Adiestramiento en Gerencia de Proyectos y Finanzas - ¿Por qué … PORQUE FRACASAN LOS... ·...

Ing. Bernardo GarcíaConsultor en Gerencia de Proyectos

¿Por qué fracasan los Proyectos?

Project Management InstitutePMI Capítulo Montevideo

¿Y por qué ocurre esto?

Existen varias razones:

¿Qué es exactamente un proyecto bien hecho…EXITOSO?

Pensará que es relativamente sencillo describir las claves de un proyecto bien hecho…Ó con ÉXITO

… Pues sepa que esta incógnita ha supuesto un verdadero quebradero de cabeza para más de un “asesor político”, “político” e “historiador revisionista”, contratados por las empresas


Continuación…!

• No se ha llegado a un acuerdo universal sobre los parámetros de medición del éxito de un proyecto

• En muchos proyectos los implicados (Stakeholders) principales noestablecen ni acuerdan la aceptación y los criterios de éxito


Continuación…!

• En otros casos, un proyecto cancelado puede considerarse “con éxito” si había un plan para uno o más puntos de decisión del estilo ““ir / no irir / no ir””

• En muchos casos, la organización puede establecer que un proyecto es bueno, incluso sin cumplir todos los criterios que aparecen en los libros de texto (como la programación, los costos, las expectativas de los clientes, etc.)


Desde un punto de vista utópico y completamente teórico, ¿cómo se podríadefinir un proyecto “con éxito” y “definitivo”?

Entregado según lo acordado: Se produjeron todos los entregables previamente establecidos

Entonces…

Como aquel que cumpla con las siguientes características:

Continuación…!


Completado a tiempo: Se completó dentro del plazo establecido

Entregado con calidad: Los entregables del proyecto cumplieron todas las especificaciones funcionales, de rendimiento y de calidad

Propósito final alcanzado: El proyecto ha cumplido las metas, objetivos y propósitos originales

Continuación…!


Se mantienen las relaciones “GANANCIA-GANANCIA”: Se ha logrado satisfacer todas las necesidades del proyecto, centrándose en toda la gente y no se ha precisado sacrificar las necesidades individuales de los miembros del equipo o de los vendedores

Expectativa de todos los implicados cumplidas: Ha cumplido todas las expectativas (completamente)…¿De quiénes?...De los implicados claves, individuos, todos los criterios de aceptación del cliente, y cada implicado acepta los resultados del proyecto sin reserva alguna

Continuación…!


Continuación…!

Nota: Los que han participado en un proyecto finalizado con éxito deberían encontrarse entusiasmados y con ganas de repetir la experiencia, al comprobar que el proyecto está completo


¿Cuáles son las razones de que surjan problemas en los proyectos…yque los mismo NO SEAN EXITOSOS?

1.- Problemas a nivel de la organización

Podríamos hablar de dos tipos de causas:

2.- Problemas a nivel del proyecto

Continuación…!


Una de las principales diferencias es el control que el Gerente de Proyectos puede tener sobre estos factores

En la mayor parte de los casos, el GERENTE puede evitar el tema,o bien tomar medidas para resolverlo, en caso de que ocurra

¿Cuál es la diferencia principal entre estas posibles causas?

Continuación…!

ES MUY CIERTO…En relación a los problemas del proyecto, el GERENTE tiene una gran influencia


Continuación…!

• Anticipando los riesgos

Aquellos problemas que pueden surgir a nivel de la organización, es obvio que el “Gerente de Proyecto” no podrá solventarlos, pero sí serácapaz de:

• Realizando esfuerzos extra para compensarlos

• Desarrollando planes de contingencia para minimizar el impacto que puedan tener en el proyecto

• Tener influencia sobre ellos realizando las preguntas correctas

¿Qué ocurre con la otra posible causa?


¿Qué más?

Tiene que asumir que esos problemas no son exclusivos, ya que en la mayoría de las ocasiones se interconectan entre sí; además, si uno de esos factores influye, es probable que vengan otros asociados

Continuación…!


Hallazgos encontrados en un estudio global realizado en aproximadamente 10.000 proyectos de 500 empresas asociadas a la REVISTA FORTUNE

Autor: VitalSmarts – USA (Encuesta)Una compañía de entrenamiento e investigación con sede en Provo, Utha, E.E.U.U.

¿Qué dicen las ENCUESTAS en relación a las causas por las cuales los proyectos fracasan?

Continuación…!


1.- LOS PROYECTOS RARA VEZ FALLAN POR FALTA DE COMPETENCIA TÉCNICA O POR SOFISTICACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS…

…Por el contrario, según ese estudio global, se revela que la COMUNICACIÓN inadecuada fue la principal causa de las fallas de los proyectos

Continuación…!


El estudio encontró que 70% de los proyectos con fallas fracasaban porque la gente encargada No informó la falla en su momento

2.- La gente detecta los problemas, pero NO dice nada

Continuación…!


Dice José Grenny de VitalSmarts:

“En los últimos 25 años se ha empleado en Gerencia de Proyectos, la mayor parte del tiempo y atención en:

Mejorar los procesos,

Mejoras las herramientas y técnicas,

Crear PMO, etc.

El Resultado:Todos han rendido resultados, pero “NO” han puesto solución definitiva al problema

Continuación…!


Los resultados:

A partir de los resultados de las primeras dos fases del estudiose encontró:

Los factores Culturales y Conductuales son la principal causa del sabotaje del éxito de los proyectos

Los datos preliminares a partir de la 3ra fase del estudio sugieren:

Los participantes en cada nivel del proyecto, sea éste grande o pequeño, mejorarían la probabilidad de éxito de la puesta en práctica en un 50%, si informaran en el momento los casos específicos donde a menudo ocurre la falla, por ejemplo:

Continuación…!


1.- PATROCINADORES AUSENTES

¿Qué ocurre con los patrocinadores?

La mayorLa mayoríía de las veces, a de las veces, ééstos NO proporcionan LIDERAZGO, stos NO proporcionan LIDERAZGO, POLITICAS, TIEMPO POLITICAS, TIEMPO óó la ENERGIA necesariala ENERGIA necesaria

Tan sTan sóólo el 14% trataron el asunto y proporcionaron la lo el 14% trataron el asunto y proporcionaron la informaciinformacióón necesarian necesaria


Los proyectos fracasan debido a los plazos y límites de recursos que se definen sin considerar la realidad

Aunque el 80% ha experimentado a menudo esta situación,

sólo el 18% discutió el problema

2.- NO SE HA SIDO REALISTA


Las personas utilizan su influencia para manejar o manipular losprocesos de asignación de recursos a los proyectos

Aún cuando el 61% de los equipos incurrieron en esta falla, sólo un 15% la comunicaron

3.- JUEGO DE PODERES


En un 62% de los casos, los miembros responsables del equipo, a menudo son incapaces de apoyar o llevar a cabo un proyecto…

Sólo el 19% lo planteó.

4.- EQUIPOS FALLIDOS


Los líderes y los miembros del equipo NO admiten cuando hay problemas en el proyecto

Casi un 82% experimentaron con frecuencia esta situación y sólo un 18% reaccionó con eficacia

5.- NEGATIVA ANTE ENFRENTAMIENTO DE FALLAS


El Sr. Grenny, expresa:

Cualquiera de estas cinco fallas puede hacer FRACASAR un PROYECTO

La Pregunta????

¿Cuántos de nuestros recursos se queman, y cómo son mucho menos eficaces nuestros proyectos porque estas áreas no se tratan a tiempo?


Los “RESPONSABLES y PATROCINADORESRESPONSABLES y PATROCINADORES” de los proyectos deben intentar construir una “CULTURA” que incentive las “COMUNICACIONESCOMUNICACIONES”

¿Qué hacer al respecto?


El Sr. Grenny, expresa:

“Si se desalientan al traer al tapete estos asuntos, o si temen hacerlo, estamos perdiendo un componente crucial que conducehacia el éxito”…

Es posible que…

La INFORMACIÓN temprana sugiera que aunque no salve un proyecto, el traerlos al tapete y tratar hábilmente estos asuntos, puede por lo menos asegurar en cierta medida el éxito y salvar la moral del equipo.


ZONA PELIGROSA

68% de los Proyectos se sobregiraron en el Presupuesto

77% de los Proyectos no cumplieron con los plazos de entrega

75% de los Proyectos fallaron en cumplir la Calidad/Especificación

54% de las veces, la moral del equipo fue afectada negativamente


Daniel Piorun:

ENCUESTAS-RESULTADOS

El 80% No tuvo la misma suerte

Sólo el 20% de los proyectos finalizan obteniendo el objetivo planteado en el tiempo y con los recursos estimados……ProyectosProyectostecnoltecnolóógicos principalmente.gicos principalmente.


Daniel Piorun:

Argentina, finales de 2001 – Estudio con unos 50 Gerentes de Proyectos

Objetivo del estudio:

Analizar las causas que alimentan los fracasos según los parámetros definidos


Daniel Piorun:

RESULTADOS:

21% Cambios en los objetivos definidos a nivel estratégico

48% Problemas humanos, de conducción, comunicación y conflictos entre la gente

31% No utilización, o mala utilización de metodologías de trabajo


La Solución:

“CREAR CULTURA DE GESTION DE PROYECTOS”

¡Gracias por asistir !

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