ADMINISTRACIÓN EN LA CONSTRUCCIÓN

introduccion

Aquí presentamos un análisis de la administración de proyectos de construcción. Damos a conocer parámetros para poder planificar, ejecutar presupuestos empíricos rápidos, programaciones típicas, y así poder controlar las obras desde el principio.Para esta presentación utilizaremos un ejemplo práctico con un edificio de 20 pisos y 20.000 m2 de área de losas

OBJETIVOpropiciar el desarrollo de las capacidades gerenciales del profesional de la construcción, en los aspectos técnicos, administrativos, comerciales, financieros, de gestión y control que le permitan manejar con más calidad y eficiencia empresas y proyectos de construcción.

Y específicamente en las áreas de análisis y evaluación financiera, presupuestos de obras, técnicas de programación y control en la construcción de proyectos inmobiliarios.

CONTENIDO

I. Planificación General de Una Obra.II. Presupuestos de proyectos de construcción.

1. presupuesto estimativo2. presupuesto definitivo

III. Planeación, programación y control de proyectos de construcción.IV. Datos Empíricos aplicados a la administración de obras.V. Control de ObrasVI. Rendimientos

VII. Evaluación de ProyectosVIII. Ejemplos Edificios Ejecutados

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN.

Esta presentación es un barniz empírico, dirigido a Profesionales vinculados al sector de la construcción, como ingenieros, arquitectos, constructores civiles, funcionarios de entidades financieras de la construcción, funcionarios del Estado relacionados con el área, estudiantes de último año de ingeniería, construcción civil, arquitectura, etc.

1.      Introducción. Para que el Profesional relacionado con las actividades de la construcción logre un éxito esperado en la gestión de su proyecto, se hace necesario:

a.      Conocer y comprender que existe un Mercado Inmobiliario competido y fluctuante

b.      Conocer las herramientas que permitan administrar y gestionar los aspectos tecnológicos de la construcción.

c.      Conocer los aspectos financieros y comerciales.

2.      Por lo tanto, es necesario producir el desarrollo de la capacidad gerencial del profesional en:

a.      Aspectos técnicos

b.      Sistemas administrativos, comerciales, y financieros

c.      Sistemas de gestión y control.

d.      Análisis y evaluación financiera,

e.      Presupuestos de obras

f.       Técnicas de Programación

g.      Control presupuestario.

I. Planificación de Obras.

En Una Planificacion de una obra debemos considerar, analizar, y estudiar los siguientes Items:

1. Programación de Obras

A.      Carta Gantt

a)       Determinación de Partidas

b)       Determinación de Tiempos

c)        Determinación de Secuencias

d)       Determinación de fechas de Inicio y Término de cada partida

B.      Materiales

a)       Cubicaciones

b)       Análisis de Costos Unitarios

c)        Presupuesto Inicial

d)       Curva Programada de Materiales

C.      Mano de Obra

a)       Determinación de Hombres-Días

b)       Cantidad de Recursos de Mano de Obra

c)        Tiempo del recurso

d)       Curva Programada de Mano de Obra

D.      Estudio de Gastos Generales

a)       Planta Directiva de la Obra

b)       Profesionales

c)        Técnicos

E.      Estudio de Instalación de faenas

a)       Oficinas de Obras

b)       Baños, Bodegas, Patios

c)        Ubicación de grúas

d)       Ubicación de equipos

e)       Costo de Instalación de faenas

2. Control de Obras.

El Control de las Obras se desarrolla con visitas periódicas a terreno prefijadas con antelación.

A.      Control de Avance de cada partida conforme la Carta Gantt

B.      Control de Materiales

a)       Curva de Materiales de cada partida, programado versus la curva real período, parcial y acumulado a la fecha

C.      Control de Mano de Obra

a)       Control de Avance.

b)       Cantidad y Diversidad de la M. de O.

c)        Rendimientos, Curva Ocupacional, Sistema de Registro.

D.      Control de Subcontratos y Contratos

a)       Control de Estados de Pago.

b)       Control de anticipos, valores pagados versus control de avance físico real

E.      Desarrollo Programa Físico

F.      Control Financiero del Control de Obras.- Permite total resguardo de la Inversión durante el desarrollo de la Obra.

G.      Elaboración de Informes Parciales y Balance Técnico – Financiero

3. Petición y Adjudicación de Propuestas de Construcción.

A.      Llamados a Licitación

B.      Bases Administrativas

C.      Presupuesto Oficial

D.      Calificación de Proponentes

E.      Apertura y Adjudicación de Propuestas

II. Elaboración de Presupuestos.

En el Presupuesto de la Obra debemos considerar primero un Presupuesto estimativo y luego uno definitivo.

1. Presupuesto Estimativo :

Un presupuesto Estimativo se obtiene de aplicar cuantías de diversa índole a los diferentes tipos de construcción presentes en un proyecto determinado. El resultado se presenta en un formato estándar que es la carátula del proyecto, en la cual se dan los valores globales para los diferentes ítems que lo componen. Conocemos de esta manera los valores de :

A.     Permisos :

Municipales Electricidad Alcantarillado, etc

B. Construcción :

Instalación de Faenas Obra Gruesa Instalaciones Terminaciones Urbanización

C. Gastos GeneralesD. Honorarios :

 

Arquitectura Cálculo Instalaciones, etc.

Para determinar el flujo de tu obra, nuestro problema es distribuir estos valores en el tiempo en forma mensual. Para ello contamos también con un programa general de avance de obra, previamente elaborado.Mientras más pequeños sean los ítems a programar en forma separada, más exacto será nuestro programa.Una primera sub-división es entre los 3 ítems iniciales, Permisos, Construcción y Honorarios. Consideramos entonces flujos separados de cada uno de ellos.

Para el programa de Permisos se debe hacer uso de la experiencia adquirida en otras obras en el sentido de relacionar las fechas de pago de cada uno de los permisos con las fechas de inicio y termino de cada etapa de la Obra. Evidentemente, todo pago ya conocido se debe poder diferenciar dentro de un ítem cualquiera y considerarlo en el flujo de la fecha real de pago.

El programa de Honorarios depende casi en su totalidad de los convenios a que se llegue con los proyectistas. Están en todo caso muchas veces distribuidos en la primera mitad del proyecto y un saldo de los honorarios de Arquitectura, por ejemplo, con la ley de venta por pisos.

Los Honorarios de Construcción (Empresa Constructora) conviene tratarlos en forma separada y habrían básicamente 2 criterios para su flujo:

- Dividir el valor total por la duración del proyecto y considerar un aporte mensual uniforme de la obra a la empresa.

- Considerarlo en forma proporcional al gasto mensual total de la obra, dividir el valor total por 100 y multiplicarlo por el avance financiero correspondiente a cada mes.

Para el flujo de Construcción conviene separar las diferentes partidas que lo componen :

- Por ejemplo, la Instalación de Faenas: en el programa de avance están considerados el armado y desarmado de ellas. Para la primera parte se puede considerar el 80 % del valor total y el 20 % para el desarme. La forma de la curva es muy particular de cada obra, pero en todo caso no se puede ceñir estrictamente a los plazos del programa sino que debe ser mas extendida en el tiempo.

- Gastos Generales: El flujo de Gastos Generales debe provenir de un estudio completo de ellos. El grado de detalle de ese estudio dependerá del tamaño del proyecto y de los antecedentes que se disponga. Los Gastos Generales se dividen básicamente en Consumos:

- Sueldos. - Jornales. - Maquinaria. - La parte de sueldos es posible estimarla considerando una planta estable

formada por Ingeniero, Constructor, Jefe de Obra, etc., y una planta variable formada por los ayudantes administrativos y Jefes de Grupo. La cantidad de estos se calcula en forma proporcional a la cantidad de HD en cada mes.

- El flujo de Maquinaria se puede determinar ya que se conocen todos los precios de cada uno de ellas.

- Los jornales y consumos se deben calcular mediante un detalle completo considerando toda la duración de la obra. De no ser posible hacer esto se puede hacer, si el caso lo exige, una estimación de la siguiente manera.

- Al costo total de gastos generales se le restan los valores totales de Sueldos y Maquinarias. El valor obtenido, que corresponde al total de Jornales y Consumos, se distribuye en forma proporcional a la curva de HD.

- La suma de todos los ítems por semana o por mes será el flujo de Gastos Generales.

- La estimación de la curva HD versus tiempo se hace asignando cuantías de HD / m2 al programa de avance de la obra. Existen cuantías distintas (y según

el tipo de construcción) para las partidas de Obra Gruesa, Instalaciones, Terminaciones y Urbanización. Obviamente, para estos efectos no es posible considerar la curva de HD de Gastos Generales y se despreciarían las HD de Instalación de Faenas.

2. Presupuesto Definitivo y Obtención del Flujo

En el presupuesto definitivo se tiene un detalle completo de los costos en cada ítem, especialmente en lo que se refiere a Gastos Generales, Inst. Faenas y Obra. El presupuesto de Obra esta ahora desglosado en actividades y contamos con un programa completo y desglosado de Gastos Generales y de Obra.Debemos hacer una primera subdivisión entre los ítems de Permisos, Construcción y Honorarios. Para los flujos de Permisos y de Honorarios el procedimiento se debe estudiar en cada caso en particular. El Presupuesto de Construcción lo separamos nuevamente en:

A. Instalación de Faenas:

El procedimiento es semejante al de A.1, solo que en este caso conocemos con mayor exactitud el costo inicial de la Instalación de Faenas.

B. Gastos Generales: Para obtener el Presupuesto definitivo ya se ha debido hacer un programa completo de Gastos Generales, por lo que el flujo de gastos se obtiene en forma automática.

C. Obra:

Se cuenta ahora con una carta Gantt con todas o las principales actividades para poder programar y controlar la obra por semanas. Es posible, tomando las hojas de resumen de presupuesto hacer una asignación exhaustiva de todas estas actividades del presupuesto a las de la carta Grantt. Tenemos entonces que cada actividad en la carta tiene un determinado precio de acuerdo al presupuesto. Dividiendo ese precio por la cantidad de semanas de duración obtenemos un valor por semana de cada actividad. Sumando los valores de cada actividad por semana obtenemos un flujo completo de gastos en forma semanal. Este procedimiento se hace en forma separada para cada unidad constructiva.Si se tienen varias unidades iguales, se hace el flujo de Obra Gruesa, Instalaciones y Terminaciones, para una de ellas y se superpone este cuantas veces como unidades existen con el desfase que corresponda. Luego se agrega el flujo de la Urbanización.Luego, la composición de los flujos 1, 2 y 3 dará el flujo de inversión teórico del proyecto

III. Programación y Control de Obras

Análisis de Programas Generales de AvanceLa ejecución total de un proyecto es el resultado de efectuar diversas "actividades" a través de una secuencia ordenada. La planificación de las principales actividades que componen una obra, en función del tiempo, es lo que llamamos Programa General, y en el se indican las secuencias a seguir durante el desarrollo del proyecto.

Para ejecutar este Programa General, se usa el método de Carta Gantt, considerando todas las actividades de la obra o al menos las principales. Esta demás decir y definir la importancia de ejecutar la planificación de la obra, pero lo mas importante es el control de la misma:

Para el presente estudio, hemos definido un proyecto consistente en la construcción de un edificio de 20 pisos.Hemos desarrollado un programa general macro para el inicio de este proyecto presentando la Carta Gantt a continuación. GANT

IV. Datos empíricos para ejecutar un presupuesto y programa estimativo.

1. Aquí presentamos un modelo de obra gruesa para un edificio de 20 pisos, en función de diversos edificios ejecutados en Chile.Cada edificio tiene sus propios índices y cuantías en función de las áreas de losas. Se debe cubicar el área de losas del anteproyecto de arquitectura, para lo cual presentamos un análisis con datos prácticos.Se determinan las cubicaciones estimadas y con los precios unitarios del departamento técnico definimos nuestro presupuesto.DATOS EMPIRICOS DE OBRA GRUESA PARA PRESUPUESTO ESTIMATIVO

2. PRESUPUESTO ESTIMATIVO. 

Este es un análisis resumido y esquemático para que el profesional tenga un barníz y algunos parámetros para poder empezar a tener una idea del costo inicial de su presupuesto estimativo. Para la elaboración de un presupuesto estimativo, necesitamos conocer las cantidades de obra y sus precios unitarios. Como en un inicio solo se tiene un bosquejo de Arquitectura, podemos solo conocer las superficies en m2 de las losas a ejecutar.No se conoce la cantidad de acero, hormigón, moldajes, etc. Pero tenemos algunos índices y cuantías para poder ejecutar este presupuesto estimativo.Con estas cuantías empíricas obtenidas de diversos edificios, determinamos las cantidades de obra a ejecutar, que después se deben actualizar al tener el proyecto definitivo.La Gerencia del Proyecto o la Inmobiliaria necesita conocer, el Presupuesto estimativo, la Programacion de la obra, los Flujos de Caja, etc.Por lo tanto vamos a analizar como elaborar este estudio solo con índices prácticos.Además del Presupuesto Estimativo, se presenta un estudio de Staff de Gastos Generales, y análisis macro de curva de mano de obra y su flujo.

Presupuesto elaborado con datos empíricos y cuantías obtenidas de diferentes edificios ejecutados.PRESUPUESTO ESTIMATIVO

Estudio de Gastos Generales de Planta Directiva, tecnica y Empleados o Staff de la Obra.PRESUPUESTO STAFF

Aquí presentamos un ejemplo para determinar una curva de mano de obra y flujo mensual en UF. Con este gráfico se debe controlar mes a mes la situación real versus la planificada.FLUJO DE MANO DE OBRA

FLUJO HOMBRE MES

FLUJO ACUMULADO POR ESPECIALIDAD

FLUJO ACUMULADO TOTAL

V. CONTROL PRESUPUESTARIO

Como sabemos, uno de los objetivos fundamentales del Control Presupuestario es el obtener las necesidades financieras del proyecto en el corto y largo plazo.

Es indispensable afinar la proyección de necesidades, para que así el departamento de Finanzas no consiga, dineros que posteriormente no serán utilizados y por los cuales se paga un interés.

De lo anterior se desprende la necesidad de crear algunos sistemas que permitan ayudarnos a mejorar nuestra precisión en las proyecciones de gastos de la obra.

El cuadro Comparativo de Control Presupuestario persigue este objetivo.

1. Objetivo:

Los objetivos principales de este sistema de control, son los siguientes:

A. Comparar el gasto teórico programado para el mes con el real, en la totalidad de los ítems del Control Presupuestario, obteniendo las diferencias desglosadas.

B. Analizar las diferencias mencionadas en el punto 1 para determinar las causas, por ejemplo:

Error en la programación de los pagos. Aumento o disminución en los costos presupuestados Pagos diferidos por razones financieras. Atrasos o adelantos en cumplimientos de programa de trabajo:

Suministro de materiales. Llegada de un equipo Importaciones, etc.

C. Obtener una mejor aproximación de los gastos mensuales por ítem, lo que nos permitirá ir mejorando a medida que se desarrolla el proyecto, la precisión en nuestro pedido de fondo a través del control presupuestario.

2. Procedimiento: Para hacer este control, que se debe ejecutar en conjunto con el Control Presupuestario, debemos utilizar el formulario indicado en el anexo Nº 1.

A. Llenar la columna teórica (indicada en el No 1) con los gastos en UF programados para el mes, tomados del Control Presupuestario del mes anterior.

B. Llenar la columna real (indicada con el No 2) con los gastos reales en UF del mes. Para ello es necesario primero haber completado la columna gastos a la fecha del Control Presupuestario del mes y luego por diferencia con la misma columna del mes anterior, obtener el gasto del mes.

C. Llenar la columna diferencias: (indicada con el No 4). Para ello basta con restar la columna real menos la teórica obteniendo una diferencia que tendrá signo positivo si el gasto real fue mayor al programado y viceversa.

D. Por último deberemos llenar la columna observaciones, en que se debe hacer el análisis indicado en el punto 2 de los objetivos. Este análisis es lo fundamental de este control, ya que es el que nos permitirá tomar las medidas para corregir las diferencias obtenidas.

E. Para efecto de que los totales sean iguales del Control Presupuestario, cuadro de análisis de Control Presupuestario, Evaluación mensual del gasto de obra, etc. es necesario hacer el siguiente paso. En la columna real, donde dice suples, se debe colocar el valor resultante de la diferencia entre los suples pagados en el mes y los del mes anterior, tomados del real a la fecha del Control Presupuestario.

F. Conclusiones. Como conclusión de este sistema , podemos observar que al igual que la gran mayoría de estos controles, tiene como finalidad el permitir al Ingeniero Jefe de Proyecto un mejor desarrollo de su gestión, en este caso el disminuir el costo financiero del proyecto, en la medida en que los programas de necesidades de dinero sean más exactos.

CONTROL MENSUAL DE GASTO DE OBRA

CONTROL PRESUPUESTARIO CON CUADRO COMPARATIVO ENTRE PRESUPUESTO BASE Y COSTO REAL A LA FECHA

El cuadro comparativo presenta un mínimo 6 columnas, donde se detalla para cada partida:

Valor presupuesto base, es aquel valor estudiado en nuestra planificación. Valor Comprometido, son todos los valores ya contratados o ya comprados, o

gastados en caso de gastos generales, por ejemplo. Valor no comprometido, es el presupuesto que se debe ejecutar de aquellas

obras o ítems que no están contratadas ni pagadas Valor Actualizado, es la suma de los dos anteriores La diferencia entre el valor actualizado y el presupuesto base es el resultado

del mes para cada partida. Con la suma total se obtiene el resultado a la fecha del control, y analizar mes

a mes si la obra esta obteniendo un déficit o un superávit.

CUADRO COMPARATICO CONTROL PRESUPUESTARIO

Primero podemos obtener, un Presupuesto Anexo, el que tiene una gran importancia para nuestras futuras obras.

Este Presupuesto se ejecuta con posterioridad al Definitivo y tiene su origen en las modificaciones que haya sufrido el Proyecto.

Este presupuesto corresponderá principalmente a una nueva cuantificación de los volúmenes de aquellas actividades que se modifican.

Generalmente este presupuesto es ejecutado en la Obra y enviado al Departamento de Estudios para su chequeo y toma de conocimiento, con el objeto de que se modifiquen aquellos Cuadros que sirven de base para el trabajo del Departamento Técnico.

Guarden siempre todos los antecedentes de cuantías, rendimientos de materiales y mano de obra, Incidencias de las partidas en el presupuesto total, ETC.

3. CONCLUSIONES.

Para un buen Control Presupuestario,  el Presupuesto, como norma principal y obvia, debe ser lo más real posible, para lo cual se debe tener las siguientes características:

Calidad de antecedentes e información. Calidad en los elementos de respaldo o manuales lista de tratos, Lista de

rendimientos de insumos, etc.) Racionalización en Proyectos y métodos empleados. Rapidéz en la ejecución, sin descuidar su exactitud. Eliminar todas aquellas funciones que presenten una alta probabilidad de error (El

caso más típico, es la operación aritmética). Realimentación al Departamento.

4. EJEMPLO DE CONTROL FIANCIERO DE OBRAS EJECUTADAS

FLUJO EDIFICIO BIRMAN

VI. RENDIMIENTOS

1. RENDIMIENTO DE OBRA DE MANO

Efectivamente los rendimientos de obra de mano son variables para una misma labor de una a otra, por su organización, dirección, equipos, etc., además dentro de una misma empresa varían según calidad técnica y dedicación del obrero y del mismo obrero de una jornada a otra, incluso por motivos particulares extraños al trabajo.

Sin embargo es aventurado programar fijando plazos para distintas actividades en forma arbitraria o por informaciones ocasionales que pueden reflejar un ejemplo muy puntual y no un promedio razonable.

Así mismo, teniendo ya fijado un salario base aumentado en porcentajes ya conocidos para faenas a trato, en que el obrero espera ganar más por unidad de tiempo, es fácil fijar tratos basados en este jornal base y el tiempo a emplear por unidad de obra.

Los tiempos indicados en las tablas han sido verificados por muestreos en distintas empresas, en distintas épocas del año y en variadas circunstancias, por cronometración, sin que el obrero se enterase, para evitar distorsiones, estimándose que, salvo condiciones especiales, serían aceptables para estudios iniciales de programación de obra, curvas de contratación de personal y análisis de costos laborales directos.

CUADRO DE RENDIMIENTO DE HORMIGONADO

VII. EVALUACION DE PROYECTOS

1. PROYECTO ENCOMENDEROS . Se esta analizando un estudio

macro de costo y venta para un pequeño edificio de 2.000 m2 de área útil en un terreno de 650 m2 reales útiles.

Podemos apreciar en primer estudio, la no factibilidad del proyecto por la gran incidencia del terreno en el costo y por la poca constructibilidad del proyecto.

VIII. BIBLIOGRAFIA

http://mi-obra.tripod.com/

http://planova.tripod.com/id7.html