2008

Dra. Maribel Huertas Catedrática

Auxiliar Departamento de

Administración de Sistemas de

Oficina Facultad de

Administración de Empresas

UPR – Río Piedras

ADMINISTRE EFECTIVAMENTE SU TIEMPO

Son muchas las ocasiones en que nos hemos visto en la necesidad de

reflexionar sobre la manera en que invertimos nuestro tiempo. Es entonces

cuando quisiéramos dar marcha atrás en el tiempo porque descubrimos que

los perdimos, sin darnos cuenta, en actividades que no debieron ser nuestra

prioridad en dicho momento. Por esta razón no podemos olvidar que el tiempo es un recurso único que no puede ser vendido, comprado, traspasado, rentado, almacenado o manufacturado. En otras palabras, se vive cada instante una sola vez. Por lo tanto, debemos pensar en la forma de administrarlo de la manera más efectiva posible. No obstante, para administrar bien el tiempo, es necesario que nos manejemos a nosotros mismos para poder manejar nuestras tareas en relación al tiempo que tenemos en el día, en la semana, en el mes o en el año.

Esto se hace más difícil en un ambiente como la oficina automatizada, la cual involucra la interacción de las personas que usan los sistemas y tecnologías para colaborar en el logro de las metas organizacionales. Es más difícil porque no se trata simplemente de manejarnos a nosotros mismos, sino manejar las tecnologías, el equipo y establecer procedimientos que nos faciliten realizar nuestras tareas en el menor tiempo posible. Sin embargo, estudios revelan que aunque tenemos las herramientas y tecnologías para producir más, estamos produciendo menos. Estos resultados pueden

deberse a varias razones, tales como:

Esperar a que se nos asigne el trabajo

Falta de herramientas

Esperar a que otros hagan el trabajo

Fechas límites que no están claras para todos los involucrados

Trabajar con información incompleta

Posponer el trabajo para otro día

Tener instrucciones pobre o no aclararlas

Falta de planificación

Rehacer documentos por errores u omisiones innecesarias

Desorganización del área de trabajo

Falla en el equipo sin tener planes secundarios para solucionar situaciones

Mal uso del teléfono

Aunque son muchas más las razones por las que se puede invertir mal el tiempo, existen varias técnicas que nos pueden ayudar a administrarlo efectivamente:

Organizar el área de trabajo – No existe peor impresión que entrar a una oficina cuyo escritorio y áreas de recepción estén desorganizadas. Además de proyectar una imagen negativa del empleado que allí labora y de la propia empresa, no le permite al empleado hallar la información que necesita en el momento en que más la necesita. Esto puede a su vez traer pérdidas económicas a la empresa para la que se trabaja cuando se le requiera al empleado documentos que son vitales para tomar decisiones y los cuales no pueda encontrar inmediatamente.

Establecer procedimientos para el manejo de la información – En ocasiones se pierden horas y horas tratando de encontrar documentos, ya sea para la toma de decisiones o para hacer referencia a ellos. Es importante tener control de la oficina y conocer dónde está todo ubicado y qué procedimientos se deben establecer para ello.

Analizar las tareas que se realizan y el tiempo que toman – Para poder manejar efectivamente el tiempo que se invierte en las tareas que se realizan es sumamente importante hacer un desglose de las mismas e ir analizando cuánto tiempo toma realizarlas. Esto ayudará a planificar mejor el tiempo de acuerdo a la cantidad de horas de trabajo.

Planificar el trabajo – La falta de un plan diario de trabajo puede hacer la gran

diferencia entre una persona organizada y una que se limita a hacer las tareas que surjan en el momento en que surjan de manera improvisada y sin prioridad alguna. Tal como nos sucede cuando vamos de compras sin llevar una lista de los artículos que deseamos y nos percatamos al llegar a casa de que lo más importante se nos quedó. Así mismo nos sucede en la oficina cuando no planificamos, por lo menos el día antes, y nos damos cuenta de que las tareas más importantes que se debían realizar se quedaron sin hacer.

Establecer prioridades – Realizar un plan diario de trabajo no es suficiente

para estar bien organizados si no se asigna un orden de prioridad a las distintas tareas. De esta forma se pueden tomar las decisiones más acertadas cuando haya que posponer alguna tarea para realizar otra que surja en el momento o que sea de prioridad, pero que no estaba planificada. Esto es así, ya que en la oficina moderna el trabajo es dinámico y hay que ajustar el plan a las prioridades de la empresa.

Reducir las interrupciones – Son muchas las interrupciones que surgen a cada instante en la oficina, ya sean llamadas telefónicas, visitas inesperadas, compañeros socializando o vendiendo artículos en horas laborables, entre muchos otros. Sin embargo, es necesario establecer los procedimientos adecuados para reducir al máximo dichas interrupciones, de manera que no se

afecte el plan diario de trabajo. Por ejemplo, podemos hacer uso del correo de voz para recibir mensajes telefónicos y darles seguimiento a las llamadas en el momento en que sea más conveniente hacerlo. También podemos establecer un calendario de citas para evitar al máximo las visitas inesperadas. El receso de almuerzo o la hora de salida son el momento oportuno para socializar con los compañeros. Es importante hacer claro a los compañeros de trabajo que podrán usar mejor su tiempo en las horas laborables y ser más productivos en sus trabajos si siguen esta norma.

Simplificar las tareas repetitivas – Es muy común escuchar a empleados

expresar que se sienten cansados porque consumen las horas de trabajo realizando las mismas tareas de todos los días y que no tienen tiempo para innovar en la oficina. Sin embargo, se les escapa la idea de que la mejor manera de tener más tiempo es simplificar dichas tareas repetitivas. Es recomendable establecer procedimientos y crear formularios que nos permitan procesar la información y realizar las tareas de la oficina lo más rápido posible mediante el uso de la tecnología y programas electrónicos que nos ayudan a organizar nuestro tiempo.

En conclusión, son muchas las técnicas que hay disponibles actualmente para administrar efectivamente el tiempo en el lugar de trabajo. Es hora de ponerlas en práctica para no lamentarnos luego de lo que pudimos hacer, pero no hicimos por falta de tiempo.