Adicionar nuevos estados a Cuentas por...
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Adicionar nuevos estados a Cuentas por Pagar Versión [3.0] 15/05/2015
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Adicionar nuevos estados a
Cuentas por Pagar
Versión [3.0]
15/05/2015
QUIPU – Adicionar nuevos estados a cuentas por pagar: Documentación de Referencia
Versión [3.0] Fecha: 15/05/2015 Página2 de 47
Contenido
1. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO ......................................................................................................................................................... 34
2. PROCESO A REALIZAR POR EL USUARIO .................................................................................................................................................... 45
2.1. LLEVAR UNA ORPA A ESTADO APROBADA (APROBACIÓN DE UNA ORPA) ......................................................... 45
2.2 DESAPROBAR UNA ORPA QUE YA SE ENCUENTRA APROBADA .......................................................................... 910
2.3 AUTORIZAR UNA ORPA QUE VIENE DE APROBACIÓN .................................................................................... 1011
2.4 AUTORIZAR UNA ORPA QUE NO VIENE DE APROBACIÓN .............................................................................. 1415
2.5. MODIFICAR PAGOS PARCIALES EN LA FORMA DE APROBACIÓN ........................................................................ 1718
2.6 GRABAR UN COMPROBANTE DE INGRESO QUE INVOLUCRE UNA ORPA QUE DEBA FINALIZAR COMO ACEPTADA ........... 2021
2.7 REALIZAR COMPROBANTE DE EGRESO INDIVIDUAL PARA CONCLUSIÓN DE ORPAS. ................................................. 2526
2.8 AJUSTAR EGRESOS MASIVOS (PAGOS MASIVOS) PARA CONCLUSIÓN DE ORPAS. .................................................... 2829
2.9 UTILIZAR REPORTE FORMATO ORDEN DE PAGO CPUNORPA .......................................................................... 3031
2.10 UTILIZAR REPORTE HOJA RUTA ORDEN DE PAGO CPMROPGR ...................................................................... 3334
2.11 UTILIZAR REPORTE LISTADO OP CPMRORPA .......................................................................................... 3536
2.12 UTILIZAR REPORTE DE ORPAS POR TIPOS DE MOVIMIENTO CPMROPTM ......................................................... 3839
2.13 UTILIZAR CONSULTA DE ORPAS NO PAGADAS CPMCPGPT .......................................................................... 4041
2.14 UTILIZAR CONSULTA GENERAL DE ORPAS CPMOPGN ................................................................................. 4445
2.15 UTILIZAR CONSULTA FACTURAS CPMCFACT ............................................................................................ 4546
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DOCUMENTACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO
1. Descripción del requerimiento
En el módulo de cuentas por pagar, el proceso por el que pasa una Orden de Pago (ORPA) conlleva el
cambio de sus respectivos estados, los cuales dependerán de acciones realizadas por el usuario en
diferentes funcionalidades dentro del sistema. Los cambios posibles entre dichos estados, se encuentran
parametrizados en los tipos de movimientos que se gestionada en la Cuentas por pagar.
En este documento se hará énfasis en los dos nuevos estados, “Aprobada” y “aceptada”
Para que una orden obtenga el estado “Aprobada” es necesario que además de configurar el parámetro del
tipo de movimiento, se genere una funcionalidad similar a la de autorización de Órdenes de Pago, que permita
realizar la aprobación de ORPAS. En caso de que la orden de pago permita establecer Pagos Parciales, la
funcionalidad deberá permitir la definición de estos en ese momento y no en la autorización de la orden de
pago; en caso de que se requieran modificaciones en la parcialización de pagos previamente definida, se debe
almacenar un historial de los cambios realizados. Posterior a la aprobación, las órdenes deben pasar a la
autorización de las mismas.
stm Estados Ordenes Pago
Inicial
Tramite Aprobada Autorizada
Aceptada PagadaPagada ParcialmenteAnulada
Final
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Nota: Se permite la desaprobación de una ORPA de manera similar en que se realiza actualmente en la
autorización y ésta quedará en estado “Trámite”.
Luego de la aprobación de las órdenes de pago el proceso a seguir es el de Autorización, desde donde el
usuario podrá, como dice su nombre, autorizar el pago de la orden. Una vez aprobada y autorizada la orden
de pago y no requiere generar movimientos de bancos en el pago, esta será referenciada desde la
funcionalidad de ingresos con un movimiento que dejara la orden queda en estado “aceptada” y no “pagada” .
Caso que aplica para el manejo de glosas en Unisalud.
Nota: Al realizar la desautorización de una ORPA que tuvo aprobación previamente, el estado no deberá
quedar en “Tramite” sino “Aprobada”.
Nota: Si la ORPA a autorizar no tuvo aprobación previa (Estado: Aprobada) y requiere pagos parciales, éstos se
deben ingresar en el momento de efectuar la autorización manteniendo el historial de modificaciones si se
realizaran.
El proceso de la Orden de Pago puede finalizar de dos formas, la primera cuando ésta es pagada en su
totalidad (Estado: Pagada) mediante Comprobante(s) de egreso asociados a dicha orden de pago y la segunda
cuando se haya parametrizado en el tipo de movimiento de la orden de pago que puede concluir sin pago, es
decir que se acepte la conclusión de la orden de pago (Estado Aceptada), estas órdenes de pago no podrán
finalizarse a través de egresos en el módulo de tesorería sino únicamente con movimientos de ingreso.
2. PROCESO A REALIZAR POR EL USUARIO
2.1. Llevar una ORPA a estado Aprobada (Aprobación de una ORPA)
Ingresar a la forma de Aprobación (Cuentas por pagar » Operativo » Aprueba Ord Pago) y diligenciar
empresa y Vigencia
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Solo aparecerán las Órdenes de Pago gestonada con los tipos de movimiento que se hayan
parametrizado para ser aprobados.
Se cambiará el estado a aprobada de la ORDEN DE PAGO 268 la cual se encuentra en Trámite como se
observa en la siguiente consulta
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Ingresa los valores solicitados y digita ‘N’ en Pagos Parciales
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También se puede definir que sí posee pagos parciales, en cuyo caso aparecerá la ventana emergente
de distribución de pagos.
Define los pagos parciales en la orden de pago.
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Al pulsar “Retornar”, regresa a la forma de aprobación de Órdenes de pago representando la fecha de
aprobación, el usuario que aprueba y el pago parcial “Con parciales”.
Los pagos parciales podrán visualizarse en la forma de Autorización, pero solo podrán editarse desde la
aprobación si la ORPA requiere Aprobación.
Se verifica el cambio de estado de la ORPA
Se verifica que llegó a la forma de autorización con sus pagos parciales
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2.2 Desaprobar una ORPA que ya se encuentra aprobada
En la pantalla de “Aprobación de Órdenes de Pago”, se selecciona una ORPA que se encuentre
APROBADA (Campo Apr. con valor S).
Ingresa el valor “N” y pulsa enter. La ORPA cambiará a estado Trámite
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2.3 Autorizar una ORPA que viene de Aprobación
Ingresar a la forma de Autorización (Cuentas por pagar » Operativo » Autoriza Ord Pago) y
diligenciar empresa y vigencia. Sólo existen registros en Trámite (que no requieren
aprobación), Aprobada y Autorizada.
En el listado aparece una ORPA que fue aprobada en la forma de aprobación, a la que se le
ingresaron pagos parciales. Obsérvese también que salen los valores ingresados en el
documento.
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Ubicando la Orpa que se desea autorizar, se dirige al campo AUT y marca “S”
La Orden de Pago posee pagos parciales. Si se le intenta cambiar el valor de pago parcial por
“N”, no lo permite, ya que fueron asignados desde la aprobación. En el caso opuesto, si no
viniera con pagos parciales y se intentara cambiar, tampoco sería posible.
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Si se mantiene el valor de Pago Parcial, aparece la siguiente advertencia
A continuación se presenta a manera informativa la distribución del pago
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Dicha información no podrá ser modificada sino en la forma de Aprobación.
Al pulsa retornar, vuelve a la pantalla principal de la autorización, dando por autorizada la
ORPA respectiva
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2.4 Autorizar una ORPA que no viene de Aprobación
Ingresar a la forma de Autorización (Cuentas por pagar » Operativo » Autoriza Ord. Pago) y
diligenciar empresa y vigencia y se selecciona la orpa a autorizar
La orpa se encuentra en trámite y utiliza un Tipo de Movimiento que no requirió aprobación
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Se diligencia la autorización (S) y los datos requeridos incluyendo Pagos Parciales en S
(También se pudo marcar Pagos Parciales en N para lo cual no saldrá la ventana de Distribución
de Pagos)
Aparece la distribución de pagos si ninguna advertencia, la interfaz es editable.
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Ingresa los pagos parciales de la manera en que se viene realizando
Pulsa el botón retornar y se diligencian automáticamente los campos “Fch Auto” y “Autoriza”
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2.5. Modificar pagos parciales en la forma de aprobación
Ingresa a la forma de aprobación y selecciona una ORPA aprobar y le indica que ‘S’ tiene pagos
parciales (valor S)
Ingresa los Pagos Parciales
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Localizado en cada pago pulsa el botón historial donde no se reflejan registros ya que no han
sido modificados los datos del pago parcial.
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Realiza modificaciones al pago parcial
Nuevamente vuelve a consultar el historial de modificación:
Este histórico se mostrará o registrará también en la forma de autorización de la misma
manera.
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2.6 Grabar un comprobante de ingreso que involucre una ORPA que deba finalizar como aceptada
Entra en la forma de ingresos (Tesorería » Operativo » Movimiento Tesorería » Ingresos) y
diligencia los parámetros iniciales (se debe seleccionar tipo de comprobante especifico que
tenga configurado un movimiento que solicite ORPAs)
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Ingresa en la sección de movimiento y registra un tipo de movimiento que solicite ORPAS, al
igual que la descripción, aparece la ventana de ingreso de orpas
Muestra las orpas a terminar a través del ingreso (cualquiera que esté autorizada).
Selecciona una ORPA que deba finalizar en estado A (Aceptada).
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Termina de confirmar los valores del movimiento
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Se debe registrar otro movimiento que hace la contrapartida del movimiento anterior para
finalizar el comprobante
Posterior a esto pulsa el botón grabar
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Se pulsa el botón Terminar y se decide imprimir el informe
Al consultar la orden de pago, se evidencia que cambia a estado ACEPTADA:
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2.7 Realizar comprobante de egreso individual para conclusión de orpas.
Ingresa a la forma de egresos individuales TEMOEGPR (Tesorería » Operativo » Movimiento
Tesorería» Egresos)
Diligencia los datos del encabezado con unos tipos de comprobantes y movimientos que
soliciten Orden de Pago
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Diligencia una ORPA que deba finalizar como aceptada según sus parámetros de Tipo de
Movimiento. Presenta mensaje bloqueante indicando que la orden de pago seleccionada no
puede ser utilizada:
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Se ingresa una ORPA que no está asociada a un tipo de movimiento que finaliza como
Aceptada y la muestra con éxito, incluyendo pagos parciales
Se concluye el egreso con éxito
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2.8 Ajustar egresos masivos (pagos masivos) para conclusión de orpas.
Ingresa a la forma de PAGOS MASIVOS TEMOPGMS y diligencia los valores iniciales para
realizar el pago y muestra las ORPAS en estado AUTORIZADA que no tengan un movimiento
con parámetro con AC “S”
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Se comparan con las ORPAS en estado AUTORIZADA Se puede comparar las ORPAS en estado
AUTORIZADA en la ruta: Cuentas por pagar » Consultas » Ordenes de Pago » Órdenes no
pagadas
Como se puede observar, las ORPAs 271 y 273 no aparecen; esto se debe a que están en
estado APROBADA. Las órdenes de pago 281 a 294 tampoco aparecen, debido a que tienen
tipo de movimiento 3, el cual está parametrizado para finalizar con ACEPTACIÓN
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2.9 Utilizar reporte formato orden de pago CPUNORPA
Ingresa al informe (Cuentas por pagar » Reportes » Operativo » Formato Ord de Pago), donde
el usuario identificará los nuevos estados de las órdenes de pago: Aprobada y Pagada.
Diligencia los parámetros de entrada con datos donde conozca que hay ORPAS en estados
nuevos
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Solicita los parámetros generales para la generación del reporte
Posteriormente lo genera
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Como se observa hay ORPAS incluidas en los nuevos estados
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2.10 Utilizar reporte hoja ruta orden de pago CPMROPGR
El usuario ingresa por la ruta: Cuentas por pagar » Reportes » Operativo » Hoja ruta Ord. Pago
Diligencia los valores con estado “Todas” en informe General (también funciona para el
informe tipo Auxiliar)
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Los estados se encuentran representados según la nomenclatura “B Aprobada O Aceptada”
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2.11 Utilizar reporte Listado OP CPMRORPA
El usuario ingresa por la ruta: Cuentas por pagar » Reportes » Operativo » Listado OP
Diligencia los parámetros del reporte
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Pulsa procesar y posteriormente da enter.
Se representa el reporte donde se puede observar que las ORPAS que se encontraban en
estado Aceptada (281) y Aprobada (271 y 276)
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La 275 se encuentra pagada y por tanto aparece así
La 281 que ya finalizó como aceptada también está clasificada como NO PAGADA
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2.12 Utilizar reporte de orpas por tipos de movimiento CPMROPTM
El usuario ingresa por la ruta: Cuentas por pagar » Reportes » Operativo » Ord de Pago por TP.
MO
Diligencia los parámetros del reporte, se observa la inclusión de los nuevos estados
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Selecciona el valor TODAS en el estado de las Ordenes de Pago
Se pulsa el botón Generar y posteriormente el enter
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Se genera el informe correspondiente de manera correcta
2.13 Utilizar consulta de Orpas No Pagadas CPMCPGPT
El usuario ingresa por la ruta: Cuentas por pagar » Consultas » Ordenes de Pago » Órdenes no
pagadas
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Ingresa los parámetros y se observa que aparecen las orpas que en estaban en estado
aprobado
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Se genera el archivo respectivo
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2.14 Utilizar consulta general de Orpas CPMOPGN
Ingresa a Cuentas por pagar » Consultas » Ordenes de Pago » Gral Orden de Pago
Se ingresa como parámetro una orden de pago que se conoce está en estado APROBADA
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2.15 Utilizar consulta Facturas CPMCFACT
El usuario ingresa a Cuentas por pagar » Consultas » Facturas
Se ingresan los valores de los parámetros y realiza la prueba para el estado Aprobada (También
funciona para el estado Aceptada)
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Después de la aprobación de una ORPA
Genera el archivo para el filtro de aprobadas
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Pulsa el botón Genera Archivo
