Administración de Almacenes e Inventarios COPARMEX SEPT 2013

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Administración de Almacenes e Inventarios Lic. Gregorio Galaviz Martínez EXPOSITOR orreo elec: [email protected]

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Administración de Almacenes e Inventarios

Lic. Gregorio Galaviz MartínezEXPOSITOR

Correo elec: [email protected]

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OBJETIVO GENERAL DEL CURSO:

Identificar las funciones principales del jefe de almacén, y las técnicas para una administración efectiva de almacenes, reducir riesgos, exactitud de inventarios, manejo optimo de espacio y seguridad en el área, mediante el aprovechamiento de manera eficiente y eficaz de los recursos y así llegar a una operación productiva y rentable.

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Los Almacenes – Introducción:

• Las fluctuaciones en la demanda del mercado, los cambios tecnológicos en la producción, las innovaciones en el transporte y las necesidades financieras obligan que los procesos se equilibren a través de los inventarios en una manera que representen bajos costos sin disminuir la calidad del abastecimiento.

• Los Almacenes entonces juegan un rol de balance entre los procesos, ya sea para conseguir economías potenciales, proteger inversiones o regulador de la demanda y la oferta.

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La Importancia del Almacén en las diferentes áreas de la organización

“Los Almacenes deben ser proyectos de inversión orientados a apoyar la gestión de la empresa.”

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Las Preguntas a Resolver en la Gestión de Almacenes

• ¿Qué?• ¿Por qué?• ¿Dónde?• ¿Cuánto?• ¿Cuándo?• ¿Para quién?

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¿ QUE ES UN ALMACEN ?

Espacio físico planificado para el almacenamiento, manipulación y el control eficiente de los productos, materiales, partes y piezas,

insumos o materias primas

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Tener v.s No Tener Almacenamiento

• Mejoramiento del servicio al cliente

• Reducción indirecta de costos de producción, compra y transporte

• Mecanismos de respuesta a factores inesperados

• Absorción excesiva de capital

• Enmascaramiento de problemas de calidad

• Suboptimización de cadenas de abastecimiento

Razones para TENER

Almacenamiento

Razones para NO TENER

Almacenamiento

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Lugar destinado a “guardar”

Existía un encargado del lugar

Considerado un centro generador de gasto

Nunca se encuentra lo que se “busca”

No hay Profesionalización

Pocas personas “conocen” la ubicación de los productos

Los Operadores de Grúas deciden el lugar de almacenamiento

en la bodega

HOY

Lugar destinado a “Almacenar”

Existe un Jefe

Considerado un centro generador de valor

Todo está organizado a travésde procedimientos y criterios

Existen Especialistas para cada actividad. Alto grado de

Profesionalización

Todos pueden ubicar los productos

A los operadores de Grúas, se les asigna el lugar de almacenamiento

EL ALMACEN ES:

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Funciones operativas: ¿Qué se debe tomar en cuenta en el Almacén?

• Conservar y mantener los materiales en buen estado de uso.

• Manipular, identificar y registrar adecuadamente los materiales.

• Diseñar la disposición del almacenamiento con un enfoque de simplicidad de las operaciones.

• Reducir costos en los procesos de manipulación y transporte.

• Lograr coordinación entre demanda y suministro.

• Coordinar y apoyar a la comercialización.

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Operaciones en el Almacén

Recepción

Descarga Control y Manipulació

nAlmacenaje

Retiro

Picking/Surtimiento

Embalaje y Etiquetado

ConsolidaciónPreparació

n Despachos

Despacho Carga

Ejercicio practico en Equipo:Desarrollar 3 acciones deMejora para cada operación.

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El Papel de los Almacenes en la Organización

• En la administración moderna, el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa.

• Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades.

• Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las Ventas, Control de Inventarios, Producción y Distribución.

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Uno de los requisitos principales para la consecución de este objetivo es la organización de un sistema de gestión eficaz del almacén.

Para ello resulta esencial lograr que el sistema de gestión no sólo aumente la capacidad y productividad del almacén sino que a la vez mejore su calidad de servicio.

Gestión del Almacén

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¿ PORQUE SON NECESARIOS LOS ALMACENES ?

• Para prevenir variabilidades entre oferta y demanda• Para la creación de un stocks de seguridad• Por razones de Emergencias (Stocks por razones de inversión)

Funciones del Almacén

HACER QUE LAS COSAS SE MUEVAN Y MOVERLAS EFICIENTEMENTE

• Maximizar el espacio del almacén

• Minimización de la Operación del flujo de materiales

• Manejo de Información relacionada con la operación13

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Tipos de Decisiones en los Almacenes

• Planificación del Largo Plazo

• Ubicación• Cantidad• Volúmenes• Proveedores• Clientes• Capacitación

Estratégicas• Programación de las Actividades• Recepcionar • Registrar• Controlar calidades, cantidades y

formas• Decidir el lugar y forma de

almacenamiento• Preparar pedidos• Decidir camiones (a veces

coordinarlo)• Despachar• Percibir conformidades de Clientes• Devoluciones

Operativas

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El uso eficaz del personal, el espacio y el equipo El flujo eficiente de los bienes desde su recepción hasta su expedición El mantenimiento de los sistemas para la gestión y el control de la operación

del almacén El valor y el volumen del stock en el almacén, en términos de integridad (no

desperfectos) y seguridad (que no hayan robos) Asegurar que las operaciones se realicen en un entorno seguro Retirar los bienes recibidos e identificar las ubicaciones de almacenaje

rápidamente Retirar y expedir los bienes para conseguir el nivel de servicio Revisar continuamente las localizaciones del stock para minimizar las

distancias a recorrer para el almacenaje y la retirada Revisar continuamente el espacio disponible para asegurar la máxima

utilización Mantener todos los procedimientos y estándares de trabajo para permitir

una respuesta a las fluctuaciones del negocio

Responsabilidades del Jefe del Almacén

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Funciones: Recibir los bienes y descargar los vehículos de forma rápida y

eficiente Controlar que las cantidades recibidas sean las correctas Extraer muestras para el control de calidad

Forma de recepción de los bienes Uso de muelles de descarga

Área de Recepción

Las operaciones del almacén

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De un proveedor pueden recibirse en forma de:

– Materias primas y componentes para un proceso productivo (cuando el almacén está ubicado cerca de una planta productiva)

– Productos acabados que han de ser almacenados y expedidos en la misma forma en que han sido recibidos

De una unidad de producción ubicada cerca del almacén. En este caso las recepciones pueden ser:

– Productos acabados para ser expedidos

– Productos en curso que serán requeridos por una unidad productiva

Recepción

Las operaciones del almacén

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Establecer el área correcta de descarga y cerciorarse de que es segura y adecuada para la operación.

Registrar la llegada del vehículo y anotar el número del sello, si procede.

Romper el precinto. Revisar la documentación. Asegurar que el vehículo es seguro antes de la descarga. Consolidar los productos, si es necesario. Revisar los productos. Informar en seguida de las discrepancias y los problemas. Determinar la ubicación de almacenaje para los productos y retirarlos

del área de recepción lo más rápidamente posible.

Actividades en la recepción

Las operaciones del almacén

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Abrir /cerrar puertas Registrar la entrada del vehículo Llamar al vehículo para la descarga Comprobar la documentación Quitar el sello y abrir el vehículo Descargar Revisar los productos y controlar la calidad Firmar los documentos Revisar Tarimas Etiquetar materiales/ productos/ paletas Introducir el material recibido en el sistema de información

Recepción (Tareas)

Las operaciones del almacén

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Espacio ocupado por los productos

Espacio ocupado por el equipo donde se almacenan los productos

Espacio necesario para la manipulación y acceso a los productos (Pasillos)

Pasillos transversales

Ocupación real: 25-35% del espacio cúbico disponible

Área de almacenaje

Las operaciones del almacén

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Obtener instrucciones sobre la ubicación Trasladarse hasta la ubicación y encontrar los huecos Registrar las ubicaciones utilizadas Colocar los materiales/ productos en su ubicación Consolidar paletas incompletas Trasladar/ ordenar las paletas Obtener instrucciones de reposición Informar/ eliminar los productos dañados Informar de las acciones

Almacenaje (Tareas)

Las operaciones del almacén

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Recoger los documentos de picking Recoger el equipo para el transporte Localizar la primera ubicación de picking Comprobar y recoger la cantidad apropiada Desplazarse a las siguientes ubicaciones de picking Notificar las discrepancias/ daños en los productos Trasladarse al área de clasificación, consolidación,

empaquetado y envío Notificar las necesidades de reposición Completar y transmitir la documentación

Preparación de pedidos (Tareas)

Las operaciones del almacén

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Áreas de comprobación y consolidación de los productos

Área para disponer el producto en cajas y paletas

Área de envío en dos etapas para conseguir una mayor seguridad

Área de expedición

Las operaciones del almacén

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Revisar las notas/ los productos Volver a empaquetar /volver a paletizar Registrar el lote/ los números de serie Preparar la documentación Etiquetar los envíos Consolidar la carga Confirmar la carga/ la documentación Cargar el vehículo por orden Permitir el movimiento del vehículo Abrir/ cerrar puertas

Expedición (Tareas)

Las operaciones del almacén

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Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada:

El sistema de gestión del almacén El modelo de almacenamiento.

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¿QUÉ ES ALMACENAMIENTO?

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.

La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de:

i. La información respecto a tiempos de adelanto.

ii. Disponibilidades de materiales

iii.Tendencias en los precios y materiales de compras

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FUNCIÓN DE LOS ALMACENES Mantener las materias primas a cubierto de

incendios, robos y deterioros. Permitir a las personas autorizadas el acceso a

las materias almacenadas. Mantienen en constante información al

departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

Vigila que no se agoten los materiales (máximos –mínimos – punto de reorden – inventarios de seguridad).

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FUNCIÓN DE LAS EXISTENCIAS:

Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de: Retraso en el

abastecimiento de materiales.

Abastecimiento parcial. Rapidez y eficacia en

atención a las necesidades.

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ELECCIÓN DEL TIPO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

Tipos de materiales que serán almacenados.

Numero de artículos guardados. Velocidad de atención necesaria.

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La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para su funcionamiento; para ello deberá minimizarse:

El Espacio empleado, utilizando al máximo el volumen de almacenamiento disponible.

El Tráfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los movimientos.

Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles y a la utilización de cargas completas.

Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de seguridad incrementan notablemente la productividad del personal.

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LAS PRINCIPALES TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES SON:

Carga unitaria Cajas o cajones Estanterías Columnas Apilamientos Contenedores

flexible

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Factores a tomar en cuenta para el diseño de un sistema de almacenamiento y para resolver los problemas relacionados:

Tamaño Peso Durabilidad Duración Tamaño de los lotes Costos

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SEGÚN SU RELACIÓN CON EL FLUJO DE PRODUCCIÓN.

Almacenes de materias primas: aquellos que contienen materiales, suministros, envases, empaques, etc.; que serán posteriormente utilizados en el proceso de transformación productiva.

Almacenes de productos en Proceso: aquellos que sirven de colchón entre las distintas fases de obtención de un producto.

Almacenes de productos terminados: son los que se usan exclusivamente para almacenar productos del final del proceso de transformación productivo.

Almacenes de materia auxiliar: sirven para almacenar repuestos, productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos suele ser relativa.

Almacenes de preparación de pedidos y distribución: su objeto es acondicionar el producto terminado y ponerlo a disposición del cliente.

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TIPOS DE ALMACENAMIENTO

Código de Barras

Forma sencilla y eficaz para identificar y controlar los materiales.

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RACK

•Rack selectivo para carga pesada

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RACK

• Racks tipo Selectivos de doble profundidad

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ALMACENAMIENTO CONVENCIONALALMACENAMIENTO DE ALTA DENSIDAD

Medios de movimiento de cargas.

Medios de almacenamiento.

Tipo de ubicaciones.

Características.

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¿CÓMO OBTENER EL ALMACENAJE IDEAL? Para lograr un almacenaje ideal que

minimice los tiempos de manipulación almacenamiento Evitar esfuerzos excesivos de los

trabajadores Reducir costos, y al mismo tiempo realizar

las actividades de forma más eficiente, son necesarios diversos equipos, entre los que destacan los racks, por su simple estructura y acceso directo de la mercancía.

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Los recursos humanos

El espacio

Los equipos

Elementos constituyentes de un almacén

El papel y el propósito de un almacén

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Costos de un almacén

PERSONAL48%

ESPACIO42%

EQUIPOS10%

El papel y el propósito de un almacén

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Actividad Costo Recepción 13% Almacenaje 12% Preparación de pedidos 43% Consolidación /expedición 20% Otros 12%

Costos de un almacén (Personal)

El papel y el propósito de un almacén

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Ciclo de Gestión del almacén

PRESUPUESTO ANUAL

PLAN DE RECURSOS

PROGRAMACIÓN DIARIAOPERACIONES E INFORMES

ANÁLISIS

Hipótesis sobre volúmenes

Hipótesis sobre costos

Resultados en las operaciones

Costos

Utilización

Productividad

Cambios y ajustes

Decisiones Recepciones planificadas

Envíos planificados

Niveles de stock

Rotación planeada

Estándares

Recursos disponibles

El papel y el propósito de un almacén

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OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENES

• Aprovechamiento adecuado del espacio físico.

• Mayor rapidez de operación en los procesos de entrega.

• Control eficiente y expedito del manejo de materiales.

• Reducción de costos de almacenamiento.

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PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENES

1) Planificación y Organización.2) Recepción de materiales.3) Almacenamiento.4) Movimientos internos.

5) Despacho de materiales.

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COSTOS DEL ALMACENAMIENTO A pesar de ser una función importante, el

almacenamiento no agrega valor al producto, solo costos; éstos son:

• Depreciación de equipos, instalaciones y edificios.

• Supervisión, mano de obra, manejo interno de materiales.

• Consumo de energía, combustible, calefacción.• Seguros.• Deterioros, pérdidas y obsolescencia.• Intereses sobre el valor de los materiales

almacenados. ¿MENCIONE OTROS COSTOS?

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FACTORES CRITICOS DEL ALMACENAMIENTO

• Contar con referencias únicas entre productos y ubicaciones.• Contar con el Plano de Bodega actualizado.• Controlar la regla de salida predefinida (PEPS – UEPS).• Mantener los registros de existencias actualizados.• Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artículo.• Vigilar la rotación de productos.• Mantener en óptimas condiciones los implementos de

seguridad.

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GESTION DE INVENTARIOS Y GESTION DE ALMACENES

¿QUÉ?¿CUÁNTO?¿CUANDO?

¿DÓNDE?¿CÓMO?

Gestión de Inventarios

Gestión de Almacenes

DEBE SER ALMACENADO?

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Los Almacenes – Los factores quegeneran conflicto en los inventarios:

•Optimizar recursos financieros•Bajar costos de almacenamiento

•Cubrir riesgos de abastecimiento•Compras económicas

INVENTARIOS

BAJAR

SUBIR

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Conceptos generales inventarios

Inventario, es la Cantidad almacenada de materiales.

Su propósito:

• Protección contra incertidumbre.• Adaptar la oferta a diferentes niveles de la demanda.• Reducir el tiempo de entrega.• Reducir costos.

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Función de los inventarios:1. Ayudar a la independencia de operaciones -Continuidad

de las variaciones de demanda.

2. Determinar condiciones económicas de aprovisionamiento.

3. Determinar la óptima secuencia de operaciones.

4. Uso óptimo de la capacidad productiva.

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¿Porque es importante controlar los inventarios en los Almacenes?

• La magnitud de los inventarios puede llegar al 30% del total de sus activos y al 90% de su activo circulante.

• Por lo tanto es fundamental controlar los inventarios para mantener un equilibrio adecuado a través del flujo que se produce por todos los procesos de la cadena de abastecimiento.

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El Objetivo económico y financiero decontrolar los inventarios• “Dar respuestas a tres preguntas básicas de reposición de inventarios”:

1. ¿Cuándo debe colocarse una orden de pedido para el Almacén?

2. ¿Qué cantidad del material debe pedirse en la orden?

3. ¿Con qué frecuencia debe ser revisado un ítem para volver a responder las dos preguntas anteriores?

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Política de gestión de inventariosUna política de gestión de inventarios busca agrupar los factores que intervienen en el abastecimiento y determinar un modelo que responda las 3 preguntas básicas de reposición de inventarios.(¿Qué?,¿Cuanto? Y ¿Cuándo?)

Los pasos básicos son:

• Identificar y clasificar los inventarios.

• Identificar el tipo y variables de la demanda.

• Identificar los costos y los plazos de tiempo.

• Diseñar un modelo de gestión.

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Identificación y Clasificación deInventarios

La clasificación del inventario busca simplificar, priorizar y orientar a la política de gestión de inventarios, a fin de hacer una reposición económica y financieramente adecuada.

Una primera clasificación típica de los inventarios esta basada en la importancia económica del inventario conocido como “Clasificación ABC” y esta basado en la teoría de Pareto. Esta clasificación ABC que se basa en la acumulación de volumen de dinero puede estar basado en diferentes criterios: volumen de consumo, volumen de inventario, volumen de compra, etc. pero finalmente nos sirve para determinar el grado de importancia que le debemos dar a cada producto por lo que representa en dinero.

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Importancia de conocer la demanda

El conocimiento de la demanda y de el material en sí, son la base importante para que la persona encargada de decidir la reposición tenga una gama de posibilidades para definir el modo de re-aprovisionamiento.

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Los Costos

Los costos relevantes a tener en cuenta en los modelos de inventario son:

• El costo de aprovisionamiento, que se desdobla en costo del pedido y de la emisión del pedido.

• Costo de Almacenaje.

• Costo asociado a la Demanda insatisfecha.

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Costos relacionados al inventario* Generalmente las empresas desean encontrara una política de inventario que minimice el costo total de cada Unidad.

•Costos permanentes:

• -Costos de capital• -Costos de almacenamiento• -Costo de utilidades• -Trabajo• -Pólizas• -Seguridad• -Robos y siniestros• -Deterioros u obsolescencia

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•Costos de ordenar y de producir:• -Estos costos son independientes del tamaño de la

orden.

•-Los costos de ordenar se producen cuando se compran grandes cantidades.

• +Teléfono• + Revisión de la orden• + Trabajo• + Transporte

•-Los costos de Producción se generan cuando se venden grandes cantidades a clientes.

• +Limpieza de máquinas• + Mantenimiento de equipos• + Capacitación del staff*

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•Costo de satisfacción de los clientes:• -Corresponde al grado de satisfacción que experimentan los

clientes.

•-Un cliente insatisfecho puede:• + Cambiarse a la competencia• + Esperar hasta que su orden sea satisfecha.

•-Para satisfacer a los clientes se espera incurrir en dos tipos de costos:

• + Costos administrativos de no contar con el stock.• + Costo de tener una orden pendiente.

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El Costo de aprovisionamiento

Costo del pedido, que resulta de multiplicar el valor unitario del producto por la cantidad que se esta comprando. Este costo representa la parte variable del Costo de reaprovisionamiento porque depende de la cantidad.

Costo de emisión del pedido, representa los gastos internos en que la empresa incurre para hacer una compra desde que se inicia la compra hasta que el producto es recibido en Almacén. Este costo es normalmente calculado sumando todos los gastos de los departamentos de compra, transporte, etc.

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El Costo de Almacenamiento

Es el costo en que incurre la Empresa como consecuencia de mantener una determinada cantidad de un producto en inventario. Se expresa en porcentaje y se pueden identificar como parte de este costo a los siguientes:

• Costo del Almacén; personal, edificio, terreno, equipos, gastos de servicios, etc.

• Costos de Mantenimiento y Seguros.

• Costo de obsolescencia y mermas.

• Costo de Oportunidad de Capital.

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Los costos asociados a la demandainsatisfechaEs el Costo en el que se incurre cuando no se puede atender a la demanda debido a que cuando ésta se presenta, no hay stock en almacén, esta situación se denomina “rotura de stock”.

Se puede distinguir dos tipos de Demanda insatisfecha; diferida y perdida.

La diferida, es cuando al requerirse el material, el usuariopuede esperar hasta que haya stock. En este caso los costos están más asociados a la pérdida de tiempo y costo administrativo.

La perdida, es la que se pierde definitivamente y que generalmente se sustituyen y se comprometen varios costos intangibles que son difícil de cuantificar.

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Los plazos de entregaUno de los parámetros más importantes de los modelos de inventarios es el llamado Plazo de entrega, o tiempo de espera, que se define como el tiempo que transcurre desde que se lanza una orden de pedido hasta que se recibe en el Almacén.

El tiempo de espera se puede subdividir en:

• Tiempo interno del comprador.

• Tiempo del proveedor.

• Tiempo del tránsito del pedido.

• Tiempo de recepción hasta la disponibilidad.

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La Solución:

Dar un adecuadoManejo a losinventarios

ATRAVES DE:Gestión

Deinventarios

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Gestión de Inventarios:

Control

Manejo

Métodos

Estrategias

Rentable y

Productivo

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Objetivos de la Gestión de Inventarios

• Objetivos Financieros:– Mantener una inversión compatible con el capital

disponible.– Reducir el inventario para reducir el capital

inmovilizado.– Obtener materiales de bajo costo sin sacrificar la

calidad requerida por los procesos o clientes.– Minimizar el capital invertido maximizando la

cantidad a comprar.

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Objetivos de la Gestión de Inventarios

• Objetivos de Operación:– Reducir los costos de Producción con una

utilización efectiva de materiales.– Disminuir perdidas de materiales debido al

deterioro.– No provocar faltantes que paren la Producción.– Promover la organización efectiva en el almacén.– Promover la efectividad del manejo de

materiales.

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Objetivos de la Gestión de Inventarios

• Objetivos de Productividad:

– Hacer uso eficiente y efectivo de los materiales en el proceso.

– Minimizar la cantidad de materiales a ser usados en el proceso.

– Minimizar el desperdicio y el reproceso.– Maximizar el rendimiento de los materiales.

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Objetivos de la Gestión de Inventarios

• Objetivos de Seguridad y Control:– Proteger los materiales contra daños.– Registrar las entradas y salidas de materiales al

almacén.– Eliminar los accidentes debido a malos

procedimientos de apilamiento de materiales.– Evitar robos de material implementando

sistemas de seguridad.

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La Problemática de los Inventarios

Inventario

En laempresa

Como yCuandosurtirlo

CapitalInvertido

UtilizarEspacio

dealmacén

NecesitaSer

aseguradoRequiere

deManejo

Obsoleto

SeDeteriora

PuedeSer

Robado

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ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Stock máximo: cantidad mayor de existencias que se pueden mantener en un almacén. Stock mínimo (Stock de seguridad): cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en un almacén, bajo el cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto. Plazo de aprovisionamiento (o plazo de entrega): tiempo que tarda el proveedor en servir un pedido, o tiempo que transcurre desde la emisión del pedido hasta la recepción física del mismo. Punto de pedido: nivel de existencias en el que se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén, teniendo en cuenta el plazo de aprovisionamiento para no quedar por debajo del stock de seguridad

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MÉTODO DE PEDIDO ÓPTIMO (MÉTODO DE WILSON) Tiene como objetivo determinar el volumen o cantidad de pedido que minimice el costo total de la gestión de inventario. Este modelo es aplicable cuando se dan una serie de supuestos:

- Siempre se realizan pedidos (lotes) del mismo tamaño (Q = tamaño del pedido)

- La demanda del producto es constante y conocida

- El plazo de entrega es constante

La evolución del nivel de existencias que se mantienen en inventario sigue la siguiente gráfica. Cuando el nivel de existencias baja hasta el punto de pedido se gestiona un nuevo pedido siempre del mismo tamaño (Q). Mientras transcurre el plazo de aprovisionamiento el nivel de existencias ha bajado hasta el stock de seguridad. (ver la siguiente grafica)

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Al gestionar inventarios se busca EQUILIBRIO entre el riesgo de quedarse sin inventarios (que produciría ruptura de stocks) y el de almacenar un volumen excesivo de existencias (que supone un costo elevado).

Para establecer el pedido óptimo (que minimice el costo total de la gestión de inventarios) hay que tener en cuenta los costos de gestión:

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Costo de pedido (CP): es el costo de reposición de stocks o de realizar pedidos: resultado de multiplicar el costo de hacer un pedido (s) por el número de pedidos realizados en total (N), donde N es el cociente entre la demanda (D) y el tamaño del pedido (Q): CP = s . N = s . D/Q (N = D/Q) Este costo disminuye con el volumen de pedido, porque cuanto mayor sea un pedido, menos pedidos habrá que hacer. Costo de almacenamiento (CAL): si llamamos g al costo de mantener almacenada una unidad de producto, y sabiendo que (Q/2 + SS) el la media de stocks en el almacén, porque la demanda es constante, y que el stock de seguridad es SS, el costo será: CAL = g . (Q/2 + SS)

Si no hay stock de seguridad la media de stoks en el almacén es Q/2, por lo que: CAL = g . (Q/2) “g = r . p” siendo “r” tasa de costo de almacenamiento y “p” precio de compra del bien almacenado. Este costo aumenta con el volumen de pedido, porque cuanto mayor sea un pedido, más stocks habrá y, por tanto, mayor costo de almacenamiento.

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Por tanto el COSTO TOTAL DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS (CTG) o COSTO ANUAL será: CTG = CP + CAL = s. D/Q + g . (Q/2 + SS)

• Si el CTG puede incluir el costo de adquisición, en ese caso sería: CTG = CP + CAL + C Adquisición

El pedido óptimo (Q*) es el volumen de pedido que hace el CTG mínimo y en el que CP = CAL

Derivando CTG respecto a Q, para obtener CTG mínimo hallamos:

Q= 2(s) (D) / g

Cadencia óptima de pedido (T*): tiempo que pasa entre dos pedidos T* = 360/N (N en días)

Punto de pedido (PP) = Demanda durante el plazo de aprovisionamiento + Stock de Seguridad (SS) Demanda durante el plazo de aprovisionamiento: 1º Calcular: Demanda diária = Demanda anual(D)/360 2º Calcular: Demanda durante el plazo aprovisionamiento = demanda diaria . plazo aprovisionamiento

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COSTOS DE INVENTARIOSNúmero Óptimo de Pedido en el periodo

La empresa Información Financiera, S.A. de C.V., proyecta consumir 360,000unidades en el siguiente año; el costo del pedido será de $5,000.00; el costounitario de cada material del inventario será de $500.00 y la tasa del costo demantenimiento del inventario será del 25.0%.

En donde:NOP = Numero Optimo de Pedidos en el periodo = XVA = Venta Anual = $180, 000,000.00 (360,000 x $500.00)TMI = Tasa de Mantenimiento del Inventario = 0.25CP = Costo del Pedido = $ 5,000.00EJEMPLO:

NOP = 67NOP = 67 Pedidos

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COSTOS DE INVENTARIOSCostos de mantenimiento

Supongamos que una empresa vende 100,000 unidades al año, y coloca ordenesde igual tamaño, 5 al año, entonces se compraran 20,000 unidades por orden. Siel inventario se consume uniformemente a lo largo del año, y si no se tienenningún abasto de seguridad, entonces el inventario promedio será igual a 20,000unidades:

Justo después de que llegue un embarque, el inventario será de 20,000 unidades; justo antes de que llegue el siguiente embarque será de cero, y en promedio se mantendrán 10,000 unidades.

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COSTOS DE INVENTARIOSCosto de pedido

La empresa Administración Financiera, S.A. de C.V., tiene un costo del pedido por lote de $5,000.00; se proyecta vender 360,000 unidades en el ejercicio siguiente y un Volumen de Compra por pedido de 5,373 unidades.

¿Cuál será el costo de los pedidos en el siguiente año?DATOS:CPL = $5,000.00 (Costo del Pedido por Lote)VAU = 360,000 (Venta Anual en Unidades)VC = 5,373 (Volumen de Compra)CPE = X (Costo del Pedido)CPE = CPL [VAU / VCE]CPE = $ 5,000.00 [360,000 / 5,373]CPE = $ 5,000.00 (67 PEDIDOS)CPE = $ 335,00.00Luego entones, el costo de los pedidos será de $335,000.00

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MÉTODO ABC DE GESTIÓN DE INVENTARIOS En empresas industriales o comerciales que operan con gran variedad de artículos está comprobado que un % reducido de artículos representa un alto % del valor de los inventarios. Y al contrario, un % elevado de artículos representa un pequeño % de dicho valor.

El método ABC clasifica por importancia relativa las diversas existencias de una empresa cuando hay mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada uno de ellos. Cuanto mayor sea el valor de los elementos inventariados mayor será el control sobre ellos.

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El método ABC clasifica las existencias en tres categorías: Existencias A: los artículos más importantes para la empresa, son en torno al 20% de los artículos de almacén y equivalen en torno al 70-80% del valor total de las existencias. La empresa debe controlar sus stocks detalladamente, reducir todo lo posible las existencias y minimizar el stock de seguridad. Ej: Para una empresa que confecciona pantalones: telas de mayor valor Existencias B: existencias menos relevantes que las A. Se debe mantener un sistema de control aunque mucho menos estricto que el anterior. Son en torno al 30% de los artículos del almacén, con un valor de 10-20% del total de las existencias. Ej: cremalleras y botones Existencias C: existencias con muy poca relevancia para la gestión de inventarios, por lo que no se controlan específicamente. Se usan métodos simplificados y aproximados. Representan en torno al 50% de las existencias, pero tan solo el 5-10% del valor total del almacén. Ej: folios (material oficina)

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EL SISTEMA JUST IN TIME DE GESTIÓN DE INVENTARIOS Es un sistema integrado de gestión de la producción y aprovisionamiento que usan las principales empresas industriales a escala mundial. Surgió en Toyota (Japón) para producir más coches sin que los costes le asfixiaran financieramente. El JIT se fundamenta en que la empresa no fabrica ningún producto hasta el cliente no realiza un pedido en firme. La demanda inicia el proceso productivo, al revés que hasta entonces en que la empresa lanzaba su producto al mercado sin haber recibido ningún pedido.

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Una empresa que siga el sistema JIT de gestión de inventarios se caracteriza por:

- Reducir las existencias en inventario a las necesarias para la satisfacción inmediata de los pedidos de clientes. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento eficazmente.

- Reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes, reaccionando ágilmente ante los cambios de la demanda.

- Disponer de un sistema integrado de calidad total que persiga la mejora continua, que identifique rápidamente los problemas operativos. Lo que implica fomentar la innovación y participación del personal para lograr la mejora continua de los procesos de producción y aprovisionamiento (identificar problemas y proponer soluciones rápidas y dinámicas).

- Calidad total: tendencia a la mejora continua, con el objetivo de lograr la calidad óptima en la totalidad de las áreas. - Flexibilidad en el trabajo: adecuar nº y funciones del personal a las variaciones de la demanda.

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LA PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Un plan de producción se estructura comenzando con unas previsiones generales para el largo plazo y se finaliza concretándolo a corto plazo.

Existen técnicas para programar y controlar la producción: MÉTODO PERT-CPM

El método PERT se cumplimentó, el mismo año de su creación, con el método CPM formando el método PERT-CPM. PERT: Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos. CPM: Método del Camino Crítico. Para realizar un proyecto de producción la empresa necesita evaluar los recursos necesarios para acometerlo. Cada proyecto de producción recogerá los siguientes aspectos:

a) Actividades , tareas y fases que componen el proyecto de fabricación. b) Previsión temporal en que ha de realizarse cada fase. c) Secuencia del proceso, que indique el orden de realización de las fases de fabricación. d) Un sistema de control y evaluación de la realización del proyecto.

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El método PERT es un método de planificación de la producción que permite identificar el tiempo mínimo de ejecución de los proyectos.

Representa las actividades que componen el proyecto, considerando las relaciones de precedencia entre ellas, para calcular el tiempo de realización de un proyecto.

Se usa para proyectos sencillos, basándose en la relación existente entre las distintas actividades o fases que componen un proyecto de producción, usando gráficos que expresan las tareas que se han de realizar y el tiempo estimado para cada una de ellas. Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 ... Compra mp Ensamblaje Pintura Producto

Camino crítico: duración imprescindible para acabar el proyecto sin demora, muestra la parte del proyecto que hay que vigilar con mayor atención, dado que es la parte donde pueden aparecer problemas de retraso en la realización del proyecto planificado. Pueden existir actividades cuyo retraso suponga demorar todo el proyecto y actividades con holgura que no retrasen el proyecto.

Relación entre actividades: puede haber que terminar alguna/s para poder comenzar otras

Usa la técnica de los grafos, que esquematiza la relación de un proyecto de producción en diferentes situaciones o actividades. Se presenta cada situación en un nudo y cada actividad en una flecha, y se establecen las relaciones entre situaciones y su orden de precedencia. Para cada actividad se asigna el tiempo de duración.

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Inventario por Conteo Ciclico

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OBJETIVO

• Establecer las bases standard para el criterio de los conteos ciclicos.

• Dar a Conocer de manera General la realizacion de los Conteos Ciclicos.

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OBJETIVOS DEL CONTEO CICLICO

• Mantener Veracidad en Los Registros de Inventario. Fisico vs Sistema

• Detectar y Eliminar las Causas que Ocasionan las Variaciones de Inventario.

• Eliminar El Inventario Fisico Anual. • Contribuir con tecnicas de Mejora Continua en el

Proceso de Manejo de Materiales.• Minima Perdida del Tiempo de Produccion.• Menor Inversion en Inventarios.• Mejora de Servicio al Cliente.• Provee una Oportunidad para evaluar y Graficar la

Exactitud de Inventarios Mes a Mes

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VENTAJAS DE EXACTITUD DE INVENTARIOS

• Proporcionar un Servicio mas Satisfactorio al Cliente.

• Para Asegurar la Disponibilidad de Material Cuando las Ordenes de Produccion son Liberadas.

• Para Analizar Los Niveles de Inventario y Disponer de los Excesos.

• Sobrepedidos• Paros de Produccion• Alta Obsolescencia

REGISTROS INEXACTOS RESULTAN EN:

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VENTAJAS ADICIONALES DEL CONTEO CICLICO

• Los esfuerzos pueden estar Concentrados en Areas Problematicas.

• Vigilancia Constante Mantiene Integridad en el Sistema.

• Menos Inventario En Exceso.• Menos indice de Correcciones a Fin de

Año.• Estado Correcto de los Recursos por

todo el Año.

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• Contar Muestras de Registros Frecuentemente.

• Probar su Exactitud.• Identificar las Causas de Error.• Eliminar las Causas de Error.• Analizar las Diferencias para dar su Causa

Raiz.• Proveer una medida de Exactitud para los

Registros.

CONTEO CICLICO

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Todo el Personal Que Tiene Contacto con El Flujo de Materiales Responsable de la Integridad del Inventario.

• RECIBOS• ACOMODO• SURTIDORES• KITEADORES• TRANSACCIONISTAS• CONTEO CICLICO

INVOLUCRADOS

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• Se Cuenta De Manera General todo el Almacen una Vez por Mes Esto nos permite Asegurar el Inventario En Almacen.

• El Conteo es de Manera Ordenada, Asignado Estrategicamente el Orden del Conteo. El ritmo es Marcado en base a Requerimiento del Almacen.

• Existen dos formas de realizar Un Conteo Ciclico – La Primera es CONTAR una Localidad Con Todos Sus Numero de

Parte La Segunda es CONTAR un Numero de Parte con Todas Sus Localidades.

• Los Registros son Generados por medio de documentos. ( En base a Reporte)

• Son contadas las localidades y Capturadas en un reporte Llamado Reporte de Conteo Ciclico.

• En Caso de Existir alguna Diferencia en alguna Localidad o Numero de Parte se Procede a Contar por Segunda Vez La Localidad ( Segundo Conteo).

• En caso de Seguir con La Diferencia se Analiza:

Continua…...

PROCESO DE CONTEO CICLICO

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• Ajustes De Inventario• Transacciones entre Localidades de Almacen• Surtido• Devoluciones• Cambios de Numero • Transferencias A Produccion• Acomodo• Resultado de Conteos Anteriores• Transacciones Pendientes

PROCESO DE CONTEO CICLICO

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PRINCIPALES RAZONES DE VARIACION

• Error en Surtido• Error en Acomodo• Error en Transaccion• Identificacion Incorrecta ( Etiqueta, Cantidad,

Numero De Parte)• Correccion por Conteo Ciclico• Error en Inventario Fisico• Devoluciones• Acomodo

PROCESO DE CONTEO CICLICO

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– COMUNICACION Y DISCIPLINA Realizando los Movimientos de Material de

Manera Confiable. Revisando Los Recibos que entran al

Almacen. Organizando en los Lugares Correctos al

Acomodar. Surtiendo: Cantidades Correctas en

Requisicion anotando Cantidades y Numeros Correctamente.

Revisando y Validando los Numeros y Cantidades que son Devueltos al Almacen.

COMO OBTENER INVENTARIOS Y REGISTROS CONFIABLES

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Todos y cada uno de Nosotros Somos Responsables del Inventario en la Empresa.

Cada Transaccion y Cada Movimiento son Importantes Para Lograr Inventarios y Registros Confiables.

Es Importante Aclarar Todas las Dudas Que Surgan En el Porceso de Manejo de Materiales.

Todos Formamos Parte Activa del Manejo de Materialesy los Resultados del Almacen son el Reflejo de el Trabajo de

Cada uno de Nosotros.Recuerda TU CONCENTRACION Y DESEMPEÑO son

indispensables para el buen funcionamiento de la ORGANIZACION.

CONCLUSIONES

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La Guía de Gestión de la Cadena de Suministro

Compras y Toma de Decisiones

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Compras: implica una transacción monetaria.Toma de Decisiones: la responsabilidad de adquirir los productos y servicios que la organización necesita.

– productos: materias primas piezas, recambios mantenimiento, reparación y aprovisionamiento

operativo (MRO)– servicios:

consultoría servicios básicos (electricidad, teléfono, etc.) beneficios de salud para los trabajadores

(seguros médicos)

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Evolución de las Estrategias de Compra

Enfoque en Precio

Enfoque en calidad, confianza,respuesta efectiva y costo total

Enfoque Estratégico- Acuerdos con proveedores- predicciones- tiempo de ciclo

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El Proceso de Toma de Decisiones:– Preparación:

identificar necesidades, tales como dependencia o disponibilidad a largo plazo

evaluar las necesidades del usuario para asegurar la conveniencia de la compra

preveer cuándo y cómo será necesario comprar

identificar y seleccionar proveedores desarrollar un sistema eficiente de ejecución

y control de pedidos negociación: procesos de licitación contratos

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–Realizar el pedido a través de los canales adecuados (ej: pedido de compra autorizado)

–Recepción del pedido incluyendo ajustes por daños, faltas, sobrantes, costes incorrectos, etc..

–Monitorear el desempeño del proveedor.

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Elementos de incertidumbre en el suministro:

– tiempo de entrega– cantidad entregada– calidad de la entrega– exactitud de los datos y precios de los

productos entregados

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Para seleccionar un proveedor es necesario analizar antes algunos factores:

– precio– calidad– credibilidad– condiciones de pago– costos de envío

Hay que valorar el costo total de la transacción, no únicamente el precio, para elegir a un proveedor.

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Las Tendencias Positivas en el proceso de Compras y Toma de Decisiones incluyen:

– número reducido de proveedores– relaciones duraderas con los

proveedores– proveedores localizados cerca del

cliente, para mejorar la rapidez en el suministro

– Infraestructura integrada de información: EDI, catálogos electrónicos

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Consideraciones clave para analizar el proceso de compra:

– ventas anuales– compras anuales– número de proveedores– número de alianzas con proveedores– número total de productos o accesorios

comprados– compra a costo efectivo a corto y largo

plazo– gestión eficiente del proceso de compras

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Analizar que requisitos de proveedor son necesarios para:

– productos y servicios: tamaños de lote, empaque, frecuencia de entrega, y respuesta

– información: cuánto y cuándo– opciones de financiación y costes.

Compare sus necesidades y posibilidades con estos requisitos.

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D%=100-(L*100)/S

La siguiente fórmula es usada para evaluar el cumplimiento de los proveedores en las entregas a tiempo.

D = cumplimiento mensual de entregas (%)L = número de líneas de producto entregadas

fuera de tiempo durante el mesS = número de líneas de producto planificadas

para ser entregadas durante el mes.

Diferentes tolerancias para productos A, B, C.

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Q%=100-(R*100)/N

La siguiente fórmula es usada para evaluar el nivel de cumplimiento de la Calidad.

– Q = Cumplimiento mensual de la Calidad (%)

– R = número de unidades rechazadas durante el mes

– N = número de unidades entregadas durante el mes

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Plan de Acción de Mejora:Acción Responsable Objetivo Fecha Cobertura

%

Recursos Necesarios:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Indicadores Propuestos:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Plan de Acción de Mejora:Acción Responsable Objetivo Fecha Cobertura

%

Recursos Necesarios:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Indicadores Propuestos:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Plan de Acción de Mejora:Acción Responsable Objetivo Fecha Cobertura

%

Recursos Necesarios:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Indicadores Propuestos:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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GRACIASPOR SU ATENCIÓN