ÍNDICE GENERAL

ÍNDICE GENERAL.................................................................................................................................................... III

RESUMEN...............................................................................................................................................................V

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................................................VI

ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS CIRCULANTES.................................................................................................1

Activo circulante.................................................................................................................................................1

Cuentas del Activo Circulante.............................................................................................................................2

CAJA................................................................................................................................................................2

FONDOS FIJOS................................................................................................................................................2

BANCOS..........................................................................................................................................................2

PLAZOS FIJOS..................................................................................................................................................2

COLOCACIONES..............................................................................................................................................3

EFECTOS POR COBRAR...................................................................................................................................3

EFECTOS POR COBRAR DESCONTADOS..........................................................................................................3

CUENTAS POR COBRAR..................................................................................................................................3

PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES.....................................................................................................3

CUENTAS POR COBRAR FUNCIONARIOS.........................................................................................................3

CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS..............................................................................................................3

CUENTAS POR COBRAR ACCIONISTAS............................................................................................................4

ANTICIPOS DADOS A CUENTAS DE CONTRATOS.............................................................................................4

CRÉDITO FISCAL..............................................................................................................................................4

ADELANTO POR GASTOS A JUSTIFICAR...........................................................................................................4

ADELANTOS DE SUELDO.................................................................................................................................4

INVERSIONES TEMPORALES...........................................................................................................................4

PROVISION PARA FLUCTUACION DE INVERSIONES TEMPORALES..................................................................4

INVENTARIOS DE MERCANCÍAS......................................................................................................................5

INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS................................................................................................5

PROVISION PARA OBSOLESCENCIA DE PRODUCTOS TERMINADOS...............................................................5

INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO..................................................................................................5

INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA.................................................................................................................6

PROVISION PARA PÉRDIDAS DE MATERIA PRIMA..........................................................................................6

INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS.............................................................................................6

II

PROVISION PARA OBSOLESCENCIA DE MATERIALES Y SUMINISTROS............................................................6

INVENTARIOS EN TRÁNSITO...........................................................................................................................6

IMPUESTOS PAGADOS POR ANTICIPADO.......................................................................................................6

SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO...........................................................................................................6

INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO.........................................................................................................7

ALQUILERES PAGADOS POR ANTICIPADO......................................................................................................7

PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO.........................................................................................................7

SUMINISTROS DE OFICINA..............................................................................................................................7

Gestión del Activo Circulante..............................................................................................................................7

El presupuesto de efectivo.............................................................................................................................9

El control contable.......................................................................................................................................10

ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO.........................................................................................................................11

Y FLUJO DE CAJA...................................................................................................................................................11

El proceso financiero de planeación y control..................................................................................................12

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR......................................................................................................13

Políticas de crédito...........................................................................................................................................13

Estándares de crédito.......................................................................................................................................13

Evaluación de los estándares de crédito..........................................................................................................14

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS....................................................................................................................17

Objetivo de la Administración de Inventarios..................................................................................................17

CASO DEMOSTRATIVO..........................................................................................................................................19

CONCLUSIONES....................................................................................................................................................25

RECOMENDACIONES............................................................................................................................................27

BIBLIOGRAFÍA.......................................................................................................................................................29

III

RESUMEN

IV

Administración de Activos Circulantes

ADMINISTRACIÓN DE FLUJO DE EFECTIVO Y

CAJA

Tener efectivo suficiente pero no

demasiado

Presupuestos y pronósticos de

producción

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

Políticas de crédito

Estántares de crédito

Promedio de C x C = Ventas anuales a

crédito / Rotación de cuentas por cobrar

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Minimización de la inversión en inventarios

Inventario suficiente para satisfacer la

demandaOTROS ACTIVOS

CIRCULANTES

INTRODUCCIÓN

La esencia de cualquier negocio es el dinero. Sin dinero no hay generación de bienes y servicios, sin dinero el negocio no obtendría utilidades. De aquí que la administración adecuada de todos los activos circulantes es de suma importancia para cualquier empresa de cualquier tamaño, en cualquiera que sea el ámbito en el que se desarrolle.

El activo circulante de una empresa comprende todos aquellos bienes y derechos de cualquier empresa que van a tener operaciones y transacciones en un plazo no mayor a un año (caja, bancos, cuentas por cobrar, inventarios, etc.). Por otro lado, la empresa debe tener la capacidad para satisfacer sus obligaciones financieras con sus proveedores, acreedores, accionistas y todos los demás actores que se mueven en el ambiente de la misma, todo esto buscando siempre la minimización de costos.

El objetivo principal de la administración del circulante es gestionar adecuadamente todos los recursos circulantes o corrientes de una empresa de manera eficiente. Todas las cuentas de activos circulantes tienen su importancia, pero entre ellas, tres cuentas son las que principalmente la empresa debe hacer énfasis en el control adecuado: (1) Administración del efectivo y flujo de caja, (2) Administración de las cuentas por cobrar y (3) Administración de inventarios. Es por esto que es importante definir los aspectos más importantes de la administración de circulantes y demostrar con casos reales la aplicación exitosa de una buena gestión.

V

ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS CIRCULANTES

Antes de discutir del proceso de la Administración de los Activos Circulantes, es necesario recordar y tener claros algunos términos que nos ayuden a comprender de una mejor manera este proceso; de esta cuenta tenemos que la administración es una disciplina que tiene por finalidad no solo explicar el comportamiento de las organizaciones, sino que comprende un conjunto de reglas, normas y procedimientos para operar de una manera eficaz y eficiente. La administración comprende también algunos procesos como lo son: la planificación, la organización, la ejecución, la coordinación, la integración y el control.

Por otra parte cuando hablamos de Activos, estamos haciendo referencia al conjunto de bienes y derechos de los que es titular la empresa, así como otras partidas con la característica común de que se utilizan en la generación de ingresos, dentro de Activo distinguiremos entre Activo No circulante o también llamado No corriente y el Activo Circulante o Activo Corriente.

Activo No circulante: a aquellos bienes y derechos adquiridos con intención de que permanezcan en la empresa durante más de un año.

Activo Circulante: a los derechos, bienes materiales o créditos que están destinados a la operación mercantil o procedente de ésta, que se tienen en operación de modo más o menos continuo y que, como operaciones normales de una negociación pueden venderse, transformarse, convertirse en efectivo, darse en pago de cualquier clase de gastos u obligaciones.

Activo circulante

Se considera como activo circulante, al activo fácilmente transformable a efectivo o que por lo general se espera convertir en efectivo dentro de los próximos doce meses. Se consideran en el Activo Circulante conceptos tales como:

Valores negociables e inventarios Efectivo en caja y bancos Los documentos y cuentas por cobrar Los inventarios de materias primas, de artículos en proceso de fabricación y de artículos

determinados Las inversiones en valores que no tengan por objeto mantener el dominio administrativo

de otras empresas, y otras partidas semejantes.

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NOTA:

Los préstamos a cargo de funcionarios y empleados de las empresas, pueden mostrarse en el balance general formando parte del activo circulante, pero es conveniente agruparlos separadamente bajo un título especial.

Cuentas del Activo Circulante

La cuenta no es otra cosa que un medio contable con instrumentos de operación, mediante el cual podemos subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación. A continuación se describen algunas de las cuentas que se incluyen dentro del Activo Circulante de una empresa, se detalle en negrilla los puntos más relevantes:

CAJA

Cuenta real de activo circulante. Refleja el dinero disponible en la empresa en un momento determinado, su saldo puede ser deudor o cero, en ningún caso esta cuenta puede tener saldo acreedor. También se puede decir que es el dinero propiedad de la empresa, existente en su propia oficina para la fecha del balance.

FONDOS FIJOS

Cuenta real de activo circulante, llamada comúnmente Caja Chica, es una cantidad de dinero en curso legal determinado por la empresa para entender pagos menores de carácter general o de carácter previamente determinado.

BANCOS

Cuenta real de activo circulante. Comprende el efectivo que la empresa tiene depositado en instituciones bancarias o de crédito, siempre y cuando el mismo esté disponible. Generalmente este monto está representado por cuentas corrientes. Se utiliza esta cuenta para registrar el dinero que tenemos depositado en los bancos con los que trabajamos, el saldo en esta cuenta puede ser deudor o cero y en muy escasas excepciones puede tener saldo acreedor.

PLAZOS FIJOS

Cuenta real de activo circulante. Período concedido por el pago de una deuda o para la presentación al pago de determinados documentos financieros, dentro del cual no se producen interés de demora o penalización.

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COLOCACIONES

Cuenta real de activo circulante. Son todas aquellas acciones y bonos que ponen la empresa en juego en la bolsa de valores en un período corto o prolongado para obtener mayores beneficios.

EFECTOS POR COBRAR

Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta la utilizamos para registrar lo que nos deben nuestros clientes. Estos activos están representados por letras de cambio, pagarés, etc., los cuales generalmente provienen de ventas a servicios a crédito hechos por la empresa a terceras personas, son documentos de mucho valor jurídicos, por cuanto se pueden hacer exigibles a la fecha de vencimiento o proceder a su cobro por vía judicial en una forma rápida, en otras palabras se originan de las ventas o de los servicios a crédito prestados por la empresa, los mismos se encuentran respaldados por documentos mercantiles de carácter negociable.

EFECTOS POR COBRAR DESCONTADOS

Cuenta real complementaria de activo (Activo circulante). El saldo de la cuenta está constituido por el valor nominal de los documentos que han sido entregados en descuento a una entidad financiera. Saldo normal Acreedor

CUENTAS POR COBRAR

Cuenta real de (Activo circulante). Representan el monto total que adeudan los clientes a la empresa, con motivo de las ventas o servicios que el mismo presta representadas por facturas o Notas de Débitos.

PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES

Cuenta real de valuación activo (Activo circulante) Algunas de las cuentas por cobrar – cliente se convierten en incobrables, por esta razón suele establecer una previsión que disminuye en el acto circulante las Cuentas por Cobrar a fin de dejarlas en la cantidad que se estima que en definitiva va a ser cobrada. Esta previsión es una cuenta de valoración de carácter acreedor y en el balance se presenta disminuyendo las Cuentas por Cobrar. Generalmente al finalizar el ejercicio contable se estima un monto de la previsión para Cuentas Dudosas, es decir, debe calcularse cuanto de las Cuentas por Cobrar abiertas a la fecha de cierre, o sea, el saldo de Cuentas a Cobrar, cuya gestión de cobro se haga durante el ejercicio.

CUENTAS POR COBRAR FUNCIONARIOS

Cuenta real de activo circulante. Está compuesta por préstamos, ventas o los saldos de anticipos de gastos que no han sido reportados o relacionados.

CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS

Cuenta real de activo circulante. Está conformada por préstamos realizados, anticipos otorgados a empleados por gastos a cuenta de la empresa y que no han sido reportados ni relacionados . Luego de entregado un anticipo, el empleado debe pasar su correspondiente relación de gastos a

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fin de justificar el monto que se le otorgo como anticipo, y si el gasto realizado a cuenta de la empresa fue mayor al monto del anticipo y el empleado coloco de su dinero personal, se le hará el reembolso correspondiente y en caso de que hubiese sido menor al anticipo, entonces el empleado deberá rembolsar a la empresa la cantidad que tenga como sobrante.

CUENTAS POR COBRAR ACCIONISTAS

Cuenta real de activo circulante. Está conformada por todos aquellos préstamos, adelantos, etc. Entregados a los accionistas pendientes por cobrar a los mismos.

ANTICIPOS DADOS A CUENTAS DE CONTRATOS

Cuenta real de activo circulante. Todos aquellos anticipos entregados por concepto de alguna cuenta de contrato en proceso. Por lo general se hace con la finalidad de dar comienzo al mismo y realizar las actividades inherentes al mismo.

CRÉDITO FISCAL

Cuenta real de activo circulante. Es una acreencia que la empresa tiene para que le compense con el débito fiscal. Se genera de las compras realizadas de bienes o la recepción de servicios por parte de una entidad y que representa un impuesto causado que debe ser declarado mensualmente conforme a lo establecido en la ley de Impuesto al Consumo Suntuario y de Ventas al Mayor, actualmente IVA (Impuesto al Valor Agregado)

ADELANTO POR GASTOS A JUSTIFICAR

Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta está destinada a registrar todos los desembolsos efectuados a razón de viáticos o cualquier otro tipo de viáticos incurridos por la empresa o los empleados, gastos que aun no han sido efectuados. Saldo deudor.

ADELANTOS DE SUELDO

Cuenta real de activo circulante. Como su nombre lo indica son anticipos que le hace la empresa a sus empleados. Posteriormente, éstos son deducidos de su sueldo.

INVERSIONES TEMPORALES

Cuenta real de activo circulante. Representa inversiones que el comerciante ha hecho en bienes o derechos de fácil convertibilidad en dinero, por ejemplo: cédulas hipotecarias, certificados de ahorros, etc. Es también conocido como activo especulativo, están representados por acciones, bonos, títulos diversos, que la empresa adquiere con la finalidad de venderlos y convertirlos en dinero en un lapso corto de tiempo y los cuales deben tener como característica que sean de fácil venta.

PROVISION PARA FLUCTUACION DE INVERSIONES TEMPORALES

Cuenta real de valuación de activo (activo circulante). Como se menciono anteriormente las inversiones temporales están representadas por bonos, títulos, etc., que se adquieren para

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venderlo fácil y rápidamente con la finalidad de obtener beneficios, la empresa también estima una provisión para la fluctuación de estas inversiones debido a que las mismas pueden variar en términos de montos, cantidades en el mercado, es decir sufre determinadas variaciones conforme al comportamiento del mercado.

INVENTARIOS DE MERCANCÍAS

Cuenta de activo circulante, es el dinero que la empresa tiene invertido en mercancías para la venta. Son los conocidos artículos que compra la empresa, para la venta, lo constituyen los bienes adquiridos por la empresa con la finalidad exclusiva de destinarlos a la venta. Los artículos incluidos en este renglón deben estar registrados a su precio de costo, o al precio existente para ese momento en el mercado, si es menor que el costo. En el caso de una empresa comercial estará representada por la existencia de mercancía para la venta en una fecha determinada, en cambio, en el caso de una empresa industrial estará representada por el inventario de materia prima, productos en proceso e inventario de productos terminados.

INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS

Cuenta Real de activo circulante y está representada por todos aquellos productos elaborados totalmente ya listos para ser vendidos. Está formada por los bienes que se originan de la transformación de materias primas y la inclusión de otros como la mano de obra directa y costos indirectos de producción. Este tipo de inventario se origina en empresas con procesos de manufactura o fabricación, las principales operaciones que se dan con estos activos son:

Terminación de productos. Ventas de productos.

PROVISION PARA OBSOLESCENCIA DE PRODUCTOS TERMINADOSCuenta real de valuación de activo (activo circulante). Representa el monto estimado de productos terminados obsoletos, vencidos o dañados, y que de acuerdo a las circunstancias no podrán ser realizados en efectivo mediante las ventas a clientes

INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO

Los inventarios de productos en proceso corresponden a costos incorporados en empresas de manufactura y que están formados por los siguientes componentes:

Materia Prima: Formado por los materiales que utiliza la fábrica en la elaboración de sus productos, y que forman parte indispensable del producto terminado.

Mano de obra directa: Representada por el recurso humano directo en la fabricación de productos.

Costos indirectos de producción: Comprende todos aquellos montos indirectos incluidos en la fabricación.

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Desde el punto de vista contable se debe agregar el monto de cada uno de los componentes nombrados. Dos operaciones se distinguen con los inventarios en proceso:

Incorporación de costos a los productos en proceso

Terminación de los productos

INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA

Es una cuenta real de activo circulante. La materia prima comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración de un producto, pero en las cuales todavía no se han aplicado ningún trabajo de transformación por parte de la empresa.

PROVISION PARA PÉRDIDAS DE MATERIA PRIMA

Cuenta Real de valuación de activos (activo circulante). Partida que calcula la empresa para futuras eventualidades por pérdidas en materias primas.

INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS

Es una cuenta real de Activo circulante. Son aquellos artículos terminados que se adquieren para ser usados en el proceso de fabricación en forma directa o indirectamente y que por razones de costo o cantidad no se computan por unidad producida.

PROVISION PARA OBSOLESCENCIA DE MATERIALES Y SUMINISTROS

Cuenta real de valuación de activo (activo circulante). Representa el monto estimado de materiales y suministros obsoletos, vencidos o dañados, y que de acuerdo a las circunstancias no podrán ser utilizados o no formaran parte de la fabricación.

INVENTARIOS EN TRÁNSITO

Cuenta real de Activo circulante. Esta cuenta registra mercancías que la empresa ha comprado y que por ende le pertenecen pero que aún no han llegado a su poder.

IMPUESTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Cuenta real de activo circulante. Representa los montos de los impuestos pagados antes de su vencimiento real.

SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO

Cuenta real de activo circulante. Cuando se contrata una póliza de seguro de cualquier tipo, debe cancelarse al momento de contratar la póliza, entonces se ha cancelado un gasto que va a tener en el próximo año, si el seguro se hizo por un año.

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INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO

Cuenta real de activo circulante. Cuando se pide un préstamo a un banco, éste no le da el dinero que él pidió completo, sino que le da lo pedido menos los intereses correspondientes al plazo que usted solicitó, es decir, le cobra los intereses por anticipado.

ALQUILERES PAGADOS POR ANTICIPADO

Cuenta real de activo circulante. Corresponde al monto adquirido por concepto de alquiler el cual debe ser cancelado por anticipado, ya sea por condiciones de contrato, por inicio de alquiler donde por lo general se cobran meses del mismo por anticipado.

PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO

Cuenta real de activo circulante. Todos aquellos gastos por conceptos de publicidad los cuales son cancelados antes de ser adquirido algún producto o servicio de publicidad . Por ejemplo anuncios en prensa, revistas y otros deben ser cancelados por adelantado antes de su publicación.

SUMINISTROS DE OFICINA

Cuenta real de activo circulante. Es el material que se adquiere para usar (gastar) en su oficina: clips, grapas, lápices, papel, etc., que tiene su existencia para consecutivamente gastarlo en la medida en que sea necesario.

Gestión del Activo Circulante

El activo circulante comprende el conjunto de los elementos de activo que están en continua relación o cambio, consta de los renglones de inversión a corto plazo, cuenta por cobrar y efectivo. Es muy importante en cualquier negocio porque es el medio para obtener servicios y productos. La administración del activo circulante requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones debido que siempre es posible realizar malas inversiones.

Normalmente en las empresas comerciales e industriales de mediana magnitud, el Activo Circulante representa entre el 60% y el 80% del activo total y en consecuencia consumen más del 80% del tiempo de la gerencia de activos. Un gráfico representativo es el siguiente:

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% de Tiempo dedicado a su

admon.

Composición Activo Total

0 10 20 30 40 50 60 70 80Circulante

Fijo

Por lo tanto requieren de atención a diaria cuentas como: ventas, pagos, depósitos, transferencias, pagos de gastos, salarios, ventas a créditos, etc. Estas cuentas pueden ser difícil de automatizar, mecanizar o delegar, aparte de que el nivel de los activos circulantes es volátil, y ninguna empresa puede prescindir de los activos circulantes.

Si una empresa pudiese realizar pronósticos perfectos, mantendría exactamente el efectivo justo para hacer los desembolsos a medida que se requieran, exactamente los suficientes inventarios para satisfacer los requerimientos de producción y de venta, exactamente la cantidad de cuentas por cobrar que implicara una política óptima de crédito, y no mantendría valores negociables a menos que los rendimientos de intereses sobre tales activos excedieran al costo de capital de la empresa. El nivel de activos circulantes que se mantendría en el caso de pronósticos perfectos sería el mínimo teórico que necesitaría una empresa para maximizar sus utilidades. Cualquier aumento en el nivel de estos activos aumentaría el activo total de la empresa sin un incremento proporcional en los rendimientos, y de este modo bajaría su rendimiento sobre la inversión. Cualquier nivel de tenencia más pequeño significaría la inhabilidad para pagar las cuentas a tiempo, ventas perdidas o paros en la producción debido a faltantes de inventarios, y ventas pérdidas debido a una política de crédito demasiado restringida. Cuando la incertidumbre se introduce dentro de este panorama, la administración del activo circulante involucra:

la determinación de los saldos mínimos requeridos para cada tipo de activo

la adición de un inventario de seguridad para tener en cuenta el hecho de que los pronósticos son imperfectos.

El objetivo de la administración eficaz de los activos circulantes es maximizar la ganancia neta proveniente de esos activos, o sea maximizar la función. En este sentido existen dos enfoques principales en cuanto a la administración de los activos circulantes:

1. Maximizar la ganancia neta por concepto de cada grupo de activos: Esto significa lograr el nivel óptimo del activo, tal como se muestra a continuación:

Ganancia Neta = Ingresos - Costos

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2. Minimizar los Costos por Quetzal de Activo

Minimizar los costos (por Quetzal de activo) relacionados con el activo circulante, lo cual significa lograr el nivel óptimo de activos circulantes para reducir al mínimo los costos asociados con ellos, tal como se muestra a continuación:

La administración de activos generalmente se centra alrededor de dos áreas:

El presupuesto de efectivoEsto se refiere a la preparación de presupuestos de efectivo detallados que incluyen proyecciones de los ingresos y gastos mensuales de cada departamento dentro de la empresa, por lo que cada gerente de departamento debe de responder contablemente por las transacciones de efectivo que ocurran dentro de su área.

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El control contable

Este es un medio que previene las perdidas, fraudes o robos. Un sistema de control interno contribuye a alcanzar los objetivos de manejo eficiente del efectivo, incluyendo la contabilización precisa de las transacciones, la anticipación de la necesidad de endeudamiento y el mantenimiento de saldos de efectivo adecuados.

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ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVOY FLUJO DE CAJA

La dificultad principal de la administración del efectivo proviene de la falta de coordinación entre las entradas por concepto de ingresos y salidas por concepto de costos.

El administrador financiero debe proyectar sus necesidades y excedentes de efectivo durante el año. Por ejemplo, una empresa que tiene muchas ventas en una época del año, debe tener en cuenta que tendrá gastos durante todo el año, en consecuencia el gerente financiero tiene que buscar la forma de tener efectivo durante la época de pocas ventas y de invertir los fondos excedentes en época de muchas ventas.

Lo que busca el administrador financiero y el objetivo del presupuesto de flujo de caja se exponen a continuación:

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El administrador Financiero

Objetivo del presupuesto del flujo de Caja

Siempre debe buscar el punto óptimo, tener efectivo suficiente pero no demasiado, aquí es cuando se juega con el Cash Flow (Flujo de Caja) o también llamado Presupuesto de flujo de Efectivo.

Asegurar que el negocio o empresa tenga exactamente la cantidad de efectivo necesario y no exista escasez y tampoco que exista exceso.

Esto mejora significativamente la administración de una empresa.

El proceso financiero de planeación y control

La planeación financiera estudia la realización de proyecciones de ventas, ingresos y activos tomando como base estrategias alternativas de producción y de mercadotecnia, a fin de decidir posteriormente la forma de satisfacer los requerimientos financieros.

También, si los resultados iníciales proyectados no son satisfactorios, el proceso de planeación financiera debe tratar de identificar los cambios potenciales en las operaciones que producirán resultados satisfactorios. El control financiero continúa hasta la fase de implementación, y trata del proceso de retroalimentación y de ajuste que se requerirá para asegurarse de la adherencia a los planes para modificarlos, como consecuencia de cambios imprevistos en el ambiente operativo.

La totalidad del proceso implica la decisión sobre un amplio conjunto de metas corporativas, y la elaboración posterior de una serie de presupuestos y pronósticos para cada área significativa de las actividades de la empresa. El análisis de pronósticos financieros empieza con las proyecciones de los ingresos de ventas y de los costos de producción. En términos estándar de negocios, un presupuesto es un plan que expone los gastos proyectados para una cierta actividad y explica de donde provendrán estos fondos. De este modo, el presupuesto de producción presenta un análisis detallado de las inversiones requeridas en materiales, mano de obra e instalaciones de planta que serán necesarias para dar apoyo al nivel pronosticado de ventas.

Cada uno de los elementos del presupuesto de producción probablemente tendrá su propio sub presupuesto; consecuentemente, habrá un presupuesto de materiales, un presupuesto de personal y un presupuesto de instalaciones. El personal del área de mercadotecnia también preparará presupuestos de ventas y publicidad. Estos presupuestos suelen establecerse sobre una base mensual, y a medida que transcurra el tiempo, las cifras reales serán comparadas con las cifras proyectadas y las diferencias deberán ser explicadas o corregidas. Durante el proceso de planeación, los niveles proyectados, los niveles proyectados de cada uno de los distintos presupuestos de operación serán combinados, y a partir de este conjunto de datos los flujos de efectivo de la empresa serán calculados dentro del presupuesto de efectivo. Si un aumento en ventas conduce a un flujo de efectivo negativo, la administración puede prever que se requerirá un financiamiento adicional y la fecha en que estos fondos serán necesarios. De este modo, la planeación financiera permite a la empresa determinar oportunamente sus requerimientos de financiamiento, dándole así amplias oportunidades para obtener los fondos en una forma óptima.

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ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRARLa ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la administración exitosa de las cuentas por cobrar. Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de crédito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un número determinado de días. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro el periodo de crédito, la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa.

Políticas de crédito

La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito.

Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos.

Estándares de crédito

Los estándares de crédito de la empresa definen el criterio mínimo para conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, periodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de crédito.

Al realizar el análisis de los estándares se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales como los gastos de oficina, inversión en cuentas por cobrar, la estimación de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa. Estas variables y consideraciones se detallan a continuación:

Si los estándares de crédito se hacen más flexibles, más crédito se concede. Los estándares de crédito flexibles aumentan los costos de oficina, por el contrario, si los estándares de crédito son más rigurosos se concede menos crédito y por ende los costos disminuyen.

Mientras más alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es más costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace más flexibles sus estándares de crédito, debe

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elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los estándares por ende deben disminuir.

Los estándares de crédito más flexibles dan como resultado costos de manejos más altos y las restricciones en los estándares dan como resultado costos menores de manejo.

La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos

Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en los estándares de crédito provienen de dos factores principalmente, (1) en las variaciones respecto a las ventas y (2) respecto a los cobros que están íntimamente ligados.

Los cambios de ventas y cobros operan simultáneamente para producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar cuando los estándares de crédito se hacen más flexibles y se reducen cuando los estándares de crédito se hacen más rigurosos.

La estimación de cuentas incobrables indica que la probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difícil cobro aumenta a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles y viceversa, esto dado también por el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.

A medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada.

Evaluación de los estándares de crédito

Para determinar si una compañía debe establecer estándares de crédito más flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan estos en las utilidades marginales en las ventas y en el costo de la inversión marginal en las cuentas por cobrar.

Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar

El costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar se puede calcular estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y después de la implantación de estándares de crédito más flexibles. Se debe calcular primero la razón financiera de promedio de cuentas por cobrar.

Promedio de C x C = Ventas anuales a crédito / Rotación de cuentas por cobrar

Después se calcula la inversión promedio en cuentas por cobrar, calculando el porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y multiplicarlo por el promedio de cuentas por cobrar.

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Por último debe calcularse el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar realizando la diferencia entre la inversión promedio en cuentas por cobrar con el programa propuesto y el actual.

La inversión marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debe comprometer en cuentas por cobrar si hace más flexible su estándar de crédito.

Toma de decisiones

Para decidir si una empresa debe hacer más flexibles sus estándares de crédito, deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar.

Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben hacerse más flexibles los estándares de crédito; de otra manera deben mantenerse sin modificar los que se tienen en ese momento aplicados dentro de la empresa.

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ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOSEn los negocios existe una realidad reconocida por muchos, pero desafortunadamente racionalizada e implementada por pocos “quien compra bien, vende o produce bien”. El tener una buena política de compras, le va a permitir un manejo fluido a la empresa y disminuir sus costos, lo que obviamente mejorará su rentabilidad. Debido a lo anterior es necesario estudiar los inventarios desde el momento en que se proyecta la compra, es decir involucrarlos en los procesos de planeación de la compañía y en su contrapartida obligatoria, el control.

En la acepción más amplia de la palabra, los inventarios son recursos utilizables que se encuentran almacenados para su uso posterior en un momento determinado. Algunos autores los definen simplemente como bienes ociosos almacenados en espera de ser utilizados. Otros autores los definen como un activo corriente de vital importancia para el funcionamiento de la empresa. Existen múltiples argumentos para justificar la tenencia o no de inventarios:

Aspectos positivos: Prever escasez Es preferible ahorrar productos que dinero Permiten obtener ganancias adicionales cuando hay alzas Facilitan separar los diferentes procesos de la empresa.

Aspectos negativos Inmovilizan recursos que podrían usarse mejor Esconden los problemas de la empresa Disimulan la ineptitud del tomador de decisiones Facilitan esconder los problemas de calidad.

Los argumentos esgrimidos por los “partidarios” de cada corriente tienen validez relativa, esto es lo que los hace tan peligrosos, ya que al tener indiscutiblemente una parte de realidad son aun más difíciles de rebatir que las verdades verdaderas como diría Fuentes, debido a lo anterior es que debemos ser objetivos en la posición a asumir y no ser maniqueos, es decir no debemos creer que nuestro argumento es acertado y que todos los demás están equivocados.

Lo que es indiscutible, es que los inventarios representan un alto porcentaje de los activos en el balance y a las compras les sucede lo mismo con respecto a las utilidades en los estados de resultados, entonces si desde el punto de vista financiero reconocemos esta realidad y no hacemos nada con el objeto de mejorar su manejo estamos siendo irresponsables con nuestra empresa.

Objetivo de la Administración de Inventarios

La administración de inventarios es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y qué tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

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Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:

1. Minimización de la inversión en inventarios

El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.

2. Afrontando la demanda

Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.

Importancia

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.3. Que artículos del inventario merecen una atención especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.

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CASO DEMOSTRATIVO

CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE CRÉDITO

Una empresa analiza los efectos de cambiar sus términos de crédito de:

1/10, neto 30 a 2/10, neto 40

Relajando sus normas de crédito y ejerciendo menos presiones sobre los clientes que pagan lento.

POLÍTICA ACTUAL

Sabemos que para este año (en millones de quetzales):

o Ventas por…………………………………………………………………………………… Q400.00o Costos de producción, incluyendo costos indirectos…………………….. 70% de Vtaso Costo del dinero...………………………………………………………..…….......... 20%o Ventas incobrables: …………………………………………………………..………. 2.5%o Análisis de cuentas y cobranza de cuentas malas: ……………………. Q5.00

En la cobranza:

o 50% las ventas se hacen con descuentoo 40% las ventas a créditoo El resto se pagan extemporáneo el día 40.

Entonces:

PCC = (0.5 x 10) + (0.4 x 30) + (0.1 x 40) = 21

Los descuentos hacen un total de:

0.01 x 400,000,000 x 0.5 = Q2,000,000

Calculamos el saldo promedio de las cuentas por cobrar:

Cuentas por Cobrar = Ventas diarias a crédito x PCC

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Cuentas por Cobrar = (400,000,000/360) x 21

Cuentas por Cobrar= Q23.33 millones

El costo de mantenimiento de las cuentas por cobrar es igual a:

Saldo promedio de las cuentas por cobrar

x razón de costos variables

x costo del dinero usado para este mantenimiento

= 23.33 x 0.70 x 0.20 = Q3,266,667

En el costo de mantenimiento de las cuentas por cobrar solo se toman en cuenta los costos variables porque es el único elemento de costo en las cuentas por cobrar que debe ser financiado.

Calculamos las ventas incobrables:

0.025 x 400,000,000 = Q10,000,000

El Estado de Resultados Proyectado es:

Política Actual

Ventas Brutas Q400.00

-Descuentos Q 2.00

=Ventas Netas Q398.00

- Costos de Producción, incluyendo Costos Indirectos Q280.00

= Utilidad antes de Costos de Crédito y de Impuestos Q118.00

- Costos relacionados con el crédito:

Costo de Mantenimiento de Cuentas por Cobrar Q 3.00

Análisis de Crédito y Gastos de Cobranza Q 5.00

Pérdidas por Cuentas Malas Q 10.00

= Utilidad antes de Impuestos Q100.00

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- Impuestos Q 50.00

= UTILIDAD NETA Q 50.00

NUEVA POLÍTICA DE CRÉDITO

La nueva política de crédito sería 2/10, neto 40, por lo tanto exigiría un descuento más grande y un periodo de pago más prolongado, también un esfuerzo relajado para la cobranza y la adopción de normas de crédito menos exigentes.

La compañía espera en el próximo año (en millones) :

o Ventas por ………………………………………………………….…….…Q530.00o Costos de producción, incluyendo costos indirectos…………..…………No Cambiao Costo del dinero: ……………………………………………...………….No Cambiao Ventas incobrables: …………………………………………………………….…6%o Análisis de cuentas y cobranza de cuentas malas: …………………………...Q2.00

En la cobranza:

o 60% las ventas se hacen con descuentoo 20% las ventas a créditoo el resto se pagan extemporáneo el día 50.

Entonces:

PCC = (0.6 x 10) + (0.2 x 40) + (0.2 x 50) = 24 días

Los descuentos hacen un total de:

0.02 x 530,000,000 x 0.60 = $6,360,000

Calculamos el saldo promedio de las cuentas por cobrar:

Cuentas por Cobrar =

= Ventas diarias a crédito x PCC

= (530,000,000/360) x 24

= $35.33 millones

20

Entonces, el costo del mantenimiento de las cuentas por cobrar aumentarían a:

35.33 x 0.70 x 0.20 == $4,946,667

Calculamos las ventas incobrables:

0.06 x 530,000,000 = $31,800,000

Que representan un aumento.

Hay que notar que la empresa está incurriendo en un costo de oportunidad por el cambio en la política de crédito, ya que deberá esperar más días (24 vs. 21) para recibir las utilidades sobre lo que vende y no tendrá el efectivo de estas utilidades disponible para inversión.

Este costo de oportunidad puede valuarse:

Costo de oportunidad =

Ventas diarias de la política actual x cambio PCC

x (1- razón de costo variable)

x costo del dinero utilizado para el mantenimiento de cuentas por cobrar

= (400 mill / 360) x 3 x (1- 0.7) x 0.2

= $200,000

El Estado de Resultados Proyectado es:

Política Actual

Nueva Política

Efectos Del Cambio

Ventas Brutas Q400.00 Q530.00 Q130.00

- Descuentos Q2.00 Q6.00 Q4.00

= Ventas Netas Q398.00 Q524.00 Q126.00

- Costos de Producción, incluyendo costos indirectos Q280.00 Q371.00 Q91.00

= Utilidad antes de Costos de Crédito y de Impuestos Q118.00 Q153.00 Q35.00

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- Costos relacionados con el Crédito:

Costo de Mantenimiento de Cuentas por Cobrar Q3.00 Q5.00 Q2.00

Análisis de Crédito y Gastos de Cobranza Q5.00 Q2.00 -Q3.00

Pérdidas por Cuentas Malas Q10.00 Q32.00 Q22.00

Costo de Oportunidad Q0.2 Q0.2

= Utilidad antes de Impuestos Q100.00 Q113.80 Q13.8

- Impuestos Q50.00 Q56.90 Q6.90

= UTILIDAD NETA Q50.00 Q56.90 Q6.90

CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE CRÉDITO

o Combinando todas las medidas, resulta un incremento anual proyectado de Q7 millones en el ingreso neto.

o Por lo tanto, este cambio en la política de crédito sí es conveniente.

FACTORES ADICIONALES QUE INFLUYEN SOBRE LA POLÍTICA DE CRÉDITO.

Otros puntos que se deben establecer con relación a la política de crédito son:

1. Utilidad potencial: Es posible vender a crédito y fijar un cargo por el hecho de mantener las cuentas por cobrar pendientes de pago, entonces las ventas a crédito pueden ser más rentables que las ventas al contado.

2. Consideraciones legales: Es ilegal ofrecer términos de crédito que hagan discriminaciones entre los clientes, a menos de que estos diferenciales estén justificados por los costos.

3. Instrumentos de crédito: La mayor parte del crédito se ofrece con base en una cuenta abierta, que es un convenio de crédito en virtud del cual el comprador firma una factura en el momento de recibir la mercancía para después registrar ambos la compra en sus libros.

En ocasiones la empresa vendedora puede requerir que el comprador firme un pagaré que evidencie la obligación de crédito.

Un pagaré es un documento que especifica el monto, la tasa de interés porcentual, el programa de reembolso y otros términos y condiciones de un préstamo.

Los pagarés son útiles cuando:

o La orden es muy grande22

o El vendedor anticipa la posibilidad de tener problemas en la cobranzao El comprador desea un plazo mayor al acostumbrado para pagar la orden, por lo que en el

pagaré quedan registrados los intereses.

Otro instrumento usado en crédito comercial es el giro comercial, que es un instrumento (combinación de cheque y pagaré) que debe ser girado y redactado por el vendedor y ser firmado por el comprador antes de tomar posesión de los bienes. En él se exige que el comprador pague un monto al vendedor en una fecha determinada:

El giro se envía al banco del cliente junto con las facturas de embarque.

El banco envía el giro al cliente para que lo firme y regrese al banco, después el banco entrega los documentos de embarque al cliente. En ese momento el cliente puede reclamar los bienes.

Si el giro es a la vista el banco retirará el dinero y se lo entregará al vendedor en cuanto el comprador acepte los bienes.

Si el giro es a a plazo pagadero a una fecha futura, el banco lo regresará al vendedor. En este caso el giro se llama aceptación comercial y equivale al pagaré que el vendedor mantiene para el pago futuro o usarlo como garantía colateral para un préstamo.

Si el vendedor desconfía de la capacidad o disponibilidad del comprador para liquidar el giro a plazo, se puede rehusar a hacer el embarque si antes no tiene una garantía de pago por parte del banco del comprador.

Como el banco conoce a su cliente, con el pago de una comisión, garantiza el pago del giro: aceptación bancaria.

Estos instrumentos tienen un bajo grado de riesgo y son muy usados (sobre todo en comercio exterior).

Existe un mercado secundario para las aceptaciones bancarias, lo cual los hace instrumentos líquidos. Se venden a un descuento por debajo de su valor nominal, generalmente equivale a una tasa de interés por arriba de cetes.

Otro tipo de instrumento es el contrato condicional de ventas, en el cual el vendedor retiene la propiedad legal de la mercancía hasta que el comprador haya cumplido con el pago. Se usan para bienes que se compran en pagos parciales (maquinaria y equipo) a lo largo de un periodo.

La ventaja de este instrumento es que es más sencillo recuperar los bienes sin haber transmitido el título de propiedad de ellos.

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Estos contratos llevan generalmente una tasa de interés que se incluye dentro del programa de pagos.

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CONCLUSIONES

Una buena administración de los activos circulantes es sumamente importante para cualquier tipo de empresa ya que de esto se basa el éxito o fracaso de la misma; por un lado va a permitir la gestión de todos los activos que constituyen la parte más importante de la empresa y por el otro lado, permite a la empresa anticiparse a problemas y a facilitar la toma de decisiones.

Todos los activos circulantes tienen su importancia y hay que administrarlos correctamente, pero de ellos, 3 son los que una empresa debe prestar mayor atención: la administración del efectivo y flujo de caja, la administración de cuentas por cobrar y la administración de inventarios.

La administración de efectivo y caja permite a la empresa proyectar sus necesidades y excedentes de efectivo durante el año, ya que se hace énfasis en tener en cuenta que se tendrán gastos durante todo el año y es crucial hacer un balance adecuado para que la empresa pueda cubrirlos en cualquier momento y hacer un uso inteligente del dinero cuando haya suficiente.

También es de crucial importancia la administración de las cuentas por cobrar. Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, una empresa debe ofrecer crédito. Tal y como se ilustró en el caso demostrativo, la elección adecuada de una política de créditos permitirá a la empresa tomar una decisión bien fundamentada con respecto a la estrategia ideal de crédito que puede ofrecer a los clientes.

La administración de inventarios es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la

rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y qué tipo de inventario tenga y necesite la empresa, ya que a través de todo esto se determinarán los resultados y permitirán tomar medidas correctivas o que garanticen la mejora continua.

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RECOMENDACIONES

La administración adecuada de activos circulantes es algo más que recomendable para una empresa, es casi una obligación si se desea tener éxito: para garantizar que siempre tenga dinero para cubrir sus gastos, para obtener clientes nuevos o crear una fidelidad hacia la empresa por parte de los clientes existentes, o para manejar el inventario de manera eficiente, etc.; los gerentes de la empresa deben conocer cómo gestionar adecuadamente éstos activos y saber interpretar la información que generen las políticas que la empresa defina.

Ya se recalcó la importancia de los 3 activos circulantes más importantes (caja, cuentas por cobrar e inventarios), pero también es muy recomendable que los gerentes de una empresa presten atención a otros activos de los que puede sacar provecho con una buena administración de los mismos.

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BIBLIOGRAFÍA ADMINISTRACION DE LOS ACTIVOS CIRCULANTES, Lezama Osaín, Cruz 2006.

http://www.monografias.com

SISTEMAS DE FINANZAS.2009, http://www.hormigamillonaria.com

ACTIVO CIRCULANTE.2009, http://www.eco-finanzas.com

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. http://www.mitecnologico.com/Main/AdministracionInventarios

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR. http://www.gestiopolis.com/main/financiera

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