Administración del

Cambio

Noviembre 2005

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“El Cambio requiere de individuos y organizaciones que piensen, actúen y se

desempeñen de una forma diferente”.

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¿Por qué ?

Quienes desean impulsar un cambio (en sus empresas, comunidades, familias, etc...), se esfuerzan porque las personas mejoren su desempeño y cambien sus conductas inefectivas En respuesta a este desafío, los impulsores del cambio emprenden diversas acciones:brindan retroalimentación sobre el desempeño, ofrecen capacitación, ponen a disposición de las personas más recursos y tecnología y ensayan diferentes medios para motivarlas Sin embargo, en más de una ocasión estas medidas no resultan en un cambio sustancial y sostenible. ¿Por qué ?

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Actividad IDENTIFICACIÓN DE EXPECTATIVAS

 

Responder de manera individual y por escrito, por favor antes de

Comenzar escriba su nombre, Empresa o Institución, puesto y la fecha:

1. ¿ Qué sabe de Administración del cambio ?

2. ¿ Cómo creo que opera?

3. ¿ Cómo me podría ayudar en mi trabajo ?

4. Yo creo que es:

útil

inútil

no sé

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Contenido

Administración del Cambio Introducción

Enfoque

¿Por qué Administración del Cambio?

Cuantificación del Cambio y la Aceptación

Metodología de Administración del Cambio

Mitos Comunes sobre Administración del Cambio

Comunicación (más detalles)

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Introducción

Administrar el Cambio:

Consiste en preparar a las personas involucradas para asumir el cambio (en cualquiera de sus modalidades) a través de diversas acciones como:– Apoyo (a través de todo el proceso)

– Empatía con sus emociones y sentimientos

– Compartir las ventajas y los beneficios del cambio

– Información del proyecto y del proceso de un cambio

– Involucrarlos, hacerlos partícipes, escucharlos

– Lograr en conjunto los objetivos de Negocio

El nivel requerido para lograr el éxito en cualquier cambio que se emprenda va directamente proporcional a la adecuada planeación y ejecución de las estrategias de cambio y al verdadero compromiso de los líderes del proyecto

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Aceptación Interna

– Es fundamental para el éxito de cualquier cambio

.

Las iniciativas de cambio organizacionales generan preocupación y resistencia, por ejemplo, las personas tienden a pensar que puede ocurrir:

- Una reducción en la plantilla del personal - Reducción en los tramos de control - Mas trabajo por el mismo sueldo

- Cambio en las responsabilidades de la posición

Estos pensamientos combinados con la resistencia “universal” al cambio, constituye uno de los retos para el éxito del cambio

Cuando las personas entienden lo que se está cambiando, cuál será su nuevo rol y vislumbran las ventajas del mismo, la resistencia al cambio se minimiza y los resultados planeados por la empresa se pueden lograr

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Aceptación Externa

.

Se recomienda una campaña de mercadotecnia que logre posicionar y vender las ventajas competitivas del cambio, así como el logro del mismo, con el compromiso del personal

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Administración del Cambio

Utiliza la metodología propia de Deloitte. con varias estrategias, herramientas y técnicas enfocadas a la gente y a la organización

Aplicadas adecuadamente dan como resultado un cambio fundamental y sustentable en la cultura de la organización, en los comportamientos deseados y el desempeño planeado

Administración del Cambio

Utiliza la metodología propia de Deloitte. con varias estrategias, herramientas y técnicas enfocadas a la gente y a la organización

Aplicadas adecuadamente dan como resultado un cambio fundamental y sustentable en la cultura de la organización, en los comportamientos deseados y el desempeño planeado

Enfoque

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Enfoque (contínua)

El proceso de cambio pasa a través de varias etapas. El enfoque de administración del cambio abordan cada etapa en un esfuerzo para minimizar los efectos y disminuir las barreras:

– Se consideran a todos los niveles de la organización: ejecutivos, gerentes, posiciones staff. Todos tienen diferentes responsabilidades y son impactados y reaccionan en forma diferente eant el cambio

– Se focalizan acciones, se relacionan con las etapas del proceso

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El ciclo de cambio - Estrategias

Terminar Explorar Empezar

Retroalimentar

Ser parte del cambio

Hacer seguimiento

Informarse

Conocer lo que viene

Respetar el pasado Estudiar

posibilidades

Ser flexible

Escuchar

Pedir ayuda

Definir metas personales

Estamos aquí

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Enfoque (continúa)

– Se proporcionan diferentes formas para comunicar e informar

– Se reafirmar y confirmar que la gente comprenda las razones del cambio.

– Se trabaja para que las personas conozcan, describan su nuevo rol y comprendan su valor agregado

– Se enfocan las primeras etapas de la estrategia en la efectividad del objetivo del cambio y no tanto en la eficiencia (tiempo y costo)

– Se debe considerar a administración del cambio no sólo como parte del proyecto, sino como un sustento (engrane, piedra medular) para la fluidez y éxito del mismo

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Enfoque (continúa)

La metodología Deloitte de administración del cambio utiliza

un enfoque integral que considera todos los aspectos que se requieren en un proyecto, durante todas las etapas del proceso de transformación.

Propone:

– cambios comportamientos a través de la sensibilización

– promueve nuevas habilidades y conocimientos mediante, capacitación y entrenamiento

– planes de administración del desempeño, que acompañen y permitan un adecuado desenvolvimiento

– sugiere planes de motivación e incentivos no monetarios

– etc.

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¿Por qué Administración del Cambio?

Fuente: Encuesta Deloitte de segunda ola

36%

41%

43%

44%

44%

46%

54%

65%

72%

82%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Sin integración con sistemas

Sin visión de procesos

Sin plan de Administración del Cambio

Cambio de alcance

Equipo con habilidades inadecuadas

Imperativo de cambio poco convincente

Administración del proyecto inadecuada

Expectativas poco realistas

Apoyo insuficiente de la Dirección

Resistencia al cambio

% de Empresas

Directamente relacionadas con Administración del Cambio

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Cuantificando del Cambio y la Aceptación

Administración del Cambio acortará el ciclo del tiempo para logar el éxito, minimizará la perdida de productividad y optimizará los beneficios de la implantación.

Medir en donde se encuentra la gente en la curva del cambio provee información valiosa sobre el progreso.

Escenario 2:Enfoque Reactivo Admón.

Cambio

“El Valle de la Desesperación”

Nivel esperado de Desempeño Organizacional ( estado deseado)

Retorno Inversión (ROI)

Escenario 3:Enfoque Pro-activo

Admón. Cambio

Equilibrio Organizacional (estado actual)

Escenario 1:Sin Administración del Cambio

Regresa el Equilibro

Inicia la implantación de la

Iniciativa

Práctica pro-activa de Administración del Cambio Maximiza el ROI

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Liderazgo Liderazgo inefectivoinefectivoLiderazgo Liderazgo inefectivoinefectivo

Confusión acerca del propósito del cambio

Enfoque en el corto plazo Los líderes no tienen claro el imperativo

del cambio y no lo promueven No se observan comportamientos

modelo en los líderes Dirección e instrucciones confusas

Personal no Personal no preparadopreparado

Personal no Personal no preparadopreparado

Grupos Grupos compitiendocompitiendo

Grupos Grupos compitiendocompitiendo

Cultura Cultura incongruenteincongruente

Cultura Cultura incongruenteincongruente

Falta de compromiso por cotos de poder establecidos

Intereses particulares “silos” – enfoque funcional de las acciones Iniciativas compitiendo

Cultura no promueve el cambio Valores y normas incongruentes con el cambio Realizan los cambios en la misma forma que

siempre los han hecho No están abiertos a ideas nuevas

Las personas no apoyan el cambio Resistencia, miedo a lo

desconocido Falta de habilidades de cambio en

las personas Falta de información Expectativas poco realistas

Sin Administración del Cambio, las posibles barreras son

:

Metodología deAdministración

del Cambio

Noviembre 2005

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Planeación y Alcance

Construcción Preparación Final

Arranque y Soporte

Análisis y Diseño

Administración del cambioAdministración del cambio

Administración del ProyectoAdministración del Proyecto

Rediseño y Mejora de procesosRediseño y Mejora de procesos

Administración de la SoluciónAdministración de la Solución

I ntegridad de Procesos y SistemasI ntegridad de Procesos y Sistemas

Planeación y Alcance

Construcción Preparación Final

Arranque y Soporte

Análisis y Diseño

Administración del cambioAdministración del cambio

Administración del ProyectoAdministración del Proyecto

Rediseño y Mejora de procesosRediseño y Mejora de procesos

Administración de la SoluciónAdministración de la Solución

I ntegridad de Procesos y SistemasI ntegridad de Procesos y Sistemas

Metodología

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Deloitte propone el uso de nuestra metodología de Administración del Cambio del cambio que da como resultados

• una alineación efectiva entre las personas, procesos y tecnología

• permite que las conductas y comportamientos de los involucrados se adecuen para soportar un nuevo modelo operativo a implantarse

CapacitaciónCapacitación

DesempeñoDesempeño

OrganizaciónOrganización

LiderazgoLiderazgo

CulturaCultura

Gestión de Gestión de InvolucradosInvolucrados

ComunicaciónComunicación

GenteGente

ProcesosProcesos TecnologíaTecnología

Metodología de Administración del Cambio

.

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Metodología de Administración del Cambio (continúa)

Administración al cambio mide el nivel de resistencia y las barreras al cambio de cada uno de los grupos involucrados, con el fin de aplicar programas que permita la transición de un estado actual a un estado deseado. Esto se logra mediante:

•el conocimiento de las expectativas e inquietudes de las personas

• la información, en tiempo y forma, de las ventajas y beneficios del proyecto, así como de los avances y dificultades del mismo

• fomentar el compromiso y la participación de las personas involucradas en el proyecto

Acciones, que en su conjunto permiten disminuir el

riesgos del rechazo al cambio.

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ComunicaciónObjetivo:

Crear e implantar estrategias y planes de comunicación, así como dirigir eventos de comunicación.

Apoyar a difundir los mensajes del proyecto a las diferentes audiencias identificando los medios más eficientes para impactar positivamente a los personas involucradas en el proyecto.

Metodología de Administración del Cambio

Organización

Objetivo:

Analizar el impacto de la tecnología, procesos, estructura para diseñar acciones que ayuden al personal a transitar este cambio.

Analiza dentro de la estructura los puestos, perfiles para alinear el modelo e identificar a las personas correctas en el puesto para el proyecto.

• Evaluar Infraestructura de Comunicación • Desarrollar plan específico de Comunicación• Difundir, Comunicar

• Evaluar el impacto del cambio de Estructura Organizacional • Diseñar acciones para alinear a las personas a la nueva Estructura Organizacional• Desarrollar Estrategia de Transición Organizacional

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Desempeño

Objetivo:Diseñar estrategias Institucionales de administración del desempeño que estén alineados con lasnuevas metas y objetivos estratégicos del proyecto.

• Evaluar Administración del Desempeño actual• Diseñar Marco de Administración del Desempeño• Medir el impacto de la Administración del Desempeño• Desarrollar Marco de Administración del Desempeño• Alinear Sistema de Administración del Desempeño

Metodología de Administración del Cambio

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CulturaObjetivo:

Identificar normas y comportamientos de la cultura actual

Identificar la predisposición al cambio mediante herramientas y métodos que facilitan la identificación de riesgos potenciales para la implantación del proyecto.

• Evaluar Cultura Organizacional • Identificar resistencias al cambio• Desarrollar Plan para la mitigar el riesgo de la resistencia al cambio

Metodología de Administración del Cambio

Gestión de involucradosObjetivo:

Identificar a las personas involucradas en la iniciativa de implantación del proyecto.

Asegurar que líderes y personal involucrado en la iniciativa tengan la información, capacidades y herramientas que necesiten para evaluar opciones, planear e implantar programas de transformación

• Identificar Grupos clave Involucrados • Preparar planes para los Grupos clave Involucrados -• Realizar actividades con Grupos Involucrados

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Metodología de Administración del Cambio

LiderazgoObjetivo:

La metodología conlleva una visión estratégica del proyecto y es el equipo directivo la que lo determina (ayuda de Value Map)

El involucramiento y participación activa de patrocinadores y líderes es fundamental para el éxito del proyecto.

Lograr el nivel de alineación del equipo gerencial y generar su alineación, motivación y compromiso con la iniciativa del proyecto.

Proveer asesoría individual e Institucional a los líderes, así como facilitar el uso de un liderazgo efectivo para mejorar el desempeño y cumplir con los objetivos y lineamientos del proyecto

- Preparar Liderazgo -Involucrar Liderazgo -Apoyar Liderazgo

CapacitaciónObjetivo:

Crear estrategias Institucionales de aprendizaje, facilitar el diseño de nuevos procesos de aprendizaje.

Proveer servicios relacionados con el entrenamiento para la implantación de sistemas, desarrollo de contenido y administración global de la capacitación.

• Desarrollar Estrategia y Programas de Aprendizaje para el Usuario Final • Desarrollar Estrategia y Plan de Transferencia del Conocimiento - Desarrollar Enfoque de Capacitación para Equipo del Proyecto - Monitorear Programas de Aprendizaje

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MITO REALIDAD

– Se pueden hacer todas las actividades de cambio 30 días antes de salir en vivo

– Se requiere tiempo para que la gente entienda y se prepare para el cambio.

– Necesitamos saber todas las respuestas posibles a las preguntas antes de comunicar

– Se requiere estar comunicando continuamente. Se debe comunicar lo que se sabe en cada etapa/ punto. Es correcto decir que se esta trabajando en las respuestas. La comunicación del proyecto debe ser pro-activa para evitar que la comunicación informal sea el “boletin del proyecto”.

– Esperemos para informar a la organización, ya que así será demasiado tarde para estar en desacuerdo.

– Los usuarios finales son expertos en como “darle la vuelta al sistema”.

– La gente sabe …….. ya tienen el correo electrónico.

– El mismo mensaje requiere de ser enviado mas de una vez, por diferentes medios.

Mitos Comunes sobre la Administración del Cambio

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Laura Trejo, ltrejo@dttmx.com, 5080 6543 ó 7104