Logstica

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INTRODUCCINLa Gestin de inventarios es un rea bsica en cualquier empresa industrial y/o comercial. Adems otros beneficios una correcta gestin de los inventarios reduce la cantidad de circulante necesario para hacer frente al da a da, reduce las necesidades de espacio para el normal funcionamiento y adecua los flujos de materiales a las necesidades de las empresas. En estos apuntes se pretende hacer una primera aproximacin al problema de gestin de stocks, que bsicamente consiste en decidir Cundo Pedir? y Cunto Pedir? Para responder a estas preguntas, es necesario conocer informacin de la empresa que en general no es de fcil acceso. Habitualmente este hecho conduce a no racionalizar la gestin de stocks, cuando, por pura lgica debiera llevar a buscar la informacin que falta. Dicha informacin suele ir asociada a la demanda de los productos, el aprovisionamiento (los costes y los plazos), el almacenamiento y la gestin de los inventarios. En estos apuntes se har un recorrido por las polticas de gestin de stocks que hacen frente al problema de demanda constante, aunque con un cierto grado de variabilidad. Otros planteamientos consideran la demanda variable y conocida, y la demanda estocstica. Inicialmente se revisarn algunos conceptos generales como la naturaleza de los stocks y sus costes asociados, la clasificacin de la demanda y la importancia de los anlisis ABC, mecanismos para medir el nivel de existencias y el servicio al cliente.

CONTENIDOI. Definicin 1. Administracin de inventarios2. Aspectos a tomar en cuenta en la administracin de inventario 3. Opiniones con respecto a la tenencia de inventario II. Funciones 1. III. Inventario Objetivos 1. IV. tipos Almacn tipos 1. V. Ventajas y desventajas 1. VI. Sistema ABC 1. VII. Ejemplo

DEFINICIN1. ADMINISTRACIN DE INVENTARIOSEs un punto determinante en el manejo estratgico de toda organizacin, tanto de prestacin de servicios como de produccin de bienes.Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se relacionan con la determinacin de los mtodos de registro, la determinacin de los puntos de rotacin, las formas de clasificacin y el modelo de reinventario determinado por los mtodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, segn sea el caso).Los objetivos fundamentales de la gestin de inventarios son: Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias. Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.El inventario en muchas empresas es una partida considerablemente importante, sobre todo en las Empresas Manufactureras, donde ms del 50% de su activo circulante est comprendido por el Inventario. El inventario se puede conseguir de tres (3) formas diferentes, pero en otras Empresas solo se da de una forma. Entonces es importante conocer a que lo que se hace referencia: a) Inventario de Materia Prima: Se considera materia prima a todos aquellos productos que van a sufrir una transformacin para poder estar disponibles para su venta. Aqu se ve su importancia ya que sin estas existencias el proceso productivo se parara, trayendo perdidas a la Empresa. b) Inventario de Productos en Proceso: Son aquellos productos a los cuales todava no se la ha concluido su proceso productivo, y por ende no estn disponibles para la venta.c) Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos productos que han completado su proceso productivo, y se encuentran disponible para la venta Ahora bien, en otras empresas donde no existe un proceso de transformacin, sino que se encarga de la compra-venta de artculos o mercancas, su inventario normalmente se define como Inventario de Mercancas. Las empresas mantienen gran cantidad de dinero colocado en inventario, basado en lo siguiente: i. Como consecuencia de una disminucin en las ventas, producto de la situacin econmica de los pases. ii. En vista de que la produccin y las ventas no suceden igualmente en el tiempo, es necesario mantener un gran lote de inventario para ganar tiempo en la produccin y entrega. iii. Como al cliente no le gusta esperar que se produzca el producto para que se lo entreguen, la empresa desea mantener un inventario alto de productos terminados a disposicin del Departamento de Ventas. iv. Para disminuir costos en inversin, ya que la compra de un lote grande de inventario, garantiza un menor costo, debido al volumen de la compra. v. En algunos casos, y ms en poca inflacionarias, las empresas compran suficiente, y en algunos casos exagerados inventarios, a fin de salvaguardarse de los incrementos en los costos. Al igual que el efectivo, los Inventarios se tienen en la Empresa porque son necesarios para poder efectuar la operacin principal a la que se dedica la organizacin. Las Empresas pudieran operar su proceso productivo a sus ventas, bajo compras de acuerdo a sus necesidades diarias, pero esto traera consigo descontento en los clientes, ya que su mercanca no se le entregar a tiempo, y ste (el cliente) se ira hacia la competencia, y en caso de que el cliente comprara, servira como mala propaganda para la Empresa. Pero la Empresa tambin puede mantener muchas existencias, lo que traera consigo una inversin grande que puede no estar produciendo ninguna rentabilidad, que si la Empresa utilizara esos recursos en otra inversin, sta podra ser ms rentable. 2. ASPECTOS A TOMAR EN CUENTA EN LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIO Entonces ya que el Inventario es una inversin al igual que en la Administracin Cuentas por Cobrar, el objetivo de la Administracin del inventario va a tener dos aspectos, que son: Minimizar la inversin en inventarios puesto que los recursos que no se destinan a ese fin pueden ser invertidos en otros proyectos aceptables que de otro modo no podran financiarse. Asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin obstculos.3. OPINIONES CON RESPECTO A LA TENENCIA DE INVENTARIO El encargado de compras, quisiera comprar cantidad de materia prima para poder suministrrsela al Departamento de Produccin cuando lo solicite; a la vez que pueda aprovechar descuentos por compras al mayor. El encargado de Produccin, quiere contar con suficiente materia prima para que su proceso productivo pueda marchar sin obstculos. El Gerente de Ventas, deseara tener suficiente Inventario de Productos Terminados para poder abarrotar el mercado y satisfacer a sus clientes. El Gerente de Finanzas, quisiera hacer mnima su inversin en inventarios, ya que ese recurso puede ser utilizado en otras inversiones. Todas estas opiniones van a confirmar lo expuesto tanto del objetivo de la Administracin del Inventario, como la importancia que tiene para el Gerente Financiero su estudio.FUNCIONES Desacoplar o separar los procesos de produccin y distribucin. Ofrecer un stock o almacenamiento de bienes para cubrir la demanda anticipada de los clientes. Aprovechar los descuentos por cantidad. Proteger de la inflacin y de los cambios de los precios. Protegerse contra inventarios agotado (clima, escases de proveedores). Que la produccin vaya en camino de lo propuesto.

OBJETIVOSEntonces el objetivo de la Administracin del Inventario, que persigue el Gerente Financiero va a ser, determinar el nivel apropiado de inventario en trminos de la opcin entre los beneficios que se espera no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere. La inversin en el Inventario va a depender del nivel de las ventas proyectadas, de la longitud y naturaleza tcnica del proceso de produccin, de la durabilidad y la condicin perecedera de los productos finales, de la facilidad de recargar los inventarios y de las consecuencias de carecer de algn producto. As mismo debe tomarse en cuenta, para el clculo del nivel real del inventario, tomar como nivel de precaucin sumarle al inventario funcional (el que cubre las salidas propias del proceso) un Inventario de Seguridad (que va a permitir hacer frente a cualquier eventualidad) as como un inventario de anticipacin, que es el que permite cubrir las expectativas de crecimiento futuras.

INVENTARIO TIPOS - ALMACN TIPOSTIPOS DE INVENTARIOCon la empresa encarrilada los inventarios nos servirn para evitar los golpes a nuestra produccin, debido a las fluctuaciones del mercado, tanto el de compras (insumos) como el de ventas (productos). A continuacin, se presentan diferentes tipos de clasificacin de stocks, de acuerdo con diferentes puntos de vista o segn lo que controlan.Desde el punto de vista de las empresas manufactureras, hay cuatro tipos de inventarios: Materias primas. Comprende todas las clases de materiales comprados por el fabricante y que pueden someterse a operaciones de transformacin o manufactura, antes de ser vendidos como producto terminado. Productos en proceso de fabricacin. Consiste en la produccin parcialmente manufacturada. Su costo comprende materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin (o carga fabril) que les son aplicables. Productos terminados. Son todos los artculos manufacturados que estn aptos y disponibles para la venta. Suministro de fbrica o fabricacin. Se conoce tambin como stock de materiales; puede asociarse directamente con el bien terminado y llega a convertirse en partes de l. El suministro de materiales se realiza en cantidades suficientes para que sea prctico asignar su costo al producto.

Si se analizan por su funcin, los inventarios se detallan as. Inventarios de fluctuacin. Estos stocks se llevan porque la cantidad y ritmo de las ventas y la produccin no pueden predecirse con exactitud. Los pedidos pueden promediar en 100 unidades por semana para un artculo dado. No obstante, hay semanas en que las ventas son elevadas, por ejemplo de 300 400 unidades, y el material puede recibirse en stock, normalmente, tres semanas despus de ser solicitado a la planta; pero ocasionalmente, puede arribar el pedido seis semanas despus de su solicitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden componerse con las existencias de reserva o de seguridad, nombres usuales para los inventarios de fluctuacin. stos existen cuando el flujo de trabajo en una factora no puede equilibrarse completamente. Los stocks de fluctuacin, conocidos tambin como de estabilizacin, pueden incluirse en el plan de manufactura, de manera que los niveles de produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. Inventarios de anticipacin. Son hechos con anticipacin a las pocas de mayor venta, a programas de promocin comercial o a un perodo de cierre de la planta. Bsicamente, los stocks de anticipacin almacenan horas-trabajo y horas-mquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de manufactura. Inventario de tamao de lote. Con frecuencia es imposible o poco prctico fabricar o comprar artculos en las mismas cuotas que se vendern. Por lo tanto, los productos se consiguen en mayores cantidades a las que se necesitan en el momento. El stock resultante es el inventario de tamao de lote. El tiempo de arreglo es menos importante en la determinacin de dichas existencias. Inventarios de transporte. Estos existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. El inventario depositado en un camin y que se va a entregar a un almacn puede estar a tres das de camino. Mientras ste se encuentra en trnsito, no puede tener una funcin til para la factora o los clientes: exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario de proteccin o especulativo. Las compaas que usan grandes cantidades de minerales bsicos (como el carbono mineral, el petrleo o el cemento) o mercadera (como la lana, los granos o productos animales) que se caracterizan por fluctuar en sus precios, pueden obtener ahorros significativos comprando grandes cantidades de productos, cuando los precios estn bajos, denominados inventarios de proteccin. La adquisicin de bienes extras a un precio reducido impacta directamente los costos de produccin. Estas transacciones son buenas, ya que al no subir el precio final del artculo cuando los precios suben, provoca que se tenga un mayor mercado. Esto es algo parecido a lo que pasa cuando los precios fluctan.

Administracin de Almacenes

Conceptos bsicos

Es el sitio o lugar destinado a guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase de materiales y/o artculos. La palabra Almacn proviene de Almagacen, vocablo rabe que significa "Tesoro", por tal significacin se identifica el almacn y sus mercancas como un tesoro muy valioso, apreciado que se debe guardar, custodiar y cuidar para el futuro. La formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn depende de la informacin respecto a tiempos de entrega, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, son las mejores fuentes de informacin. Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados, se deben establecer resguardo fsicos adecuados para proteger los artculos de algn dao de uso innecesario debido a procedimientos de rotacin de inventarios defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilitan la localizacin inmediata de los artculos.

Principios del almacenamiento

Los siguientes principios estn dados para permitir una operacin eficiente, tanto en costos como en tiempos de ejecucin y calidad de los procesos. La unidad ms grande. El movimiento de productos debe hacerse en la mayor cantidad posible; esto implica: cargas paletizadas, unidades de manejo homogneas y mtodos de manipulacin estandarizados. A medida que la cantidad movilizada es ms grande hay menor nmero de movimientos, trayendo beneficios como: menor costo en personal, menor costo en equipos y mayor control sobre los inventarios. La ruta ms corta. Los recorridos constituyen el mayor componente de costo por mano de obra, el cual, usualmente, asciende al 80% de este rubro. Por ello se requieren: menores distancias en los procesos ms frecuentes y tiempos de operacin cortos; mayor rendimiento del recurso. Esto permitir una reduccin de los costos operativos de equipos en rubros como: menor uso de combustible o bateras, menor desgaste en bandas transportadoras y menor gasto de mantenimiento. El espacio ms pequeo. Este principio posibilita una reduccin en el costo de almacenaje. En la medida que se logre una mayor rotacin del stock, menores sern las reas requeridas para el almacenamiento; redundando as en menores inversiones en edificios o arrendamientos. El aprovechamiento del rea disponible se puede lograr con la aplicacin de los siguientes elementos: procesos ms simples, distancias cortas y control sobre agotados y devoluciones. El tiempo ms corto. Al interior de un almacn o centro de distribucin, el tiempo empleado en los procesos debe ser el ms breve posible; sin perder de vista el cumplimiento de las polticas de servicio de la compaa; y sin dejar de lado la calidad tanto de los productos y mercancas manipuladas como de los operaciones mismas. El mnimo nmero de manipulaciones. Esta premisa est planteada en funcin de salvaguardar los bienes y mercancas, manteniendo los estndares de calidad exigidos por el medio, los clientes y los organismos de control. Lo anterior se evidencia en un menor costo por averas. Se requiere entonces que cada manipulacin agregue valor al producto ofrecido, lo que implica: menores tiempos en los procesos, mayor continuidad en el flujo de los materiales y altos estndares de procesos.

Tipos de almacenamiento

Convencional Se refiere al uso de montacargas y/o personal para transportar el producto en piezas, cajas, camas o paletas. Esta clase de almacenaje puede ser a nivel de piso, uno de los mtodos ms fciles de implementar. El uso del volumen depende del nmero de niveles que permita el artculo; tiene una baja inversin de capital; es flexible y ofrece entre el 50% y el 80% de aprovechamiento del espacio utilizando tecnologa bsica.

Almacenaje selectivo Provee espacio para una estiba por posicin; es apropiado para bienes con un nmero reducido de pallets por lote; garantiza 100% de utilizacin del espacio.

Los costos de los inventarios

Generalmente, los costos asociados a los inventarios se dividen en:

1. Costos de conservacin (mantenimiento). Costos incurridos al tener un determinado nivel de existencias durante un lapso de tiempo especfico. Son costos asociados con el mantenimiento y propiedad de los inventarios, tales como el costo de oportunidad del dinero invertido en ellos, el costo de almacenamiento (renta, calefaccin, iluminacin, refrigeracin, seguridad, etc.), la depreciacin, impuestos, seguros, deterioro y obsolescencia de los bienes.

2. Costos de pedido (Preparacin). Costos asociados a las actividades necesarias para reabastecer los inventarios, desde el momento en que se emite la requisicin de compra hasta que se recibe el pedido.

3. Costos de penalizacin por inexistencia de los materiales: Estos costos son proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del producto, produce problemas de prdida de imagen en la empresa.

JUST IN TIME

El Justo a Tiempo Fue diseado por el Ingeniero Mecnico Japons Taiichi Ohno (1912-1990), el mtodo justo a tiempo (traduccin del ingls Just in Time) es un sistema de organizacin de la produccin para las fbricas, de origen japons. Tambin conocido como mtodo Toyota o JIT, permite aumentar la productividad. Permite reducir el costo de la gestin y por prdidas en almacenes debido a acciones innecesarias, de esta forma, no se produce bajo ninguna prediccin, sino sobre pedidos reales. Una definicin del objetivo del Justo a Tiempo sera producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan. En las fbricas japonesas se estableci un ambiente adecuado para esta evolucin desde el momento en que dio a sus empleados la orden de que eliminaran el desperdicio, el desperdicio puede definirse como "cualquier cosa distinta de la cantidad mnima de equipamiento, materiales, partes, espacio y tiempo, que sea absolutamente esencial para aadir valor al producto" (Suzaki, 1985).As comienza un proceso en el que se desarrollan diferentes tcnicas conocidas colectivamente como Just in Time (JAT) Justo a Tiempo, las cuales son percibidas como una panacea a los males de la industria manufacturera y a la gestin de inventarios. El espritu del JAT, desarrollado en Japn en Toyota, y divulgado por Ohno, vicepresidente de esta empresa, es que los inventarios representan gasto o desperdicio, ya que son el resultado de nuestra incapacidad de crear un flujo uniforme de materiales, por lo que no se requerira de "colchones" para cubrir nuestros errores de pronsticos o de planificacin. El inters despertado por el JAT es considerable; sin embargo, en muchos pases en desarrollo, como el nuestro, su aplicacin se complica por la poca confiabilidad de los proveedores nacionales y la lejana de los proveedores internacionales.

Compras justo a tiempo

En el flujo tradicional del material a travs del proceso de transformacin, existen muchas esperas potenciales. Las compras justo a tiempo (JAT) reducen el desperdicio que se presenta en la recepcin y en la inspeccin de entrada, tambin reduce el exceso de inventario, la baja calidad y los retrasos.

Los 4 pilares o principios del JIT

Poner en evidencia los problemas fundamentales: Para describir el primer objetivo de la filosofa JIT los japoneses utilizan la analoga del "ro de las existencias". El nivel del ro representa las existencias y las operaciones de la empresa se visualizan como un barco. Cuando una empresa intenta bajar el nivel del ro, en otras palabras, reducir el nivel de las existencias, descubre rocas, es decir, problemas. Hasta hace poco, cuando estos problemas surgan en algunas empresas, la respuesta era aumentar las existencias para tapar el problema.

Eliminar despilfarros: Eliminar despilfarros implica eliminar todas las actividades que no aaden valor al producto como lo son: La inspeccin, el transporte, el almacenaje, la preparacin, entre otros, con lo que se reduce costos, mejora la calidad, reduce los plazos de fabricacin y aumenta el nivel de servicio al cliente. Tomemos el caso de la inspeccin y el control de calidad: El enfoque tradicional: Su estrategia consiste en ubicar inspectores estratgicamente situados para examinar las piezas, esto conlleva ciertas desventajas, incluyendo el tiempo que se tarda en inspeccionar las piezas y el hecho de que los inspectores muchas veces descubren las fallos cuando ya se ha fabricado un lote entero, con lo cual hay que reprocesar todo el lote o desecharlo, dos soluciones sin lugar a dudas muy costosas. En el enfoque Just-in-Time: Se orienta a eliminar la necesidad de una fase de inspeccin independiente: Hacerlo bien a la primera: Todo lo que se necesita es un esfuerzo concentrado al inicio de la produccin para depurar la posible aparicin que puedan afectar el producto final. El operario asume la responsabilidad y lleva a cabo las medidas correctivas que sean necesarias, es decir, el operario trabaja en autocontrol. Garantizar el proceso mediante el control estadstico (SPC). Analizar y prevenir los riesgos potenciales que hay en un proceso. Reducir stocks al mximo.

En busca de la simplicidad: El JIT pone mucho nfasis en la bsqueda de la simplicidad, basndose en el hecho de que es muy probable que los enfoques simples conlleven una gestin ms eficaz.

OBJETIVOS DE LAS COMPRAS JUSTO A TIEMPO:

1) Eliminacin de las actividades innecesarias. Por ejemplo, la actividad de recepcin y la actividad de inspeccin de entrada no son necesarias con el Justo a Tiempo. Si el personal de compras ha sido eficaz en la seleccin y desarrollo de los proveedores, los artculos comprados se pueden recibir sin un conteo formal, inspeccin y procedimientos de pruebas. 2) Eliminacin del inventario de planta. Casi no se necesita inventario de materias primas si los materiales que cumplen los estndares de calidad se entregan donde y cuando son necesarios. El inventario de materias primas slo es necesario si hay motivo para creer que los suministros no son fiables. La reduccin o eliminacin del inventario permite que los problemas con otros aspectos del proceso productivo aparezcan y se corrijan. El inventario tiende a esconder los problemas. 3) Eliminacin del inventario en trnsito. Los departamentos de compras modernos consiguen una reduccin del inventario en trnsito estimulando a los proveedores a situarse cerca de la planta y proporcionar un transporte rpido de las compras. 4) Inventario en consignacin. Cuanto ms corto sea el flujo de material y dinero en la "tubera" de los recursos, menos inventario se necesitar. Otra forma de reducir el inventario en trnsito es tener inventario en consignacin. Bajo un acuerdo de consignacin, el proveedor mantiene la propiedad del inventario. Otros acuerdos implican encontrar un proveedor que est dispuesto a situar su almacn donde lo tiene normalmente el usuario. El proveedor factura en base a un recibo de recogida firmado por el usuario, o al nmero de unidades enviadas.5) Mejora de la calidad y la fiabilidad. Reducir el nmero de proveedores y aumentar los compromisos a largo plazo en los proveedores tiende a mejorar la calidad del proveedor y la fiabilidad. Los proveedores y los compradores deben tener un entendimiento y una confianza mutua. Para lograr entregas slo cuando sean necesarias, y en las cantidades exactas, se requiere tambin una calidad perfecta, o cero defectos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

SISTEMA ABCCategorizacin ABC

El ABC en los inventarios consiste en estructurar o clasificar los productos en tres categoras denominadas A, B y C; apoyndose en el principio segn el cual, generalmente, los productos siguen una distribucin parecida a la realizada por Pareto con las rentas de los individuos. Dicho argumento es: alrededor del 20%del nmero de artculos en stock representan cerca del 80% del valor total de ese inventario.Cada una de estas categoras tiene sus propias caractersticas. Veamos algunas de ellas.

Productos tipo A

Representan un porcentaje pequeo en trminos de unidades fsicas, respecto al total de los artculos movilizados. Constituyen la mayor parte del capital movilizado. Dicho capital se recupera ms fcilmente y genera gran parte de la utilidad del negocio. Generalmente, son ms rentables. Nunca deberan presentar agotados, pues requieren un nivel de servicio superior al 99%. Su nivel de inventario suele ser alto, pero justificable. El costo de venta es menor, comparado con los que poseen los otros dos tipos de productos, B y C. Son bienes de alta rotacin y, generalmente, su demanda es ms fcil de predecir. Su proceso productivo est ms estandarizado. Los proveedores de estos artculos estn ms desarrollados.

Productos tipo B

Tienen una representacin mediana, en trminos de las unidades fsicas con relacin al total. Poseen el segundo valor en cuanto a capital movilizado. Su tratamiento es intermedio, es decir, sin una gran inversin, pero con un cuidado razonable. Tienen una rentabilidad intermedia Su nivel de inventario suele ser un trmino medio. Son bienes con una rotacin media. Su demanda no es tan acertada cuando se trata de pronosticarla. Presentan un costo de venta intermedio, comparados con los productos A y C.

Productos Tipo C

Este grupo representa un alto porcentaje en cuanto a unidades fsicas movilizadas con relacin al total. Es el grupo que menos capital moviliza con respecto a la inversin total. Tienen una rentabilidad inferior y su manejo no es muy exigente. Son los productos con ms baja rotacin. En el stock es normal tener pocas unidades de estos artculos. Los pronsticos poco funcionan a la hora de estimar la demanda de este tipo de referencias. Presentan el mayor costo de venta, comparados con los productos A y B. Son candidatos a convertirse en bienes obsoletos. Representan un alto costo de mantenimiento para la empresa.

Principio del ABC

El aporte de la clasificacin a la rotacin total es igual a su contribucin a las ventas de forma que:

Los tems A contribuyen con el 80% de las ventas y con el 80% de la rotacin total de los inventarios. Los tems B contribuyen con el 15% de las ventas y con el 15% de la rotacin total de los inventarios. Los tems C contribuyen con el 5% de las ventas y con el 5% de la rotacin total de los inventarios.

EJEMPLO

CONCLUSIONES

FUENTESAdministracin de Inventario Pgina 10