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ADUANA DEL ECUADOR COORDINACION GENERAL DE AUDITORIA INTERNA UAI-CAE-0016-2010 SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR INFORME Examen Especial a las actas de aprehensión, destino de las mercaderías aprehendidas y ejecución de la resolución, en la Gerencia Distrital de Huaquillas, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2008 y el 31 de marzo de 2010.
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ADUANADELECUADOR
COORDINACION GENERAL DE AUDITORIA INTERNA
UAI-CAE-0016-2010
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR
INFORME
Examen Especial a las actas de aprehensión, destino de las mercaderías
aprehendidas y ejecución de la resolución, en la Gerencia Distrital de Huaquillas,
por el período comprendido entre el 2 de enero de 2008 y el 31 de marzo de 2010.
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR
EXAMEN ESPECIAL A LAS ACTAS DE APREHENSIÓN, DESTINO DE LASMERCADERÍAS APREHENDIDAS Y EJECUCIÓN DE LA RESOLUCIÓN, EN LAGERENCIA DISTRITAL DE HUAQUILLAS.
Período comprendido entre el 2 de enero de 2008 y el 31 de marzo de 2010
COORDINACIÓN GENERAL DE AUDITORIA INTERNA
Guayaquil - Ecuador
SIGLAS Y ABREVIATURAS
CAE: Corporación Aduanera Ecuatoriana
CDA: Código de Autorización
DAS-F: Declaración Aduanera Simplificada en Frontera
GEMA: Grupo Especial Móvil Antinarcóticos
LOA: Ley Orgánica de Aduanas
R.O.: Registro Oficial
SICE: Sistema Interactivo de Comercio Exterior
SVA: Servicio de Vigilancia Aduanera
USD: Dólar de los Estados Unidos
ÍNDICE
Páginas
Carta de Presentación
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen 2
Objetivos del examen 2
Alcance del examen 2
Limitación al alcance 3
Base Legal 3Estructura Orgánica 3
Objetivos de la entidad 4
Monto de recursos examinados 5
Servidores relacionados 5
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones 6
Evaluación de Control Interno 6-16
Personas no vinculadas legalmente a la entidad, realizan actividadesadministrativas en el Distrito de Aduana de Huaquillas 16-18
Estados procesales de las denuncias presentadas por mercancías 18-25Aprehendidas
Constataciones físicas de mercancías aprehendidas con dictamen judicial 25-31
Coberturas en las pólizas de seguros de las mercancías aprehendidas 31-35
ANEXOS
Anexo 1 Nómina de servidores relacionados con el examen
Anexo 2 Cronograma de aplicación de recomendaciones
Anexo 3 Procesos Instaurados Pendientes
Anexo 4 Diferencias detectadas en la toma física del inventario
Anexo 5 Cobertura Hispana de Seguros
IN 31-41A2ROBADO
CIÓN REGIO 'AL 1
FECHA:f . 5 DIC 2011
No.: 1 111-De.,,t-uA Zoli
LcdDirecServicio
lazarernaEcuador
Atentamente,Dio atria y
ADUANADELECUADOR
Informe Aprobado el:No. CAI OF 0337
Guayaquil, 23 de junio de 2011
SeñorDirector GeneralServicio Nacional de Aduana del EcuadorPresente
De mi consideración:
Hemos efectuado el examen especial a las actas de aprehensión, destino de lasmercaderías aprehendidas y ejecución de la resolución, en la Gerencia Distrital deHuaquillas, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2008 y el 31 de marzode 2010.
Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de AuditoriaGubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normasrequieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certezarazonable de que la información y la documentación examinada nocontienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que lasoperaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad conlas disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demásnormas aplicables.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados seencuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendacionesque constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de laContraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas demanera inmediata y con el carácter de obligatorio.
CAPÍTULO 1
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial a las actas de aprehensión, destino de las mercaderías
aprehendidas y ejecución de la resolución en la Gerencia Distrital de Huaquillas, por
el período comprendido entre el 2 de enero de 2008 y el 31 de marzo de 2010, se
efectuó con cargo al Plan Anual de Control 2010 de la Coordinación General de
Auditoría Interna de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, debidamente aprobado por
el señor Contralor General del Estado, mediante Acuerdo 03-CG de 13 de enero de
2010 y en cumplimiento a la orden de trabajo 010-CAI, emitida el 12 de julio de 2010
por la Coordinadora General de Auditoría Interna de la CAE.
Objetivos del examen
Objetivos generales
Determinar el nivel de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
más normatividad aplicable en los procesos de aprehensión de mercaderías.
Verificar si la totalidad de mercaderías aprehendidas han sido objeto del trámite
correspondiente dispuesto por autoridades competentes.
Objetivos específicos
Verificar que las actas sean concordantes con la información completa y constante
en el parte de aprehensión, así como en el físico de las mercancías custodiadas.
Verificar que el detalle de la información de las aprehensiones se encuentre
sustentada con datos verificables, cuantificables y reales, además que la misma
conlleve un orden secuencia! y cronológico.
Analizar que la resolución emanada por autoridad competente, se haya acatado.
Alcance del examen
El examen especial a las actas de aprehensión, destino de las mercaderías
aprehendidas y ejecución de la resolución, fue realizado en la Gerencia Distrital de
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Huaquillas, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2008 y el 31 de marzo
de 2010.
Limitación al alcance
No emitiremos criterio sobre los procesos de remate, venta directa y adjudicación
gratuita de las mercancías aprehendidas del Distrito Huaquillas, ya que durante el
período sujeto a examen hasta la culminación del trabajo de campo, no fue
proporcionada la información concerniente a las actas de convocatoria a los procesos
en mención; notificaciones de la CAE a las entidades del sector público interesadas en
los bienes declarados en decomiso judicial; actas de entrega recepción de las
mercancías celebradas entre el encargado de la bodega y el adjudicatario de las
mercancías; liquidaciones manuales que sustenten el pago de las mercancías
adjudicadas.
Base legal
La CAE es una persona jurídica de derecho público, de duración indefinida, patrimonio
del Estado, con autonomía técnica, administrativa, financiera y presupuestaria,
domiciliada en la ciudad de Guayaquil y con jurisdicción en todo el territorio nacional.
Fue constituida mediante Ley 99, publicada en el Registro Oficial 359 del 13 de julio de
1998.
Estructura orgánica
La Corporación Aduanera Ecuatoriana durante el período sujeto a examen se rigió por
el Reglamento Orgánico Funcional, publicado en el Registro Oficial 138 de 01 de
agosto de 2003, mismo que estuvo en vigencia hasta la expedición del nuevo Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, publicado en el Suplemento del
Registro Oficial 362 del 18 de junio de 2008, con la siguiente estructura:
Reglamento Orgánico Funcional
Directorio
Gerencia General
Gerencia Jurídica
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Gerencia de Desarrollo Institucional
Gerencia de Gestión Aduanera
Gerencia Administrativa Financiera
Servicio de Vigilancia Aduanera
Gerencias DistritalesSecretaríaDepartamento JurídicoDepartamento de Operaciones Aduaneras- Unidades de: Control de Zona Primaria,
Nacionalización, Exportaciones, Aforo,Regímenes Especiales y Garantías, Couriero Correo Postal y Sala de Arribo Internacional.
Unidad de Atención al UsuarioDepartamento Administrativo Financiero
Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos9.3.1. Procesos Gobernantes:
9.3.1.1 Directorio9.3.1.2 Gerencia General
9.3.2 Procesos Agregadores de Valor9.3.2.1.1 Gerencias Distritales
- Administrativo FinancieroAsesoría JurídicaDespachoZona primaria
9.3.2.1.2 Servicio de Vigilancia AduaneraOperacionesSeguridad
9.3.2.3 Gestión Aduanera9.3.2.4 Proyectos y Sistemas
Objetivos de la entidadLos objetivos descritos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional porProcesos, publicado en Suplemento del R. O. 362 de 18 de junio de 2008, son:
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General:
Facilitar las operaciones de comercio exterior y ejercer control sobre las mercancías,
personas y medios de transporte, de tal forma que se pueda determinar el correcto
cobro de los tributos a fin de disminuir los tiempos de despacho.
Específicos:
Alcanzar efectividad en el control aduanero
Mejorar la eficiencia en el proceso operativo aduanero
Institucionalizar la Corporación Aduanera Ecuatoriana
Crear una cultura aduanera en la sociedad
Monto de recursos examinados
Durante el periodo examinado se emitieron un total de 644 actas de aprehensión; de
las cuales, en 453 actas se encontró evidencia documental de las diligencias periciales
valoradas, cuyo monto ascendió a 2 146 976,19 USD, desglosados conforme al
siguiente detalle:
Actas de aprehensión emitidas
Años Total actasemitidas
Actasvaloradas
Actas novaloradas Valor USD
2008 106 57 49 274 521,46
2009 439 306 133 1 373 905,18
2010 99 90 9 498 549,55
Total 644 453 191 2 146 976,19 USD
Servidores relacionados
La nómina de servidores relacionados se encuentra en Anexo 1
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t
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones
No existe evidencia documental sobre la ejecución de un examen especial que guarde
relación al tema auditado, constituyéndose éste, en el primer análisis a los procesos
que conciernen las actas de aprehensión en la Gerencia Distrital de Huaquillas.
Evaluación de control interno
Sobre aspectos administrativos
No existen manuales de procedimientos, descripción de funciones e instructivos de
trabajo, en los que consten normadas y delineadas las actividades y funciones
relacionadas con el proceso de aprehensiones de mercancías, así como, al proceso
de recepción, inspección, inventario, peritaje, avalúo, custodia, mantenimiento,
conservación y posterior despacho de las mercancías; estableciéndose de acuerdo a
lo informado por el Jefe del SVA y Gerente Distrital, que la administración aduanera no
ha designado legalmente a funcionario alguno para cumplir las funciones de
guardalmacén de las bodegas de la Gerencia Distrital de Huaquillas, respecto de la
mercadería sobre la cual tiene responsabilidad cuyas funciones son realizadas por
los servidores del Servicio de Vigilancia Aduanera y que la fiscalía no ha designado un
custodio de aquellas que se encuentran a su disposición.
De acuerdo al artículo 122 de la LOA y al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional
por Procesos de la CAE, el SVA no tiene entre sus funciones y atribuciones la
tenencia y custodia de las mercancías aprehendidas; sin embargo, en cumplimento a
disposiciones verbales emitidas por los Gerentes actuantes durante el período sujeto
a examen, originadas a su vez en resoluciones dadas por la Fiscalia y/o los Jueces
Penales, el personal del SVA ejerce las funciones de custodios de las mercancías
aprehendidas que se encuentran depositadas en las bodegas de almacenamiento del
Distrito Huaquillas; observando que dicho personal no ha recibido capacitación en
temas relacionados con el control, inventario, manipuleo, embalaje, valoración,
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registro, seguridad, despacho y manejo de bodegas, lo cual ha dado lugar a que
dichas actividades sean ejecutadas de manera empírica y con criterio discrecional,
creando deficiencias en la ejecución del proceso operativo.
Se observó que no existe un adecuado nivel de comunicación e intercambio de
información entre las áreas del SVA, Legal y Zona Primaria respecto al control del
inventario de las mercancías aprehendidas que se encuentran almacenadas en las
bodegas; cuya responsabilidad, de acuerdo a lo señalado en el Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos de la Corporación Aduanera Ecuatoriana,
corresponde al área de Zona Primaria del Distrito Huaquillas, supervisar y controlar la
recepción, almacenamiento, custodia y entrega de las mercancías que ingresan a las
bodegas, así como, mantener un sistema de control diario de inventarios; observando
que el control de la existencia física de las mercancías se realiza a través de listados
elaborados en Excel.
Con oficio CAI-VL-EA-CR 002 de 22 de julio de 2010, se solicitó al Jefe del Servicio de
Vigilancia Aduanera en el Distrito Huaquillas, informar respecto al proceso operativo
sujeto a examen; en respuesta, a través de oficio SVAH-ADM-OF-0215 de 06 de
agosto de 2010, el indicado servidor señaló:
"...Legalizada el Acta de Aprehensión, la mercancía es trasladada a la BodegaGeneral, y se encuentra bajo responsabilidad del personal del SVA asignado parael efecto...".
A través de oficio CAI-VL-EA-009 de 10 de octubre de 2010, se comunicaron
resultados al Gerente del Distrito Huaquillas, actuante durante el período 21 de abril de
2008 y el 25 de mayo de 2009; en respuesta constante en oficio GDP-ADFP-JDAP-
OF-0418 de 18 de octubre de 2010, fue señalado lo siguiente:
"...Como el interés principal de esta operación es proteger la integridad y seguridadfísica de la mercancía recibida, la Gerencia Distrital está obligada a suplir lasfalencias administrativas, optando por el mal menor que es delegarle al SVA laobligación de custodiar la mercancía hasta que la autoridad competenteresuelva...".
Con oficio CAI-VL-EA-012 de 5 de octubre de 2010, se envió comunicación de
resultados al Jefe del Distrito Huaquillas del Servicio de Vigilancia Aduanera; en
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respuesta constante en oficio SVAM-ADM-OF-0166 de 8 de noviembre del 2010, fue
señalado lo siguiente:
"...Continuando con las disposiciones dadas por la Gerencia Distrital-Huaquillas alseñor Jefe de Distrito de turno, en este caso el mío...mediante Memorando designéa dos señores Vigilantes del Servicio de Vigilancia Aduanera (SVA), para que siganrealizando las funciones de custodios y responsables de la bodega donde seencuentran las mercancías aprehendidas por el personal del Distrito, ...custodia quese viene realizando por años desde el tiempo de la Policía Militar Aduanera,actualmente el Servicio de Vigilancia Aduanera, por cuanto la Gerencia Distrital nocuenta con un guarda almacén, que es el funcionario encargado de la recepción ycustodia de las mercancías en cada Distrito de Aduanas, mismo es caucionado ypresenta una garantía para el cumplimiento de sus labores encomendadas...".
Lo anteriormente comentado obedeció a la falta de un adecuado diseño del sistema de
control interno, que incluya la formulación de políticas de capacitación y
adiestramiento, así como de una apropiada definición y distribución de labores en el
tratamiento de las mercancías aprehendidas, contraviniendo las Normas de Control
Interno 401-01 Separación de Funciones y rotación de labores; 401-02 Autorización y
aprobación de transacciones y operaciones; 407-06 Capacitación y entrenamiento
continuo, expedidas mediante Acuerdo 039-CG-2009 publicadas en R.O. 78 de 01 de
diciembre de 2009 y suplemento de R.O. 87 de 14 de diciembre de 2009, las mismas
que derogaron las Normas de Control Interno expedidas mediante Acuerdo 020-CG,
publicado en el Registro Oficial 006 de 10 de octubre de 2002, código 100-05
Segregación de Funciones; 100-06 Sistema de Autorización y Ejecución de
Operaciones; 300-04 Capacitación y Entrenamiento Permanente, que estuvieron
vigentes durante el periodo analizado.
Conclusión
Miembros del Servicio de Vigilancia Aduanera fueron los encargados del ingreso,
almacenamiento, custodia y egreso de las mercancías en las bodegas de la Gerencia
del Distrito Huaquillas, sin contar con manuales de procedimientos y sin que dichas
funciones sean de su competencia conforme lo establecido en la Ley Orgánica de
Aduanas y en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la
CAE.
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cié
Recomendaciones
Al Gerente General
1. Dispondrá a las Coordinaciones Generales de Proyectos y Sistemas y, de GestiónAduanera, que con asesoramiento de la Coordinación General de AsesoríaJurídica, se elabore un manual de procedimientos para la ejecución del proceso dealmacenamiento, custodia y despacho de las mercancías aprehendidas,observando la operatividad producida en la frontera, donde inclusive se producenaprehensiones temporales, con definición del sistema de registro y flujo de ladocumentación de respaldo; así también se determinen los campos para laelaboración de las actas de aprehensión de mercancías y los requisitos aconsiderar para llevar un adecuado control de las existencias, valoración de lasmercancías y uso de formularios pre numerados.
Sobre aspectos operativos
De la revisión efectuada a la actas de aprehensión de las mercancías, se estableceque no se ha reglamentado y definido una metodología uniforme para la elaboraciónde tales documentos; si bien se cumple con las formalidades de fecha, antecedentesde la aprehensión, detalle de la mercancía aprehendida y firmas de responsabilidad delos aprehensores y, de los funcionarios competentes del Distrito, se observó quemuchas actas no contienen información detallada sobre su contenido ni cantidad debultos ni peso de las mercancías, no se encuentran debidamente foliadas y prenumeradas, dificultando la ejecución de acciones de seguimiento y control.
Durante las inspecciones realizadas a las dos bodegas existentes en el Distrito deHuaquillas, se verificó que dichas instalaciones carecen de sistema de alumbradoeléctrico y seguridades físicas apropiadas, que aseguren la integridad y conservaciónde las mercancías, tales como: cámáfas, detectores de calor, ductos de aire, puertasde acceso restringidas y registros del biométrico; observando que la precariainfraestructura física no brinda facilidades para el trabajo de las personas y laadecuada ubicación, movimiento e identificación de las mercancías aprehendidas,resultando insuficiente el espacio físico de las bodegas para el gran numero demercaderías, por lo que, éstas se encuentran amontonadas, apiladas y empaquetadas
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en bultos que llegan hasta los cuatro metros de altura, lo cual, dificulta el trabajo y
desempeño de los custodios, e impide la manipulación e identificación de las
mercancías.
De otro lado, se constató que el mal estado de las cubiertas de las bodegas, que se
encuentran sostenidas por una frágil estructura de varillas de hierro que lucen
oxidadas, permiten la filtración de agua durante la estación invernal, presentando una
seria amenaza contra la seguridad física de los custodios y las mercancías que se
encuentran almacenadas. Además, las condiciones de higiene y salubridad no son las
apropiadas, existe mucho polvo, suciedad y presencia de roedores e insectos,
causando molestias a las personas que ingresan y permanecen en dichas
instalaciones. Existen mercancías aprehendidas desde el 2001, que se encuentran
deterioradas e inservibles, debido al mal estado de las bodegas.
Contiguo al área de liquidación de las Declaraciones Aduaneras Simplificadas en
Frontera (DAS-F), funciona una pequeña bodega que sirve para almacenar
transitoriamente las mercancías que los Inspectores del SVA deciden capturar al
momento que el usuario tramita el despacho de las mismas; identificando como
novedad que dicha bodega posee una pared con un boquete en la parte superior de
aproximadamente 4 mt2, que colinda al pasillo donde permanecen o transitan los
usuarios que gestionan la devolución de las mercancías y/o el pago de los tributos
aduaneros, lo cual en la práctica produce riesgos a la entidad, sobre la conservación y
custodia de las mercancías, que son ingresadas sin ningún tipo de control.
El área de SVA no dispone de información histórica, datos consolidados y registros
actualizados de las aprehensiones realizadas, clasificadas según el estado o
resolución dictada por los fiscales o jueces ni por la administración aduanera, esto es,
remate, venta directa, adjudicación gratuita, destrucción, baja, etc.; sin que exista un
archivo debidamente organizado que contenga información relacionada con las
diligencias de peritaje y avalúo de las mercancías dispuestas por la Fiscalía; existiendo
información sobre el tema, en unos casos, incorporadas dentro de cada expediente, y
en otros no anexados al respectivo expediente; sin que los responsables hayan
emitido un reporte consolidado que incluya la valoración del inventario, acto
administrativo necesario para el conocimiento de la Gerencia Distrital, así como para el
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adecuado flujo de información hacía el área financiera en el posterior remate y/o venta
directa y la determinación exacta de las mercancías aseguradas.
Los registros de ingresos y salidas de mercancías de las bodegas del Distrito de
Huaquillas, son llevados por la secretaría del Servicio de Vigilancia Aduanera, en una
hoja con formato Excel y es sustentada con la información de las actas de
aprehensiones, proporcionada por los Inspectores del SVA, quienes no cuentan con
un software o programa de control de inventario integrado mucho menos con
terminales ubicados en las bodegas, que permitan generar reportes periódicos hacia la
Gerencia Distrital, con información pormenorizada de existencias y de movimientos de
mercancías a una fecha determinada. Tampoco se lleva el control de ingresos y
egresos a través de kárdex.
Cabe indicar que durante el periodo sujeto a examen se emitieron 644 actas de
aprehensiones, no obstante, por las situaciones antes comentadas, la secretaría del
Servicio de Vigilancia Aduanera, administradora de esta información, no está en la
capacidad de proporcionar el dato del valor en dólares de las aprehensiones
reportadas, existiendo muchas capturas de años anteriores, cuyas indagaciones
previas no fueron objeto de la respectiva diligencia de avalúo y peritaje dispuesto por
la Fiscalía, por lo tanto no se ha informado sobre la determinación monetaria de dichas
mercancías a la actual administración.
A través de oficio CAI-VL-EA-009 de 10 de octubre de 2010, se comunicaron
resultados parciales al Gerente del Distrito Huaquillas, actuante durante el período 21
de abril de 2008 y el 25 de mayo de 2009, quien con oficio GDP-ADFP-JDAP-OF-0418
de 18 de octubre de 2010, señaló lo siguiente:
"...la CAE a nivel nacional, carece de cámaras, detectores de calor e infraestructuracon tecnología de punta que ayuden al almacenamiento de la mercadería de unamanera eficaz que impida su deterioro, en cuanto a los espacios de las bodegassean realizado estudios desde Guayaquil para solucionar el problema y hasta lafecha no existen resultados favorables, no se cuenta con suficiente luz eléctrica..."sic.
Con oficio CAI-VL-EA-012 de 5 de octubre de 2010, se envió comunicación de
resultados al Jefe del Distrito Huaquillas del Servicio de Vigilancia Aduanera; en
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((P
respuesta constante en oficio SVAM-ADM-OF-0166 de 8 de noviembre del 2010, fue
señalado lo siguiente:
"...EI espacio físico que brindan las bodegas, resulta insuficiente para la grancantidad de mercancías aprehendidas por el personal del Distrito en mi período, porlo que se vieron los custodios en la obligación de agolparlas unas encima de otras,así como pedir cuatro contenedores de 40 pies para embodegar las mercancíasque los peritos realizaban los peritajes de las mismas.-...la Gerencia Distrital no hadado un centavo para mejorar o poner las estanterías necesarias para unaclasificación adecuada de las mismas, indicando el Gerente Distrital de turno (quees de su responsabilidad) que no existen los medios económicos o rubros parahacer mejoras en dichos lugares...".
Los hechos relatados se produjeron por falta de una oportuna y adecuada provisión de
la infraestructura logística para el almacenamiento de las mercancías aprehendidas en
las bodegas, todo lo cual no permitió un manejo y control eficiente de las mismas,
razón por la cual se han contravenido las Normas de Control Interno 406-04
Almacenamiento y distribución; 406-06 Identificación y protección; 406-07 Custodia;
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración, del Acuerdo 039-CG-2009; así
como las Normas de Control Interno 110-13 Control Administrativo de Bienes Valores
y Documentos; 250-02 Almacenamiento y Distribución; 250-04 Identificación y
Protección; 250-05 Custodia; 250-11 Mantenimiento de Bienes de Larga Duración, del
Acuerdo 020-CG.
Conclusión
Las instalaciones físicas de las bodegas de la Gerencia del Distrito de Huaquillas no
brindan las condiciones de seguridad, salubridad y espacio necesario, lo cual no
permite a los custodios llevar a cabo en forma adecuada la organización, manejo,
conservación y control de las mercancías aprehendidas, generando situaciones de
riesgo a la entidad.
Recomendaciones
Al Gerente General
2. Dispondrá a la Coordinación General de Proyectos y Sistemas que se desarrolle un
software o programa de control de inventarios integrado, que permita generar
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reportes periódicos hacia la Gerencia Distrital, con información pormenorizada de
existencias, valores, movimientos y estado legal de las mercancías a una fecha
determinada.
3. Dispondrá a la Coordinación General Administrativa Financiera, proveer los
recursos y estudios necesarios para la adecuación y acondicionamiento de las
bodegas de la Gerencia del Distrito Huaquillas, de tal manera que las mercancías
capturadas se encuentren organizadas y puedan distinguirse por orden de
aprehensión y cronológicamente, además cuenten con la identificación del proceso
judicial.
Sobre aspectos normativos.
No existe definido un procedimiento normativo que reglamente el proceso operativo de
capturas transitorias de mercancías, que diariamente realiza el SVA al momento que el
importador las presenta a la administración aduanera para tramitar el despacho de las
mismas; observando en la actualidad que el procedimiento consiste en guardar las
mercancías en una pequeña bodega provisional, hasta que el interesado se acerque a
liquidar y pagar la DAS-F, en caso de no hacerlo dentro del plazo legal, el SVA
procede a formalizar legalmente dichas capturas a través del correspondiente parte y
acta de aprehensión, previo a la apertura de todos los bultos para proceder a la
clasificación según las características del contenido.
En cumplimiento a resoluciones emitidas por la Fiscalía y/o los Jueces Penales
actuante en la sustanciación de la indagación previa o instrucción fiscal, el personal
del SVA tiene a su cargo la tenencia y custodia las mercancías aprehendidas; sin
embargo se observó que en la práctica no se realizan actas de entrega-recepción de
las mercancías suscritas entre la Fiscalía a través de un depositario judicial y el
custodio responsable de las bodegas; verificando que, en varios casos de mercancías
aprehendidas por el Grupo Especial Móvil Antinarcóticos — GEMA, no existen actas de
entrega-recepción, que formalice el traspaso de las mercancías a la custodia
aduanera.
Cabe destacar que, a través de Boletín No.71 de 7 de mayo de 2010, se publicó la
implementación de mejoras en el proceso de carga, entre los que consta el Distrito
Huaquillas, dentro del cual se cita la opción de ingreso de mercancías en Almacenes
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Temporales y Bodegas de Aduana— Carga-Consulta, así como también las opciones
de egresos de mercancías desde los Almacenes Temporales y Zona Primaria, no
obstante dichas opciones no permiten que a través del sistema informático de la
aduana, se pueda a la fecha controlar el histórico del movimiento de entradas y salidas
de las mercancías pertenecientes al periodo sujeto a examen, por lo que no se conoce
el número exacto de las existencias que permanecen en las bodegas de la Gerencia
Distrital de Huaquillas.
Si bien el área de Asesoría Jurídica del Distrito de Huaquillas, por iniciativa propia ha
realizado un listado de las denuncias efectuadas a la Fiscalía, así como también, de
aquellas derivadas al Juzgado de Garantías Penales de El Oro; se observó que los
reportes emitidos se encuentran desactualizados y no cuentan con la información
relacionada con el despacho de la acción penal realizados a la fecha; además, aun
falta incorporar a dicho reporte varias declaratorias emanadas por la Fiscalía respecto
al decomiso judicial; confirmando que las mercancías que permanecen en las
bodegas, no se encuentran separadas según el estado de las causas penales, esto es,
indagaciones previas, instrucciones fiscales, decomisos, archivos provisionales,
suspensiones de procedimientos o desestimaciones, pues los responsables de las
bodegas, indicaron que esta información no es proporcionada por la Asesoría Jurídica
del Distrito.
De acuerdo a información proporcionada por el Director de Despacho y Zona Primaria
del Distrito Huaquillas, en el Sistema Interactivo de Comercio Exterior (SICE) en la
opción "Carga", opción "Registro", opción "Confirmación / Regularización de
Mercancías no Reportadas / Aprehendidas / Separadas", una vez verificado que las
cantidades detalladas en el Parte de Aprehensión son las mismas que las cantidades
ingresadas en el sistema se procede a dar la confirmación y obtención del CDA 99 con
el cual el Departamento Jurídico puede continuar el trámite respectivo; ahora, si bien
dicha normativa está encaminada a facilitar el control de las aprehensiones, existe un
riesgo alto surgido por la ausencia del manual de procedimientos aprobado, ya que las
actividades desarrolladas dentro del SICE a partir del mes de mayo del presente año,
están basadas en disposiciones verbales y la administración distrital no cuenta con
evidencia documental que amparen su cumplimiento.
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Con oficio CAI-OF-0859 de 29 de septiembre de 2010, se requirió al Coordinador
General de Proyectos y Sistemas, informar respecto a la existencia del manual de
procedimientos para el tratamiento de las aprehensiones. En respuesta, con oficio
CPS-DPR-JCM-OF-(i)-0761 de 11 de octubre de 2010, señaló lo siguiente:
"...La resolución GGN-CAJ-DTA-RE-0491-2010, se encuentra en vigencia a partir del16 de agosto del 2010, en la cual se encuentra la normativa para el tratamiento delas mercancías con respecto a la aprehensión, recepción, ingreso, almacenamiento,conservación, custodia y egreso...".
La resolución aludida no estuvo en vigencia durante el periodo analizado y hace
referencia a las Normas Generales para la realización de Operaciones Aduaneras;
está compuesta de dos capítulos, el capítulo I "Abandonos, Decomisos y Remates", y
el capítulo II "Operaciones Aduaneras", siendo limitado el procedimiento descrito para
un adecuado tratamiento de las capturas de mercancías realizadas a través del Distrito
Huaquillas. Tampoco cita la documentación que los servidores deben usar para
formalizar las aprehensiones ante las autoridades competentes.
Lo comentado se originó por falta de una adecuada definición de procedimientos
normativos que coadyuven a la prevención y control de riesgos inherentes; por tanto
no fue considerado lo establecido en las Normas de Control Interno 401-02
Autorización y aprobación de transacciones y operaciones; 405-04 Documentación de
respaldo y su archivo; 406-05 Sistema de registro; 406-06 Identificación y protección;
y, 406-10 Constatación Física de existencias y bienes de larga duración,
pertenecientes al Acuerdo 039-CG-2009; así como las Normas de Control Interno 210-
04 Documentación de Respaldo y su Archivo; 250-03 Sistema de Registro; 250-04
Identificación y Protección; 250-08 Constatación Física de Existencias y Bienes de
Larga Duración, del Acuerdo 020-CG.
Conclusión
Las operaciones realizadas en las aprehensiones de mercaderías, estuvieron
desprovistas de procedimientos normativos que delineen las actividades a ser
cumplidas por los funcionarios responsables de llevar a cabo las capturas y custodias
de las mismas, así mismo no fue definida la documentación que formalice dicho acto
administrativo ante la autoridad competente.
15
Recomendación
Al Gerente Distrital
4. Disponer al Director de Despacho y Control de Zona Primaria, coordinar el proceso
de recepción de las mercancías que permanecen en las bodegas, las cuales serán
entregadas por los servidores del Servicio de Vigilancia Aduanera. Producto de lo
actuado, se dejará constancia mediante la suscripción del acta respectiva.
Personas no vinculadas legalmente a la entidad, realizan actividades
administrativas en el Distrito de Aduana de Huaquillas
Durante la ejecución del trabajo de campo, el equipo de auditoría observó que en el
área de Asesoría Jurídica laboraron 4 personas, tres de ellas constan en el rol de la
entidad, y una cuarta no aparece registrada como servidora dentro de los expedientes
del personal que se hallan en el archivo de la Gerencia Distrital, sin embargo ésta
persona se desempeña activamente realizando labores administrativas.
Así mismo, se constató la presencia de dos personas que realizaron labores de
limpieza para los servidores del SVA, así como actividades de estiba dentro de las
bodegas del Distrito, sin embargo no constan en el rol de la Corporación Aduanera
Ecuatoriana ni pertenecen a compañía alguna que brinde los servicios para la entidad;
uno de ellos se encuentra colaborando desde el 2008 y, el otro, desde noviembre del
2009; situaciones que colocan a la entidad en una sensible situación de riesgo, al
permitir que personas particulares realicen actividades administrativas, sin existir un
vínculo contractual de por medio.
Con oficio CAI-VL-EA-012 de 5 de octubre de 2010, se envió comunicación de
resultados al Jefe del Distrito Huaquillas del Servicio de Vigilancia Aduanera; en
respuesta constante en oficio SVAM-ADM-OF-0166 de 8 de noviembre del 2010, fue
indicado:
"...dos personas que realizan labores de limpieza para los miembros del SVA,pagados por los mismos y realizan labores de estiba en la bodega, le indico queeso es eventual, primero porque no son parte de la Corporación AduaneraEcuatoriana y al no serlo no pueden constar en rol de pagos, pero a falta depersonal de estiba y por pedido del señor Gerente Distrital, se les ha pedido que
16
den una mano (ayuda), ya que la Gerencia no tenía valor asignado para dichoacaecimiento, según explicación dada por el funcionario administrativo-financiero dela CAE...".
Sobre el particular, la Jefe de Recursos Humanos (e), a través del memorando CAE-
DRH-(i)-0043 de 03 de julio de 2007, dirigido a los Gerentes Nacionales y Distritales,
señaló lo siguiente:
"...Mediante memorando No. CAE-DRH-(0-017, de fecha 05 de Abril del 2007 sehizo conocer a ustedes que "no pueden permanecer en la dependencia de estaInstitución, personal meritorio o pasantes que no cumplan con la debidaautorización legal de esta Jefatura de Recursos Humanos...A la vez me permitoinformar que queda en absoluta responsabilidad la permanencia de los mismos...".
Posterior a la lectura del informe borrador, el servidor del SVA, a través de oficio
SVAH-004 de 30 noviembre de 2010, señaló:
"...jamás han existido las mencionadas personas y que nunca prestaron susservicio peor aun en una parte muy sensible como son las bodegas del Distrito...".
Esta Coordinación se mantiene en la observación antes descrita, por cuanto se
constató durante el trabajo de campo, que las personas en referencia realizaron
actividades en el Distrito Huaquillas, situación que fue corroborada por el Jefe del
SVA, según oficio SVAM-ADM-OF-0166 de 8 de noviembre del 2010, descrito en
párrafos anteriores.
Por lo expuesto no se cumplió con lo determinado en el Reglamento Interno del
Sistema Integral de Administración de Recursos Humanos de la Corporación
Aduanera Ecuatoriana, artículo 5.- "Ingreso a la Corporación Aduanera Ecuatoriana",
concordante con la Norma de Control Interno 200-03 "Políticas y Prácticas de talento
humano".
"...Art. 5.- Ingreso a la Corporación Aduanera Ecuatoriana.- Para ingresar a laCorporación Aduanera Ecuatoriana, toda persona deberá ser nombrada ocontratada legalmente, cumplir con los requisitos en la Ley Orgánica del ServicioCivil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de lasRemuneraciones del Sector Público y no estar incurso en ninguna de lasprohibiciones e inhabilidades contempladas en dicha Ley y su Reglamento. - A fin degarantizar el desarrollo de la carrera administrativa institucional y profesional de losservidores de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, el ingreso y ascenso dentro dela estructura de puestos vigentes para la institución, se lo realizará medianteoncurso de méritos y oposición...".
17
Conclusión
- Sin que exista vínculo contractual de por medio, en el área de Asesoría Jurídica de
la Gerencia del Distrito Huaquillas, una persona se encontró realizando funciones
administrativas; ocurriendo situación similar en la Bodegas de almacenamiento de
mercancías aprehendidas, donde, otras dos personas realizaron labores de
cuadrilla en las bodegas del Distrito, y de limpieza al personal del S.V.A., sin que,
en ambos casos, se encuentren registrados en la nómina del personal de la
Corporación Aduanera Ecuatoriana.
Recomendación
Al Gerente Distrital
5. Comunicará a los servidores de la Gerencia Distrital que está prohibido el acceso o
permanencia de personal meritorio o pasantes que no cuenten con la debida
autorización legal por parte de la Coordinación General de Recursos Humanos a las
instalaciones de la Corporación Aduanera Ecuatoriana.
Estados procesales de las denuncias presentadas por mercancías aprehendidas
Durante el periodo sujeto a examen, bajo la existencia de presunción de delito
aduanero, personal del S.V.A. realizó 644 capturas de mercancías aprehendidas al no
cumplir con las formalidades aduaneras, las que fueron puestas a consideración del
Fiscal de lo Penal de la Unidad de Delitos Aduaneros y Tributarios de Huaquillas, a
través del envío del correspondiente parte de aprehensión y posterior emisión de la
denuncia suscrita por el Gerente Distrital y del Asesor Jurídico del Distrito; observando
como novedad que en el caso de las actas de aprehensión Nos: 63, 70, 71, 103, 106,
120, 125, 130, 154, 193, 198, 201, 203, 209, 224, 230, 277, 289, 319, 331, 383, 414,
del 2009; y, 30, 41, 43, 45, 87, 97, del 2010, las denuncias de presunto delito
aduanero fueron presentadas en la Fiscalía con varias semanas y hasta meses
después de haberse realizado los procesos de venta directa y adjudicaciones gratuitas
y, en otros casos, cuando la indagación previa y/o instrucción fiscal había concluido.
Además, se verificó que las denuncias relacionadas con las actas de aprehensión
VAH-OPE-AA-003, 011, y 013 del 2010, fueron presentadas al Fiscal de lo Penal de
18
la Unidad de Delitos Aduaneros y Tributarios, con la descripción incompleta de las
mercancías aprehendidas.
De otra parte, se constató que del total de 644 actas tramitadas ante la Fiscalía,
existen 372 procesos instaurados que aún se encuentran en las instancias de
indagaciones previas e instrucciones fiscales, es decir el 58% de las denuncias
presentadas durante el periodo analizado no tuvieron el impulso y seguimiento
necesarios por parte de Asesoría Jurídica del Distrito, por lo que las mercancías se
encuentran depositadas en las bodegas de la Gerencia Distrital de Huaquillas, en
espera del dictamen resolutorio de la autoridad judicial, cuyos expedientes se
encuentran relacionados con las actas de aprehensión detalladas en el anexo 3.
Las mercancías señaladas en las actas de aprehensión IXDH-3-038, del 2008; SVAH-
OPE-AA-007, 013, 076, 088, 090, 105, 115, 138, 344, 438, del 2009; y SVAH-OPE-
AA-023, del 2010, no fueron consideradas de conformidad a lo establecido en el
artículo 153 del reglamento a la LOA, es decir, no se informó a las instituciones del
sector público u organizaciones no gubernamentales, para que estas demuestren su
interés en los bienes, previo al remate; así como tampoco fueron proporcionadas
copias de las actas de entrega recepción suscritas entre el encargado de la bodega y
el adjudicatario de la mercancía, ni de las liquidaciones manuales que sustenten el
pago de dichas mercancías. A través de oficio CAI-REMO-EA-018 de 29 de octubre de
2010, se comunicó resultados al Gerente Distrital, sin recibir respuesta hasta la lectura
del presente informe.
Las mercancías descritas en las actas de aprehensión SVAH-OPE-AA-021- 094 y 095,
del 2008; SVAH-OPE-AA-004, 5, 6, 8, 15, 37, 40, 61, 69, 82, 96, 120, 133, 141, 150,
160, 213, 226, 235, 240, 257, 258, 259, 260, 284, 295, 296, 305, 314, 323, 351, 361,
367, 369, 370, 390, 408, 415, 424, 427, 437, del 2009; y SVAH-OPE-AA-059 del 2010,
fueron objeto de sentencia judicial con la declaratoria de decomiso definitivo, sin
embargo las mismas no fueron consideradas en los procesos dispuestos en los
artículos 96, 99 y 101 de la Ley Orgánica de Aduanas, referentes al remate, venta
directa y adjudicación gratuita, respectivamente, incumpliéndose lo dispuesto por el
Juez, por lo que las mercancías hasta la presente continúan almacenadas en lasbodegas de la Gerencia Distrital, observando que no existió un adecuado intercambio
19
de información entre el área jurídica con los custodios de las mercancías, quienes no
recibieron la información del decomiso judicial.
La autoridad judicial se pronunció respecto a la destrucción de las mercancías
detalladas en las actas de aprehensión SVAH-OPE-AA-22, 27, 28, 33, 35, 36, 39, 41,
43, 44, 46, 56, 73, 92, 99 del 2008; SVAH-OPE-AA-01, 02, 19, 25, 27, 28, 30, 35, 36,
38, 49, 53, 66, 67, 70, 71, 78, 79, 83, 92, 126, 127, 139, 149, 152, 207, 230, 254, 325,
329, 337, 343, 350, 378, 403, 426 del 2009; y SVAH-OPE-AA-03, 30, 38, 42, 52, 65,
del 2010. Mediante oficio CAI-VL-EA-016 de 2010-10-22, dirigido al Gerente del
Distrito, se solicitó la evidencia documental de la destrucción, sin recibir respuesta
hasta la lectura del presente informe.
Se observó que los reportes de control de las indagaciones previas e instrucciones
fiscales, así como, de las causas penales, emitidos por el área de Asesoría Jurídica
del Distrito, se encontraban desactualizados y no contienen información relevante de
los procesos ni datos debidamente detallados, citándose como ejemplos las actas de
aprehensión No. 015, 24, 49, 62, 63, 70 y 82 del año 2008; y, No.21, 91, 113, 191, 291
y 377 del año 2009; en las que no constan señaladas la cuantía de las mercancías
aprehendidas, apareciendo en su lugar la leyenda "indeterminada". Además, se
verificó que dicha información no guardaba relación coherente con el archivo físico de
los expedientes iniciados por cada denuncia presentada ante la Fiscalía, los cuales se
encontraron acumulados dentro de archivadores sin conservar una secuencia
correlativa y cronológica, desprovistos de las últimas diligencias dispuestas por la
autoridad judicial, así como de las sentencias.
Sobre este último, se observó en varios casos, que las notificaciones de los autos y
providencias dictados por los operadores de justicia en la tramitación de las causas
llegaron tardíamente a la Gerencia Distrital y, en otros casos, se extraviaron dichos
documentos, por cuanto el casillero judicial donde reciben las notificaciones, se
encuentra en la Corte Provincial de Justicia de la ciudad de Machala, y no se ha
reservado un casillero judicial en la ciudad de Huaquillas.
Fueron observadas diligencias que no correspondían al estado actual de las causas,
pues en muchos casos se evidenció el estatus de indagaciones previas, no obstante
de existir el inicio y conclusión de las instrucciones fiscales y el respectivo
20
pronunciamiento del Juez en cuanto a la suspensión condicional del proceso o la
desestimación de la denuncia, declarando el archivo y decomiso definitivo de las
mercancías, sin embargo éstas permanecen en las bodegas, sin encontrarse
separadas e identificadas según el estado de la causa, esto es, indagaciones previas e
instrucciones fiscales pendientes, así como de las causas resueltas para remates,
ventas directas, adjudicaciones gratuitas, destrucciones, etc., pues los responsables
de las bodegas, indicaron que esta información no es proporcionada por la Asesoría
Jurídica del Distrito, por lo que se resume en la falta de comunicación entre el área
Jurídica y los custodios del SVA.
Varios registros adolecieron del número de identificación del proceso o se encontraban
identificados con numeraciones de instrucciones fiscales que correspondían a
indagaciones previas o a causas penales, como es el caso de la instrucción fiscal 24-
A-2009 que se encontraba identificada con el número 32-2009 de una causa penal; y,
la indagación previa 051-A-2010 perteneciente al acta de aprehensión SVAH-OPE-AA-
2010-046, se encontró detallada en el reporte con el número 055-2010, relacionada al
acta de aprehensión SVAH-OPE-AA-2010-050; en otros casos simplemente se reflejó
la leyenda de "Indagación Previa" e "Instrucción Fiscal", para efectos de complementar
las celdas en blanco de los reportes proporcionados.
Todas las fechas señaladas para cada registro del acta de aprehensión,
correspondieron a las fechas de elaboración del parte de aprehensión, y no a la fecha
real de elaboración del acta; en gran parte de los casos analizados se observó que el
acta fue emitida días después de realizada la captura.
A través de oficios CAI-VL-EA-006-A, 007, de 29 y 30 de septiembre de 2010,
dirigidos a los servidores del área de Asesoría Jurídica del Distrito Huaquillas, se
comunicó resultados respecto al comentario vertido; en respuesta, los servidores de
jurídico a través de oficios ASJH-OF-(i)-0055 y 0056, ambos de 1 de diciembre del
2010, señalaron:
Oficio ASJH-OF-(i)-0055u ...el fiscal ordena mediante decreto se realice pericia pero el perito nunca llega aposesionarse, lo que trae como consecuencias que determinado expedientecarezca de informe pericial y por tanto en los expedientes y reportes no hayvaloración.-...procedo con la notificación e incorporar providencias u escritoscuando estás me son entregadas, desconociendo el trámite del estado de las
21
causas por cuanto los impulsos y escritos que presentan son elaborados por losseñores abogados de este departamento.-...en el momento que se arma la carpetao archivo del expediente de una denuncia, se desconoce la cuantía de la mercancíay es la razón por la que al momento de transcribir los datos para su identificación(No. de Acta de Aprehensión, detenido, mercancía, vehículo) y por desconocer enel momento el valor del producto se coloca la leyenda "indeterminada".-...losexpedientes en su debido momento conservaban su secuencia cronológica, peroantes de la venida de los funcionarios de auditoría interna, el Departamento deAsuntos internos solicitó también copias de las actas de aprehensión de prendas devestir y calzado, lo que origino que en el momento estos queden agolpados.-...nose le ha informado al responsable de bodega para que separe las mercancías,conforme la sugerencia mencionada, esto es, indagaciones previas e instruccionesfiscales, remates, ventas directas, adjudicaciones gratuitas, destrucciones, etc.-...en el ánimo que no se repitan estos inconvenientes actualmente la suscrita antesde la presentación de la denuncia ante autoridad competente obtengo del libro deingresos de Fiscalía el respectivo número de Indagación Previa, situación que antesno se realizaba.-...la suscrita por varios meses desde el año 2008 a primerosmeses del año 2009, cumplió funciones en otra aérea y esto ha ocasionado que sevenga arrastrando la falta de un archivo magnético actualizado de denuncias y deincorporar las respectivas órdenes judiciales por aprehensiones de mercancías...".sic
Oficio ASJH-OF-(i)-0056
"...los expedientes del Departamento Jurídico se encontraban con la denuncia,parte y acta de aprehensión...jamás va a tener acta de reconocimiento de lugar delos hechos, informe pericial de mercancías, acta de posesión de perito...Por cuantoestos documentos son de uso exclusivo de la fiscalía, es mas en indagacionesprevias no permiten sacar copias de todo el proceso por cuanto indica el señorfiscal y secretario que la Indagación es reservada de conformidad con el Artículo215 del Código tributario.-...conociendo el espacio reducido que tienen las bodegasdel Servicio de Vigilancia Aduanera donde se almacenan las mercancíasaprehendidas por presunción de delito aduanero y principalmente por cuanto nocuenta con la infraestructura adecuada, no se le ha informado al responsable debodega para que separe las mercancías, conforme a la sugerencia mencionada. -...la falta de tiempo hiso imposible dedicarme a archivar documentos en losexpedientes...sin embargo con la venida del señor Abogado...se le indico procedaa incorporar y poner al día los expedientes así como obtener de la fiscalía losinformes periciales de avalúos de mercancías...". sic
Mediante correo electrónico recibido el 6 de diciembre de 2010, asunto: aclaración
Oficio ASJH-OF-(i)-0056, el servidor de Asesoría Jurídica del Distrito Huaquillas,
solicitó que sea considerada la siguiente corrección: "Artículo 215 del Código de
Procedimiento Penal".
A través de oficio CAI-VL-EA-010, de 4 de octubre de 2010, dirigido al servidor del
área de Asesoría Jurídica del Distrito Huaquillas, se comunicó resultados sin recibir
respuesta hasta la lectura del presente informe; no obstante, posterior a la diligencia
22
de lectura del borrador del informe, mediante oficio ASJH-OF-057, sin fecha, fue
señalado lo siguiente:
"...las Denuncias presentadas tardíamente al Fiscal de Aduanas, las mismas no lashe elaborado ni firmado ninguna de ellas excepto la 3, 11 y 13, ya que en eseentonces tenía muy poco tiempo trabajando en la Institución.-...en lo referente a lasdenuncias presentadas de manera incompletas que se derivan de las Actas deAprehensión 3, 11, 13, las mismas que fueron firmadas por mi persona y el ..., debomanifestar que por error involuntario se ha omitido el número completo de Items dedichas Denuncias, sin ánimo alguno de cometer ninguna acción maliciosa queperjudique los interés de la Corporación Aduanera Ecuatoriana y por ende delEstado.-... se procedió a dar cumplimiento a lo dispuesto por la Autoridad Judicial,en vista que el Art. 96 de la LOA, no deja bien en claro la obligatoriedad de laaplicación del Art. 153 del Reglamento de la misma ley, e función de aquello y porpreceptos universales del Derecho, toda ley de cualquier Estado, está por encimade cualquier reglamento incluso del suyo propio, procediéndose a dar cumplimientopor la Autoridad Judicial.-...no se aplico lo establecido en el Art. 153 delReglamento de la Ley Orgánica de Aduanas por los fundamentos de Derecho antesmencionados, pero en vista del reciente pronunciamiento del Sr. ProcuradorGeneral del Estado, quien dispone la Obligatoriedad de la aplicación del Art. 153 delReglamento de la Orgánica de Aduanas habrá que acatar lo dispuesto en el cuerponormativo en referencia...". sic
El código Tributario en el artículo 345, establece lo siguiente:
"La administración tributaria deberá formular la denuncia cuando corresponda, entodos los casos de defraudación, y tendrá todos los derechos y facultades que elCódigo de Procedimiento Penal establece para el acusador particular".
El artículo 42 del Código de Procedimiento Penal, señala:
"...La persona que conociere que se ha cometido un delito de acción pública,excepto aquella a quien la ley se lo prohíbe, debe presentar su denuncia ante elFiscal competente o ante la Policía Judicial...".
Entre las atribuciones y responsabilidades de Asesoría Jurídica, señaladas en el
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la CAE, se encuentra la
siguiente:
"...Elaborar las denuncias para remitir al Fiscal competente, en los casos que sepresuma delito aduanero y poner a disposición del Fiscal las mercancíasaprehendidas...".
Opinión de Auditoría
Por la permanencia en las bodegas de mercancías aprehendidas sobre las que se
ii ició la respectiva indagación previa o instrucción fiscal y que hasta la actualidad no
23
disponen de un dictamen judicial en firme, así mismo, debido a la ausencia de un
adecuado manejo de los expedientes, la desorganización imperante y a la falta de
coordinación de actividades en el área de Asesoría Jurídica del Distrito Huaquillas, se
puede colegir que no hubo diligencia y oportunidad en el seguimiento y motivación
sobre los procesos instaurados que datan de años anteriores al periodo analizado,
motivo por el cual, no se cumplió con lo establecido en las Normas de Control Interno
100-03 Responsables del control interno; 200-06 Competencia Profesional; 600-01
Seguimiento continuo o en operación, pertenecientes al Acuerdo 039-CG-2009; así
como las Normas de Control Interno 110-03 Contenido flujo y calidad de la
información; 120-03 Actividades de control; 130-05 Herramientas para evaluar las
actividades de monitoreo y/o supervisión, del Acuerdo 020-CG, por lo tanto, las
opiniones vertidas en párrafos anteriores, ratifican el presente criterio.
Conclusión
La falta de cumplimiento a las sentencias del Juez, el poco impulso y seguimiento a los
procesos instaurados, el extravío de los dictámenes judiciales, la falta de
comunicación entre el área Jurídica y los custodios del S.V.A. y la permanencia de
mercancías que reposan desde años anteriores al periodo analizado, originó que se
desconozca las existencias y valoración de las mercancías aprehendidas, ocasionado
la saturación y/o sobrecarga de las bodegas, cuyas mercancías se hayan sujetas a un
acelerado proceso de deterioro y obsolescencia.
Recomendaciones
Al Gerente Distrital
Dispondrá al responsable del área Administrativa Financiera del Distrito, la
adquisición de un casillero judicial en la ciudad de Huaquillas, de tal manera que
exista oportunidad en las notificaciones de las sentencias.
Dispondrá a los servidores del área de asesoría jurídica:
Que las denuncias sean remitidas al Fiscal de Aduanas de Huaquillas,
inmediatamente después de producida la captura de las mercancías, con un detalle
pormenorizado de su contenido que coincida con lo descrito en el acta de
24
aprehensión; supervisando permanente la sustanciación de los procesos, poniendo
en consideración del Director de Despacho y Zona Primaria, los dictámenes
judiciales emitidos, a fin de organizar las mercancías aprehendidas en las bodegas.
Realizar oportunamente los trámites relacionados con las adjudicaciones de
mercancías que cuentan con sentencias judiciales; así mismo, previo a la ejecución
de los procesos de remate, oficiar a las instituciones de asistencia social,
beneficencia, educación o investigación sin fines de lucro, personas jurídicas
debidamente reconocidas por el Estado, adjuntando el listado de los bienes
declarados en decomiso definitivo, a fin de adjudicarlos a la entidad que haya
notificado oportunamente, su interés.
La depuración del archivo físico y magnético con información sustentada y
actualizada de las causas instauradas, pendientes y resueltas por la autoridadjudicial.
Constataciones físicas de mercancías aprehendidas con dictamen judicial
Realizada la captura de mercancías, estas fueron puestas a consideración del Fiscal o
Juez, según correspondía, no obstante las mismas permanecieron durante todo el
proceso, almacenadas en las bodegas de la Gerencia Distrital de Huaquillas, por
cuanto el órgano judicial competente no contó con la infraestructura necesaria para la
custodia de las mismas, debido a esto, el Juez dentro de la indagación previa o
instrucción fiscal, dispuso de oficio al Gerente Distrital, mantener la custodia y
responsabilidad de las aprehensiones, conforme al detalle del informe pericial. Cabe
señalar que no fue observada evidencia documental respecto a la suscripción de
alguna acta de entrega-recepción suscrita entre la Fiscalía y el custodio responsable
de las bodegas; así mismo, en varios casos de mercancías aprehendidas por el Grupo
Especial Móvil Antinarcóticos — GEMA, no se evidenció acta de entrega recepción, que
formalice el traspaso de las mercancías a la custodia aduanera.
Con oficio CAI-VL-EA-009 de 10 de octubre de 2010, se comunicaron resultados al ex
Gerente del Distrito Huaquillas; en respuesta a través de oficio GDP-ADFP-JDAP-OF-
0418 de 18 de octubre de 2010, informó lo siguiente:
25
...se han realizado reuniones de trabajo con el Agente Fiscal de Aduanas y con ...Guardalmacén General de la Gerencia General y se le ha indicado que se trasladela mercadería a una bodega bajo su responsabilidad quien ha indicado que esimposible, puesto que se pierde la cadena de custodia y le corresponde al Distritomantener la mercadería...".
Mediante oficio CAI-VL-EA-002 de 22 de julio de 2010, se solicitó al Jefe del Servicio
de Vigilancia Aduanera del Distrito Huaquillas, el reporte de las actas de
aprehensiones que durante el periodo sujeto a examen fueron emitidas, así mismo,
con oficio CAI-VL-EA-003 de igual fecha, se solicitó al Gerente Distrital, un reporte de
las denuncias que durante el periodo analizado fueron presentadas ante autoridad
competente, sin recibir respuesta hasta la lectura del presente informe.
A través de oficio CAI-VL-EA-004 de 12 de agosto de 2010, se solicitó al Jefe del
Servicio de Vigilancia Aduanera del Distrito Huaquillas, remitir en detalle, el inventario
actualizado de las mercancías que se encuentran en las bodegas del distrito. En
respuesta, a través de oficio SVAM-ADM-OF-0166 de 8 de noviembre de 2010, se
indicó:
"...di la disposición mediante memorando al señor Vigilante ... (responsable de lacustodia de la bodega), para que realice dicho listado y entregue en forma personala usted ... por cuanto mi persona no tenía dicha información sino el custodio de labodega de aprehensiones...".
Igual requerimiento se efectuó al Director de Despacho y Zona Primaria mediante
oficio CAI-VL-EA-005 de 12 de agosto de 2010, quien a través de oficio DDZP-OF-
00025-2010 de 16 de agosto de 2010, indicó:
"...las bodegas de la Gerencia Distrital de Huaquillas se encuentran a cargo de ...Jefe del IX Distrito Huaquillas Servicio Vigilancia Aduanera y no se encuentran acargo de la Dirección de Despacho y Control de Zona Primaria...".
El inventario de las mercancías no fue proporcionado a esta Coordinación, para el
análisis respectivo.
De la revisión de la documentación obtenida en la Fiscalía de Aduanas de Huaquillas,
se determinó que del 100% de mercancías aprehendidas y que fueron custodiadas o
manejadas durante el periodo analizado por personal del SVA en las bodegas de la
Gerencia Distrital, el 70% de mercancías fueron sometidas a peritajes, en cuyas
diligencias se determinó un total de 2 146 976,19 USD; equivalente a 453 actas de
26
aprehensión; en el 30% restante no se halló evidencia documental de experticias
efectuadas, sin embargo físicamente permanecen en las bodegas de la Gerencia
Distrital. Se debe indicar que la valoración de estas mercancías no consta registrada
en la contabilidad de la entidad, razón por la cual la Gerencia Distrital se encuentra
limitada de obtener información actualizada que incluya la valoración del inventario en
bodegas, herramienta necesaria para el control de la gestión en el posterior remate o
venta directa.
Se efectuó la constatación física de aquellas aprehensiones declaradas en decomiso
definitivo por parte de la autoridad judicial competente, observando diferencias que se
encuentran descritas en el anexo 4, además de lo siguiente:
3 En relación al acta de aprehensión SVAH-OPE-AA-076-2009 de 08 de abril de 2009
consta entre la descripción comercial de la mercancía aprehendida, varias partes y
piezas de cocina, así como zapatos y prendas de vestir, las cuales fueron
declaradas en decomiso definitivo por parte del Juez Décimo Primero de Garantías
Penales de El Oro; paralelamente la autoridad judicial, con oficio No 718-J-X1-
GPEO-2009 de 19 de agosto de 2009, dispuso al Gerente de la CAE de Huaquillas,
proceder con el Art. 96 y 99 de la Ley Orgánica de Aduanas, que se refiere al
remate y la venta directa.
El 22 de abril de 2010 mediante oficio GDH-DAJH-OF-(i)-0462, el Gerente Distrital
señaló lo siguiente:
"...ESTA Gerencia Distrital a dictado el Acto Administrativo No. GDH-DAJH-PV-0443-2010 que en su parte pertinente dice: DISPONE LA ADJUDICACIÓNGRATUITA DE LAS MERCANCÍAS CONTENIDAS EN 13 GRUPOS A LASINSTITUCIONES SIGUIENTES:...se autorizó la inscripción del Centro deFormación Artesanal "25 de Junio" en la provincia de El Oro, al tenor de lo quedispone el Manual de Procedimientos para el Remate, Venta Directa yAdjudicación Gratuita publicado en el Registro Oficial No 474, al momento de sucalificación solicitaron la donación de implementos para adecuar los talleres deMecánica, Corte Confección y Bordado, Belleza y Cosmetología. Por lo queatendiendo dicha solicitud previa, se recomienda adjudicar gratuitamente al Centrode Formación Artesanal "25 de Junio", las mercancías descritas en el Anexo 3 deeste documento, por ser acorde a su objeto social...".
Dentro del indicado anexo, fueron descritas las piezas de cocina, pertenecientes al
acta de aprehensión SVAH-OPE-076-2009, lo cual fue concordante con el
documento "ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN EN DONACIÓN"; en el mismo se
27
te, 45 ; .E5Z
detallaron las partes y piezas de cocina que la CAE donó al Centro de Formación
Artesanal 25 de Junio.
Adicionalmente, fueron proporcionadas las copias simples del "ACTA DE
ENTREGA RECEPCIÓN EN ADJUDICACIÓN GRATUITA", a favor del Instituto de
la Niñez y la Familia de El Oro, en cuyo detalle no fue posible constatar la
descripción de las demás mercancías detalladas en el acta de aprehensión SVAH-
OPE-AA-076-2009, esto es 15,217 unidades de prendas de vestir y 12 pares de
zapatos deportivos, por tanto no constituyó evidencia documental de descargo.
3 Respecto al acta de aprehensión SVAH-OPE-AA-0243-2009, en el casillero de la
descripción comercial de la mercancía capturada, constó como detalle un cartón
conteniendo 85 060,00 USD falsos, los mismos que, conforme se evidenció en el
acta de entrega recepción de 14 de agosto de 2009, fueron entregados por el
Supervisor de Control del Destacamento Chacras del S.V.A., a un Cabo de Policía,
sin embargo no se encontró evidencia documental de la disposición judicial emitida
en dicho sentido.
Con oficio CAI-VL-EA-012 de 5 de octubre de 2010, se envió comunicación de
resultados al Jefe del Distrito Huaquillas del Servicio de Vigilancia Aduanera; en
respuesta constante en oficio SVAM-ADM-OF-0166 de 8 de noviembre del 2010,
señaló lo siguiente:
"...Como medida preventiva dispuse a los dos señores Vigilantes tomar las medidasde seguridad necesarias para precautelar las mercancías aprehendidas,información que le transmití mediante Oficio SVAH-ADM-OF-0215, de fecha 06 deAgosto de 2010 en la que indico, que legalizada el acta de aprehensión por parte delos aprehensores, la mercancía es trasladada a la Bodega General, LAS MISMASQUE SE ENCUENTRA BAJO CUSTODIA Y RESPONSABILIDAD DEL PERSONALDEL SVA ASIGNADO PARA EL EFECTO.-...las mercancías aprehendidas hanestado y están a cargo del señor Vigilante custodio de las bodegas, es así quecuando el señor juez de Aduanas ordena mediante providencia el remate,devolución, adjudicación, venta directa, etc., envía la providencia al Gerente Distritalde la CAE, dando la disposición y el señor Gerente Distrital-CAE, medianteprovidencia del departamento jurídico, dispone al Jefe del SVA, que se mantengabajo custodia y responsabilidad del bodeguero del SVA las mercancías de lasdiferentes actas de aprehensión...".
En respuesta a los oficios de comunicación de resultados CAI-VL-EA-013 de 13 de
ctubre de 2010 y CAI-OF-REMO-020 de 8 de noviembre de 2010, el custodio de las
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mercancías en las bodegas del Distrito Huaquillas, a través de comunicación de 15 de
noviembre de 2010, señaló:
"...estamos realizando por disposición de nuestros superiores, las labores decustodio de las mercancías aprehendidas por el Servicio de Vigilancia Aduanera.-...las mercancías que se encuentran a mi cargo, nunca fueron inventariadas con laparticipación del suscrito por parte de los aprehensores al momento de la emisióny/o elaboración del acta de aprehensión...no existió en el periodo examinado, unmanual de procedimientos e instructivos de trabajo debidamente aprobado por lamáxima autoridad, en el cual se tipifiquen cada uno de los pasos a seguir desde elmomento en que nace una aprehensión hasta que sale la mercancía de lasbodegas.-...el gran volumen de mercancías incautadas, que en muchas ocasionesha tocado inventariar a los aprehensores en las madrugadas, acompañada a lafatiga normal de todo ser humano, provoca errores en los conteos, sin que estostengan una mala intención de perjudicar a nadie, como está reflejado en el cuadrodescrito en su atento oficio, pues existen unidades sobrantes y faltantes...".
Con oficios CAI-VL-EA-014 de 13 de octubre de 2010; CAI-OF-REMO-019 de 8 de
noviembre de 2010, se comunicaron resultados al custodio de las mercancías,
respecto a las diferencias detectadas en la toma física del inventario. En respuesta, se
recibió el oficio SVAH-001 de 19 de noviembre de 2010, dentro del cual fue señalado:
...nosotros nos limitamos a recibir los saquillos, cajas, o cualquier otra envoltura demercancías capturadas cerradas, DONDE DICE CONTENER LO QUE ESTAESCRITO EN LA RESPECTIVA ACTA DE APREHENSIÓN, QUE NO ES ACTAENTREGA RECEPCIÓN razón por la cual las diferencias pueden darse por erroresal contar, inventariar, clasificar, transcribir o guardar. No siempre todos losaprehensores hacen el inventario de lo aprehendido, se designa a cualquiercompañero del SVA, para que proceda al conteo e inventario de la mercadería.-...no se dispone absolutamente de ningún equipo como montacargas o estibadores,(cuadrilla), embases, embalajes, saquillos, sellos de seguridad... por lo que me hevisto obligado en utilizar sacos reciclables, cartones parchados, bolsos semirotos yrasgados, fundas usadas, para así poder guardar la mercadería, como resultado deno tener las herramientas más simples, la mercadería que se encuentra guardadaen estos tipos de mal llamados embalajes de mala calidad a sufrido averías, comoson daños y perdidas.-...nunca se ha dotado de una oficina peor aun de unmobiliario, como es un equipo de computación.-...En ningún momento las personasque estuvieron manejando anteriormente las bodegas del SVA, llevaron el controlcon algún manual o procedimientos, y es el caso que hasta la presente se haseguido manejando las Bodegas por iniciativa propia mas no por Normas,parámetros o procedimientos, establecidos por la CAE...".
El artículo 3 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de
Bienes del Sector Público en concordancia con las Normas de Control Interno 406-04
Almacenamiento y Distribución, 406-05 Sistema de registro y 406-10 Constatación
física de existencias y bienes de larga duración, señalan las formas apropiadas para
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llevar el sistema de registro en las bodegas así como el mecanismo para efectuar las
constataciones físicas de las existencias.
Producto de la lectura del borrador del informe, fue recibido el oficio SVAH-004 de 30
de noviembre 2010, en el cual, el servidor del SVA, señaló lo siguiente:
"...las mencionada mercancías que se encuentran bajo mi responsabilidad, NUNCAFUERON INVENTARIADAS CON Ml PARTICIPACIÓN únicamente luego derealizar la aprehensión de las mercancías los mencionados elaboran normalmentelas actas y luego me entregan únicamente "BULTO" de la mercancía aprehendida.-...Con relación al "ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION EN ADJUDICACIONGRATUITA" en favor del Instituto de la niñez y la Familia de el ORO, debomanifestar que se entrego las mencionadas mercancías de acuerdo a lo queestablece la normativa legal y la mencionada "ACTA" CONSTITUYE UNDOCUMENTO FEACIENTE Y REAL DE LA ENTREGA Y RECEPCION JAMAS SEHA PROCEDIDO A LA MISMA BAJO OTRA DOCUMENTACION PARA SUEFECTO. Existe una Acta Entrega Recepción entre el señor encargado de labodega la señorita ... y los personeros del Instituto del Niño y la Familia en la cualse detalla en forma generalizada lo que se entrego entre estas constan lasmercancías que hace referencia el acta de aprehensión 076 — 2009 misma que deno haber entregado no hubieran firmado dicha acta.-...NUNCA ME RECIBI LOSMENCIONADOS DOLARES Y QUE LA ENTREGA Y RECEPCION DE LOSMISMOS DE IZO POR PARTE DEL SR SUPERVISOR UNICAMENTE SE MEENTREGO LA MENCIONADA ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION.-...En el casode la CONSTATACION FISICA DEL ACTA 2009-369 ... los celulares fueroncontados por los aprehensores del SVA, en presencia del detenido que fueentregado a la policía judicial según oficio No. SVAH-IAD-OF-748 acompañado delrespectivo parte elaborado por dos miembros del SVA.-...el encargado de emitir undocumento certificado es el Guardalmacén de las bodegas y en este Distrito todavíano se ha nombrado un guardalmacén.-...es indispensable expresar que si enrealidad existe falencias y malos procedimientos es necesario corregir...". sic.
Opinión de Auditoría
Los argumentos presentados por los servidores auditados no rectifican el comentario
de auditoría, por cuanto se ratifican las debilidades de control interno.
Conclusión
Las mercancías almacenadas en las bodegas de la Gerencia del Distrito Huaquillas,
no se encontraron debidamente sustentadas en registros y documentos que acrediten
controles individualizados por acta de aprehensión, por tanto la Gerencia Distrital no
cuenta con información histórica relevante de ingresos, egresos y existencias de las
mercancías aprehendidas, lo cual genera un ambiente adverso de control y crea
condiciones para el cometimiento de errores.
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Recomendaciones
Al Gerente General
Dispondrá al Coordinador General de Proyectos y Sistemas conjuntamente con laCoordinación General Administrativa Financiera, se implemente el manual deprocedimientos para el registro de inventario de las mercancías aprehendidas ycustodiadas en las bodegas de la Gerencia del Distrito Huaquillas, de tal formaque brinde a la administración la información idónea de las existencias y suvaloración, fortaleciendo y sustentando el control de ingresos y egresos.
Dispondrá a la Coordinación General Administrativa Financiera, en coordinacióncon el Director de Despacho y Zona Primaria del Distrito, la realización de lasconstataciones físicas de las mercancías aprehendidas que se encuentranalbergadas en las bodegas de la Gerencia Distrito Huaquillas y proceder alregistro en la contabilidad de la entidad de aquellas que posean peritajes. La tomafísica del inventario se realizará por lo menos una vez al año.
Al Gerente Distrital
Dispondrá al Director de Despacho y Control de Zona Primaria, mantener registrosdetallados con valores, individualizados y numerados por acta de aprehensión,debidamente organizados y archivados que permitan efectuar futuros controles.
Solicitará al Fiscal de lo Penal de la Unidad de Delitos Aduaneros y Tributarios deHuaquillas, copias de las providencias donde consta la valoración de lamercancía, asignada en el informe pericia! y disponer que sea anexada alexpediente del caso. Con la información obtenida se sustentarán los registros delas existencias.
Coberturas en las pólizas de seguros de las mercancías aprehendidas
El Juez de Garantías Penales de El Oro, dentro de la sustanciación de los procesos yde oficio, dispuso al Gerente Distrital de Huaquillas, tener la custodia de lastlercancías aprehendidas.
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Dichas mercancías, descritas en las actas de aprehensión que se emitieron en el
periodo examinado y fueron almacenadas y custodiadas en las bodegas de la
Gerencia Distrital de Huaquillas, se ajustaron a lo dispuesto por la autoridad judicial;
varias de ellas fueron objeto de remates, ventas directas, adjudicaciones gratuitas o
destrucción, y otras respondieron a procesos pendientes de indagaciones previas e
instrucciones fiscales, sin embargo se hallaron en las bodegas en espera de la
respectiva sentencia o disposición administrativa, sin estar debidamente aseguradas a
través de la contratación de pólizas que cubran riesgos, como son robos, incendios,
etc.
La valoración determinada en las diligencias periciales de las mercancías custodiadas
o manejadas por servidores del SVA, ascendió a 2 146 976,19 USD.
Con oficio CAI-OF-0712 de 3 de agosto de 2010, se solicitó a la Coordinadora General
Administrativo Financiero, informar si las pólizas de seguros contra incendio o robo
suscritas por la CAE, incluyeron dentro de los rubros asegurados, mercancías de
terceros que por cualquier causa se encuentran en las instalaciones de la Gerencia
Distrital de Huaquillas, bajo la custodia y manejo de la Corporación Aduanera
Ecuatoriana, solicitando además se nos provea de copias de los respectivos
documentos. En respuesta a través de oficio CAF-DAM-OF (i) de 24 de agosto de
2010, señaló lo siguiente:
"...La Corporación Aduanera Ecuatoriana tiene contratada con la empresa Hispanade Seguros sus pólizas generales desde el 28 de abril de 2006, vigentes a la fecha,entre ellas las pólizas No 2105 de Incendio y 1512 de Robo...".
Con oficio CAI-OF-0860 de 29 de septiembre de 2010, se comunicó resultados a la
Coordinadora General Administrativo Financiero, donde se indicó que las copias
proporcionadas de las pólizas No.0002105 de Incendio y No.0001512 de Robo,
únicamente tuvieron cobertura para las maquinarias, equipos, bienes en general,
edificios e instalaciones, durante el periodo 2006-2007 y agosto del 2010, y no para las
mercancías almacenadas en las bodegas del Distrito Huaquillas, tal como consta en el
anexo 5.
En respuesta, mediante oficio CAF-DAM-OF-(i)-1990 de 30 de octubre de 2010,
señaló:
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"...Con Oficios No GGN-CAF-OF-1800 de fecha 8 de junio de 2010 y GGN-CAF-OF-2624 de fecha 27 de agosto de 2010, se recordó a las Gerencias Distritales laobligatoriedad de notificar y documentar oportunamente a esta Coordinación, entanto y cuanto se produzcan variaciones en valores derivados de la existencia deactos administrativos como decomisos judiciales, decomisos administrativos,abandonos; así como, la exclusión de valores por remates, ventas directas oadjudicaciones gratuitas, hechos que únicamente conocen y están facultados arealizar las máximas autoridades distritales; y que, no podrían ser conocidas poreste despacho sin el informe previo de los distritos.-...el Distrito de Aduanas deHuaquillas, conoce y tiene la información respecto a los inventarios de lamercadería que se almacena en sus bodegas e incluso conoce además el avalúode la misma; lo que se contrapone evidentemente, con el criterio vertido en el ParteInformativo No 752 de los encargados de las Bodegas del SVA del DistritoHuaquillas.-...mal podría la administración mantener la vigencia o cobertura de unapóliza cuando los llamados a mantener el inventario, registro y control de lo queingresa o egresa de las bodegas, no lo comunican o informan oportunamente.-...espreciso indicar que el universo de mercadería que se almacena en la bodega demercaderías aprehendidas del Distrito Huaquillas, corresponde en su mayoría amercadería puesta a órdenes de la Fiscalía de Aduanas de Huaquillas; misma que,de conformidad con los criterios vertidos en Oficios GAD-OF-607 de fecha 17 deseptiembre de 2009 de la Coordinación a su cargo y CGAJ-DTA-OF-0778 del 30 deabril de 2010 de la Coordinación de Asesoría Jurídica, no son responsabilidad de laadministración aduanera, sino de los entes y organismos que de conformidad conlas leyes vigentes son las llamadas a custodiar y mantener la evidencia material delpresunto cometimiento del delito aduanero; esto es, la Policía Judicial y la FiscalíaGeneral del Estado...".
El artículo 314 del Código Orgánico de la Función Judicial, señala:
"...Las depositarias y los depositarios judiciales intervendrán en los embargos,secuestros de bienes y otras medidas legales y se harán cargo de éstas en la formaque conste en el acta respectiva...".
El artículo 17 del Reglamento Para el Funcionamiento de las Oficinas de Alguaciles y
Depositarios Judiciales, manifiesta:
...El Depositario Judicial, es el funcionario encargado de la guarda, custodia,conservación, administración, defensa y manejo de aquellos bienes puestos bajo suresponsabilidad, por orden del Tribunal o Juez competente...".
El Art. 3 del Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público, establece:
"...Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u organismo, el orientar ydirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sidoadquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquiertítulo: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con estereglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General del Estado yel propio organismo o entidad...".
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La Norma de Control Interno 406-06.- Identificación y protección, señala:
"...La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguronecesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, severificarán periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia".
Opinión de Auditoría
Las pólizas emitidas por Hispana de Seguros, No.0002105 Incendio y No.0001512
Robo, no cubrieron las mercancías aprehendidas que durante el periodo analizado,
fueron custodiadas en las bodegas de la Gerencia Distrital de Huaquillas (Y de
Chacras vía Panamericana Arenillas), situación que aún persiste, por tanto el descargo
presentado por la servidora no rectifica el comentario de auditoría.
Acciones tomadas por la entidad
- Con oficio GDH-DAJH-OF-(e)-0458-2010 de 22 de abril de 2010, el Gerente Distrital
solicitó al Fiscal de lo Penal de la Unidad de Delitos Aduaneros y Tributarios de
Huaquillas, lo siguiente:
"...El producto aprehendido solicito a usted que a la brevedad posible sea puesto adisposición de un Depositario Judicial legalmente habilitado por la Corte Provincialde Justicia de El Oro, para que éste tenga la custodia y responsabilidad de lamercancía, hasta que se resuelva lo que corresponda en derecho...".
- Mediante oficio CGAJ-DTA-OF-0778 de 30 de abril de 2010, el Coordinador
General de Asesoría Jurídica, señaló:
...es del criterio de esta Coordinación la no procedencia de la designación de unfuncionario de la Corporación Aduanera Ecuatoriana por parte del MinisterioPúblico, con el fin de que actúe como custodio responsable de la mercadería quese encuentra inmersa en procesos penales por presunción de delito aduanero, porcorresponder esta responsabilidad exclusivamente a la Policía Judicial...".
Conclusión
Las mercancías aprehendidas en el Distrito de Aduana de Huaquillas, se encuentran
bajo la custodia de la autoridad aduanera y no de un Depositario Judicial, participando
el personal del SVA como responsables directos de la custodia de las mercancías que
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están almacenadas, las cuales no se hayan incluidas dentro de la cobertura de
contratación de pólizas de seguros de la entidad.
Recomendaciones
Al Gerente General
Solicitará a la autoridad judicial competente que, dentro de los procesos judiciales
instaurados por el tema de las aprehensiones de mercancías, los Jueces
procedan a nombrar un Depoáitario Judicial para la custodia de las mismas. Sobre
las mercancías declaradas en decomiso definitivo, el Depositario Judicial realizará
la entrega debida a la autoridad aduanera, dejando evidencia documental del acto
producido.
Dispondrá a la Coordinación General Administrativa Financiera, se realice la
contratación de pólizas de seguros, de tal manera que las mercancías custodiadas
en las bodegas de la Gerencia Distrital de Huaquillas y declaradas en decomiso
definitivo, se encue. espaldadas ante riesgos potenciales.
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