Administración de Compras e Inventarios

ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS

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Sesión No. 11

Administración de Inventarios. Parte I

Objetivo:

En esta sesión el estudiante analizará los conceptos básicos sobre los

inventarios, así como el manejo de la administración, costos e impacto de los

inventarios en la cadena de suministros.

Contextualización

En la mayoría de las empresas, en especial las comerciales e industriales, la

gestión de las compras y los inventarios constituye uno de los aspectos que, por

los recursos financieros que implica, requiere la implantación de procesos

contables y financieros muy cuidadosos y eficaces.

El cumplimiento de las metas depende, en gran parte, de una gestión de

compras e inventarios que asegure el continuo abastecimiento del mercado.

Una eficaz gestión de las compras y los inventarios no sólo permite incrementar

la rentabilidad de las empresas, sino que, en la mayoría de los casos, la eficaz

elección de las compras (productos terminados, materias primas y materiales),

permite incrementar los niveles de competitividad de las empresas.

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Introducción al Tema

Una de las funciones principales de la actividad del departamento de compras es

la formación de los inventarios que requiere la empresa para su operación,

además de la eficaz gestión del proceso global que requiere de la atención de

los dueños y directivos de las empresas.

La gestión de inventarios debe responder a la necesidad de mantener en todas

las fases del sistema logístico, un nivel óptimo de materiales y productos que

sea capaz de incrementar al máximo la rentabilidad de los recursos financieros

que se han invertido en su formación.

El manejo estratégico de los inventarios se constituye en una herramienta

fundamental para las organizaciones, dentro de las áreas de fabricación en las

empresas manufactureras y de prestación de servicios, es por lo tanto muy

valioso para la organización contar con una estructura de manejo de inventarios

lo suficientemente sólida y organizada, para que en todo momento y lugar se

pueda establecer con lo que se cuenta y lo que se requiere adquirir para cumplir

con las expectativas y necesidades del cliente y consumidor.

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Explicación

La administración de inventarios

Un inventario es la existencia de todo tipo material sin procesar o transformar,

procesado total o parcialmente, artículos y productos que se utilizan de manera

directa o indirecta dentro de las organizaciones manufactureras o de servicio.

Representa la existencia, tanto de bienes muebles como inmuebles, que

pertenecen a la empresa, susceptibles de acciones comerciales, generando

ingresos económicos directa o indirectamente relacionados con el ejercicio o

actividad básica de la empresa.

Actividades de control

Para llevar a efecto la gestión de stocks es preciso controlar en cada momento el

stock real de la empresa. Para ello existen dos sistemas diferentes:

Sistema de revisión periódica: consiste en realizar recuentos físicos, producto

por producto, de todas las mercancías que hay, tanto en el almacén como en el

resto de la empresa. Es un sistema muy sencillo que se puede realizar sin

ningún tipo de instrumentos auxiliares, pero que tiene el inconveniente de que es

muy pesado para quien lo lleva a cabo, por lo que solamente se usa en

almacenes donde hay muy pocos productos y pocas unidades de cada uno.

Imagen obtenida de http://potencialpyme.azurewebsites.net/

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Sistema de revisión continua: consiste en anotar, mediante un sistema

informático específico, todas las entradas, salidas, devoluciones y roturas que se

producen en el almacén, de modo que se realiza un control exhaustivo de las

existencias en cada momento. Este sistema es bastante exacto y funciona a la

perfección independientemente del número de productos y las cantidades de

cada producto que haya en el almacén.

Imagen obtenida de ibloggerinventarios.blogspot.com

Evidentemente, los sistemas de revisión continua y periódica no son excluyentes

entre sí, de tal forma que la mayoría de las empresas los aplican para

complementarse, usando el sistema de revisión continua y, además, realizando

recuentos periódicos para contrastar la información.

Control estadístico de consumos

Estimación de la demanda es la alternativa que se utiliza para determinar la

posible cantidad de producto demandado en un periodo futuro.

Se utilizan diferentes modelos para los mercados de consumo (se calcula el

número posible de consumidores y lo que podrían consumir) y para los

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mercados industriales (se pregunta directamente a los interesados por la

posibilidad de adquirir el producto).

La primera fase del proceso de gestión de stocks consiste en prever la demanda

futura. Para ello, existen diversos métodos que se utilizarán en función de lo

siguiente:

€ El plazo de la previsión de la demanda: corto, medio o largo. El control

preventivo se refiere a que se compra realmente lo que se necesita,

evitando acumulación excesiva o déficit de materiales vitales o

complementarios en la producción requeridos o esperados por el

consumidor para la total satisfacción de sus expectativas, necesidades,

además se requiere que estén presentes en el producto final.

€ La disponibilidad de datos históricos fiables (datos de ventas ya

realizadas en los periodos anteriores al que se pretende predecir).

€ La exactitud exigida en la previsión, que dependerá del tipo de

producto del mercado y de la estrategia comercial de la empresa.

€ En aquellos casos en los que no se puedan utilizar datos históricos

de ventas, bien porque se trate de un producto nuevo o bien por la falta

de rigor de los datos, se puede estimar la demanda.

Imagen obtenida de encuestas.postgrado.ucv.ve

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Para calcular la previsión de la demanda existen diferentes métodos, entre los

que destacan los siguientes:

€ Subjetivos (cualitativos): se basan en opiniones y juicios de expertos en la

materia. Pueden ser cuantificados. Se suelen utilizar para el largo plazo o

bien para estimar la demanda de nuevos productos de los que no tenemos

datos históricos. La mayor utilidad radica en que son capaces de identificar

las tendencias del mercado, siendo su mayor problema la subjetividad, ya

que no se basa en datos numéricos.

€ Objetivos (cuantitativos): las previsiones se realizan a partir de series

cronológicas de datos. Se utilizan cuando los datos de que se dispone sobre

el mercado son lo suficientemente fiables. Su mayor utilidad es la posibilidad

de cuantificar con cierta exactitud la demanda futura, o bien determinar las

causas que producen las variaciones. Pueden ser de dos tipos:

€ No causales: se realizan previsiones de la demanda futura sin

analizar las causas de sus posibles variaciones.

€ Causales: se explican los factores que más pueden incidir en las

variaciones de la demanda futura.

Programas de resurtido del proveedor

El inventario manejado por el vendedor ( Vendor Inventory Management ) es una

práctica de la cadena de abastecimiento en la cual el stock es monitoreado,

planificado y gestionado por el vendedor a nombre de la empresa que lo

consume; basándose en la demanda esperada y en los niveles de inventario

mínimos y máximos previamente pactados.

Para la aplicación del VMI se le debe dar al vendedor acceso a los datos de

ventas, vía intercambio electrónico de datos (EDI), otros medios electrónicos o

mediante agentes humanos tradicionales en los almacenes y puntos de venta.

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Imagen obtenida de articulo.mercadolibre.com.ar

Aplicaciones del VMI

En las compañías modernas, las aplicaciones más comunes de esta

metodología de colaboración son:

€ En industrias sensibles al error en los pronósticos de la demanda, por

ejemplo, el sector farmacéutico.

€ Almacenes múltiples distribuidores de bienes de consumo masivo, tales

como Wal-Mart.

€ Sector de producción y comercialización de productos perecederos, tales

como los hipermercados.

€ Industrias de bienes de alto valor cuya demanda no es posible

pronosticar.

€ Industrias en las que la competencia fuerte obliga a trabajar con

márgenes pequeños de rentabilidad, por ejemplo el sector automotriz.

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Conclusión

En esta sesión hemos aprendido el papel que juega la óptima administración de

inventarios, debemos tomar en cuenta que ningún método de previsión es

perfecto, pues es imposible determinar los acontecimientos futuros pero

podemos acercarnos a ello si tenemos objetividad en los datos y si la previsión

de la demanda que realizamos nos ayuda a tomar decisiones estratégicas de la

empresa que influyen en la gestión de inventarios.

La nueva forma de monitorear el inventario por medio del proveedor nos da

muchas ventajas en los diferentes niveles de la cadena de abastecimiento como

lo pudimos ver, ya que nos proporciona la seguridad de tener menores niveles

de inventario, reducir errores en el manejo de la información y tener una mayor

exactitud en los pronósticos de inventarios, así como el margen menor de costos

de servicio.

Todo esto depende de las relaciones que tengamos con nuestros proveedores,

siempre que haya un mejor entendimiento y una comunicación directa podremos

tener un incremento en nuestros niveles de venta y así ofrecer un mayor valor

agregado en nuestros productos y servicios.

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Para aprender más

Conoce los tipos de inventarios

• S.a. (2013). Definición y tipos de inventarios. Obtenido

de http://www.soyconta.mx/definicion-y-tipos-de-inventario/

No dejes de lado la logística

• s/a (2012). Cómo tener una buena logística. Artículo para la revista digital

Soy Entrepreneur.com Obtenido

de http://www.soyentrepreneur.com/como-tener-una-buena-logistica.html

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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones:

Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta

sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual investigarás y explicarás de qué trata el Justo a Tiempo (JIT).

Lo tendrás que realizar en formato de texto con una extensión de 3 a 5 cuartillas,

en la que incluirás los fundamentos, la metodología, características, etc.,

recuerda que al final deberás agregar una conclusión propia. Al finalizar sube tu

actividad a la plataforma en el lugar y fecha establecida.

En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente:

• Tus datos generales

• Referencias bibliográficas

• Ortografía y redacción

• Título

• Investigación

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Bibliografía

• Heredia Viveros, N.L. (2013) Gerencia de compras: la nueva estrategia

competitiva (2a. Ed). Colombia: Ecoe Ediciones.

• Lobato, F. y Villagrá, F. (2010) Gestión logística y comercial. España:

Macmillan Iberia, S.A.

• Marketing Publishing. (2007) Compras e inventarios. España: Ediciones

Díaz de Santos.

• Mora García, L.A. (2010) Gestión logística integral: las mejores prácticas

en la cadena de abastecimientos. Colombia: Ecoe Ediciones.

• Rubio Ferrer, J. y Villarroel Valdemoro, S. (2012) Gestión y pedido de

stock. España: Ministerio de Educación de España.