ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE CAJA CHICA PRO-GAF-FIN-006

PROCEDIMIENTO

Coordinación General Financiera Versión 4.1

Agosto – 2020

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE CAJA CHICA PRO-GAF-FIN-006

PROCEDIMIENTO

Administración y Control de Caja Chica - PRO-GAF-GCI-003

Gestion de Control Interno Coordinación General Financiera

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CÓDIGO: PRO-GAF-GCI-003

VERSIÓN 004

PROCEDIMIENTO: Administración y Control de Caja Chica

Procedimiento

Administración y Control de Caja Chica - PRO-GAF-FIN-006

Gestión de Control Interno Pág. 3 de 11

Coordinación General Financiera

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Proceso Nivel 1: Gestión Administrativa Financiera

Proceso Nivel 2: Gestión Financiera

Proceso Nivel 3: Gestión de Control Interno

Responsable: Líder de Gestión de Control Interno

Versión del documento: 4.1 Frecuencia de Ejecución: Bajo demanda

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(mmm-aaaa)

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este documento

1.0 Creación NO DISPONIBLE

2.0 Actualización NO DISPONIBLE

3.0 Actualización NO DISPONIBLE

3.0 Actualización de Documento

Econ. Roberto Escandón COORDINADOR GENERAL

FINANCIERO

Ing. Dora Mier Sánchez LIDER DE CONTROL INTERNO

Jun - 2018 Información no disponible

4.0

Actualización:

• Cambio de Metodología

• Adopción ISO 37001-2016

• Actualización de las actividades del Proceso

• Actualización del flujograma del Proceso

• Elaboración de diagrama de caracterización.

• Elaboración de la conceptualización

Econ. Roberto Escandón COORDINADOR GENERAL

FINANCIERO

Ing. Jinus Tello LIDER DE CONTROL INTERNO

Oct - 2019 PRO-AP-FIN-GCI-03 v3.0

4.1

Actualización:

• Cambio de Metodología

• Actualización de las actividades del Proceso

• Actualización del flujograma del Proceso

• Elaboración de diagrama de caracterización.

Elaboración de la conceptualización Servidor que participa en la elaboración del documento, pero que no dispone firma electrónica y tampoco puede firmar en forma manuscrita: Héctor Alejandro Mazón Galarza

Ing. Patricio López COORDINADOR GENERAL

FINANCIERO

Ing. Dora Mier Sánchez LIDER DE CONTROL INTERNO

Ing. Andrés Chanaba Líder de Gestión de Procesos y

Calidad

Ago-2020 PRO-GAF-FIN-006 v4.1

Procedimiento




ÍNDICE

1. OBJETIVO .......................................................................................................................................................................... 5

2. ALCANCE ........................................................................................................................................................................... 5

3. NORMAS Y DISPOSICIONES .............................................................................................................................................. 5

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................. 5

4.1. CONCEPTUALIZACIÓN ........................................................................................................................................ 6

4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN ..................................................................................................................... 7

4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................................................... 8

4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ......................................................................................................... 9

5. MEDICIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................... 11

6. TERMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................................................................ 11

7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS ................................................................................................................................ 11

7.1. FORMATOS ....................................................................................................................................................... 11

7.2. REGISTROS ........................................................................................................................................................ 11

7.3. ANEXOS ............................................................................................................................................................ 11

Procedimiento




1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la administración de los fondos de caja chica, para cubrir las necesidades emergentes en las dependencias de la Asamblea Nacional 2. ALCANCE Inicia desde la autorización de solicitud de creación del fondo de caja chica y culmina en su respectiva reposición o liquidación. 3. NORMAS Y DISPOSICIONES a) Las normas de este documento son de aplicación obligatoria para todos los asambleístas y/o servidores de la Asamblea

Nacional, en el ámbito de su competencia, en tanto guarden conformidad con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y resoluciones vigentes al momento de su ejecución.

b) El servidor legislativo que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de este documento, así como

las leyes y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.

c) La normativa interna y externa que respalda la ejecución de este documento se encuentra en la sección 7.3. Anexos,

Anexo 1: Matriz de normatividad. d) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este documento deben ser complementados

o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente. e) El titular de la Unidad administrativa asignará a un servidor legislativo de Gestión de Control Interno como responsable

(custodio) de la administración del fondo de caja chica, quien velará de su buen uso de acuerdo a la normativa vigente. f) Los desembolsos mayores o iguales a 4.00 USD serán respaldados con factura y los mismo que deberán cumplir los

requisitos básicos exigidos por el Servicio de Rentas Internas, en el caso de que esto no fuera posible se receptará justificativos mediante notas de venta o recibos, cuando el caso lo amerite.

g) El responsable del fondo de caja chica realizará los desembolsos mediante pagos en efectivo, exclusivamente para la

adquisición de servicios emergentes e imprevistos y de bienes que no se encuentren en stock de almacén. h) La reposición del fondo de caja chica podrá ser solicitado cuando se haya utilizado el 60% del fondo. i) La Unidad de Control Interno de la Coordinación General Financiera será la encargada de ejecutar arqueos de caja

chica a los custodios de los diferentes fondos, sin previo aviso. j) El presente documento acoge los esquemas de teletrabajo indicados en el memorando AN-SG-2020-0111-M y

Resolución CAL-2019-2021-213 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Procedimiento




4.1. CONCEPTUALIZACIÓN

Procedimiento




4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

Procedimiento




4.3. DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento




4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# Actividad Descripción

1. Solicitar creación del Fondo de Caja Chica El titular de la Unidad requirente solicitará por escrito a la Administración General la creación del fondo de caja chica; señalando el nombre del custodio que será responsable de su administración.

2. Analizar justificativos de Creación del Fondo de Caja Chica

El Administrador General, analiza solicitud de creación de caja chica con sus respectivos justificativos para su creación. ¿Autoriza? Si: Deriva a la actividad 4 “Disponer la creación del fondo de caja chica. No: Deriva a la tarea 3 “Notificar la no autorización de creación de fondo de caja chica”.

3. Enviar notificación El Administrador General, envía la notificación de negación de solicitud de creación del Fondo de Caja Chica.

4 Disponer la creación del Fondo de Caja Chica El Administrador General, envía la notificación de aceptación de solicitud de creación del Fondo de Caja Chica.

5 Autorizar la creación del Fondo de Caja Chica

La secretaría de la Coordinación General Financiera traslada la autorización del Coordinador General Financiero a los líderes de Gestión de Control Interno y Gestión Contable la autorización de creación de fondo de caja chica mediante sumilla inserta de la Administrador(a) General. El Líder de Control Interno recibe la autorización de creación de fondo de caja chica y toma conocimiento. Mientras que el Líder de Gestión Contable deriva a la tarea 6 “Crear Fondo de Caja Chica en el e-sigef”.

6 Crear el Fondo de Caja Chica en el e-sigef El Líder de Gestión Contable, recibe por medio de Secretaría de la Coordinación General Financiera, la disposición de creación del fondo de caja chica en el sistema de administración financiera del Ministerio de Finanzas.

7 Realizar desembolso de valores asignados El líder de Gestión de Tesorería realiza el desembolso de los valores asignados y creados al requirente, cumpliendo con los procedimientos establecidos para este efecto.

8 Recibir y administrar los valores del Fondo de Caja Chica

El custodio de la unidad requirente recibe los valores del fondo de caja chica autorizado por la Administración General. El custodio de la unidad requirente administra el fondo de caja chica, para ello procederá según la descripción: a. Para entregar valores del fondo se deberá solicitar al usuario la firma del vale de caja chica, en calidad de constancia de recepción del dinero para el gasto imprevisto justificado. Una vez que el custodio de la unidad requirente ha realizado la utilización del fondo, entrega los documentos de respaldo, con las respectivas facturas, nota de ventas o recibos. Para la verificación del cumplimiento de esta actividad, la unidad de Control Interno efectuará un arqueo de caja chica, de manera imprevista una vez por semestre.

9 Solicitar reposición del Fondo de Caja Chica El custodio de la unidad requirente, una vez consumido el 60% del fondo de caja chica, procede a solicitar la reposición del mismo; para lo cual se elabora un resumen de los gastos realizados con sus respectivos justificativos.

10 Receptar, revisar y validar reposición o liquidación del fondo

El Servidor Legislativo, recepta, revisa y valida el expediente, ya sea de reposición o liquidación de fondo de caja. ¿Justifica? Si: deriva a la tarea 14 “Comunicar sobre la reposición o la liquidación”, con el formulario Reposición de Caja Chica - F01-PRO-GAF-GCI-006. No: deriva a la actividad 12 “Remitir observaciones “ CONTROL: Receptar, revisar y validar el expediente RESPONSABLE: Servidor Legislativo FRECUENCIA: Bajo demanda

Procedimiento




# Actividad Descripción

11 Informar y remitir observaciones previas a la reposición o liquidación

El Servidor Legislativo, informa las observaciones al reporte de fondo de caja chica o a sus documentos justificativos, que no concuerdan con la normativa vigente para su corrección.

12 Realizar y remitir expediente con modificaciones

El custodio de la unidad requirente, realiza las correcciones y/o completa la documentación solicitada, de acuerdo a las observaciones emitidas. Remite el expediente con modificaciones respectivas a gestión de control interno

13 Revisar y validar para reposición o liquidación

El líder de Control Interno, revisa y valida el expediente de reposición o la liquidación del fondo de caja chica según sea el caso; para luego remitirlo a gestión presupuestaria mediante el “Formulario de Envío de Trámite” F02-PRO-GAF-FIN-001; CONTROL: Verificar que el fondo de Caja Chica haya sido creado y el valor aceptado. Si tiene justificativos de acuerdo al resumen RESPONSABLE: Líder de Gestión de Control Interno/Servidor Legislativo FRECUENCIA: Bajo demanda

14 Asignar Partida Presupuestaria de acuerdo al gasto

El líder de la Gestión de Presupuesto, asigna la partida presupuestaria y genera compromiso en el sistema de administración financiera del Ministerio de Finanzas e-SIGEF

15 Responsable de Gestión Contable

El líder de la Gestión Contable, genera el CUR del devengado en el sistema de administración financiera del Ministerio de Finanzas e-SIGEF. Reposición: Si: deriva a la tarea 17 solicitar acreditación No: deriva a la tarea 18 “Liquidar fondo de caja chica”

17 Liquidar fondo. El líder de la Gestión Contable, liquida el fondo de caja chica de acuerdo a la solicitud presentada por el Custodio. De haber un saldo de caja chica, este debe ser depositado en la cuenta de la Asamblea Nacional, y el comprobante será enviado con memorando.

Procedimiento




5. MEDICIÓN DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO PERIODICIDAD

% de devolución de trámites por gestiones internas

(No. de trámites devueltos por gestiones internas / No. total, de trámites revisados, validados y entregados a gestiones internas) x 100

Anual

6. TERMINOS Y DEFINICIONES

• Emergente: Que necesita ser atendido inmediatamente.

• Reposición: Sustitución de los recursos asignados y que han sido gastados, por otro del mismo valor.

• Liquidación: Cerrar financieramente el fondo de Caja Chica.

• Periódico: Que sucede o se realiza con intervalos regulares de tiempo o con cierta frecuencia.

• Custodio: Servidor encargado y responsable de la administración del Fondo de Caja Chica.

• Desembolso: Acción de pagar o entregar una cantidad de dinero en efectivo.

• Arqueo de Caja Chica: Análisis de la administración de la Caja Chica, en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha registrado todo el efectivo correctamente y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo.

• Vale de Caja Chica: Documento que sirve para la comprobación de gastos menores de los valores del fondo de caja chica.

7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS 7.1. FORMATOS

Código Nombre del documento

F01-PRO-GAF-FIN-006 Reposición de Fondo de Caja Chica

F02-PRO-GAF-FIN-006 Formulario de Envío de Trámite

7.2. REGISTROS

Nombre del registro

Contenido Responsable de resguardo

Almacenamiento Indexación Control de

acceso Tiempo de retención

Ubicación física y/o electrónica

Criterio de ordenación

Reposición de Fondo de Caja Chica

Receptar, revisar y validar reposición o liquidación del fondo

Líder de Gestión de Control Interno

Digital: Repositorio Alfresco Físico: Archivo de la unidad de Gestión de Control Interno

Cronológico

Líder y Servidores legislativos de la Gestión de Control Interno

Digital: 7 años Físico: 7 años

Formulario de Envío de Trámite

Revisar y validar para reposición o liquidación

Líder de Gestión de Control Interno

Digital: Archivo de la unidad de Gestión de Control Interno Físico: Archivo de la unidad de Gestión de Control Interno

Cronológico

Líder y Servidores legislativos de la Gestión de Control Interno

Digital: 7 años Físico: 7 años

7.3. ANEXOS

Código Nombre de los anexos

A01-PRO-GAF-FIN-001 Matriz de normatividad

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE CAJA CHICA PRO-GAF-FIN-006

Documents

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