Administrador de Contenido Empresarial

Introducción

Integra es una suite (ECM) Enterprise Content Management, para la

administración de información, automatización de procesos y gestor de

proyectos, puede ser implementada en los diferentes departamentos de una

empresa.

La herramienta permitirá capturar, gestionar, almacenar, preservar, buscar,

entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizativos,

cubriendo la gestión de la información en todo el ámbito de la empresa de

forma centralizada.

Esta dirigida principalmente a la gestión del ciclo de vida de la información,

abarcando la gestión de información, gestión de documentos (archivos

digitales), gestión de actividades mediante flujos de trabajo y gestión de

proyectos.

Beneficios

Integra tiene como objetivo hacer que la gestión de la información corporativa

sea más fácil a través de la automatización de los procesos operativos y la

retención del conocimiento.

Los beneficios para una organización incluyen:

• Simplificación de almacenamiento (Centralizar la información)

• Seguridad en el acceso de la información

• Mejora de la eficiencia

• Control de la información

• Reducción de costos

• Eliminar los procesos manuales

• Disminuir el error humano

Información de actividades y mensajes

Control de las actividades diarias

Indicadores que permiten la rápida visualización de los

problemasMensajes internos para

notificaciones

Características de Expedientes

Agrupación de información

Clasificación de Información

Digitalización de documentación de

las áreas

Auditoria, indicadores de cumplimiento y

seguimiento

Exportar información

Configuración flexible

Administración mediante grupos

(Perfiles)

La organización de información en expedientes ayuda administrar organizar,

controlar y centralizar la documentación que es manejada dentro de la empresa,

como clientes, proveedores, empleados, etc.

Desventajas de Expedientes Físicos

Tareas manuales entre usuarios para recopilar y validar la

información

Desconocimiento del estatus y clasificación de la información

almacenada

Tiempo perdido y recursos gastados en la recuperación y

administración de información

Ventajas de Expedientes Centralizados

Disminución del trabajo manual al buscar expedientes archivados o verificar un documento

Facilidad para encontrar y visualizar la información

Centralización de la información, acceso a cualquier hora y lugar

Reportes de auditoria para control de las áreas, mediante indicadores

Ahorro aproximado de un 70% del papel, 50% en recursos de almacenamiento, 60% del tiempo del personal.

Características de Flujos de Trabajo (Procesos)

Automatización de Procesos

Seguimiento de actividades

Digitalización de documentación

por actividad

Captura de información por

actividad

Notificaciones y alertas mediante

correo electrónico

Indicadores de control por

tiempo mediante semáforos

Control de versiones

Ejecución de scripts.

Configuración flexible

Administración mediante grupos

(Perfiles)

Integración de interfaces SAP o

Remedy

Implementación de módulos de

captura adicionales

La automatización de los procesos operativos permite dar seguimiento y control

de las actividades y tareas de las áreas, permitiendo implementar procesos para

ISO, MAAGTICSI, PMI o cualquier proceso factible de automatizar.

Procesos (¿Por qué automatizar?)

Seguimiento de actividades y control del flujo de

información y atención

Colaboración en línea todos de forma centralizada y

disponible en todo momento

Eficacia y optimización de todos los procesos

operativos, evitando perdidas y reduciendo

costos

Crecimiento y mejora continua mediante

configuración flexible que permite que los procesos

crezcan contigo

Procesos (¿Que automatizar?)

MAAGTICSI AUDITORIAS

MANTENIMIENTOS SERVICIOS REQUERIMIENTOS CONTRATACIONESTRAMITES

Ventajas de Procesos

Automatización desde un proceso simple a uno complejo que de seguimiento a todas las actividades.

Seguimiento y control de actividades, significa disminución de reprocesos de actividades y perdida de información.

Disminución de la curva de aprendizaje del personal al tener una guía que les indique sus actividades.

Indicadores mediante semáforos para fácil identificación y control.

Reportes ejecutivos para identificación de atrasos y toma de decisiones.

Configuración flexible, requiere mínimo mantenimiento mediante catálogos.

Mejora de productividad del 30% en las áreas

Características de Proyectos

Clasificación y organización

Notificaciones mediante correo

electrónico

Soporte y control documental centralizado

Auditoria e indicadores de cumplimiento y

seguimiento

Control de recursos

(Personal)

Registro de tareas y

asignación de prioridades

Reporte de horas diarias y

seguimiento

Configuración Flexible

Administración mediante grupos

(Perfiles)

El gestor de proyectos apoyará al registro de actividades, asignación de

tiempos, control de recursos y clasificar la documentación de forma

organizada.

Control de Proyectos (¿Para que?)

Asignación de actividades por recurso y monitoreo de

atrasos e incidencias

Colaboración en línea todos de forma centralizada y

disponible en todo momento

Obtención de resultados y control de recursos de

forma fácil

Trabajo en equipo y enfocado en las áreas o

recursos que lo requieran

Asignación de tareas, ejecución ordenada y con

control de tiempos

Ventajas de Control de Proyectos

Registro, Monitoreo y Control de actividades por recurso.

Seguimiento diario de avances y atrasos.

Soporte documental e información centralizada disminuyendo el papel y los tiempos de revisión.

Indicadores mediante semáforos para fácil identificación y control

Reportes ejecutivos para identificación de atrasos y toma de decisiones.

Ahorro aproximado de un 70% del papel, 50% en recursos de almacenamiento, 60% del tiempo del personal.

Características de la Plataforma

Red

Acceso Web

• Internet Explorer

• Firefox

• Chrome

• Safari

• Soporte para Tablets

(iPad y Android)

Servidor Web

(Application Server)

• WebLogic

• JBoss

• TomCat

• WebSphere

Base de Datos

• Oracle

• DB2

• SQL Server

• My SQL

Arquitectura

• Saas Software as a

Service

• Java, HTML, CSS

(Estilos), Javascript

• Integración de Interfaces

SAP y Remedy

Casos de Éxito

Telcel Automatización de los procesos de autorización de pago a proveedores

de construcción y mantenimiento de torres celulares. (2500 usuarios)

Antecedentes

• Los tramites y presentación de fotografías de evidencia y operación se

realizaba mediante correos electrónicos.

• Se ingresaba a SAP para validación de la orden de servicio y liberación de la

autorización del pago.

Beneficios de la solución

• Centralización de las evidencias y seguimiento de las autorizaciones

mediante el BPMS.

• Integración con SAP para ejecutar las funciones de validación de la orden de

servicio y liberación de la autorización del pago desde el mismo sistema.

Casos de Éxito

Banamex Automatización y seguimiento del proceso de auditoria y análisis a las

operaciones inusuales de clientes, proporcionando los medios para el análisis y

valoración, para generar y monitorear los reportes a la autoridad a nivel

nacional. (2000 usuarios)

Antecedentes

• Se migraron dos sistemas RAMS y SOI existentes.

• Los cambios en la operación y las plantillas de captura de análisis

involucraban una liberación de 1 mes y medio para su implementación.

• El proceso de reporte a la autoridad se realizaba de forma manual.

Beneficios de la solución

• Implementación de un proceso y plantillas de captura configurables.

• Reducción del tiempo de implementación de cambios en proceso y plantillas

de 1 a 7 días.

• Administración de catálogos de los procesos batch.

• Generación y control de las operaciones que son reportadas a la autoridad.

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