que se

utilizará para calcular la revaluación por índice de precio. Si el usuariodesconoce el código, con un doble clic sobre la casilla o la tecla F!, puede consultar la tabla de consulta Tipos de Índice de Precios.


4.) Indexación: con este método, se calcula un monto de ajuste queincrementará el valor en libros de la mejora, y un monto de depreciacióndel ajuste que disminuirá el valor en libros de la mejora. A su vez, elmonto del ajuste sufre una depreciación mes a mes sobre su valororiginal.

Este proceso se utiliza especialmente en economías denominadashiperinflacionarias, dentro de las cuales se encuentran Brasil, Argentina,Chile y Perú, donde rige una Norma Internacional de Contabilidad(N.I.C. número 15), la cual especifica un proceso de ajuste por inflación




denominado Proceso de Indexación, y cuya naturaleza es equiparable a

un proceso de revaluación.Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en el

apéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la página 251, en el título “Revaluación por Indexación”.


Los índices de precios son definidos en la opción Administración del módulode Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para mayor detalle

referirse a “Índices de Precios” en la página 48. Nota:

El método que el usuario escoja para calcular la revaluación de las mejoras,depende de las características del activo al que está asociado y de lo queestablezcan las leyes tributarias del país donde se esté asociado y de lo queestablezcan las leyes tributarias del país donde se esté utilizando el módulo





Pantalla de carpeta Revaluación de Mejoras

AcumuladosLa carpeta denominada Acumulados, es solamente para consulta del usuarioy muestra detalladamente el valor en libros que tiene actualmente la mejora delactivo.





Última Depreciación: fecha en la cual fue ejecutado por última vez el

proceso de depreciación de activos, debido a que incluye la depreciación demejoras, para cada tipo de control contable: Fiscal y Comparativo.

Última Revaluación: fecha en la cual fue ejecutado por última vez el proceso de revaluación de activos, debido a que incluye la revaluación demejoras, para cada tipo de control contable: Fiscal y Comparativo.

En la parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos quetiene los siguientes valores para los dos tipos de controles contables: Fiscal yComparativo, en los dos tipos de monedas: Local y Dólar .

Costo original: monto con el cual se adquirió la mejora.

Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas a la mejora a lafecha especificada. El valor revaluado de una mejora se calcula, dependiendodel tipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de losmontos, el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección“Revaluación de Activos” en la página 251.

Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costooriginal de la mejora hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de lasdepreciaciones acumuladas para los tres métodos utilizados (Línea recta,Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que se detallan enel apéndice del manual en la sección “Depreciación de Activos” en la página271.

Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluacioneses igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas del

valor revaluado de la mejora hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculodel monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluaciónde Activos” en la página 251.

Todas las revaluaciones de las mejoras se deprecian por el método de LíneaRecta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante de la mejoradesde el momento en que se agregó la revaluación.










donde

Depr.Acum.Reval =Depreciación Acumulada de la Revaluación.




Máximo valor en libros

El máximo valor en libros es el monto permitido que puede alcanzar el valor enlibros total.

A su vez, la tabla se divide en las siguientes columnas:

Descripción: debajo de esta columna, se describen los nombres de los

montos desglosados: costo original, valor revaluado, etc.Fiscal (local): monto para la contabilidad fiscal en moneda local.

Comp. (local): monto para la contabilidad corporativa en moneda local.

A continuación se presenta la pantalla que despliega la carpeta Acumulados:




Pantalla de Carpeta Acumulados de Mejoras

NotasDentro de la carpeta denominada Notas, el usuario puede digitar notas deaclaración asociadas con la mejora del activo fijo.

Auditoría




Esta carpeta se completa de forma automática por el sistema y presenta las

siguientes casillas:Última Modificación:

Usuario: código y nombre de la persona que realizó el último cambio a la base de datos.

Fecha: fecha registrada por el sistema en la que se realizó el últimocambio a la base de datos.

Retiro de la Mejora: bajo este campo se despliegan las siguientes casillas:

Usuario: en caso de que el usuario retire una mejora, en esta casilla sedespliegan el código y el nombre de la persona que realizó el últimocambio a la base de datos.

Fecha: fecha registrada por el sistema en la que se realizó el retiro de lamejora.

Número de Asiento: dentro de estas casillas se muestran los códigos de losasientos contables ligados con los siguientes rubros:

De ingreso: código del asiento contable generado por el sistema cuandose ingresa una mejora, de las existencias de la empresa.

De retiro (fiscal): código del asiento contable para la contabilidad fiscal,generado por el sistema cuando se retira una mejora , de las existenciasde la empresa.

De retiro (comparativo): código del asiento contable para la contabilidadcorporativa, generado por el sistema cuando se retira una mejora, de las

existencias de la empresa.

Descripción de BotonesDentro de la carpeta denominada Mejoras del Activo, existen en la parteinferior de la pantalla tres botones: Revaluación, Depreciación y Dep.Porcentaje.

Para ingresar a las pantallas que despliegan los iconos, solo es necesario que elusuario presione un clic sobre el botón de interés.

RevaluaciónDentro de esta opción, el sistema muestra las revaluaciones que se le realicensobre las mejoras del activo. Solo para el caso de las mejoras que se revalúan por el método de Avalúo , es necesario que el usuario ingrese los datos




manualmente, de lo contrario, el sistema calculará la información en forma

automática.A continuación se presenta el procedimiento para ingresar una revaluación:

Dentro de la pantalla Mejoras del Activo, el usuario debe presionar elicono Revaluación que se encuentra en la parte inferior de la ventana.El sistema le desplegará una tabla de datos denominada Histórico delas Revaluaciones, donde la información se presenta en forma decolumnas.

Dentro de la pantalla principal de la opción, el sistema despliega dos casillasque permanecen inactivas y son de consulta para el usuario:

Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo alque se le está revaluando la mejora.

Mejora: dentro de esta casilla, se debe asociar el código y la descripción dela mejora seleccionada con el activo seleccionado.


Pantalla del Histórico de Revaluaciones




Si la mejora tiene definido el método de revaluación por Avalúo , entonces

es necesario que el usuario ingrese la información, pero si ha definidootro método de revaluación, el sistema generará los datos en formaautomática.

Si el usuario debe ingresar los datos manualmente, debe presionar el icono

o escoger la opción Nuevo dentro del submenú de Registro; estaoperación también se puede realizar presionando las teclas Ctr+N. Elsistema desplegará una pantalla denominada Mantenimiento deHistórico de Revaluaciones.


Activo Fijo: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y nombre

del activo al que se le está revaluando la mejora. Mejora: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y la descripciónde la mejora seleccionada.


Tipo de Revaluación: el sistema despliega el tipo de método que utiliza lamejora para revaluar. Esta casilla es de consulta y permanece inactiva para losusuarios.


La pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene doscarpetas: General y Auditoria.

Esta opción facilita la consulta de los revaluaciones y además que se puedarealizar una revaluación mediante evalúo.

Si el usuario quiere desea realizar un evalúo deberá ingresar los

General

Dentro de la carpeta denominada General, el usuario puede consultar larevaluación de la mejora o si se desea hacer una revaluación por evalúo sedeberá digitar los siguientes datos:

Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo de

cambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar, encaso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. Encaso contrario, esta casilla estará inactiva.




Revaluación Fiscal: dentro de las casillas que se encuentran bajo esta

opción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación parael control fiscal.


Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datoscorrespondientes a la depreciación de la revaluación fiscal, en caso deque exista tal depreciación, sino el usuario debe digitar un cero, porqueel sistema no permitirá continuar hasta que la casilla esté llena.

Superávit: aparece en esta casilla el resultado del Valor RevaluadoFiscal menos la Depreciación Fiscal.

Revaluación Comparativa: dentro de las casillas que se encuentran bajoesta opción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación para el control comparativo. Estas casillas estarán activas si el usuario tienemarcado, dentro de los parámetros globales, que se lleve contabilidadcomparativa, en caso contrario, estas casillas estarán inactivas.


Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datoscorrespondientes a la depreciación de la revaluación para el controlcomparativo, en caso de que exista tal depreciación, sino el usuario debe

digitar un cero, porque el sistema no permitirá continuar hasta que lacasilla esté llena.

Superávit: aparece en esta casilla el resultado del Valor RevaluadoComparativo menos la Depreciación Comparativa.





Pantalla de carpeta General de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones

Auditoria

Dentro de la carpeta denominada Auditoria, se presentan una serie de casillasque son llenadas por el sistema, el usuario solamente puede hacer consulta deesta carpeta que muestra las siguientes casillas:

Generado por: dentro de esta casilla, el sistema despliega los datosasociados al usuario que ingreso la información.

Usuario: dentro de esta casilla se despliega el código del usuario queingresó la información.

Fecha Hora: dentro de esta casilla el sistema despliega la fecha y la hora

en la que se realizó la operación correspondiente a ingresar unarevaluación.

Tipo de asiento: dentro de las casillas que se muestran bajo esta opción, elsistema despliega los códigos de los asientos contables generados por la




integración contable, en caso de que ésta exista. A los asientos también se les

llama pólizas.Fiscal: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al asiento

contable para el control fiscal.


Integración ContableEl usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en lacontabilidad al registrar los documentos por medio de la opción IntegraciónContable que se encuentra en Parámetros de Módulo. Al activar esta

opción, se establece que cada vez que se realiza una transacción asociada a unactivo fijo, como una mejora, se generarán asientos en el diario de contabilidaden el módulo de CG. Para mayor detalle de este punto, ver Parámetros delMódulo, en carpeta “General” en la página 13.

Si no se desea realizar asientos contables, solo se debe verificar que en los parámetros del módulo no se encuentre marcado.



Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación deasientos.

Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,inserción de cuentas contables, entre otros.

Apl icar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, se mayorizao postea automáticamente. Si se desactiva la opción, el asiento se grabaen el diario de la contabilidad. Al activar esta opción, dentro de la pantalla de Diario de la Contabilidad, se despliega el icono de

Aplicar ( ) que corresponde a la opción de aplicar al mayor lastransacciones contables que se han realizado.

Si se ha establecido que se generarán asientos contables al ingresar en Activos

Fijos, una vez que el usuario ha ingresado la información requerida en la pantalla de Mantenimiento de Histórico de Revaluaciones y graba los

cambios con el icono , el sistema desplegará la pantalla con el Diario de la




Contabilidad , en el caso de que esté marcada la opción de Visualizar o

Modificar en la carpeta contable de Parámetros del Módulo.La pantalla Diario de la Contabilidad, está formada por tres carpetasdenominadas: Asientos, General y Detalle, dentro de las cuales se agrupael modo de aplicación del asiento contable. La explicación de las casillas que pertenecen a esta pantalla, se expone en el manual del módulo deContabilidad General (CG).

El diario de la contabilidad, sirve de consulta para el usuario, en esta pantalla puede observar el asiento generado por los movimientos contables generadosen el módulo de Activos Fijos como por ejemplo el ingreso de un activo fijo osu retiro. Para mayor detalle de este punto, ver Parámetros del Módulo, en lasección “Parámetros del Módulo” en la página 11, en la carpeta Otros.

A continuación se presenta la pantalla Diario de la Contabilidad, que esdesplegada por el sistema, cuando el usuario ha habilitado esta aplicación:


Si no desea modificar el asiento contable para esta transacción, solamente se presiona el botón izquierdo del ratón sobre el icono .




DepreciaciónDentro de esta opción, el sistema muestra las depreciaciones que se le realicena la mejora del activo, el sistema calculará la información en forma automática.La pantalla desplegada por el icono Depreciación se denomina Histórico deDepreciaciones, esta pantalla sirve de consulta solamente, no es posibleingresar información dentro de ella.

En la parte superior de la ventana se presentan dos casillas:

Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo alque se está revaluando la mejora.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y la descripciónde la mejora seleccionada.

En parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos quecontiene las siguientes columnas:

Referencia: dentro de esta casilla, se despliega uno de los siguientes valores:Histórico o Revaluaciones, dependiendo de donde sea generada la línea.

Método: dentro de esta casilla se despliega el nombre del método utilizado para calcular la depreciación.

Deprec. Local: monto en moneda local que corresponde a la depreciación.

Deprec. Dólar: monto en moneda dólar que corresponde a la depreciación.

Asiento: código del asiento generado por la transacción contable.

Ajuste: dentro de esta casilla, el sistema digita si el registro fue elaborado

como ajuste o corrección de un registro previo. Fecha y Hora: dentro de esta casilla se despliega la fecha y hora de laauditoria, o sea, es la fecha en la cual el usuario corrió el proceso dedepreciación, para mayor detalle, consultar “Depreciación Mensual” en la página 212.

Contabilidad: el sistema despliega en esta casilla si el movimiento fueefectuado dentro de la contabilidad fiscal o corporativa. Para cada una segenera una línea.

Usuario: código del usuario que corrió el proceso de depreciación.

Fecha: fecha en la que se generó la depreciación del período especificado para la depreciación.





Pantalla del Histórico de Depreciaciones

Funciones especiales

Centros de Costo

En la pantalla denominada Histórico de Depreciaciones, existe un iconocon una función especial, este icono se denomina Centros de Costo y sufunción es mostrar al usuario la asignación de los centros de costo en los que sedistribuirán los costos de las depreciación de la mejora, que en la mayoría de

los casos es el mismo que en el centro de costo al que se asignaron los activos.Este icono solo sirve para consulta, no se puede editar información en él.

El procedimiento para consultar la asignación de centros de costo a ladepreciación es el siguiente:




1. Dentro de la pantalla Mejoras del Activo, el usuario debe presionar el

icono Depreciación que se encuentra en la parte inferior de la ventana.El sistema le desplegará al usuario una pantalla con una tabla de datosdenominada Histórico de Depreciaciones, dentro de esta pantalla,el usuario debe presionar el icono .

2. Al presionar el icono, el sistema le desplegará al usuario una pantalladenominada Depreciación por Centro de Costo, en la que lainformación viene en forma de columnas. Además de la tabla de datos,el sistema despliega tres casillas que presentan la siguiente información:





Centros de Costo: dentro de esta columna, el sistema despliega el códigodel centro de costo asignado a las cuentas contables generadas por ladepreciación de la mejora del activo.



Cada depreciación puede tener asociado solamente un centro de costo. A continuación se muestra la pantalla desplegada por la función Centros deCosto:




Pantalla de Depreciación por Centro de Costo

Dep. PorcentajeEl icono denominado Depreciación por Porcentaje, se encarga dedesplegar una tabla de datos en la cual el usuario debe ingresar los porcentajesque se utilizarán para las mejoras de activos que tengan especificado el métodode Porcentaje para la depreciación, en caso contrario, el sistema enviará unaviso indicando que la mejora no permite este tipo de depreciación.

A continuación se presenta el procedimiento para agregar los porcentajescorrespondientes a los períodos que el usuario defina:

1. Dentro de la pantalla Mejoras del Activo, el usuario debe presionar el

icono Dep. Porcentaje. El sistema desplegará una pantalladenominada Depreciación por Porcentaje donde se presentan unaserie de casillas y una tabla de datos.





Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo alque se está depreciando la mejora.


Depreciación: esta casilla presenta dos iconos que se activan presionando elcursor del ratón sobre cualquiera de ellos, estas opciones son Fiscal yComparativa. Por medio de estos iconos, el usuario puede definir el porcentaje de depreciación para cada tipo de control contable.

Vigencia: dentro de esta aplicación, se despliegan cuatro casillas que agrupanlos datos generales del porcentaje de depreciación asignado al activo.

Activación: el sistema despliega la fecha en la cual la mejora se empezó adepreciar.

Vida Útil: número de meses en los que la mejora tiene un valor real.

Vence: fecha en la cual vence la vida útil de la mejora.

Ult. Depr: fecha en la cual se realizó la última depreciación, esta fechacorresponde a la fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación(para mayor detalle, consultar “Depreciación Mensual” en la página212.

2. Para ingresar un porcentaje de depreciación, el usuario debe presionar el

icono o bien, presionar las teclas Ctrl+N . Esta operación, tambiénse puede realizar presionando la opción Nuevo que se encuentra bajo el

submenú Registro. Al escoger la opción Nuevo, el sistema habilita latabla para que sean introducidos los porcentajes de depreciación queserán asignados a la mejora.

3. El usuario debe ingresar los siguientes datos en las casillas:

Período: dentro de esta casilla, el usuario debe ingresar el período a partir delcual la depreciación se realizará utilizando el porcentaje por ingresar. Este período corresponde a un número que identifica uno de los segmentos en losque se divide la vida útil de una mejora.

Porcentaje: número que corresponde al porcentaje de depreciación de lamejora. La suma de todos los porcentajes de depreciación asignados a lamejora del activo, no puede ser mayor o menor de 100% pues no se permite y

aparece una advertencia, en el caso que lo haya especificado cuando se defineel tipo de activo, para mayor detalle, consultar “Tipos de Activo” en la página29.




A continuación se muestra la pantalla desplegada por la función Centros de

Costo:

Pantalla de Advertencia

Depreciado: esta casilla se llena en forma automática y señala si el procesode depreciación ha sido corrido o no en el período especificado. En caso deque haya sido corrido, la casilla se llenará con un sí, en caso contrario se llenarácon un no.

Fecha: fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación y el activo fuedepreciado con ese porcentaje.





Pantalla de Depreciación por Porcentaje

Modificar una MejoraPara modificar una mejora de un activo fijo, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opciónActivos, presione el botón izquierdo del ratón sobre Mejoras. Estohará que se despliegue una tabla datos denominada Mejoras del

Activo .2. Primero, es necesario que se digite el código del activo al que pertenece

la mejora que se quiere modificar. Para realizar esta operación, se debesituar el cursor del ratón sobre la casilla Activo y se presiona un doble




clic, luego se selecciona el registro de interés y se vuelve a presionar

con un doble clic.3. Dentro de la tabla de datos, localice la mejora a modificar, para esto, se

puede desplazar la lista con los iconos que están al borde derecho de latabla o digitando los caracteres del código del activo. El usuario debetener marcado el registro a modificar con el highlight.

4. En el submenú de Registro localice la opción Modificar y actívelacon el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight" sobre ella.Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se puede utilizar el

icono .

Al presionar esta opción, el sistema ingresa en la pantalla que contiene

las cinco carpetas descritas en la sección de Agregar una Mejora. Lasúnicas casillas que pueden ser modificadas dentro de estas carpetas son:Orden, Proveedor, Número de Serie y Código de Barras; lasotras casillas permanecen inactivas.

Recuerde que, debido a que los activos tienen estados, éstos estánasociados a las mejoras:

Cuando un activo ha sido retirado, dentro de la tabla de consulta ActivosFijos, existe una columna denominada Estado, en la cual se puedeobservar el estado de cada activo: vencido, activo o retirado. Si elactivo ha sido retirado, no se deben agregar mejoras sobre él, debido aque las transacciones asociadas al activo, también afectan las mejoras.

Cuando a un activo le ha finalizado su vida útil (tanto la vida útilcomparativa como la fiscal), si la mejora tiene mayor vida útil, siguedepreciándose aunque el activo esté vencido.

Las mejoras que tengan especificado el método de Avalúo para calcular larevaluación, debido a que los datos se deben ingresar manualmente,admiten modificaciones, pero las mejoras que tengan especificado otrométodo, no pueden ser modificadas.

Es necesario aclarar que si el usuario comete un error al ingresar el monto deuna revaluación, no puede modificar el rubro directamente, es necesario querealice un ajuste para corregir el error. La forma más simple, es creando unmonto negativo que contrarreste el monto positivo que fue digitado, sinembargo, solamente se pueden ingresar montos negativos si el usuario lo tiene

especificado de esta manera en los parámetros globales del módulo (verParámetros del Módulo, en la sección “Parámetros del Módulo” en la página 11en la carpeta Otros).







Eliminar una MejoraPara eliminar una mejora, se debe seguir el procedimiento que se muestra acontinuación:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opciónActivos, presione el botón izquierdo del ratón sobre Mejoras. Esto

hará que se despliegue una tabla datos denominada Mejoras. 2. Dentro de la tabla de datos, localice el activo al cual se le va a eliminaruna mejora, para esto, debe presionar el cursor del ratón sobre la casillaActivo. El sistema desplegará una tabla de consulta denominadaActivos Fijos, donde con un doble clic se escoge el registro de interés.

3. Dentro de la tabla de datos, localice la mejora por eliminar, para esto, se puede desplazar la lista con los iconos que están al borde derecho de latabla o digitando los caracteres del código del activo. El usuario debetener marcado el registro a eliminar con el highlight.


El sistema, antes de eliminar el registro, le mostrará al usuario la pantalla correspondiente al Diario de la Contabilidad, para que pueda revisar el asiento creado por la transacción (en caso de que estémarcada la opción de visualizar dentro de los parámetros globales delmódulo), si no se van a realizar modificaciones, se debe presionar el

icono para que retorne a la tabla de datos. El sistema borrará elregistro seleccionado.

5. Si el registro tiene dependencias, no puede ser eliminado, en cuyo casoel sistema desplegará un mensaje informando al usuario que laoperación no puede ser finalizada. Porque existen algunas dependenciasque impiden que una mejora pueda ser eliminada de la base de datos.

Estas dependencias son:Si la mejora ha sido depreciado o revaluado, esto es, si se ha corrido el

proceso de depreciación o de revaluación en uno de los períodosasociados a la mejora, entonces esta no puede ser eliminado de la base




de datos. Esto se presenta porque al ser depreciada o revaluada una

mejora, crea un registro en el Histórico de Depreciaciones y en elHistórico de las Revaluaciones.

Si la mejora tiene definido el método de Depreciación por Porcentaje, no puede ser eliminada a menos que se eliminen primero los porcentajesdigitados en la tabla denominada Depreciación por Porcentaje, para luego eliminar la mejora.

Nota:

Si la mejora tiene registros históricos, no puede ser eliminado de labase de datos.

Registro de AccionesEn esta opción el usuario puede crear, modificar, aprobar e imprimir lasacciones asociadas a los activos registrados en el sistema. Al ingresar a estaopción se despliega la pantalla denominada Acción Activo, tal y como semuestra a continuación.




Pantalla principal de Registro de Acciones

Nota:

En la tabla de datos aparecerá marcado el registro en negro cuando laacción está recién creada y el estado es No Aplicada, en azul cuando laacción está Aplicada, en rojo cuando está Aprobada y en verde cuando

la acción está Vigente.


Seleccionar Acciones

Este icono sirve para seleccionar las acciones de activos que se encuentran en la pantalla principal, cuyo estado sea No Aplicada para luego aprobarlas. Paramayor detalle de esta función consulte “¿Cómo aprobar acciones?” en la página165.




Deseleccionar AccionesEste icono sirve para deseleccionar las acciones de activos que se encuentran enla pantalla principal, cuyo estado sea No Aplicada. Para mayor detalle de estafunción consulte “acciones?” en la página 166.

Aprobar AccionesPor medio de este icono, es posible aprobar las acciones de activos que se creanmediante esta opción. Para mayor detalle refiérase a la sección “¿Cómoaprobar acciones?” en la página 165.

M ANEJO DEL R EGISTRO DE ACCIONES

Agregar un Registro de AcciónPara agregar un Registro de Acción, es necesario que el usuario siga el procedimiento que se muestra a continuación:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción de Activos. Dentro de esta

opción se encuentra un submenú; el usuario debe presionar la aplicaciónRegistro de Acciones, esto hará que se despliegue una tabla de datosdenominada Activo Acción.

Dentro de la tabla de datos, debe localizar en el submenú de Registro laopción Nuevo y activarla con el ratón o presionar Enter al ubicar elhighlight sobre dicha opción. Esta operación también se puede realizar

presionando el icono o las teclas Ctrl+N.

El sistema despliega tres carpetas las cuales tienen que ser completadas.

Una vez que se han incorporado los datos, el usuario debe salvar la






GeneralEn esta carpeta se definen las características generales de las acciones, como loson:

Número Acción: es el número de la acción de activo que se está definiendo,este es un consecutivo numérico no modificable, que se generaautomáticamente a partir del valor máximo registrado incrementado en unaunidad.

Estado: muestra el estado de la acción de activo que se está registrando, elcual puede ser:

No Aprobada : estado por omisión de una acción que se acaba de ingresar alsistema

Aprobada : indica si la acción se encuentra revisada y aprobada por elresponsable de esta actividad.

Aplicada : Estado donde se aplican las acciones que se encuentran aprobadas, yse indica que ya se han aplicado los cambios a los activos fijoscorrespondientes. Esto en los siguientes casos:

• cuando se ingresa un nuevo activo.

• cuando venció el período de vigencia.

• cuando se retira un activo.

Vigente : Cuando una acción se encuentra vigente dentro de un período detiempo. Éste estado y el anterior, se cambiarán solamente al momento de correrel proceso de “Aplicación de Acciones” el cual se explica en la página 227.

Acciones de AF: en esta columna se debe ingresar el código del tipo de acciónasociada al activo. Sino lo recuerda presione la tecla F1, lo cual hará que sedespliegue la tabla Tipos de Acciones.

Fecha Ingreso: en esta casilla se despliega la fecha actual del sistemaasociada con la creación de la acción. Esta fecha no será modificable.

Estado Activo: las casillas que se agrupan bajo este título se activarán segúnel tipo de acción asociada al activo, como se detalla posteriormente. Lascasillas son las siguientes:

Actual : muestra el estado actual de la acción, una vez que la acción fue: creada,aprobada y aplicada.

Rige : se debe definir el código del estado del activo que se asociará a suvigencia. Sino lo recuerda presione la tecla F1, lo cual hará que se desplieguela tabla de Estado del Activo. Recuerde que los estados se definieron desde elmenú Administración, específicamente en “Estado de Activo” en la página 70.




Vence : se debe definir el código del estado del activo que se asociará a su

vencimiento. Sino lo recuerda presione la tecla F1, lo cual hará que sedespliegue la tabla de Estado del Activo. Recuerde que los estados sedefinieron desde el menú Administración, específicamente en “Estado deActivo” en la página 70.

Período de la Acción: en este título se presenta la fecha a partir de la cualempezará a regir la acción hasta que vence. Las casillas que se agrupan bajoeste título se activarán según el tipo de acción asociada al activo, como sedetalla posteriormente

Referencias del Activo: las casillas que se agrupan bajo este título seactivarán según el tipo de acción asociada al activo, según como se detalla posteriormente. Las casillas son las siguientes:

Activo Fij o : se debe ingresar el código del activo fijo al cual se le asociará laacción que se está creando. Sino lo recuerda presione la tecla F1, lo cual haráque se despliegue la tabla Activo Fijo.

Responsable : se debe ingresar el código del responsable del activo, sino lorecuerda presione la tecla F1, lo cual hará que se despliegue la tabla deResponsables.

Ubicación : se debe ingresar el código donde se ubicará el activo, sino lorecuerda presione la tecla F1, lo cual hará que se despliegue la tabla deUbicaciones.

Importante: Los campos de estado del activo, referencias de activo y periodo de la acción se activan según se detalla la siguiente tabla.




Carpeta General de Activo Acción

NotasEn esta carpeta el usuario puede definir las notas que considere importantesasociar a las acciones de activos.




AuditoriaEn esta carpeta se muestran los datos asociados al ingreso, aprobación yaplicación de las acciones creadas en esta opción. A estos datos se les asocialas fechas y las horas en las cuales se ejecutaron las acciones. A continuación se presenta la pantalla de adicionales:

Pantalla Carpeta Auditoria

Adicionales

En esta carpeta se muestra la información que se haya definido en los parámetros del módulo al configurar el uso de valores adicionales. Si para unaacción de un activo se cuenta con la posibilidad de definir valores que no se




encuentran dentro de los datos estándar, dicha carpeta puede ser muy bien

utilizada. A continuación se presenta la pantalla de adicionales:

Pantalla Carpeta Adicionales

Modificar un Registro de AcciónPara modificar una mejora de un activo fijo, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción de Activos. Dentro de estaopción se encuentra un submenú; el usuario debe presionar la aplicación




Registro de Acciones, esto hará que se despliegue una tabla de datos

denominada Activo Acción.2. Sólo se pueden modificar las acciones cuyo estado sea No Aplicada, de

esta manera localice el registro que desea cambiar con el highlight.

4. En el submenú de Registro localice la opción Modificar y actívelacon el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight" sobre ella.Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se puede utilizar el

icono .

Eliminar un Registro de AcciónDesde el menú principal del módulo de Activos Fijos, presione el botón

izquierdo del ratón sobre la opción de Activos. Dentro de esta opciónse encuentra un submenú; el usuario debe presionar la aplicaciónRegistro de Acciones, esto hará que se despliegue una tabla de datosdenominada Activo Acción.

2. Sólo se pueden eliminar las acciones cuyo estado sea No Aplicada, deesta manera localice el registro que desea cambiar con el highlight.

3. Dentro de la tabla de datos, localice el activo al cual se le va a eliminar yselecciónelo con el highlight.

4. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar , o utilice el icono

. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E.

¿CÓMO APROBAR ACCIONES?El proceso para aprobar una acción es el siguiente:

Ingrese al menú principal de Activos y elija la opción de Registro de Acciones.

Cuando se despliegue la pantalla Activo Acción seleccione uno de losregistros por medio del highlight.

Verifique que el estado de la acción sea No Aplicada.

Seccione el registro presionado para ello el icono . Cuando el registro hasido seleccionado el borde izquierdo de la fila estará marcado con un check, taly como se muestra a continuación:




Una vez seleccionado el registro, presione el icono de aprobar .

¿CÓMO DESELECCIONAR LAS ACCIONES?El proceso para aprobar una acción es el siguiente:

Ingrese al menú principal de Activos y elija la opción de Registro de Acciones.

Cuando se despliegue la pantalla Activo Acción seleccione uno de losregistros por medio del highlight, cuando el registro tenga el borde izquierdo de

la fila marcado con un check., tal y como se muestra a continuación:

.Verifique que el estado de la acción sea No Aplicada.

Deseleccione el registro presionado para ello el icono .



Activos Fijos Consultas! 167

CAPÍTULO 5Consultas!

NOTA INTRODUCTORIA Dentro de este capítulo, el usuario puede consultar los montos de los activos y

las mejoras calculados por el sistema, de los diferentes rubros asociados con lasdepreciaciones y las revaluaciones aplicadas a los activos que pertenecen a laempresa.

Cada uno de estos rubros, es actualizado en forma automática por el sistema, demanera que se calculan las depreciaciones y revaluaciones del activo, tomandoen cuenta los procesos corridos hasta la fecha de consulta, que es denominadaPeríodo.

M ANEJO DE CONSULTAS El procedimiento para realizar una consulta es el siguiente:

1. Dentro del menú principal del módulo de Activos Fijos, seleccione laopción Consultas!. El sistema desplegará una pantalla denominadaConsulta de los Montos de un Activo, la cual contiene doscarpetas denominadas: Fiscal y Comparativo.

2. El usuario debe digitar los datos que se encuentran en las siguientescasillas:

Activo: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código y el nombre delactivo que desea consultar. Si desconoce el código, debe presionar un dobleclic sobre la casilla y el sistema le desplegará la tabla de consulta denominadaActivos Fijos, en la cual, con un doble clic sobre la fila que contenga elregistro de interés, el sistema desplegará los datos sobre la casilla.

Período: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha en la quequiere realizar la consulta. El sistema sugiere la fecha actual, pero puede sermodificada por el usuario.

Mejora: dentro de esta casilla, el usuario tiene dos opciones:



168 Consultas! Activos Fijos

1) si desea consultar los montos del activo, se digitar el código y el nombre del

activo. Esta es la opción por omisión que presenta el sistema.2). Si se desea consultar el valor de las mejoras, se debe digitar el código y elnombre de la mejora.

Si el activo no tiene mejoras, el sistema despliega en forma automática, elcódigo y nombre del activo, en caso contrario, el usuario puede consultar latabla denominada Mejoras del Activo Fijo: (código del activo), dondecon un doble clic puede escoger el registro de interés.

Tipo de Cambio: además de la información anterior, el sistema despliega lacasilla tipo de cambio, donde se puede consultar el tipo de cambio utilizado para transformar la moneda local a moneda dólar . Esta casilla permaneceinactiva, si el usuario, define que el Tipo de FASB52 (tipo de cambio) sea

por Remedición. Si el Tipo de FASB52 es Traducción, esta campo permanece activo y se permite cambiar el tipo de cambio. De este modo se pueden hacer cálculos con distintos tipos de cambio. Para mayor detalle en este punto, consultar Parámetros del Módulo, en carpeta “General” en la página 13.

Tipo de Cambio: dentro de esta casilla, el sistema muestra el tipo de cambioque se utilizará para calcular los montos en moneda dólar. Esta casilla permanece inactiva si se ha especificado, dentro de los parámetros globales delmódulo, que el tipo de conversión (Tipo de FASB52) es Remedición , si el Tipode FASB52 es Traducción el tipo de cambio puede ser modificado. Paramayor detalle, consultar en Parámetros del Módulo, la carpeta “Otros” en la página 15.

Porcentaje Actual: opción que muestra, en caso de estar configurado así, el porcentaje actual, tanto externo como interno del activo consultado.

Fecha Contabilidad: fecha contable para la consulta.

Proyectar Cálculos: opción que generará las proyecciones de los cálculos.

3. Una vez que se han ingresado los datos que quieren ser consultados, el

usuario debe presionar el icono Calcular ( ), que seencuentra en la parte inferior de la pantalla. El sistema realizará elcálculo de los montos correspondientes.





FiscalDentro de la carpeta denominada Fiscal, el sistema calcula aquellos montoscorrespondientes a la contabilidad fiscal. Presentando dos columnas:

Montos en Moneda Local: corresponde a los montos calculados para lamoneda definida como local.

Montos en Dólares: corresponde a los montos calculados para la monedadefinida como dólar. Esta columna calcula los montos, si la empresa tieneconfigurado el sistema con doble moneda, de los contrario, esta columna no escalculada. Los montos calculados para esta columna, utilizan el tipo de cambiodefinido por el usuario.

Ambas columnas presentan las mismas casillas, las cuales se describen acontinuación:


Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo a lafecha especificada. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo deltipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los montos,

el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “Revaluación deActivos” en la página 251.

Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costooriginal del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de lasdepreciaciones acumuladas se utiliza uno los tres métodos del módulo (Línearecta, Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que sedetallan en el apéndice del manual en la sección “Depreciación de Activos” enla página 271.

Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluacioneses igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas delvalor revaluado del activo hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculodel monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluaciónde Activos” en la página 251.




Todas las revaluaciones de los activos se deprecian por el método de Línea

Recta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante del activo desdeel momento en que se agregó la revaluación.







donde Depr.Acum.Reval. = Depreciación Acumulada de la Revaluación




Si se desea consultar los montos de un activo, en el campo de activo se digita elcódigo del activo y en el campo de mejora se introduce el código del activo.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por el sistema:




Pantalla Carpeta Fiscal de Consulta

ComparativoDentro de la carpeta denominada Comparativa, el sistema calcula aquellosmontos correspondientes al control comparativo de la contabilidad, en el casode que el usuario haya activado en los parámetros globales la opciónContabilidad Corporativa Activa (para mayor detalle, consultarParámetros del Módulo, en carpeta “General” en la página 13).

Dentro de la pantalla, al igual que en la carpeta Fiscal, se despliegan doscolumnas denominadas:

Montos en Moneda Local: corresponde a los montos calculados para la

moneda definida como local.Montos en Dólares: corresponde a los montos calculados para la monedadefinida como dólar. Esta columna calcula los montos, si la empresa tieneconfigurado el sistema con doble moneda, de los contrario, esta columna no es




calculada. Los montos calculados para esta columna, utilizan el tipo de cambio

definido por el usuario.Las dos columnas presentan las mismas casillas, las cuales se describen acontinuación:


Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo a lafecha especificada. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo deltipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los montos,el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “Revaluación deActivos” en la página 251.

Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costooriginal del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de lasdepreciaciones acumuladas se utiliza uno de los tres métodos del módulo(Línea recta, Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas quese detallan en el apéndice del manual en la sección “Depreciación de Activos”en la página 271.

Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluacioneses igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas delvalor revaluado del activo hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculodel monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluaciónde Activos” en la página 251.

Todas las revaluaciones de los activos se deprecian por el método de LíneaRecta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante del activo desde

el momento en que se agregó la revaluación.Valor en libros del Activo: este monto es calculado de la siguiente manera:






donde

Depr.Acum.Reval. = Depreciación Acumulada de la Revaluación








Pantalla Carpeta Comparativa de Consulta



Activos Fijos Reportes 175

CAPÍTULO 6Reportes

NOTA INTRODUCTORIA En este capítulo se explican los diferentes reportes que se pueden obtener en

este módulo y que serán de utilidad para el usuario en caso de que requieranrealizar consultas e imprimir los datos suministrados por el sistema. Losreportes generados son:

• Depreciación de Activos (por Código de Activos)

• Depreciación de Activos (por Tipo de Activos)

• Depreciación de Activos (por Centro de Costo)

• Revaluación de Activos

• Valoración de activos

• Índices faltantes para Revaluación

• Impuesto a los Activos

• Impuesto sobre la Renta• Activos Nuevos

• Activos Inconsistentes

DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS El reporte de depreciación se efectúa con base en los procesos ejecutados acada activo. Para este reporte existen tres tipos que se pueden generar dentro deesta opción:

• Por código de Activo

• Por tipo de Activo• Por Centro de Costo



176 Reportes Activos Fijos

Además de estas agrupaciones, si el usuario lo requiere, puede generar los

reportes desglosados por mejoras o puede escoger que solamente presenten lostotales por activo.

POR CÓDIGO DE ACTIVO Este reporte genera un listado de las depreciaciones de todos los activos fijosdentro de un período de tiempo específico, agrupando la información por elcódigo del activo. Al agrupar los datos por código, el orden en que se presentala información es definido por el número de cada activo.

El sistema permite que el listado se genere utilizando la depreciación fiscal o ladepreciación comparativa , dependiendo de los requerimientos del usuario y

que, en caso de que la empresa tenga configurado el sistema para uso de doblemoneda, genere el reporte en moneda local o en moneda dólar. Se puedencombinar estas opciones para obtener el reporte deseado por el usuario.

El usuario puede seleccionar la información que quiere que sea desplegada enel reporte, esto es, definir un rango específico de datos. Para esta operación,debe utilizar el filtro que despliega la pantalla principal de la opciónDepreciación Mensual por Código de Activo.


El filtro desplegado presenta las siguientes carpetas: General, Código Activo,Depreciación y Otros. Seguidamente se detalla cada una de ellas.

GeneralEsta carpeta contiene la información general referente al activo, permite elingreso como opción de selección de:

Período: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debedigitar el mes y el año.

Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciaciónfiscal o depreciación comparativa.

Moneda: el usuario debe escoger si quiere el reporte en moneda local omoneda dólar, en caso de que el sistema maneje la configuración de doblemoneda.




En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de

Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene enTipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros delmódulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tieneen Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetrosdel módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es asignadoautomáticamente por el sistema.

Desglosar Mejoras: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará eldesglose de las mejoras de cada activo listado en el reporte. Si el usuario nomarca esta opción, el reporte imprimirá solo totales por activo.

Desglosar Activos No Depreciados: si el usuario marca esta casilla, elsistema desplegará el desglose de los activos incluidos en el listado en el

reporte que no hayan sido depreciados. Si el usuario no marca esta opción, elreporte imprimirá solo totales por activo no depreciados.




Carpeta General, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Código de Activo

Código ActivoEsta carpeta permite la selección tanto del código como del tipo de activo quese desea listar. Deberá ingresar la siguiente información:

Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activosque se listarán en el reporte. Si el usuario no recuerda los códigos, puede presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Tipo: se debe especificar el rango de tipos de activos que se listarán en elreporte. Si el usuario no recuerda los códigos que definirán el rango, puede presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.




Carpeta Código Activo, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Código de Activo

DepreciaciónEsta carpeta permite filtrar los métodos de depreciación, dependiendo del tipode depreciación seleccionada en el carpeta general se habilitará la opción deselección en esta carpeta, basta con marcar el (los) método(s) deseado (s).

Presenta las siguientes opciones: Línea Recta

Suma Dígitos Anual




Suma Dígitos Mensual

Suma Dígitos Diaria

Por Porcentaje

Saldos Decrecientes

6 Month Convention

Carpeta Depreciación, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Código de

Activo




OtrosEsta carpeta permite el ingreso de otras opciones para el filtro de la informaciónque se desea en el reporte, muestra lo siguiente:

Proveedor: se debe especificar el código del proveedor del activo que selistará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar undoble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Ubicación: se debe especificar el código de la ubicación del activo que selistará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar undoble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Rango de Fechas: se debe especificar el rango de fechas que se listarán enel reporte. Permite la definición de rangos tanto para la fecha de Adquisición

como para la fecha de Activación.Costo Original: se debe especificar el costo del activo que se listará en elreporte. Permite la definición de rangos tanto para el costo en moneda Local como en Dólar.




Carpeta Otros, Pantalla Filtro de Reporte de Depreciaciones por Código de Activo

El usuario puede escoger generar el reporte en pantalla, impreso o por archivoun archivo ASCII. Si se decide generar el reporte por archivo se debe escribirel nombre del archivo y si se desea que el encabezado este sólo al inicio delarchivo, se escoge la opción primera página o si se desea el título en cada página se escoge la opción todas las páginas. Este archivo se guardará en eldirectorio donde Exactus esté instalado.

Dentro del listado se presentan el cálculo de los montos correspondientes a:

Valor Original

Depreciación Acumulada Mes Previo Depreciación Mensual

Depreciación Revaluación




Depreciación Acumulada

Depreciación Acumulada Revaluación

Valor en Libros

Valor en Libros Revaluación

Además, se despliegan los datos sobre la fecha de compra del activo, el plazoen meses que tiene el activo de vida útil y el tipo de depreciación utilizada paradepreciar el activo.

Al final del reporte, se calculan los totales para cada columna desplegada.

Los formatos de los reportes los puede consultar en la sección “Formato deReportes” en la página 285.

POR T IPO DE ACTIVO Este reporte genera un listado de las depreciaciones de todos los activos fijosdentro de un período de tiempo especificado, agrupando la información por tipode activo. Al agrupar los datos por tipo, el orden en que se presenta lainformación es definido por el número del código que representa el tipo al que pertenece cada activo.

El sistema permite que el listado se genere utilizando la depreciación fiscal o ladepreciación comparativa , dependiendo de los requerimientos del usuario yque, en caso de que la empresa tenga configurado el sistema para uso de doblemoneda, genere el reporte en moneda local o en moneda dólar. Se pueden

combinar estas opciones para obtener el reporte deseado por el usuario.Al igual que el reporte de Depreciación de Activos por Centro de Costo, estereporte se recomienda para cuadrar los Activos Fijos con la Contabilidad paraque se considere lo que se tiene registrado en la tabla de históricos.

El usuario, puede seleccionar la información que quiere que sea desplegada enel reporte, esto es, marcar un rango específico de datos. Para esta operación,debe utilizar el filtro que despliega la pantalla principal de la opciónDepreciación Mensual por Tipo de Activo.

Descripción de CarpetasEl filtro desplegado presenta las siguientes carpetas: General, Tipo Activo,Depreciación y Otros. Seguidamente se detalla cada una de ellas.





Período Depreciación: fecha en la cual el usuario requiere realizar laconsulta. Se debe digitar el mes y el año.



En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de

Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene enTipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros delmódulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tieneen Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetrosdel módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es asignadoautomáticamente por el sistema.

Desglosar Activos: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará eldesglose de los activos del listado en el reporte. Si el usuario no marca estaopción, el reporte imprimirá solo totales por activo.

Desglosar Activos No Depreciados: si el usuario marca esta casilla, elsistema desplegará el desglose de los activos incluidos en el listado en elreporte que no hayan sido depreciados. Si el usuario no marca esta opción, elreporte imprimirá solo totales por activo no depreciados.




Carpeta General, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo

Tipo ActivoEsta carpeta permite la selección tanto del código como del tipo de activo quese desea listar. Deberá ingresar la siguiente información:

Tipo: se debe especificar el rango de tipos de activos que se listarán en elreporte. Si el usuario no recuerda los códigos que definirán el rango, puede presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.







Por Porcentaje

Saldos Decrecientes

6 Month Convention

Carpeta Depreciación, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo

Otros




Esta carpeta permite el ingreso de otras opciones para el filtro de la información

que se desea en el reporte, muestra lo siguiente:Proveedor: se debe especificar el código del proveedor del activo que selistará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar undoble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.


Rango de Fechas: se debe especificar el rango de fechas que se listarán enel reporte. Permite la definición de rangos tanto para la fecha de Adquisición como para la fecha de Activación.

Costo Original: se debe especificar el costo del activo que se listará en elreporte. Permite la definición de rangos tanto para el costo en moneda Local como en Dólar.




Carpeta Otros, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo

El usuario puede escoger generar el reporte en pantalla, impreso o por archivoun archivo ASCII. Si se decide generar el reporte por archivo se debe escribirel nombre del archivo y si se desea que el encabezado este sólo al inicio delarchivo se escoge la opción primera página o si se desea el título en cada páginase escoge la opción todas las páginas. Este archivo se guardará en el directoriodonde Exactus esté instalado.


Valor Original

Depreciación Acumulada Mes Previo




Depreciación Mensual




Valor en Libros





POR C ENTRO DE COSTO Este reporte genera un listado de las depreciaciones de todos los activos fijosdentro de un período de tiempo especificado, agrupando la información porcentro de costo. Al agrupar los datos por centro de costo, el orden en que se presenta la información es definido por el número del código que representa elcentro de costo al que pertenece cada activo. Este reporte permite verificar quelos gastos por depreciación por activo se están asignando a los centros de costocorrectamente.

El sistema permite que el listado se genere utilizando la depreciación fiscal o ladepreciación comparativa , dependiendo de los requerimientos del usuario yque, en caso de que la empresa tenga configurado el sistema para uso de doblemoneda, genere el reporte en moneda local o en moneda dólar. Se puedencombinar estas opciones de la manera que el usuario requiera la información.

Al igual que el reporte de Depreciación de Activos por Tipo de Activo, estereporte se recomienda para cuadrar los Activos Fijos con la Contabilidad paraque se considere lo que se tiene registrado en la tabla de históricos.

El usuario, puede seleccionar la información que quiere que sea desplegada enel reporte, esto es, marcar un rango específico de datos. Para esta operación,debe utilizar el filtro que despliega la pantalla principal de la opción

Depreciación Mensual por Centro de Costo.




Descripción de CarpetasEl filtro desplegado presenta las siguientes carpetas: General, Centro CostoActivo, Depreciación y Otros. Seguidamente se detalla cada una de ellas.


Período depreciación: fecha en la cual el usuario requiere realizar laconsulta. Se debe digitar el mes y el año.

Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación

fiscal o depreciación comparativa.Moneda: el usuario debe escoger si quiere el reporte en moneda local omoneda dólar, en caso de que el sistema maneje la configuración de doblemoneda.

En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo deCambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene enTipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros delmódulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tieneen Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetrosdel módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es asignadoautomáticamente por el sistema.

Desglosar Activos: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará eldesglose de los activos del listado en el reporte. Si el usuario no marca estaopción, el reporte imprimirá solo totales por activo.




Carpeta General, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Centro de Costo

Centro Costo ActivoEsta carpeta permite la selección tanto del código como del tipo de activo quese desea listar. Deberá ingresar la siguiente información:

Centros: se debe especificar el rango de centros de costo que se listarán en el

reporte. Si el usuario no recuerda los códigos que definirán el rango, puede presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.




Tipos: se debe especificar el rango de tipos de activos que se listarán en el

reporte. Si el usuario no recuerda los códigos que definirán el rango, puede presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.


Carpeta Tipo Activo, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo




DepreciaciónEsta carpeta permite filtrar los métodos de depreciación, dependiendo del tipode depreciación seleccionada en el carpeta general se habilitará la opción deselección en esta carpeta, basta con seleccionar el (los) método(s) deseado (s).Presenta las siguientes opciones:

Línea Recta

Suma Dígitos Anual



Por Porcentaje

6 Month Convention




Proveedor: se debe especificar el código del proveedor del activo que se

listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar undoble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.


Rango de Fechas: se debe especificar el rango de fechas que se listarán enel reporte. Permite la definición de rangos tanto para la fecha de Adquisición como para la fecha de Activación.

Costo Original: se debe especificar el costo del activo que se listará en elreporte. Permite la definición de rangos tanto para el costo en moneda Local como en Dólar.




Carpeta Otros, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo.

El usuario puede escoger generar el reporte en pantalla, impreso o por archivoun archivo ASCII. Si se decide generar el reporte por archivo se debe escribirel nombre del archivo y si se desea que el encabezado este sólo al inicio delarchivo se escoge la opción primera página o si se desea el título en cada páginase escoge la opción todas las páginas. Este archivo se guardará en el directoriodonde Exactus esté instalado.





Total de Activos

Valor Original

Depreciación Acumulada Mes Previo





Valor en Libros





Nota: Dentro del reporte, solo se presentan los activos con la última depreciación

anterior al período consultado.

REVALUACIÓN DE ACTIVOS Este reporte presenta los montos calculados por el sistema de las revaluacionesque se hayan realizado en un período de tiempo definido.

El sistema tiene la capacidad de generar el reporte desglosando las mejoras decada uno de los activos que se presenten en el listado, o si el usuario lorequiere, puede mostrar solo el total de cada activo.

Además, el sistema puede generar reportes utilizando la depreciación fiscal o lacomparativa, dependiendo de los requerimientos del usuario, y presentar losmontos calculados en moneda local o en moneda dólar, en el caso de que laempresa tenga configurado el sistema para el manejo de doble moneda.




El usuario, puede seleccionar la información que quiere que sea desplegada en

el reporte, esto es, marcar un rango específico de datos. Para esta operación,debe utilizar el filtro que despliega la pantalla principal de la opciónRevaluación de Activos.

La pantalla de filtro de la opción se presenta a continuación:

Pantalla de filtro de Reporte de Revaluación de Activos.

Los datos que tiene que digitar el usuario para utilizar el filtro de la pantalla sonlos siguientes:




En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo deCambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene enTipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros delmódulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tiene




VALORACIÓN DE ACTIVOS Este reporte genera un listado de las depreciaciones y revaluaciones de todoslos tipos de activos fijos dentro de un período de tiempo especificado. Alagrupar los datos por tipo, el orden en que se presenta la información esdefinido por el número del código que representa el tipo al que pertenece cadaactivo y debajo del tipo, se desglosan los activos que pertenecen a dicho tipo ofamilia. El sistema puede generar un reporte en el que solamente se presentenlos totales por tipo de activo.

El sistema permite que el listado se genere utilizando la depreciación fiscal o ladepreciación comparativa , dependiendo de los requerimientos del usuario yque, en caso de que la empresa tenga configurado el sistema para uso de doble

moneda, genere el reporte en moneda local o en moneda dólar (utilizando eltipo de cambio definido por el usuario). Se pueden combinar estas opciones dela manera que el usuario requiera la información.

El usuario, puede seleccionar la información que quiere que sea desplegada enel reporte, esto es, marcar un rango específico de datos. Para esta operación,debe utilizar el filtro que despliega la pantalla principal de la opciónValoración de Inventario de Activos Fijos.

La pantalla de filtro de la opción se presenta a continuación:




Pantalla de filtro de Reporte de Depreciaciones por tipo de activo.

Los datos que tiene que digitar el usuario para utilizar el filtro de la pantalla sonlos siguientes:


Desplegar Activos: permite filtrar los activos entre los que están en uso“activos” y los que no están siendo utilizados “inactivos”.


En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo deCambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene en

Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros delmódulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tieneen Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetros




del módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es asignado

automáticamente por el sistema.Desglosar Activos: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará eldesglose de los activos de cada tipo de activo listado en el reporte. Si el usuariono marca esta opción, el reporte imprimirá solo totales por tipo.

Tipo: se debe especificar el rango de tipos de activos que se listarán en elreporte

El usuario puede escoger generar el reporte en pantalla, impreso o por archivoun archivo ASCII. Si se decide generar el reporte por archivo se debe escribirel nombre del archivo y si se desea que el encabezado este sólo al inicio delarchivo se escoge la opción primera página o si se desea el título en cada páginase escoge la opción todas las páginas. Este archivo se guardará en el directorio

donde Exactus esté instalado.Dentro del listado se presentan el cálculo de los montos correspondientes a:

• Valor Original (en moneda local)

• Tipo de Cambio Original

• Valor Original (en dólares)

• Valor Revaluado

• Depreciación Acumulada Local

• Depreciación Acumulada Dólar

• Depreciación Acumulada Revaluación

• Valor en Libros• Valor en Libros Revaluación

Además, se despliegan los datos sobre la fecha de compra del activo, el plazoen meses que tiene el activo de vida útil y el tipo de depreciación utilizada paracada activo.






ÍNDICES FALTANTES PARAREVALUACIÓN Este reporte contiene un listado de los índices económicos faltantes para elcálculo de la revaluación en un período de tiempo especificado. La importanciadel reporte radica en que indica cuáles índices deben ser corregidos antes deaplicar el proceso de revaluación.

Estos índices faltantes, son necesarios cuando se corre el proceso derevaluación de activos. Este reporte se genere sobre la base de los índices de precios que han sido definidos en el módulo, dentro de la opción Índices dePrecios.

El sistema permite al usuario, definir un rango dentro del cual estaráncontenidos los datos que desea generar en reporte, de manera que se puederealizar un filtro de la información. Dicho filtro se utiliza en la pantalla principal de la opción Índices Faltantes para Revaluación.

A continuación se presenta la pantalla principal de la opción:

Pantalla de filtro de Índices faltantes para Revaluación

El usuario debe ingresar la siguiente información:




Pantalla de Filtro de Impuesto a los Activos

Las casillas que se deben definir para generar el reporte son:

Período: en esta casilla se debe definir el dato del período contable para elcual se va a generar el reporte.

Índice de Precios: en esta casilla se define el tipo de índice de precios que sedesea usar para la construcción del reporte, si desea más información respecto alos tipos de índices consulte la sección “Índices de Precios” en la página 48.

Desglosar Mejoras: esta casilla tipo check box se utiliza para indicar alsistema si se desea o no que en el reporte se muestre un desglose de lasmejoras, si no se utiliza el desglose el reporte imprima solo totales por tipo de

activo.Moneda: el reporte define mediante esta opción tipo check box, si los montosse desplegarán en moneda local o dólares, dichas opciones son excluyentesentre sí.




Filtro de Reporte de Impuesto sobre la Renta

Las casillas que se deben definir para generar el reporte son:

Período: en esta casilla se debe definir el dato del período contable para elcual se va a generar el reporte.

Índice de Precios: en esta casilla se define el tipo de índice de precios que sedesea usar para la construcción del reporte, si desea más información respecto alos tipos de índices consulte la sección “Índices de Precios” en la página 48.

Desglosar Mejoras: esta casilla tipo check box se utiliza para indicar alsistema si se desea o no que en el reporte se muestre un desglose de lasmejoras, si no se utiliza el desglose el reporte imprima solo totales por tipo de

activo.Moneda: el reporte define mediante esta opción tipo check box, si los montosse desplegarán en moneda local o dólares, dichas opciones son excluyentesentre sí.



220 Procesos Activos Fijos

RETIRO DE ACTIVOS Esa opción realiza el procesamiento de las transacciones correspondientes alretiro de un activo de las existencias de la empresa.

El retiro de un activo puede darse por varios motivos tales como laobsolescencia o simplemente una venta.

Para ejecutar el proceso de Retiro de un Activo, es necesario que antes, elusuario ingrese, en la casilla Precio de Venta , el monto que se recibirá por elretiro o la venta del activo, dicho monto debe ser mayor que cero.

Dentro de la pantalla desplegada, el usuario debe digitar la siguienteinformación:

Activo: código del activo que desea retirar de los activos de la empresa.Mejora: código y el nombre de la mejora del activo que desee retirar. Si elactivo no tiene mejoras, el sistema despliega en forma automática, el código ynombre del activo, en caso contrario, el usuario puede consultar la tabladenominada Mejoras del Activo Fijo: (código del activo), donde con undoble clic puede escoger el registro de interés.

Período: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha (mes y año,solamente) en la que quiere realizar el retiro del activo. El sistema sugiere lafecha actual, pero puede ser modificada por el usuario.

Tipo de Cambio: dentro de esta casilla, el sistema muestra el tipo de cambioque se utilizará para calcular los montos en moneda dólar. Esta casilla

permanece inactiva si se ha especificado, dentro de los parámetros globales delmódulo, que el tipo de conversión (Tipo de FASB52) es Remedición , si el Tipode FASB52 es Traducción el tipo de cambio puede ser modificado. Paramayor detalle, consultar en Parámetros del Módulo, la carpeta “Otros” en la página 15.

Porcentaje Actual: en estos recuadros, Local y Externo, se presentarándeshabilitados los porcentajes de los montos que resta por depreciar, se presenta tanto en moneda local como en moneda extranjera.

Fecha Contable: fecha que se establece para los movimientos que el activotenga.

Al hacer el retiro de un activo, el sistema sugiere como fecha contable la fecha

del sistema y si el usuario procede a cambiar el periodo, la fecha contable nocambiará, pero si el usuario posteriormente cambia la fecha contable el sistema procederá a realizar la verificación de privilegios del módulo deAdministración del Sistema llamado “Mod Períodos Cerrados”, porque al



Activos Fijos Procesos 221

momento de retirar el activo se crea un asiento y es necesario verificar este

privilegio.Además, la pantalla desplegada por el sistema está formada por dos carpetas,que agrupan los rubros que el sistema procesará para el control contable de laempresa.


FiscalDentro de la carpeta denominada Fiscal, el sistema calcula aquellos montos

correspondientes al control de la contabilidad fiscal.Dentro de la pantalla, se despliegan dos columnas denominadas:

Montos en Moneda Local: corresponde a los montos calculados para lamoneda definida como local.

Montos en Dólares: corresponde a los montos calculados para la monedadefinida como dólar. Esta columna calcula los montos, si la empresa tieneconfigurado el sistema con doble moneda, de los contrario, esta columna no escalculada. Los montos calculados para esta columna, utilizan el tipo de cambiodefinido por el usuario.

Las dos columnas presentan las mismas casillas, las cuales se describen acontinuación:


Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo a lafecha especificada. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo deltipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los montos,el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “Revaluación deActivos” en la página 251.

Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costooriginal del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de lasdepreciaciones acumuladas para los tres métodos utilizados (Línea recta,Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que se detallan enel apéndice del manual en la sección “Método de Revaluación por Índices

Compuestos” en la página 262.Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluacioneses igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas del




valor revaluado del activo hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculo

del monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluaciónde Activos” en la página 251.

Todas las revaluaciones de los activos se deprecian por el método de LíneaRecta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante del activo desdeel momento en que se agregó la revaluación.




Valor en libros revaluación: este monto es calculado de la siguiente

manera:Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.



Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval

Precio de Venta: dentro de esta casilla se debe digitar el montocorrespondiente a la venta del activo, en caso de que el retiro sea por venta, siel activo es retirado por obsolescencia, entonces se debe digitar un valor quedebe ser diferente de cero.





Tipo de activos: al igual que para el caso de los activos, el sistema permite

elegir un rango de Tipos de Activos a los cuales se les generará el histórico dedepreciaciones.

Fecha de activación: este es otro rango por el cual se pueden filtrar losactivos a los cuales se les correrá el proceso.


Pantalla del proceso Generación Depreciaciones Históricas

Como este es un proceso histórico, no se generara ningún asiento contable porconcepto de depreciación.

Las diferencias fundamentales entre Generación DepreciacionesHistóricas y el Recálculo de Acumulados radican en los siguientes

puntos:• el recálculo de acumulados se realiza cuando los datos referentes a los

activos (activos, mejoras, depreciaciones acumuladas, revaluaciones,




Nota:Si la mejora tiene registros históricos, no puede ser eliminado de la base de

datos.

Fecha de Corte: en esta casilla se debe ingresar la fecha a partir de la cual seaplicarán las acciones antes de la fecha indicada. Por omisión, se presentará lafecha del sistema, sin embargo ésta puede ser modificada.

La pantalla desplegada por esta opción es la siguiente:

Pantalla de Aplicación de Acciones de Activo

Cuando se aplica la acción, el sistema enviará un mensaje al usuario paraindicárselo, tal y como se muestra a continuación.




Fecha de activación: rango de fechas en que se iniciaron funciones con los

activos. No necesariamente tiene que ser la fecha de compra del activo.

A continuación se presenta la pantalla del proceso de generación de Asientos deIngreso:

Pantalla de Generación de Asientos de Ingreso



Activos Fijos Opciones Configurables 237

APÉNDICE AOpciones Conf igurables

NOTA INTRODUCTORIA Dentro de esta sección se presentan aquellas opciones configurables que se

ejecuten desde el módulo de Activos Fijos. Dichas opciones deben serconfiguradas dentro del módulo de Administración del Sistema antes deser ejecutadas en el módulo de Activos Fijos.

Para instalar la opción configurable siga las instrucciones que se presentan acontinuación:

1. Entre al módulo de Administración del Sistema.

2. En el submenú Administración seleccione OpcionesConfigurables. El sistema desplegará una tabla de datos denominada Opciones Configurables.

3. Desde la tabla seleccione Nuevo, o si prefiere presione al mismo

tiempo las teclas Ctrl+N o active el icono para agregar la opciónconfigurable. Esto presentará la ventana de definición de las OpcionesConfigurables la cual consta de cuatro carpetas ( Datos, Ejecutable,Seguridad y Notas).

4. Desde la ventana de definición de las Opciones Configurables:

Entre a la carpeta Datos y defina:

i). Opción: Texto que se desplegará en el menú definiendo la opción quese está instalando.

ii). Descripción: Texto que se desplegará como ayuda de la opción.

iii). Módulo: Módulo de Exactus en que se instalará la OpciónConfigurable. En este caso ACTIVOS FIJOS .

iv). Menú: Menú del módulo en que se incluirá la opción (usualmente ADMINISTRACION ).

Configurables:



238 Opciones Configurables Activos Fijos

Entre a la carpeta Ejecutable y defina:

i). Ejecutable: Ruta y nombre del fichero que ejecuta la acción que seestá configurando. Utilice el botón Examinar para ubicar el fichero enla máquina del usuario. En este caso el fichero para el reporte delImpuesto sobre la Renta es R_ISRACT30901.EXE y para el reportedel Impuesto a los activos es R_IMPACT30901.EXE.

ii). Parámetros: Parámetros que se pasan al ejecutable. En este casoserían: $U $P $C $B

Entre a la carpeta Seguridad y defina:

i). Acción: Nombre de la acción de seguridad.

ii). Constante: Nombre de la constante de seguridad.

iii). Descripción: Texto que describe la acción de seguridad.

Entre a la carpeta Notas y defina otra información que considere útil conrelación a la Opción Configurable que está instalando.

5. Una vez suministrados todos los datos necesarios salve la información ysalga del módulo de Administración del Sistema. Si todo los pasosanteriores funcionaron adecuadamente entonces la nueva opción debe

haber sido instalada y se encontrará lista para funcionar.

OPCIÓN CONFIGURABLE PARA EL

REPORTE DE IMPUESTO SOBRE LA

RENTA Con esta opción se podrá generar un reporte que muestra el Impuesto sobre laRenta para los activos señalados en un periodo determinado, agrupando losresultados por el código del activo.

El cálculo de las depreciaciones se realiza para meses completos de uso y seutilizan las fórmulas de depreciación y no las depreciaciones históricas.




Para acceder el Reporte del I mpuesto sobre la Renta únicamente debe

presionar el botón izquierdo del ratón sobre la opción (recuerde que el usuarioes quien decide donde la va a ubicar). Al hacer esto aparecerá la pantalla delfiltro, la cual contiene los siguientes campos:

Período: en esta casilla se digita el período límite hasta donde se calculará elImpuesto sobre la Renta. Esto significa que si se ingresa la fecha del 31/12/97,todos los datos del impuesto se generarán hasta esa fecha inclusive.

Índice de Precios: esta casilla es tipo F1, o sea, tiene ayuda. En ella se debeindicar el código del índice de precios que se va a utilizar para generar elreporte.

Moneda: en este campo se puede elegir si el reporte se generará en monedalocal o en dólares. Si se elige la opción dólares, el usuario debe incluir el tipo

de cambio que se utilizará para la conversión.Desglosar mejoras: si esta opción está activa, el reporte muestra los activosy sus mejoras asociadas. Si no está activa, no se logra identificar a cual activocorresponden las mejoras listadas.

Activos: en estas casillas el usuario puede ingresar un rango de activos paralos cuales se generará el reporte.

Tipo de activos: al igual que para el caso de los activos, el sistema permiteelegir un rango de Tipos de Activos para los cuales se generará el reporte.

Depreciación: dentro de esta opción, el usuario debe escoger si desea utilizarla depreciación Fiscal o la Comparativa para generar el reporte.

A continuación se muestra la pantalla de filtro para este reporte:




Filtro para el Reporte de Impuesto sobre la Renta

El reporte que se genera con esta opción muestra el código, la descripción y eltipo de los activos y de las mejoras, la fecha de activación y el costo original delos mismos, la depreciación en ejercicio, el factor de actualización y ladepreciación actualizada en ejercicio.

A continuación se muestra un ejemplo del reporte generado utilizando eldesglose de mejoras.




OPCIÓN CONFIGURABLE PARA ELREPORTE DEL IMPUESTO A LOS

ACTIVOS Con esta opción se podrá generar un reporte que muestra el Impuesto sobre losactivos en un periodo determinado, agrupando los resultados por el código delactivo.

El cálculo de las depreciaciones se realiza para meses completos de uso y seutilizan las fórmulas de depreciación y no las depreciaciones históricas.

Para acceder el Reporte del I mpuesto sobre los activos únicamente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre la opción (recuerde que el usuarioes quien decide donde la va a ubicar). Al ejecutar la acción aparecerá la pantalla del filtro, la cual contiene los siguientes campos:

Período: en esta casilla se digita el período límite hasta donde se calculará elImpuesto sobre la Renta. Esto significa que si se ingresa la fecha del 31/12/97,todos los datos del impuesto se generarán hasta esa fecha inclusive.

Índice de Precios: esta casilla es tipo F1, o sea, tiene ayuda. En ella se debeindicar el código del índice de precios que se va a utilizar para generar elreporte.

Moneda: en este campo se puede elegir si el reporte se generará en monedalocal o en dólares. Si se elige la opción dólares, el usuario debe incluir el tipode cambio que se utilizará para la conversión.Desglosar mejoras: si esta opción está activa, el reporte muestra los activosy sus mejoras asociadas. Si no está activa, no se logra identificar a cual activocorresponden las mejoras listadas.

Activos: en estas casillas el usuario puede ingresar un rango de activos paralos cuales se generará el reporte.

Tipo de activos: al igual que para el caso de los activos, el sistema permiteelegir un rango de Tipos de Activos para los cuales se generará el reporte.

Depreciación: dentro de esta opción, el usuario debe escoger si desea utilizarla depreciación Fiscal o la Comparativa para generar el reporte.

A continuación se muestra la pantalla de filtro para este reporte:




Reporte de Impuesto a los activos Fijos

Mejora Descr ipciónFecha de

ActivaciónCosto Original

Deprec.AcumuladaHistórica

Val or N et o F acto r Valor NetoActualizada

50% deprecAnual actu.

Promedio ActivoFijo

Monto delImpuesto

Activo Fijo: A-02 Computadora

A-02 Computadora 16/02/97 525,000.00 393,750.00 131,250.00 0.9558 125,448.75 9,331.09 116,117.66 2,090.12

Subtotal Activo: 2,090.12

Activo Fijo: A-03 Edificio

A-03 Edificio 01/01/80 50,000,000.00 31,666,666.67 18,333,333.33 0.8054 14,765,666.67 750,436.67 14,015,230.00 252,274.14

1001 Portones Eléct 15/05/84 1,000,000.00 633,333.33 366,666.67 0.8456 310,053.33 15,008.73 295,044.60 5,310.80

1002 A larma 27/10/87 1 ,000,000.00 633,333.33 366,666.67 0 .0876 32,131.00 15,008.73 17,122.27 308.20

Subtotal Activo: 257,893.14

TOTAL DEL IMPUESTO: 259,983.26

Porcentaje del Impuesto al Activo

Reporte de Impuesto a los ActivosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglosado por mejoras)

Fecha del Reporte: 12/1999

Mejora DescripciónFecha de

ActivaciónCosto Original

Deprec.AcumuladaHistórica

Valor Neto Factor Valor NetoActualizada

5A

Activo Fijo: A-02 Computadora

A-02 Computadora 16/02/97 525,000.00 393,750.00 131,250.00 0.9558 125,448.75

Activo Fijo: A-03 Edificio

A-03 Edificio 01/01/80 50,000,000.00 31,666,666.67 18,333,333.33 0.8054 14,765,666.67

1001 Portones Eléct 15/05/84 1,000,000.00 633,333.33 366,666.67 0.8456 310,053.33

1002 Alarma 27/10/87 1,000,000.00 633,333.33 366,666.67 0.0876 32,131.00

T

Porcentaje del Impuesto al Activo

Reporte de Impuesto a los ActivosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglosado por mejoras)

Fecha del Reporte: 12/1999




4. En dicha pantalla debe elegir el tab de File Data Source si va a crear un

nuevo Data Source o el tab de Machine Data Source para ingresar a unData Source creado (para ambos casos se necesita tener el Login Id y el password de la Base de Datos). Una vez elegido el Data Source, elsistema le desplegará la pantalla Link Tables, que muestra las tablasexistentes dentro del Data Source.

Pantalla de Link Tables

5. En esta pantalla el sistema desplegará un listado de tablas, el usuariodebe buscar el nombre de la tabla y presionar OK.

6. La tabla de datos desplegada tiene las siguientes columnas:

Hist.Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar unnúmero que debe ser consecutivo y que servirá de referencia para ubicarel registro que sea ingresado.

Activo: código que tiene asignado el activo dentro del módulo.

Mejora: código que tiene asignada la mejora en el módulo, si el registro nose refiere a una mejora, entonces se digita en esta casilla el mismocódigo del activo.

Fecha: fecha en la cual se hace efectiva la depreciación del activo.

Contabilidad: si es de tipo Fiscal (F) o Comparativa (C)

Referencia: el valor de esta casilla se determina con Histórico (H) o del

valor Revaluado (R), dependiendo de si el registro de la depreciación proviene del valor histórico del activo o del valor revaluado.

Ajuste: es un dato informativo para el usuario, se debe digitar una S si elregistro se realizó para ajustar un dato del histórico, y se debe digitar




una N si el registro no es un ajuste a un histórico. Los procesos que son

realizados en forma automática por el módulo, siempre tiene un valor deN.

Método: Si se utiliza el método de depreciación en línea recta (L), por porcentaje (P) o por suma de dígitos (S).

Deprec. Local: monto que corresponde a la depreciación acumulada enmoneda local para el activo.

Deprec. Dólar: monto que corresponde a la depreciación acumulada enmoneda dólar para el activo.

Asiento: código del asiento al cual estará dirigida la transacción contablegenerada.

Usuario: código del usuario que ingresó la información. Fecha Hora: fecha y hora en la que se ingresó el registro de depreciacióndel activo.

7. Para ingresar una nueva fila, el usuario debe escoger la opción NewRow que se encuentra bajo el submenú Table.

8. Una vez ingresados los datos, debe salvar la información con la opciónApply Edits que se encuentra bajo Table, en el submenú.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por el programa Access:




Tabla Histórico de Depreciaciones de Access

9. Si el activo está asociado a varios centros de costo, es necesario que elusuario desglose el monto correspondiente a la depreciación en unatabla denominada Depr_Centro_Costo que también se encuentradentro del programa Access.

10. Para ingresar una nueva fila, el usuario debe escoger la opción NewRecord que se encuentra bajo el submenú Insert. Dentro de estatabla, se debe digitar la siguiente información:

Hist.Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar elnúmero consecutivo al que corresponde en la tabla de Histórico deDepreciaciones que fue explicada anteriormente.

Es muy importante que este número sea el mismo, porque de lo contrario elsistema no podrá asociar la información.

Centro de Costo: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el códigodel centro de costo al que estará asociado el monto de la depreciación.

Depr. Local: monto que corresponde al porcentaje que está ligado alcentro de costo en moneda local. Este monto debe ser lo más precisoque se pueda, de manera que la sumatoria de los montos asignados a losdiferentes centros de costo sea igual al total del monto de ladepreciación del activo.




Depr. Dólar: monto que corresponde al porcentaje que está ligado al

centro de costo en moneda dólar. Este monto debe ser lo más precisoque se pueda, de manera que la sumatoria de los montos asignados a losdiferentes centros de costo sea igual al total del monto de ladepreciación del activo.

Nota: Es necesario que el número de consecutivo dentro de cada registro en la

asignación de Centros de Costo, coincida con el número de la tabla de Histórico de Depreciaciones del programa Access.

A continuación se presenta una figura para ilustrar mejor la asignación decentros de costo un activo:




Figura de Asignación de Centros de Costo a un Activo

11. Una vez ingresados los datos, debe salvar la información con la opciónSave o Save as, en la opción File.

Una vez que se han ingresado estos valores, aparecerán dentro de la pantallade Histórico de Depreciaciones que está bajo la opción deAdministración.

Asignación de Centros de Costo a un Activo

Histórico de Depreciaciones

Numero Consecutivo: 4

Activo: T-01234

Monto: 10.000,00

Depreciación Centro Costo 1


Porcentaje: 25%

Monto: 2.500,00



Porcentaje: 75%

Monto: 7.500,00

Asignación de Centros de Costo a un Activo

Histórico de Depreciaciones


Activo: T-01234

Monto: 10.000,00



Porcentaje: 25%

Monto: 2.500,00



Porcentaje: 75%

Monto: 7.500,00




12. Cuando los datos son ingresados en esta tabla, en forma automática se

despliegan dentro de la pantalla de Histórico de Depreciaciones , para que el sistema ligue los datos con la información de la base dedatos, se debe correr el proceso de Recálculo de Acumulados, paramayor información, consultar “Recálculo de Acumulados” en la página224.

FÓRMULAS Dentro de este apartado, se describirán las fórmulas que el sistema utiliza parael cálculo de las depreciaciones y las revaluaciones de los activos por losdiferentes métodos que utiliza el módulo de Activos Fijos.

R EVALUACIÓN DE ACTIVOS Dentro del sistema, existen cuatro métodos para calcular la revaluación y laescogencia del método a utilizar depende del tipo de activo fijo que se maneje yde las leyes tributarias del país.

Cuando se calcula una revaluación, se calcula tanto un valor revaluado comouna depreciación acumulada revaluada.


Método de Revaluación por PorcentajeCon este método, la revaluación del activo se calcula sumando al costo originaly las revaluaciones realizadas a dicho activo hasta un período de revaluaciónespecificado por el usuario, este total es multiplicado por un factor o porcentajede revaluación que ha sido definido previamente por la empresa para cadaactivo y que puede ser modificado en el momento en que se desee.

El valor revaluado de un activo por el método de Porcentaje, se calculasiguiendo la fórmula que se muestra a continuación:

Valor Revaluado =[Costo Orig. + Reval (Fecha Rep.) * Factor

donde

Factor = Porcentaje de Revaluación / 100




y

Reval (Fecha Rep.) = la sumatoria de todas las revaluaciones del activoregistradas en el histórico de las revaluaciones, sin contar las revaluaciones deese período o posteriores.

El usuario debe haber digitado el porcentaje de revaluación que sea requerido para cada activo.

Para ilustrar, se tiene un equipo de corte que es un activo fijo de una empresaque elabora muebles.

El valor original del activo es de ¢ 250,000.00; se determina que lasrevaluaciones de este activo se comportan según el método de Revaluación porPorcentaje, por lo que el factor es de un 1.5%

El activo se adquirió en el 05/01/1997 (períodos mensuales, correspondería al período 1 = enero) y se requiere determinar la revaluación para el 06/06/1997(período 6).

Se tiene los siguientes datos:

Factor = 1.5%

Sumatoria de Revaluaciones Históricas: ¢ 23,131.27

Período 1 = 3.750,00

Período 2 = ¢ 3,806.25

Período 3 = ¢ 3,863.34

Período 4 = ¢ 3,921,29

Período 5 = ¢ 3,980.11El valor revaluado será:

Valor Revaluado = (250,000 + 19.321,00 ) * 1.5%

Valor Revaluado período 6 = ¢ 4,039,81

Depreciación Acumulada de la RevaluaciónLa fórmula para el cálculo de la depreciación acumulada de las revaluacionescon este método es la siguiente:

Dep.Acum.Reval =

[Dep.Acum.(Fecha Rep)+ Dep.Acum.Reval (Fecha Rep) * Factordonde

Factor = Porcentaje de Revaluación / 100




Dep.Acum (Fecha Rev.) = Depreciación Acumulada a la fecha de Revaluación

Dep.Acum.Reval (Fecha Rep.) = Depreciación Acumulada de la Revaluacióna la fecha de la revaluación.

Método de Revaluación por Índice de PreciosCon este método, la revaluación del activo, se calcula utilizando un factordefinido por un índice que es producto del tiempo de vida útil. Al producto delcosto original y el factor antes mencionado, se le restan las revaluacionesrealizadas al activo.

El valor revaluado de un activo por el método de Índice de Precios, se calcula

de la siguiente manera:Valor Revaluado = [Costo Orig. * Factor - Reval (Fecha Rev.)

donde

Factor = [Índice (Fecha Rev.) / Índice (Fecha Adq.) - 1

y

Reval (Fecha Rev.) = la sumatoria de todas las revaluaciones del activoregistradas en el histórico de las revaluaciones, sin contar las revaluaciones deese período o posteriores.

Para ilustrar, se tiene un sierra eléctrica que es un activo fijo de una empresaque elabora muebles.

El valor original del activo es de ¢ 100,000.00; se determina que lasrevaluaciones de este activo se comportan según el método de Revaluación porÍndice de Precios, por lo que el índice a la fecha de compra fue de un 1.2% y elíndice a la fecha de reporte es de 1.4%.

El activo se adquirió en el 06/01/1997 (períodos mensuales, correspondería al período 1 = enero) y se requiere determinar la revaluación para el 07/06/1997(período 6).

Se tiene los siguientes datos:

Índice (06/01/97) = 1.2%

Índice (07/06/97) = 1.4%

Factor = (1.4/1.2) - 1 = 0.166Sumatoria de Revaluaciones Históricas: ¢ 11,423.4

Período 1 = 0




Período 2 = ¢ 2,250.00

Período 3 = ¢ 2,265.25

Período 4 = ¢ 2,280.80

Período 5 = ¢ 2,297.45

El valor revaluado será:

= 100,000* 0.166 - 11,423.4 = ¢ 5,176.6

Depreciación Acumulada de la RevaluaciónLa fórmula para el cálculo de la depreciación acumulada de las revaluacionescon este método es la siguiente:

Dep.Acum.Reval =

Depr.Acum.(Fecha Rev.)*Factor-Depr.Acum.Reval (Fecha Rev.)

donde

Factor = [Índice (Fecha Rep.) / Índice (Fecha Adq.) - 1

Dep.Acum (Fecha Rep.) = Depreciación Acumulada a la fecha del proceso derevaluación.

Dep.Acum.Reval (Fecha Rev.) = Depreciación Acumulada de la Revaluacióna la fecha del proceso de revaluación.

Método de Revaluación por AvalúoEl valor revaluado de un activo por el método de Avalúo, se calculamanualmente, esto es, el usuario debe digitar cual es la revaluación del activofijo para el período determinado. El valor debe ser determinado por un perito oexperto.

Cuando se utiliza el método de avalúo, todas las transacciones que esténasociadas a la revaluación, tendrán que ser digitadas manualmente por elusuario.

Depreciación Acumulada de la RevaluaciónEs necesario digitar el valor de la revaluación manualmente. Este valor debe sercalculado por un experto sobre los activos revaluados.




Método de Revaluación por IndexaciónLa aplicación de este método se hace en cuatro pasos:

1. Cálculo del Factor de Indexación

2. Cálculo del Monto de la Revaluación

3. Cálculo del Ajuste de la Depreciación Acumulada

4. Cálculo de Depreciación Inicial de Revaluación

Cálculo del Factor de IndexaciónEl factor de Indexación se calcula con base en los índices de precio definidos para el tipo de índice de precios asociado a la revaluación y se calcula como:

factor = Rnd6( [ IP(fecha_revaluación) / IP(Max(fecha_última_reval,fecha_activación)) ] - 1 )

donde,

Rnd6(x): devuelve x redondeado a 6 decimales.

IP(fecha): devuelve el índice de precios a una fecha dada

Max(f1, f2): devuelve la fecha máxima entre f1 y f2 Fecha_revaluación: es lafecha en la que se realiza el proceso de revaluación por indexación

Fecha_última_reval: es la última fecha en la que se realizó la revaluación porindexación

Fecha_activación: es la fecha en la que se empezó a depreciar el activo.

Cálculo del Monto de la RevaluaciónEl monto de la revaluación utiliza el factor calculado en el paso anterior, ycorresponde a:

Monto_revaluación = Rnd2[(costo_original +revaluaciones(fecha_revaluacion)) * factor]

donde,

Rnd2(x): devuelve x redondeado a 2 decimales

revaluaciones(fecha): devuelve la sumatoria de las revaluaciones sobre elactivo hasta el periodo anterior a la fecha indicada.




Fecha_revaluación: es la fecha en la que se realiza el proceso de revaluación

por indexaciónFactor: es el factor de Indexación calculado en el punto anterior

Cálculo del Ajuste de la Depreciación AcumuladaSe calcula el ajuste sobre la depreciación acumulada a la fecha de la últimarevaluación como:

Ajuste_depr_acum = DeprAcum(fecha_ultima_revaluación) * factor

donde,

DeprAcum( f ): calcula la depreciación acumulada del activo a la fecha f dada

Factor: corresponde al factor de indexación obtenido anteriormenteFecha_última_reval: es la última fecha en la que se realizó la revaluación porindexación

Cálculo de Depreciación Inicial de RevaluaciónSe calcula el monto de la depreciación inicial de la revaluación, el cualcorresponde a:

Depr_inicial = DeprReval (monto_revaluación, fecha_ult_reval,fecha_revaluación) + ajuste_depr_acum

Donde,DeprReval(x, f1, f2): calcula la depreciación del monto x dado, para el períodocomprendido entre la fecha f1 y la fecha f2 inclusive (la fecha de últimarevaluación coincide con la fecha de activación en caso de no haberse realizadoninguna revaluación al activo).

Para el cálculo de dicha depreciación se empleará el método de depreciacióndefinido para el activo, excepto para el método de suma de los dígitos de losaños, para el cual se utilizará la depreciación en línea recta.

Ajuste_depr_acum: corresponde al monto del ajuste sobre la depreciaciónacumulada, calculado en el punto anterior.

Ejemplo práctico de la Revaluación por Indexación




A continuación se presenta un caso de ejemplo para un activo revaluado

mediante Indexación:

Datos Generales del Activo:Costo original: 1200,00

Fecha de activación 06/06/1996

Vida útil: 120 meses (10 años)

Valor de rescate: 0,00

Tipo de depreciación: Porcentaje

Tasa de depreciación: 10% anual (0,833333% mensual)

Tipo de revaluación: Indexación

Tabla de Índices:

Mes 1996 1997 1998Enero 1279.042022 1413.596753 1498.188180

Febrero 1296.410236 1413.736227 1511.998762

Marzo 1304.279751 1415.874376 1529.602843

Abril 1310.744540 1420.128636 1534.275271

Mayo 1323.326096 1434.218490 1539.704072

Junio 1336.290446 1444.180465 1544.086610

Julio 1348.612373 1448.498301 1556.027467

Agosto 1359.065275 1451.373906 1565.326117

Setiembre 1371.056810 1456.220244 1572.403642

Octubre 1387.149048 1461.146886 1580.923524

Noviembre 1400.622611 1472.900044 1588.264259

Diciembre 1408.297229 1479.181504 1595.726871

Periodo: Junio 1996 a Diciembre 1996 (primer año)Factor de Revaluac. Dic/96: 0,054 Rnd3( [ IP(dic96) / IP(jun96) ] - 1 )

Rnd3(( 1408,297229 / 1336,290446 ) - 1)




Monto Revaluado Dic/96: 64,80 (Costo Original + Revaluaciones) * Factor

(1200,00 + 0,00) * 0,054

Depreciación Mensual: 10,00 Sobre costo original usando porcentaje

Ajuste sobre DepreciaciónAcumulada (ult reval):

0,00 No hay revaluaciones anteriores

Depreciación del Periodo: 60,00 Sobre costo original (Julio a Diciembre)

3,24 Depreciación Inicial Revaluación Dic/96

DeprReval(64.80, Jul. 96, Dic 96)

---------------

63,24 Total depreciación en el periodo

Depreciación Acumulada: 63,24 Depreciación 1996

Valor en Libros: (+) 1200,00 Costo Original

(+) 64,80 Total Revaluaciones

---------------

1264,80 Valor Revaluado (Saldo Indexado)

---------------

(-) 63,24 Depreciación Acumulada---------------

1201,56 Valor en Libros

Asientos generados durante el periodo y relacionados con larevaluación:

Concepto Nombre de lacuenta

Débito Crédito

Revaluación Dic96

Cuenta de Activo Fijo parala Revaluación

64,80 --

Cuenta de Depreciación dela Revaluación

-- 3,24

Cuenta de Resultados -- 61,56




R.E.I.

Periodo: Enero 1997 a Diciembre 1997 (segundo año)Factor de Revaluación Dic/97: 0,050 Rnd3( [ IP(dic97) / IP(dic96) ] - 1 )

Rnd3(( 1479,181504 / 1408,297229 ) -1)

Monto Revaluado Dic/97: 63,24 (Costo Original + Revaluaciones) *Factor

(1200,00 + 64,80) * 0,050


0,54 Sobre Revaluación Dic/96

--------------

10,54 Total depreciación mensual

Ajuste de la DepreciaciónAcumulada a Dic/96

3,16 (Depr. Acum. a Dic 96 * Factor =63,24 * 0,050)

Depreciación del Periodo: 120,00 Sobre costo original (Enero aDiciembre)


9,48 Depreciación Inicial RevaluaciónDic/97

= depr. inicial + ajuste (6,32 + 3,16)

--------------



135,96 Depreciación 1997

--------------

199,20 Total depreciación acumulada


(+) 128,04 Total Revaluaciones (Dic/96 + Dic/97)

---------------





---------------

(-) 199,20 Depreciación Acumulada

---------------


Asientos generados durante el periodo y relacionados con la revaluación:

Concepto Nombre dela cuenta

Débito

Crédito

Revaluación Dic 97 Cuenta de Activo Fijo para la Revaluación

63,24 --

Cuenta de Depreciaciónde la Revaluación

-- 9,48*

Cuenta de ResultadosR.E.I.

-- 53,76

Depreciación Reval.Dic 96 **

Cuenta de Depreciaciónde Revaluación

6,48 --

Cuenta de Depr.Acumulada Revaluación

-- 6,48

(*) Corresponde a la depreciación inicial (6,32) más el ajuste en la depreciaciónacumulada a Dic 1996 (3.16).

(**) Representa un asiento consolidado para todo el año, ya que el proceso dedepreciación genera un asiento mensual sobre las cuentas indicadas.

Periodo: Enero 1998 a Diciembre 1998 (tercer año)Factor de Revaluación Dic/98: 0,079 Rnd3( [ IP(dic98) / IP(dic97) ] - 1 )

Rnd3(( 1595,726871 / 1479,181504 ) -1)

Monto Revaluado Dic/98: 104,92 (Costo Original + Revaluaciones) *Factor

(1200,00 + 64,80 + 63,24) * 0,079







--------------

11,07 Total depreciación mensual

Ajuste de la DepreciaciónAcumulada a Dic/97

15,74 (Depr. Acum. a Dic 97 * Factor =199,20 * 0,079)

Depreciación del Periodo: 120,00 Sobre costo original (Enero aDiciembre)



26,23 Depr. Inicial Revaluación Dic/98= depr. inicial + ajuste (10,49 + 15,74)

--------------





--------------

358,27 Total depreciación acumulada


(+) 232,96 Total Revaluaciones (Dic/96 + Dic/97+ Dic/98)

---------------


---------------

(-) 358,27 Depreciación Acumulada

---------------


Asientos generados durante el periodo y relacionados con la revaluación:Concepto Nombre de la

cuentaDébito Crédito




Revaluación Dic 98 Cuenta de Activo Fijo

para la Revaluación

104,92 --

Cuenta de Depreciaciónde la Revaluación

-- 26,23*

Cuenta de ResultadosR.E.I.

-- 94,43

Depreciación Reval.Dic 96 **

Cuenta de Depreciaciónde Revaluación

6,48 --


-- 6,48

Depreciación Reval.

Dic 97 **

Cuenta de Depreciación

de Revaluación

6,36 --


-- 6,36

(*) Corresponde a la depreciación inicial (10,49) más el ajuste en ladepreciación acumulada a Dic 1997 (15,74).

(**) Representa un asiento consolidado para todo el año, ya que el proceso dedepreciación genera un asiento mensual sobre las cuentas indicadas.

Nota sobre frecuencia de ejecución de la Indexación:El ejemplo anterior asume que el proceso de depreciación se ejecutamensualmente, y que el de Revaluación (Indexación), se ejecuta anualmente.Sin embargo, dada la forma en la que se calcula el monto revaluado y sudepreciación inicial, sería factible ejecutar el proceso de Indexación en formamensual. En este caso, las fórmulas tomarían los índices de precioscorrespondientes a cada mes.

Método de Revaluación por Índices

CompuestosLa aplicación de este método se hace en cinco pasos:




1. Cálculo de los índices de inflación Interna y Externa, utilizando los

porcentajes Local y Externo definidos en la carpeta ÍndiceCompuesto de la opción de menú Tipos de Activos, los cualessumados forman el Índice de Inflación Compuesto.

2. Cálculo del Índice de Inflación Compuesto.

3. Cálculo de la revaluación y de la depreciación actual del activo.

4. Cálculo de la revaluación y de la depreciación acumulada del activo.

5. Cálculo de la revaluación neta del período.

Cálculo de los Índices de Inflación Interna y ExternaEl Índice de Inflación Interna se calcula utilizando el porcentaje local asignado

al activo, representado por el Índice de Precios para el Consumidor. Para elcálculo se requiere el valor del período anterior y actual. El cálculo se realizade la siguiente forma:

Índice Inflación Interna = (Índice de Precios para el Consumidor PeríodoActual / Índice de Precios para el Consumidor Período Anterior ) - 1

El Índice de Inflación Externa se calcula utilizando los dos índices externosasignados al activo, que representan el Composite Trend (índice determinado por la Oficina de Reclamos de los Estados Unidos) y el Tipo de Cambio, parael cálculo se requiere el valor del período anterior y actual. El cálculo se realizade la siguiente forma:

Índice Inflación Externa = [(Composite Trend Actual / Composite TrendAnterior) * (Tipo Cambio Actual / Tipo Cambio Anterior)] – 1

Cálculo del Índice de Inflación Compuesto.Una vez calculados los índices de inflación interna y externa podrá obtener elÍndice de Inflación Compuesto, que es en realidad el requerido para el resto delcálculo, su cálculo se realiza de la siguiente manera:

Índice Inflación Compuesto = (PL * III) + (PE * IIE)

donde,

PL: porcentaje local definido en la carpeta Índice Compuesto de la opciónde menú Tipos de Activos.

III: Índice de Inflación Interna.




PE: porcentaje externo definidos en la carpeta Índice Compuesto de la

opción de menú Tipos de Activos. IIE: Índice de Inflación Externa.

Cálculo de la revaluación y de la depreciación actual delactivo.Una vez obtenido el índice de inflación compuesto se procede a calcular elmonto correspondiente a la revaluación y la depreciación actual de cada activoal que se le asignó este método de revaluación, para ello se aplican lassiguientes fórmulas:

Revaluación del Activo Actual = ( Índice Inflación Compuesto / 100) *(Activo al Costo Acumulado al período anterior + Activo RevaluadoAcumulado al período Anterior)

Revaluación de la Depreciación Actual =( Índice Inflación Compuesto /100) * (Depreciación al Costo Acumulado al período anterior +Depreciación Revaluado Acumulado al período Anterior)

Cálculo de la revaluación y de la depreciaciónacumulada del activo.Para el cálculo de la revaluación y la depreciación acumulada se aplican lassiguientes formulas:

Activo Revaluado Acumulado Actual = Activo Revaluado AcumuladoAnterior + Revaluación del Activo Actual

Depreciación Revaluado Acumulado Actual = Depreciación RevaluadaAcumulada Anterior + Revaluación de la Depreciación Actual

Cálculo de la revaluación neta del período.Finalmente la Revaluación Neta se calcula restándole a la Revaluación delActivo Actual el valor del Revaluación de la Depreciación Actual.




Revaluación Neta = Revaluación del Activo Actual – Revaluación de la

Depreciación ActualNota: Es importante resaltar que la revaluación siempre es positiva, además que ladepreciación de la misma aplicará el mismo método asignado al activo, de esta

forma, si se agrega el método de depreciación en línea recta al activo, elmismo método debe aplicarse para la depreciación de la revaluación del

mismo activo. La depreciación acumulada del activo se calcula sumando ladeprecación anterior más la depreciación al período, difiriendo de la

depreciación revaluada que toma la depreciación acumulada y le suma larevaluación del período a la depreciación.

Ejemplo práctico de la Revaluación por ÍndicesCompuestosA continuación se presenta un caso práctico de ejemplo para una revaluaciónde activos para una empresa de servicios públicos mediante el método deÍndices Compuestos (ejemplo hipotético).

Índices de precios utilizados para revaluar el período 2003.

De acuerdo con la metodología, se deben de utilizar tres índices:

i) Índice de precios para el consumidor, utilizado para revaluar el componentelocal de los activos.

ii) Tipo de cambio del colón con respecto al dólar, utilizado en formacombinada con el Composite Trend para revaluar el componente externo de losactivos.

iii) Composite Trend determinado por la Oficina de Reclamos de los EstadosUnidos y utilizado en forma combinada con el Tipo de cambio para determinarel incremento del componente externo.

Determinación del incremento por revaluación de los componentes interno yexterno.

La determinación del índice externo se realiza mediante el siguiente cálculo:

Índice Externo = Incremento tipo cambio * Incremento Composite Trend

Diciembre2002 (A)

Diciembre2003 (B)

Incremento Anual[(B / A) – 1] * 100




Índice de precios para el

consumidor

919.65 1152.65 25.33%

Tipo de cambio 69.75 80.00 14.69% Composite Trend 162.00 168.00 3.70% Índice Externo 1.1469 * 1.037 18.93 %

De los datos anteriores se observa que el incremento para el componenteinterno en el 2003 fue de un 25.33% y para el componente externo un 18.93%

Al cierre contable del 2002( 31 de diciembre del 2002 ), la empresa mostrabalos siguientes saldos en sus activos en operación:

Valor alcosto

Valor totalrevaluado

Planta Generación Hidráulica.Deprec.Acum. Planta Generación Hidroeléctrica

200.0030.00

1,500.00600.00

Sistema Transmisión EléctricaDeprec.Acum. Sistema Transmisión Eléctrica

500.0050.00

3,500.00800.00

Sistema Distribución EléctricaDeprec.Acum. Sistema Distribución Eléctrica

700.00150.00

5,000.002,000.00

Sistema Alumbrado PublicoDeprec. Acum. Alumbrado Público

200.0050.00

1,000.00300.00

Activos Planta GeneralDeprec.Acum. Activos Planta General

300.0040.00

2,000.001,000.00

Total Activos 1,900.00 13,000.00

Total Depreciación Acumulada 320.00 4,700.00

Activo Fijo Neto en Operación 1,580.00 8,300.00

Componentes internos y externos de los activos.

El incremento a conferir a cada activo por efecto de la revaluación se realiza dela siguiente manera:




Incremento = [% Componente Local* Incremento Índice Local] + [%

Componente Externo * Incremento Índice Externo]Para la presente revaluación, la compañía presenta los siguientes porcentajes enlos componentes interno y externo:

%Componente Interno

%Componente Externo

Planta Generación Hidráulica 40.00 60.00

Sistema Transmisión Eléctrica 80.00 20.00

Sistema Distribución Eléctrica 20.00 80.00

Sistema Alumbrado Publico 30.00 70.00

Activos Planta General 50.00 50.00

Ajustes contables recomendados

El ente regulador realiza periódicamente auditorías a las empresas, con el fin deverificar la razonabilidad de los estados financieros remitidos por las empresasreguladas. Como consecuencia de estas revisiones, se realizan ajustes contablesen los estados financieros.

En la última auditoría realizada a la compañía, se encontró que en el período2,001 la empresa realizó un retiro de activos en forma parcial, ya que solo retiró

de los activos el valor al costo, lo que provocó una sobrevaloración de losmismos al cierre contable, por lo tanto, según la recomendación del enteregulador deberá realizarse el siguiente ajuste:

Depreciación AcumuladaGeneración Hidroeléctrica

100.00

Depreciación AcumuladaTransmisión Eléctrica

80.00

Pérdida por retiro 220.00 Revaluación SistemaGeneración Hidroeléctrica

250.00

Revaluación SistemaTransmisión Eléctrica

150.00

Sumas Iguales 400.00 400.00 Cálculos de la revaluación del 2003




Índices de Precios para Revaluar Activos Eléctricos

Comportamiento Período 2003

Diciembre2002

Diciembre2003

IncrementoAnual

Índice de precios para el consumidor 919.65 1,152.65 25.34%

Tipo de cambio 69.75 80.00 14.70%

Composite Trend 162.00 168.00 3.70%

Incremento del Componente 1.147 * 1.037 18.93%

Ponderación de los Incrementos del Componente Interno y ExternoRevaluación del Período 2003

Activo %Comp.Local(A)

Incremento Local(B)

% Comp.Externo(C)

IncrementoExterno(D)

Increm.Total1 (A*B)+ (C*D)

PlantaGeneraciónHidráulica

40.00 25.34 60.00 18.93 21.49%

SistemaTransmisión

Eléctrica

80.00 25.34 20.00 18.93 24.05%

SistemaDistribuciónEléctrica

20.00 25.34 80.00 18.93 20.21%

SistemaAlumbradoPúblico

30.00 25.34 70.00 18.93 20.85%

Activos PlantaGeneral

50.00 25.34 50.00 18.93 22.13%

Cálculos Aritméticos de la Revaluación de Activos

Período 2003

1 Porcentaje por aplicar a los activos por revaluar




Concepto

s

Valor al

Costo

Activo

TotalRevaluado31-12-2002

Deprec

.Acum.Revaluada 31-12-2002

Ajuste

Auditoría2001

Activ

o FijoBrutoRevaluadoAjustado31-12-2002

Depre

c.Acum.RevaluadaAjustada31-12-2002

Activo

De p.Acum.

ActivoReval.

De p.Reval.

PlantaGeneraciónHidráulic

a

200.00

30.00

1,500.00

600.00 (250.00)

(100.00)

1,250.00

500.00

SistemaTransmisiónEléctrica

500.00

50.00

3,500.00

800.00 (150.00)

(80.00)

3,350.00

720.00


700.00

150.00

5,000.00

2,000.00

0.00

0.00

5,000.00

2,000.00

SistemaAlumbradoPublico

200.00

50.00

100.00 300.00 0.00

0.00

100.00

300.00

ActivosPlantaGeneral

300.00 40.00 2,000.00 1,000.00 0.00 0.00 2,000.00 1,000.00

TotalGeneral

1,900.00

320.00

12,100.00

4,700.00

(400.00)

(180.00)

11,700.00

4,520.00

Conceptos

RevaluaciónActivo2003

RevaluaciónDepreciación 2003

AdicionesActivos2003

Depreciación Anual2003Histórico+Revaluaciones

ActivoFijoBrutoRevaluado 3-12-2003

Deprec.Acum.Revaluada 3-12-2003

PlantaGeneraciónHidráulic

268.65 107.46 25.00 15.00 1,543.65

622.46




a

SistemaTransmisiónEléctrica

805.83 173.19 40.00 25.00 4,195.83

918.19


1,010.56

404.22 50.00 35.00 6,060.56

2,439.22

SistemaAlumbradoPublico

20.85 62.56 0.00 45.00 120.85 407.56

Activos

PlantaGeneral

442.66 221.33 0.00 55.00 2,442.

66

1,276.

33

TotalGeneral

2,548.55

968.76 115.00 175.00 14,363.55

5,663.76

El asiento contable para registrar la Revaluación de Activos Fijos del período2003, de acuerdo con los correspondientes índices de inflación Interna yExterna será el siguiente:

Cuenta Debe HaberPlanta Generación Hidráulica 268.65

Sistema Transmisión Eléctrica 805.83

Sistema Distribución Eléctrica 1,010.56

Sistema Alumbrado Publico 20.85

Activos Planta General 422.66

Depreciación Revaluación Planta Generación Hidráulica 107.46

Depreciación Revaluación Sistema Transmisión Eléctrica 173.19

Depreciación Revaluación Sistema Distribución Eléctrica 404.32

Depreciación Revaluación Sistema Alumbrado Publico 62.56

Depreciación Revaluación Activos Planta General 221.33

Superávit por Revaluación de Activos 1,579.69




D EPRECIACIÓN DE ACTIVOS Dentro del sistema, existen tres métodos para calcular la depreciación; laescogencia del método a utilizar depende del tipo de activo fijo que se maneje yde las leyes tributarias del país.

Si la fecha de consulta está entre un período que ya ha sido depreciado, se tomael datos de los históricos (base de datos), pero si no, se hace una proyección delvalor en base de lo que haya en los históricos, acá vale hacer la salvedad de quedicho cálculo se hará únicamente si el histórico de depreciaciones tiene almenos un registro, de lo contrario solo con la funcionalidad de proyectarcálculo el usuario podrá ver los datos. Esto se aplica para todos los métodos.


Método de Depreciación por Línea RectaLa depreciación por línea recta, asume un monto de depreciación mensual quees igual para todos los meses de vida útil del activo. Sin embargo, se hace unadiferencia entre el primer y el último mes de depreciación del activo (según lafecha de activación), ya que se toma en cuenta los días en que ha tenidovigencia el activo.

A continuación se presentan dos figuras que ejemplifican el comportamiento dela depreciación por el método de línea recta:




Figura de comportamiento de depreciación por Método de Línea Recta

Comportamiento del Valor Depreciable por el Método de Línea Recta


Por fórmula generalDepreciación = Valor Depreciable / Vida útil

Valor Depreciable = Costo Original - Valor de Rescate

Método de Depreciación en Línea Recta

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

1 2 3 4 5 6 7

Tiempo

V a l o r d e l A c t i v o

Vida útil

Valor de

Rescate

Valor

Original

Método de Depreciación

por Línea Recta

0

2040

60

80

100

1 2 3 4 5 6

Tiempo

V

a l o r

D e p r e c i a d o

Vida útil




Por ejemplo, para el caso de la empresa que elabora muebles realizaría el

siguiente cálculo para el máquina de pintar que es un activo fijo que se depreciaen línea recta, cuyo costo fue de 250.00 y tiene una vida útil de 6 años (72meses):

Valor Depreciable = 250,000 - 50,000 = 200,000

Depreciación = 200,000 / 72 = ¢ 2,777.77 / mes

Existen dos casos especiales:

Fórmula del primer mes de Depreciación

Depreciación = (Valor Depreciable / Vida útil ) * R

Depreciación = (Valor Depreciable / Vida útil ) * R

R = (A - B ) / A

A = Días del mes de activación

B = Días previos a la Activación

A continuación se presenta una figura que ilustra la fórmula:

Gráfico de ejemplo del cálculo de la depreciación por Línea Recta

Figura Depreciación Línea Recta

(Primer Mes)

A

R

B

A = Total de días del mes de activación

B = Días Activo

R = Valor Depreciado en el primer mes

R = A - B

Inicio de mes Fin de mes

Fecha de

Activación




Fórmula Último mes de Depreciación

Deprec. = (Val.Deprec. / Vida útil) - Val.Deprec. en primer mes

Deprec. = (Val.Deprec. / Vida útil) - Val.Deprec. en primer mes

Val.Deprec. = Valor Depreciable

Fórmula para los meses intermedio de Depreciación (Ajuste de datoshistóricos)

Para los meses que no son ni el primer mes ni el último mes de depreciación, ladepreciación mensual se calcula así:

Depreciación = A / B

A = Valor Depreciable - Depr.Acum.Hist. - Depreciación último mes de vidaútil por fórmula

Depr.Acum.Hist = Depreciación Acumulada Histórica a la fecha de la últimadepreciación.

B = Períodos no depreciados sin contar el último mes


Figura ejemplo de cálculo depreciación mensual en los meses intermedios por Métodode Línea Recta

Depreciación AcumuladaDepreciación Acumulada = A + B * C

A = Deprec. Acumulada Histórica Total del Activo hasta el día de hoy.


(Depreciación por ajuste de datos históricos)

B = Períodos no depreciados

Lo que realmente ha

sido depreciado

Fecha de

consulta

Vida útilFecha de

última

depreciación

BDeprec. último

mes




B = Depreciación mensual.

C = Meses sin depreciar al período de consulta


Figura ejemplo de cálculo de depreciación acumulada por Línea Recta

Método de Depreciación por Suma de DígitosLa depreciación por suma de los dígitos de los años, asume que el activo tieneun monto de depreciación mensual que es igual para todos los meses de un añodel activo, sin embargo, el monto varía de un año al otro. Para el primer año, elmonto es más alto que para el segundo año y así sucesivamente (por eso a estemétodo también se le llama depreciación acelerada). El mismo principio seaplica a la suma de dígitos mensual y diaria.

En general, el monto de depreciación anual se calcula multiplicando el total adepreciar por un numerador que es igual a la cantidad de años que le quedan al

activo y dividido por un denominador que es la suma de los años que tiene elactivo. En este tipo de depreciación no se genera un monto para el mes en quese adquirió el activo, la depreciación del mes de activación es cero.


(Depreciación Acum. por datos históricos)

A = Deprec. Acum.Total del Activo hasta el día de hoy

B = Deprec.en base a históricos del período

C = Meses sin depreciar al período de consulta

Lo que realmente ha

sido depreciado

Fecha de

consulta

Vida útilFecha de

última

depreciación

BA

C




A continuación se presentan dos figuras que ejemplifican el comportamiento de

la depreciación por el método de suma de dígitos:

Figura de comportamiento de depreciación por Método de Suma de Dígitos anual

Comportamiento del Valor Depreciable por el Método de Suma de Dígitos anual

Por fórmulaDepreciación = (Valor Depreciable * Factor Anual)/12

Factor Anual = A / B

Valor Depreciable = Valor Costo Original - Valor de Rescate

Método de Depreciación por

Suma de Dígitos

0

200

400

600

800

1000

1 2 3 4 5

Tiempo

V a l o r d e l

A c t i v o

Vida útil

Método de Depreciación por Suma de

Dígitos

0

100

200

300

1 2 3 4 5

Tiempo

V a l o r

D e p r e c i a b l e

Vida útil




A = Años que restan de vida útil contando el año actual

B = ( Años * (Años + 1) ) / 2

NOTA = Todos los valores depreciados se redondean a dos decimales, por loque el valor de la depreciación del último mes del año, incluirá el ajuste de losredondeos.

A continuación se presenta una figura que ejemplifica el cálculo de ladepreciación mensual por fórmula, para el caso de un activo con 4 años de vidaútil:

Pantalla de ejemplo de factor anual para Suma de Dígitos

Casos especiales:

Fórmula para calcular la depreciación en el año de depreciación

Depreciación = (A - B ) / C

A = Depreciación Acumulada por fórmula al final del año

B = Depreciación Acumulada en históricos

C = Períodos no depreciados de ese añoA continuación se presenta una figura que ilustra el cálculo de la depreciaciónmensual por suma de dígitos:

Figura Depreciación Suma de Dígitos

(Factor Anual))

4 / 10 3 / 10 2 / 10 1 / 10

Factor Anual = A / B

A = Años que restan de vida útilB = (Años * (Años+1)) / 2

Factor

Anual




Figura ejemplo de depreciación por método de Suma de Dígitos (caso 1)

Fórmula para consultar la última depreciación mensual (de un activovencido)

Depreciación = (A - B ) / 12

A = Depreciación Acumulada por fórmula al final del año consultado

B = Depreciación Acumulada por fórmula al inicio del año consultado.

A continuación se presenta una figura que ilustra el cálculo de la depreciaciónmensual por suma de dígitos para el segundo caso:


(Depreciación por datos históricos)

Consulta en el año de la última depreciación

A = Depreciación Acum. por Fórmula al final del año

B = Depreciación Acumulada en Históricos

C = Períodos no depreciados de ese año

Lo que realmente ha

sido depreciado

Fecha de

consulta

Fin de

Año

Fecha de

última

depreciación

B

A

C




Figura ejemplo de depreciación por método de Suma de Dígitos (caso 2)

Depreciación AcumuladaCasos especiales:

Fórmula para calcular depreciación acumulada

Depreciación = A +( B * C )

A = Depreciación Acumulada total del activo hasta el día de hoy

B = Depreciación del mes consultado

C = Meses sin depreciar a fecha consultada

A continuación se presenta una figura que ilustra el cálculo de la depreciaciónacumulada por suma de dígitos para el primer caso:


(Depreciación por datos históricos)

Consulta posterior al año de la última depreciación

A = Depreciación Acum. por Fórmula al final

del año consultado

B = Depreciación Acum. por Fórmula al inicio

del año consultado

Lo que debe depreciarse

en ese año

Lo que realmente ha

sido depreciado

Fecha de

consulta

Año 2Fecha de

última

depreciación

Año 1

A

B




Figura ejemplo de depreciación acumulada por método de Suma de Dígitos (caso 2)

Método de Depreciación por PorcentajeLa depreciación por porcentaje se basa en una tasa porcentual mensual, endonde para cada mes se debe especificar el porcentaje de depreciación para el período. La suma total de los porcentajes para todos los períodos quecomprenden la vida útil, no debe exceder el 100%, sin embargo es posible que para cierto tipo de activos, éste valor sea menor del 100%.

Por fórmula

Depreciación = A * B

A = Valor Depreciable

B = Porcentaje de Depreciación definida por mes


(Depreciación Acum. por datos históricos)

Consulta es posterior al año de la última depreciación

A = Deprec. Acum. por Fórmula al inicio

del año consultado

B = Deprec. mes consultado

C = Meses sin depreciar a fecha consultada a partir

del inicio del año consultado

Lo que

realmente ha

sido

Fecha de

consulta

Vida

útil

Fecha de

última

depreciación

Año 1

B

A

C




Valor Depreciable = Valor Costo Original - Valor de Rescate


Depreciación Acumulada = Depreciaciones mensuales hasta fecha deconsulta

Depreciación Acumulada = Sumatoria de las depreciaciones mensuales hastafecha de consulta

Método de Depreciación por SaldosDecrecientesEl método de depreciación por Saldos Decrecientes contiene tres categorías de bienes depreciables:

◊ Categoría I: Edificaciones y componentes estructurales de los mismos,cuya Tasa de depreciación es del 5%.

◊ Categoría II: Automóviles y camiones livianos de uso común; equiposy muebles de oficina; computadoras, sistemas de información y equiposde procesamiento de datos, cuya Tasa de depreciación es del 25%.

◊ Categoría III: Cualquier otra propiedad depreciable, en cuyo caso laTasa de depreciación es del 15%.

Además, los bienes depreciables dados en arrendamiento se depreciaran deconformidad al siguiente tratamiento:

Categoría II: 50%

Categoría III: 30%

Deberá definirse un Tipo de Activo para cada una de estas categorías,especificando dentro del mismo el porcentaje aplicable así como las cuentassegún corresponda.

Ejemplo con un activo de categoría III

Valor del activo: ¢100,000.00

Primer año de depreciación




100,000.00 x 50% = 50,000.00

50,000.00 x 15% = 7,500.00 Deprec. anual

7,500.00 / 12

(meses del año)

=625.00 Deprec.

mensual

Segundo año de depreciación100,000.00 -7,500.00 = 92,500.00

92,500.00 x15% = 13,875.00 Deprec. anual

13,875.00 / 12

(meses del año) =1,156.25 Deprec.

mensual

Tercer año de depreciación92,500.00 -13,875.00 = 78,625.00

78,625.00 x15% = 11,793.75 Deprec. anual

11,793.75 / 12

(meses del año) =982.81 Deprec.

mensual

Obsérvese que pare el primer año la tasa de depreciación se aplicó sobre el

50% (50,000.00) del valor total del activo, en el 2do año se restó al valororiginal del activo (100,000.00) la depreciación anual del 1er año y a la

diferencia se le aplicó la tasa anual de depreciación. Ya para el 3er año y los

restantes el valor inicial del activo será igual al valor inicial del año anterior

(2do), menos la depreciación total para ese año (13,875.00), y a la diferencia

se le aplica la tasa de depreciación para obtener la depreciación total del 3er

año.



Activos Fijos Formato de Reportes 285

APÉNDICE BFormato de Reportes

DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS

POR CÓDIGO

DesglosadoReporte de Depreciaci n Mensual por C digo de Activo

Utilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local(Desglosado por Mejoras)

Fecha de Reporte : 10/1996

Mejora Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec.Acu. Dep rec. Dep reci ac . Dep rec. Dep r.Acu. Val or Valor libros

C ompr a M es es D ep r. O ri gi na l R ev al . Mes Prev. M ensual Re valuac. Acum. Re val. en libr os Reval.

Activo Fijo: 1-09 T-05 Escritorio ejec.

1 Escritorio ejec. 1/1/96 36 L 30,000 0.00 14,560 6 94.44 0.00 15,255 0.00 14,745 0.00

SUB-TOTAL 30,000 0.00 14,560 6 94.44 0.00 15,255 0.00 14,745 0.00

Activo Fijo: 1-10 T-07 Camión de carga

1 Camión de carga 1/1/96 48 S 7,000,000 0.0 0 3 ,80 0,00 0 150,000 0.00 3,950,000 0.00 3,050,000 0.00

SUB-TOTAL 7,000,000 0.0 0 3 ,80 0,00 0 150,000 0.00 3,950,000 0.00 3,050,000 0.00

Activo Fijo: 1-11 T-07 Camión liviano

1 Camión liviano 1/1/96 48 S 9,000,000 0.0 0 4 ,80 0,00 0 200,000 0.00 5,000,000 0.00 4,000,000 0.00

SUB-TOTAL 9,000,000 0.0 0 4 ,80 0,00 0 200,000 0.00 5,000,000 0.00 4,000,000 0.00

TOTALES GENERALES: 16,030,000 0.0 0 8 ,61 4,56 0 350,694 0.00 8,965,255 0.00 7,064,745 0.00



286 Formato de Reportes Activos Fijos

Reporte de Depreciación Mensual por Código de Activo (desglosado)

Reporte de Depreciación Mensual por Código de Activo

Utilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local(Desglosado por Mejoras)

Fecha de Reporte : 10/1996

Mejora Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Depreciac. Depre

Compra Meses Depr. Original Reval. Mes Prev. Mensual Revaluac. Acum

Activo Fijo: 1-09 T-05 Escritorio ejec.

1 Escritorio ejec. 1/1/96 36 L 30,000 0.00 14,560 694.44 0.00 15,2

SUB-TOTAL 30,000 0.00 14,560 694.44 0.00 15,2

Activo Fijo: 1-10 T-07 Camión de carga

1 Camión de carga 1/1/96 48 S 7,000,000 0.00 3,800,000 150,000 0.00 3,950,0

SUB-TOTAL 7,000,000 0.00 3,800,000 150,000 0.00 3,950,0

Activo Fijo: 1-11 T-07 Camión liviano1 Camión liviano 1/1/96 48 S 9,000,000 0.00 4,800,000 200,000 0.00 5,000,0

SUB-TOTAL 9,000,000 0.00 4,800,000 200,000 0.00 5,000,0

TOTALES GENERALES: 16,030,000 0.00 8,614,560 350,694 0.00 8,965,2




Sólo Totales

Reporte de Depreciación Mensual por Código de Activo. (Totales)

Reporte de Depreciación Mensual por Código de ActivoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Activo)Fecha de Reporte : 10/1996

C ódig o Ti po D es cri pc ión Fe cha de Pl azo T ipo Val or Val or Depreciac. Deprec. Deprec. Deprec. Depr.Acu. Valor Valor libros

Compra Meses Depr. Original Revaluado Acum.Mes Prev. Mensual Reval. Acum. Reval. en l ibros Revaluac.

75677 A-01 Comput. 386 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9, 25 0. 0 3, 184 .8 1 55 ,2 77 24 ,82 5. 7 7 4, 723 15,924.3

24633 A-15 Comput. 486 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9, 25 0. 0 3, 184 .8 1 55 ,2 77 24 ,82 5. 7 7 4, 723 15,924.3

45574 D-30 Impres. Láser 02/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7, 91 6. 7 3, 184 .8 1 55 ,4 17 24 ,82 5. 7 7 4, 583 15,924.3

56651 D-34 Impres. Láser 05/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7, 91 6. 7 3, 184 .8 1 55 ,4 17 24 ,82 5. 7 7 4, 583 15,924.3

30021 T-03 Calcul. Cient. 01/01/94 48 S 7,000 0.00 4,583.3 91.7 0.00 4,675 0 .00 2,325 0.00

20021 T -02 Calcul. Financ. 0 1/01/95 36 L 25,000 0.00 8,736.3 416.7 0.00 9,153 0.00 15,847 0.00

TOTALES GENERALES: 952,000 163,000.0 600,373.1 34,842 1 2,7 39 6 35 ,2 15 99 ,30 2. 8 31 6, 78 5 63 ,69 7. 2

Reporte de Depreciación Mensual por Código de ActivoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Activo)Fecha de Reporte : 10/1996

Código Tipo Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Depreciac. Deprec. Deprec. De

Compra Meses Depr. Original Revaluado Acum.Mes Prev. Mensual Reval. Ac

75677 A-01 Comput. 386 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155

24633 A-15 Comput. 486 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155

45574 D-30 Impres. Láser 02/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155

56651 D-34 Impres. Láser 05/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155

30021 T-03 Calcul. Cient. 01/01/94 48 S 7,000 0.00 4,583.3 91.7 0.00 4

20021 T-02 Calcul. Financ 01/01/95 36 L 25,000 0.00 8,736.3 416.7 0.00 9

TOTALES GENERALES: 952,000 163,000.0 600,373.1 34,842 12,739 635




Por Tipo de Activo

Reporte de Depreciación Mensual por Tipo de Activo (totales)

Reporte de Depreciación Mensual por Tipo de ActivoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Tipo)Fecha de Reporte : 10/1996

Tipo Descripción Total de Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor libros

Activos Original Revaluado Mes Prev. M ens ual R eval . Acum. Acum.Reval. en l ibros Reval.

A-01 Comput. 386 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,25 0.0 3,18 5 1 55,277 24,825.7 74,723 15,924.3

A-15 Comput. 486 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,25 0.0 3,18 5 1 55,277 24,825.7 74,723 15,924.3

D-30 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,91 6.7 3,18 5 1 55,417 24,825.7 74,583 15,924.3

D-34 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,91 6.7 3,18 5 1 55,417 24,825.7 74,583 15,924.3

T-02 Sumin. de Ofic. 2 5,000.0 0.00 1,747 83.3 0.00 1,831 0.00 3,169 0.00

T-03 Equipo Soporte 1 7,000.0 0.00 4,583 91.7 0.00 4,675 0.00 2,325 0.00

TOTALES GENERAL 932,000.0 163,000 593,384 34,508 12,739 627,892 99,302.8 3 04 ,1 08 63 ,6 97 .2

Reporte de Depreciación Mensual por Tipo de ActivoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Tipo)Fecha de Reporte : 10/1996

Tipo Descripción Total de Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Val

Activos Original Revaluado Mes Prev. Mensual Reval. Acum. Acum.Reval. en li

A-01 Comput. 386 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9 ,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74

A-15 Comput. 486 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9 ,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74

D-30 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7 ,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74

D-34 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7 ,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74

T-02 Sumin. de Ofic. 2 5,000.0 0.00 1,747 83.3 0.00 1,831 0.00 3

T-03 Equipo Soporte 1 7,000.0 0.00 4,583 91.7 0.00 4,675 0.00 2

TOTALES GENERAL 932,000.0 163,000 593,384 34,508 12,739 627,892 99,302.8 304




POR C ENTRO DE COSTO

Desglosado

Reporte de Depreciación Mensual por Centro de Costo. (desglosado)

Reporte de Depreciación Mensual por Centro de CostoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglose por Activo)Fecha de Reporte: 09/1995

C ódigo Descripción Porcentaje Fecha d e Plazo Tipo Valor Valor Deprec. D eprec. De pr ec. D eprec. Deprec. Valor Valor L ibros

Compra Meses Depr. Original RevaluadoAcu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval. En Libros Revaluación

Centro de Costo: 010

10001 Activo 10001 100.00% 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250 3,184.8 1 55 ,2 77 2 4, 82 5.7 7 4,7 23 15,924.3

10002 Activo10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 1 0,187.5 36,506.7 2,313 796.2 38,819 6,206.4 18,681 3,961.1

10003 Activo 10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 1 2, 41 2.9 3 7,2 92 7,962.2

SUB TOTAL 010 Centro de Costo 010 402,500 71,313 256,283 1 5,521 5,573 2 71 ,8 04 4 3,4 45 130,695 27,848


10002 Activo 10002 50.00% 01/02/94 24 L 115,000 20,375.0 73,013.4 4,625 1,592.4 77,638 1 2, 41 2.9 3 7,3 62 7,962.2

10003 Activo10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 1 2, 41 2.9 3 7,2 92 7,962.2

10004 Activo 10004 100.00% 01/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,917 3,184.8 1 55 ,4 17 2 4, 82 5.7 7 4,5 83 15,924.3

SUB TOTAL 020 Centro de Costo 020 460,000 81,500 294,263 1 6,500 6,370 3 10 ,7 63 4 9,6 51 149,237 31,849


10002 Activo 10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 1 0,187.5 36,506.7 2,312.5 796.2 38,819 6,206.4 18,680.8 3,981.1

SUB TOTAL 030 Centro de Costo 030 57,500 10,188 36,507 2,313 796 38,819 6,206 18,681 3,981

TOTALES GENERALES: 920,000 163,000 587,054 34 ,3 33 1 2, 73 9 6 21 ,3 87 9 9,3 03 298,613 63,677

Reporte de Depreciación Mensual por Centro de CostUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglose por Activo)Fecha de Reporte: 09/1995

Código Descripción Porcentaje Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec.

Compra Meses Depr. Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac.


10001 Activo 10001 100.00% 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250 3,184.8 10002 Activo10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,313 796.2

10003 Activo 10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4

SUB TOTAL 010 Centro de Costo 010 402,500 71,313 256,283 15,521 5,573


10002 Activo 10002 50.00% 01/02/94 24 L 115,000 20,375.0 73,013.4 4,625 1,592.4

10003 Activo10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4

10004 Activo 10004 100.00% 01/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,917 3,184.8

SUB TOTAL 020 Centro de Costo 020 460,000 81,500 294,263 16,500 6,370


10002 Activo 10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,312.5 796.2

SUB TOTAL 030 Centro de Costo 030 57,500 10,188 36,507 2,313 796

TOTALES GENERALES: 920,000 163,000 587,054 34,333 12,739




El reporte desglosado por activos presenta una columna denominada

porcentaje, que representa la fracción del activo que se distribuye en el centrode costo.

Sólo totales

Reporte de Depreciación Mensual por Tipo de Centro de Costo ( Totales)

Reporte de Depreciación Mensual por Centro de CostoUtilizando Depreciaci n Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Centro de Costo)Fecha de Reporte: 08/1996

Centro Descripción Total de Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros

Activos Original RevaluadoAcu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval . En Libros Revaluación

CC-009 Mantenimiento 6 402,500 71,3 12.5 9 4,84 5.6 2 6 ,8 33 .3 1 4,2 62 .5 1 21 ,6 79 .0 42, 787. 5 280,821 28,525.0

CC-010 Activos 6 460,867 8 1,5 00 .0 1 08 ,3 95 .0 3 0 ,7 24 .5 1 6,3 00 .0 1 39 ,1 19 .5 48, 900. 0 321,748 32,600.0

CC-011 Equipo O peración 8 900,000 10,1 87.5 1 3,54 9.4 60 ,000 .0 2 ,037 .5 73,549.4 6,112.5 826,451 4,075.0

CC-012 Producción A 10 865,465 53,2 85.0 7 0,86 9.1 5 7 ,6 97 .7 1 0,6 57 .0 1 28 ,5 66 .7 31, 971. 0 736,898 21,314.0

CC-020 Producción B 2 235,485 68,4 54.0 9 1,04 3.8 1 5 ,6 99 .0 1 3,6 90 .8 1 06 ,7 42 .8 41, 072. 4 128,742 27,381.6

CC-021 Producción C 3 956,654 8 0,0 00 .0 1 06 ,4 00 .0 6 3 ,7 76 .9 1 6,0 00 .0 1 70 ,1 76 .9 48, 000. 0 786,477 32,000.0 CC-022 Producción D 6 950,000 56,4 64.0 7 5,09 7.1 6 3 ,3 33 .3 1 1,2 92 .8 1 38 ,4 30 .5 33, 878. 4 811,570 22,585.6

CC-023 Producción E 7 789,500 20,0 00.0 2 6,60 0.0 52 ,633 .3 4 ,000 .0 79,233.3 12, 000. 0 710,267 8,000.0

CC-024 Inventarios p.t. 7 900,000 54,6 65.0 7 2,70 4.5 6 0 ,0 00 .0 1 0,9 33 .0 1 32 ,7 04 .5 32, 799. 0 767,296 21,866.0

CC-025 Inventarios p.p. 8 850,000 39,6 81.0 5 2,77 5.7 56 ,666 .7 7 ,936 .2 109,442.4 23, 808. 6 740,558 15,872.4

CC-026 Inventarios m .p. 13 600,000 64,6 81.0 8 6,02 5.7 4 0 ,0 00 .0 1 2,9 36 .2 1 26 ,0 25 .7 38, 808. 6 473,974 25,872.4

CC-027 Consumo 10 300,000 54,6 53.0 7 2,68 8.5 20 ,00 0.0 10 ,930 .6 92,688 .5 32, 791. 8 207,312 21,861.2

TOTALES GENERALES: 8,210,471 654,883 870,994 547,365 130,977 1,418,359 392,930 6,792,112 261,953

Reporte de Depreciación Mensual por Centro de CostoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Centro de Costo)Fecha de Reporte: 08/1996

Centro Descripción Total de Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Depre

Activos Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Rev

CC-009 Mantenimiento 6 402,500 71,312.5 94,845.6 2 6,833.3 14,262.5 121,679.0 4 2,787CC-010 Activos 6 460,867 81,500.0 108,395.0 3 0,724.5 16,300.0 139,119.5 4 8,900

CC-011 Equipo Operación 8 900,000 10,187.5 13,549.4 60,000.0 2,037.5 73,549.4 6,112

CC-012 Producción A 10 865,465 53,285.0 70,869.1 5 7,697.7 10,657.0 128,566.7 3 1,971

CC-020 Producción B 2 235,485 68,454.0 91,043.8 1 5,699.0 13,690.8 106,742.8 4 1,072

CC-021 Producción C 3 956,654 80,000.0 106,400.0 6 3,776.9 16,000.0 170,176.9 4 8,000

CC-022 Producción D 6 950,000 56,464.0 75,097.1 6 3,333.3 11,292.8 138,430.5 3 3,878

CC-023 Producción E 7 789,500 20,000.0 26,600.0 52,633.3 4,000.0 79,233.3 1 2,000

CC-024 Inventarios p.t. 7 900,000 54,665.0 72,704.5 6 0,000.0 10,933.0 132,704.5 3 2,799

CC-025 Inventarios p.p. 8 850,000 39,681.0 52,775.7 56,666.7 7,936.2 109,442.4 2 3,808

CC-026 Inventarios m.p. 13 600,000 64,681.0 86,025.7 4 0,000.0 12,936.2 126,025.7 3 8,808

CC-027 Consumo 10 300,000 54,653.0 72,688.5 20,000.0 10,930.6 92,688.5 3 2,791

TOTALES GENERALES: 8,210,471 654,883 870,994 547,365 130,977 1,418,359 392,9




REVALUACIÓN DE ACTIVOS D ESGLOSADO

Reporte de Revaluación de Activos (desglosado)

Reporte de Revaluación de ActivosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglosado por Mejoras)Fecha del Reporte: 12/1996

Mejora Descripción Fecha de Plazo Tipo Tipo Valor Valor Depr. Depr.Acu. Revaluac. Reval. Superávit

Compra M eses Depr. Reval. Factor Original Revaluado Acum. Reval. Valor Depr.Acu. Revaluac.

Activo Fijo: 100000 A-04 Secadora automática para grano de café

2-2345 Secadora autom. 01/01/93 120 P I 5.00 2 ,5 00 ,0 00 1 ,1 87 ,5 50 3 9,15 0 2,375,100 11,312,450 0.00 11,312,450

SUB-TOTAL 2 ,5 00 ,0 00 1 ,1 87 ,5 50 3 9,15 0 2,375,100 11,312,450 0.00 11,312,450

Activo Fijo: 100005 A-05 Procesadora de Grano de café clase 1

101005 Mejora 1 01/01/96 24 P P 0.02 5,000 0.00 0.00 0.00 100 0.00 100

102005 Mejora 2 01/05/96 12 P P 0.02 12,500 0.00 0.00 0.00 250 0.00 250

SUB-TOTAL 17,500 0.00 0.00 0.00 350 0.00 350

Activo Fijo: 11-0011 T-04 Volswagen Diesel 95

11-0011 Volswagen 95 01/01/96 36 P P 0.03 3,500,000 0.00 80,000 0.00 105,000 0.00 102,600

11-0012 Amplif. Pionner 01/06/96 36 P P 0.03 45,850 0.00 69 0.00 1,376 0.00 1,373

SUB-TOTAL 3,545,850 0.00 80,069 0.00 106,376 0.00 103,973

TOTALES GENERALES: 6,063,350 1,187,550 119,219 2,375,100 11,419,176 0.00 11,416,773


(Desglosado por Mejoras)Fecha del Reporte: 12/1996

Mejora Descripción Fecha de Plazo Tipo Tipo Valor Valor Depr. Depr.Acu

Compra Meses Depr. Reval. Factor Original Revaluado Acum. Reval.

Activo Fijo: 100000 A-04 Secadora automática para grano de café

2-2345 Secadora autom. 01/01/93 120 P I 5.00 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100SUB-TOTAL 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100

Activo Fijo: 100005 A-05 Procesadora de Grano de café clase 1

101005 Mejora 1 01/01/96 24 P P 0.02 5,000 0.00 0.00 0.00

102005 Mejora 2 01/05/96 12 P P 0.02 12,500 0.00 0.00 0.00

SUB-TOTAL 17,500 0.00 0.00 0.00

Activo Fijo: 11-0011 T-04 Volswagen Diesel 95

11-0011 Volswagen 95 01/01/96 36 P P 0.03 3,500,000 0.00 80,000 0.00

11-0012 Amplif. Pionner 01/06/96 36 P P 0.03 45,850 0.00 69 0.00

SUB-TOTAL 3,545,850 0.00 80,069 0.00

TOTALES GENERALES: 6,063,350 1,187,550 119,219 2,375,100




SÓLO TOTALES

Reporte de Revaluación de Activos (solo totales)


(Solo Totales por Activo)Fecha del Reporte: 12/1996

Código Tipo Descripción Fecha de Plazo Tipo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Reval. Reval. Superávit

Compra Meses Depr. Reval. Factor Original Revaluado Acumul. Acu.Reval. Valor Depr.Acu. Revaluac.

10000 A-04 Secadora para grano 01/01/93 120 P I ------- 2,500,000 1 ,1 87 ,5 50 3 9,15 0 2,375,100 312,450 0.00 312,450

10005 A-04 Procesador de café 01/01/92 36 P P ------- 17,500 0.00 0.00 0.00 350 0.00 350

11-011 T-04 Volswagen Diesel 95 0 1/01/96 36 P P ------- 3,545,850 0.00 80,069 0.00 106,375 2,402.1 103,973

11-012 T-04 Mejora 01/01/96 12 P P ------- 25,400 0 .00 0.00 0.00 3,048 0.00 3,048

12-462 A-01 Local comercial 01/01/94 240 N I ------- 12,500,000 0.00 0.00 0.00 500,000 0.00 500,000

T-0202 T-02 Calcul. científica 01/01/95 48 L I ------- 5,000 0.00 1,997 0.00 2,750 1,837.8 912

T-0302 T-03 Calcul. financiera 01/01/94 36 L I ------- 5,000 0 .00 0.00 0.00 2,950 0.00 2,950

TOTALES GENERALES: 18,598,750 1,187,550 121,216 2,375,100 927,923 4,239.9 923,683

Reporte de Revaluación de Activos

Utilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local(Solo Totales por Activo)Fecha del Reporte: 12/1996

Código Tipo Descripción Fecha de Plazo Tipo Tipo Valor Valor Deprec. Depre

Compra Meses Depr. Reval. Factor Original Revaluado Acumul. Acu.Re

10000 A-04 Secadora para grano 01/01/93 120 P I ------- 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,1

10005 A-04 Procesador de café 01/01/92 36 P P ------- 17,500 0.00 0.00 0.00

11-011 T-04 Volswagen Diesel 95 01/01/96 36 P P ------- 3,545,850 0.00 80,069 0.00

11-012 T-04 Mejora 01/01/96 12 P P ------- 25,400 0.00 0.00 0.00

12-462 A-01 Local comercial 01/01/94 240 N I ------- 12,500,000 0.00 0.00 0.00

T-0202 T-02 Calcul. científica 01/01/95 48 L I ------- 5,000 0.00 1,997 0.00

T-0302 T-03 Calcul. financiera 01/01/94 36 L I ------- 5,000 0.00 0.00 0.00

TOTALES GENERALES: 18,598,750 1,187,550 121,216 2,375,1




VALORACIÓN DE ACTIVOS D ESGLOSADO

Reporte de Valoración de InventarioUtilizando Depreciación Fiscal

(Desglosado por Activo)Fecha de Reporte: 10/1996

Tipo de Cambio Utilizado: 140.45

Có digo Descripció n Fecha de Plazo Tipo Valor Orig . Tipo Cambio Valor Orig . Valo r Deprec. Deprec. Deprec. Valo r Valor Libro s

Com pr a M es es Dep r. (Mon. L oca l) O ri gi na l (En Dólare s) Reval uado Acu m. L oc. Acu . Dol . Acu .Reval . E n L ib ros Reval .

Tipo de Activo: A-01 Locales/Edificios

2 Edificio pr incipal 01/01/90 480 N 8,000,000 129.45 $61,799.92 18,500,000 0.00 0.00 0.00 8,000,000 18,500,000

3 Beneficio 01/01/89 600 N 19,320,000 138.25 $146,330.62 33,510,000 0.00 0.00 0.00 19,320,000 33,510,000

6 Local comercial 01/01/96 240 N 12,500,000 140.45 $88,999.64 0.00 0.00 0.00 0.00 12,500,000 0.00

SUB-TOTAL 39,820,000 136.05 $297,130.18 52,010,000 0.00 0.00 0.00 39,820,000 52,010,000

Tipo de Activo: A-03 Equipo Computacional

10-002 CPU DTK 01/01/96 32 N 350,000 129.45 $ 2, 70 3. 75 8 96 ,0 00 0.00 0.00 0.00 350,000 896,000

10-003 Impresora Láser 01/01/95 36 L 250,000 129.45 $ 1, 93 1. 25 2 68 ,8 00 0.00 0.00 150,000.0 100,000 118,800 SUB-TOTAL 600,000 1 29 .4 5 $ 4,6 35 .0 0 1 ,1 64 ,8 00 0.00 0.00 150,000.0 450,000 1,014,800

Tipo de Activo: T-07 Flotilla Entrega

1-10 Camión carga T 01/01/95 48 S 10,000,000 140.45 $71,199.72 0.00 5,000,000 $35,600 0.00 5,000,000 0.00

1-11 Camión carga TT 01/01/95 48 S 10,000,000 140.45 $71,199.72 0.00 5,000,000 $35,600 0.00 5,000,000 0.00

SUB-TOTAL 20,000,000 140.45 $142,399.44 0.00 10,000,000 $71,200 0.00 10,000,000 0.00

TOTALES GENERALES: 60,420,000 405.95 $444, 164. 62 53, 174, 800 10, 000, 000 $71 ,200 150 ,000 .0 50, 270, 000 53, 024, 800


(Desglosado por Activo)Fecha de Reporte: 10/1996


Código Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Orig. Tipo Cambio Valor Orig. Valor Deprec.

Compra Meses Depr. (Mon. Local) Original (En Dólares) Revaluado Acum. Lo

Tipo de Activo: A-01 Locales/Edificios

2 Edificio principal 01/01/90 480 N 8,000,000 129.45 $61,799.92 18,500,000 0.00

3 Beneficio 01/01/89 600 N 19,320,000 138.25 $146,330.62 33,510,000 0.00

6 Local comercial 01/01/96 240 N 12,500,000 140.45 $88,999.64 0.00 0.00

SUB-TOTAL 39,820,000 136.05 $297,130.18 52,010,000 0.00

Tipo de Activo: A-03 Equipo Computacional

10-002 CPU DTK 01/01/96 32 N 350,000 129.45 $2,703.75 896,000 0.00

10-003 Impresora Láser 01/01/95 36 L 250,000 129.45 $1,931.25 268,800 0.00

SUB-TOTAL 600,000 1 29.45 $4,635.00 1,164,800 0.00

Tipo de Activo: T-07 Flotilla Entrega

1-10 Camión carga T 01/01/95 48 S 10,000,000 140.45 $71,199.72 0.00 5,000,00

1-11 Camión carga TT 01/01/95 48 S 10,000,000 140.45 $71,199.72 0.00 5,000,00

SUB-TOTAL 20,000,000 140.45 $142,399.44 0.00 10,000,00

TOTALES GENERALES: 60,420,000 405.95 $444,164.62 53,174,800 10,000,00




Reporte de Valoración de Activos (Desglosado)

SÓLO T OTALES

Reporte de Valoración de Activos (sólo totales)


(Solo Totales por Tipo)Fecha de Reporte: 08/1996


Tipo Descripción Total de Valor Orig. Tipo Cambio Valor Orig. Valor Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros

Act ivos ( Mon. L oca l) Ori gi na l ( En Dólares) Reval uado Acu m. L oc. Acu m. Do l. Acu .Reval . E n L ib ros Reval uaci ón

A-01 Locales/edificios 7 39,820,000 137.31 $297,130.2 29,500,000 0.00 0.00 0.00 39,820,000 29,500,000

A-03 Equ ipo c omputa ciona l 2 3 ,750 ,00 0 129.45 $28 ,968 .7 6 ,320 ,000 0.00 0.00 750,000 3,750,000 5,570,000

A-04 Maquinaria p roces. 7 32,930,885 137.31 $244,752.3 0.00 11,398,312 $81,156 0.00 21,532,573 0.00

T-02 Equipo de soporte 1 7,000 140.45 $49.8 0.00 4,492 $32 0.00 2,508 0.00

T-03 Suministros de oficina 2 10,000 140.45 $71.2 0.00 1,664 $12 0.00 8,336 0.00

T-04 Vehículo 11 26,187,050 145.23 $ 183 ,2 55 .4 13 7,0 00 4,458,789 $ 2,01 7,50 7 14 ,0 00 21,728,261 123,000

T-05 Mobiliario y equipo 2 60,000 140.45 $ 427.2 19,500 5,000 $0 6,000 55,000 13,500

T-07 Flotilla entrega 2 20,000,000 140.45 $142 ,399 .4 8 ,500 ,000 1,000,000 $ 3 3 1 ,5 00 ,0 00 1 9, 00 0,0 00 7,000,000

T OT AL ES GE NE RAL ES: 1 22 ,7 64 ,9 35 1 ,1 11 .1 $897,054.3 44,476,500 16,868,256 $2,098,739 2 ,270 ,000 105 ,896 ,679 42,206,500


(Solo Totales por Tipo)Fecha de Reporte: 08/1996


Tipo Descripción Total de Valor Orig. Tipo Cambio Valor Orig. Valor Deprec. Deprec.

Activos (Mon. Local) Original (En Dólares) Revaluado Acum. Loc. Acum. Do

A-01 Locales/edificios 7 39,820,000 137.31 $297,130.2 29,500,000 0.00 0.00

A-03 Equipo computacional 2 3,750,000 129.45 $28,968.7 6,320,000 0.00 0.00

A-04 Maquinaria proces. 7 32,930,885 137.31 $244,752.3 0.00 11,398,312 $81,156

T-02 Equipo de soporte 1 7,000 140.45 $49.8 0.00 4,492 $32T-03 Suministros de oficina 2 10,000 140.45 $71.2 0.00 1,664 $12

T-04 Vehículo 11 26,187,050 145.23 $183,255.4 137,000 4,458,789 $2,017,507

T-05 Mobiliario y equipo 2 60,000 140.45 $427.2 19,500 5,000 $0

T-07 Flotilla entrega 2 20,000,000 140.45 $142,399.4 8,500,000 1,000,000 $ 33

TOTALES GENERALES: 122,764,935 1,111.1 $897,054.3 44,476,500 16,868,256 $2,098,739




ÍNDICES FALTANTES PARAREVALUACIÓN

Reporte de Índices Faltantes para Revaluación

Reporte de Indices Faltantes para Revaluación

Para el período: 11/1996

Tipo de Indice Descripción Períodos

Faltantes

I-01 Indice inflacionario 01/09/96

I-02 Precios crecientes 01/09/96

I-03 Aumento de costos indirectos 01/09/96

I-04 Indice de desempleo 01/09/96

Reporte de Indices Faltantes para Revaluación

Para el período: 11/1996

Tipo de Indice Descripción Períodos

Faltantes

I-01 Indice inflacionario 01/09/96

I-02 Precios crecientes 01/09/96

I-03 Aumento de costos indirectos 01/09/96

I-04 Indice de desempleo 01/09/96




IMPUESTO A LOS ACTIVOS T OTALES

Reporte Impuesto a los Activos (Desglosado)




SÓLO T OTALES

Reporte Impuesto a los Activos (Sólo Totales)




IMPUESTO SOBRE LA RENTA

Formato de Reporte de Impuesto sobre la Renta de Activos




ACTIVOS NUEVOS

Reporte de Activos Nuevos




ACTIVOS INCONSISTENTES

Reporte de Activos Inconsistentes



Activos Fijos Parámetros en Archivos *.ini 301

APÉNDICE CParámetros en Archivos * .ini

NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se presentan los parámetros que existen en el EXACTUS.INI

del módulo deActivos Fijos

específicamente.Cualquier información adicional de otros parámetros para la versión, consulteel Manual de Configuración.

AF_TC AMBIO F ECHA A DQUISICION =SIEste parámetro está incluido en el EXACTUS.INI y establece si en el módulode Activos Fijos, si se deja definido como NO, el sistema por default tomarála fecha de activación, pero si se requiere utilizar la fecha de adquisición deberádefinirse como SI, condicionando la fecha a utilizar para los cálculos inicialesde los costos de activo.



Control Bancario Control de Seguridad 303

APÉNDICE DControl de Segur idad

NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cadauna de las opciones del módulo de Activos Fijos. Los derechos para losgrupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen desdela opción Seguridad! del menú principal del módulo de Administracióndel Sistema.

Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía paraquienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada unade las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleadosdel Departamento Financiero podrían tener derecho a Crear o EliminarActivos Fijos, desde el módulo de Activos Fijos.

Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen,individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones delos módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento Financiero

podría ser el único empleado con derecho sobre el mantenimiento de losactivos fijos para la opción Activos del menú principal del módulo deActivos Fijos.

D EFINICIÓN DE LOS P RIVILEGIOSEl procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del módulo deActivos Fijos, de un grupo de usuarios o de un usuario en particular, se presenta a continuación:

1. Desde el menú principal del módulo de Administración delSistema presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción de

Seguridad!. Se desplegará la pantalla para Definición deUsuarios y Grupos.



304 Control de Seguridad Activos Fijos

2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios, marque,

presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla Grupos.Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular,marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla Usuarios.

3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o elusuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o

derechos y active el icono . Se desplegará la pantalla deDefinición de Privilegios, en la cual aparecen las casillas delcódigo y el nombre asociado con el grupo de usuarios o elusuario en particular.

4. Seleccione, mediante un “Combo Box”, la compañía en la cual el

grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derechos o privilegios sobre las opciones de los módulos del sistema instalados.

5. En la parte intermedia de la pantalla de Definición de Privilegios,se despliega un árbol que contiene los módulos del sistema instalados para la compañía seleccionada. Marque con el highlight el módulo deActivos Fijos.

6. Para expandir el árbol en una rama o nivel haga doble clic sobre larama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones delmenú principal del módulo de Activos Fijos , haga doble clic sobrela rama de Activos Fijos.

7. Expanda cada una de las opciones del menú principal de Activos

Fijos. Por ejemplo, si hace doble clic sobre la rama Activos sedesplegarán dos ramas: Activos Fijos y Mejoras. A su vez, la ramade Mejoras se puede expandir en tres ramas: Agregar, Modificar yEliminar. Se pueden expandir tantos niveles como opciones existan para rama o nivel.

Nota:Cada rama o novel representa un privilegio sobre la opción específica o un

grupo de opciones que se encuentran dentro de la rama o nivel.

8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opción, de manera

individual, marque con el highlight la rama y presione el icono ola opción Permitir del menú de Privilegios. Por ejemplo, si para ungrupo de usuarios o un usuario en particular se desea asignar solamenteel derecho de Agregar mejoras a Mejoras, se debe marcar con el



Control Bancario Control de Seguridad 305

highlight la rama Agregar de la opción Mejoras del menú principal

del módulo de Activos Fijos y presionar el icono .

Para asignar los derechos sobre una opción o varias opciones de nivelsuperior y todas las opciones que se encuentran dentro de cada rama o

nivel superior, simultáneamente, active el icono o la opciónReplicar del menú de Privilegios, marque con el highlight la rama o

nivel superior y presione el icono . Por ejemplo, si para un grupode usuarios o un usuario en particular se desea asignar todos losderechos o privilegios relacionados con un activo se debe activar el

icono , marcar con el highlight la rama o nivel superior ActivosFijos del menú principal del módulo de Activos Fijos y presionar el

icono . Por lo tanto, el grupo de usuarios o el usuario en particulartendrá derecho a todas las opciones bajo esta aplicación del módulo.



306 Control de Seguridad Activos Fijos

9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios oun usuario en particular, presionando con el botón izquierdo del ratón

sobre el icono o la opción Grabar del menú de Privilegios. A continuación se presenta la pantalla para la definición de privilegios:



Control Bancario Glosario 307

Definición de Privilegios

Si para un usuario en particular o para el grupo de usuarios al cual pertenece el empleado no se definen privilegios o derechos sobre una o varias opciones del módulo, entonces cuando el

usuario ingrese al módulo dichas opciones aparecerán deshabilitadas.



308 Glosario Activos Fijos

Glosario

*.QRPExtensión de los archivos con formatos de reportes.

Activo fijoEs aquel activo de naturaleza duradera y de largo plazo que la empresa utilizaen sus operaciones normales. Por ejemplo, terreno, edificio, planta, etc.

AsientoEs la transacción o evento que sucede en la empresa medible en términosmonetarios que es expresado mediante débitos y créditos. Usualmente estáacompañado por una explicación. En algunos países el concepto de asiento sedefine por términos tales como: póliza, boucher, etc.

Base de depreciaciónLa base de la depreciación del activo es igual al costo original del activomenos el valor de salvamento ( el valor asignado al activo al finalizar su vidaútil ).

Cuenta ContableEs un clasificación usada para tener un orden sistemático en el registro formalde un tipo particular de transacción. Los débitos y créditos de los asientos seasignan a cuentas contables.

DepreciaciónLa depreciación es el método de asignar el costo de un activo fijo, menos elvalor de salvamento (si lo hay), en la vida útil del activo de una maneraracional y sistemática.

Diferencias cambiarias



Control Bancario Glosario 309

Son las variaciones monetarias provocadas por el cambio entre los tipos de

cambio de dos monedas diferentes. Por ejemplo, una variación del tipo decambio del dólar respecto a la moneda local, provoca una diferenciacambiaria.

Doble cierrePermite llevar la contabilidad fiscal y la corporativa conjuntamente.

FASB-52Habilita que el proceso de conversión de moneda local a dólar se realice portipos de cambios vigentes (Traducción) o por tipos de cambio histórico

(Remedición).

HighlightBarra de color llamativo que actúa como un cursor sobre una opción en unmenú representada como texto. Normalmente responde a las teclasdireccionales o al cursor del ratón.

MejoraUna mejora o adición es cuando se crea un activo nuevo asociado a otroactivo. Por ejemplo, la construcción de una pared en una fábrica o la adición

de aire acondicionado en la oficina, aumentan el potencial de servicios delactivo.

PreviewMirada previa antes de imprimir.

RemediciónRealiza la conversión de moneda local a dólar usando los tipos de cambiohistórico.

RevaluaciónLa revaluación es un ajuste en el valor de los activos fijos debido a loscambios adquisitivos de la moneda.

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