Administracion de Una Empresa Constructora
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APLICACIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORAFLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Cemento Arena Estructuras metálicas. Etc.
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO EN UNA EMPRESA PEQUEÑA CONSTRUCTORA
INICIO DEL PROCESO
CONTACTO DE PROVEDEDORES MATERIALES DE CONSTRUCCION
PROFORMAS DE ADQUISICION
SE ESTUDIA LA COTIZACION
SELECCION DE LA MEJOR PROFORMA
(ORDEN DE COMPRA)
Autorizacion de Gerencia
SE REALIZA LA COMPRA DE MATERIALES
FACTURA DEP. CONTABILIDA
REVISION POR PARTE DEL AUXILIAR
CONTABLE
MATERIALES
BODEGA
COPIA BODEGA
SINO
FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIÓN
EJEMPLOS DE PRINCIPIOS EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA
4. Trabajo en Equipo: Requisito para lograr brindar la mejor calidad en nuestros servicios.
5. Honestidad y ética: Decencia, decoro, urbanidad. Reflejar a los clientes transparencia de los actos de la compañía.
6. Lealtad: Cumplir las responsabilidades individuales para fortalecer la imagen institucional.
7. Responsabilidad: Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas.
8. Eficiencia: Se entregan resultados de calidad en base a la planificación institucional
PRINCIPIOS GENERALES DE UNA EMPRESA
Cada empleado no debe tener más que un jefe y cada jefe tiene que saber exactamente quiénes son sus subordinados.
Se debe definir con claridad y precisíon los objetivos que se pretenden alcanzar
Se debe ejercer el control de los trabajos por un superior cualificado
Se debe coordinar las fases de trabajo que se han asignado a los diferentes empleados por u superior
Cada persona ocupará aquel puesto para el cual esté mejor capacitada
Cada persona es responsable de su trabajo. Esta responsabilidad será proporcionada a sus atribuciones
1. Respeto: Refleja el amor y la pasión que cada empleado tiene para con sus compañeros de trabajo, para con los clientes y proveedores.
2. Compromiso: Demostrar vocación de servicio y sentido de pertenencia frente a la Entidad, ejerciendo el liderazgo necesario para dar cumplimiento a los objetivos de la organización, respetando el medio ambiente.
3. Orientación al cliente: Cultura organizacional donde lo más importante es la plena satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, logrando así ser elegidos entre la competencia.
10. Solidaridad: Cooperación permanente y continua en el desarrollo en los procesos de la organización y en las relaciones interpersonales con clientes y usuarios.
Se debe suprimir toda actividad que no sea necesaria, ya que cuando más sencillo sea el trabajo a realizar, mas fácil será llevarlo a la practica
Cada persona tiene que conocer cuál es el trabajo concreto que ha de realizar.Con la división del trabajo se consigue la especialización
En la Empresa se debe limitar una línea jerárquica para saber en cada momento quién da una orden y quién debe ejecutarla
Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se hagan con toda justicia y que exista lo que podriamos denominar proporcionalidad entre trabajo y salario, así como entre responsabilidad y consecuencia.
CONSTRUCCION DE CASA-HABITACION
1 2 3 4
ACTIVIDAD DESCRIPCIONSEMANAS SEMANAS SEMANAS
A Cimientos,Paredes 4 3 $62,020.00 B Plomeria,Electricidad 2 1 $23,200.00 C Techos 3 2 $38,000.00 D Pintura Exterior 2 1 $18,255.00 E Pintura Interior 5 4 $25,342.00
62020 232000 4
INICIO A 38000
18255
RUTA CRITICACAMINO RUTA TIEMPO
X A-B-E 11Y A-C-E 12Z A-D 6
TIEMPO NORMAL
TIEMPO REDUCIDO
COSTO NORMAL
0
0 4
4
4
5 7
6
0
0 0
0
5 6=5-4 7=2-3 8=6/7 9=2-3
$ $ $ $ 69,350.00 $ 7,330.00 1 7330 1 $ 27,352.00 $ 4,152.00 1 4152 1 $ 43,624.00 $ 5,624.00 1 5624 1 $ 22,053.00 $ 3,798.00 1 3798 1 $ 32,024.00 $ 6,682.00 1 6682 1
2B
25342 03 5 FINC 25342 E
2D
PASO 12 SEMANAS12 $ 125,362.00
COSTO DE COMPRENSION
VARIACIÒN DEL COSTO
VARIACIÒN DEL TIEMPO
ELASTICIDAD (PARA
COMPRESION DE SEMANAS)
REDCCION MÀXIMA
4
4 7
7
7
7 12
12
4
11 12
5
12
12
12
12 12
12
CONSTRUCCION DE CASA-HABITACION GRAFICA DE GANTT
ACTIVIDAD DESCRIPCION A Cimientos,ParedesSEMANAS
A Cimientos,Paredes 4B Plomeria,Electricidad 2
BC Techos 3D Pintura Exterior 2E Pintura Interior 5 C Techos
PASO 12 SEMANAS
D
E
1 2 3 4 5 6 7
TIEMPO NORMAL
Plomeria, Electricidad
Pintura Exterior
Pintura Interior
8 9 10 11 12
Diagrama de Flujo (OTIDA)
Proceso de Licitaciones (subproceso de calculo de costos de ingeniera)
No. Actividad
1 Recepcion de la copia de las bases de licitacion. 1 0.25
2 1 0.25
3 4 18
4 Visita al lugar de la construccion. 1 18
5 Elaboracion del reporte fotografico de la visita. 1 9
6 Analisis de planos entregados por el cliente. 3 36
7 3 36
8 3 18
9 Entrega de los resultados obtenidos. 3 0.5
Total 136 7 2% 77.8 22.22
T. acumulado 7 9% acumulado 77.8 100
Area responsable: Gerencia de Ingenieria
Objetivo: Establecer los lineamientos para llevar a cabo el registro y desarrollo de la oferta.Personas que intervienen
Tiempo (hrs.)
Recepcion del memoradum de solicitud de calculo de volumetrias
Identificacion de los requerimientos de Ingenieria civil y electromecanica del proyecto.
Calculo de las volumetrias de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica.
Elaboracion del reporte final de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica.
Diagrama de Flujo (OTIDA)
Agrega valor Es necesarioDecision ObservacionesSI NO SI NO
X X Mejorar
X X Eliminar
X Mejorar
X Mejorar
X Mejorar
X Mejorar
X Mejorar
X Mejorar
X X Optimizar
Responsable: IngenieroFecha: 10 de Julio del 2013Alcance: Este proceso aplica a todas las ofertas y contratos del sector publico y privado.
Evaluacion del control
No es necesario puesto que ingenieria conoce las fechas criticas del proyecto al momento en que las copias de las carpetas
ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA
DIRECTOR GENERAL
SECRETARIA CONTADOR
AUXILIAR CONTABLE
AREA TECNICA RESIDENTE DE OBRA RESIDENTE DE OBRA
AUXILIAR TECNICO AUXILIAR TECNICO
CHOFER
En el organigrama o estructura organizacional se muestra la empresa con una organización casi horizontal, esto no es de asombrarse, ya que en las pequeñas empresas da una buena comunicación y la información fluye con mucha facilidad en todos los departamentos de la organización.
El modelo formal, muestra una visión global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa en el centro de los circuitos concéntricos, los círculos en línea punteada marcan la frontera y fuera de estos se encuentra el entorno, el cual está constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Además, se observan las relaciones entre los sistemas por medio de par de flechas con sentido contrario
El Modelo holístico de la empresa se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la información fluye a todos los niveles de la organización, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa
ESTRATIFICACION:
Tope Máximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.
XV. MIPYMES: Las micro, pequeñas y medianas empresas legalmente constituidas, con base en la estratificación establecida en la fracción III del artículo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa y en el Acuerdo por el que se establece la estratificación de las micro, pequeñas y medianas empresas, publicado en el DOF el 30 de junio de 2009;
Tamaño Sector Rango de número de trabajadores
Rango de monto de ventas anuales (mdp)
Tope máximo combinado*
Micro Todas Hasta 10 Hasta $4 4.6
Pequeña
Comercio Desde 11 hasta 30 Desde $4.01 hasta $100
93
Industria y Servicios Desde 11 hasta 50 Desde $4.01 hasta $100
95
Mediana
Comercio Desde 31 hasta 100 Desde $100.01 hasta $250
235 Servicios Desde 51 hasta 100
Industria Desde 51 hasta 250 Desde $100.01 hasta $250
250
Tamaño Sector Rango de número de trabajadores
Rango de monto de ventas anuales (mdp)
Tope máximo combinado*
Micro Todas Hasta 10 Hasta $4 4.6
Pequeña
Comercio Desde 11 hasta 30 Desde $4.01 hasta $100
93
Industria y Servicios Desde 11 hasta 50 Desde $4.01 hasta $100
95
Mediana
Comercio Desde 31 hasta 100 Desde $100.01 hasta $250
235 Servicios Desde 51 hasta 100
Industria Desde 51 hasta 250 Desde $100.01 hasta $250
250
PERFIL DEL CANDIDATO AL PUESTO DE DIRECTOR GENERAL
CAPACIDADES FÍSICASGÉNERO: MASCULINO:
EDAD: 30 A 45 AÑOS
ESTADO CIVIL: CASADO
HABILIDADES MENTALES
EXPERIENCIA: ANALÍTICO, LÓGICO , ESTRATÉGICO
ESCOLARIDAD:
MANEJO DE IDIOMA (%): INGLES 75%
MANEJO DE PAQUETERÍA DE COMPUTACIÓN:
OTROS
REQUERIMIENTOS:
NOMBRE DEL PUESTO: DIRECTOR GENERAL
DESCRIPCIÓN GENÉRICA:
UBICACIÓN FÍSICA:
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA:
TIPO DE CONTRATACIÓN: PERMANENTE
JEFE INMEDIATO: NO APLICA
SUBORDINADOS DIRECTOS:
FUNCIONES GENERALES:
FUNCIONES ESPECÍFICAS
DIARIAS SEMANALES ESPORÁDICAS
INGENIERO CIVIL Ó ARQUITECTO MAESTRÍA DESEABLE
CAMPEÓN, OPUS OLE, NEO DATA, EXCELL, WORD, POWER POINT
EXPERIENCIA EN EL GIRO, CAPACIDAD GERENCIAL, PROACTIVO, OBSERVADOR TOMADOR DE DECISIONES, HABILIDAD DE MANEJO DE PERSONAL, CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN
DIRIGIR Y ADMINISTRAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE OBRA, APLICANDO LA DESTREZA Y HABILIDAD
SE UBICA FÍSICAMENTE EN LA OFICINA, VISITANDO LA OBRA CON LA FRECUENCIA QUE ÉL MISMO DETERMINE.
TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA, ADEMAS DE DIVERSOS SUBCONTRATISTAS DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCIÓN
LAS PRINCIPALES FUNCIONES SE CITAN A CONTINUACIÓN: • ADMINISTRACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA • CONTROL DE LAS FINANZAS DE LA EMPRESA • CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROYECTOS • CONTROLAR EL ADECUADO USO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA • RELACIONES PUBLICAS
AUXILIAR TECNICO AUXILIAR TECNICO
CHOFER
DIRECTOR GENERAL
CONTADOR
RESIDENTE DE OBRA
SECRETARIA
AREA TECNICA
AUXILIAR CONTABLE
RESIDENTE DE OBRA
DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS
VEHÍCULO PARA TRASLADO
DECISIONES QUE RUEDE TOMAR:
RESPONSABILIDAD EN GENERACIÓN DE INFORMACIÓN:
Tipo de Informe o reporte A quién Para Qué
RESIDENTE DE OBRA VISION INTEGRAL DEL AVANCE DE LAS OBRAS
FLUJOS DE EFECTIVO A EL MISMO
A EL MISMO
A EL MISMO
A EL MISMO
COMUNICACIÓN INTERNA
CON: PARA:
RESIDENTE DE OBRA MANTENER INFORMADO DE MANERA INTEGRAL LA EJECUCIÓN DE LA OBRA
AREA DE COMPRAS CORRECTO SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIOS, A LOS MEJORES PRECIOS
• RECORRIDO POR LAS OBRAS QUE DESARROLLA LA EMPRESA • CHECAR QUE LOS AVANCES DE OBRA CUMPLAN CON LOS PROGRAMAS DE EJECUCIÓN • VERIFICAR QUE LOS TRABAJOS EN EJECUCIÓN, CUMPLAN CON LA CALIDAD ESPECIFICADA • REVISAR EL INFORME DE LOS RESIDENTES DE OBRA • REVISAR LOS REPORTES DE ESTIMACIONES DE OBRA • VIGILAR QUE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA SE USEN ADECUADAMENTE• REVISAR LAS CUENTAS BANCARIAS• AUTORIZAR LAS COMPRAS DEMATERIALES• ATENDER A CLIENTES Y PROVEEDORES• VIGILAR EL AVANCE EN LATRAMITACIÓN DE COBROS
• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PAGOS A PROVEEDORES• REVISAR Y AUTORIZAR EL PAGO DE NOMINAS• ELABORAR Y DAR SEGUIMIENTO A LOS FLUJOS DE EFECTIVO DE LA EMPRESA
• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PROYECTOS DE OBRA• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PRESUPUESTOS DE OBRA PARA ENTREGAR A LOS CUENTES•ATENDER LAS RELACIONES PUBLICAS DE LA EMPRESA
BIENES BAJO SURESPONSABILIDAD:
CAMIONETA RAM PICK-UPMODELO 2001
COMPUTADORA PORTÁTILMODELO APOLO
COMPUTADORA PERSONAL
EN GENERAL DEFORMAINDIRECTA TODOS LOSACTIVOS DE LA EMPRESA
TODAS LAS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, EXCEPTUANDO LAS QUE DIRECTAMENTE SE RESTRINJAN A LA AUTORIZACIÓN DEL CONSEJO DEADMINISTRACIÓN, CUANDO ESTE EXISTA
AVANCE Y PROBLEMÁTICA(VERBAL) DIARIAMENTE
ASEGURAR QUE LA EMPRESA DISPONGA DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU OPERACIÓN
ESTADO DE AVANCES FÍSICOSY FINANCIEROS DE LAS OBRAS
VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMAS APROBADOS
ESTADOS FINANCIEROS DE LAEMPRESA
VERIFICAR LA SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y TENER INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DESICIONES
COMPARATIVO DE LAEXPLOSIÓN DE INSUMOS DECADA OBRA CONTRA LOSCONSUMOS
PREVENIR POSIBLESDESVIACIONES Ó DETECTARDIFERENCIAS DE VOLUMENPRESUPUESTADO
CHOFER
CONTABILIDAD
AREA TÉCNICA
CQMUNICACIÓN EXTERNA
CON: PARA:
ENTIDADES CONTRATANTES
CUENTES
PROVEEDORES COTIZACIONES, PEDIDOS, SURTIDO EN OBRA, ACLARACIONES, CRÉDITOS
DESPLAZAR MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, ASI COMO SU MANTENIMIENTO
SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y CONTROL DE TRAMITACIÓN ANTE EL IMSS
REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PROYECTOS Y PRESUPUESTOS, ASÍ COMO LOS CRITERIOS A APLICAR EN CADA UNO DE ELLOS
CONOCER PROGRAMAS DE INVERSION PROYECTADOS DIFUNDIR LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA EMPRESA INFORMES DE LOS AVANCES DE LOS PROYECTOS ENEJECUCIÓN REVISIÓN Y CAMBIOS A LOS PROYECTOS, ACLARACIONES DE DUDAS SOBRE PROYECTOS
PRESENTACIÓN DE PROYECTOS Y CONTRATACIÓNPRESENTACIÓN DE INFORMES DE AVANCE DE OBRAPRESENTACIÓN DE ACUERDOSSOLICITUD DE RECURSOSCOMPROBACIÓN DE RECURSOS OTORGADOS POR LOSCUENTES REVISIÓN DE AVANCES Y CALIDAD DE LOS TRABAJOS CONTRATADOS
PUESTO: DIRECTOR GENERAL DEPARTAMENTO
DESCRIPCIÓN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)
CON QUIEN LO HACE QUE HACE CON QUE LO HACE PERIODO
No. Puesto Acción que se realiza
1 Diario
2 Residente de obra Recorrido físico en el lugar donde se realiza la obra. Diario
3 Residente de obra Diario
4 Semanal
5 Residente de obra Semanal
6 Diario
7 Revisión de avances de obra contra lo programado. Semanal
8 Residente de obra Semanal
9 Reprogramacion de obra Variable
10 Revision de la Bitácora de Obra Bitacora Diario
11 Venficacion de obra ejecutada y generada Quincenal
12 Presupuesto asignado Variable
13 Contador Apoyo contable Semanal
Herramienta o medió que utiliza
Cada cuándo
Todo el personal de la empresa
Control, seguimiento y coordinación de todas las actividades inherentes al desarrollo de la empresa de la ejecución de las obras que se realizan
Con el apoyo de todo el personal que labora en la empresa
Presencial en unión del residente de obra y/ó subcontratistas, si es el caso
Inspección visual de los trabajos realizados ya sea internos o bien de subcontratistas.
Presencial en unión del residente de obra ó subcontratistas, si es el caso
Chequeo selectivo de trazos, niveles y plómeos de los diferentes conceptos de obra
Nivel flexómetro, plomada, planos, etc.
Verificación del personal de obra, en cuánto a que sea el adecuado en número y calidad
inspección visual en conjunto con el residente de obra
Verificación de las existencias de material en obra y su adecuado uso
Inspección visual en conjunto con ei residente de obra
Programa de obra establecido
Venficacion de los procedimientos constructivos utilizados e indicar cambios o adecuaciones
Inspección ocular y comentarios con el residente de obra
Escrito solicitud bitcora programada de obra establecida
Reporte de numeroa Generadores
Relaciones Publicas de la empresa mediante laatención a clientes
Control y distnbucion de los recursos financieros de la empresa
14 Secretaria Control y manejo de bancos y chequeras Apoyo secretarial Diario
15 Secretaria Control y seguimiento de tramite de estimaciones Apoyo secretarial Semanal
16 Secretaria Control y manejo de cuentas por cobrar Diario
17 Secretaria Control y manejo de cuentas por pagar Apoyo secretarial Semanal
18 Secretaria Autonzacion y firma de cheques Apoyo secretarial Semanal
19 Contador Mensual
20 Contador Revision y pago de impuestos generados Mensual
21 Area tecnica Revisar y autonzar las compras de la empresa Diario
22 Area tecnica Revision y autonzacion de presupuestos de obra Variable
23 Area tecnica Establecer controles de obra y revisión periodica Semanal
Apoyo secretarial Apoyo legal
Revisión y aprobación de estados financieros de la Empresa
Estados financieros elaborados y presentados por el contador
Declaraciones elaboradas por el contador
Cuadros comparativos de los dferentes proveedores
Revision detallada de las matrices de precios unitarios y cantidades de obra
Reporte elaborado por el area tecnica
DEPARTAMENTO
DESCRIPCIÓN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)
FRECUENCIA TIEMPO NORMATIVIDAD FUNDAMENTO
No. De Veces Législación
100%
1 ó 2 Veces 30 minutos
1 ó 2 Veces 30 minutos
Variable Variable
Variable Variable Control interno
Variable Control interno
1 vez 20 minutos
2 Veces 30 minutos
1 Vez 1 hora Contrl interno
1 Vez 1 dia
1 Vez 1 dia
1 vez 3 horas
TiémpoEstimado
Criterios / políticas de Operación
Manual de Organización
Avances, según programa Calidad de Obra Uso de materiales
Avances, según programa Calidad de Obra Uso de materiales
Según avance de obra
1 a 5 minutos
De acuerdo al programa de obra
Ley de ObraPublica. Contrato
De acuerdo al programa de obra
Ley de ObraPublica. Contrato
Ley de ObraPublica.
1 vez 15 minutos
3 Veces 1 hora
1 Vez 30 minutos
1 Vez 2 horas
2 Veces 3 a 4 horas
1 Vez 1 hora Codigo Fiscal
1 Vez 1 hora Codigo Fiscal
1 a 2 Veces 1 hora
1 Vez 2 a 3 horas
Contrato Ley de Obra
Publica.
De acuerdo al reporte contable
De acuerdo al reporte contable
Control area de Finanzas,Politicas de pago
Control area de Finanzas,Politicas de pago de sueldos
Al mejor precio cumpliendo especificaciones
Utilidades acordes al tamaño de cada obra
Supervision y control de costos de obra