www.iplacex.cl

ADMINISTRACION DE PROCESOS Y Y

CONTRATOS PUBLICOS UNIDAD Nº I

Aspectos Generales en Torno a la Gestión Pública

www.iplacex.cl 2

Introducción La Administración Pública desde un punto de vista formal, se entiende a la entidad que administra, es decir, al organismo público que ha recibido del poder político la competencia y los medios necesarios para la satisfacción de los intereses generales. Desde un punto de vista material, se entiende más bien la actividad administrativa, o sea, la actividad de este organismo considerado en sus problemas de gestión y de existencia propia, tanto en sus relaciones con otros organismos semejantes como con los particulares para asegurar la ejecución de su misión. Es además la encargada del manejo de los recursos y de la dirección del trabajo humano enfocada a la satisfacción del interés público, entendido este último como las expectativas de la colectividad. En términos de la clásica definición la Administración Pública, es la que tiene la gestión de los asuntos respecto a las personas, de los bienes y de las acciones del ciudadano como miembro del Estado, y de su persona, sus bienes y sus acciones como incumbiendo al orden público. Es caracterizada por atributos propiamente estatales. Dicha administración, por principio, es una cualidad del Estado y sólo se puede explicar a partir del Estado. Tal aseveración es aplicable a todas las organizaciones de dominación que se han sucedido en la historia de la humanidad; teniendo una función de contenido heterogéneo, diverso, contingente, variable, derivado de su inmediata relación con los intereses generales o colectivos y con los medios o mecanismos que existen para la satisfacción de los mismos, así como con los intereses políticos que animan todo el actuar del Estado.

SEMANA 1

www.iplacex.cl 3

Ideas Fuerza

La administración pública es la función estatal cuya finalidad es la de procurar la satisfacción de los intereses (o necesidades) de la comunidad. El concepto de Administración pública es equivalente al de función administrativa y está conformada por un conjunto de instituciones y organizaciones de carácter público que disponen de la misión de administrar y gestionar el estado y algunos entes públicos. Para que la administración pública funcione de modo eficiente es imprescindible que los recursos materiales y humanos se encuentren debidamente distribuidos, planificados y controlados, porque de lo contrario se caerá en un deficiente funcionamiento que ciertamente complicaría el orden de la nación. Elementos de la administración pública son: órgano administrativo, actividad administrativa, finalidad y el medio. La captación de recursos suficientes de la economía de una manera apropiada, junto con la asignación y el uso de esos recursos con eficiencia y eficacia constituyen una buena gestión en la administración pública. Así los componentes esenciales de una buena administración pública serían: La generación de recursos a través de la hacienda pública, La asignación de recursos a través del gasto público y La gestión del gasto (utilización de los recursos). El contrato es un acuerdo de voluntades que se manifiesta en común entre dos o más personas (físicas o jurídicas). Sus cláusulas regulan las relaciones entre los firmantes en una determinada materia Los contratos, como fuente de obligaciones, son aquellos negocios jurídicos donde las declaraciones de voluntad libremente emitidas por las partes cumplen los presupuestos de forma y fondo necesarios para la producción de un efecto jurídico, normalmente patrimonial, reconocido por el Derecho. Los elementos principales de los contratos son los elementos del tipo natural, accidental y esencial.

Los contratos son base de dos principios fundamentales, que con los de obligatoriedad de lo pactado y el de la irrevocabilidad del contrato, El contrato público es un tipo de contrato en el que al menos una de las partes es una Administración pública cuando actúa como tal, y en el que está

www.iplacex.cl 4

sometido a un régimen jurídico que coloca al contratante en una situación de subordinación jurídica frente a la Administración.

www.iplacex.cl 5

INTRODUCCION A LA

ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO Y

SU RELACION CON PROCESOS Y

CONTRATOS DEL REGIMEN

PÚBLICO (Texto base Gestiopolis – DefiniciónABC – Contraloría – BibliotecaDigital)

DEFINICIÓN Y CONCEPTUALIZACION DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA La administración pública es la función estatal cuya finalidad es la de procurar la satisfacción de los intereses (o necesidades) de la comunidad (denominados entonces, intereses o necesidades públicas, colectivas, generales o de interés común). El concepto de Administración pública es equivalente al de función administrativa y está conformada por un conjunto de instituciones y organizaciones de carácter público que disponen de la misión de administrar y gestionar el estado y algunos entes públicos. Esas instituciones u organizaciones se encuentran dirigidas por individuos y cuentan con personal que facilita el funcionamiento de las diversas áreas en las que normalmente se encuentra dividida. Como su denominación lo indica, al tratarse de una administración pública le corresponde hacer de nexo directo entre los ciudadanos y el poder político de turno y por supuesto atender y satisfacer todas las demandas que los ciudadanos puedan acercar. Básicamente, se puede decir que a la administración pública le compete todo aquello que implique el orden público. Cabe destacar que es el poder ejecutivo nacional es quien la regula y también existen algunos organismos especiales que se ocupan de ejercer su contralor. Dentro del vasto universo de la administración pública, nos encontramos con los empleados de las diversas secretarias y ministerios nacionales, los profesores que se desempeñan en instituciones educativas que dependen del estado, los médicos que despliegan su rol en hospitales públicos, los policías y demás fuerzas de seguridad que componen ésta área y que por caso tienen justamente la finalidad de velar por la seguridad de todos los ciudadanos del

www.iplacex.cl 6

país, los organismos encargados de la recaudación impositiva y que en definitivas cuentas son los que con esta acción financian a la administración pública, entre otros. No se puede obviar que la Administración, como sujeto productor, se erige como persona jurídica, creada por el Estado, que es a quien representa y que traza las directrices y objetivos inmediatos y mediatos que se propone la actividad gubernamental, y que por ella actúan las personas físicas antes citadas que son sus representativos y por tanto en su actuación puede estar presente la cuestión subjetiva. Ahora bien, es importante mencionar que para que la administración pública funcione de modo eficiente es imprescindible que los recursos materiales y humanos se encuentren debidamente distribuidos, planificados y controlados, porque de lo contrario se caerá en un deficiente funcionamiento que ciertamente complicaría el orden de la nación. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Los elementos más importantes de la administración Pública se pueden resumir y explicar de la siguiente manera:

Órgano administrativo: Son todos aquellos órganos que pertenecen a la administración pública y que son el medio o el conducto por medio del cual se manifiesta la personalidad del Estado.

Actividad administrativa: Esta actividad se desarrolla a través de la prestación de los servicios públicos, a los cuales está obligada la administración pública para el logro de su finalidad.

Finalidad: La finalidad es el bien común o bienestar general de toda la población en general, elemento no sólo doctrinario sino Constitucional, que establece que el Estado se organiza para proteger a la persona y a la familia, y su fin supremo es el Bien Común.

El medio: El medio que la administración pública utiliza para el logro del bienestar general o el bien común es el Servicio Público.

De lo anterior se entiende que el Estado viene obligado a adoptar una estructura orgánica y funcional adecuada, como garantía del cumplimiento de sus fines, integrándose en un sistema que se constituye por: el aparato central, los consejos de dirección y técnico – asesor, las delegaciones territoriales, empresas, etc. La mayor parte de la actividad que impulsa la administración va dirigida a los ciudadanos, su principal acción se encamina a la sociedad, conformándola, moldeándola, la porción más importante de su acción, desborda sus límites; se

www.iplacex.cl 7

verifica allí en la base de la pirámide estatal, donde la organización política se encuentra con el individuo; y sin duda, del intercambio Estado-ciudadano corresponde el sector más amplio a la actividad administrativa. La Administración, en virtud de los elevados fines que se propone y las complejas tareas que desarrolla, ha de responder oportuna y convenientemente, con pronunciamientos que traduzcan la voluntad estatal, a los cambios, modificaciones o nuevas realidades sociales que puedan sobrevenir, empeño que requiere el empleo de múltiples posibilidades de actuación, o sea, requiere de la reunión de ciertos atributos que de modo suficiente garanticen el continuo y eficaz curso de su actividad, a estas propiedades que sustentan el normal desarrollo de la acción de la administración se les llama potestades administrativas, que no son sino, manifestaciones concretas y específicas de una relación general de poder. ORGANOS QUE INTEGRAN LA ADMINISTRACION DEL ESTADO Nuestra Constitución establece diversas normas respecto de la organización y atribuciones de los órganos del Estado, así como la posición institucional que ostentan. Al efecto, se preocupa de regular el Gobierno; el Congreso Nacional; el Poder Judicial; el Ministerio Público; el Tribunal Constitucional; el Tribunal Calificador de Elecciones y los Tribunales Electorales Regionales; la Contraloría General de la República; las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública; el Consejo de Seguridad Nacional; el Banco Central; las Intendencias, Gobiernos Regionales, Gobernaciones y Municipalidades. A lo anterior, se debe agregar el Consejo Nacional de Televisión, y las empresas del Estado. A este respecto, la Carta Constitucional distingue entre el Gobierno y la Administración del Estado, como entidades que integran lo que tradicionalmente se ha denominado Poder Ejecutivo. Ambas funciones, esto es, gobierno y administración, están entregadas al Presidente de la República, quien además es el Jefe de Estado. Ahora bien, el Gobierno está compuesto fundamentalmente por el Presidente y los Ministros de Estado, que son los colaboradores directos e inmediatos del Presidente. A su vez, a nivel regional y provincial, se asignan funciones de gobierno a los Intendentes y Gobernadores, que son autoridades de la exclusiva confianza del Presidente de la República. Por su parte, la Administración del Estado puede ser comprendida como un complejo orgánico que, por regla general, se encuentra bajo la dependencia o bajo la tutela o supervigilancia del Presidente de la República. Su conceptualización siempre ha sido compleja, pero tradicionalmente se ha

www.iplacex.cl 8

utilizado un criterio negativo para dar cuenta de su alcance: se entiende que la Administración comprende a todos aquellos órganos que no forman parte del Poder Legislativo o del Poder Judicial. En este sentido, no forman parte del Gobierno y de la Administración del Estado el Congreso Nacional (Cámara de Diputados y Senado); el Poder Judicial; el Tribunal Constitucional y la Justicia Electoral. Por su parte, todos los demás órganos públicos están comprendidos dentro del Poder Ejecutivo: el Presidente de la República, Ministerios, Intendencias, Gobernaciones, Contraloría General de la República, Fuerzas Armadas y de Orden, Banco Central, Gobiernos Regionales, Municipalidades, Consejo Nacional de Televisión y las empresas públicas. Conforme a lo expuesto, podemos sostener lo siguiente:

Forman parte del Gobierno y la Administración del Estado aquellos órganos creados por la Constitución y la ley, y que no integran el Congreso Nacional, el Poder Judicial, la Justicia Electoral y el Tribunal Constitucional.

Por regla general, estos órganos se encuentran bajo la dependencia o tutela del Presidente de la República, en la medida que a éste le corresponde el gobierno y la administración del Estado.

No obstante lo anterior, existen determinados órganos que forman parte de la Administración del Estado, pero que gozan de autonomía, con lo cual se hace una importante excepción a lo establecido en el artículo 24 de la Carta Fundamental.

Esta autonomía puede ser otorgada a nivel constitucional, Contraloría o Banco Central, o a nivel legal, Consejo para la Transparencia (artículo 65 inciso 4º Nº 2).

FINES DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA

Su principal fin es asegurar la satisfacción de las necesidades de la sociedad.

Salvaguardar el orden interno.

Proteger y desarrollar la propiedad socialista.

Garantiza los Derechos y los legítimos intereses de los ciudadanos.

Estimula el cumplimiento de sus deberes mediante la educación política- ideológica del pueblo.

Educa a las masas populares en un espíritu de disciplina consiente, de actitud comunista ante el trabajo.

Fomenta la solidaridad con los movimientos de liberación nacional de todos los pueblos oprimidos.

Permite la colaboración fraternal con los demás pueblos socialistas.

www.iplacex.cl 9

PRINCIPIOS DE ACTUACION Y ORGANIZACION EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA

Control: el actuar de las Administraciones Públicas debe estar sometido a mecanismos de control que permitan comprobar y asegurar que dicha actuación se realiza según el sentido que establecen las normas jurídicas que la regulan.

Responsabilidad: posición del sujeto a cargo del cual la Ley pone la consecuencia de un hecho perjudicial de un interés protegido.

Proporcionalidad: debe haber correspondencia o adecuación entre el resultado que se propone lograr con determinada acción administrativa y la intensidad de los medios que se utilizan en la realización de dicha acción.

Eficacia: consecución del resultado que corresponde a los objetivos o normas preestablecidas.

Eficiencia: capacidad de obtención de los objetivos fijados en razón de los medios disponibles.

Competencia: las distintas tareas, facultades, potestades que le corresponde realizar a la Administración Pública deben estar distribuidas o repartidas entre los distintos órganos y organismos administrativos.

Jerarquía: relación de supremacía y autoridad de los órganos superiores respecto de los inferiores, y recíprocamente la relación de subordinación en que se encuentran los órganos inferiores respecto de los superiores.

Coordinación: persigue la obtención de un resultado como consecuencia del ejercicio adecuado e integrado de determinadas funciones pertenecientes a distintos órganos u organizaciones.

Centralización y descentralización: la centralización es aquella forma de organización pública en la que una sola administración, la del Estado, asume la responsabilidad de satisfacer todas las necesidades de interés general y, consecuentemente, se atribuye todas las potestades y funciones necesarias para ello. La descentralización es el proceso contrario; es competencia para decidir materias o asuntos relevantes para el sujeto sin depender del control o tutela – salvo la estrictamente jurídica – por parte de otro sujeto superior.

Concentración y desconcentración: se afirma la concentración cuando las competencias resolutorias están dominantemente atribuidas a los órganos superiores de la organización; y la desconcentración cuando se atribuye a los órganos inferiores.

Participación ciudadana: considera al ciudadano como miembro de la comunidad, como afectado por el interés general y portador o velador del mismo. Implica la incorporación en las decisiones o actuaciones de la Administración Pública las referencias al interés general que los ciudadanos en directa relación con él pueden hacer valer.

Doble subordinación: entre los deberes, atribuciones y funciones comunes de los organismos de la Administración del Estado está; “ejercer la dirección de las empresas y dependencias que le están subordinadas, y en

www.iplacex.cl 10

lo que les compete como organismo de jerarquía superior la dirección metodológica y técnica de las actividades que realiza la Administración Local del Estado”.

Potestad: Se entiende por tal, poder jurídico para imponer decisiones a otros para el cumplimiento de un fin. Es un poder de actuación otorgado por el ordenamiento jurídico, quien determina y enmarca ese poder, para el cumplimiento de una finalidad determinada por el propio orden positivo.

Reglamentaria: potestad de crear normas jurídicas (reglamentos).

Reglada: señala una actuación específica prefijando todos los elementos de la actuación sin dar un margen a la valoración.

Discrecional: le permite a la Administración Pública, ante un supuesto determinado, escoger una de varias posibilidades de actuación que le brinda la norma jurídica.

ACTIVIDADES FUNCIONALES Y ACTIVIDADES INSTITUCIONALES Se ha mencionado que la administración pública es la actividad del Estado. A grandes rasgos, dicha actividad puede clasificarse en dos grandes tipos: actividades funcionales y actividades institucionales. Las actividades funcionales: son las que tienen como propósito dirigir la realización del trabajo que es el objeto vital de la administración pública; suponen un territorio de infinitas variedades, un abanico de actos estatales de un orden tan diverso como lo han sido las responsabilidades del Estado a lo largo de la historia. Las actividades Institucionales: son aquellas cuyo objeto es el mantenimiento y operación de la administración pública, por cuanto que constituye un organismo. Estas actividades, por su parte, son aquellas que están involucradas en políticas específicas, la seguridad y mantenimiento de la planta física, el reclutamiento y manejo de personal, así como la contabilidad y la información. Todas estas actividades, que tienen un carácter esencial, son distintas sustancialmente de las actividades funcionales no sólo por cuanto a clase, sino por el hecho que no son realizadas como un fin en sí mismo, sino como medios para alcanzar los propósitos a cargo de aquellas. El alcance de la administración pública, por consiguiente, llega al límite donde la necesidad de la realización de los fines del Estado lo demanda. No hay, pues, más límites que esas necesidades.

www.iplacex.cl 11

"La administración pública está relacionada con el qué y el cómo del gobierno. El qué es el objeto, el conocimiento técnico de un campo que capacita al administrador para realizar sus tareas. El cómo son las técnicas de dirección, los principios de acuerdo a los cuales se llevan al cabo exitosamente los programas cooperativos. Cada uno es indispensable; juntos forman la síntesis llamada administración". LO ADMINISTRATIVO En administración pública todo está lleno de estatalidad, pero no todo lo estatal es administrativo. De hecho, lo administrativo es un fenómeno tan antiguo como el Estado, pero fue hasta el siglo XVIII que obtuvo la diferenciación y singularidad que la definió dentro del mundo gubernamental. Tal como es observable, la voz administración pública está integrada por dos palabras: administración y pública. En su origen y hasta el siglo XVII, lo administrativo estuvo confundido con otras materias gubernamentales tales como la justicia, la economía, las finanzas y los asuntos políticos en general. Por este motivo, cada organización del gobierno tenía una índole plurifuncional y realizaba al mismo tiempo actividades administrativas, jurisdiccionales y financieras. Se trata de una dependencia esencialmente administrativa, con un fuerte acento gestionador. LO PÚBLICO Los asuntos administrativos del Estado entrañan una índole inherentemente pública, por la naturaleza social de las funciones que realiza. La administración pública hunde sus raíces en el seno de la sociedad, y está, por así decirlo, ocupada de naturaleza social.

"La administración es una consecuencia natural del estado social, como éste lo es de la sociabilidad natural del hombre; su naturaleza es un resultado de la comunidad, pues desde el momento en que existe el pacto social, hay administración; así es, que siempre encontramos la naturaleza, hasta en el despotismo. Es pues evidente que la administración no toma su principio en convenios humanos, sino que es un fenómeno procedente de la existencia misma de la sociedad, sin que los convenios o leyes sirvan más que para organizarla, es decir, para determinar su modo de existir, pues su existencia procede de los mismos principios que

www.iplacex.cl 12

de la sociedad". (...) "Definiré pues la administración pública: es una potencia que arregla, corrige y mejora cuanto existe, y da una dirección más conveniente a los seres organizados y a las cosas" .Bonnin, C. J. B. Compendio de los Principios de Administración. Madrid, Imprenta de José Palacios. 1834. p. 14 y 37.

Tal es la razón por la cual el orden jurídico no instituye a la sociedad ni a la administración pública, sino solamente establece a su organización. Debido a que la administración pública debe su vida al proceso social, dichas leyes únicamente le dan su impulso vital en determinada dirección. GESTION Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA La captación de recursos suficientes de la economía de una manera apropiada, junto con la asignación y el uso de estos recursos con eficiencia y eficacia constituyen una buena gestión en la administración pública. Así los componentes esenciales de una buena administración pública serían:

La generación de recursos a través de la hacienda pública

La asignación de recursos a través del gasto público y

La gestión del gasto (utilización de los recursos). La Administración Pública, básicamente, se ocupa de todos los aspectos de la movilización de recursos y la gestión del gasto en el gobierno. Así como la gestión de las finanzas es una función crítica de la gestión en cualquier organización, de manera similar la gestión de las finanzas públicas es una parte esencial del proceso de gobierno. La Administración Pública incluye también la movilización de recursos, la priorización de los programas, el proceso presupuestario, la gestión eficiente de los recursos y el ejercicio de controles y supervisión. El aumento de las aspiraciones de la gente está poniendo más presión sobre los recursos financieros. Al mismo tiempo, el énfasis de la ciudadanía se centra en una relación calidad-precio (bajos impuestos y servicios públicos aceptables o altos impuestos con servicios públicos excepcionales), con lo que la gestión de las finanzas públicas es cada vez es más vital. Gasto Público El gasto público se clasifica por los economistas en tres tipos principales:

La adquisición gubernamental de bienes y servicios para su uso actual para satisfacer directamente las necesidades individuales o colectivas de los

www.iplacex.cl 13

miembros de la comunidad se clasifica como gasto de consumo final del gobierno.

La adquisición gubernamental de bienes y servicios destinados a generar beneficios futuros, tales como la inversión en infraestructuras o el gasto en investigación, se clasifica como inversión pública (formación bruta de capital fijo), que suele ser la mayor parte de la formación bruta de capital del gobierno. La adquisición de bienes y servicios se realiza a través de producción propia por parte del gobierno (uso de la fuerza de trabajo del gobierno, activos fijos y bienes adquiridos y servicios para el consumo intermedio) o a través de las compras de bienes y servicios a productores de mercado.

Los gastos del gobierno que no son la adquisición de bienes y servicios, y en su lugar sólo representan transferencias de dinero, como los pagos de seguridad social, son llamados pagos de transferencias.

Los dos primeros tipos de gasto público, es decir, los gastos en consumo final y la formación bruta de capital del gobierno, constituyen uno de los principales componentes del producto interior bruto. John Maynard Keynes fue uno de los primeros economistas que abogaron por el gasto y el déficit fiscal como parte de la respuesta de la política fiscal a una contracción económica. En la economía keynesiana, el aumento del gasto del gobierno se cree que aumenta la demanda agregada y aumenta el consumo. Los economistas clásicos y los economistas austriacos, sin embargo, creen que el aumento del gasto público exacerba una contracción económica por la transferencia de recursos del sector privado, que consideran más eficiente, al sector público, que consideran menos eficiente. Según los economistas austriacos, la razón por la que Gran Depresión duró tanto tiempo como lo hizo fue por el gasto público significativo y la regulación gubernamental de la economía. Recaudación Fiscal La recaudación fiscal mide la cantidad total de dinero que se consigue con los de impuestos y que será la parte fundamental con la que deberá financiarse los servicios públicos que presta el estado. Para ello, las finanzas cuentas fundamentalmente con los siguientes:

Impuesto sobre la Renta. Cantidades que deben pagar las personas físicas sobre la base de los ingresos que tienen anualmente y que gravan los tres tipos fundamentales de rentas: Rentas del trabajo Rentas del Capital Rentas de actividades empresariales o profesionales

www.iplacex.cl 14

Impuesto sobre Sociedades. Es un impuesto análogo al Impuesto sobre la renta, pero en este caso sobre las Sociedades Mercantiles y que graba el beneficio obtenido por la sociedad.

Impuesto sobre el Valor Añadido. Este impuesto grava el consumo, tributándose sobre el precio una parte del precio que pagan los consumidores finales de los bienes.

Además de estas que son las vías fundamentales de recaudación fiscal, los países pueden imponer:

Aranceles, que hacen pagar a productos de importación consiguiendo un doble objetivo: aumentar ingresos y defender a la industria del país aunque esto no favorece la competencia internacional de las empresas protegidas.

Tasas con las que se grava un servicio y pagan sólo los usuarios, de basuras, universitarias, servicios sanitarios,... En muchos casos estas no cubren el coste del servicio pero sirven como medida reguladora para que no exista abuso por parte de los usuarios.

Después de presentados los distintos caminos para conseguir la recaudación fiscal deseada, debemos introducir que una subida de impuestos no significa necesariamente una mayor recaudación fiscal ni tampoco una bajada de impuestos una menor recaudación.

www.iplacex.cl 15

TIPOS DE CONTRATOS: CONTENIDOS Y CLAUSULAS

(Texto base Expansión – Definición.de – DefinicionABC)

CONCEPTO Y NATURALEZA JURÍDICA DEL CONTRATO Los contratos, como fuente de obligaciones, son aquellos negocios jurídicos donde las declaraciones de voluntad libremente emitidas por las partes cumplen los presupuestos de forma y fondo necesarios para la producción de un efecto jurídico, normalmente patrimonial, reconocido por el Derecho. El correcto entendimiento del contrato exige la previa diferenciación entre hecho y acto jurídico; pues, siendo el hecho, en sentido gramatical, todo fenómeno o suceso acaecido en la realidad; el "hecho jurídico" es aquel "que tiene consecuencias jurídicas". En definitiva, al hecho jurídico el Derecho atribuye la capacidad de, por sí o en unión de otros, producir un efecto jurídico, entendido como adquisición, pérdida o modificación de un derecho. Frente al hecho natural, dependiente de un fenómeno ajeno a la voluntad del hombre (el transcurso del tiempo, nacimiento y muerte de la persona...) el hecho humano, producido por su voluntad consciente y libremente expresada, que genera un efecto jurídico, recibe el nombre de "acto jurídico". Ahora bien, aun cuando puedan darse actos jurídicos cuyo contenido, fuera de la voluntad que los origina, venga forzosamente determinado por Ley; la mayor parte de éstos consisten en la manifestación de la voluntad dirigida a producir un concreto efecto jurídico para el que, además, tal manifestación es decisiva, porque determina su nacimiento, pero también la regulación de su contenido. PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD Elemento esencial del contrato, se dice que el mismo está regido por la autonomía de la voluntad en la medida que no sólo su validez emana de la voluntad común de las partes, sino también su propio contenido. Este principio, afirma que "los contratantes pueden establecer los pactos, cláusulas y

www.iplacex.cl 16

condiciones que tengan por conveniente, siempre que no sean contrarios a las leyes, la moral, ni al orden público", constituye el núcleo central de la noción de "negocio jurídico" pues, en definitiva, el contrato no es otra cosa más que un negocio jurídico bilateral, productor de obligaciones Si la voluntad es la base de todo contrato, su eficacia depende de su exteriorización, libre y con pleno conocimiento de sus efectos, por parte de los sujetos que se proponen contratar, quienes, además de ser varios deberán tener capacidad general para contratar y, en su caso, la especial exigida para cierto tipo de contratos. Efectivamente, la común intención de las partes en obligarse a través del contrato es lo que dota al mismo de plena eficacia, por eso, el sujeto que se obliga debe tener además capacidad para obligarse. En Derecho, carecen de esta capacidad los menores no emancipados y los incapacitados, es decir, se establece una presunción general de capacidad de todas las personas para obligarse, salvo para los menores no independizados y las personas declaradas incapacitadas por sentencia judicial. Por lo demás, no cabe confundir las incapacidades, que en atención a las circunstancias subjetivas de ciertas personas suprimen, retrasan o condicionan la aptitud de éstas para realizar válidamente todos o algunos actos jurídicos; con las "prohibiciones para contratar" que, por imposición de la Ley, alcanzan a ciertas personas, y que normalmente atienden a razones de moralidad fundadas en el tipo de vinculación existente entre aquella a la que afecta la prohibición y el objeto del contrato o la persona con quien se pretende contratar. ELEMENTOS DEL CONTRATO Como todo negocio jurídico, el contrato debe reunir ciertos elementos para desplegar plenos efectos, sin que todos tengan la misma importancia, pudiendo distinguir entre los llamados elementos esenciales, naturales y accidentales del contrato.

Los elementos naturales Son aquellos que normalmente prevé cada contrato, a no ser que las partes los eliminen

Los elementos accidentales Son aquellos que expresamente establecen e incorporan al contrato las partes en virtud del principio de la autonomía de la voluntad.

Los elementos esenciales Son aquellos sin los cuales no puede existir el contrato, como son, el consentimiento de los contratantes, objeto cierto que sea materia del

www.iplacex.cl 17

contrato, la causa de la obligación que se establezca y, en ocasiones, la forma de su otorgamiento. Consentimiento

Partiendo de que la voluntad constituye el principal de los elementos del contrato, entendida como la libertad de contratación y de contratar; en ocasiones, la propia Ley exige una capacidad específica para celebrar ciertos contratos, convirtiéndose entonces esta peculiaridad en un elemento esencial más a cumplir. En cualquier caso, y además de capacidad, para que el consentimiento, entendido como el concurso de la oferta y la aceptación sobre la cosa y la causa que han de constituir que el contrato sea válido, deberá haberse emitido libre y conscientemente y la falta de cualquiera de estos dos postulados determina la aparición de los denominados "vicios del consentimiento", que pueden afectar bien a la propia declaración de voluntad, como a la formación de la misma. Los vicios en la declaración se producen cuando, siendo lo normal la plena coincidencia entre la voluntad interna de una persona y la declarada, se produce una divergencia entre las mismas, manifestándose una voluntad distinta a la realmente querida.

Objeto

El objeto del contrato viene integrado por las cosas y servicios que son materia de las obligaciones de dar o de hacer, aunque, en su sentido más técnico, el principal objeto del contrato es la propia obligación que por éste se constituye entre las partes. La validez del objeto depende de que éste sea real, lícito y determinado o determinable. El objeto no real, puede determinar la existencia de simulación, pero que sea real no significa que deba existir al momento de contratar.

Causa La causa sobre la que se impone una concepción objetivista en Derecho, es definida como la función económico-social pretendida por las partes, con independencia de los motivos que las llevaron a su otorgamiento.

Forma La forma se constituye también en elemento esencial de ciertos contratos, pues, con carácter general "los contratos serán obligatorios, cualquiera que sea la forma en que se hayan celebrado, siempre que en ellos concurran las condiciones esenciales para su validez".

www.iplacex.cl 18

EFICACIA E INEFICACIA DEL CONTRATO Válido el contrato, además de su principal efecto, como es la creación, modificación o extinción de algún derecho o relación jurídica, en definitiva, crear un vínculo obligacional derivado de la propia voluntad de las parte; los contratos producen otros efectos especiales o particulares, derivados de su propia naturaleza y de lo pactado por las partes. Pero, sobre todo, desde que se da la concurrencia de voluntades sobre el objeto y la causa, el contrato es obligatorio; esto es lo que se conoce como principio de obligatoriedad de lo pactado del que, a su vez, se deriva el de la irrevocabilidad del contrato, pues su validez y cumplimiento nunca puede dejarse al arbitrio de uno de los contratantes No obstante, este principio encuentra excepciones, pues además del nuevo pacto de las partes para dejar sin efecto lo pactado, en ocasiones, por Ley o porque así se hubiera pactado, se concede a uno de los contratantes la facultad de desvincularse del contrato, dando lugar a las figuras de la revocación, el desistimiento, la resolución o la rescisión de los contratos; y, con carácter especial, por la posible revisión o resolución judicial del contrato por alteración sustancial de las circunstancias que las partes tuvieron en cuenta para su celebración. Finalmente, efecto común a toda modalidad contractual es que su obligatoriedad se extiende a todas las consecuencias que, aún no pactadas, según su naturaleza, sean conformes a la buena fe, al uso y a la ley y también el incumplimiento de estas consecuencias puede ser sancionado por los Tribunales. La ausencia de todos o alguno de los elementos esenciales determina la inexistencia misma del contrato, pero la ausencia de sólo alguno o algunos de ellos acarrean muy diversas consecuencias. Reunidas todas ellas bajo la teoría de la ineficacia de los contratos, entendida como sanción prevista por el ordenamiento jurídico frente al acto irregular, por expresa aplicación en el ámbito contractual de esta institución procedente de la más amplia teoría general de los actos y negocios jurídicos, permite hablar de nulidad absoluta del contrato, cuando bien le falte algún elemento esencial (ausencia absoluta de consentimiento, imposibilidad o indeterminación del objeto, ausencia o ilicitud de la causa o ausencia de forma específica), o bien reúna tales elementos, pero se haya otorgado en contra de lo dispuesto por la Ley, imperativa o prohibitiva CLASES DE CONTRATOS Por los requisitos necesarios para su validez, los contratos se pueden clasificar en consensuales (conforme a la regla general, se perfeccionan por el mero

www.iplacex.cl 19

consentimiento); reales (exigen la entrega de una cosa, en el préstamo se exige la entrega de la cantidad de dinero para generar la obligación del prestatario de devolverla); y formales (cuando exigen el otorgamiento de forma específica por Ley o por pacto). Por su causa, los contratos pueden ser remuneratorios (en remuneración a un servicio ya prestado), onerosos (que persiguen la equivalencia entre los beneficios y las obligaciones asumidas por las partes) y gratuitos o lucrativos (donde únicamente existe beneficio para una de las partes). Finalmente, cabe distinguir entre los contratos típicos, cuyo contenido y finalidad vienen establecidos por la Ley y gozan de individualidad propia; y los atípicos, derivados de los pactos, cláusulas y condiciones que establezcan las partes en uso de la libertad contractual, ya sea por combinación de diversos tipos contractuales o diferentes prestaciones (conocidos como contratos mixtos) o por establecimiento de prestaciones que carecen de todo tipo de regulación, ni siquiera por aproximación (conocidos como totalmente atípicos o absolutamente innominados). En cualquier caso, la libertad absoluta de pactos en el ámbito de la contratación ha propiciado en la práctica la aparición de innumerables tipologías que con el tiempo han ido adquiriendo autonomía propia a medida que han sido estudiados por la Doctrina y reglamentados por la Jurisprudencia, pudiendo enunciar, entre otros, los contratos normativos, de adhesión, de garaje, de exposición, suministro de gas, de viaje turístico o combinado o de abono de teatro. En definitiva, el contrato es un acuerdo de voluntades que se manifiesta en común entre dos o más personas (físicas o jurídicas). Sus cláusulas regulan las relaciones entre los firmantes en una determinada materia. A la hora de determinar el contenido de cualquier tipo de contrato, se debe dejar patente que en él tienen que aparecer, de manera obligatoria, tres elementos con componentes fundamentales:

los datos relativos a los sujetos que lo suscriben,

los pilares de la prestación y contraprestación que se establece

la forma en la que se da el visto bueno a aquel por parte de las dos partes implicadas.

Muchos son los tipos de contratos que existen, no obstante, entre los más característicos se encuentran los siguientes:

Privado: El derecho contempla la posibilidad de un contrato privado. Consiste en que dos individuos plasman en un documento las características de un acuerdo. En

www.iplacex.cl 20

el contrato privado no interviene la administración pública; por ejemplo a través de la figura del notario. El contrato privado tiene plena validez jurídica y su incumplimiento puede provocar un conflicto legal que deberá resolverse en los tribunales de justicia. Sin embargo, los especialistas en derecho recomiendan que, en algunos casos como la compra-venta de una vivienda, el acuerdo privado sea corroborado en un acto público. De esta manera, la validez del mismo es mayor y, sobre todo, las partes están protegidas ante un posible problema legal o fraude, ya que un notario ha confirmado la corrección legal de las condiciones pactadas. Es importante que en un contrato privado no aparezcan cláusulas al margen de la ley, porque si así fuera se consideraría ilegal y, por tanto, no válido. Un correcto asesoramiento profesional es muy recomendable a la hora de firmar un contrato privado, ya que las intenciones de los contratantes pueden ser buenas pero sin los suficientes conocimientos del derecho. Otro de los potenciales problemas de los contratos privados es su interpretación, por lo que no debe haber ambigüedades que den pie a futuros conflictos. Normalmente la ley obliga a que algunos contratos tengan que ser escritos, pues no hay que olvidar que el contrato puede ser, aunque es muy infrecuente, de tipo verbal. Los contratos privados son considerados en el derecho como no formales, ya que la ley no impone que obligatoriamente tengan un determinado esquema o formato, como sucede con los contratos formales.

Público:

El contrato público es un tipo de contrato en el que al menos una de las partes es una Administración pública cuando actúa como tal, y en el que está sometido a un régimen jurídico que coloca al contratante en una situación de subordinación jurídica frente a la Administración. El concepto de contrato público, a primera vista, no difiere del concepto de contrato en el Derecho privado, pero al ser el Estado (o una de sus Administraciones) una de las partes del mismo, tiene características propias. Puede definirse el contrato administrativo o público como aquel en que la Administración ejerce determinadas prerrogativas en cuanto a su interpretación, ejecución y extinción, cuidando de no alterar la ecuación financiera del mismo. El objeto de este contrato se rige, en consecuencia, por el Derecho público. En todo contrato administrativo tiene que participar por lo menos un órgano estatal en ejercicio de función administrativa. Ahora bien, es la Ley la que define qué se entiende propiamente por órgano estatal, que en determinadas circunstancias puede incluir entes no estatales de Derecho público interno.

www.iplacex.cl 21

Una causa adicional de la trascendencia del contrato administrativo, proviene de la idea de la colaboración de los sujetos privados con la Administración, en donde el particular no se comporta como un contratista ordinario. El contrato administrativo es entonces una de las técnicas de colaboración de los administrados con la administración. El contratista, no obstante que pretende un beneficio económico, obtiene dicho beneficio cumpliendo con la tarea de coadyuvar al cumplimiento de cometidos públicos por parte del Estado. La diferencia entre ambos tipos de contratos es la forma que satisfacen el interés público y el régimen jurídico que los regula.

www.iplacex.cl 22

Conclusión

Como Administración Pública se identifica al segmento del Estado que tiene a su cargo la realización de la función administrativa, equivalente en suma a realizar, ejecutar, desarrollar o instrumentar el programa político. A los organismos de la Administración Central del Estado corresponde el ejercicio de la actividad ejecutiva y administrativa en el marco de sus respectivas competencias, convirtiéndose de hecho en el medio por excelencia a través del cual el Estado ha de procurar la mayor parte de los objetivos que se plantean. Por su función, la Administración Pública pone en contacto directo a la ciudadanía con el poder político, satisfaciendo los intereses públicos de forma inmediata, por contraste con los poderes legislativo y judicial, que lo hacen de forma mediata Los contratos, como fuente de obligaciones, deberes y derechos para quienes contratan, son esencialmente declaraciones de la voluntad de las partes; si a ello se suma la característica que al menos una de las partes sea un organismo de la administración pública o del estado, este contrato pasa inmediatamente a ser contrato público o con entidad pública.

www.iplacex.cl 23

Bibliografía

Ana Margarita Pérez Almeneiro. (2014). La administración pública y su relación con el Estado. Diciembre 2015, de Gestiopolis Sitio web: http://www.gestiopolis.com/la-administracion-publica-su-relacion-con-el-estado/ Eduardo Cordero Quinzacara. (2012). LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO EN CHILE Y EL CONCEPTO DE AUTONOMÍA. Diciembre 2015, de Contraloría General de la República Sitio web: http://www.contraloria.cl/NewPortal2/portal2/ShowProperty/BEA%20Repository/Merged/2012/ARCHIVOS/20121214_Eduardo_Cordero Omar Guerrero. (-). LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Diciembre 2015, de Biblioteca Digital Sitio web: http://bibliotecadigital.ilce.edu.mx/sites/csa/principio/leccion1.html -. (-). Definición de Administración pública. Diciembre 2015, de DefiniciónABC Sitio web: http://www.definicionabc.com/politica/administracion-publica.php -. (-). Finanzas Públicas. Diciembre 2015, de Enciclopedia Financiera Sitio web: http://www.enciclopediafinanciera.com/finanzas-publicas.htm -. (-). Definición de Contrato. Diciembre 2015, de Definición.de Sitio web: http://definicion.de/contrato/ Zamarra Álvarez, Carmen Mª. (-). Contrato. Diciembre 2015, de Expansión Sitio web: http://www.expansion.com/diccionario-economico/contrato.html -. (-). Definición de Contrato Privado. Diciembre 2015, de DefiniciónABC Sitio web: http://www.definicionabc.com/general/contrato-privado.php

www.iplacex.cl 24

www.iplacex.cl

ADMINISTRACION DE PROCESOS Y Y

CONTRATOS PUBLICOS UNIDAD Nº I

Aspectos Generales en Torno a la Gestión Pública

www.iplacex.cl 2

Introducción Partiendo de la base que todo contrato es el acuerdo de voluntad de las partes para prestar o entregar/recibir un servicio y recibir una remuneración o pago por ello, lo que los hace públicos es el fin del contrato administrativo, que lo relaciona con la gestión pública y la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía. En ese sentido, los contratos públicos deben seguir ciertas normas o estipulaciones que están dadas por el orden jurídico establecido y vigente; por ello es que la existencia de leyes les da el marco de acción a los contratos y al accionar de la actividad administrativa pública. Con todo, lo que se abordará en esta semana será aspecto general de los contratos y el cómo hacer del accionar administrativo – publico bajo el amparo de la ley vigente, implicando ello que las leyes específicas aplicables a los contratos y al actuar de la función administrativa sea la frontera del accionar de la administración pública del Estado.

SEMANA 2

www.iplacex.cl 3

Ideas Fuerza El elemento del contrato administrativo, que lo hace ser administrativo es el fin del contrato: si es público, se relaciona con la gestión de un servicio público, y mira a la satisfacción de las necesidades públicas, por lo tanto, el contrato es administrativo. El contrato administrativo se caracteriza por tener un régimen jurídico especial, tanto en lo relativo a la formación del contrato como en la ejecución del mismo y la jurisdicción competente para conocer de los conflictos jurídicos que de ellos deriven. Los efectos del contrato administrativo son los derechos y obligaciones que de él emanan para las partes, y su origen está en la propuesta pública, propuesta privada y contratación directa Ley de Compras (N°19.886) establece normas de procedimientos y transparencia para las compras, las que se incluyen en los procesos de publicación y contratación, esta ley crea tres nuevas entidades para cumplir con sus características de eficiencia, transparencia y ahorro. La Dirección de Compras, el Sistema de Compras Públicas, ChileCompra y el Tribunal de Contratación Pública. Ley De Probidad (LOCBGAE N°18575), la función pública, debe ejercerse con sujeción a los principios orientadores que nuestro ordenamiento jurídico consagra; así los principios que la Administración debe observar en todo momento, están establecidos en la LOCBGAE; en ese sentido el principio de probidad, consagrado en nuestra Carta Fundamental, importa un estándar de comportamiento para todas las autoridades y funcionarios públicos que se desempeñan en la Administración del Estado, sin perjuicio de la calidad jurídica que ostenten. Ley de Transparencia (Ley De Acceso A La Información Pública N°20.285), la transparencia es uno de los principios que debe observar la administración del Estado, permitiendo el conocimiento de los procedimientos, contenidos y fundamentos de las decisiones que se adoptan dentro de ella. La ley Procesos Administrativos (n°19.880) introduce en Chile un modo común de desarrollar las actividades dentro de los órganos de la Administración del Estado. Esto significa que se cuenta con un cuerpo normativo que regula las bases del procedimiento administrativo, otorgando certeza sobre cuándo y cómo comienza; se desarrolla y concluye un trámite o solicitud presentada ante organismos públicos.

www.iplacex.cl 4

3. ASPECTOS GENERALES

SOBRE LOS CONTRATOS

ADMINISTRATIVOS

(Texto base Derecho Administrativo Prof.R.Pantoja)

Teniendo de base que los actos de administración más importantes son los contratos, ya sean civiles o administrativos, que celebra la Administración, los contratos administrativos están constituidos por todo acuerdo de voluntades, celebrado por la Administración con el fin de proveer directa o indirectamente a la satisfacción de un fin público. Dado lo anterior, el contrato administrativo, pertenece al género contrato y el elemento que lo hace ser administrativo es el fin del contrato: si es público, se relaciona con la gestión de un servicio público, y mira a la satisfacción de las necesidades públicas, por lo tanto, el contrato es administrativo. Es lo que pasa en los contratos de obras públicas; y en los de aprovisionamiento y suministro, concesión de servicio público y otros semejantes. En todos ellos, el contrato se traduce para el que contrata con el Estado, en una participación o concurrencia directa o indirecta en la gestión de un servicio público. Se caracteriza el contrato administrativo por tener un régimen jurídico especial, tanto en lo relativo a la formación del contrato como en la ejecución del mismo y la jurisdicción competente para conocer de los conflictos jurídicos que de ellos deriven, características en que se hallan en cierto predominio de la voluntad de la Administración, que por una parte, determina las condiciones del contrato y por otra, se reserva facultades para fiscalizar el cumplimiento de las obligaciones de la otra parte y aún para modificar unilateralmente las condiciones del contrato. Los efectos del contrato administrativo son los derechos y obligaciones que de él emanan para las partes. Fundamentalmente, él crea para el particular que contrata con la Administración la obligación de ejecutar una determinada prestación de utilidad pública, y para la Administración, la de remunerarlo. Estos derechos y obligaciones continuas se rigen, en primer término, por las disposiciones de los propios contratos y de las leyes especiales que a ellos se refieren, y secundariamente por la legislación civil, ordinaria o común. Con todo, la aplicación de las reglas del Derecho Común está limitada, no sólo por las leyes especiales, sino también por ciertas circunstancias propias de los contratos administrativos, entre ellas, a la Administración le corresponden naturalmente facultades de vigilancia para que el contratista cumpla fielmente

www.iplacex.cl 5

sus obligaciones, facultades de policía para asegurar al contratista las condiciones de hecho que le permitan hacerlo, y sobre todo la facultad de modificar y aun dejar sin efecto el contrato por acto unilateral suyo si así lo exige ese interés público.

3.1. ORIGEN DE CONTRATOS PUBLICOS 3.1.1. Propuesta Pública

La propuesta pública es un procedimiento concursable abierto, en que se convoca a participar con sus ofertas a quienes se interesen por proporcionar a la Administración los bienes o servicios que requiere para su funcionamiento o en interés social. Se define licitación o propuesta pública como “el procedimiento administrativo de carácter concursable, mediante el cual la Administración realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente” En algunos casos, para postular, la Administración exige al interesado hallarse inscrito en determinados registros que ella abre para acreditar anticipadamente ciertas circunstancias que apuntan a establecer la solvencia e idoneidad de las empresas oferentes Este procedimiento concursal consta de cuatro etapas: a) Llamado a Propuestas El llamado a propuesta pública está precedido de una fase de carácter administrativo, que se realiza al interior del respectivo servicio público, y en la cual la Administración realiza un detallado diagnóstico de qué necesita de los terceros a quienes invitará a concursar. Estos estudios originan un documento que toma el nombre de Bases Administrativas, y en él se recoge la normativa que la Administración estima que debe regir el contrato. Si la obra o servicio que se requiere tiene exigencias técnicas, las bases administrativas se acompañan de un segundo documento, llamado “Especificaciones Técnicas”, en el cual se contiene una información detallada de cuáles son estas exigencias. El llamado a propuesta pública consiste en la publicación que realiza la Administración de su interés por contar con determinados bienes o servicios, especificando las bases de Licitación y aspectos esenciales de esta convocatoria.

www.iplacex.cl 6

Las bases, en los casos cuya aplicación de la ley no cubre, se ponen a disposición de todos los oferentes por un precio determinado, cuyo fundamento de este precio es la obtención de dineros que permitan financiar los costos de preparación del contrato y su llamado a propuestas. En la contratación cubierta por la ley, las bases se ponen a disposición de los interesados de manera gratuita por medios electrónicos, (como la página Web chilecompras.cl) u otro medio donde se garantice que el sistema de información será de acceso público y gratuito. b) Apertura de las ofertas El día fijado y en el lugar señalado en el llamado a propuesta pública, se constituye la comisión de apertura de las propuestas (de las ofertas económicas), compuesta generalmente por tres personas (un representante de la autoridad máxima del servicio, un ministro de fe y un abogado). Lo anterior implica a la vez que, se cierran las puertas del local y no se recibe ninguna otra oferta. En el caso de procesos de adquisición y contratación de bienes muebles y servicios a que alude la ley, la única forma de recepción de las ofertas será a través de los sistemas electrónicos o digitales establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública (www.chilecompras.cl). Si la documentación está completa y en forma, se recepciona conforme. Si está incompleta o no se ajusta a las exigencias de las bases, se rechazarla. La apertura de las propuestas es un acto público, de modo que puede asistir y firmar el Acta cualquiera de los asistentes. Terminada la ceremonia de apertura, comienza una etapa interna de estudio de las ofertas técnica y económica por parte de los equipos especializados del servicio. Se evalúa cada propuesta y se estudia la factibilidad técnica y los aspectos económicos de cada una de ellas, proponiéndose al jefe superior de superior de servicio aquellas que resulten más convenientes. El jefe superior de servicio no está obligado a escoger la oferta más barata, sino la que mejor responda a las circunstancias que se busca solucionar o satisfacer. c) Adjudicación La adjudicación es la decisión de la autoridad administrativa de entregar la ejecución del contrato a un determinado oferente. Se expresa por medio de una resolución formal, la que a su vez ordena reducir el contrato a escritura pública. Una vez que esta resolución es tomada razón por la Contraloría General de la República, se procede a celebrar el contrato de que se trate.

www.iplacex.cl 7

d) La Celebración del contrato Cumplidas las etapas anteriores, se celebra el contrato con la empresa adjudicataria, y comienza su fase de ejecución.

3.1.2. Propuesta Privada

Si la ley no exige propuesta pública, la autoridad puede acudir al trato directo o de una propuesta privada. Junto a este llamado facultativo a propuesta privada, puede darse también un llamado obligatorio, lo que ocurre cuando la ley explícitamente dispone acudir a este procedimiento. Licitación o propuesta privada está definida por la ley como “el procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la Administración invita a determinadas personas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente”. En la propuesta privada, la Administración selecciona a las personas que le parecen más idóneas para realizar la prestación que le interesa y a ellos dirige su proposición, señalando las bases administrativas que especifican el servicio u obra de que se trate y que contienen la normativa que habrá de regir la ejecución del contrato. Luego procede a estudiar las respectivas ofertas: económica y técnica, y a decidir cuál le parece más conveniente para los intereses del servicio, adjudicando el contrato por medio de una resolución afecta al trámite de toma de razón. Luego se protocoliza el contrato o se reduce a escritura pública, según se disponga.

3.1.3. Contratación Directa

La contratación directa, llamada también trato directo, consiste en un acuerdo de voluntades en que la Administración celebra con un co-contratante libremente elegido para obtener de él los bienes o servicios que necesita para alcanzar los fines que le interesa alcanzar. La regla de oro en materia contractual administrativa puede expresarse diciendo que en todos aquellos casos en que no hay ley que exija propuesta pública, procede actuar por trato directo.

www.iplacex.cl 8

Ello, sin perjuicio de que la autoridad administrativa pueda considerar conveniente someterse, en esos casos, al procedimiento de la propuesta pública o de la propuesta privada. Por exigencias del Ministerio de Hacienda y de la Contraloría General de la República los contratos por vía directa requieren contar con un estudio de mercado, el que se acredita por medio de tres cotizaciones del servicio o bienes que se trata de contratar. Estas dos últimas formas de contratación- la licitación privada y la contracción directa- proceden en los casos señalados en la ley, ante lo cual, en todos los casos señalados, se deberá acreditar la concurrencia de tales circunstancias, la que deberá contar con las cotizaciones en los casos que señale el reglamento”: a) Caso en el cual no se hubiesen presentado interesados en las licitaciones públicas; b) Si se tratara de contratos que correspondieran a la realización o terminación de un contrato que haya debido resolverse o terminarse anticipadamente por falta de cumplimiento del contratante u otras causales y cuyo remanente no supere las 1.000 unidades tributarias mensuales; c) En casos de emergencia, urgencia o imprevisto, calificados mediante resolución fundada del jefe superior de la entidad contratante; d) Si sólo existe un proveedor del bien o servicio; e) Si se tratara de convenios de prestación de servicios a celebrar con personas jurídicas extranjeras que deban ejecutarse fuera del territorio nacional; f) Si se trata de servicios de naturaleza confidencial o cuya difusión pudiere afectar la seguridad o el interés nacional, los que serán determinados por decreto supremo; g) Cuando, por la naturaleza de la negociación, existan circunstancias o características del contrato que hagan del todo indispensable acudir al trato o contratación directa, según los criterios o casos que señale el reglamento de esta ley, y h) Cuando el monto de la adquisición sea inferior al límite que fije el reglamento.

www.iplacex.cl 9

4. MARCO LEGAL Y REGULATORIO DE CONTRATOS

DEL SECTOR PUBLICO (Texto base Leyes 19886, 18575, 20285, 19880)

4.1. LEY DE COMPRAS (N°19.886)

La ley de compras públicas es una Ley Marco con un cuerpo normativo flexible y con reglas básicas de transparencia y procedimientos de las compras y contrataciones:

Regula el mercado de las compras públicas.

Crea la institucionalidad necesaria para velar por la transparencia y la eficiencia de las Compras y Contrataciones Públicas.

Preserva la igualdad de competencia y no discriminación

Considera el debido proceso

Contempla la creación de un Reglamento con normas de Procedimiento y transparencia.

Crea nuevas instituciones: o Dirección de compras y contratación pública o Tribunal de contratación publica o Sistema electrónico de compras y contratación pública.

Características principales de la Ley

Introduce máxima transparencia y eficiencia en el mercado las compras públicas.

Releva el rol de la gestión de abastecimiento en la gestión global de las instituciones del Estado.

Produce ahorro significativo para el Estado al aumentar la eficiencia, productividad y rapidez de los procesos de compra de los servicios públicos.

Impulsa la digitalización de los procesos de compras de los organismos públicos con su correspondiente impacto en el comercio electrónico y posicionamiento internacional del país.

Gracias a esta ley aumentarán las oportunidades de negocios para las empresas o personas naturales.

www.iplacex.cl 10

Organismos públicos regidos por esta Ley Esta ley establece normas de procedimientos y transparencia para las compras, las que se incluyen en los procesos de publicación y contratación. Se exceptúan las empresas públicas que dispongan normas expresas en contrario y aquellas contrataciones que, por disposición legal o por su naturaleza, sean secretas, reservadas o confidenciales. Los organismos públicos regidos por esta ley son:

Gobierno Central

Gobiernos regionales

Intendencias

Gobernaciones

Municipios

Fuerzas armadas

Entidades autónomas: o Banco central o Contraloría general de la republica o Consejo de defensa del estado

Otros poderes del estado o Poder legislativo o Poder judicial.

Reglamento de la Ley N°19.886 Este reglamento que rige para los servicios públicos y municipios de todo el país, se caracteriza por ser fuerte, extenso y describe claramente las normas de procedimientos y de transparencia que se aplican a los procesos de compras establecidos en la ley N°19.886. Características del Reglamento

Determina detalladamente los requisitos, circunstancias y procedimientos que rigen en conformidad a la Ley de Compras respecto de los procesos de compras y contratación pública de servicios y bienes.

o Convenios Marcos (compra contra catalogo electrónico obligatoria para Organismos Públicos salvo que se encuentren condiciones más ventajosas)

o Licitación pública como regla general y obligatoria para las adquisiciones iguales o superiores a 1.000 UTM

o Licitación privada (previa resolución fundada y excepciones establecidas)

www.iplacex.cl 11

o Trato o contracción directa (carácter excepcional)

Define los alcances de la obligatoriedad de regirse por el Sistema de Información de Compras y Contrataciones de las entidades:

o Operación del sistema o Principios rectores o Información que sebe publicarse y realizarse en el sistema o Veracidad e integridad de la información o Compras secretas, reservadas o confidenciales o Circunstancias para las licitaciones en soporte papel.

Determina los requisitos y procedimientos respecto del Contrato de Suministro y Servicio:

o Garantías o Cesión y subcontratación o Factoring o Modificaciones y termino anticipado

Establece detalladamente la operación del Registro Nacional de Proveedores

o Régimen y criterios de clasificación o Requisitos de inscripción y causales de inhabilidad, eliminación y

suspensión.

Define contenidos y sujeciones respecto del Plan Anual de Compras.

Establece disposiciones sobre la Dirección de Compras y Contrataciones.

Regula convenios para la prestación de servicios con personas jurídicas.

Nuevas entidades creadas por ley La ley de compras públicas crea tres nuevas entidades para cumplir con sus características de eficiencia, transparencia y ahorro. La Dirección de Compras sustituye a la Dirección de Aprovisionamiento del Estado y se erige como un servicio descentralizado que se relaciona con la Presidencia de la Republica por intermedio del Ministerio de Hacienda y que administra el Sistema de Compras Públicas, ChileCompra. Asimismo, el crear el Tribunal de Contratación Pública, la ley también considera el derecho de impugnación a los procesos de licitación en una instancia administrativa, antes de concurrir a instancias judiciales.

www.iplacex.cl 12

Dirección de Compras y Contratación Pública

o Asesora a los organismos públicos en la planificación y gestión de sus procesos de compras y contrataciones.

o Administra el Sistema de Compras Públicas y demás sistemas necesarios para el desarrollo de un mercado electrónico eficiente, que garantice una óptima gestión de abastecimiento y óptimos niveles de competencia.

o Es responsable de la creación, administración y actualización constante del Registro Nacional de Proveedores. Este es un registro electrónico que permite a los proveedores presentar centralizadamente toda su documentación, generándose de esta forma ahorros en el sentido de tiempo, fotocopias, papel, debido a que todos se encuentra en formato digital.

o Promueve la máxima competencia entre los proveedores de la Administración Pública.

o Garantiza que los organismos públicos accedan a la información sobre proveedores de mejor calidad y en menores tiempos.

o Establece políticas y condiciones de uso de los sistemas de información y contratación electrónicas o digitales que se mantengan disponibles.

o Elabora el reglamento de la ley con sus normas de procedimientos y transparencia.

Sistema Electrónico de Compras Públicas (www.chilecompra.cl)

o Sistema electrónico de información, de acceso público y gratuito, administrado por la Dirección de Compras y Contratación Pública.

o Los organismos regidos por esta ley en transparencia y procedimientos deben cotizar, licitar, contratar, adjudicar y desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca la Dirección de Compras y Contratación Pública.

o Todos los organismos del Estado, regulados por esta ley, tiene la obligación de informar en este sistema todos sus procesos de compras de bienes y servicios; además de realizar en chilecompra todas sus compras y contrataciones.

o Con el uso de este sistema y su interrelación con otras herramientas impulsadas por el gobierno, como la firma digital y factura electrónica, el ciclo de compras del estado pasa a ser completamente digital. Esto significa un impulso al Gobierno Electrónico y al Comercio Electrónico.

o La nueva plataforma electrónica del Sistema de Compras Públicas es capaz de soportar los procesos transaccionales de

www.iplacex.cl 13

las compras, permitiendo de esta forma que Chile alcance a los mercados electrónicos de compras de gobierno más avanzados del mundo.

Tribunal de Contratación Pública

o Integrado por tres abogados especialistas designados por la Presidencia de la Republica, de ternas propuestas por la Corte Suprema.

o Garantiza transparencia e igualdad: ante este, cualquier empresa podrá reclamar de los actos u omisiones ilegales o arbitrarias que lo afecten durante los procesos de licitación.

o Deberá pronunciarse sobre estos actos y decretar las medidas necesarias para garantizar el imperio del derecho en los procedimientos.

o La demanda deberá deducirse dentro del plazo fatal de 10 días hábiles, contando desde el momento en que el afectado haya conocido el acto u omisión que se impugna o desde la publicación de aquel.

o Acogida la tramitación de impugnación, el Tribunal oficiará el organismo público respectivo para que, en el plazo fatal de 10 días hábiles, informe sobre la materia objeto de impugnación.

4.2. LEY DE PROBIDAD (LOCBGAE N°18575)

La Probidad en el actuar de la Administración Publica está contenida en la Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado (LOCBGAE) N°18.575. En ella se especifica, claramente todo lo referente a probidad en el actuar de la administración y de los funcionarios públicos. Principios que Rigen el Actuar de la Administración del Estado La Administración del Estado está al servicio de la persona humana y su finalidad es promover el bien común atendiendo las necesidades públicas en forma continua y permanente y fomentando el desarrollo del país a través del ejercicio de las atribuciones que le confiere la Constitución y la ley. Así lo establece la Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado (LOCBGAE).

www.iplacex.cl 14

La función pública, entendida como la actividad que desarrollan los órganos del Estado en la consecución de su fin, como la actividad que desarrolla la dotación o elemento humano de la Administración del Estado para poner en funcionamiento el servicio público, debe ejercerse con sujeción a los principios orientadores que nuestro ordenamiento jurídico consagra; así los principios que la Administración debe observar en todo momento están establecidos en la LOCBGAE, y corresponden al Artículo 3º inciso segundo letra b., los que son:

Responsabilidad: El Estado es responsable por los daños que causen los órganos de la Administración del Estado en el ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de la responsabilidad personal del funcionario público.

Eficiencia y Eficacia: Las autoridades y funcionarios deberán velar por la eficiente e idónea administración de los medios públicos y por el debido cumplimiento de la función pública.

Coordinación: Los órganos de la Administración del Estado deberán cumplir sus cometidos coordinadamente y proponer a la unidad de acción, evitando la duplicación o interferencia de funciones,

Impulsión de oficio del procedimiento: Los órganos de la Administración del Estado actuarán por propia iniciativa en el cumplimiento de sus funciones o a petición de parte cuando la ley lo exija expresamente, procurando la simplificación y rapidez de los trámites.

Impugnabilidad de los actos administrativos: Los actos administrativos serán impugnables mediante los recursos que establezca la ley.

Control: Las autoridades y jefaturas, dentro del ámbito de su competencia, ejercerán un control jerárquico permanente del funcionamiento de los organismos y de la actuación del personal de su dependencia.

Probidad: Consiste en observar una conducta funcionaria intachable y un desempeño honesto y leal de la función o cargo, con preeminencia del interés general sobre el particular.

www.iplacex.cl 15

Transparencia: La función pública se ejercerá con transparencia de manera que permita y promueva el conocimiento de los procedimientos, contenidos y fundamentos de las decisiones que se adopten en ejercicio de ella.

Publicidad administrativa: Son públicos los actos administrativos de los órganos de la Administración del Estado y los documentos que les sirvan de sustento o complemento directo y esencial. Entonces, los objetivos de la ley es comprender el concepto de probidad administrativa establecido en las normas vigentes y comprender y darle sentido al conjunto de conductas específicas tipificadas, que se deben respetar en el ejercicio de la función pública. Principio de probidad El principio de probidad, consagrado en nuestra Carta Fundamental, importa un estándar de comportamiento para todas las autoridades y funcionarios públicos que se desempeñan en la Administración del Estado, sin perjuicio de la calidad jurídica que ostenten. Este principio rector adquiere una relevancia mayor en período electoral, en que la intervención electoral se manifiesta como una grave infracción a la probidad que debe ser sancionada en conformidad a la ley. De esta forma, un funcionario público, en el desempeño de su cargo, no puede realizar actividades ajenas al mismo ni valerse de este empleo para favorecer o perjudicar a determinada candidatura, tendencia o partido político. ¿A Quién Obliga el Principio de Probidad? Rige respecto de toda la Administración Pública y respecto de todo aquel que ejerza una función pública. La función pública cubre todas las gamas o capacidades para hacer algo que puede conferirse a una persona, siempre que vaya más allá de las que un particular puede otorgar a otro particular. No es necesario precisar que la función pública puede realizarse en un servicio fiscal, o semifiscal, en una empresa pública o en una sociedad estatal.

www.iplacex.cl 16

Específicamente, el artículo 52º de la LOCGBAE señala que deben dar estricto cumplimiento al principio de probidad las Autoridades de la Administración del Estado, cualquiera que sea la denominación con que las designen la Constitución y las leyes, y los funcionarios de la Administración Pública, sean de planta o a contrata. La norma es clara en distinguir entre autoridades y funcionarios públicos. En el primer caso nos encontramos con los Ministros o concejales. En el segundo caso, están aquellas personas que prestan servicios en o para la Administración del Estado en cargos de planta (de carrera, de exclusiva confianza o designado bajo el Sistema de la Alta Dirección Pública) o en empleos a contrata. Sin perjuicio de cual sea la calidad con que se ejerce la función pública, el principio de probidad rige para todos por igual. En el caso específico de los Ministros de Estado, si bien no son funcionarios públicos y, por lo tanto no están afectos a las normas sobre responsabilidad administrativa contenidas en el Estatuto Administrativo, de igual forma, les resulta aplicable el principio de probidad, ya que éste es de aplicación general. Marco Normativo Probidad Administrativa (LOCBGAE)

Observar una conducta funcionaria intachable Las actuaciones de los servidores públicos deben adecuarse completamente a los deberes que les fija la ley y constituir un testimonio de ética pública ante la comunidad.

Desempeño honesto y leal de la función o cargo Compromiso con los valores y principios de la Constitución y las leyes y Constitución y las leyes y, especialmente, con los derechos esenciales de las personas. La lealtad institucional es la que exige la Constitución y la que debe esperarse de todo servidor público.

Preeminencia del interés general sobre el particular Logro del bien común, “Crear las condiciones sociales que permitan q p a todos y a cada uno de los integrantes de la comunidad nacional su mayor realización espiritual y material posible, con pleno respeto a los derechos y garantías”. Ponderar los intereses de todos y adoptar decisiones en función del interés general que permitan que los integrantes de la comunidad en su conjunto logren su máximo desarrollo

www.iplacex.cl 17

Principales Deberes Relativos a la Probidad

El estricto cumplimiento del principio de legalidad

La continuidad del servicio público

La eficiencia y la Eficacia principales deberes relativos a la probidad

La servicialidad del Estado (Atención y Bienes públicos de buena calidad)

La imparcialidad en el ejercicio de las funciones públicas

El desempeño personal de los cargos

La denuncia de los actos irregulares

El resguardo de los bienes públicos

La mantención de una vida social acorde con la dignidad del cargo

El respeto de la dignidad de los demás funcionarios y el acoso (sexual, laboral)

Prevención de Conflictos de Intereses

Intereses personales, del cónyuge y de los parientes

Regalo u otros beneficios

Uso indebido del cargo o de los recursos públicos para fines particulares o no institucionales

El deber de neutralidad política: prohibición de utilizar empleados o recursos públicos

Transparencia e imparcialidad en las contrataciones públicas 4.3. LEY DE TRANSPARENCIA (LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA N°20.285)

Se dice que algo es transparente cuando a través de él pueden verse los objetos claramente. En este sentido, Transparencia es uno de los principios que debe observar la administración del Estado, permitiendo el conocimiento de los procedimientos, contenidos y fundamentos de las decisiones que se adoptan dentro de ella. Este principio, se puede clasificar en:

Transparencia Activa: Que es la acción positiva del Estado de poner información a disposición permanente del público sin mediar requerimiento formal.

www.iplacex.cl 18

Transparencia Pasiva o Derecho de acceso a la información administrativa:

Consiste en la entrega de la información administrativa a las personas que lo solicitan mediante los mecanismos especialmente dispuestos para ello. Concepto de Ley de Acceso a la Información Pública Ley de Acceso a la Información Pública, puede entenderse como el derecho al libre acceso a las fuentes públicas de información, entendido como la posibilidad real de la ciudadanía de tomar conocimiento de los actos de la Administración y de la documentación que sustenta tales actos. Este derecho constituye un elemento fundamental para alcanzar un alto grado de transparencia en el ejercicio de las funciones públicas, a la vez que facilita la formación de una mayor y más efectiva participación ciudadana en los asuntos públicos. Definición de información pública Se define como información pública los actos y resoluciones del Estado, la información elaborada con presupuesto público, salvo las excepciones que establece la ley, en que la información está sujeta a secreto o reserva, las que pueden ser:

Cuando afecte el debido cumplimiento de las funciones de un órgano del Estado, ejemplo: cuando se trate de la persecución de un crimen o cuya atención requiera distraer a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales.

Cuando afecte los derechos de las personas, como su seguridad, salud, vida privada, derechos de carácter comercial o económico.

Cuando afecte la seguridad de la nación, particularmente si se refiere a la defensa nacional, mantención del orden público o la seguridad pública.

Cuando afecte el interés nacional, ejemplo: si se refiere a la salud pública, las relaciones internacionales, los intereses económicos o comerciales del país.

Cuando una ley de quórum calificado haya declarado reservada o secreta cierta información.

o Actos Secretos: son aquellos conocidos solo por las autoridades o personas hacia las cuales vayan dirigidos y por quienes deban intervenir en su estudio o resolución.

www.iplacex.cl 19

o Actos Reservados: son aquellos conocidos únicamente en el ámbito de la unidad del órgano al que son remitidos. El Art. 23 de la Ley de Transparencia exige mantener un índice actualizado de este tipo de documentos.

Tipo de información que deben publicar los organismos públicos en sus respectivos sitios Web Los organismos públicos deberán mantener en sus sitios web información permanente y actualizada al menos una vez al mes, sobre:

Estructura Orgánica

Facultades, funciones y atribuciones de cada una de las Unidades

Marco normativo

Nóminas de personal incluyendo las remuneraciones

Contrataciones y adquisiciones

Transferencias de fondos públicos a terceros

Actos y Resoluciones con efectos sobre terceros

Los trámites y requisitos que debe cumplir el interesado para acceder a los servicios que presta la Institución

Diseño, montos asignados y criterio de acceso a los programas de subsidios y otros beneficios que entregue la Institución, además de las nóminas de beneficiarios de los programas sociales en ejecución

Los mecanismos de participación ciudadana

La información del presupuesto asignado, así como los informes sobre su ejecución

Los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestario

Las entidades en que tengan participación, representación o intervención, cualquiera sea su naturaleza y el fundamento normativo

Fiscalización de información en sitios web del Estado Quien fiscaliza que la información publicada figure permanentemente actualizada es el área encargada del control interno de cada institución y el Consejo para la Transparencia y la Contraloría General de la República. Plazo de entrega y costo de solicitar información Sólo se podrá exigir el pago de los costos directos de reproducción y de los demás valores que una ley expresamente autorice cobrar por la entrega de la información solicitada; así mismo una vez hecha la solicitud, la información debe ser entregada al requirente en un plazo máximo de 20 días hábiles; plazo que se puede extender excepcionalmente por otros 10 días hábiles, lo que le

www.iplacex.cl 20

será comunicado al solicitante. La notificación puede ser a través de correo electrónico o mediante carta certificada. No entrega de respuesta o negación de información En ambos casos, quien solicita la información puede interponer reclamo ante el Consejo para la Transparencia. En el caso de no recepción de respuesta, existe plazo de 15 días a contar de la fecha de vencimiento del plazo de entrega para interponer el reclamo pertinente. Sanciones por negar información sin fundamento El Jefe de Servicio o jefatura que niegue infundadamente el acceso a la información será sancionado con una multa de 20 a 50 por ciento de su remuneración. Si la autoridad persiste en su actitud, se le doblará la sanción y podrá ser suspendido del cargo por cinco días. Principales Normas Sobre Probidad y Transparencia en Chile

Constitución Política de la República.

Ley N° 20.285 “De la Transparencia en la Función Pública y de acceso a la información”

Reglamento de la Ley N° 20 285

Convención de las Naciones Unidas contra la Delincuencia Organizada Transnacional.

Estatuto Administrativo (DFL 29/2004).

Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción.

Ley de bases de los Procedimientos Administrativos Ley N° 19.880.

Ley de bases sobre Contratos Administrativo de Suministro y Prestación de Servicios Ley Nº 19.886 y su reglamento

Ley Nº 20.205, “Protege al funcionario que denuncia irregularidades y faltas al principio de probidad”.

Convención contra la corrupción

Reglamento para la declaración de intereses de las autoridades y funcionarios de la Administración del Estado.

Reglamento para la Declaración Patrimonial de Bienes.

Convención para combatir el cohecho a funcionarios públicos extranjeros en transacciones comerciales internacionales

Circulares del Ministro de Hacienda sobre internacionales contratación a honorarios.

www.iplacex.cl 21

4.4. LEY DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS (N°19.880)

Características de la Ley Esta ley introduce en Chile un modo común de desarrollar las actividades dentro de los órganos de la Administración del Estado. Esto significa que se cuenta con un cuerpo normativo que regula las bases del procedimiento administrativo, otorgando certeza, a administradores y administrados, sobre cuándo y cómo comienza; se desarrolla y concluye un trámite o solicitud presentada ante organismos públicos. Igualmente introduce en nuestro país, de manera general, el concepto de Silencio Administrativo, así como los principios básicos que deberán regular la relación del Estado con los ciudadanos. Esta normativa se preocupa de:

Definir conceptos de uso uniforme;

Establecer roles de los actores públicos (funcionarios y servicios) y privados (personas, corporaciones, fundaciones, empresas);

Fijar los modos a través de los cuales los órganos de la Administración toman decisiones, respecto de beneficios o trámites solicitados por los interesados.

Finalmente, y de un modo relevante, explica claramente, los derechos del ciudadano frente a la Administración, cada vez que ésta deba atender a las demandas de servicios que cada repartición pública está destinada a prestar; agregando requisitos de publicidad y de información, para favorecer el conocimiento de los actos administrativos por las personas; y establece ciertos plazos para la ejecución de tareas asociadas. Objetivos de la Ley La Ley de Procedimientos Administrativos tiene como objetivos básicos:

Mejorar sustancialmente la atención a las personas;

Acortar los plazos de respuesta para el ciudadano y las empresas;

Simplificar los procedimientos de la administración pública; y,

Aumentar la transparencia de las actuaciones de los órganos del Estado. En el cumplimiento de estos propósitos establece normas básicas referidas a los siguientes ámbitos:

www.iplacex.cl 22

Iniciación, desarrollo y finalización de todo procedimiento.

Identificación del interesado y formas de actuar frente a la administración.

Formas y mecanismos a través de los cuales los interesados pueden acceder en cualquier momento a la información contenida en el respectivo expediente y a los documentos asociados a su solicitud.

Plazos máximos para las actuaciones y la conclusión de cada procedimiento.

Notificaciones y publicaciones.

Recursos que pueden recaer en contra de un acto o procedimiento administrativo.

Procedimientos de urgencia.

Silencio administrativo, positivo y negativo. Asimismo, en el caso en que leyes especiales hayan establecido procedimientos administrativos especiales, dicha ley se aplicará sólo con carácter de supletoria. Lo anterior implica que siempre se aplicará la Ley Nº 19.880 a menos que exista otra ley que establezca un procedimiento especial para un determinado trámite o solicitud. En todo caso habrá situaciones en las cuales, a pesar de existir dicho procedimiento especial, se aplicarán normas de esta ley en todo aquello que no se encuentre en la norma especial, como puede ocurrir en el caso de los derechos de las personas, los principios del procedimiento o las definiciones legales. Así, la toma de razón de los actos de la Administración del Estado se regirá por lo dispuesto en la Constitución y en la Ley Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República. Ámbito de Aplicación de la Ley Las disposiciones de esta ley serán aplicables a los ministerios, las intendencias, las gobernaciones y los servicios públicos creados para el cumplimiento de la función administrativa. También se aplicarán a la Contraloría General de la República, a las Fuerzas Armadas y las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública, a los gobiernos regionales y a las municipalidades. Por lo tanto, las referencias que la ley hace a la Administración o a la Administración del Estado, deben entenderse como referidas a dichas reparticiones y organismos. Principios Básicos de Ley de Procedimiento Administrativo La ley establece un variado conjunto de principios básicos que deberán estar presentes en todo procedimiento administrativo, con el fin de garantizar eficiencia, rapidez y transparencia. (Artículos 4 a 16), siendo estos principios:

www.iplacex.cl 23

Principio de Escrituración: Establece que todo procedimiento administrativo y los actos administrativos a que dan origen, en general se deben expresar por escrito o por medios electrónicos.

Principio de Gratuidad: Establece que el procedimiento administrativo y las actuaciones que deben practicar los órganos de la Administración del Estado son gratuitos para los interesados, salvo disposición legal en contrario.

Principio de Celeridad: Quiere decir que los procedimientos administrativos se deben impulsar de oficio, esto es, por iniciativa propia del organismo o unidad que deba ejecutarlos -sin esperar cada vez una activación o solicitud por parte del interesado- en todas sus etapas. Son los funcionarios los obligados a hacer progresar los procedimientos administrativos en cada una de sus fases y pasos. Las autoridades y funcionarios deben actuar por propia iniciativa, tanto en la iniciación de los procedimientos como en sus etapas sucesivas, facilitando los trámites que se deben cumplir. Los expedientes deben tramitarse en orden de ingreso, salvo que el titular de la unidad administrativa dé una orden en contrario, la que debe quedar en constancia.

Principio de Conclusividad: Establece que todo el procedimiento administrativo está destinado a que la Administración se pronuncie sobre la cuestión de fondo y exprese su voluntad a través de una decisión que resuelva el asunto de que se trate.

Principio de Economía Procedimental: Establece que la Administración debe responder con la máxima economía de medios, con eficacia y evitando trámites innecesarios. De este modo, deben decidirse en un solo acto todos los trámites que, por su naturaleza, admitan un tratamiento simultáneo, evitando efectuar actos sucesivos en un mismo expediente, cuando sea posible realizarlos simultáneamente o resolviendo en una misma resolución, o decreto, las solicitudes que guarden las mismas características y recaigan sobre la misma materia.

Principio de Contradictoriedad: Los interesados podrán, en cualquier momento del procedimiento, presentar nuevos argumentos y aportar documentos u otros elementos de juicio, que estimen conducentes a lograr un resultado más favorable para ellos, sea que contradigan o no el curso actual del procedimiento. Los interesados podrán, en todo momento, alegar defectos de tramitación, especialmente los que supongan paralización, infracción de los plazos señalados o la omisión de trámites que pueden ser subsanados antes de la resolución definitiva del asunto. Los interesados podrán, en todo caso, actuar asistidos de asesor cuando lo consideren conveniente en defensa de sus intereses.

www.iplacex.cl 24

Principio de Imparcialidad: Establece que la Administración debe actuar con objetividad y probidad, tanto en la tramitación del procedimiento como en las decisiones que adopte. Para garantizar el principio de objetividad, siempre se deben expresar los hechos y fundamentos de derecho de aquellos actos que pudiesen afectar los derechos de los particulares, así como aquéllos que resuelvan recursos administrativos. Por otra parte, garantizar el principio de probidad administrativa implica que los funcionarios y autoridades deben desempeñar honesta y lealmente el cargo o función, haciendo prevalecer el interés general sobre el particular.

Principio de Abstención: Los funcionarios de la Administración, en quienes se den algunas de las circunstancias señaladas a continuación, se deben abstener de intervenir en el procedimiento. Serán motivos de abstención las siguientes circunstancias o hechos:

o Tener interés personal en el asunto. o Ser administrador de sociedad o entidad interesada, o tener juicio

pendiente con algún interesado. o Tener parentesco de consanguinidad (padres, abuelos,

bisabuelos, hijos, nietos, bisnietos, tíos primos, sobrinos) o de afinidad (suegros, yernos, nueras, cuñados), con cualquiera de los interesados.

o Compartir despacho profesional o estar asociado con cualquiera de los interesados, para el asesoramiento, la representación o el mandato.

o Tener amistad íntima o enemistad manifiesta con alguna de las personas mencionadas anteriormente.

o Haber tenido intervención como perito o como testigo en el procedimiento.

o Tener relación de servicio con personas interesadas directamente en el asunto.

Principio de la No Formalización: El procedimiento debe desarrollarse con sencillez y eficacia, de modo que las formalidades que se exijan sean aquéllas indispensables para dejar plena constancia de lo actuado y evitar perjuicios a los particulares.

Principio de Inexcusabilidad: La Administración está obligada a dictar resolución expresa en todos los procedimientos y a notificarla, cualquiera que sea su forma de iniciación. Por otra parte, cuando un órgano de la Administración reciba una petición para intervenir en un asunto que no sea de su competencia, deberá enviar de inmediato los antecedentes a la autoridad que corresponda, informando de ello al interesado.

Principio de Impugnabilidad: Todo acto administrativo es impugnable por el interesado mediante los recursos administrativos de reposición y jerárquico, regulados en la ley,

www.iplacex.cl 25

sin perjuicio del recurso extraordinario de revisión y de los demás recursos que establezcan las leyes especiales.

Principio de Transparencia y de Publicidad: El procedimiento administrativo se realizará con transparencia, de manera que permita y promueva el conocimiento, contenidos y fundamentos de las decisiones que se adopten en él. En consecuencia, salvo las excepciones establecidas por la ley o el reglamento, son públicos los actos administrativos y los documentos que les sirvan de sustento o complemento.

www.iplacex.cl 26

Conclusión

Los efectos de todo contrato, independiente su origen, es la emanación de derechos y obligaciones para las partes que contratan; en el particular, los contratos públicos crean, para el particular que contrata con la administración pública, la obligación de ejecutar cierta prestación publica con la cual se cubren beneficios sociales y para la administración la de remunerar o pagar por dicha prestación pública; definitiva el contrato genera un bien común. El origen de los contratos administrativos al ser la propuesta pública o privada y la contratación directa, hace que cada una de ellas se genere y cumpla con parámetros rígidos y que encasillan el accionar de la unidad que contrata, las cuales deben enmarcarse en “un paso a paso” para que el resultado del accionar, desemboca en el contrato, no sea catalogado de fuera de ley. El marco legal vigente de las Leyes de Compras Públicas, de Probidad, de Transparencia y de Procesos Administrativos no hace sino regular el cómo hacer de la Administración Publica, en todos los niveles de los organismos públicos a los cuales rige; todo lo que se realice debe estar dentro de la ley y se deben realizar las acciones de acuerdo a ellas, las que al igual que otras leyes cada ciudadano debe conocer y aplicar. Con todo, la Administración del Estado está al servicio de la persona humana, del ciudadano, y su finalidad es promover el bien común atendiendo las necesidades públicas en forma continua y permanente, fomentando el desarrollo del país a través del ejercicio de las atribuciones que le confiere la Constitución y la ley

www.iplacex.cl 27

Bibliografía Rolando Pantoja Bauza. (2008). DERECHO ADMINISTRATIVO – Los sujetos de Derecho en el Derecho Administrativo: La Administración del Estado. Enero 2016, de Universidad de Chile Sitio web: https://www.u-cursos.cl/derecho/2008/1/D123A0525/4/material_docente/ Aylwin Azócar, Patricio, Manual de Derecho Administrativo, Parte general, Editorial Jurídica de Chile, 1952, Derecho Administrativo, tomo II, Editorial Universitaria, S.A., 1959. -. (-). Ley de Compras y Reglamento de Ley 19886. Enero 2015, de Chile Compra Sitio web: http://www.chileproveedores.cl/chprovdnn/Portals/0/Documentos/Normativas/Ley_reglamento%20actualizado.pdf Oscar Cartes Z. - Encargado de Transparencia Publica INH. (2010). Probidad y Transparencia Pública. Enero 2016, de Instituto Nacional de Hidráulica Sitio web: http://www.inh.cl/norma_iso/CALIDAD/DOCUMENTOS%20INTERNOS/9%20SIAC/capacitacion/PyT%20P%20SCAP%20Final.pdf -. (-). Manual sobre Procedimiento Administrativo. Enero 2016, de INACH Sitio web: http://www.inach.cl/inach/wp-content/uploads/2010/08/Manual-Procedimientos-Administrativos-Ley-19.880.pdf -. (-). -. Enero 2016, de Biblioteca del Congreso Nacional Sitio web: http://www.leychile.cl/Consulta (esta página se utilizó para rescatar texto completo de las leyes n°19886, 18575, 20285 y 19880)

www.iplacex.cl 28

www.iplacex.cl

ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS Y Y

CONTRATOS PÚBLICOS UNIDAD Nº II

Los Contratos Administrativos y la Gestión Pública

www.iplacex.cl 2

Introducción Conociendo que son los contratos administrativos y cuál es el marco legal que se aplica a ellos, lo que continúa es saber cómo se construye un contrato, cuales con sus partes y que implica ello; así como saber el cómo, también está el saber qué y cuándo se genera un contrato. Las partes involucradas en el contrato con tan importante como el contenido de las cláusulas del mismo, las que si bien son relativamente similares a cualquier contrato, el hecho de que sean lo más claras y especificas posibles harán que la gestión del mismo sea más simple y fluida, lo que implicará a su vez transparencia absoluta con el contrato que sea que se gestione. Así mismo, la gestión de contrato ha adquirido un importante rol en los organismos públicos, pues poco sirve haber realizado todo el proceso previo a la adquisición de manera correcta, si no se cuenta con una efectiva gestión para la aceptación oportuna y efectiva de los bienes y servicios, para la gestión post compra y la gestión de la información generada en pos de mejorar las decisiones relativas a las compras. Esta semana se tratarán tópicos relativos al contenido de los contratos, las partes involucradas, nacimiento y extinción de un contrato, causas de uno y otro caso, y por ende la gestión del mismo, controles, características y apoyo tecnológico para la gestión que da el portal ChileCompra, aplicación que es transversal a cualquier organismo público.

SEMANA 3

www.iplacex.cl 3

Ideas Fuerza

Todo contrato tiene dos partes involucradas, quien contrata y quien presta el servicio o vende el producto, en el caso de los contratos administrativos las partes son la Administración del Estado y los contratistas. La materialización del contrato administrativo se da en razón de compras simples o estándar y compras complejas, específicamente un contrato administrativo puede variar desde una simple orden de compra hasta un contrato complejo, extenso y escriturado. Así como los contratos “nacen”, también se extinguen, y para ellos puede ocurrir por el término natural del mismo o causas anormales o por término anticipado al contrato.

Gestionar un contrato significa definir bien las “reglas del juego” o definir “el rayado de cancha” entre la entidad o parte compradora y la entidad o parte proveedora, para minimizar los riesgos y manejo eficaz y eficiente de su cumplimiento. La gestión de un contrato comprende la creación del contrato, se ejecución, la gestión de las entregas de productos o servicios y la relación con los proveedores para que la compra llegue a buen término. Una visión integral incluye la gestión post entrega (o post venta), evaluación del contrato, registro y uso de información generada en cada adquisición para planificar las compras y tomar la mejor decisión cuando se deba seleccionar proveedores. Los contratos se gestionan con el fin de conocer y medir todos los riesgos asociados a ellos, por lo que una buena gestión de contrato permite Transparencia, Eficiencia y Eficacia. La gestión de contratos debe ser una tarea permanente y no responder solo a eventos aislados; es decir debe ser proactiva a reactiva, El portal ChileCompra, específicamente en MercadoPublico, existe la aplicación de “Gestión de Contratos”, cuyo objetivo es proveer a los organismos públicos, a los proveedores y a la ciudadanía en general, una herramienta para gestionar y controlar los contratos en línea, fortaleciendo la transparencia.

www.iplacex.cl 4

1. LOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

(TEXTO BASE Seminario Probidad y transparencia publica - Administración del Estado –Contratación Administrativa.)

1.1. CONCEPTO, CARACTERISTICAS Y ELEMENTOS DE LOS CONTRATO ADMINISTRATIVO

1.1.1. Concepto

Es aquel celebrado entre un órgano de la administración del Estado y un particular u otro órgano público, cuyo objetivo es satisfacer de manera directa e inmediata un fin de interés público, a través de la aplicación de un régimen normativo de derecho administrativo

1.1.2. Características

Concurrencia de un órgano estatal.

Existencia de un fin de interés público: satisfacción directa e inmediata de una necesidad colectiva o de interés general.

Presencia de un régimen jurídico especial de naturaleza pública

1.1.3. Elementos

Existencia de principios especiales: sobresalen la preeminencia de la Administración y mutabilidad unilateral del contrato por decisión de aquella.

Existencia de potestades exorbitantes al derecho común: dirección, inspección, control, sanción, interpretación unilateral, ius-variandi y término por decisión unilateral.

Existencia de un procedimiento de contratación fundado en: la formalidad, publicidad, igualdad e idoneidad.

Derecho del contratista al equilibrio económico del contrato: o Por hechos imputables a la Administración: modificación

unilateral del contrato y hecho del príncipe. o Por hechos ajenos a aquella: imprevisión.

www.iplacex.cl 5

1.1.4. Partes del Contrato Administrativo

La Administración del Estado El concepto de Administración del Estado para la aplicación de la Ley es aquel contenido en el artículo 1º de la Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado Nº 18.575 (LOCBGAE), salvo las empresas públicas creadas por ley y demás casos que señale la ley. Este artículo de la LOCBGAE señala: “La Administración del Estado estará constituida por los Ministerios, las Intendencias, las Gobernaciones y los órganos y servicios públicos creados para el cumplimiento de la función administrativa, incluidos la Contraloría General de la República, el Banco Central, las Fuerzas Armadas y las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública, los Gobiernos Regionales, las Municipalidades y las empresas públicas creadas por ley”. Por ende, solo se excluirían los contratos que se celebren por las empresas públicas creadas por ley. Esto significa que los organismos que la doctrina han tipificado como organismos constitucionalmente autónomos, autonomías constitucionales, servicios públicos a centralizados, entre otras denominaciones, quedan sujetos a esta ley en el ámbito de su contratación. Es necesario recordar que estos entes tienen la particular característica de estar, según el artículo 21º de la LOCBGAE, excluidos de la aplicación de su título segundo, rigiéndose directamente por la Constitución Política y sus propias leyes.

Los contratistas La contraparte de la Administración serán las personas naturales o jurídicas que con ella contraten. Como señalamos a propósito de la capacidad, además del cumplimiento de las normas generales, para poder ser contratante con la Administración se debe cumplir con una serie de requisitos que generalmente las mismas bases de la licitación pública o privada señalan. La Ley en este sentido contempla una serie de requisitos para las personas que deseen contratar con la Administración. Esto se ve complementado con un requisito fundamental, cual es estar inscrito en el Registro de Contratistas, que está regulado en la Ley de manera extensa para lo que cabe a una ley de bases, y desarrollado ampliamente en el Reglamento. Como se puede apreciar, junto con este catastro general de contratistas podrán coexistir otros registros especiales, cuya inscripción en ellos será igualmente obligatoria para los contratistas, y que estarán establecidos para “órganos o servicios determinados, o para categorías de contratación que así lo requieran”. El Mensaje complementa lo que se ha venido señalando al establecer como uno de sus principios el de la idoneidad del contratante

www.iplacex.cl 6

1.2. TIPOS DE CONTRATO ADMINISTRATIVO

Los contratos administrativos más conocidos y frecuentes son:

1.2.1. Contrato de Obra Pública

Es aquél que tiene por objeto la construcción, modificación, conservación o demolición de un bien inmueble o la realización de trabajos que modifiquen la forma o sustancia del suelo o del subsuelo por cuenta de un órgano de la Administración del Estado (generalmente el Ministerio de Obras Públicas), con el fin de satisfacer una finalidad pública de manera directa e inmediata. La esencia de este contrato se encuentra en el principio de riesgo y ventura con que el contratista asume su cumplimiento, lo que significa que debe terminar y entregar la obra convenida contra un precio fijo, debiendo soportar el mayor riesgo o beneficiarse de la menor onerosidad que el contrato pueda originar. El contrato de obra contiene una obligación de resultado y no de medio. Lo que importa es sólo la entrega de la obra en los términos especificados y no la mera diligencia o cuidado empleados por el contratista. Se encuentra regulado por el DS Nº 15, de 1992, OOPP, o Reglamento del Contrato de Obra Pública, que establece las modalidades de contratación y de retribución del contrato: a precio unitario, llamada también serie de precios, y a suma alzada. El Reglamento conceptúa al contrato por precio unitario o serie de precios como en que el precio se determina por cubicaciones o unidades constructivas provisionales, cuya suma arroja el precio final; y al contrato a suma alzada como aquel acuerdo de voluntades que establece un precio fijo por la obra convenida. La Administración puede recurrir a diversos tipos de contratos para encomendar a un tercero la realización de una obra pública:

Mediante la celebración de un contrato de ejecución de obra pública: la obra es encomendada a cambio del pago de un precio que efectúa la propia Administración con recursos propios

Mediante la celebración de un contrato de concesión de obra pública: participan tres personas: un órgano estatal, que decide contratar la obra; el concesionario, que acepta ejecutarla a su costa y riesgo, y el particular o usuario de la obra, quien mediante el pago de un valor o tarifa al concesionario le compensará el costo que le haya significado realizar la obra y le permitirá obtener la utilidad correspondiente-

www.iplacex.cl 7

EJEMPLO: Corredores del Transantiago, Nuevas líneas del Metro de Santiago. Contrato de Concesión de Obra Pública El contrato de concesión de obra pública es un acuerdo de voluntades de la Administración con un contratista para ejecutar, reparar o conservar una obra inmueble, a su costa, con cargo a tarifas pagadas por los usuarios de la obra. Ha sido muy utilizado en Chile por los gobiernos post año 1990 en materia de obras viales. El contratista construye la obra con recursos propios y luego recupera su inversión y obtiene un porcentaje de ganancia cobrando a los usuarios por el servicio prestado, en el monto que determine el respectivo contrato, ya que en él contratista no recibe un precio por la ejecución, reparación o conservación de la obra, sino que se paga con cargo a las tarifas que cobra a los usuarios. Se rige por la Ley de Concesiones, aprobada por el DFL Nº 164, de1991, del Ministerio de OOPP.

EJEMPLO: Carreteras Interurbanas (Autopista Central, Acceso Sur a Santiago, Eje Carretera 5 Sur/Norte en todos sus tramos), Autopistas Urbanas (Vespucio Sur, Vespucio Norte, Costanera Norte)

1.2.2. Contrato de Concesión de Servicios Públicos

Es un acuerdo de voluntades entre la Administración y un concesionario, por medio del cual transfiere a éste la explotación de un servicio público bajo un régimen de Derecho público. El servicio público, como se sabe, es una organización del Estado que tiende a satisfacer necesidades públicas de manera regular y continua. Según la teoría clásica del servicio público, es deber del Estado prestar este tipo de servicios a través de organizaciones propias, admitiéndose, sin embargo, que previa ley general o especial de autorización, pueda transferir a un particular la ejecución de ese servicio público. Así nace el servicio público concedido

www.iplacex.cl 8

El servicio público concedido es una modalidad prestacional del Estado que nació con la escuela francesa del Servicio Público, que sostuvo que en toda oportunidad que se prestara un servicio público por un particular, él continuaba siendo público y, por tanto, sometido a las leyes llamadas de Rolland, por las que se rigen estos servicios: permanencia, regularidad, continuidad, igualdad de prestación a todos sus usuarios. En Chile, la concepción del servicio público ha sido aceptada, pero no se advierte que haya sido asimilada. Desde luego ni la Constitución Política de la República ni la LOCBGAE consultan la figura del servicio público concedido. Con todo, pese a hallarse reconocida como servicio público en la LOCBGAE, ha sido admitida permanentemente por la jurisprudencia administrativa y posteriormente por el Tribunal Constitucional.

EJEMPLO: En el caso de las Municipalidades, ellas deben presar entre otros el servicio municipal de recolección de residuos sólidos de la comuna, y pueden hacerlo de manera directa o a través de un tercero mediante un contrato de concesión. Otro ejemplo de contrato de concesión lo es la Construcción y Administración del Centro de Justicia de Santiago, El puerto Terrestre de Los Andes (Aduana de Los Andes), algunos Hospitales Públicos.

1.2.3. Contrato de Aprovisionamiento o Suministros

Es aquel que tiene por objeto la compra o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de bienes muebles, incluyéndose:

La adquisición y arrendamiento de equipos y sistemas para el tratamiento de la información, sus dispositivos y programas y la cesión del derecho de uso de estos últimos, pero se excluyen los programas computacionales a medida.

Los de mantenimiento de equipos y sistemas para el tratamiento de la información, sus dispositivos y programas cuando se contratan conjuntamente con la adquisición o arrendamiento, y

Los de fabricación de bienes muebles según características fijadas por la Administración, aun cuando ésta aporte los materiales.

El que comprenda conjuntamente el suministro de bienes y la prestación de servicios, cuando éstos últimos tengan un valor inferior al 50% del precio total del contrato.

www.iplacex.cl 9

EJEMPLO: Contrato de suministro de artículos de oficina o materiales; Suministro de Energía eléctrica, Suministro de medicamentos para los hospitales y consultorios.

1.2.4. Contrato de Prestación de Servicios

Tiene por objeto:

la ejecución de tareas, actividades o la elaboración de productos intangibles

prestar servicios y suministrar bienes, cuando el valor de éstos sea inferior al 50% del valor total o estimado del contrato.

Los contratos de servicio se clasifican en:

Servicios generales: no requieren un desarrollo intelectual intensivo.

Servicios personales: requieren un desarrollo intelectual intensivo.

Los contratos de servicios personales están regulados desde luego en los

Estatutos Administrativos, tanto en el general, aprobado por la Ley Nº 18.834,

artículo 10, como en el Estatuto Administrativo municipal, aprobado por la Ley

Nº 18.889, artículo 4º, ambos de 1986.

Cabe hacer presente que tipo de contrato no sólo se celebra con personas

naturales sino también con personas jurídicas. Quien presta servicios a

honorarios no es empleado público ni se rige por las normas aplicables a los

funcionarios. Su desempeño está sujeto solamente a las estipulaciones

contenidas en el respectivo contrato.

Los contratos de servicios se subclasifican en:

Servicios personales propiamente tales: requieren un desarrollo intelectual intensivo.

Servicios personales especializados: requieren de una preparación, experiencia, conocimientos o habilidades específicas en una determinada ciencia, arte o actividad.

www.iplacex.cl 10

EJEMPLO: Contrato de servicios a honorarios

1.3. MATERIALIZACION DEL CONTRATO ADMINISTRATIVO

Como se ha señalado, un contrato es, en términos generales, el acuerdo de voluntad de dos partes. Este acuerdo puede tener lugar de muchas formas, y mientras avanza la tecnología de información, mayor es la posibilidad de expresar este acuerdo de modos distintos a los tradicionales. La forma específica de un contrato administrativo puede variar desde una simple orden de compra hasta un contrato escriturado complejo o muy extenso. Entre ambos extremos es posible encontrar distintos matices, con contratos escriturados más simples y breves; por lo tanto el contrato dependerá de la complejidad que presente la adquisición o requerimiento del organismo público, pudiendo ser clasificadas estas en compras simples o estándares y compras complejas.

1.3.1. Compras Simples y/o Estándares

Estas compras son aquellas que se realizan de manera habitual, de bienes y servicios que son necesarios frecuentemente y/o cuyas adquisiciones no revisten mayor complejidad. En este caso la escrituración del acuerdo no es indispensable. Una adquisición estándar generalmente tiene lugar a través del catálogo electrónico de convenios marcos, portal ChileCompra, por lo cual la única expresión escrita de este proceso será la orden de compra que se envía al proveedor adjudicado. En este caso al existir como documento escrito únicamente la orden de compra, las contrataciones por medio del Catálogo electrónico solo son posibles debido a que la Dirección de Compras y Contratación Publica ha celebrado previamente con ese proveedor un convenio marco mediante licitación pública. Ese convenio (disponible en portal ChileCompra)regula las contrataciones que se realizan mediante el catalogo electrónico. Si la compra estándar se realiza por medios del mecanismo de trato directo, esta puede culminar ya sea en un contrato escrito o bien con una simple orden de compra.

www.iplacex.cl 11

1.3.2. Compras Complejas

En estos casos la escrituración de los acuerdos suele ser indispensable; lo que implica que entre más compleja la compra, probablemente también el contrato sea complejo o extenso. Existen criterios que determinan que una compra es compleja, los cuales no son excluyentes para clasificar la compra; estos criterios son:

Importancia estratégica de la organización

Compra de ejecución diferida en el tiempo, donde el proveedor debe ir cumpliendo paulatinamente sus obligaciones, para dar cumplimiento íntegro a la totalidad del contrato.

Compras de montos altos, adjudicada directamente a un proveedor sin un llamado previo, vía mecanismo excepcional regulado por ley.

Ante este tipo de contrataciones es conveniente recurrir a la escrituración del acuerdo de voluntades. Ello permitirá tener una herramienta clara y precisa para la gestión de la relación contractual con el proveedor. Un buen contrato permitirá reaccionar a tiempo y de forma adecuada ante situaciones que puedan ocurrir en el curso del cumplimiento de las prestaciones a que el contrato obliga a las partes. Si se utiliza el mecanismo de licitación, los antecedentes para la elaboración del contrato estarán integrados al menos por las bases, las preguntas y respuestas, las aclaraciones y la oferta del proveedor adjudicado. Por regla general, un proceso de contratación complejo se lleva a cabo mediante una licitación, pero también es posible que excepcionalmente tenga lugar mediante trato directo. En ambos casos hay que contar con un contrato escrito, que debe ser firmado por ambas partes y recurar a su texto y anexos cada vez que se deba tomar decisiones relacionadas con el.

1.4. EXTINCIÓN DEL CONTRATO ADMINISTRATIVO

Los contratos administrativos se extinguen por:

La Extinción del Contrato por Causa Normal o Cumplimiento: Esto significa que las partes ‐la Administración y el contratista‐ hayan cumplido todas y cada una de las obligaciones y deberes previstos en el contrato. La forma de cumplir los contratos administrativos depende del tipo de contrato.

www.iplacex.cl 12

Las Causas Anormales e Extinción de los Contratos Administrativos o La nulidad del contrato, este término de contrato requiere que sea

declarada por sentencia recaída en un procedimiento judicial contencioso administrativo. La nulidad puede ser declarada por el juez a raíz de la existencia de vicios que afecten a cualquier acto preparatorio del contrato o al contrato propiamente tal. Los actos preparatorios incluyen todos los comprendidos entre la decisión adoptada por el órgano público para celebrar un contrato administrativo y la adjudicación de la licitación.

o El mutuo acuerdo de las partes o resciliación, para que opere esta causal se requiere que el contratista no se encuentre en incumplimiento de sus prestaciones y que existan razones de interés público que justifiquen poner término anticipado al contrato. En estos casos, la Administración debe pagar al contratista las prestaciones realizadas.

o La resolución del contrato, esta no opera por un solo motivo: Pueden ser diversos los hechos que pueden llevar a la resolución del contrato, siendo los más comunes, los siguientes: La muerte o incapacidad del contratista o la extinción de la

personalidad jurídica o la ocurrencia de un suceso que limite gravemente su funcionamiento, como por ejemplo la quiebra, cesación de pagos o la caída en un estado de notoria insolvencia, que afecte a cualquier de ellos. (contrato intuito personae.)

Incumplimiento grave de las obligaciones por parte del contratista. Para que esta causal tenga lugar se exige que se trate de un incumplimiento grave: que incida fuertemente en la marcha del contrato. Así, por ejemplo, el atraso en la observancia de los plazos fijados para ejecutar el objeto principal del contrato (Carta Gantt), la inobservancia de las especificaciones técnicas, etc… En estos casos la Administración debe hacer efectiva las garantías y sanciones contractuales y proceder a la liquidación del contrato, debiendo pagar al contratista exclusivamente las prestaciones cumplidas de acuerdo al contrato.

Por modificación, suspensión o supresión del objeto del contrato por la Administración. Este constituye el ejercicio de la potestad de la Administración para poner término unilateral al contrato por razones de interés público, la seguridad nacional u otras razones de interés general. Tratándose de esta última causal, las Bases de la licitación deben contemplar las compensaciones e indemnizaciones que sean del caso por daño emergente y lucro cesante.

www.iplacex.cl 13

2. GESTION DE CONTRATOS EN LA ADMINISTRACION PUBLICA

(Texto base Guías Prácticas de ChileCompra)

2.1. CONCEPTO DE GESTIONAR CONTRATOS Gestionar un contrato significa definir bien las “reglas del juego” o definir “el rayado de cancha” entre la entidad o parte compradora y la entidad o parte proveedora, para minimizar los riesgos y manejo eficaz y eficiente de su cumplimiento. Comprende la creación del contrato, se ejecución, la gestión de las entregas de productos o servicios y la relación con los proveedores para que la compra llegue a buen término. Una visión integral incluye la gestión post entrega (o post venta), evaluación del contrato, registro y uso de información generada en cada adquisición para planificar las compras y tomar la mejor decisión cuando se deba seleccionar proveedores. EJEMPLO: Imagine que se desea contratar los servicios de una consultora para determinar la demanda de un nuevo servicio de un organismo; se ha establecido en las bases de licitación la metodología más apropiada en la recopilación de información de demanda histórica en servicios similares o complementarios de la organización y otros. El estudio dura 5 meses, donde el proveedor debe entregar informe de avance al tercer mes, con los resultados del análisis estadístico sobre los datos de la información recopilada y el informe final con la demanda final para el organismo licitante. La forma de pago es 50% a la aprobación del informe de avance y el 50% restante contra aprobación de informe final. Además se incluyen multas por atrasos, lo cual implica que por cada día de atraso el proveedor debe pagar 3UF de multa. Todos los antecedentes quedaron establecidos en el contrato. La oferta del proveedor tenía previsto recopilar la información histórica del transcurso del primer mes, sin embargo, este insumo le fue remitido inclusive hasta el tercer mes por algunos de los organismos. De este modo resulta imposible la entrega del primer informe a tiempo, como también atrasa la entrega del informe final.

www.iplacex.cl 14

Estas circunstancias no previstas, podrían entenderse como incumplimiento del proveedor, con el consecuente pago de multas. No obstante, ambas partes están de acuerdo en que las causales de atraso no son imputables al proveedor. En este caso resulta más conveniente extender el plazo del contrato, que aplicar las multas. Si las variables que están poniendo en riesgo la presentación del servicio hubiesen sido previstas en el contrato a través de una o más clausulas, ello hubiera facilitado y transparentaría aún más la decisión tomada en cuanto a la extensión del plazo del contrato.

2.1.1. ¿Para Qué Gestionar Contratos? Los contratos se gestionan con el fin de conocer y medir todos los riesgos asociados a ellos, por lo que una buena gestión de contrato permite:

Transparencia: Ya que contamos con “reglas del juego” claras y conocidas para comprador como para proveedor.

Eficiencia: Debido a que disminuye los costos de compras, al buscar continuamente condiciones más ventajosas que mejoren los contratos vigentes, así como reduce los tiempos destinados a los procesos de compras al contar con una gestión coordinada con el proveedor.

Eficacia: Impacta positivamente el logro de los objetivos estratégicos y el buen funcionamiento diario de la organización al contar con los requerimientos cuando y como son necesitados.

2.1.2. ¿Cómo Gestionar los Contratos? La gestión de contratos debe ser una tarea permanente y no responder solo a eventos aislados; es decir debe ser proactiva a reactiva, lo anterior permitirá mejorar continuamente los procesos de compra de cualquiera de los organismos del Estado. En la medida que la compra sea más compleja, es probable que la gestión del contrato también lo sea, por ejemplo: será sencillo gestionar el contrato de suministro de 5000 lápices con marca institucional, de un color especifico, pero

www.iplacex.cl 15

puede resultar compleja la gestión del contrato de compra de un sistema informático adaptable a las necesidades de una institución u organismo en particular. Las actividades claves para la gestión de contratos sea eficiente y efectiva, para cualquier tipo de compra son:

Elaboración del contrato:

La elaboración de los contratos es una tarea conocida por los departamentos jurídicos y de abastecimientos de los organismos del Estado; por ello nos centraremos en la importancia de contar con un buen contrato para gestionarlo posteriormente, una vez que se haya firmado. Elaborar un buen contrato significa dejar claramente establecida las “reglas del juego o rayado de cancha” tanto para comprador como proveedor; tal como se abordó anteriormente, un contrato puede variar desde una simple orden de compra hasta un documento escriturado extenso. Por lo tanto, los contenidos mínimos incluyen la individualización del comprador y proveedor, los requerimientos, las fechas de entrega, forma de pago y monto. Se destacan entre estos elementos el contar con una buena definición de los requerimientos, actividad previa cuyo resultado es la parte esencial de los términos de referencia o de las bases técnicas de la compra. A su vez estos documentos son el objeto del contrato. Un buen contrato además debe permitir minimizar los riesgos del proceso, considerando las eventuales fuentes de problemas y como se solucionan o castigan. Por ejemplo, posibles problemas puede ser:

o Productos o servicios no entregados o Atrasos en la entrega o Subcontratación no deseada de servicios o Productos o servicios entregados con menor calidad que la

contratada o acordada o Productos o servicios requeridos con mayor calidad de la prevista

Para ello, el contrato debe contar con cláusulas que determinen la posibilidad de modificarlo o extenderlo bajo ciertas circunstancias, como también otras que permitan terminarlo anticipadamente por incumplimiento, o bien, en estos casos hacer efectivas las garantías, cobrar multas u otros. Para compras muy complejas, donde no es posible proyectar o predecir todos los requerimientos y el tiempo involucrado es recomendable que el

www.iplacex.cl 16

contrato incluya algunas cláusulas de flexibilidad para así manejar adecuadamente los cambios que eventualmente puedan ocurrir. En términos generales la Ley 19886 de compras públicas permite la subcontratación, siempre que sea parcial. Sin embargo, se puede prohibir esta siempre que se haya establecido en las bases de licitación, lo cual resulta especialmente útil cuando se opta por un proveedor en consideración también a sus cualidades personales. En todo caso, esta prohibición debe quedar establecida en el contrato. Desde la perspectiva del proveedor, este se va a regir por lo establecido en el contrato, por lo tanto, si se cambian las reglas estipuladas, exigiéndole por ejemplo, una calidad distinta a la establecida y otros resultados no estipulados en el contrato, el proveedor será contrario a ello, ya que implicarían cambios en los costos que afecten su utilidad. De ahí la importancia de elaborar un buen contrato, a partir de una buena definición de los requerimientos y contar con cláusulas claras para su modificación. En síntesis, un buen contrato es el que anticipa y contempla todas las variables para evitar poner en riesgo la presentación del bien o servicio por parte del proveedor.

Definición de roles y responsabilidades En toda compra debe haber un responsable de que el contrato llegue a buen término para ambas partes. Para las compras sencillas, pequeñas o rutinarias, probablemente es suficiente que una sola persona sea la responsable de la gestión del contrato. Para compras complejas o estratégicas, es recomendable que sea un equipo experto a cargo, que tenga los conocimientos y la disponibilidad de tiempo para cumplir con esta función. Es conveniente que este equipo cuente con un responsable, que sea la cara del contacto con el proveedor, lo que facilita la coordinación del contrato. También es importante que los integrantes del equipo no rotes en la ejecución del proyecto, lo que facilita los acuerdos intermedios entre comprador y proveedor y, por ende, los avances de los proyectos.

Gestionar la relación con el proveedor Mientras más compleja sea la compra, mayor importancia reviste manejar una buena relación con el proveedor. Lo anterior significa mantener una relación abierta y constructiva, buscando resolver las tensiones y controversias tempranamente, especialmente en aquellos proyectos de larga duración.

www.iplacex.cl 17

En la búsqueda de mejoras, la parte compradora puede querer mejorar el producto o servicio mientras dure el contrato, especialmente en las compras donde sea difícil de prever el nivel de detalle requerido. Una buena relación de trabajo puede lograr mejoras importantes, basado en el principio de que las mejoras deben significar beneficios para ambas partes, no solo para el comprador. Los incentivos tales como mayores utilidades, motivan a los proveedores a mejorar. Por ello, es importante contar con contratos flexibles, que permitan efectuar cambios en el transcurso del proyecto, pero siempre de manera transparente.

Gestionar la entrega del producto o servicio Una vez ejecutada la compra, el bien o servicio deberá ser provisto de la manera en que fue acordado en el contrato. Una adecuada gestión de la entrega significa asegurar que el producto o servicio fue entregado en:

o La cantidad acordada o La calidad acordada o En la fecha y hora pactada

En algunos casos resulta sencillo asegurar el cumplimiento de estos elementos, mientras que en otros es más complejo; así es fácil gestionar las entregas puntuales. Cuando las entregas definen una relación discreta de suministros o servicios en el tiempo o una relación continua de suministros o servicios que se extiende en el tiempo, la gestión de la entrega se vuelve más compleja, y en algunos casos, difusa.

Gestionar el pago En el contrato nos hemos comprometido a pagar una determinada forma y en un plazo determinado, una o varias sumas de dinero, que se llama precio de contrato, contra la entrega de uno o varios productos o servicios. Aunque ciertamente el cumplimiento de los plazos y condiciones establecidos resulta muy importante para los proveedores, también es muy relevante para nosotros. En la medida que cumplamos con nuestros compromisos estaremos en mejores condiciones para exigir a la contraparte y seremos reconocidos por ser “buenos compradores”, lo que traerá aparejado un mayor número de proveedores que quieran trabajar con el Estado.

www.iplacex.cl 18

Desde la óptica del proveedor, entre las cosas más relevantes para este se encuentra el pago del producto o servicio. Si no pagamos o pagamos atrasados, ello puede ocasionarle problemas, lo que se traducirá en que el proveedor se cubra con este riesgo, aumentando los precios en compras futuras o prefiriendo no proveer de sus productos o servicios a los organismos públicos, ya que tenderá a calificar a los organismos públicos como incumplidores.

Gestionar la modificación o termino anticipado del contrato Es posible que en el transcurso de una relación contractual entre la entidad licitante y un particular ocurran hechos que, de alguna manera, alteren las circunstancias en que se contrató originalmente. Los contratos no son una estructura rígida, muy por el contrario, con contratos están para ser útiles a la administración y por tanto deben ser elaborados contemplando la posibilidad de que estas eventualidades se presenten y asegurar de esa forma, su flexibilidad para adaptarse a nuevas necesidades. La gestión de cada contrato, a través de los distintos aspectos que deben considerarse, permite identificar cuando:

o Su ejecución no está cumpliendo los términos previstos. o Cuando cumple los términos pero estos no se ajustan a la

necesidad que llevó a contratar. Por lo anterior, en estos casos habrá que analizar si procede:

o Introducir cambios que ajusten el contrato a las posibilidades efectivas de cumplimiento

o Introducir cambios en los requerimientos para satisfacer las necesidades públicas que motivaron la adquisición.

o Si corresponde ponerle termino anticipado. Un control periódico de las actividades y plazos establecidos en la carta Gantt o cronograma del proceso de compra, ayudará a gestionar eficaz y eficientemente la relación con el proveedor, la entrega del producto o servicio, su pago y los cambios en la documentación del contrato. No olvidemos que la modificación o termino anticipado del contrato debiesen se mecanismos de uso excepcional. Tanto la modificación como la terminación anticipada del contrato deben aprobarse mediante resolución fundada del servicio que contrató con el proveedor y esa resolución debe publicarse en el Sistema de ChileCompra dentro de las 24 horas siguientes a su dictación.

www.iplacex.cl 19

El fundamento para adoptar cualquiera de estas medidas tiene que enmarcarse dentro de las causales que admite la Ley 19886 de Compras Públicas:

o Mutuo acuerdo de las partes o Incumplimiento grave de las obligaciones del contratante

(proveedor) o Notoria insolvencia del contratante o Interés público o seguridad nacional o Causales que establezcan las bases de licitación y el respectivo

contrato Los contratos administrativos tienen características especiales que lo hacen distinto de un contrato civil. Lo anterior se traduce, entre otros puntos, en la facultad que tiene la entidad o servicio que contrata de terminarlo anticipadamente o modificarlo, lo cual puede, en la práctica, no ser culpa del contratante y además causarle un perjuicio económico relevante. Por ello, se han contemplado ciertas compensaciones a estas ventajas de la administración, de forma de mantener el equilibrio económico del contrato entre las partes. La mantención de este equilibrio se logra por medio de indemnizaciones y compensaciones que pueden contemplarse en las mismas bases de la licitación para las causales de término anticipado o modificación que en ellas se establezcan.

Gestionar los servicios post entrega En algunos casos, la gestión de los contratos no finaliza con la entrega puntual del producto o servicio y el pago del mismo, sino que podría ir mas allá de ese plazo, cuando subsisten obligaciones para el proveedor, por ejemplo, ha comprometido garantías o servicios post venta en casos de fallas. De presentarse problemas de post venta, debemos recurrir al contrato para analizar las condiciones establecidas y ver si podemos exigir garantías u otro tipo de servicios. Si este no fuera el caso, de todos modos debemos tratar de solucionar el problema con el proveedor, haciéndose ver las conveniencias de mantener una buena relación para realizar otros trabajos a futuro y evaluando como el proveedor responde a nuestros reclamos.

Registrar y evaluar el contrato Por último, es importante contar con un registro que permita, en el transcurso de la compra, poder ubicar rápidamente el contrato, las boletas de garantía y toda la documentación relacionada de tal manera que la información esté disponible a los interesados para su lectura o modificación.

www.iplacex.cl 20

En el transcurso y término del contrato, se deberá registrar la información que servirá de material de consulta y para la toma de decisiones del proceso presupuestario, de planificación de compras y adjudicación de nuevas compras. El registro, necesariamente debe contar con campos que permita evaluar a nuestros proveedores. Para hacer esta evaluación es importante que la unidad de abastecimiento establezca mecanismos que permitan periódicamente conocer la satisfacción de los clientes internos respecto a las compras realizadas.

2.1.3. Gestión de Contratos Vigentes Dada su relevancia, tiene por finalidad la revisión de los contratos vigentes y su evaluación, considerando la posibilidad de licitarlos en condiciones comerciales más ventajosas. Para ello se deberá recopilar y estudiar los contratos, ello implica adoptar un sistema de registro dinámico, que permita constantemente hacer la revisión, en forma periódica, planificada y oportuna. Para cada contrato se debe determinar, si se está satisfecho con los productos o servicios del proveedor; para ello se puede consultar a los “clientes internos” a través de encuestas, llamados telefónicos, via correo electrónico o bien esta información podría estar ya contenida en el registro, si se cuenta con este mecanismo. Posteriormente, se debe revisar si las condiciones actuales son o no convenientes, en la revisión se podrá considerar, entre otros, los siguientes criterios:

Antigüedad, a mayor antigüedad, más revisión, ya que podría ser candidato a una posible re licitación, por lo tanto un contrato nuevo no debiera requerir una revisión.

Especificidad, si es un producto o servicio poco especifico, o no diseñado especialmente acorde a las necesidades del organismo, más posibilidades de encontrar mejores condiciones en el mercado.

Cláusulas de salida, si conviene por pagos comprometidos o compensaciones por términos anticipados.

Para aquellos que cuenten con cláusula de renovación automática o de término anticipado, se deberá indagar en el mercado si hay otros proveedores que

www.iplacex.cl 21

ofrezcan mejores condiciones para la compra, considerando para esta evaluación distintos factores, no solo el precio. Si el mercado revela mejores condiciones de contratación que el actual contrato, se deberá hacer un proceso formal por el sistema de ChileCompra, de acuerdo a la Ley. En caso contrario, cuando se cuente con mejores condiciones en el contrato vigente y se opta por renovarlo haciendo uso de la cláusula, se deberá mantener documentos que avalen la decisión.

2.2. EVALUACIÓN DE CONTRATOS

Además de evaluar cada contrato, la información registrada debe permitir elaborar indicadores que permitan tener una visión de conjunto, y de este modo analizar los principales problemas y causas que lo originan. Con esta información se podrá mejorar continuamente las compras o contrataciones. EJEMPLO: Un indicador de evaluación es el porcentaje de contratos con plazos de ejecución extendidos; este indicador puede ser calculado en relación al total de contratos pero es recomendable estudiar los resultados con mayor nivel de detalle, por rubro, tipo de servicio o compra. Lo anterior permite encontrar información más detallada para determinar y mejorar los problemas.

www.iplacex.cl 22

¿Qué sucede si no se realiza Gestión de Contratos?

2.3. HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR CONTRATOS EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA

La teoría sin la práctica poco ayuda o sirve de apoyo a la gestión general de la administración, sea pública o privada; lo anterior es que por mucho que se tengan los conocimientos de cómo generar un buen seguimiento a un contrato, la elaboración del mismo, el seguimiento post compra, la relación con el proveedor, si no se tiene un sistema de apoyo a la gestión, que permita acceder de manera rápida, oportuna, precisa y confiable al contrato, a su resumen ejecutivo y a su historial. Para lo anterior, en portal ChileCompra, específicamente en MercadoPublico, existe la aplicación de “Gestión de Contratos”, cuyo objetivo es proveer a los organismos públicos, a los proveedores y a la ciudadanía en general, una herramienta para gestionar y controlar los contratos en línea, fortaleciendo la transparencia.

www.iplacex.cl 23

Pantalla de Aplicación Gestión de Contratos, portal MercadoPublico

2.3.1. ¿Qué es Posible Realizar con la Aplicación de Gestión de Contratos?

En esta aplicación, es posible realizar:

Ficha del contrato, que tendrá toda la información asociada al contrato

Contar con un sistema que enviará alertas para recordar plazos, para renovación, vencimiento, fechas de pago, entre otras

Llevar registro organizado de las garantías entregadas por cada uno de los proveedores

Saber oportunamente si es necesario aplicar sanciones o termino anticipado del contrato

www.iplacex.cl 24

Información:

- Reposición única de información

- Acceso simple a información de contratos

- Trazabilidad completa de adquisiciones

Gestión

- Registro de cumplimiento de hitos y pagos

- Registro de modificaciones al contrato

Monitoreo

- Alertas tempranas de hitos de cumplimiento

- Ayuda a la toma de decisiones para próximos contratos

2.3.2. ¿Qué ofrece la Aplicación?

www.iplacex.cl 25

2.3.3. Beneficios y Beneficiarios

2.3.4. Características Aplicación Gestión de Contratos

La aplicación de Gestión de Contratos, tiene básicamente dos grandes características, en las cuales se

Ambientes

o Trabajo Online: En este ambiente, se genera y publica la Ficha de Contrato, a

través del sitio web www.mercadopublico.cl

• Garantizar cumplimiento de condiciones pactadas

• Mejorar visibilidad y costo de la información

• Mayor eficiencia y eficacia

• Asegura transparencia y reducción de riesgo

ESTADO Y SERVICIOS PÚBLICOS

• Mejora acceso a la información

• Reduce su riesgo y responsabilidad

• Permite centrarse en la gestion y no en actividades accesorias

USUARIOS

• Definición de alarmas (pagos, garantías, plazos del contrato)

• Visibilidad del proceso (estado del contrato)

• Reducción de riesgo

PROVEEDORES

• Transparencia

• Acceso a información

• Control Ciudadano CIUDADANIA

www.iplacex.cl 26

Consulta de fichas para saber contenidos, alarmas, descarga o “subirla”

Ingreso de información básica del contrato, tal como plazos, resolución, montos del contrato, garantías, entre otras.

Ingreso de anexos al contrato, tales como resoluciones, decretos, copia del contrato

Creación de contratos conexos que se adjuntan a la ficha del contrato.

Edición de la ficha de los contratos Configuración de alarmas a los contratos, relativas a plazos del

contrato, fechas de pagos, vencimiento de garantías, entre otras.

o Trabajo Ofline En este ambiente se realiza la gestión como tal del contrato Edición de la ficha, para completar información y adjuntar

documentación correspondiente a:

Contacto del proveedor

Registro contable

Renovación de contrato

Termino anticipado

Pagos

Información de garantías

Sanciones o multas

Roles o Administrador del contrato

Crea ficha del contrato Gestiona la información contenida en la ficha del contrato

o Supervisor de contrato Valida las modificaciones realizadas por el administrador de

contrato Publica la ficha de contrato actualizada en Mercado Publico

3. FICHA DEL CONTRATO

La ficha de un contrato administrativo es el resumen ejecutivo del contrato, que está contenida en el ambiente de trabajo de la aplicación de Gestión de Contrato en portal Chilecompra

www.iplacex.cl 27

Las fichas solo se crean una vez que se haya firmado el contrato respectivo y cuando la resolución o decreto que lo aprueba esté firmado. La aplicación de Gestión de Contratos solo permite el trabajo de gestión de contratos generados a través de la plataforma Mercado Publico, incluidos los contratos de trato directo o convenio marco, en donde se emite una orden de compra. Se puede utilizar la aplicación para crear fichas de contratos para licitaciones adjudicadas u órdenes de compras aceptadas por el proveedor, si se firma un contrato, entonces se elabora la ficha. El uso de la aplicación se hace obligatorio para las compras que superen 1000 UTM; para los montos inferiores, el uso es optativo, dependiendo de cada caso en particular. Al momento de crear las bases de licitación, en el portal ChileCompra, y dicha licitación tiene valor en el rango de 100 a 1000 UTM, y se selecciona la opción de crear contrato, necesariamente se deberá crear una ficha para dicho contrato. Así mismo, si las compras son inferiores a 100 UTM o en el mismo rango anterior se selecciona Orden de Compra, entonces la aplicación de se vuelve optativa. En caso que haya más de una oferta adjudicada en una licitación, se generarán tantas fichas de contratos como contratos asociados a dicha licitación se hayan firmado, por lo general es un contrato por cada proveedor. La información que contienen las fichas de contrato son:

Unidad de compra

Objeto del contrato

Datos del proveedor

Productos o servicios adjudicados

Fechas de vigencia

Monto del contrato

Renovación del contrato

Pagos realizados

Garantías entregadas por el proveedor

Sanciones o multas

Término anticipado de contrato

www.iplacex.cl 28

Conclusión

Teniendo internalizado el concepto de contrato y en el particular el de Contrato Administrativo hará que la gestión de los mismos tienda y sea eficiente y eficaz. Independiente del tipo de contrato que se trate, todos tienen los mismos componentes que son por una parte la administración del Estado y por la otra, el prestador de servicios o proveedor de insumos; unos y otros se obligan por el contrato a entregarse mutuamente servicios y la remuneración o pago por el servicios. Todo ello, se hará mucho más fácil y fluida con la gestión de contrato que se desarrolle en cada organismo, a fin de que la aplicación del portal ChileCompra dé los frutos por los cuales son su razón de ser: generar eficiencia y eficacia en el uso del tiempo, recursos y gestión de contrato, transparencia en los procesos de compra de insumos y confianza en el funcionamiento del sistema.

www.iplacex.cl 29

Bibliografía Patricio Latorre. (2012). Contrato administrativo - Seminario Probidad y Transparencia para la Administración. Enero 2016, de Contraloría General de la República Sitio web: http://www.contraloria.cl/NewPortal2/portal2/ShowProperty/BEA%20Repository/Sitios/Capacitacion/Cursos/2012/Gestion_Tecnica_OOPP/1_Patricio_Latorre.pdf Rolando Pantoja Bauza. (2008). DERECHO ADMINISTRATIVO – Los sujetos de Derecho en el Derecho Administrativo: La Administración del Estado. Enero 2016, de Universidad de Chile Sitio web: https://www.u-cursos.cl/derecho/2008/1/D123A0525/4/material_docente/ -. (-). Manual Gestión de Contratos. Enero 2016, de Chile Compra Sitio web: http://www.chilecompra.cl/index.php?option=com_phocadownload&view=category&id=64&Itemid=951 -. (-). Guía Práctica N°10 Gestión del Contrato. Enero 2016, de Chile Compra Sitio web: http://formacion.chilecompra.cl/Default.aspx?option=com_documents&task=view&catID=26:Gestion-de-Contratos

www.iplacex.cl 30

www.iplacex.cl

ADMINISTRACION DE PROCESOS Y Y

CONTRATOS PUBLICOS UNIDAD Nº II

Los Contratos Administrativos y la Gestión Pública

www.iplacex.cl 2

Introducción Como comprar o contratar, que medio utilizar, como hacerlo, que restricciones se tienen, que proveedor contratar… estas y otras preguntas son las que usualmente se formulan en el momento que algún organismo necesita cubrir alguna de sus necesidades o dar marcha a los proyectos de su cartera. De acuerdo a lo que establece la Ley N°19886, es a través del portal ChileCompra, el medio por el cual se debe realizar toda la gestión de compra o contratación del Estado y sus organismos, es decir el uso de esta plataforma es transversal y obligatoria, independiente el organismo y el nivel jerárquico en que se encuentre. ChileCompra es el Sistema de Compras y Contratación de bienes y servicios del Sector Público, una plaza de negocios administrada por la Dirección de Compras y Contratación Pública, que permite el encuentro de compradores públicos con los proveedores del Estado. Su objetivo es garantizar elevados niveles de transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en el mercado de las compras públicas, beneficiando así a empresarios, Organismos Públicos y ciudadanía. Conocer su fundamento, su núcleo, su concepto central, hará de su utilización la herramienta principal de gestión de todo organismo público, logrando con ello la eficiencia operacional. Esta semana se tratará netamente del portal ChileCompra, cuál es su sustancia o eje, que permite realizar tanto a compradores (organismos del estado) y proveedores de insumos y servicios, que restricciones se aplican tomando de base la Ley de Compras y Contratación, en síntesis los términos, políticas y condiciones de uso del sistema de Chilecompra.

SEMANA 4

www.iplacex.cl 3

Ideas Fuerza

Las compras públicas son todas aquellas adquisiciones que realiza el estado a fin de proveerse de recursos para el desarrollo de las actividades propias de un organismo; en si son la captura de recursos para sus fines y programas. El portal de compras públicas es el medio por el cual es posible realizar dichas compras o adquisiciones; el cual se creó de acuerdo a las competencias de ley de compras N°19886 y su reglamento; implicando que es el único medio por el cual es posible realizar las compras públicas. www.chilecompra.cl es un portal de comercio electrónico, y constituye el medio oficial a través del cual la Administración del Estado, publica sus llamados y efectúa sus procesos de contratación de bienes muebles y servicios necesarios para su funcionamiento. ChileProveedores es el registro electrónico oficial de proveedores de la Administración Pública, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, en adelante la Dirección de Compras y Contratación Pública. El Estado de Chile y cada uno de sus organismos son propietarios de toda la información contenida en www.chilecompra.cl. La veracidad, integridad y completitud de la información será responsabilidad del usuario que la ingresa en www.chilecompra.cl, para lo cual se atenderá a las claves de acceso bajo las cuales se publica la información. El Sistema de Información cuenta con un servicio de provisión de plataforma tecnológica de alta disponibilidad. Los organismos públicos deben realizar sus adquisiciones a través del sistema de información www.chilecompra.cl, debiendo utilizar sólo este medio y todas sus funcionalidades para ello. De igual manera, los proveedores del Estado que participen en los procesos de adquisiciones deberán hacerlo sólo por www.chilecompra.cl Calificar en ambas direcciones, comprador-proveedor y proveedor comprador, contribuye a que el proceso de compra se perfeccione continuamente y se profesionalice.

www.iplacex.cl 4

LAS COMPRAS PÚBLICAS Y EL PORTAL DE COMPRAS PÚBLICAS

(Texto base Portal ChileCompra)

Las compras públicas son todas aquellas adquisiciones que realiza el estado a fin de proveerse de recursos para el desarrollo de las actividades propias de un organismo; en si son la captura de recursos para sus fines y programas. El portal de compras públicas es el medio por el cual es posible realizar dichas compras o adquisiciones; el cual se creó de acuerdo a las competencias de ley de compras N°19886 y su reglamento; implicando que es el único medio por el cual es posible realizar las compras públicas. COMO SE REALIZAN LAS COMPRAS PUBLICAS Las compras públicas se realizan bajo el ámbito de la aplicación de ley N°19886, la que señala que y quienes son los que deben acogerse al nuevo procedimiento de compra. Con ello deben acogerse a sistema de compras, según la ley:

Contratos a título oneroso para el suministro de bienes muebles y servicios

Procedimientos administrativos de contratación que realicen las municipalidades

Otorgamiento de concesiones para la prestación de servicios por las municipalidades

Administración del Estado, órganos y servicios públicos indicados en la Ley 18575, salvo empresas públicas creadas por ley, cuya adhesión es voluntaria.

Con lo anterior, los organismos públicos deben desarrollar sus procesos de adquisiciones y contratación utilizando los sistemas electrónicos que establece la Dirección de Compras y Contratación Pública (DCCP)

www.iplacex.cl 5

TÉRMINOS, POLITICAS Y CONDICIONES DE USO DEL SISTEMA DE CHILECOMPRA (www.chilecompra.cl) Las Políticas y condiciones de uso del Sistema www.chilecompra.cl y del Registro Nacional de Proveedores - ChileProveedores, a las que deberán sujetarse sus respectivos usuarios, para la realización de todos los procesos de compra y contratación están dadas y reguladas por la Ley N ° 19.886, por su reglamento y las resoluciones que las afectan; a las que deberán sujetarse sus usuarios, tanto organismos públicos como proveedores, para la realización de todos los procesos de compra y contratación regulados por la ley antes señalada y por el DS N°250 del Ministerio de Hacienda que contiene su reglamento. ChileCompra El acceso y uso del Sistema de Información de Compras y Contrataciones, en adelante www.chilecompra.cl estará sujeto a lo previsto en la Ley N ° 19.886 sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, su Reglamento contenido en el DS N° 250 del Ministerio de Hacienda y normas complementarias, así como a las estipulaciones consignadas en estas políticas y condiciones de uso, las que se entenderán expresamente aceptadas por los usuarios, tanto Proveedores del Estado como Organismos Públicos, por el sólo hecho de utilizar este sitio www.chilecompra.cl es un portal de comercio electrónico, y constituye el medio oficial a través del cual la Administración del Estado, publica sus llamados y efectúa sus procesos de contratación de bienes muebles y servicios necesarios para su funcionamiento. El Sistema de Información constituye, además, el medio idóneo de notificación de las resoluciones ocurridas en dichos procesos, sin perjuicio de las demás medidas de publicidad, que de acuerdo a la legislación vigente efectúen los Organismos Públicos para publicitar sus procesos de contratación. ChileProveedores ChileProveedores es el registro electrónico oficial de proveedores de la Administración Pública, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, en adelante la Dirección de Compras y Contratación Pública. Este registro tiene por objeto registrar a todas las personas naturales y jurídicas, chilenas o extranjeras y constatar la existencia de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con los organismos del Estado, acreditando su situación financiera, idoneidad técnica y situación legal.

www.iplacex.cl 6

El uso de ChileProveedores, estará sujeto a lo previsto en la Ley N ° 19.886 sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios (Ley de Compras), su Reglamento aprobado por el Decreto de Hacienda Nº 250, de 2004, y normas complementarias, así como los criterios consignados en las respectivas políticas y condiciones de uso, que se dicten especialmente al efecto. Los organismos públicos afectos a la Ley de Compras Públicas, deberán agregar a los requerimientos que se explicitan en las bases de licitación o términos de referencia, una cláusula en la que se exija a los proveedores la inscripción en ChileProveedores para poder contratarlos. Dicha cláusula debe contener al menos, la exigencia de inscripción en ChileProvedores y, para los casos en que los proveedores adjudicados no estén inscritos, otorgar un plazo de 15 días para hacerlo, el que se contará desde que le es comunicada la adjudicación o se le emite la orden de compra respectiva. REGLAS DE USO ESPECIALES PARA COMPRADORES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

Queda estrictamente prohibido al Organismo Comprador realizar cualquier uso de ChileProveedores que se encuentre fuera del marco del proceso de compras públicas. El uso de ChileProveedores está dirigido principalmente a la realización de los procesos de contratación de bienes y servicios.

Los Organismos del Estado serán los únicos responsables de la decisión de adjudicar y contratar con uno o más proveedores inscritos o no en ChileProveedores

Los Organismos del Estado aceptan y declaran conocer la circunstancia que la información disponible y que se obtiene de las distintas bases de datos consultadas, se actualizan y validan de la misma manera y oportunidad que lo hacen las fuentes que las proporcionan.

Los Organismos del Estado podrán contratar con los proveedores que acrediten su situación financiera y técnica a través de su inscripción en el Registro de Proveedores. Respecto de los oferentes no inscritos deberán establecer en las bases de licitación los documentos que se requieren para justificar dichas situaciones

Los Organismos Fiscalizadores de Estado, podrán utilizar ChileProveedores con el objeto de asegurar el correcto desempeño de los distintos procesos definidos y velar por la transparencia del Proceso de Compras Públicas

www.iplacex.cl 7

Los Compradores y Organismos del estado que usen ChileProveedores, dan por conocidos y aceptados los términos que los regula, publicadas en los mecanismos dispuestos para ello.

Información Contenida en el Portal El Estado de Chile y cada uno de sus organismos son propietarios de toda la información contenida en www.chilecompra.cl. Cualquier reproducción total o parcial de dicha información por cualquier forma o medio, debe ser autorizada de manera expresa por la Dirección de Compras y Contratación Pública, y existirá la obligación de citar su fuente. Acceso al Sistema de Información www.chilecompra.cl es, actualmente, de acceso público y gratuito para todos sus usuarios, sin perjuicio de lo cual la Dirección de Compras y Contratación Pública podrá fijar las tarifas, que permitan financiar ciertos servicios de valor agregado, y la inscripción en el Registro de Contratistas y Proveedores que administrará, todo de acuerdo a la normativa legal vigente RESPONSABILIDAD Y DISPONIBILIDAD DEL SISTEMA Responsabilidad La Dirección de Compras y Contratación Pública (DCCP) no se hace responsable por errores, omisiones o caídas temporales del Sistema provocados por cualquier causa, propios o de terceros, ni por cualquier inexactitud, error u omisión de la información distribuida a través del mismo, ni de la oportunidad y contenidos de los correos electrónicos que este Sistema genere. Lo anterior implica que la información y contenido de los documentos publicados es de responsabilidad de usuarios que las publican y envían. Asimismo, no será responsable por la interrupción en la recepción de e-mails producto de la intervención de algún ISP (Internet Service Provider), ni garantizará los tiempos de respuesta del Sistema, más allá de la puerta de sus servidores en los que se encuentra alojado el software del sistema de Información. La veracidad, integridad y completitud de la información será responsabilidad del usuario que la ingresa en www.chilecompra.cl, para lo cual se atenderá a las claves de acceso bajo las cuales se publica la información.

www.iplacex.cl 8

La Dirección de Compras y Contratación Pública no será responsable de los actos o contratos (incluyendo convenios marco) que se generen entre los Organismos Públicos (demandantes) y los Proveedores (oferentes), como consecuencia de la utilización de www.chilecompra.cl, como tampoco de la fijación de criterios de evaluación, ni de los resultados en los procesos de adquisición que se lleven a cabo a través del Sistema. Tampoco será responsable de los virus que puedan contener los documentos que adjuntan los usuarios del sitio. Será responsabilidad de cada usuario velar por que los archivos que sube al sitio no tengan virus de ninguna especie. Las estadísticas e informes disponibles en www.chilecompra.cl son meramente referenciales y no comprometen a la Dirección de Compras y Contratación Pública ni al Estado de Chile. Disponibilidad El Sistema de Información cuenta con un servicio de provisión de plataforma tecnológica de alta disponibilidad, razón por la cual los periodos de no disposición, sean totales o parciales, son excepcionales y no habilitarán a los Organismos Públicos a efectuar sus procesos de contratación fuera del Sistema de Información, salvo en los casos especialmente establecidos en la legislación vigente. En efecto, los periodos de no disposición que se prolongan por breves lapsos sólo generan la necesidad de volver a ejecutar la parte del proceso pendiente, pero no justificarán que el mismo se realice por otros medios. El equipamiento mínimo necesario con que deben contar los Organismos Públicos, Proveedores y ciudadanos que utilicen el sistema es el siguiente:

PC: Pentium III o superior. Memoria 256 MB o superior.

Mac: Power PC o superior. Memoria 256 MB o superior.

Sistema Operativo: Microsoft Windows 2000 o superior, Mac OS X V. 10.1 (Puma) o superior, Linux Kerner 2.4.0 o superior.

Navegadores (Browsers): Para Microsoft Windows, navegador Explorer 6 o superior o Mozilla FireFox 1.5 o superior. Para Macintosh y Linux, navegador Mozilla FireFox 1.5 o superior.

Conexión a Internet: conmutada o banda ancha

Conmutada: igual a 56 Kbps• Ancho de Banda: de preferencia igual o superior 128 KBPS

Con todo, el equipamiento óptimo necesario con que se recomienda contar para garantizar el correcto funcionamiento del sistema es el siguiente:

PC: Pentium IV o superior. Memoria 512 MB o superior.

Sistema Operativo: Microsoft Windows XP o superior

www.iplacex.cl 9

Navegadores (Browsers): Microsoft Windows, navegador Explorer 7 o superior

Conexión a Internet: Banda ancha Ancho de Banda: de preferencia igual o superior 256 KBPS

Asimismo, será responsabilidad de los usuarios, comprobar el correcto funcionamiento de:

Configuración de sus computadores.

Problemas o configuraciones incompatibles de las redes internas.

Disponibilidad y configuración de enlaces, conexiones e ISP a Internet.

Condiciones óptimas de seguridad en sus equipos, respecto del uso de sistemas de antivirus y detección de troyanos.

La DCCP a fin de garantizar el adecuado funcionamiento del Sistema, así como su disponibilidad, seguridad, consistencia, confidencialidad y no repudiabilidad, efectuará migraciones de datos, mantenciones correctivas y optimizaciones de las plataformas tecnológicas, sobre las cuales opera. En tales situaciones y de manera excepcional, la DCCP podrá bloquear fechas de cierre, apertura, adjudicaciones u otras, de los procesos de adquisición que se efectúen en el Sistema, durante los períodos en que se realicen tales correcciones o mantenciones. Tales medidas serán comunicadas de forma oportuna a los usuarios, quienes estarán obligados a dar cumplimiento a los procedimientos contemplados en la ley 19.886 y su reglamento, debiendo en todo caso publicar en el Sistema la o las órdenes de compra emitidas. Centro de Contacto La Dirección de Compras y Contratación Pública entregará, a todos los usuarios del Sistema un centro de contacto que contará con una mesa de ayuda telefónica y un centro de contacto vía web a través de www.chilecompra.cl; la cual atenderá consultas de los usuarios sobre el funcionamiento del sistema en horario de atención que publique; otros tipos de consultas serán escaladas o derivadas a agentes especializados y serán respondidas de acuerdo a su complejidad de resolución. Centro de Contacto Via WEB Este centro de contacto cuenta con un servicio de respuestas a consultas relacionadas con el uso del sistema y con los temas relacionados con la normativa y gestión de abastecimiento. Las consultas se podrán ingresar por esta vía a través de www.chilecompra.cl en formularios de contacto y reclamos, servicio de respuestas a preguntas frecuentes y servicio de orientación legal en

www.iplacex.cl 10

el sitio. Este Centro de Contacto no será responsable de solucionar problemas que deriven del cumplimiento contractual de los proveedores o contratistas. Suspensión o Eliminación de Usuarios La Dirección de Compras y Contratación Pública se reserva el derecho de suspender y/o eliminar unilateral y automáticamente de www.chilecompra.cl a los usuarios que incumplan las políticas y condiciones de uso del Sistema de Información de Compras y Contrataciones: www.chilecompra.cl. Medios de Comunicación del Sistema de Información a Proveedores Durante el Proceso de Contratación El medio oficial de publicación de las Oportunidades de Negocio o procesos de contratación es el Sistema de Información www.chilecompra.cl, en cada uno de sus ambientes. Los correos electrónicos, enviados por el Sistema de Información, constituyen una facilidad de aviso de alerta, y por tanto, no corresponden al medio oficial de publicación. Por ello, es recomendable revisar periódicamente el Sistema de Información en las páginas que corresponden, en particular en el Escritorio del Proveedor, para informarse de las etapas y desarrollo de los procesos de adquisición, que han sido previamente seleccionados por el proveedor para recibicdr información y mensajería. Lo anterior, dado que el sistema de información sólo notificará por correo electrónico aquellos procesos de adquisiciones que han sido filtrados o configurados por el propio proveedor. Los principales correos electrónicos de alerta que genera el Sistema de Información a los proveedores, y que los proveedores pueden filtrar o configurar, son los siguientes:

Publicaciones: Correo resumen o correo uno a uno que se envía a todos los proveedores inscritos en el o los rubros seleccionados por el Organismo Público al momento de publicar, siempre que los proveedores lo hayan así configurado. Cada proveedor podrá elegir una u otra modalidad.

Modificación de adquisiciones: Este correo se envía cada vez que ocurre un cambio en las bases o términos de referencia publicados. La notificación de modificación es enviada sólo a los proveedores que hayan seleccionado la opción de seguimiento del proceso.

www.iplacex.cl 11

Adjudicación: Este correo se envía cuando son publicados en el sistema de información los resultados del proceso. Esta notificación es enviada sólo a los proveedores que hayan seleccionado la opción de seguimiento del proceso. Orden de Compra: Este correo se envía al proveedor en el momento en que el organismo público le envía la orden de compra; cuando le solicita la cancelación de ella o cuando se cancela su envío.

Notificación a proveedores descartados en las etapas del proceso de adquisición. Este correo se envía a todos los proveedores descartados del proceso respectivo. Esta notificación es enviada sólo a los proveedores que hayan seleccionado la opción de seguimiento del proceso.

Es importante destacar que la lista de participantes en una adquisición puede variar durante el período de publicación, como resultado de la incorporación de nuevos proveedores a través de la funcionalidad de activar ID. Políticas de Privacidad Los usuarios de www.chilecompra.cl aceptan, por el sólo hecho de su inscripción o registro en el sitio, que los datos, antecedentes e información aportados en las diversas etapas de los procesos en que participan a través del Sistema, sean de público conocimiento en el ámbito de las transacciones que se efectúan en él y que sólo están disponibles públicamente para esos efectos. Asimismo los usuarios de www.chilecompra.cl por el sólo hecho de su inscripción, otorgan su conformidad para que los resultados de los procesos de contratación en que participen y las respectivas contrataciones, formen parte de las estadísticas e informes se procesen y publiquen por parte de la Dirección. Cuando se solicite por parte de terceros acceso a información que pudiese afectar derechos de los usuarios tales como la esfera de su vida privada o derechos de carácter económico o comercial, se notificará dentro del plazo de dos días hábiles, contado desde la recepción de la solicitud efectuada de conformidad a lo establecido en el artículo 12 de la ley 20.285, a la o las personas a que se refiere o afecta la petición a fin, de que puedan deducir oposición a la entrega de los documentos o antecedentes solicitados, dentro del plazo de tres días hábiles contados de la fecha de notificación. Deducida la oposición en tiempo y forma, la DCCP quedará impedida de proporcionar la documentación o antecedentes solicitados.

www.iplacex.cl 12

Uso Adecuado de www.chilecompra.cl Los Proveedores del Estado no podrán realizar actos maliciosos o atentatorios contra el sitio, o que de alguna manera puedan dañar, inutilizar, sobrecargar, deteriorar, impedir o limitar la utilización de todas o algunas de las funcionalidades del mismo. Responsabilidad de Uso de las Funcionalidades de www.chilecompra.cl. Los organismos públicos deben realizar sus adquisiciones a través del sistema de información www.chilecompra.cl, debiendo utilizar sólo este medio y todas sus funcionalidades para ello. Esto implica que deberán seleccionar y completar oportunamente todos los campos o ítems que disponibles en el sistema para cada proceso de adquisición. Igualmente, los proveedores del Estado que participen en los procesos de adquisiciones deberán hacerlo sólo por www.chilecompra.cl, utilizando cada una de las funcionalidades que ofrece este sistema para ingresar oportunamente toda la información relativa a su participación en todas las etapas del proceso. Estado de Desierto de los Procesos sin Ofertas Los procesos de contratación en que no se presenten ofertas a través del Sistema de Información quedarán, en forma automática, en estado de desiertos, una vez que se encuentre vencido el plazo para presentar ofertas. Las entidades compradoras podrán publicar con posterioridad al referido cambio de estado, las resoluciones o documentos que estimen convenientes. En el caso de ofertas presentadas por fuera del Sistema de Información, en virtud del artículo 62 del reglamento de la Ley de Compras Públicas, las entidades compradoras deberán publicar los antecedentes que justifiquen dicha situación junto con las ofertas recibidas y continuar el proceso en el Sistema de Información. Responsabilidad Respecto de los Reclamos a) Reclamos de proveedores a compradores Los proveedores del Estado podrán hacer reclamos respecto de los procesos de adquisiciones a través del portal www.chilecompra.cl, los que deberán contener la identificación del reclamante, la del reclamado, del proceso

www.iplacex.cl 13

cuestionado, y los antecedentes en los que se funda dicho reclamo. La Dirección de Compras y Contratación Pública derivará dichos reclamos a los Organismos Públicos aludidos, para que respondan de manera completa y oportuna, a través de la Plataforma de Probidad Activa o de los medios electrónicos que dicha Dirección disponga. Los Organismos Públicos, serán los responsables de emitir respuestas satisfactorias y oportunas, a todos los reclamos que realicen en su contra, aun cuando quien lo realice no haya participado directamente en el proceso cuestionado, como asimismo, de enviar a la Dirección de Compras y Contratación Pública, copia de la respuesta enviada al reclamante a través de la Plataforma de Probidad Activa o de los medios que la Dirección de Compras disponga. Para estos efectos, se entenderá por respuesta oportuna aquella emitida dentro del plazo de dos días hábiles desde la recepción del respectivo reclamo por parte del Organismo Público; plazo que podrá ampliarse en caso de ser necesaria la recopilación de mayores antecedentes para responder; debiéndose igualmente, comunicar al reclamante el estado de su reclamo, a través de la mencionada Plataforma. En caso de disconformidad con la respuesta entregada, el proveedor podrá ingresar un nuevo reclamo a través de la Sección de Probidad Activa. De la misma forma, la Dirección de Compras y Contratación Pública, en caso de detectar respuestas incompletas, poco claras, o que no respondan directamente la materia del reclamo, catalogará dicho reclamo como insatisfactorio y lo derivará nuevamente al organismo público correspondiente, enviando un correo electrónico de aviso al Jefe de Servicio de dicha Institución. Este último tendrá nuevamente un plazo de dos días hábiles para entregar la correspondiente respuesta. La Dirección de Compras y Contratación Pública podrá derivar los reclamos a las instancias contraloras, fiscalizadoras o judiciales, atendido el motivo y gravedad del reclamo presentado. Todos aquellos reclamos que no hayan sido contestados por el organismo público en la Plataforma de Probidad Activa en los plazos señalados, serán difundidos en un listado de Instituciones con Reclamos Pendientes de Respuesta, el que será de conocimiento público a través de www.chilecompra.cl. Asimismo, la existencia de la Plataforma de Probidad Activa no sustituye en modo alguno los mecanismos de impugnación jurisdiccionales y administrativos, establecidos tanto en el capítulo V de la Ley N° 19.886, como en el resto de los cuerpos normativos aplicables en la materia.

b) Reclamos de compradores a proveedores

Los organismos compradores del Estado podrán hacer reclamos en contra de los proveedores que hayan ofertado, se hubiesen adjudicado algún proceso y/o con los cuales hayan contratado, en caso de incumplimiento de los

www.iplacex.cl 14

requerimientos acordados a través del Sistema. Los reclamos deberán contener la identificación del organismo comprador reclamante, la del proveedor reclamado, del proceso cuestionado, el incumplimiento que se le imputa y los antecedentes en los que se funda. La Dirección de Compras y Contratación Pública derivará dichos reclamos a los proveedores aludidos, para que respondan de manera completa y oportuna, a través de los medios que dicha Dirección disponga. Los proveedores serán los responsables de emitir respuestas satisfactorias y oportunas, a todos los reclamos que realicen en su contra. Asimismo, de enviar a la Dirección de Compras y Contratación Pública, copia de la respuesta enviada al organismo comprador reclamante a través de los medios que la Dirección de Compras disponga. Para estos efectos, se entenderá por respuesta oportuna aquella emitida dentro del plazo de dos días hábiles desde la recepción del respectivo reclamo por parte del proveedor; plazo que podrá ampliarse en caso de ser necesaria la recopilación de mayores antecedentes para responder; debiéndose igualmente, comunicar al organismo comprador reclamante el estado de la respuesta , a través del medio disponible. La Dirección de Compras y Contratación Pública podrá derivar los reclamos a las instancias fiscalizadoras o judiciales pertinentes, atendido el motivo y gravedad del reclamo presentado, cuando corresponda. Todos aquellos reclamos que no hayan sido contestados por el proveedor en la forma y en los plazos señalados, serán informados en un listado de proveedores con Reclamos Pendientes de Respuesta, el que será de conocimiento público a través de www.chilecompra.cl. Asimismo para acceder a la plataforma en su calidad de usuario oferente, los proveedores deberán previamente haber dado respuesta al reclamo recibido. Asimismo, esta vía de reclamo no sustituye en modo alguno los mecanismos de impugnación jurisdiccionales y administrativos establecidos en la normativa vigente.

Responsabilidad por Claves de Usuario Los usuarios del Sistema no podrán ceder bajo ninguna circunstancia sus claves y nombres de usuarios, haciéndose plenamente responsables de los actos, documentos, bases, anexos, ofertas y demás antecedentes que bajo esas claves y nombres de usuario ingresen a www.chilecompra.cl . Además los usuarios no deberán comunicar sus claves, deberán cambiarlas frecuentemente y evitarán establecer claves evidentes o simples.

www.iplacex.cl 15

Autorización Los Proveedores del Estado aceptan recibir permanentemente correos electrónicos relativos a procesos de adquisición, órdenes de compra y demás información relevante, a la dirección de correo aportada por ellos al momento de su inscripción en ChileProveedores. Se exceptúan de lo anterior aquellos proveedores que, expresamente, al momento de la inscripción, declare que no desea recibir notificaciones de procesos de adquisición. No obstante siempre deberán indicar una casilla de correo para recibir información relevante sobre el portal. De acuerdo a lo anterior, se obligan a no considerar ni calificar dichos correos o alertas como Spam (Correo no deseado) Liberación de Responsabilidad

Por Parte de los Proveedores Los Proveedores del Estado deberán velar por la seriedad de sus ofertas ingresadas a www.chilecompra.cl, siendo plenamente responsables de las mismas, y aceptando que la Dirección de Compras y Contratación Pública no es el responsable de los resultados que obtengan en cada uno de los procesos de adquisición en que participen. Los Proveedores del Estado liberan a la Dirección de Compras y Contratación Pública de cualquier responsabilidad derivada de la dilación o no envío oportuno de correos electrónicos de alerta, declarando conocer que el medio oficial de notificación es la publicación que cada Organismo Público efectúa en la ficha de adquisición respectiva disponible en www.chilecompra.cl. La no recepción oportuna de correos electrónicos de alerta que envía www.chilecompra.cl, no justificará, ni se considerará como causal suficiente para eximir a los proponentes de presentar oportunamente sus ofertas.

Por Parte de los Organismos del Estado El Sistema de Información es un medio que facilita la realización de los procesos previos a la contratación, sin intervenir en la ejecución posterior de dichos contratos. Tampoco el Sistema será responsable de la seriedad e idoneidad de las ofertas recibidas, las que deberán ser evaluadas por cada organismo licitante. Es por ello, que el cumplimiento o incumplimiento de los contratos definitivos compete a las partes contratantes y queda fuera del ámbito de este Sistema de Información www.chilecompra.cl, el que no será en caso alguno responsable de esta circunstancia.

www.iplacex.cl 16

Aceptación de Órdenes de Compra Los proveedores deberán aceptar o rechazar las órdenes de compra recibidas por el Sistema, de acuerdo al contenido de las mismas. Los contratos menores a 100 UTM se formalizarán mediante la emisión de la orden de compra y la aceptación de ésta por parte del proveedor. En caso que una orden de compra no haya sido aceptada, los organismos públicos podrán solicitar su rechazo, entendiéndose definitivamente rechazada una vez transcurridas 24 horas desde dicha solicitud. Calificaciones de Compradores a Proveedores Los Organismos Públicos, al término de los procesos de adquisición, deberán evaluar oportunamente, a través de www.chilecompra.cl, a los proveedores que han sido contratados, con el fin de calificar su gestión y contar con información de fácil acceso sobre su accionar como Proveedor del Estado Las variables para calificar la gestión de un proveedor serán, entre otras: la oportunidad, la calidad, el desempeño y cumplimiento respecto de sus productos o servicios

provistos y, la consistencia de éstos en relación a lo solicitado en las especificaciones

técnicas de un proceso de adquisición. A su vez, los proveedores podrán responder a estas calificaciones haciendo los respectivos descargos, a través de www.chilecompra.cl. Esta información será registrada y estará disponible en el sistema de información, para que los compradores accedan a ella y la consideren como referente o complemento a los criterios de evaluación, definidos en las bases o términos de referencia. Calificaciones de Proveedores a Compradores Los proveedores deberán evaluar oportunamente, a través de www.chilecompra.cl, a los Organismos Públicos, respecto de los procesos de compra en que participa, con el propósito de calificar la gestión pública en materia de compras y generar información que apoye las decisiones de participación. Las variables a evaluar por cada proceso realizado por los Organismos Públicos serán, entre otras: los plazos establecidos para presentar ofertas, los plazos para realizar consultas,

www.iplacex.cl 17

los plazos para recibir respuestas, la calidad de los requerimientos técnicos, la calidad de las condiciones administrativas o comerciales definidas, las exigencias para participar, la pertinencia de los criterios de evaluación, la calidad de los fundamentos de adjudicación, la calidad de la Orden de Compra recibida y; el proceso de pago. A su vez, los compradores podrán responder a estas calificaciones haciendo los respectivos descargos, a través de www.chilecompra.cl. Esta información será registrada y estará disponible en el sistema de información, para que los proveedores accedan a ella y la consideren como referente en sus participaciones. Perfiles de Usuario Para operar en el Sistema, los usuarios se perfilan en función de los roles que les son asignados. Existen distintos perfiles, que son asignados por un usuario Administrador, o su suplente, a quienes se les asigna la señalada atribución en virtud de una solicitud formal, vía oficio, de la autoridad máxima de cada institución o empresa. I. Organismos compradores:

i. Los perfiles que el Administrador de cada organismo comprador puede

asignar o modificar, a los usuarios de su organismo que operan en el Sistema, son los siguientes:

Perfil Atribuciones

Supervisor o “Comprador Supervisor”.

Crear, editar, publicar y adjudicar procesos de compra

Crear, editar, enviar órdenes de compra al proveedor.

Solicitar cancelación y aceptar cancelación solicitada de órdenes de compra por el proveedor

Comprador o “Comprador Base”.

Crear y editar procesos de compra Crear y editar órdenes de compra

Auditor Consultar las órdenes de compra emitidas por la Institución a los proveedores

Consultar las Licitaciones publicadas por la Institución

Revisar reportes de licitaciones Revisar reportes de órdenes de compra Revisar reportes de proveedores

www.iplacex.cl 18

Revisar reportes de usuarios de la institución.

Gestionar Documentos Tributarios Electrónicos

Revisar y Gestionar Documentos Tributarios Electrónicos recibidos a través del sistema.

Gestión de Reclamos (*)

Buscar y dar respuesta a los distintos reclamos recibidos en la institución.

Catálogo Electrónico Comprador

Trabajar con el menú de Catálogo Electrónico y con las funciones asociadas a esta tienda.

Indicadores de Resúmenes Permite trabajar con el menú Gestión y resúmenes para el comprador.

Indicadores de Plataforma Probidad Activa

Permite ver la estadística específica de su institución.

Plan de Compras Permite ingresar la información requerida para el Plan Anual de Compras.

Catálogo Electrónico Libros Comprador

Trabajar con la tienda electrónica de Libros y con las funciones asociadas a esta tienda.

Usuario PMG Ingresar la información requerida por el PMG (sólo para instituciones que comprometen PMG)

(*) En el caso del perfil gestión de reclamos adicionalmente el jefe superior de cada institución debe enviar al Director de ChileCompra un oficio solicitando la asignación del mencionado perfil.

ii. Los perfiles que deben ser solicitados vía oficio por el Jefe Superior de cada organismo comprador al Director de ChileCompra, y por tanto no pueden ser otorgados ni modificados por el Administrador de cada organismo comprador, son los siguientes:

Perfil Atribuciones

Jefe de Servicio Ver los indicadores institucionales. Ver los reclamos ingresados en el sistema

de gestión de reclamos. Responder los reclamos de proveedores

ingresados en el sistema de gestión de reclamos.

Administrador Creación y desactivación de usuarios Creación y desactivación de unidades de

compra Modificación de perfiles comprador y

supervisor, y de datos básicos de la Institución

www.iplacex.cl 19

Administrador suplente Creación y desactivación de usuarios Creación y desactivación de unidades de

compra Modificación de perfiles comprador y

supervisor, y de datos básicos de la Institución.

II. Empresas proveedoras

i. Los perfiles que el Administrador de cada empresa proveedora puede

asignar o modificar, a los usuarios de su empresa que operan en el Sistema, son los siguientes:

Perfil Atribuciones

Proveedor Base

Contiene el mínimo de páginas necesarias para operar como proveedor.

Indicadores de Resúmenes Permite trabajar con el menú Gestión y resúmenes para el proveedor.

Ver Facturas Proveedor Permite a proveedor habilitado como emisor/receptor de DTE, visualizar la información relacionada con facturas del proveedor.

ii. Los perfiles que deben ser solicitados vía oficio por el Representante

Legal de cada empresa proveedora al Director de ChileCompra, y por tanto no pueden ser otorgados ni modificados por el Administrador de cada empresa proveedora, son los siguientes:

Perfil Atribuciones

Perfil Administrador (*)

Modificar datos de la empresa Agregar y quitar rubros a cada sucursal Crear y desactivar sucursales Crear y desactivar usuarios Desactivar empresa

Catálogo Electrónico Proveedor

Permite, a proveedores en Catálogo Electrónico, administrar sus propios productos.

(*) El primer administrador se registra al momento en que cada empresa se inscribe en el sistema

www.iplacex.cl 20

III. Organismos de control i. El perfil, que debe ser solicitado vía oficio por el Jefe Superior de cada

organismo de control al Director de ChileCompra, es el siguiente:

Perfil Atribuciones

Auditor CGR Consultar las órdenes de compra emitidas por las Instituciones a los proveedores

Consultar las Licitaciones publicadas por las Instituciones

Revisar reportes de licitaciones Revisar reportes de órdenes de compra Revisar reportes de proveedores Revisar reportes de usuarios de las

instituciones.

Acreditación de Usuarios Los usuarios de las entidades licitantes deberán acreditar sus competencias técnicas ante la Dirección para operar en el Sistema de Información, en la forma y plazos que ésta establezca en las Políticas y Condiciones de Uso del Sistema de Información y Contratación Electrónica. A todo aquel usuario que no apruebe el proceso de acreditación de competencias, la Dirección de Compras podrá bloquearle su clave de acceso al sistema de información hasta que obtenga la certificación respectiva. Los usuarios sujetos a la obligación a que se refiere el inciso anterior serán los usuarios de las instituciones que cuenten con clave de acceso al sistema de compras públicas en alguno de los perfiles enunciados, las autoridades, jefaturas y funcionarios responsables de las unidades de adquisición o abastecimiento del respectivo Servicio, o de aquellas unidades a las que se haya conferido facultades para la ejecución de los Procesos de Compra, y funcionarios que participen del proceso de compra y que no poseen clave de acceso al sistema de información. Tales competencias técnicas estarán referidas a los distintos perfiles de dichos usuarios y comprenderán materias relacionadas con gestión de abastecimiento, uso del portal, aplicación de la normativa y conceptos de ética y probidad.

www.iplacex.cl 21

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE USO PARA EL REGISTRO NACIONAL DE PROVEEDORES Condiciones Generales de Uso

Del Sistema de Información

A. El uso del Registro Nacional de Proveedores del Estado de Chile, en adelante Chileproveedores, estará sujeto a lo previsto en la Ley N° 19.886 sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios (Ley de Compras), su Reglamento aprobado por el Decreto de Hacienda Nº 250, de 2004, y normas complementarias, así como los criterios consignados en estas políticas y condiciones de uso, las que se entenderán expresamente aceptadas por los usuarios Proveedores del Estado y Organismos Públicos. B. Chileproveedores es el registro electrónico oficial de proveedores de la Administración Pública, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, en adelante la Dirección De Compras Y Contratación Pública. Este registro tiene por objeto registrar e inscribir a todas las personas naturales y jurídicas, chilenas o extranjeras. Dichos proveedores podrán inscribirse en el Registro en la medida que no tengan causal legal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con los organismos del Estado, y en tanto acrediten su situación financiera, idoneidad técnica y situación legal. C. La Dirección De Compras Y Contratación Pública licitó a través de la Propuesta Pública ID N° 2240-34-LP04, la administración de un servicio integral de Registro de Proveedores del Estado. Esta licitación pública fue adjudicada a la Cámara de Comercio de Santiago A.G., en adelante el Operador, mediante Resolución N° 38 de 15 de Abril de 2005, tomada de Razón por la Contraloría General de la República con fecha 9 de Mayo de 2005.

D. En virtud de la referida licitación, la Dirección De Compras Y Contratación Pública contrató a la Cámara de Comercio de Santiago A.G., para la operación de Chileproveedores a través del contrato de provisión de servicios celebrado con fecha 14 de Enero de 2005 entre ambas partes.

Sobre Chileproveedores y Chilecompra

A. El servicio de Chileproveedores complementa el proceso de compras públicas y actúa interrelacionado con la plataforma de compras públicas www.chilecompra.cl, ó cualquier otra que la Dirección defina, a cargo de la Dirección De Compras Y Contratación Pública.

www.iplacex.cl 22

En consecuencia, las políticas, términos y condiciones de uso de la referida plataforma forman parte integrante de este documento en todas aquellas materias que afecten directa o indirectamente la operación y uso de Chileproveedores.

Responsabilidades Ni la Dirección De Compras Y Contratación Pública ni el Operador serán responsables de:

A. Los resultados de los procesos de adquisición que se lleven a cabo producto del Proceso de Compras del Estado y la utilización de Chileproveedores. B. La veracidad, completitud e integridad de los antecedentes y documentos que aporten los proveedores al Registro. C. Los efectos que pueda generar en los actos o contratos (incluyendo convenios marco) que se generen entre los Organismos Públicos (demandantes) y los Proveedores (oferentes), el uso del sistema Chileproveedores.

D. Solucionar problemas que deriven del cumplimiento contractual entre proveedores y compradores públicos, en el marco de las operaciones relacionadas con el proceso de compras públicas.

E. Solucionar problemas que deriven del uso de la plataforma Chileproveedores, producto de la interacción entre comprador y proveedor.

F. Deficiencias o caídas temporales de la plataforma de Chileproveedores, provocadas por cualquier causa, propias o de terceros; ni por cualquier inexactitud, error u omisión de la información distribuida a través del mismo, ni de la oportunidad y contenidos de los correos electrónicos que genere este sistema.

G. Los virus que puedan contener los documentos que adjuntan los Proveedores a su ficha.

H. La interrupción en la recepción de e-mails producto de la intervención de algún ISP (Internet Service Provider), ni garantizarán los tiempos de respuesta de Chileproveedores, más allá de la puerta de sus servidores en los que se encuentra alojado el software del sistema de Información.

I. La veracidad, contenido, integridad y totalidad de la información aportada por los usuarios a Chileproveedores

www.iplacex.cl 23

J. La eliminación o no adjudicación de uno o más proveedores efectuada por un organismo público, producto de la información y antecedentes disponibles en Chileproveedores. Se deja expresa constancia que la decisión de adjudicar y contratar a un oferente inscrito es de estricta responsabilidad de la entidad compradora, la que utilizará preferentemente la información disponible en Chileproveedores para acreditar las inhabilidades legales que pudieran existir y otros antecedentes de los proveedores inscritos. Asimismo se deja expresa constancia que los organismos públicos, serán responsables de establecer en las bases de licitación los mecanismos alternativos para que los proveedores no inscritos en Chileproveedores puedan presentar sus ofertas.

Sobre las Tarifas de Servicio

A. Las tarifas son fijadas por resolución fundada de la Dirección De Compras Y Contratación Pública y deberán ser pagadas por los proveedores que deseen inscribirse previa contratación de cualquiera de los servicios disponibles en Chileproveedores. B. Las referidas tarifas están fijadas en función de la clasificación en Microempresa, PYME y Gran Empresa, y al plazo de vigencia de los servicios contratados, considerando para ello su facturación anual

C. Declara conocer y aceptar las tarifas vigentes de Chileproveedores fijadas por resolución de la Dirección De Compras Y Contratación Pública

D. Conocer y aceptar que las tarifas se reajustarán cada seis meses, de acuerdo a la variación positiva que experimente el Índice de Precios al Consumidor (IPC) en el período enero-junio y julio-diciembre, inmediatamente anterior.

Mesa de Ayuda

A. El Operador pondrá a disposición, de todos los usuarios, un servicio de respuestas a consultas relacionadas con el uso del sistema. B. Las consultas a este servicio de soporte se podrán ingresar por vía telefónica a través del fono 600 7000 600, por formularios de contacto en los sitios Web relacionados con el proceso de compras públicas y de correos electrónicos, enviados a la plataforma de Chileproveedores.

C. Los días y horarios de atención, son de lunes a sábado (excepto festivos) de 8:00 horas a 20:00 horas.

www.iplacex.cl 24

D. Los llamados a la mesa de ayuda podrán ser grabados para asegurar la calidad del servicio prestado.

Comunicaciones. Las comunicaciones emanadas de Chileproveedores corresponden a una facilidad del sistema y no constituyen responsabilidad sobre su oportuno o correcto despacho, siendo responsabilidad del usuario la correcta actualización de sus datos de contacto en el sistema de información en favor de una correcta comunicación.

Reglas de Uso Especiales para Proveedores

Declaración Los Proveedores del Estado declaran conocer y aceptar: A. La circunstancia relativa a que la Dirección De Compras Y Contratación Pública podrá en cualquier momento modificar todo o parte de las presentes condiciones de uso. B. La facultad legal que permite a la Dirección De Compras Y Contratación Pública fijar tarifas y cobros, así como para determinar los mecanismos y políticas de uso de Chileproveedores. C. Las normas y políticas de uso de Chileproveedores.

D. Que en tanto hagan uso de los servicios de Chileproveedores, dan por conocidos y aceptados los Términos y Condiciones de Servicio vigentes.

E. Que la información de los proveedores inscritos en el sistema Chileproveedores relativa a sus antecedentes legales, comerciales y técnicos estará permanentemente disponible de manera pública para toda la Administración del Estado, la que podrá efectuar consultas específicas y genéricas sobre la misma. Asimismo serán de acceso público para toda la ciudadanía los antecedentes legales del proveedor.

F. La Ley Nº 19.886 sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, su Reglamento y normas complementaria

G. Declara (Con carácter de Declaración Jurada): No haber sido condenado como consecuencia de incumplimiento de contrato celebrado con alguna Entidad regida por la Ley de Compras, y siempre que no haya transcurrido 2 años a contar desde la fecha de la sentencia. H. La obligación de actualizar en forma y plazos oportunos ante Chileproveedores, la información del punto anterior. El no cumplimiento de

www.iplacex.cl 25

esto, podrá determinar la suspensión de la inscripción del Proveedor en Chileproveedores. I. Que la Dirección de Compras y Contratación Pública no devolverá los pagos por los servicios prestados bajo ninguna circunstancia, aun cuando la solicitud de inscripción haya sido rechazada, o su inscripción haya sido suspendida o cancelada, independientemente del momento o período de servicio, sea por voluntad del proveedor o por resolución de la Dirección De Compras Y Contratación Pública.

Autorizaciones

A. Autoriza al Operador del Sistema Chileproveedores, Cámara de Comercio de Santiago AG y a la Dirección De Compras Y Contratación Pública, para que, en su representación, y dentro del marco de la Ley Nº 19.886, consulte los datos que poseen los distintos Registros o Fuentes Oficiales de Información respecto de su persona o de su representado, tales como Tesorería General de la República, Boletín de Infractores a la Legislación Laboral y Previsional de la Dirección del Trabajo, Boletín de Informaciones Comerciales, Servicio de Impuestos Internos, Servicio de Registro Civil e Identificación, entre otros. Esta autorización se entenderá otorgada tan amplia como en derecho sea necesario para que los administradores de dichas fuentes puedan entregar la información requerida por el Operador, sin ninguna restricción legal. B. Autoriza al Operador del Sistema Chileproveedores para incorporar y usar sus datos en futuros registros privados. C. Autoriza al Operador y en virtud de mejoras al servicio, la posibilidad que tiene la Mesa de Ayuda de grabar los llamados que entren a la plataforma de atención a clientes.

Inscripción en Chileproveedores A. Para Inscribirse en Chileproveedores, se debe presentar solicitud de inscripción a la Dirección De Compras Y Contratación Pública, a través del Operador, cumpliendo con los pasos y requerimientos que éste establezca. B. La Dirección De Compras Y Contratación Pública aprobará o rechazará la solicitud de inscripción en Chileproveedores, mediante resolución, conforme a los términos del artículo 87 del Reglamento de la Ley de Compras.

C. El proceso de aprobación o rechazo de una solicitud de inscripción, no podrá prolongarse por un plazo superior a 30 días corridos, contados desde la aceptación a tramitación de la solicitud de inscripción en

www.iplacex.cl 26

Chileproveedores. La aceptación a tramitación se genera una vez que el postulante a Proveedor Inscrito, haya presentado todos los antecedentes solicitados.

D. El proveedor que por resolución de la Dirección De Compras Y Contratación Pública, haya sido inscrito en Chileproveedores, será incorporado sin perjuicio de los cambios de categorías o contratación de nuevos servicios que se puedan suceder a futuro en el marco de las prestaciones de servicios a proveedores.

E. La inscripción en Chileproveedores está condicionada al previo pago de la tarifa vigente al momento de presentación de la solicitud. F. La inscripción puede ser rechazada por la Dirección De Compras Y Contratación Pública en caso de:

i. Omisiones, errores o inexactitudes de la información aportada por el Proveedor. ii. Proveedor que se encuentre en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en el artículo 92 del decreto reglamentario de Hacienda Nº 250, de 2004

Sobre la Información Aportada, Contenida y Asociada en ChileProveedores

A. La Dirección De Compras Y Contratación Pública y el Operador podrán efectuar el tratamiento de datos personales públicos de los proveedores, esto es, aquellos que no han sido calificados de reservados por una ley, reglamento o instrucción expresa o bien, han sido generados por el propio Estado dentro de la esfera de sus atribuciones. B. Los proveedores aceptan y autorizan a la Dirección De Compras Y Contratación Pública y al Operador, para recabar de la Tesorería General de la República la información relativa a sus deudas por impuestos morosos, por más de un año, no sometidos a convenio de pago vigente y se encuentren en cualquier registro, aun cuando estas deudas tengan el carácter de reservadas por tratarse de una información amparada por el secreto tributario regulado en el artículo 35 del Código Tributario. C. Los Proveedores del Estado aceptan y autorizan, que toda su información contenida y/o solicitada en Chileproveedores:

i. Sea utilizada en los procesos de tratamiento de datos, que realizan los Organismos Públicos del Estado y/o el Operador. ii. Sea siempre publicada, en tanto el servicio de Chileproveedores se encuentre pagado y vigente.

www.iplacex.cl 27

D. Cualquier error que provenga de la información emanada por los registros o fuentes oficiales de información, no será responsabilidad de Chileproveedores. E. Los documentos físicos aportados a Chileproveedores no serán devueltos a los proveedores. F. Los Proveedores del Estado aceptan y declaran conocer la circunstancia de que la información disponible y que se obtiene de las distintas bases de datos consultadas, se actualizan y validan de la misma manera y oportunidad que lo hacen las fuentes que las proporcionan.

Responsabilidad de los proveedores por la Documentación e Información

A. La veracidad, contenido, integridad, totalidad y oportunidad de la información entregada a Chileproveedores será responsabilidad del propio Proveedor, salvo en aquellos casos que sea modificada directamente por Chileproveedores, utilizando para ello registros o fuentes oficiales de información. En este caso, la responsabilidad será de la propia fuente B. El Proveedor actualizará permanentemente los datos requeridos al momento de inscripción, mientras permanezca en Chileproveedores, así como también actualizará cualquier circunstancia que pueda influir en su correcta individualización.

Sobre el Pago de Servicios

A. La suscripción de servicios, cualquiera que éste sea, contempla el previo pago de la tarifa vigente establecida por la Dirección De Compras Y Contratación Pública. B. El Operador no devolverá a los proveedores los pagos por los servicios a ellos prestados, bajo ninguna circunstancia, aun cuando la solicitud de inscripción haya sido rechazada, o el proveedor haya sido suspendido o eliminado, independientemente del momento o período de servicio, y ya sea por voluntad del proveedor o por resolución de la Dirección De Compras Y Contratación Pública.

C. Será responsabilidad del Proveedor solicitar la inscripción y pagar la tarifa correspondiente, sabiendo o debiendo saber la inhabilidad o incompatibilidad establecida en el artículo 92 del Reglamento de la Ley de Compras que pudiere afectarle al momento de solicitar su inscripción.

www.iplacex.cl 28

D. Para los casos en que el pago de la tarifa por servicios prestados por el Proveedor, no se hubiere materializado procederá:

i. Suspensión de toda tramitación, acción o actividad encomendada a Chileproveedores, independientemente del momento o período de servicio. ii. Suspensión de Chileproveedores, con el consiguiente bloqueo de su información a los Compradores del Estado.

Sobre las Comunicaciones de Chileproveedores

A. Los Proveedores del Estado aceptan y autorizan a Chileproveedores, para mantener comunicación permanente mediante cualquier medio disponible. Los medios de comunicación pueden ser entre otros:

i. Correos Electrónicos ii. Correo Físico iii. Llamados Telefónicos

B. De acuerdo a lo anterior, los Proveedores del Estado se obligan a no considerar ni calificar dichas comunicaciones como Spam o Correo Basura.

Uso Adecuado de Chileproveedores

A. Los Proveedores del Estado no podrán reproducir ni comercializar con fines lucrativos la información y demás funcionalidades disponibles en Chileproveedores. B. Los Proveedores del Estado no podrán realizar actos maliciosos o atentatorios contra Chileproveedores, o que de alguna manera puedan dañar, inutilizar, sobrecargar, deteriorar, impedir o limitar la utilización de todas o algunas de las funcionalidades del mismo.

Suspensión y Eliminación de Chileproveedores

A. La Dirección De Compras Y Contratación Pública podrá suspender por un período máximo de 2 años a los Proveedores inscritos en Chileproveedores, si concurre alguna de las siguientes circunstancias:

i. Si el Proveedor no ha declarado oportunamente el cambio o modificación de algún antecedente solicitado para la inscripción o para la actualización de su información.

ii. Si el Proveedor es condenado por incumplimiento contractual respecto de un Contrato de Suministro y Servicio, derivado de culpa o falta de diligencia en el cumplimiento de sus obligaciones y siempre

www.iplacex.cl 29

que la Entidad afectada solicite a la dirección de compras y contratación pública su suspensión.

B. La Dirección De Compras Y Contratación Pública podrá eliminar a los Proveedores inscritos en Chileproveedores, en las siguientes circunstancias:

i. Si los antecedentes presentados por el Proveedor en su solicitud de inscripción a Chileproveedores son maliciosamente falsos, han sido enmendados o tergiversados o se presentan de una forma que claramente induce a error para efectos de su evaluación.

ii. Si el Proveedor es condenado reiteradamente por incumplimiento contractual respecto de un Contrato de Suministro y Servicio, derivado de culpa o falta de diligencia en el cumplimiento de sus obligaciones y siempre que la Entidad afectada solicite a la Dirección De Compras Y Contratación Pública su eliminación.

iii. Cuando concurra de manera sobreviniente alguna de las causales establecidas en el artículo 92 del Reglamento de la Ley de Compras.

iv. Tanto la Suspensión como la Eliminación de Chileproveedores implica el bloqueo de toda información relativa al proveedor hacia los Compradores del Estado.

Reglas de Uso Especiales para Compradores y Organismos del Estado

Uso de ChileProveedores

A. La información, servicios y funciones de Chileproveedores se ponen a disposición de los Compradores del Estado de Chile en el marco de la Ley 19.886, Reglamento y normas complementarias. B. Queda estrictamente prohibido al Organismo Comprador realizar cualquier uso de Chileproveedores que se encuentre fuera del marco del proceso de compras públicas. El uso de Chileproveedores será privativo para la realización de procesos de contratación de bienes y servicios sin perjuicio de la información que Chileproveedores entregue en cumplimiento del principio de Transparencia Activa.

C. Los Organismos del Estado serán los únicos responsables de la decisión de adjudicar y contratar con uno o más proveedores inscritos o no en Chileproveedores.

D. Los Organismos del Estado aceptan y declaran conocer la circunstancia que la información disponible y que se obtiene de las distintas bases de datos consultadas, se actualizan y validan de la misma manera y oportunidad que lo hacen las fuentes que las proporcionan.

www.iplacex.cl 30

E. Los Organismos del Estado podrán contratar con los proveedores que acrediten su situación financiera y técnica a través de su inscripción en el Registro de Proveedores. Respecto de los oferentes no inscritos deberán establecer en las bases de licitación los documentos que se requieren para justificar dichas situaciones. En todo caso, para los efectos de cumplir con el principio de transparencia activa, los Organismos del Estado solicitarán a sus proveedores adjudicados en cada Proceso de Compra su inscripción en el registro Chileproveedores.

F. Los Organismos Fiscalizadores de Estado, podrán utilizar Chileproveedores con el objeto de asegurar el correcto desempeño de los distintos procesos definidos y velar por la transparencia del Proceso de Compras Públicas.

G. Los Compradores y Organismos del estado que usen Chileproveedores, dan por conocidos y aceptados los términos. Los usuarios de las entidades licitantes deberán acreditar sus competencias técnicas ante la Dirección para operar en el Sistema de Información, en la forma y plazos que ésta establezca en las Políticas y Condiciones de Uso del Sistema de Información y Contratación Electrónica. A todo aquel usuario que no apruebe el proceso de acreditación de competencias, la Dirección de Compras podrá bloquearle su clave de acceso al sistema de información hasta que obtenga la certificación respectiva. Los usuarios sujetos a la obligación a que se refiere el inciso anterior serán los usuarios de las instituciones que cuenten con clave de acceso al sistema de compras públicas en alguno de los perfiles enunciados, las autoridades, jefaturas y funcionarios responsables de las unidades de adquisición o abastecimiento del respectivo Servicio, o de aquellas unidades a las que se haya conferido que participen del proceso de compra y que no poseen clave de acceso al sistema de información. Tales competencias técnicas estarán referidas a los distintos perfiles de dichos usuarios y comprenderán materias relacionadas con gestión de abastecimiento, uso del portal, aplicación de la normativa y conceptos de ética y probidad.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Las Entidades, para los efectos de utilizar el Sistema de información, deberán elaborar un Manual de Procedimientos de Adquisiciones según las instrucciones que imparta la Dirección, y el que a lo menos deberá contener las siguientes materias: Planificación de Compras, Selección de Procedimientos de Compra, Formulación de Bases y Términos de Referencia, Criterios y Mecanismos de Evaluación, Gestión de Contratos y de Proveedores, Recepción de Bienes y Servicios, Procedimientos de Pago, Política de

www.iplacex.cl 31

Inventarios, Uso del sistema www.chilecompra.cl, Autorizaciones que se requieran para las distintas etapas del Proceso de Compra, Organigrama de la Entidad y de las Áreas que intervienen en los mismos, con sus respectivos niveles y flujos. Dicho Manual deberá publicarse en el Sistema de Información y formará parte de los antecedentes que regulan los Procesos de Compra del organismo que lo elabora. VÍNCULOS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN La Dirección de Compras y Contratación Pública enviará por la vía o medios que estime adecuados, a cada organismo de la Administración del Estado dependiente y relacionado con el Gobierno Central, un vínculo electrónico (URL) para que éste lo integre en su portal web institucional y de este modo refleje públicamente todas las compras y contrataciones que se realizan a través del sistema ChileCompra”. CONDICIONES DE USO PARA LA APLICACIÓN DE LA LEY N° 20.285 La ley N° 20.285, sobre Acceso a la Información Pública, regula el principio de transparencia de la función pública, el derecho de acceso a la información de los órganos de la Administración del Estado, los procedimientos para el ejercicio del derecho y para su amparo, y las excepciones a la publicidad de la información. Tratándose la Dirección de Compras de un organismo público, que de acuerdo a la ley N° 19.886 es responsable de la mantención del Sistema de Información, resulta necesario precisar la forma en que se da cumplimiento a las obligaciones que tiene la Dirección como organismo que forma parte de la Administración el Estado, como aquellas que derivan de su obligación de mantener disponibles vínculos para que las Entidades se conecten a través de sus medios electrónicos institucionales al portal de compras públicas www.mercadopublico.cl y a través del cual se accede a aquella información que de acuerdo al artículo 7, letra e), del referido cuerpo legal, deben publicar los organismos públicos. Los siguientes párrafos regulan el acceso a la información que de acuerdo a los términos de la ley 20.285, se consagra como derecho para todas las personas, en lo que se refiere a los aspectos denominados por dicha ley como de transparencia activa.

www.iplacex.cl 32

Transparencia Activa Las materias enumeradas en el artículo 7 letra e) de la ley 20.285 están publicadas en el portal www.mercadopublico.cl, al cual podrá accederse a través del banner Gobierno Transparente de cada entidad pública. Los requisitos y condiciones técnicas para poder acceder a dicha información serán los mismos que se establecieron en su oportunidad para las Políticas y Condiciones de Uso del sistema www.chilecompra.cl, en el párrafo correspondiente a “Disponibilidad”, las que se dan por expresamente reproducidas. A tal efecto, la Dirección de Compras ha dispuesto los enlaces necesarios para que los organismos públicos se conecten directamente a través de sus sitios web al buscador avanzado del sistema de información. Este buscador avanzado entrega información de las contrataciones y adquisiciones efectuadas por cada entidad licitante, entregando distintos parámetros de búsqueda a ser seleccionados por el requirente de la información. En el sitio www.mercadopublico.cl se publican aquellas contrataciones para el suministro de bienes muebles, para la prestación de servicios, para la ejecución de acciones de apoyo y para la ejecución de obras, y las contrataciones de estudios, asesorías y consultorías relacionadas con proyectos de inversión que las Entidades efectivamente hayan efectuado a través de www.mercadopublico.cl. La obligación establecida por el artículo 7 letra e) de la ley 20.285 y su Reglamento, se refiere a las reproducciones fieles de los contratos y sus modificaciones, así como también las órdenes de compra en las adquisiciones ya señaladas, que deben publicar las Entidades contratantes, con indicación de los contratistas e identificación de los socios y accionistas principales de las sociedades o empresas prestadoras, en su caso. Es, por tanto, responsabilidad de cada Entidad publicar en el Sistema la información exigida por la ley, sólo así el portal de compras públicas podrá dar cuenta del cumplimiento de tal obligación. Así, no compete a esta Dirección la omisión de uno o más documentos que de acuerdo a la ley, debieron haber sido publicados por dichas entidades, como asimismo, la completitud o juridicidad de los mismos Para conocer a la información basta con acceder al vínculo al portal de compras públicas que cada entidad sujeta a la ley N° 19.886 debe disponer en sus propios sitios web. Es responsabilidad de cada Entidad el correcto direccionamiento desde sus sitios web, en términos de que permita al usuario acceder a los buscadores que www.mercadopublico.cl ha definido.

www.iplacex.cl 33

Para efectos de acceder a la información disponible en www.mercadopublico.cl, en caso de que el solicitante conozca la ID del proceso de compra, sólo bastará con digitarlo en el campo correspondiente. En caso contrario, debe buscarse usando algunos de los parámetros que el Sistema reconoce, esto es, organismo, rubro, proveedor, nombre de la adquisición o fechas. Esta Dirección no se encuentra obligada a procesar información, para fines de estadística, de estudio u otro, por lo que aquellas solicitudes que se refieran a información que se encuentra disponible en www.mercadopublico.cl, serán reconducidas a dicho sitio web. Para mayor información sobre la forma como acceder a la información que se encuentra disponible en www.mercadopublico.cl, consulte el manual de acceso que se encuentra disponible en www.chilecompra.cl. Es responsabilidad exclusiva de cada Entidad la publicación de todos los antecedentes que en su oportunidad se hayan generado en el respectivo proceso de compras. Con todo, se deja constancia que la información relativa a la identificación de los socios y accionistas principales de las sociedades o empresas prestadoras, se publica solo en la medida que quienes resulten adjudicados se hayan inscrito en el Registro Nacional de Proveedores. Será por tanto, obligación de cada Entidad licitante el adoptar las medidas conducentes a exigir dicha inscripción en las respectivas bases, o bien, aportar los antecedentes necesarios para el cumplimiento de la norma en el respectivo proceso de compras. Tratándose de los procesos licitatorios efectuados en la plataforma www.mercadopublico.cl, se podrá acceder, además de los antecedentes exigidos por la ley 20.285, a todo otro documento publicado bajo el ID respectivo por la entidad licitante. La información relativa a ofertas técnicas de proveedores que hayan participado en procesos de compra no se encuentra publicada, por lo que si ella es requerida deberá solicitarse a la entidad que efectuó el llamado dichos antecedentes.

www.iplacex.cl 34

Conclusión Determinada la necesidad de un producto o servicio, la lógica señala que se debe comprar o contratar, según sea el caso. En lo que respecta al Servicio Público y los organismos que lo componen, la utilización de las distintas aplicaciones de ChileCompra, les permiten realizar de manera correcta y enmarcada en la ley, cada compra que requieran. El conocimiento de la aplicación, de lo que esta puede apoyar, prestar y su potencial es fundamental en el que hacer de cada unidad u organismo; puesto que más que saber que ventana usar, o que botón presionar; saber el núcleo o corazón de la aplicación hará que la gestión de compras de la administración pública sea óptima. Todo lo anterior, generará en definitiva a cada organismo que lo utilice, eficiencia en el uso del tiempo y recursos, eficacia en la gestión, transparencia en los procesos de compra o contratación y confianza en el funcionamiento del sistema y los resultados que de él se obtengan. Asimismo, desde la perspectiva del proveedor de insumos o servicios, al utilizar la misma plataforma, como usuario, implicará que tendrá un proceso de licitación totalmente eficiente, transparente y enmarcado dentro de las leyes vigentes.

www.iplacex.cl 35

Bibliografía Staff Dirección Chile Compra. (2010). -. Enero 2015, de ChileCompra Sitio web: http://www.chilecompra.cl/index.php?option=com_content&view=article&id=94&Itemid=562 -. (-). -. Enero 2016, de Biblioteca del Congreso Nacional Sitio web: http://www.leychile.cl/Consulta (esta página se utilizó para rescatar texto de n°19886) Sabina Barone Rodríguez. (2006). DIRECCION DE COMPRAS Y CONTRATACION PÚBLICA. Enero 2016, de Observatorio Internacional de Gobierno Electrónico Sitio web: http://www.egobs.org/documentos/Chile%20compra.pdf

www.iplacex.cl 36

www.iplacex.cl

ADMINISTRACION DE PROCESOS Y Y

CONTRATOS PUBLICOS UNIDAD Nº III

Operativa en la Gestión de Contratos Públicos

www.iplacex.cl 2

Introducción

A los organismos de la administración del Estado les corresponde ejercer la actividad ejecutiva y administrativa en el marco de sus respectivas competencias, estos organismos son el medio a través del cual el Estado procura los objetivos que se plantea. En ese sentido, están al servicio del ciudadano y su finalidad es la de promover el bien común atendiendo las necesidades públicas en forma continua y permanente, fomentando el desarrollo del país a través del ejercicio de las atribuciones que le confiere la Constitución y la ley. El medio para realizar ese quehacer son las plataformas integradas de ChileCompra a través de las cuales generan eficiencia y eficacia en el uso del tiempo, recursos y gestión general de la administración, transparencia en los procesos y confianza en el funcionamiento del sistema y los resultados que de él se obtengan.

SEMANA 5

www.iplacex.cl 3

Ideas Fuerza

Principios rectores básicos importantes en los procesos de compras son la libre concurrencia al llamado de licitación, igualdad ante las bases de licitación, no discriminación arbitraria, sujeción a las bases de licitación, transparencia, publicidad y probidad. Marco legal a todo proceso lo dan los cuerpos legales de la ley de compras y su reglamento. Las compras excluidas son las señaladas en el artículo 53 del reglamento, tales como las inferiores a 3 UTM, las con cargo a recursos para operaciones menores (caja chica), pagos de gastos comunes o consumos básicos. Todos pueden contratar con el estado, salvo los que estén inhabilitados según artículo 4 de ley de compras. Se pueden realizar compras vía convenio marco, licitación pública, licitación privada o trato directo; siendo la regla general la licitación pública. La ventaja de uno sobre otro estará dado por el fin, tamaño y rapidez de obtención del producto adquirido en el proceso de compra. Todas las compras, independiente de la vía que se utilice para realizarlas, tienen “pasos” obligatorios y requisitos que deben acatarse, los que están dados por la ley y su reglamento.

www.iplacex.cl 4

PROCESOS Y

OPERACIONALIZACION DEL

SISTEMA DE COMPRAS

PÚBLICAS

(Texto base seminario ChileCompra)

Normas que regulan las compras públicas Además de las ya estudiadas Ley de Compras y su reglamento; también las regula la Constitución, Ley N°18.575, artículo N°9 y Ley N°19.880 Bases de Procedimientos Administrativos.

COMPRAS PÚBLICAS

Ley N° 19.886

Términos u condiciones

de Uso

Dictámenes de la

Contraloría

DS N° 250/2004

Reglamento

Auto acordados del Tribunal

www.iplacex.cl 5

Dichos cuerpos legales, afecta a todas las instituciones públicas, exceptuando las empresas publica

FUERZAS ARMADAS Y DE ORDEN

UNIVERSIDADES PUBLICAS

GOBIERNO CENTRAL

MUNICIPIOS

SERVICIOS PÚBLICOS Y HOSPITALES

www.iplacex.cl 6

PRINCIPIOS RECTORES

Libre concurrencia al llamado

Los contratos administrativos se celebrarán previa propuesta pública, en conformidad a la ley. El procedimiento concursal se rige por los principios de libre concurrencia de los oferentes al llamado administrativo y de igualdad ante las bases que rigen el contrato. La licitación privada procederá, en su caso, previa resolución fundada que así lo disponga, salvo que por la naturaleza de la negociación corresponda acudir al trato directo. Lo infringen: a. Las prórrogas automáticas de contrato, cuyos montos excedan las 1000 UTM, a menos que existan motivos fundados para establecer dichas cláusulas y así se hubiese señalado en las Bases. (Art. 12 Reglamento) b. Las garantías desproporcionadas c. Las inhabilidades no incluidas en art. 4° Ley N° 19.886 d. Exigir experiencia para participar en licitaciones e. Invalidar actos por errores no esenciales en ofertas.

Igualdad ante Besas y no discriminación arbitraria

El Artículo 20 del reglamento de Ley de Compras, señala que las Bases de licitación deberán establecer las condiciones que permitan alcanzar la

www.iplacex.cl 7

combinación más ventajosa entre todos los beneficios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos asociados, presentes y futuros. Estas condiciones no podrán afectar el trato igualitario que las entidades deben dar a todos los oferentes, ni establecer diferencias arbitrarias entre éstos, como asimismo, deberán proporcionar la máxima información a los proveedores, contemplar tiempos oportunos para todas las etapas de la licitación y evitarán hacer exigencias meramente formales, como, por ejemplo, requerir al momento de la presentación de ofertas documentos administrativos, o antecedentes que pudiesen encontrarse en el Registro de Proveedores, en el caso de los oferentes inscritos.

Sujeción estricta a las Bases

El Artículo 10 de la Ley de Compras, señala que el contrato se adjudicará mediante resolución fundada de la autoridad competente, comunicada al proponente. El adjudicatario será aquel que, en su conjunto, haga la propuesta más ventajosa, teniendo en cuenta las condiciones que se hayan establecido en las bases respectivas y los criterios de evaluación que señale el reglamento. Los procedimientos de licitación se realizarán con estricta sujeción, de los participantes y de la entidad licitante, a las bases administrativas y técnicas que la regulen. Las bases serán siempre aprobadas previamente por la autoridad competente. El reglamento determinará las características que deberán reunir las bases de las licitaciones.

No formalización

www.iplacex.cl 8

El artículo 13 de la ley de bases y procedimientos administrativos (N°19.880), señala que el principio de la no formalización. El procedimiento debe desarrollarse con sencillez y eficacia, de modo que las formalidades que se exijan sean aquéllas indispensables para dejar constancia indubitada de lo actuado y evitar perjuicios a los particulares.

Transparencia y Publicidad

El artículo 18 de la ley de compras (N°19886) señala que los organismos públicos regidos por esta ley deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras a que alude la presente ley, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación (ChileCompra) Asimismo, los organismos públicos regidos por esta ley no podrán adjudicar contratos cuyas ofertas no hayan sido recibidas a través de los sistemas electrónicos o digitales establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública. No obstante, el reglamento determinará los casos en los cuales es posible desarrollar procesos de adquisición y contratación sin utilizar los referidos sistemas. Por su parte el artículo 7 de la ley sobre acceso a la información (N°20285) señala que los órganos de la Administración del Estado señalados en el artículo 2°, deberán mantener a disposición permanente del público, a través de sus sitios electrónicos, los antecedentes actualizados, al menos, una vez al mes; en el particular, información relacionada con las contrataciones para el suministro de bienes muebles, para la prestación de servicios, para la ejecución de acciones de apoyo y para la ejecución de obras, y las contrataciones de estudios, asesorías y consultorías relacionadas con proyectos de inversión, con indicación de los contratistas e identificación de los socios y accionistas principales de las sociedades o empresas prestadoras, en su caso.

www.iplacex.cl 9

Probidad

De acuerdo a lo que se señala en artículo 52, inciso 2° de Ley General de Bases de la Administración, (N°18.575), probidad consiste en observar una conducta funcionaria intachable y un desempeño honesto y leal de la función o cargo, con preeminencia del interés general sobre el particular.” Lo infringe: a. La omisión o elusión de la propuesta pública (art. 62 N° 7, Ley N° 18.575) b. La contravención del deber de eficiencia, eficacia y legalidad con grave entorpecimiento del Servicio o derechos ciudadanos ante Administración (art. 62 N° 8, Ley N° 18.575

ASPECTOS COMUNES Y DESTACADOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Las Entidades no podrán suscribir Contratos de Suministro y Servicio que contengan cláusulas de renovación automáticas u opciones de renovación para alguna de las partes, cuyos montos excedan las UTM 1.000, a menos que existan motivos fundados para establecer dichas cláusulas y así se hubiese señalado en las Bases (Art. 12 del Reglamento). La Administración no podrá fragmentar sus contrataciones con el propósito de variar el procedimiento de contratación (Art. 13 del Reglamento).

Inhabilidades para contratar con el Estado (art.4 ley de compras)

Podrán contratar las personas naturales o jurídicas, chilenas o extranjeras, que acrediten idoneidad financiera o técnica conforme lo disponga el Reglamento;

Se excluye a quienes al momento de presentar la oferta hayan sido condenados por prácticas antisindicales o infracción a los derechos fundamentales del trabajador, dentro de los anteriores 2 años;

www.iplacex.cl 10

En caso de registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones con trabajadores actuales o en los últimos dos años, los primeros estados de pago deberán ser destinados a pagar tales obligaciones.(incumplimiento es causal para poner término al contrato)

Prohibido contratar a funcionarios directivos de la misma empresa, ni con personas unidas a ellos por vínculos de parentesco, ni con sociedades de personas que éstos formen parte, ni anónimas cerradas en que sean accionistas, ni abiertas en que tengan el 10% o más de capital, ni con gerentes, administradores, representantes o directores de cualquiera de las sociedades antes indicadas.

SANCION:

Nulidad del contrato e infracción al principio de probidad

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS NORMALES CONVENIO MARCO Es una modalidad de adquisición en la cual se establecen precios y condiciones de compra para bienes y servicios. Tales bienes y servicios se disponen en un catálogo electrónico mediante el cual los organismos públicos acceden directamente, pudiendo emitir órdenes de compras a los proveedores licitados. Ventajas del Convenio Marco

Precios y condiciones ofrecidas y adjudicadas mediante licitación pública.

Facilita el proceso de compra.

El ahorro trasciende la gestión y no solo en el precio.

www.iplacex.cl 11

-

1

Definición de requerimiento

2

Seleccion del mecanismo de

compra

3

Llamado y recepción de

ofertas

4

Evaluación de ofertas

5

Adjudicación de oferta

6

Recepción de producto o

servicio

7

Seguimiento y monitoreo de

compra

AHORRO TRASCIENDE PRECIO - FACILIDAD DE COMPRA

Convenio

Marco, salta

de paso 2 a 6,

ahorro de

etapas

Plazo máx. 2

días

Licitación

Pública o

Privada

Pasos 1 a 7

Plazo

promedio 15

días

www.iplacex.cl 12

Como comprar en Convenio Marco Si los productos o servicios están listados en Convenio Marco, los pasos para su adquisición son:

¿Puede un proveedor rechazar órdenes de compras? Los proveedores adjudicados no podrán rechazar las órdenes de compras válidamente emitidas, salvo:

Existencia de deuda vencida de la entidad u organismo que emite la orden de compra, con el proveedor destinatario de la misma.

Que el valor de la orden de compra recibida sea inferior al valor mínimo declarado por el oferente en su oferta.

Que la orden de compra no cumpla con las condiciones especiales definidas para cada Convenio Marco

No adjuntar a la orden de compra la “disponibilidad presupuestaria”

PASO 1

• DEFINICION REQUERIMIENTO

• Reunion con cliente interno, identificacion de la necesidad

• Identificacion del bien/servicios requerido

PASO 2

• BUSQUEDA DEL BIEN O SERVICIO

• "Vitrineo" en portal de tiendas electrónicas

• Obtension de cotizaciones

PASO 3

• COMPARACION (oblogatorio para gandes compras)

• Realice compración de cotizaciones a fin de obtener la mejor opción para el cliente interno

PASO 4

• ORDEN DE COMPRA

• Envio de orden de compra al proveedor seleccionado

PASO 5

• GESTION DE COMPRA

• Gestionar aceptacion de orden de compra

• Entrega del bien o realizacion del servicio contratado

www.iplacex.cl 13

LICITACIÓN PÚBLICA

Procedimiento administrativo de carácter concursal, mediante el cual la administración realiza un llamado público, convocando a los interesados, para que sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, entre las cuales se seleccionará y aceptará la más conveniente. Antecedentes Obligatorios para Licitaciones Públicas

Requisitos básicos: El artículo 22 del Reglamento de la Ley de Compras especifica: “Las bases deberán contener, en lenguaje claro y preciso, a los menos las materias siguientes:

1. Requisitos y condiciones que deben cumplir los oferentes para que sus ofertas sean aceptadas.

2. Especificaciones de los bienes y/o servicios que se requiere contratar 3. Etapas y plazos de licitación 4. Condición, plazo y modo en se comprometen el o los pagos 5. Lazo de entrega del bien o servicio adjudicado 6. Naturaleza y monto de las garantías que la entidad exige a los oferentes 7. Criterios objetivos que serán considerados para decidir la adjudicación 8. En las licitaciones entre 100 y 1000 UTM, definir si se requerirá la

suscripción de contrato o si se formalizará mediante la emisión de la orden de compra por el comprador y la aceptación por parte del proveedor, en conformidad con lo establecido en el artículo 63 del reglamento

9. Los medios para acreditar si el proveedor adjudicado registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones se seguridad social

10. Forma de designación de comisiones evaluadoras (compras sobre 1000 UTM y licitaciones complejas)

Garantías Las garantías en el proceso de compra se relacionan a la oferta y al contrato como tal, en ese sentido se tiene:

Garantía de Seriedad de Oferta (art.31 reglamento), señala, entre otros puntos, que si la compra es inferior a 1000 UTM, deberá evaluarse el riesgo involucrado. Podrá aceptarse boleta de garantía, vale vista, certificado de fianza, póliza de seguro o cualquier otra forma que asegure el pago de la garantía de manera rápida y expedita.

www.iplacex.cl 14

Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato (art.68 reglamento), señala que los montos de garantía serán entre 5% y 30% del valor total del contrato, salvo lo dispuesto en los artículos 42 y 69 del reglamento.

En el caso de contradicciones de prestación de servicios, se entenderá, sin necesidad de estipulación expresa, que las garantías constituidas para asegurar el fiel cumplimiento del contrato caucionen también el pago de las obligaciones laborales y sociales con los trabajadores de los contratantes. Se podrá solicitar garantía superior al 30%, cuando el precio de la oferta presentada sea menor al 50% del precio presentado por el oferente que le sigue. Se podrá adjudicar dicha oferta, solicitando ampliar la garantía hasta por la diferencia con el segundo mejor precio. Si la garantía solicitada supera el 30%, se requerirá Resolución Fundada, justificando la correspondencia entre lo adquirido y el riesgo en la entidad licitante.

Comisiones Evaluadoras De acuerdo a lo que señala el artículo 37 del Reglamento, en las licitaciones en que la evaluación de las ofertas reviste complejidad y en todas aquellas superiores a 1000UTM, deberán ser evaluadas por una comisión de al menos tres funcionarios públicos, internos o externos al organismo, de manera de garantizar la imparcialidad y competencia entre los oferentes. Excepcionalmente, y de manera fundad, podrán integrar la comisión personas ajenas a la administración, siempre que sea en número inferior a los funcionarios públicos que la integran. La entidad licitante podrá proveer a la comisión evaluadora de la asesoría de expertos de reconocido prestigio en las materias técnicas a revisar en los procesos de licitación. La integración de la comisión evaluadora se publicará en el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública.

Contactos durante el proceso de Licitación La entidad licitante deberá dar respuesta a las preguntas a través del Sistema de Información dentro del plazo establecido en las bases. Las preguntas formuladas por los proveedores deberán efectuarse a través del sistema de Información, salvo que en las bases se permita aclaraciones en soporte de papel, no pudiendo los proveedores contactarse en ninguna otra

www.iplacex.cl 15

forma con la entidad licitante o sus funcionarios, por la licitación, durante el curso del proceso. La entidad u organismo licitante no podrá tener contactos con los oferentes, salvo a través del mecanismo de aclaraciones, las visitas a terreno establecidas en las bases y otro contacto especifico en las bases. Durante el periodo de evaluación, los oferentes solo podrán mantener contacto con la entidad licitante tales como aclaraciones, entrevistas, visitas a terreno, presentaciones, exposiciones, entrega de muestras o pruebas que ésta pudiese necesitar y que hubiesen sido previstas en las bases, quedando prohibido cualquier otro tipo de contacto.

Adjudicación y notificación Los organismos licitantes deberán publicar oportunamente en el sistema de información los resultados de los procesos de licitación o contratación. Asimismo, deberán publicar la resolución fundada que declare inadmisibilidad y / o declaración desierto del proceso. Cuando la adjudicación no se realice dentro del plazo indicado en las bases, deberá informar las razones que justifican el incumplimiento La entidad deberá publicar la mayor información posible, respecto del proceso de evaluación e indicar el mecanismo para resolución de consultas de la adjudicación. No podrá adjudicar a una oferta que no cumpla con las condiciones y requisitos establecidos en las bases. Antecedentes Optativos para una Licitación Publica De acuerdo al artículo 23 del reglamento de compras, las bases podrán contener las siguientes materias:

Prohibición de subcontratar y su alcance

Puntajes o ponderaciones que se asignarán a los oferentes derivados del cumplimiento de normas medioambientales

Cualquier otra materia que no contradiga las disposiciones de la Ley de Compras.

www.iplacex.cl 16

Plazos de la Licitación Pública

Licitaciones ≤ 1000 UTM; mínimo 5 días

100 UTM < Licitaciones > 1000UTM; mínimo 10 días

Licitaciones ≥ 1000UTM; mínimo 20 días.

Los plazos se consideran en días corridos

Algunos plazos mínimos pueden ser reducidos a la mitad en el evento que se trate de bienes o servicios de simple y objetiva especificación, y que conlleve razonablemente un esfuerzo menor en la preparación de las ofertas

En el caso de las licitaciones iguales o inferiores a 100UTM el plazo mínimo que debe mediar entre la publicación de bases y la recepción de las ofertas será de 5 días corridos.

Fecha de adjudicación, esta debe ser especificada en las bases, en caso que no se incorpore a ellas, y no se cumple con la fecha de adjudicación, se debe “subir” a la plataforma de información la resolución que modifica las bases de licitación antes de adjudicar.

Criterios de Evaluación de Licitaciones Públicas Según el artículo 37 del reglamento de compras, la evaluación de las ofertas se realizará a través de un análisis económico y técnico del costo-beneficio presente y futuro del bien o servicio ofrecido, en cada una de las ofertas recibidas.

NO SOLO SE DEBE ADJUDICAR POR PRECIO, SE DEBE EVALUAR EN TERMINOS MACRO CADA OFERTA QUE SE RECIBA

Las entidades licitantes considerarán criterios técnicos y económicos para la evaluación, de modo de evaluar objetivamente cada oferta recibida. Para garantizar transparencia, se debe declarar en las bases como se evaluará, detallando las ponderaciones, factores a considerar, criterios, considerando todos los mecanismos de asignación de puntajes para cada uno de ellos. En el caso de servicios habituales, las bases deberán contemplar como criterio técnico las condiciones de empleo y remuneración.

www.iplacex.cl 17

Importancia de los criterios de evaluación

Porque de su aplicación se obtendrá la oferta adjudicada

Permite realizar de manera transparente un proceso de adjudicación

Destaca los atributos o características del bien o servicio a adquirir, orientando al proveedor en relación a la importancia que la institución otorga a determinado criterio

Cualquiera que sea el criterio de evaluación a utilizar, debe ser atingente a las características de los bienes o servicios licitados y con los requerimientos del organismo licitante. Tipos de Criterios utilizados

Precio Plazo de entrega

Calidad Técnica Experiencia en el rubro

MAS UTILIZADOS

www.iplacex.cl 18

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS EXCEPCIONALES LICITACION PRIVADA Es un procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la administración invita a determinadas personas o empresas que sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas de entre las cuales se seleccionará y aceptara la más conveniente. Marco Legal

Al ser la licitación pública la regla general, las causales de propuesta privada o trato directo son taxativas y de derecho estricto y por ende deben constar en el acto administrativo que aprueba el convenio respectivo y acreditar su concurrencia.

No basta para los fines de justificar un trato directo la sola referencia a las disposiciones legales reglamentarias que contienen la causal que fundamenta dicha modalidad de contratación como tampoco la sola alusión a razones de índole interno de funcionamiento del servicio.

OTROS CRITERIOS DE EVALUACION

Metodologia de trabajo

Asistencia técnica o soporte

Servicios pre y post venta

Recargos por flete

Compota-miento

contractual

anterior

Criterios Sustenta-

bles

www.iplacex.cl 19

Una adquisición mediante licitación privada requiere: o La resolución que autoriza este procedimiento en donde se

fundamenta la causal que justifica este mecanismo excepcional. o Las bases de licitación, en este caso es importante recordar que

cuando el fundamento es que no se presentaron oferentes a la licitación origina, no se pueden modificar las bases utilizadas previamente en la licitación pública.

o El procedimiento de adquisición mediante licitación privada está regulado por los artículos 44 a 47 del reglamento de compras.

TRATO DIRECTO Contratación realizada a un solo proveedor, previa resolución fundada o decreto alcaldicio, solicitando un mínimo de tres cotizaciones, salvo las causales de las letras c, d, f y g del artículo 8 de la Ley de compras (art.10 reglamento). Marco Legal

La adquisición mediante trato directo requiere de la resolución que autoriza el procedimiento, donde se fundamenta la causal que lo justifica.

Solo se podrá omitir la resolución cuando el trato directo invoque causal de letra f del artículo 8 de la Ley de compras, la que señala “si se trata de servicios de naturaleza confidencial o cuya difusión puede afectar la seguridad nacional o el interés nacional, los que serán determinados por decreto supremo”.

www.iplacex.cl 20

RECUERDE QUE:

La licitación privada y el trato directo son mecanismos excepcionales de compra, por lo tanto la regla general de las adquisiciones se deben realizar a través del catálogo electrónico de compras o bien mediante licitación pública Si realiza adquisiciones mediante trato directo, no se debe omitir la resolución, la cual debe estar debidamente fundamentada Hay tratos directo que requieren a lo menos 3 cotizaciones, con excepción de los casos contenidos en los números 3, 4, 6 y 7 del artículo 51 del reglamento. Dichas cotizaciones se deben adjuntar a la compra definitiva. La entidad licitante deberá publicar en el sistema de información la resolución fundada que autoriza que proceda trato directo o contratación directa, especificando el bien y/o servicio contratado y la identificación del proveedor con quien se contrata, a más tardar dentro del plazo de 24 horas desde la dictación de la resolución, a menos que el trato o contratación directa sea consecuencia del caso establecido en artículo 8 letra f de la ley de compras.

Procedimiento de compra Actos Administrativos

Resolución o

Decreto que

autoriza Bases

Bases de

Licitación

Adjudicación o

Deserción

Resolución o Decreto

que aprueba deserción

Ofertas

Envío de Orden

de compra

Aceptación de orden de

compra por el proveedor

Evaluación

Revocación

Resolución o Decreto de

adjudicación o deserción

Resolución o Decreto que

aprueba firma de contrato

y autoriza envío de OC

Firma de contrato

www.iplacex.cl 21

Conclusión

La operacionalización del sistema de compras públicas es en definitiva “la receta” de cómo hacer, qué hacer y no hacer para la compra de insumos y servicios que son necesarios en cada uno de los organismos que conforman la administración pública. La regla general está dada por las licitaciones públicas, las que deben si o si llevarse a cabo de acuerdo al procedimiento y al marco que otorga la ley de compras y su reglamento. Excepciones, como en todo orden de cosas, las hay; pero estas deben estar totalmente fundadas para realizarse, dado que de no estar dichas condiciones, no solo se trasgrede la ley de compras, sino la ley de transparencia y probidad. En cuanto al marco legal, este no solo está dado por la Ley de Compras (N°19886) y su reglamento, sino que por el conjunto de leyes que rigen el actuar de la administración pública, siendo la madre de ellas la Constitución, carta fundamental de todo actuar y que rige tanto a lo público como lo privado.

www.iplacex.cl 22

Bibliografía Yeremenko Rojas Cataldo. (-). Procesos Sistema de Compras Públicas. Enero 2016, de Dirección ChileCompra Sitio web: http://www.achm.cl/eventos/seminarios/html/documentos/2013/XL_ESCUELA_DE_CAPACITACION_CHILE/FINANZAS/PPT01.pdf

Enero 2016, de Biblioteca del Congreso Nacional Sitio web: http://www.leychile.cl/Consulta (esta página se utilizó para rescatar texto de n°19886)

Natalia Muñoz Chiu. (-). Contratación Administrativa. Enero 2016, de Consejo Defensa del Estado Sitio web: http://www.cde.cl/wps/wcm/connect/da207097-6515-4ee5-a2dd-16a6ea40182f/2.pdf?MOD=AJPERES

www.iplacex.cl 23

www.iplacex.cl

ADMINISTRACION DE PROCESOS Y Y

CONTRATOS PUBLICOS UNIDAD Nº III

Operativa en la Gestión de Contratos Públicos

www.iplacex.cl 2

Introducción

Entendiendo que la administración pública, es la encargada del manejo de los recursos del estado; debe gestionar que dichos recursos sean correctamente utilizados y aplicados. La gestión como tal no solo implica la aplicación de un procedimiento estándar a cada repartición pública, sino también los particulares de cada una de ellas, lo que generará o tenderá a la eficiencia y eficacia corporativa. La adecuada aplicación de la gestión y el correcto uso de la “receta” para todos los procedimientos y en especial para el proceso de compras o contratación de servicios, debe implicar que cada colaborador público, que es la cara visible del estado, sea comprometido en la gestión de mostrar un estado más accesible y transparente. Internalizado el cómo comprar y como realizarlo, lo que se debe interiorizar de la misma forma el proceso y el flujo de información y acciones que se realizan a fin de tener los insumos necesarios para las funciones a desarrollar en cada repartición pública; así mismo, el saber que implica y en que influyen tanto en la decisión del requerimiento como en la decisión final de realizar la compra. Esta última semana, se tratará del flujo de la información para realizar las compras, se trata la “receta” de comprar, desde el requerimiento hasta el pago.

SEMANA 6

www.iplacex.cl 3

Ideas Fuerza

Los objetivos del procedimiento de compras son definir y describir los procesos intrínsecos de las compras, definir las funciones que se efectúan y aplicar criterios comunes a todas las compras de los organismos del Estado, generando con ello eficiencia y eficacia en cada institución.

Las bases son documentos aprobados por el Director General que contienen de manera general y/o particular los aspectos administrativos, económicos y técnicos del bien o servicio a contratar y del proceso de compra.

Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicación.

Para contrataciones de baja complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores debe ser realizada por el Departamento de Administración, quien debe levantar la información de las ofertas, y aplicar a éstas los criterios de evaluación previamente definidos en las respectivas especificaciones técnicas, según corresponda. La Gestión de contratos significa definir las “reglas de negocio” entre la entidad compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento. Independiente del importe y tamaño de la compra, el procedimiento de pago a proveedores debe tener las aprobaciones pertinentes de acuerdo al monto comprometido. Con la ley de compras públicas, los funcionarios públicos cuentan con un marco normativo que los guía claramente en sus procesos de compras y contrataciones. Gracias a una mayor eficiencia en la gestión de abastecimiento y la incorporación de tecnologías de información, ahorran tiempo y pueden dedicarse a labores que agreguen valor a la gestión pública

La nueva Ley de Compras Públicas implica una serie de cambios en el mercado de las Compras Públicas cuyo tamaño abarca aproximadamente 10% del PIB (según datos de ChileCompra), lo que significa que cada 15 segundos hay una nueva oportunidad de negocio para las empresas del país. Los proveedores acudirán a un mercado abierto, transparente y competitivo con reglas claras que benefician particularmente a la pequeña y mediana empresa.

www.iplacex.cl 4

PROCEDIMIENTO DE

ADQUISICIONES CON EL

SECTOR PÚBLICO NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRA Sintetizando de manera clara y precisa, las normas que regulan todas las compras públicas, ya vistas anteriormente son:

Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones.

Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N°19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones.

DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

Resolución N°520, de 1996, de la Contraloría General de la República, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.

Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.

Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.

Ley de Probidad Nº 16.653.

Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma N° 19.799.

Políticas y condiciones de uso del Sistema ChileCompra, instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal ChileCompra.

Directivas de ChileCompra.

Resolución DG (E) Nº719 de fecha 15 de mayo de 2007 que aprueba Procedimiento de Adquisiciones

Jurisprudencia de la Contraloría General de la República.

www.iplacex.cl 5

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Definir y describir los procesos de compra de bienes o servicios para cubrir las necesidades de los organismos públicos, obteniendo las mejores condiciones de calidad, precio, financiamiento y oportunidad, asegurando las garantías, asistencia técnica y capacitación en el uso de los equipos y materiales cuando sea necesario, dentro de un marco de transparencia en el manejo de los recursos institucionales, el que debe alcanzar a toda la organización interna y a las empresas proveedoras de bienes y servicios para el Estado.

Definir las funciones a efectuar por los distintos estamentos que componen cada organismo público.

Aplicar criterios comunes a todas las compras de los organismos y tender a simplificar la ejecución de los procesos de compra, a fin de aumentar la eficiencia y eficacia de cada Institución.

ORGANIZACIÓN DEL ABASTECIMIENTO EN LOS ORGANISMOS PUBLICOS Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento

La adquisición y almacenamiento de suministros, repuestos y materiales en general para cada estamento de los organismos del Estado, efectuado centralizadamente por cada Departamento de Administración de dichos organismos, para efectos de coordinación con las Unidades Solicitantes, actúa a través del funcionario encargado de Adquisiciones y, para los efectos de recepción, almacenamiento y despacho, a través del funcionario encargado de Logística.

El proceso de adquisiciones que presta el Departamento de Administración abarca todos los tipos de bienes y servicios que requieren los organismos para su funcionamiento. Este comprende la adquisición, gestión y administración de materiales, repuestos, insumos, maquinarias, equipos y proyectos de inversión, además de la administración y operación de logística.

En términos generales, el Departamento de Administración es responsable de:

Recibir solicitudes de requerimientos de adquisiciones

Tramitar el visto bueno del punto de vista presupuestario

Elaborar bases administrativas y especificaciones técnicas según sea el caso

Solicitar resoluciones de autorización de publicación al Departamento Jurídico

Elaborar resoluciones de adjudicación para compras inferiores a 100 UTM

Elaborar órdenes de compra

www.iplacex.cl 6

Actuar como fiscalizador en el seguimiento de la entrega de bienes y servicios adquiridos.

Realizar la gestión de administración de contratos.

Proporcionar información al Departamento Jurídico en los casos de reclamos a través de portal Chilecompra o cuando este Departamento lo solicite.

DOCUMENTOS NECESARIOS PARA TODO PROCESO DE ADQUISICIÓN

Para llevar a cabo los procesos de compra de bienes y servicios, se debe considerar necesariamente, la siguiente documentación:

Cotizaciones homogéneas, originales y en soporte papel.

Para la adquisición de bienes o servicios se tomará en cuenta el valor total de éste a fin de realizar la clasificación correspondiente que derivará en el proceso de compra respectivo conforme lo establece la Ley Nº 19.886 y su reglamento.

Bases generales, especiales y técnicas de acuerdo al mecanismo de compra seleccionado.

Procedimientos e instructivos. ETAPAS DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN El proceso de adquisiciones es un conjunto de actividades que se relacionan con la compra y contratación y que comprenden desde la identificación de necesidades hasta el término de la vida útil del bien o servicios. Estas actividades pueden agruparse en 5 etapas que componen el proceso

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Planificación de las compras

Para lograr una mejor planificación de las compras referidas a material común y fungible, se debe considerar a lo menos las siguientes variables:

Definisión de requerimientos

Selección de mecanismo de

compra

Emisión de orden de compra

Seguimiento de recepción

Pago proveedor

www.iplacex.cl 7

Número de personas que componen la unidad

La cantidad de producto que ocupa cada persona

La frecuencia del uso del producto

La información histórica de consumo de bienes y servicios

Proyectos nuevos planificados durante el periodo a detallar

Estándares y protocolo de uso de material

Disponibilidad Presupuestaria Para el caso de material estratégico, se deben considerar las siguientes variables:

Consumos históricos

Stock de reserva

Disponibilidad Presupuestaria Para la contratación de servicios y proyectos, se deben considerar las siguientes variables:

Proyectos planificados a ejecutar en el período.

Carta Gantt de Proyectos

Cuantificación de Servicios de apoyo en función de Proyectos

Será el Departamento de Administración el encargado de realizar la adquisición de materiales fungibles:

Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual.

Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso contingente y excepcional.

Stock en bodega.

Estándares de uso

Unidades que comprometan en su gestión nuevos consumos, productos, etc.

Está información es relevante para la planificación correcta de los insumos a comprar el año siguiente.

El Departamento de Administración recopilará y analizará información para construir el plan de compras exploratorio del siguiente año, el cual será enviado a la Subdirección Administrativa.

El Subdirector Administrativo evaluará el contenido respecto a cantidades, montos y tiempos expuestos en el informe. En caso de disconformidad se devuelve al Departamento de Administración para generar modificaciones. Una vez pre-aprobado el Informe se envía al Director General para que apruebe documento final. Una vez aprobado se envía documento a la unidad que consolida el proceso de planificación de compras en la Institución, para adjuntarlo al anteproyecto institucional con las debidas fundamentaciones de

www.iplacex.cl 8

gasto e inversión de acuerdo a los formatos que la Dirección de Presupuestos genere cada año. Será el Departamento de Administración el encargado de ejecutar el plan de compras, basándose en la programación de compras realizada o, en la medida de que se presentan sus necesidades. El plan de compras podrá ser modificado cuando el organismo lo determine, lo cual podrá ser informado al Sistema en su oportunidad. Definición de requerimientos Corresponde a la primera etapa del proceso y comienza con la detección de necesidades y termina con la definición del producto o servicio que permitirá satisfacer esta necesidad. Es necesario tener en cuenta que la definición del requerimiento es una de las etapas más importantes del proceso en términos que, conforme éste se defina, marcará el éxito o fracaso de un proceso de adquisición. Para realizar esta definición es necesario conocer a fondo las necesidades que originan un proceso de compra. En esta etapa, la Unidad Solicitante deberá consultar directamente con el usuario sobre las características del bien o servicio que es preciso adquirir a fin de mejorar la gestión institucional, asesorarse por expertos en la materia según sea el caso, contactar a proveedores que puedan entregar el valor del requerimiento siempre en un marco de transparencia. En esta etapa la Unidad Solicitante deberá entregar los siguientes antecedentes mínimos para iniciar un proceso de adquisición:

Breve descripción del contexto en que se enmarca la compra, es decir, el objetivo de la solicitud. Esta descripción es de mucha utilidad para el Departamento de Administración ya que derivará en una correcta decisión en el proceso de adquisición.

Describir el producto o servicio que se desea comprar o contratar, señalando sus características claves, restricciones y criterios de evaluación relevantes.

Indicar las condiciones mínimas que será necesario cumplir para satisfacer la necesidad de los usuarios, como ejemplo, plazos de entrega, lugar de entrega, cantidades, medidas, etc. La Unidad Solicitante deberá entregar cotizaciones homogéneas entre sí, con el fin de que el Departamento de Administración pueda realizar la evaluación técnico-económica de la adquisición solicitada. Cabe señalar que el número de cotizaciones a

www.iplacex.cl 9

adjuntar tiene directa relación con el valor del bien o servicio. Por otro lado, existen antecedentes mínimos que deben contener las cotizaciones:

Número de cotizaciones a presentar:

Adquisición menor a 3 UTM: Obligatorio adjuntar 3 cotizaciones.

Adquisición mayor a 3 UTM: Una cotización que contenga las especificaciones detalladas y completas del bien o servicio requerido.

Contenido mínimo de las cotizaciones

Obligatorios: o Identificación de la empresa: Razón Social, Nombre de fantasía,

Rut, Indicar si está o no inscrito en Chilecompras, nombre de contacto, teléfono del contacto, correo electrónico.

o Descripción del bien o servicio ofrecido, cuando se trate de más de una cotización cabe hacer presente que éstas deberán ser homogéneas entre sí (igual producto en cuanto a marca y características en general)

o Valor de la oferta indicando: Monto neto, valor de impuesto, total con impuesto incluido

o Especificación de documento de cobranza (factura, factura exenta, boleta de honorarios, etc)

No obligatorios: o Garantías o Tiempo de entrega a partir de la emisión de orden de compra

Autorización de la Adquisición El Jefe del Departamento de Administración deberá evaluar técnica y económicamente el requerimiento presentado por la Unidad Solicitante. Para la evaluación técnica considerará la justificación presentada por la unidad solicitante y en para la evaluación económica deberá obtener la aprobación del Departamento de Finanzas. Selección del Procedimiento de Compra

El Departamento de Administración tiene la responsabilidad de definir el mecanismo de compra para cada necesidad o requerimiento de adquisición. En algunos casos de mayor complejidad, participa además el Departamento Jurídico para determinar la alternativa que asegure el mejor proceso de compra para cada caso cumpliendo con lo establecido en la Ley Nº19.886 de compras públicas y su reglamento.

www.iplacex.cl 10

Los procesos de compra pueden ser clasificados según diversos factores que pueden combinarse entre sí y que consideran aspectos como: monto de la compra, el presupuesto al que se imputa, la modalidad utilizada para requerir ofertas del mercado (licitación) y urgencia del requerimiento, etc.

El llamado variará de acuerdo al mecanismo de adquisición seleccionado, conforme a:

Mecanismo Documentos Requeridos Tiempo Publicación

(Plazos mínimos) Selección

Directa, para compras inferiores a 3 UTM

- 3 cotizaciones homogéneas No requiere

publicación en portal

Se selecciona a los proveedores conforme al monto del bien o servicio

- Justificación y descripción del bien o servicio requerido por parte de la unidad solicitante

Trato directo

- Mínimo una cotización

48 horas

Conforme a los criterios de evaluación que se establecen en las bases técnicas

- Justificación y descripción del bien o servicio requerido por parte de la unidad solicitante

- Bases técnicas

- Solicitud de resolución de autorización de publicación

- Resolución fundada

TIPOS DE ADQUISICIONES

Menores a 3 UTM

Catálogo electrónico - Convenio

Marco

Licitación pública

Licitación privada

Trato directo contratación

directa

www.iplacex.cl 11

Licitación Publica

- Mínimo una cotización

10 días corridos para contrataciones ente 100 y 1000 UTM y de 20 días corridos para iguales o superiores a 1000UTM

Conforme a los criterios de evaluación que se establecen en las bases administrativas especiales

- Justificación y descripción del bien o servicio requerido por parte de la unidad solicitante

- Bases administrativas especiales

- Bases técnicas

- Solicitud de resolución de autorización de publicación

- Resolución fundada

Licitación Privada

- Mínimo una cotización

10 días corridos para contrataciones ente

100 y 1000 UTM y de 20 días corridos para iguales o superiores a

1000UTM

Conforme a los criterios de evaluación que se establecen en las bases administrativas especiales

- Justificación y descripción del bien o servicio requerido por parte de la unidad solicitante

- Bases administrativas especiales y bases técnicas de procesos sin ofertas

- Solicitud de resolución de autorización de publicación

- Resolución fundada

Formulación de Bases y Términos de Referencia Para adquisiciones mayores a las 100 UTM serán confeccionadas Bases Administrativas y Bases o especificaciones Técnicas, para ello será la Subdirección Administrativa quien ordenará al Departamento de Administración elaborar dichas bases, entendiéndose que existe la aprobación del gasto presupuestario. Para adquisiciones menores a las 100 UTM serán confeccionadas sólo Bases o especificaciones Técnicas. Las bases son documentos aprobados por el Director General que contienen de manera general y/o particular los aspectos administrativos, económicos y técnicos del bien o servicio a contratar y del proceso de compra. Los contenidos mínimos para las bases administrativas son: a. Individualización del funcionario de la entidad licitante encargado del

proceso de compras y el medio de contacto. b. Las etapas y plazos de la licitación que incluye: Fecha y hora de

publicación, fecha y hora de inicio del proceso de consultas, fecha y hora de cierre del proceso de consultas, fecha de respuestas a las consultas, fecha y hora de cierre de la recepción de ofertas, fecha y hora del acto de

www.iplacex.cl 12

apertura de la oferta técnica, fecha y hora del acto de apertura de la oferta económica, fecha y hora de la entrega física de ofertas (si hubiese), fecha y hora de apertura física de ofertas (si hubiese), fecha de evaluación de las ofertas (estimada), fecha de adjudicación (estimada), fecha de firma del contrato (estimada), plazo de duración del contrato.

c. Los requisitos y condiciones de los oferentes para que las ofertas sean aceptadas, que considera toda la documentación y antecedentes que se estimen necesarios de los proveedores, tales como documentación que respalde la existencia jurídica/legal, informes comerciales, pago de impuestos y cotizaciones, certificaciones, permisos municipales, etc.

d. Naturaleza y montos de las garantías necesarias para asegurar la seriedad de la oferta y del contrato. Éstas son obligatorias cuando el monto a contratar es superior a 1.000 UTM. El monto de las garantías debe estar relacionado con los riesgos de la compra, evitando así colocar barreras muy altas que restrinjan el número de potenciales proveedores en los casos que no se justifique.

e. Los mecanismos de consultas y/o aclaraciones, señalando a quien deben remitirse las consultas y el mecanismo para ello.

f. Los criterios de evaluación son fundamentales y obligatorios así como el método que se usará para comparar las alternativas, lo que implica establecer indicadores para los aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se piensan calcular. Ello significa definir criterios de evaluación objetivos y, por ende, medibles. Asimismo, la Ley de Compras Públicas establece que se debe buscar la oferta más conveniente y no atender sólo al factor precio. Estos factores adicionales pueden ser: experiencia, calidad técnica, costos de operación y mantenimiento, plazo de entrega, servicios post venta, garantías, etc.

g. Los mecanismos de evaluación, señalando quienes evaluarán, es decir, si es una persona o una comisión evaluadora.

h. Los mecanismos de adjudicación, especificando la manera en que será notificado el proveedor que se adjudique la licitación.

i. La condición, el plazo o el modo en que se compromete el o los pagos del contrato, una vez recibidos conforme los bienes o servicios de que se trate.

j. Plazo de entrega del bien o servicio, señalando los periodos en que se requiere contar con el bien o servicio contratado.

k. El requerimiento de otras actividades como visitas en terreno, recepción de muestras u otras, señalando los aspectos relevantes como fecha, horarios, lugar, etc.

Los contenidos mínimos para las bases técnicas son: a. Especificaciones del producto o servicio, describiendo en forma muy clara y

detallada lo que se desea comprar o adquirir. b. Las restricciones tales como plazos, lugar de entrega, frecuencias y

cantidades del bien o servicios, certificaciones, etc.

www.iplacex.cl 13

Las condiciones deben ser expresadas en forma genérica. De ser necesario hacer referencia a marcas específicas, debe agregarse a la marca sugerida la frase “o equivalente” (inciso 2º del Nº 2 del Artículo 22 del reglamento). Las Bases podrán contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitación, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento. Una vez que éstas han sido confeccionadas, el Departamento de Administración solicita al Departamento Jurídico la aprobación de dichas bases mediante la confección de una resolución la que autorizará la publicación del llamado. Confeccionada la resolución por el Departamento Jurídico, será el Director General quien autorice en última instancia la publicación de este proceso de adquisición. Si se autoriza, se enviará copia de la resolución firmada más las bases al Departamento de Administración. Una vez publicado el proceso en portal ChileCompras, la comisión designada en las bases administrativas deberá dar respuestas a las consultas de los proveedores de acuerdo a los plazos establecidos, participar del proceso de apertura y posteriormente realizar, en conjunto, la evaluación de las propuestas a fin de presentar el informe final a la Directora General para la etapa de adjudicación. Una vez que se ha realizado la adjudicación, el Departamento de Administración deberá entregar al Departamento Jurídico todos los antecedentes de la licitación y del proveedor adjudicado a con el fin de elaborar el contrato. Una vez firmado el contrato será el Departamento de Administración responsable de la gestión del contrato. En cuanto a la recepción para los pagos establecidos, será responsabilidad de la Comisión Técnica establecida en las bases dar el visto bueno correspondiente.

Criterios y Mecanismos de Evaluación Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicación. Es obligatorio que todos los procesos de contratación cuenten con criterios de evaluación.

www.iplacex.cl 14

Los criterios de evaluación se pueden clasificar en: a) Criterios Económicos, por ejemplo, precio final del producto o servicio (que incluye valorización del servicio de mantenimiento). b) Criterios Técnicos, tales como: garantía post venta de los productos, experiencia del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad técnica de la solución propuesta, cobertura, etc. c) Criterios Administrativos, que tienen mayor relación con el cumplimiento de presentación de los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes, como por ejemplo: constitución de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la inspección del trabajo, declaraciones juradas o simples de diversa índole, boletas de garantía, entre otros. Estos elementos, en general, no tienen ponderación en la evaluación de la oferta sino que, más bien, se consideran requisitos de postulación, debido a que si alguno se omite, la oferta se considera incompleta. La aplicación de los criterios debe ser realizada únicamente en función de los parámetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o Especificaciones, según corresponda. Para determinar los Criterios Evaluación es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la contratación (qué se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables (variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos). Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en función de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de contratación. Las Variables a medir deben tener asociadas una Meta o estándar (Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos Tramos de Evaluación (Valoración de las diferencias en relación a la meta) y Método de medición. Cada proceso de evaluación debe constar de al menos dos criterios de evaluación. Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad Para contrataciones de baja complejidad, entendidas esta como aquellas que involucran bajos montos de dineros y que se relacionan con procesos de adquisición cotidianos como por ejemplo la adquisición de un seguro para un vehículo institucional, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores debe ser realizada por el Departamento de Administración, quien debe levantar la información de las ofertas, y aplicar a éstas los criterios de evaluación previamente definidos en las respectivas especificaciones técnicas, según corresponda.

www.iplacex.cl 15

Con la información de las ofertas recibidas, el Jefe del Departamento de Administración debe generar el cuadro comparativo de ofertas, documento que registra la información de los distintos parámetros a considerar en la evaluación de las ofertas. A partir del cuadro comparativo de ofertas, el Jefe de Departamento de Administración aplica los criterios de evaluación y genera el informe de evaluación, documento que registra el puntaje final obtenido por cada una de la ofertas en función de los Criterios de Evaluación, y que debe estar anexado a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación. Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad: En los casos de contrataciones de alta complejidad, entendidas estas como aquellas que involucran montos elevados de dinero, esto es superior a 100 UTM, que se realizan de manera esporádica y en situaciones específicas, y que tienen una importancia estratégica para la institución, como por ejemplo la adquisición de servicios de externalización de computadores e impresoras, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores será realizada por una comisión de evaluación, la cual se constituirá obligatoriamente en los llamados a licitación pública o privada según corresponda. La Comisión de Evaluación estará integrada generalmente por: • Jefe del Departamento de Administración • Jefe del Departamento de Finanzas La Dirección General podrá incorporar formalmente a la Comisión de Evaluación, a otros funcionarios que en razón de las características de la adquisición, sea recomendable su intervención. El Departamento de Administración entregará a cada uno de los integrantes de la Comisión de Evaluación la información completa de las ofertas recibidas, información con al que la Comisión de Evaluación procederá a iniciar su trabajo. La Comisión de Evaluación procederá a aplicar los Criterios de Evaluación y generar el Acta de Evaluación, documento que deja constancia, entre otros aspectos, de: • Los integrantes que participaron en el proceso de evaluación; • Las ofertas evaluadas; • Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que

fueron utilizados para la evaluación; • Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos

formales y las respuestas a dichas solicitudes;

www.iplacex.cl 16

• Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de las ofertas en función de los Criterios de Evaluación y la recomendación de adjudicación, deserción o declaración de inadmisibilidad y su justificación.

El resultado del trabajo realizado por la Comisión de Evaluación quedará registrado en una Acta de Evaluación firmada por todos los miembros de la comisión evaluadora y debe anexarse a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación. Adjudicación y Formalización Una vez que se han aplicado los criterios de evaluación, se realiza la adjudicación de la oferta más conveniente para la institución mediante un acto administrativo debidamente notificado al adjudicatario y demás oferentes. En ningún caso se pueden adjudicar ofertas cuando: • No cumplan las condiciones y requisitos establecidos en las bases. • El oferente se encuentre inhabilitado para establecer contrato con

entidades públicas. • Emanen de quien no tiene poder suficiente para efectuarla. Un proceso de compra se puede declarar desierto cuando no se presentan ofertas, o bien, cuando éstas no resulten convenientes para el interés de la Corporación (artículo 9º de la Ley 19.886). Fundamento de la decisión de compra Cada decisión de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de Evaluación según corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustándose a los criterios previamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, del resultado final del procesos y de la decisión final de la Institución, y que debe ser anexado a la Resolución que establece la decisión final del proceso. La Resolución que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el Informe o Acta de Evaluación, y establecer claramente las condiciones en las cuales se contratará con los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o parte del proceso.

www.iplacex.cl 17

Gestión de Proveedores y Contrato La Gestión de contratos significa definir las “reglas de negocio” entre la entidad compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento. Comprende la elaboración del contrato, su ejecución, la gestión de las entregas de los productos o servicios y la relación con los proveedores. Una visión integral incluye además la gestión post entrega (o post venta), la evaluación de los contratos, el registro y uso de la información generada en cada adquisición para planificar las compras y tomar mejores decisiones. El Departamento de Administración, llevará registro y actualización de todos los contratos vigentes de la Institución. Esto, de acuerdo a materias clasificadas de la siguiente manera: • Inmobiliarios (arriendos) • Telecomunicaciones (telefonía fija y móvil, Internet, entre otros) • Mantenimiento y Servicios Generales (aseo, vigilancia, • Mantenimiento de infraestructura, entre otros) • Mantenimiento y equipamiento • Servicios de Apoyo • Otros servicios Elaboración de contrato Una vez que se ha adjudicado un proceso de compra, éste requiere de un seguimiento a fin de verificar que se cumpla con todo lo ofrecido por parte del proveedor. Comprende la creación del documento, ejecución y gestión de las entregas de los productos o servicios y la relación con los proveedores para que la compra llegue a un buen término. La elaboración de contrato se relacionará con la complejidad del tipo de adquisición: Anexar contrato a www.chilecompra.cl: El contrato firmado por ambas partes es enviado por el Departamento Jurídico al Departamento de Administración, para que éste lo anexe en la ficha del proceso publicado en www.chilecompra.cl

www.iplacex.cl 18

Seguimiento de contrato: Será el Departamento de Administración la contraparte frente a los proveedores con los cuales la institución materialice una compra. Dentro de las funciones será velar por la entrega del bien y/o servicio en las condiciones establecidas en contrato, orden de compra y términos de referencia, según sea el caso.

Término de contrato: Será el Departamento de Administración el responsable de llevar registro actualizado de los vencimientos de contrato a fin de prever anticipadamente la supresión de bienes o servicios o generar un nuevo proceso de adquisición. Sin perjuicio de lo anterior y, dependiendo de lo pactado en los contratos correspondientes, la Corporación de Asistencia Judicial realizará evaluaciones de continuidad mínima cada dos años para lo cual empleará mecanismos de recolección de datos respecto al servicio directamente con la unidad receptora del bien o servicio. Recepción de Bienes y Servicios Se define como las actividades que se requieren para recibir, comprobar e informar la entrega de los Bienes y Servicios que se han requerido y adquirido. Para esto será la Unidad Solicitante la responsable de la recepción del bien o servicio contratado que también deberá verificar que los artículos entregados o los servicios proveídos corresponden a lo solicitado en la Orden de Compra o Contrato comunicando esta recepción a través del correspondiente formulario. Si existe conformidad, se debe elaborar un informe de recepción que debe enviarse al Departamento de Administración para que lo adjunte a la factura a fin de proceder al pago de ésta. Si no hay conformidad con los productos o servicios requeridos, se debe emitir un informe rechazándolo el cual también se envía al Departamento de Administración a fin de que se hagan los reclamos correspondientes al proveedor. Calificaciones al Proveedor La Unidad Solicitante, a través de la emisión de una Guía de Recepción (Ver Anexo Nº3), aportará los datos necesarios con el propósito de que el Departamento de Administración califique en www.chilecompra.cl al proveedor, a través de la opción correspondiente en el portal, de este modo, ante un

www.iplacex.cl 19

incumplimiento por parte del proveedor, ello quedará consignado en ChileCompras. Reclamos En caso de que se presente un reclamo relacionado a cualquiera de los procesos de adquisición, el Director General derivará dicho reclamo al Jefe de Departamento de Administración, quien, a su vez, deberá elaborar una respuesta y proporcionar todos los antecedentes del caso al Departamento Jurídico para la revisión de la respuesta por escrito la que será enviada al proveedor con copia a la Dirección de Compras y Contratación Pública. PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES Antecedentes Generales El procedimiento de pago a proveedores debe adecuarse a lo establecido en la CIRCULAR del Ministerio de Hacienda N ° 23 del 13 de Abril de 2006, la cual establece que los pagos deben ser realizados dentro de los 30 días desde la fecha de recepción de la factura. Descripción del Procedimiento 1. Recepción de Documentos: El encargado del registro contable de gastos

del área de finanzas debe recibir los documentos que respaldan los pagos, provenientes del Departamento de Administración.

2. Documentación de Respaldo: La documentación de respaldo para los pagos de proveedores debe ser presentada en original y es la siguiente: autorización u orden de pago, factura, guía de recepción conforme, guías de despacho (en caso que corresponda), notas de crédito (en caso que corresponda); notas de débito (en caso que corresponda), orden de compra, resoluciones suscritas por el jefe superior del servicio en que se autoriza la adquisición (en caso que corresponda) e informes que contengan la distribución en los respectivos centros de costo, con el monto a imputar a cada uno de ellos.

3. Horario: La entrega de documentos al Departamento de Finanzas debe llevarse a cabo en el horario que establezca el Jefe del Departamento.

4. Revisión de los Antecedentes: Esta etapa, al igual que la anterior, es ejecutada por el encargado del registro contable de gastos del área de finanzas, quien debe revisar y corroborar que la documentación recibida esté completa y que se presente de manera ordenada.

www.iplacex.cl 20

5. En caso de Error: Ante la eventualidad que la información sea incompleta y/o presente errores debe ser devuelta al Departamento de Administración dentro de los dos días siguientes, donde se debe subsanar las observaciones registradas en las 48 horas que siguen; para que, una vez resueltas, la documentación para pago sea reingresada al Departamento de Finanzas.

6. Documentación sin observaciones: La documentación recibida sin observaciones para pago en el Departamento de Finanzas, será procesada por la encargada del registro contable de gastos del área de finanzas, a fin de que se proceda a la confección del compromiso y liquidación del pago.

7. Confección de Compromiso de Pago: El encargado del registro contable de gastos de la área de finanzas, en el plazo máximo de un día hábil siguiente de haber recibido la documentación para pago, procederá a confeccionar el compromiso de pago, para lo cual debe registrar el nombre del proveedor, describir el motivo del pago en la glosa del compromiso, registrar el o los centros de costo en el que se imputa el gasto, como asimismo, las cuentas presupuestarias de gastos y/o complementarias afectadas.

8. Autorización del Compromiso de pago: El Coordinador del Área de Finanzas, en el plazo máximo de un día hábil, debe autorizar el compromiso de pago verificando que la imputación contable y presupuestaria sea correcta y que la documentación de respaldo sea la sustentadora del pago a efectuarse

9. Liquidación del Egreso: Una vez que se ha confeccionado el compromiso de pago, el encargado de Tesorería del Área de Finanzas debe liquidar el egreso, para lo cual señala el número del cheque y su monto; dicho documento, salvo alguna excepción autorizada por el Coordinador del Área Finanzas, debe imprimirse en forma automatizada. Esta actividad debe ejecutarse en el plazo de máximo de un día luego de confeccionado el compromiso de pago.

10. Compaginación de Egresos con Cheques: El encargado de Tesorería del Área de Finanzas debe compaginar los egresos con la documentación de soporte y con el cheque de pago; Luego debe entregar los egresos con una nómina al Coordinador del Área de Finanzas para su validación.

11. Validación de Egresos y Cheques: El Coordinador del Área de Finanzas debe validar los egresos y cheques emitidos, verificar que la documentación de respaldo sea la sustentadora del pago a efectuarse, así como también corroborar que el cheque esté correctamente girado en cuanto a monto, fecha y nominativo al proveedor que emite la factura o a quien este la hubiera cedido conforme a las normas sobre transferencia de facturas de la ley 19.883.

12. Envío de Documentación: Terminada la etapa anterior se debe enviar la documentación para la validación del egreso y firma del cheque, tarea que debe cumplir el Jefe del Departamento de Finanzas. Esta actividad debe ejecutarse en el plazo máximo de un día luego de haber recibido la documentación.

www.iplacex.cl 21

13. Firma del Cheque: Una vez que la información ha sido validada, el Jefe del Departamento de Finanzas debe firmar el cheque y, posteriormente, enviar los antecedentes y documentos al Subdirector Administrativo, o en su ausencia, a otro de los funcionarios que tenga registrada su firma en el Banco Estado y, por ende, habilitado para suscribir el documento de pago, quién también debe firmarlo. Cada uno de ellos cuenta con un día de plazo para ejecutar esta actividad, luego de haber recibido la respectiva documentación.

14. Entrega y Retiro de Cheque: El tesorero debe recepcionar los egresos con los cheques debidamente firmados, dando aviso a los proveedores para que estos procedan al retiro de los cheques, para lo cual deben traer la cuarta copia, de cobro ejecutivo cedible, de la factura. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Finanzas adoptar las medidas que permitan que los proveedores reciban sus pagos oportunamente.

15. Ante la eventualidad de que algún proveedor o su representante legal acreditado no pueda concurrir personalmente a retirar su cheque, puede enviar a otra persona en su representación, la cual deberá presentar un poder simple que lo habilite para el efecto y exhibir el RUT de la empresa beneficiaria del pago.

16. Cobro del Cheque: Los proveedores tienen un plazo de 60 días para cobrar el cheque cuando esto se efectúe dentro de la plaza, y de 90 días cuando sea fuera de la misma. En caso de que el proveedor no haga efectivo el documento, expirando el plazo de cobro, él (la) tesorero (la) debe confeccionar un traspaso para reintegrar el cheque caducado a la cuenta corriente.

17. En caso que un proveedor no haya cobrado oportunamente su cheque y este haya sido contabilizado como caducado, podrá requerir de un nuevo giro por el mismo, para lo cual debe remitir al departamento de finanzas el cheque caducado y esperar a que sea notificado que su nuevo giro está a disposición de ser retirado.

18. El cheque girado nuevamente de acuerdo con solicitud del proveedor debe regirse de acuerdo con el procedimiento descrito precedentemente.

19. En caso de los cheques por pago de proveedores contabilizados como caducados y no reclamados por nuevo giro de parte de sus titulares en el plazo de cinco años, tiempo en que la deuda prescribe, debido a que termina el periodo de cobro ejecutivo, su monto equivalente será contabilizado como otros ingresos de la Corporación.

DESCRIPCIÓN ORDENES DE COMPRA La orden de compra es el documento mediante el cual se formaliza la adquisición con el proveedor cuya oferta ha sido aceptada y adjudicada. El portal por defecto emite la orden de compra otorgando un número el cual está compuesto de tres partes, bajo el esquema XXXX-XX-XXXX

www.iplacex.cl 22

• El primer número o prefijo corresponde a la identificación de la unidad compradora del servicio demandante.

• El segundo número es un correlativo de todos los procesos creados por el organismo.

• El tercer grupo de caracteres hace referencia al tipo de proceso que se está realizando, de acuerdo a lo señalado en el sitio web de ChileCompra, y el año en que se realiza.

INVENTARIOS Objetivo El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en la óptima utilización de los productos que se guardan en bodega. Además, se debe garantizar la disponibilidad permanente del grupo de productos definidos como estratégicos, asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Institución. Asimismo, se debe establecer y determinar los volúmenes de producto que se manejarán en el Inventario, asegurando que dichos niveles sean óptimos y que representen un adecuado costo de operación. Por último, se busca identificar los puntos del proceso asociado al manejo de inventario, definiendo mecanismos de registro y control del mismo, que permitan asegurar y efectuar el adecuado control y seguimiento, y disponer de elementos que apoyen la gestión del mismo. Alcances El alcance de la política de inventario estará acotado a los productos que se utilizan para el normal funcionamiento y que son administrados por parte del Departamento de Administración, agrupándose en 3 grupos de productos en función del uso: Artículos de oficina, Artículos de aseo e Insumos computacionales. AUTORIZACIONES QUE SE REQUIEREN PARA LAS DISTINTAS ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA • Adquisiciones menores a 3 UTM En este caso bastará con la firma del Jefe de Departamento de Administración. Se entenderá que previamente se ha consultado la disponibilidad presupuestaria para ello.

www.iplacex.cl 23

• Adquisiciones mayores a 3 UTM e inferiores a 100 UTM

- Para solicitar Resolución: Se requerirá llenar formulario “Solicitud de Resolución” (Ver Anexo Nº4) en el cual deberá contar con las firmas del Subdirector Administrativo, Jefe de Departamento de Administración y Jefe de Departamento de Presupuesto y Finanzas - Resolución: Deberá ser visada por Subdirección Administrativa, Depto. Jurídico y Departamento de Administración para finalmente ser firmada por Director General. - Publicación: Deberá realizarla el Jefe de Depto. de Administración o, en su defecto, contar con VºBº a través de portal Chilecompra como firma autorizada. - Resolución de Adjudicación: Elaborada por el Departamento de Administración la cual deberá contar con los vistos buenos del Subdirector Administrativo, del Departamento Jurídico, del Departamento de Finanzas y del Departamento de Administración para finalmente ser firmada por Director General. - Emisión de Orden de Compra: Se elaborará con Resolución firmada por Director General. • Adquisiciones mayores a 100 UTM - Para solicitar Resolución: Se requerirá llenar formulario “Solicitud de Resolución” en el cual deberá contar con las firmas del Subdirector Administrativo, Jefe de Departamento de Administración y Jefe de Departamento de Finanzas - Resolución: Deberá ser visada por Subdirección Administrativa, Depto. Jurídico y Departamento de Administración para finalmente ser firmada por Director General. - Publicación: Deberá realizarla el Jefe de Depto. de Administración y deberá contar con la firma de los autorizadores mediante el portal quienes, en orden de presencia, serán: Jefe Departamento Jurídico y Jefe Departamento de Finanzas. - Resolución de Adjudicación: Elaborada por el Departamento de Administración para lo cual se deberá acompañar acta de evaluación. Esta Resolución deberá contar con los vistos buenos del Subdirector Administrativo, Departamento Jurídico, Departamento de Finanzas, Departamento de Administración para finalmente ser firmada por Director General. - Emisión de Orden de Compra/Firma Contrato: Se elaborará con Resolución firmada por Director General.

www.iplacex.cl 24

MODERNIZACION DEL ESTADO Y NUEVOS DESAFIOS EN TORNO A LA GESTION Y ADMINISTRACION

DE CONTRATOS

(Texto base Seminario ChileCompra)

LA NUEVA FORMA DE HACER NEGOCIOS CON EL ESTADO

¿Que Cambia Para Los Organismos Públicos? Con la ley de compras públicas, los funcionarios públicos cuentan con un marco normativo que los guía claramente en sus procesos de compras y contrataciones. Gracias a una mayor eficiencia en la gestión de abastecimiento y la incorporación de tecnologías de información, ahorran tiempo y pueden dedicarse a labores que agreguen valor a la gestión pública. Beneficios

Contar con un marco normativo para guiar sus compras.

Incorporarse a los cambios que implican las tecnologías de información, permitiéndoles a los organismos públicos cotizar, licitar y contratar por medios electrónicos. Es un cambio significativo, porque pasan a ser usuarios de un mercado electrónico sin que deban construir su propio sistema.

Modernizar su gestión de abastecimiento gracias a una adecuada planificación de compras.

Ahorros en los costos de gestión, lo que implica ahorros de tiempos por la tecnología en los procesos.

Aumento de la competencia por acceso a mayor cantidad de proveedores.

Aumento en la calidad de los productos y servicios asociados al aumentar la competitividad de la producción y comercio nacional.

www.iplacex.cl 25

Obligaciones

Compromiso de la totalidad de la institución con el cambio cultural que significa la nueva normativa

Realizar una adecuada planificación de las compras con un respeto a los plazos, que permita la competencia de los proveedores, garantizando asi el ahorro y la transparencia en los procesos.

Capacitarse en el uso de nuevas tecnologías, para utilizar de manera adecuada el Sistema de Compras Públicas.

¿Qué cambia para los proveedores del Estado? La nueva Ley de Compras Públicas implica una serie de cambios en el mercado de las Compras Públicas cuyo tamaño abarca aproximadamente 10% del PIB (según datos de ChileCompra), lo que significa que cada 15 segundos hay una nueva oportunidad de negocio para las empresas del país. Los proveedores acudirán a un mercado abierto, transparente y competitivo con reglas claras que benefician particularmente a la pequeña y mediana empresa. Beneficios

Acceso abierto, gratuito y equitativo a más oportunidades de nuevos negocios, lo que ayuda al desarrollo del mercado de proveedores del estado.

Organismos públicos, municipalidades y fuerzas armadas están obligados a publicar en el portal de ChileCompra cualquier adquisición que supere las 3 UTM, así como a respetar los plazos mínimos de publicación, dependiendo del monto de la adquisición. Estos van desde los dos días para cotizaciones menores a 100 UTM hasta plazos de 40 días, según lo estipulen los tratados de libre comercio suscritos por Chile.

Disminuir sus costos de transacción al permitir el uso de medios electrónicos.

Las bases y términos de referencia están a disposición de los proveedores y ciudadanía gratuitamente en el sitio www.chilecompra.cl, así como las actas de apertura y adjudicación de los procesos.

Garantías para un debido proceso estipulándose los principios básicos de la licitación pública: libre concurrencia de los oferentes al llamado, ya que el llamado público debe realizarse a través del portal ChileCompra y se debe

www.iplacex.cl 26

incentivar la competencia y participación, evitando las descalificaciones de oferentes.

Igualdad antes las bases que rigen el contrato: se garantiza un trato igualitario a los proponentes y no discriminación arbitraria.

Sujeción estricta a las bases de licitación, se trata de procesos formales que garantizan y dan certeza jurídica a todos los competidores. Existen normas, hitos o etapas que deben respetarse por los competidores y que el sistema de información acreditará y respaldará indubitadamente, por ejemplo, la apertura electrónica.

Acceder al registro nacional de proveedores que permite mantener en un solo lugar todos los antecedentes que solicitan los organismos públicos para participar en procesos de compra. Esto ahorrará tiempos y se garantizará la oportunidad de información.

Entrar en la era digital de las tecnologías de información para estar en condiciones de competir con los países desarrollados.

Obligaciones

Obligación de registrarse en ChileCompra, de manera gratuita, para poder adjudicarse algún contrato con el Estado y participar en los procesos de compra.

Solo debe tener una conexión a internet y dirección de correo electrónico donde les puedan llegar los avisos del sistema

Participar del cambio cultural que significa el uso de nuevas tecnologías.

¿Qué cambia para los ciudadanos? La nueva ley concierne también a la ciudadanía en su totalidad, al garantizar el buen uso de los recursos fiscales y tener conocimiento público y sin costo de todas las compras del estado. Beneficios

Acceso universal y gratuito a todos los procesos de compras y contrataciones del sector público

www.iplacex.cl 27

Oportunidades de negocios, muchos ciudadanos que nunca fueron proveedores del estado podrán ahora ofrecer sus productos a través del sistema

Transparencia, al poder verificar el buen uso de los recursos públicos (probidad)

Un menor servicio y atención ya que los mejores procesos de compra generarán mejores insumos para que los distintos organismos públicos puedan otorgar a la ciudadanía servicios de mejor calidad.

www.iplacex.cl 28

Conclusión

Correspondiéndoles a los organismos de la administración central del estado la actividad ejecutiva y administrativa, en lo que se refiere a poderes conferidos y competencias los convierte en los ejecutores de los objetivos que el Estado se plantea. El marco legal que los abarca, no solo los regula en su quehacer, sino que les da las pautas de movimiento que deben regir su actividad, el que hacer y cómo hacer, de manera transparente y con la probidad necesaria, hará que en definitiva se tienda a un gobierno corporativo eficiente y eficaz en la administración de los recursos con que disponen para lograr de esa forma el bien común a toda la ciudadanía. El flujo de información, de conductas, de “tareas” de cada organismo, concebidas bajo el alero de la transparencia y probidad harán que cada ciudadano cambie su percepción de lo que son las actividades y funciones públicas; lográndose lo anterior solo con el concepto de mejora continua. En el plano de nuevas tecnologías, en la medida que dichas tecnologías sean aplicadas, actualizadas y utilizadas hará que la eficiencia y eficacia pública sea un concepto de uso diario y sabido y aplicado por cada uno de los colaboradores del Estado.

www.iplacex.cl 29

Bibliografía -. (-). Ley de Compras y Reglamento de Ley 19886. Enero 2015, de Chile Compra Sitio web: http://www.chileproveedores.cl/chprovdnn/Portals/0/Documentos/Normativas/Ley_reglamento%20actualizado.pdf -. (-). -. Enero 2016, de Biblioteca del Congreso Nacional Sitio web: http://www.leychile.cl/Consulta -. (-). Ley de Compras y Reglamento de Ley 19886. Enero 2015, de Chile Compra Sitio web: http://www.chileproveedores.cl/chprovdnn/Portals/0/Documentos/Normativas/Ley_reglamento%20actualizado.pdf

Natalia Muñoz Chiu. (-). Contratación Administrativa. Enero 2016, de Consejo Defensa del Estado Sitio web: http://www.cde.cl/wps/wcm/connect/da207097-6515-4ee5-a2dd-16a6ea40182f/2.pdf?MOD=AJPERES CAJ - Metropolitano. (2008). Procedimiento de Adquicisiones. enero 2016, de Corporacion Asistencia Judicial Metropolitana Sitio web: http://www.cajmetro.cl/wp-content/files_mf/faba1fe46ce5633749e248a8d489d546.pdf

www.iplacex.cl 30