Administración de Personal – Cap.IV CPN. Ernesto C. Abregú

Año 2003 1

Capitulo I

FORMACION DE PERSONAL 1. Necesidad de Formación:

Concepto:

La formación de personal es el desarrollo organizado, sistemático y contínuo de los conocimientos, destrezas y actitudes de los directivos y sus subordinados de una organización, de tal manera que sea adecuado y suficiente para facilitar una gestión eficaz en un clima armonioso de trabajo.

Actividades de formación

La actividad de formación del personal de la organización es una acción que contribuye al desarrollo de una fuerza de trabajo, ya sea que sea desarrollada hacia dentro de la propia organización o bien promocionada hacia fuera de ella.

La enseñanza sistematicamente desarrolladada hacia dentro de la organización, es importante y tiene como finalidad:

• El perfeccionamiento de su fuerza de trabajo en actividades específica con

vistas a un mejor desempeño en los puestos que ocupan; • La capacitación de sus empleados para el correcto desempeño futuro en

puestos de mayor responsabilidad.

La promoción de la enseñanza fuera de la organización tiende a la formación de fuente de mano de obra calificada a la que la organización recurrirá cuando efectúe reclutamiento y selección de nuevo personal.

Importancia de la formación de personal

Hoy en día la formación que brindan las organizaciones a sus empleados es universalmente reconocida y no caben dudas de las ventajas y beneficios de estos programas. Ya en 1911 Taylor advertía de lo significativo que constituía el derroche de elemento humano, como producto de movimientos torpes e ineficientes y que llegaban a producir pérdidas superiores al de las cosas materiales.

La formación de pesonal es actualmente universamente aceptada como necesaria, fundamentalmente por las siguientes razones:

o Necesidad de mano de obra especializada;

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o Necesidad de empleados capacitados para hacer frente a los contínuos cambios tecnológicos, económicos y sociales;

o Reconocimiento de que la posición de competencia se respalda en la capacidad del personal;

o Si bien existe mucha oferta de mano de obra, producto de la menor ocupación de la misma, las fuentes de reclutamiento para puestos específicos no son abundante;

o Favorecer la satisfacción del personal con una adecuada formación en su actual cargo y de desempeño potencial.

Principios de los programas de formación

Algunos autores han llegado a formular algunos principios que deben tenerse en cuenta a la hora de formular programas y políticas de formación, para que éstos generen el fruto que de ellos se espera. Debemos tener en cuenta por lo menos los siguientes. • Los programas de formación deben incluir a todos los niveles de la

organización: ya que de nada vale tener una masa de trabajadores eficientes si la obsolecencia de los directivos está imponiendo una valla al correcto desenvolvimiento de la organización, y viceversa, poco podrán concretar los directivos con capacidad, técnicas y visión modernas si el personal de ejecución no se ha perfeccionado acorde a las necesidades.

• Los programas de formación deben ser contínuos y acumulativos: La rapidez de los cambios tecnológicos, la frecuencia con que es preciso aprender nuevos sistemas, implican estar al corriente de todo lo nuevo. Estancarse implica retroceder. (hay pensadores que dicen que el conocimiento se duplica cada 4 años, por lo tanto, quedarse dos años, implica –de hecho- perder 25% del conocimiento). De allí que que la formación se debe tornar en una actividad contínua. Y además debe ser contínua, por que no se trata de repetir incesamente lo ya aprendido, sino aprender lo nuevo. En muchas organizaciones se tiene la precuación de que la formación no sobrepase en mucho los requerimientos y las posibilidades que brinda y necesita la misma, por que estiman que pronto los recursos humanos sobreformados tenderán a abandonar su ocupación.

• Los programas de formación deben referirse a las tres áreas fundamentales: conocimientos, destrezas y actitudes: La formación en una organización procura preparar a la gente para que se desempeño correctamente. Para lograr esto debe lograr: a) que adquiera el conocimiento necesario compatible con una acción inteligente; b) que desarrolle habilidades y destrezas que le permitan cumplir con su trabajo en forma eficaz y eficiente; y c) que adopte actitudes que tiendan al mútuo entendimiento y al trabajo cooperativo en la organización. Recordemos que la productividad depende mucho de la buena disposición del empleado para conseguirla, de que sus actitudes hacia la empresa sean totalmente positivas. De allí que la formación no sólo debe abarcar los campos cognoscitivos y de las destrezas, sino también el actitudinal. Está probado que muchas veces la formación puede eliminar las actitudes negativas. Algunos desajustes sociales que el individuo denota en el área de su trabajo

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se deben a que, por su ineficiencia, no encuentra la satisfacción en su diaria labor, se siente desplazado, disminuido, etc. Proporcionándosele, entonces, la debida formación y capacitación es probable que se logre el cambio de actitud. En otras ocasiones, puede ocurrir que el empledo esté debidamente capacitado para sus funciones pero carzca de habilidad y predisposición para integrarse a su grupo de trabajo, en cuyo caso la acción formativa se ha de dirigir hacia el desarrollo de capacidades sociales necesarias. Si, no obstante, las actitudes negativas persisten, habrá llegado el momento de dar ingerencia a rofesionales de las ciencias de la conducta, los que. A traves de investigaciones específicas, establecerán las causas de aquellas e indicarán las tearpias necesarias para hacer desaparecer los estímulos que provocan las frustraciones del individuo.

• Los programas de formación deben contar con el apoyo de la dirección, los mandos y el intererés de quienes serán formados: Un programa de adiestramiento organizado depende, para ser eficaz, de que cuente con el apoyo de la dirección, la aprobación de los mandos y el interés de quienes serán sometidos al adiestramiento.

1.1. Importancia de su determinacion:

La formación es una de las actividades importantes de la administración de Personal, es una actividad que dijimos debe ser contínua y acumulativa. Esto quizás podría hacer pensar que los administradores de personal deberían estar permanentemente dirigida a desarrollar programas de formación. Sin embargo no es así, sino que los programas de formación deben ser planeado en función de las reales necesidades de la organización y planteados en término de un específico problema para el cual la formación sea la solución adecuada.

Es necesario que la unidad de personal esté continuamente testeando las necesidades de formación. Para ello ha estar en contacto con los jefes de las distintas unidades ejecutivas, lo cual le dará oportunidad de conocer tales necesidades.

Puede usarse una sencilla fórmula para determinar las necesidades específicas de formación:

A = B – C donde. A: es la necesidad de programas de formación B: son los requerimientos del trabajo C: son las habilidades actuales del personal.

En otros términos:

O sea que es fundamental para todo programa de formación determinar: • Lo que se debe saber: o sea lo que deben saber los empleados y las

cualidades personales que deben reunir para poder desempeñarse

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satisfactoriamente en sus puestos. Esto se puede obtener de la herramienta conocida como “Especificación de Puestos” que es una síntesis selectiva de los datos deducidos del análisis del trabajo.

• Lo que ya saben: La valoración de lo que los empleados ya saben y de lo que son capaces de hacer puede medirse mediante pruebas de capacidad, entrevistas o mediante las calificaciones del desempeño períodicas.

1.2. Diversos indicadores

En el departamento de Personal se deben llevar registros de indicadores o hechos que puedan mostrar indicios de necesidad de programas de formación específicos. Tales como:

- fracasos reiterados en cumplir los planes - alto porcentaje de accidentes de trabajo - elevado número de trabajos desechado, rechazados o rehechos - falta de cooperación - moral baja - costos elevados - elevada rotación de mano de obra - escasez de aspirantes calificados para llenar vacantes - conflictividad de relaciones laborales

La existencia de estas situaciones, por sí sóla, no indican necesidad de

algún programa de formación específico, puesto que pueden ser debidas a otras causas, pero servirá para motivar investigaciones que ratifican o rectifiquen el pronóstico.

1.3. Alcances: entrenamiento, adiestramiento, capacitación y formación

• Entrenamiento: significa esencialmente ejercicio, ensayo, preparación para realizar determinadas actividades. Este tipo de formación generalmente alcanza al contenido de algunas tareas, sobre todo cuando se han establecido nuevos procedimientos, nuevos métodos o se han incorporado nueva tecnología y/o equipos.

• Adiestramiento: el adiestramiento procura hacer hábil, experto o “diestro” a una persona en alguna actividad. Los programas de formación de este tipo tienen mayor alcance que los de entrenamiento, por que estarán referido a un aspecto más abarcativo del contenido que involucra la tarea, se desarrollarán capacidades para resolver determinados tipos de cuestiones que probablemente se le puedan presentar en su tarea diaria.

• Capacitación:

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• Formación Profesional, enseñanza de habilidades directamente relacionadas con la preparación para una profesión o actividad laboral concreta, incorporando en el proceso educativo aspectos teóricos y prácticos.

1.4. Esferas: conocimiento, habilidades, actitudes

Esfera del conocimiento: El elemento esencial en muchos programas de formación de personal es su contenido: a) distribuir información como un cuerpo de conocimiento. A menudo, la información es genérica y referente al trabajo (p.e. información referida a la organización, sus productos y servicios, su organización, su politica, sus normas y reglamentos, etc.); b) transmitir nuevos conocimientos, inclusive los que necesitan el desarrollo de conceptos, en este caso va dirigido a elevar el nivel de abstracción y conceptualización de ideas y pensamientos, ya sea para facilitar la aplicación de conceptos en la práctica administrativa o para elevar el nivel de generalización, capacitando dirigentes que puedan pensar en terminos globables y amplios.

Esfera de las habilidades Compromete el desarrollo de capacidades y destrezas recionadas directamente con el desempeño del cargo actual o de posibles ofucpaciones futuro, es una formación orientada de manera directa a las tareas y operaciones que van ejecutarse.

Esfera actitudinal En general se refieren a eventos que pretenden cambiar las actitudes actuales, supuestamente desfavorables, por otras más favorables. Por ejemplo aumento de la motivación, desarrollo de la sensibilidad del personal de mandos y supervisión, sentimientos, nuevos hábitos y gustos, sobre todo relacionados con usuarios o clientes.